Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise korra kinnitamine

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 19.09.2023 nr 1-2/23/57

Personalivestluste läbiviimise kord (K7)

Protsess: Personalivestluste läbiviimine

Protsessi omanik: personalipartner

Versioon: 9

Personalivestluste kord sisaldab:

 1. Sisu ja eesmärk

 2. Personalivestlused ja nende eesmärgid

 3. Personalivestluste läbiviimise protsess

o 3.1. Katseaja vestluste läbiviimine

o 3.2. 1:1 vestluste pidamine

o 3.3. Aastavestluse planeerimine ja läbiviimine

 3.3.1. Tulemusvestluse läbiviimine

 3.3.2. Vahevestluse läbiviimine

o 3.4. Lahkumisvestluse läbiviimine

Viited:

 RTK palgajuhend;

 Koolitusplaan;

 RTK arengu- ja tegevuskava.

1. Sisu ja eesmärk

 Eesmärk: töökord reguleerib personalivestluste – katseaja vestlused, üks ühele (1:1)

vestlus, aastavestlus ja lahkumisvestlus – läbiviimist Riigi Tugiteenuste Keskuses

(edaspidi RTK). Protsessi eesmärgiks on anda juhtidele töövahendid töötajate töö

eesmärgistamiseks, tulemuslikkuse ja kompetentside hindamiseks ning süsteemseks

arendamiseks.

 Kasutusulatus: kõik RTKga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olevad

ametnikud või eraõiguslikus töösuhtes olevad töölepingulised töötajad (edaspidi läbivalt

kasutatud töötajad).

 Vastutajad: korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK

personalipartner. Korra rakendamise eest vastutavad RTK peadirektor ja kõik

struktuuriüksuste juhid enda struktuuriüksuse ulatuses.

2. Personalivestlused ja nende eesmärgid

Kõigi RTKs läbiviidavate personalivestluste eesmärgiks on toetada juhi ja töötaja vahelist dialoogi

organisatsiooni eesmärkide saavutamise suunal ja ühise koostöö parendamise nimel. Ühtlasi on

vestluste eesmärgiks toetada tulemusjuhtimise tööriistade rakendamist aidates töötajal mõista,

millist väärtust tema töö ühiskonnas loob ning mida temalt oodatakse, luues seeläbi motivatsiooni

parimate tulemuste saavutamiseks. Tagasisidet andes lähtutakse RTK tagasisidestamise heast

tavast.

Personalivestluste (välja arvatud 1:1 vestluste) tulemused ja kokkuvõtted vormistatakse ja

säilitatakse Jira keskkonnas.

2

Vestluste sisu on konfidentsiaalne. Vestluse vormil fikseeritud sisule on juurdepääs töötajal, tema

vahetul juhil ja personalitöötajatel. Peale vestluste läbiviimist ja nii töötaja kui juhipoolset

kinnitamist edastatakse vestluste kokkuvõtted ka struktuuriüksuse juhile (reeglina

osakonnajuhtajale; alamüksustest koosneva talituse puhul ka talituse juhile). Töötaja liikumisel

teise struktuuriüksusesse tema varasemaid vestlusi uuele juhile ei edastata. Struktuuriüksuse juhi

vahetumisel antakse juhile ligipääs pooleliolevatele vestlustele, kuid talle ei anta ligipääsu

varasemalt kinnitatud vestluste vormidele.

Katseaja vestlused

Katseaja alguse vestlus on vestlus vahetu juhi ja uue töötaja vahel, kus lepitakse kokku katseaja

eesmärgid, vajalikud arendustegevused ja koolitused katseajaks ning antakse soovitused täiendava

info osas, millega töötaja peab ennast katseajal kurssi viima. Katseaja alguse vestlus toimub

reeglina esimese töönädala jooksul, kuid mitte hiljem kui kahe nädala jooksul peale tööle asumist.

Katseaja lõpu vestluses tehakse kokkuvõtted katseaja töötulemustest, lepitakse kokku töötaja

järgneva perioodi eesmärgid ja oodatav tulemus ning nendega seonduvad arengu- ja

koolitusvajadused. Vestlusel küsitakse RTKle tagasisidet uue töötaja pilgu läbi ning tutvustatakse

töötajale väärtuspõhist kompetentsimudelit. Kui katseaja tulemused ei vasta ootustele, annab

vahetu juht töötajale võimaluse selgituste andmiseks ja seejärel teeb otsuse töösuhte jätkamise või

lõpetamise kohta (viimasel juhul selgitab töötajale põhjalikult otsuse põhjuseid). Katseaja lõpu

vestlus toimub reeglina katseaja viimase kahe nädala jooksul.

Üks ühele (1:1) vestlus

1:1 vestlused on regulaarsed vestlused vahetu juhi ja töötaja vahel, mille eesmärgiks on luua ja

hoida emotsionaalset kontakti ning usaldust osapoolte vahel ja vahetada vastastikku (tööalast)

infot. See on personaalselt töötajale pühendatud aeg, kus juht arutab töötajaga läbi igapäevased

tööteemad, tunneb huvi töötaja üldise käekäigu vastu ja võtab regulaarselt teemaks ka töötaja

sisemise motivatsiooni, töörõõmu ning arengu. Vestluseid viiakse läbi vähemalt 1 kord kuus

kestusega 30 minutit kuni 1 tund.

Aastavestlus

Aastavestlus koosneb kahest eraldi vestlusest - tulemusvestlus ja vahevestlus. Tulemusvestlus

viiakse läbi I kvartalis ja vahevestlus III kvartalis. Vestluste toimumise tähtajad lepitakse kokku

juhtkonnas.

Tulemusvestlus

Tulemusvestlus on tulemusjuhtimise tööriist, kus vahetu juhi ja töötaja vahelise vestluse kaudu

tehakse kokkuvõtted eelmise aasta töötulemustest ja -sooritusest, räägitakse läbi tulemuspalga

ettepanek, arutatakse läbi töötaja arengu soove hinnataval perioodil ning lepitakse kokku järgneva

perioodi tööeesmärgid, tegevused ja oodatav tulemus ning nendega seonduvad arengu- ja

koolitusvajadused. Tulemusvestluste planeerimisel lähtutakse põhimõttest, et vestlused viiakse

läbi “ülalt alla” põhimõttel, st enne kui juht vestleb oma alluvaga, on temaga vestelnud tema vahetu

juht. Tulemuspalga määramise protsess ja põhimõtted on kirjeldatud RTK palgajuhendis.

Vahevestlus

Vahevestluse eesmärkiks on kokku leppida vajalikud arendustegevused seatud eesmärkide

saavutamiseks. See on vestlus vahetu juhi ja töötaja vahel, mille raames tehakse kokkuvõtted

esimese poolaasta tulemustest, hinnatakse asutuse põhiväärtustel põhinevaid töötaja kompetentse

3

ja kaardistatakse järgmise perioodi (II poolaasta ja järgmise aasta) arengu- ja koolitusvajadused,

töötaja motivatsioon ning karjääriplaanid.

Lahkumisvestlus

Lahkumisvestlus on vestlus organisatsioonist lahkuva töötaja ja personalipartneri vahel, kus

lahkuv töötaja annab tagasisidet RTKle kui tööandjale, töökorraldusele ja juhtimisele.

3. Personalivestluste läbiviimise protsess

Tegevus Vastutaja

3.1. Katseaja vestluste läbiviimine

Seostab Jiras osakonna tegevuskava vaates tegevused töötajaga. Viib uue

töötaja (sh ka tähtajalises töösuhtes oleva töötaja) tööle asumisel läbi

katseaja alguse vestluse (sh täidab Jira keskkonnas vastava vormi), mille

käigus lepitakse kokku eesmärgid katseaja perioodiks ja juhipoolsed

toetavad tegevused:

 tutvustab töötajale asutuse strateegilisi ja üksuse tegevuskavast

tulenevaid eesmärke ja seostab need töötaja tööülesannetega;

 lepib töötajaga kokku tööeesmärgid, planeeritavad tegevused (sh

kontaktide loomine, tutvumine asutuse siseste protseduuridega,

iseseisev õpe, osalemine töögruppides vms) ja oodatavad

tulemused (sh kirjeldades soovitud käitumist).

Vahetu juht

Viib hiljemalt üks nädal enne katseaja lõppu töötajaga (sh ka tähtajalises

töösuhtes oleva töötajaga) läbi katseaja lõpuvestluse, mille formaat,

vestlusest teavitamine jm on sarnane aastavestlusega.

Kui katseaja lõpu vestlus langeb aastavestluste perioodi ja katseaeg on

edukalt läbitud, vormistatakse katseaja lõpu vestlus.

Vahetu juht

3.2. 1:1 vestluste pidamine

Lepib töötajaga kokku vestluste intervalli (kuid mitte harvem kui üks

kord kuus) ja planeerib vestlused (soovitavalt sarjana) kalendrisse, et

tagada regulaarsus ja mõlema poole häälestatus, mis võimaldab vähem

pakiliste teemade arutamise planeerida vestluse ajale. Mõtleb läbi

vestluse teemad ja sõltuvalt vestluste intervallist võtab kas teatud

regulaarsusega või iga kord teemaks:

 töötaja üldise seisundi (kuidas läheb?);

 kuidas edeneb igapäevaste tööülesannete täitmine;

 mis on läinud hästi ja millised probleemid on esile kerkinud;

 milline on töötaja töörõõm ja motivatsioon;

 töötaja arengusoovid;

 tagasiside töötajale.

Vahetu juht

3.3. Aastavestluse planeerimine ja läbiviimine

4

Korraldab personalivestluste protsessi ülevaatamise ja vajadusel

protsessi ja vormide täiendamise. Kooskõlastab vestluste perioodi ja

täpse ajakava juhtkonnas, korraldab personalivestluste läbiviimiseks

vajalikud koolitused uutele juhtidele. Teavitab töötajaid vestluste

perioodi algamisest.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

Saadab vestluste perioodi alguses töötajatele läbi Jira keskkonna vestluse

vormi. Personalispetsialist

Planeerib vestluse toimumise aja ja koha ning teavitab sellest töötajat

üldjuhul vähemalt ühe nädala ette, tagamaks piisava aja vestluse

ettevalmistamiseks mõlemale osapoolele (va katseaja alguse vestlus, mis

ei vaja töötajapoolset ettevalmistuse aega).

Vahetu juht

Täidab Jira keskkonnas vestluse vormi ja edastab selle enne vestlust

vahetule juhile. Töötaja

Tutvub töötaja poolt täidetud vestluse vormiga ja mõtleb läbi omapoolse

tagasiside töötajale. Vahetu juht

Varub vestluseks 1-2 tundi ja valib vestluseks koha, mis on võimalikult

vaba välistest segajatest (nt helisev telefon, avatud kabinetiuks jne).

Vestluseks on oluline kasutada ruumi, mis tagab vestluse privaatsuse.

Vahetu juht

Lepib kokku töötajaga vestluse. Räägib läbi, mis on hetkel tähtis ja

milles vajab töötaja tuge. Vahetu juht

3.3.1. Tulemusvestluse läbiviimine

I osa – eelmise perioodi tulemuste kokkuvõte

Kirjeldab oma eelmise perioodi tegevusi, saavutatud tulemusi ning

annab hinnangu eesmärkide täitmisele. Eesmärkide mittetäitmisel

analüüsib koos juhiga nende põhjuseid.

Töötaja

Täpsustab vajadusel saadud infot, annab tagasisidet töötaja tulemustele,

lepib koos töötajaga kokku üldhinnangu töötaja töötulemustele ja

põhjendab tulemuspalga ettepanekut või selle määramata jätmist.

Edastab vastavalt juhkonnas kokkulepitud protseduurile tulemuspalga

ettepanekud oma alluvate osas

Vahetu juht

Teevad kokkuvõtte möödunud perioodil toimunud koolitustest ja

muudest arendustegevustest. Vahetu juht, töötaja

II osa – järgmise perioodi eesmärgid, tegevused, tulemused

Räägivad läbi ja lepivad kokku asutuse arengu- ja tegevuskavast

tulenevad tööeesmärgid ja nendele vastavad tegevused, mille

elluviimisele töötaja kaasa aitab.

Vahetu juht, töötaja

Seab töötajale eesmärgid, mis on mõõdetavad ja töötajale väljakutset

pakkuvad, kuid jõukohased. Juhtide tööeesmärgid peavad sisaldama

lisaks osakonna/talituse eesmärkidele kindlasti ka töötajate juhtimisega

seonduvaid eesmärke.

Vahetu juht

Räägivad läbi tööd takistavad tegurid (nt töökeskkond, -koormus vms)

ja lepivad kokku tegevused nende ületamiseks. Kui töötaja tegeleb

kõrvaltegevusega, arutatakse läbi kõrvaltegevuse võimalik mõju

tööülesannete täitmisele.

Vahetu juht, töötaja

5

Teeb oma ettepanekud osakonna/talituse ja asutuse töökorralduse

parandamiseks. Annab tagasisidet juhile. Töötaja

3.3.2. Vahevestluse läbiviimine

Teevad lühikokkuvõte möödunud perioodi (I poolaasta) tegevustest, sh

kaardistavad lisandunud tegevused.

Lepivad kokku järgmise perioodi arendustegevustes (sh arutavad, mil

määral on muutunud tööülesannete täitmiseks vajalikud erialased

oskused).

Arutavad läbi töötaja karjääriplaanid ja peamised motivaatorid ning

demotivaatorid.

Analüüsivad töötaja käitumise vastavust väärtuspõhisele

kompetentsimudelile tuginedes näidetele.

Vahetu juht, töötaja

Koostab ja edastab oma vastutusvaldkonda kuuluvate töötajate osas

valdkonna juhile struktuuriüksuste lõikes vestluste kokkuvõtte. Teeb

vajadusel selle põhjal ettepanekud personalivaldkonna tegevuskava või

koolitusplaani täiendamiseks.

Personalipartner

3.4. Lahkumisvestluse läbiviimine

Lepib lahkuva töötajaga kokku lahkumisvestluse läbiviimise ja saadab

töötajale läbi Jira keskkonna vestlust ettevalmistava küsimustiku. Personalipartner

Täidab nõusoleku korral küsimustiku ja saadab tagasi personalipartnerile. Töötaja

Viib läbi lahkumisvestluse, selgitamaks välja lahkumise põhjused ja

tagasiside saamiseks RTKle kui tööandjale. Personalipartner

Koostab Jira keskkonnas lühikese kokkuvõtte vestlusel räägitust ja

saadab selle tutvumiseks lahkuva töötaja vahetule juhile. Personalipartner

Kasutab vestluste kaudu saadud infot osakonna tegevuskava koostamisel.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

KÄSKKIRI

19.09.2023 nr 1-2/23/57

Riigi Tugiteenuste Keskuse

personalivestluste läbiviimise korra

kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ §

20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise korra.

2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 02.06.2022 a. käskkirja nr 1-

2/0057 "Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste korra kinnitamine“.

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha:

Koostaja: Maarja Käis