Ametijuhendite kinnitamise personalikäskkiri

1

Politsei- ja Piirivalveameti peadirektori asetäitja varade alal

käskkirja „Politsei- ja Piirivalveameti administratsiooni

teabehaldusbüroo keskarhiivi grupi juhi ametijuhendi

kinnitamine“

lisa

21.08.2023 nr 1.9-23.4/32p-1

GRUPIJUHI AMETIJUHEND

1. ÜLDOSA

Struktuuriüksuse nimetus

Teenistuskoha nimetus

administratsiooni teabehaldusbüroo keskarhiivi grupp

grupijuht Kellele allub

Alluvad Asendaja Keda asendab

Töötingimuste erisused

teabehaldusbüroo juhile

keskarhiivi grupi teenistujad vastavalt asendusskeemile vastavalt asendusskeemile

puuduvad

2. TEENISTUSKOHA EESMÄRK 2.1 Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) teabehaldusbüroo (edaspidi büroo) keskarhiivi

grupi (edaspidi grupp) juhtimine arhiiviteenusele (edaspidi ka teenus) pandud ülesanne te

täitmise korraldamiseks ja eesmärkide saavutamiseks ; 2.2 teenuse korraldamine ja koordineerimine PPAs.

3. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED JA TULEMUSED

Teenistuskoha ülesanded Tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumid/ soovitud

tulemus

Arhiiviteenus

3.1. Korraldab PPA struktuuriüksustest

dokumentide arhiivi vastuvõtmist ja arhiveerimist;

- arhiividokumendid on struktuuriüksustest

õigeaegselt vastu võetud, nõuetekohaselt ja õigeaegselt arhiveeritud;

- andmed arhiivi koosseisu kohta on ajakohased;

3.2. korraldab PPA arhiiviväärtuslike

dokumentide korrastamist, kirjeldamist ja rahvusarhiivile

üleandmist;

- arhiiviväärtuslikud dokumendid on korrastatud

vastavalt arhiiviteenuse tööplaanile ja arhiivieeskirja ning rahvusarhiivi juhiste nõuetele;

- rahvusarhiivile üle antavad arhiiviväärtuslikud dokumendid on nõuetekohaselt kirjeldatud ja üleandmise-vastuvõtmise aktid koostatud;

3.3. korraldab ja koordineerib PPA

arhiividokumentide säilitamist ja kaitset;

- arhiivihoidlates on tagatud paberkandjal

arhiividokumentidele nõuetele vastavad säilitus- tingimused ja -lahendused;

- arhiivihoidlate ohuplaanid on koostatud; - digitaalsete arhiividokumentide hoiukeskkonna

säilituspõhimõtted on analüüsitud ja välja

töötatud;

3.4. administreerib arhiivihaldus- programmi Arhiivihaldur ja

digiarhiivi;

- Arhiivihalduri ja digiarhiivi andmed on ajakohased ning kvaliteetsed, esinevad vead on

fikseeritud;

3.5. korraldab arhiividokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist;

- arhiivipäringutele on õigeaegselt, nõuetekohaselt ja juurdepääsupiiranguid arvestades vastatud;

2

- arhiividokumentide laenutused on registreeritud, dokumendid nõuetekohaselt väljastatud ja

tagastamise kontroll tagatud;

3.6. korraldab arhiividokumentide hävitamist;

- säilitustähtaja ületanud dokumendid on õigeaegselt hävitatud ja hävitamine

dokumenteeritud;

3.7. koostab arhiiviteenust reguleerivaid juhiseid;

- arhiiviteenust reguleerivad juhised on koostatud ja ajakohastatud;

3.8 annab sisendi infosüsteemide

arendamiseks arhiivinduslikus vaates;

- asjakohased arendusettepanekud infosüsteemide arendamiseks on esitatud;

3.9. annab sisendi PPA dokumentide

liigitusskeemi ja teabehalduskorra muutmiseks ning täiendamiseks;

- sisend dokumentide liigitusskeemi muutmiseks ja täiendamiseks ning dokumendisarjade säilitustähtaegade ajakohastamiseks on esitatud,

arvestades õigusaktide muudatusi;

- ettepanekud dokumendihalduskorra ajakohastamiseks on esitatud;

3.10. annab rahvusarhiivile sisendi PPA dokumentide hindamiseks.

- sisend koos põhjendustega on õigeaegselt ning nõuetekohaselt antud;

3.11. korraldab teenuse terviklikku ja

süsteemset arendamist; - teenuse arengustrateegia ja plaanid vastavad PPA

ülesannetele ning nende täitmiseks vajalikud tegevused vastavad tegelikele vajadustele ning on

terviklikult ja süsteemselt arendatud;

3.12. püstitab teenuse aastaeesmärgid, tagab teenuse tööplaani koostamise

ja elluviimise ning analüüsib, planeerib ja koordineerib teenust;

- ülesannete täitmine on analüüsitud, planeeritud ning selleks vajalikud tegevused on kavandatud

nii ressursside kui ka PPA ülesannete täitmist arvestades;

- (aasta)eesmärgid, tööplaan on koostatud ja ellu viidud;

3.13. planeerib teenuse eelarve ja jälgib

selle täitmist; - eelarve taotlus on esitatud õigeaegselt ja

asjakohaselt, ülevaade eelarve täitmisest on olemas;

3.14. korraldab vajalike teenuse osutamise

lepingute ettevalmistamise ja üleandmise-vastuvõtmise aktide edastamise;

- lepingud on sõlmitud, tööde üleandmise- vastuvõtmise aktid on allkirjastatud ja edastatud;

3.15. kavandab teenust arendavaid

projekte, osaleb (vajadusel juhib) projektitöös;

- arendusprojektid on kavandatud ja ellu viidud;

3.16. esindab teenust organisatsioonis

ning kokkuleppel büroo juhiga ka väljaspool organisatsiooni.

- teenus on esindatud nii organisatsioonis kui väljaspool seda;

Grupi juhtimine

3.17. juhib grupi tööd ning tagab

teenusele pandud ülesannete elluviimise;

- ülesanded on tulemuslikult ja õiguspäraselt ellu viidud;

3.18. juhib gruppi ja läbi eestvedamise

tagab grupile pandud ülesannete kvaliteetse täitmise, pidades silmas kokkulepitud põhiväärtusi;

- grupi liikmed on värvatud, arenguvestlused õigeaegselt tehtud, grupiliikmete koolitusvajadused on välja selgitatud, töö- ja

puhkeaeg on planeeritud, grupiliikmed on motiveeritud ja juhendatud;

3

3.19. planeerib ja koordineerib grupi tegevust ning täidab vahetu juhiga

sõlmitud tulemuskokkuleppeid;

- kõik grupiliikmed on teadlikud grupile seatud eesmärkidest ja tegutsevad ühtse meeskonnana

püstitatud tulemuse saavutamiseks;

- kokkulepped on täidetud; 3.20. planeerib grupi ülesannete ja

eesmärkide täitmiseks vajalikud vahendid ja koosseisu;

- eesmärkide saavutamiseks on olemas vajalikud vahendid ja optimaalne koosseis;

- eraldatud ressurss on kasutatud sihipäraselt ja efektiivselt;

3.21. analüüsib väliskeskkonnas toimuvat, arvestab sellega töö

korraldamisel ning tagab hea praktika kasutuselevõtmise;

- väliskeskkonna teguritega on arvestatud töö korraldamisel;

3.22. teeb büroo juhile ettepanekuid

grupi teenistujate teenistusse võtmiseks ja teenistusest

vabastamiseks, nende töö tasustamiseks, ergutuste kohaldamiseks ja tööks vajalike

eelarveliste vahendite kohta;

- ettepanekud on esitatud ning ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ettenähtud ressursside piires;

3.23. tagab grupi töökorralduse põhimõtted ja distsipliini, korraldab

tööjaotuse ja töö hindamise; selgitab välja teenistujate ootused, tasakaalustab ootused ja võimalused

ning tagab neist kinnipidamise;

- grupp töötab efektiivselt ja teenistujad on rahul ning motiveeritud;

3.24. korraldab infoliikumise grupis, edastab informatsiooni grupi

teenistujatele, selgitades ja täpsustades olulisi sõnumeid ning korraldab olulise informatsiooni

jõudmise büroo juhile;

- info liigub grupis tõrgeteta ja büroo juht on olulistest teemadest informeeritud;

3.25. nõustab ja juhendab PPA teenistujaid ning koostööpartnereid

oma valdkonda kuuluvates küsimustes;

- PPA struktuuriüksustele ja koostööpartneritele on informatsioon edastatud;

- leitud lahendused on adekvaatsed ning õiguspärased;

3.26. korraldab grupi töö ja kvaliteetse teeninduse lähtuvalt kliendi

tagasisidest, andes sellest tagasisidet

nii klientidele kui grupi teenistujatele;

- kvaliteetne teenindus lähtuvalt klientide tagasisidest on korraldatud;

3.27. annab grupi tegevusest aru ja

kooskõlastab tegevuse büroo juhiga; - büroo juht on teadlik grupi eesmärkide ja

ülesannete täitmisest;

3.28. viib läbi grupi teenistujatega koostöövestlusi ja selgitab vestluse

käigus välja koolitus- ja arenguvajaduse;

- koostöövestlused on läbi viidud vastavalt normdokumentides kehtestatud korrale;

3.29. koordineerib grupi teenistujate puhkuste ajakava koostamist;

- puhkuste ajakava on koostatud ja kinnitatud;

3.30. koordineerib grupi koolituskava koostamist, annab sisendi büroo

juhile ning jälgib kinnitatud kava

täitmist;

- koolitusvajadus on koondatud ja esitatud vastavalt kehtivale töökorrale;

4

3.31. peab järelevalvet grupile eraldatud eelarveliste vahendite sihipärase ja

otstarbeka kasutamise üle;

- grupile eraldatud eelarveliste vahendite sihipärane ja otstarbekas kasutamine on tagatud;

3.32. vastab grupile edastatud avaldustele, teabenõuetele, selgitustaotlustele ja

märgukirjadele;

- avaldused, teabenõuded, selgitustaotlused ja märgukirjad on tähtaegselt ja nõuetekohaselt

vastatud;

3.33. koordineerib grupi tööajaarvestuse tabeli täitmist;

- tööajaarvestuse tabel on nõuetekohaselt ja õigeaegselt täidetud;

3.34. täidab oma pädevusvaldkonna piires

büroo juhi ja kõrgemalseisva juhi antud tööülesandeid ja korraldusi,

mis tulenevad ametikoha eesmärgist või teenistuskohustuste täitmise

käigust, samuti muid seaduslikke

korraldusi, mis ei tulene ametikohast.

- ülesanded ja korraldused on õigeaegselt ja nõuetekohaselt täidetud.

4. VASTUTUS

Teenistuja vastutab: 4.1 ametijuhendiga ja muude õigusaktidega pandud teenistus- või tööülesannete õiguspärase,

õigeaegse, täpse, kohusetundliku ja omakasupüüdmatu täitmise eest; 4.2 teenistus- või tööülesannete täitmisesse puutuvate õigusaktide ja korralduste järgimise ning

täitmise eest, sh avaliku teabe seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuete täitmise eest;

4.3 tema kasutajatunnusega tehtud tegevuste eest kõigis infosüsteemides;

4.4 oma teenistus- või tööülesannete täitmisel vormistatud dokumentide objektiivsuse, korrektsuse, seaduslikkuse ja informatsiooni õigsuse eest;

4.5 teenistus- või tööülesannete täitmisel teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest;

4.6 tema kasutusse antud riigivara heaperemeheliku kasutamise ning dokumentide korrasoleku ja säilimise ning nende tagastamise eest teenistus- või töösuhte lõpetamisel;

4.7 teenistus- või tööülesannete täitmise käigus tahtlikult või hooletusest põhjustatud varalise ja mittevaralise kahju hüvitamise eest;

4.8 töökorra, ohutustehnika- ja tuleohutusnõuete ning teistest teenistus- või tööülesannete

täitmist reguleerivatest eeskirjadest ja juhenditest kinnipidamise eest; 4.9 puhkusele minnes või töölt lahkudes tema valduses oleva dokumentatsiooni ja vara

üleandmise eest vastavalt töökorras toodule. 5. ÕIGUSED

Teenistujal on õigus: 5.1 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, andmeid ja

dokumente; 5.2 kasutada oma pädevuse piires teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke

organisatsioonisiseseid ja organisatsiooniväliseid andmekogusid, infosüsteeme ja

teabeallikaid; 5.3 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid, väljaõpet nende

kasutamiseks ning tehnilist abi töövahendite rikete korral; 5.4 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest ja nõuda korralduse kirjalikku formuleerimist,

kui korralduse täitmine on teenistuja arvates õigusvastane, ebaotstarbekas või

majanduslikult kahjulik; 5.5 esitada ettepanekuid ja arvamusi töökorralduse küsimustes;

5

5.6 saada teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalikku koolitust;

5.7 allkirjastada siseriiklikele arhiivipäringutele koostatud vastuseid vastavalt töökorrale.

6. TEENISTUSKOHAL TÖÖTAMISEKS VAJALIK KVALIFIKATSIOON

6.1 Haridus: Erialane kõrg- või kutsekeskharidus. 6.2 Töökogemus: Vähemalt 2-aastane valdkonna töökogemus.

6.3 Juhtimiskogemus Ei ole nõutav. 6.4 Keelteoskus: Eesti keele oskus C1 tasemel; vene või inglise keele oskus

B1 tasemel.

6.5 Muu: 6.5.1 Arvutioskus: ülevaate omamine riigi infosüsteemidest, ameti

tegevusvaldkonna infosüsteemide tundmine, teadmised infotehnoloogia rakendamise üldpõhimõtetest ja kasutamisvõimalustest, ametikohal vajalike arvuti-

programmide ja andmekogude käsitsemise oskus. 6.5.2 Isikuomadused: töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada

ka pingeolukorras ja efektiivselt kasutada aega; kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, usaldusväärsus,

täpsus ja korrektsus, iseseisvus;

intellektuaalne võimekus, sealhulgas olulise eristamise oskus, süsteemse tegutsemise oskus;

väga hea suuline ja kirjalik eneseväljendamise oskus; koostööoskus, väga hea suhtlemisoskus; lojaalsus ja orienteeritus riigi huvidele ning isiksuse arengule.

6.5.3 Oskused ja teadmised: riigi põhikorra (põhiseadus ja põhiseaduslikud seadused), kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni

ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine; ameti tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktide tundmine, kontoritöö korralduse põhimõtete ning dokumendihaldusko rra

tundmine.

7. AMETIJUHENDI MUUTMINE

Ametijuhendit võib muuta kokkuleppel, samuti siis, kui selle tingivad asutuse töökorralduse muutmine või õigusaktide muutmine.

Ametijuhendit võib muuta teenistuja nõusolekuta, kui ei muutu ametikoha eesmärk,

põhifunktsioon(id), nõutav erialane ettevalmistus ega teenistuja palk ja ametniku ülesannete maht oluliselt ei suurene.

Kinnitan, et olen tutvunud käesoleva ametijuhendiga ning kohustun järgima selle nõude id

ja tingimusi.

(allkirjastatud digitaalselt)