Käskkiri

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 1/20

SISUKORD

1. EESMÄRK ................................................................................................................................... 2

2. MÕISTED JA LÜHENDID ......................................................................................................... 2

3. KÄSITLUSALA .......................................................................................................................... 2

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS ................................................................................................... 3

5. SEOTUD DOKUMENDID.......................................................................................................... 3

6. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED ............................................................... 4

7. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE ........................................................................ 4

7.1. Üldosa .................................................................................................................................... 4

7.2. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine ...................................................................... 4

7.3. Dokumentide täitmisele suunamine ....................................................................................... 6

7.4. Dokumendi täitmise tähtaeg ja täitmine ................................................................................ 6

7.5. Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine ............................................... 7

7.6. Dokumentide menetlusringid ja allkirjastajad dokumendiliikide kaupa ............................... 8

7.7. Dokumendi registreerimine ja väljasaatmine ...................................................................... 13

8. DOKUMENDILIIKIDE VORMISTUS JA MENETLEMINE ................................................. 13

8.1. Üldosa .................................................................................................................................. 13

8.2. Käskkiri, korraldus ja otsus ................................................................................................. 13

8.3. Kiri ....................................................................................................................................... 15

8.4. Volitus ................................................................................................................................. 15

8.5. Leping .................................................................................................................................. 16

8.6. Teabenõue ............................................................................................................................ 17

8.7. Protokoll .............................................................................................................................. 17

8.8. Kuludokumentide menetlus ................................................................................................. 17

8.9. Vaie ja vaideotsus ................................................................................................................ 18

8.10. Akt .................................................................................................................................... 18

9. TEABE AVALIKUSTAMINE .................................................................................................. 18

9.1. Juurdepääsu korraldamine avalikule teabele ....................................................................... 18

9.2. Piiratud juurdepääsuga teave ............................................................................................... 19

10. UUE TEENISTUJA TEENISTUSSE ASUMINE ..................................................................... 20

11. ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE TEENISTUSEST VABASTAMISEL JA

ASUTUSESISESEL ÜLEVIIMISEL ................................................................................................ 20

12. DOKUMENTIDE HOIDMINE ................................................................................................. 20

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 2/20

1. EESMÄRK

1.1. Õigusaktidega kooskõlas oleva ja Transpordiameti (edaspidi ameti) iseärasustele vastava

asjaajamise korraldamine.

1.2. Kord määrab kindlaks ameti asjaajamise korraldamise põhinõuded.

2. MÕISTED JA LÜHENDID

2.1. Büroo – ameti teenindusbüroo ja selle esindus.

2.2. Dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK/DHX) – infosüsteemide andmevahetuskihil (x-

teel) asuv asutuste vaheline dokumendivahetussüsteem.

2.3. Dokumendihaldur – DHO teenistuja või tehniline assistent, kes menetleb ja registreerib

dokumente DHS-is.

2.4. Dokumendi vastutaja/täitja – dokumendi täitmiseks saanud teenistuja, lepingu haldur või

dokumendi koostaja. Vastutab sisestamiseks vajalike dokumentide korrektsuse ja terviklikkuse

eest ning tähtaegse ja korrektse menetlemise ning vastusdokumendi koostamise ja

väljasaatmise eest.

2.5. Metaandmed – dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu

kirjeldavad andmed.

2.6. Resolutsioon – peadirektori, teenistuse direktori või struktuuriüksuse juhi korraldus

dokumendi täitjale või dokumendi täitmiseks.

2.7. Teenistuja – käesoleva dokumendi mõistes ameti töötaja või ametnik.

2.8. Terviktöövoog – järjestikustest üksikutest töövoogudest või tööülesannetest koosnev menetlus

või protsess DHS-is.

3. KÄSITLUSALA

3.1. Kord käsitleb ameti asjaajamisprotseduure ja sellega seotud toiminguid

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) https://delta.transpordiamet.ee.

3.2. Kord on kohustuslik kõigile ameti teenistujatele . Dokumentide registreerimisel ja menetlusel

peab teenistuja lähtuma asjaajamiskorrast ja DHS Delta juhendist.

3.3. Ameti dokumendid registreeritakse ja hallatakse erinevates andmekogudes ja infosüsteemides.

Dokumentide loetelu liigitusskeemis on sarjade juures viide andmekogule või infosüsteemile,

kus dokumente hallatakse (vt p 5.3.1).

3.4. Riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi ning

nende menetlemisel lähtutakse „Transpordiameti riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse

korrast“.

3.5. Asjaajamiskord ei reguleeri dokumentide arhiveerimist, juhtimissüsteemi dokumentide

menetlemist ja haldamist ning klienditagasiside korraldamist. Dokumentide arhiveerimist

käsitleb kord „TT_04_K3_Arhiivihalduse korraldamine“ (vt p 5.3.2).

3.6. Dokumentidele, mille vormistamise ja menetlemise suhtes kehtivad erinõuded, rakendatakse

korda niivõrd, kuivõrd õigusaktidest ei tulene teisiti.

3.7. Ameti asjaajamisperiood on kalendriaasta.

3.8. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal

järgmistel juhtudel: 1) kui dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud

õigusaktiga; 2) kui adressaadi e-posti aadress ei ole teada; 3) kui adressaat ei ole nõus

dokumendi elektroonilise edastamisega.

3.9. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib amet väljastada väljatrüki elektroonilisest

dokumendist.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 3/20

3.10. Ameti välistele DHS-i kasutajatele annab süsteemile juurdepääsu infotehnoloogia osakonna

teenistuja dokumendihaldusosakonna (edaspidi DHO) teenistuja heakskiidul. Kui isik ei vaja

enam tööülesannete täitmiseks DHS-ile juurdepääsu, siis kohustub ameti teenistuja või töötaja,

kes juurdepääsu loomist taotles, paluma kolme tööpäeva jooksul infotehnoloogia osakonnal

juurdepääs lõpetada. Välistele kasutajatele antakse ainult dokumendi vaatamisõigus nendele

tööks vajalikes sarjades.

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS

Osapool (ametinimetus

või asutus või isik) Vastutus protsessi raames

Ameti teenistujad Vastutab korra nõuete täitmise eest, dokumendi sisulise ja tähtaegse

täitmise eest.

Dokumendi eest

vastutav isik

Vastutab väljasaadetavate ja ametisiseste dokumentide tähtaegse ja

korrektse menetlemise, registreerimise, allkirjastamise ja väljasaatmise

eest ning haldusaktide ja lepingute menetluseks esitamisel dokumentide

korrektsuse ja terviklikkuse eest.

Struktuuriüksuse

juhataja

Vastutab struktuuriüksuse asjaajamise korraldamise ja täitmise

tähtaegadest kinnipidamise eest, sh töölt eemal oleva teenistuja

pooleliolevate tööülesannete tähtaegse täitmise eest.

Infotehnoloogia

osakond

Vastutab teenistujatele DHS-i juurdepääsu loomise eest ning

ametivälistele kasutajatele, DHO kooskõlastatud taotluse alusel,

juurdepääsu loomise ning vajaduse lõppemisel juurdepääsu peatamise

või lõpetamise eest.

Õigusosakond Vastutab lepingupõhjade, lepingu lisade, õigusalaste arvamuste ja

seisukohtade andmise, riigihanke dokumentide, käskkirjade, korralduste

ja õigusosakonna menetletud muude dokumentide koostamise ja

kooskõlastamise ning arvamuse avaldamise eest.

Personaliosakond Vastutab personalikäskkirjade, atesteerimiskäskkirjade, teenistus- ja

personalialaste lepingute ja dokumentide registreerimise ja

allkirjastamise korraldamise eest.

Dokumendihalduse

osakond

Vastutab ameti dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest.

Vastutab ameti dokumendiplankide ja pitsatite tellimise ning

dokumendiplankide ja pitsatite hoidmise eest. Jälgib tööülesannete

täitmise tähtaegu.

5. SEOTUD DOKUMENDID

5.1. Õigusaktid

5.1.1. Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse

alused“.

5.1.2. Avaliku teabe seadus.

5.1.3. Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“.

5.1.4. EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:

Kiri.

5.1.5. Transpordiameti põhimäärus.

5.2. Seotud juhendid ja muud dokumendid

5.2.1. TT_04_K1_Lisa 1 – Dokumentide vorminõuded

5.2.2. TT_04_K1_Lisa 2 – Dokumendiplangid ja pitsatid

5.2.3. TT_04_K1_J1_DHS Delta juhend

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 4/20

5.3. Viited

5.3.1. TT_04_K2 Dokumentide loetelu

5.3.2. TT_04_K3 Arhiivihalduse korraldamine

5.3.3. Transpordiameti hankekord

5.3.4. TT_18_K1 Teenuste dokumentide kord

5.3.5. Vaidemenetluse juhend

6. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED

6.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, asjaajamiskorras ja

standardites ettenähtud nõuetele. Dokumendi vorminõuded on kirjeldatud asjaajamiskorra lisas

1 Dokumendi vorminõuded (vt p 5.2.1).

6.2. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul lähtutakse:

 dokumendi liigist;

 sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast;

 nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;

 võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

6.3. Dokumendi koostaja vastutab, et dokumendid on vormistatud vastavalt asjaajamiskorrale ja

vastavate keskkondade juhenditele.

6.4. Dokumendiplankide kirjeldused ja kasutusalad on toodud korra lisas 2 (vt p 5.2.2).

7. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE

7.1. Üldosa

7.1.1. Dokumendiringlus on dokumentide liikumine nende saamise või koostamise hetkest kuni

täitmiseni või väljasaatmiseni.

7.1.2. Saabuvate dokumentide ringlus sisaldab:

 dokumentide vastuvõtmist ja esmast läbivaatamist;

 dokumentide registreerimist DHS-is;

 dokumentide edastamist tööülesande täitmiseks;

 vastusdokumendi koostamist ja väljasaatmist (vajadusel);

 dokumentide täitmise kontrolli;

 paberdokumentide toimikutesse paigutamist.

7.2. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

7.2.1. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine vastavalt saabumise kanalile:

Dokument Vastuvõtja Registreerija

üldistele e-posti aadressidele dokumendihaldur ja

infokeskus

dokumendihaldur, büroos ja

osakonnas struktuuriüksuse

juhi määratud teenistuja

DHX (DVK) dokumendihaldur, sõidukite registreerimise osakonna

teenistuja

post, käsipost või kuller dokumendihaldur, büroos ja esinduses struktuuriüksuse juhi

määratud teenistuja

teenistuja ameti e-posti aadressile teenistuja

e-postiga saabunud kohtuasjas esimene

saabunud dokument

DHO dokumendihaldur

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 5/20

e-postiga saabunud kohtuasja

jätkudokumendid

õigusosakonna teenistuja

e-postiga saabunud mitmele

teenistujale adresseeritud dokument

esimene adressaat

e-toimikust menetlusdokumendid õigusosakonna teenistuja

7.2.2. Saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab teenistuja, kes selle vastu võttis. Vajadusel

edastab ta dokumendi registreerimiseks dokumendihaldurile.

7.2.3. Kõik ametisse saabunud postisaadetised avatakse, kontrollitakse adressaadi õigsust ning

allkirjade ja lisade olemasolu ja registreeritakse, välja arvatud:

 ümbrikud märkega ISIKLIK või AVADA AINULT ADRESSAADIL;

 avalike konkursside pakkumised, kandideerijate avaldused ja materjalid, mis on

varustatud märgusõnaga;

 ümbrikud riigisaladuse või salastatud välisteabe märkega PIIRATUD (NATO Restricted,

Restreint UE/EU Restricted), KONFIDENTSIAALNE (NATO Confidential,

Confidentiel UE/EU Confidential, MEDICAL Confidential), SALAJANE (NATO

Secret, Secret UE/EU Secret);

 ümbrikud, mille adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik;

 trükised, ajalehed, ajakirjad, pressiteated;

 kutsed, õnnitlused, saabunud kaastundeavaldused;

 automaatsed teated (teated elektrikatkestuste kohta, riigihangete aruande lisa esitamise

automaatsed meeldetuletused jne);

 dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;

 dokumendid, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;

 teistesse menetlussüsteemidesse registreeritavad dokumendid.

Nimetatud dokumendid edastatakse adressaadile avamata ja saabumismärketa.

7.2.4. Riigisaladuse või salastatud välisteabe märkega ümbrikud edastatakse esimesel võimalusel

vastava allregistri registripidajale või registripidajale.

7.2.5. Dokumendid registreeritakse DHS-i vastavalt dokumentide liigitusskeemile. Metaandmete

täitmine ja menetlus DHS-is on kirjeldatud DHS Delta juhendis (vt p 5.2.3).

7.2.6. Dokumente registreeritakse üks kord. Registreeritud dokumente struktuuriüksuses uuesti ei

registreerita.

7.2.7. Dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.

7.2.8. Kohtuasjade ja muude kättesaamiskinnitust vajavate dokumentide kinnituse saadab

dokumendi registreerija. Õigusosakonnale adresseeritud dokumentide puhul saadab kinnituse

õigusosakonna teenistuja.

7.2.9. Saabunud dokumendid registreeritakse saabumise päeval või hiljemalt saabumise päevale

järgneval tööpäeval.

7.2.10. Enne andmete DHS-i sisestamist kontrollib dokumendi registreerija dokumendi terviklikkust,

vajadusel allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi

õigsust. Puudustega dokumendi korral teatab dokumendi registreerija sellest saatjale.

7.2.11. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje paremasse alanurka vabale pinnale tehakse

saabumismärge, mis sisaldab dokumendi saabumise/registreerimise kuupäeva ja viita.

Paberdokumendid skaneeritakse ja lisatakse DHS-is Delta metaandmete juurde.

7.2.12. Ümbrikud üldjuhul hävitatakse, v.a kui postitemplit on vaja dokumendi väljasaatmise või

saabumise kuupäeva tõestamiseks.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 6/20

7.3. Dokumentide täitmisele suunamine

7.3.1. Dokumendi suunab täitjatele DHS-is Delta dokumendi registreerija või menetluse eest

vastutaja. Struktuuriüksuste tehnilised assistendid suunavad tööülesandeid täitmiseks oma

struktuuriüksuse piires, kui valdkondade vahel ei ole kokku lepitud teisiti.

7.3.2. Dokumentide täitmiseks edastamine on kirjeldatud DHS Delta juhendis. Kui mingil põhjusel

ei ole võimalik dokumenti DHS-i kaudu edastada (näiteks puudub täitjatel juurdepääs DHS-i

), siis võib dokumendi ja selle resolutsiooni edastada ka e-posti teel või viia dokumendi otse

täitjale.

7.3.3. Täitmiseks edastamisel märgitakse vajadusel juhised dokumendi täitmiseks (reolutsioon).

7.3.4. Vaided edastatakse täitmiseks DHO peaspetsialistile, kes määrab õige täitja.

7.3.5. Dokument suunatakse täitmiseks otse asjaga tegelevale teenistujale, vajadusel

struktuuriüksuse juhile teadmiseks või kui ei ole teada tegelik täitja, täitmiseks

struktuuriüksuse juhile ja vajadusel teadmiseks teenistuse direktorile. Juht määrab oma

resolutsiooniga dokumendi täitja ja vajadusel vastamise tähtaja ning edastab selle DHS-i

kaudu hiljemalt järgmiseks tööpäevaks.

7.3.6. Dokumendil saab olla ainult üks peatäitja, kaastäitjaid võib olla mitu. Struktuuriüksus või

teenistujate grupp ei saa olla täitjaks v.a sõidukite registriosakonna puhul käsutamise

keelumärgete ja liiklusregistri alane kirjavahetus.

7.3.7. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, siis koordineerib asja täitmist ja koostab vastuse

peatäitja. Oma vastuse, kooskõlastuse või arvamuse saadavad resolutsioonis nimetatud

kaastäitjad terviktöövoos määratud tähtajaks.

7.3.8. Kui dokumendi täitmine on tehtud ülesandeks struktuuriüksusele või teenistujale, kelle

kompetentsi ei kuulu selle dokumendi täitmine, siis pöördutakse resolutsiooni

ümbertegemiseks selle kirjutanud teenistuja poole, kes otsustab resolutsiooni muutmise üle.

7.3.9. Kui asja täitmine ei kuulu ameti pädevusse, edastatakse dokument teisele vastutavale

asutusele, teavitades sellest saatjat kirjalikult.

7.4. Dokumendi täitmise tähtaeg ja täitmine

7.4.1. Dokumendid täidetakse võimalikult kiiresti, kuid mitte kauem kui dokumendi tekstis või

õigusaktides toodud tähtajal.

7.4.2. Kui dokumendi sisust, resolutsioonist ja õigusaktidest ei tulene teisiti, on vastamistähtajad

järgmised:

Tähtaeg Selgitus

5 kalendripäeva määruskaebused

10 kalendripäeva vaided

15 kalendripäeva väärteomenetluse alustamine

30 kalendripäeva kaebused väärteomenetluse algatamata jätmise peale

lennundustehniliste töötajate load

55 kalendripäeva õhusõiduki meeskonnaliikme sertifikaat (CMC)

60 kalendripäeva saabunud kahjunõue

1 tööpäev liiklusregistri klientide tagasiside dokumendid ja kliendiinfo

päringud

3 tööpäeva juhtimisõiguse äravõtmise dokumendid; juhilubade ja sõidukite

registreerimismärkide vargusteatised

väikelaevajuhtide, ameti- ja järelkoolituse ning ADR koolituse

eksamiprotokollid

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 7/20

digitaalselt allkirjastatud sõidukite ajutiselt registrist kustutamised

või taastamised, võõrandamisest teatamised, registreerimismärgi

duplikaadi taotlemised ja autorongi andmete deklareerimised

mehitamata õhusõidukite kooskõlastused

5 tööpäeva teabenõuded

mehitamata õhusõiduki ühekordsed load

keelumärked

aeronavigatsiooniline nõustav teade lennunduspersonalile

(NOTAM)

piloodiload

lennujuhi load

10 tööpäeva lennunduse koolitusorganisatsioonide (DTO) deklaratsioon

180 tööpäeva lennunduse koolitusorganisatsioonide (DTO) koolitusprogramm

esimesel võimalusel,

tähtajaks määratakse 30

kalendripäeva

politsei ja kohtute päringud

7.4.3. Dokumentide läbivaatamise ja asja täitmise tähtaegu arvestatakse alates registreerimisele

järgnevast tööpäevast, kui seadusest ei tulene teisiti.

7.4.4. Kui dokumendil on puudusi, siis antakse dokumendi saatjale mõistlik tähtaeg (tavaliselt 10

kalendripäeva või õigusaktides kehtestatud tähtaeg) puuduste kõrvaldamiseks ning teatatakse,

et puuduste kõrvaldamata jätmisel jäetakse saatja pöördumine läbi vaatamata. Puuduste

kõrvaldamisel hakatakse dokumendi täitmise tähtaega lugema puuduste kõrvaldamisest.

7.4.5. Kui dokumendile ei ole võimalik tähtaja jooksul vastata, tuleb täitjal paluda ülesande andjalt

tähtaja pikendamist.

7.4.6. Tööülesande täitmise tähtaega võib pikendada kahe kuuni või kuni ülesande täitmiseks

vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Vaide tähtaega võib pikendada maksimaalselt 30

päeva võrra.

7.4.7. Kui õigusaktides pole täitmise kirjalikku nõuet, võib ülesannet täita telefoni, e-posti või

vestluse teel.

7.4.8. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja/või

dokumendi saatjale on vastatud.

7.4.9. Kui ülesanne on täidetud operatiivselt näiteks telefoni teel, siis tehakse DHS-is ülesande

täitmise töövoos täitmismärge, kus näidatakse, kes ja kuidas dokumendi täitis. Täitmismärke

sisestab täitja täitmismärke sektsiooni ja lisab tööülesande täitmise kuupäev.

7.4.10. Kui töövoogu ei algatata ja tööülesanne täidetakse vastusdokumenti koostamata, siis

sissetuleval kirjal täidetakse täitmise kuupäeva ning täitmismärke lahtrid.

7.4.11. Teadmiseks saadetud dokumendid tuleb DHS-is samuti täidetuks märkida.

7.4.12. Dokumenti ei tohi märkida täidetuks vastusdokumenti koostamata või kirjeldamata kuidas

tööülesanne täideti (nt tehtud toiming, vastatud telefoni teel vms).

7.5. Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine

7.5.1. Dokumendi eelnõu või kavandi koostab teenistuja, kelle ametiülesandeks see on või kellele

see ülesandeks anti. Dokumendi koostamisel järgitakse konkreetsele dokumendiliigile

ettenähtud sisu- ja vorminõudeid.

7.5.2. Ühe isiku üheaegselt mitmel viisil esitatud samasisulisele avaldusele, märgukirjale,

selgitustaotlusele või muule taolisele, koostatakse üks vastusdokument.

7.5.3. Digitaaldokumentide koostamisel tuleb arvestada failivormingutega, mille on Rahvusarhiiv

heaks kiitnud.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 8/20

7.5.4. Kehtivad arhiivivormingud on sätestatud Arhiivieeskirja lisas 1 (vt p 5.1.3). Enamlevinud

lubatud kontoritarkvara vormingud on järgmised:

Dokumendi tüüp Arhiivivorming

Tekstidokumendid TXT; ODT; DOCX; PDF ver /A-2a või /A-2u

Tabelid ODS; XLSX; CSV

E-kirjad EML; MSG; MBOX

Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kapsel ASICE

7.5.5. Vormistuslikud vead on dokumendihalduril õigus parandada ilma dokumenti uuesti

kinnitamata.

7.5.6. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu vajadusel kõigepealt oma vahetu juhiga ning

seejärel nende teenistujatega, keda küsimus puudutab. Optimaalne kooskõlastusring koosneb

2-3 teenistujast.

7.5.7. Vajadusel kooskõlastatakse dokument keelelise korrektsuse eest vastutava isikuga

(dokumendihalduse osakonna merendusterminoloog või tõlk-toimetaja).

7.5.8. Õigusalast kooskõlastust vajavad dokumendid kooskõlastatakse õigusosakonnaga.

7.5.9. Kui dokument eeldab mitme struktuuriüksuse seisukohta, kajastatakse need dokumendis.

7.5.10. Eitava kooskõlastuse korral on kohustuslik kirjutada oma eriarvamus kooskõlastusringi

kommentaari.

7.5.11. Dokument allkirjastatakse koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega.

Lisamaterjal lisatakse DHS Delta taustainfosse.

7.5.12. Digitaaldokumendid allkirjastatakse reeglina koos lisadega, paigutades need ühte

digikonteinerisse. Leping koos lisadega paigutatakse alati ühte digikonteinerisse.

7.5.13. Digitaalselt allkirjastatakse dokumendid reeglina DHS-is Delta. Erandjuhtudel

allkirjastatakse dokumente digitaalselt väljaspool DHS-i (nt mahukad lepingud).

7.5.14. Kui seotud dokument on DHS-is eelnevalt registreeritud, siis seostatakse dokumendid

omavahel.

7.5.15. Dokumente allkirjastavad lisaks peadirektorile teenistuste direktorid, piirkondlikud

strateegilise planeerimise juhid, osakondade juhid või ameti teenistujad vastavalt oma

pädevusele, mis on määratud üksuste põhimäärustega, teenistujate ametijuhenditega, eraldi

volitusega.

7.5.16. Lepingute ja riigihanke otsuste allkirjastamise õiguse annab peadirektor volitusega

teenistujale ja määrab summad, millel ulatuses tohib dokumente allkirjastada. Allkirjastamise

üldpõhimõtted on järgmised:

 teenistuste direktorid ja regioonide teehoiu osakondade juhatajad – 1 000 000 eurot kuni

10 000 000 eurot;

 põhivaldkondade osakondade juhatajad – 100 000 eurot kuni 500 000 eurot;

 tugiosakondade juhatajad – 30 000 eurot kuni 100 000 eurot.

7.6. Dokumentide menetlusringid ja allkirjastajad dokumendiliikide kaupa

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 9/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Üldkäskkiri* DHO dokumendihaldur  käskkirja koostaja

 struktuuriüksuse juhataja

 teenistuse direktor (vajadusel)

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

peadirektor

Korraldus* DHO dokumendihaldur  korralduse koostaja**

 struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

teenistuse direktor või tema ülesannetesse

määratud teenistuja, teenistuse põhimääruses

vastava õiguse saanud teenistuja või peadirektori

volituse alusel teenistuja

Lennundusalane otsus DHO dokumendihaldur või

lennundusteenistuse teenistuja  otsuse koostaja**

 struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

lennundusteenistuse direktor

Rahvusvahelise

reisilaevanduse toetuse

otsus

DHO dokumendihaldur merenduse ja veeteede teenistuse direktor

* Teenuste kirjeldused, korrad ja juhendid kooskõlastatakse vastavalt teenuste dokumentide kirjeldamise korrale.

**Kui otsuse või korralduse menetleja on koostaja, siis teda kooskõlastusringi ei lisata.

Riigitee

projekteerimistingimuste

andmise ja riigitee ehitusloa

andmise korraldus

liikuvuse planeerimise

teenistuse projekteerimise

talituse teenistuja

 regiooni strateegilise planeerimise juht

 juhtivinsener

 (keskkonnatalituse juhataja)

 liikluskorraldaja

 projektijuht

liikuvuse planeerimise teenistuse projekteerimise

talituse juhataja

Keskkonnamõjude

hindamise otsus

liikuvuse planeerimise

teenistuse keskkonnatalituse

teenistuja

läheb otse allkirjastamisele liikuvuse planeerimise teenistuse

keskkonnatalituse juhataja

Välisriigi

kutsekvalifikatsiooni

tunnustamise otsus

DHO dokumendihaldur  taristu korrashoiu osakonna juhataja teehoiuteenistuse direktor

Personalikäskkiri personaliosakonna teenistuja  struktuuriüksuse juhataja

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

Distsiplinaarmenetluse

käskkiri

sisekontrolör läheb otse allkirjastamisele peadirektor

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 10/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Atesteerimiskäskkiri personaliosakonna teenistuja  eksami- või sõidukite registreerimise

osakonna teenistuja ja juhataja

 klienditeenindusjuht

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

Riigihanke otsus

(üldkäskkiri või korraldus)

õigusosakonna riigihangete

spetsialist või DHO

dokumendihaldur vastavalt

kokkuleppele

õigusosakonnaga

vastavalt riigihanke komisjoni kooseisule vastavalt peadirektori volitusele

Lähetuskorraldus lähetusse minev teenistuja vastavalt lähetuste juhendile teenistuse direktor ja tugiosakonna teenistuja puhul tugiosakonna

juhataja, peadirektori otsealluvate lähetused kinnitab peadirektor

Puhkusekorraldus teenistuja vastavalt RTIP seadistusele personaliosakonna juhataja

Volikiri DHO dokumendihaldur vajadusel struktuuriüksuse juht peadirektor või volituse alusel teenistuse direktor või

struktuuriüksuse juht

Garantiikiri DHO dokumendihaldur vajadusel struktuuriüksuse juht peadirektor või teenistuse direktor või struktuuriüksuse juht

vastavalt valdkonnale ja volitusega sätestatud piirmäära ulatuses

Arhiiviteatis DHO dokumendihaldur või

personaliosakonna teenistuja

ei kooskõlastata DHO arhiiviandmete alusel DHO juhataja, muudel juhtudel

personaliosakonna juhataja

Kinnitatud vormil leping DHO dokumendihaldur;

õigusosakonna riigihangete

spetsialist nende tehtud

hankes

 lepingu haldur***

 struktuuriüksuse juht

peadirektor või vastavalt peadirektori volitusele Kinnitamata vormil või

lepingupartneri vormil

leping

 lepingu haldur***

 struktuuriüksuse juht

 õigusosakonna teenistuja Lepingu muudatus DHO dokumendihaldur

***Kui lepingu haldur on ühtlasi allkirjastaja, siis talle lepingut kooskõlastamiseks ei saadeta.

Tööleping teenistujaga personaliosakonna teenistuja  struktuuriüksuse juhataja

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 11/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Töövõtu- ja käsundusleping personaliosakonna teenistuja  lepingu haldur

 struktuuriüksuse juht

peadirektor

Akt töö vastuvõtmise kohta lepingu kontaktisik (lepingu haldur) vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

lepingu kontaktisik (lepingu haldur)

Mootorsõiduki juhtimisõiguse

äravõtmise ettekirjutus

büroo teenistuja ei kooskõlastata büroo juhataja

Järelevalvealane ettekirjutus

jm haldus- ja riikliku

järelevalve alased dokumendid

teenistuja, kellel on järelevalve

alane volitus menetlust läbi viia

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

teenistuja, kellel on järelevalve alane volitus seda teha

Lennundusvaldkonna

ettekirjutus ja üldkorralduslik

ettekirjutus

DHO dokumendihaldur või

lennundusteenistuse teenistuja

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

lennundusteenistuse direktor

Vaideotsus vaide menetleja  struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja

(vajadusel)

peadirektor või teenistuse direktor

Protokoll koosoleku protokollija, hanke

läbiviija

struktuuriüksuse juhataja või

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

koosoleku juht ja protokollija

Juhtkonna koosoleku protokoll juhtkonna assistent läheb otse allkirjastamisele juhtkonna liikmed

Registerpandi kandemäärus sõidukite registriosakonna teenuse

haldur

vajadusel struktuuriüksuse juht sõidukite registriosakonna teenuse haldur

Kontrollpiloodi tunnistus lennundusteenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata

lennutegevuse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor)

Tasemetestija volitus lennundusteenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata

lennundusteenistuse direktor

Funktsionaalse süsteemi

muudatuse heakskiitmine

lennundusteenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhtaja

ei kooskõlastata

lennuliiklusteenistuse ja lennuväljade osakonna juhataja

(tema puhkuse ajal lennundusteenistuse direktor)

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 12/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Sertifikaadid lennundusteenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhataja

ei kooskõlastata

 tehnikaosakond – osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor) – v.a. lennukõlblikkuse

kontrolli sertifikaadid, mida allkirjastab lennukõlblikkuse

kontrollija

 lennutegevuse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor)

 lennuliiklusteenistuse ja lennuväljade osakonna juhataja

(tema puhkuse ajal lennundusteenistuse direktor)

Lennundusalased ametlikud kinnitused ja

nõusolekud

lennundusteenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhataja

ei kooskõlastata

lennutegevuse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor)

Mehitamata õhusõidukite ühekordsed load lennundusteenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata lennutegevuse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor)

Lennuload lennundusteenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhtaja

ei kooskõlastata

tehnikaosakond – osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

lennundusteenistuse direktor)

Arstliku läbivaatuse dokumentide üleandmise-

vastuvõtmise aktid lennundusteenistuses

lennundusteenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata lennundusmeditsiini vaneminspektor (tema puhkuse või

lähetuse ajal DHO dokumendihaldur)

Väljaminev kiri teenistuja vastavalt dokumendi sisule struktuuriüksuse juht, teenistuse juht või teenistujad vastavalt

oma pädevusele ja ametijuhendile

Luba liiklusväliseks tegevuseks teenistuja vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

teenistujad vastavalt oma pädevusele ja ametijuhendile

Teatis RTK-le, majasisene dokument, aruanne,

akt

teenistuja vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

vastavalt kokkulepetele struktuuriüksuses

Hanketaotlus teenistuja eelseadistatud terviktöövood:

hanketaotlus või uuringu hanke

taotlus

ei allkirjastata

7.6.1. Vajadusel võib kooskõlastajaid lisada, kuid lisamine peab olema põhjendatud ja eesmärgipärane.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 13/20

7.7. Dokumendi registreerimine ja väljasaatmine

7.7.1. DHS-is Delta digitaalselt allkirjastades registreerub dokument automaatselt. Allkirjastatud

paberdokument registreeritakse reeglina samal päeval.

7.7.2. Kui vastaja on saatnud e-kirja otse adressaadile enda nimelisest @transpordiamet.ee

postkastist, registreerib ta vastuse ise DHS-is või edastab selle dokumendihaldurile

registreerimiseks.

7.7.3. Kui e-kirjaga saadetava digiallkirjastatud dokumendi saatmist on vaja tõendada, siis

saadetakse kiri teenistuja e-postist ning salvestatakse saatev e-kiri soovitavalt msg- või pdf-

vormingus dokumendi lisasse.

7.7.4. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi saadab adressaadile välja dokumendi koostaja või

dokumendihaldur DHS-ist e-kirjaga, DVK/DHX või riigiportaali eesti.ee kaudu e-posti

aadressile [email protected]. Riigiportaali eesti.ee saatmisel kuvatakse DHS-ist kinnitus,

kui saaja on dokumendi avanud.

7.7.5. Projekteerimistingimuste ja ehitusloa menetluse korraldused saadetakse kaasatud füüsilistele

ja juriidilistele isikutele kolme tööpäeva jooksul allkirjastamisest riigiportaali eesti.ee kaudu,

e-postile (kättesaamise kinnituslehega) või postiga tähitult väljastusteatega.

7.7.6. Kui otsus, korraldus, käskkiri, ettekirjutus või üldkorralduslik ettekirjutus on vormistatud

paberil, siis saadetakse välja ametlikult kinnitatud koopia.

7.7.7. Väljasaadetav paberpost tuuakse postitamiseks DHO dokumendihaldurile või teistes

struktuuriüksustes üksuse juhi määratud teenistujale. Dokumendid postitatakse hiljemalt

järgmisel tööpäeval.

8. DOKUMENDILIIKIDE VORMISTUS JA MENETLEMINE

8.1. Üldosa

Dokumentide vormistamine ja menetlus DHS-is Delta on kirjeldatud juhendite keskkonnas asuvas

DHS Delta juhendis.

8.2. Käskkiri, korraldus ja otsus

8.2.1. Käskkirjad, korraldused ja otsused vormistatakse üldplangile (vastavalt mallidele DHS-is

Delta, vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.2.2. Käskkirjad jagunevad sisult:

 põhitegevuse alane ehk üldkäskkiri (kinnitatakse komisjonide koosseisud,

struktuurimuudatused, teenistuse ülesed korrad, volitused (sh maade kasutusse andmine,

allkirjastamise- ja esindusõigused), teenistuste ja struktuuriüksuste põhimäärused jne);

 personalialane käskkiri (nimetatakse ametnik ametisse ja vabastatakse ametist,

kinnitatakse ametijuhendid, kehtestatakse teenistujate palgad, määratakse muutuvpalk,

kohaldatakse preemiat, määratakse asendaja, muudetakse teenistustingimusi vms);

 riigihanke üldkäskkiri (kinnitatakse riigihangete dokumendid).

8.2.3. Personalialase käskkirja alaliikideks on:

 personalikäskkiri;

 atesteerimiskomisjoni käskkiri;

 distsiplinaarmenetluse käskkiri.

8.2.4. Korraldused jagunevad sisult:

 korraldus (antakse projekteerimistingimused, väljastatakse ehitusluba, kinnitatakse

liiniload, komisjonide koosseisud, avalike teenuste kirjeldused, teenuste dokumendid,

maade omandamised jne);

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 14/20

 riigihanke korraldus (kinnitatakse riigihangete dokumendid, mida allkirjastavad ameti

teenistujad vastavalt peadirektori antud volitustele).

8.2.5. Puhkused kinnitatakse puhkusekorraldusega ja lähetused lähetuskorraldusega, mida

menetletakse digitaalselt Riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP-is).

8.2.6. Otsused jagunevad sisult:

 keskkonnamõjude hindamise otsus (kinnitatakse keskkonnamõjude hindamise

algatamine või algatamata jätmine);

 lennundus- ja merendusalane otsus;

 rahvusvahelise reisilaevanduse toetuse otsus;

 välisriigi kutsekvalifikatsiooni tunnustamise otsus.

8.2.7. Käskkirjad, korraldused ja otsused vormistatakse digitaalselt DHS-is Delta, välja arvatud

vastavas andmekogu põhimääruses sätestatud juhtudel teistes andmekogudes.

8.2.8. Personalikäskkirja aluseks oleva avalduse või taotluse vormistab teenistuja reeglina

digitaalselt DHS-is Delta. Erandjuhul võib avalduse vormistada paberil või e-kirjana.

Avalduse ja taotluse kooskõlastab vahetu juht enne personalikäskkirja vormistamist.

8.2.9. Käskkirja, korralduse ja otsuse koostaja edastab DHO dokumendihaldurile käskkirja,

korralduse või otsuse teksti, kinnitatavad lisad, teabe kooskõlastusringi ja täitjate kohta.

8.2.10. Käskkirja, korralduse ja otsuse sissejuhatavas osas viidatakse volitusnormile või normidele,

mille alusel käskkiri, korraldus või otsus antakse. Kui tegemist on haldusaktiga, siis tuleb

lisaks lähtuda haldusmenetluse seadusest.

8.2.11. Käskkirja, korraldusega ja otsusega kinnitatavad lisad märgitakse teksti sees.

8.2.12. Käskkirja, korralduse ja otsuse ning nendega kinnitatavate lisade õigsuse, keelelise

korrektsuse, vormistamise ja õigusaktidele vastavuse eest vastutab dokumendi koostaja.

8.2.13. Käskkirja, korralduse või otsuse DHS-i sisestaja vastutab selle eest, et dokument läbib

kooskõlastusringi.

8.2.14. Kooskõlastaja eriarvamus lisatakse DHS-is kooskõlastamisel kommentaarina või

kooskõlastuse märkusena. Enne allkirjastamisele esitamist peab koostaja põhjendama

kooskõlastajate märkuste arvestamist või mittearvestamist.

8.2.15. Kui käskkirjale, korraldusele või otsusele on tehtud sisulisi parandusi või ettepanekuid,

suunab dokumendihaldur dokumendi uuesti koostajale.

8.2.16. Käskkirja, korralduse või otsuse, millega muudetakse varem välja antud käskkirja, korraldust

või otsust, pealkiri peab sisaldama muudetava dokumendi pealkirja. Ulatuslike muudatuste

korral antakse välja uus käskkiri, korraldus või otsus ja seni kehtinud dokument tunnistatakse

kehtetuks. Väikesemahulise muutmise korral antakse välja uus käskkiri, korraldus või otsus,

milles muudatused kajastatakse eelmise korraldava dokumendi peatükkide, alajaotiste või

punktide järgi, jättes eelmise korraldava dokumendi osaliselt kehtima.

8.2.17. Muudetud või kehtetule käskkirjale, korraldusele või otsusele viitab ning käskkirjade staatust

muudab dokumendihaldur. Riigihangete üldkäskkirja või korralduse muudatused viitab

dokumendi koostaja.

8.2.18. Käskkirjale, korraldusele ja otsusele lisatakse taustainfosse dokumendi koostamise

alusdokumendid, mis on DHS-s registreerimata (protokollide koopiad, avaldused, memod,

kokkuvõtted jms).

8.2.19. Käskkirja, korralduse ja otsuse registreerimisel seostatakse (viidatakse) DHS-is eelnevalt

registreeritud alusdokumendid käskkirja, korralduse või otsusega.

8.2.20. Dokumendi koostaja tagab käskkirja edastamise vajalikele teenistujatele DHS-i kaudu

täitmiseks/teadmiseks või e-kirjaga DHS-ist. Kui dokumendiga tutvumine on vaja kinnitada,

siis suunatakse see terviktöövooga teadmiseks.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 15/20

8.3. Kiri

8.3.1. Kiri, s.h märgukiri ja selgitustaotlus on asutusele, juriidilisele või füüsilisele isikule

adresseeritud dokument, milles edastatakse või küsitakse teavet.

8.3.2. Kiri võib olla paberil, digitaalselt allkirjastatud digitaaldokument või e-kiri.

8.3.3. E-kiri on ametlik dokument, mida hallatakse ametis võrdväärselt muu teabega ja mis käsitleb:

 ametis konkreetse asja menetluses tähtsat fakti või asjaolu;

 tõendust ameti tegevusest peegeldades ameti funktsioone, tegevust ja otsustusi;

 spetsialisti käest arvamuse küsimist;

 infot, mis kajastab ameti seisukohti;

 nõuet, et on vaja midagi analüüsida või andmeid koondada.

8.3.4. Saabunud e-kirjad registreeritakse DHS-is , v.a infopäringud, millele vastatakse Jiras.

8.3.5. Saadetavad e-kirjad vormistatakse nõuetekohaselt, korrektselt, selge ja konkreetse

sõnakasutusega ning viisakalt.

8.3.6. E-kirja teksti all kasutatakse teenistuja e-kirja signatuuri, kus on märgitud vähemalt teenistuja

nimi, ametikoht ja struktuuriüksus, telefon ja e-posti aadress (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.3.7. Saabunud omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud dokumendile vastatakse samaväärselt kui

saatja ei ole soovinud teisiti.

8.3.8. Paberil kiri vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, mis allkirjastatakse mõlemad sinise

värviga. Siseriiklikud kirjad võib allkirjastada digitaalselt ja välja printida (vt p 5.2.1, Lisa 1,

Näidised).

8.3.9. Algatuskiri on esimene kiri antud küsimuses, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või

tegevusele. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri, mis vormistatakse

kirjaplangile. Vastuskirja koostamisel tuleb viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viitele,

küsimustele vastata nende esitamise järjekorras ning eitavat vastust põhjendada.

8.3.10. Garantiikirjaga võtab amet endale kohustuse tasuda kirjas märgitud ajaks teatud kauba või

teenuse kasutamise eest. Garantiikiri kehtib kuni kohustuste täitmiseni.

Garantiikirja tekst peab sisaldama vähemalt andmed garantii andja kohta ja saaja kohta ning

kauba või teenuse nimetust ja kogust.

8.3.11. Tõend antakse välja siis, kui on vaja mõnda asjaolu tõendada, näiteks kinnitada isiku

töötamist, mingit olukorda, liiklusregistri andmeid vms. Teksti märgitakse vajadusel

kehtivusaeg ja asutus, kellele tõend on esitamiseks antud.

8.3.12. Ringkiri on merenduse ja veeteede teenistuse dokument, mis sisaldab teavet olulistest

muudatustest seadusandluses, eeskirjades, protseduurides, selgitavat või nõuandvat

mereohutust või meremehi mõjutavat teavet, sealhulgas selgitavat või nõuandvat teavet või

teadet seadusandlike, tehniliste või administratiivsete asjaolude kohta. Mõeldud välisriikidele

ja koostööpartneritele (klassiühingud, reederid, merekoolid, laevaohvitserid jne).

8.3.13. Arhiiviteatise kohustuslikud osad on (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

 isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

 arhiiviteatises kasutatud dokumendi või dokumentide lühikirjeldus, milles näidatakse

vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev;

 dokumendil põhinev jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;

 dokumentide leidandmed.

8.4. Volitus

8.4.1. Volitus on peadirektori, teenistuse direktori või tugiosakonna juhi antud kirjalik dokument

(üldkäskkiri või volikiri), millega antakse selleks määratud teenistujale (volitatav) nõusolek

mingiks tegevuseks ameti nimel. Volitataval ei ole edasivolitamise õigust, kui volituse tekstist

ei tulene teisiti.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 16/20

8.4.2. Peadirektor võib volitada teenistuse direktorit või struktuuriüksuse juhti tegema tehinguid

edasivolitamise õigusega.

8.4.3. Volitus vormistatakse:

 üldkäskkirjana – allkirjastamise- ja esindusõigused toimingute tegemiseks;

 volikirjana – kauba või teenuse ostmiseks või tehingute teostamiseks.

8.4.4. Volituse tekstis märgitakse volitatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, volituse sisu ja

ulatus, vajadusel volituse kehtivuse tähtaeg ning volitatava sünnikuupäev või isikukood.

8.4.5. Kui dokumendis ei ole tähtaega märgitud, kehtib volitus teenistussuhte lõppemiseni,

konkreetse küsimuse täitmiseni või toimingu tegemiseni milleks volitus on väljastatud.

8.5. Leping

8.5.1. Leping on tehing kahe või enama isiku (lepingupooled) vahel, millega lepingupooled

kohustuvad midagi tegema või tegemata jätma.

8.5.2. Lepingu koostamisel lähtutakse seadustest, hankekorrast ja asjaajamiskorrast.

8.5.3. Lepingu vormistamiseks tuleb kasutada juhendite keskkonnas olevaid kinnitatud

lepinguvorme, kui õigusosakonnaga ei ole kooskõlastatud teisiti.

8.5.4. Paberil leping allkirjastatakse vajalikus hulgas eksemplarides ning nende arv ja jaotus

näidatakse ära dokumendi tekstis. Paberil lepingute kõik lehed ja lepingus nimetatud lisad

allkirjastatakse.

8.5.5. Leping kooskõlastatakse, registreeritakse enne allkirjastamist märkides eelnevalt lepingule

registreerimisnumbri ning saadetakse üldjuhul esmalt ameti poolsele allkirjastamisele ja

seejärel lepingupartnerile.

8.5.6. Lepingupartneri tüüplepingule DHS numbrit ei märgita (näiteks elektri-, kõneside, rendi- jms

lepingud).

8.5.7. Lepingu järgdokumentidena registreeritakse aktid väljamakse tegemiseks, lepingu

muudatused, alustamiskorraldus, lepinguga seotud garantiidokumendid, tööde vastuvõtuakt

ning lepingupartneri hindamise aruanne.

8.5.8. Ameti lepingud on vastavalt AvTS § 36 lg 1 p 9 ja 10 avalikud ja juurdepääsupiirangut saab

rakendada vaid seaduses sätestatud korras nt ärisaladuse või isikuandmete sisaldumisel

lepingus.

8.5.9. Kui lepingu teine pool ei ole teatanud, mida peab lepingus ärisaladuseks, siis ameti poolne

lepinguhaldaja teeb hindamise ja vajadusel seab lepingule juurdepääsupiirangu. Kui

teabenõude korras soovitakse lepinguga tutvuda, siis tuleb lepingupartnerilt täiendavalt küsida

ärisaladuse sisaldumise kohta lepingus ja kui lepingupartner ärisaladust ei määratle, siis

antakse lepingu teabeküsijale välja.

8.5.10. Lepingu registreerija seostab riigihanke pakkumuse edukaks tunnistamise korralduse või

lihthanke protokolli lepinguga.

8.5.11. Lepingu lõppemisel edastab lepingu haldur/projektijuht teate lõppemise kohta või vastuvõtu

akti teadmiseks DHO dokumendihaldurile, kes märgib DHS-is lepingu lõpetatuks.

8.5.12. Üle 10 000 euroste kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseeritud valdkondade lepingute puhul

tuleb lepingu halduril/projektijuhil täita 30 kalendripäeva jooksul pärast lepingu objekti

vastuvõtmist/teenuse osutamist lepingupartneri hindamise ekraanivorm DHS-is lepingu

järjena ning genereeritakse mallist fail.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 17/20

8.6. Teabenõue

8.6.1. Teabenõue on teabenõudja ametile esitatud taotlus teabe saamiseks. Teabenõude korras võib

välja küsida dokumenteeritud teavet.

8.6.2. Kui taotlus teabe saamiseks ei vasta teabenõude tingimustele, eelkõige kui taotletakse teavet,

mille andmiseks on vajalik ameti käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe

kogumine või kui taotletakse õigusalase selgituse andmist, loetakse selline teave

selgitustaotluseks ning selle peab vastama hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul.

8.6.3. Teabenõudele vastamise tähtaeg on 5 tööpäeva alates teabenõude registreerimisele järgnevast

tööpäevast. Tähtaega võib pikendada kuni 15 tööpäevani, kui teabenõudja esitatud andmed on

puudulikud ja neid on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev.

8.6.4. Teabenõude täitmise tähtaja pikendamisest koos põhjendusega teatab teabenõude täitmiseks

saanud teenistuja teabenõudjale 5 tööpäeva jooksul.

8.6.5. Büroos vastu võetud teabenõudele märgitakse vastuvõtmise kuupäev, büroo nimetus, kus see

vastu võeti, vastuvõtja nimi ja allkiri.

8.6.6. Teabenõuet ei täideta kui taotletavale teabele kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal

ei ole sellele teabele juurdepääsuõigust või amet ei valda taotletavat teavet ning taotletava

teabe valdajat ei ole võimalik kindlaks teha ega teabenõuet edastada.

8.7. Protokoll

8.7.1. Protokoll on koosoleku või mõne toimingu käiku kirjeldav dokument, kus jäädvustatakse

olulised asjaolud, sõnavõtud ja otsused.

8.7.2. Protokollis näidatakse ära:

 koosoleku toimumise koht, kuupäev ja kellaaeg;

 osalejad (osavõtjad, puudujad, külalised);

 päevakord;

 koosoleku käik (vajadusel märgitakse osalejate sõnavõtud);

 otsused;

 koosoleku juhataja ja vajadusel protokollija allkirjad.

8.8. Kuludokumentide menetlus

8.8.1. Kuludokumendid on kuluaruanded (teenistujate kuludokumendid, mis kuuluvad

hüvitamisele) ja ostuarved (edaspidi arve - ametile müüja või teenuse pakkuja esitatud

dokument kauba maksumuse, tähtaja ja tingimuste kohta).

8.8.2. Teenistuste juhtide ja tugiosakondade juhtide kuludokumendid kooskõlastab ja kinnitab

finants- ja haldusosakonna juhataja. Finants- ja haldusosakonna juhataja kuludokumendid

kinnitab riskijuht.

8.8.3. Kuluaruanded menetletakse RTIP-is, kus kinnitusringid on eelseadistatud vastavalt

kuludokumendi liigile.

8.8.4. Arveid menetletakse digitaalselt e-arvete keskkonnas. Paberarveid ei ole kohustuslik säilitada,

v.a EL rahastatavate projektide arved jm finantsdokumendid.

8.8.5. Esitatud arvel peab olema tellija esindaja (kontaktisiku) nimi, lepingu olemasolul lepingu

number ja töö vastuvõtmise kuupäev.

8.8.6. Arved registreeritakse ja suunatakse kooskõlastamiseks kindlaksmääratud

kooskõlastusringidele, mis on koostatud vastavalt eelarvele või kokkulepitud töökorraldusele.

8.8.7. Arvete maksimaalne kooskõlastamise aeg ühel kooskõlastajal on kaks tööpäeva.

8.8.8. Kooskõlastusring on koostatud järjekorras:

 arve haldaja (tellija esindaja või projektijuht), kes kinnitab arve õigsust, lisab arve

selgitusse lepingu numbri (kui see ei ole arvel märgitud), riigihanke numbri, kokkulepitud

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 18/20

koodid või vajadusel muud täpsustavat infot arve sisu kohta ning viitab lingiga DHS- is

asuvale lepingule, aktile või tellimiskirjale, vajadusel lisab need;

 kui arve vajab sisu seisukohast lisakinnitamist, siis lisatakse kinnitusringi vastav

teenistuja;

 struktuuriüksuse juht või juhi määratud teenistuja, kes jälgib eelarvet;

 finantstalituse kontroller, kes kontrollib arve õigsust, lisab finantsdimensioonid ning

edastab arve RTK teenistujale.

8.9. Vaie ja vaideotsus

8.9.1. Vaie on taotlus haldusakti või selle osa kehtetuks tunnistamiseks või ettekirjutuse tegemiseks

haldusakti andmiseks, toimingu sooritamiseks või asja uueks otsustamiseks. Vaide täitmise

tähtaeg on 10 kalendripäeva.

8.9.2. Saaja sisestab vaide DHS-i Delta vaiete toimikusse ning edastab täitmiseks

dokumendihalduse osakonna peaspetsialistile, kes määrab täitja ja teadmiseks saajad.

8.9.3. Vaidemenetluse tulemusena vormistatakse vaideotsus, millega lahendatakse õiguslik vaidlus

ameti ja isiku vahel.

8.9.4. Vaideotsus vormistatakse kirjaplangile, menetletakse vastavalt haldusmenetluse seadusele ja

eriseadustele (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised). Vaideotsuse allkirjastab punktis 3.6 tabelis toodud

teenistuja.

8.10. Akt

8.10.1. Akt koostatakse komisjoni, selleks volitatud isiku või asutuse/ettevõtte esindaja poolt mingi

fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.10.2. Aktina vormistatakse dokumentide, töö ja asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine, riigivara

valduse üleandmine ja vastuvõtmine ning säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine.

8.10.3. Akt vormistatakse üldplangile, vastavale dokumendivormile või valgele paberile (kui üheks

osapooleks on teine asutus/ettevõte või eraisik).

8.10.4. Aktile kirjutavad alla kõik akti koostamise juures viibinud isikud. Tööde üleandmis-

vastuvõtmisakti allkirjastab esimesena üldjuhul tööde üleandja.

8.10.5. Aktid registreeritakse DHS-is vastava dokumendi sarja või järgdokumendina (lepingu aktid

lepingu juurde).

8.10.6. Akti registreerib dokumendihaldur või vastutav teenistuja (olenevalt akti sisust).

Struktuuriüksuses koostatud akti registreerib vastav struktuuriüksus.

9. TEABE AVALIKUSTAMINE

9.1. Juurdepääsu korraldamine avalikule teabele

9.1.1. Ameti dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega ameti veebilehel

https://www.transpordiamet.ee avaliku dokumendiregistri (edaspidi ADR) ja vastava

kohustuse korral muu riikliku registri kaudu ja teabenõude täitmisega. Teabe avalikustamisel

lähtutakse avaliku teabe seadusest ja teistest õigusaktidest.

9.1.2. Teabele juurdepääs hõlmab ka õigust seda teavet taaskasutada.

9.1.3. Avalike suhete osakond koordineerib teabe ja sh ADR-i avalikustamist veebilehel ja teeb

sellealast koostööd teiste üksustega.

9.1.4. ADR-iga tagatakse juurdepääs juurdepääsupiiranguta haldusaktidele, saabunud ja

väljasaadetud dokumentidele (kirjad, taotlused, kooskõlastused, load jne) ning lepingutele.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 19/20

9.1.5. Dokumendid, millel on juurdepääsuliigiks märgitud „Avalik“, avanevad ameti veebilehel

ADR-is koos metaandmetega. Dokumentide märkega „Asutusesiseseks kasutamiseks“

(edaspidi AK) puhul kuvatakse ADR-is ainult dokumendi metaandmed.

9.1.6. Amet võimaldab juurdepääsu tema valduses olevatele isikuandmetele kooskõlas isikuandmete

kaitse seaduse, avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse üldmäärusega.

9.2. Piiratud juurdepääsuga teave

9.2.1. Amet on kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks avaliku teabe

seaduse §-s 35 toodud teabe. Samas ei tohi asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada teavet,

mis on nimetatud avaliku teabe seaduse §-is 36.

9.2.2. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabest võib avalikustada ainult selle osa, mille kohta

juurdepääsupiirangud ei kehti. Amet on kohustatud rakendama halduslikke ja tehnilisi

abinõusid, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks juurdepääsuõiguseta isikute kätte.

9.2.3. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele kehtib juurdepääsupiirang alates

dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse

saabumiseni, kuid mitte kauem kui viis aastat, mida võib vajadusel pikendada viie aasta võrra,

kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.

9.2.4. Riiklikku, haldus- ja teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste

ettevalmistamist käsitlevate dokumentide suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni

otsuse vastuvõtmiseni, kui ei ole muud alust teabele juurdepääsu piirata.

9.2.5. Isikuandmetele (sh eriliigilistele) kehtestatakse juurdepääsupiirang 75 aastaks alates

dokumendi koostamisest või registreerimisest.

9.2.6. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab ja vastutab selle eest dokumendi

registreerija või looja vastavalt AvTS-le ja eriseadustele. Vajadusel konsulteeritakse

andmekaitsespetsialisti, õigusosakonna või dokumendihalduse osakonnaga.

9.2.7. Juurdepääsupiirangu märge tehakse DHS-i vastavasse lahtrisse või dokumendi esilehe

ülemisse paremasse nurka (või lehe ülaserva tekstist vabale kohale). Märkele lisatakse

teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu alus, lõpptähtpäev ja vormistamise kuupäev.

9.2.8. Kui dokumendi osa (teksti osa, lisad) on määratud „asutusesiseseks kasutamiseks“, siis tuleb

tervet dokumenti käsitleda kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldavat

dokumenti.

9.2.9. Taustakontrolli teostamise käigus kogutav teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks

ning edastatakse asutuste vahel krüpteeritult. DHS-i registreeritakse dokumendid

krüpteerimata kujul, kuid dokumendile ligipääs piiratakse vastavate kasutamisõigustega.

9.2.10. Paberkandjal dokumendid, mis on saadud või loodud taustakontrolli teostamise käigus,

säilitatakse vastutava teenistuja juures suletud kapis.

9.2.11. Välisriiki isikuandmete edastamise korral on edastamine lubatud üksnes sellisesse riiki, kus

on piisav andmekaitse tase (EL liikmesriik, Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud

riik, samuti selline riik, mille andmekaitse taset on Euroopa Komisjon hinnanud piisavaks).

Välisriiki, mis ei vasta eeltoodud tingimustele, võib isikuandmeid edastada juhul kui isik,

kelle isikuandmeid töödeldakse, on andnud selleks taasesitataval kujul nõusoleku.

9.2.12. Terviseandmete edastamise korral tuleb kasutada märget (e-posti kirja alguses ja tähitud postil

ümbrikul) MEDICAL CONFIDENTIAL.

9.2.13. Elektroonilisel kujul olevaid eriliigilisi isikuandmeid edastatakse krüpteeritud kujul koos

digitaalallkirjaga, paberkandjal olevaid aga tähitud kirjana või käsipostiga.

9.2.14. Iga struktuuriüksus on kohustatud kaitsma dokumente ja andmekandjaid hävimise,

kahjustumise või varguse eest ning vältima neile kõrvaliste isikute juurdepääsu.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 20/20

9.2.15. Töö käigus tekkinud isikuandmeid või muid juurdepääsupiiranguid sisaldavaid dokumentide

koopiad hävitatakse paberihundis, tuuakse dokumendihalduse osakonnale hävitamiseks või

pannakse spetsiaalsesse konteinerisse.

10. UUE TEENISTUJA TEENISTUSSE ASUMINE

10.1. Teenistuja teenistusse vormistamine toimub vastavalt Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) personali- ja palgaarvestuse toimemudelile.

10.2. Pärast teenistuskohale valituks osutunud isiku tööle asumise kuupäeva kindlaksmääramist

algatab personaliosakonna teenistuja kohe uue teenistusse asuja töökoha ja -vahendite

ettevalmistamiseks vajalike andmete kogumise ja edastab need vahetule juhile täitmiseks ning

seejärel edastab info asjassepuutuvatele tugiüksustele täitmiseks.

11. ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE TEENISTUSEST VABASTAMISEL JA

ASUTUSESISESEL ÜLEVIIMISEL

11.1. Teenistuja teenistusest vabastamise või asutusesisese üleviimise korral annab teenistuja üle

asjaajamise ning teenistusülesannete täitmisega tema kätte usaldatud vara hiljemalt

teenistuskohalt vabastamise päeval ringkäigulehe alusel.

11.2. Personaliosakonna teenistuja teavitab vähemalt 5 tööpäeva enne teenistuja teenistuskohalt

lahkumist sellest infotehnoloogia osakonda, finants- ja haldusosakonda, avalike suhete

osakonda ja RTK-d ning algatab teenistuja kasutuses oleva vara ja asjaajamise üleandmiseks

ringkäigulehe täitmise menetluse.

11.3. Ringkäigulehel kajastatakse kõik teenistuja kasutuses ja käsutuses olevad töövahendid jm

vara, asjaajamises pooleliolevad ja täitmata tööülesanded ning dokumendid, andmekogude

kasutusõigused ja ligipääsud. Lahkuval teenistujal on kohustus pooleliolevad ja täitmata

tööülesanded DHS-is edastada täitmiseks vahetu juhiga eelneva kokkuleppe alusel selleks

määratud teenistujale.

11.4. Peadirektori teenistuskohalt vabastamisel vormistab DHO riigivara ja juhtimise üleandmiseks

üleandmise ja vastuvõtmise akti, milles märgitakse ameti põhivara nimekiri liigiti ning

eelarvevahendite ja rahaliste vahendite seis.

11.5. Büroojuhataja teenistuskohalt lahkumise korral märgitakse ringkäigulehele üle antavate

blankettide ja registreerimismärkide loetelu, sularaha selle summa üleandmise hetke seisuga.

11.6. Teistel teenistujatel vormistatakse lisaks ringkäigulehele üleandmise ja vastuvõtmise akt

juhul, kui teenistuja vahetu juht seda nõuab. Akti märgitakse täitmisel olevate lepingute

loetelu koos lepingu lõppemise kuupäevaga ning toimikud vastavalt dokumentide loetelule.

11.7. Paberil asjaajamise üleandmise- ja vastuvõtmise akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest

üks eksemplar jääb üleandjale ning teine vastuvõtjale. Paberakt skaneeritakse ja säilitatakse

digitaalselt DHS-is koos vastava registrikandega.

11.8. Teenistuja töölt lahkumise viimasel tööpäeval annab DHO dokumendihaldur tema

tööülesanded DHS-is üle asendajale või tema puudumisel vahetule juhile.

12. DOKUMENTIDE HOIDMINE

12.1. Dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks on kehtestatud dokumentide

liigitusskeemi. Dokumentide liigituskeemi koostamise põhimõtted on käsitletud dokumentide

loetelus (vt p 5.3.1).

12.2. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse ameti struktuuriüksuses,

arhiivis või DHS-i arhiivimoodulis seni, kuni need hävitatakse või antakse kooskõlas

“Arhiivihalduse korraldamise” korraga üle Rahvusarhiivi (vt p 5.3.2).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 1/15

SISUKORD

1 Dokumendi vormielemendid ........................................................................................................... 2 2 Aadress ............................................................................................................................................ 2 3 Adressaat ......................................................................................................................................... 3

4 Allkiri .............................................................................................................................................. 4 5 Allkirjastaja ..................................................................................................................................... 5

6 Autor (dokumendi väljaandja) ja logo ............................................................................................. 6 7 Juurdepääsumärge ........................................................................................................................... 6 8 Kontaktandmed ................................................................................................................................ 7 9 Koostaja ........................................................................................................................................... 7

10 Kuupäev ja kellaaeg......................................................................................................................... 8 11 Lisaadressaat (jaotuskava) ............................................................................................................... 9 12 Lisamärge ........................................................................................................................................ 9

13 Pealkiri ........................................................................................................................................... 10 14 Tekst .............................................................................................................................................. 11

15 Viit ................................................................................................................................................. 13 16 Seosviit .......................................................................................................................................... 13

17 Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................ 14 18 Kooskõlastusmärge ........................................................................................................................ 14

19 Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge ......................................... 15

Dokumentide näidised:

 Käskkiri

 Kiri

 E-kiri

 Arhiiviteatis

 Vaideotsus

 Akt

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 2/15

1 Dokumendi vormielemendid

1.1 Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile

omased elemendid.

1.2 Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

 autor (dokumendi andja);

 kuupäev;

 tekst (sisu);

 allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.

1.3 Dokumendi vormistamisel kasutatakse sõltuvalt dokumendi liigist lisaks punktis 1.2 toodule

järgmisi elemente:

 aadress,

 adressaat,

 juurdepääsumärge,

 kontaktandmed,

 koostaja,

 lisaadressaat,

 lisamärge,

 pealkiri,

 seosviit,

 viit,

 muud dokumendi elemendid.

1.4 Dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest, kui see

on koostatud ja kooskõlastatud vastavalt teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste § 16

lõikele 5.

2 Aadress

2.1 Aadress on adressaadi (isiku või organisatsiooni) postiteenuse kontaktpunkti asukohta

kirjeldavad andmed, mis on vajalikud kirja adressaadile edastamiseks või on tegemist

adressaadi e-posti aadressiga.

2.2 Dokumendi saatmisel kulleriga või posti teel kirjutatakse koha-aadressi komponendid

lähiaadressi täpsusega. Sellele lisatakse postiteenuse pakkuja kasutatavad täiendavad andmed

(nt sihtnumber, postkasti number vm) nii, et moodustub postiaadress. Kui kiri on e--kiri,

kasutatakse e-posti aadressi.

2.3 Aadressi kirjale vormistamine ei ole kohustuslik, kuid on vajalik, kui autorile või adressaadile

on oluline näidata kirja edastamiseks kasutatud aadressi (nt e-posti manusena saadetud

digitaalkujul kiri) või kui paberkirja postitamiseks kasutatakse aknaga ümbrikut.

2.4 Kirjale ei märgita aadressi, kui adressaadiks on üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus.

Mitme adressaadiga kirjal võib olla mitu aadressi.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 3/15

2.5 Kirjal vormistatakse aadress elemendi „Adressaat“ alla, alustades lähiaadressist, lõpetades

posti sihtnumbri ja maakonna nimega ning saatmisel välisriiki, riigi nimega.

Maakonnakeskuste korral võib maakonna nime ära jätta, sel juhul kirjutatakse posti

sihtnumber ja linna nimi kõrvuti.

2.6 Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress üldjuhul ladina tähtede ja araabia

numbritega. Sihtkoht ja riik kirjutatakse viimasele kohale aadressis (suurtähtedega).

Näited: NÄIDE 1

Riigisisene: 1. variant Riigisisene: 2. variant:

Lume 9 Hoogla talu

10413 Tallinn Rägavere küla

Tapa vald

73613 Lääne-Viru maakond

Rahvusvaheline: Postiettevõtte teenuste puhul:

Setzbergstrasse 63 Nimekasti nr

81549 München Tallinna Peapostkontor

GERMANY 10001 Tallinn

NÄIDE 2

[email protected]

[email protected]

NÄIDE 3

7-kohaline telefoninumber: telefon 620 5506

rahvusvaheline telefoninumber: telefon +358 3423 4432

3 Adressaat

3.1 Adressaat on isik (dokument adresseeritakse eraisikule), organisatsioon (dokument

adresseeritakse kas organisatsioonile või juhi nimele), organisatsiooni allüksus

(adresseeritakse kas allüksuse või selle juhi nimele) või mingi kindla tunnuse alusel

määratletud organisatsioonide või isikute rühm, kellele dokument saadetakse.

3.2 Adressaadi täpsustajad on:

 eesnimi;

 perekonnanimi;

 ametinimetus või roll;

 organisatsioon;

 organisatsiooni allüksus.

3.3 Adressaadi vormistamisel kasutatakse ühte järgmistest võimalustest:

1) eesnimi, perekonnanimi;

2) eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon (näide 1);

3) eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksus (näide 3);

4) organisatsioon (näide 2);

5) organisatsioon, organisatsiooni allüksus;

6) paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 4/15

Soovi korral võib eesnime ja perekonnanime ette lisada akadeemilise tiitli lühendi (näiteks:

dr, prof).

Näited: NÄIDE 1

Marika Valge

Välisministeerium

NÄIDE 2

Välisministeerium

NÄIDE 3

Mart Selgus

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

lennundus- ja merendusosakond

3.4 Dokumendi adresseerimisel tuleb eelistada personaalset adresseerimist.

3.5 Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt:

 adressaadiväljale võib märkida soovitatavalt kuni neli adressaati tähtsuse või tähestiku

järjekorras. Adressaatide vahele jäetakse tühi rida;

 kui adressaate on rohkem kui mahub adressaadiväljale, võib teised adressaadid esitada

kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allapoole, kasutades ees sõnu Teadmiseks,

Sama või Koopia.

Sama – dokumendi saaja on täitja.

Teadmiseks või Koopia – adressaat saab koopia ja on informeeritud.

Näide: Aadressiväljal

Justiitsministeerium

Keskkonnaministeerium

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

Lisaadressaatide real

Riigikantselei

Rahandusministeerium

Põllumajandusministeerium

3.6 Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud

juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile (nt

ringkirjad).

Näide: Kohalikud omavalitsused

Mereõppeasutused

3.7 Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele.

Adressaadiväljale tehakse kirje Vastavalt nimekirjale, nimekiri lisatakse ja säilitatakse DHS-

is kirja juures eraldi failina.

4 Allkiri

4.1 Allkiri on dokumendi sisu eest vastutajaga siduv kas omakäeliselt allkirjastatud või

digitaalallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed andmetega allkirjaandja kohta.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 5/15

4.2 Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ja antud dokumendis ning kui

dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi.

Allkiri ei ole kohustuslik e-postiga saadetavatel teadetel. Sellisel juhul esitatakse ainult

allkirjastaja andmed.

4.3 Omakäeliselt allkirjastatavale dokumendile kirjutatakse alla tekstist erinevat värvi tindiga

(soovitatavalt sinisega).

4.4 Omakäeline allkiri kirjutatakse pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud

tühjadele põhireavahedele (soovitatavalt vähemalt 3 põhireavahet).

4.5 Digitaalselt allkirjastataval dokumendil, kui allkirjastatavatest failidest luuakse

digitaalallkirja konteinerfail, märgitakse enne allkirjastaja nime allkirjastatavas kirja failis

sulgudes „allkirjastatud digitaalselt“.

Näide: .

(allkirjastatud digitaalselt)

Karl Kask

peadirektor

4.6 Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde

kirjutada ka allkirjastaja nimi.

4.7 Allkirja jäljend ei asenda allkirja.

5 Allkirjastaja

5.1 Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina (dokumendi andjana),

autori nimel või talle antud volituse alusel teise füüsilise isiku või organisatsiooni nimel.

5.2 Allkirjastaja täpsustajad on:

1) eesnimi;

2) perekonnanimi;

3) ametinimetus või roll;

4) organisatsioon (vajaduse korral);

5) organisatsiooni allüksus.

5.3 Allkirjastaja täpsustajad esitatakse kolm kuni viis põhireavahet pärast teksti allkirja all

järjekorras:

1) eesnimi ja perekonnanimi nimetavas käändes;

2) ametinimetus või roll;

3) organisatsiooni allüksus (vajaduse korral);

4) organisatsioon (vajaduse korral).

5.4 Organisatsioon või organisatsiooni allüksus näidatakse allkirjastaja koosseisus ainult sel

juhul, kui see ei selgu elemendist „Autor (dokumendi andja)“ ehk kui ameti kirja- ja

üldplangil on juba Transpordiamet lisatud, siis ei ole vaja seda eraldi lisada enne

ametinimetust.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 6/15

Näide: .

(allkiri) .

Margit Murakas

juhataja

personaliosakond

5.5 Kui dokumendile kirjutab alla mitu võrdse staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad ühele

kõrgusele kas organisatsiooni nimetuste, ametinimetuste või perekonnanimede tähestikulises

järjekorras.

5.6 Kui dokumendi allkirjastaja on asendaja, tuleb vormistada tema ametinimetus koos

asendatava ametinimetusega.

Näide: .

(allkirjastatud digitaalselt)

Martin Allikas

peadirektori asetäitja

peadirektori ülesannetes

6 Autor (dokumendi väljaandja) ja logo

6.1 Autor ehk dokumendi väljaandja on dokumendi sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või

isik.

6.2 Logo on dokumendi autorit identifitseeriv visuaalne kujund.

6.3 Kirja autoriks võib olla:

1) organisatsioon (nt Transpordiamet);

2) füüsiline isik.

Ametiisikute saadetavate kirjade autoriks on organisatsioon, mida nad esindavad.

Kirjal on soovitatavalt üks autor, kuid võib olla ka mitu autorit.

6.4 Ameti nimetus esitatakse põhimääruses märgitud kujul.

6.5 Amet kasutab kirja- ja üldplangil vasakule joondatud must-valget riigivapiga logo vastavalt

valitsusasutuste ühtsele visuaalsele stiilijuhisele.

7 Juurdepääsumärge

7.1 Juurdepääsumärge on dokumendi kasutamise korda tähistav märge.

7.2 Kasutatakse, kui eesmärgiks on üldisest korrast erineva kasutamise hõlbustamine või

õigustamata isikute juurdepääsu takistamine piiratud juurdepääsuga teabele.

7.3 Juurdepääsumärke täpsustajad on järgmises järjekorras:

1) juurdepääsumärke nimetus – näiteks: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS;

2) märke kehtima hakkamise aeg – näiteks: Märge tehtud: 01.02.2021;

3) märke lõppemise aeg ja vajadusel tingimus – näiteks: Kehtib kuni: 01.02.2026;

4) märke õiguslik alus – näiteks: Alus: RHS § 110 lg 5;

5) teabevaldaja – näiteks: Teabevaldaja: Transpordiamet.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 7/15

7.4 Kirjal vormistatakse enne adressaati või enne seosviita. Juurdepääsumärke nimetus

vormistatakse suurtähtedega. E-kirja puhul väljal „teema“ enne pealkirja (suurtähtedega

juurdepääsumärke nimetus) ja tekstiväljal (juurdepääsumärke nimetus koos aja ja aluse

andmetega).

Näited: ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.02.2021

Kehtib kuni: 01.02.2096

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Transpordiamet

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.02.2021

Kehtib kuni: otsuse vastuvõtmiseni, kuid mitte kauem kui 01.02.2026

Alus: AvTS § 35 lg 2 p 2

Teabevaldaja: Transpordiamet

8 Kontaktandmed

8.1 Kontaktandmed on autori koha- ja sideandmed.

8.2 Kontaktandmed võimaldavad võtta autoriga ühendust või anda teavet autoriga seotud

toimingute tegemiseks.

8.3 Kontaktandmed avaldatakse kirja puhul kirjaplangil kontaktandmete väljal, e-kirja puhul e-

kirja signatuuril.

8.4 Kontaktandmetes näidatakse posti teel saadetavate kirjade puhul vähemalt postiaadress.

E--kirjade puhul e-posti aadress ja saatja telefoninumber.

Ameti kirjaplangil on esitatud vähemalt asukoha aadress, telefoninumber, e-posti aadress,

kodulehe aadress ja registrikood.

8.5 Kontaktandmete elemendi täpsustajad on:

1) postiaadress;

2) e-posti ja kodulehe aadress;

3) telefoninumbrid (vajaduse korral);

4) registrikood;

5) sotsiaalmeedia aadressid (vajaduse korral).

8.6 E-posti aadressi, telefoninumbri vormistamine toimub vastavalt punktile 2. Aadress. E-kirja

kontaktandmed lisatakse vastavalt paika pandud e-kirja signatuurile (vaata punkt 14.4).

8.7 E-kirjal vormistatakse kontaktandmed pärast allkirjastajat.

9 Koostaja

9.1 Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse kõigile väljasaadetavatele ametikirjadele

selle koostaja või vastutav täitja.

9.2 Koostaja vormistatakse viimase elemendina enne kontaktandmeid.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 8/15

9.3 Kui kirja koostaja ja allkirjastaja on eri isikud, märgitakse koostaja ees- ja perekonnanimi

ühele reale ja nende alla kirjutatakse koostaja telefoninumber ja e-posti aadress.

Näide: Signe Õiglane

620 5505 [email protected]

9.4 Kui kirja koostaja on ka allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja e-posti aadress.

Näide: 620 5505 [email protected]

9.5 Kui kirja koostamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada tema

ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõnaga.

Näide: Mari Mägilane (õigusalased küsimused)

620 5594 [email protected]

Signe Õiglane (finantsküsimused)

620 5505 [email protected].

10 Kuupäev ja kellaaeg

10.1 Kuupäeva märkimiseks dokumendi elemendina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist

kirjutusviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse üldjuhul nimetavas käändes.

Näited: 24.09.08 – vastavalt standardile EVS 8

24.09.2008 – vastavalt standardile EVS 8

24. september 2008 – vastavalt standardile EVS 8

24 September 2008 – rahvusvahelises kirjavahetuses (ingliskeelne näide)

18:06:20 – kellaaeg

2008-09-24 18:06:20 – rahvusvaheline kirjavahetus

10.2 Ameti dokumendi kuupäev õiguslikus mõttes on:

 õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;

 protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;

 lepingu puhul viimase allkirja kuupäev, kui lepingus ei ole määratud teisiti;

 väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;

 dokumendi allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis on fikseeritud

dokumendi tekstis.

10.3 Paberdokumendil jäetakse kuupäeva koht tühjaks. Kuupäeva märgib dokumendi

registreerija.

10.4 Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks

loetakse selle registreerimise kuupäev.

10.5 Dokumentidele või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad

olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad.

10.6 Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks,

märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 9/15

10.7 Digitaalselt allkirjastatud või digitaalse templiga kinnitatud dokumentide puhul võib

dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks olla dokumendile antud digitaalallkirjas või digitaalses

templis sisalduvad kuupäev ja kellaaeg. Peale digitaalset allkirjastamist ei ole võimalik

dokumenti muuta, sh kuupäeva lisada.

10.8 Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev. E-kirja puhul

võib olla dokumendi kuupäevaks saatmise kuupäev.

10.9 Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks

või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

11 Lisaadressaat (jaotuskava)

11.1 Lisaadressaadid märgitakse juhul, kui kirja saatja on veendunud, et kirja saatmisest on vaja

informeerida teisi asjast huvitatuid. Dokumendi jaotuskava märgitakse dokumendi

originaalile või eraldi lehele. Lisaadressaatide vormistamisest kirjaplangile vaata ka punkt 3.

Adressaat.

11.2 Lisaadressaadiks võib olla nii füüsiline isik, ametiisik, organisatsioon ja organisatsiooni

allüksus. Dokumendil võib olla mitu lisaadressaati.

11.3 Lisaadressaat vormistatakse kirja puhul tekstiväljal, e-kirja puhul väljadel koopia või

pimekoopia.

11.4 Lisaadressaadid märgitakse DHS-is kirja metaandmetesse ja need tulevad kirja mallile

automaatselt.

11.5 Lisaadressaat vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool või lisade

olemasolul kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget.

Näide: Sama: Keskkonnaministeerium

Teadmiseks: Keskkonnaamet

Koopia: D töögrupi liikmed (ilma lisadeta)

11.6 Asutusesisestele dokumentidele (käskkirjad, korraldused jne) jaotuskava eraldi ei lisata. Info

dokumentide edastamise kohta on olemas DHS-is dokumendi juures olevas terviktöövoos ja

metaandmetes.

12 Lisamärge

12.1 Lisamärget kasutatakse, kui lisad on paberdokumendile lisatud füüsilise lisana või e-kirjale

manusena või digitaalsele dokumendile (põhifailile) lisafailina.

12.2 E-kirja puhul ning digitaalse dokumendi puhul kasutatakse lisamärget, kui lisatavate failide

nimedest ei selgu dokumendi pealkiri või sisu, tekstist ei selgu lisatavate failide arv, vajalik

on näidata faili suurust, vormingut vms.

12.3 Lisamärge vormistatakse kirjal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool.

Ruumipuudusel võib lisamärke vormistada allkirjastaja kõrvale.

12.4 Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lehtede ja

eksemplaride arv (kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 10/15

Näide: Lisa: 5 lehel 3 eks

Encl. (lühend väljendist Enclosure): 5 pages – rahvusvaheline kirjavahetus

12.5 Kui dokumendil on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida ka nende nimetused.

Näide: Lisa: Transpordiameti põhimäärus 5 lehel

12.6 Kui dokumendile on lisatud mitu lisa, siis tuleks eelistada nende pealkirjade esitamist

lisamärkes.

12.7 Kui dokumendile lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse märge lisade reale

järgmiselt:

Näide: Lisa:

Transpordiameti 30.03.2021 arhiiviteatis nr 2 3 lehel 1 eks ja lisad selle juurde

2 lehel 1 eks

12.8 E-kirja puhul märgitakse lisamärkena lisatud dokumendi pealkirja, faili nime ja vormingut.

Näide: Lisad:

1. Dokumendi metaandmed ja nende kirjeldamine, metaandmed_dh_04.pdf

2. Dokumendid standardite kohta, standardid_dh_20112008.docx

12.9 Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis vastava punkti

järel.

Näide: Kinnitan Transpordiameti asjaajamiskorra (lisatud)

12.10 Dokumendi lisale tehakse üldjuhul esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi

kohta, mille juurde see kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on

mitu, tuleb need nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.

Näide: Lisa 1

Transpordiameti asjaajamiskorra juurde

13 Pealkiri

13.1 Igal dokumendil peab olema pealkiri. Suuremahulisele ja mitu teemat käsitlevale

dokumendile võib panna alapealkirjad.

13.2 Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu ja

koostamise eesmärgi.

13.3 Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas käändes. Pealkirja järele

kirjavahemärke ei panda.

Kirjal vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone.

Perioodiliselt või ühel eesmärgil saadetavate kirjade pealkirjale on soovitatav lisada mõni

eristav tunnus.

Näited: 2020. aasta andmete esitamine

Raha taotlemine koolituskulude katmiseks

Asjaajamiskorra kavandi arvamusküsitlus

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 11/15

13.4 Pealkirja asukoht kirja puhul on tekstiväljal, e-kirja puhul teema väljal.

14 Tekst

Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool järjestuses pöördumine, sisu,

lõputervitus.

Pöördumist ja lõputervitust ei vormistata tavaliselt lühikirjade (teated, kaaskirjad jne) puhul.

14.1 Pöördumine

14.1.1 Pöördumine vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu.

14.1.2 Pöördumine ei ole kohustuslik.

14.1.3 Pöördumises ei kasutata üldjuhul lühendeid ega kirjavahemärke pöördumise lõpus.

14.1.4 Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete olemasolu korral

võib kasutada neid.

Näited: Austatud professor

Lugupeetav proua Vabariigi President

Austatud viitseadmiral

Lugupeetud rektor

Lugupeetav härra minister

Lugupeetud preili Mägi

14.1.5 Välisriikidesse saadetavatel kirjadel asendub rekvisiit „Pöördumine“ rekvisiidiga „Tervitus“.

Näited: Dear Sir – kirjutatakse mehele, kelle nime ei teata;

Dear sirs – kirjutatakse, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, kus kedagi

ei tunta;

Dear Mr Smith – kirjutatakse, kui adressaat on teada (meessoost);

Dear Mrs Smith – kirjutatakse, kui adressaat on abielus naine;

Dear Ms Smith – kirjutatakse, kui adressaat on vallaline naine või kui ei ole teada,

kas naissoost adressaat on abielus või mitte;

Dear Gentlemen – (mitte dear Sirs), kui kiri läheb USA firmale.

14.2 Sisu

14.2.1 Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja

võimalikult lühike, dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.

14.2.2 Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus.

14.2.3 Dokument vormistatakse arvutil püstkirjas šriftiga Times New Roman, Cambria, Calibri või

Arial tähesuurusega 12 punkti ja reavahega 1.

14.2.4 Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, st kõik read algavad vasakust veerisest, taandrida ei

kasutata. Parem veeris võib olla joondamata. Rööpjoondamise korral ei või tekstis esineda

põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. Dokumendi teksti struktuur ja ülesehitus sõltub

koostatava dokumendi liigist. Kahe ploki vahe on üks reavahe.

14.2.5 Ühe ja sama dokumendi elementide vormistamiseks ei kasutata erinevaid fonte ja suurusi (v.a

pealkiri ja alampealkiri (nt juhendid)). Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada

alla kriipsutatult, paksus või kaldkirjas.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 12/15

14.2.6 Paberdokumendi võib vormistada mõlemale lehepoolele, kui seda võimaldab paberi

kvaliteet.

14.2.7 Mitmelehelisel dokumendil nummerdatakse lehed soovitavalt alates teisest lehest ülal või all

keskel või paremal, märkides jooksva lehekülje numbri ja vajaduse korral sulgudes kogu

dokumendi lehtede arvu.

14.2.8 Pikema dokumendi tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja selle

kasutamine hõlbus.

14.2.9 Pikema dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks),

punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod võib pealkirjastada. Mahukama dokumendi

puhul võib pealkirjastada ka punktid.

14.2.10 Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu

dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised

nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõigi suuremate jaotiste

numbreid.

Näited: 1. Peatükk (osa)

1.1 Jagu (alaosa)

1.2 ……………..

1.2.1 Punkt

1.2.2 ……...….

1.2.2.1 Alapunkt

I. osa

1. Punkt

2. ………….

1) Alapunkt

2) …...……..

14.3 Lõputervitus

14.3.1 Lõputervitus on kirja viisakas lõpetus. Mida ametlikumad on suhted, seda lühem on tervitus.

Olenevalt kirja tekstist võib lõputervitus ka puududa (nt volikiri, kaaskiri). Kui seda

kasutatakse, siis lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärki ei ole.

Näide: Austusega

Lugupidamisega

Lugupidavalt

Edu soovides

Tervitades

14.3.2 Ingliskeelsete kirjade puhul sõltub lugupidamisavalduse tekst sellest, kuidas kirja alustatakse:

1) kui kiri algab pöördumisega Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, siis

lõpetatakse kiri Yours faithfully;

2) kui kiri algab isikliku pöördumisega Dear Mr Smith, Dear Mrs Smith jne, siis

lõpetatakse kiri Yours sincerely.

14.4 Signatuur e-kirjale

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 13/15

14.4.1 1 4 . 4 . 1

E-kirja lõpus on kirja saatja nimi, ametikoht, struktuuriüksuse ja asutuse nimetus ning

kontakttelefoni number. Ingliskeelse kirja puhul kasutatakse ingliskeelset signatuuri.

Soovitav on kasutada avalike suhete osakonna poolt koostatud Transpordiameti signatuuri

näidiseid.

Näiteks:

Mari Maasikas

Peaspetsialist

Dokumendihalduse osakond

+372 5340 2635

www.transpordiamet.ee

Transpordiamet / Valge 4 / 11413 Tallinn

15 Viit

15.1 Dokumendile antakse registreerimisel viit, mis osutab dokumendi kohale

dokumendisüsteemis vastavalt liigitusüksusele ning registrinumbrile.

Näide: nr 11.1-12/21/352-1, kus

liigitusüksus (11.1-12);

liigitusüksuse aasta number (21)

registrinumber (352);

dokumenti individualiseeriv number asja piires (1).

15.2 Registreeritavatel dokumentidel on viit kohustuslik.

15.3 DHS-is mallile vormistatud dokumentidele tekib viit automaatselt peale registreerimist.

15.4 Tähistena kasutatakse araabia numbreid, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti

või kaldkriipsuga.

15.5 Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr“.

15.6 Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette

märgitakse selgitav sõna „Meie“. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe.

15.7 Kirja puhul esitatakse viit viidaväljal. E-kirja puhul tekstiväljal.

15.8 Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel asutatakse sama viita ja

lisatakse sellele dokumenti individualiseeriv number.

16 Seosviit

16.1 Vastuskirjadel tuleb viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale, kui see on märgitud.

16.2 Seosviit on kirja puhul viidaväljal ja e-kirja puhul väljal teema või tekstiväljal.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 14/15

16.3 Saabunud algatuskirja kuupäev ja viit esitatakse vastuskirjal järjekorras: kuupäev, viit.

Seosviit vormistatakse kirja kuupäeva ja viida kohale. Elemendi ette märgitakse selgitav sõna

„Teie“, kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnaühendiga „nr“.

Näide: Teie: 20.03.2020 nr 1.1-6/840 (seosviit)

Meie: 29.03.2020 nr 1.1-5/20/860 (viit)

rahvusvaheline kirjavahetus:

Your: 20.03.2020 No. 1.1-6/840 (seosviit)

Our: 29.03.2020 No. 1.1-5/21/860 (viit)

17 Dokumendi kinnitamine

17.1 Kinnitamine on dokumendi tõendamise erivorm. Kinnitusmärke tegemisega dokumendile

omandab vastav dokument juriidilise jõu.

17.2 Dokumendi võib kinnitada allkirjaga või haldusaktiga (käskkiri, korraldus).

17.3 Haldusaktiga kinnitatava dokumendi (näiteks põhimäärused, ametijuhendid jm) esimese lehe

ülemisse parempoolsesse nurka võib teha kinnitusmärke järgmise vormi kohaselt:

Näide: KINNITATUD

Transpordiameti peadirektori

03.02.2021. a

käskkirjaga „Põhimääruste kinnitamine“

või

KINNITATUD

Transpordiameti

03.02.2021. a

käskkirjaga nr 1.1-1/21/350

17.4 Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada.

Kinnitusmärke alla kirjutatakse siis vastavalt Lisa 1, Lisa 2 jne.

17.5 Dokument (nt vara mahakandmise akt), mida ei kinnitata käskkirjaga, vormistatakse

üldplangile või valgele paberile ja tehakse kinnitusmärge (ka siis, kui kinnitatakse

digitaalselt).

Näide: KINNITAN

(allkiri) või (allkirjastatud digitaalselt)

Karl Kask

peadirektor

17.02.2021

18 Kooskõlastusmärge

18.1 Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine,

toimub see läbi DHS-i ja dokumendi kooskõlastus säilib dokumendi juures olevas

terviktöövoos ja metaandmetes.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORRA LISA 1 – DOKUMENDI VORMINÕUDED

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 15/15

19 Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge

19.1 Dokumendi ärakiri, koopia või väljavõte, mille abil saab tõestada isiku õigusi või tuvastada

tehingu aluseks olevaid fakte, kinnitatakse tõestusmärke ja vajaduse korral ameti

lihtpitseriga.

19.2 Digitaalse ärakirja, koopia või väljavõtte puhul asendab tõestusmärget digitaalallkiri.

19.3 Kui digitaalset dokumenti on vaja kinnitada digitaalse templiga, siis edastatakse see

kinnitamiseks dokumendihalduse osakonnale. Digitaalse templiga kinnitamise õigus on

dokumendihalduse osakonna ja teemaa osakonna teenistujatel.

19.4 Dokumendi koopia, ärakiri või väljavõte edastatakse kaaskirjaga. Elektroonilisel edastamisel

võib kaaskirjaks olla e-kiri.

19.5 Kui dokumendist on tehtud tõestamist vajav koopia, ärakiri või väljavõte paberil, siis kõikide

lehtede ülemisse parempoolsesse nurka trükitakse või tehakse templijäljend sõnaga

KOOPIA, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE.

19.6 Tõestusmärkega dokumendi kinnitamise õigus on dokumenti haldaval teenistujal (näiteks

struktuuriüksuses hoitava dokumendi puhul vastava struktuuriüksuse teenistujal,

dokumendihalduri juures hoitava dokumendi puhul dokumendihalduril jne).

19.7 Paberdokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole tehakse tõestusmärge vajaduse

korral koos pitseriga. Vajadusel tõestatakse dokumendi iga leht.

Sõiduki registreerimistoimingu taotlusel tehakse märge vabal kohal lehe allservas.

Näide: KOOPIA ÕIGE

.

(allkiri ja vajadusel pitser)

.

Signe Õiglane

dokumendihalduse osakonna dokumendihaldur

30.03.2021

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 1/7

SISUKORD

1 Transpordiametis kasutusel olevate dokumendiplankide kirjeldus ja kasutusala ........................... 1

2 Dokumendiplankide hoidmine ........................................................................................................ 3 3 Transpordiametis kasutusel olevate pitsatid .................................................................................... 3 4 Pitsati kasutamine ............................................................................................................................ 6 5 Pitsati tellimine, kasutuselevõtmine, hävitamine ............................................................................ 7 6 Vapipitsati registreerimine .............................................................................................................. 7

1 Transpordiametis kasutusel olevate dokumendiplankide kirjeldus ja kasutusala

1.1 Dokumendiplank on plank, millel on kindel formaat, peale märgitud koostatavate dokumentide

püsielemendid ja millele vormistatakse ameti ametlikud dokumendid.

1.2 Ameti dokumendiplankidel on riigivapi kujutis ja ameti nimetus vastavalt valitsusasutuste

ühtsele visuaalsele identiteedile.

1.3 Ameti dokumentide vormistamisel kasutatakse järgmisi planke:

Plank Kirjeldus Kasutusala

Üldplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis ja ameti

nimetus

käskkiri, otsus, korraldus, akt,

protokoll, järelevalve aruanne,

registerpandi kandemäärus,

määruskaebus, dokumentide

hävitamisakt

Eestikeelne kirjaplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis, ameti nimetus

ja kontaktandmed

ametlik kiri, kaaskiri volikiri,

ettekirjutus, liiklusvälise

tegevuse luba jne

Ingliskeelne kirjaplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis, ameti nimetus

ja kontaktandmed inglise keeles

välismaale saadetav ametlik

kiri

Laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

ühepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, ülaosas hõbefoolios

väikese riigivapi kujutis,

helesinine taustavärv plangi

esiküljel

laevadokument, -tunnistus ja -

sertifikaat

Laevadokumendi -

tunnistuse ja -sertifikaadi

kahepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, ainult plangi esiküljel

ülaosas hõbefoolios väikese

riigivapi kujutis, helesinine

taustavärv plangi esiküljel ja

pöördel.

laevadokument, -tunnistus ja -

sertifikaat, mis on kahepoolne

Laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

lisa ühepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel

laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi ühepoolne lisa

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 2/7

Plank Kirjeldus Kasutusala

Laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi lisa ühepoolne

plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel

laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

ühepoolne lisa

Laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi lisa

kahepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel ja pöördel

laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

kahepoolne lisa

Lennundusspetsialisti loa

plank

piklik, üleval vasakul vapp ja

asutuse nimi, vesitrükis 4 vappi

(3/1 kuld 872, sinine 286,

must/kuld 872

lennundusspetsialisti luba

ja tervisetõend

Lennunduse sertifikaadi

plank

A4 formaadis, ülal vasakul on

väike riigivapp ja ameti nimi (3/0

kuld 872, sinine 286, must), plangi

seerianumber

lennunduse sertifikaat,

ametlik kinnitus,

kontrollpiloodi

volitus/tunnistus

Lennunduse sertifikaadi lisa

ühepoolne plank

A4 formaadis, plangi

seerianumber

lennunduse sertifikaadi,

ametliku kinnituse,

kontrollpiloodi

volituse/tunnistuse lisa

Riigisisene bussiliini luba A4 formaadis helerohelise

taustavärviga plank, vapi

kujutisega hologramm kolme lõvi

kujutisega, plangi seerianumber

riigisisene ühistranspordi

liiniluba

Rahvusvaheline bussiliini

luba

A4 formaadis heleroosa

taustavärviga (Pantone 182) plank,

mille taust on giljoššmustriga,

vapi kujutisega hologramm kolme

lõvi kujutisega, taustal keskel

ovaalne vesimärk bussi kujutisega,

plangi seerianumber

rahvusvaheline

ühistranspordi liiniluba

SAFA järelevalve plank

(Proof of Ramp Inspectation)

A4 formaadis isekopeeruv must-

valge plank, mille vasakul ülal on

must-valge väike riigivapp ja

ameti nimi.

SAFA järelevalve

dokument

Veonduse järelevalve

väärteomenetluse plank

A4 formaadis isekopeeruv plank

kahes erinevas värvitoonis:

lühimenetluse otsus sinine ja

väärteoprotokoll roheline. A5

formaadis isekopeeruv kutse plank

on valge. Plankide vasakul ülal on

väikese riigivapi kujutis ja ameti

nimi

veonduse järelevalve

dokument

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 3/7

2 Dokumendiplankide hoidmine

2.1 Digitaalseid dokumendiplanke (üldplank, eestikeelne ja ingliskeelne kirjaplank) hoitakse

DHS-is Delta.

2.2 Ameti dokumentide (üldplank, kirjaplank) vormistamiseks kasutatakse ainult DHS-is Delta

olevaid digitaalseid dokumendiplankide malle. Digitaalseid dokumendiplankide malle

kasutatakse sihipäraselt. Mallide kirjapeavälja (päis) ja kontaktandmetevälja (jalus) ning

veeriseid ei tohi muuta.

2.3 Rikutud dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel.

2.4 Turvaelementidega paberplanke tellib DHO peaspetsialist. Planke säilitatakse osakonnas nii,

et oleks välditud nendele kõrvaliste isikute juurdepääs.

3 Transpordiametis kasutusel olevate pitsatid

3.1 Pitsat – dokumendile pitseri jätmiseks kasutatav vahend.

3.2 Pitser – pitsatijäljend.

3.3 Tempel – paberdokumendile teatavas kindlas vormis informatsiooni kandmise vahend

(näiteks saabumismärke tempel, tõestusmärke tempel).

3.4 Vapipitsat

3.4.1 Vapipitsatid on:

a) eesti- ja ingliskeelne värvipitsat (sinine);

b) reljeefpitsat.

Vapipitsatil on väikese riigivapi kujutis. Riigivapi kohal ‘Transpordiamet’. Eesti- ja

ingliskeelse värvipitsatil lisaks ‘Estonian Transport Administration’.

3.4.2 Vapipitsateid tuleb hoida lukustatud kapis, kuhu võõrastel isikutel puudub juurdepääs.

Riigivapiga pitsati kasutamise, hoidmise, säilitamise eest vastutab vastutav teenistuja.

3.4.3 Transpordiameti vapipitsatid asuvad:

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 4/7

Vapipitsati kirjeldus Arv Aadress Vastutav struktuuriüksus / teenistuja

Eesti- ja ingliskeelne värvipitsat 1 Valge 4 dokumendihalduse osakonna peaspetsialist

Eesti- ja ingliskeelne värvipitsat 1 Teelise 4 dokumendihalduse osakonna peaspetsialist

Eesti- ja ingliskeelne värvipitsat 1 Lõõtsa 5 dokumendihalduse osakonna dokumendi-

ja teabehalduse spetsialist

Reljeefpitsat (eesti- ja

ingliskeelne)

1 Lume 9 laevade järelevalve osakonna

vanemregistriinspektor

Reljeefpitsat (eesti- ja

ingliskeelne)

1 Lume 9 laevade järelevalve osakonna juhataja

Reljeefpitsat (eesti- ja

ingliskeelne)

1 Lume 9 laevade järelevalve osakonna

vanemspetsialist

Reljeefpitsat (eesti- ja

ingliskeelne)

1 Lume 9 väike- ja siseveelaevade osakonna juhataja

Reljeefpitsat (eestikeelne) 1 Teelise 4 tehnoosakonna tüübikinnituse ekspert

3.5 Transpordiameti lihtpitsat

3.5.1 Lihtpitsat on sõõrikujuline värvipitsat (sinine), pitsati keskel ühekordse kontuurjoonega

ümbritsetud sõõri sees kolme lõvi kujutis, kus sõõri ülemisel äärel ‘Transpordiamet’, sõõri

alumisel äärel ‘Estonian Transport Administration’.

3.5.2 Transpordiameti lihtpitsati kasutamise, hoidmise, säilitamise eest vastutab vastava

struktuuriüksuse juht, kellele on pitsat väljastatud.

3.5.3 Transpordiameti lihtpitsat on järgmistel struktuuriüksustel:

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 5/7

Aadress Arv Vastutav struktuuriüksus / teenistuja

Valge 4, A-korpus, Tallinn 1 dokumendihalduse osakonna peaspetsialist

Lume 9, Tallinn 1 laevade järelevalve osakonna vanemregistriinspektor

Teelise 4, Tallinn 4 personaliosakonna peaspetsialist

Heli 6, Tallinn 3 Tallinna teenindusbüroo juhataja

Uusaru 6a, Saue 1 Tallinna teenindusbüroo juhataja asetäitja

Savi 4, Rapla 1 Tallinna teenindusbüroo Rapla ja Paide esinduse vanem

Ringtee 4, Paide 1 Tallinna teenindusbüroo Rapla ja Paide esinduse vanem

Tallinna mnt 76, Pärnu 2 Pärnu teenindusbüroo juhataja

Tallinna mnt 70, Haapsalu 1 Pärnu teenindusbüroo Haapsalu ja Kärdla esinduse vanem

Posti 4, Kärdla 1 Pärnu teenindusbüroo Kärdla vanemspetsialist

Marientali tee 27, Kuressaare 1 Pärnu teenindusbüroo Kuressaare juhtivspetsialist

Sepa 23, Tartu 2 Tartu teenindusbüroo juhataja

Pargi 3a, Viljandi 1 Tartu teenindusbüroo juhataja asetäitja

Jaama 2, Jõgeva 1 Tartu teenindusbüroo Jõgeva juhtivspetsialist

Keldrikaela tee 2, Mammaste

küla

1 Tartu teenindusbüroo Põlva vanemspetsialist

Räpina mnt 5, Võru 1 Tartu teenindusbüroo Võru ja Põlva vanem

Tartu 6, Valga 1 Tartu teenindusbüroo Valga juhtivspetsialist

Pargi 54, Jõhvi 1 Jõhvi teenindusbüroo juhataja

Vallikraavi 2, Rakvere 1 Jõhvi teenindusbüroo Rakvere vanem

Tiimani 3b, Narva 1 Jõhvi teenindusbüroo Narva vanem

3.6 Struktuuriüksuse lihtpitsat

3.6.1 Struktuuriüksuse lihtpitsat on sõõrikujuline värvipitsat (sinine).

3.6.2 Sõõrikujulise pitsati keskel on ühekordse kontuurjoonega ümbritsetud sõõri sees

struktuuriüksuse nimi (eesti keeles).

Eesti- ja ingliskeelsel sõõrikujulisel pitsatil sõõri ülemisel äärel ‘Transpordiamet’, sõõri

alumisel äärel ‘Estonian Transport Administration’.

3.6.3 Transpordiameti struktuuriüksuse lihtpitsati kasutamise, hoidmise, säilitamise eest vastutab

vastava struktuuriüksuse juht või laeva kapten, kellele on pitsat väljastatud.

3.6.4 Struktuuriüksuse lihtpitsat on järgmisel struktuuriüksusel ja laevadel:

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 6/7

Struktuuriüksuse lihtpitsati kirjeldus Struktuuriüksus

eesti- ja ingliskeelne värvipitsat, sõõrikujuline meremeeste diplomeerimise osakond

eesti- ja ingliskeelne värvipitsat, sõõrikujuline Tarmo

eesti- ja ingliskeelne värvipitsat, sõõrikujuline Jakob Prei

eesti- ja ingliskeelne värvipitsat, sõõrikujuline EVA-316

eesti- ja ingliskeelne värvipitsat, sõõrikujuline Sektori

3.7 Järelevalveametniku ja registreerija nimepitsatid

3.7.1 Merenduse ja veeteede teenistuse ning lennundusteenistuse järelevalveametniku ja

registreerija nimepitsat on ovaalikujuline (sinine). Ovaali ülemisel äärel ‘Transpordiamet’,

alumisel äärel ‘Estonian Transport Administration’. Nimepitsati keskel ühekordse

kontuurjoonega ümbritsetud ovaali sees on järelevalveametniku või registreerija ees- ja

perekonnanimi.

3.7.2 Veonduse järelevalve osakonna järelevalveametniku pitsat on ristküliku kujuline värvipitsat

(sinine). Nimepitsatil on järelevalveametniku ees- ja perekonnanimi, osakonna ja

ametinimetus.

3.7.3 Teenindusbüroo teenistuja nimepitsat on ristküliku kujuline, millel on teenistuja ees- ja

perekonnanimi.

4 Pitsati kasutamine

4.1 Pitsat on ameti dokumendi autentsuse tõestamise vahend.

4.2 Väljasaadetav paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktis ette nähtud.

4.3 Vapipitsati kasutamise korral ei kanta dokumendile kinnitusmärget.

4.4 Vapipitsatit võib kasutada järgmistel dokumentidel:

 lipudokumendid (laevapereta prahitud laeva liputunnistus, ajutised liputunnistused,

merelaevatunnistus ja liputunnistus ning laevapilet) (reljeefpitsat);

 sõitjate bussiveo liiniload ja sõiduplaanid;

 sertifikaadid;

 tehnoülevaatajate atesteerimise tunnistused (reljeefpitsat).

4.5 Ameti lihtpitseriga kinnitatakse:

 registreerimistunnistusi, kui sõiduk läheb EL välja;

 väljastatud tõendeid;

 rahvusvahelisi ja piiratud juhilubasid;

 transiitmärgi tunnistusi;

 personalidokumente;

 rahvusvahelisi tehnoülevaatuse blankette;

 vajadusel dokumendi koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid, jms.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r1

ASJAAJAMISKORD LISA 2 – DOKUMENDIPLANGID JA

PITSATID

Koostamise kuupäev: 19.04.2021 Juhendi koostaja Aire Jõeloo 7/7

4.6 Struktuuriüksuse lihtpitseriga kinnitatakse näiteks ameti väljastatavad diplomid ja

tunnistused, tõendid jmt.

4.7 Dokumendi koopia, ärakiri ja väljavõte kinnitatakse tõestusmärke ja vajaduse korral

pitseriga.

4.8 Digitaaldokumendi pabervariant kinnitatakse tõestusmärke ja vajaduse korral pitseriga.

5 Pitsati tellimine, kasutuselevõtmine, hävitamine

5.1 Pitsati tellimus esitatakse dokumendihalduse osakonda.

5.2 Dokumendihalduse osakond peab pitsatite andmebaasi.

5.3 Pitsatite andmebaasis on järgmine informatsioon:

1) pitsati nimetus, kirjeldus ja jäljend;

2) pitsati kasutusala ja kasutuselevõtu alus;

3) märge üleandmise kohta: kuupäev, teenistuja ja struktuuriüksuse nimi, asukoht;

4) pitsati dokumendihalduse osakonda tagastamise kuupäev;

5) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number.

5.4 Töölt lahkumisel tagastab järelevalveametnik või registreerija temale väljastatud pitsati

dokumendihalduse osakonda hävitamiseks.

5.5 Pitsati aegumisel või kasutamiskõlbmatuks muutumisel tagastab struktuuriüksuse juht või

teenistuja, kelle vastutaval hoiul pitsat on, pitsati dokumendihalduse osakonda.

5.6 Aegunud või kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati hävitamise korraldab

dokumendihalduse osakond.

5.7 Pitsati kadumise korral tuleb viivitamata informeerida dokumendihalduse osakonda.

6 Vapipitsati registreerimine

6.1 Vapipitsati kasutuselevõtmise, kasutamise lõpetamise või uue vastu väljavahetamise kohta

teeb dokumendihalduse osakond taotluse Riigikantseleile pitsati kasutuselevõtmise,

kasutamise lõpetamise või uue vastu väljavahetamise registreerimiseks „Riigivapiga ja teiste

riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite näidiste

registris“.

6.2 Dokumendihalduse osakond korraldab kehtetu vapipitsati hävitamise. Hävitamise kohta

koostatakse akt.

KÄSKKIRI

28.04.2021 nr 1.1-1/21/251

Transpordiameti asjaajamiskorra kinnitamine

Majandus- ja taristuministri 03.12.2020. a määruse nr 82 „Transpordiameti põhimäärus“ § 6 punkti

5 alusel:

1. Kinnitan Transpordiameti asjaajamiskorra ja selle lisad (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks Maanteeameti peadirektori 21.04.2020 käskkirja nr 1-2/20/341

„Maanteeameti asjaajamiskorra kinnitamine“.

3. Tunnistan kehtetuks Veeteede Ameti peadirektori 20.07.2020. a käskkirja nr 1-1-2/17-VA

„Juhendi „Asjaajamiskord“ muutmine".

4. Tunnistan kehtetuks Veeteede Ameti peadirektori 21.10.2020. a käskkirja nr 1-1-2/23-VA

„Juhendi „Lepingute menetlemine“ muutmine“.

5. Tunnistan kehtetuks Veeteede Ameti peadirektori 28.03.2018. a käskkirja nr 1-1-2/15-VA

„Juhendi „Ostuarvete menetlemine“ muutmine“.

6. Tunnistan kehtetuks Lennuameti peadirektori 12.07.2018. a käskkirja nr 1.1-1/18/213

„Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ punkti 1.1, millega on kinnitatud AP 125/V12

„Dokumendihalduse protseduur“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kaido Padar

peadirektor