Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 17.10.2023 nr 1-2/23/70

Finantsarvestuse teenus (K17)

Protsess: Finantsarvestuse teenuse osutamine

Protsessi omanik: FAO juhataja

Versioon: 6

Kinnitatud:

Finantsarvestuse toimingute kord sisaldab:

 1. Üldpõhimõtted

 2. Mõisted ja lühendid

 3. Toimingud panga ja kassaga

o 3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine

o 3.2. E-riigikassa ja muu pangakonto väljavõtete kontrollimine ja rahaliste

liikumiste kajastamine SAPis

o 3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

o 3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

 4. Ostuarvestuse toimingud

o 4.1. Kohustiste arvelevõtmine

o 4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

o 4.3. Lähetustega seotud toimingud

o 4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

 5. Põhivara arvestuse toimingud

o 5.1. Põhivara soetus

o 5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

o 5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

o 5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

o 5.5. Põhivara mitterahaline saamine

 6. Tulude arvestuse toimingud

o 6.1. Müügiarved

o 6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

o 6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris

o 6.4. Meeldetuletuskirjad

o 6.5. Saadud toetused

o 6.6. Toetuste vahendamine

o 6.7. Muud nõuded klientidele

 7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud

o 7.1. Saldode kontrollimine

o 7.2. Aastainventuurid

 8. Maksuarvestuse toimingud

o 8.1. Erisoodustuste arvestus

2

o 8.2. Käibemaksu arvestus

 9. Eelarvetega seotud toimingud

o 9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

o 9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse

o 9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele

o 9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

 10. Aruandlusega seotud toimingud

o 10.1. Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine

o 10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine

 11. Muud toimingud

o 11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine

1. Üldpõhimõtted

1.1. Sisu ja eesmärk: Käesoleva korra eesmärk on kehtestada Riigi Tugiteenuste Keskuse

finantsarvestuse osakonna finantsarvestuse teenust osutavate talituste töötajate tegevusprotsesside

kirjeldus, et tagada optimaalne töökorraldus seadusandlusest tuleneva ja raamatupidamise sise-

eeskirjaga kehtestatud ning teenindatavate asutustega finantsarvestuse toimemudeli alusel kokku

lepitud kvaliteetse finantsarvestuse teenuse osutamiseks.

1.2. Kasutusulatus: Finantsarvestuse osakonna talituste töötajad.

1.3. Vastutajad: Käesoleva korra rakendamise eest vastutavad finantsarvestuse osakonna talituste

juhid. Käesoleva korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab finantsarvestuse

osakonna juhataja-riigi pearaamatupidaja.

1.4. Korra lisad:

K17 L1 Kontode inventuurivormid

KL17 L2 Põhivara arvelevõtmise akt

1.5. Viited ja seotud dokumendid:

1.5.1. Õigusaktid:

 Riigieelarve seadus

 Raamatupidamise seadus

 Rahandusministri 11.12.2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -

aruandluse juhend“ (edaspidi Üldeeskiri)

 Rahandusministri 27.12.2021. a määrus nr 50 ”Eelarveklassifikaator” (edaspidi

Eelarveklassifikaator)

 Rahandusministri 10.09.2014. a määrus nr 30 ”Kassalise teenindamise eeskiri” (edaspidi

Kassalise teenindamise eeskiri)

 Rahandusministri 19.12.2019. a määrus nr 112 „Riigi eelarvestrateegia, riigieelarve eelnõu

ja tõhustamiskava koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise tingimused ja kord

ning riigieelarve seadusest tulenevate aruannete esitamise kord“ (edaspidi Eelarve kord)

3

1.5.2. Juhendid ja korrad:

 Üldeeskirja kasutusjuhendid

 SAP ja SAP BO kasutusjuhendid

 RTIP kasutusjuhendid

 Valitsemisala või sihtasutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamise sise-

eeskiri (edaspidi Sise-eeskiri)

 Valitsemisala või sihtasutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku finantsarvestuse

toimemudel (edaspidi Toimemudel)

 Käsiraamat: Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine (rahandusministeeriumi

veebilehel Eelarvepoliitika alalehel pealkirjaga „Tegevuspõhise eelarvestamise

käsiraamat“)

Kõik juhendid, v. a strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise käsiraamat, on avaldatud RTK

kodulehel aadressil www.rtk.ee. Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise käsiraamat on

avaldatud Rahandusministeeriumi kodulehel alajaotuses Riigi rahandus ja maksud ->

Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat aadressil https://www.fin.ee

2. Mõisted ja lühendid

 RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

 FAO – RTK finantsarvestuse osakond

 Talitus – FAO valitsemisala asutusi teenindav FAO talitus, mida juhib valitsemisala

pearaamatupidaja

 Asutus – teenindatav asutus, kellele talitus osutab finantsarvestuse teenust

 PTO – RTK personaliteenuste osakond

 ISO – RTK infosüsteemide arendamise osakond

 DHS – dokumendihaldussüsteem

 SFOS - struktuuritoetuse register

 SAP – riigi ühtne majandustarkvara

 SAP BO – riigi ühtne aruandluse infosüsteem

 eAK – ostuarvete menetlemise infosüsteem

 RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal

 e-riigikassa – infosüsteem riigiasutuste maksete sooritamiseks ja laekumiste

vastuvõtmiseks

 SALDO – saldoandmike infosüsteem

 Kohustiste arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib ja kinnitab eAKs ostuarveid või

RTIPis lähetuste ja majanduskulude dokumente, võtab SAPis arvele kohustisi ja seob neid

makstud ettemaksetega, v.a kohustised põhivara soetuse eest, millega tegeleb põhivara

arvestaja, kontrollib arvelevõetud kohustiste saatmist maksmiseks

 Maksekorralduste kontrollija –talituse töötaja, kui ta koostab ja kontrollib e-

riigikassasse saadetavate maksekorralduste nimekirja

 Maksekorralduste saatja –talituse töötaja, kui tasaadab maksekorraldused e-

riigikassasse ja kontrollib nende staatust või tellib e-riigikassast lisabroneeringuid

kiirmaksete tegemiseks

 Tarnijate registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tarnijate

registrisse uusi tarnijaid või muudab olemasolevate tarnijate andmeid

 Kontoväljavõtete sisestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib e-riigikassa kontode ja

pangakontode väljavõtteid, impordib või sisestab pangakontode liikumisi SAPi ja

kontrollib pangakontode liikumise ja saldode õigsust SAPis

 Põhivara arvestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tehinguid põhivaradega

 Müügi arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib asutuselt saadud müügiarve

koostamist nõudvaid dokumente, koostab ja saadab müügiarveid, seob nõudeid saadud

4

ettemaksetega, sisestab tuludega seotud kandeid müügireskontro kaudu või pearaamatu

kannetega

 Toetuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta avab toetuste koode, sisestab toetustele

eelarvet, teeb toetuste tulukandeid, kulude ümberkandeid, sh kaudsete kulude

kajastamiseks, tulude vähendamise kandeid mitteabikõlblike kulude korral, toetuste

vahendamise kandeid rakendusasutustes, koostab ja võrdleb toetuste kasutamise aruandeid

(väljamaksetaotlusi, teatisi), kontrollib ja seob toetustega seotud nõudeid, ettemakseid ja

kohustisi, nõustab projektijuhte, arvestab ja kajastab arvelduskrediidi jääki (konto

20810000) ja toetuse algjäägi (konto 99999997 või ka 99999996)

 Klientide registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi klientide

registrisse uusi kliente või muudab olemasolevate klientide andmeid või sisestab uusi

müügimaterjale (müüdavaid kaupu ja teenuseid) SAPi materjalide registrisse või muudab

materjalide andmeid

 Saldode kontrollija – talituse töötaja, kui ta osaleb aasta lõpetamisega seotud nõuete ja

kohustiste inventeerimises, sh tegeleb saldokinnituskirjade või muude inventeerimise

dokumentidega või kui ta inventuuride välisel ajal kontrollib kontode saldosid

 Eelarvete sisestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab eelarveid kulujuhtimise moodulisse

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või avab projekti või selle alamelemendi

koode ja sisestab neile eelarveid, võrdleb eelarve jääke SAP BOs ja SAPis

 Aruandluse esitaja – talituse töötaja, kui ta impordib SAPist saldoandmiku ja sisestab

selle saldoandmike infosüsteemi, kontrollib saldoandmikku ja selle alusel tekkinud

aruandeid, võrdleb avaliku sektori siseseid saldosid, koostab või kontrollib riigieelarve

täitmise aruannet lähtudes riigieelarve seadusest ja selle alamaktidest

 Riigiarvestuse spetsialist – FAO töötaja osakonnajuhataja otsealluvuses, kui ta avab

SAPis asutustele riigieelarve limiite või muudab neid lähtudes riigieelarve seadusest ja

selle alamaktidest.

3. Toimingud panga ja kassaga

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja, toetuste arvestaja (SFOSist imporditud

toetuste väljamaksmise korral), maksekorralduste kontrollija, maksekorralduste saatja. Kohustiste

arvestajana tegutsevad ka PTO töötajad vastavalt oma toimingute korrale. Asutus vastutab otse e-

riigikassas tehtud tagasimaksekorralduste eest, kui Toimemudeli kohaselt on Asutusele antud

õigus teatud kontodelt teha ise tagasimakseid (näiteks valesti laekunud riigilõivude korral).

Toimingu tähtaeg/kestvus: iga talitus saadab maksekorraldused üldjuhul üks kord tööpäevas e-

riigikassasse, lisaks saadetakse vastavalt vajadusele PTO palgamaksed ja kiirmaksed.

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Pank“ punktid 1 ja 2, SAPi

kasutusjuhend „SFOSi dokumentide menetlus SAPis“, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

maksekorralduste ja e-riigikassa broneeringute aruande kohta.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus korraldab igapäevaselt väljaminevate maksekorralduste panka saatmise üldjuhul

üks kord tööpäevas, tagades SAP BO broneeringute aruande õigsuse riigikassale vähemalt

üks tööpäev enne maksete toimumist (üle-eelmise päeva õhtuks maksed SAPis kajastatud).

Talitus lepib kokku, millisel kellaajal käivitatakse igapäevaselt maksekorralduste e-

riigikassasse saatmine. Igapäevane maksekorralduste saatmine toimub hiljemalt üks

tööpäev enne maksepäeva (st saadetakse homseks tööpäevaks).

5

 Kohustiste arvestaja lähtub maksekorralduste saatmise ajast. Kui ta võtab arvele kohustise,

mille maksetähtpäev on varasem järgmise igapäevase maksekorralduste saatmise

tähtpäevast, siis sisestab ta sellele maksemeetodi U (välja arvatud välismaksekorraldused,

millele ei ole võimalik kohe saada valuuta broneeringut) ning teavitab maksekorralduste

kontrollijat kiirmaksest.

 Talitus arutab ja võtab ette tegevusi kiirmaksete vähendamiseks, sh teeb selgitustööd

tarnijate või Asutustega, kes ei ole ostudokumente õigeaegselt esitanud.

 Talitus tagab üldjuhul maksekorralduste kontrollija ja maksekorralduste saatja isikute

lahususe.

 Talitus tagab maksekorralduste ettepaneku koostamise ja maksekorralduste saatmise

tsentraliseeritud töökorralduse kõigi teenindatavate Asutuste suhtes.

 PTO koostab ja kontrollib maksekorralduste faili SAPis lähtudes oma reeglitest. PTO-ga

lepib Talitus kokku, mis kellaajaks PTO oma maksekorralduste faili(d) koostab, et need

ära saata. Kui PTO-l ei ole võimalik kokkulepitud kellaajaks faile koostada, teavitab ta

hilinemisest maksekorralduste saatjat.

 Suure hulga teatud liiki maksekorralduste saatmiseks (näiteks kohaliku omavalitsuse

üksustele toetus- ja tasandusfondi maksete maksmine) võib koostada eraldi

maksekorralduste faili.

Maksekorralduste saatmise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja või toetuste arvestaja tagab kuni kokkulepitud kellaajalise tähtajani

kohustiste arvelevõtmise kuni kolm tööpäeva varem nii, et igal tööpäeval läheksid

maksmisele õiged maksekorraldused. Vajadusel kontrollib ta maksekorraldusi SAP BO

aruandega Maksekorraldused või SAPi aruandega Zmaksmata. Kokkulepitud kellaajal ei

käivita kohustiste arvestaja lähetuste moodulis väljamaksetega seotud kandeid, kuna

maksekuupäev tekib algselt kulude kajastamise kuupäevaga ja see on vaja muuta.

2. Maksekorralduste kontrollija käivitab SAPis maksekorralduste faili moodustamise

transaktsiooniga F110. Käivituskuupäev = maksekuupäev e-riigikassas; Identifikaator =

Valitsemisala tunnus (näit R) + antud kuupäeva maksekorralduste faili järjekorranumber

(näit 1) (kokku näit R1). Sisestab parameetrid või kopeerib parameetrid eelmise

maksekorralduste faili pealt: Kande kuupäev ja dokumendid reg-tud kuni =

käivituskuupäev; Ettevõtted = Valitsemisala kood (näit R000); makseviis = CL (SEPA

formaadis SFOSi maksed koondatuna ja ühekaupa makstavad maksed); järgm krkpv =

järgmine kalendrikuupäev; Hankija = 1 kuni Z või üksiku makse saatmisel konkreetne

hankija; klient = valida konkreetsed kliendid, kellele on vaja tagasi maksta. Vaba valiku

lehel välistab kohustused makseblokeeringuga „A“ ning pearaamatu eritunnusega kanded

„(A,E)“ ja „(G,X)“, mille tulemusena ei kuvata maksekorralduste kontrollijale blokeeritud

kohustisi ja tehtud ettemakseid. Lisalogi vahelehele valib (v), kui on vaja leida põhjust,

mis tekkisid tõrked: maksetähtaja kontroll, makseviisi valik tõrgete ilmnemisel,

maksedokumentide kanderead; hankijad valib 1 kuni Z. Parameetrite salvestamisel ilmub

sellekohane teade ekraanile.

3. Kui maksekorraldusega tuleb raha tagasi maksta kliendile, siis võtab müügi või kohustiste

arvestaja kohustise koos õige maksetähtpäeva ja makseviisiga arvele ja annab sellest eraldi

teada maksekorralduste kontrollijale, et viimane võtaks selle maksekorralduste nimekirja

kaasa. Sel juhul valib maksekorralduste kontrollija lisaks veel konkreetse kliendi.

4. Maksekorralduste kontrollija käivitab makseettepaneku SAP soovituse tööriistaribalt

valikuga (v) Käivita kohe.

5. Maksekorralduste kontrollija kontrollib Maksesoovituse kuva nupu alt maksmisele

minevate maksekorralduste loogilisust ja rekvisiitide olemasolu lähtudes kogemustest.

Kontrollimisel vaadatakse üle, kas riigiasutustest saajatel on pangakonto numbriteks e-

riigikassa konto numbrid, Tallinna LV puhul peab olema makse saajaks Tallinna

Linnakantselei jne. Maksekorralduste kontrollija võib summa suurusest või muust

6

kahtlusest tulenevalt pöörduda küsimusega kohustiste arvestaja poole või kontrollida

ostuarvete olemasolu ja menetluskäiku eAKs või RTIPis.

6. Maksekorralduste kontrollija kontrollib faili, milles roheline või punane indikaator näitab,

kas SAP tehniliselt makse toimub või mitte. Täht (L, C) näitab makseviisi. Nimi 1 näitab

tarnijat, kelle ees on kohustis, maksesaaja näitab, kellele makse makstakse, summa

dokumendi valuutas ja valuuta, makse viitenumber, makse saaja iban ja swift.

7. Maksekorralduste kontrollija võrdleb SFOSi liidese kaudu maksmisele minevaid

maksekorraldusi SAP BO aruandega SF109 ning tegutseb ebakõlade korral lähtudes

juhendist „SFOSi dokumentide menetlus SAPis“.

8. Kui maksekorralduste kuvas ilmnevad vead, vaatab maksekorralduste kontrollija

maksesoovituse logi nupu alt vea põhjuse ja vajadusel teavitab kohustiste arvestajat, kes

parandab vea esimesel võimalusel ja annab sellest maksekorralduste kontrollijale teada.

Maksekorralduste kontrollija ei lõpeta maksesoovitust, kui esineb vigaseid

maksekorraldusi (punase indikaatoriga), vaid teavitab neist kohustiste arvestajaid ja ootab

nende parandamist. Kui parandamine võtab kauem aega, siis jäetakse vigane

maksekorraldus makseettepanekust välja ja saadetakse tasumisele järgmisel päeval või

kiirmaksena.

9. Kui maksekorraldused on korrektsed ja kuuluvad ülekandmisele, käivitab

maksekorralduste kontrollija uuesti makseettepaneku ja veendub, et maksmisele lähevad

kõik soovitud maksekorraldused. Seejärel käivitab ta maksekäitluse ning paneb linnukese

„Loo maksekandja“ ette, millega tekib e-riigikassasse saadetav fail.

10. Maksekorralduste kontrollija teavitab maksekorralduste saatjat maksekorralduste faili

olemasolust.

11. Maksekorralduste saatja vaatab ZEKASSAs maksekorralduste failis olevad maksed üle ja

vajadusel kontrollib algdokumente maksekorralduse numbri alusel, kasutades

transaktsiooni FB03. Kohustise kande nägemiseks tuleb valida Keskkond_Maksekasutus.

Seejärel saadab ta maksekorraldused e-riigikassasse SAP transaktsiooniga ZEKASSA ja

vajaduse korral tühistab seejärel e-riigikassas üksiku makse, mis vajab täiendavat

selgitamist.

12. Kui maksekorraldusi ei saadeta e-riigikassesse, siis failide vaatamiseks ja välja

eksportimiseks kasutatakse transaktsiooni FDTA.

13. Maksekorralduste saatja kontrollib ZEKASSAs saadetud maksekorralduste staatust.

Toiming lõpeb, kui maksekorraldused on saanud staatuse „Confirmed“. Kui

maksekorraldus sai staatuse „Rejected“ või „Partly“, tuvastab maksekorralduse saatja

makse tagasilükkamise põhjuse, avades veateate küsimärgi või hüüumärgi nupu alt.

Maksekorralduste saatja võib selle ja järgmise toimingu delegeerida ka maksekorralduste

kontrollijale.

14. Maksekorralduste saatja (või kontrollija) tühistab tagasilükatud maksekorralduse SAP

transaktsiooniga FBRA, paneb kohustisele maksebloki ning teavitab kohustiste arvestajat,

toetuste arvestajat või PTO töötajat.

15. Kohustiste arvestaja või toetuste arvestaja parandab kohustise dokumendi võimaluse korral

kiiresti. Tagasilükatud makset käsitletakse seejärel üksiku kiirmaksena, mis saadetakse e-

riigikassasse eraldi või juhul, kui maksetähtaega saab edasi lükata või peab edasi lükkama

selgituste saamiseks, koos järgmiste päevade maksetega.

3.2. E-riigikassa ja muu pangakonto väljavõtete kontrollimine ja rahaliste liikumiste

kajastamine SAPis

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, Asutus ise osade kontode korral

vastavalt Toimemudelile

Toimingu tähtaeg/kestvus: kodupankadena (House Bank) registreeritud e-riigikassa kontode

liikumised saabuvad üldjuhul automaatselt tehingu toimumise järel SAPi. Kui pangakonto ei ole

e-riigikassas, siis väljavõtted imporditakse transaktsiooniga FF_5, v.a välispanga korral. Kui e-

7

riigikassa konto on seotud ka Asutuse infosüsteemiga, milles ei ole üle mindud uuele

pangatehingute kajastamise standardile (nn SEPA maksed), võtab kontoväljavõtete kontrollija igal

järgmisel tööpäeval e-riigikassast konto väljavõtte ja impordib selle SAPi. Kommertspankades

avatud kontodel toimunud tehingud imporditakse või sisestatakse käsitsi (välispangad)

kontoväljavõtte saamisel SAPi. Liikumisi e-riigikassa kontodel, mis ei ole loodud SAPis

kodupankadena, kajastatakse koondkannetena kindlaksmääratud perioodide (näiteks kuu) kohta

korraga. Välispankade pangakontodel toimunud liikumiste sisestamine toimub lähtudes

välispanga liikumiste kohta laekuva info sagedusest ja Toimemudelis kokku lepitud tähtaegadest.

Kõikide liikumiste kohta peavad olema raamatupidamiskanded kajastatud hiljemalt saldoandmiku

esitamise tähtajaks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Pank“ ja „Pangakontod e-riigikassas, raha ülekanded

ja laekumised uue SAPi kasutamisel“, „SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide

menetlemise juhend“, Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

 Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab e-riigikassas kontode avamise ja sulgemise

lähtudes Asutuste teenindamise vajadustest. Valitsemisala kasutab üht kulukontot ja

vastavalt vajadusele üht või mitut tulukontot.

 Talitus tagab kontoväljavõtete SAPi sisestamise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud

töökorralduse. Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab, kas erinevate kontode

väljavõtteid sisestab ainult üks või mitu töötajat.

 Kui e-riigikassa või pangakonto laekumised jäävad saldoandmiku esitamise tähtajaks

selgitamata, võetakse need SAPis esialgu arvele selgitamata laekumistena. Kui selgitamata

laekumisi on palju, kasutatakse kliendi-tüüpi pearaamatu eritunnusega reskontro

kontot. Kui selgitamata laekumisi on vähe, siis kasutatakse pearaamatu-tüüpi kontot.

E-riigikassa ja pangakonto väljavõtte kontrollimise ja kajastamise toimingu sammud:

1. Kontväljavõtete sisestaja avab transaktsiooniga FEBA panga väljavõtte järeltöötlemise,

kontrollides, kas e-riigikassast imporditud konto liikumised konteeriti

automaatkonteeringutega või on vaja konteerida lahtisi kandeid, millel esimeses või teises

veerus on punane indikaator. Kontoväljavõtete sisestaja töötleb punase indikaatoriga

kirjed. Konto väljavõte on töödeldud, kui kõik indikaatorid on rohelised.

2. Punase indikaatoriga märgitud real valib konto väljavõtete sisestaja, kas antud rida sulgeda

avatud kandega (kas reskontro või avatud kannete haldusega pearaamatukonto kandega)

või konteerida kliendi ettemakseks või otse pearaamatu kontole (sh tulude ja kulude

kontod).

3. SAPi automaattransaktsioon seob nõuetekohaselt kajastatud panga vahekontodel

10010300, 70000300 ja 71000300 kajastatud käibed iga päeva kaupa kokku, kui päeva

saldo on null.

4. Iga tööpäeva hommikul võrdleb kontoväljavõtete sisestaja e-riigikassa aruannet kontode

lõikes SAPi transaktsiooni FEBA paigutusega „Pankade koondkäibed“. Erinevuste korral

teavitab kontoväljavõtete sisestaja ISO-t aadressil [email protected], kes kontrollib

erinevuste põhjused ja korrigeerib andmed.

5. Liikumised väljaspool e-riigikassat avatud pankade kontodel, millel on SAPis avatud

House Bank konto, kajastab kontoväljavõtte sisestaja impordib transaktsiooniga FF_5 või

sisestab käsitsi SAPi transaktsiooniga FF67 (välispangad).

6. Kontode liikumised, millele ei ole SAPis avatud House Bank kontot, sisestab

kontoväljavõtete sisestaja SAPi transaktsiooniga F-02 või impordib transaktsiooniga

zfi_saldo.

7. Automaatliidese korral teise infosüsteemiga tekivad laekumiste kanded SAPi lähtudes

liidese tehnilistest reeglitest (näiteks ERPLY, PRIAX).

8

8. Kui kontoväljavõtete sisestaja tuvastab kontoväljavõttel selgitamata laekumisi, saadab ta

selle kohta küsimuse kohustuse arvestajale või müügi arvestajale või asutusele, kui Asutus

on teada, või kõikidele Asutustele, kui Asutus pole teada, e-posti teel kirja laekumise kohta

info saamiseks.

9. SFOSi kontole saabunud laekumiste korral (mis ei ole vigaste maksete tagasilaekumised)

tuleb saata info laekumisest rakendusüksusele. Laekumist ei töödelda enne, kui

korraldusasutus (RTK toetuste valdkonna töötaja) saadab talitusele info laekumise

kajastamiseks.

10. Kui Asutused ei oska laekumise kohta täiendavaid selgitusi anda, võtab kontoväljavõtete

sisestaja võimaluse korral maksjaga ühendust.

11. Kui laekumine jääb tuvastamata, võtab kontoväljavõtete sisestaja selle arvele selgitamata

laekumisena, eelarve liik 10, eelarve konto 205.

12. Kui selgub ekslik laekumine, tagastatakse see maksjale või tema poolt viidatud isikule

Asutusest saadud alusdokumendi alusel või raamatupidamise õiendi alusel. Summa

tagastamiseks võtab kohustiste arvestaja SAPis tagasimaksekohustise arvele. Kui

laekumine oli seotud kliendikontoga, võtab kontoväljavõtete sisestaja laekumiselt

maksebloki maha ja teavitab maksekorralduste kontrollijat kliendikontolt tagasimakse

tegemise vajadusest.

13. Erandkorras jaotatakse töö Asutusega Toimemudeli alusel nii, et Asutus algatab ise e-

riigikassa tulukontolt (mis ei ole SAPis avatud House Bank pangakontona) tagasimakseid

ekslikult saabunud laekumiste tagastamiseks. Olenevalt Toimemudelis kokku lepitust teeb

Asutus ise tagasimakse või teavitab tagasimakse sisestamisest RTK kontaktisikut, kes

kinnitab tagasimakse.

14. Kui nõue, sh makstud ettemakse laekub kuni 5 euro võrra väiksemas või suuremas summas

võrreldes nõude summaga ja klient summat tagasi ei nõua, siis kantakse see tulu- või

kulukontole lähtudes kontost, mis oli laekumisega seotud nõudel, kasutades üldjuhul samu

eelarve tunnuseid, näiteks 44/322 majandustegevusest laekunud tulude puhul. Erijuhtudel,

kui korrigeerimine ei tohi mõjutada toetustega seotud tehingute kajastamist, võib

enamlaekumise kajastada kontol 38889000 eelarve tunnustega 10/388 või

vähemlaekumise kontol 60809000 eelarve tunnustega 10/608. Sellised summad

kajastatakse transaktsiooniga FEBA vahelehel Account Assignment.

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassast selgitamata maksete info

saamisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

FAO talitus tagab e-riigikassas olevate selgitamata laekumistega tegelemise otstarbeka tasemeni

tsentraliseeritud korralduse.

E-riigikassa selgitamata laekumiste toimingu sammud:

1. Kontoväljavõtete sisestaja vaatab igal tööpäeval üle e-riigikassa selgitamata maksed ning

juhul, kui ta tuvastab, et summa kuulub Asutusele, tellib ta laekumise valitsemisala

kontole. Vajadusel saadab ta Asutustele e-postiga täpsustavaid küsimusi selgitamata

laekumiste kohta.

2. Kui laekumine on võetud vastu valitsemisala kontole, tehakse toimingud vastavalt punktile

3.2.

9

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: kohustiste arvestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval pangakaardiga

toimunud tehingute kohta aruande saamisest, kontoväljavõtete sisestaja hiljemalt järgmisel

tööpäeval e-riigikassas või pangas toimunud maksete SAPi sisestamisest

Viited: SAP kasutusjuhendid „Hankijate reskontro – Hankija tehingud“ ja „Pank“, RTIP

kasutusjuhend „Majanduskulude moodul“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus organiseerib pangakaartidega toimunud tehingute aruannetega seotud töö

võimalikult tsentraliseeritud moel ning suunab Asutusi kasutama selleks RTIPi.

 Tehingu kajastamine oleneb dokumentide laekumise järjekorrast, st kas pangakaardiga

toimunud tehingute aruanne saabus enne või pärast pangaväljavõttel olevast maksest

teadasaamist.

Pangakaartidega toimunud maksete töötlemise toimingu sammud:

1. Kui kohustiste arvestajale laekub aruanne pangakaardiga toimunud tehingute kohta enne

pangakonto väljavõttel olevast maksest teadasaamist, võtab ta kohustise arvele töötaja ees

kontol 20329000 SAP transaktsiooniga F-43 või kontrollib ja kinnitab aruande RTIPis,

mille tulemusena tekib SAPis sama kanne. Kohustise kontol on automaatselt blokeeringu

tunnus A, kuna seda ei tohi välja maksta.

2. Kui varem kohustisena arvele võetud summa debiteeritakse panga poolt e-riigikassa

kontolt või välispanga kontolt, kajastab kontoväljavõtete sisestaja makse ja kohustise

sulgemise SAPis. Selleks käivitab ta SAP transaktsiooni F-53 ning sulgeb seejärel

transaktsiooniga FEBA panga vahekonto.

3. Kui makse läheb pangakontolt maha enne aruande saamist, annab kontoväljavõtete

sisestaja sellest teada kohustiste arvestajale, kes küsib Asutuselt aruande kulutuse

korrektseks kajastamiseks.

4. Kui pangakaardi kasutamise aruanne hilineb, kuid eelarve täitmise aruandluse tähtaeg

läheneb, võtab kontoväljavõtete sisestaja arvele ettemakse aruandvale isikule (kaardi

kasutajale) kontol 10392000 transaktsiooniga F-48 ning seejärel sulgeb FEBAs panga

vahekonto, otsides avatud kandeid panga vahekontol.

5. Kui ettemakse kontol 10392000 kajastati teiste eelarve tunnustega, kui selgub hiljem

saabunud kuludokumendilt, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga

F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.4. Kohustiste ja tarnijatega seotud

toimingud

4. Ostuarvestuse toimingud

4.1. Kohustiste arvelevõtmine

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve või RTIPis või DHSis

kinnitatud või muul moel Toimemudeli alusel saadud maksekohustist sisaldav dokument

kontrollitakse FAO talituses Toimemudelis sätestatud tähtajaks peale asutuse poolset kinnitamist

ja sisestatakse SAPi, kui kohustiste arvestaja loeb dokumendi kontrollimisel korrektseks. RTK

10

kinnituspädevuses olev kohustis (näiteks maksudeklaratsiooni alusel maksude tasumiseks)

sisestatakse SAPi lähtudes õigeaegse makse tegemise vajadusest.

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Ostumooduli juhend“, „SAP eraldislepingute juhend“, RTIP

kasutusjuhend „Majanduskulud“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus korraldab igapäevaselt ostuarvete kinnitamise eAKs, nende SAPi importimise ja

seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise. Töö toimub jooksvalt, jaotatuna

kohustiste arvestajate vahel nii, et iga Asutuse eAKs olevad ostuarved saaksid võimalikult

kiiresti SAPis arvele võetud ja tähtaegselt tarnijatele tasutud.

 Talitus korraldab igapäevase muude maksekohustist sisaldavate dokumentide

vastuvõtmise ja kinnitamise RTIPi majanduskulude mooduli või Asutuse DHSi kaudu või

muul Toimemudelis kokkulepitud moel, nende sisestamise SAPi ja seejärel nende kohta

raamatupidamiskannete tegemise nii, et kohustised saaksid võimalikult kiiresti SAPis

kajastatud ja tähtaegselt tasutud.

 Kohustiste arvestaja jälgib Asutuse kohustisi sisaldavate dokumentide kinnitamist ja juhib

vajadusel Asutuse tähelepanu dokumentidele, mis on jäänud Asutuse poolt õigeaegselt

kinnitamata ja mille korral satub ohtu nende tähtaegne tasumine.

 Kohustiste arvestaja kontrollib kohustuste dokumentide rekvisiite ja Asutuse poolt

dokumentidele märgitud arvestusobjekte lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse

jaotusest.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et asutuse poolt oleks dokument kinnitatud vähemalt ühe

Asutuse töötaja poolt.

 Kohustiste arvestaja kontrollib dokumendi lähtudes Sise-eeskirjast ning vastutab

dokumendi alusel tekkiva raamatupidamiskande õigsuse ja maksekorralduse õigete

rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva

sisestamise eest SAPi. Kohustiste arvestaja muudab maksetähtpäeva eAKs vastavaks

SAPis olevale maksetähtpäevale, kui makset ei ole võimalik teha eAK esialgse

maksetähtpäevaga, v. a kui maksetähtpäev eAK-s on nädalavahetusel või riigipühal ja kui

selle täitmine toimub üldiselt teadaolevas korras järgneval tööpäeval.

 Kui maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise

reeglid ette näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirmaksest maksekorralduste

kontrollijat (vt punkt 3.1).

 Kui erandkorras on vaja leida maksekohustisi pargitud dokumentide maksetähtaegade

järjekorras, siis kasutab kohustiste arvestaja transaktsiooni FBL1N varianti „Parkla“, mis

kuvab dokumendid maksetähtaegade järjestuses.

eAK kaudu saadud ostuarve menetlemise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs ja kontrollib selle õigsust

vastavalt Üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib

kohustiste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, SAPi tarnija

koodi olemasolu, tarnija arvelduskonto number, maksekorralduse viitenumber,

maksetähtaeg, kohustise raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud

raamatupidamise kontod ja käibemaksukoodid. Kui ostuarve on kreeditarve või mitme

tehingupartneri koodiga arve, veendub kohustiste arvestaja lisaväljal olevate vastavate

tunnuste olemasolus või lisab need. Ostutellimusega seotud arveid, sh mahukaid ostuarveid

ei konteerita. Sel juhul kontrollib kohustiste arvestaja ostutellimuse numbri olemasolu ja

vajadusel ka ostutellimuse olemasolu SAPis. Mahukate ostuarvete töötlemisel

moodustatakse ostutellimus transaktsiooniga ZEARVE ning sisestatakse tekkinud

11

ostutellimuse number eAKsse. Arvest moodustunud ostutellimuse infot exceli kujul

eAKsse tagasi ei laadita, kuna Asutused saavad detailse info kätte SAP BO aruannetest.

2. Kui ostuarve konteeringud ei ole korrektsed või tehingu kohta on nõutav täiendav

informatsioon (sh manus eAKs) ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal

õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab

kohustiste arvestaja ostuarve eAKs Asutuse finantstöötajale tagasi koos kommentaariga

puuduste kohta. SAPi tehniliste vigade ja ümardusvahede pärast Asutusele dokumenti

tagasi ei saadeta. Sel juhul kohustiste arvestaja parandab vead, kasutades eAK

administraatori juhendit (punkt 9).

3. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal on

lubatud Toimemudeli kohaselt ise parandada, sh reeglina arve päise andmed (tarnija kood,

arvelduskonto, viitenumber, kande kuupäev vms).

4. Kohustiste arvestaja tuvastab kinnitatud ostuarvete eAKst SAPi jõudmise või

tagasilükkamise võimalikult kiiresti peale eAK ekspordi seansi toimumist.

5. Kui SAP lükkas ostuarve eAKsse tagasi, tuvastab kohustiste arvestaja tagasilükkamise

põhjuse eAK kinnitusringi vaates kommentaari lahtrist ja tegeleb vea parandamisega (vt

sammud II ja III).

6. Kui ostuarve jõudis korrektselt eAKst SAPi ostureskontrosse, avab kohustiste arvestaja

ostuarve eelregistreeritud raamatupidamiskande dokumentide loendist transaktsiooniga

FBV0 või ostutellimuse olemasolu korral transaktsiooniga MIR6, kontrollib kande õigsust

ja vajadusel muudab andmed korrektseks. Kreeditarve korral lisab kohustiste arvestaja arve

viite lahtrisse seotava avatud arve raamatupidamiskande numbri (vt SAP kasutusjuhend

„Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“ punkt 8). Välismakse korral lisab

täiendavad makse juhised, kui ei maksta teenustasu kahasse. Maksebilansi kood ei ole

enam kohustuslik. Samuti lisab Asutusega kokku lepitud juhul muud arvestusobjektid või

teksti lepingu numbri kohta määrangu lahtrisse.

7. Ostureskontros tarnijale makstud ettemaksena arvelevõtmisele kuuluva kohustise korral,

sh põhivara soetuste eest tehtud ettemaksete korral (mitte aga nn pearaamatukonto tüüpi

kontole ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvelevõtmise korral) kustutab kohustiste

arvestaja eAKst tulnud dokumendi ja loob uue dokumendi transaktsiooniga F-47.

Dokumendi päise teksti tuleb lisada eAKst tulnud kustutatud dokumendi number.

8. Kui raamatupidamiskande andmed on korrektsed, postitab kohustiste arvestaja ostuarve.

Kui ostuarve postitamisel annab SAP veateate, selgitab kohustiste arvestaja vea põhjuse ja

teeb vajalikud sammud vea kõrvaldamiseks (vt sammud II ja III).

9. Vajaliku postitusaadressi puudumise esitab kohustiste arvestaja e-posti teel taotluse RTK

riigiarvestuse spetsialistile. Eelarve mittepiisavuse korral esitab kohustuste arvestaja

taotluse Asutusele, v.a juhul, kui eelarve on vaja tehnilistel põhjustel ümber tõsta, näit liigil

44 tõsta eelarvel kontolt K kontole I. Sellisel juhul pöördub kohustiste arvestaja RTK

riigiarvestuse spetsialisti poole.

10. Kui ostuarvega kaasneb pöördkäibemaksukohustis, võtab kohustise arvestaja ostuarve

postitamise järgselt selle arvele transaktsiooniga F-43. Seda võib teha ka kord kuus enne

käibedeklaratsiooni esitamist SAP BO käibedeklaratsiooni alusel.

11. Kui ostuarve oli eelnevalt tasutud ettemaksega, seob kohustiste arvestaja ostuarve

postitamise järgselt tekkinud kohustise ettemaksega transaktsiooniga F-44. Kui ettemakse

ja tegeliku kulu eelarve tunnused ei kattunud, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine

transaktsiooniga F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

RTIPi majanduskulude mooduli kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise

toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub RTIPis kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK

kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Majanduskulude moodulist tuleb kulutusi

sisaldav dokument SAPi sarnaselt eAKga pargitud dokumendina. Kui majanduskulude mooduli

12

kaudu küsitakse avanssi, tekib maksekorraldus SAPis impordina RTIPist koheselt (ilma

parkimiseta).

Kui maksekorraldus tehakse RTIPi kaudu, kajastatakse maksekorraldus selle tehingupartneriga,

kellega toimus tehing. Kui tehingupartneri kood pole õige (näiteks hüvitatake riigilõiv oma

töötajale, TP-kood 800699), siis tehakse SAPis täiendav kanne, millega muudetakse TP-kood

õigeks (F-02, dokumendi tüüp SA). Kui maksekorraldus tehakse RTIPi maksekorralduse kaudu,

siis SAPis määratakse vajaduse korral toimingus FBV0 dokumendile kohustise real teine makse

saaja (näiteks keskkonnatasu TP010001 saaja on Maksu- ja Tolliamet TP014001).

Asutuse DHSi kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu

saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et DHSist saadud info alusel

sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis sisestab kohustiste

arvestaja DHSi SAPi dokumendi numbri ja kinnitab dokumendi DHSis.

Asutuse e-posti teel saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu

saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et e-postiga saadud info alusel

sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47, massmaksed Excelis kohustiste impordi vormis,

imporditakse SAPi transaktsioonidega LSMW ja SM35). Peale dokumendi kajastamist SAPis

salvestab kohustiste arvestaja e-posti teel saadud dokumendi vastavalt kehtivale korrale RTK

võrgukettal, lisades dokumendile SAPi dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt

ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

RTKs loodud maksedokumendi (näiteks maksudeklaratsioon, raamatupidamise õiend) alusel

maksmisele mineva toimingu sammud:

Dokumendi koostamine ja kajastamine toimub kooskõlas Toimemudeliga kohustiste arvestaja

poolt. Dokument sisestatakse SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustiste

arvestaja vajaduse korral dokumendi RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAPi dokumendi

numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

Asutuse DHSi või e-posti teel saadud toetuse andmise tehingu kajastamise sammud, kui toetuste

andmine registreeritakse ostumoodulis:

1. Kohustiste arvestaja loob ostutellimuse SAPis transaktsiooniga ME21N ning vajadusel

parandab või muudab seda transaktsiooniga ME22N. Ostutellimuse loomisel tuleb

kajastada erinevate arvestusobjektide ja maksekuupäevadega summad eraldi ridadel.

2. Kohustiste arvestaja võtab arvele ettemakse transaktsiooniga ME2DP vastavalt Asutuse

käskkirjale või sõlmitud lepingule.

3. Kui ostutellimus kantakse kohe kuluks, kajastab kohustiste arvestaja tehingu

transaktsiooniga MIRO.

4. Ettemaksete kulusse kandmine toimub transaktsiooniga MIRO toetuse kasutamise aruande

või toetuse saaja teatise alusel. Seejärel seotakse ettemaksed ja kohustised transaktsiooniga

F-44.

5. Tarnijatega seotud ostutellimusi otsitakse transaktsiooniga ME2L.

6. Ettemaksete jälgimiseks kasutatakse SAP BO aruannet MM002.

13

7. Ettemaksete tagasilaekumisel seotakse laekumine nõude jäägiga transaktsiooniga FEBA.

Kuluks kantud toetuse kasutamata jäägi laekumisel krediteeritakse kulud ja võetakse

tagasinõue arvele transaktsiooniga MIRO, seejärel märgitakse see laekunuks

transaktsiooniga FEBA.

8. Kui ettemakse on vaja ümber klassifitseerida tagasinõudeks, tõstetakse see nõude kontole

10365001 transaktsiooniga F-44.

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

Toimingus osalejad/vastutajad: tarnijate registri andmete muutja, välistarnijate puhul ISO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Ostureskontro - Hankija põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Residentidest tarnijate loomine toimub ostuarvete menetlemiseks kasutatava infosüsteemi

(FitekIN) automaatse liidese kaudu, kui info uue tarnija kohta saabub sellesse infosüsteemi.

 Välistarnijate loomine toimub ISO töötaja poolt.

 Oma töötaja luuakse tarnijaks automaatselt RTIPist tulnud info alusel.

 Valitsemisala pearaamatupidaja määrab tarnijate registri andmete muutjad, kes sisestavad

uusi tarnijaid ja muudavad tarnijate andmeid ülejäänud juhtudel (näiteks SFOSist või

DHSist tulnud info alusel või kui RTIPi ei kasutata).

 Tarnijate registri andmete muutja vastutab tarnijate registri andmete õigsuse eest, sh topelt-

tarnijate sisestamise vältimise eest.

Tarnija loomise või andmete muutmise toimingu sammud, kui see tehakse töötaja poolt käsitsi:

1. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAPi transaktsiooniga FK01 tarnija

registrikoodi ja nime järgi, kas tarnija on SAP andmebaasi juba loodud teistes

valitsemisalades.

2. Kui tarnija on SAPis olemas, laiendab tarnijate registri andmete muutja tarnija

valitsemisalale transaktsiooniga FK01. Teise valitsemisala oma töötajana registreeritud

isikut ei tohi siiski teisele valitsemisalale laiendada, vaid sel juhul tuleb erandina

registreerida eraldi tarnija, kes ei kuulu gruppi „oma töötaja“.

3. Kui tarnija puudub, loob tarnijate registri andmete muutja uue tarnija SAPis

transaktsiooniga FK01 või transaktsiooniga XK01, kui tarnija on vaja luua ka

ostumoodulisse.

4. Kui olemasoleva tarnija andmeid on vaja muuta, näiteks muutus tarnija nimi või

pangakonto, siis muudab tarnijate registri andmete muutja tarnija andmed SAPi

transaktsiooniga FK02 või XK02. Välismaise tarnija andmete muutmiseks on vaja

pöörduda ISO poole aadressil [email protected].

5. Alternatiivse maksesaaja lisamisel tarnija üldistesse andmetesse saadab tarnijate registri

andmete muutja teate aadressil [email protected] andmete kinnitamiseks. Ettevõtte-

põhistesse andmetesse alternatiivse saaja lisamiseks ei ole vaja kinnitust küsida.

HTMi talituse tarnija massandmete loomise toimingu sammud:

1. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga S_ALR_87012087

isikukoodi järgi üle, ega vastavaid tarnijaid juba loodud pole.

2. Tarnijate registri andmete muutja sisestab loodavate tarnijate nimed, isikukoodid ja

pangakontod Exceli tabeli vastavasse vormi ja salvestab seejärel tekstifailina.

14

3. Kasutades transaktsiooni LSMW objekti ZOPGIB (või ZOPGALT, kui luuakse

alternatiivsete makse saajatega tarnijaid) ja viimase sammuna transaktsiooni SM35 loob

tarnijate registri andmete muutja eelnevalt salvestatud tekstifaili põhjal tarnijad.

4. Loodud tarnijate nimekirja saab kätte transaktsiooniga Y_RHM_79000056X.

4.3. Lähetustega seotud toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt RTIPis või DHSis kinnitatud lähetuskulude aruanne või

lähetuskorraldusel kajastatud avansitaotlus kontrollitakse FAO talituses ja sisestatakse SAPi

hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist RTIPis või DHSis, kui Asutuse

poolt esitatud andmed saab kehtiva korra kohaselt lugeda korrektseks.

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, SAP kasutusjuhend „Lähetuste haldus finantsile“, RTIP

juhend „Lähetused“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus organiseerib lähetuste arvestusega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel,

kui Asutused kasutavad RTIPi. Lähetuste avansse menetletakse siis SAPis ükshaaval või

korraga. Lähetuste kuluaruannete menetlemise organiseerib talitus SAPis otstarbekuse

korral korraga, kasutades selleks ettenähtud mass-transaktsioone.

 Lähetustega seotud ostuarvete käsitlemine toimub vastavalt käesoleva korra punktile 4.1.

Kohustiste arvestus. Lähetuskulud seotakse SAPi lähetuse koodiga, kui Asutus kasutab

RTIPi või kui see on Asutusega Toimemudelis nii kokku lepitud.

 Kohustiste arvestaja jälgib SAPis lähetustega seotud ettemakseid ja juhib vajadusel

Asutuse finantstöötaja tähelepanu lähetustele, mille korral satub ohtu nende tähtaegne

kuludesse arvamine.

 Kohustiste arvestaja kontrollib lähetusele märgitud arvestusobjekte, päevaraha suurust,

kuludokumentide olemasolu ja vastavust kuluaruandele, kululimiite ületavate

erisoodustuste arvestust ning lähetuskulude hüvitamisega seotud informatsiooni lähtudes

Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et Asutuse poolt oleks lähetuse avansi taotlus

lähetuskorraldusel või lähetuse kuluaruanne kinnitatud vähemalt ühe asutuse töötaja

 Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuskorralduse või lähetuse kuluaruande lähtudes Sise-

eeskirjast ning vastutab õige raamatupidamiskande ja maksekorralduse õigete rekvisiitide,

sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva õige

sisestamise eest SAPi.

 Kohustiste arvestaja kontrollib, et juhul, kui Asutus on märkinud lähetuskorraldusele või

kuluaruandele, et lähetuskulud kuuluvad osaliselt või täielikult hüvitamisele, oleks

lähetuse kuluaruandel märgitud lähetuskulude hüvitaja poolt hüvitatav summa, eesmärgiga

saata RTIPist SAPi lisaks lähetuse kuluridadele korrektne pargitud nõude ja tulu

raamatupidamiskanne. Erandjuhtudel oodatakse lähetuse kuludokumente kuni lähetuse

kinnitamiseni, et hüvitajale tekiks korrektne nõue või otsustatakse võtta nõue hüvitajale

arvele ostuarve alusel.

 Kui lähetusega seotud makse maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena

maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirest

maksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

RTIPis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

15

1. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva lähetuskorralduse avansi taotluse korral või

lähetuste kuluaruande RTIPis ja kontrollib lähetuse rekvisiitide õigsust vastavalt

üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustiste

arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, maksetähtaeg, kohustise

raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud käibemaksukood.

2. Kui lähetuse dokumendi rekvisiidid ei ole korrektsed või on nõutav täiendav informatsioon

ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal õigust andmeid ise parandada või

tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustiste arvestaja lähetuse dokumendi

RTIPis Asutuse finantstöötajale (selle kooskõlastusringist puudumise korral lähetatule)

tagasi koos kommentaariga puuduste kohta.

3. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal ei ole

Toimemudeli alusel keelatud ise parandada (kande kuupäev, käibemaksukood vms).

4. Kui lähetuse dokumendi andmed on õiged, kinnitab kohustiste arvestaja dokumendi

RTIPis, mille tulemusena info jõuab automaatselt SAPi lähetuse kaardile.

5. Kui andmete eksport SAPi ei õnnestu, saab kohustiste arvestaja sellekohase teate, kus

viidatakse puudustele. Kohustiste arvestaja kõrvaldab puudused või pöördub abi saamiseks

ISO poole aadressil [email protected].

6. Kui lähetuse andmed jõudsid korrektselt RTIPist SAPi, töötleb Kohustiste arvestaja

lähetuste avansid SAPis ükshaaval või korraga sõltuvalt nende mahust tööpäevas.

7. Kui kohustiste arvestaja soovib ülevaadet RTIPist tulnud dokumentidest, valida toimingus

PRAP variant /RTIP. Kuvatakse kõik lähetused, mille viimane muutja oli

Iseteenindusportaal, sh kulud ja avansid. Ainult avansside ülevaate saamiseks valida

variant Avanss.

8. Avansside töötlemisel ükshaaval avab kohustiste arvestaja lähetuse transaktsiooniga PRFI,

määrab kandekuupäeva ja postitab kande.

9. Avansside töötlemisel korraga valib kohustiste arvestaja transaktsiooni PRAP, valib

variandi Avanss. Seejärel valib transaktsioonid PRFI ja PRRW – kontrollib kanded ja

postitab need. Transaktsiooni PREC kasutatakse enne transaktsiooni PRFI, kui avansi

staatus ei ole „Settled“. Avansid peab töötlema kiiresti, enne kui eAKst saabuvad

ostuarved, mille korral viimaseks muutjaks jääb eAK.

10. Kulude kajastamine toimub üldjuhul korraga igal tööpäeval või otstarbekuse korral

ükshaaval. Igal tööpäeval käivitab kohustiste arvestaja selleks transaktsiooni PRAP ja

valiku variandi „Kulusse“, sisestab ettevõtte koodi ja valib Asutused, kellel on palgapäev

ühel ja samal kuupäeval (kui on kõigil samal kuupäeval, ei vali Asutust) ning

perioodivahemiku seni kuluks kandmata perioodi algusest kuni kuupäevani, mis on

kehtestatud aruannete esitamiseks (näiteks täna miinus kolm tööpäeva), jätab alles

variandi, kus kulud ei ole võrdsed nulliga või eemaldab selle, kui soovib lõpetada lähetusi,

millel ei ole kulusid kajastatud. Valitud tingimustel otsitakse ainult lähetusi staatusega Trip

completed või Trip Approved ja ei ole võrdne „Transfered to FI“. Sellelt võtab ta lähetuste

koodid, mida edasi töödelda, arvuti vahemällu (Ctrl+Y; Ctrl+C). Kohustiste arvestaja

kontrollib töötlemisele kuuluvaid lähetusi aruandega S_AHR_61016403, kasutades

varianti „Päevaraha“. Selle kaudu otsitakse välja välislähetused, millel on päevaraha

puudu, kuid avanss on makstud. Neid lähetusi ei saa automaatselt töödelda, kuna lähetuse

aruanne ei ole veel saabunud. Nüüd võetakse vahemällu ainult need lähetused, mida võib

edasi töödelda. Need töödeldakse (kantakse ettemaksukontolt kuluks) transaktsiooniga

PREC. Selles tuleb samuti valida variant „Kulusse“, sobiva kuupäevaga palga maksmise

kuupäevale vastav Payroll Area ja viimane kuu, millesse kanded tehakse. Siin kopeeritakse

lähetuste koodid (Ctrl+V) ja töödeldakse. Seejärel valitakse transaktsioon PRFI, valitakse

variant „Kulusse“ ja samad parameetrid nagu eelmises transaktsioonis ja kopeeritakse

analoogselt lähetuste koodid ja töödeldakse. Transaktsiooniga PRRW kontrollib kohustiste

arvestaja lõpuks kanded enne postitamist (st lähetuste Run numbril vajutab Check) ja

postitab õiged kanded.

11. Kohustiste arvestaja postitab igapäevaselt pargitud nõude ja tulu kanded, kui lähetuskulud

kuuluvad katmisele hüvitaja poolt.

16

12. Pikaajalised lähetused menetletakse alati ühekaupa või üheskoos teiste pikaajaliste

lähetustega, kuna need lõpevad tulevikus ja neile on eraldi vaja sisestada kandekuupäev

transaktsioonis PRFI.

DHSis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning

sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri

DHSi ja kinnitab dokumendi DHSis. Kui Autus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse

SAPis e Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

e-postiga saadud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning

sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri e-

postiga saadud dokumendile ja salvestab selle nõuetekohaselt RTK võrgukettal. Kui Asutus

kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis e Vastasel korral lähtutakse ostureskontro

transaktsioonidest.

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: periodiseerimise dokument sisestatakse SAPi peale tulevaste

perioodide kulu ja kohustise arvelevõtmist. Kuludesse periodiseerimist tehakse üks kord kuus enne

kuu arvestuste sulgemist.

Viited: SAP kasutusjuhend „Pearaamat“, sh alapunkt „Kordusdokumentide loomine ja

käivitamine“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Periodiseeritavat tulevaste perioodide kulu kajastatakse kontol 10399010 ilma

käibemaksuta. Sisulisi tarnijatele tehtud ettemakseid kajastatakse ostureskontros tarnijatele

tehtud ettemaksetena, mitte kontol 10399010.

 Iga kuu lõpus kantakse kogunenud periodiseerimise dokumendid kulusse. Ühe ostuarve

periodiseerimise dokumendid seotakse viimase kulusse kandmise kuupäevaga. Teatud aja

tagant võib periodiseerimise kanded teha ära aasta lõpuni, et konto jääk avatud kannete

kohta oleks väiksem.

 Kohustisi võtavad kontole 10399010 arvele vajadusel kõik kohustuste arvestajad, kes

tegelevad ostuarvete ja muude dokumentide alusel kohustiste arvelevõtmisega. Samas

organiseerib Talitus tulevaste perioodide kuluks kandmise ja kuluks kantud summade

sidumise kontol 10399010 tsentraalselt kogu valitsemisala kohta korraga, määrates selleks

ühe kohustiste arvestaja.

 Välisvaluutas tehtud periodiseerimise dokumentidel peab kasutama fikseeritud kurssi.

Kursi aluseks peab võtma ostuarve kohustise dokumendi kursi, millega summa tasuti.

 Periodiseeritakse ainult neid kulusid, mille summa ületab Üldeeskirjas põhivara

soetamiseks sätestatud piirmäära. Ühe aasta kulud võib kanda ühte ja samasse kuusse ja

mitte kasutada periodiseerimise funktsionaalsust kuude vahel, kui igasse kuusse kantav

kulu oleks kuni summani, mis võrdub põhivara soetamise piirmääraga.

 Transaktsiooniga FBD1 võib kulusse kandmise dokumendid koostada juhul, kui kulusid

on vaja kajastada rohkem kui kolmes kuus. Kui kontole 10399010 arvele võetud summa

kantakse kuluks kuni kolme kuu jooksul, koostatakse dokument transaktsiooniga F-02,

dokumenditüüp SA ja kopeeritakse viite abil vajadusel ka järgmistesse kuudesse.

17

Kulude periodiseerimise toimingu sammud

1. Periodiseerimisele kuuluva summa kannab kohustiste arvestaja kontole 10399010.

Ostudokumendi määrangu lahtrisse tuleb kirjutada tarnija nimi.

2. Periodiseerimise dokumendi sisestab kohustiste arvestaja, kes kajastas ostu kontol

10399010, transaktsiooniga FBD1. Selles määratakse dokumendi periodiseerimise

ajavahemik, graafiku tiheduseks üks kord kuus, igakuiste kannete kuupäevaks 31. Viite

lahtrisse kirjutatakse tarnija arve number, mida periodiseeritakse, ja määrangu lahtrisse

kirjutatakse tarnija nimi. Nende järgi saab leida konto väljavõtte jäägid periodiseerimise

dokumentide lõikes. Kuigi ostudokumendiga kantakse käibemaks kuluks, kajastatakse

SAP BO aruandluse (koos maksukuludega) õigsuse tagamiseks ridadele

käibemaksukoodid, näiteks R7 ja R6, mis käibemaksu ridu ei tekita, kuid annavad

vajalikud arvutusalused SAP BO aruannete jaoks. Välisvaluuta korral tuleb määrata, et

summad kantakse üle kohalikus valuutas.

3. Kohustiste arvestaja, kelle tööülesandeks on kanda valitsemisalas kapitaliseeritud kulud

kontolt 10399010 kuluks, käivitab periodiseerimise dokumendi transaktsiooniga F.14

4. Kohustiste arvestaja seob peale arve periodiseerimise lõpetamist kontol 10399010 lahtised

kanded transaktsiooniga F.13, välisvaluutas tehtud periodiseerimise kanded

transaktsiooniga F-51.

5. Kohustiste arvestaja kontrollib periodiseerimist transaktsiooniga F.15 või pearaamatu

väljavõttega FAGLL03, valides konto 10399010 ja paigutuse „Periodiseer“.

5. Põhivara arvestuse toimingud

5.1. Põhivara soetus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve kontrollitakse põhivara

arvestaja poolt ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset

kinnitamist, kui ostuarvega seotud info on korrektne.

Viited: Üldeeskiri § 15, 41 ja 43, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid

„Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Projektimooduli juhend“, „Projektimooduli

meelespea“ ja „Varad“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Üldjuhul kajastatakse põhivara soetust ostuarvete alusel. Põhivara soetuste korral avatakse

projekt ja selle struktuurelemendid (wbs-elemendid), millega kulutused seotakse.

Käesolevas osas on kirjeldatud wbs-elementide loomist ja kasutamist ning neilt kulutuste

paigutamist põhivara kaartidele, kuna need tegevused lisanduvad põhivara soetuse korral

punktis 4.1 esitatud ostuarvete käsitlemise sammudele.

 Põhivara soetuse algdokumendiks võib olla ka tööjõukulude kapitaliseerimise akt, mille

korral kajastab põhivara arvestaja tööjõukulude vähenemise ja põhivara soetuse SAP

transaktsiooniga F-02. Transaktsioonis F-02 on mõlemal real ühesugused eelarve täitmise

tunnused (eelarve liik 60).

 Erandjuhul, kui Asutusega on Toimemudelis vastavalt kokku lepitud, koostab Asutus otse

arvele võetava vara (mitte läbi lõpetamata vara ümberpaigutamise) ostuarve juurde lisaks

põhivara arvelevõtmise akti. Selleks võib kasutada käesoleva korra lisas 2 esitatud akti

vormi, mis on esitatud lehel "Otse arvele" või seda vormi sobivalt muuta, kui kõiki lisas 2

toodud vormi veerge pole vaja täita.

18

 Põhivara soetustega seotud töö tsentraliseeritakse talituses sobivalt. Üldjuhul tegelevad

põhivara soetuste kajastamisega töötajad, kes kajastavad ka muid põhivaraga seotud

tehinguid.

Põhivara soetuse toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs või muu ostudokumendi,

millelt selgub põhivara ostu kajastamise vajadus, ja kontrollib arvele märgitud wbs-

elementi, et tagada kulutuste arvelevõtmine õigele wbs-elemendiga seotud põhivara

kaardile. Põhivara arvestaja kontrollib, et vara arvele võtmiseks oleks info eAKsse lisatud,

st kontrollib vara kaardi nimetust, vara klassi, kasutusele võtmise aega, hinnangulist eluiga

jne.

2. Kui sobiv wbs-element ei ole veel avatud, siis põhivara arvestaja avab selle Asutusega

kooskõlastatult SAPis enne ostuarve kinnitamist vastavalt SAP Projektimooduli

meelespeale transaktsiooniga CJ20N – Projektikoostur.

3. Põhivara arvestaja jälgib wbs-elemendi avamist õigele tasemele. Harva luuakse uus projekt

ja sellega seotud ülemine wbs-element (kõige ülemine tase), kuna põhivara soetust

kajastavad kõige ülemised koondavad tasemed on juba varem avatud.

4. Põhivara soetuseks avatud wbs-elemendil saab kajastada ainult põhivara soetust (mitte

tulusid ega kulusid ega ettemakseid) ning igal wbs-elemendil saab kajastada ainult

kindlaksmääratud eelarve aadressi (liik ja objekt, eelarveüksus, tegevusala, toetus).

5. Kui põhivara ostetakse mitmelt eelarve aadressilt, avatakse mitu wbs-elementi. Wbs-

elemendi koodide avamisel minnakse võimaluse korral üle süsteemile, kus wbs-elemendi

kood sisaldab konteeritavaid eelarve tunnuseid. Näiteks võib koodi moodustada järgmiselt:

näidatakse investeeringu tunnustäht I ja eelarve liik, kodeeritakse Asutuse

tunnus+sidekriips+I+eelarve liik+sidekriips+wbs-elemendi tunnus. Koodi maksimaalne

pikkus on 20 sümbolit.

6. Põhivaraga seotud wbs-elemendi tüübiks määratakse IT. Vastutavaks kulukeskuseks

määratakse kulukeskus, millele hiljem hakatakse põhivara kulumit arvestama.

7. Wbs-elemendile, millele kogutakse lõpetamata ehituse kulusid, määratakse lehel

„Juhtimine“ lisaks investeeringu tüübile 10 investeeringu profiil Z00001 Lõpetamata

materiaalne põhivara või Z00002 Lõpetamata immateriaalne põhivara.

8. Wbs-elemendi juurde avatakse lõpetamata ehituse vara kaart menüüpunktist Redigeeri -

Projekti struktuurelement – Investeeringukavad - Lõpetamata põhivara. Vara kaardil

täidetakse vara kirjeldus, vastutav kulukeskus, eelarve liik, tegevusala, toetus,

eelarveüksus.

9. Lõpetatud vara kaart luuakse wbs-elemendile menüüpunktis Redigeeri - Projekti

struktuurelement – Investeeringukavad – Loo valmis põhivara.

10. Kui vara kaart on olemas enne wbs-elemendi loomist, lisatakse see wbs-elemendile

menüüpunktist Redigeeri – Kulud – Paigutusreegel. Valitakse kategooria PV ning

sihtkuluobjekti lahtrisse põhivara kaardi number või numbrid, kui paigutatakse ümber

mitmele varale.

11. Põhivara arvestaja kontrollib lisaks wbs-elemendi sobivusele eAKs põhivara

arvelevõtmise vahekonto (algusega 5529) õigsust vastavalt SAP projektimooduli

kasutusjuhendi punktile 7 „Vara soetamine (ost)“.

12. Peale põhivara soetuse kajastamist SAPis wbs-elemendil teeb põhivara arvestaja

ümberpaigutuse vara kaardile SAP transaktsiooniga CJ88 vastavalt SAP projektimooduli

kasutusjuhendi punktile 8 „Paigutamine“.

13. Hiljemalt iga kuu sulgemisel kontrollib põhivara arvestaja, et kõik põhivara soetuse

vahekontod oleksid viidud nulli, st paigutatud ümber põhivara kontodele.

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

19

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud ehituse lõpetamise akt kontrollitakse talituses

ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks peale Asutuse poolset kinnitamist, kui

akt tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Projektimooduli juhend“ ja „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Põhivara arvestaja saadab lõpetamata ehituste ja pooleliolevate soetuste olemasolu korral

vähemalt juuni, septembri ja detsembri lõpu seisuga Asutusele e-posti teel infot

olemasolevate lõpetamata ehituste ja pooleliolevate soetuste kohta, et tuletada Asutusele

meelde nende ümberklassifitseerimise vajadust ehituse lõpetamise korral ning tagada

nende õige kulumi arvestus.

 Asutus koostab ja esitab talitusele põhivara arvelevõtmise akti, kui põhivara on vaja ümber

paigutada lõpetamata varast valmis põhivaraks. Asutus võib koostada akti käesoleva korra

lisas 2 lehel "Lõpetamata vara arvele" esitatud vormil. Vormi võib sobivalt muuta, kui

kõiki lahtreid pole vaja täita. Talitus kontrollib, et kõik raamatupidamise õigsuse

tagamiseks esitatud andmed oleksid esitatud, sh vara ümberpaigutamise (kasutusele

võtmise) kuupäev, parenduste puhul hinnang vara järelejäänud eluea kohta ja mahakantava

(kasutusest kõrvaldatud, lammutatud) osa kohta, alamvara või komponendi puhul info

seose kohta põhiobjektiga, et kontrollida järelejäänud eluigade kokkulangevust või seda

muuta. Kui aktil on puudusi, saadab Talitus akti täiendamiseks Asutusele tagasi või

täiendab seda Asutuselt järelepärimise teel saadud täiendava infoga.

Lõpetamata vara valmis põhivaraks üleviimise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja võtab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel vastu akti põhivara

ümberklassifitseerimiseks lõpetamata ehituse kontolt valmis põhivara kontole ja kontrollib

aktil olevad andmed.

2. Põhivara arvestaja kontrollib andmete vastavust SAP projektimoodulis transaktsiooniga

CJ20N.

3. Põhivara arvestaja kontrollib lõpetatud põhivara kaardi olemasolu wbs-elemendil või lisab

selle vastavalt punktis 6.1 kirjeldatule. Kui põhivara võetakse arvele mitmelt lõpetamata

ehituse wbs-elemendilt (kantakse ühele valmis põhivara kaardile kokku), korratakse seda

iga vastava wbs-elemendiga.

4. Põhivara arvestaja viib lõpetamata põhivara üle valmis põhivaraks transaktsiooniga CJ88,

valides töötlustüübiks täispaigutuse ja lisades põhivara kasutuselevõtmise perioodi, akti

kuupäeva, kande kuupäeva.

5. Vea korral vaatab põhivara arvestaja veateadet ning vastavalt sellele parandab andmed

wbs-elemendil transaktsiooniga CJ20N või vara kaardil transaktsiooniga AS02 ja kordab

siis paigutust transaktsiooniga CJ88 kuni ümberpaigutamise eduka lõpetamiseni.

6. Kui põhivara ümberpaigutamine tähendas olemasoleva vara parendust, muudab põhivara

arvestaja olemasoleva vara kaardil, millele summa lisandus, põhivara eluiga, lähtudes

parenduse tulemusena toimunud järelejäänud eluea pikenemisest, transaktsiooniga AS02.

Järelejäänud eluiga hindab Asutus ja see märgitakse põhivara arvelevõtmise aktile.

7. Parenduse korral võib olla vajalik kanda osa olemasolevast põhivarast maha, kuna see

ümberehitamise käigus oluliselt demonteeriti ja likvideeriti, transaktsiooniga ABAVN.

Mahakandmise vajadust hindab samuti Asutus ja see märgitakse põhivara arvelevõtmise

aktile.

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

20

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara mahakandmist nõudva dokumendi

(akt, müügiarve koostamise teatis, leping, RTIP teatis vara müügi, üleandmise või mahakandmise

kohta vms) alusel dokument kontrollitakse ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud

tähtajaks, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“, RTIP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib põhivarade mahakandmise üldjuhul ühele töötajale.

 Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15

ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral

kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse

(segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt

suurenemine.

 Kui korraga on vaja maha kanda mitu vara, valitakse transaktsiooniga AR01

mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31.

Põhivara mahakandmise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel või RTIPist saadud

info alusel dokumendi andmeid põhivara mahakandmise vajaduse kohta. Vajadusel

koostab ta lisaks käesolevas punktis kirjeldatule ka müügiarve või annab info müügiarve

koostamiseks edasi müügi arvestajale.

2. Põhivara arvestaja valib õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara

maha kanda - näiteks ABAON vara müügi või teistele valitsemisaladele üleandmise korral

(RV02, 15, 17), ABAVN mahakandmise korral kulumisse (RV 12, 24).

3. Põhivara arvestaja valib seejärel mahakandmisele kuuluva vara kaardi, lisab dokumendi

numbri, kande kuupäeva ja põhivara mahakandmise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu

kande kuupäev). Lisab viite lahtrisse täiendavalt Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi

järjekorranumbri), teksti mahakandmise kohta ning tehingupartneri (ostja, saaja) korral ka

tema nime. RV 02, 15 ja 17 puhul tuleb transaktsioonis ABAON lisaks valida tulu BJM

põhjal ja valida kood 01, mis viib jääkväärtuse summa õigele raamatupidamise kontole.

Kui kasutatakse mass-mahakandmist töölehega AR31, tuleb vajaduse korral teha

paranduskanne mahakantud jääkväärtuse viimiseks teisele kontole, näiteks kontolt

71001000 kontole 15020000.

4. Mitme vara mahakandmise korral valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade

tööleht, kasutades transaktsiooni AR31 (rahavoo koodid 12, 15, 24), sisestatakse

mahakantavate varade kaartide numbrid ja kajastatakse mahakandmine korraga.

5. Kui vara kantakse maha osaliselt (osa kogumist), siis täidab põhivara arvestaja osalise

eemaldamise vahelehel mahakantava soetusmaksumuse summa.

6. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne,

kannab ta vara maha.

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Kulumit arvestatakse üks kord kuus hiljemalt saldoandmiku

esitamisele eelneval tööpäeval, kui põhivaradega seotud tehingud on kajastatud. Täiendavat

allahindlust arvestatakse selle kohta Asutusest DHSi kaudu või e-posti teel info saamisel või

kulumiarvestuses tehtud vea parandamiseks raamatupidamise õiendi alusel.

Viited: SAP kasutusjuhend „Varad“

21

Toimingu üldised põhimõtted:

Talituses toimub kulumi arvestus tsentraliseeritult kogu valitsemisala kohta.

Kulumi arvestuse sammud:

1. Põhivara arvestaja kasutab SAP transaktsiooni AFAB, määrates kulumi arvestuse perioodi

ja käivitab testkäsitluse.

2. Kui test lõppes vigadeta, käivitab põhivara arvestaja reaalse kulumi arvestuse taustatööna

(menüüst Program->Execute in Backround, Immediate).

3. Kui test lõppes vigadega, on see nähtav punase indikaatoriga veateatel. Veateade avatakse,

loetakse teate sisu ja tehakse vastavad parandused.

4. Kui varadele arvestati täiendavat kulumit võrreldes perioodi kulumiga või muul juhul, kui

soovitakse veenduda kulumi õigsuses, kasutab põhivara arvestaja transaktsiooni

S_P99_41000192. Kontode kaupa kasutatakse transaktsiooni FAGLL03.

5. Vea avastamisel parandab põhivara arvestaja põhivara kaardi ja kordab seejärel kulumi

arvestust.

6. Kuni järgmise kuu kulumi arvestuseni saab veel korrata kulumi arvestust, kui varade kohta

lisati lõppenud viimasesse kuusse kuuluvaid täiendavaid muudatusi (korratakse kulumi

arvestust peale muudatuste tegemist).

7. Erandkorras saab teatud vara kulumit parandada või tekkinud allahindlust kajastada

täiendava kulumi kandega, mille põhivara arvestaja teeb transaktsiooniga ABAA.

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara saamise dokumendi alusel (üleandmise

akt, leping vms) hiljemalt dokumendi saamisele järgneval tööpäeval dokument kontrollitakse

talituses ja sisestatakse SAPi, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib põhivarade mitterahalise saamise kajastamise üldjuhul ühele

töötajale.

 Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15

ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral

kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse

(segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt

suurenemine.

Põhivara mitterahalise saamise kajastamise toimingu sammud:

1. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel saadud info alusel

dokumendi andmeid põhivara mitterahalise saamise kohta.

2. Põhivara arvestaja avab põhivara kaardi transaktsiooniga AS01, sisestab sellele vara

nimetuse, koguse, koguse mõõtühiku, kuluüksuse kulumi arvestamiseks, hinnangulise

eluea, vajadusel muud andmed.

3. Põhivara arvestaja valib seejärel õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega

vara saamine kajastada - ABSO vara saamisel teisest riigiasutusest (RV16), ABZON vara

saamisel sihtfinantseerimisena või mitterahalise väljamaksena (RV19, 18, 21).

22

4. Põhivara arvestaja valib seejärel saadud vara kaardi, lisab kande kuupäeva, põhivara

saamise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Tehingu tüübi lahtrisse

valitakse õige rahavoo kood (tehingu tüüp) täiendavalt lisatakse tehingupartneri kood.

5. Põhivara arvestaja kajastab soetusmaksumuse, RV16 korral ka akumuleeritud kulumi,

teksti lahtrisse Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), selgituse

saamise kohta ning tehingupartneri (üleandja) korral ka tema nime.

6. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne,

postitab ta vara arvelevõtmise kande ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või

e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi.

6. Tulude arvestuse toimingud

6.1. Müügiarved

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, Asutus Toimemudelis kokkulepitud juhtudel

Toimingu tähtaeg/kestvus: müügiarved koostatakse ja saadetakse klientidele lähtudes Asutustest

saadud alusdokumentidest kas lepingutes määratud tähtaegadel või ühekordse info alusel.

Viited: Toimemudel, SAPi kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punktid 4 ja 5, SAPi

kasutusjuhend „E-müügiarvete juhend“.

Toimingu üldised põhimõtted:

 Arve koostamiseks ja saatmiseks SAPi müügimoodulis jälgitakse väljundi tüüpi. Kui klient

võtab vastu e-arveid, saadetakse arveid e-arvetena. Vastav väljund tekib SAPi

automaatselt, kuna kliendi müügipiirkonna andmetesse kirjutatakse riigile e-müügiarvete

vahendamise teenuse osutaja kaudu automaatselt müügipiirkonna tunnus Z3 ja väljundi

tüüp ZREA. Kui e-arve on kohustuslik (saaja on avaliku sektori üksus), siis tunnus Z3 tekib

uue kliendi loomisel paari päeva jooksul, mille tõttu ei tohi müügitellimust enne luua, kui

kliendile on vajalik tunnus Z3 tekkinud.

 Kui e-arvet ei ole võimalik saata, eelistatakse pdf-arve saatmist kliendi või Asutuse üldisele

e-posti aadressile, müügipiirkonna tunnus Z2, väljundi tüüp ZY00. Kui neid eelistatud

variante ei ole võimalik kasutada, prindib müügi arvestaja transaktsiooniga VF03, väljundi

tüüp ZEPB, paberarve ja organiseerib selle saatmise kliendile.

 Müügi arvestaja käivitab arvete saatmiseks transaktsiooni VF-31. Selle käigus lähevad

välja pdf-formaadis arved ja e-arved lähevad saatmise ootele. E-arved saadetakse SAPist

välja automaatselt taustatööna peale tööpäeva lõppu. ISO kontrollib, kas SAPist läksid kõik

e-arved välja. Vigade ilmnemisel võtab ISO müügi arvestajaga ühendust.

 Kui müügiarve koostatakse Asutuse põhiinfosüsteemis ning SAPi jõuab info selle kohta

liidese kaudu, siis vastutab arve kohta SAPis oleva info eest Asutus vastavalt

Toimemudelile. Sealjuures lepitakse kokku, kes saadab arved

Müügiarve koostamise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja saab Asutusest andmed ühekordse müügiarve koostamiseks või lepingu

andmed perioodiliste müügiarvete koostamiseks teatud ajavahemiku jooksul.

2. Müügi arvestaja saadab uue kliendi puhul andmed klientide registri andmete muutjale, kes

laiendab või loob SAPi uue kliendi, v. a juhul, kui töötajal on nii müügi arvestaja kui ka

klientide registri andmete muutja roll.

3. Müügi arvestaja saadab uue müügimaterjali korral klientide registri andmete muutjale info

uue materjali/teenuse kohta, kes loob SAPi uue müügimaterjali, v.a juhul, kui töötajal on

nii müügi arvestaja kui ka klientide registri andmete muutja roll.

23

4. Müügiarve koostamiseks loob müügi arvestaja SAPi müügitellimuse transaktsiooniga

VA01 või perioodiliste arvete koostamiseks lepingu SAPi transaktsiooniga VA41.

5. Kui müügitellimus või leping on loodud, käivitab müügi arvestaja müügiarve koostamise

transaktsiooniga VF01 või lepingute korral VF04. Peale arve moodustumist kontrollib

loodud arve. Kui arves leiti vigu, tühistab müügi arvestaja arve, parandab müügitellimuse

ja loob uue arve. Kliendile saadetakse lõplik arve. Peale arve väljasaatmist toimub arve

parandamine ainult kreeditarvega, mis saadetakse ka kliendile.

6. Kui müügi arvestaja koostab müügiarveid kulude edasisuunamiseks (vähendamiseks), siis

tuleb müügiarve kulude ja käibemaksukulu vähenduse real kasutada käibemaksukoodi 7

(20%) või 8 (9%), mis vastab finantsarvestuses käibemaksukoodile W7 (20%) või W6

(9%). Sel juhul tekivad kuluvähenduse kohta õiged aruanded SAP BO-s (koos maksudega).

7. Müügi arvestaja tagab arve saatmise kliendile lähtudes kliendi arvete

vastuvõtutingimustest (vt toimingu üldised põhimõtted).

8. Müügi arvestaja kontrollib vähemalt kord tööpäevas transaktsiooniga VFX3, kas

müügimoodulis eksisteerib arveid, mis on klientide reskontrosse saatmata

(raamatupidamiskanded tegemata). Nende esinemisel selgitab müügi arvestaja vea põhjuse

ja sõltuvalt sellest teeb paranduse või pöördub vea parandamiseks teise töötaja poole.

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhendid „Müügimooduli juhend“ punkt 2, „Müügireskontro juhend Kliendi

põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Valitsemisala pearaamatupidaja määrab klientide registri andmete muutjad, kes sisestavad

uusi kliente ja muudavad klientide andmeid.

 Klientide registri andmete muutja vastutab klientide registri andmete õigsuse eest, sh topelt

klientide sisestamise vältimise eest.

 Kliendile määratakse alati SAPis võlanõudeprotsessiks Z100 või Z101 (ei jäeta tühjaks),

et saata SAPi kaudu automaatselt meeldetuletuskirju, kui klient ei ole arvet tähtajaks

tasunud.

Kliendi loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue kliendi loomise või

olemasoleva kliendi andmete muutmise vajadusest e-posti teel.

2. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga XD01 kliendi

registrikoodi ja nime järgi, kas klient on SAP andmebaasi juba loodud teistes

valitsemisalades.

3. Kui klient on SAPis olemas, laiendab klientide registri andmete muutja kliendi

valitsemisalale transaktsiooniga XD01.

4. Kui klient on valitsemisalas juba olemas, aga puudub asutuses (müügiorganisatsioonis),

siis laiendab klientide registri andmete muutja kliendi asutusele transaktsiooniga XD01.

5. Kui klient puudub, loob klientide registri andmete muutja uue kliendi SAPis

transaktsiooniga XD01, või juhul, kui klient on vajalik ainult müügireskontros,

transaktsiooniga FD01, kasutades sobiva olemasoleva kliendi andmete kopeerimist uue

kliendi loomiseks.

6. Kui olemasoleva kliendi andmeid on vaja muuta, kusjuures kliendi registrikood ei ole

muutunud, näiteks muutus kliendi nimi, pangakonto, tehingupartneri kood, e-posti aadress,

24

siis muudab klientide registri andmete muutja kliendi andmed SAP transaktsiooniga XD02

(või FD02). Kui muutub kliendi registrikood, luuakse SAPi uus klient.

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja, ostumooduli kasutamise korral

tarnijate registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punkt 3, ostumooduli juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Klientide või tarnijate registri andmete muutja loob SAPi uusi materjale (kaupu ja

teenuseid) ja muudab vajadusel nende andmeid.

 Klientide või tarnijate registri andmete muutja vastutab topelt materjalide sisestamise

vältimise eest.

 Kui asutuses on kehtestatud kaupade või teenuste müügi hinnakiri, sisestatakse SAPi

materjalidele ka müügihinnad.

 Topelt sisestuste vältimiseks või muu kahtluse korral tuleb pöörduda materjali

loomiseks/muutmiseks või hinnakirja sisestamiseks/loomiseks SAPi konsultantide poole

aadressil [email protected].

Materjali loomise või selle andmete muutmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue materjali loomise või

olemasoleva materjali andmete muutmise vajadusest või hinnakirja loomise või muutmise

vajadusest e-posti teel.

2. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga ZMaterial

olemasolevaid materjale ja vajaduse korral transaktsiooniga VK13 hinnakirja (kui arve

koostatakse SAPis, ei tule liidesest).

3. Klientide registri andmete muutja loob uue materjali koodi, pidades silmas kokkulepitud

üldiseid põhimõtteid kodeeringus, mis on kirjeldatud ostumooduli ja müügimooduli

juhendites.

6.4. Meeldetuletuskirjad

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vastavalt Toimemudelis või Sise-eeskirjas kokku lepitule

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Meeldetuletuskirjad“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Klientide registri andmete muutja tagab klientide registreerimisel nende põhiandmetesse

võlanõudeprotsessi Z100 või Z101 märkimise ning e-posti aadressi lisamise, et saata

kõikidele võlgu olevatele klientidele meeldetuletuskirju, sealhulgas võimalikult suur osa

neist e-posti teel.

25

 Klientidele meeldetuletuskirjade saatmine tsentraliseeritakse valitsemisala piires nii, et

meeldetuletuskirju saadetakse kõikide Asutuste kohta koos.

 Meeldetuletuskirjade saatjal peab olema salvestatud SAPis meeldetuletuskirjale minev

tekst toiminguga SO10. Teksti näidis võetakse SAPi meeldetuletuskirjade

kasutusjuhendist.

 Uue teksti saamiseks tuleb pöörduda ISO poole aadressil [email protected].

Meeldetuletuskirjade saatmise toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku toiminguga F150.

Ettepaneku identifikaatoriks märgitakse valitsemisala tunnus (näiteks R) ja antud kuupäeva

meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku järgekorranumber (kokku näit R1).

2. Müügi arvestaja kontrollib meeldetuletuskirjad visuaalselt enne nende kinnitamist üle ja

veendub, et klientidele minevate kirjade tekst on korrektne. Vajadusel korral tehakse

ettepanekusse muudatused.

3. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade printimise.

4. Kui kliendil puudus e-posti aadress, siis loob SAP meeldetuletuskirja väljastuste

kontrollerisse (SAPis Spuuli), mis on leitav transaktsiooniga SP02. Seal olevad

dokumendid prindib müügi arvestaja välja ja korraldab nende paberkandjal saatmise

kliendile või otsib kliendi e-posti aadressi ning edastab meeldetuletuse transaktsiooniga

SP02 kliendi e-posti aadressile.

6.5. Saadud toetused

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja, kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval pärast asutuselt saadud info teadasaamist laekunud

toetuse kohta; toetuste tulud kajastatakse kulutuste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku

esitamise tähtajaks; vastavalt Asutuse projektijuhiga kokku lepitud sagedusele koostatakse ja

esitatakse maksetaotlusi sponsorile või rakendusüksusele.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „SAP müügireskontro

kasutusjuhend Kliendi tehingud“, „Toetuste haldamise mooduli juhend“, „Projektimooduli

juhend“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Toetuste saamisega seotud nõuded võetakse üldjuhul arvele igakuiselt või ebaolulisuse

korral kvartaalselt lähtudes kajastatud kulutustest, kulutuste toimumisega samas perioodis.

 Toetuste arvelevõtmiseks saadavad Asutused Talitusele toetuste lepingud või muud

rahastamisotsused ja annavad vajadusel täiendavat informatsiooni, näiteks toetuse,

kaasfinantseerimise ja omafinantseerimise proportsiooni kohta, varem kajastatud kulutuste

mitteabikõlblikkuse ja kulutuste eelarve tunnuste ümbertõstmise kohta jne.

 Vähemalt kord aastas aastainventuuri ajal viiakse läbi tulude ja kulutuste vastavuse

kontroll. Tulu jäetakse arvele võtmata ainult siis, kui selle saamine hinnatakse

ebatõenäoliseks. Sel juhul antakse infot Asutusele kulutustele uue katteallika leidmiseks

ning esimesel võimalusel kantakse kulutused teisele katteallikale ringi.

Saadud toetuste arvestuse toimingu sammud:

1. Välistoetuse kohta info saamisel avab toetuste arvestaja Asutusele välistoetuse koodi

transaktsiooniga GMGRANT (vt ka punkt 9.1).

26

2. Kodumaise toetuse puhul avab toetuse arvestaja projekti koodi (WBS elemendi)

transaktsiooniga CJ20N. Sihtasutustele tuleb selle asemel avada üldjuhul kodumaise

toetuse kood transaktsiooniga GMGRANT.

3. Kui toetus laekub osaliselt või täielikult ettemaksena, siis kajastab laekumise

kontoväljavõtete sisestaja, küsides toetuste arvestajalt vajadusel infot laekumise kohta.

Toetused alla Üldeeskirjas sätestatud piirmäära võib kanda kohe tuluks.

4. Kulukannetele vastava tulukande tegemiseks võtab toetuste arvestaja kulutuste kohta

andmed SAP BO aruandest EA005 või EA004 iga toetuse või projekti kaupa.

5. Tulukanded sisestab toetuste arvestaja SAPi, kasutades toimingut ZFI_GMTULUD.

Toimingus leitakse tulukanded automaatselt igast toetusest tehtud kulude ja

investeeringute alusel. Erandjuhtudel kasutatakse üksikute toetuste korral toimingut F-22,

dokumendi tüübiga DR, kui tulukandeid ei ole võimalik automaatselt kuludest lähtudes

ette genereerida.

6. Toetuste arvestaja seob nõuded ja saadud ettemaksed toiminguga F-32, eritunnus O, L, U

või V.

7. Kui väljamaksetaotlus sisaldab kaudseid kulusid lähtudes ühikuhinnast või kaudsete

kulude määrast, teeb toetuste arvestaja kulude ümbertõstmise kanded kontodel 5080000 ja

5550000 transaktsiooniga F-02, dokumendi tüüp ZL, vahekonto 71000123, või ZT,

vahekonto 100100300 (SA-de puhul). Kontode debiteerimine ja krediteerimine tehakse

eraldi kannetega (SAPi dokumentidega).

8. Toetuse tagasinõude korral võtab toetuste arvestaja arvele tagasimaksekohustuse

transaktsiooniga F-27.

9. Kui tagasinõutav toetus vahendati edasi projekti partneritele, võtab toetuste arvestaja

arvele antud toetuse tagasinõude transaktsiooniga F-41 kontogruppi 1036, ostumooduli

kasutamisel transaktsiooniga MIRO.

10. Asutuste maksetaotluste kontrollimiseks ja koostamiseks, sh esitamiseks SFOSi e-toetuste

moodulisse, kasutab toetuste arvestaja SAP BO aruannet RP007, mis võimaldab saada

välistoetusega seotud kulutusi tõendavate alusdokumentide nimekirja koos abikõlblike

summadega, või SAP BO aruannet RP008, mis võimaldab saada kodumaise toetusega

seotud kulutusi tõendavate raamatupidamiskannete nimekirja kontode kaupa koos

kannetele lisatud selgitusega. Tööjõukulude kohta võetakse maksetaotlusse detailsem info

SAP BO aruandest HR025.

11. Kord aastas, hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuaril saadab toetuste arvestaja saadud toetuste

kohta teatise toetuse andjale või vahendajale, kui toetusega seoses jäid bilanssi nõuded ja

kohustused.

6.6. Toetuste vahendamine

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja, tarnijate registri andmete muutja,

kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vahendatud toetusest teadasaamisel vastavalt Toimemudelis kokku

lepitud tähtajale; SFOSis kajastatud vahendatud toetuste korral SFOSist SAPi liidese kaudu

saabunud dokumentide alusel järgmisel tööpäeval, üks kord aastas aasta lõpu seisuga ka toetuse

saajatelt saadud saldoteatiste alusel, mille kohta tehakse tühistuskanded siis, kui SFOSist tulevad

hiljem automaatkanded; vahendatud toetuste tulud ja kulud kajastatakse võimalikult samas

perioodis toetuste saajate maksetaotlustes esitatud kuludega; kanded igakuiselt hiljemalt

saldoandmiku esitamise tähtajaks lähtudes teadaolevast informatsioonist toetuste vahendamise

kulude kohta.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, juhend „SFOSi dokumentide menetlus

SAPis“, juhend toetuste saldode inventeerimise kohta alates 2019

27

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetuse andmise, tagasinõude, intresside

või viiviste arvestuse dokument saabub SAPi SFOSist:

1. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib igapäevaselt e-postkasti [email protected],

otsides sealt Asutusele vajalikke tarnijaid ja tagades nende õige sisestamise SAPis lähtudes

SFOSis registreeritud toetuse saajast või toetuse saaja makse saajast.

2. Toetuse arvestaja registreerib tarnija SAPis, võttes lisaks käesoleva korra punktis 4.2.

kirjeldatule arvesse SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise

juhendis tarnija loomise peatükis kirjeldatud nõudeid. Korteriühistu korral kasutatakse

ühekordse tarnija koodi 5900004.

3. Toetuste arvestaja kontrollib ja postitab igal tööpäeval transaktsioonis FBV0 SFOSist

eelmisel tööpäeval saabunud pargitud dokumendid, mille viide on „SFOS“. Kõik

dokumendid, mis peavad minema SFOSis kinnitamisest kolme tööpäeva pärast

maksmisele (ei ole makseblokiga), tuleb parklasse saabumisele järgneval tööpäeval

postitada. Kui dokument vajab selgitamist ja seda ei saa saabumise päeval postitada, tuleb

seda teha esimesel võimalusel, tehes ühtlasi vajaduse korral riigikassale käsitsi broneeringu

dokumendil näidatud maksetähtpäevaks.

4. Parklasse tekkinud kanded tuleb enne postitamist võrrelda SAP BO SFOSi

maksekorralduste aruandega SF109. Makseks minev kohustis kokku ja selle jaotus EL ja

kaasfinantseerimise osaks peab võrduma aruande SF109 kohase maksekorraldusega.

5. Parklasse tulevad makseblokiga tagasinõuete ja ettemaksete tasaarveldamise kanded tuleb

postitada ja siduda tagastusnõude või ettemakse kontoga samuti parkasse saabumisele

järgneval tööpäeval, võttes arvesse aruande SF109 infot ning SAPi kande infot

(makseblokk, kanderea teksti märge TT tagastusnõude korral, ET ettemakse sulgemise

korral). Sidumine tuleb teha SAPi transaktsiooniga F-44, arvestades sidumise kuupäeva

reegleid (vt juhend „SFOSi dokumentide menetlus SAPis“).

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetust antakse edasi projekti

partneritele:

1. Toetuste arvestaja võtab toetuse saaja maksetaotluse või teatise alusel arvele kulutuse ja

kohustise saaja ees ning paralleelselt tulu ja nõude toetuse andja vastu.

2. Vahe korral täpsustab toetuste arvestaja andmeid saajaga, paludes saata teatise vahe

korrigeerimiseks, teatise saamisel teeb korrigeerimiskanded SAPis.

3. Kontoväljavõtete sisestaja kajastab toetuste laekumised SAPis transaktsiooniga F-02 või

F-06 ning seob nõuded.

4. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus SAP BO aruannete alusel toetuste tulude ja kulude

vastavust.

5. Kord kuus vormistab toetuste arvestaja teatise toetuse andja raamatupidamisele, kajastades

selles kuus arvele võetud toetuse arvel tehtud kulutused, sh toetuste vahendamisega seotud

kulutused.

6.7. Muud nõuded klientidele

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval nõude arvelevõtmisest teadasaamisel, perioodiliste

nõuete korral vastavalt Toimemudelile

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“

Toimingu üldised põhimõtted:

28

 Muude nõuetena mõistetakse käesolevas korras niisuguseid nõudeid, mille korral ei

väljastata müügiarveid (v. a saadud toetused, vt punkt 6.5.).

Muude nõuete arvestuse toimingu sammud:

1. Müügi arvestaja saab Asutuselt andmed nõude arvelevõtmiseks DHSi kaudu või e-posti

teel või lähtudes kuludokumentidele lisatud infost nõude arvelevõtmiseks.

2. Müügi arvestaja võtab nõude arvele SAP müügireskontros sobiva transaktsiooniga,

üldjuhul F-22.

3. Nõude dokumendi loomisel sisestab müügi arvestaja päises viite lahtrisse alusdokumendi

numbri. Nõude salvestamisel lisab ta SAPi dokumendi numbri omakorda alusdokumendile

(näiteks DHSis).

4. Müügi arvestaja jälgib vähemalt üks kord kuus nõuete laekumise tähtaegsust SAP BO

aruande „Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ alusel. Ta kontrollib ühtlasi, kas

nõuded tuleb siduda saadud ettemaksetega või kohustustega. Sidumiseks kasutab ta

transaktsiooni F-32.

5. Maksetähtaja ületanud nõuete kohta, mida ei olnud võimalik siduda saadud ettemaksete

või kohustistega, saadab müügi arvestaja info Asutusele või otse kliendile, kui

Toimemudel näeb seda ette.

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud

7.1. Saldode kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: saldode kontrollija

Toimingu tähtaeg/kestvus: saldosid kontrollitakse perioodiliselt Sise-eeskirjas või Toimemudelis

määratud tähtajal või vajaduse tekkimisel.

Viited: Üldeeskiri § 50 lg 1, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAPi kasutusjuhendid, sh „Eelarve täitmise

vigade vältimine“, „Ebatõenäolised nõuded“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse ja tähtajad kontode saldode perioodiliseks

kontrollimiseks kontode ja vajaduse korral lisaks Asutuste kaupa.

 Kontode kontrollimisel arvestatakse erinevate kontode tehniliste iseärasustega. Näiteks

reskontro kontodel tegeldakse avatud kannete kontrollimisega klientide ja tarnijate kaupa,

jälgides muuhulgas tähtajaks tasumata nõudeid ja kohustisi ning ettemaksete õigeaegset

sulgemist. Pearaamatu kontodel, millel on nõutav avatud kannete haldus (Open item

management), suletakse kontrolli käigus saldod, mille jääk on null.

 Kontode kontrollimiseks kasutatakse SAPi või SAP BO aruandeid.

Saldode kontrollimise toimingu sammud:

1. Töötaja võtab väljavõtte kontrollimisele kuuluvast pearaamatu kontost või tarnijate või

klientide reskontrost ekraanile või salvestab Excelisse ja viib läbi saldode kontrolli.

Saldode kontrollimiseks kasutatakse SAP BO aruandeid. SAPist võetakse operatiivinfo

päringuid tehingute kohta.

2. Panga vahekontode saldod kontrollitakse igapäevaselt. Panga vahekonto saldo peab olema

null (kontrollitakse transaktsiooniga FAGLL03). Panga vahekonto avatud kanded

suletakse igapäevaselt vastavalt käesoleva dokumendi punktile 3.2.

29

3. E-riigikassa ja muu kodupanga saldot võrreldakse pangakonto väljavõttega vähemalt iga

järgmise päeva hommikul või välispankade puhul kontoväljavõtte saamisel, muul juhul

vähemalt kord kuus. E-riigikassa kontode saldode õigsuse kontrollimiseks võrreldakse iga

järgmise tööpäeva hommikul e-riigikassa aruannet kontode lõkes SAPi transaktsiooni

FEBA paigutusega „Pankade koondkäibed“.

4. Tarnijate ja klientide korral kontrollitakse ettemaksete olemasolu korral jooksvalt

ettemaksete sulgemise vajadust ning suletakse ettemaksed koheselt peale sellega seotud

nõude või kohustise arvelevõtmist.

5. Vähemalt kord kuus viiakse pearaamatu kontodel, millel on kontoplaani kohaselt ette

nähtud avatud kannete haldus, läbi kannete sulgemine. Selleks seotakse kanded

transaktsiooniga F.13 ja seejärel kontrollitakse avatuks jäänud konto käibed

transaktsiooniga FAGLL03. SAP Pearaamatu juhendis on kirjeldatud kontod, millele

transaktsioon F.13 on taustatööna automaatselt aktiveeritud. Ülejäänud juhtudel

kasutatakse kannete sidumiseks transaktsiooni F-03. Välisvaluutas toimunud tehingute

sidumine toimub transaktsiooniga F-51.

6. Aasta alguses tuleb kontrollida, kas klientide ja tarnijate kanded on eelmise aasta lõpu

seisuga seotud. Sidumata kanded tuleb käivitada transaktsiooniga F.13 (nii kliendid kui ka

tarnijad defineeritud tingimustel) või F-32 (kliendid) või F-44 (tarnijad).

7. Vastavalt Sise-eeskirjas määratud tingimustele viiakse läbi ja kajastatakse nõuete

ebatõenäoliseks hindamist lähtudes SAPi kasutusjuhendist „Ebatõenäoliseks hindamine“.

8. Lõpetamata põhivara soetuste (kontod 155910, 156910) kohta saadab saldode kontrollija

Asutusele vähemalt juuni, septembri ja detsembri lõpu seisuga väljavõtte ja jälgib

Asutuselt tagasiside saamist, et tagada lõpetatud ja kasutuselevõetud põhivara õigeaegne

ümberklassifitseerimine ja amortisatsiooni arvestuse õigsus.

9. Aasta lõpu tegevusena tuleb avatud nõuded ja kohustised üle viia järgmisesse aastasse

transaktsiooniga FMJ2. Bilansikonto 70001001 tuleb tõsta tühjaks kontole 70001000.

Soovi korral võib teha tasanduskande kontol 20350000 või 10350000, et aasta lõpuga ei

jääks saldot tulukeskuste lõikes kontole 29900095. Sihtasutusel viiakse kontolt 29800000

saldo kontole 29800100. Konto saldot tulukeskuste lõikes näeb aruandes FAGLB03 või

SAP BO aruandes RP009.

7.2. Aastainventuurid

Toimingus osalejad/vastutajad: talituse pearaamatupidaja, saldode kontrollijad, Asutused

Toimingu tähtaeg/kestvus: auditeeritud aastaaruande esitamise nõuetest tulenevatel tähtaegadel

Viited: Üldeeskirja § 50-52, Sise-eeskiri, Toimemudel

Toimingu üldised põhimõtted:

 Nõuete ja kohustiste inventeerimise dokumenteerimiseks kasutatakse ühtlustatud vorme

lähtudes käesoleva korra lisast. Vormide kasutamisel võib lisada neisse sobivaid veerge, et

detailiseerida inventeeritavaid saldosid lisainfoga (näiteks lisada eelarve tunnused - eelarve

liik, objekt, konto, tegevusala, toetus) või kirjeldada selleks eraldi pealkirjastatud

lisaveergudes täpsemalt, mida inventuuri käigus tehti ja millisele tulemusele jõuti.

 Asutuse bilansikontode inventeerimise kohta võib vormistada mitu erinevat tabelit

(nimekirja) või ühe tabeli, milles on kajastatud kõik asutuse 6-kohalised bilansikontod

tehingupartnerite, toetuse koodide ja projekti koodide kaupa ning selgitatud, kuidas ja kelle

poolt kontode saldod inventeeriti – vt käesoleva korra lisaga 1 kehtestatud

inventuurivormid, leht „As-koondakt detailidega“. Selles kajastatakse ka põhivara ja muud

kontod, mis inventeeriti Asutuse poolt, lisades selgituste veerus viite Asutuse

inventuuridokumendile ja märkides inventeerija veergu FAO saldode kontrollija nime, kes

30

kontrollis Asutuse inventuuridokumendis märgitud andmete vastavust bilansikonto

saldole.

 Inventeerimist tõendavate algdokumentidena kasutatakse mitmesuguseid infosüsteemide

kaudu saadavaid dokumente, nagu saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, SAPi

aruanded, SAP BO aruanded, saldoandmike infosüsteemist saadud aruanded, toetuse saaja

saldoteatised.

 Kui inventuuri käigus tuvastatakse vahesid, mis jäävad parandamata, siis esitatakse

inventuuridokumendis selle kohta selgitused ja põhjendused.

 Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse inventuuride läbiviimise ja

inventuuridokumentide koostamise korraldamiseks ning inventuuridokumentide alusel

korrigeerimiskannete tegemiseks.

 Talituse pearaamatupidaja suhtleb Asutustega olemaks kursis inventuuride läbiviimise

korraldamise ja inventuuride tähtaegse toimumisega Asutustes, et tagada aasta

lõpetamisega seotud kontode saldode inventeerimine. Talituse pearaamatupidaja määrab

tööjaotuse Asutuste poolt läbi viidud inventuuride kohta inventuuridokumentide saamise

jälgimiseks ning inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

 Vastavalt Riigikontrolliga kokku lepitule ei saadeta saldokinnituskirju tarnijatele, kui

arvele võetud kohustised on tavapärase tegevuse tulemusel tekkinud kohustised, mis

lähevad maksetähtpäeval tavakorras tasumisele.

 Vastavalt Riigikontrolliga kokku lepitule saadetakse müüginõuete kohta

saldokinnituskirjad juriidilistele isikutele, kui inventuuri tegemise ajaks laekumata nõude

summa on alates 5 000 eurost ja kui maksetähtpäev pole inventuuri tegemise ajaks

saabunud (füüsilistele isikutele ei saadeta). Laekumata nõuete korral, mille maksetähtpäev

on inventuuri tegemise ajaks saabunud, saadetakse meeldetuletuskiri vastavalt

Toimemudelis meeldetuletuskirjade kohta kokku lepitule.

 Sihtfinantseerimise nõuete (kontogrupid 1035, 1535) ja saadud ettemaksete (kontogrupp

2038) kohta ei saadeta saldokinnituskirju, kuna sisuliselt kinnitatakse saldosid

maksetaotluste esitamisega ja abikõlblike kulude õigeaegse kajastamise ning tulude ja

kulude võrdsuse kontrollimisega, st nõuded või saadud ettemaksete vähendused ja tulud

võetakse arvele lähtudes aruandeaastas kajastatud kulutustest. Reaalsete grantide nõuete

inventuuri käigus kontrollitakse SAP BO aruandest KASSA009, kas sildfinantseerimise

laekumise tähtaeg ei ole saabunud. Kui sildfinantseerimine peaks olema lõppenud,

saadetakse asutusele järelepärimine nõude õigeaegselt laekumata jäämise selgitamiseks.

Saadud ettemaksete inventeerimisel veendutakse, kas igal reaalsel grandil on aasta jooksul

toimunud liikumisi. Kui aasta jooksul ei ole reaalsel grandil liikumisi toimunud, saadetakse

asutusele järelpärimine saadud ettemakse saldo õigsuse selgitamiseks. Saldoandmike

esitajatega võrreldakse nõuded ja kohustised lisaks üldeeskirja § 25 lõikes 7 sätestatud

teatistega ja ka saldoandmike infosüsteemis. SFOSis arvestatud statistiliste grantide korral

koostab välispartnerile (sh Euroopa Komisjon) maksetaotlusi makseasutus (nt RTK

toetuste maksete osakond), võttes arvesse SFOSis toetuste saajate poolt esitatud

maksetaotlusi. Saldode inventeerija arvestab vahedega, kui SAPis on tehtud kandeid

toetuse saaja teatise alusel, mis ei ole SFOSi maksetaotluste kaudu veel SAPi jõudnud.

 Sihtfinantseerimise ettemaksete (kontogrupp 1038) ja sihtfinantseerimise tagasinõuete

(konto 103650) kohta saadetakse neile juriidilistele isikutele, kes ei esita saldoandmikke,

saldokinnituskirjad, kui makstud ettemakse või tagasinõude summa on alates 20 000

eurost. Tagasinõuete hindamisel võetakse arvesse ka SFOSis veel kinnitamata

(menetluses) nõuded ning kontrolliva rakendusüksuse kommentaarid.

 Sihtfinantseerimise kohustiste kohta (kontogrupp 2035) ei saadeta saldokinnituskirju, kui

need lähevad maksetähtpäeval tavakorras tasumisele. Kohustiste inventeerimisel

eeldatakse, et toetuste saajad, kes ei esita saldoandmikke, on huvitatud raha võimalikult

kiirest laekumisest, mistõttu nad on aastaaruande koostamise ajaks oma maksetaotlused

eelmise aasta kohta esitanud. Kohustiste kohta, mis on arvele võetud enne aruandeaasta

algust ja mida ei ole aruandeaasta jooksul välja makstud, saadetakse järelepärimine

asutusele.

31

Aastainventuuride läbiviimise ja dokumentatsiooni koostamise ja kogumise sammud:

1. Talituse pearaamatupidaja veendub ministeeriumi ja Asutuste otsuste olemasolus

aastainventuuride läbiviimiseks.

2. Talituse pearaamatupidaja arutab Talituses nõuete ja kohustiste inventeerimise tööjaotust,

et tagada saldode kontrollijate informeeritus ja inventuuride ladus läbiviimine.

3. Talituse pearaamatupidaja määrab saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad SAPis

koostavad ja välja saadavad.

4. Saldode kontrollijad võivad koostada saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside kohta

eraldi dokumendi, vt inventeerimisdokumendi vorm „Saldokinnituskirjadega

inventeerimine“. Sellesse vormi võetakse kõikide reskontro kontode saldod SAP BO

aruandest RP002 ja RP003 ning märgitakse seejärel ära, millistele klientidele

saldokinnituskirjad saadeti ning millistelt tarnijatelt või klientidelt saldokinnituskirjad

saadi. Vastamisel märgivad saldode kontrollijad sellesse dokumenti vastuse andmed.

5. Saldode kontrollijad võivad saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside info märkida

Asutuse inventuuriakti detailsele vormile (saldokinnituskirjadega inventeerimise

dokumendi asemel), kus on kajastatud ka muude kontode inventeerimise andmed ja

selgitused (vt käesoleva korra lisaga 1 kehtestatud inventuurivormid, leht „As-koondakt

detailidega“).

6. Selgunud vahe korral käivitab saldode kontrollija vahe väljaselgitamise ja vajaduse korral

ka saldo korrigeerimise töövoo ning vastutab inventeerimisdokumenti tulemuse märkimise

eest (selgitus vahe kohta, kes, mis põhjusel vahe parandas).

7. Kui Asutuse bilansikontode inventeerimiseks ei kasutata ühist vormi, koostavad saldode

kontrollijad iga Asutuse kohta aasta lõpu seisuga reskontro kontode, s.o klientidega seotud

nõuete ja tarnijatega seotud kohustuste kontode inventeerimise vormid, kus kajastatakse

kontode analüütika klientide ja tarnijate kaupa. Inventeerimise dokumentide loomisel

kasutatakse SAP BO aruandeid RP002 ja RP003. Inventeerimisel veendutakse saldode

õigsuses lähtudes saldokinnituskirjadest, saldoandmike infosüsteemis tehtud võrdlustest ja

visuaalsest kontrollist. Visuaalse kontrolli käigus vaadatakse üle reskontro kontod, kulu

kajastamise perioodid, maksetähtajad (kas need on loogilised ja reaalsed), ettemaksete

olemasolu (kas need on põhjendatud või tuleks sulgeda) jms.

8. Toetustega seotud bilansikontode inventeerimiseks koostavad saldode kontrollijad iga

Asutuse kohta eraldi sihtfinantseerimisega seotud tekkepõhiste ja kassapõhiste eelarvete

täitmise aruanded, kasutades SAP BO aruannet EA005. Toetuste saldode inventeerimiseks

veendutakse saldode õigsuses lähtudes tekkepõhiste tulude ja kulude vastavuse printsiibist.

Inventuuridokumendist peab olema võimalik välja lugeda, et tulude ja kulutuste vastavus

on üle kontrollitud. Erinevuste korral kirjutatakse selle kohta põhejndus. Lisaks saadetakse

toetuste saldode kohta järelepärimised Asutusele, kui sildfinantseerimise tähtaeg on

ületatud või kui nõuete või kohustiste, sh saadud või antud ettemaksete saldod on aasta

jooksul seisnud liikumiseta.

9. SFOSis peetavate toetusmeetmete korral võrreldakse ettemaksete saldod SAP BO

aruandega SF38 või SF35 ja tagasinõuete saldod SAP BO aruandega SF33. Tagasinõuete

aruanne SF33 saadetakse lisaks ülevaatamiseks RTK toetuste arendamise osakonna

järelevalve ja riskijuhtimise osakonnale, et nad kinnitaksid tagasinõuete laekumise

tõenäosust ja esitaksid lisainfot, kui neile on teada rikkumisi eelmise aasta lõpuni

kajastatud toetuste kohta, mille kohta veel ei ole infot SFOSi sisestatud. Saadud tagasiside

alusel hindab saldode kontrollija inventeerimise käigus täiendavate tagasinõuete

arvelevõtmise ja nõuete allahindamise vajadust ja vajaduse korral täiendab

inventuuridokumenti lähtudes SAPis muudetud saldodest.

10. Saldode kontrollijad võivad koostada eraldi pearaamatu tüüpi kontode inventeerimise

dokumendi(d), mida võib sobivalt jaotada alamdokumentideks lähtudes nende sisust.

Teatud kontod, mis saadetakse ülevaatamiseks Asutusele, võib grupeerida ühte

alusdokumenti lähtudes sellest, kellele need ülevaatamiseks saadetakse. Kui kontodel on

32

SAPis avatud nõuete haldus, siis kasutatakse inventeerimise dokumendi saamiseks SAP

BO aruannet RP017 „Pearaamatu tüüpi kontode analüütilised saldod“.

11. Personaliteenuste osakonna töötaja inventeerib palgaarvestusega ja palkadelt arvestatud

maksudega seotud saldod, samuti puhkusetasu maksmise kohustuste ja ettemaksetega

seotud saldod ja esitab need allkirjastatult Talitusele.

12. Asutuse nõuete ja kohustiste inventeerimise dokumendi alusena kasutatakse Asutuse kohta

SAP BO aruannet RP009 „Kontode saldod kuu lõpus“.

13. Inventeerimise dokumendis viidatakse hilisematele parandustele, kui audit pole veel

lõppenud ja esialgset inventuuri dokumenti korrigeeritakse, tuues välja parandamise

põhjuse.

14. Saldode kontrollijad koguvad Asutuse nõuete ja kohustiste inventeerimise

alusdokumendid ja koondakti võimaluse korral ühte digikonteinerisse. Kui ühte

digikonteinerisse kogumine ei ole otstarbekas, säilitakse mitmeid allkirjastatud

dokumente. Inventeerimise dokumendi töölehtedel kajastatakse dokumendi koostajana

kontrollija(te) nimi (nimed). Inventeerimise alusdokumentide digitaalne allkirjastamine

toimub lähtudes valitsemisala pearaamatupidaja korraldusest kas tema enda või saldode

kontrollija(te) poolt. Asutuse saldode inventeerimise digitaalselt allkirjastatud dokument

(dokumendid) saadetakse Talituse poolt Asutusele teadmiseks.

15. Kui saldokinnituskirjadega inventeerimise dokument on koostatud kogu valitsemisala

kohta eraldi alusdokumendina, allkirjastatakse see valitsemisala pearaamatupidaja ja

saldode kontrollija(te) poolt, kes kinnituskirjade väljasaatmise ja vastuste kogumisega

tegeles(id).

16. Kui Asutus vajab inventuuri läbiviimiseks Talituselt inventuurinimekirja, näiteks

lõpetamata ehituste inventeerimiseks, siis lepib Talitus Asutusega kokku kuupäeva, millal

nimekiri saata (millal on kõikide tehingute kohta dokumendid saadud ja kanded tehtud),

võtab SAP BOst või SAPist nimekirja koos sobivate inventeerimiseks vajalike andmetega

ja saadab Asutusele.

17. Kui Asutuse poolt läbi viidud inventuuri käigus selgus korrigeerimist vajav saldo, viib

saldode kontrollija parandused sisse Asutusest saadud dokumendi alusel.

18. Talituse pearaamatupidaja koostab valitsemisala bilansikontode inventuuri koondakti,

kasutades SAP BO aruannet RP016 „Bilansikontode inventuuri koondakt“. Selles

esitatakse kõikide Asutuste bilansikontode saldod ning valitsemisala koondsaldod.

Koondakti koostamisel veendub pearaamatupidaja selles, et kõikide Asutuste kõik

bilansikontode saldod on inventeeritud.

8. Maksuarvestuse toimingud

8.1. Erisoodustuste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt aruande esitamise tähtajal iga kuu 10.kuupäeval

Viited: tulumaksuseadus, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Erisoodustuse maksukulu kajastatakse erisoodustuste kuludega samas kalendrikuus, et

tagada maksuarvestuse õigsus ja kontrolli lihtsus.

 Erisoodustuste maksukohustised arvestatakse korraga tervele valitsemisalale, käivitades

selleks SAP BO aruande RP011 „Erisoodustused“ kogu valitsemisala kohta. Selle alusel

tehakse kanne SAPi kõikide asutuste kohta ühe dokumendina.

33

 Erisoodustuse kulusid sisestatakse perioodidesse, mille kohta on deklaratsioon juba

esitatud, ainult siis, kui see on vajalik maksuarvestuse või aastaaruande õigsuse

tagamiseks. Sellisel juhul teavitab kohustiste arvestaja e-posti teel seda kohustiste

arvestajat, kes vastutab erisoodustuste deklareerimise õigsuse eest ja sisestab

raamatupidamiskandeid maksude kohta.

Erisoodustuste arvestamise toimingu sammud

1. Kohustiste arvestaja kajastab ametiautode ja korterite erisoodustuste arvestuse

baassummad bilansivälistel kontodel transaktsioonis F-02 dokumendi tüüp SA,

ametiautode kohta kontodel 96000000 ja 96000001 ning ametikorterite kohta kontodel

96000010 ja 96000011.

2. Erisoodustuse maksude kande tegemiseks avab kohustuste arvestaja SAP BO aruanne

RP011 „Erisoodustused“, valides päringu parameetriteks valitsemisala ja aruande

esitamise perioodi.

3. Kohustiste arvestaja impordib aruande vahelehelt „Erisoodustuse kanne“ Excelisse.

4. Kohustiste arvestaja omab Asutuste või teiste kohustiste arvestajate kaudu saadud infot

selle kohta, milliste toetuste erisoodustuse kulu on abikõlbulik, aga maksukulu mitte. Kui

selliseid toetusi on, siis muudab ta Exceli failis vastaval real eelarve tunnused.

5. Kohustiste arvestaja impordib Excelisse salvestatud erisoodustuse kande SAPi

transaktsiooniga ZFI_SALDO dokumendi tüübiga SA.

6. Kohustiste arvestaja sisestab erisoodustuste kohta TSD lisa 4 e-maksuameti infosüsteemi

või annab info edasi PTO-le, kes sisestab deklaratsiooni.

7. Kohustiste arvestaja käivitab transaktsiooni ZHR_Palgamaksud variandiga

„Erisoodustus“, mis tekitab erisoodustustelt arvestatud maksude ettemaksu ettepaneku

kanded.

8. Kohustiste arvestaja teeb lisakandeid varasematesse kuudesse lisatud erisoodustuste

kulude kohta maksude arvestamiseks ja parandab vajaduse korral varasemate kuude

maksudeklaratsioonid e-maksuameti infosüsteemis.

8.2. Käibemaksu arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt iga kuu 20.kuupäeval

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Asutuste kohta, kes on pöördkäibemaksukohuslased, esitatakse käibedeklaratsioon

(KMD).

 Asutused kohta, kes on käibemaksukohuslased, esitatakse nii KMD kui ka selle lisad KMD

INF A ja B. Lisaks esitatakse ühendusesisese käibe aruanne VD.

 KMD ja selle lisad koostatakse SAP BO aruande RP010 alusel ja sisestatakse e-

maksuameti infosüsteemi. Vajaduse korral tehakse ümberarvutused, mis tulenevad

osalisest sisendkäibemaksu määrast või muudest põhjustest, mille korral on vaja

deklaratsiooni või selle lisasid korrigeerida.

 Müügisüsteemi ERPLY korral saab kohustuste arvestaja KMD lisa INF A andmed

ERPLYst.

 Üldjuhul ei tee kohustiste arvestajad täiendavaid kandeid, mis muudavad käibemaksu

kohustist või sisendkäibemaksu, peale kuu kohta KMD esitamist. Erandkorras peab

kohustiste arvestaja informeerima sellest e-posti teel Asutuse KMD koostaja ülesannetes

olevat kohustiste arvestajat.

34

Käibedeklaratsiooni esitamise toimingu sammud:

1. Kohustiste arvestaja käivitab hiljemalt KMD esitamisele eelneval tööpäeval SAP BO

aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“, valides asutuse koodi, kuu ja aasta, mille kohta

aruanne esitatakse. Aruandest RP010 saab eelarvetunnuste ja summade algandmed KMD

ja KMD INF A ja B koostamiseks ning käibemaksu konteeringute tegemiseks.

2. Kohustiste arvestaja arvestab välja käibemaksukohustuslase sisendkäibemaksu ning

kajastab osalise käibemaksu kulusse kandmise.

3. Kohustiste arvestaja võtab arvele pöördkäibemaksukohustuse Maksu- ja Tolliameti ees

kontole 20300002 aruande RP010 alusel, kui seda ei ole tehtud kuu jooksul jooksvalt.

4. Kui kohustiste arvestaja tahab sulgeda konto 10370000 eelmise kuu jääki, viib ta selle

kontole 10370100 ja/või kontole 10370101 transaktsiooniga F-02.

5. Kohustiste arvestaja sulgeb SAPis sisendkäibemaksu kontodel 10370100 ja/või 10370101

ja arvestatud käibemaksu kontol 20300100 käibemaksukohustuse kontole 20300002 või

käibemaksu pearaamatu ettemaksu kontole 10370000 käibemaksukoodiga A1 eelarve

liikide ja muude eelarve tunnuste lõikes. Summad leitakse SAP kontoväljavõtte FAGLL03

alusel, valides kuu, mille kohta kannet tehakse, arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod

ning paigutuse „Eelarve 1“, mis kuvab ekraanile summad eelarvetunnuste ja

raamatupidamise kontode lõikes. Kui tulemuseks on käibemaksu kohustus, siis teeb

kohustiste arvestaja kande transaktsiooniga ZFI_KMSULGEMINE või F-43. Kui

tulemuseks on käibemaksu ettemaks, siis kajastab kohustuste arvestaja ettemaksu

transaktsiooniga F-02 dokumenditüübiga SA, kandes arvestusobjektid kõikidele kande

ridadele.

6. Järgmisel tööpäeval peale kannete tegemist käivitab kohustiste arvestaja SAP BO aruande

RP010 „Käibedeklaratsioon“ uuesti ja veendub andmete õigsuses. Sealhulgas kontrollib ta,

kas maksekohustus kontol 20300002 või ettemaks kontol 10370000 on samas summas,

nagu käibedeklaratsiooni aruandes või kas see vastab mahaarvamisele kuuluvale

sisendkäibemaksu proportsioonile, kas kõikidelt nõutavatelt summadelt on arvestatud

pöördkäibemaks. Pöördkäibemaks on õige, kui käibedeklaratsiooni kõige alumises lahtris

on summa, mis võrdub käibedeklaratsiooni punktis 6 olevalt summalt arvestatud

käibemaksuga.

7. Kohustiste arvestaja võtab vajaduse korral KMD INF A ja B deklaratsiooni Excelisse ja

muudab vajaduse korral sisendkäibemaksu summad vastavaks proportsioonile.

8. Kohustiste arvestaja sisestab KMD, KMD INF A ja B osa ning KMD VD aruanded e-

maksuameti infosüsteemi.

9. Kohustiste arvestaja kontrollib, et varasematesse kuudesse ei ole arvestatud ja

sisendkäibemaksu kontodele summasid sisestatud. Selleks avab ta SAP aruande FAGLL03

ja valib arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod. Kui kontode saldo on aruande esitamise

seisuga null, siis varasematesse perioodidesse kandeid tehtud ei ole ja varasemate kuude

KMD muutmise vajadus puudub.

10. Kohustiste arvestaja otsib varasematesse perioodidesse lisatud kanded üles, valides

FAGLL03 sisendkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kontod ning perioodi aasta algusest

kuni eelneva kuuni enne deklaratsiooni esitamist. Valides paigutuse /PEARM, saab ta

detailse infot pearaamatu kannete kohta. Filtreerides kanded, kus maksukood ei ole A1 ja

sisestamise kuu, mille kohta deklaratsiooni koostatakse, ei ole kuni eelmise deklaratsiooni

koostamise kuupäevani, saab ta ekraanile kanded, mis on tehtud varasematesse

perioodidesse peale KMD esitamist.

11. Lähtudes tehtud parandustest teeb kohustiste arvestaja lisakanded käibemaksu

kajastamiseks ja parandab KMD Maksu- ja Tolliameti infosüsteemis.

9. Eelarvetega seotud toimingud

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

35

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, toetuste arvestaja, RTK riigiarvestuse spetsialist,

Rahandusministeerium

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Toetuste haldamise mooduli juhend“

punktid 1-3 ja punktid 5-9

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib välisabi toetuste (grantide) loomise ja eelarve sisestamise ühele või

mitmele toetuste arvestajale.

 Kui Asutusele on antud SAPi litsents ja Asutusega on Toimemudeli alusel kokku lepitud,

et ta avab toetusi ja sisestab neile eelarveid ise, toimub see töö Asutuses.

 Eelarve avab vastavalt Kassalise teenindamise eeskirjale Rahandusministeerium

sildfinantseerimise andmise korral või RTK riigiarvestuse spetsialist.

 SFOSis registreeritud toetuste meetmete rakendusskeemidele avab SAPis vastavad

toetused ning saadab SFOS-SAP liidese töötamiseks SFOSile vajalikud arvestusobjektide

koodid SFOSi kasutajatoele RTK riigiarvestuse spetsialist. Nimekirja SFOSi toetuste

koodidest hoitakse RTK Riigi raamatupidamise võrgukettal kataloogis 4-4

Riigiraamatupidamise tehnilised dokumendid -> SAP. Kui SFOSis registreeritakse

kodumaine toetus, millele SAPis vastab reaalne eelarvekontrolliga toetus, tagab talitus,

kelle kliendiks on vastav rakendusasutus, toetusele eelarve info saamise toetuse andja

Asutuselt.

Toetustega seotud toimingu sammud:

1. Toetuste arvestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info uue toetuse loomiseks

ja sellele eelarve sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist saab SFOSis avatud

toetusmeetme info SFOSi kasutajatoelt.

2. Toetuste arvestaja või RTK riigiarvestuse spetsialist loob uue toetuse transaktsiooniga

GMGRANT, tagades õige sponsori, kellelt raha laekub, kehtivusaja ning eelarve

perioodide avamise aastate kaupa. Splitting rule peab olema 1 ning mõlemad eelarveaasta

variandid (Fiscal Year variant) peavad olema K4. Eelarve vahelehel saab blokeerida

toetuse tuleviku eelarveaastad, et need jääksid hilisemast eelarve sisestamise dokumendist

välja. Kui periood kätte jõuab, siis eemaldab toetuste arvestaja blokeeringu, kui toetus

kandub edasi järgmisesse aastasse või pikendab toetuse perioodi ja lisab uue eelarveaasta.

Lehele Viide sisestab ta lepingu või SFOSi koodi (Internal Reference) ning eelarveobjekti

koodi (External Reference). Dimensioonide lehele sisestab ta eelarvega seotud tunnused –

liigi, eelarveüksuse ja eelarve kontod, millele eelarve avada.

3. Toetuste arvestaja sisestab toetusele eelarve transaktsiooniga GM_CREATE_BUDGET

vastavalt Toetuste haldamise mooduli juhendile. Eelarve sisestatakse kahest varasemal

juhul – kas on toimunud laekumine või on vajalik sildfinantseerimine. SFOSis

registreeritud riigieelarvelise toetuse eelarve kajastab RTK riigiarvestuse spetsialist,

vähendades samaaegselt Asutuse eelarvet ilma toetuse koodita.

4. Kui toetusele on eelarve sisestatud laekumise alusel, annab toetuste arvestaja sellest teada

RTK riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel. RTK riigiarvestuse spetsialist avab eelarve ja

teavitab sellest Asutust ja toetuste arvestajat. Eelarve avamisel kasutatakse teksti väljal

järgmisi lühendeid, et saada aru eelarve sisust: JÄÄK (eelmisest aastast üle tulnud jääk);

LAEK (laekumise alusel avatud); SILD (sildfinantseerimise andmine); YMKL

(ümberklassifitseerimine, mis ei muuda eelarve mahtu, näit K-lt I-le).

5. Kui toetusele on eelarve sisestatud sildfinantseerimise taotluse alusel, siis saadab toetuste

arvestaja eelarve sisestamise kohta teate Asutusele.

36

6. Toetuste arvestaja tõstab aasta lõpu seisuga kasutatud arvelduskrediiti jäägi kontole

20810000, järgmise aasta alguses teeb vastupidise kande (Reverse).

7. Toetuste arvestaja sisestab aasta alguse kassalise raha jäägi SAP BO aruande EA005 järgi

kontole 99999997 toetuste kaupa (eelarve liik 40 vi 41, vastaskanne samal kontol ilma

toetuse koodita), et tagada toetuste kassapõhise jäägi arvestus.

8. Kodumaiste toetuste tekkepõhised ettemaksete jäägid aasta alguseks sisestatakse läbi konto

99999996, kui nende arvestuseks ei kasutata toetuste koode ning vastasel korral poleks

võimalik jääke toetuste suure arvu tõttu leida.

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse

Toimingus osalejad/vastutajad: RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt 5 päeva jooksul riigieelarve või selle muudatuse saamisest

Viited: SAPi kasutusjuhend „Eelarvestamise mooduli kasutusjuhend“ punkt 4

Toimingu üldised põhimõtted:

 Tekkepõhine riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse RTK riigiarvestuse spetsialisti

poolt Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnast saadud info alusel. RTK

riigiarvestuse spetsialist kontrollib alusdokumendi olemasolu ning dokumendil oleva info

vastavust eelarve juhendmaterjalidele (arvestusobjektide kasutamise reeglid, riigieelarve

muudatuste otsustamise reeglid).

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

1. RTK riigiarvestuse spetsialist saab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna töötajalt

e-posti teel info Exceli kujul või vabas vormis riigieelarve või selle muudatuse

sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib infot, sh vajaliku tõendusmaterjali

olemasolu (alusdokumenti).

2. RTK riigiarvestuse spetsialist sisestab eelarve transaktsiooniga FMBB, valides õige

dokumendi tüübi. Riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse dokumendi tüübiga Z001,

eelmisest aastast järgmisesse aastasse viidud eelarve sisestatakse dokumendi tüübiga Z006.

Igale reale lisatakse selgitus, et oleks võimalik seostada sisestus vajaliku alusdokumendiga.

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAPi kasutusjuhend „Kontrolling“ punktid 4-5

Toimingu üldised põhimõtted:

 Talitus tsentraliseerib eelarve sisestamise ühele eelarvete sisestajale.

 Kui Asutusele on antud SAPi litsents, sisestab Asutus ise eelarveid.

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

1. Eelarvete sisestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info eelarve sisestamiseks

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või mõlemale.

37

2. Kuluüksuste eelarve seadmisel sisestab eelarvete sisestaja summad transaktsiooniga KP06,

kasutades paigutust Z1-151EXCEL1 või Z1-151EXCEL2 ning kopeerides andmed

Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-151 või Z1-152 (kui on vaja piirata

andmed ühe konkreetse kulukeskusega).

3. Muudatuste sisseviimiseks transaktsioonis KP06 kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-

151 või Z1-152 ning muudatuse teeb, olles muudetaval real ning kasutades nuppu „Muuda

väärtusi“, et säiliks muudatuste tegemise ajalugu.

4. Kui lisandub kuluüksus ning sellele on vajalik täiendavalt lisada eelarve, siis paigutuses

Z1-151 või Z1-151EXCEL1 tuleb liikuda kõige alla vabade ridade algusesse ning lisada

andmed.

5. Kulukohtade/ressursside eelarve sisestab eelarvete sisestaja transaktsiooniga KPF6,

kasutades paigutust Z1-401OCEXC ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi

sisestamiseks kasutab paigutust Z1-401OC.

6. Muudatuste sisseviimiseks kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-401OC ning kirjutab

uue summa vana asemele.

7. Kulukohtade/ressursside eelarvete massiliseks muudatuseks tuleb eelnevalt salvestada

väljund Excelisse ning sellele lisada muudatused nii, et ükski rida ei oleks topelt, seejärel

SAPist read kustutada ja salvestada, avada uuesti eelarve sisestamise vorm ning kopeerida

uued andmed Excelist.

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vähemalt kaks korda aastas, sh enne aastaaruande lõpetamist saldode

sulgemisel

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

 Eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimisel veendutakse, kas SAP BO-s olevad

eelarve täitmise aruanded, sh eelarve, täitmine ja jääk võrduvad SAPis olevate andmetega.

Eelarve jääkide kontrollimise sammud:

1. Tekkepõhise eelarve kontrollimise ajaks võib lukustada kannete tegemine kontrollitavasse

perioodi, selleks saata kiri [email protected]. Peale kontrollimist saadetakse vajaduse korral

samal aadressil taotlus perioodi taasavamiseks.

2. Kontrolliks kasutatakse SAPi transaktsiooni FMRP_RFFMEP1AX , milles on tehtud

erinevad vaated tekkepõhise ja kassapõhise eelarve täitmise jälgimiseks.

3. Tekkepõhise eelarve täitmist võrreldakse SAP BO aruandega EA000. Tekkepõhise eelarve

kontrollimise variant SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on FM TEKKE FOND

- vahesummad grupeeritud eelarveliikide ja objektide ning toetuste lõikes.

4. Välistoetuste kassapõhist jääki võrreldakse SAP BO aruande EA005 kassapõhiste

vahelehtedega. Vahede selgitamiseks kasutatakse vajadusel veel SAP BO aruannet

KASSA005. Kassapõhise eelarve kontrollimise variant SAPi transaktsioonis

FMRP_RFFMEP1AX on FM KASSA – vahesummad grupeeritud eelarve liikide ja

objektide ning toetuste lõikes.

10. Aruandlusega seotud toimingud

10.1. Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine

38

Toimingus osalejad/vastutajad: aruandluse esitaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes Üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadest igakuiselt

Viited: Üldeeskiri ja selle juhendmaterjalid, SAP kasutusjuhend „Pearaamat“

Toimingu üldised põhimõtted:

 Saldoandmiku ja makseandmiku esitamine ja kontrollimine tsentraliseeritakse talituses ühe

töötaja ülesandeks.

 Saldoandmiku infosüsteemi aruande üleslaadimisel ei pea eemaldama kirjeid oma

tehingupartneri koodiga, need elimineerib saldoandmike infosüsteem ise aruandlusest.

 Sendivahesid tehingupartnerite vahel ei parandata ning vahed kuni 1000 euro suuruses

summas parandatakse juhul, kui need on oma tehingupartneri koodiga ja vahe selgitamisel

ilmnes parandamise vajadus.

Saldoandmiku esitamine ja kontrollimise toimingu sammud:

1. Aruandluse esitaja moodustab saldoandmiku faili transaktsiooniga ZSALDOKUU,

tegevuspõhisel eelarvel oleva valitsemisala puhul transaktsiooniga ZSALDO_TEGEVUS

. Valiku parameetriteks määratakse kompanii kood, kuu ja aasta, mille kohta aruanne

esitatakse.

2. Aruandluse esitaja veendub, et vahekontod oleksid viidud nullini. Rahavoo koodi 01 puhul

peab olema täidetud tegevusala ja tehingupartneri kood. Vea korral on põhivara soetus üle

viimata vahekontolt 552910 konto liigile 15 või on põhivara ostul kasutatud vale

vahekontot. Panga vahekontode saldod peavad samuti olema viidud nulli.

3. Kui saldoandmik vastab nõuetele, salvestab aruandluse esitaja aruande xml formaati.

4. Aruandluse esitaja siseneb saldoandmike infosüsteemi ja impordib saldoandmiku.

5. Aruandluse esitaja kontrollib saldoandmikku edasi saldoandmike infosüsteemis lähtudes

Üldeeskirja juurde kuuluvatest juhendmaterjalidest.

6. Vajaduse korral teavitab aruandluse esitaja talituse töötajaid või tehingupartnereid saldode

parandamiseks või vahede väljaselgitamiseks, korraldab paranduse tegemise SAPis ja

uuendab saldoandmiku.

7. Bilansiväliste kontode kohta valmistab aruandluse esitaja ette Asutustelt kogutud

andmetega Exceli faili saldoandmiku Excelist impordi vormil ja lisab selle saldoandmike

infosüsteemi.

8. Makseandmiku esitamiseks moodustab aruandluse esitaja importimiseks sobiva faili SAP

BO aruande KASSA013 „Makseandmik“ alusel ja impordib selle saldoandmike

infosüsteemi.

10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, aruandluse esitaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes riigieelarve seaduses kehtestatud tähtaegadest üks kord

poolaastas

Viited: Riigieelarve seadus, Eelarveklassifikaator, Eelarve kord, Käsiraamat: Strateegiline

planeerimine ja finantsjuhtimine

Toimingu üldised põhimõtted:

 Aruannete esitaja nõustab ja abistab Asutuse finantstöötajaid aruande kokkupanekul,

tagades, et aruandes esitatud lõpliku eelarve ja eelarve täitmise koondsummad vastavad

39

SAPis kajastatud eelarve tulude, kulude, investeeringute ja finantseerimistehingute

kogumahule lähtudes eelarvestamisel kehtivatest põhimõtetest.

 Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase eelarve täitmise aruande andmete

vastavuse saldoandmikus esitatud tulemiaruandele ning materiaalse ja immateriaalse

põhivara soetuse andmetele.

 Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase lõpliku eelarve kujunemise

vastavuse SAP BO-s olevale aruandele EA009.

 Aruannete esitaja tagab asutustele üleviidava tuludest sõltuvate eelarve jääkide vastavuse

SAP BO-s olevale aruandele EA022.

Riigieelarve täitmise aruande kontrollimise toimingu sammud:

1. Aruannete esitaja veendub, et Asutuse finantstöötajad tegelevad eelarve ja eelarve täitmise

andmete viimisega infosüsteemi KAIS ning taotleb endale aruannete vaatamise õiguse

infosüsteemiga KAIS seotud aruandlussüsteemis SAS Visial Analytics (SAS VA).

2. Aruannete esitaja võrdleb SAP BO-s olevat aruannet EA000 SAS VA-s oleva riigieelarve

täitmise aruandega ja veendub koondsummade õigsuses.

3. Lõpliku eelarve koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja lõpliku eelarve

kujunemise tabeli lähtudes aruandest EA009.

4. Eelarve täitmise koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja eelarve täitmise

aruande koondsummade ja tulemiaruande ning materiaalse ja immateriaalse põhivara

soetuse andmete võrdlusfaili.

5. Eelarvest järgmisesse aastasse ülekantavate tuludest sõltuvate jääkide andmete

kontrollimiseks koostab aruande esitaja jääkide aruande SAP BO aruande EA022 põhjal ja

võrdleb jääke riigieelarve täitmise aruandes esitatud jääkidega.

11. Muud toimingud

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine

Toimingus osalejad/vastutajad: valitsemisala pearaamatupidaja, ISO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: igakuiselt lähtudes aruannete lõpetamise kuupäevast

Viited: teade aadressil [email protected]

Toimingu üldised põhimõtted:

 Suletud kuu avatakse ainult erandjuhtudel korrigeerimiskannete tegemiseks.

Pearaamatu perioodide avamise ja sulgemise toimingu sammud:

1. ISO avab järgmise majandusaasta kuud kuni juunini detsembris, aprillis kuni novembrini

ja juulis jooksva aasta lõpuni.

2. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks avamiseks.

3. ISO sulgeb eelmise majandusaasta kuud järgmise aasta juunis.

Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu vara

KÄSKKIRI

17.10.2023 nr 1-2/23/70

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse

toimingute korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ §

20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra koos korra

juurde kuuluvate lisadega (K17_L1_FAO toimingud_lisa (inventuurivormid)_15.06.2020 ja

K17_L2_Põhivara_arvelevõtmise akt_2022).

2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 10.11.2022 a. käskkirja nr 1-2

/0088 „Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine“.

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: FAO töötajad

Koostaja: Maarja Käis