Kiri

Osakonnajuhataja otsuse lisa 1

Lugupeetud pakkuja!

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) palub teil esitada pakkumus

„Elusündmusteenuste VII võrgustikupäev“ ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks. Ürituse

eesmärgiks on temaatiliste ettekannete, kogemuste tutvustamise, paneelarutelude ja praktilise

töötoa läbi tõsta teadmisi elusündmusteenuste olemusest, võimalustest arendada digiteenuseid

ja tutvustada erinevaid praktikaid.

Pakkuja ülesandeks on tagada ürituse tehniline ettevalmistamine (sh ruumide ja tehnika rent,

teavitusürituse salvestamine, toitlustuse korraldamine jmt) ja sisulise läbiviimise toetamine (sh

moderaatori korraldamine, kokkulepped esinejatega jmt).

Teavitusürituse korraldamise eeldatav maksumus on kuni 29 999 eurot (lisandub käibemaks).

1. TAUSTINFO

Elusündmusteenused on Eesti avalike teenuste osutamise liik. Võrgustik on aastate jooksul

pidevalt suurenenud ning kasvanud on ka projektide maht, millega programmis tegeletakse.

Sündmusteenuse eripära on teenuste osutamine mitme asutuse koostoimel, kuid lõppkasutajale

on keerukus nähtamatu. Selliselt on võimalik ajada ülevaldkondlike toiminguid mugavalt,

lihtsalt ja ajasäästlikult. Tänaseks on valminud viis sündmusteenust ning selle aasta lõpuga

lisandub veel kolm. Pidevalt toimub uute potentsiaalsete partnerite otsimine ning üldisemalt ka

huvitujate kursis hoidmine toimuvast. Täpsemalt on võimalik tutvuda valminud ja plaanis

olevate sündmusteenustega siin.

Programmis arendatavad teenused on erinevates faasides. Varem alustanutel on võimalus

jagada kogemust uutele liitujatele ning uutel liitujatel on võimalik tuua sisse ka värsket

hingamist. Võrgustikupäeva eesmärgiks on jagada infot ka neile, kes on potentsiaalselt

huvitatud programmiga liituma ja ka neile, kellel pole veel teadmisi, mis kontseptiooniga

tegemist on.

Varasemalt on võrgustikupäevadel antud ülevaade programmi tegemistest ning uudistest, mis

vahepeal tehtud. Samuti kutsutud inspireerivaid külalisi, kes jagavad oma edulugu valdkonnas,

millega tegelevad. Lisaks on varasemalt kombineeritud päeva mõni praktiline töötuba, kus

lahendatakse elusündmusteenustega seotud väljakutseid. Selliselt on osalejad saanud parema

ülevaate programmis toimuvast ning programmi liikmed uusi mõtteid, kuidas edasisi arendusi

juhtida.

Võrgustikupäevasid on korraldatud kuuel korral ning need on toimunud alati kohapealse

osavõtuga. Selle eesmärgiks on olnud võimalikult suur kaasatus. Eelmisel üritusel oli

registreerituid 176 ning kohapeale tuli 152. Huvi on pidevalt kasvanud ning sellega seoses ka

vastutus pakkuda kvaliteetset sisu. Igal korral on olnud uus temaatika, mis paneb paika fookuse

ning selle põhjal valitud esinejad ja tehtud ettepanek ettekanneteks. Viimase kahe

võrgustikupäeva teemad on olnud: „Sündmusteenuste loomise väärtus ja praktilised tööriistad”

ja „Juhitud teenused” (päevakavad lisatud kaasa manusena).

Ürituse läbiviimist rahastatakse Taaste- ja vastupidavusrahastu (RRF) vahenditest.

2. SIHTRÜHM

Ürituse peamiseks kasusaaja sihtrühmaks on valitsussektori teenistujad (sh keskastmejuhid,

valdkonnajuhid, projektijuhid, eksperdid), lisaks programmi liikmed, kes on koostöös

erasektorist. Kaudseteks kasusaajateks on teised huvilised, kes soovivad üritust näiteks järele

vaadata.

3. TOIMUMISAEG JA -KOHT

Ürituse toimumisaeg on soovituslikult 05. november 2024. a, kuid mitte hiljem kui 22.

november 2024. a Toimumise kellaaeg orienteeruvalt 10.00–17.00 asukohaga Tallinnas.

Ürituse asukoha pakub pakkuja, mis kooskõlastatakse tellijaga. Samuti lepitakse tellijaga

eelnevalt kokku ürituse täpne kuupäev.

4. AJAKAVA

Kell 09.30 – 10.15 Registreerimine ja tervituskohv

Kell 10.15 – 12.00 I sisuplokk (suures ruumis)

Kell 12.00 – 13.00 lõuna

Kell 13.00 – 14.30 II sisuplokk (suures ruumis)

Kell 14.30 – 15.00 kohvipaus

Kell 15.00 – 16.30 III sisuplokk (praktiline töötuba)

Kell 16.30 – 17.00 lõpetamine

5. KORRALDUSLIK INFORMATSIOON

5.1. Osalejate registreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine ja

ootenimekirja haldamine toimub koostöös tellijaga läbi RTIP keskkonna.

5.2. Pakkuja valmistab (koostöös tellijaga) ette ja saadab kolm tööpäeva enne teavitusürituse

toimumist eelregistreerunud osalejatele meeldetuletuskirja teavitusürituse toimumise

kohta.

5.3. Pakkuja tohib registreerimisel kogutud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult tellitava

teavitusüritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse koostamiseks.

5.4. Osalejatele nimesiltide tagamine, mille info saab RTIPi keskkonnast. Nimesildi lahendus

peab olema minimaalse jäätme tootlusega. Nimesildil peab kajastuma isiku nimi, asutus,

MKMi logo ja RRFi logo. Lisaks teisel pool päevakava ja QR kood, mille lahenduse

alusel saab esitada küsimusi.

5.5. Ürituse keeleks on eesti keel.

5.6. Pakkuja peab tagama (sh kooskõlastama tellijaga) teavitusüritusega seotud slaididel,

salvestusel ning teistel infomaterjalidel visuaalse lahenduse, mis sobitub riigiasutuste

ühtse sümboolikaga, EL toetuste sümboolikaga. RRFi teavitusreeglid on leitavad

järgnevalt lingilt: https://www.rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/taaste-ja-

vastupidavusrahastu-rrf/rrf-teavitusreeglid

5.7. Visuaalne lahendus peab moodustama ühtse terviku, sobituma ürituse eesmärgi ja

sihtrühmaga ning tekitama positiivse emotsiooni üritusel osalejatele.

5.8. Pakkuja tagab ürituse alguses ja kogu selle kestel esinejate ja moderaatori assisteerimise

(sh vastuvõtmise, registreerimise ning vajadusel tehniku juurde suunamise, mikrofoni,

esitlusarvuti ja muuga abistamise) eest.

5.9. Pakkuja tagab esitlusslaidide kogumise ning esinejatega kooskõlastamise eest (sh kas

ettekandeid võib pärast teavitusürituse toimumist osalejatele jagada).

5.10. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast ürituse toimumist peab pakkuja saatma (sh

kooskõlastama eelnevalt tellijaga) esinejatele tänukirja.

5.11. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast teavitusürituse toimumist peab pakkuja saatma

osalejatele läbi RTIP keskkonna tagasisideküsitluse (sh kooskõlastama eelnevalt

tellijaga).

5.12. Üritusel osalejate toitlustuse ja teenindamise korraldamine kuulub pakkuja ülesannete

hulka. Toitlustuses soovime:

5.12.1. tervituskohv ja soolased ning magusad suupisted: jookidest kohvi, teed ja

gaseerimata vett (eelistatult kannudes); suupisteteks sobib nt võileib, pirukas,

täidetud korvikesed, quiche, muffin, puuviljad, küpsised või muu sarnane

näputoit;

5.12.2. lõunasöök buffee stiilis (valikus vähemalt üks vegan ja üks lihaga toit

lisanditega);

5.12.3. kohvipaus: jookidest kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid snäkke väikeses

koguses (juustud, puuviljad vmt);

5.12.4. toitlustuse täpne menüü lepitakse lõplikult kokku tellijaga pärast eduka pakkuja

valimist;

5.12.5. toitlustusteenuse pakkuja peab tagama, et toite tutvustavad sildid (eelkõige

allergeenide kohta, aga võimalusel ka toiteväärtuse kohta) on üritusel eesti

keeles.

5.13. Nõuded ürituse toimumise asukohale ja ruumidele:

5.13.1. olemas koht, kuhu külalised saavad paigutada üleriided;

5.13.2. ürituse jaoks on eraldatud ala, kuhu saavad siseneda ainult registreeritud

külalised;

5.13.3. külaliste registreerimise ala;

5.13.4. fotonurk külalistele;

5.13.5. ühisala esitlussaali vahetusläheduses koos toitlustuse ja laudadega;

5.13.6. ühisalal eraldi ala, kus on võimalik 3–4 asutusel võimalik esitleda enda

teenuseid või tooteid;

5.13.7. esitlussaali mahtuvus teatristiilis kuni 200 inimest;

5.13.8. eraldi ruum, kus saab teostada ettevalmistusi esinejatele (peamikrofon jne);

5.13.9. esinejatel eraldi lava koos vajalike lahendustega (projektor, kõnepult).

5.14. Pakkuja tagab ürituse otseülekande ja tehnilise võimekuse selle teostamiseks, jagades

registreerunutele ürituse jälgimise keskkonna info.

5.15. I ja II sisuplokk toimuvad teatristiilis, III sisuplokk toimub töörühmades. Täpsem

kontseptioon saab paika, kui pakkuja on välja pakkunud praktilise töötoa kontseptiooni.

Sellest tulenevalt saab otsustada, kas see saab toimuda samas ruumis (saal tõestatakse

pausi ajal ümber) või liigutakse kõrval olevasse ruumi, mis eelnevalt juba valmis seatud.

5.16. Seekordse võrgustikupäeva temaatikaks soovime keskenduda erasektori näidetele, mis

hõlmab endast teenuste arendamist, erinevate tarkvarade kasutamist jne. Erasektor on

tihti innovaatilisem ja paindlikum uute lahenduste kasutuselevõtul. Avalik sektor saab

õppida, kuidas luua ja toetada innovatsioonisõbralikku keskkonda, kus uusi ideid

katsetatakse ja rakendatakse. Sellega seoses soovime saada inspireerivaid esinejaid, kes

räägivad, kuidas innovatsioon on aidanud nende ettevõtet ja teenuseid arendada

paremuse poole ning praktilises töötoas soovime sündmusteenuseid vaadata uue pilgu alt

ning läheneda nendele innovatiivselt. Sellise töötoa peab läbi viima eriala spetsialist, kes

oskab pakkuda ka õigeid tööriistasid ja juhendeid. Täpsustav selgitus võib aset leida II

sisuplokis, et siis III sisuplokki minnes oleks osalejatel juba parem arusaam, kuidas

praktiline osa välja näeb ja mida teha on võimalik.

6. PAKKUMUSE ESITAMINE

6.1. Pakkuja peab esitama hiljemalt 25.09.2024 kell 17.00 aadressil [email protected]

pakkumuse, milles sõnastab esialgse visiooni ürituse ettevalmistamisest ja elluviimisest.

Hilinenud pakkumused ei osale edasises menetluses.

6.2. Tellija juhib tähelepanu, et pakkumus ei pea sisaldama detailset kirjeldust ega

valmiskujul loovlahendust, vaid andma piisava ülevaate pakkuja visioonist ürituse

ettevalmistamisele ja elluviimisele, võimaldades tellijal selgitada välja sobivam

lahendus.

6.3. Pakkumus peab sisaldama:

6.3.1. ülevaadet etappidest ja vajalikest töödest, kuidas ürituse ettevalmistamisele

etteantud ajaraamis läheneda (sealhulgas ootused tellijale) sh hindamisse

esitatava ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos riskide kaardistamisega

ning ürituse asukoha valiku kirjeldus koos tehniliste lahendustega, pakkuja poolt

vabalt valitud vormis;

6.3.2. ürituse planeerimise ja elluviimise hinnapakkumist (sh hinnangut meeskonna

ajalisele ressursile, mis panustatakse ürituse ettevalmistamise ja elluviimise

perioodil – tuua välja töötundide maht ja maksumus);

6.3.3. pakkujal palutakse esitada võimalik päevakava koos teemade, esinejate ja töötoa

läbiviijaga, võttes arvesse ajakava ja välja toodud temaatikat.

6.4. Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel (sh sisaldama vajaliku ruumi ja

tehnika renti, teavitusürituse tehnilist ettevalmistamist ja teenindamist, toitlustuskulu

kuni 200 inimesele, moderaatori jt esinejate tasusid ning muid eelnevalt nimetamata

kulusid, mis on vajalikud lähteülesandes kirjeldatu realiseerimiseks).

6.5. Pakkumuse koosseisus peab pakkuja tooma eraldi eelarveridadel välja:

a) ürituse otseülekande korraldamisega ja

b) ürituse salvestamisega (vähemalt kahe kaameraga, ettekannete põhiselt klippideks

järeltöödeldud kujul) seotud kulud.

Pakkumuse maksumuses tuleb arvestada maksimaalse kogukuluga mõlema teenuse

osutamiseks.

6.6. Tellija jätab endale õiguse loobuda kululiikidest, kui see on vajalik eeldatava maksumuse

(kuni 29 999 eurot, millele lisandub käibemaks) piires püsimiseks.

6.7. Tellija tasub teenuse eest tegelike kulude alusel. Pakkuja peab pakkumuses märkima

isikust sõltuvate kulude ühikuhinnad ja tähtajad, mis on seotud näiteks toitlustuse

kinnitamise jmt-ga.

6.8. Pakkumus tuleb digitaalselt allkirjastada pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja

poolt. Pakkumuse allkirjastamise ja esitamisega kinnitab pakkuja vastavust muuhulgas

hanke alusdokumentides (sh minikonkursi aluseks oleva raamlepingu hankedokumentide

lisa 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“) esitatud tingimustele.

6.9. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 30 päeva. Pakkumuse jõusoleku

tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkuja peab pakkumuse esitamisel

märkima, milline osa sellest on kaetud ärisaladusega.

6.10. Hankija hindab minikonkursil esitatud pakkumusi vastavalt raamlepingu

hankedokumentide lisas 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ toodud

kriteeriumite alusel.

8. TÖÖDE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

8.1. 30 päeva pärast ürituse lõppu, esitab pakkuja ülevaatliku, vabas vormis lõppraporti

teostatud tööde kohta, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest, osalejate tagasiside

analüüsi ning soovitusi tulevikus sarnaste üritustega jätkamiseks.

8.2. Tellija kohustub lõppraporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates lõppraporti esitamise

kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva viie tööpäeva jooksul

pakkujale, kui lõppraport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul

kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse lõppraport tellija poolt heakskiidetuks.

8.3. Töö lõpeb tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamisega tellija ja pakkuja poolt. Akt

on aluseks arve esitamisele.

8.4. Tasu makstakse ühes osas arve alusel hiljemalt 30 päeva pärast akti allkirjastamist tellija

poolt.

8.5. Lähteülesandega seotud küsimustele vastab ning kontaktisikuks on MKM digiriigi

arengu osakonna teenuste valdkonna projektijuht Ingrid Kuusik e-post

[email protected].

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS

20.09.2024 nr 5-6/2369-1

Raamlepingu nr 24.8-2/S/121-1 alusel

minikonkursside läbiviimiseks vastutava isiku

määramine ja hankekomisjoni moodustamine

Lähtudes majandus- ja infotehnoloogiaministri 21.06.2024. a käskkirjaga nr 50 „Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi hankekord“ kehtestatud hankekorra § 6 lõikest 6: 1. määran 10. mai 2024. a sõlmitud „Ürituskorralduse teenuse tellimine digiarengu valdkonnale"

raamlepingu nr 24.8-2/S/121-1 alusel minikonkursi, eeldatava maksumusega kuni 29 999 eurot

(käibemaksuta) läbiviimise eest vastutavaks isikuks Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) digiriigi arengu osakonna sündmusteenuste

programmijuhi Ingrid Kuusiku;

2. moodustan punktis 1 nimetatud minikonkursi korraldamiseks, sealhulgas esitatud pakkumuste

vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks

hankekomisjoni järgmises koosseisus:

2.1. komisjoni esimees – Ingrid Kuusik, digiriigi arengu osakonna sündmusteenuste

programmijuht.

2.2. komisjoni liikmed:

2.2.1. Kaili Tamm – MKM, digiriigi arengu osakonna teenuste valdkonnajuht;

2.2.2. Kai Eisenberg – RIA, personaalriigi osakonna sündmusteenuste talituse juht.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kristi Hunt

juhataja