Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 18.06.2026

nr 1-1/26/35-1

Finantsarvestuse toimingute kord (K17)

Protsess: Finantsarvestuse teenuse osutamine

Protsessi omanik: FAO juhataja

Versioon: 7

Finantsarvestuse toimingute kord sisaldab:

1. Üldpõhimõtted

2. Mõisted ja lühendid

3. Toimingud panga ja kassaga

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine

3.2. E-riigikassa ja muu pangakonto väljavõtete kontrollimine ja rahaliste liikumiste kajastamine

SAPis

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

4. Ostuarvestuse toimingud

4.1. Kohustiste arvelevõtmine

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

4.3. Lähetustega seotud toimingud

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

5. Põhivara arvestuse toimingud

5.1. Põhivara soetus

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

6. Tulude arvestuse toimingud

6.1. Müügiarved

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris

6.4. Meeldetuletuskirjad

6.5. Saadud toetused

6.6. Toetuste vahendamine

6.7. Muud nõuded klientidele

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud

7.1. Saldode kontrollimine

7.2. Aastainventuurid

8. Maksuarvestuse toimingud

8.1. Erisoodustuste arvestus

8.2. Käibemaksu arvestus

9. Eelarvetega seotud toimingud

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse

2

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

10. Aruandlusega seotud toimingud

10.1. Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine

10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine

11. Muud toimingud

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine

1. Üldpõhimõtted

1.1. Sisu ja eesmärk: Käesoleva korra eesmärk on kehtestada Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse

osakonna finantsarvestuse teenust osutavate talituste töötajate tegevusprotsesside kirjeldus, et tagada

optimaalne töökorraldus seadusandlusest tuleneva ja raamatupidamise sise-eeskirjaga kehtestatud ning

teenindatavate asutustega finantsarvestuse toimemudeli alusel kokku lepitud kvaliteetse finantsarvestuse

teenuse osutamiseks.

1.2. Kasutusulatus: Finantsarvestuse osakonna talituste töötajad.

1.3. Vastutajad: Käesoleva korra rakendamise eest vastutavad finantsarvestuse osakonna talituste juhid.

Käesoleva korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab finantsarvestuse osakonna juhataja-riigi

pearaamatupidaja.

1.4. Korra lisad:

K17 L1 Kontode inventuurivormid

KL17 L2 Põhivara arvelevõtmise akt

1.5. Viited ja seotud dokumendid:

1.5.1. Õigusaktid:

 Riigieelarve seadus

 Raamatupidamise seadus

 Rahandusministri 11.12.2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse

juhend“ (edaspidi Üldeeskiri)

 Rahandusministri 27.12.2021. a määrus nr 50 ”Eelarveklassifikaator”

(edaspidi Eelarveklassifikaator)

 Rahandusministri 10.09.2014. a määrus nr 30 ”Kassalise teenindamise eeskiri” (edaspidi Kassalise

teenindamise eeskiri)

 Rahandusministri 19.12.2019. a määrus nr 112 „Riigi eelarvestrateegia, riigieelarve eelnõu ja

tõhustamiskava koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise tingimused ja kord ning

riigieelarve seadusest tulenevate aruannete esitamise kord“ (edaspidi Eelarve kord)

1.5.2. Juhendid ja korrad:

 Üldeeskirja kasutusjuhendid

 SAP ja SAP BO kasutusjuhendid

 RTIP kasutusjuhendid

 Valitsemisala või sihtasutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamise sise-eeskiri

(edaspidi Sise-eeskiri)

3

 Valitsemisala või sihtasutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku finantsarvestuse toimemudel

(edaspidi Toimemudel)

 Käsiraamat: Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine (rahandusministeeriumi veebilehel

Eelarvepoliitika alalehel pealkirjaga „Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat“)

Kõik juhendid, v. a strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise käsiraamat, on avaldatud RTK kodulehel

aadressil www.rtk.ee. Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise käsiraamat on avaldatud

Rahandusministeeriumi kodulehel alajaotuses Riigi rahandus ja maksud -> Tegevuspõhise eelarvestamise

käsiraamat aadressil https://www.fin.ee

2. Mõisted ja lühendid

 RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

 FAO – RTK finantsarvestuse osakond

 Talitus – FAO valitsemisala asutusi teenindav FAO talitus, mida juhib valitsemisala

pearaamatupidaja

 Asutus – teenindatav asutus, kellele talitus osutab finantsarvestuse teenust

 PTO – RTK personaliteenuste osakond

 ISO – RTK infosüsteemide arendamise osakond

 DHS – dokumendihaldussüsteem

 SFOS - struktuuritoetuse register

 SAP – riigi ühtne majandustarkvara

 SAP BO – riigi ühtne aruandluse infosüsteem

 eAK – ostuarvete menetlemise infosüsteem

 RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal

 e-riigikassa – infosüsteem riigiasutuste maksete sooritamiseks ja laekumiste vastuvõtmiseks

 SALDO – saldoandmike infosüsteem

 Kohustiste arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib ja kinnitab eAKs ostuarveid või RTIPis

lähetuste ja majanduskulude dokumente, võtab SAPis arvele kohustisi ja seob neid makstud

ettemaksetega, v.a kohustised põhivara soetuse eest, millega tegeleb põhivara arvestaja, kontrollib

arvelevõetud kohustiste saatmist maksmiseks

 Maksekorralduste kontrollija – talituse töötaja, kui ta koostab ja kontrollib e-riigikassasse

saadetavate maksekorralduste nimekirja

 Maksekorralduste saatja – talituse töötaja, kui ta saadab maksekorraldused e-riigikassasse ja

kontrollib nende staatust või tellib e-riigikassast lisabroneeringuid kiirmaksete tegemiseks

 Tarnijate registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tarnijate registrisse uusi

tarnijaid või muudab olemasolevate tarnijate andmeid

 Kontoväljavõtete sisestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib e-riigikassa kontode ja pangakontode

väljavõtteid, impordib või sisestab pangakontode liikumisi SAPi ja kontrollib pangakontode

liikumise ja saldode õigsust SAPis

 Põhivara arvestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tehinguid põhivaradega

4

 Müügi arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib asutuselt saadud müügiarve koostamist

nõudvaid dokumente, koostab ja saadab müügiarveid, seob nõudeid saadud ettemaksetega, sisestab

tuludega seotud kandeid müügireskontro kaudu või pearaamatu kannetega

 Toetuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta avab toetuste koode, sisestab toetustele eelarvet, teeb

toetuste tulukandeid, kulude ümberkandeid, sh kaudsete kulude kajastamiseks, tulude vähendamise

kandeid mitteabikõlblike kulude korral, toetuste vahendamise kandeid rakendusasutustes, koostab

ja võrdleb toetuste kasutamise aruandeid (väljamaksetaotlusi, teatisi), kontrollib ja seob toetustega

seotud nõudeid, ettemakseid ja kohustisi, nõustab projektijuhte, arvestab ja kajastab

arvelduskrediidi jääki (konto 20810000) ja toetuse algjäägi (konto 99999997 või ka 99999996)

 Klientide registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi klientide registrisse uusi

kliente või muudab olemasolevate klientide andmeid või sisestab uusi müügimaterjale (müüdavaid

kaupu ja teenuseid) SAPi materjalide registrisse või muudab materjalide andmeid

 Saldode kontrollija – talituse töötaja, kui ta osaleb aasta lõpetamisega seotud nõuete ja kohustiste

inventeerimises, sh tegeleb saldokinnituskirjade või muude inventeerimise dokumentidega või kui

ta inventuuride välisel ajal kontrollib kontode saldosid

 Eelarvete sisestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab eelarveid kulujuhtimise moodulisse

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või avab projekti või selle alamelemendi koode ja

sisestab neile eelarveid, võrdleb eelarve jääke SAP BOs ja SAPis

 Aruandluse esitaja – talituse töötaja, kui ta impordib SAPist saldoandmiku ja sisestab selle

saldoandmike infosüsteemi, kontrollib saldoandmikku ja selle alusel tekkinud aruandeid, võrdleb

avaliku sektori siseseid saldosid, koostab või kontrollib riigieelarve täitmise aruannet lähtudes

riigieelarve seadusest ja selle alamaktidest

 Riigiarvestuse spetsialist – FAO töötaja osakonnajuhataja otsealluvuses, kui ta avab SAPis

asutustele riigieelarve limiite või muudab neid lähtudes riigieelarve seadusest ja selle alamaktidest.

3. Toimingud panga ja kassaga

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja, toetuste arvestaja (SFOSist imporditud toetuste

väljamaksmise korral), maksekorralduste kontrollija, maksekorralduste saatja. Kohustiste arvestajana

tegutsevad ka PTO töötajad vastavalt oma toimingute korrale. Asutus vastutab otse e-riigikassas tehtud

tagasimaksekorralduste eest, kui Toimemudeli kohaselt on Asutusele antud õigus teatud kontodelt teha ise

tagasimakseid (näiteks valesti laekunud riigilõivude korral).

Toimingu tähtaeg/kestvus: iga talitus saadab maksekorraldused üldjuhul üks kord tööpäevas e-

riigikassasse, lisaks saadetakse vastavalt vajadusele PTO palgamaksed ja kiirmaksed.

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Pank“ punktid 1 ja 2, SAPi kasutusjuhend

„SFOSi dokumentide menetlus SAPis“, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend maksekorralduste ja e-

riigikassa broneeringute aruande kohta.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus korraldab igapäevaselt väljaminevate maksekorralduste panka saatmise üldjuhul üks kord

tööpäevas, tagades SAP BO broneeringute aruande õigsuse riigikassale vähemalt üks tööpäev enne

maksete toimumist (üle-eelmise päeva õhtuks maksed SAPis kajastatud). Talitus lepib kokku,

millisel kellaajal käivitatakse igapäevaselt maksekorralduste e-riigikassasse saatmine. Igapäevane

maksekorralduste saatmine toimub hiljemalt üks tööpäev enne maksepäeva (st saadetakse homseks

tööpäevaks).

5

 Kohustiste arvestaja lähtub maksekorralduste saatmise ajast. Kui ta võtab arvele kohustise, mille

maksetähtpäev on varasem järgmise igapäevase maksekorralduste saatmise tähtpäevast, siis

sisestab ta sellele maksemeetodi U (välja arvatud välismaksekorraldused, millele ei ole võimalik

kohe saada valuuta broneeringut) ning teavitab maksekorralduste kontrollijat kiirmaksest.

 Talitus arutab ja võtab ette tegevusi kiirmaksete vähendamiseks, sh teeb selgitustööd tarnijate või

Asutustega, kes ei ole ostudokumente õigeaegselt esitanud.

 Talitus tagab üldjuhul maksekorralduste kontrollija ja maksekorralduste saatja isikute lahususe.

 Talitus tagab maksekorralduste ettepaneku koostamise ja maksekorralduste saatmise

tsentraliseeritud töökorralduse kõigi teenindatavate Asutuste suhtes.

 PTO koostab ja kontrollib maksekorralduste faili SAPis lähtudes oma reeglitest. PTO-ga lepib

Talitus kokku, mis kellaajaks PTO oma maksekorralduste faili(d) koostab, et need ära saata. Kui

PTO-l ei ole võimalik kokkulepitud kellaajaks faile koostada, teavitab ta hilinemisest

maksekorralduste saatjat.

 Suure hulga teatud liiki maksekorralduste saatmiseks (näiteks kohaliku omavalitsuse üksustele

toetus- ja tasandusfondi maksete maksmine) võib koostada eraldi maksekorralduste faili.

Maksekorralduste saatmise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja või toetuste arvestaja tagab kuni kokkulepitud kellaajalise tähtajani kohustiste

arvelevõtmise kuni kolm tööpäeva varem nii, et igal tööpäeval läheksid maksmisele õiged

maksekorraldused. Vajadusel kontrollib ta maksekorraldusi SAP BO aruandega Maksekorraldused

või SAPi aruandega Zmaksmata. Kokkulepitud kellaajal ei käivita kohustiste arvestaja lähetuste

moodulis väljamaksetega seotud kandeid, kuna maksekuupäev tekib algselt kulude kajastamise

kuupäevaga ja see on vaja muuta.

2. Maksekorralduste kontrollija käivitab SAPis maksekorralduste faili moodustamise

transaktsiooniga F110. Käivituskuupäev = maksekuupäev e-riigikassas; Identifikaator =

Valitsemisala tunnus (näit R) + antud kuupäeva maksekorralduste faili järjekorranumber (näit 1)

(kokku näit R1). Sisestab parameetrid või kopeerib parameetrid eelmise maksekorralduste faili

pealt: Kande kuupäev ja dokumendid reg-tud kuni = käivituskuupäev; Ettevõtted = Valitsemisala

kood (näit R000); makseviis = CL (SEPA formaadis SFOSi maksed koondatuna ja ühekaupa

makstavad maksed); järgm krkpv = järgmine kalendrikuupäev; Hankija = 1 kuni Z või üksiku

makse saatmisel konkreetne hankija; klient = valida konkreetsed kliendid, kellele on vaja tagasi

maksta. Vaba valiku lehel välistab kohustused makseblokeeringuga „A“ ning pearaamatu

eritunnusega kanded „(A,E)“ ja „(G,X)“, mille tulemusena ei kuvata maksekorralduste kontrollijale

blokeeritud kohustisi ja tehtud ettemakseid. Lisalogi vahelehele valib (v), kui on vaja leida põhjust,

mis tekkisid tõrked: maksetähtaja kontroll, makseviisi valik tõrgete ilmnemisel,

maksedokumentide kanderead; hankijad valib 1 kuni Z. Parameetrite salvestamisel ilmub

sellekohane teade ekraanile.

3. Kui maksekorraldusega tuleb raha tagasi maksta kliendile, siis võtab müügi või kohustiste arvestaja

kohustise koos õige maksetähtpäeva ja makseviisiga arvele ja annab sellest eraldi teada

maksekorralduste kontrollijale, et viimane võtaks selle maksekorralduste nimekirja kaasa. Sel juhul

valib maksekorralduste kontrollija lisaks veel konkreetse kliendi.

4. Maksekorralduste kontrollija käivitab makseettepaneku SAP soovituse tööriistaribalt valikuga (v)

Käivita kohe.

5. Maksekorralduste kontrollija kontrollib Maksesoovituse kuva nupu alt maksmisele minevate

maksekorralduste loogilisust ja rekvisiitide olemasolu lähtudes kogemustest. Kontrollimisel

vaadatakse üle, kas riigiasutustest saajatel on pangakonto numbriteks e-riigikassa konto numbrid,

6

Tallinna LV puhul peab olema makse saajaks Tallinna Linnakantselei jne. Maksekorralduste

kontrollija võib summa suurusest või muust kahtlusest tulenevalt pöörduda küsimusega kohustiste

arvestaja poole või kontrollida ostuarvete olemasolu ja menetluskäiku eAKs või RTIPis.

6. Maksekorralduste kontrollija kontrollib faili, milles roheline või punane indikaator näitab, kas SAP

tehniliselt makse toimub või mitte. Täht (L, C) näitab makseviisi. Nimi 1 näitab tarnijat, kelle ees

on kohustis, maksesaaja näitab, kellele makse makstakse, summa dokumendi valuutas ja valuuta,

makse viitenumber, makse saaja iban ja swift.

7. Maksekorralduste kontrollija võrdleb SFOSi liidese kaudu maksmisele minevaid maksekorraldusi

SAP BO aruandega SF109 ning tegutseb ebakõlade korral lähtudes juhendist „SFOSi dokumentide

menetlus SAPis“.

8. Kui maksekorralduste kuvas ilmnevad vead, vaatab maksekorralduste kontrollija maksesoovituse

logi nupu alt vea põhjuse ja vajadusel teavitab kohustiste arvestajat, kes parandab vea esimesel

võimalusel ja annab sellest maksekorralduste kontrollijale teada. Maksekorralduste kontrollija ei

lõpeta maksesoovitust, kui esineb vigaseid maksekorraldusi (punase indikaatoriga), vaid teavitab

neist kohustiste arvestajaid ja ootab nende parandamist. Kui parandamine võtab kauem aega, siis

jäetakse vigane maksekorraldus makseettepanekust välja ja saadetakse tasumisele järgmisel päeval

või kiirmaksena.

9. Kui maksekorraldused on korrektsed ja kuuluvad ülekandmisele, käivitab maksekorralduste

kontrollija uuesti makseettepaneku ja veendub, et maksmisele lähevad kõik soovitud

maksekorraldused. Seejärel käivitab ta maksekäitluse ning paneb linnukese „Loo maksekandja“

ette, millega tekib e-riigikassasse saadetav fail.

10. Maksekorralduste kontrollija teavitab maksekorralduste saatjat maksekorralduste faili olemasolust.

11. Maksekorralduste saatja vaatab ZEKASSAs maksekorralduste failis olevad maksed üle ja

vajadusel kontrollib algdokumente maksekorralduse numbri alusel, kasutades transaktsiooni FB03.

Kohustise kande nägemiseks tuleb valida Keskkond_Maksekasutus. Seejärel saadab ta

maksekorraldused e-riigikassasse SAP transaktsiooniga ZEKASSA ja vajaduse korral tühistab

seejärel e-riigikassas üksiku makse, mis vajab täiendavat selgitamist.

12. Kui maksekorraldusi ei saadeta e-riigikassesse, siis failide vaatamiseks ja välja eksportimiseks

kasutatakse transaktsiooni FDTA.

13. Maksekorralduste saatja kontrollib ZEKASSAs saadetud maksekorralduste staatust. Toiming

lõpeb, kui maksekorraldused on saanud staatuse „Confirmed“. Kui maksekorraldus sai staatuse

„Rejected“ või „Partly“, tuvastab maksekorralduse saatja makse tagasilükkamise põhjuse, avades

veateate küsimärgi või hüüumärgi nupu alt. Maksekorralduste saatja võib selle ja järgmise toimingu

delegeerida ka maksekorralduste kontrollijale.

14. Maksekorralduste saatja (või kontrollija) tühistab tagasilükatud maksekorralduse SAP

transaktsiooniga FBRA, paneb kohustisele maksebloki ning teavitab kohustiste arvestajat, toetuste

arvestajat või PTO töötajat.

15. Kohustiste arvestaja või toetuste arvestaja parandab kohustise dokumendi võimaluse korral kiiresti.

Tagasilükatud makset käsitletakse seejärel üksiku kiirmaksena, mis saadetakse e-riigikassasse

eraldi või juhul, kui maksetähtaega saab edasi lükata või peab edasi lükkama selgituste saamiseks,

koos järgmiste päevade maksetega.

3.2. E-riigikassa ja muu pangakonto väljavõtete kontrollimine ja rahaliste liikumiste kajastamine

SAPis

7

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, Asutus ise osade kontode korral vastavalt

Toimemudelile

Toimingu tähtaeg/kestvus: kodupankadena (House Bank) registreeritud e-riigikassa kontode liikumised

saabuvad üldjuhul automaatselt tehingu toimumise järel SAPi. Kui pangakonto ei ole e-riigikassas, siis

väljavõtted imporditakse transaktsiooniga FF_5, v.a välispanga korral. Kui e-riigikassa konto on seotud ka

Asutuse infosüsteemiga, milles ei ole üle mindud uuele pangatehingute kajastamise standardile (nn SEPA

maksed), võtab kontoväljavõtete kontrollija igal järgmisel tööpäeval e-riigikassast konto väljavõtte ja

impordib selle SAPi. Kommertspankades avatud kontodel toimunud tehingud imporditakse või sisestatakse

käsitsi (välispangad) kontoväljavõtte saamisel SAPi. Liikumisi e-riigikassa kontodel, mis ei ole loodud

SAPis kodupankadena, kajastatakse koondkannetena kindlaksmääratud perioodide (näiteks kuu) kohta

korraga. Välispankade pangakontodel toimunud liikumiste sisestamine toimub lähtudes välispanga

liikumiste kohta laekuva info sagedusest ja Toimemudelis kokku lepitud tähtaegadest. Kõikide liikumiste

kohta peavad olema raamatupidamiskanded kajastatud hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Pank“ ja „Pangakontod e-riigikassas, raha ülekanded ja

laekumised uue SAPi kasutamisel“, „SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise

juhend“, Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

 Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab e-riigikassas kontode avamise ja sulgemise lähtudes

Asutuste teenindamise vajadustest. Valitsemisala kasutab üht kulukontot ja vastavalt vajadusele

üht või mitut tulukontot.

 Talitus tagab kontoväljavõtete SAPi sisestamise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud

töökorralduse. Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab, kas erinevate kontode väljavõtteid

sisestab ainult üks või mitu töötajat.

 Kui e-riigikassa või pangakonto laekumised jäävad saldoandmiku esitamise tähtajaks selgitamata,

võetakse need SAPis esialgu arvele selgitamata laekumistena. Kui selgitamata laekumisi on palju,

kasutatakse kliendi-tüüpi pearaamatu eritunnusega reskontro kontot. Kui selgitamata laekumisi on

vähe, siis kasutatakse pearaamatu-tüüpi kontot.

E-riigikassa ja pangakonto väljavõtte kontrollimise ja kajastamise toimingu sammud:

1. Kontväljavõtete sisestaja avab transaktsiooniga FEBA panga väljavõtte järeltöötlemise,

kontrollides, kas e-riigikassast imporditud konto liikumised konteeriti automaatkonteeringutega

või on vaja konteerida lahtisi kandeid, millel esimeses või teises veerus on punane indikaator.

Kontoväljavõtete sisestaja töötleb punase indikaatoriga kirjed. Konto väljavõte on töödeldud, kui

kõik indikaatorid on rohelised.

2. Punase indikaatoriga märgitud real valib konto väljavõtete sisestaja, kas antud rida sulgeda avatud

kandega (kas reskontro või avatud kannete haldusega pearaamatukonto kandega) või konteerida

kliendi ettemakseks või otse pearaamatu kontole (sh tulude ja kulude kontod).

3. SAPi automaattransaktsioon seob nõuetekohaselt kajastatud panga vahekontodel 10010300,

70000300 ja 71000300 kajastatud käibed iga päeva kaupa kokku, kui päeva saldo on null.

4. Iga tööpäeva hommikul võrdleb kontoväljavõtete sisestaja e-riigikassa aruannet kontode lõikes

SAPi transaktsiooni FEBA paigutusega „Pankade koondkäibed“. Erinevuste korral teavitab

kontoväljavõtete sisestaja ISO-t aadressil [email protected], kes kontrollib erinevuste põhjused ja

korrigeerib andmed.

5. Liikumised väljaspool e-riigikassat avatud pankade kontodel, millel on SAPis avatud House

Bank konto, kajastab kontoväljavõtte sisestaja impordib transaktsiooniga FF_5 või sisestab käsitsi

SAPi transaktsiooniga FF67 (välispangad).

8

6. Kontode liikumised, millele ei ole SAPis avatud House Bank kontot, sisestab kontoväljavõtete

sisestaja SAPi transaktsiooniga F-02 või impordib transaktsiooniga zfi_saldo.

7. Automaatliidese korral teise infosüsteemiga tekivad laekumiste kanded SAPi lähtudes liidese

tehnilistest reeglitest (näiteks ERPLY, PRIAX).

8. Kui kontoväljavõtete sisestaja tuvastab kontoväljavõttel selgitamata laekumisi, saadab ta selle

kohta küsimuse kohustuse arvestajale või müügi arvestajale või asutusele, kui Asutus on teada, või

kõikidele Asutustele, kui Asutus pole teada, e-posti teel kirja laekumise kohta info saamiseks.

9. SFOSi kontole saabunud laekumiste korral (mis ei ole vigaste maksete tagasilaekumised) tuleb

saata info laekumisest rakendusüksusele. Laekumist ei töödelda enne, kui korraldusasutus (RTK

toetuste valdkonna töötaja) saadab talitusele info laekumise kajastamiseks.

10. Kui Asutused ei oska laekumise kohta täiendavaid selgitusi anda, võtab kontoväljavõtete sisestaja

võimaluse korral maksjaga ühendust.

11. Kui laekumine jääb tuvastamata, võtab kontoväljavõtete sisestaja selle arvele selgitamata

laekumisena, eelarve liik 10, eelarve konto 205.

12. Kui selgub ekslik laekumine, tagastatakse see maksjale või tema poolt viidatud isikule Asutusest

saadud alusdokumendi alusel või raamatupidamise õiendi alusel. Summa tagastamiseks võtab

kohustiste arvestaja SAPis tagasimaksekohustise arvele. Kui laekumine oli seotud kliendikontoga,

võtab kontoväljavõtete sisestaja laekumiselt maksebloki maha ja teavitab maksekorralduste

kontrollijat kliendikontolt tagasimakse tegemise vajadusest.

13. Erandkorras jaotatakse töö Asutusega Toimemudeli alusel nii, et Asutus algatab ise e-riigikassa

tulukontolt (mis ei ole SAPis avatud House Bank pangakontona) tagasimakseid ekslikult saabunud

laekumiste tagastamiseks. Olenevalt Toimemudelis kokku lepitust teeb Asutus ise tagasimakse või

teavitab tagasimakse sisestamisest RTK kontaktisikut, kes kinnitab tagasimakse.

14. Kui nõue, sh makstud ettemakse laekub kuni 5 euro võrra väiksemas või suuremas summas

võrreldes nõude summaga ja klient summat tagasi ei nõua, siis kantakse see tulu- või kulukontole

lähtudes kontost, mis oli laekumisega seotud nõudel, kasutades üldjuhul samu eelarve tunnuseid,

näiteks 44/322 majandustegevusest laekunud tulude puhul. Erijuhtudel, kui korrigeerimine ei tohi

mõjutada toetustega seotud tehingute kajastamist, võib enamlaekumise kajastada kontol 38889000

eelarve tunnustega 10/388 või vähemlaekumise kontol 60809000 eelarve tunnustega 10/608.

Sellised summad kajastatakse transaktsiooniga FEBA vahelehel Account Assignment.

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassast selgitamata maksete info saamisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

FAO talitus tagab e-riigikassas olevate selgitamata laekumistega tegelemise otstarbeka tasemeni

tsentraliseeritud korralduse.

E-riigikassa selgitamata laekumiste toimingu sammud:

1. Kontoväljavõtete sisestaja vaatab igal tööpäeval üle e-riigikassa selgitamata maksed ning juhul, kui

ta tuvastab, et summa kuulub Asutusele, tellib ta laekumise valitsemisala kontole. Vajadusel saadab

ta Asutustele e-postiga täpsustavaid küsimusi selgitamata laekumiste kohta.

2. Kui laekumine on võetud vastu valitsemisala kontole, tehakse toimingud vastavalt punktile 3.2.

9

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: kohustiste arvestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval pangakaardiga toimunud

tehingute kohta aruande saamisest, kontoväljavõtete sisestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassas

või pangas toimunud maksete SAPi sisestamisest

Viited: SAP kasutusjuhendid „Hankijate reskontro – Hankija tehingud“ ja „Pank“, RTIP kasutusjuhend

„Majanduskulude moodul“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus organiseerib pangakaartidega toimunud tehingute aruannetega seotud töö võimalikult

tsentraliseeritud moel ning suunab Asutusi kasutama selleks RTIPi.

 Tehingu kajastamine oleneb dokumentide laekumise järjekorrast, st kas pangakaardiga toimunud

tehingute aruanne saabus enne või pärast pangaväljavõttel olevast maksest teadasaamist.

Pangakaartidega toimunud maksete töötlemise toimingu sammud:

1. Kui kohustiste arvestajale laekub aruanne pangakaardiga toimunud tehingute kohta enne

pangakonto väljavõttel olevast maksest teadasaamist, võtab ta kohustise arvele töötaja ees kontol

20329000 SAP transaktsiooniga F-43 või kontrollib ja kinnitab aruande RTIPis, mille tulemusena

tekib SAPis sama kanne. Kohustise kontol on automaatselt blokeeringu tunnus A, kuna seda ei tohi

välja maksta.

2. Kui varem kohustisena arvele võetud summa debiteeritakse panga poolt e-riigikassa kontolt või

välispanga kontolt, kajastab kontoväljavõtete sisestaja makse ja kohustise sulgemise SAPis. Selleks

käivitab ta SAP transaktsiooni F-53 ning sulgeb seejärel transaktsiooniga FEBA panga vahekonto.

3. Kui makse läheb pangakontolt maha enne aruande saamist, annab kontoväljavõtete sisestaja sellest

teada kohustiste arvestajale, kes küsib Asutuselt aruande kulutuse korrektseks kajastamiseks.

4. Kui pangakaardi kasutamise aruanne hilineb, kuid eelarve täitmise aruandluse tähtaeg läheneb,

võtab kontoväljavõtete sisestaja arvele ettemakse aruandvale isikule (kaardi kasutajale) kontol

10392000 transaktsiooniga F-48 ning seejärel sulgeb FEBAs panga vahekonto, otsides avatud

kandeid panga vahekontol.

5. Kui ettemakse kontol 10392000 kajastati teiste eelarve tunnustega, kui selgub hiljem saabunud

kuludokumendilt, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja

kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.4. Kohustiste ja tarnijatega seotud toimingud

4. Ostuarvestuse toimingud

4.1. Kohustiste arvelevõtmine

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve või RTIPis või DHSis kinnitatud või

muul moel Toimemudeli alusel saadud maksekohustist sisaldav dokument kontrollitakse FAO talituses

Toimemudelis sätestatud tähtajaks peale asutuse poolset kinnitamist ja sisestatakse SAPi, kui kohustiste

arvestaja loeb dokumendi kontrollimisel korrektseks. RTK kinnituspädevuses olev kohustis (näiteks

maksudeklaratsiooni alusel maksude tasumiseks) sisestatakse SAPi lähtudes õigeaegse makse tegemise

vajadusest.

10

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Ostumooduli juhend“, „SAP eraldislepingute juhend“, RTIP

kasutusjuhend „Majanduskulud“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus korraldab igapäevaselt ostuarvete kinnitamise eAKs, nende SAPi importimise ja seejärel

nende kohta raamatupidamiskannete tegemise. Töö toimub jooksvalt, jaotatuna kohustiste

arvestajate vahel nii, et iga Asutuse eAKs olevad ostuarved saaksid võimalikult kiiresti SAPis

arvele võetud ja tähtaegselt tarnijatele tasutud.

 Talitus korraldab igapäevase muude maksekohustist sisaldavate dokumentide vastuvõtmise ja

kinnitamise RTIPi majanduskulude mooduli või Asutuse DHSi kaudu või muul Toimemudelis

kokkulepitud moel, nende sisestamise SAPi ja seejärel nende kohta raamatupidamiskannete

tegemise nii, et kohustised saaksid võimalikult kiiresti SAPis kajastatud ja tähtaegselt tasutud.

 Kohustiste arvestaja jälgib Asutuse kohustisi sisaldavate dokumentide kinnitamist ja juhib

vajadusel Asutuse tähelepanu dokumentidele, mis on jäänud Asutuse poolt õigeaegselt kinnitamata

ja mille korral satub ohtu nende tähtaegne tasumine.

 Kohustiste arvestaja kontrollib kohustuste dokumentide rekvisiite ja Asutuse poolt dokumentidele

märgitud arvestusobjekte lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et asutuse poolt oleks dokument kinnitatud vähemalt ühe Asutuse

töötaja poolt.

 Kohustiste arvestaja kontrollib dokumendi lähtudes Sise-eeskirjast ning vastutab dokumendi alusel

tekkiva raamatupidamiskande õigsuse ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete summade,

käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva sisestamise eest SAPi. Kohustiste arvestaja

muudab maksetähtpäeva eAKs vastavaks SAPis olevale maksetähtpäevale, kui makset ei ole

võimalik teha eAK esialgse maksetähtpäevaga, v. a kui maksetähtpäev eAK-s on nädalavahetusel

või riigipühal ja kui selle täitmine toimub üldiselt teadaolevas korras järgneval tööpäeval.

 Kui maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise reeglid ette

näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirmaksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt

3.1).

 Kui erandkorras on vaja leida maksekohustisi pargitud dokumentide maksetähtaegade järjekorras,

siis kasutab kohustiste arvestaja transaktsiooni FBL1N varianti „Parkla“, mis kuvab dokumendid

maksetähtaegade järjestuses.

eAK kaudu saadud ostuarve menetlemise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs ja kontrollib selle õigsust vastavalt

Üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustiste arvestaja

järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, SAPi tarnija koodi olemasolu, tarnija

arvelduskonto number, maksekorralduse viitenumber, maksetähtaeg, kohustise

raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud raamatupidamise kontod ja

käibemaksukoodid. Kui ostuarve on kreeditarve või mitme tehingupartneri koodiga arve, veendub

kohustiste arvestaja lisaväljal olevate vastavate tunnuste olemasolus või lisab need.

Ostutellimusega seotud arveid, sh mahukaid ostuarveid ei konteerita. Sel juhul kontrollib kohustiste

arvestaja ostutellimuse numbri olemasolu ja vajadusel ka ostutellimuse olemasolu SAPis.

Mahukate ostuarvete töötlemisel moodustatakse ostutellimus transaktsiooniga ZEARVE ning

sisestatakse tekkinud ostutellimuse number eAKsse. Arvest moodustunud ostutellimuse infot

exceli kujul eAKsse tagasi ei laadita, kuna Asutused saavad detailse info kätte SAP BO aruannetest.

11

2. Kui ostuarve konteeringud ei ole korrektsed või tehingu kohta on nõutav täiendav informatsioon

(sh manus eAKs) ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal õigust andmeid ise

parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustiste arvestaja ostuarve eAKs

Asutuse finantstöötajale tagasi koos kommentaariga puuduste kohta. SAPi tehniliste vigade ja

ümardusvahede pärast Asutusele dokumenti tagasi ei saadeta. Sel juhul kohustiste arvestaja

parandab vead, kasutades eAK administraatori juhendit (punkt 9).

3. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal on lubatud

Toimemudeli kohaselt ise parandada, sh reeglina arve päise andmed (tarnija kood, arvelduskonto,

viitenumber, kande kuupäev vms).

4. Kohustiste arvestaja tuvastab kinnitatud ostuarvete eAKst SAPi jõudmise või tagasilükkamise

võimalikult kiiresti peale eAK ekspordi seansi toimumist.

5. Kui SAP lükkas ostuarve eAKsse tagasi, tuvastab kohustiste arvestaja tagasilükkamise põhjuse

eAK kinnitusringi vaates kommentaari lahtrist ja tegeleb vea parandamisega (vt sammud II ja III).

6. Kui ostuarve jõudis korrektselt eAKst SAPi ostureskontrosse, avab kohustiste arvestaja ostuarve

eelregistreeritud raamatupidamiskande dokumentide loendist transaktsiooniga FBV0 või

ostutellimuse olemasolu korral transaktsiooniga MIR6, kontrollib kande õigsust ja vajadusel

muudab andmed korrektseks. Kreeditarve korral lisab kohustiste arvestaja arve viite lahtrisse

seotava avatud arve raamatupidamiskande numbri (vt SAP kasutusjuhend „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“ punkt 8). Välismakse korral lisab täiendavad makse juhised, kui

ei maksta teenustasu kahasse. Maksebilansi kood ei ole enam kohustuslik. Samuti lisab Asutusega

kokku lepitud juhul muud arvestusobjektid või teksti lepingu numbri kohta määrangu lahtrisse.

7. Ostureskontros tarnijale makstud ettemaksena arvelevõtmisele kuuluva kohustise korral, sh

põhivara soetuste eest tehtud ettemaksete korral (mitte aga nn pearaamatukonto tüüpi kontole

ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvelevõtmise korral) kustutab kohustiste arvestaja eAKst

tulnud dokumendi ja loob uue dokumendi transaktsiooniga F-47. Dokumendi päise teksti tuleb

lisada eAKst tulnud kustutatud dokumendi number.

8. Kui raamatupidamiskande andmed on korrektsed, postitab kohustiste arvestaja ostuarve. Kui

ostuarve postitamisel annab SAP veateate, selgitab kohustiste arvestaja vea põhjuse ja teeb

vajalikud sammud vea kõrvaldamiseks (vt sammud II ja III).

9. Vajaliku postitusaadressi puudumise esitab kohustiste arvestaja e-posti teel taotluse RTK

riigiarvestuse spetsialistile. Eelarve mittepiisavuse korral esitab kohustuste arvestaja taotluse

Asutusele, v.a juhul, kui eelarve on vaja tehnilistel põhjustel ümber tõsta, näit liigil 44 tõsta eelarvel

kontolt K kontole I. Sellisel juhul pöördub kohustiste arvestaja RTK riigiarvestuse spetsialisti

poole.

10. Kui ostuarvega kaasneb pöördkäibemaksukohustis, võtab kohustise arvestaja ostuarve postitamise

järgselt selle arvele transaktsiooniga F-43. Seda võib teha ka kord kuus enne käibedeklaratsiooni

esitamist SAP BO käibedeklaratsiooni alusel.

11. Kui ostuarve oli eelnevalt tasutud ettemaksega, seob kohustiste arvestaja ostuarve postitamise

järgselt tekkinud kohustise ettemaksega transaktsiooniga F-44. Kui ettemakse ja tegeliku kulu

eelarve tunnused ei kattunud, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja

kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

RTIPi majanduskulude mooduli kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu

sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub RTIPis kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu

saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Majanduskulude moodulist tuleb kulutusi sisaldav

12

dokument SAPi sarnaselt eAKga pargitud dokumendina. Kui majanduskulude mooduli kaudu küsitakse

avanssi, tekib maksekorraldus SAPis impordina RTIPist koheselt (ilma parkimiseta).

Kui maksekorraldus tehakse RTIPi kaudu, kajastatakse maksekorraldus selle tehingupartneriga, kellega

toimus tehing. Kui tehingupartneri kood pole õige (näiteks hüvitatake riigilõiv oma töötajale, TP-kood

800699), siis tehakse SAPis täiendav kanne, millega muudetakse TP-kood õigeks (F-02, dokumendi tüüp

SA). Kui maksekorraldus tehakse RTIPi maksekorralduse kaudu, siis SAPis määratakse vajaduse korral

toimingus FBV0 dokumendile kohustise real teine makse saaja (näiteks keskkonnatasu TP010001 saaja on

Maksu- ja Tolliamet TP014001).

Asutuse DHSi kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud

ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et DHSist saadud info alusel sisestatakse dokument

SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale

dokumendi kajastamist SAPis sisestab kohustiste arvestaja DHSi SAPi dokumendi numbri ja kinnitab

dokumendi DHSis.

Asutuse e-posti teel saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud

ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et e-postiga saadud info alusel sisestatakse

dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed

F-47, massmaksed Excelis kohustiste impordi vormis, imporditakse SAPi transaktsioonidega LSMW ja

SM35). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustiste arvestaja e-posti teel saadud dokumendi

vastavalt kehtivale korrale RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAPi dokumendi numbri, ning kui

Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

RTKs loodud maksedokumendi (näiteks maksudeklaratsioon, raamatupidamise õiend) alusel

maksmisele mineva toimingu sammud:

Dokumendi koostamine ja kajastamine toimub kooskõlas Toimemudeliga kohustiste arvestaja poolt.

Dokument sisestatakse SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit

ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustiste arvestaja vajaduse korral

dokumendi RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAPi dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on

vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

Asutuse DHSi või e-posti teel saadud toetuse andmise tehingu kajastamise sammud, kui toetuste andmine

registreeritakse ostumoodulis:

1. Kohustiste arvestaja loob ostutellimuse SAPis transaktsiooniga ME21N ning vajadusel parandab

või muudab seda transaktsiooniga ME22N. Ostutellimuse loomisel tuleb kajastada erinevate

arvestusobjektide ja maksekuupäevadega summad eraldi ridadel.

2. Kohustiste arvestaja võtab arvele ettemakse transaktsiooniga ME2DP vastavalt Asutuse käskkirjale

või sõlmitud lepingule.

3. Kui ostutellimus kantakse kohe kuluks, kajastab kohustiste arvestaja tehingu transaktsiooniga

MIRO.

4. Ettemaksete kulusse kandmine toimub transaktsiooniga MIRO toetuse kasutamise aruande või

toetuse saaja teatise alusel. Seejärel seotakse ettemaksed ja kohustised transaktsiooniga F-44.

5. Tarnijatega seotud ostutellimusi otsitakse transaktsiooniga ME2L.

6. Ettemaksete jälgimiseks kasutatakse SAP BO aruannet MM002.

13

7. Ettemaksete tagasilaekumisel seotakse laekumine nõude jäägiga transaktsiooniga FEBA. Kuluks

kantud toetuse kasutamata jäägi laekumisel krediteeritakse kulud ja võetakse tagasinõue arvele

transaktsiooniga MIRO, seejärel märgitakse see laekunuks transaktsiooniga FEBA.

8. Kui ettemakse on vaja ümber klassifitseerida tagasinõudeks, tõstetakse see nõude kontole

10365001 transaktsiooniga F-44.

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

Toimingus osalejad/vastutajad: tarnijate registri andmete muutja, välistarnijate puhul ISO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Ostureskontro - Hankija põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Residentidest tarnijate loomine toimub ostuarvete menetlemiseks kasutatava infosüsteemi (eAK

või muu infosüsteemi) automaatse liidese kaudu, kui info uue tarnija kohta saabub sellesse

infosüsteemi. Muudel juhtudel loob residentidest tarnijad tarnijate registri andmete muutja käsitsi.

 Välistarnijaid loob ISO töötaja.

 Oma töötaja luuakse tarnijaks automaatselt RTIPist tulnud info alusel.

 SAPi välistel infosüsteemidel on võimalik tarnijaid luua ainult etteantud reeglite alusel, mis on

kirjas liidese spetsifikatsioonis ja mille annab süsteemi omanikule (Asutusele) ISO. Esmakordsel

tarnija loomisel SAPi kasutatakse liidesega edastatud andmeid. Kui liides laiendab olemasolevat

tarnijat, siis üldandmeid (nimi, registrikood, TP-kood, VAT-nr, aadress, e-posti aadress) ei

muudeta. Kui tarnija laiendamisel pangakonto erineb SAPis olemasolevast, siis lisatakse uus

konto. Kui tarnija on olemas, aga e-arvel on uus pangakonto, siis uut pangakontot liides ei loo.

Vajaliku muudatuse tarnija kaardil teeb tarnijate registri andmete muutja.

 Välised infosüsteemid ei täienda tarnija pangaandmeid SAPis, kui tarnija või toetuse saaja ja raha

saaja on erinevad. Taolistel juhtudel on vajalik teha seosed SAPis käsitsi. eAKst või muust

infosüsteemist tulnud ostuarvete puhul teeb tarnijate pangaandmete täiendamised tarnijate registri

andmete muutja ja toetuste infosüsteemide puhul ISO (kiri saadetakse toetuste infosüsteemist

aadressile [email protected]).

 Mitteresidentidest tarnijate loomisel kontrollib ISO pangakontode õigsust alates 1000

eurost. Esmase kontrolli teeb ISO pangaga kokkuleppel internetipangas. Sisestades

pangakonto ja saaja nime annab internetipanga kontroll teavite, et konto number ja nimi

vastavad. Sel juhul kannab ISO pangakonto kaardile. Kui andmed ei vasta, siis võtab ISO

ühendust raamatupidajaga, kes oli e-arve viimane kinnitaja eAK-s. Talitus korraldab

tarnijaga pangaandmete täpsustamise ja saadab õiged andmed ISO-le eraldi teatega.

 Valitsemisala pearaamatupidaja määrab tarnijate registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi

residentidest tarnijaid ja muudavad nende andmeid (kui need ei tule välistest infosüsteemidest).

Tarnija loomise või andmete muutmise toimingu sammud, kui see tehakse töötaja poolt käsitsi:

1. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAPi transaktsiooniga FK01 tarnija registrikoodi ja

nime järgi, kas tarnija on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

2. Kui tarnija on SAPis olemas, laiendab tarnijate registri andmete muutja tarnija valitsemisalale

transaktsiooniga FK01. Teise valitsemisala oma töötajana registreeritud isikut ei tohi siiski teisele

valitsemisalale laiendada, vaid sel juhul tuleb erandina registreerida eraldi tarnija, kes ei kuulu

gruppi „oma töötaja“.

14

3. Kui tarnija puudub, loob tarnijate registri andmete muutja uue tarnija SAPis transaktsiooniga FK01

või transaktsiooniga XK01, kui tarnija on vaja luua ka ostumoodulisse.

4. Kui olemasoleva tarnija andmeid on vaja muuta, näiteks muutus tarnija nimi või pangakonto, siis

muudab tarnijate registri andmete muutja tarnija andmed SAPi transaktsiooniga FK02 või XK02.

5. Alternatiivse maksesaaja lisamisel tarnija üldistesse andmetesse saadab tarnijate registri andmete

muutja teate aadressil [email protected] andmete kinnitamiseks. Ettevõtte-põhistesse andmetesse

alternatiivse saaja lisamiseks ei ole vaja kinnitust küsida.

4.3. Lähetustega seotud toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt RTIPis või DHSis kinnitatud lähetuskulude aruanne või

lähetuskorraldusel kajastatud avansitaotlus kontrollitakse FAO talituses ja sisestatakse SAPi hiljemalt

järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist RTIPis või DHSis, kui Asutuse poolt esitatud

andmed saab kehtiva korra kohaselt lugeda korrektseks.

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, SAP kasutusjuhend „Lähetuste haldus finantsile“, RTIP juhend

„Lähetused“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus organiseerib lähetuste arvestusega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel, kui

Asutused kasutavad RTIPi. Lähetuste avansse menetletakse siis SAPis ükshaaval või korraga.

Lähetuste kuluaruannete menetlemise organiseerib talitus SAPis otstarbekuse korral korraga,

kasutades selleks ettenähtud mass-transaktsioone.

 Lähetustega seotud ostuarvete käsitlemine toimub vastavalt käesoleva korra punktile 4.1.

Kohustiste arvestus. Lähetuskulud seotakse SAPi lähetuse koodiga, kui Asutus kasutab RTIPi või

kui see on Asutusega Toimemudelis nii kokku lepitud.

 Kohustiste arvestaja jälgib SAPis lähetustega seotud ettemakseid ja juhib vajadusel Asutuse

finantstöötaja tähelepanu lähetustele, mille korral satub ohtu nende tähtaegne kuludesse arvamine.

 Kohustiste arvestaja kontrollib lähetusele märgitud arvestusobjekte, päevaraha suurust,

kuludokumentide olemasolu ja vastavust kuluaruandele, kululimiite ületavate erisoodustuste

arvestust ning lähetuskulude hüvitamisega seotud informatsiooni lähtudes Toimemudelis kokku

lepitud vastutuse jaotusest.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et Asutuse poolt oleks lähetuse avansi taotlus lähetuskorraldusel

või lähetuse kuluaruanne kinnitatud vähemalt ühe asutuse töötaja

 Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuskorralduse või lähetuse kuluaruande lähtudes Sise-eeskirjast

ning vastutab õige raamatupidamiskande ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete

summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva õige sisestamise eest SAPi.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et juhul, kui Asutus on märkinud lähetuskorraldusele või

kuluaruandele, et lähetuskulud kuuluvad osaliselt või täielikult hüvitamisele, oleks lähetuse

kuluaruandel märgitud lähetuskulude hüvitaja poolt hüvitatav summa, eesmärgiga saata RTIPist

SAPi lisaks lähetuse kuluridadele korrektne pargitud nõude ja tulu raamatupidamiskanne.

Erandjuhtudel oodatakse lähetuse kuludokumente kuni lähetuse kinnitamiseni, et hüvitajale tekiks

korrektne nõue või otsustatakse võtta nõue hüvitajale arvele ostuarve alusel.

15

 Kui lähetusega seotud makse maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena

maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirest

maksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

RTIPis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva lähetuskorralduse avansi taotluse korral või

lähetuste kuluaruande RTIPis ja kontrollib lähetuse rekvisiitide õigsust vastavalt üldeeskirja §ile

15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustiste arvestaja järgmiste andmete

õigsust: tasumisele kuuluv summa, maksetähtaeg, kohustise raamatupidamiskande kuupäev,

konteeringu ridadele lisatud käibemaksukood.

2. Kui lähetuse dokumendi rekvisiidid ei ole korrektsed või on nõutav täiendav informatsioon ning

Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal õigust andmeid ise parandada või tal puudub info

andmete parandamiseks, saadab kohustiste arvestaja lähetuse dokumendi RTIPis Asutuse

finantstöötajale (selle kooskõlastusringist puudumise korral lähetatule) tagasi koos kommentaariga

puuduste kohta.

3. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal ei ole

Toimemudeli alusel keelatud ise parandada (kande kuupäev, käibemaksukood vms).

4. Kui lähetuse dokumendi andmed on õiged, kinnitab kohustiste arvestaja dokumendi RTIPis, mille

tulemusena info jõuab automaatselt SAPi lähetuse kaardile.

5. Kui andmete eksport SAPi ei õnnestu, saab kohustiste arvestaja sellekohase teate, kus viidatakse

puudustele. Kohustiste arvestaja kõrvaldab puudused või pöördub abi saamiseks ISO poole

aadressil [email protected].

6. Kui lähetuse andmed jõudsid korrektselt RTIPist SAPi, töötleb Kohustiste arvestaja lähetuste

avansid SAPis ükshaaval või korraga sõltuvalt nende mahust tööpäevas.

7. Kui kohustiste arvestaja soovib ülevaadet RTIPist tulnud dokumentidest, valida toimingus PRAP

variant /RTIP. Kuvatakse kõik lähetused, mille viimane muutja oli Iseteenindusportaal, sh kulud ja

avansid. Ainult avansside ülevaate saamiseks valida variant Avanss.

8. Avansside töötlemisel ükshaaval avab kohustiste arvestaja lähetuse transaktsiooniga PRFI, määrab

kandekuupäeva ja postitab kande.

9. Avansside töötlemisel korraga valib kohustiste arvestaja transaktsiooni PRAP, valib variandi

Avanss. Seejärel valib transaktsioonid PRFI ja PRRW – kontrollib kanded ja postitab need.

Transaktsiooni PREC kasutatakse enne transaktsiooni PRFI, kui avansi staatus ei ole „Settled“.

Avansid peab töötlema kiiresti, enne kui eAKst saabuvad ostuarved, mille korral viimaseks

muutjaks jääb eAK.

10. Kulude kajastamine toimub üldjuhul korraga igal tööpäeval või otstarbekuse korral ükshaaval. Igal

tööpäeval käivitab kohustiste arvestaja selleks transaktsiooni PRAP ja valiku variandi „Kulusse“,

sisestab ettevõtte koodi ja valib Asutused, kellel on palgapäev ühel ja samal kuupäeval (kui on

kõigil samal kuupäeval, ei vali Asutust) ning perioodivahemiku seni kuluks kandmata perioodi

algusest kuni kuupäevani, mis on kehtestatud aruannete esitamiseks (näiteks täna miinus kolm

tööpäeva), jätab alles variandi, kus kulud ei ole võrdsed nulliga või eemaldab selle, kui soovib

lõpetada lähetusi, millel ei ole kulusid kajastatud. Valitud tingimustel otsitakse ainult lähetusi

staatusega Trip completed või Trip Approved ja ei ole võrdne „Transfered to FI“. Sellelt võtab ta

lähetuste koodid, mida edasi töödelda, arvuti vahemällu (Ctrl+Y; Ctrl+C). Kohustiste arvestaja

kontrollib töötlemisele kuuluvaid lähetusi aruandega S_AHR_61016403, kasutades varianti

„Päevaraha“. Selle kaudu otsitakse välja välislähetused, millel on päevaraha puudu, kuid avanss on

makstud. Neid lähetusi ei saa automaatselt töödelda, kuna lähetuse aruanne ei ole veel saabunud.

16

Nüüd võetakse vahemällu ainult need lähetused, mida võib edasi töödelda. Need töödeldakse

(kantakse ettemaksukontolt kuluks) transaktsiooniga PREC. Selles tuleb samuti valida variant

„Kulusse“, sobiva kuupäevaga palga maksmise kuupäevale vastav Payroll Area ja viimane kuu,

millesse kanded tehakse. Siin kopeeritakse lähetuste koodid (Ctrl+V) ja töödeldakse. Seejärel

valitakse transaktsioon PRFI, valitakse variant „Kulusse“ ja samad parameetrid nagu eelmises

transaktsioonis ja kopeeritakse analoogselt lähetuste koodid ja töödeldakse. Transaktsiooniga

PRRW kontrollib kohustiste arvestaja lõpuks kanded enne postitamist (st lähetuste Run numbril

vajutab Check) ja postitab õiged kanded.

11. Kohustiste arvestaja postitab igapäevaselt pargitud nõude ja tulu kanded, kui lähetuskulud

kuuluvad katmisele hüvitaja poolt.

12. Pikaajalised lähetused menetletakse alati ühekaupa või üheskoos teiste pikaajaliste lähetustega,

kuna need lõpevad tulevikus ja neile on eraldi vaja sisestada kandekuupäev transaktsioonis PRFI.

DHSis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab

dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri DHSi ja kinnitab

dokumendi DHSis. Kui Autus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis e Vastasel korral

lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

e-postiga saadud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab

dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri e-postiga saadud

dokumendile ja salvestab selle nõuetekohaselt RTK võrgukettal. Kui Asutus kasutab SAP lähetuste

moodulit, kasutatakse SAPis e Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: periodiseerimise dokument sisestatakse SAPi peale tulevaste perioodide kulu ja

kohustise arvelevõtmist. Kuludesse periodiseerimist tehakse üks kord kuus enne kuu arvestuste sulgemist.

Viited: SAP kasutusjuhend „Pearaamat“, sh alapunkt „Kordusdokumentide loomine ja käivitamine“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Periodiseeritavat tulevaste perioodide kulu kajastatakse kontol 10399010 ilma käibemaksuta.

Sisulisi tarnijatele tehtud ettemakseid kajastatakse ostureskontros tarnijatele tehtud ettemaksetena,

mitte kontol 10399010.

 Iga kuu lõpus kantakse kogunenud periodiseerimise dokumendid kulusse. Ühe ostuarve

periodiseerimise dokumendid seotakse viimase kulusse kandmise kuupäevaga. Teatud aja tagant

võib periodiseerimise kanded teha ära aasta lõpuni, et konto jääk avatud kannete kohta oleks

väiksem.

 Kohustisi võtavad kontole 10399010 arvele vajadusel kõik kohustuste arvestajad, kes tegelevad

ostuarvete ja muude dokumentide alusel kohustiste arvelevõtmisega. Samas organiseerib Talitus

tulevaste perioodide kuluks kandmise ja kuluks kantud summade sidumise kontol 10399010

tsentraalselt kogu valitsemisala kohta korraga, määrates selleks ühe kohustiste arvestaja.

 Välisvaluutas tehtud periodiseerimise dokumentidel peab kasutama fikseeritud kurssi. Kursi

aluseks peab võtma ostuarve kohustise dokumendi kursi, millega summa tasuti.

 Periodiseeritakse ainult neid kulusid, mille summa ületab Üldeeskirjas põhivara soetamiseks

sätestatud piirmäära. Ühe aasta kulud võib kanda ühte ja samasse kuusse ja mitte kasutada

17

periodiseerimise funktsionaalsust kuude vahel, kui igasse kuusse kantav kulu oleks kuni summani,

mis võrdub põhivara soetamise piirmääraga.

 Transaktsiooniga FBD1 võib kulusse kandmise dokumendid koostada juhul, kui kulusid on vaja

kajastada rohkem kui kolmes kuus. Kui kontole 10399010 arvele võetud summa kantakse kuluks

kuni kolme kuu jooksul, koostatakse dokument transaktsiooniga F-02, dokumenditüüp SA ja

kopeeritakse viite abil vajadusel ka järgmistesse kuudesse.

Kulude periodiseerimise toimingu sammud

1. Periodiseerimisele kuuluva summa kannab kohustiste arvestaja kontole 10399010. Ostudokumendi

määrangu lahtrisse tuleb kirjutada tarnija nimi.

2. Periodiseerimise dokumendi sisestab kohustiste arvestaja, kes kajastas ostu kontol 10399010,

transaktsiooniga FBD1. Selles määratakse dokumendi periodiseerimise ajavahemik, graafiku

tiheduseks üks kord kuus, igakuiste kannete kuupäevaks 31. Viite lahtrisse kirjutatakse tarnija arve

number, mida periodiseeritakse, ja määrangu lahtrisse kirjutatakse tarnija nimi. Nende järgi saab

leida konto väljavõtte jäägid periodiseerimise dokumentide lõikes. Kuigi ostudokumendiga

kantakse käibemaks kuluks, kajastatakse SAP BO aruandluse (koos maksukuludega) õigsuse

tagamiseks ridadele käibemaksukoodid, näiteks R7 ja R6, mis käibemaksu ridu ei tekita, kuid

annavad vajalikud arvutusalused SAP BO aruannete jaoks. Välisvaluuta korral tuleb määrata, et

summad kantakse üle kohalikus valuutas.

3. Kohustiste arvestaja, kelle tööülesandeks on kanda valitsemisalas kapitaliseeritud kulud kontolt

10399010 kuluks, käivitab periodiseerimise dokumendi transaktsiooniga F.14

4. Kohustiste arvestaja seob peale arve periodiseerimise lõpetamist kontol 10399010 lahtised kanded

transaktsiooniga F.13, välisvaluutas tehtud periodiseerimise kanded transaktsiooniga F-51.

5. Kohustiste arvestaja kontrollib periodiseerimist transaktsiooniga F.15 või pearaamatu väljavõttega

FAGLL03, valides konto 10399010 ja paigutuse „Periodiseer“.

5. Põhivara arvestuse toimingud

5.1. Põhivara soetus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve kontrollitakse põhivara arvestaja poolt

ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist, kui ostuarvega seotud

info on korrektne.

Viited: Üldeeskiri § 15, 41 ja 43, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Projektimooduli juhend“, „Projektimooduli meelespea“ ja „Varad“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Üldjuhul kajastatakse põhivara soetust ostuarvete alusel. Põhivara soetuste korral avatakse projekt

ja selle struktuurelemendid (wbs-elemendid), millega kulutused seotakse. Käesolevas osas on

kirjeldatud wbs-elementide loomist ja kasutamist ning neilt kulutuste paigutamist põhivara

kaartidele, kuna need tegevused lisanduvad põhivara soetuse korral punktis 4.1 esitatud ostuarvete

käsitlemise sammudele.

 Põhivara soetuse algdokumendiks võib olla ka tööjõukulude kapitaliseerimise akt, mille korral

kajastab põhivara arvestaja tööjõukulude vähenemise ja põhivara soetuse SAP transaktsiooniga F-

02. Transaktsioonis F-02 on mõlemal real ühesugused eelarve täitmise tunnused (eelarve liik 60).

 Erandjuhul, kui Asutusega on Toimemudelis vastavalt kokku lepitud, koostab Asutus otse arvele

võetava vara (mitte läbi lõpetamata vara ümberpaigutamise) ostuarve juurde lisaks põhivara

18

arvelevõtmise akti. Selleks võib kasutada käesoleva korra lisas 2 esitatud akti vormi, mis on

esitatud lehel "Otse arvele" või seda vormi sobivalt muuta, kui kõiki lisas 2 toodud vormi veerge

pole vaja täita.

 Põhivara soetustega seotud töö tsentraliseeritakse talituses sobivalt. Üldjuhul tegelevad põhivara

soetuste kajastamisega töötajad, kes kajastavad ka muid põhivaraga seotud tehinguid.

Põhivara soetuse toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs või muu ostudokumendi, millelt

selgub põhivara ostu kajastamise vajadus, ja kontrollib arvele märgitud wbs-elementi, et tagada

kulutuste arvelevõtmine õigele wbs-elemendiga seotud põhivara kaardile. Põhivara arvestaja

kontrollib, et vara arvele võtmiseks oleks info eAKsse lisatud, st kontrollib vara kaardi nimetust,

vara klassi, kasutusele võtmise aega, hinnangulist eluiga jne.

2. Kui sobiv wbs-element ei ole veel avatud, siis põhivara arvestaja avab selle Asutusega

kooskõlastatult SAPis enne ostuarve kinnitamist vastavalt SAP Projektimooduli meelespeale

transaktsiooniga CJ20N – Projektikoostur.

3. Põhivara arvestaja jälgib wbs-elemendi avamist õigele tasemele. Harva luuakse uus projekt ja

sellega seotud ülemine wbs-element (kõige ülemine tase), kuna põhivara soetust kajastavad kõige

ülemised koondavad tasemed on juba varem avatud.

4. Põhivara soetuseks avatud wbs-elemendil saab kajastada ainult põhivara soetust (mitte tulusid ega

kulusid ega ettemakseid) ning igal wbs-elemendil saab kajastada ainult kindlaksmääratud eelarve

aadressi (liik ja objekt, eelarveüksus, tegevusala, toetus).

5. Kui põhivara ostetakse mitmelt eelarve aadressilt, avatakse mitu wbs-elementi. Wbs-elemendi

koodide avamisel minnakse võimaluse korral üle süsteemile, kus wbs-elemendi kood sisaldab

konteeritavaid eelarve tunnuseid. Näiteks võib koodi moodustada järgmiselt: näidatakse

investeeringu tunnustäht I ja eelarve liik, kodeeritakse Asutuse tunnus+sidekriips+I+eelarve

liik+sidekriips+wbs-elemendi tunnus. Koodi maksimaalne pikkus on 20 sümbolit.

6. Põhivaraga seotud wbs-elemendi tüübiks määratakse IT. Vastutavaks kulukeskuseks määratakse

kulukeskus, millele hiljem hakatakse põhivara kulumit arvestama.

7. Wbs-elemendile, millele kogutakse lõpetamata ehituse kulusid, määratakse lehel „Juhtimine“

lisaks investeeringu tüübile 10 investeeringu profiil Z00001 Lõpetamata materiaalne põhivara või

Z00002 Lõpetamata immateriaalne põhivara.

8. Wbs-elemendi juurde avatakse lõpetamata ehituse vara kaart menüüpunktist Redigeeri - Projekti

struktuurelement – Investeeringukavad - Lõpetamata põhivara. Vara kaardil täidetakse vara

kirjeldus, vastutav kulukeskus, eelarve liik, tegevusala, toetus, eelarveüksus.

9. Lõpetatud vara kaart luuakse wbs-elemendile menüüpunktis Redigeeri - Projekti struktuurelement

– Investeeringukavad – Loo valmis põhivara.

10. Kui vara kaart on olemas enne wbs-elemendi loomist, lisatakse see wbs-elemendile menüüpunktist

Redigeeri – Kulud – Paigutusreegel. Valitakse kategooria PV ning sihtkuluobjekti lahtrisse

põhivara kaardi number või numbrid, kui paigutatakse ümber mitmele varale.

11. Põhivara arvestaja kontrollib lisaks wbs-elemendi sobivusele eAKs põhivara arvelevõtmise

vahekonto (algusega 5529) õigsust vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 7 „Vara

soetamine (ost)“.

19

12. Peale põhivara soetuse kajastamist SAPis wbs-elemendil teeb põhivara arvestaja ümberpaigutuse

vara kaardile SAP transaktsiooniga CJ88 vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 8

„Paigutamine“.

13. Hiljemalt iga kuu sulgemisel kontrollib põhivara arvestaja, et kõik põhivara soetuse vahekontod

oleksid viidud nulli, st paigutatud ümber põhivara kontodele.

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud ehituse lõpetamise akt kontrollitakse talituses ja

sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks peale Asutuse poolset kinnitamist, kui akt

tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Projektimooduli juhend“ ja „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Põhivara arvestaja saadab lõpetamata ehituste ja pooleliolevate soetuste olemasolu korral vähemalt

juuni, septembri ja detsembri lõpu seisuga Asutusele e-posti teel infot olemasolevate lõpetamata

ehituste ja pooleliolevate soetuste kohta, et tuletada Asutusele meelde nende

ümberklassifitseerimise vajadust ehituse lõpetamise korral ning tagada nende õige kulumi arvestus.

 Asutus koostab ja esitab talitusele põhivara arvelevõtmise akti, kui põhivara on vaja ümber

paigutada lõpetamata varast valmis põhivaraks. Asutus võib koostada akti käesoleva korra lisas 2

lehel "Lõpetamata vara arvele" esitatud vormil. Vormi võib sobivalt muuta, kui kõiki lahtreid pole

vaja täita. Talitus kontrollib, et kõik raamatupidamise õigsuse tagamiseks esitatud andmed oleksid

esitatud, sh vara ümberpaigutamise (kasutusele võtmise) kuupäev, parenduste puhul hinnang vara

järelejäänud eluea kohta ja mahakantava (kasutusest kõrvaldatud, lammutatud) osa kohta, alamvara

või komponendi puhul info seose kohta põhiobjektiga, et kontrollida järelejäänud eluigade

kokkulangevust või seda muuta. Kui aktil on puudusi, saadab Talitus akti täiendamiseks Asutusele

tagasi või täiendab seda Asutuselt järelepärimise teel saadud täiendava infoga.

Lõpetamata vara valmis põhivaraks üleviimise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja võtab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel vastu akti põhivara

ümberklassifitseerimiseks lõpetamata ehituse kontolt valmis põhivara kontole ja kontrollib aktil

olevad andmed.

2. Põhivara arvestaja kontrollib andmete vastavust SAP projektimoodulis transaktsiooniga CJ20N.

3. Põhivara arvestaja kontrollib lõpetatud põhivara kaardi olemasolu wbs-elemendil või lisab selle

vastavalt punktis 6.1 kirjeldatule. Kui põhivara võetakse arvele mitmelt lõpetamata ehituse wbs-

elemendilt (kantakse ühele valmis põhivara kaardile kokku), korratakse seda iga vastava wbs-

elemendiga.

4. Põhivara arvestaja viib lõpetamata põhivara üle valmis põhivaraks transaktsiooniga CJ88, valides

töötlustüübiks täispaigutuse ja lisades põhivara kasutuselevõtmise perioodi, akti kuupäeva, kande

kuupäeva.

5. Vea korral vaatab põhivara arvestaja veateadet ning vastavalt sellele parandab andmed wbs-

elemendil transaktsiooniga CJ20N või vara kaardil transaktsiooniga AS02 ja kordab siis paigutust

transaktsiooniga CJ88 kuni ümberpaigutamise eduka lõpetamiseni.

6. Kui põhivara ümberpaigutamine tähendas olemasoleva vara parendust, muudab põhivara arvestaja

olemasoleva vara kaardil, millele summa lisandus, põhivara eluiga, lähtudes parenduse tulemusena

20

toimunud järelejäänud eluea pikenemisest, transaktsiooniga AS02. Järelejäänud eluiga hindab

Asutus ja see märgitakse põhivara arvelevõtmise aktile.

7. Parenduse korral võib olla vajalik kanda osa olemasolevast põhivarast maha, kuna see

ümberehitamise käigus oluliselt demonteeriti ja likvideeriti, transaktsiooniga ABAVN.

Mahakandmise vajadust hindab samuti Asutus ja see märgitakse põhivara arvelevõtmise aktile.

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara mahakandmist nõudva dokumendi (akt,

müügiarve koostamise teatis, leping, RTIP teatis vara müügi, üleandmise või mahakandmise kohta vms)

alusel dokument kontrollitakse ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks, kui dokument

tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“, RTIP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib põhivarade mahakandmise üldjuhul ühele töötajale.

 Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja 16.

Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara

väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja

netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

 Kui korraga on vaja maha kanda mitu vara, valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade

tööleht, kasutades transaktsiooni AR31.

Põhivara mahakandmise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel või RTIPist saadud info alusel

dokumendi andmeid põhivara mahakandmise vajaduse kohta. Vajadusel koostab ta lisaks

käesolevas punktis kirjeldatule ka müügiarve või annab info müügiarve koostamiseks edasi müügi

arvestajale.

2. Põhivara arvestaja valib õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara maha

kanda - näiteks ABAON vara müügi või teistele valitsemisaladele üleandmise korral (RV02, 15,

17), ABAVN mahakandmise korral kulumisse (RV 12, 24).

3. Põhivara arvestaja valib seejärel mahakandmisele kuuluva vara kaardi, lisab dokumendi numbri,

kande kuupäeva ja põhivara mahakandmise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev).

Lisab viite lahtrisse täiendavalt Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), teksti

mahakandmise kohta ning tehingupartneri (ostja, saaja) korral ka tema nime. RV 02, 15 ja 17 puhul

tuleb transaktsioonis ABAON lisaks valida tulu BJM põhjal ja valida kood 01, mis viib

jääkväärtuse summa õigele raamatupidamise kontole. Kui kasutatakse mass-mahakandmist

töölehega AR31, tuleb vajaduse korral teha paranduskanne mahakantud jääkväärtuse viimiseks

teisele kontole, näiteks kontolt 71001000 kontole 15020000.

4. Mitme vara mahakandmise korral valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade tööleht,

kasutades transaktsiooni AR31 (rahavoo koodid 12, 15, 24), sisestatakse mahakantavate varade

kaartide numbrid ja kajastatakse mahakandmine korraga.

5. Kui vara kantakse maha osaliselt (osa kogumist), siis täidab põhivara arvestaja osalise eemaldamise

vahelehel mahakantava soetusmaksumuse summa.

6. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, kannab ta vara

maha.

21

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Kulumit arvestatakse üks kord kuus hiljemalt saldoandmiku esitamisele

eelneval tööpäeval, kui põhivaradega seotud tehingud on kajastatud. Täiendavat allahindlust arvestatakse

selle kohta Asutusest DHSi kaudu või e-posti teel info saamisel või kulumiarvestuses tehtud vea

parandamiseks raamatupidamise õiendi alusel.

Viited: SAP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

Talituses toimub kulumi arvestus tsentraliseeritult kogu valitsemisala kohta.

Kulumi arvestuse sammud:

1. Põhivara arvestaja kasutab SAP transaktsiooni AFAB, määrates kulumi arvestuse perioodi ja

käivitab testkäsitluse.

2. Kui test lõppes vigadeta, käivitab põhivara arvestaja reaalse kulumi arvestuse taustatööna (menüüst

Program->Execute in Backround, Immediate).

3. Kui test lõppes vigadega, on see nähtav punase indikaatoriga veateatel. Veateade avatakse, loetakse

teate sisu ja tehakse vastavad parandused.

4. Kui varadele arvestati täiendavat kulumit võrreldes perioodi kulumiga või muul juhul, kui

soovitakse veenduda kulumi õigsuses, kasutab põhivara arvestaja transaktsiooni S_P99_41000192.

Kontode kaupa kasutatakse transaktsiooni FAGLL03.

5. Vea avastamisel parandab põhivara arvestaja põhivara kaardi ja kordab seejärel kulumi arvestust.

6. Kuni järgmise kuu kulumi arvestuseni saab veel korrata kulumi arvestust, kui varade kohta lisati

lõppenud viimasesse kuusse kuuluvaid täiendavaid muudatusi (korratakse kulumi arvestust peale

muudatuste tegemist).

7. Erandkorras saab teatud vara kulumit parandada või tekkinud allahindlust kajastada täiendava

kulumi kandega, mille põhivara arvestaja teeb transaktsiooniga ABAA.

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara saamise dokumendi alusel (üleandmise akt,

leping vms) hiljemalt dokumendi saamisele järgneval tööpäeval dokument kontrollitakse talituses ja

sisestatakse SAPi, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib põhivarade mitterahalise saamise kajastamise üldjuhul ühele töötajale.

 Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja 16.

Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara

väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja

netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

Põhivara mitterahalise saamise kajastamise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel saadud info alusel dokumendi

andmeid põhivara mitterahalise saamise kohta.

22

2. Põhivara arvestaja avab põhivara kaardi transaktsiooniga AS01, sisestab sellele vara nimetuse,

koguse, koguse mõõtühiku, kuluüksuse kulumi arvestamiseks, hinnangulise eluea, vajadusel muud

andmed.

3. Põhivara arvestaja valib seejärel õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara

saamine kajastada - ABSO vara saamisel teisest riigiasutusest (RV16), ABZON vara saamisel

sihtfinantseerimisena või mitterahalise väljamaksena (RV19, 18, 21).

4. Põhivara arvestaja valib seejärel saadud vara kaardi, lisab kande kuupäeva, põhivara saamise

väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Tehingu tüübi lahtrisse valitakse õige rahavoo

kood (tehingu tüüp) täiendavalt lisatakse tehingupartneri kood.

5. Põhivara arvestaja kajastab soetusmaksumuse, RV16 korral ka akumuleeritud kulumi, teksti

lahtrisse Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), selgituse saamise kohta ning

tehingupartneri (üleandja) korral ka tema nime.

6. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, postitab ta

vara arvelevõtmise kande ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või e-postiga saadud

dokumendile, kinnitades dokumendi.

6. Tulude arvestuse toimingud

6.1. Müügiarved

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, Asutus Toimemudelis kokkulepitud juhtudel

Toimingu tähtaeg/kestvus: müügiarved koostatakse ja saadetakse klientidele lähtudes Asutustest saadud

alusdokumentidest kas lepingutes määratud tähtaegadel või ühekordse info alusel.

Viited: Toimemudel, SAPi kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punktid 4 ja 5, SAPi kasutusjuhend „E-

müügiarvete juhend“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Arve koostamiseks ja saatmiseks SAPi müügimoodulis jälgitakse väljundi tüüpi. Kui klient võtab

vastu e-arveid, saadetakse arveid e-arvetena. Vastav väljund tekib SAPi automaatselt, kuna kliendi

müügipiirkonna andmetesse kirjutatakse riigile e-müügiarvete vahendamise teenuse osutaja kaudu

automaatselt müügipiirkonna tunnus Z3 ja väljundi tüüp ZREA. Kui e-arve on kohustuslik (saaja

on avaliku sektori üksus), siis tunnus Z3 tekib uue kliendi loomisel paari päeva jooksul, mille tõttu

ei tohi müügitellimust enne luua, kui kliendile on vajalik tunnus Z3 tekkinud.

 Kui e-arvet ei ole võimalik saata, eelistatakse pdf-arve saatmist kliendi või Asutuse üldisele e-posti

aadressile, müügipiirkonna tunnus Z2, väljundi tüüp ZY00. Kui neid eelistatud variante ei ole

võimalik kasutada, prindib müügi arvestaja transaktsiooniga VF03, väljundi tüüp ZEPB, paberarve

ja organiseerib selle saatmise kliendile.

 Müügi arvestaja käivitab arvete saatmiseks transaktsiooni VF-31. Selle käigus lähevad välja pdf-

formaadis arved ja e-arved lähevad saatmise ootele. E-arved saadetakse SAPist välja automaatselt

taustatööna peale tööpäeva lõppu. ISO kontrollib, kas SAPist läksid kõik e-arved välja. Vigade

ilmnemisel võtab ISO müügi arvestajaga ühendust.

 Kui müügiarve koostatakse Asutuse põhiinfosüsteemis ning SAPi jõuab info selle kohta liidese

kaudu, siis vastutab arve kohta SAPis oleva info eest Asutus vastavalt Toimemudelile. Sealjuures

lepitakse kokku, kes saadab arved

Müügiarve koostamise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja saab Asutusest andmed ühekordse müügiarve koostamiseks või lepingu andmed

perioodiliste müügiarvete koostamiseks teatud ajavahemiku jooksul.

23

2. Müügi arvestaja saadab uue kliendi puhul andmed klientide registri andmete muutjale, kes laiendab

või loob SAPi uue kliendi, v. a juhul, kui töötajal on nii müügi arvestaja kui ka klientide registri

andmete muutja roll.

3. Müügi arvestaja saadab uue müügimaterjali korral klientide registri andmete muutjale info uue

materjali/teenuse kohta, kes loob SAPi uue müügimaterjali, v.a juhul, kui töötajal on nii müügi

arvestaja kui ka klientide registri andmete muutja roll.

4. Müügiarve koostamiseks loob müügi arvestaja SAPi müügitellimuse transaktsiooniga VA01 või

perioodiliste arvete koostamiseks lepingu SAPi transaktsiooniga VA41.

5. Kui müügitellimus või leping on loodud, käivitab müügi arvestaja müügiarve koostamise

transaktsiooniga VF01 või lepingute korral VF04. Peale arve moodustumist kontrollib loodud arve.

Kui arves leiti vigu, tühistab müügi arvestaja arve, parandab müügitellimuse ja loob uue arve.

Kliendile saadetakse lõplik arve. Peale arve väljasaatmist toimub arve parandamine ainult

kreeditarvega, mis saadetakse ka kliendile.

6. Kui müügi arvestaja koostab müügiarveid kulude edasisuunamiseks (vähendamiseks), siis tuleb

müügiarve kulude ja käibemaksukulu vähenduse real kasutada käibemaksukoodi 7 (20%) või 8

(9%), mis vastab finantsarvestuses käibemaksukoodile W7 (20%) või W6 (9%). Sel juhul tekivad

kuluvähenduse kohta õiged aruanded SAP BO-s (koos maksudega).

7. Müügi arvestaja tagab arve saatmise kliendile lähtudes kliendi arvete vastuvõtutingimustest (vt

toimingu üldised põhimõtted).

8. Müügi arvestaja kontrollib vähemalt kord tööpäevas transaktsiooniga VFX3, kas müügimoodulis

eksisteerib arveid, mis on klientide reskontrosse saatmata (raamatupidamiskanded tegemata).

Nende esinemisel selgitab müügi arvestaja vea põhjuse ja sõltuvalt sellest teeb paranduse või

pöördub vea parandamiseks teise töötaja poole.

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhendid „Müügimooduli juhend“ punkt 2, „Müügireskontro juhend Kliendi

põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Valitsemisala pearaamatupidaja määrab klientide registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi

kliente ja muudavad klientide andmeid.

 Klientide registri andmete muutja vastutab klientide registri andmete õigsuse eest, sh topelt

klientide sisestamise vältimise eest.

 Kliendile määratakse alati SAPis võlanõudeprotsessiks Z100 või Z101 (ei jäeta tühjaks), et saata

SAPi kaudu automaatselt meeldetuletuskirju, kui klient ei ole arvet tähtajaks tasunud.

Kliendi loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue kliendi loomise või

olemasoleva kliendi andmete muutmise vajadusest e-posti teel.

2. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga XD01 kliendi registrikoodi ja

nime järgi, kas klient on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

24

3. Kui klient on SAPis olemas, laiendab klientide registri andmete muutja kliendi valitsemisalale

transaktsiooniga XD01.

4. Kui klient on valitsemisalas juba olemas, aga puudub asutuses (müügiorganisatsioonis), siis

laiendab klientide registri andmete muutja kliendi asutusele transaktsiooniga XD01.

5. Kui klient puudub, loob klientide registri andmete muutja uue kliendi SAPis transaktsiooniga

XD01, või juhul, kui klient on vajalik ainult müügireskontros, transaktsiooniga FD01, kasutades

sobiva olemasoleva kliendi andmete kopeerimist uue kliendi loomiseks.

6. Kui olemasoleva kliendi andmeid on vaja muuta, kusjuures kliendi registrikood ei ole muutunud,

näiteks muutus kliendi nimi, pangakonto, tehingupartneri kood, e-posti aadress, siis muudab

klientide registri andmete muutja kliendi andmed SAP transaktsiooniga XD02 (või FD02). Kui

muutub kliendi registrikood, luuakse SAPi uus klient.

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja, ostumooduli kasutamise korral tarnijate

registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punkt 3, ostumooduli juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Klientide või tarnijate registri andmete muutja loob SAPi uusi materjale (kaupu ja teenuseid) ja

muudab vajadusel nende andmeid.

 Klientide või tarnijate registri andmete muutja vastutab topelt materjalide sisestamise vältimise

eest.

 Kui asutuses on kehtestatud kaupade või teenuste müügi hinnakiri, sisestatakse SAPi materjalidele

ka müügihinnad.

 Topelt sisestuste vältimiseks või muu kahtluse korral tuleb pöörduda materjali

loomiseks/muutmiseks või hinnakirja sisestamiseks/loomiseks SAPi konsultantide poole

aadressil [email protected].

Materjali loomise või selle andmete muutmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue materjali loomise või

olemasoleva materjali andmete muutmise vajadusest või hinnakirja loomise või muutmise

vajadusest e-posti teel.

2. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga ZMaterial olemasolevaid

materjale ja vajaduse korral transaktsiooniga VK13 hinnakirja (kui arve koostatakse SAPis, ei tule

liidesest).

3. Klientide registri andmete muutja loob uue materjali koodi, pidades silmas kokkulepitud üldiseid

põhimõtteid kodeeringus, mis on kirjeldatud ostumooduli ja müügimooduli juhendites.

6.4. Meeldetuletuskirjad

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vastavalt Toimemudelis või Sise-eeskirjas kokku lepitule

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Meeldetuletuskirjad“

Toimingu üldised põhimõtted:

25

 Klientide registri andmete muutja tagab klientide registreerimisel nende põhiandmetesse

võlanõudeprotsessi Z100 või Z101 märkimise ning e-posti aadressi lisamise, et saata kõikidele

võlgu olevatele klientidele meeldetuletuskirju, sealhulgas võimalikult suur osa neist e-posti teel.

 Klientidele meeldetuletuskirjade saatmine tsentraliseeritakse valitsemisala piires nii, et

meeldetuletuskirju saadetakse kõikide Asutuste kohta koos.

 Meeldetuletuskirjade saatjal peab olema salvestatud SAPis meeldetuletuskirjale minev tekst

toiminguga SO10. Teksti näidis võetakse SAPi meeldetuletuskirjade kasutusjuhendist.

 Uue teksti saamiseks tuleb pöörduda ISO poole aadressil [email protected].

Meeldetuletuskirjade saatmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku toiminguga F150. Ettepaneku

identifikaatoriks märgitakse valitsemisala tunnus (näiteks R) ja antud kuupäeva

meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku järgekorranumber (kokku näit R1).

2. Müügi arvestaja kontrollib meeldetuletuskirjad visuaalselt enne nende kinnitamist üle ja veendub,

et klientidele minevate kirjade tekst on korrektne. Vajadusel korral tehakse ettepanekusse

muudatused.

3. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade printimise.

4. Kui kliendil puudus e-posti aadress, siis loob SAP meeldetuletuskirja väljastuste kontrollerisse

(SAPis Spuuli), mis on leitav transaktsiooniga SP02. Seal olevad dokumendid prindib müügi

arvestaja välja ja korraldab nende paberkandjal saatmise kliendile või otsib kliendi e-posti aadressi

ning edastab meeldetuletuse transaktsiooniga SP02 kliendi e-posti aadressile.

6.5. Saadud toetused

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja, kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval pärast asutuselt saadud info teadasaamist laekunud toetuse

kohta; toetuste tulud kajastatakse kulutuste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks;

vastavalt Asutuse projektijuhiga kokku lepitud sagedusele koostatakse ja esitatakse maksetaotlusi

sponsorile või rakendusüksusele.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „SAP müügireskontro

kasutusjuhend Kliendi tehingud“, „Toetuste haldamise mooduli juhend“, „Projektimooduli juhend“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Toetuste saamisega seotud nõuded võetakse üldjuhul arvele igakuiselt või ebaolulisuse korral

kvartaalselt lähtudes kajastatud kulutustest, kulutuste toimumisega samas perioodis.

 Toetuste arvelevõtmiseks saadavad Asutused Talitusele toetuste lepingud või muud

rahastamisotsused ja annavad vajadusel täiendavat informatsiooni, näiteks toetuse,

kaasfinantseerimise ja omafinantseerimise proportsiooni kohta, varem kajastatud kulutuste

mitteabikõlblikkuse ja kulutuste eelarve tunnuste ümbertõstmise kohta jne.

 Vähemalt kord aastas aastainventuuri ajal viiakse läbi tulude ja kulutuste vastavuse kontroll. Tulu

jäetakse arvele võtmata ainult siis, kui selle saamine hinnatakse ebatõenäoliseks. Sel juhul antakse

infot Asutusele kulutustele uue katteallika leidmiseks ning esimesel võimalusel kantakse kulutused

teisele katteallikale ringi.

Saadud toetuste arvestuse toimingu sammud:

1. Välistoetuse kohta info saamisel avab toetuste arvestaja Asutusele välistoetuse koodi

transaktsiooniga GMGRANT (vt ka punkt 9.1).

26

2. Kodumaise toetuse puhul avab toetuse arvestaja projekti koodi (WBS elemendi) transaktsiooniga

CJ20N. Sihtasutustele tuleb selle asemel avada üldjuhul kodumaise toetuse kood transaktsiooniga

GMGRANT.

3. Kui toetus laekub osaliselt või täielikult ettemaksena, siis kajastab laekumise kontoväljavõtete

sisestaja, küsides toetuste arvestajalt vajadusel infot laekumise kohta. Toetused alla Üldeeskirjas

sätestatud piirmäära võib kanda kohe tuluks.

4. Kulukannetele vastava tulukande tegemiseks võtab toetuste arvestaja kulutuste kohta andmed SAP

BO aruandest EA005 või EA004 iga toetuse või projekti kaupa.

5. Tulukanded sisestab toetuste arvestaja SAPi, kasutades toimingut ZFI_GMTULUD. Toimingus

leitakse tulukanded automaatselt igast toetusest tehtud kulude ja investeeringute alusel.

Erandjuhtudel kasutatakse üksikute toetuste korral toimingut F-22, dokumendi tüübiga DR, kui

tulukandeid ei ole võimalik automaatselt kuludest lähtudes ette genereerida.

6. Toetuste arvestaja seob nõuded ja saadud ettemaksed toiminguga F-32, eritunnus O, L, U või V.

7. Kui väljamaksetaotlus sisaldab kaudseid kulusid lähtudes ühikuhinnast või kaudsete kulude

määrast, teeb toetuste arvestaja kulude ümbertõstmise kanded kontodel 5080000 ja 5550000

transaktsiooniga F-02, dokumendi tüüp ZL, vahekonto 71000123, või ZT, vahekonto 100100300

(SA-de puhul). Kontode debiteerimine ja krediteerimine tehakse eraldi kannetega (SAPi

dokumentidega).

8. Toetuse tagasinõude korral võtab toetuste arvestaja arvele tagasimaksekohustuse transaktsiooniga

F-27.

9. Kui tagasinõutav toetus vahendati edasi projekti partneritele, võtab toetuste arvestaja arvele antud

toetuse tagasinõude transaktsiooniga F-41 kontogruppi 1036, ostumooduli kasutamisel

transaktsiooniga MIRO.

10. Asutuste maksetaotluste kontrollimiseks ja koostamiseks, sh esitamiseks SFOSi e-toetuste

moodulisse, kasutab toetuste arvestaja SAP BO aruannet RP007, mis võimaldab saada

välistoetusega seotud kulutusi tõendavate alusdokumentide nimekirja koos abikõlblike

summadega, või SAP BO aruannet RP008, mis võimaldab saada kodumaise toetusega seotud

kulutusi tõendavate raamatupidamiskannete nimekirja kontode kaupa koos kannetele lisatud

selgitusega. Tööjõukulude kohta võetakse maksetaotlusse detailsem info SAP BO aruandest

HR025.

11. Kord aastas, hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuaril saadab toetuste arvestaja saadud toetuste kohta

teatise toetuse andjale või vahendajale, kui toetusega seoses jäid bilanssi nõuded ja kohustused.

6.6. Toetuste vahendamine

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja, tarnijate registri andmete muutja, kontoväljavõtete

sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vahendatud toetusest teadasaamisel vastavalt Toimemudelis kokku lepitud

tähtajale; SFOSis kajastatud vahendatud toetuste korral SFOSist SAPi liidese kaudu saabunud

dokumentide alusel järgmisel tööpäeval, üks kord aastas aasta lõpu seisuga ka toetuse saajatelt saadud

saldoteatiste alusel, mille kohta tehakse tühistuskanded siis, kui SFOSist tulevad hiljem automaatkanded;

vahendatud toetuste tulud ja kulud kajastatakse võimalikult samas perioodis toetuste saajate

maksetaotlustes esitatud kuludega; kanded igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks lähtudes

teadaolevast informatsioonist toetuste vahendamise kulude kohta.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, juhend „SFOSi dokumentide menetlus SAPis“,

juhend toetuste saldode inventeerimise kohta alates 2019

27

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetuse andmise, tagasinõude, intresside või

viiviste arvestuse dokument saabub SAPi SFOSist:

1. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib igapäevaselt e-postkasti [email protected], otsides

sealt Asutusele vajalikke tarnijaid ja tagades nende õige sisestamise SAPis lähtudes SFOSis

registreeritud toetuse saajast või toetuse saaja makse saajast.

2. Toetuse arvestaja registreerib tarnija SAPis, võttes lisaks käesoleva korra punktis 4.2. kirjeldatule

arvesse SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise juhendis tarnija loomise

peatükis kirjeldatud nõudeid. Korteriühistu korral kasutatakse ühekordse tarnija koodi 5900004.

3. Toetuste arvestaja kontrollib ja postitab igal tööpäeval transaktsioonis FBV0 SFOSist eelmisel

tööpäeval saabunud pargitud dokumendid, mille viide on „SFOS“. Kõik dokumendid, mis peavad

minema SFOSis kinnitamisest kolme tööpäeva pärast maksmisele (ei ole makseblokiga), tuleb

parklasse saabumisele järgneval tööpäeval postitada. Kui dokument vajab selgitamist ja seda ei saa

saabumise päeval postitada, tuleb seda teha esimesel võimalusel, tehes ühtlasi vajaduse korral

riigikassale käsitsi broneeringu dokumendil näidatud maksetähtpäevaks.

4. Parklasse tekkinud kanded tuleb enne postitamist võrrelda SAP BO SFOSi maksekorralduste

aruandega SF109. Makseks minev kohustis kokku ja selle jaotus EL ja kaasfinantseerimise osaks

peab võrduma aruande SF109 kohase maksekorraldusega.

5. Parklasse tulevad makseblokiga tagasinõuete ja ettemaksete tasaarveldamise kanded tuleb

postitada ja siduda tagastusnõude või ettemakse kontoga samuti parkasse saabumisele järgneval

tööpäeval, võttes arvesse aruande SF109 infot ning SAPi kande infot (makseblokk, kanderea teksti

märge TT tagastusnõude korral, ET ettemakse sulgemise korral). Sidumine tuleb teha SAPi

transaktsiooniga F-44, arvestades sidumise kuupäeva reegleid (vt juhend „SFOSi dokumentide

menetlus SAPis“).

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetust antakse edasi projekti partneritele:

1. Toetuste arvestaja võtab toetuse saaja maksetaotluse või teatise alusel arvele kulutuse ja kohustise

saaja ees ning paralleelselt tulu ja nõude toetuse andja vastu.

2. Vahe korral täpsustab toetuste arvestaja andmeid saajaga, paludes saata teatise vahe

korrigeerimiseks, teatise saamisel teeb korrigeerimiskanded SAPis.

3. Kontoväljavõtete sisestaja kajastab toetuste laekumised SAPis transaktsiooniga F-02 või F-06 ning

seob nõuded.

4. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus SAP BO aruannete alusel toetuste tulude ja kulude

vastavust.

5. Kord kuus vormistab toetuste arvestaja teatise toetuse andja raamatupidamisele, kajastades selles

kuus arvele võetud toetuse arvel tehtud kulutused, sh toetuste vahendamisega seotud kulutused.

6.7. Muud nõuded klientidele

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval nõude arvelevõtmisest teadasaamisel, perioodiliste nõuete

korral vastavalt Toimemudelile

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Muude nõuetena mõistetakse käesolevas korras niisuguseid nõudeid, mille korral ei väljastata

müügiarveid (v. a saadud toetused, vt punkt 6.5.).

28

Muude nõuete arvestuse toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja saab Asutuselt andmed nõude arvelevõtmiseks DHSi kaudu või e-posti teel või

lähtudes kuludokumentidele lisatud infost nõude arvelevõtmiseks.

2. Müügi arvestaja võtab nõude arvele SAP müügireskontros sobiva transaktsiooniga, üldjuhul F-22.

3. Nõude dokumendi loomisel sisestab müügi arvestaja päises viite lahtrisse alusdokumendi numbri.

Nõude salvestamisel lisab ta SAPi dokumendi numbri omakorda alusdokumendile (näiteks DHSis).

4. Müügi arvestaja jälgib vähemalt üks kord kuus nõuete laekumise tähtaegsust SAP BO aruande

„Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ alusel. Ta kontrollib ühtlasi, kas nõuded tuleb siduda

saadud ettemaksetega või kohustustega. Sidumiseks kasutab ta transaktsiooni F-32.

5. Maksetähtaja ületanud nõuete kohta, mida ei olnud võimalik siduda saadud ettemaksete või

kohustistega, saadab müügi arvestaja info Asutusele või otse kliendile, kui Toimemudel näeb seda

ette.

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud

7.1. Saldode kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: saldode kontrollija

Toimingu tähtaeg/kestvus: saldosid kontrollitakse perioodiliselt Sise-eeskirjas või Toimemudelis määratud

tähtajal või vajaduse tekkimisel.

Viited: Üldeeskiri § 50 lg 1, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAPi kasutusjuhendid, sh „Eelarve täitmise vigade

vältimine“, „Ebatõenäolised nõuded“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse ja tähtajad kontode saldode perioodiliseks

kontrollimiseks kontode ja vajaduse korral lisaks Asutuste kaupa.

 Kontode kontrollimisel arvestatakse erinevate kontode tehniliste iseärasustega. Näiteks reskontro

kontodel tegeldakse avatud kannete kontrollimisega klientide ja tarnijate kaupa, jälgides

muuhulgas tähtajaks tasumata nõudeid ja kohustisi ning ettemaksete õigeaegset sulgemist.

Pearaamatu kontodel, millel on nõutav avatud kannete haldus (Open item management), suletakse

kontrolli käigus saldod, mille jääk on null.

 Kontode kontrollimiseks kasutatakse SAPi või SAP BO aruandeid.

Saldode kontrollimise toimingu sammud:

1. Töötaja võtab väljavõtte kontrollimisele kuuluvast pearaamatu kontost või tarnijate või klientide

reskontrost ekraanile või salvestab Excelisse ja viib läbi saldode kontrolli. Saldode kontrollimiseks

kasutatakse SAP BO aruandeid. SAPist võetakse operatiivinfo päringuid tehingute kohta.

2. Panga vahekontode saldod kontrollitakse igapäevaselt. Panga vahekonto saldo peab olema null

(kontrollitakse transaktsiooniga FAGLL03). Panga vahekonto avatud kanded suletakse

igapäevaselt vastavalt käesoleva dokumendi punktile 3.2.

3. E-riigikassa ja muu kodupanga saldot võrreldakse pangakonto väljavõttega vähemalt iga järgmise

päeva hommikul või välispankade puhul kontoväljavõtte saamisel, muul juhul vähemalt kord kuus.

E-riigikassa kontode saldode õigsuse kontrollimiseks võrreldakse iga järgmise tööpäeva hommikul

e-riigikassa aruannet kontode lõkes SAPi transaktsiooni FEBA paigutusega „Pankade

koondkäibed“.

29

4. Tarnijate ja klientide korral kontrollitakse ettemaksete olemasolu korral jooksvalt ettemaksete

sulgemise vajadust ning suletakse ettemaksed koheselt peale sellega seotud nõude või kohustise

arvelevõtmist.

5. Vähemalt kord kuus viiakse pearaamatu kontodel, millel on kontoplaani kohaselt ette nähtud

avatud kannete haldus, läbi kannete sulgemine. Selleks seotakse kanded transaktsiooniga F.13 ja

seejärel kontrollitakse avatuks jäänud konto käibed transaktsiooniga FAGLL03. SAP Pearaamatu

juhendis on kirjeldatud kontod, millele transaktsioon F.13 on taustatööna automaatselt aktiveeritud.

Ülejäänud juhtudel kasutatakse kannete sidumiseks transaktsiooni F-03. Välisvaluutas toimunud

tehingute sidumine toimub transaktsiooniga F-51.

6. Aasta alguses tuleb kontrollida, kas klientide ja tarnijate kanded on eelmise aasta lõpu seisuga

seotud. Sidumata kanded tuleb käivitada transaktsiooniga F.13 (nii kliendid kui ka tarnijad

defineeritud tingimustel) või F-32 (kliendid) või F-44 (tarnijad).

7. Vastavalt Sise-eeskirjas määratud tingimustele viiakse läbi ja kajastatakse nõuete ebatõenäoliseks

hindamist lähtudes SAPi kasutusjuhendist „Ebatõenäoliseks hindamine“.

8. Lõpetamata põhivara soetuste (kontod 155910, 156910) kohta saadab saldode kontrollija Asutusele

vähemalt juuni, septembri ja detsembri lõpu seisuga väljavõtte ja jälgib Asutuselt tagasiside

saamist, et tagada lõpetatud ja kasutuselevõetud põhivara õigeaegne ümberklassifitseerimine ja

amortisatsiooni arvestuse õigsus.

9. Aasta lõpu tegevusena tuleb avatud nõuded ja kohustised üle viia järgmisesse aastasse

transaktsiooniga FMJ2. Bilansikonto 70001001 tuleb tõsta tühjaks kontole 70001000. Soovi korral

võib teha tasanduskande kontol 20350000 või 10350000, et aasta lõpuga ei jääks saldot

tulukeskuste lõikes kontole 29900095. Sihtasutusel viiakse kontolt 29800000 saldo kontole

29800100. Konto saldot tulukeskuste lõikes näeb aruandes FAGLB03 või SAP BO aruandes

RP009.

7.2. Aastainventuurid

Toimingus osalejad/vastutajad: talituse pearaamatupidaja, saldode kontrollijad, Asutused

Toimingu tähtaeg/kestvus: auditeeritud aastaaruande esitamise nõuetest tulenevatel tähtaegadel

Viited: Üldeeskirja § 50-52, Sise-eeskiri, Toimemudel

Toimingu üldised põhimõtted:

 Nõuete ja kohustiste inventeerimise dokumenteerimiseks kasutatakse ühtlustatud vorme lähtudes

käesoleva korra lisast. Vormide kasutamisel võib lisada neisse sobivaid veerge, et detailiseerida

inventeeritavaid saldosid lisainfoga (näiteks lisada eelarve tunnused - eelarve liik, objekt, konto,

tegevusala, toetus) või kirjeldada selleks eraldi pealkirjastatud lisaveergudes täpsemalt, mida

inventuuri käigus tehti ja millisele tulemusele jõuti.

 Asutuse bilansikontode inventeerimise kohta võib vormistada mitu erinevat tabelit (nimekirja) või

ühe tabeli, milles on kajastatud kõik asutuse 6-kohalised bilansikontod tehingupartnerite, toetuse

koodide ja projekti koodide kaupa ning selgitatud, kuidas ja kelle poolt kontode saldod inventeeriti

– vt käesoleva korra lisaga 1 kehtestatud inventuurivormid, leht „As-koondakt detailidega“. Selles

kajastatakse ka põhivara ja muud kontod, mis inventeeriti Asutuse poolt, lisades selgituste veerus

viite Asutuse inventuuridokumendile ja märkides inventeerija veergu FAO saldode kontrollija

nime, kes kontrollis Asutuse inventuuridokumendis märgitud andmete vastavust bilansikonto

saldole.

30

 Inventeerimist tõendavate algdokumentidena kasutatakse mitmesuguseid infosüsteemide kaudu

saadavaid dokumente, nagu saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, SAPi aruanded, SAP BO

aruanded, saldoandmike infosüsteemist saadud aruanded, toetuse saaja saldoteatised.

 Kui inventuuri käigus tuvastatakse vahesid, mis jäävad parandamata, siis esitatakse

inventuuridokumendis selle kohta selgitused ja põhjendused.

 Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse inventuuride läbiviimise ja inventuuridokumentide

koostamise korraldamiseks ning inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

 Talituse pearaamatupidaja suhtleb Asutustega olemaks kursis inventuuride läbiviimise

korraldamise ja inventuuride tähtaegse toimumisega Asutustes, et tagada aasta lõpetamisega seotud

kontode saldode inventeerimine. Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse Asutuste poolt läbi

viidud inventuuride kohta inventuuridokumentide saamise jälgimiseks ning

inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

 Vastavalt Riigikontrolliga kokku lepitule ei saadeta saldokinnituskirju tarnijatele, kui arvele võetud

kohustised on tavapärase tegevuse tulemusel tekkinud kohustised, mis lähevad maksetähtpäeval

tavakorras tasumisele.

 Vastavalt Riigikontrolliga kokku lepitule saadetakse müüginõuete kohta saldokinnituskirjad

juriidilistele isikutele, kui inventuuri tegemise ajaks laekumata nõude summa on alates 5 000 eurost

ja kui maksetähtpäev pole inventuuri tegemise ajaks saabunud (füüsilistele isikutele ei saadeta).

Laekumata nõuete korral, mille maksetähtpäev on inventuuri tegemise ajaks saabunud, saadetakse

meeldetuletuskiri vastavalt Toimemudelis meeldetuletuskirjade kohta kokku lepitule.

 Sihtfinantseerimise nõuete (kontogrupid 1035, 1535) ja saadud ettemaksete (kontogrupp 2038)

kohta ei saadeta saldokinnituskirju, kuna sisuliselt kinnitatakse saldosid maksetaotluste esitamisega

ja abikõlblike kulude õigeaegse kajastamise ning tulude ja kulude võrdsuse kontrollimisega, st

nõuded või saadud ettemaksete vähendused ja tulud võetakse arvele lähtudes aruandeaastas

kajastatud kulutustest. Reaalsete grantide nõuete inventuuri käigus kontrollitakse SAP BO

aruandest KASSA009, kas sildfinantseerimise laekumise tähtaeg ei ole saabunud. Kui

sildfinantseerimine peaks olema lõppenud, saadetakse asutusele järelepärimine nõude õigeaegselt

laekumata jäämise selgitamiseks. Saadud ettemaksete inventeerimisel veendutakse, kas igal

reaalsel grandil on aasta jooksul toimunud liikumisi. Kui aasta jooksul ei ole reaalsel grandil

liikumisi toimunud, saadetakse asutusele järelpärimine saadud ettemakse saldo õigsuse

selgitamiseks. Saldoandmike esitajatega võrreldakse nõuded ja kohustised lisaks üldeeskirja § 25

lõikes 7 sätestatud teatistega ja ka saldoandmike infosüsteemis. SFOSis arvestatud statistiliste

grantide korral koostab välispartnerile (sh Euroopa Komisjon) maksetaotlusi makseasutus (nt RTK

toetuste maksete osakond), võttes arvesse SFOSis toetuste saajate poolt esitatud maksetaotlusi.

Saldode inventeerija arvestab vahedega, kui SAPis on tehtud kandeid toetuse saaja teatise alusel,

mis ei ole SFOSi maksetaotluste kaudu veel SAPi jõudnud.

 Sihtfinantseerimise ettemaksete (kontogrupp 1038) ja sihtfinantseerimise tagasinõuete (konto

103650) kohta saadetakse neile juriidilistele isikutele, kes ei esita saldoandmikke,

saldokinnituskirjad, kui makstud ettemakse või tagasinõude summa on alates 20 000 eurost.

Tagasinõuete hindamisel võetakse arvesse ka SFOSis veel kinnitamata (menetluses) nõuded ning

kontrolliva rakendusüksuse kommentaarid.

 Sihtfinantseerimise kohustiste kohta (kontogrupp 2035) ei saadeta saldokinnituskirju, kui need

lähevad maksetähtpäeval tavakorras tasumisele. Kohustiste inventeerimisel eeldatakse, et toetuste

saajad, kes ei esita saldoandmikke, on huvitatud raha võimalikult kiirest laekumisest, mistõttu nad

on aastaaruande koostamise ajaks oma maksetaotlused eelmise aasta kohta esitanud. Kohustiste

31

kohta, mis on arvele võetud enne aruandeaasta algust ja mida ei ole aruandeaasta jooksul välja

makstud, saadetakse järelepärimine asutusele.

Aastainventuuride läbiviimise ja dokumentatsiooni koostamise ja kogumise sammud:

1. Talituse pearaamatupidaja veendub ministeeriumi ja Asutuste otsuste olemasolus

aastainventuuride läbiviimiseks.

2. Talituse pearaamatupidaja arutab Talituses nõuete ja kohustiste inventeerimise tööjaotust, et tagada

saldode kontrollijate informeeritus ja inventuuride ladus läbiviimine.

3. Talituse pearaamatupidaja määrab saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad SAPis koostavad

ja välja saadavad.

4. Saldode kontrollijad võivad koostada saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside kohta eraldi

dokumendi, vt inventeerimisdokumendi vorm „Saldokinnituskirjadega inventeerimine“. Sellesse

vormi võetakse kõikide reskontro kontode saldod SAP BO aruandest RP002 ja RP003 ning

märgitakse seejärel ära, millistele klientidele saldokinnituskirjad saadeti ning millistelt tarnijatelt

või klientidelt saldokinnituskirjad saadi. Vastamisel märgivad saldode kontrollijad sellesse

dokumenti vastuse andmed.

5. Saldode kontrollijad võivad saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside info märkida Asutuse

inventuuriakti detailsele vormile (saldokinnituskirjadega inventeerimise dokumendi asemel), kus

on kajastatud ka muude kontode inventeerimise andmed ja selgitused (vt käesoleva korra lisaga 1

kehtestatud inventuurivormid, leht „As-koondakt detailidega“).

6. Selgunud vahe korral käivitab saldode kontrollija vahe väljaselgitamise ja vajaduse korral ka saldo

korrigeerimise töövoo ning vastutab inventeerimisdokumenti tulemuse märkimise eest (selgitus

vahe kohta, kes, mis põhjusel vahe parandas).

7. Kui Asutuse bilansikontode inventeerimiseks ei kasutata ühist vormi, koostavad saldode

kontrollijad iga Asutuse kohta aasta lõpu seisuga reskontro kontode, s.o klientidega seotud nõuete

ja tarnijatega seotud kohustuste kontode inventeerimise vormid, kus kajastatakse kontode

analüütika klientide ja tarnijate kaupa. Inventeerimise dokumentide loomisel kasutatakse SAP BO

aruandeid RP002 ja RP003. Inventeerimisel veendutakse saldode õigsuses lähtudes

saldokinnituskirjadest, saldoandmike infosüsteemis tehtud võrdlustest ja visuaalsest kontrollist.

Visuaalse kontrolli käigus vaadatakse üle reskontro kontod, kulu kajastamise perioodid,

maksetähtajad (kas need on loogilised ja reaalsed), ettemaksete olemasolu (kas need on

põhjendatud või tuleks sulgeda) jms.

8. Toetustega seotud bilansikontode inventeerimiseks koostavad saldode kontrollijad iga Asutuse

kohta eraldi sihtfinantseerimisega seotud tekkepõhiste ja kassapõhiste eelarvete täitmise aruanded,

kasutades SAP BO aruannet EA005. Toetuste saldode inventeerimiseks veendutakse saldode

õigsuses lähtudes tekkepõhiste tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Inventuuridokumendist peab

olema võimalik välja lugeda, et tulude ja kulutuste vastavus on üle kontrollitud. Erinevuste korral

kirjutatakse selle kohta põhejndus. Lisaks saadetakse toetuste saldode kohta järelepärimised

Asutusele, kui sildfinantseerimise tähtaeg on ületatud või kui nõuete või kohustiste, sh saadud või

antud ettemaksete saldod on aasta jooksul seisnud liikumiseta.

9. SFOSis peetavate toetusmeetmete korral võrreldakse ettemaksete saldod SAP BO aruandega SF38

või SF35 ja tagasinõuete saldod SAP BO aruandega SF33. Tagasinõuete aruanne SF33 saadetakse

lisaks ülevaatamiseks RTK toetuste arendamise osakonna järelevalve ja riskijuhtimise osakonnale,

et nad kinnitaksid tagasinõuete laekumise tõenäosust ja esitaksid lisainfot, kui neile on teada

rikkumisi eelmise aasta lõpuni kajastatud toetuste kohta, mille kohta veel ei ole infot SFOSi

sisestatud. Saadud tagasiside alusel hindab saldode kontrollija inventeerimise käigus täiendavate

32

tagasinõuete arvelevõtmise ja nõuete allahindamise vajadust ja vajaduse korral täiendab

inventuuridokumenti lähtudes SAPis muudetud saldodest.

10. Saldode kontrollijad võivad koostada eraldi pearaamatu tüüpi kontode inventeerimise

dokumendi(d), mida võib sobivalt jaotada alamdokumentideks lähtudes nende sisust. Teatud

kontod, mis saadetakse ülevaatamiseks Asutusele, võib grupeerida ühte alusdokumenti lähtudes

sellest, kellele need ülevaatamiseks saadetakse. Kui kontodel on SAPis avatud nõuete haldus, siis

kasutatakse inventeerimise dokumendi saamiseks SAP BO aruannet RP017 „Pearaamatu tüüpi

kontode analüütilised saldod“.

11. Personaliteenuste osakonna töötaja inventeerib palgaarvestusega ja palkadelt arvestatud

maksudega seotud saldod, samuti puhkusetasu maksmise kohustuste ja ettemaksetega seotud

saldod ja esitab need allkirjastatult Talitusele.

12. Asutuse nõuete ja kohustiste inventeerimise dokumendi alusena kasutatakse Asutuse kohta SAP

BO aruannet RP009 „Kontode saldod kuu lõpus“.

13. Inventeerimise dokumendis viidatakse hilisematele parandustele, kui audit pole veel lõppenud ja

esialgset inventuuri dokumenti korrigeeritakse, tuues välja parandamise põhjuse.

14. Saldode kontrollijad koguvad Asutuse nõuete ja kohustiste inventeerimise alusdokumendid ja

koondakti võimaluse korral ühte digikonteinerisse. Kui ühte digikonteinerisse kogumine ei ole

otstarbekas, säilitakse mitmeid allkirjastatud dokumente. Inventeerimise dokumendi töölehtedel

kajastatakse dokumendi koostajana kontrollija(te) nimi (nimed). Inventeerimise alusdokumentide

digitaalne allkirjastamine toimub lähtudes valitsemisala pearaamatupidaja korraldusest kas tema

enda või saldode kontrollija(te) poolt. Asutuse saldode inventeerimise digitaalselt allkirjastatud

dokument (dokumendid) saadetakse Talituse poolt Asutusele teadmiseks.

15. Kui saldokinnituskirjadega inventeerimise dokument on koostatud kogu valitsemisala kohta eraldi

alusdokumendina, allkirjastatakse see valitsemisala pearaamatupidaja ja saldode kontrollija(te)

poolt, kes kinnituskirjade väljasaatmise ja vastuste kogumisega tegeles(id).

16. Kui Asutus vajab inventuuri läbiviimiseks Talituselt inventuurinimekirja, näiteks lõpetamata

ehituste inventeerimiseks, siis lepib Talitus Asutusega kokku kuupäeva, millal nimekiri saata

(millal on kõikide tehingute kohta dokumendid saadud ja kanded tehtud), võtab SAP BOst või

SAPist nimekirja koos sobivate inventeerimiseks vajalike andmetega ja saadab Asutusele.

17. Kui Asutuse poolt läbi viidud inventuuri käigus selgus korrigeerimist vajav saldo, viib saldode

kontrollija parandused sisse Asutusest saadud dokumendi alusel.

18. Talituse pearaamatupidaja koostab valitsemisala bilansikontode inventuuri koondakti, kasutades

SAP BO aruannet RP016 „Bilansikontode inventuuri koondakt“. Selles esitatakse kõikide Asutuste

bilansikontode saldod ning valitsemisala koondsaldod. Koondakti koostamisel veendub

pearaamatupidaja selles, et kõikide Asutuste kõik bilansikontode saldod on inventeeritud.

8. Maksuarvestuse toimingud

8.1. Erisoodustuste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt aruande esitamise tähtajal iga kuu 10.kuupäeval

Viited: tulumaksuseadus, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

Toimingu üldised põhimõtted:

33

 Erisoodustuse maksukulu kajastatakse erisoodustuste kuludega samas kalendrikuus, et tagada

maksuarvestuse õigsus ja kontrolli lihtsus.

 Erisoodustuste maksukohustised arvestatakse korraga tervele valitsemisalale, käivitades selleks

SAP BO aruande RP011 „Erisoodustused“ kogu valitsemisala kohta. Selle alusel tehakse kanne

SAPi kõikide asutuste kohta ühe dokumendina.

 Erisoodustuse kulusid sisestatakse perioodidesse, mille kohta on deklaratsioon juba esitatud, ainult

siis, kui see on vajalik maksuarvestuse või aastaaruande õigsuse tagamiseks. Sellisel juhul teavitab

kohustiste arvestaja e-posti teel seda kohustiste arvestajat, kes vastutab erisoodustuste

deklareerimise õigsuse eest ja sisestab raamatupidamiskandeid maksude kohta.

Erisoodustuste arvestamise toimingu sammud

1. Kohustiste arvestaja kajastab ametiautode ja korterite erisoodustuste arvestuse baassummad

bilansivälistel kontodel transaktsioonis F-02 dokumendi tüüp SA, ametiautode kohta kontodel

96000000 ja 96000001 ning ametikorterite kohta kontodel 96000010 ja 96000011.

2. Erisoodustuse maksude kande tegemiseks avab kohustuste arvestaja SAP BO aruanne RP011

„Erisoodustused“, valides päringu parameetriteks valitsemisala ja aruande esitamise perioodi.

3. Kohustiste arvestaja impordib aruande vahelehelt „Erisoodustuse kanne“ Excelisse.

4. Kohustiste arvestaja omab Asutuste või teiste kohustiste arvestajate kaudu saadud infot selle kohta,

milliste toetuste erisoodustuse kulu on abikõlbulik, aga maksukulu mitte. Kui selliseid toetusi on,

siis muudab ta Exceli failis vastaval real eelarve tunnused.

5. Kohustiste arvestaja impordib Excelisse salvestatud erisoodustuse kande SAPi transaktsiooniga

ZFI_SALDO dokumendi tüübiga SA.

6. Kohustiste arvestaja sisestab erisoodustuste kohta TSD lisa 4 e-maksuameti infosüsteemi või annab

info edasi PTO-le, kes sisestab deklaratsiooni.

7. Kohustiste arvestaja käivitab transaktsiooni ZHR_Palgamaksud variandiga „Erisoodustus“, mis

tekitab erisoodustustelt arvestatud maksude ettemaksu ettepaneku kanded.

8. Kohustiste arvestaja teeb lisakandeid varasematesse kuudesse lisatud erisoodustuste kulude kohta

maksude arvestamiseks ja parandab vajaduse korral varasemate kuude maksudeklaratsioonid e-

maksuameti infosüsteemis.

8.2. Käibemaksu arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt iga kuu 20.kuupäeval

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Asutuste kohta, kes on pöördkäibemaksukohuslased, esitatakse käibedeklaratsioon (KMD).

 Asutused kohta, kes on käibemaksukohuslased, esitatakse nii KMD kui ka selle lisad KMD INF A

ja B. Lisaks esitatakse ühendusesisese käibe aruanne VD.

 KMD ja selle lisad koostatakse SAP BO aruande RP010 alusel ja sisestatakse e-maksuameti

infosüsteemi. Vajaduse korral tehakse ümberarvutused, mis tulenevad osalisest sisendkäibemaksu

määrast või muudest põhjustest, mille korral on vaja deklaratsiooni või selle lisasid korrigeerida.

 Müügisüsteemi ERPLY korral saab kohustuste arvestaja KMD lisa INF A andmed ERPLYst.

34

 Üldjuhul ei tee kohustiste arvestajad täiendavaid kandeid, mis muudavad käibemaksu kohustist või

sisendkäibemaksu, peale kuu kohta KMD esitamist. Erandkorras peab kohustiste arvestaja

informeerima sellest e-posti teel Asutuse KMD koostaja ülesannetes olevat kohustiste arvestajat.

Käibedeklaratsiooni esitamise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja käivitab hiljemalt KMD esitamisele eelneval tööpäeval SAP BO aruande

RP010 „Käibedeklaratsioon“, valides asutuse koodi, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse.

Aruandest RP010 saab eelarvetunnuste ja summade algandmed KMD ja KMD INF A ja B

koostamiseks ning käibemaksu konteeringute tegemiseks.

2. Kohustiste arvestaja arvestab välja käibemaksukohustuslase sisendkäibemaksu ning kajastab

osalise käibemaksu kulusse kandmise.

3. Kohustiste arvestaja võtab arvele pöördkäibemaksukohustuse Maksu- ja Tolliameti ees kontole

20300002 aruande RP010 alusel, kui seda ei ole tehtud kuu jooksul jooksvalt.

4. Kui kohustiste arvestaja tahab sulgeda konto 10370000 eelmise kuu jääki, viib ta selle kontole

10370100 ja/või kontole 10370101 transaktsiooniga F-02.

5. Kohustiste arvestaja sulgeb SAPis sisendkäibemaksu kontodel 10370100 ja/või 10370101 ja

arvestatud käibemaksu kontol 20300100 käibemaksukohustuse kontole 20300002 või käibemaksu

pearaamatu ettemaksu kontole 10370000 käibemaksukoodiga A1 eelarve liikide ja muude eelarve

tunnuste lõikes. Summad leitakse SAP kontoväljavõtte FAGLL03 alusel, valides kuu, mille kohta

kannet tehakse, arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod ning paigutuse „Eelarve 1“, mis kuvab

ekraanile summad eelarvetunnuste ja raamatupidamise kontode lõikes. Kui tulemuseks on

käibemaksu kohustus, siis teeb kohustiste arvestaja kande transaktsiooniga ZFI_KMSULGEMINE

või F-43. Kui tulemuseks on käibemaksu ettemaks, siis kajastab kohustuste arvestaja ettemaksu

transaktsiooniga F-02 dokumenditüübiga SA, kandes arvestusobjektid kõikidele kande ridadele.

6. Järgmisel tööpäeval peale kannete tegemist käivitab kohustiste arvestaja SAP BO aruande RP010

„Käibedeklaratsioon“ uuesti ja veendub andmete õigsuses. Sealhulgas kontrollib ta, kas

maksekohustus kontol 20300002 või ettemaks kontol 10370000 on samas summas, nagu

käibedeklaratsiooni aruandes või kas see vastab mahaarvamisele kuuluvale sisendkäibemaksu

proportsioonile, kas kõikidelt nõutavatelt summadelt on arvestatud pöördkäibemaks.

Pöördkäibemaks on õige, kui käibedeklaratsiooni kõige alumises lahtris on summa, mis võrdub

käibedeklaratsiooni punktis 6 olevalt summalt arvestatud käibemaksuga.

7. Kohustiste arvestaja võtab vajaduse korral KMD INF A ja B deklaratsiooni Excelisse ja muudab

vajaduse korral sisendkäibemaksu summad vastavaks proportsioonile.

8. Kohustiste arvestaja sisestab KMD, KMD INF A ja B osa ning KMD VD aruanded e-maksuameti

infosüsteemi.

9. Kohustiste arvestaja kontrollib, et varasematesse kuudesse ei ole arvestatud ja sisendkäibemaksu

kontodele summasid sisestatud. Selleks avab ta SAP aruande FAGLL03 ja valib arvestatud ja

sisendkäibemaksu kontod. Kui kontode saldo on aruande esitamise seisuga null, siis varasematesse

perioodidesse kandeid tehtud ei ole ja varasemate kuude KMD muutmise vajadus puudub.

10. Kohustiste arvestaja otsib varasematesse perioodidesse lisatud kanded üles, valides FAGLL03

sisendkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kontod ning perioodi aasta algusest kuni eelneva kuuni

enne deklaratsiooni esitamist. Valides paigutuse /PEARM, saab ta detailse infot pearaamatu

kannete kohta. Filtreerides kanded, kus maksukood ei ole A1 ja sisestamise kuu, mille kohta

deklaratsiooni koostatakse, ei ole kuni eelmise deklaratsiooni koostamise kuupäevani, saab ta

ekraanile kanded, mis on tehtud varasematesse perioodidesse peale KMD esitamist.

35

11. Lähtudes tehtud parandustest teeb kohustiste arvestaja lisakanded käibemaksu kajastamiseks ja

parandab KMD Maksu- ja Tolliameti infosüsteemis.

9. Eelarvetega seotud toimingud

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, toetuste arvestaja, RTK riigiarvestuse spetsialist,

Rahandusministeerium

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Toetuste haldamise mooduli juhend“ punktid

1-3 ja punktid 5-9

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib välisabi toetuste (grantide) loomise ja eelarve sisestamise ühele või mitmele

toetuste arvestajale.

 Kui Asutusele on antud SAPi litsents ja Asutusega on Toimemudeli alusel kokku lepitud, et ta avab

toetusi ja sisestab neile eelarveid ise, toimub see töö Asutuses.

 Eelarve avab vastavalt Kassalise teenindamise eeskirjale Rahandusministeerium

sildfinantseerimise andmise korral või RTK riigiarvestuse spetsialist.

 SFOSis registreeritud toetuste meetmete rakendusskeemidele avab SAPis vastavad toetused ning

saadab SFOS-SAP liidese töötamiseks SFOSile vajalikud arvestusobjektide koodid SFOSi

kasutajatoele RTK riigiarvestuse spetsialist. Nimekirja SFOSi toetuste koodidest hoitakse RTK

Riigi raamatupidamise võrgukettal kataloogis 4-4 Riigiraamatupidamise tehnilised dokumendid -

> SAP. Kui SFOSis registreeritakse kodumaine toetus, millele SAPis vastab reaalne

eelarvekontrolliga toetus, tagab talitus, kelle kliendiks on vastav rakendusasutus, toetusele eelarve

info saamise toetuse andja Asutuselt.

Toetustega seotud toimingu sammud:

1. Toetuste arvestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info uue toetuse loomiseks ja sellele

eelarve sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist saab SFOSis avatud toetusmeetme info SFOSi

kasutajatoelt.

2. Toetuste arvestaja või RTK riigiarvestuse spetsialist loob uue toetuse transaktsiooniga

GMGRANT, tagades õige sponsori, kellelt raha laekub, kehtivusaja ning eelarve perioodide

avamise aastate kaupa. Splitting rule peab olema 1 ning mõlemad eelarveaasta variandid (Fiscal

Year variant) peavad olema K4. Eelarve vahelehel saab blokeerida toetuse tuleviku eelarveaastad,

et need jääksid hilisemast eelarve sisestamise dokumendist välja. Kui periood kätte jõuab, siis

eemaldab toetuste arvestaja blokeeringu, kui toetus kandub edasi järgmisesse aastasse või pikendab

toetuse perioodi ja lisab uue eelarveaasta. Lehele Viide sisestab ta lepingu või SFOSi koodi

(Internal Reference) ning eelarveobjekti koodi (External Reference). Dimensioonide lehele sisestab

ta eelarvega seotud tunnused – liigi, eelarveüksuse ja eelarve kontod, millele eelarve avada.

3. Toetuste arvestaja sisestab toetusele eelarve transaktsiooniga GM_CREATE_BUDGET vastavalt

Toetuste haldamise mooduli juhendile. Eelarve sisestatakse kahest varasemal juhul – kas on

toimunud laekumine või on vajalik sildfinantseerimine. SFOSis registreeritud riigieelarvelise

toetuse eelarve kajastab RTK riigiarvestuse spetsialist, vähendades samaaegselt Asutuse eelarvet

ilma toetuse koodita.

4. Kui toetusele on eelarve sisestatud laekumise alusel, annab toetuste arvestaja sellest teada RTK

riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel. RTK riigiarvestuse spetsialist avab eelarve ja teavitab

36

sellest Asutust ja toetuste arvestajat. Eelarve avamisel kasutatakse teksti väljal järgmisi lühendeid,

et saada aru eelarve sisust: JÄÄK (eelmisest aastast üle tulnud jääk); LAEK (laekumise alusel

avatud); SILD (sildfinantseerimise andmine); YMKL (ümberklassifitseerimine, mis ei muuda

eelarve mahtu, näit K-lt I-le).

5. Kui toetusele on eelarve sisestatud sildfinantseerimise taotluse alusel, siis saadab toetuste arvestaja

eelarve sisestamise kohta teate Asutusele.

6. Toetuste arvestaja tõstab aasta lõpu seisuga kasutatud arvelduskrediiti jäägi kontole 20810000,

järgmise aasta alguses teeb vastupidise kande (Reverse).

7. Toetuste arvestaja sisestab aasta alguse kassalise raha jäägi SAP BO aruande EA005 järgi kontole

99999997 toetuste kaupa (eelarve liik 40 vi 41, vastaskanne samal kontol ilma toetuse koodita), et

tagada toetuste kassapõhise jäägi arvestus.

8. Kodumaiste toetuste tekkepõhised ettemaksete jäägid aasta alguseks sisestatakse läbi konto

99999996, kui nende arvestuseks ei kasutata toetuste koode ning vastasel korral poleks võimalik

jääke toetuste suure arvu tõttu leida.

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse

Toimingus osalejad/vastutajad: RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt 5 päeva jooksul riigieelarve või selle muudatuse saamisest

Viited: SAPi kasutusjuhend „Eelarvestamise mooduli kasutusjuhend“ punkt 4

Toimingu üldised põhimõtted:

 Tekkepõhine riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse RTK riigiarvestuse spetsialisti poolt

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnast saadud info alusel. RTK riigiarvestuse spetsialist

kontrollib alusdokumendi olemasolu ning dokumendil oleva info vastavust eelarve

juhendmaterjalidele (arvestusobjektide kasutamise reeglid, riigieelarve muudatuste otsustamise

reeglid).

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

1. RTK riigiarvestuse spetsialist saab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna töötajalt e-posti

teel info Exceli kujul või vabas vormis riigieelarve või selle muudatuse sisestamiseks. RTK

riigiarvestuse spetsialist kontrollib infot, sh vajaliku tõendusmaterjali olemasolu (alusdokumenti).

2. RTK riigiarvestuse spetsialist sisestab eelarve transaktsiooniga FMBB, valides õige dokumendi

tüübi. Riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse dokumendi tüübiga Z001, eelmisest aastast

järgmisesse aastasse viidud eelarve sisestatakse dokumendi tüübiga Z006. Igale reale lisatakse

selgitus, et oleks võimalik seostada sisestus vajaliku alusdokumendiga.

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAPi kasutusjuhend „Kontrolling“ punktid 4-5

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib eelarve sisestamise ühele eelarvete sisestajale.

 Kui Asutusele on antud SAPi litsents, sisestab Asutus ise eelarveid.

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

37

1. Eelarvete sisestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info eelarve sisestamiseks

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või mõlemale.

2. Kuluüksuste eelarve seadmisel sisestab eelarvete sisestaja summad transaktsiooniga KP06,

kasutades paigutust Z1-151EXCEL1 või Z1-151EXCEL2 ning kopeerides andmed Excelist.

Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-151 või Z1-152 (kui on vaja piirata andmed ühe

konkreetse kulukeskusega).

3. Muudatuste sisseviimiseks transaktsioonis KP06 kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-151 või

Z1-152 ning muudatuse teeb, olles muudetaval real ning kasutades nuppu „Muuda väärtusi“, et

säiliks muudatuste tegemise ajalugu.

4. Kui lisandub kuluüksus ning sellele on vajalik täiendavalt lisada eelarve, siis paigutuses Z1-151

või Z1-151EXCEL1 tuleb liikuda kõige alla vabade ridade algusesse ning lisada andmed.

5. Kulukohtade/ressursside eelarve sisestab eelarvete sisestaja transaktsiooniga KPF6, kasutades

paigutust Z1-401OCEXC ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab

paigutust Z1-401OC.

6. Muudatuste sisseviimiseks kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-401OC ning kirjutab uue

summa vana asemele.

7. Kulukohtade/ressursside eelarvete massiliseks muudatuseks tuleb eelnevalt salvestada väljund

Excelisse ning sellele lisada muudatused nii, et ükski rida ei oleks topelt, seejärel SAPist read

kustutada ja salvestada, avada uuesti eelarve sisestamise vorm ning kopeerida uued andmed

Excelist.

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vähemalt kaks korda aastas, sh enne aastaaruande lõpetamist saldode sulgemisel

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimisel veendutakse, kas SAP BO-s olevad eelarve

täitmise aruanded, sh eelarve, täitmine ja jääk võrduvad SAPis olevate andmetega.

Eelarve jääkide kontrollimise sammud:

1. Tekkepõhise eelarve kontrollimise ajaks võib lukustada kannete tegemine kontrollitavasse

perioodi, selleks saata kiri [email protected]. Peale kontrollimist saadetakse vajaduse korral samal

aadressil taotlus perioodi taasavamiseks.

2. Kontrolliks kasutatakse SAPi transaktsiooni FMRP_RFFMEP1AX , milles on tehtud erinevad

vaated tekkepõhise ja kassapõhise eelarve täitmise jälgimiseks.

3. Tekkepõhise eelarve täitmist võrreldakse SAP BO aruandega EA000. Tekkepõhise eelarve

kontrollimise variant SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on FM TEKKE FOND -

vahesummad grupeeritud eelarveliikide ja objektide ning toetuste lõikes.

4. Välistoetuste kassapõhist jääki võrreldakse SAP BO aruande EA005 kassapõhiste vahelehtedega.

Vahede selgitamiseks kasutatakse vajadusel veel SAP BO aruannet KASSA005. Kassapõhise

eelarve kontrollimise variant SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on FM KASSA –

vahesummad grupeeritud eelarve liikide ja objektide ning toetuste lõikes.

10. Aruandlusega seotud toimingud

38

10.1. Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: aruandluse esitaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes Üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadest igakuiselt

Viited: Üldeeskiri ja selle juhendmaterjalid, SAP kasutusjuhend „Pearaamat“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine tsentraliseeritakse talituses ühe töötaja

ülesandeks.

 Saldoandmiku infosüsteemi aruande üleslaadimisel ei pea eemaldama kirjeid oma tehingupartneri

koodiga, need elimineerib saldoandmike infosüsteem ise aruandlusest.

 Sendivahesid tehingupartnerite vahel ei parandata ning vahed kuni 1000 euro suuruses summas

parandatakse juhul, kui need on oma tehingupartneri koodiga ja vahe selgitamisel ilmnes

parandamise vajadus.

Saldoandmiku esitamine ja kontrollimise toimingu sammud:

1. Aruandluse esitaja moodustab saldoandmiku faili transaktsiooniga ZSALDOKUU, tegevuspõhisel

eelarvel oleva valitsemisala puhul transaktsiooniga ZSALDO_TEGEVUS . Valiku parameetriteks

määratakse kompanii kood, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse.

2. Aruandluse esitaja veendub, et vahekontod oleksid viidud nullini. Rahavoo koodi 01 puhul peab

olema täidetud tegevusala ja tehingupartneri kood. Vea korral on põhivara soetus üle viimata

vahekontolt 552910 konto liigile 15 või on põhivara ostul kasutatud vale vahekontot. Panga

vahekontode saldod peavad samuti olema viidud nulli.

3. Kui saldoandmik vastab nõuetele, salvestab aruandluse esitaja aruande xml formaati.

4. Aruandluse esitaja siseneb saldoandmike infosüsteemi ja impordib saldoandmiku.

5. Aruandluse esitaja kontrollib saldoandmikku edasi saldoandmike infosüsteemis lähtudes

Üldeeskirja juurde kuuluvatest juhendmaterjalidest.

6. Vajaduse korral teavitab aruandluse esitaja talituse töötajaid või tehingupartnereid saldode

parandamiseks või vahede väljaselgitamiseks, korraldab paranduse tegemise SAPis ja uuendab

saldoandmiku.

7. Bilansiväliste kontode kohta valmistab aruandluse esitaja ette Asutustelt kogutud andmetega Exceli

faili saldoandmiku Excelist impordi vormil ja lisab selle saldoandmike infosüsteemi.

8. Makseandmiku esitamiseks moodustab aruandluse esitaja importimiseks sobiva faili SAP BO

aruande KASSA013 „Makseandmik“ alusel ja impordib selle saldoandmike infosüsteemi.

10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, aruandluse esitaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes riigieelarve seaduses kehtestatud tähtaegadest üks kord poolaastas

Viited: Riigieelarve seadus, Eelarveklassifikaator, Eelarve kord, Käsiraamat: Strateegiline planeerimine ja

finantsjuhtimine

Toimingu üldised põhimõtted:

 Aruannete esitaja nõustab ja abistab Asutuse finantstöötajaid aruande kokkupanekul, tagades, et

aruandes esitatud lõpliku eelarve ja eelarve täitmise koondsummad vastavad SAPis kajastatud

39

eelarve tulude, kulude, investeeringute ja finantseerimistehingute kogumahule lähtudes

eelarvestamisel kehtivatest põhimõtetest.

 Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase eelarve täitmise aruande andmete

vastavuse saldoandmikus esitatud tulemiaruandele ning materiaalse ja immateriaalse põhivara

soetuse andmetele.

 Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase lõpliku eelarve kujunemise vastavuse

SAP BO-s olevale aruandele EA009.

 Aruannete esitaja tagab asutustele üleviidava tuludest sõltuvate eelarve jääkide vastavuse SAP BO-

s olevale aruandele EA022.

Riigieelarve täitmise aruande kontrollimise toimingu sammud:

1. Aruannete esitaja veendub, et Asutuse finantstöötajad tegelevad eelarve ja eelarve täitmise andmete

viimisega infosüsteemi KAIS ning taotleb endale aruannete vaatamise õiguse infosüsteemiga KAIS

seotud aruandlussüsteemis SAS Visial Analytics (SAS VA).

2. Aruannete esitaja võrdleb SAP BO-s olevat aruannet EA000 SAS VA-s oleva riigieelarve täitmise

aruandega ja veendub koondsummade õigsuses.

3. Lõpliku eelarve koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja lõpliku eelarve

kujunemise tabeli lähtudes aruandest EA009.

4. Eelarve täitmise koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja eelarve täitmise aruande

koondsummade ja tulemiaruande ning materiaalse ja immateriaalse põhivara soetuse andmete

võrdlusfaili.

5. Eelarvest järgmisesse aastasse ülekantavate tuludest sõltuvate jääkide andmete kontrollimiseks

koostab aruande esitaja jääkide aruande SAP BO aruande EA022 põhjal ja võrdleb jääke

riigieelarve täitmise aruandes esitatud jääkidega.

11. Muud toimingud

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine

Toimingus osalejad/vastutajad: valitsemisala pearaamatupidaja, ISO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: igakuiselt lähtudes aruannete lõpetamise kuupäevast

Viited: teade aadressil [email protected]

Toimingu üldised põhimõtted:

 Suletud kuu avatakse ainult erandjuhtudel korrigeerimiskannete tegemiseks.

Pearaamatu perioodide avamise ja sulgemise toimingu sammud:

1. ISO avab järgmise majandusaasta kuud kuni juunini detsembris, aprillis kuni novembrini ja juulis

jooksva aasta lõpuni.

2. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks avamiseks.

3. ISO sulgeb eelmise majandusaasta kuud järgmise aasta juunis.

4. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks sulgemiseks.

40

KÄSKKIRI

18.06.2026 nr 1-1/26/35-1

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse

toimingute korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ §

20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra koos korra

juurde kuuluvate lisadega (K17_L1_FAO toimingud_lisa (inventuurivormid)_15.06.2020 ja

K17_L2_Põhivara_arvelevõtmise akt_2022).

2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 17.10.2023 a. käskkirja nr 1-

2/23/70 „Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: FAO töötajad

Koostaja: Maarja Käis