Riigi Tugiteenuste personalivestluste korra kinnitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 1 / 6

Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise kord

SISUKORD:

1. ÜLDPÕHIMÕTTED .......................................................................................................... 1

2. MÕISTED ........................................................................................................................... 1

3. PERSONALIVESTLUSTE EESMÄRGID ........................................................................ 2

4. PERSONALIVESTLUSTE LÄBIVIIMISE PROTSESS .................................................. 3

4.1TULEMUSVESTLUSE PLANEERIMINE ..................................................................... 3

4.2 TULEMUSVESTLUSE LÄBIVIIMINE ......................................................................... 3

4.3 TULEMUSVESTLUSELE JÄRGNEVAD TEGEVUSED ............................................ 4

4.4 KATSEAJA ALGUSE JA LÕPU VESTLUSE LÄBIVIIMINE ..................................... 5

4.5ARENGUVESTLUSE PLANEERIMINE ........................................................................ 5

4.6 ARENGUVESTLUSE LÄBIVIIMINE ........................................................................... 6

4.7 ARENGUVESTLUSELE JÄRGNEVAD TEGEVUSED ............................................... 6

1. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.1. Eesmärk: käesolev kord reguleerib personalivestluste – tulemusvestlus, arenguvestlus,

katseaja alguse ja lõpu vestlus ning lahkumisvestlus – läbiviimist Riigi Tugiteenuste

Keskuses (edaspidi RTK). Korra eesmärgiks on anda juhtidele töövahendid töötajate töö

eesmärgistamiseks, tulemuslikkuse ja kompetentside hindamiseks ning süsteemseks

arendamiseks.

1.2. Vestluste toimumise aeg: tulemus- ja arenguvestlused toimuvad kord aastas.

Tulemusvestlused viiakse üldjuhul läbi I kvartalis ja arenguvestlused III kvartalis. Katseaja

alguse vestlus toimub nädala jooksul alates töötaja tööle asumisest ja katseaja lõpu vestlus

nädal enne katseaja lõppu. Lahkumisvestlus viiakse läbi enne töölepingu lõppemist.

1.3. Kasutusulatus: kõik RTK-ga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olevad

ametnikud või eraõiguslikus töösuhtes olevad töölepingulised töötajad (edaspidi läbivalt

kasutatud töötajad).

1.4. Vastutajad: korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK

personalipartner. Korra rakendamise eest vastutavad RTK peadirektor ja kõik

struktuuriüksuste juhid enda struktuuriüksuse ulatuses.

1.5. Viited: 1) RTK palgajuhend;

2) RTK arengu- ja tegevuskava.

2. MÕISTED

2.1. Tulemusvestlus – vestlus juhi ja töötaja vahel, kus tehakse kokkuvõtted eelmise aasta

töötulemustest ja -sooritusest, arutatakse läbi töötaja areng hinnataval perioodil ning

lepitakse kokku järgneva perioodi tööeesmärgid, tegevused ja oodatav tulemus ning

nendega seonduvad arengu- ja koolitusvajadused.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 2 / 6

2.2. Arenguvestlus – vestlus juhi ja töötaja vahel, mille raames tehakse kokkuvõtted esimese

poolaasta tulemustest, hinnatakse asutuse põhiväärtustel põhinevaid töötaja kompetentse

ning kaardistatakse järgmise perioodi (II poolaasta ja järgmise aasta) arengu- ja

koolitusvajadused.

2.3. Katseaja alguse vestlus – vestlus juhi ja uue töötaja vahel, mille käigus lepitakse kokku

eesmärgid katseajaks ja juhipoolsed sisse-elamist toetavad tegevused.

2.4. Katseaja lõpu vestlus – vestlus juhi ja töötaja vahel, mis toimub üks nädal enne katseaja

lõppu. Vestluses tehakse kokkuvõtted katseaja töötulemustest, antakse tagasisidet töötaja

kompetentsidele töötaja arengu toetamiseks ning otsus ameti- või töökohal jätkamise

kohta. Lepitakse kokku töötaja järgneva perioodi tööeesmärgid, tegevused ja oodatav

tulemus ning nendega seonduvad arengu- ja koolitusvajadused.

2.5. Lahkumisvestlus – vestlus organisatsioonist lahkuva töötaja ja personalipartneri vahel,

kus lahkuv töötaja annab tagasisidet RTK-s töötamisele.

2.6. Personalivestluste keskkond – elektrooniline keskkond PlanPro, kus vormistatakse ja

säilitatakse töötajatega läbiviidud vestluste kokkuvõtted.

3. PERSONALIVESTLUSTE EESMÄRGID

3.1. Tulemusvestluse eesmärgid on:

3.1.1. Eelmise perioodi tegevuste ja tulemuste analüüsimine, mille raames vahetu juht:

 arutab töötajaga koos läbi eelmise perioodi töötulemused ning annab neile

tagasisidet;

 tulemustasu rakendamise korral tutvustab töötajale oma ettepanekut, mille ta teeb

peadirektorile/peadirektori asetäitjale töötajale makstava tulemuspalga suuruse

osas ja selgitab selle määramise põhimõtteid.

3.1.2 Töötaja tööalaste eesmärkide seadmine järgmiseks perioodiks, mille raames vahetu juht:

 aitab töötajal mõista kogu asutuse strateegilisi eesmärke;

 tutvustab töötajale osakonna/talituse eesmärke;

 seostab töötaja tööeesmärgid osakonna/talituse eesmärkidega;

 täpsustab töötaja tööalaseid eesmärke, prioriteete ja neist lähtuvaid olulisi

tööülesandeid ning lepib töötajaga kokku oodatavates tulemustes;

 selgitab välja ja planeerib töötaja arengu- ja koolitusvajadused, seostab need

töötajale seatud tööalaste eesmärkidega ning lepib töötajaga kokku

arendustegevuse vormi.

3.1.3 Töötajalt tagasiside saamine, mille raames vahetu juht selgitab välja:

 võimalikud probleemid ja kitsaskohad asutuses;

 töötaja ettepanekud juhtimiskvaliteedi parandamiseks;

 ettepanekud isiklike ja üksuse eesmärkide osas;

 töötaja ootused juhi suhtes.

3.2. Arenguvestluse eesmärgid on:

 esimese poolaasta tegevuste ja tulemuste analüüsimine;

 lisandunud tegevuste kaardistamine:

 töötajale tagasiside andmine tuginedes RTK väärtuspõhisele kompetentsimudelile

ja seeläbi väärtuspõhise käitumise kinnistamine;

 töötaja esimese poolaasta koolitus- ja arendustegevuste analüüs ja järgmise perioodi

koolitus- ja arendustegevuste väljaselgitamine.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 3 / 6

3.3. Katseaja alguse vestluse eesmärk on leppida kokku katseaja eesmärgid, vajalikud

arendustegevused ja koolitused katseajaks ning juhtida tähelepanu täiendavale infole,

millega töötaja peab ennast katseajal kurssi viima.

3.4. Katseaja lõpu vestluse eesmärk on hinnata katseajale seatud eesmärkide täitmist, seada

eesmärgid järgnevaks perioodiks, kaardistada arendustegevuste vajadus ja tutvustada

töötajale väärtuspõhist kompetentsimudelit ning saada RTK-le tagasisidet uue töötaja pilgu

läbi.

3.5. Lahkumisvestluse eesmärk on saada organisatsioonist lahkuvalt töötajalt tagasisidet RTK-

le kui tööandjale ja töökorraldusele ning juhtimisele.

4. PERSONALIVESTLUSTE LÄBIVIIMISE PROTSESS

Nr Tegevus Vastutaja

4.1 TULEMUSVESTLUSE PLANEERIMINE

4.1.1 Loob tingimused vestluste läbiviimiseks sh vaatab üle ja

vajadusel teeb (tellib) asjakohased täiendused vestluste

vormides, arutab juhtkonnas läbi vestluste toimumise täpse

ajakava.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

4.1.2 Planeerib tulemusvestluse toimumise aja ja koha ning teavitab

sellest töötajat üldjuhul vähemalt ühe nädala ette, tagamaks

piisava aja vestluse ettevalmistamiseks mõlemale osapoolele.

Tulemusvestlused viiakse läbi “ülalt alla” põhimõttel, st enne

kui juht vestleb oma alluvaga, on temaga vestelnud tema

vahetu juht.

Juht

4.1.3 Mõtlevad läbi vestlusel käsitletavad teemad. Ettevalmistuse

aluseks on töötaja ametijuhend ja temaga eelneval perioodil

kokku lepitud tööeesmärgid ja -tegevused.

Juht, töötaja

4.1.4 Saadab vestluste perioodi alguses töötajatele läbi

personalivestluste keskkonna tulemusvestluse vormi.

Personalispetsialist

4.1.5 Täidab personalivestluste keskkonnas tulemusvestluse vormi

ja edastab selle enne vestlust vahetule juhile.

Töötaja

4.1.6 Tutvub töötaja poolt täidetud tulemusvestluse vormiga ja

mõtleb läbi omapoolse tagasiside töötaja tulemustele.

Tagasiside andmisel on soovitav koguda töötaja kohta infot

kolleegidelt ja partneritelt, samuti võimalusel arvestada

klientide tagasisidega, sh kliendirahulolu-uuringu

tulemustega.

Juht

4.1.7 Varub vestluseks 1-2 tundi ja valib vestluseks koha, mis on

võimalikult vaba välistest segajatest (nt pidevalt helisev

telefon, avatud kabinetiuks jne). Vestluseks on oluline

kasutada ruumi, mis tagab vestluse privaatsuse. Ruumis võiks

olla interneti ühendus, et saaks vajadusel kasutada

personalivestluste keskkonda.

Juht

4.2 TULEMUSVESTLUSE LÄBIVIIMINE

4.2.1 Tulemusvestlus koosneb kahesest osast:

 tehakse kokkuvõte möödunud perioodi tulemustest;

Juht, töötaja

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 4 / 6

 lepitakse kokku töötaja eesmärgid, tegevused ja

soovitavad tulemused ning töötaja arengu ja

koolitusplaan algavaks tulemusperioodiks.

I osa – eelmise perioodi tulemuste kokkuvõte

4.2.2 Kirjeldab oma eelmise perioodi tegevusi, saavutatud tulemusi

ning annab hinnangu eesmärkide täitmisele. Eesmärkide

mittetäitmisel analüüsib koos juhiga nende põhjuseid.

Töötaja

4.2.3 Täpsustab vajadusel saadud infot, annab tagasisidet töötaja

tulemustele, lepib koos töötajaga kokku üldhinnangu töötaja

töötulemustele ja põhjendab tulemuspalga ettepanekut või

selle määramata jätmist.

Juht

4.2.4 Teevad kokkuvõtte möödunud perioodil toimunud koolitustest

ja muudest arendustegevustest.

Juht, töötaja

II osa – algava perioodi eesmärgid, tegevused, tulemused

4.2.5 Räägivad läbi ja lepivad kokku asutuse arengu- ja

tegevuskavast tulenevad tööeesmärgid ja nendele vastavad

tegevused, mille elluviimisele töötaja kaasa aitab.

Juht, töötaja

4.2.6 Seab töötajale eesmärgid, mis on mõõdetavad ja töötajale

väljakutset pakkuvad, kuid jõukohased. Juhtide tööeesmärgid

peavad sisaldama lisaks osakonna/talituse eesmärkidele

kindlasti ka töötajate juhtimisega seonduvaid eesmärke.

Juht

4.2.7 Räägivad läbi tööd takistavad tegurid (nt töökeskkond, -

koormus vms) ja lepivad kokku tegevused nende ületamiseks.

Kui töötaja tegeleb kõrvaltegevusega, arutatakse läbi

kõrvaltegevuse võimalik mõju tööülesannete täitmisele.

Juht, töötaja

4.2.8 Teeb oma ettepanekud osakonna/talituse ja asutuse

töökorralduse parandamiseks. Annab tagasisidet juhile.

Töötaja

4.3 TULEMUSVESTLUSELE JÄRGNEVAD TEGEVUSED

4.3.1 Täiendab (vajadusel) personalivestluste keskkonnas

tulemusvestluse vormi vastavalt vestlusel kokkulepitule ja

edastab selle läbi vestluste keskkonna töötajale.

Juht

4.3.2 Tutvub juhi poolt täiendatud tulemusvestluse vormiga,

täiendab (vajadusel) seda ja edastab selle läbi vestluste

keskkonna juhile.

Töötaja

4.3.3 Kinnitab tulemusvestluste vormi personalivestluste

keskkonnas (esmalt kinnitab juht ja siis töötaja).

Juht, töötaja

4.3.4 Edastab kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vahetule

juhile tulemuspalga ettepanekud oma alluvate osas.

Juht

4.3.5 Annab vajadusel personalipartnerile sisendi töötaja

ametijuhendi muutmiseks.

Juht

4.3.6 Personalipartnerilt saadud sisendi alusel, vormistab vajadusel

ametijuhendite muudatused.

Personalispetsialist

4.3.7 Koostab ja edastab oma vastutusvaldkonda kuuluvate

töötajate osas valdkonna juhile struktuuriüksuste lõikes

tulemusvestluste kokkuvõtte. Teeb vajadusel selle põhjal

ettepanekud tegevuskava või koolitusplaani täiendamiseks.

Personalipartner

4.3.8 Peadirektor ja peadirektori asetäitja koondavad kokku oma

vastutusvaldkonna töötajate tulemustasu ettepanekud ja

Peadirektor/peadirektori

asetäitja

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 5 / 6

vastutavad selle eest, et tulemustasud oleks määratud vastavalt

palgajuhendis kirjeldatud protsessile.

4.3.9 Koostab asutuseülese üldistatud kokkuvõtte toimunud

tulemusvestlustest ja tutvustab olulisi tulemusi juhtkonnale.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

4.4 KATSEAJA ALGUSE JA LÕPU VESTLUSE LÄBIVIIMINE

4.4.1 Saadab juhile läbi personalivestluste keskkonna katseaja

alguse vestluse vormi.

Personalispetsialist

4.4.2 Viib uue töötaja (sh ka tähtajalises töösuhtes oleva töötaja)

tööle asumisel läbi katseaja alguse vestluse (sh täidab

personalivestluste keskkonnas vastava vormi), mille käigus

lepitakse kokku eesmärgid katseaja perioodiks ja juhipoolsed

toetavad tegevused:

 tutvustab töötajale asutuse strateegilisi ja üksuse

tegevuskavast tulenevaid eesmärke ja seostab need

töötaja tööülesannetega;

lepib töötajaga kokku tööeesmärgid (tähtsuse järjekorras),

planeeritavad tegevused (sh kontaktide loomine, tutvumine

asutuse siseste protseduuridega, iseseisev õpe, osalemine

töögruppides vms) ja oodatavad tulemused (sh kirjeldades

soovitud käitumist).

Juht

4.4.3 Viib hiljemalt üks nädal enne katseaja lõppu töötajaga (sh ka

tähtajalises töösuhtes oleva töötajaga) läbi katseaja

lõpuvestluse, mille formaat, vestlusest teavitamine jm on

sarnane tulemusvestlusega (sammud 4.1.1-4.1.6).

Kui katseaja lõpu vestlus langeb tulemusvestluste perioodi ja

katseaeg on edukalt läbitud, on otstarbekas need kaks vestlust

omavahel ühendada, vormistades katseaja lõpu vestluse.

Juht

4.5 ARENGUVESTLUSE PLANEERIMINE

4.5.1 Loob tingimused vestluste läbiviimiseks sh vaatab üle ja

vajadusel teeb (tellib) asjakohased täiendused vestluste

vormides, arutab juhtkonnas läbi vestluste toimumise täpse

ajakava.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

4.5.2 Planeerib arenguvestluse toimumise aja ja koha ning teavitab

sellest töötajat üldjuhul vähemalt ühe nädala ette, tagamaks

piisava aja vestluse ettevalmistamiseks mõlemale osapoolele.

Juht

4.5.3 Mõtlevad läbi vestlusel käsitletavad teemad. Ettevalmistuse

aluseks on töötajaga eelneval perioodil kokku lepitud

tööeesmärgid ja -tegevused, kompetentsidele antud hinnangud

ja eelmisel perioodil toimunud koolitus- ja arendustegevused.

Juht, töötaja

4.5.4 Saadab vestluste perioodi alguses töötajatele läbi

personalivestluste keskkonna arenguvestluse vormi.

Personalispetsialist

4.5.5 Täidab personalivestluste keskkonnas arenguvestluse vormi

ja edastab selle enne vestlust vahetule juhile. Kompetentside

kaardistamisel enesehindamise käigus, tuleb töötajal läbi

mõelda käitumissituatsioonid, mis antud kompetentsi kõige

paremini kirjeldavad.

Töötaja

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: personalipartner Tähis: K7

Kinnitamise kuupäev: 03.11.2020 Versioon nr: 6

Avaldatud: intranetis Lk. 6 / 6

4.5.6 Tutvub töötaja poolt täidetud arenguvestluse vormiga ja

mõtleb läbi ja paneb vormile kirja omapoolse tagasiside

töötaja kompetentsidele.

Tagasiside andmisel on soovitav koguda töötaja kohta infot

kolleegidelt ja partneritelt, samuti võimalusel arvestada

klientide tagasisidega, sh kliendirahulolu-uuringu

tulemustega.

Juht

4.5.7 Varub vestluseks 1-2 tundi ja valib vestluseks koha, mis on

võimalikult vaba välistest segajatest (nt pidevalt helisev

telefon, avatud kabinetiuks jne). Vestluseks on oluline

kasutada ruumi, mis tagab vestluse privaatsuse. Ruumis võiks

olla interneti ühendus, et saaks vajadusel kasutada

personalivestluste keskkonda.

Juht

4.6 ARENGUVESTLUSE LÄBIVIIMINE

4.6.1 Arutavad läbi mõlema osapoole poolt vormile kirja pandu.

Arenguvestlus koosneb järgmistest osadest:

 kokkuvõte möödunud perioodi (I poolaasta)

tegevustest, sh lisandunud tegevused;

 töötaja käitumise vastavus kompetentsimudelile

lähtudes konkreetsetest näidetest;

 hinnangud eelnenud perioodi koolitus- ja

arendustegevuste tulemuslikkusele ja järgmise

perioodi tegevustes kokku leppimine;

 töötaja ametialase arenguplaanide ja peamiste

motivaatorite ning demotivaatorite kaardistamine.

Juht, töötaja

4.7 ARENGUVESTLUSELE JÄRGNEVAD TEGEVUSED

4.7.1 Täiendab (vajadusel) personalivestluste keskkonnas

arenguvestluse vormi vastavalt vestlusel kokkulepitule ja

edastab selle läbi vestluste keskkonna töötajale.

Juht

4.7.2 Tutvub juhi poolt täiendatud arenguvestluse vormiga, täiendab

(vajadusel) seda ja edastab selle läbi vestluste keskkonna

juhile.

Töötaja

4.7.3 Kinnitab arenguvestluste vormi personalivestluste keskkonnas

(esmalt kinnitab juht ja siis töötaja).

Juht, töötaja

4.7.4 Koostab ja edastab oma vastutusvaldkonda kuuluvate

töötajate osas valdkonna juhile struktuuriüksuste lõikes

arenguvestluste kokkuvõtte. Teeb vajadusel selle põhjal

ettepanekud personalivaldkonna tegevuskava või

koolitusplaani täiendamiseks.

Personalipartner

4.7.5 Koostab asutuseülese üldistatud kokkuvõtte toimunud

arenguvestlustest ja tutvustab olulisi tulemusi juhtkonnale.

Personali- ja

haldusosakonna

juhataja

KÄSKKIRI

03.11.2020 nr 1.1-2 / 0094

Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste korra

kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 25.06.2019 a. käskkirja nr

1.1-2/0033 "Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste korra kinnitamine“.

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Peadirektor

Teatavaks teha: RTK töötajad

Koostaja: Helina Loid-Kudu