Dokumentide haldamise korra kinnitamine

Dokumendiregister	Transpordiamet
Viit	1.1-1/25/91
Registreeritud	18.08.2025
Sünkroonitud	20.08.2025
Liik	Käskkiri
Funktsioon	1.1 Üldjuhtimine
Sari	1.1-1 Peadirektori üldkäskkirjad
Toimik	1.1-1/2025
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat
Saabumis/saatmisviis
Vastutaja	Endla Metsaru (Users, Tugiteenuste teenistus, Teabejuhtimise osakond)
Originaal	Ava uues aknas

Dokument on kokkuvõtte tegemiseks liiga mahukas (172252 tm).

Failid

1.1-12591 18.08.2025 Käskkiri (1).asice

Dokumentide haldamise korra kinnitamine.pdf

TT_04_K1_J2_r1_Lepingute menetlemise juhend .pdf

TT_04_K1_J3_r1_Kirjalike kliendipöördumiste haldamise juhend .pdf

TT_04_K1_Lisa 1_r2 Dokumendielementide vormistamise nõuded .pdf

TT_04_K1_Lisa 2_r2_Dokumendiplangid ja pitsatid.pdf

TT_04_K1_Lisa 3_r1_Dokumendiliikide vormistus ja menetlemine .pdf

TT_04_K1_r3_Dokumentide_haldamise_kord.pdf

TT_04_K1_J2_r1_Lepingute menetlemise juhend .pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J2_r1

LEPINGUTE MENETLEMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 1/4

SISUKORD

1. LEPINGUTE LIIGITUS ............................................................................................................... 1

2. LEPINGU KAVANDI KOOSTAMINE....................................................................................... 1

3. LEPINGU KAVANDI LISAMINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI ................................ 1

4. HANKELEPINGU KAVANDI VORMISTAMINE ....................................................................... 2

4.1. Hankeleping ......................................................................................................................... 2

4.2. Väikehankeleping ................................................................................................................. 2

5. LEPINGU KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE.................................................. 2

6. LEPINGU EDASTAMINE ........................................................................................................... 2

7. LEPINGU HALDAMINE ............................................................................................................ 3

7.1. Lepingu kavandi menetlusse suunamine (dokumendihaldur) .............................................. 3

7.2. Toimingud kahepoolselt allkirjastatud lepinguga ................................................................ 3

7.3. Lepingu lõpetamine .............................................................................................................. 4

8. JÄRELEVALVE ........................................................................................................................... 4

9. LEPINGU AKT ............................................................................................................................ 4

1. LEPINGUTE LIIGITUS

1.1. Transpordiametis (edaspidi amet) sõlmitud lepingud liigitatakse järgmiselt:

 Andmevahetusleping;

 Ehituse ja korrashoiu leping;

 Koostööleping;

 Leping (personal);

 Maaleping;

 Ristumiskoha leping;

 Üldleping.

2. LEPINGU KAVANDI KOOSTAMINE

2.1. Lepingu sõlmimisel tuleb juhinduda õigusaktides sätestatust.

2.2. Lepingu kavandi koostaja on ameti teenistuja, kelle teenistuskohustustest või struktuuriüksuse

juhi korraldusest tuleneb lepingu kavandiga seotud kohustuste täitmine.

2.3. Ameti teenistuja poolt allkirjastatav leping vormistatakse valgele taustale ning lepingu

koostamisel kasutatakse ameti lepinguvorme.

3. LEPINGU KAVANDI LISAMINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI

3.1. Kõik lepingud kavandid ja nende muudatused paneb dokumendihaldussüsteemis

menetlusse dokumendihaldur vastavalt teabejuhtimise osakonnas tehtud tööjaotusele

ning DHS Delta juhendi peatükis „Lepingute menetlus“ kirjeldatule.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J2_r1

LEPINGUTE MENETLEMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 2/4

3.2. Ametile saabunud teise lepingupoole allkirjastatud leping või lepingu kavandid hõlmatakse

dokumendihaldussüsteemi ning edastatakse täitmiseks ameti selle teemaga seotud

teenistujale, kes korraldab selle kooskõlastamise ja allkirjastamise.

4. HANKELEPINGU KAVANDI VORMISTAMINE

4.1. Hankeleping

4.1.1. Kui hange on läbi (st ooteaeg vastavalt menetlusliigile on läbi ning lepingumenetlust saab

alustada), saadab hankeüksuse teenistuja e-kirjaga järgneva info dokumendihaldurile:

 lepingu asukoht T-kettal (link);

 hankeotsuse registreerimisnumber;

 Riigihanke (RH) nr;

 kontaktisik, kellele saadetakse lepingupartneri poolseks allkirjastamiseks;

 hankedokumentidest info ärisaladuse sisaldumise kohta lepingus (selle alusel lisatakse

juurdepääsupiirang dokumendihaldussüsteemi). Kui vastav info puudub, märgib

dokumendihaldur lepingu dokumendihaldussüsteemis avalikuks.

4.2. Väikehankeleping

4.2.1. Kui väikehange on läbi, saadab hankeüksuse teenistuja lepingudokumendid läbi

dokumendihaldussüsteemi dokumendihaldurile lepingu menetluse käivitamiseks.

5. LEPINGU KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE

5.1. Lepingu kavand kooskõlastatakse üldjuhul järgmises järjekorras:

 lepingu eest vastutaja;

 lepingu eest vastutaja struktuuriüksuse juht;

 töölepingu puhul puudutatud teenistuja struktuuriüksuse juht;

 arendusprojektide puhul projektijuht ja tellija;

 vajadusel õigusosakonna jurist (lepingu muudatuste ja ameti lepinguvormidel

mitteoleva lepingu korral kohustuslik);

 dokumendihaldur, kes lisab dokumendile registreerimise numbri (v.a

personalilepingud);

5.2. Kõik lepingud kooskõlastatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. Juhul, kui lepingu

kavand sisaldab tingimusi, mis ei ole vastavuses kehtivate õigusaktidega, valitsusasutuste

majandamise põhimõtete ja võimalustega või ei vasta ameti huvidele, tehakse lepingu

kooskõlastajatele vastavasisulised märkused ja omapoolsed ettepanekud lepingutingimuste

muutmiseks.

5.3. Lepingu koostaja teeb lepingukavandis vajalikud muudatused ning esitab dokumendi uuele

kooskõlastusringile.

5.4. Kui kõik kooskõlastajad on lepingu kavandi kooskõlastanud, saadab dokumendihaldur

vormistatud dokumendikavandi koos kõikide lisade ja koostamise aluseks olnud

materjalidega allkirjastamiseks.

5.5. Lepinguid sõlmib ameti nimel peadirektor või peadirektori poolt volitatud teenistuja.

5.6. Reeglina allkirjastatakse leping digitaalselt. Paberkandjal lepingu puhul allkirjastatakse kõik

lepingu leheküljed, v.a lepingu viimane lehekülg, kus vormistatakse allkirja element.

6. LEPINGU EDASTAMINE

6.1. Dokumendihaldur edastab vastavalt punktile 4 kooskõlastatud ja allkirjastatud lepingu

kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega lepingu teisele osapoolele allkirjastamiseks.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J2_r1

LEPINGUTE MENETLEMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 3/4

6.2. Pilve kaudu edastamine:

 pilve aadress: pilv.transpordiamet.ee

 sisse logitakse Active Directory (AD) kontoga.

 luua kaust lepingu nimega ja tõsta sinna leping koos lisadega.

 luua avalik link parooliga ning saata see enda e-posti aadressile. Seejärel saata link koos

parooliga vajalikele teenistujatele kooskõlastamiseks.

 pärast kooskõlastust edastada sama link allkirjastamiseks nii ameti siseselt kui ka teisele

lepingu poolele.

 lepingu TRAM allkirjastajale saata järgnev info dokumendihaldussüsteemis:

o leping on liiga mahukas dokumendihaldussüsteemis allkirjastamiseks;

o juurde on lisatud dokumendihaldussüsteemi link, kus on näha, et leping on läbinud

kooskõlastusringi;

o pilve aadress ja info, et allkirjastaja laeks enda arvutisse alla lepingu, seejärel

allkirjastaks selle ning allkirjastatud lepingu uuesti + märgi kaudu üles laeks .

o Kui allkirjastatud leping on pilve lisatud, anda sellest dokumendihaldurile teada.

6.3. Lepingupartner peab lepingu allkirjastama kümne (10) päeva jooksul, väikehangete puhul

kolme (3) tööpäeva jooksul.

6.4. Vajadusel saadab dokumendihaldur lepingupartnerile meeldetuletuse kolm (3) päeva enne

allkirjastamise tähtaja saabumist.

7. LEPINGU HALDAMINE

7.1. Lepingu kavandi menetlusse suunamine (dokumendihaldur)

7.1.1. Paneb lepingu dokumendihaldussüsteemi;

7.1.2. Lisaks tavapärastele metaandmetele märgib lepingu kohta kogu vajaliku info selle

haldamiseks:

 lepingu lõpptähtaeg (kui kuupäeva ei saa panna, siis nt alustamiskorraldusest 6 kuud,

garantiiperiood 5 aastat);

 lepingu olek (kooskõlastamisel, ühe allkirjaga);

 enne 2021. a sõlmitud lepingu muudatuste korral märgib algse lepingu nr pealkirja;

 käivitab terviktöövoo vastavalt ameti teenistujatelt saadud infole;

 seostab hankeotsuse või väikehankeprotokolli lepinguga, ehitus- ja

projekteerimislepingu korral seostab asjatoimiku, omanikujärelevalve- ja

koostöölepinguga.

7.1.3. Lepingu hilisemad lisad (alustamiskorraldus, garantiikiri), muudatused, aktid

registreeritakse dokumendihaldussüsteemis alglepingu järgdokumendina.

7.2. Toimingud kahepoolselt allkirjastatud lepinguga

7.2.1. Pärast kahe allkirjaga lepingu tagastamist ametile lisab dokumendihaldur lepingu

dokumendihaldussüsteemi ning:

 muudab lepingu olekut - teostamisel, alustamiskorralduse ootel, alustamiskorralduse

ootel (tehnoloogiline paus);

 lisab sõlmimise kuupäeva;

 kooskõlastab ehk märgib täidetuks töövoo tööülesande, et käivituks teadmiseks

töövoog hankeüksuse teenistujale ja lepingu haldurile (vastutajale/tellija

projektijuhile).

7.2.2. Ehitus- ja projekteerimislepingu korral kontrollida alustamiskorralduse olemasolu ja

vajadusel muuta olekut.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J2_r1

LEPINGUTE MENETLEMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 4/4

7.3. Lepingu lõpetamine

7.3.1. Lepingu lõppedes kontrollib dokumendihaldur:

 vastuvõtuakti või lõpparuande olemasolu;

 lisab vastuvõtuakti alusel lepingu lõpptähtaja;

 lisab ehituse garantiiperioodi lõpukuupäeva;

 muudab olekut „Lõpetatud“ või „Lõpetatud – garantiiperiood“;

 tõstab lõpetatud lepingud üle lõpetatud lepingute toimikusse vastavalt lõpetamise

aastale;

 riigihankelepingu korral saadab dokumendihaldussüsteemis vastutajale ja

hankeüksusele teadmiseks, et leping on lõppenud. Vastutajale lisatakse märkus, et

riigihankelepingu korral tuleb teatada hankeüksusele lepingu lõppmaksumus (tähtaeg

30 päeva). Ehituse- ja projekteerimislepingu vastuvõtuakt edastatakse teadmiseks

hankeüksusele, finantskontrollerile ning vajadusel teeregistri üksuse teenistujale.

8. JÄRELEVALVE

8.1. Järelevalvet sõlmitud lepingu täitmise üle teostab lepingu täitmise eest vastutav ameti

struktuuriüksus.

8.2. Järelevalve hõlmab ka sõlmitud lepingu muutmist, ülesütlemist ja/või lõpetamist.

8.3. Lepingu lõppedes teavitab vastutaja sellest dokumendihaldurit.

9. LEPINGU AKT

9.1. Kõik lepinguga seotud aktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis.

9.2. Akti registreerib dokumendihaldur või vastutav teenistuja (vt DHS Delta juhend peatükk

„Akti registreerimine“).

9.3. Lepingut lõpetav akt tuleb edastada dokumendihaldurile, kes teeb

dokumendihaldussüsteemis seoses lepingu lõppemisega vajalikud lepinguandmete

muudatused.

9.4. Ehituse- ja korrashoiu lepingu akt edastatakse oma regiooni dokumendihaldurile.

TT_04_K1_J3_r1_Kirjalike kliendipöördumiste haldamise juhend .pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 1/37

SISUKORD

JIRA JUURDEPÄÄS JA SEADISTAMINE ......................................................................... 2

1. Juurdepääs Jirale ............................................................................................................ 2

2. Jira päiseriba ................................................................................................................... 2

3. Jira töölaua seadistamine ................................................................................................ 3

3.1. Jira töölaua loomine ............................................................................................... 3

3.2. Vidinate lisamine ja seadistamine .......................................................................... 4

3.3. Olemasolevate töölaudade haldamine .................................................................... 5

4. Jira filtrid ........................................................................................................................ 5

4.1. Filtrite loomine ....................................................................................................... 6

4.2. Filtri jagamisõiguste seadistamine ......................................................................... 6

4.3. Lemmik filtrid ........................................................................................................ 7

4.4. Filtrite lisamine töölauale ....................................................................................... 7

5. Pöördumiste otsing ......................................................................................................... 8

5.1. Lihtne otsing ........................................................................................................... 8

5.2. Otsing JQL abil .................................................................................................... 10

5.3. Otsingu salvestamine filtrina ................................................................................ 10

6. Piletite sidumine ........................................................................................................... 10

7. Pileti kustutamine ......................................................................................................... 12

8. Piletite projektide vahel liigutamine ............................................................................ 13

9. Asendaja määramine .................................................................................................... 14

9.1. Add One-time Rule .............................................................................................. 14

9.2. Add Out of Office Period ..................................................................................... 15

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTE JAGAMINE JIRAS ........................................ 16

10. Saabunud kliendipöördumistega töötamise üldised reeglid ..................................... 16

11. Teenistujate nimelistele e-posti aadressidele laekuvad kliendipöördumised ........... 16

12. Saabuvad paberkirjad ............................................................................................... 16

13. Kliendipöördumise sisuga tutvumine ....................................................................... 17

14. Teadmiseks saadetud pöördumised .......................................................................... 17

15. Pöördumiste jagamine, kui kirjale vastatakse Jiras .................................................. 17

16. Pöördumiste jagamine, kui kiri registreeritakse ja vastatakse Deltas ...................... 18

17. Mitme erineva teemaga pöördumised või sisueksperdilt sisendi küsimine ............. 20

18. Alusdokumentide registreerimine, mis ei vaja vastust ja jäävad ootele ................... 20

19. Kirjade sidumine ...................................................................................................... 21

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTELE VASTAMINE JIRAS ................................ 21

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 2/37

20. Vastuse koostamine .................................................................................................. 21

21. Uue kirja loomine ..................................................................................................... 23

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTE REGISTREERIMINE DELTAS .................. 23

22. Otsustamine, millised dokumendid tuleb Deltas registreerida ................................. 23

23. Saabunud DHX dokumendi registreerimine Deltas ................................................. 24

24. Sissetuleva paberdokumendi ja e-kirja registreerimine Deltas ................................ 25

25. Sissetuleva e-kirja (Outlooki liidese kaudu) registreerimine Deltas ........................ 26

26. Dokumendi ekraanivormi väljade (metaandmete) täitmine ..................................... 27

27. Faili lisamine dokumendile ...................................................................................... 32

28. Seoste loomine ......................................................................................................... 33

29. Dokumendi menetlusse suunamine .......................................................................... 34

KLIENDIPÖÖRDUMISTE VASTUSTE REGISTREERIMINE DELTAS.................... 35

30. Dokumendile vastuse lisamine ................................................................................. 35

31. Dokumendi faili loomine malli alusel ...................................................................... 35

32. Dokumendi saatmine kliendile ................................................................................. 37

JIRA JUURDEPÄÄS JA SEADISTAMINE

1. Juurdepääs Jirale

1.1. Jira asub aadressil https://jira.transpordiamet.ee.

1.2. Jirasse sisselogimine toimub samade paroolidega, millega sisenetakse oma tööarvutisse.

1.3. Kui arvutisse logimise parool muutub, tuleb Jirasse sisenemisel samuti kasutada uut

parooli.

2. Jira päiseriba

2.1. Jira ülemine menüüriba on peamine navigeerimisvahend, mis võimaldab kiiresti liikuda

erinevate funktsioonide ja projektide vahel.

2.2. Jira logo – viib tagasi avalehele või töölaudade vaatesse.

2.3. „Töölauad“ – kuvab välja erinevaid Jiras olevad vaateid, näiteks ülesannete nimekirju,

graafikuid, aruandeid jms. Kuvab nimekirja projektidest, millele sul on ligipääs.

2.4. „Projektid“ – kuvab nimekirja projektidest, millele sul on ligipääs. Võimaldab vaadata

hiljutisi projekte, otsida projekti, avada kõik projektid.

2.5. „Ülesanded“ – iga kliendipöördumine on Jiras määratletud kui ülesanne või probleem.

Selle vahelehe all saad ka kiirfiltreid endale lemmikfiltriteks lisada.

2.6. „Loo“– loob uue kirja.

2.7. „Tempo“, „Tahvlid“ „Plans“, „Tableau Pro” ja „Assets“ ei ole kirjalike

kliendipöördumiste haldamisel olulised.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 3/37

2.8. Otsingu lahter – selle kaudu saab kiiresti üles leida tööülesandeid nime, võtme või muu

lihtsa info järgi.

2.9. Teavitused/Profiil – Teavitused, seaded ja kasutajaprofiili haldus.

3. Jira töölaua seadistamine

Töölaud on kohandatav avaleht, kus saad visuaalselt jälgida Jira infot (nt kuvada pileteid,

statistikat, graafikuid ja muud olulist teavet).

3.1. Jira töölaua loomine

3.1.1. Omale sobiva töölaua loomiseks klõpsa ülemisel menüüribal „Töölaud“ ning vali

rippmenüüst „Halda töölaudu“.

3.1.2. Avaneb aken „Halda töölaudu“. Vali ülevalt paremalt „Loo uus töölaud“. Avaneb uue

töölaua loomise vaade.

3.1.3. Täida järgmised väljad:

 Nimi (kohustuslik väli) – töölaua nime kuvatakse töölaua loojale ja teistele

kasutajatele (kui töölaud on jagatud). Pane töölaudale selge ja asjakohane nimi (nt

„Mari ülesanded“, „Projekt X ülevaade“ vms);

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 4/37

 Kirjeldus (soovi korral) – lisa lühike selgitus, milleks seda töölauda kasutad või mida

see kuvab;

 Alusta – vidinata töölaua loomiseks vali „Tühi töölaud“ (alustad täiesti nullist, pead

ise kõik vidinad lisama) või vali töölaud, mille vidinad kopeeritakse uuele töölauale

(nt Juht- ja juhtimisõigus, sel juhul kopeeritakse valitud töölaua vidinad uuele

töölaudale);

 Lemmik – saab märkida töölaua lemmikuks, et see oleks kiiresti ligipääsetav menüüs

„Töölaud→ Lemmikud“.

 Vaatajad – määrab, kes näevad töölauda. Vaikimisi on töölaud jagatud „Sisselogitud

kasutajatega“ (kõik, kes Jira kontoga sisse saavad). Siin saab lisada konkreetseid

kasutajagruppe või kasutajaid, kes tohivad töölauda näha.

 Lisa vaatajaid – kasuta, kui tahad täpsustada, kes veel töölauda näevad. Valikud on:

 Grupp – nt „ARK_kasutajad“;

 Projekt – jagamine ainult kindla projekti liikmetega;

 Kasutaja – üks konkreetne inimene.

 Muutjad – kes saavad töölauda muuta (vidinaid lisada, eemaldada, seadeid muuta).

Kui siin ei ole jagatud õigusi, siis ainult sina (looja) saad töölauda muuta.

 Lisa muutjaid – samamoodi nagu „Lisa vaatajaid“, aga siin lisad õiguse töölauda

redigeerida (mitte ainult vaadata). Näiteks saad anda muutmisõiguse kogu

meeskonnale.

 Lisa – loob töölaua antud seadistustega.

 Loobu – katkestab töölaua loomise protsessi.

3.2. Vidinate lisamine ja seadistamine

3.2.1. Pärast töölaua loomist suunatakse sind tühjale töölauale Nüüd saad hakata lisama

vidinaid, selleks klõpsa töölaual „Vidina lisamine“.

3.2.2. Avaneb uus aken „Vidina lisamine“.

 Otsing – sisesta märksõna, et leida kindlat tüüpi vidinat (nt “filtri tulemused”,

“lemmikfiltrid”, „Rich Filter Pie Chart“ vms);

 Kategooriad all saad filtreerida vidinaid vastavalt:

 Charts – graafikud ja diagrammid;

 Jira – Jira enda loodud või süsteemiga seotud vidinad;

 Other – muud vidinad, sh kolmanda osapoole omad;

 Wallboard – spetsiaalsed vidinad, mida saab kuvada seinale (nt kontoris ekraanil)

 Kõik – kuvab kõik saadaolevad vidinad.

3.2.3. Iga vidina paremal küljel on nupp „Vidina lisamine“ – vajutades sellel saad selle

töölaudale lisada.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 5/37

3.2.4. Vali sobiv vidin, mis sobib su töölauda täiendama (nt projekti edenemise jälgimiseks).

Vajuta „Vidina lisamine“. Seejärel saad seadistada vidina (nt millist projekti või filtrit ta

kasutab) ja lisada selle oma töölauale.

3.3. Olemasolevate töölaudade haldamine

3.3.1. Klõpsa ülemisel pääsuribal „Töölaud“ ning vali rippmenüüst „Halda töölaudu“.

3.3.2. Näed nimekirja kõikidest töölaudadest:

 Lemmikud – töölaudade otseteed, mida kasutaja on tähistanud lemmikuteks.

 Minu – näitab töölaudu, mille omanik oled sina ise ehk mille oled ise loonud.

 Populaarne – kuvab töölaudu, mida teised kasutajad (nt sinu tiim või organisatsioon)

palju kasutavad või millel on palju vaatamisi.

 Otsing – võimaldab otsida töölaudu nime või muu info põhjal.

3.3.3. Töölaua otsimiseks tuleb vasakul asuvast menüüst valida „Otsing“. Avanenud otsingu

lahtrisse tuleb kirjutada otsitava töölaua nimi (nt kliendipöördumiste). Seejärel tuleb

vajutada „Otsing“ ja näeb valikut töölaudadest.

3.3.4. Vastava õigusega töölaua ette tuleb märkida tärn. See lisab töölaudade menüüsse otsetee,

et saaksid kiiremini ligi.

3.3.5. Töölauale liikumiseks kasuta vasakul ülanurgas olevat Jira logo nuppu ning seejärel vali

vasakult loetelust vajalik töölaud.

4. Jira filtrid

Filtrid võimaldavad otsida ja salvestada kindlaid pileteid vastavalt tingimustele (nt projekt,

staatus, vastutaja, tähtajad jne).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 6/37

4.1. Filtrite loomine

4.1.1. Filtri loomiseks vali päisemenüüs “Ülesanded” ning vali rippmenüüst “Probleemide

otsing”.

4.1.2. Kasuta lihtsat otsingut (rippmenüüd: projekt, staatus, vastutaja jne) või vali paremas

ülanurgas „täpsemalt“ et sisestada JQL-päring.

4.1.3. Otsingute tegemine on täpsemalt kirjeldatud punktis 5 „Pöördumiste otsing“.

4.1.4. Kui otsingutulemus sobib, kliki paremal üleval „Salvesta kui”.

4.1.5. Avaneb uus aken „Salvesta filter“. Sisesta filtri nimi (nt „Mari tööülesanded“) ning vajuta

„Salvesta“. Nüüd on filter salvestatud.

4.1.6. Vajadusel seadistada jagamisõigused. Kui filtri õigused ei ole jagatud, siis teised

kasutajad ei näe seda oma töölaudade vidinates.

4.2. Filtri jagamisõiguste seadistamine

4.2.1. Kui tahad muuta, kellele filter on nähtav, siis vali päisemenüüs “Ülesanded” ning vali

rippmenüüst “Filtrite haldamine”.

4.2.2. Otsi soovitud filter nime järgi ülesse või klõpsa vasakul „Minu“ ning leia otsitav filter

enda loodud filtrite nimekirjast.

4.2.3. Kliki filtri taga oleval seadete nupul ja vali „Muuda“. Avaneb uus aken filtri seadetega.

4.2.4. Vaatajad – kes saavad filtrit näha ja kasutada. Vaatajate lisamiseks määra rippmenüüst

tüüp (nt grupp, projekt jne) ja kasutajate grupp (nt ARK_kasutajad). Vajuta „Lisa“, et

valik rakenduks. Tulemuseks on see, et kõik selle grupi liikmed näevad filtrit ja saavad

seda kasutada (nt töölaudade vidinates).

4.2.5. Kui kõik õigused on määratud, vajuta „Salvesta“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 7/37

4.3. Lemmik filtrid

4.3.1. Filtri lemmikuks märkimiseks vali päisemenüüs “Ülesanded” ning vali rippmenüüst

“Filtrite haldamine”. Leia loodud filter.

4.3.2. Kliki tähekese ikoonil filtri kõrval, see muutub tumedaks. Filter ilmub nüüd „Filtrite

haldamine“ vahelehel lemmikute alla.

4.4. Filtrite lisamine töölauale

4.4.1. Mine oma loodud töölauale. Klõpsa töölaual „Vidina lisamine“. Avaneb uus aken

„Vidina lisamine“.

4.4.2. Kasuta vasakul olevat otsingulahtrit ja trüki sinna „filtri tulemused“. Kui see kuvatakse,

vajuta „Vidina lisamine”.

4.4.3. Avaneb vidina konfiguratsiooniaken.

4.4.4. Väljad, mida täita:

 Salvestatud filter (kohustuslik) – vali rippmenüüst oma salvestatud filter (nt „Minu

otsing“). Kui filtrit pole veel salvestatud, pead selle esmalt looma „Otsing“ vaates

ja salvestama.

 Tulemuste arv (kohustuslik) – mitu tulemust korraga kuvatakse (nt 10, max 50).

 Kuvatavad veerud (kohustuslik) – vali, milliseid veerge tabelis näidata (nt

kokkuvõte, võti jne). Saad neid:

 Lohistada teises järjekorras kuvamiseks;

 Eemaldada prügikastinupuga;

 Lisada uusi veerge alt rippmenüüst (nt „Omanik“, „Loodud“ jne).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 8/37

 Automaatne värskendamine – kui soovid, et vidin värskendaks andmeid iga 15

minuti tagant automaatselt, märgista see kast. Kasulik näiteks pidevalt muutuva

tööseisu jälgimiseks.

4.4.5. Kui kõik on valitud, vajuta „Salvesta“ – vidin lisatakse töölauda ja hakkab kuvama

tulemusi.

5. Pöördumiste otsing

Jira pakub kahte peamist viisi piletite otsimiseks – lihtne otsing ja JQL (Jira Query Language).

5.1. Lihtne otsing

5.1.1. Otsingu alustamiseks vali päisemenüüs “Ülesanded” ning vali rippmenüüst “Probleemide

otsing”.

5.1.2. Jira avab vaikimisi lihtsa ehk Basic Search vaate. Seal saad filtreerida pileteid mitme

valiku alusel:

 Projekt – vali, millisest projektist tahad pileteid näha.

 Tüüp – vali ülesande tüüp (nt pöördumine, töö).

 Olek – vali olek (nt avatud, lahendatud, registreeritud, Delta jne).

 Omanik – vali, kellele pilet on määratud (nt sina ise).

5.1.3. Kui soovid rohkem filtreid, mida vaikimisi ei kuvata, siis klõpsa nupul „Rohkem“.

Avaneb rippmenüü, kust saad valida lisafiltreid.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 9/37

5.1.4. Vali sobivad filtrid, nt:

 Loomiskuupäev – näitab, millal probleem loodi;

 Pöördumise liik – nt infopäring, taotlus, alusdokument jne;

 Saatja e-post – kirja saatnud kliendi e-posti aadress;

 Saatja nimi – kirja saatnud kliendi nimi;

 Komponent – nt, maismaasõiduk, juht- ja juhtimisõigus, eksamineerimine jne.

 Jne

5.1.5. Valiku tegemiseks märgista filtrivälja ees olev ruuduke. Kui oled lisanud endale sobivad

filtrid, ilmuvad need kohe nähtavale ja saad neis rippmenüü abil valikuid teha. Pärast

valikute tegemist vajuta „Uuenda“ ning seejärel „otsi“.

5.1.6. Otsingutulemused kuvatakse tabelina. Veerud: Ülesande tüüp; piletinumber, pealkiri,

olek, vastutaja jne. Iga pilet on otsingus klikitav – viib pileti detailvaatesse.

5.1.7. Kui soovid otsingutulemuses näha rohkem/vähem veerge, siis klõpsa paremal üleval

nupule „Veerud“ ning vali rippmenüüst endale sobivad veerud, mida tahad näha.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 10/37

5.1.8. Seejärel kinnita oma valik, vajutades nuppu „Tehtud“. Nüüd kuvatakse otsingutulemus

valitud veergudega.

5.2. Otsing JQL abil

5.2.1. JQL (Jira Query Language) on päringukeel, millega saab Jiras täpsemalt ja paindlikumalt

otsida tööülesandeid kui tavalise otsinguga. Vali otsingu vaates „Täpsemalt“. Avaneb

otsingu lahter kuhu saab sisestada JQL-päringu.

5.2.2. Mõned lihtsad näited, mida saab kasutada ja kohandada:

 Leida kõik ülesanded kindlas projektis. Otsib kõik tööülesanded projektis LKLUS;

project = Kliendipöördumised

 Leida kõik avatud ülesanded. Näitab ülesanded, mis pole veel lõpetatud;

status != Lahendatud

 Leida ülesanded, mis on määratud kindlale inimesele. Otsib ülesanded, mis on

määratud kasutajale „Mari“.

assignee = mari.maasikas

 Leida tähtaegsed ülesanded. Näitab ülesanded, mille tähtaeg on täna või varasem.

due <= endOfDay()

Kombineeritud päring (näited).

 Näitab kõiki LKLUS-projekti ülesandeid, mis on määratud kasutajale endale, pole

veel staatuses lahendatud ja mille tähtaeg on täna.

project = Kliendipöördumised AND assignee = currentUser() AND due =

startOfDay() AND status != Lahendatud

 Näitab kõiki LKLUS-projekti ülesandeid, mis on määratud kasutajale endale, mis on

staatuses vastamisel ja mille tähtaeg on täna.

project = Kliendipöördumised AND assignee = currentUser() AND due =

startOfDay() AND status = Vastamisel

5.3. Otsingu salvestamine filtrina

5.3.1. Kui otsingu kriteeriumid sobivad, saad need salvestada. Vajuta nuppu „Salvesta kui“.

Avaneb uus aken „Salvesta filter“.

5.3.2. Sisesta filtri nimi ja vajuta „Salvesta“. Salvestatud filtreid saad hiljem kasutada

töölaudadel või kiireks otsinguks. Vt ka punkti 4.1 „Filtrite loomine“.

6. Piletite sidumine

6.1. Jira piletite sidumine aitab luua seoseid erinevate tööülesannete vahel. Seose erinevate

piletite vahel saab luua ükskõik millise seostamist vajava pileti juures.

6.2. Seose loomiseks ava pileti detailvaade ja vajutada nuppu “Rohkem”, vali rippmenüüst

„Link”.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 11/37

6.3. Avaneb aken, kus saad lahtrist „See ülesanne“ määrata seose tüübi:

 seotud pöördumised – pilet on seotud teisega;

 blokeerib – pilet blokeerib teist piletit;

 on blokeeritud – pilet on teise pileti poolt blokeeritud;

 dubleerib – pilet dubleerib teist;

 on dubleeritud – pilet on dubleeritud teise poolt.

6.4. Kui sa tead pileti võtit, millega on vaja seos luua, siis sisesta see lahtrisse „Ülesanne”.

Võid linkida ka mitu piletit korraga, sisestades mitu võtit. Pärast vajaliku info sisestamist

klõpsa „Link“.

6.5. Kui sa ei tea täpselt pileti võtit, siis klõpsa „probleemi otsimine“. Avaneb uus otsingu

aken. Sisesta otsingusõna (nt e-posti aadress, sõiduki VIN-kood vms) ning vajuta „Otsi“.

NB! Lihtne otsing ei pruugi alati olemasolevaid kirju leida. 6.6. Vajadusel saad seoste loomiseks kasutada ka täpsemat otsingut. Selleks klõpsa „Leia Jira

ülesandeid“ aknas „Täpsem otsing“. Sisesta JQL-päring ja vajuta „Otsi“ või „Enter“.

JQL-päringu näited:

 "Saatja e-mail" ~ "[email protected]" - otsib välja saatja e-posti aadressiga

piletid;

 "Saatja e-mail" ~ "[email protected]" AND "Pöördumiste liik" =

Alusdokument – otsib välja piletid, mis tulid sisestatud e-postilt ja mille liik on

alusdokument;

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 12/37

 "Saatja nimi" ~ "Mari Maasikas" AND component = "Liiklus - Juht ja juhtimisõigus"

– otsib välja piletid, millel saatja on Mari Maasikas ja komponendiks on juht ja

juhtimisõigus.

 summary ~ 007AAA OR description ~ 007AAA – otsib välja kõik piletid, mille

pealkirjas või sisus on reg. nr 007AAA;

 (summary ~ W1V9096751PO14873 OR description ~ W1V9096751PO14873) OR

(summary ~ 007AAA OR description ~ 007AAA) – leiab kõik piletid, mille

pealkirjas või kirjelduses on sisestatud „vin-kood“ või „reg.nr“.

6.7. Jira kuvab sobivad tulemused, mille hulgast saad valida õige(d) pileti(d). Vali nimekirjast

välja sobiv(ad) pilet(id) ning märgista. Seejärel vajuta „Lisa“ ning „Link“.

6.8. Piletile tekib uus sektsioon „Ülesande lingid“, kus on näha seotud piletid ja nende seose

tüüp. Loodud seosed jäävad näha kõikide kirjade juures ning on klikitavad.

7. Pileti kustutamine

7.1. Kustutamine eeldab, et sul on õigused piletite kustutamiseks (peab olema Jira

administraatori roll või vähemalt projektis õigused, mis lubavad pileteid kustutada.).

7.2. Ava pileti detailvaade. Kliki „Rohkem“ ning vali rippmenüüst „Kustuta“ (kuvatakse, kui

sul on vastavad õigused) või klõpsa projektivaates sobiva pileti taga oleval kolmel punktil

ning vali rippmenüüst „Kustuta“.

7.3. Jira küsib kustutamisele kinnitust (Palun kinnita, et soovid seda tööd kustutada). Kui oled

kindel, et soovid pileti kustutada, siis klõpsa kinnitamiseks „Kustuta“. NB! Kustutatud

piletit ei saa enam taastada! Enne kustutamist veendu, et see oleks vajalik.

7.4. Kustutada võib ainult rämpsposti, reklaami ja automaatvastuseid!

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 13/37

8. Piletite projektide vahel liigutamine

8.1. Ava pileti detailvaade. Kliki „Rohkem“ ning vali rippmenüüst „Teisalda“ (kuvatakse, kui

sul on vastavad õigused) või klõpsa projektivaates sobiva pileti taga oleval kolmel punktil

ning vali rippmenüüst „Teisalda“.

8.2. Avaneb teisaldamisvaade. Vali sihtprojekt, kuhu soovid piletit liigutada (nt TEED) ja

sihtprojekti pileti tüüp (nt Töö). Seejärel vajuta „Edasi“.

8.3. Kui liigutatava pileti olek on vale, siis muuda see rippmenüüst õigeks (nt Avatud,

Lahendatud jne). Seejärel vajuta „Edasi“.

8.4. Sõltuvalt projektide seadistusest võib Jira paluda sul täita või kohandada mõningaid välju

(nt komponent, märksõna jne). Vajadusel uuenda väljasid ning vajuta „Edasi“.

8.5. Viimases sammus kuvatakse kokkuvõte muudatustest. Klõpsa „Teisalda“, et kinnitada

pileti liigutamine teise projekti.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 14/37

9. Asendaja määramine

Jiras on kaks võimalust lisada eemalolek.

 „One-time Rule“ on erandi reegel, mis töötab eraldi „Out of Office“ perioodist. Seda

kasutatakse olukordades, kus vajad ühekordset asendust või suunamist kindlal kuupäeval

või ajavahemikul.

 „Out of Office Period“ määrab ajavahemiku, mil kasutaja on töölt eemal, ja selle alusel

käivituvad automaatsed reeglid, mis suunavad pileteid edasi või lisavad kommentaare.

See töötab koos „Recurring Rules“ seadistustega, mis määravad, kuidas piletid käituvad

eemaloleku ajal.

9.1. Add One-time Rule

9.1.1. Jira menüüs tuleb vajutada üleval paremal nuppu kasutajaprofiil ning valida ”Out Of

Office Assistant”.

9.1.2. Seejärel vali avaneval lehel paremal all ääres „Add One-time Rule“.

9.1.3. Avaneb uus aken. Lisa eemaloleku info ning seejärel vajuta „OK“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 15/37

9.2. Add Out of Office Period

9.2.1. Jira menüüs tuleb vajutada üleval paremal nuppu kasutajaprofiil ning valida ”Out Of

Office Assistant”.

9.3. Klõpsates paremal üleval „Add Out of Office Period”, avaneb uus aken, kus saad lisada

asendusperioodi.

9.4. Täida eemaloleku algus- ja lõppkuupäev ning vajadusel lisa teavitus. NB! Vajadusel

saad määrata ka täpse kellaaja, millal asendus algab ja lõpeb. Kellaaeg on kasulik

juhul, kui asendus algab või lõpeb tööpäeva sees, mitte terve päeva ulatuses (nt viimasel

tööpäeval enne puhkust algab asendus alates kella 16.00-st, sellisel juhul ei suunata sulle

pärast seda kellaaega ülesandeid).

9.5. Lisatud „Out of Office Period“ ei tee midagi iseseisvalt – see lihtsalt määrab ajavahemiku,

millal ollakse eemal. Selleks, et määrata millistes projektides, kellele piletid suunatakse

ja milline kommentaar lisatakse, tuleb sisestada „Recurring Rule“.

9.6. Lisa asenduse reegel, selleks klõpsa „Add Recurring Rule”.

9.7. Täida järgmised väljad:

 Project – vali projekt(id), kus soovid asendust rakendada. Valides „All ohter projects“,

rakendub asendus kõikidele projektidele.

 Reassign Issue – vali, kas piletid suunatakse edasi (Assign to Coverer) või mitte (Do

not reassign issue).

 Coverer – sisesta asendaja nimi (kasutaja, kellele piletid suunatakse).

 Message – sisesta kommentaar, mis lisatakse sisemärkusena pileti alla.

 Tee linnuke valiku „Post internal comment on issue” ees, et kommentaar oleks nähtav

ainult tiimile.

9.8. Pärast väljade täitmist vajuta „OK“. Lisatud „Reccuring Rule“ rakendub ainult siis, kui

„Out of Office Period“ on aktiivne.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 16/37

9.9. „Reccuring Rule“ saad muuta klõpsates reegli taga oleval pliiatsil ja kustutada klõpsates

prügikastil.

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTE JAGAMINE JIRAS

10. Saabunud kliendipöördumistega töötamise üldised reeglid

10.1. Kliendipöördumised saabuvad:

 otse Jirasse:

 erinevatelt suunatud aadressidelt,

 e-teenindusest ja teistest suunatud iseteeninduskeskkondadest.

 teenistujate nimelistelt aadressidelt;

 paberkirjana.

10.2. Saabunud kliendipöördumisi jagatakse kokkulepitud tööjaotuse alusel.

10.3. Saabunud pöördumiste nimekirjas tuleb esmalt hinnata visuaalselt, kas on aegkriitilise

sisuga pöördumisi, millega tuleb esmajärgus tegeleda.

10.4. Kirjad peavad olema jagatud võimalikult kiiresti, aga hiljemalt 1 tööpäeva (loomisaeg

+24 tundi) jooksul.

11. Teenistujate nimelistele e-posti aadressidele laekuvad kliendipöördumised

11.1. Teenistuja, kellele klient saatis pöördumise nimelisele e-posti aadressile, edastab selle e-

posti aadressile [email protected].

11.2. Kui kliendi poolt saadetud e-kirja to või cc real on juba olemas [email protected]

aadress, siis nimelisele e-posti aadressile saabunud kirja edastada või sellele vastata ei ole

vaja.

12. Saabuvad paberkirjad

12.1. Kõik paberkandjal pöördumised tuleb skaneerida ning Skaneeritud dokumendid

säilitatakse struktuuriüksuse paberdokumentide kaustas ning vajadusel arhiveeritakse.

12.2. Seejärel tuleb skaneeritud dokumendid vastavalt dokumendi ning ülesande liigile

registreerida ning suunata täitmiseks/teadmiseks DHS-s lähtuvalt pöördumiste suunamise

abitabelist.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 17/37

13. Kliendipöördumise sisuga tutvumine

13.1. Enne kirja registreerimist või edasi suunamist:

 Tuleb veenduda, et kiri on saadetud ametile (s.t amet on adressaat ja/või teema kattub

ameti vastutusvaldkondadega). Kui kiri ei ole korrektselt adresseeritud, tuleb see

võimalusel ise korrektsele saajale edasi saata ja lisada esialgne saatja Koopia (cc)

reale. Kui õige saaja pole teada, informeeri saatjat, et kiri on saadetud valele

adressaadile. Sellised kirjad omista iseendale ja märgi staatuseks „Lahendatud“.

 Tuleb veenduda, et kirjale on manustatud failid, mida kirjas on mainitud, sealhulgas

tuleb kontrollida vajadusel digiallkirja olemasolu. Allkirjastatud peavad olema kõik

taotlused, väljaarvatud e-teeninduse sisselogitud keskkonnast saadetud (seal on

“Isikukoodi” väljal toodud isikukood ja “Märksõnad” väljal tunnus “Autenditud

teade”). Samuti tuleb veenduda, kas manus avaneb korrektselt ja kui ei avane, tuleb

kirjutada kliendile ja paluda saata korrektsed failid. Sellised kirjad tuleb omistada

iseendale ja märkida staatuseks „Lahendatud“.

 E-teenindusest saadetud kliendipöördumiste puhul on täidetud väli „Isikukood“ ja

need kirjad loetakse autendituks (s.t digiallkirja ei ole lisaks vaja).

13.2. Enne kliendipöördumise edasi suunamist või registreerimist tuleb teha kindlaks, kas

tegemist on algatus-, järg- või vastusdokumendiga:

 Algatusdokument – dokument, mis alustab asjaajamist mingis küsimuses.

 Järgdokument – samas asjas algatusdokumendiga seotud dokument. Järje loomise

eesmärgiks on seose loomine.

 Vastusdokument – dokument, mis koostatakse vastuseks mingile saadud dokumendile.

Vastusdokumendi iseloomulikuks elemendiks on seosviit.

13.3. Järgdokumentide ja vastusdokumentide puhul tuleb luua seosed Jiras ja/või Deltas (vt

punkt 6 ja punkt 29).

13.4. Kõik saabunud dokumendid tuleb sorteerida Deltas registreeritavateks ja

mitteregistreeritavateks (vt punkt 23).

13.5. Vastamistähtajad tulenevad pöördumise liigist (abitabeli veerg “Vastamise aeg”) või

Deltasse registreeritavate dokumentide puhul seadusest (abitabeli veerg “Tähtaeg”).

13.6. Kirja vastamise tähtaega üldjuhul ei muudeta. Kui seda on vaja teha, siis tuleb muutmise

põhjus märkida kommentaari.

14. Teadmiseks saadetud pöördumised

14.1. Sellised kirjad tuleb omistada iseendale ja märkida staatuseks „Lahendatud“.

14.2. Jagamise alustamiseks tuleb minna vastavale kirjale või vajutada kirja ees olevale

võtmele.

14.3. Avanevas kirja detailvaates tuleb vajutada „Omista mulle“.

14.4. Seejärel valida rippmenüüst „Lahenda“, lisada kommentaar (nt teadmiseks) ja seejärel

klõpsata „Lahenda“.

15. Pöördumiste jagamine, kui kirjale vastatakse Jiras

15.1. Jagamise alustamiseks tuleb minna vastavale kirjale või vajutada kirja ees olevale

võtmele.

15.2. Avanevas kirja detailvaates tuleb vajutada „Muuda“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 18/37

15.3. Avanevas aknas tuleb määrata pöördumisele komponent (valida vastavalt pöördumiste

suunamise abitabelile).

15.4. Seejärel tuleb valida pöördumise keel (nt inglise). NB! Oluline automaatse suunamise

jaoks. 15.5. Seejärel tuleb määrata pöördumise liik (valida vastavalt pöördumiste suunamise

abitabelile: näiteks kliendi poolt küsimus => Infopäring), vastavalt pöördumise liigile

täitub väli “Tähtaeg” automaatselt.

15.6. Kui saatja e-posti lahtris on ameti töötaja aadress, tuleb see asendada kliendi e-posti

aadressiga.

15.7. Omaniku/lahendaja määramine toimub vastavalt pöördumiste suunamise abitabelile või

automaatikale. Pärast omaniku/lahendaja määramist läheb kirja lahendajale teavitus e-

kirjaga tema ameti postkasti. Kui mõni töötaja on kliendiga juba suhelnud, suunatakse

kõik järgnevad samateemalised kliendi kirjad samale töötajale. Kui kirjale vastata ise,

tuleb kasutada nuppu “Omista mulle”.

15.8. Kinnitamiseks tuleb vajutada all paremal olevale nupule „Uuenda“.

16. Pöördumiste jagamine, kui kiri registreeritakse ja vastatakse Deltas

16.1. Kui pöördumiste suunamise abitabelis on veerus „E“ märgitud „Delta“, tuleb pöördumine

registreerida Deltas.

16.2. Deltasse dokumendi sisestamiseks tuleb vajutada kirja „Manused“ all „Create... .eml“

lingil.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 19/37

16.3. Edasi on võimalik Deltasse sisestada kahel viisil:

 arvuti salvestab faili kataloogi Downloads ning sellest kataloogist saab faili üles

laadida Deltasse „Failid“ reale pärast dokumendi metaandmete täitmist;

 Create lingilt avada e-kiri, mis tuleb saata enda isiklikule ameti aadressile ning seejärel

lohistada Outlookis Delta sissetulevate kirjade kausta või otse avanenud e-kirja pealt

edastada Delta sissetulevate kirjade kausta (et kuvaks vastavat postkasti, tuleb esimene

kord lohistada).

16.4. Dokument tuleb Deltas registreerida vastavalt pöördumiste suunamise abitabeli

juhtnööridele ja peatükis „Saabunud kliendipöördumiste registreerimine Deltas“

kirjeldatud sammudele.

16.5. Kui kiri/dokument on Deltas registreeritud, tuleb kopeerida Delta registreerimisnumber

ja lisada see Jira kirjale väljale „DHS number“.

16.6. Seejärel tuleb kiri märkida olekusse „Delta“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 20/37

17. Mitme erineva teemaga pöördumised või sisueksperdilt sisendi küsimine

17.1. Kui vastaja oskab ühele/osadele teema(de)le ise vastata, teis(t)e puhul vajab sisendit, siis

märgib ta sisendi andja @-ga kommentaaridesse ja annab kliendile esimese vastuse.

Esimeses vastuses tuleb anda kliendile teada, et teise küsimuse osas saabub vastus hiljem;

Näide – kliendile antav info kahes osas vastamise kohta:

Vastan Teie e-kirjale, mille saatsite Transpordiametile 26. juulil 2022. Kirja teisele osale

(sulgudesse kirjutada täpsustus, mis küsimus/teema/probleem vms see oli) vastab meie

spetsialist esimesel võimalusel, kuid hiljemalt 15. septembril (kuupäev vastavalt

vastamistähtajale).

17.2. Kui vastaja oskab ühele/osadele teema(de)le vastata, teis(t)ele mitte ja teemadel on

erinevad vastamistähtajad, siis:

 vastab kliendile esimese teema osas ära ja annab teada, et teise küsimuse osas saabub

vastus hiljem;

 märgib pöördumisele mõlema teema teemavaldkonnad ning valib pöördumise liigiks

pikema tähtajaga dokumendiliigi;

 pärast esimese teema vastamist omistab kirja sisendi andjale (see on oluline hilisemaks

ajaarvestuseks) ja märgib olekuks „Vastamisel“;

 pärast lõpliku vastuse andmist kliendile märgib sisendi andja kirja olekuks

"Lahendatud”.

17.3. Kui vastajal on vaja lisainfot sisueksperdilt, kes ei ole Jira kasutaja, siis tuleb vajutada

kirja „Manused“ all Create... .eml lingil, avada allalaetud fail ning edastada see Outlookis

sisueksperdile vastamiseks. Jiras tuleb kliendipöörumine omistada endale ja märkida

sellele olek „Ootel“.

17.4. Sisuekspert vastab kirja saatja e-mailile. Saadud vastus tuleb kopeerida „Ootel“ kirja

kommentaaridesse, saata selle põhjal kliendile vastus ja märkida pöördumine olekusse

“Lahendatud”.

18. Alusdokumentide registreerimine, mis ei vaja vastust ja jäävad ootele

18.1. Kliendid saadavad alusdokumente (nt sõidukite müügilepingud, üleandmise aktid,

volikirjad, pärimistunnistused jm), millele ei järgne kohene toiming, vaid need jäävad

Jiras ootele ajani, kui klient tuleb teenindusbüroosse toimingut tegema.

18.2. Kontrollida tuleb sellisel juhul lisatud manuse olemasolu. Samuti tuleb veenduda, kas

manus avaneb korrektselt. Kui manust ei ole või see ei avane, tuleb kirjutada kliendile ja

paluda saata korrektsed failid. Sellised kirjad tuleb omistada iseendale ja märkida

staatuseks „Lahendatud“.

18.3. Kui manus on lisatud ja korrektne, tuleb pöördumise liigiks märkida „Alusdokument“,

teemavaldkonnaks vastav valdkond, omistada endale ja staatuseks panna

„Registreeritud“.

18.4. Kui klient tuleb teenindusbüroosse toimingut tegema, otsib lahendaja kirja üles, omistab

selle enda nimele, märgib büroo tähise ja arhiivinumbri (ilma büroo tähiseta!) ning märgib

staatuseks „Lahendatud“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 21/37

19. Kirjade sidumine

19.1. Kui kliendi pöördumine on seotud mõne teise varem registreeritud pöördumisega, tuleb

need omavahel siduda. Siduda tuleb kõik selle kliendi samateemalised kirjad.

19.2. Kirjade sidumise täpsem kirjeldus on leitav punktis 6 „Piletite sidumine“.

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTELE VASTAMINE JIRAS

20. Vastuse koostamine

20.1. Kirjale saab vastata ainult juhul, kui eelnevalt on kirjale määratud „Omanik“. Kui vastata

kirjale ise, siis tuleb märkida omanikuks iseennast.

20.2. Vastamiseks tuleb valida nupp „Vasta kliendile“.

20.3. Avaneb uus aken.

 „Saatja e-mail“ kuvab automaatselt kliendi e-posti aadressi, millelt kiri on saadetud ja

mida saab vajadusel muuta. Mitme adressaadi lisamisel tuleb need eraldada komaga.

Kirja võib saata pimekoopiana ka endale, et näha, milline kiri välja nägi või veenduda

kirja väljasaatmises.

 Jalus – kui on soov lisada kirjale jalus (head soovid, nimi ja kontaktandmed) ise, siis

tuleb teha linnuke kasti. „Lisa kohandatud jalus“. Vaikimisi kuvab Jira automaatse

jaluse järgmisel kujul:

Muretult kohale!

Vastaja nimi Transpordiameti klienditugi Telefon: 620 1200 www.transpordiamet.ee

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 22/37

 Kirjelduse kastis on kliendi kiri, vastus tuleb koostada „Kommentaar“ kastis.

 Kokkuvõte – kliendile saadetava kirja pealkiri/teema.

 Manus – manuseid saab vajadusel lisada nupust „Sirvi“ või faili lohistades.

 Kommentaar – siia tuleb kirjutada kliendile saadetava kirja tekst.

 Loobu – juba koostatud tekst kaob.

 Vasta kliendile – kiri saadetakse kliendile välja.

 Saadetud kirja näeb siseneva kliendipöördumise kommentaarides.

20.4. Kui kliendipöördumise lahendamisel on vaja abi/infot äriabi spetsialistilt või

sisueksperdilt, tuleb konkreetne soov kirjutada kommentaari lahtrisse ja tag’ida

kommentaaridesse vastav spetsialist (@eesnimi.perenimi). Seejärel tuleb vajutada nuppu

„Lisa“.

20.5. Kommentaari lahtris olev tekst peab sisaldama võimalikult täpset probleemi kirjeldust.

Kui oleme ameti poolt teinud mõne vea, mille lahendamine vajab abi, tuleb tehtud viga

võimalikult täpselt kirjeldada.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 23/37

20.6. Pöördumine on seni spetsialisti laual, kuni ta on omapoolse tegevuse ära teinud või

vastuse kommentaaridesse kirjutanud. Seejärel omistatakse pöördumine uuesti esialgsele

lahendajale ja tema vastab kliendile.

20.7. Kui sisuekspert ei ole Jira kasutaja, tuleb sisendit küsida ja kliendile vastata vastavalt

punktidele 17.3. ja 17.4.

21. Uue kirja loomine

21.1. Selleks, et saata kliendile kiri, kuid selle aluseks ei ole kliendipöördumist, tuleb kasutada

nuppu „Loo“. Sel juhul on saatja aadressiks [email protected].

21.2. Täita tuleb järgnevad väljad:

 Teemavaldkond – valida rippmenüüst.

 Kokkuvõte – siia tuleb kirjutada kirja pealkiri. NB! kirja välja saatmisel kuvatakse

kirja teemareale „Pöördumise „Pealkiri“ vastus“.

 Omanik – siin tuleb valida õige omanik või omistada endale (kui ise saata).

 Saatja e-mail – siia käib kliendi e-posti aadress.

 Seejärel tuleb vajutada nupule „Loo“.

 Vastuskiri tuleb koostada loodud kirja lahtrisse „Kommentaar“, kirjelduse lahter jätta

tühjaks.

 E-kirja saatmiseks tuleb vajutada nuppu „Vasta kliendile“.

SAABUNUD KLIENDIPÖÖRDUMISTE REGISTREERIMINE DELTAS

22. Otsustamine, millised dokumendid tuleb Deltas registreerida

22.1. Deltas tuleb registreerida dokumendid, mille puhul on pöördumiste suunamine abitabeli

veerus „Vastamise aeg“ märgitud „Delta“.

22.2. Deltas tuleb alati registreerida:

 saabunud ja väljasaadetavad kirjad (välja arvatud e-kirjad, mille sisuks on lihtsalt

informatsiooni andmine, registreeritud dokumendi faili edastamine/vastuvõtmine või

läbirääkimised mingi dokumendi loomisel või teema lahendamisel);

 avaldused ja taotlused loa, kooskõlastuse, sertifikaadi jms saamiseks;

 vaided;

 märgukirjad;

 teabenõuded;

 selgitustaotlused;

 aktid;

 lepingud;

 garantiikirjad;

 muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik

menetluses oleva asja lahendamiseks.

22.3. Registreerimisele ei kuulu:

 tõendamisväärtust mitteomav kirjavahetus (nt automaatvastused, automaatteavitused

vms);

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 24/37

 anonüümsed dokumendid/kirjad, kui need ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat

informatsiooni;

 kirjad, mille adressaadiks on märgitud teine asutus või isik;

 arved;

 rämpspost;

 kutsed, reklaam jne.

22.4. Registreerimist nõudev kiri sisaldab:

 infot, mis vajab edasist menetlemist ja vastuskirja koostamist;

 konkreetse asja menetluses konkreetset fakti/asjaolu;

 infot lepingu sõlmimise, muutmise, lõpetamise kohta;

 olulist või kontrollimist vajavat teavet.

23. Saabunud DHX dokumendi registreerimine Deltas

23.1. DHX kaudu saabunud dokumendi registreerimiseks tuleb klõpsata Delta vasakmenüüs

„DVK dokumendid“, avaneb DHX kaudu tulnud dokumentide nimekiri.

23.2. Dokumendi ekraanivormi avamiseks tuleb klõpsata dokumendi kirje peal. DHX

dokumendil on juba osa metaandmevälju automaatselt täidetud (nt pealkiri,

juurdepääsupiirang, saatja andmed). Kõikidel DHX kaudu saabunud dokumentidel on

vaikimisi dokumendiliigiks sissetulev kiri, vajadusel saab seda muuta metaandmete

plokis „Dokumendi liigi muutmine“.

23.3. Enne sissetuleva dokumendi registreerimist tuleb teha kindlaks, kas tegemist on algatus-

, järg- või vastusdokumendiga.

23.4. Algatusdokument:

 Üle tuleb vaadata automaatselt täidetud metaandmete väljad.

 Tähelepanu tuleb pöörata juurdepääsupiirangule (vaata välja „juurdepääsupiirangu

alus“). Kui edastatud dokumendil puudub juurdepääsupiirangu märge, kuid dokument

on sisust tulenevalt siiski juurdepääsupiiranguga, tuleb sellele registreerimisel lisada

piirang (vt punkt 27.4) ning teavitada sellest dokumendi saatjat.

 Täita tuleb puuduv info (vt punkt 27) ja vajutada nuppu „Registreeri“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 25/37

 Edastada dokument täitmiseks/teadmiseks vastavalt pöördumiste suunamise

abitabelile (vt punkti 30).

23.5. Vastus- või järgdokument:

 Üles tuleb otsida algatusdokument, kasutades selleks „Alusdokumendi otsing“ plokki

(kui on teada alusdokumendi Delta registreerimisnumber, siis tuleb see kirjutada

väljale „Otsisõna“).

 Kui alusdokument on leitud, tuleb klõpsata dokumendi kirje taga oleval nupul „Lisa

järjeks“ või „Lisa vastuseks“. Süsteem loob nüüd ise automaatselt seose ning täidab

ära väljad „funktsioon“, „sari“ ja „toimik/asi“.

 Täita puuduvad väljad (vt punkti 27) ja vajutada „Registreeri“ nuppu.

 Edastada dokument täitmiseks/teadmiseks vastavalt pöördumiste suunamise

abitabelile (vt punkti 30).

24. Sissetuleva paberdokumendi ja e-kirja registreerimine Deltas

24.1. E-postiga saabunud dokumente on võimalik registreerida kahel viisil, kas lisades

dokumendi Deltasse käsitsi või kasutades selleks Outlooki liidest (vt punkti 25 ja 26).

24.2. Algatusdokument – dokumendi saab registreerida üleval paremal asuva nupu „Alusta uut

dokumenti“ alt valides registreeritava dokumendi liigi (nt „sissetulev kiri“, „vaie“).

Deltas kasutusel olevate dokumendiliikide kirjeldused leiad Delta kasutusjuhendist (vt

peatükk 3 „Ekraanivormid“).

24.3. Vastus- või järgdokument – üles tuleb otsida algatusdokument ning klõpsata sellel,

avaneb algatusdokumendi ekraanivorm. Seejärel tuleb üleval paremal asuvatest

nuppudest valida vastavalt vajadusele, kas „Lisa järg“ või „Lisa vastus“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 26/37

24.4. Seejärel tuleb valida, kas tegemist on sissetuleva või väljamineva kirjaga.

24.5. Järgdokumendi puhul tuleb seejärel valida registreeritava dokumendi liik.

25. Sissetuleva e-kirja (Outlooki liidese kaudu) registreerimine Deltas

25.1. E-kiri tuleb lohistada TRAM Outlook postkastis seadistatud kataloogi

„Dokumendihaldus“ alamkausta „Sissetulevad kirjad“ (vt punkt 16).

25.2. Lohistatud e-kirju on võimalik Deltas avada „Minu tööülesanded ja dokumendid“ vaates

„Saabumine/saatmine“ alt valides „Sissetulevad e-kirjad“.

25.3. Avaneval dokumendi detailvaatel on võimalik:

 Täiendada dokumendi metaandmeid (nt määrata dokumendi liik, valida funktsioon,

sari, toimik jne).

 Teostada vajadusel alusdokumendi otsing.

25.4. Lohistatud dokumendi metaandmed täidetakse Deltas järgnevalt:

 Pealkirja reale kandub e-kirja pealkiri. Pealkirja tuleb muuta nii, et oleks üheselt

arusaadav, mis on dokumendi sisu.

 Saatjaks määratakse e-kirja saatja nimi (NB! Jirast Outlooki kaudu importides on

selleks kirja jagaja, seda on kindlasti vaja muuta).

 Saatja e-posti aadressiks määratakse e-kirja saatja e-posti aadress.

 Dokumendi saatmisviisiks määratakse „e-post“.

 Dokumendi teabekandjaks määratakse „digitaalne“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 27/37

25.5. E-kirja sisust teeb süsteem automaatselt pdf-vormingus faili peakirjaga „E-kiri.pdf“ ja see

lisatakse dokumendi failide plokki. E-kirja manused jäävad vormingusse, milles need

saadeti ning lisatakse dokumendi failide plokki. EML-vormingus e-kiri asub taustainfos.

26. Dokumendi ekraanivormi väljade (metaandmete) täitmine

26.1. Ekraanivormi metaandmete plokis kuvatakse konkreetse dokumendiliigi või asjatoimiku

metaandmed ning kõigile dokumendi või asjatoimiku liikidele ühised metaandmed.

Vormide täitmist alustatakse üldandmete täitmisest, tärniga tähistatud väljad on

kohustuslikud.

26.2. Kasulik nipp: saab vaadata, kuidas samalaadsed dokumendid on varem registreeritud.

Eelnevalt tehtud dokumentide vaatamiseks ei saa kasutada sama veebilehitsejat, millega

alustati dokumendi registreerimist (nt Chrome ja Edge). Soovitav on töötada Chromes ja

vaadata-otsida Edges.

26.3. Metaandmete I plokk (pealkiri):

 Pealkiri – avab võimalikult lühidalt dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi.

 Pealkiri veebis – kuvatakse avalikus dokumendiregistris, võimalikult lühike ja üldistav

kui tegemist on juurdepääsupiiranguga dokumendiga (nt taotlus, avaldus, vastuskiri,

lõppdokument jne).

 Alamliik – sissetuleva kirja alamliik, aitab otsingus valikut kitsendada.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 28/37

26.4. Metaandmete II plokk (juurdepääsupiirang):

 Iga kirja puhul on vaja määrata, kas tegemist on avaliku või juurdepääsupiiranguga

informatsiooniga. Juurdepääsupiirangu seadmist reguleerib nii avaliku teabe seaduse

(AvTS) § 35 kui ka erinevad valdkondlikud õigusaktid. Sellest, milline teave on

juurdepääsupiiranguga või avalik, saab täpsemalt lugeda ka Andmekaitse

inspektsiooni kodulehelt. Vaata ka õppevideoid avaliku teabe seaduse rakendamise

kohta (õppevideo nr 3). Juurdepääsupiirangute kohta saab lisainformatsiooni ka Delta

kasutusjuhendist peatükist 6 „Juurdepääsupiirangud“.

 Juurdepääsupiirang – valida, kas tegemist on avaliku või juurdepääsupiiranguga

dokumendiga (AK). Valides „avalik“, järgmisi välju enam ei kuvata.

 Oluline tähele panna: kõik dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokumendid, mis

ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse pärast

allkirjastamist/registreerimist asutuse avalikus dokumendiregistris (ADR).

 Juurdepääsupiirangu alus – valida sobiv juurdepääsupiirangu alus(ed), kursorit

piirangu peal hoides kuvab süsteem piirangu seletuse.

 Oluline tähele panna: dokumendi looja vastutab dokumendile juurdepääsupiirangu

(kas dokument on avalik või juurdepääsupiiranguga) märkimise ja piirangu aluse

kohaldamise eest. Kui asutusele (ka otse teenistuja e-postile) edastatud dokumendil

puudub juurdepääsupiirangu märge, kuid dokument on sisust tulenevalt siiski

juurdepääsupiiranguga, tuleb sellele registreerimisel lisada piirang ning teavitada

sellest dokumendi saatjat.

 Kehtiv – piirangut valides täidab süsteem ise „alates“ lahtri ning alus(t)e valides

arvutab välja piirangu lõpu aja.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 29/37

26.5. Metaandmete III plokk (liigitus):

 Liigitusskeemi järgi tuleb valida dokumendi registreerimiseks vastav funktsioon,

seejärel sari ning toimik/asi (vt pöördumiste suunamise abitabel). Vastus- või

järgdokumendi puhul tulevad andmed algdokumendist kaasa.

26.6. Metaandmete IV plokk (saatja):

 Saatja asutus – võimalik on valida valikust või sisestada käsitsi. Kui organisatsiooni

andmed ei ole Deltas olemas, tuleb pöörduda nende lisamiseks dokumendihalduse

üksuse poole.

 Saatja isik – kui saatja on eraisik, siis kirjutada saatja täisnimi. NB! Süsteem teeb

nimest ise initsiaalid ja kuvab need avalikus dokumendiregistris.

 Saatja isikukood/registrikood – süsteemis olevate kontaktide korral täitub asutuse

valikul automaatselt, isikukood tuleb täita, kui tööülesande täitmiseks on see

ilmtingimata vajalik.

 Saatja aadress, postiindeks, maakond – asutuse postiaadress (kui kontaktbaasis on

olemas, tuleb saatja valimisel). NB! Eraisiku postiaadress tuleb siia sisestada, juhul

kui see on olemas.

 E-post – asutuse e-post (kontaktbaasist valides täitub ise), eraisiku e-posti aadress tuleb

sisestada ise (trükivigade vältimiseks on soovitav kopeerida, mitte ise trükkida).

 Saatja kuupäev – saadetud dokumendi kuupäev.

 Saatja kirja viit – täidetakse asutuse/ettevõtte puhul, kelle dokumendil vastav number

on.

26.7. Metaandmete V plokk (dokumendi täitmine):

 Dokumentide läbivaatamise ja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi

saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

 Täitmistähtaeg – vali vastav kuupäev kalendrist või päevade arvu valikust.

Täitmistähtaega vaata pöördumiste suunamise abitabelist veerust „Tähtaeg“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 30/37

 Täitmismärge – täitub ise vastates.

 Vastamise kuupäev – täitub ise vastates.

26.8. Metaandmete VI plokk (vastutaja):

 Süsteem lisab automaatselt dokumendi vastutajaks dokumendi looja (st täidab

automaatselt vastavad andmeväljad).

 Kui dokumendi eest vastutaja on keegi teine, siis tuleb andmeid muuta. Muutmiseks

tuleb vajutada vastutaja taga olevale nupule „Otsi“. Pöördumiste suunamise abitabelist

saab selle info veerust „Vastaja (Täitmiseks)“.

 Avaneb aken „Kasutajate otsing“. Otsingu lahtrisse tuleb trükkida vastutaja nimi ning

vajutada seejärel nuppu „Otsi“ või „Enter“, süsteem pakub otsingule vastava(d)

kasutaja(d). Seejärel tuleb klõpsata vastutaja nimel ning vajutada nuppu „Lisa“.

 Vastutaja andmed on nüüd muudetud.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 31/37

26.9. Metaandmete plokk VII (täiendav info):

 Staatus – süsteemne ja mittemuudetav väli, pärast registreerimist saab dokument

staatuse lõpetatud.

 Teabekandja – tuleb valida, kas paber või digitaalne. Vaikimisi on digitaalne.

 Täiendav info – dokumendi kohta käiv lisainfo, nt kui mingi eelmine asi on eelmises

Deltas, siis saab kirjutada dokumendi registreerimisnumbri.

 Tee nimi ja number – kui on vaja lisa identifikaator tee numbri ja nimetuse näol, aitab

hiljem otsingu puhul.

 Projekti kood – täidetakse merenduse dokumentidel.

26.10. Kui kõik metaandmete plokis olevad vajalikud väljad on täidetud, tuleb vajutada nuppu

„Salvesta“. Pärast salvestamist ei kuva süsteem enam täitmata välju.

26.11. Kui tekib vajadus teha metaandmetes muudatusi, siis tuleb vajutada nuppu „Muuda“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 32/37

26.12. Seejärel avanevad metaandmete väljad uuesti ning saab teha muudatusi. Pärast

muutmist tuleb uuesti vajutada „Salvesta“ nuppu.

26.13. Kui kõik metaandmete väljad on täidetud ning vajalikud muudatused on tehtud, tuleb

dokument registreerida. Dokumendi registreerimiseks tuleb vajutada nuppu

„Registreeri“.

26.14. Dokumendile pannakse registreerimisel viit ning dokument lõpetatakse.

27. Faili lisamine dokumendile

27.1. DHXi ning Outlooki kaudu hõlmatud dokumentidel on failid juba küljes. Muul juhul

tuleb failid ise lisada.

27.2. Faili lisamiseks tuleb klõpsata failide või taustainfo failide ploki päises ikoonil „Lisa fail“.

27.3. Avaneb faili lisamise vaade.

27.4. Seejärel saab lisada failid, kas lohistades kasti “Lohista failid siia ...” või otsida arvutist

pärast nupu “Lisa faile ...” vajutamist.

27.5. Pärast failide lisamist vajutada nuppu „Salvesta“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 33/37

28. Seoste loomine

28.1. Dokumentide, teemade, terviktöövoogude, toimikute ja asjatoimikute vahel saab luua

seoseid. Seoseid saab lisada dokumendile vastust või järge lisades ning otsingu abil

käsitsi seostades. Dokumendile vastust või järge luues tekkivad seosed automaatselt.

28.2. Seose lisamiseks tuleb klõpsata seoste ploki päises oleval ikoonil.

28.3. Avaneb seose lisamise plokk.

 Väli „Otsingu asukoht“ – valikuväli; määrab, kas otsing teostatakse dokumentide

loetelust või arhivaalide loetelust.

 Väli „Otsitav objekt“ – valikuväli; valikus on väärtused: „dokument“, „toimik“,

„teema“. Vaikimisi on valitud „dokument“.

 Väli „Otsisõna“ – märksõna või dokumendinumber, mille alusel teostatakse otsing.

 Väli „Pealkiri“ – väljale sisestatud märksõna alusel teostatakse otsing pealkirja väljal

oleva info järgi.

 Väli „Funktsioon“ – valikus on kõik funktsioonid.

 Väli „Sari“ – valikus on kõik sarjad valitud funktsiooni all.

 Väli „Toimik“ – valikus on kõik toimikud ja ajatoimikud.

 Väli „Dokumendi loomise kpv“ – kuupäeva vahemik. Otsitakse dokumente, mille

loomise aeg jääb sisestatud vahemikku. Tingimust arvestatakse ka juhul, kui ainult üks

kuupäevadest on määratud.

 Väli „Dokumendi reg.kpv“ – kuupäeva vahemik. Otsitakse dokumente, mille

registreerimise aeg jääb sisestatud vahemikku. Tingimust arvestatakse ka juhul, kui

ainult üks kuupäevadest on määratud.

 Väli „Dokumendi liik“ – valikväli üle kõigi dokumendi liikide. Otsing toimub üle

valitud liikide. Kui ühtegi dokumendi liiki pole valitud, otsitakse kõikidest liikidest.

28.4. Klõpsates nupul „Otsi“ kuvatakse otsingutingimustele vastav tulemuste nimekiri.

Tulemuste nimekirjas on iga rea lõpus nupp „Lisa seos“, millel klõpsates lisatakse valitud

kirje seostesse.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 34/37

28.5. Nupule vajutamisel kontrollitakse, et dokument ei oleks avatud muutmiseks. Juhul kui

on, seose lisamine katkestatakse ja kasutajale kuvatakse vastav teade.

28.6. Seoste lisamise ploki sulgemiseks tuleb vajutada „Sulge“ nuppu.

28.7. Lisatud seosed on näha plokis „Seosed“.

29. Dokumendi menetlusse suunamine

29.1. Saabunud dokument suunatakse üldjuhul täitmiseks otse asjaga tegelevale teenistujale ja

vajadusel teadmiseks struktuuriüksuse juhile või teisele teenistujale (vt pöördumiste

suunamise abitabeli veergudest „Vastaja (Täitmiseks)“ ja „Teadmiseks“). Kui täitja ei ole

selge, siis edastatakse dokument täitmiseks struktuuriüksuse juhile. Struktuuriüksustega

kokkulepitud suunamised on toodud pöördumiste suunamise abitabelis. Dokumentide

täitmiseks ja teadmiseks edastamine on kirjeldatud Delta juhendis (peatükk 7

„Terviktöövoo loomine“).

29.2. Deltas on eelseadistatud terviktöövood ehk nn menetlused. Iseseisev terviktöövoog

koosneb töövoogudest ja töövood koosnevad tööülesannetest. Teatud dokumendiliike

menetletakse ühtemoodi ja eelseadistatud terviktöövood aitavad menetlusringe koostada.

29.3. Terviktöövoog algatatakse klõpsates dokumendi metaandmetes paremal nupule „Algata

töövoog“.

29.4. Dokumendi menetlust alustatakse ainult hallist nupust dokumendi metaandmetes (mitte

peamenüüst sinisest nupust „Alusta uut …“).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 35/37

29.5. Terviktöövoog koosneb töövoo etappidest ning vajadusel saab olemasolevaid töövoo

etappe ja tööülesande täitjaid eemaldada või juurde lisada.

29.6. Töövoo etapid ja nende kasutamine:

 Täitmiseks – saadetakse teenistujale, kes asub dokumenti täitma.

 Teadmiseks – saadetakse teenistujale või juhile teadmiseks. Kui pole vaja teadmiseks

panna, siis tuleb etapp kustutada. Vastav info on olemas pöördumiste suunamise

abitabelis veerus „Teadmiseks“, kui see veerg on tühi, siis ei ole vaja teadmiseks

panna.

29.7. Töövoo käivitamiseks tuleb vajutada nupule „Käivita terviktöövoog“.

KLIENDIPÖÖRDUMISTE VASTUSTE REGISTREERIMINE DELTAS

30. Dokumendile vastuse lisamine

30.1. Vastuse lisamiseks tuleb leida esialgne pöördumine.

30.2. Vastuse lisamiseks tuleb klõpsata dokumendi päisel olevat ikoonil.

30.3. Vastusdokumendi metaandmed on osaliselt eeltäidetud alusdokumendi andmetega. Ei

täideta järgmisi välju: registreerimiskuupäev, registreerimisnumber ning staatus.

30.4. Väljad funktsioon, sari, toimik ja teema täidetakse alusdokumendi andmetega.

30.5. Kui väljasaadetav kiri lõpetab teenuse osutamise protsessi (nt loa väljastamine kliendile),

lisa ADR pealkirja sõna “Lõppdokument”.

30.6. Ülejäänud metaandmete täitmist vt punktist 27.

31. Dokumendi faili loomine malli alusel

31.1. Dokumendifaili lisamiseks vali „Dokumentide mall“ valiku alt õige mall.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 36/37

31.2. Pärast salvestamist on dokumendi päises näha ikoon „Loo mallist fail“.

31.3. Ikoonil klõpsates luuakse malli alusel fail ning seadistatud metaandmed kantakse faili üle.

31.4. Faili avamiseks tuleb klõpsata faili nimetusel. Fail avatakse Wordis, kus faili on võimalik

muuta.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_J3_r1

KIRJALIKE KLIENDIPÖÖRDUMISTE HALDAMISE JUHEND

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 37/37

31.5. Failis tehtud muudatused salvestatakse dokumendihaldussüsteemi. Kui muudatused tehti

failis väljadel, mis on valemite kaudu seotud dokumendi metaandmete väljadega, siis

uuendatakse pärast failis tehtud muudatuste salvestamist andmed ka dokumendi

ekraanivormil. Kui mallil on valemite väljad (nt „regDateTime“ ja „regNumber“), siis

neid ei tohi faili muutes kustutada, sest need täidetakse automaatselt faili registreerimisel

või allkirjastamisel ja registreerimisel.

31.6. Menetlusprotsessi algatamiseks vt Delta kasutusjuhendit (peatükk 7 „Terviktöövoo

loomine“).

32. Dokumendi saatmine kliendile

32.1. Pärast dokumendi registreerimist tekib nupp „Saada välja“.

32.2. Avaneb e-kirja vorm:

 Adressaadi (adressaatide) kontaktandmed tulevad e-kirjale kaasa.

 Valides e-post/DVK kontrollib Delta ise, kas asutus on DVK-ga liitunud ja kui ei ole,

siis saadab e-postile.

 Riigiportaali eesti.ee kaudu saates tuleb valida saatmisviisiks Riigiportaal eesti.ee ning

kirjutada vastavale väljale isiku nimi ja isikukood. Kui eesti.ee-s ei ole isikul e-posti

aadress ära suunatud, siis dokumenti välja ei saadeta ja tuleb vastav veateade.

 Kui väljasaadetav kiri lõpetab teenuse osutamise protsessi (nt loa väljastamine

kliendile), tuleb lisada ADR pealkirja sõna “Lõppdokument”.

 Meiliteate sisu võib ise kirjutada või kasutada malli.

32.3. Kui valik on tehtud, siis tuleb vajutada Sisesta mall.

32.4. Adressaadile saatmiseks tuleb klikata paremal asuvale nupule Saada välja.

32.5. Dokumendi saatmine kuvatakse dokumendi metaandmetes plokis Saatmine.

TT_04_K1_Lisa 1_r2 Dokumendielementide vormistamise nõuded .pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 1/18

SISUKORD

1. DOKUMENTIDE ELEMENDID ................................................................................................. 1 2. DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED ................................................... 2

2.1. Autor ..................................................................................................................................... 2 2.2. Logo ..................................................................................................................................... 2 2.3. Juurdepääsupiirang ............................................................................................................... 2 2.4. Kuupäev ............................................................................................................................... 4 2.5. Viit ........................................................................................................................................ 5 2.6. Seosviit ................................................................................................................................. 5 2.7. Adressaat .............................................................................................................................. 6 2.8. Lisaadressaat ........................................................................................................................ 7 2.9. Aadress ................................................................................................................................. 8 2.10. Pealkiri ............................................................................................................................. 9 2.11. Tekst ............................................................................................................................... 10 2.12. Allkiri ............................................................................................................................. 12 2.13. Allkirjastaja .................................................................................................................... 12 2.14. Lisamärge ....................................................................................................................... 13 2.15. Koostaja andmed ............................................................................................................ 14 2.16. Kinnitusmärge ................................................................................................................ 15 2.17. Kooskõlastusmärge ........................................................................................................ 17 2.18. Koopia, ärakirja, väljavõtte, väljatrüki tõestus märge .................................................... 17

1. DOKUMENTIDE ELEMENDID

1.1. Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile omased

elemendid.

1.2. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

 autor (dokumendi andja);

 kuupäev;

 tekst (sisu);

 allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.

1.3. Dokumendi vormistamisel kasutatakse sõltuvalt dokumendi liigist lisaks punktis 1.2 toodule

järgmisi elemente:

 aadress,

 adressaat,

 juurdepääsumärge,

 kontaktandmed,

 koostaja,

 lisaadressaat,

 lisamärge,

 pealkiri,

 seosviit,

 viit,

 muud dokumendi elemendid.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 2/18

1.4. Dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest, kui see

on koostatud ja kooskõlastatud vastavalt teenuste korraldamise ja teabehalduse alused

määruse § 16 lõikele 5.

1.5. Ühe ja sama dokumendi elementide vormistamiseks kasutatakse ühte kirjastiili ja -suurust.

2. DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

2.1. Autor

Nimetus Autor

Määratlus Dokumendi sisu eest vastutav organisatsioon või isik.

Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel.

Alamelemendid Amet, ameti struktuuriüksus, ametinimetus, eesnimi, perekonnanimi.

Vormistus Vt asukoht.

Asukoht

Trükitehniliselt vormistatakse autori nimetus ameti plangi (kirjaplank,

üldplank) kirjapeaväljal. Lisaks nimetusele kasutatakse ameti identiteeti.

E-kirjadele vormistatakse autor tekstiväljal, logo ei kasutata.

Näited Transpordiamet

2.2. Logo

Nimetus Logo

Määratlus Kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund.

Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel.

Eesmärk Kirja autori äratuntavuse ja usaldusväärsuse tagamine.

Vormistus Amet kasutab kirja- ja üldplangil vasakule joondatud must-valget

riigivapiga logo vastavalt valitsusasutuste ühtsele visuaalsele

stiilijuhisele.

Asukoht Kirjapeaväljal vasakus servas.

Näited

2.3. Juurdepääsupiirang

Nimetus Juurdepääsupiirang

Määratlus

Dokumendi menetlemise ja kasutamise korda reguleeriv märge näitab

üldisest korrast erineva kasutamise ja menetlemise vajadust.

Dokumendid, millel kasutamise korda reguleeriv märge puudub, on

avalikud ja menetletakse üldises korras.

Kohustuslikkus Jah.

Alamelemendid -

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 3/18

Vormistus

Kõik ametis koostatavad dokumendid, mis ei ole avalikud, on

kohustuslik nende loomise alguses (reeglina kavandi staadium)

märgistada õige juurdepääsupiiranguga.

Juurdepääsumärke täpsustajad on järgmises järjekorras:

 juurdepääsumärke nimetus – näiteks: ASUTUSESISESEKS

KASUTAMISEKS;

 märke kehtima hakkamise aeg – näiteks: Märge tehtud: 01.02.2025;

 märke lõppemise aeg ja vajadusel tingimus – näiteks: Kehtib kuni:

01.02.2030;

 märke õiguslik alus – näiteks: Alus: RHS § 110 lg 5;

 teabevaldaja – näiteks: Teabevaldaja: Transpordiamet.

Asukoht

Dokumendi esilehe üleval parempoolses nurgas. Kaaskirjaga

edastatavatel dokumentidel kaaskirja lisade loetelu väljal (kaaskiri ise

reeglina ei ole juurdepääsupiiranguga) või täpsustus kaaskirja esilehe

ülemisse parempoolsesse nurka tehtud märkele selle kohta, millised

lisatavad dokumendid on juurdepääsupiiranguga.

Exceli tabeli iga lehe vasakpoolses nurgas.

E-kirja puhul väljal „teema“ enne pealkirja (suurtähtedega

juurdepääsumärke nimetus) ja tekstiväljal (juurdepääsumärke nimetus

koos aja ja aluse andmetega).

Näited

Kui dokument tervikuna on juurdepääsupiiranguga AK, siis

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 08.08.2024

Kehtib kuni: 08.08.2029

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 9

Teabevaldaja: Transpordiamet

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 08.08.2024

Kehtib kuni: otsuse vastuvõtmiseni, kuid mitte kauem kui 08.08.2029

Alus: AvTS § 35 lg 2 p 2

Teabevaldaja: Transpordiamet

Kui dokument on osaliselt juurdepääsupiiranguga AK, siis

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS (osaline, isiku elukoha aadressi osas)

Märge tehtud: 08.08.2024

Kehtib kuni: 08.08.2099

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Transpordiamet

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 4/18

Kui dokument tunnistatakse AK-ks mõne teise seaduse (AvTS § 35 lg 1

p 19) alusel, siis

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 08.08.2024

Kehtib kuni: 08.08.2099

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12, 19, LS 184 lg 3 p 3

Teabevaldaja: Transpordiamet

Kui kaaskirjaga saadetakse dokumente, mis on AK, kuid kaaskiri ise

mitte, siis

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

(osaline, ainult lisa 1 ja lisa 2)

Märge tehtud: 08.08.2024

Kehtib kuni: lõpp 08.08.2099

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12, 19, LS 184 lg 3 p 1-4

Teabevaldaja: Transpordiamet

2.4. Kuupäev

Nimetus Kuupäev

Määratlus

Kuupäev sõltub dokumendiliigist. Kuupäev on konkreetse dokumendi

allkirjastamise, registreerimise, saamise või saatmise, toimingu

toimumise või muu tegevuse sooritamise aeg.

Ameti dokumendi kuupäev õiguslikus mõttes on:

 õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;

 protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;

 lepingu puhul viimase allkirja kuupäev, kui lepingus ei ole

määratud teisiti;

 väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;

 dokumendi allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis

on fikseeritud dokumendi tekstis.

Kohustuslikkus Kohustuslik kõigil dokumentidel.

Alamelemendid Päev, kuu, aastaarv, kellaaeg.

Vormistamine

Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida (vastusdokumendi koostamisel)

olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all, kuupäeva ette

märgitakse selgitav sõna „Meie“ ning kuupäev ja viit eraldatakse

selgitava sõnalühendiga „nr“.

Asukoht Sõltuvalt dokumendiliigist.

Näited

24.09.08 – vastavalt standardile EVS 8

24.09.2008 – vastavalt standardile EVS 8

24. september 2008 – vastavalt standardile EVS 8

24 September 2008 – rahvusvahelises kirjavahetuses (ingliskeelne näide)

18:06:20 – kellaaeg

2008-09-24 18:06:20 – rahvusvaheline kirjavahetus

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 5/18

2.5. Viit

Nimetus Viit

Määratlus

Viit on dokumendile registreerimisel antud tähistus, mis osutab

dokumendi kohale dokumendisüsteemis vastavalt liigitusüksusele ning

registrinumbrile. Viida eesmärgiks on registreerimise tõestamine ning

otsingu ja haldamise hõlbustamine.

Kohustuslikkus Registreeritavatel dokumentidel on viit kohustuslik

Alamelemendid Sarja tähis, dokumendi number, individualiseeriv number

Vormistus

Igale registreeritavale dokumendile kantakse viit.

Dokumendihaldussüsteemis mallile vormistatud dokumentidele tekib viit

automaatselt peale registreerimist (registreerimisnumbri ja kuupäeva

kohale jäetakse nurksulgudes olevad koodid). Viit esitatakse kuupäeva

järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr“. Tähistena

kasutatakse araabia numbreid, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu,

punkti või kaldkriipsuga. Dokumendile lisatakse dokumenti

individualiseeriv number, mis näitab mitmes dokument see on antud asja

koosseisus Alamelemendid esitatakse järjekorras: sarja tähis, dokumendi

number, individualiseeriv number.

Asukoht

Viit vormistatakse kirjal viidaväljal, e-kirjal tekstiväljal, teistel

dokumentidel paremas veerus kas adressaadivälja 3 real või

väljaandmise/koostamise kohaga samal real.

Näited

nr 11.1-12/24/352-1, kus:

 liigitusüksus (11.1-12);

 liigitusüksuse aastanumber (24);

 registrinumber (352);

 dokumendi individualiseeriv number asja piires (1).

Digitaalselt allkirjastatavate kirjade puhul:

{reg.kpv} nr {viit} digiallkirjastamise hetkel muutub

dokumendihaldussüsteemi väli

{reg.kpv} nr {viit} kuupäeva ja viida väljaks nt 25.11.2024 nr 11.1-

12/24/352-2

2.6. Seosviit

Nimetus Seosviit

Määratlus Seosviit on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviita kasutatakse

dokumendiliigi „kiri“ vormistamisel.

Kohustuslikkus Vastuskirjal kohustuslik.

Alamelemendid Sissetulnud kirja kuupäev, viit.

Vormistus Seosviit vormistatakse: dokumendi seosviidaväljal, e-kirjal tekstiväljal, e-

postiga saadetava dokumendi puhul e-kirjas tekstiväljal. Algatuskirja

kuupäev ja viit esitatakse vastuskirjal järjekorras: sõna „Teie“, kuupäev,

viit. Digitaalselt allkirjastatavate kirjade puhul kuupäeva ja kirja numbrit

ei märgita, need tekivad automaatselt digitaalallkirjastamise hetkel

(registreerimisnumbri ja kuupäeva kohale jäetakse sulgudes olevad

koodid).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 6/18

Asukoht Algatus- ja vastusdokumendi viita ja seosviita eristatakse sõnade „Teie“

ja „Meie“ abil. Nimetatud elementide vahele jäetakse üks põhireavahe.

Seosviit võimaldab omavahel siduda algatusdokumendi ja

vastusdokumendi.

Näited Teie 06.08.2024 nr 9-11/777

Meie 08.08.2024 nr 2.1-3/2222

Teie 06.08.2024 teabenõue

Digitaalselt allkirjastatavate kirjade puhul:

digiallkirjastamise hetkel muutub DHS-is väli {reg.kpv} nr {viit}

kuupäeva ja viida väljaks nt 25.07.25 nr 2.1-3/25/2222

2.7. Adressaat

Nimetus Adressaat

Määratlus Adressaadiks on organisatsioon või isik, kellele dokument on suunatud.

Kohustuslikkus Adresseeritavatel dokumentidel kohustuslik.

Alamelemendid Viisakusvormel või tiitel (hr, pr, prl, prof), eesnimi, perekonnanimi,

ametinimetus või roll (vajadusel), asutus/organisatsioon (vajadusel),

asutuse/organisatsiooni struktuuriüksus või ametikoht (vajadusel).

Vormistus Dokumendid adresseeritakse isikule, asutusele/ettevõttele/

organisatsioonile (edaspidi organisatsioon), organisatsiooni

struktuuriüksusele, üheliigiliste organisatsioonide grupile. Eelistada

tuleb dokumendi personaalset adresseerimist. Kui pole teada, kellele

dokument personaalselt adresseerida, siis adresseeritakse dokument

juriidilisele isikule (organisatsioonile). Vastusdokument adresseeritakse

dokumendi saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist

adressaati.

Adressaadi elemendid märgitakse dokumendile nimetavas käändes.

Viisakustiitel, ees- ja perekonnanimi vormistatakse adressaadivälja

samal real, teised adressaadi elemendid vormistatakse üksteise alla. Nii

adressaadiväljal kui ka lisaadressaadi väljal järjestatakse isikud nende

perekonnanime, selle puudumisel organisatsioonide tähestiku

järjekorras. Adressaadi vormistamisel kasutatakse ühte järgmistest

võimalustest:

 eesnimi, perekonnanimi;

 eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon (näide 1);

 eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksus

(näide 3);

 organisatsioon (näide 2);

 organisatsioon, organisatsiooni allüksus;

 paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 7/18

Asukoht Adressaat vormistatakse dokumendil aadressiväljale või adressaadi ja

tekstiväljale (kui adressaate on rohkem kui 4)

E-kirjal vormistatakse element tekstiväljale.

Näited NÄIDE 1

Marika Valge

Välisministeerium

NÄIDE 2

Välisministeerium

NÄIDE 3

Mart Selgus

Kliimaministeerium

lennundus- ja merendusosakond

2.8. Lisaadressaat

Nimetus Lisaadressaat

Määratlus Lisaadressaadiks on kolmas isik, kellele dokument edastatakse

teadmiseks.

Kohustuslikkus Vajadusel

Alamelemendid Selgitav sõna „Teadmiseks“ (kohustuslik), viisakusvormel

(valikuliselt), eesnimi (valikuliselt), perekonnanimi (ametinimetuse

kirjutamisel valikuliselt), ametinimetus (perekonnanime kirjutamisel

valikuliselt), organisatsioon (valikuliselt), organisatsiooni allüksus

(valikuliselt).

Vormistus Kui dokumendiga soovitakse edastada infot adressaadile ning

teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see dokument

on teadmiseks, kasutatakse elementi „Lisaadressaat“.

Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada.

Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud

üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile (nt ringkirjad).

Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri

eraldi lehele. Adressaadiväljale tehakse kirje Vastavalt nimekirjale,

nimekiri lisatakse ja säilitatakse dokumendihsaldussüsteemis kirja

juures eraldi failina.

Asukoht Kirjal kirjutatakse lisaadressaat /-adressaadid kaks põhireavahet

lisamärkest allpool, selle puudumisel allkirjastajast allpool, kasutades

selgitavat sõna „Teadmiseks“.

E-kirjal kirjutatakse lisaadressaat väljal koopia või pimekoopia.

Näited Aadressiväljal

Justiitsministeerium

Keskkonnaministeerium

Kliimaministeerium

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 8/18

Lisaadressaatide real

Riigikantselei

Rahandusministeerium

Üheliigilised asutused

Kohalikud omavalitsused

Mereõppeasutused

2.9. Aadress

Nimetus Aadress

Määratlus Aadressiks on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad edastamisviisist:

 dokumendi saatmisel postiga kasutatakse postiaadressi;

 dokumendi saatmisel e-postiga kasutatakse e-posti aadressi;

 dokumendi saatmisel DHX-ga kasutatakse DHX-s olevat

asutuse nime.

Kohustuslikkus Füüsilisel teabekandjal kohustuslik.

E-kirjal kohustuslik.

Digitaaldokumendil kohustuslik.

Alamelemendid -

Vormistus Dokumendile ei märgita aadressi, kui adressaadina kasutatakse

üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetust. Mitme adressaadiga

dokumendil võib olla mitu aadressi.

Kirjal vormistatakse aadress elemendi „Adressaat“ alla, alustades

lähiaadressist, lõpetades posti sihtnumbri ja maakonna nimega ning

saatmisel välisriiki, riigi nimega. Maakonnakeskuste korral võib

maakonna nime ära jätta, sel juhul kirjutatakse posti sihtnumber ja

linna nimi kõrvuti. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse

aadress üldjuhul ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja riik

kirjutatakse viimasele kohale aadressis (suurtähtedega).

Asukoht Aadress vormistatakse:

 kirjal adressaadiväljal;

 e-kirjal väljal „Kellele“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 9/18

Näited Riigisisene: 1. variant:

Valge 4

11413 Tallinn

Riigisisene: 2. variant:

Hoogla talu

Rägavere küla

Tapa vald

36135 Lääne-Viru maakond

Rahvusvaheline:

Setzbergstrasse 63

81549 München

GERMANY

E-postile

[email protected]

2.10. Pealkiri

Nimetus Pealkiri

Määratlus Pealkiri on dokumendi sisule antud lühikokkuvõte. Pealkiri

vormistatakse võimalikult lühike ja see peab avama üldistatult

dokumendi põhisisu.

Pealkiri vormistatakse kõigil ametis koostatavatel dokumentidel.

Kohustuslikkus Jah.

Alamelemendid -

Vormistus Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega ning kirjutatakse

nimetavas käändes, va korralduse pealkiri, kus tegevus kirjutatakse

seestütlevas käändes ja sõna „korraldus“ ei kasutata (nt „Sunniraha

tasumisest“). Pealkirja lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Pealkirja

reapikkus ei tohi ületada 30 tähemärki. Pealkiri ei ole reeglina pikem

kui kaks rida ning kirjal vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read

ei ulatuks üle lehe keskjoone.

Suuremahulised ja mitut küsimust käsitlevad dokumendid tuleb

liigendada mitme tasandi pealkirjadega.

Asukoht Kirjal tekstiväljal, e-kirjal väljal „Teema“.

Näited 2024. aasta andmete esitamine

Raha taotlemine koolituskulude katmiseks

Dokumentide haldamise kord kommenteerimiseks

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 10/18

2.11. Tekst

Nimetus Tekst

Määratlus Tekstina vormistatakse dokumendi põhisisu.

Kohustuslikkus Jah.

Alamelemendi Pöördumine, sisu, lõputervitus.

Vormistus Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool

järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus. Pöördumist ja lõputervitust

ei vormistata tavaliselt lühikirjade (teated, kaaskirjad jne) puhul.

Pöördumine:

Pöördumine vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu.

Pöördumine ei ole kohustuslik. Pöördumise vormistamisel kasutatakse

isiku ametinimetust, viisakustiitleid (proua, härra), tiitleid, auastmeid

või isiku perekonnanime. Riigisisese kirja pöördumise vormistamisel ei

kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ega kirjavahemärke pöördumise

lõpus. Kui adressaadiväljal on isiku nimi märgitud, siis pöördumises

enam nime ei kasutata. Välisriikidesse saadetavatel kirjadel asendub

rekvisiit „Pöördumine“ rekvisiidiga „Tervitus“.

Sisu:

Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt

arusaadav ja võimalikult lühike, dokument peab vastama eesti

kirjakeele normidele. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas

või mitmuse esimeses isikus (nt esitab, esitame).

Tekst rööpjoondatakse Rööpjoondamise korral ei või tekstis esineda

põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. Dokumendi teksti struktuur ja

ülesehitus sõltub koostatava dokumendi liigist. Kahe ploki vahe on üks

reavahe. Ühe ja sama dokumendi elementide vormistamiseks ei

kasutata erinevaid fonte ja suurusi (v.a pealkiri ja alampealkiri (nt

juhendid)). Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada alla

kriipsutatult, paksus või kaldkirjas.

Pikema dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks),

jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod

võib pealkirjastada. Mahukama dokumendi puhul võib pealkirjastada

ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse

üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid

peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise

piires, kusjuures number sisaldab kõigi suuremate jaotiste numbreid.

Lõputervitus:

Lõputervitus on teksti osa, mis vormistatakse vaid ametikirjal juhul, kui

pöördutakse konkreetse adressaadi poole (adressaat on nimetatud nii

adressaadiväljal kui ka pöördumises). Lõputervitusena kasutatakse nt

sõnu „Lugupidamisega“, „Austusega“, „Tänades“. Lõputervituses

kirjavahemärke ei kasutata. Element vormistatakse kaks rida tekstist

allpool.

Asukoht Dokumendiplangi täidetaval pinnal.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 11/18

Näited Pöördumine:

Austatud härra peaminister

Lugupeetud proua Tiik

Austatud professor Vaher

Inglise keeles

Dear Sir, kui meesadressaadi nime ei teata,

Dear sirs, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, kus kedagi ei

tunta,

Dear Sir or Madam, kui ei teata, mis soost on adressaat,

Dear Mr Smith, kui meesadressaat on teada,

Dear Ms Smith, kui adressaat on naissoost, aga ei ole teada, kas abielus

või vallaline,

Dear Mrs Smith, kui naisadressaat on abielus,

Dear Miss Smith, kui naisadressaat on vallaline,

Dear Gentlemen – (mitte dear Sirs), kui kiri läheb USA firmale.

Lõputervitus:

Austusega

Lugupidamisega

Lugupidavalt

Edu soovides

Tervitades

Inglise keeles

 kui kiri algab pöördumisega Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear

Sir or Madam, siis lõpetatakse kiri Yours faithfully;

 kui kiri algab isikliku pöördumisega Dear Mr Smith, Dear Mrs

Smith jne, siis lõpetatakse kiri Yours sincerely.

Signatuur e-kirjale

E-kirja lõpus on kirja saatja nimi, ametikoht, struktuuriüksuse ja

asutuse nimetus ning kontakttelefoni number. Ingliskeelse kirja puhul

kasutatakse ingliskeelset signatuuri. Transpordiametis kasutatakse

järgmise kujundusega e-kirja signatuuri:

Asutusesiseselt meili saatmisel ei ole signatuuri lisamine vajalik. Piisab

kui e-kirja lõpus on kirja saatja nimi, ametikoht, struktuuriüksuse

nimetus ning kontakttelefoni number.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 12/18

2.12. Allkiri

Nimetus Allkiri

Määratlus Allkiri on dokumendi sisu eest vastutajaga siduv kas omakäeliselt

allkirjastatud või digitaalallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed

andmetega allkirjaandja kohta.

Kohustuslikkus Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui

dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi.

Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga dokumentidel, nt teated,

memod jne. Sellisel juhul esitatakse ainult allkirjastaja andmed.

Alamelemendid -

Vormistus Omakäeline allkiri kirjutatakse loetavalt pärast lõputervitust, selle

puudumisel pärast teksti ja enne allkirjastajat. Omakäeline allkiri

kirjutatakse dokumendi tekstiväljal. Omakäeliselt antava allkirja

võltsimise ärahoidmiseks ja originaaldokumendil säilitamiseks tuleb

dokument allkirjastada sinise tindiga.

Digitaalselt allkirjastataval dokumendil märgitakse allkirjastaja kohale

(üks rida vahet) sulgudes (allkirjastatud digitaalselt).

Asukoht Pärast teksti.

Näited (allkirjastatud digitaalselt)

Karl Kask

peadirektor

2.13. Allkirjastaja

Nimetus Allkirjastaja ja allkirja kinnitamine pitseriga

Määratlus Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina,

autori või talle antud volituse alusel teise füüsilise isiku või

organisatsiooni nimel.

Kohustuslikkus Allkirjastaja märkimine dokumendile on kohustuslik sõltumata allkirja

kohustuslikkusest.

Alamelemendid Eesnimi ja perekonnanimi, ametinimetus või roll.

Vormistus Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega teenistujat,

paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse

järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe rea võrra allapoole.

Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad,

paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.

Kui allkirjastaja on määratud täidetud ametikohal oleva isiku

asendajaks, tuleb see vormistada kasutades sõna „ülesannetes“.

Kui dokumendil olevat allkirja on vaja kinnitada pitseriga,

vormistatakse see nii, et pitser riivab allkirja viimaseid tähti.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 13/18

Asukoht Vahetult pärast allkirja või märget (nt allkirjastatud digitaalselt) selle

kohta;

digitaalallkirja korral jäetakse allkirjastaja ees- ja perekonnanime ja

väljendi (allkirjastatud digitaalselt) vahele üks tühi rida.

Näited Margit Murakas

juhataja

personaliosakond

(allkirjastatud digitaalselt)

Martin Allikas

peadirektori asetäitja

peadirektori ülesannetes

2.14. Lisamärge

Nimetus Lisamärge

Määratlus Lisamärge vormistatakse dokumendile, kui sellele on lisatud teisi

dokumente.

Kohustuslikkus Lisade olemasolul kohustuslik.

Alamelemendid Kirjal:

selgitav sõna (Lisa: või Lisad:), pealkiri, lehtede arv, eksemplaride arv.

E-kirjal:

selgitav sõna, pealkiri, faili nimi ja vormingu tähis.

Teistel dokumentidel:

lisa nimetus kirjutatakse dokumendi tekstis.

Vormistus E-kirjal ja digitaalselt allkirjastatud dokumentidel kasutatakse

lisamärget kui lisatavate failide nimedest ei selgu dokumendi pealkiri

või sisu, kirja tekstist ei selgu lisatavate failide arv, vajalik on näidata

faili suurust, vormingut vms. Digitaalsete dokumentide lisafailide

nimetused peavad olema arusaadavad ja olema terviklikult koos ühes

digikonteineris.

Kui dokumendil on lisasid, tuleb kaaskirjale märkida nende loetelu,

lehekülgede ja eksemplaride arv. Lisade eksemplaride arvu ei märgita e-

kirjale ja digitaalselt allkirjastavatele dokumentidele. Kui dokument

edastatakse e-postiga, tuleb vastav info kirjutada e-posti tekstiväljale.

Kui dokumendi tekstis on lisad nimetatud, märgitakse väljale

„lisamärge“ kaks rida allpool allkirja lisade lehtede ja eksemplaride arv.

Kui dokumendil on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida

ka nende nimetused. Käskkirjadel ja protokollidel märgitakse lisa nimetus

dokumendi tekstis vastava punkti järel.

Korraldava dokumendi või protokolli lisa esimese lehe paremas

ülanurgas tehakse märge dokumendi kohta, mille juurde see kuulub.

Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 14/18

Asukoht Pärast allkirjastajat.

Näited Dokumendi tekstis märgitud lisade korral

Lisa: 5 lehel 3 eks

Encl. (lühend väljendist Enclosure): 5 pages – rahvusvaheline

kirjavahetus

Käskkirja puhul (tekstis):

Kehtestan Transpordiameti kütusekulude limiidid (lisatud).

Dokumendi tekstis märkimata lisade korral:

Lisa: Transpordiameti põhimäärus 5 lehel

Dokumendile lisataval dokumendil on omakorda lisa

Lisa: Transpordiameti 30.03.2021 arhiiviteatis nr 2 3 lehel 1 eks ja lisad

selle juurde 2 lehel 1 eks

2.15. Koostaja andmed

Nimetus Koostaja andmed

Määratlus Andmed dokumendi koostaja kohta.

Kohustuslikkus Kirjal ja ameti välistele adressaatidele saadetaval e-kirjal kohustuslik.

Alamelemendid Kirjal: Ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ja elektronposti aadress.

E-kirjal:

Ameti välistele adressaatidele saadetaval e-kirjal sõna

Lugupidamisega, ees- ja perekonnanimi, ametikoht struktuuriüksuses

(eesti keeles väikese algustähega), sõna tel (eesti keeles väikese

algustähega) ja telefoninumber (-numbrid), asutuse nimetus, asutuse

veebilehe aadress.

Ameti siseselt adresseeritaval e-kirjal andmekoosseisu ei reguleerita.

Vormistus Kirjal:

Väljasaadetaval dokumendil ühel real. Kui kirja koostaja on selle

allkirjastaja, siis märgitakse ainult telefoninumber, soovi korral selle

kõrvale elektronposti aadress.

E-kirjal:

Lugupidamisega

Eesnimi Perenimi

ametikoht

organisatsioon

telefoninumber

koduleht

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 15/18

Vormistus Kasutada sõna „Lugupidamisega“, jättes enne ees- ja perekonnanime

kirjutamist ühe tühja rea vahele. Kui ametikoha nimetus avab

ametikoha sisu, pole struktuuriüksuse nimetuse kirjutamine vajalik;

kui ametikoha nimetus ei ava ametikoha sisu, tuleb kirjutada vähemalt

osakonna nimetus, kus teenistuja töötab.

Juhul, kui e-kirja adressaatide hulgas on teist keelt kõnelevaid isikuid,

vormistatakse e-kirjal koostaja andmed enamusele saajatele

arusaadavas keeles. Kakskeelne vormistus ei ole soovitatav.

Kirjal ja e-kirjal:

Telefonumbri kirjutamisel jagatakse numbrid järgmiselt:

6-kohalise telefoninumbri korral on kirjapilt 777 777;

7-kohalise telefoninumbri korral on kirjapilt 777 7777;

7-kohalise mobiiltelefoni telefoninumbri korral on kirjapilt 517 7777;

8- kohalise mobiiltelefoni telefoninumbri korral on kirjapilt 5177 7777;

Rahvusvahelise suhtlemise korral: + 372 5177 7777; + 372 777 7777.

Asukoht Kirjal:

Vahetult enne kontaktandmete välja (plank, 1 lk). Kui dokument on

rohkem kui ühel lehel, vormistatakse element „koostaja“ analoogselt

kõigi teiste elementidega, st vahele jäetakse 2 tühja rida.

E-kirjal:

E-kirja lõpus.

Näited Kirja koostaja ja allkirjastaja on eri isikud:

Signe Õiglane

620 5505 [email protected]

Kirja koostaja on ka allkirjastaja:

620 5505 [email protected]

Mitu koostajat:

Mari Mägilane (õigusalased küsimused)

620 5594 [email protected]

Signe Õiglane (finantsküsimused)

620 5505 [email protected].

2.16. Kinnitusmärge

Nimetus Kinnitusmärge

Määratlus Kinnitamine on dokumendi tõendamise erivorm. Kinnitusmärke

tegemisega dokumendile omandab vastav dokument juriidilise jõu.

Kohustuslikkus Dokumendi kinnitamiseks antakse välja dokument, kui: kinnitamisele

peab järgnema rida protseduure (tutvustamine, täitmise järelevalve,

vastutus täitmise tagamise eest jms) või tunnistatakse kehtetuks või

tühistatakse samas küsimuses varem väljaantud dokument.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 16/18

Alamelemendid Sõna „KINNITATUD“, korraldava dokumendi kuupäev, dokumendiliigi nimetus ja number, vajadusel viide kinnitatava dokumendi lisa jrk nr-le.

Sõna „KINNITAN“, allkiri, ees- ja perekonnanimi, kinnitamise

kuupäev.

Vormistus Kinnitada võib allkirjaga või korraldava dokumendiga. Mõlemal juhul

on kinnitusel ühesugune juriidiline jõud. Kinnitatavad dokumendid (nt

põhimäärus, sisekorraeeskiri, juhend, akt) omandavad juriidilise jõu

pärast kinnitamist. või pärast ameti välist kooskõlastamist. Kinnitatav

dokument, mida ei kinnitata korraldava dokumendiga, kinnitatakse

allkirjaga (nt asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt). Sellekohane

kinnitusmärge tehakse dokumendi esilehe ülemisse parempoolsesse

nurka.

Lehtede numeratsioon on igal kinnitataval dokumendil eraldiseisev.

Asukoht Esilehe üleval parempoolses nurgas.

Näited KINNITATUD

Transpordiameti

03.08.2024. a

käskkirjaga nr 1.1-1/24/350

Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need

nummerdada. Kinnitusmärke alla kirjutatakse siis vastavalt Lisa 1, Lisa

2 jne.

KINNITATUD

Transpordiameti

03.08.2024. a

käskkirjaga nr 1.1-1/21/350

Lisa 5

Juhul, kui korraldava dokumendiga kinnitataval dokumendil endal on

lisa(d), nt (Dokumentide haldamise korra lisa 1), vormistatakse

põhidokumendi osad järgmiselt:

Lisa 1

Dokumentide haldamise korra juurde

Dokument (nt vara mahakandmise akt), mida ei kinnitata käskkirjaga,

vormistatakse üldplangile või valgele paberile ja tehakse kinnitusmärge

(ka siis, kui kinnitatakse digitaalselt).

KINNITAN

(allkiri) või (allkirjastatud digitaalselt)

Karl Kask

peadirektor

07.08.2024

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 17/18

2.17. Kooskõlastusmärge

Nimetus Kooskõlastusmärge

Määratlus Märge dokumendi sisu ja vormiga nõustumise kohta.

Kohustuslikkus Sõltub dokumendiliigist.

Alamelemendid -

Vormistus Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle

kohustuslik kooskõlastamine, toimub see läbi

dokumendihaldussüsteemi ja dokumendi kooskõlastus säilib

dokumendi juures olevas terviktöövoos ja metaandmetes.

Ameti saadetud dokumendid kooskõlastatakse ametikirjaga, kui

dokumendi saatja ei ole nõudnud teisiti.

Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi kõigepealt vahetu

juhiga, seejärel asjaomaste ameti struktuuriüksuste teenistujatega, kelle

pädevuses on vormistatava dokumendi sisuline või vormiline

nõustamine enne kui dokument esitatakse allkirjastamiseks.

Kui viseerijal tekib eriarvamus, kirjutatakse see e-kirjas või

vormistatakse DHS-s töövoos kommentaaride väljal, kusjuures tuuakse

välja see, millega viseerija pole nõus, miks pole nõus ning konkreetne

ettepanek muudatuse suhtes.

Ametis kasutatakse dokumendikavandite kooskõlastamiseks ainult

elektroonilist kooskõlastamise viisi.

Asukoht DHS-s menetlusinfos

Näited DHS-s menetlusinfos:

 Kooskõlastatud: Nõus/kooskõlastan;

 Kooskõlastatud märkustega 08.08.2024: Palun lisa lepingusse

täitmisperiood ning tellija poolne kontaktisik.

2.18. Koopia, ärakirja, väljavõtte, väljatrüki tõestus märge

Nimetus Koopia, ärakirja, väljavõtte, väljatrüki tõestusmärge

Määratlus Märge, mis tõendab dokumendi originaalsust.

Kohustuslikkus Jah, v.a ametis kasutatavatel füüsilisel teabekandjal olevatel

sisedokumentidel.

Alamelemendid Väljavõttes peab olema taasesitatud:

dokumendiliik (v.a ametikirja väljavõttel),

väljaandmise aeg ja dokumendiregistri number,

väljaandmise koht (v.a ametikirja väljavõttel),

pealkiri,

tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega),

allkirjastaja(te) nime(de) dešifreering(ud) ja

ametinimetus(ed).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 1_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 1 –

DOKUMENDIELEMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja Endla Metsaru 18/18

Vormistus Dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte, millega saab tõestada isiku

õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestatakse

tõestusmärke ja pitseriga järgmiselt: dokumendi esimese lehe

paremasse ülanurka kirjutatakse suurtähtedega sõna KOOPIA

(ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK),

dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole plangi

täidetava pinna vasakule poolele või ruumi puudusel lehe paremale

poolele tekstivabale pinnale tehakse tõestusmärge koos pitseriga nii, et

pitser riivab allkirja viimaseid tähti.

Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taas

esitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõtted vormistatakse

valgele taustale.

Digitaalse ärakirja, koopia või väljavõtte puhul asendab tõestusmärget

digitaalallkiri.

Ameti sisese asjaajamise käigus tehtud dokumendikoopiaid ei tõestata.

Mitmeleheküljeliste dokumentide koopiate kinnitamisel tehakse

KOOPIA ÕIGE märge viimasele lehele. Märge KOOPIA

vormistatakse dokumendi kõikidele lehtedele.

Tõestusmärkega dokumendi kinnitamise õigus on dokumenti haldaval

teenistujal (näiteks struktuuriüksuses hoitava dokumendi puhul

vastava struktuuriüksuse teenistujal, dokumendihalduri juures hoitava

dokumendi puhul dokumendihalduril jne).

Asukoht Dokumendi viimase lehe vasakpoolses osas; ruumi puudusel lehe

parempoolses osas.

Näited KOOPIA ÕIGE

(allkiri ja vajadusel pitser)

Signe Õiglane

dokumendihalduse üksuse dokumendihaldur

08.08.2024

TT_04_K1_Lisa 2_r2_Dokumendiplangid ja pitsatid.pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 2_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 2 –

DOKUMENDIPLANGID JA PITSATID

Kinnitatud: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 1/5

SISUKORD

1. DOKUMENDIPLANGID ............................................................................................................. 1

2. DOKUMENDIPLANKIDE KASUTAMINE ............................................................................... 1

3. DOKUMENDIPLANKIDE HOIDMINE ..................................................................................... 1

4. PITSATID ..................................................................................................................................... 2

5. PITSATI KASUTAMINE ............................................................................................................ 2

6. PITSATI TELLIMINE, KASUTUSELEVÕTMINE, HÄVITAMINE ........................................ 3

7. VAPIPITSATI REGISTREERIMINE .......................................................................................... 3

Lisa 1 Ameti dokumentide vormistamisel kasutatavad blanketid ........................................................ 4

1. DOKUMENDIPLANGID

1.1. Dokumendiplank on plank, millel on kindel formaat, peale märgitud koostatavate dokumentide

püsielemendid ning millele vormistatakse ameti ametlikud dokumendid.

1.2. Ameti dokumendiplankidel on logo (riigivapi kujutis) ja autor (ameti nimetus) (valitsusasutuste

ühtne visuaalne identiteet).

1.3. Ametis on kasutusel digitaalsed üld- ja kirjaplangid.

1.4. Dokumendiplangid on must-valged ja värvilised (kuldse trükiga).

2. DOKUMENDIPLANKIDE KASUTAMINE

2.1. Must-valgeid kirjaplanke kasutatakse igapäevases ametialases kirjavahetuses ja haldusaktide

vormistamisel. Värvilist kirjaplanki (kuldse trükiga) kasutatakse esindusblanketina (nt

tänuavaldused, visiidikutsed jms) ja neid allkirjastab ainult peadirektor.

2.2. Kirjaplangile vormistatakse asutusest väljaminevad kirjad, sh ametikirjad, kaaskiri, märgukiri,

selgitustaotlus, teabenõue, volikiri, tellimiskiri, liiklusvälise tegevuse luba jne.

2.3. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, otsused, korraldused, aktid, protokollid, järelevalve

aruanded, registripandi kandemäärused, määruskaebused, dokumentide hävitamisaktid.

2.4. Kui dokument allkirjastatakse paberil, vormistatakse see digitaalsele dokumendiplangile ja

prinditakse allkirjastamiseks välja.

2.5. Ameti dokumentide vormistamisel kasutatavate blankettide loetelu on väljatoodud Lisas 1.

3. DOKUMENDIPLANKIDE HOIDMINE

3.1. Digitaalseid dokumendiplanke (üldplank, eestikeelne ja ingliskeelne kirjaplank) hoitakse

dokumendihaldussüsteemis.

3.2. Ameti dokumentide (üldplank, kirjaplank) vormistamiseks kasutatakse ainult

dokumendihaldussüsteemis olevaid digitaalseid dokumendiplankide malle. Digitaalseid

dokumendiplankide malle kasutatakse sihipäraselt. Mallide kirjapeavälja (päis) ja

kontaktandmetevälja (jalus) ning veeriseid ei tohi muuta.

3.3. Turvaelementidega paberplanke tellib teabejuhtimise osakonna töötaja. Planke säilitatakse

struktuuriüksuses nii, et oleks välditud nendele kõrvaliste isikute juurdepääs.

3.4. Rikutud paberkandjal dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 2_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 2 –

DOKUMENDIPLANGID JA PITSATID

Kinnitatud: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 2/5

4. PITSATID

4.1. Pitsat – dokumendile pitseri jätmiseks kasutatav vahend.

4.2. Pitser – pitsatijäljend.

4.3. Tempel – dokumendile teatavas kindlas vormis informatsiooni kandmise vahend (näiteks

saabumismärke tempel, tõestusmärke tempel, e-tempel).

4.4. Vapipitsat

4.4.1. Vapipitsatid on:

4.4.2. eesti- ja ingliskeelne värvipitsat (sinine);

4.4.3. reljeefpitsat.

4.4.4. Vapipitsatil on väikese riigivapi kujutis. Riigivapi kohal „Transpordiamet“. Eesti- ja

ingliskeelse värvipitsatil lisaks „Estonian Transport Administration“.

4.4.5. Vapipitsateid tuleb hoida lukustatud kapis, kuhu võõrastel isikutel puudub juurdepääs.

Riigivapiga pitsati kasutamise, hoidmise, säilitamise eest vastutab vastutav teenistuja.

4.5. Transpordiameti lihtpitsat

4.5.1. Lihtpitsat on sõõrikujuline värvipitsat (sinine), pitsati keskel ühekordse kontuurjoonega

ümbritsetud sõõri sees kolme lõvi kujutis, kus sõõri ülemisel äärel „Transpordiamet“, sõõri

alumisel äärel „Estonian Transport Administration“.

4.5.2. Transpordiameti lihtpitsati kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab vastava

struktuuriüksuse juht, kellele on pitsat väljastatud.

4.5.3. Transpordiameti lihtpitsat on järgmistel struktuuriüksustel:

4.6. Struktuuriüksuse lihtpitsat

4.6.1. Struktuuriüksuse lihtpitsat on sõõrikujuline värvipitsat (sinine).

4.6.2. Sõõrikujulise pitsati keskel on ühekordse kontuurjoonega ümbritsetud sõõri sees

struktuuriüksuse nimi (eesti keeles).

4.6.3. Eesti- ja ingliskeelsel sõõrikujulisel pitsatil sõõri ülemisel äärel „Transpordiamet“, sõõri

alumisel äärel „Estonian Transport Administration”.

4.6.4. Transpordiameti struktuuriüksuse lihtpitsati kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab

vastava struktuuriüksuse juht, kellele on pitsat väljastatud.

4.7. Nimepitsatid

4.7.1. Ovaalikujuline (sinine) nimepitsat - ovaali ülemisel äärel „Transpordiamet“, alumisel äärel

„Estonian Transport Administration“. Nimepitsati keskel ühekordse kontuurjoonega

ümbritsetud ovaali sees on teenistuja ees- ja perekonnanimi.

4.7.2. Ristkülikukujuline värvipitsat (sinine) - nimepitsatil on teenistuja ees- ja perekonnanimi ning

üksuse- ja ametinimetus.

4.7.3. Teenistuja nimepitsat on ristkülikukujuline, millel on teenistuja ees- ja perekonnanimi.

4.8. Ameti e-tempel

4.8.1. E-tempel on digitaalne vahend digitaalsete dokumentide tõendamiseks. E-tempel annab

kinnituse, et amet on seotud konkreetse digitaalse dokumendiga ning dokumenti ei ole peale

kinnitamist muudetud.

5. PITSATI KASUTAMINE

5.1. Pitsat on ameti dokumendi autentsuse tõestamise vahend.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 2_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 2 –

DOKUMENDIPLANGID JA PITSATID

Kinnitatud: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 3/5

5.2. Väljasaadetav paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktis ette nähtud.

5.3. Vapipitsati kasutamise korral ei kanta dokumendile kinnitusmärget.

5.4. Vapipitsatit võib kasutada järgmistel dokumentidel:

 lipudokumendid (laevapereta prahitud laeva liputunnistus, ajutised liputunnistused,

merelaevatunnistus ja liputunnistus ning laevapilet) (reljeefpitsat);

 sertifikaadid;

 tehnoülevaatajate atesteerimise tunnistused (reljeefpitsat).

5.5. Ameti lihtpitseriga kinnitatakse:

 registreerimistunnistusi, kui sõiduk läheb EL-ist välja;

 väljastatud tõendeid;

 rahvusvahelisi ja piiratud juhilubasid;

 transiitmärgi tunnistusi;

 personalidokumente;

 rahvusvahelisi tehnoülevaatuse blankette;

 vajadusel dokumendi koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid, jms.

5.6. Struktuuriüksuse lihtpitseriga kinnitatakse näiteks ameti väljastatavad diplomid ja tunnistused,

tõendid jmt.

5.7. Dokumendi koopia, ärakiri ja väljavõte kinnitatakse tõestusmärke ja vajaduse korral pitseriga.

5.8. Digitaaldokumendi pabervariant kinnitatakse tõestusmärke ja vajaduse korral pitseriga.

6. PITSATI TELLIMINE, KASUTUSELEVÕTMINE, HÄVITAMINE

6.1. Pitsatite tellimist, väljastamist ning nende üle arvestuse pidamist korraldab teabejuhtimise

osakond.

6.2. Töölt lahkumisel, pitsati aegumisel või kasutuskõlbmatuks muutumisel tagastatakse see

teabejuhtimise osakonnale.

6.3. Rikutud ja kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab teabejuhtimise osakonna teenistuja

hävitamisakti ja korraldab hävitamise.

6.4. Pitsati kadumise korral tuleb viivitamata informeerida teabejuhtimise osakonda.

7. VAPIPITSATI REGISTREERIMINE

7.1. Vapipitsati kasutuselevõtmise, kasutamise lõpetamise või uue vastu väljavahetamise kohta teeb

teabejuhtimise osakond taotluse Riigikantseleile pitsati kasutuselevõtmise, kasutamise

lõpetamise või uue vastu väljavahetamise registreerimiseks „Riigivapiga ja teiste riiklikult

tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite näidiste registris“.

7.2. Teabejuhtimise osakond korraldab kehtetu vapipitsati hävitamise. Hävitamise kohta

koostatakse akt.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 2_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 2 –

DOKUMENDIPLANGID JA PITSATID

Kinnitatud: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 4/5

Lisa 1 Ameti dokumentide vormistamisel kasutatavad blanketid

Plank Kirjeldus Kasutusala

Üldplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis ja ameti nimetus

käskkiri, otsus, korraldus, akt,

protokoll, järelevalve

aruanne, registerpandi

kandemäärus, määruskaebus,

dokumentide hävitamisakt

Eestikeelne kirjaplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis, ameti nimetus ja

kontaktandmed

ametlik kiri, kaaskiri, volikiri,

ettekirjutus, liiklusvälise

tegevuse luba jne

Ingliskeelne kirjaplank A4 formaadis plank, millel on

riigivapi kujutis, ameti nimetus ja

kontaktandmed inglise keeles

välismaale saadetav ametlik

kiri

Laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

ühepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, ülaosas hõbefoolios

väikese riigivapi kujutis,

helesinine taustavärv plangi

esiküljel

laevadokument, -tunnistus ja

-sertifikaat

Laevadokumendi -

tunnistuse ja -sertifikaadi

kahepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, ainult plangi esiküljel

ülaosas hõbefoolios väikese

riigivapi kujutis, helesinine

taustavärv plangi esiküljel ja

pöördel.

laevadokument, -tunnistus ja

-sertifikaat (kahepoolne)

Laevadokumendi,

-tunnistuse ja -sertifikaadi

lisa ühepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel

laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi ühepoolne lisa

Laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

lisa ühepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel

laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi ühepoolne lisa

Laevadokumendi, -

tunnistuse ja -sertifikaadi

lisa kahepoolne plank

A4 formaadis, servades giljošš

ornament, helesinine taustavärv

plangi esiküljel ja pöördel

laevadokumendi, -tunnistuse

ja -sertifikaadi kahepoolne

lisa

Lennundusspetsialisti loa

plank

piklik, üleval vasakul vapp ja

asutuse nimi, vesitrükis 4 vappi

(3/1 kuld 872, sinine 286,

must/kuld 872

lennundusspetsialisti luba ja

tervisetõend

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 2_r2

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 2 –

DOKUMENDIPLANGID JA PITSATID

Kinnitatud: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 5/5

Lennunduse sertifikaadi

plank

A4 formaadis, ülal vasakul on

väike riigivapp ja ameti nimi (3/0

kuld 872, sinine 286, must),

plangi seerianumber

lennunduse sertifikaat,

ametlik kinnitus,

kontrollpiloodi

volitus/tunnistus

Lennunduse sertifikaadi lisa

ühepoolne plank

A4 formaadis, plangi

seerianumber

lennunduse sertifikaadi,

ametliku kinnituse,

kontrollpiloodi

volituse/tunnistuse lisa

SAFA järelevalve plank

(Proof of Ramp

Inspectation)

A4 formaadis isekopeeruv must-

valge plank, mille vasakul ülal on

must-valge väike riigivapp ja

ameti nimi.

SAFA järelevalve dokument

Veonduse järelevalve

väärteomenetluse plank

A4 formaadis isekopeeruv plank

kahes erinevas värvitoonis:

lühimenetluse otsus sinine ja

väärteoprotokoll roheline. A5

formaadis isekopeeruv kutse

plank on valge. Plankide vasakul

ülal on väikese riigivapi kujutis ja

ameti nimi

veonduse järelevalve

dokument

TT_04_K1_Lisa 3_r1_Dokumendiliikide vormistus ja menetlemine .pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 1/12

SISUKORD

1. KÄSKKIRI .................................................................................................................................... 1

2. KORRALDUS .............................................................................................................................. 2

3. KÄSKKIRJA JA KORRALDUSE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE .............................. 3

4. OTSUS .......................................................................................................................................... 4

5. KIRI (sh e-kiri) .............................................................................................................................. 5

6. TEABENÕUE ............................................................................................................................... 6

7. PROTOKOLL ............................................................................................................................... 9

8. AKT............................................................................................................................................. 10

9. LEPING....................................................................................................................................... 11

10. VOLITUS .................................................................................................................................... 11

11. KULUDOKUMENDID .............................................................................................................. 12

12. VAIE JA VAIDEOTSUS ............................................................................................................ 12

1. KÄSKKIRI

1.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

1.1.1. Käskkiri on haldusakt, mille annab välja peadirektor ametisisese tegevuse korraldamiseks

ning mis on kooskõlas õigusaktidega.

1.1.2. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisvate üksuste dokumentide

täitmiseks.

1.1.3. Käskkirjad jagunevad sisult:

 põhitegevuse käskkirjad;

 personalikäskkirjad.

1.2. Vastutajad

1.2.1. Käskkirja väljaandjaks on peadirektor.

1.2.2. Väljaantava käskkirja sisu ja vormistuse eest vastutab selle koostaja.

1.3. Käskkirja kooskõlastamine ja allkirjastamine

1.3.1. Käskkirja kooskõlastamiseks kasutatakse DHS-is või RTIP-is selleks ettenähtud töövoogu.

1.3.2. Põhitegevuse käskkirjad edastatakse töövooga kooskõlastamiseks asjasse puutuvatele ameti

teenistujatele.

1.3.3. Personalikäskkirjad edastatakse töövooga kooskõlastamiseks käskkirjas nimetatud teenistuja

struktuuriüksuse juhile.

1.3.4. Käskkirju allkirjastab peadirektor.

1.3.5. Käskkiri jõustub allkirjastamisest kui käskkirjas pole sätestatud teisiti.

1.3.6. Käskkirjad allkirjastatakse digitaalselt.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 2/12

1.4. Käskkirjade registreerimine

1.4.1. Käskkirjad registreeruvad infosüsteemis (süsteemi poolt) allkirjastamise hetkel.

1.5. Käskkirja kättesaadavuse tagamine, teatavaks tegemine ja täitmise kontroll

1.5.1. Põhitegevuse käskkiri edastatakse DHS-is töövooga täitmiseks kõigile käskkirjaga seotud

teenistujatele.

1.5.2. Käskkiri loetakse täidetuks kui käskkirja täitja on märkinud DHS-is/RTIP-is käskkirja

täidetuks.

1.5.3. Personalikäskkiri edastatakse DHS-is/RTIP-is töövoogu kasutades teadmiseks

 käskkirjas nimetatud teenistujale,

 teenistuja vahetule juhile,

 Allkirjastamiseks peadirektorile

 dokumendi koostajale ning

 Vajadusel Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsteenistujale/personaliteenistujale.

1.5.4. Distsiplinaarmenetluse käskkirja edastab riskijuhtimise osakonna teenistuja DHS-is töövoogu

kasutades:

 menetlusalusele

 teadmiseks menetlusaluse vahetule juhile.

 allkirjastamiseks peadirektorile

 täitmiseks personalispartnerile

 vajadusel Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsteenistujale/personaliteenistujale

1.5.5. Käskkirjaga tutvumise eest vastutab iga teenistuja, kellele see on teatavaks tehtud.

1.5.6. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirja tekstis määratud isik. Struktuuriüksused

jälgivad kehtivate käskkirjade aktuaalsust ja vajadusel teevad ettepaneku nende muutmiseks.

1.5.7. Käskkirja saab muuta, kehtetuks tunnistada või tühistada samal positsioonil teenistuja või

kõrgemalseisva struktuuriüksuse teenistuja uue käskkirjaga.

1.5.8. Käskkirja muutmisel või kehtetuks tunnistamisel muudetakse või tunnistatakse kehtetuks

esialgne käskkiri. Kui muudetakse vähemalt üks kolmandik käskkirja tekstist, koostatakse uus

käskkirja kavand, milles kavandatakse senise käskkirja kehtetuks tunnistamine. Selline märge

tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus näidatakse:

 kelle käskkiri (nt Veeteede amet, Transpordiamet jne);

 millisest kuupäevast ja millise registrinumbriga;

 millise pealkirjaga dokument kehtetuks tunnistatakse.

1.6. Käskkirja hoidmine

1.6.1. Kõik käskkirjad hoitakse DHS-is või RTIP-is selleks ettenähtud sarjas ja on kättesaadavad

vastavalt juurdepääsuõigustele.

2. KORRALDUS

2.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

2.1.1. Korraldus on tegevust korraldav dokument.

2.1.2. Korraldused jagunevad sisult:

 korraldus;

 riigihanke korraldus;

 puhkusekorraldus;

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 3/12

 lähetusekorraldus.

2.2. Vastutajad

2.2.1. Korralduse andjaks on peadirektori poolt volitatud isik (nt teenistuse direktor,

struktuuriüksuse juht).

2.2.2. Väljaantava korralduse sisu ja vormistuse eest vastutab selle koostaja.

2.3. Korralduse kooskõlastamine ja allkirjastamine

2.3.1. Korralduse kooskõlastamiseks kasutatakse DHS-i või RTIP-i töövoogu.

2.3.2. Korralduse allkirjastab peadirektori volitatud isik.

2.3.3. Korraldus jõustub allkirjastamisest, kui korralduses pole sätestatud teisiti.

2.3.4. Korraldus allkirjastatakse digitaalselt.

2.4. Korralduse registreerimine

2.4.1. Korraldused registreeruvad DHS-s või RTIP-s (süsteemi poolt) allkirjastamise hetkel.

2.5. Korralduse kättesaadavuse tagamine, teatavaks tegemine ja täitmise kontroll

2.5.1. Korraldusega tutvumise eest vastutab iga teenistuja, kellele see on teatavaks tehtud.

2.5.2. Korralduse täitmist jälgib koostaja või korralduse tekstis määratud isik.

2.5.3. Kui korraldust on vaja muuta, antakse välja uus korraldus ja eelmine tunnistatakse kehtetuks.

Kui korralduse lisaks on juhis, muudetakse või tunnistatakse kehtetuks esialgne korraldus.

Kui muudetakse vähemalt üks kolmandik korralduse lisa tekstist, koostatakse uus korralduse

kavand, milles kavandatakse senise korralduse kehtetuks tunnistamine. Selline märge tehakse

uue korralduse viimases punktis, kus näidatakse:

 kelle korraldus,

 millisest kuupäevast ja millise registrinumbriga,

 millise pealkirjaga dokument kehtetuks tunnistatakse.

2.5.4. Korralduse kehtetuks tunnistamisel või tühistamisel tunnistatakse kehtetuks või tühistatakse

esialgne korraldus.

2.6. Korralduste hoidmine

2.6.1. Kõik korraldused hoitakse DHS-is või RTIP-is selleks ettenähtud sarjas ja on kättesaadavad

vastavalt juurdepääsuõigustele.

3. KÄSKKIRJA JA KORRALDUSE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE

3.1. Käskkiri/korraldus vormistatakse üldplangile (vastavalt DHS-s ja RTIP-s olevatele mallidele).

3.2. Koostatavate käskkirjade ja korralduste tekst koosneb kahest osast:

3.3. preambula, kus viidatakse volitusnormile või -normidele, mille alusel käskkiri/korraldus

antakse;

3.4. korraldav osa. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis, ainsuse esimeses pöördes.

3.5. Tekstis õigusaktile viitamisel kasutatakse läbivat väiketähte ilma jutumärkideta (nt

riigivaraseadus, avaliku teabe seadus)

3.6. Tekstis nimetatud teenistuja ees- ja perekonnanimi ning struktuuriüksus ja teenistuja

ametinimetus kirjutatakse täielikult välja.

3.7. Käskkiri/korraldus ja käskkirja/korraldusega kinnitatava dokumendi teksti punktid võib

nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 4/12

alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad

pealkirjastatakse.

3.8. Käskkirjaga/korraldusega kinnitatud dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka

vormistatakse käskkirja/korralduse andmise aeg, number ja pealkiri ning sõna „lisa” (või

„lisa” koos järjekorranumbriga).

3.9. Käskkirja/korralduse kohustuslikud elemendid on:

 Käskkirja/korralduse väljaandmise koht;

 pealkiri;

 kuupäev ja registreerimisnumber;

 sisu;

 allkirjastaja;

 koostaja nimi.

3.10. Dokumendiliigi nimetus (korraldus märgitakse infovälja suhtes vasakveeriselt, sõrendatud)

nimetavas käändes, suurtähtedega (Näide: KÄSKKIRI, KORRALDUS).

3.11. Käskkirja/korralduse väljaandmise või koostamise koht märgitakse nimetavas käändes

vasakusse veerisesse, samale reale käskkirja/korralduse allkirjastamise kuupäeva ja

registreerimisnumbriga.

3.12. Käskkirja/korralduse pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi

põhisisu. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes. Pealkirja vormistamisel on soovitav mitte

ületada plangi mõttelist vertikaalset telgjoont. Pealkirja lõpus kirjavahemärke ei kasutata.

3.13. Käskkirja/korralduse tekst peab olema täpne, keeleliselt korrektne ning üheselt arusaadav.

3.14. Paragrahv, lõige ja punkt kirjutatakse sõnana siis, kui need alustavad lauset, samuti siis, kui

need alustavad lauset nummerdatud loetelus väikesetähega. Muudel juhtudel võib kasutada

lühendit.

3.15. Käskkirja/korralduse lisa (tabel, vorm, näidis, kaart, kavand, skeem või muu materjal) on

käskkirja/korralduse lahutamatu osa, millele on viidatud käskkirja/korralduse tekstis.

4. OTSUS

4.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

4.1.1. Otsus on volitusnormi alusel antav üld- või üksikakt.

4.1.2. Otsus on siduv nende jaoks, kellele see on adresseeritud (nt konkreetne ettevõtja), ning see

on vahetult kohaldatav.

4.1.3. Otsused jagunevad sisult:

 keskkonnamõjude hindamise otsus;

 lennundus- ja merendusalane otsus;

 rahvusvahelise reisilaevanduse toetuse otsus;

 välisriigi kutsekvalifikatsiooni tunnustamise otsus.

4.2. Otsuse koostamine ja vormistamine

4.2.1. Otsus vormistatakse üldplangile (vastavalt infosüsteemis olevatele mallidele).

4.2.2. Otsus koosneb sissejuhatusest, resolutsioonist, kirjeldavast ja põhjendavast osast.

4.2.3. Dokumendiliigi nimetus (otsus märgitakse infovälja suhtes vasakveeriselt, sõrendatud),

nimetavas käändes, suurtähtedega (Näide: OTSUS).

4.2.4. Otsuse pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu.

Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes. Pealkirja vormistamisel on soovitav mitte ületada

plangi mõttelist vertikaalset telgjoont. Pealkirja lõpus kirjavahemärke ei kasutata.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 5/12

4.2.5. Otsuse kohustuslikud elemendid on:

 otsuse andja (plangil);

 pealkiri;

 kuupäev ja registreerimisnumber;

 sisu;

 allkirjastaja.

4.2.6. Otsuse muutmise või kehtetuks tunnistamise eelnõu pealkiri peab sisaldama muudetava või

kehtetuks tunnistatava otsuse pealkirja.

4.2.7. Otsuses peab olema viide otsuse vaidlustamise võimaluste, koha, tähtaja ja korra kohta.

4.3. Otsuse kooskõlastamine ja allkirjastamine

4.3.1. Otsuse allkirjastab allkirjaõigust omav ameti teenistuja

5. KIRI (sh e-kiri)

5.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

5.1.1. Kiri on asutusele, juriidilisele või füüsilisele isikule adresseeritud dokument, millega

edastatakse või küsitakse informatsiooni. Kiri võib olla paberil, digitaalselt allkirjastatud

digitaaldokument või e-kiri.

5.1.2. E-kiri on ametlik dokument, mida hallatakse ametis võrdväärselt muu teabega.

5.1.3. Algatuskiri on esimene kiri, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või tegevusele.

5.1.4. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri, mis vormistatakse kirjaplangile.

Vastuskirja koostamisel tuleb viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viitele, küsimustele

vastata nende esitamise järjekorras ning eitavat vastust põhjendada.

5.1.5. Garantiikirjaga võtab amet endale kohustuse tasuda kirjas märgitud ajaks teatud kauba või

teenuse kasutamise eest. Garantiikiri kehtib kuni kohustuste täitmiseni. Garantiikirja tekst

peab sisaldama vähemalt andmeid garantii andja ja saaja kohta ning kauba või teenuse

nimetust ja kogust.

5.1.6. Ringkiri on dokument, mis sisaldab teavet olulistest muudatustest seadusandluses,

eeskirjades, protseduurides; selgitavat või nõuandvat mereohutust või meremehi mõjutavat

teavet, sealhulgas selgitavat või nõuandvat teavet või teavet seadusandlike, tehniliste või

administratiivsete asjaolude kohta. Ringkiri on mõeldud välisriikidele ja koostööpartneritele

(klassiühingud, reederid, merekoolid, laevaohvitserid jne).

5.1.7. Tõend antakse välja siis, kui on vaja mõnda asjaolu tõendada, näiteks kinnitada isiku

töötamist, mingit olukorda, liiklusregistri andmeid vms. Teksti märgitakse vajadusel

kehtivusaeg ja asutus, kellele tõend on esitamiseks antud.

5.1.8. Volikiri on kirjalikus vormis tehtud dokument, mis tõendab esindaja volitusi.

5.1.9. Arhiiviteatise kohustuslikud osad on järgmised (vt p 5.2.2, lisa 1, näidised):

 isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

 arhiiviteatises kasutatud dokumendi või dokumentide lühikirjeldus, milles näidatakse

vähemalt dokumendi liik ja selle loomise või saamise kuupäev;

 dokumendil põhinev jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;

 dokumentide leidandmed.

5.2. Vastutajad

5.2.1. Kirja algatamise või vastuskirja koostamise eest vastutab ameti teenistuja, kellele see on

ülesandeks tehtud või kelle struktuuriüksuse funktsioonist vastav vajadus lähtub.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 6/12

5.2.2. Kirja kooskõlastamise eest vastutavad asjasse puutuvad ameti teenistujad.

5.2.3. Kirja allkirjastab selleks pädev teenistuja.

5.3. Kirja koostamine ja vormistamine

5.3.1. Digitaalne ametikiri vormistatakse kirjaplangile.

5.3.2. Kiri vormistatakse fondiga Times New Roman, suurusega 12, reavahega 1 ning

rööpjoondatult. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse põhireavahega (taandridu ei kasutata).

5.3.3. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri võtab selgelt ja võimalikult lühidalt kokku

dokumendi sisu. Pealkirja lõppu ei lisata punkti.

5.3.4. Kirja tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult

lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.

5.3.5. Kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõista, alustatakse vastuskirja algatusdokumendi

refereerimist nii, nagu sellest aru saadi ja sellele järgneb vastus.

5.3.6. Vastuskirjas viidatakse algatusdokumendi kuupäevale ja viidale.

5.3.7. E-kirjale (nii Outlookis kui ka muus infosüsteemis koostatavale) kehtivad kõik

vormistusreeglid.

5.3.8. E-kirja teksti all kasutab teenistuja ametis kokkulepitud e-kirja signatuuri, kus on märgitud

teenistuja nimi, ametikoht, struktuuriüksus, telefon ja e-posti aadress ning soovi korral ameti

kontaktandmed (vt Lisa 1 p 2.11 „Signatuur e-kirjale“).

5.4. Kirja kooskõlastamine, allkirjastamine ja registreerimine

5.4.1. Kirja koostaja kooskõlastab dokumendi mustandi vastavalt vajadusele/kokku lepitud korrale

teiste ameti teenistujatega.

5.4.2. Vajadusel allkirjastab kirja allkirjaõigust omav ameti teenistuja.

5.4.3. DHS-is vormistatud kirjad registreeruvad süsteemis (süsteemi poolt) allkirjastamise hetkel.

5.4.4. E-posti teel edastatud ja registreerimist vajavad kirjad registreerib kirja koostaja DHS-is ise

või edastab kirja dokumendihaldurile registreerimiseks.

6. TEABENÕUE

6.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

6.1.1. Teabenõue on teabenõudja poolt seaduses sätestatud korras ametile esitatud taotlus teabe

saamiseks.

6.1.2. Kui teabenõudja edastatud taotlus ei ole sisuliselt teabenõue, menetletakse taotlust vastavalt

lähtudes taotluse tegelikust sisust. Teabenõudega ei ole tegemist ning pöördumise sisu

lahendatakse selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamiseseaduse alusel, kui:

 pöördumise sisust selgub, et ei soovita olemasolevat dokumenteeritud teavet, vaid

lahendust mõnele probleemile;

 esitatakse ettepanekuid või kaebusi;

 saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel vastuse

koostamist;

 soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu sooritamist, mis ei ole

seotud üksnes teabe väljastamisega.

6.2. Vastutajad

6.2.1. Teabenõuete lahendamise eest, samuti teabe avaldamise ja avalikustamise eest vastutab

vastava struktuuriüksuse juht.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 7/12

6.2.2. Ameti teenistujad, kelle valdusesse satub teabenõue vahetult teabenõudjalt, on kohustatud

selle registreerima DHS-is või edastama selle dokumendihaldurile registreerimiseks.

6.2.3. Kirjaliku teabenõude ametisisene menetlemine toimub analoogselt saabunud dokumentide

menetlemisega, arvestades selles juhendis toodud erisusi.

6.2.4. Kirjalikult esitatud teabenõude andmed peavad sisaldama:

 ees- ja perekonnanime,

 juriidilise isiku nime,

 teabenõudja kontaktandmeid (postiaadress, e-posti aadress või telefoninumber), mille

kaudu teavet väljastada,

 taotletava teabe sisu või dokumendi liiki, nimetust või dokumendielemente ja teabenõude

täitmise viisi.

6.2.5. Büroos vastu võetud teabenõudele märgitakse vastuvõtmise kuupäev, büroo nimetus, kus

see vastu võeti, vastuvõtja nimi ja allkiri.

6.2.6. Kui riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse teenistuja taotleb teavet teenistus- või

tööülesannete täitmiseks, peab ta teatama teabele juurdepääsu aluse ja eesmärgi.

6.2.7. Kolmandate isikute isikuandmete kohta teabe taotlemisel peab amet tuvastama teabenõudja

isiku.

6.2.8. Ametil on õigus nõuda kirjaliku teabenõude esitamist, kui teabenõudja ei ole rahul suuliselt

antud teabega.

6.2.9. Kui amet taotletud teavet ei valda, selgitab ta välja teabevaldaja ja edastab talle teabenõude

viivituseta, kuid mitte hiljem kui kolme (3) tööpäeva jooksul, teavitades sellest teabenõudjat.

6.3. Teabenõude registreerimine

6.3.1. Teabenõue registreeritakse saamise või sellele järgneval tööpäeval.

6.3.2. Teabenõuet ei pea registreerima, kui see on esitatud suuliselt ja sellele on kohe vastatud.

6.3.3. Registreerimisele kuuluvad suuliselt (edastatud vahetult või telefoni teel ja need ei saa kohest

vastust) esitatud või otse teenistuja e-postile saadetud teabenõuded. Sellisel viisil esitatud

teabenõuded registreerib DHS-is teenistuja, kellele teabenõue esitati või edastab selle

dokumendihaldurile registreerimiseks.

6.3.4. Kirjalikult esitatud teabenõuded, mis on saabunud DHX-ga, postiga või edastatud ameti

üldisele e-posti aadressile, registreeritakse dokumendihalduri poolt DHS-is ja suunatakse

täitmiseks struktuuriüksuse juhile, kes omab vastavat informatsiooni.

6.4. Teabenõude täitmine

6.4.1. Kas tegemist on teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või muu taotlusega, otsustab

dokumendihaldur analüüsides pöördumise sisu.

6.4.2. Teabenõude täidab teenistuja, kellele teabenõue täitmiseks edastati.

6.4.3. Teabenõue loetakse täidetuks, kui teave on teabenõudjale edastatud.

6.4.4. Teabenõudele võib vastata:

 suuliselt suulise teabenõude korral,

 avalikustatud teabe juurde juhatamisega,

 kirjalikult,

 pakkuda võimalust tutvuda teabega kohapeal.

6.4.5. Suuliselt väljastatakse teave üksnes juhul kui soovitakse andmeid:

 teabenõudja taotluse menetluse kohta,

 selle kohta, kas ameti valduses on soovitud teave.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 8/12

6.4.6. Teabenõudele peab vastama viivitamatult, kuid mitte hiljem kui viie (5) tööpäeva jooksul

alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.

6.4.7. Kui teabenõuet ei ole võimalik täita teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu, siis

tuleb viie (5) tööpäeva jooksul teabenõudjat sellest teavitada.

6.4.8. Teabenõude täpsustamiseks või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude

täitmise tähtaega pikendada viieteistkümne (15) tööpäevani, sellest viie (5) tööpäeva jooksul

teabenõudjat teavitades.

6.4.9. Teabenõude täitmiseks väljastatavad dokumentide koopiad saadetakse välja üldjuhul

kaaskirjata.

6.4.10. Teabenõudja nõudel peab teabe (ka avalikustatud teabe) väljastama paberkandjal ning

ametliku kinnitusega, kui kinnitus on vajalik teabenõudja õiguste ja vabaduste kasutamiseks

ning kohustuste täitmiseks.

6.4.11. Teabenõude täitmise tähtaja pikendamise kohta teeb dokumendihaldur või teabenõude

vastamise eest vastutav teenistuja märke DHS-i. Pikendamisest teatamise viisi valib vastutav

teenistuja lähtudes sellest, milline on kõige kiirem ja otstarbekam moodus teabe edastamiseks.

6.5. Teabenõude täitmisest keeldumine

6.5.1. Täitja keeldub teabenõude täitmisest, kui:

 taotletava teabe suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole taotletavale

teabele juurdepääsuõigust;

 ta ei valda taotletavat teavet ega tea, kes seda valdab, ning tal ei ole võimalik taotletava

teabe valdajat kindlaks teha;

 täitmine ei ole võimalik, kuna teabenõude täpsustamisel ei selgu, millist teavet

teabenõudja taotleb;

 samale teabenõudjale on taotletav teave juba antud ja teabenõudja ei põhjenda vajadust

saada teavet teist korda;

 füüsiliselt isikult ja eraõiguslikult juriidiliselt isikult taotletav teave ei käsitle avalike

ülesannete täitmist;

 teabenõude täitmine nõuab taotletava teabe suure mahu tõttu teabevaldaja töökorralduse

muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult

suuri kulutusi;

 teabenõuet ei saa täita ühekordse teabe väljastamisega;

 teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt süstematiseerida ja analüüsida ning selle

alusel on vaja uus teave dokumenteerida. Selline teabenõue loetakse selgitustaotluseks ja

sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadusega ettenähtud

korras;

 teabenõudja sideandmed puuduvad.

6.5.2. Keeldumisel teatab teenistuja teabenõudjale viie (5) tööpäeva jooksul põhjused, miks tal ei

ole võimalik teavet edastada, viidates ühtlasi seadusesättele, mille alusel teabenõude täitmisest

keeldutakse.

6.5.3. Kirjaliku teabenõude puhul vormistatakse keeldumine vastusena teabenõudjale.

6.6. Juurdepääsupiiranguga teabe edastamise erisused

6.6.1. Juurdepääsupiiranguga teabeks tunnistatud teavet edastatakse vaid juhul, kui teabenõudjal on

õigus juurdepääsuks nimetatud teabele tulenevalt isikuandmete kaitse seadusest või teistest

õigusaktidest.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 9/12

6.7. Teabenõude hoidmine

6.7.1. Teabenõuet hoitakse elektrooniliselt DHS-is. Füüsilisele teabekandjale vormistatud

dokumente hoitakse lisaks elektroonilisele versioonile ka toimikutes vastavalt liigitusskeemis

märgitud sarjadele.

7. PROTOKOLL

7.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond, vastutajad

7.1.1. Protokoll koostatakse nõupidamise või koosoleku arutelu käigu ning vastuvõetud otsuste

fikseerimiseks.

7.1.2. Protokolli nõuetekohase vormistamise ja säilitamise eest vastutab protokollija.

7.2. Protokolli koostamine ja vormistamine

7.2.1. Protokolli vormistab kokkutulnute poolt valitud või selleks eelnevalt määratud protokollija.

7.2.2. Kui päevakord nõuab kinnitamist, protokollitakse kõigepealt läbirääkimised päevakorra asjus

ja hääletustulemused. Järgneb (kinnitatud) päevakord. Päevakorrapunktid vormistatakse

nimetavas käändes. Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa.

7.2.3. Igal päevakorrapunktil on oma otsus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse

otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number

kajastuks otsuse numbris.

7.2.4. Protokoll peab olema võimalikult lühike kuid selge, täpne ja sisaldama arutlusalase probleemi

kohta igakülgset infot.

7.2.5. Protokollis peab olema kajastatud:

 dokumendi liigi nimetus,

 koosoleku/nõupidamise toimumise koht, kuupäev ja number,

 koosoleku/nõupidamise alguse ja lõpu kellaajad,

 osavõtjate nimed, rohkem kui 15 osavõtja korral koostatakse protokolli lisana osavõtjate

nimekiri. Sulgudesse märgitakse (registreerimisleht lisatud),

 koosoleku juhataja nimi,

 protokollija nimi,

 päevakorrapunktide loetelu,

 protokolli lisad (olemasolul),

 koosoleku/nõupidamise käik ja otsused.

7.2.6. Protokoll vormistatakse üldplangile. Protokoll peab üldiselt olema vormistatud ja

allkirjastatud digitaalselt hiljemalt kolme (3) tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist.

7.3. Protokolli kooskõlastamine, allkirjastamine ja registreerimine

7.3.1. Protokoll kooskõlastatakse kõigi koosolekul osalenutega.

7.3.2. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse

kõrvuti.

7.3.3. Protokollid allkirjastatakse ainult digitaalselt.

7.3.4. Protokollid registreeritakse DHS-is.

7.4. Protokolli kättesaadavuse tagamine ja hoidmine

7.4.1. Protokollija edastab asjaosalistele protokolli DHS-is töövooga või välistele asjaosalistele e-

postiga. Protokolle hoitakse DHS-is selleks ettenähtud sarjas ja on kättesaadavavad vastavalt

juurdepääsuõigustele.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 10/12

8. AKT

8.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

8.1.1. Akt on ametis juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument, mille on koostanud mitu teenistujat,

et kinnitada tuvastatud fakte või sündmusi (nt tööde üleandmis-vastuvõtmise akt, hävitamise

akt, asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise akt). Igal konkreetsel akti alaliigil on oma kindel

vorm ja elementide kogum.

8.2. Vastutajad

8.2.1. Akti koostab komisjon, selleks volitatud isik või asutuse/ettevõtte esindaja mingi fakti,

seisukorra või toimingu fikseerimiseks.

8.2.2. Väljaantava akti sisu ja vormistuse eest vastutab selle koostaja ja allkirjastaja(d).

8.3. Koostamine ja vormistamine

8.3.1. Akti vormistab koostaja üldplangile või valgele paberile (kui üheks osapooleks on teine

asutus/ettevõte või eraisik).

8.3.2. Akti vorming:

 dokumendiliigi nimetus AKT (vasakveeriselt, topeltkirjas);

 koostamise kuupäev;

 viit;

 koostamise koht;

 pealkiri (näitab, mille kohta akt on koostatud);

 tekst;

 allkirjad;

 aktile kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed;

 üleandmis-vastuvõtmisaktide puhul tuleb märkida üleandja, vastuvõtja nimi ning

ametikoht.

8.3.3. Kui akt vajab kinnitamist, vormistatakse kuupäev ja number dokumendiliigi nimetuse alla,

vahele jäetakse üks tühi rida. Paralleelselt kuupäeva ja numbriga vormistatakse kinnitusmärge

(vt dokumentide kinnitamine). Kui akt ei vaja kinnitamist, vormistatakse kuupäev ja number

paralleelselt koostamise koha nimetusega, lehe paremale poolele.

8.3.4. Pärast allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks valdkonda puudutava struktuuriüksuse või

komisjoni moodustanud struktuuriüksuse juhile.

8.3.5. Akti lisadele viidatakse allkirjadest allpool.

8.4. Akti kooskõlastamine ja allkirjastamine

8.4.1. Akt kooskõlastatakse DHS-is selleks ettenähtud töövoogu kasutades.

8.4.2. Akti allkirjastavad kõik akteerimisega seotud isikud. Tööde üleandmis-vastuvõtmisakti

allkirjastab esimesena üldjuhul tööde üleandja.

8.4.3. Akt allkirjastatakse digitaalselt.

8.5. Akti registreerimine

8.5.1. Aktid registreeritakse DHS-is vastava dokumendi sarja või järgdokumendina (lepingu aktid

lepingu juurde).

8.5.2. Akti registreerib dokumendihaldur või vastutav teenistuja (olenevalt akti sisust).

Struktuuriüksuses koostatud akti registreerib vastav struktuuriüksus.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 11/12

8.6. Akti hoidmine

8.6.1. Kõik aktid hoitakse DHS-is selleks ettenähtud sarjas ja on kättesaadavad vastavalt

juurdepääsuõigustele.

9. LEPING

9.1. Leping on tehing kahe või enama isiku (lepingupooled) vahel, millega lepingupooled

kohustuvad midagi tegema või tegemata jätma.

9.2. Lepingu koostamisel lähtutakse seadustest, hankekorrast ja dokumentide haldamise korrast.

9.3. Täpsem lepingute menetlemise protsess on kirjeldatud dokumentide haldamise korra lisas

„Lepingute menetlemise juhend“.

10. VOLITUS

10.1. Eesmärk ja kasutusvaldkond

10.1.1. Volitus on volitaja poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja õigusi

teha mingit toimingut esindatava nimel.

10.1.2. Volitused on tähtajalised või tähtajatud (kehtivad volituse kehtetuks tunnistamise lõpuni).

10.1.3. Volitataval ei ole edasivolitamise õigust, kui volituse tekstist ei tulene teisiti.

10.1.4. Peadirektor võib volitada teenistuse direktorit või struktuuriüksuse juhti tegema tehinguid

edasivolitamise õigusega.

10.2. Vastutajad

10.2.1. Volituse vormistamise eest vastutab isik, kellele see on ülesandeks tehtud.

10.2.2. Volitamise eest vastutab seda allkirjastav ameti teenistuja.

10.2.3. Volituse õiguspärase kasutamise eest vastutab volitatav ja/või volikirja adressaadile edastaja.

10.3. Volituse koostamine ja vormistamine

10.3.1. Volitus vormistatakse:

 üldkäskkirjana – allkirjastamis- ja esindusõigused toimingute tegemiseks;

 volikirjana – kauba või teenuse ostmiseks või tehingute tegemiseks.

10.3.2. Volituse tekstis märgitakse volitatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, volituse sisu ja

ulatus, vajadusel volituse kehtivuse tähtaeg ning volitatava sünnikuupäev või isikukood.

10.3.3. Kui dokumendis ei ole tähtaega märgitud, kehtib volitus teenistussuhte lõppemiseni,

konkreetse küsimuse täitmiseni või toimingu tegemiseni, milleks volitus on väljastatud.

10.4. Volituse kooskõlastamine ja allkirjastamine

10.4.1. Volitusele kirjutab alla peadirektor või tema poolt selleks volitatud teenistuja.

10.4.2. Digitaalselt allkirjastatav volikiri registreeritakse DHS-is poolt allkirjastamise hetkel.

10.5. Volituse kättesaadavuse tagamine

10.5.1. Volikiri kehtib alates selle allkirjastamist, kui esindatav ei ole määranud teisiti.

10.5.2. Esindusõiguse lõppemise alused:

 volitatav on sooritanud tehingu, milleks volitus oli antud;

 esindusõiguse tähtaeg on möödunud;

 volitaja võtab volituse tagasi;

 volitaja loobub volitusest.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_Lisa 3_r1

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD LISA 3 – DOKUMENDILIIGID,

VORMISTAMINE JA MENETLEMINE

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 12/12

10.5.3. Volitus edastatakse kas adressaadile või jäetakse volitusperioodi lõpuni volitatava valdusesse

kasutamiseks.

10.6. Volikirja hoidmine

10.6.1. Kõik volitused hoitakse DHS-is selleks ettenähtud sarjas ja on kättesaadavavad vastavalt

juurdepääsuõigustele.

11. KULUDOKUMENDID

11.1. Kuludokumendid on kuluaruanded (teenistujate kuludokumendid, mis kuuluvad

hüvitamisele) ja ostuarved (edaspidi arve - ametile müüja või teenuse pakkuja esitatud

dokument kauba maksumuse, tähtaja ja tingimuste kohta).

11.2. Teenistuste juhtide ja tugiosakondade juhtide kuludokumendid kooskõlastab ja kinnitab

finantsosakonna juhataja. Finantsosakonna juhataja kuludokumendid kinnitab tugiteenuste

teenistuse direktor ning tugiteenuste teenistuse direktori dokumendid riskijuht.

11.3. Kuluaruanded menetletakse RTIP-is, kus kinnitusringid on eelseadistatud vastavalt

kuludokumendi liigile.

11.4. Arveid menetletakse digitaalselt e-arvete keskkonnas. Paberarveid ei ole kohustuslik säilitada,

v.a EL rahastatavate projektide arved jm finantsdokumendid.

11.5. Esitatud arvel peab olema tellija esindaja (kontaktisiku) nimi, lepingu olemasolul lepingu

number ja töö vastuvõtmise kuupäev.

11.6. Arved registreeritakse ja suunatakse kooskõlastamiseks kindlaksmääratud

kooskõlastusringidele, mis on koostatud vastavalt eelarvele või kokkulepitud töökorraldusele.

11.7. Arvete maksimaalne kooskõlastamise aeg ühel kooskõlastajal on kaks(2) tööpäeva.

11.8. Kooskõlastusring on koostatud järjekorras:

 arve haldaja (tellija esindaja või projektijuht), kes kinnitab arve õigsust, lisab arve

selgitusse lepingu numbri (kui see ei ole arvel märgitud), riigihanke numbri, kokkulepitud

koodid või vajadusel muud täpsustavat infot arve sisu kohta ning viitab lingiga DHS-s

asuvale lepingule, aktile või tellimiskirjale, vajadusel lisab need;

 kui arve vajab sisu seisukohast lisakinnitamist, siis lisatakse kinnitusringi vastav

teenistuja;

 struktuuriüksuse juht või juhi määratud teenistuja, kes jälgib eelarvet;

 finantsosakonna kontroller, kes kontrollib arve õigsust, lisab finantsdimensioonid ning

edastab arve RTK teenistujale.

12. VAIE JA VAIDEOTSUS

12.1. Vaie on taotlus haldusakti või selle osa kehtetuks tunnistamiseks või ettekirjutuse tegemiseks

haldusakti andmiseks, toimingu sooritamiseks või asja uueks otsustamiseks. Vaide täitmise

tähtaeg on kümme (10) kalendripäeva.

12.2. Saaja sisestab vaide DHS-is vaiete toimikusse ning edastab täitmiseks dokumendihalduse

üksuse töötajale, kes määrab täitja ja teadmiseks saajad.

12.3. Vaidemenetluse tulemusena vormistatakse vaideotsus, millega lahendatakse õiguslik vaidlus

ameti ja isiku vahel.

12.4. Vaideotsus vormistatakse kirjaplangile, menetletakse vastavalt haldusmenetluse seadusele ja

eriseadustele. Vaideotsuse allkirjastab selleks õigust omav teenistuja.

12.5. Vaidemenetluse dokumentide vormistamine on täpsemalt kirjeldatud juhendis

vaidemenetluse dokumentide vormistamine Deltas ja vaidemenetluse korras.

TT_04_K1_r3_Dokumentide_haldamise_kord.pdf

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 1/9

SISUKORD

1. ÜLDSÄTTED .............................................................................................................................. 1

1.1. Eesmärk ................................................................................................................................ 1

1.2. Käsitlusala ............................................................................................................................ 1

1.3. Juhendi sihtrühm .................................................................................................................. 2

2. MÕISTED JA LÜHENDID ......................................................................................................... 2

3. OSAPOOLED JA VASTUTUS ................................................................................................... 3

4. SEOTUD DOKUMENDID.......................................................................................................... 3

4.1. Õigusaktid ............................................................................................................................ 3

4.2. Seotud juhendid ja muud dokumendid ................................................................................. 3

5. DOKUMENDIHALDUSE ÜLDSÄTTED .................................................................................. 4

6. DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA LÄBIVAATAMINE................................................ 4

7. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE .................................................................................... 5

8. DOKUMENTIDE LAHENDAMISEKS SUUNAMINE ............................................................ 6

9. DOKUMENTIDE TÄITMISE TÄHTAEG JA LAHENDAMINE ............................................. 6

10. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE ............................................................................................. 7

10.1. Dokumentide vormistamise üldnõuded ................................................................................ 7

10.2. Dokumendi kooskõlastamine ja allkirjastamine .................................................................. 7

11. E-KIRJA HALDAMINE JA VORMISTAMINE ........................................................................ 8

12. DOKUMENTIDE VÄLJASAATMINE ...................................................................................... 8

13. JUURDEPÄÄSUPIIRANGU SEADMINE ................................................................................. 8

14. DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMINE ................................................................................... 9

15. ASUTUSESISESELT DOKUMENDIST TEAVITAMINE JA DOKUMENDI

TUTVUSTAMINE ............................................................................................................................... 9

16. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ................................................................................................ 9

17. TOETAVAD INFOSÜSTEEMID ............................................................................................... 9

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Eesmärk

Dokumendihalduse korraldamine vastavalt õigusaktidele ja ameti eripäradele.

1.2. Käsitlusala

1.2.1. Kord kehtestab ameti dokumendihalduse põhinõuded.

1.2.2. Kord ei reguleeri töödokumentide haldamist, dokumentide arhiveerimist, juhtimissüsteemi

dokumentide, riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide menetlemist ja

haldamist ning kirjalikele kliendipöördumistele vastamist.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 2/9

1.2.3. Kord on kohustuslik kõigile ameti teenistujatele. Sellega saab tutvuda siseveebis või

dokumendihaldussüsteemis.

1.3. Juhendi sihtrühm

Korra sihtrühmaks on kõik asutuse teenistujad, kes loovad, menetlevad, säilitavad või haldavad

dokumente oma tööülesannete raames.

2. MÕISTED JA LÜHENDID

2.1. Asjatoimik – koondab dokumendihaldussüsteemis ühte toimikusse kõik konkreetset teemat

puudutavad dokumendid (lepingud, hinnapakkumised, kirjavahetus jms).

2.2. Avalik dokumendiregister (ADR) – dokumendiregistri avalik vaade, mille kaudu tagatakse

juurdepääs asutuse tegevuse käigus loodud või saadud avalikele dokumentidele.

Juurdepääsupiiranguga dokumentide kohta avalikustatakse registris ainult metaandmed.

2.3. Dokumendi vastutaja/täitja – teenistuja, kes vastutab dokumendi koostamise, menetlemise

või täitmise eest ning tagab, et dokument vastab kehtestatud nõuetele ja täidetakse

õigeaegselt.

2.4. Dokumendihaldur – teabejuhtimise osakonna (edaspidi TJO) teenistuja, kes menetleb ja

registreerib dokumente dokumendihaldussüsteemis.

2.5. Dokumendihaldus – dokumentidega teostatavate toimingute kogum, millega tagatakse

nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.

2.6. Dokumendihaldussüsteem – dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteem.

2.7. Dokumendivahetuskiht (DHX) – dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab

dokumendihaldussüsteemidel ja teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.

2.8. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse

või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või

tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus).

2.9. Jira – keskkond, milles toimub ameti kirjalike kliendipöördumiste haldamine.

2.10. Juurdepääsupiiranguga teave – teabevaldaja valduses olev teave, millele on kehtestatud

juurdepääsupiirang(ud) seaduses sätestatud korras.

2.11. Metaandmed – dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu

kirjeldavad andmed.

2.12. Resolutsioon – korraldus dokumendi täitjale või dokumendi täitmiseks.

2.13. Sari – vahend dokumentide grupeerimiseks tegevuste või toimingute kaupa või muude (liigi,

vormi, saamise, loomise, kasutamise) tunnuste alusel dokumendihaldussüsteemis.

2.14. Teenistuja – käesoleva dokumendi mõistes ameti töötaja või ametnik.

2.15. Terviktöövoog – järjestikustest üksikutest töövoogudest või tööülesannetest koosnev

menetlus või protsess dokumendihaldussüsteemis.

2.16. Toimik – dokumendihaldussüsteemis ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest

moodustatud üksus.

2.17. Töödokument – on dokumendi projekt, mis on koostatud tööprotsessi käigus sisemiseks

kasutamiseks ning millel puudub ametliku dokumendi staatus. Töödokument võib sisaldada

näiteks märkmeid, eelnõusid, kavandeid või tööversioone ning seda ei registreerita ega

säilitata dokumendihaldussüsteemis ametliku dokumendina.

2.18. Viit – dokumendi registreerimisnumber dokumendihaldussüsteemis.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 3/9

3. OSAPOOLED JA VASTUTUS

Osapool Vastutus protsessi raames

Ameti teenistuja Vastutab oma tööülesannete piires dokumendi loomise, menetlemise,

hoidmise eest.

Struktuuriüksuse juhataja

Vastutab struktuuriüksuse tegevuse korrektse dokumenteerimise,

dokumentide menetlemise, hoidmise ja täitmise tähtaegadest

kinnipidamise eest, sh töölt eemal oleva teenistuja pooleliolevate

tööülesannete tähtaegse täitmise eest.

Süsteemihalduse üksus

Vastutab teenistujatele dokumendihaldussüsteemi juurdepääsu

loomise eest ning ametivälistele kasutajatele (teabejuhtimise

osakonna kooskõlastatud taotluse alusel) juurdepääsu loomise ning

vajaduse lõppemisel selle peatamise või lõpetamise eest.

Õigusosakond

Vastutab lepingupõhjade ja lisade, õigusalaste arvamuste ja

seisukohtade andmise, riigihanke dokumentide, käskkirjade,

korralduste ja õigusosakonna menetlevate dokumendipõhjade

koostamise, kooskõlastamise ja õigusalaste arvamuste avaldamise

eest.

Personaliosakond

Vastutab personalikäskkirjade, atesteerimiskäskkirjade, teenistus- ja

personalialaste lepingute ning dokumentide registreerimise ja

allkirjastamise korraldamise eest.

Teabejuhtimise osakond Vastutab ameti dokumendi- ja arhiivihalduse ühtse korraldamise,

dokumendiplankide ja pitsatite tellimise ning hoidmise eest.

4. SEOTUD DOKUMENDID

4.1. Õigusaktid

 Arhiivieeskiri.

 Avaliku teabe seadus.

 Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus.

 Standard EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja

vorminõuded. Osa 1: Kiri.

 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused.

 Transpordiameti põhimäärus.

4.2. Seotud juhendid ja muud dokumendid

 TT_04_K1_J1_DHS Delta juhend

 TT_04_K1_J2_Lepingute menetlemise juhend

 TT_04_K1_J3_Kirjalike kliendipöördumiste haldamise juhend

 TT_04_K1_Lisa 1_Dokumendielementide vormistamise nõuded

 TT_04_K1_Lisa 2_Dokumendiplangid ja pitsatid

 TT_04_K1_Lisa 3_Dokumendiliigid ja nende menetlemine

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 4/9

 TT_04_K2_Dokumentide liigitusskeem

 TT_04_K3_Arhiivihalduse korraldamine

 TT_04_K4_Isikuandmete töötlemise kord

5. DOKUMENDIHALDUSE ÜLDSÄTTED

5.1. Ameti dokumente registreeritakse ja hallatakse erinevates keskkondades. Dokumentide

liigitusskeemis (vt p 4.2) on iga sarja juures märgitud, millises keskkonnas dokumente

hallatakse.

5.2. Erinevates keskkondades lähtutakse dokumentide haldamisel käesolevast korrast, kui

keskkonna kasutuskorrad või põhimäärused ei reguleeri teisiti.

5.3. Dokumente hallatakse kalendriaasta kaupa (1. jaanuar – 31. detsember).

5.4. Amet koostab, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Vajadusel väljastatakse

elektroonilisest dokumendist paberkoopia.

5.5. Ameti dokumendihalduses lähtutakse kehtivatest õigusaktidest, standarditest ja juhenditest.

Erinõuetega (nt haldus- ja majandustegevuse, personalitöö, raamatupidamise jne)

dokumentide koostamisel ja menetlemisel lähtutakse neid tegevusvaldkondi reguleerivatest

õigusaktidest ja eeskirjadest.

5.6. Ameti dokumendihaldust korraldab ja kehtestatud nõuete täitmist kontrollib teabejuhtimise

osakond.

5.7. Struktuuriüksuse dokumendihaldust korraldab struktuuriüksuse juht, kuid iga teenistuja

vastutab oma tööülesannete raames dokumentide nõuetekohase haldamise eest.

6. DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA LÄBIVAATAMINE

6.1. Ameti postiaadress on Valge tn 4/1, 11413 Tallinn ja e-posti aadress on

[email protected].

6.2. Üle DHX-i ning ametlikule posti- ja e-posti aadressile saabunud pöördumiste haldamisega

tegeleb teabejuhtimise osakond.

6.3. Kõik saabunud postisaadetised avatakse, jagatakse registreeritavateks ja

mitteregistreeritavateks ning kontrollitakse, kas adressaat ja lisad on olemas ja õiged ning

kas dokument on nõuetekohaselt allkirjastatud.

Avamisele ei kuulu*:

 ümbrikud märkega „ISIKLIK“ või „AVADA AINULT ADRESSAADIL“;

 ümbrikud riigisaladuse või salastatud välisteabe märkega (PIIRATUD, NATO

Restricted, Restreint UE/EU Restricted) edastatakse avamata vastavat õigust omavale

ameti teenistujale, kes registreerib dokumendid eraldi registris.

 ümbrikud, mille adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik.

*Nimetatud dokumendid edastatakse adressaadile avamata ja saabumismärketa.

6.4. Kui dokument saabub ekslikult, tagastatakse see saatjale või edastatakse õigesse kohta ning

saatjat teavitatakse. Kui dokument on adresseeritud ametile, kuid vastamine ei kuulu ameti

pädevusse, suunatakse see õigesse kohta ning saatjat teavitatakse.

6.5. Dokumendiga saabunud ümbrikku hoitakse dokumendi juures järgmistel juhtudel:

6.5.1. saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule;

6.5.2. postitempli alusel on vaja tõestada dokumendi väljasaatmise või saabumise

kuupäeva;

6.5.3. vaided;

6.5.4. salastatud märkega ümbrikud.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 5/9

7. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

7.1. Saabunud dokumendid, mis kuuluvad registreerimisele, registreeritakse vastavas

infosüsteemis üldiselt vastuvõtmise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval. Dokumendi

registreerimine infosüsteemis on ühekordne.

7.2. Registreerimist nõudev pöördumine sisaldab:

7.2.1. konkreetse asja menetluses konkreetset fakti või asjaolu;

7.2.2. infot lepingu sõlmimise, muutmise või lõpetamise kohta;

7.2.3. infot, mis vajab edasist menetlemist ja vastuskirja koostamist;

7.2.4. valdkonna spetsialisti(de) arvamuse küsimist;

7.2.5. nõuet analüüsida või koondada andmeid;

7.2.6. infot, mis vajab juhi nõusolekut, kooskõlastust või arvamust;

7.2.7. olulist või kontrollimist vajavat teavet.

7.2.8. info, millel on asutuse vaates tõendamisväärtus.

7.3. Registreerimisele ei kuulu:

7.3.1. kirjad märkega „Isiklik“;

7.3.2. tõendamisväärtuseta kirjavahetus (nt teenistujate vaheline informatiivne

kirjavahetus);

7.3.3. arved, kutsed, õnnitlused, tänukirjad, kaastundeavaldused;

7.3.4. automaatsed teated ja meeldetuletused (nt teated elektrikatkestuste kohta,

riigihangete aruande lisa esitamise automaatsed meeldetuletused jne);

7.3.5. reklaamtrükised, trükised ja üldised infomaterjalid (raamatud, bülletäänid,

informatiivse sisuga trükised);

7.3.6. perioodilised väljaanded (ajalehed, ajakirjad jne);

7.3.7. kirjad, mille adressaadiks on märgitud teine asutus või isik;

7.3.8. anonüümsed dokumendid/kirjad, kui need ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat

informatsiooni;

7.3.9. teistesse menetlussüsteemidesse registreeritavad dokumendid.

7.4. Mitteregistreeritavad saadetised edastatakse adressaadile või dokumendi sisule vastavalt

asjaomastele teenistujatele.

7.5. Iga teenistuja vastutab talle saadetud või üle antud dokumentide kiire edastamise eest

teabejuhtimise osakonnale. Dokument tuleb saata registreerimiseks hiljemalt ühe tööpäeva

jooksul.

7.6. Kui dokument saadetakse mitmele teenistujale, vastutab selle edastamise eest nimekirjas

esimene adressaat.

7.7. Kui dokument märkega „Isiklik“ osutub ametialaseks, vastutab dokumendi registreerimise

eest dokumendi saaja.

7.8. Enne dokumendi sisestamist dokumendihaldussüsteemi kontrollib registreerija dokumendi

terviklikkust, allkirju, lisasid ja adressaati. Kui dokumendil on puudusi, teavitab registreerija

sellest saatjat.

7.9. Dokumendi registreerija täidab dokumendihaldussüsteemis korrektselt kõik vajalikud

andmeväljad, valib dokumendile õige toimiku ning lisab vajadusel juurdepääsupiirangud.

Metaandmete täitmise ja dokumendi menetlemise juhised leiab DHS Delta kasutusjuhendist

(vt p 4.2).

7.10. Paberdokumendi esimesele lehele, paremasse alanurka, tehakse saabumismärge koos

kuupäeva ja viitega. Paberdokumendid skaneeritakse ja lisatakse dokumendihaldussüsteemi.

Ümbrikud hävitatakse, välja arvatud punktis 6.5 mainitud juhtudel.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 6/9

7.11. Kättesaamiskinnitust vajavate dokumentide kinnituse saadab dokumendi registreerija.

Õigusosakonnale adresseeritud dokumentide puhul saadab kinnituse õigusosakonna

teenistuja.

8. DOKUMENTIDE LAHENDAMISEKS SUUNAMINE

8.1. Dokumendi suunab täitjatele dokumendihaldussüsteemis dokumendi registreerija või

menetluse eest vastutaja. Täitmiseks edastamine on kirjeldatud dokumendihaldussüsteemi

Delta kasutusjuhendis (vt punkt 7 „Terviktöövoo loomine“).

8.2. Dokument suunatakse täitmiseks asjaga tegelevale teenistujale. Kui täitja ei ole selge,

edastatakse dokument struktuuriüksuse juhile või teenistuse direktorile, kes määrab täitja ja

vastamise tähtaja hiljemalt järgmiseks tööpäevaks.

8.3. Dokumendi resolutsioonis märgitakse vajadusel juhised dokumendi täitmiseks.

8.4. Dokumendil saab olla ainult üks peatäitja, kaastäitjaid võib olla mitu.

8.5. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, koordineerib asja täitmist ja koostab vastuse

peatäitja. Oma vastuse, kooskõlastuse või arvamuse saadavad resolutsioonis nimetatud

kaastäitjad töövoos määratud tähtajaks.

8.6. Kui dokumendi täitmine kuulub teisele teenistujale, delegeerib algne täitja tööülesande uuele

täitjale. Sel juhul on resolutsiooni lisamine kohustuslik.

8.7. Kui täitja on ebaselge, delegeeritakse dokument koos vastava resolutsiooniga tagasi

tööülesande andjale, kes korraldab täitja väljaselgitamise.

9. DOKUMENTIDE TÄITMISE TÄHTAEG JA LAHENDAMINE

9.1. Dokumentide läbivaatamise ja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele

järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

9.2. Dokumendid lahendatakse võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui dokumendi tekstis,

resolutsioonis või õigusaktides toodud tähtajal.

9.3. Vahetu juht võib asja lahendamiseks anda seaduses ettenähtust lühema tähtaja.

9.4. Ameti teenistujad on kohustatud jälgima registreeritud dokumentidele vastamiseks ettenähtud

tähtaegu.

9.5. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab täitja. Teenistuja äraolekul

vastutab ülesannete õigeaegse täitmise eest teenistuja asendaja, kuid ainult juhul, kui asendus

on süsteemis määratud.

9.6. Kui dokumendil on puudusi, antakse saatjale mõistlik aeg nende kõrvaldamiseks. Dokumendi

täitmise tähtaega hakatakse arvestama puuduste kõrvaldamisest.

9.7. Kui dokumendile ei ole võimalik tähtaja jooksul vastata, peab täitja paluma ülesande andjalt

tähtaja pikendamist.

9.8. Tähtaega võib pikendada ainult õigusaktides sätestatud korras, teavitades sellest saatjat.

9.9. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja/või

dokumendi saatjale on vastatud.

9.10. Kui õigusaktides ei ole sätestatud kirjaliku vastamise nõuet, võib ülesannet täita telefoni või

vestluse teel, märkides dokumendihaldussüsteemis ülesande täitmise töövoos kommentaari,

kes ja kuidas dokumendi täitis.

9.11. Kui töövoogu ei algatata või dokument ei vaja vastust, märgitakse sissetuleval kirjal kohe

täitmise kuupäev ja täitmismärke lahtrid.

9.12. Teadmiseks saadetud dokumendid tuleb dokumendihaldussüsteemis samuti täidetuks

märkida.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 7/9

9.13. Töövoogu ei tohi märkida täidetuks ilma vastusdokumenti koostamata või kommentaarita

selle kohta, kuidas tööülesanne täideti (nt tehtud toiming, vastatud telefoni teel vms).

10. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE

10.1. Dokumentide vormistamise üldnõuded

10.1.1. Dokumendid (sh e-kirjad) koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, standardites ja

dokumentide haldamise korras ettenähtud nõuetele. Dokumendi koostamisel järgitakse

konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja vorminõudeid (vt lisasid 1 ja 3).

Dokumendiplankide kirjeldused ja kasutusalad on toodud lisas 2 („Dokumendiplangid ja

pitsatid“).

10.1.2. Kõik vastava pädevusega teenistuja allkirjastatud ja ametist väljasaadetavad dokumendid

peavad olema vormistatud ameti plangil, v.a need dokumendiliigid, mis vormistatakse selleks

määratud dokumendivormil või tühjale lehele (vt lisa 3).

10.1.3. Dokumendi eelnõu või kavandi koostab teenistuja, kelle ametiülesandeks see on või kellele

see ülesanne on antud.

10.1.4. Dokument vormistatakse fondiga Times New Roman, suurusega 12, reavahega 1 ning

rööpjoondatult. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse põhireavahega (taandridu ei kasutata).

10.1.5. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri võtab selgelt ja võimalikult lühidalt kokku

dokumendi sisu. Pealkirja lõppu ei lisata punkti.

10.1.6. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja

võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.

10.1.7. Dokumendi koostaja täidab korrektselt infosüsteemis vastava dokumendiliigi ekraanivormi

väljad, valib õige sarja ja toimiku (sõltub dokumendi sisust) ning lisab vajadusel

juurdepääsupiirangu(d).

10.1.8. Dokumendi koostaja vastutab väljasaadetava dokumendi korrektse menetlemise eest: sisu,

vormistamine, dokumendiplangi, kooskõlastaja(te), allkirjastaja(te) valiku,

juurdepääsupiirangute ja tähtaegade määramise, registreerimiseks esitamise, saajate

määramise, aadressi olemasolu ja postitamisviisi määramise eest.

10.2. Dokumendi kooskõlastamine ja allkirjastamine

10.2.1. Koostaja kooskõlastab dokumendi kavandi vastavalt vajadusele/kokku lepitud korrale teiste

ameti teenistujatega (kasutab võimalusel eeldefineeritud töövoogu).

10.2.2. Dokumendi kavand kooskõlastatakse minimaalse kooskõlastajate osaluse põhimõttel, st

dokumendi kavand saadetakse ainult nendele teenistujatele, kes kooskõlastavad dokumenti

sisuliselt või vormiliselt.

10.2.3. Dokument kooskõlastatakse ülenevas järjekorras järgmiselt:

10.2.3.1. dokumendi kavandi koostaja vahetu juht (juhtudel, kui töövoogu ei algata

dokumendi koostaja, on esimene kooskõlastaja koostaja ise);

10.2.3.2. struktuuriüksuse juht;

10.2.3.3. vajadusel – teiste struktuuriüksuste või allüksuste juhid või teenistujad, keda

küsimus puudutab ja/või kellel on pädevus käsitletavas teemas.

10.2.4. Kooskõlastamise ajaks märgitakse dokumendihaldussüsteemis kaks (2) tööpäeva,

õigusosakonna teenistujale viis (5) tööpäeva.

10.2.5. Kui kooskõlastus on eitav või dokumenti on parandatud, tuleb kooskõlastusringi

kommentaaris välja tuua oma eriarvamus või tehtud muudatuste põhjendus.

10.2.6. Pärast kooskõlastusringi lõppu edastab dokumendi vastutaja selle allkirjastamiseks, olles

eelnevalt veendunud, et kõik parandused on dokumendis tehtud.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 8/9

10.2.7. Digitaaldokumendid paigutatakse allkirjastamisel ühte digikonteinerisse.

10.2.8. Dokumendi allkirjastab allkirjaõigust omav ameti teenistuja. Dokumentide allkirjastamise

õigus ja ulatus määratakse struktuuriüksuse põhimääruses, teenistuja ametijuhendis või

peadirektori käskkirjaga antud volituses.

10.2.9. Enne dokumendi allkirjastamist peab allkirjastaja veenduma, et tal on vastav volitus

dokumendi allkirjastamiseks.

11. E-KIRJA HALDAMINE JA VORMISTAMINE

11.1. Igal ameti teenistujal on ametialaseks kirjavahetuseks nimeline e-posti aadress kujul:

[email protected].

11.2. Saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust ameti tegevuse kohta, on ametlikud

dokumendid (hallatakse võrdväärselt teiste dokumentidega).

11.3. E-kirja teel saabunud infopäringutele vastatakse e-kirjade haldamise keskkonnas (nt Jira,

Outlook).

11.4. Dokumendi väärtusega e-kirjad registreeritakse ameti infosüsteemi(de)s koos kõigi

manustega. Manused salvestatakse eraldi vastavalt failivormingule ja e-kirja tekst

failivorminguga .eml, .msg. või .pdf.

11.5. E-kirjana väljasaadetavaid kirju ei vormistata dokumendiplangile (kiri vormistatakse

digiplangile, kui kiri nõuab allkirjastamist ja saadetakse e-posti manusena).

11.6. E-kirjale (nii Outlookis kui ka mõnes teises infosüsteemis koostatavale e-kirjale) kehtivad

kõik vormistusreeglid.

11.7. E-kirja teksti all kasutab teenistuja ametis kokkulepitud e-kirja signatuuri, milles on märgitud

teenistuja nimi, ametikoht, struktuuriüksus, telefon ja e-posti aadress ning soovi korral ameti

kontaktandmed (vt lisa 1, p 2.11 „Signatuur e-kirjale“).

12. DOKUMENTIDE VÄLJASAATMINE

12.1. Ametist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele või on puudulikud (nt

puuduvad lisad, allkiri jms). Sellisel juhul on teabejuhtimise osakonna töötajal või

allkirjastajal õigus dokument tagastada nõuetekohaseks vormistamiseks.

12.2. Kui dokument on dokumendihaldussüsteemis digiallkirjastatud, peab koostaja selle ise

adressaadile saatma või suunama teabejuhtimise osakonna töötajale koos märkusega, kuidas

see tuleks saata.

12.3. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi esimene kättetoimetamisviis on digitaalne. Kui

dokumenti ei ole võimalik adressaadile digitaalselt kätte toimetada, saadetakse see postiga.

12.4. Kui vastaja on saatnud e-kirja otse adressaadile oma nimelisest @transpordiamet.ee

postkastist, registreerib ta vastuse ise dokumendihaldussüsteemis või edastab selle

registreerimiseks teabejuhtimise osakonna töötajale.

12.5. Väljasaadetav paberpost tuuakse postitamiseks dokumendihaldurile või teistes

struktuuriüksustes üksuse juhi määratud teenistujale. Dokumendid postitatakse hiljemalt

järgmisel tööpäeval.

13. JUURDEPÄÄSUPIIRANGU SEADMINE

13.1. Ametisse saabunud ja ametis koostatud dokumendid, mis sisaldavad juurdepääsupiirangu

kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks (AK) reeglina

dokumendi laekumisel ametisse või dokumendi koostamisel ametis.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r3

DOKUMENTIDE HALDAMISE KORD

Kinnitamine: 18.08.2025 nr 1.1-1/25/91 Koostaja: Endla Metsaru 9/9

13.2. Juurdepääsupiirangu määramisel kehtestatakse selle kehtivusaeg ning määratakse

kehtestamise alus(ed).

13.3. Juurdepääsupiirangu hilisemal kehtestamisel loetakse algusajaks vastava otsuse tegemise

päev. Juurdepääsupiirangu tähtaeg määratakse lähtudes teabe iseloomust, kuni vajaduse

möödumiseni.

13.4. Asutusesiseseks teabeks mõeldud juurdepääsupiirangu kehtestamise eest vastutab dokumendi

koostaja ning sissetuleva dokumendi puhul registreerija.

14. DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMINE

14.1. Ameti dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega ameti veebilehel avaliku

dokumendiregistri (ADR) ja vastava kohustuse korral muu riikliku registri kaudu ning

teabenõude täitmisega. Teabe avalikustamisel lähtutakse avaliku teabe seadusest ja teistest

õigusaktidest.

14.2. ADR-i kaudu tagatakse juurdepääs juurdepääsupiiranguta haldusaktidele, saabunud ja

väljasaadetud dokumentidele (kirjad, taotlused, kooskõlastused, load jne) ning lepingutele.

14.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul avalikustatakse ainult dokumendi metaandmed

(reg nr, reg kpv, dokumendiliik, pealkiri, saatmisviis, vastutaja, adressaat, lahendamise

tähtaeg, juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg).

15. ASUTUSESISESELT DOKUMENDIST TEAVITAMINE JA DOKUMENDI

TUTVUSTAMINE

15.1. Dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub dokumendihaldussüsteemi

kaudu.

15.2. Dokument edastatakse dokumendihaldussüsteemis teadmiseks teenistujale, kelle teavitamise

vajadus tuleneb dokumendi sisust.

15.3. Kui ameti töökorraldusest tulenevalt on vaja kinnitust dokumendiga tutvumise kohta, teeb

teenistuja dokumendihaldussüsteemis tutvumismärke (mis on võrdsustatud

allkirjastamisega).

16. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

16.1. Ameti teenistuja lahkumise korral või teenistussuhte peatumisel kauemaks kui 60 päevaks,

vaadatakse koos vahetu juhiga üle pooleliolevad ülesanded (nt täitmisel lepingud,

lahendamisel olevad tööülesanded jne) ning vajadusel lõpetatakse pooleliolevad ülesanded

või suunatakse need edasi asendajale või vahetule juhile hiljemalt töölt lahkumise päevaks.

16.2. Teenistuja lõpetamata ülesannete lahendamine ja dokumendid jäävad tema asendaja või

vahetu juhi vastutusele.

16.3. Peadirektori teenistuskohalt vabastamisel vormistab teabejuhtimise osakond riigivara ja

juhtimise üleandmiseks üleandmise ja vastuvõtmise akti, milles märgitakse ameti põhivara

nimekiri liigiti ning eelarvevahendite ja rahaliste vahendite seis.

17. TOETAVAD INFOSÜSTEEMID

17.1. ASTRA - digitaalne töökeskkond, mille eesmärk on koondada kokku asutuse arhiivihaldusega

seotud protsessid.

Seosed

Nimi	K.p.	Δ	Viit	Tüüp	Org
Dokumentide haldamise korra kinnitamine	18.08.2025	1	1.1-1/25/91	Käskkiri	transpordiamet
Käskkiri	26.07.2021	1485	1.1-1/21/446	Käskkiri	transpordiamet
Käskkiri	28.04.2021	1574	1.1-1/21/251	Käskkiri	transpordiamet

Dokumentide haldamise korra kinnitamine

Failid

Digiallkirjad

Seosed