Käskkiri

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 1/20

SISUKORD

1. EESMÄRK ................................................................................................................................... 2

2. MÕISTED JA LÜHENDID ......................................................................................................... 2

3. KÄSITLUSALA .......................................................................................................................... 2

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS ................................................................................................... 3

5. SEOTUD DOKUMENDID.......................................................................................................... 3

6. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED ............................................................... 4

7. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE ........................................................................ 4

7.1. Üldosa .................................................................................................................................... 4

7.2. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine ...................................................................... 4

7.3. Dokumentide täitmisele suunamine ....................................................................................... 6

7.4. Dokumendi täitmise tähtaeg ja täitmine ................................................................................ 6

7.5. Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine ............................................... 7

7.6. Dokumentide menetlusringid ja allkirjastajad dokumendiliikide kaupa ............................... 8

7.7. Dokumendi registreerimine ja väljasaatmine ...................................................................... 13

8. DOKUMENDILIIKIDE VORMISTUS JA MENETLEMINE ................................................. 13

8.1. Üldosa .................................................................................................................................. 13

8.2. Käskkiri, korraldus ja otsus ................................................................................................. 13

8.3. Kiri ....................................................................................................................................... 15

8.4. Volitus ................................................................................................................................. 15

8.5. Leping .................................................................................................................................. 16

8.6. Teabenõue ............................................................................................................................ 17

8.7. Protokoll .............................................................................................................................. 17

8.8. Kuludokumentide menetlus ................................................................................................. 17

8.9. Vaie ja vaideotsus ................................................................................................................ 18

8.10. Akt .................................................................................................................................... 18

9. TEABE AVALIKUSTAMINE .................................................................................................. 18

9.1. Juurdepääsu korraldamine avalikule teabele ....................................................................... 18

9.2. Piiratud juurdepääsuga teave ............................................................................................... 19

10. UUE TEENISTUJA TEENISTUSSE ASUMINE ..................................................................... 20

11. ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE TEENISTUSEST VABASTAMISEL JA

ASUTUSESISESEL ÜLEVIIMISEL ................................................................................................ 20

12. DOKUMENTIDE HOIDMINE ................................................................................................. 20

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 2/20

1. EESMÄRK

1.1. Õigusaktidega kooskõlas oleva ja Transpordiameti (edaspidi ameti) iseärasustele vastava

asjaajamise korraldamine.

1.2. Kord määrab kindlaks ameti asjaajamise korraldamise põhinõuded.

2. MÕISTED JA LÜHENDID

2.1. Büroo – ameti teenindusbüroo ja selle esindus.

2.2. Dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK/DHX) – infosüsteemide andmevahetuskihil (x-

teel) asuv asutuste vaheline dokumendivahetussüsteem.

2.3. Dokumendihaldur – õigusosakonna dokumendihalduse üksuse (edaspidi DH üksuse)

teenistuja või tehniline assistent, kes menetleb ja registreerib dokumente DHS-is.

2.4. Dokumendi vastutaja/täitja – dokumendi täitmiseks saanud teenistuja, lepingu haldur või

dokumendi koostaja. Vastutab sisestamiseks vajalike dokumentide korrektsuse ja terviklikkuse

eest ning tähtaegse ja korrektse menetlemise ning vastusdokumendi koostamise ja

väljasaatmise eest.

2.5. Metaandmed – dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu

kirjeldavad andmed.

2.6. Resolutsioon – peadirektori, teenistuse direktori või struktuuriüksuse juhi korraldus

dokumendi täitjale või dokumendi täitmiseks.

2.7. Teenistuja – käesoleva dokumendi mõistes ameti töötaja või ametnik.

2.8. Terviktöövoog – järjestikustest üksikutest töövoogudest või tööülesannetest koosnev menetlus

või protsess DHS-is.

3. KÄSITLUSALA

3.1. Kord käsitleb ameti asjaajamisprotseduure ja sellega seotud toiminguid

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) https://delta.transpordiamet.ee.

3.2. Kord on kohustuslik kõigile ameti teenistujatele . Dokumentide registreerimisel ja menetlusel

peab teenistuja lähtuma asjaajamiskorrast ja DHS Delta juhendist.

3.3. Ameti dokumendid registreeritakse ja hallatakse erinevates andmekogudes ja infosüsteemides.

Dokumentide loetelu liigitusskeemis on sarjade juures viide andmekogule või infosüsteemile,

kus dokumente hallatakse (vt p 5.3.1).

3.4. Riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi ning

nende menetlemisel lähtutakse „Transpordiameti riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse

korrast“.

3.5. Asjaajamiskord ei reguleeri dokumentide arhiveerimist, juhtimissüsteemi dokumentide

menetlemist ja haldamist ning klienditagasiside korraldamist. Dokumentide arhiveerimist

käsitleb kord „TT_04_K3_Arhiivihalduse korraldamine“ (vt p 5.3.2).

3.6. Dokumentidele, mille vormistamise ja menetlemise suhtes kehtivad erinõuded, rakendatakse

korda niivõrd, kuivõrd õigusaktidest ei tulene teisiti.

3.7. Ameti asjaajamisperiood on kalendriaasta.

3.8. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal

järgmistel juhtudel: 1) kui dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud

õigusaktiga; 2) kui adressaadi e-posti aadress ei ole teada; 3) kui adressaat ei ole nõus

dokumendi elektroonilise edastamisega.

3.9. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib amet väljastada väljatrüki elektroonilisest

dokumendist.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 3/20

3.10. Ameti välistele DHS-i kasutajatele annab süsteemile juurdepääsu infotehnoloogia osakonna

teenistuja DH üksuse teenistuja heakskiidul. Kui isik ei vaja enam tööülesannete täitmiseks

DHS-ile juurdepääsu, siis kohustub ameti teenistuja või töötaja, kes juurdepääsu loomist

taotles, paluma kolme tööpäeva jooksul infotehnoloogia osakonnal juurdepääs lõpetada.

Välistele kasutajatele antakse ainult dokumendi vaatamisõigus nendele tööks vajalikes sarjades.

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS

Osapool (ametinimetus

või asutus või isik) Vastutus protsessi raames

Ameti teenistuja Vastutab korra nõuete täitmise eest, dokumendi sisulise ja tähtaegse

täitmise eest.

Dokumendi eest

vastutav isik

Vastutab väljasaadetavate ja ametisiseste dokumentide tähtaegse ja

korrektse menetlemise, registreerimise, allkirjastamise ja väljasaatmise

eest ning haldusaktide ja lepingute menetluseks esitamisel dokumentide

korrektsuse ja terviklikkuse eest.

Struktuuriüksuse

juhataja

Vastutab struktuuriüksuse asjaajamise korraldamise ja täitmise

tähtaegadest kinnipidamise eest, sh töölt eemal oleva teenistuja

pooleliolevate tööülesannete tähtaegse täitmise eest.

Infotehnoloogia

osakond

Vastutab teenistujatele DHS-i juurdepääsu loomise eest ning

ametivälistele kasutajatele, DH üksus kooskõlastatud taotluse alusel,

juurdepääsu loomise ning vajaduse lõppemisel juurdepääsu peatamise

või lõpetamise eest.

Õigusosakond Vastutab lepingupõhjade, lepingu lisade, õigusalaste arvamuste ja

seisukohtade andmise, riigihanke dokumentide, käskkirjade, korralduste

ja õigusosakonna menetletud muude dokumentide koostamise ja

kooskõlastamise ning arvamuse avaldamise eest.

Personaliosakond Vastutab personalikäskkirjade, atesteerimiskäskkirjade, teenistus- ja

personalialaste lepingute ja dokumentide registreerimise ja

allkirjastamise korraldamise eest.

Dokumendihalduse

osakond

Vastutab ameti dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest.

Vastutab ameti dokumendiplankide ja pitsatite tellimise ning

dokumendiplankide ja pitsatite hoidmise eest. Jälgib tööülesannete

täitmise tähtaegu.

5. SEOTUD DOKUMENDID

5.1. Õigusaktid

5.1.1. Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse

alused“.

5.1.2. Avaliku teabe seadus.

5.1.3. Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“.

5.1.4. EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:

Kiri.

5.1.5. Transpordiameti põhimäärus.

5.2. Seotud juhendid ja muud dokumendid

5.2.1. TT_04_K1_Lisa 1 – Dokumentide vorminõuded

5.2.2. TT_04_K1_Lisa 2 – Dokumendiplangid ja pitsatid

5.2.3. TT_04_K1_J1_DHS Delta juhend

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 4/20

5.3. Viited

5.3.1. TT_04_K2 Dokumentide loetelu

5.3.2. TT_04_K3 Arhiivihalduse korraldamine

5.3.3. Transpordiameti hankekord

5.3.4. TT_18_K1 Teenuste dokumentide kord

5.3.5. Vaidemenetluse juhend

6. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED

6.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, asjaajamiskorras ja

standardites ettenähtud nõuetele. Dokumendi vorminõuded on kirjeldatud asjaajamiskorra lisas

1 Dokumendi vorminõuded (vt p 5.2.1).

6.2. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul lähtutakse:

 dokumendi liigist;

 sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast;

 nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;

 võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

6.3. Dokumendi koostaja vastutab, et dokumendid on vormistatud vastavalt asjaajamiskorrale ja

vastavate keskkondade juhenditele.

6.4. Dokumendiplankide kirjeldused ja kasutusalad on toodud korra lisas 2 (vt p 5.2.2).

7. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE

7.1. Üldosa

7.1.1. Dokumendiringlus on dokumentide liikumine nende saamise või koostamise hetkest kuni

täitmiseni või väljasaatmiseni.

7.1.2. Saabuvate dokumentide ringlus sisaldab:

 dokumentide vastuvõtmist ja esmast läbivaatamist;

 dokumentide registreerimist DHS-is;

 dokumentide edastamist tööülesande täitmiseks;

 vastusdokumendi koostamist ja väljasaatmist (vajadusel);

 dokumentide täitmise kontrolli;

 paberdokumentide toimikutesse paigutamist.

7.2. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

7.2.1. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine vastavalt saabumise kanalile:

Dokument Vastuvõtja Registreerija

üldistele e-posti aadressidele dokumendihaldur ja

infokeskus

dokumendihaldur, büroos ja

osakonnas struktuuriüksuse

juhi määratud teenistuja

DHX (DVK) dokumendihaldur, sõidukite registreerimise osakonna

teenistuja

post, käsipost või kuller dokumendihaldur, büroos ja esinduses struktuuriüksuse juhi

määratud teenistuja

teenistuja ameti e-posti aadressile teenistuja

e-postiga saabunud kohtuasjas esimene

saabunud dokument

DH üksuse dokumendihaldur

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 5/20

e-postiga saabunud kohtuasja

jätkudokumendid

õigusosakonna teenistuja

e-postiga saabunud mitmele

teenistujale adresseeritud dokument

esimene adressaat

e-toimikust menetlusdokumendid õigusosakonna teenistuja

7.2.2. Saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab teenistuja, kes selle vastu võttis. Vajadusel

edastab ta dokumendi registreerimiseks dokumendihaldurile.

7.2.3. Kõik ametisse saabunud postisaadetised avatakse, kontrollitakse adressaadi õigsust ning

allkirjade ja lisade olemasolu ja registreeritakse, välja arvatud:

 ümbrikud märkega ISIKLIK või AVADA AINULT ADRESSAADIL;

 avalike konkursside pakkumised, kandideerijate avaldused ja materjalid, mis on

varustatud märgusõnaga;

 ümbrikud riigisaladuse või salastatud välisteabe märkega PIIRATUD (NATO Restricted,

Restreint UE/EU Restricted), KONFIDENTSIAALNE (NATO Confidential,

Confidentiel UE/EU Confidential, MEDICAL Confidential), SALAJANE (NATO

Secret, Secret UE/EU Secret);

 ümbrikud, mille adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik;

 trükised, ajalehed, ajakirjad, pressiteated;

 kutsed, õnnitlused, saabunud kaastundeavaldused;

 automaatsed teated (teated elektrikatkestuste kohta, riigihangete aruande lisa esitamise

automaatsed meeldetuletused jne);

 dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;

 dokumendid, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;

 teistesse menetlussüsteemidesse registreeritavad dokumendid.

Nimetatud dokumendid edastatakse adressaadile avamata ja saabumismärketa.

7.2.4. Riigisaladuse või salastatud välisteabe märkega ümbrikud edastatakse esimesel võimalusel

vastava allregistri registripidajale või registripidajale.

7.2.5. Dokumendid registreeritakse DHS-i vastavalt dokumentide liigitusskeemile. Metaandmete

täitmine ja menetlus DHS-is on kirjeldatud DHS Delta juhendis (vt p 5.2.3).

7.2.6. Dokumente registreeritakse üks kord. Registreeritud dokumente struktuuriüksuses uuesti ei

registreerita.

7.2.7. Dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.

7.2.8. Kohtuasjade ja muude kättesaamiskinnitust vajavate dokumentide kinnituse saadab

dokumendi registreerija. Õigusosakonnale adresseeritud dokumentide puhul saadab kinnituse

õigusosakonna teenistuja.

7.2.9. Saabunud dokumendid registreeritakse saabumise päeval või hiljemalt saabumise päevale

järgneval tööpäeval.

7.2.10. Enne andmete DHS-i sisestamist kontrollib dokumendi registreerija dokumendi terviklikkust,

vajadusel allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi

õigsust. Puudustega dokumendi korral teatab dokumendi registreerija sellest saatjale.

7.2.11. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje paremasse alanurka vabale pinnale tehakse

saabumismärge, mis sisaldab dokumendi saabumise/registreerimise kuupäeva ja viita.

Paberdokumendid skaneeritakse ja lisatakse DHS-is Delta metaandmete juurde.

7.2.12. Ümbrikud üldjuhul hävitatakse, v.a kui postitemplit on vaja dokumendi väljasaatmise või

saabumise kuupäeva tõestamiseks.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 6/20

7.3. Dokumentide täitmisele suunamine

7.3.1. Dokumendi suunab täitjatele DHS-is Delta dokumendi registreerija või menetluse eest

vastutaja. Struktuuriüksuste tehnilised assistendid suunavad tööülesandeid täitmiseks oma

struktuuriüksuse piires, kui valdkondade vahel ei ole kokku lepitud teisiti.

7.3.2. Dokumentide täitmiseks edastamine on kirjeldatud DHS Delta juhendis. Kui mingil põhjusel

ei ole võimalik dokumenti DHS-i kaudu edastada (näiteks puudub täitjatel juurdepääs DHS-i

), siis võib dokumendi ja selle resolutsiooni edastada ka e-posti teel või viia dokumendi otse

täitjale.

7.3.3. Täitmiseks edastamisel märgitakse vajadusel juhised dokumendi täitmiseks (reolutsioon).

7.3.4. Vaided edastatakse täitmiseks DH üksuse peaspetsialistile, kes määrab õige täitja.

7.3.5. Dokument suunatakse täitmiseks otse asjaga tegelevale teenistujale, vajadusel

struktuuriüksuse juhile teadmiseks või kui ei ole teada tegelik täitja, täitmiseks

struktuuriüksuse juhile ja vajadusel teadmiseks teenistuse direktorile. Juht määrab oma

resolutsiooniga dokumendi täitja ja vajadusel vastamise tähtaja ning edastab selle DHS-i

kaudu hiljemalt järgmiseks tööpäevaks.

7.3.6. Dokumendil saab olla ainult üks peatäitja, kaastäitjaid võib olla mitu. Struktuuriüksus või

teenistujate grupp ei saa olla täitjaks v.a käsutamise keelumärgete ja liiklusregistri alane

kirjavahetus.

7.3.7. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, siis koordineerib asja täitmist ja koostab vastuse

peatäitja. Oma vastuse, kooskõlastuse või arvamuse saadavad resolutsioonis nimetatud

kaastäitjad terviktöövoos määratud tähtajaks.

7.3.8. Kui dokumendi täitmine on tehtud ülesandeks struktuuriüksusele või teenistujale, kelle

kompetentsi ei kuulu selle dokumendi täitmine, siis pöördutakse resolutsiooni

ümbertegemiseks selle kirjutanud teenistuja poole, kes otsustab resolutsiooni muutmise üle.

7.3.9. Kui asja täitmine ei kuulu ameti pädevusse, edastatakse dokument teisele vastutavale

asutusele, teavitades sellest saatjat kirjalikult.

7.4. Dokumendi täitmise tähtaeg ja täitmine

7.4.1. Dokumendid täidetakse võimalikult kiiresti, kuid mitte kauem kui dokumendi tekstis või

õigusaktides toodud tähtajal.

7.4.2. Kui dokumendi sisust, resolutsioonist ja õigusaktidest ei tulene teisiti, on vastamistähtajad

järgmised:

Tähtaeg Selgitus

5 kalendripäeva määruskaebused

10 kalendripäeva vaided

15 kalendripäeva väärteomenetluse alustamine

30 kalendripäeva kaebused väärteomenetluse algatamata jätmise peale

lennundustehniliste töötajate load

55 kalendripäeva õhusõiduki meeskonnaliikme sertifikaat (CMC)

60 kalendripäeva saabunud kahjunõue

1 tööpäev liiklusregistri klientide tagasiside dokumendid ja kliendiinfo

päringud

3 tööpäeva juhtimisõiguse äravõtmise dokumendid; juhilubade ja sõidukite

registreerimismärkide vargusteatised

väikelaevajuhtide, ameti- ja järelkoolituse ning ADR koolituse

eksamiprotokollid

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 7/20

digitaalselt allkirjastatud sõidukite ajutiselt registrist kustutamised

või taastamised, võõrandamisest teatamised, registreerimismärgi

duplikaadi taotlemised ja autorongi andmete deklareerimised

mehitamata õhusõidukite kooskõlastused

5 tööpäeva teabenõuded

mehitamata õhusõiduki ühekordsed load

keelumärked

aeronavigatsiooniline nõustav teade lennundusvaldkonnas

(NOTAM)

piloodiload

lennujuhi load

10 tööpäeva lennunduse koolitusorganisatsioonide (DTO) deklaratsioon

180 tööpäeva lennunduse koolitusorganisatsioonide (DTO) koolitusprogramm

esimesel võimalusel,

tähtajaks määratakse 30

kalendripäeva

politsei ja kohtute päringud

7.4.3. Dokumentide läbivaatamise ja asja täitmise tähtaegu arvestatakse alates registreerimisele

järgnevast tööpäevast, kui seadusest ei tulene teisiti.

7.4.4. Kui dokumendil on puudusi, siis antakse dokumendi saatjale mõistlik tähtaeg (tavaliselt 10

kalendripäeva või õigusaktides kehtestatud tähtaeg) puuduste kõrvaldamiseks ning teatatakse,

et puuduste kõrvaldamata jätmisel jäetakse saatja pöördumine läbi vaatamata. Puuduste

kõrvaldamisel hakatakse dokumendi täitmise tähtaega lugema puuduste kõrvaldamisest.

7.4.5. Kui dokumendile ei ole võimalik tähtaja jooksul vastata, tuleb täitjal paluda ülesande andjalt

tähtaja pikendamist.

7.4.6. Tööülesande täitmise tähtaega võib pikendada kahe kuuni või kuni ülesande täitmiseks

vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Vaide tähtaega võib pikendada maksimaalselt 30

päeva võrra.

7.4.7. Kui õigusaktides pole täitmise kirjalikku nõuet, võib ülesannet täita telefoni, e-posti või

vestluse teel.

7.4.8. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja/või

dokumendi saatjale on vastatud.

7.4.9. Kui ülesanne on täidetud operatiivselt näiteks telefoni teel, siis tehakse DHS-is ülesande

täitmise töövoos täitmismärge, kus näidatakse, kes ja kuidas dokumendi täitis. Täitmismärke

sisestab täitja täitmismärke sektsiooni ja lisab tööülesande täitmise kuupäev.

7.4.10. Kui töövoogu ei algatata ja tööülesanne täidetakse vastusdokumenti koostamata, siis

sissetuleval kirjal täidetakse täitmise kuupäeva ning täitmismärke lahtrid.

7.4.11. Teadmiseks saadetud dokumendid tuleb DHS-is samuti täidetuks märkida.

7.4.12. Dokumenti ei tohi märkida täidetuks vastusdokumenti koostamata või kirjeldamata kuidas

tööülesanne täideti (nt tehtud toiming, vastatud telefoni teel vms).

7.5. Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine

7.5.1. Dokumendi eelnõu või kavandi koostab teenistuja, kelle ametiülesandeks see on või kellele

see ülesandeks anti. Dokumendi koostamisel järgitakse konkreetsele dokumendiliigile

ettenähtud sisu- ja vorminõudeid.

7.5.2. Ühe isiku üheaegselt mitmel viisil esitatud samasisulisele avaldusele, märgukirjale,

selgitustaotlusele või muule taolisele, koostatakse üks vastusdokument.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 8/20

7.5.3. Digitaaldokumentide koostamisel tuleb arvestada failivormingutega, mille on Rahvusarhiiv

heaks kiitnud.

7.5.4. Kehtivad arhiivivormingud on sätestatud Arhiivieeskirja lisas 1 (vt p 5.1.3). Enamlevinud

lubatud kontoritarkvara vormingud on järgmised:

Dokumendi tüüp Arhiivivorming

Tekstidokumendid TXT; ODT; DOCX; PDF ver /A-2a või /A-2u

Tabelid ODS; XLSX; CSV

E-kirjad EML; MSG; MBOX

Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kapsel ASICE

7.5.5. Vormistuslikud vead on dokumendihalduril õigus parandada ilma dokumenti uuesti

kinnitamata.

7.5.6. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu vajadusel kõigepealt oma vahetu juhiga ning

seejärel nende teenistujatega, keda küsimus puudutab. Optimaalne kooskõlastusring koosneb

2-3 teenistujast.

7.5.7. Vajadusel kooskõlastatakse dokument keelelise korrektsuse tagamise eesmärgil pädeva

isikuga (merendusterminoloog vm).

7.5.8. Õigusalast kooskõlastust vajavad dokumendid kooskõlastatakse õigusosakonnaga.

7.5.9. Kui dokument eeldab mitme struktuuriüksuse seisukohta, kajastatakse need dokumendis.

7.5.10. Eitava kooskõlastuse korral on kohustuslik kirjutada oma eriarvamus kooskõlastusringi

kommentaari.

7.5.11. Dokument allkirjastatakse koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega.

Lisamaterjal lisatakse DHS Delta taustainfosse.

7.5.12. Digitaaldokumendid allkirjastatakse reeglina koos lisadega, paigutades need ühte

digikonteinerisse. Leping koos lisadega paigutatakse alati ühte digikonteinerisse.

7.5.13. Digitaalselt allkirjastatakse dokumendid reeglina DHS-is Delta. Erandjuhtudel

allkirjastatakse dokumente digitaalselt väljaspool DHS-i (nt mahukad lepingud).

7.5.14. Kui seotud dokument on DHS-is eelnevalt registreeritud, siis seostatakse dokumendid

omavahel.

7.5.15. Dokumente allkirjastavad lisaks peadirektorile teenistuste direktorid, osakondade juhid või

ameti teenistujad vastavalt oma pädevusele, mis on määratud üksuste põhimäärustega,

teenistujate ametijuhenditega, eraldi volitusega.

7.5.16. Lepingute ja riigihanke otsuste allkirjastamise õiguse annab peadirektor volitusega

teenistujale ja määrab summad, millel ulatuses tohib dokumente allkirjastada. Allkirjastamise

üldpõhimõtted on järgmised:

 teenistuste direktorid ja regioonide teehoiu osakondade juhatajad – 1 000 000 eurot kuni

10 000 000 eurot;

 põhivaldkondade osakondade juhatajad – 100 000 eurot kuni 500 000 eurot;

 tugiosakondade juhatajad – 30 000 eurot kuni 100 000 eurot.

7.6. Dokumentide menetlusringid ja allkirjastajad dokumendiliikide kaupa

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 9/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Üldkäskkiri* DH üksuse dokumendihaldur  käskkirja koostaja

 struktuuriüksuse juhataja

 teenistuse direktor (vajadusel)

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

peadirektor

Korraldus* DH üksuse dokumendihaldur  korralduse koostaja**

 struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

teenistuse direktor või tema ülesannetesse

määratud teenistuja, teenistuse põhimääruses

vastava õiguse saanud teenistuja või volituse

saanud teenistuja

Lennundusalane otsus DH üksuse dokumendihaldur

või valdkonna eest vastutava

teenistuse teenistuja

 otsuse koostaja**

 struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja (vajadusel)

teenistuse direktor

Rahvusvahelise

reisilaevanduse toetuse

otsus

DH üksuse dokumendihaldur teenistuse direktor

* Teenuste kirjeldused, korrad ja juhendid kooskõlastatakse vastavalt teenuste dokumentide kirjeldamise korrale.

**Kui otsuse või korralduse menetleja on koostaja, siis teda kooskõlastusringi ei lisata.

Riigitee

projekteerimistingimuste

andmise ja riigitee ehitusloa

andmise korraldus

liikuvuse planeerimise

teenistuse teenistuja  juhtivinsener

 liikluskorraldaja

 projektijuht

taristu haldamise teenistuse projekteerimise

osakonna juhtivinsener

Keskkonnamõjude

hindamise otsus

liikuvuse planeerimise

teenistuse teenistuja

läheb otse allkirjastamisele taristu haldamise teenistuse projekteerimise

osakonna keskkonnakorralduse juht

Välisriigi

kutsekvalifikatsiooni

tunnustamise otsus

DH üksuse dokumendihaldur  taristu korrashoiu osakonna juhataja teenistuse direktor

Personalikäskkiri personaliosakonna teenistuja  struktuuriüksuse juhataja

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

Distsiplinaarmenetluse

käskkiri

sisekontrolör läheb otse allkirjastamisele peadirektor

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 10/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Atesteerimiskäskkiri personaliosakonna teenistuja  juhtimisõiguse või sõidukite

registreerimise osakonna teenistuja ja

juhataja

 klienditeenindusjuht

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

Riigihanke otsus

(üldkäskkiri või korraldus)

õigusosakonna riigihangete

spetsialist või DH üksuse

dokumendihaldur vastavalt

kokkuleppele

õigusosakonnaga

vastavalt riigihanke komisjoni kooseisule vastavalt peadirektori volitusele

Lähetuskorraldus lähetusse minev teenistuja vastavalt lähetuste juhendile teenistuse direktor ja osakonna juhataja, peadirektori otsealluvate

lähetused kinnitab peadirektor

Puhkusekorraldus teenistuja vastavalt RTIP seadistusele personaliosakonna juhataja

Volikiri DH üksuse dokumendihaldur vajadusel struktuuriüksuse juht peadirektor või volituse alusel teenistuse direktor või

struktuuriüksuse juht

Garantiikiri DH üksuse dokumendihaldur vajadusel struktuuriüksuse juht Peadirektor, teenistuse direktor või struktuuriüksuse juht

vastavalt valdkonnale ja volitusega sätestatud piirmäära ulatuses

Arhiiviteatis DH üksuse dokumendihaldur

või personaliosakonna

teenistuja

ei kooskõlastata DH üksuse arhiiviandmete alusel DH üksuse juhataja, muudel

juhtudel personaliosakonna juhataja

Kinnitatud vormil leping DH üksuse dokumendihaldur;

õigusosakonna riigihangete

spetsialist nende tehtud

hankes

 lepingu haldur***

 struktuuriüksuse juht

peadirektor või vastavalt peadirektori volitusele Kinnitamata vormil või

lepingupartneri vormil

leping

 lepingu haldur***

 struktuuriüksuse juht

 õigusosakonna teenistuja Lepingu muudatus DH üksuse dokumendihaldur

***Kui lepingu haldur on ühtlasi allkirjastaja, siis talle lepingut kooskõlastamiseks ei saadeta.

Tööleping teenistujaga personaliosakonna teenistuja  struktuuriüksuse juhataja

 personaliosakonna juhataja

peadirektor

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 11/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Töövõtu- ja käsundusleping personaliosakonna teenistuja  lepingu haldur

 struktuuriüksuse juht

peadirektor

Akt töö vastuvõtmise kohta lepingu kontaktisik (lepingu haldur) vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

lepingu kontaktisik (lepingu haldur)

Mootorsõiduki juhtimisõiguse

äravõtmise ettekirjutus

büroo teenistuja ei kooskõlastata büroo juhataja

Järelevalvealane ettekirjutus

jm haldus- ja riikliku

järelevalve alased dokumendid

teenistuja, kellel on järelevalve

alane volitus menetlust läbi viia

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

teenistuja, kellel on järelevalve alane volitus seda teha

Lennundusvaldkonna

ettekirjutus ja üldkorralduslik

ettekirjutus

DH üksuse dokumendihaldur või

valdkonna eest vastutava teenistuse

teenistuja

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

teenistuse direktor

Vaideotsus vaide menetleja  struktuuriüksuse juhataja

 õigusosakonna jurist või juhataja

(vajadusel)

peadirektor või teenistuse direktor

Protokoll koosoleku protokollija, hanke

läbiviija

struktuuriüksuse juhataja või

vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

koosoleku juht ja protokollija

Juhtkonna koosoleku protokoll juhtkonna assistent läheb otse allkirjastamisele juhtkonna liikmed

Registerpandi kandemäärus teenuse haldur vajadusel struktuuriüksuse juht teenuste juhtimise osakonna teenusehaldur

Kontrollpiloodi tunnistus lennutegevuse üksuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata

lennutegevuse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

teenistuse direktor)

Tasemetestija volitus lennuliiklusteeninduse ja

lennuväljade üksuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata

ohutuse ja järelevalve teenistuse direktor

Funktsionaalse süsteemi

muudatuse heakskiitmine

lennuliiklusteeninduse ja

lennuväljade

üksusevaneminspektor,

üksuse juhtaja

ei kooskõlastata

lennuliiklusteenistuse ja lennuväljade üksuse juhataja

(tema puhkuse ajal lennunduse ohutuse ja

järelevalveosakonna juhataja)

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 12/20

Dokument Menetleja Kooskõlastajad Allkirjastaja

Sertifikaadid teenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhataja

ei kooskõlastata

 lennundustehnika üksuse juhataja – osakonna juhataja (tema

puhkuse ajal teenistuse direktor) – v.a. lennukõlblikkuse

kontrolli sertifikaadid, mida allkirjastab lennukõlblikkuse

kontrollija

 juhtimisõiguse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal

teenistuse direktor)

 lennuliiklusteenistuse ja lennuväljade üksuse juhataja (tema

puhkuse ajal ohutuse ja järelevalve teenistuse direktor)

Lennundusalased ametlikud kinnitused ja

nõusolekud

teenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhataja

ei kooskõlastata

juhtimisõiguse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal teenistuse

direktor)

Mehitamata õhusõidukite ühekordsed load teenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata juhtimisõiguse osakonna juhataja (tema puhkuse ajal teenistuse

direktor)

Lennuload teenistuse

vaneminspektor,

osakonnajuhtaja

ei kooskõlastata

lennundustehnika üksuse juhataja (tema puhkuse ajal teenistuse

direktor)

Arstliku läbivaatuse dokumentide üleandmise-

vastuvõtmise aktid

teenistuse

vaneminspektor

ei kooskõlastata lennundusmeditsiini vaneminspektor (tema puhkuse või

lähetuse ajal DH üksuse dokumendihaldur)

Väljaminev kiri teenistuja vastavalt dokumendi sisule struktuuriüksuse juht, teenistuse juht või teenistujad vastavalt

oma pädevusele ja ametijuhendile

Luba liiklusväliseks tegevuseks teenistuja vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

teenistujad vastavalt oma pädevusele ja ametijuhendile

Teatis RTK-le, majasisene dokument, aruanne,

akt

teenistuja vastavalt kokkulepetele

struktuuriüksuses

vastavalt kokkulepetele struktuuriüksuses

Hanketaotlus teenistuja eelseadistatud terviktöövood:

hanketaotlus või uuringu hanke

taotlus

ei allkirjastata

7.6.1. Vajadusel võib kooskõlastajaid lisada, kuid lisamine peab olema põhjendatud ja eesmärgipärane.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 13/20

7.7. Dokumendi registreerimine ja väljasaatmine

7.7.1. DHS-is Delta digitaalselt allkirjastades registreerub dokument automaatselt. Allkirjastatud

paberdokument registreeritakse reeglina samal päeval.

7.7.2. Kui vastaja on saatnud e-kirja otse adressaadile enda nimelisest @transpordiamet.ee

postkastist, registreerib ta vastuse ise DHS-is või edastab selle dokumendihaldurile

registreerimiseks.

7.7.3. Kui e-kirjaga saadetava digiallkirjastatud dokumendi saatmist on vaja tõendada, siis

saadetakse kiri teenistuja e-postist ning salvestatakse saatev e-kiri soovitavalt msg- või pdf-

vormingus dokumendi lisasse.

7.7.4. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi saadab adressaadile välja dokumendi koostaja või

dokumendihaldur DHS-ist e-kirjaga, DVK/DHX või riigiportaali eesti.ee kaudu e-posti

aadressile [email protected]. Riigiportaali eesti.ee saatmisel kuvatakse DHS-ist kinnitus,

kui saaja on dokumendi avanud.

7.7.5. Projekteerimistingimuste ja ehitusloa menetluse korraldused saadetakse kaasatud füüsilistele

ja juriidilistele isikutele kolme tööpäeva jooksul allkirjastamisest riigiportaali eesti.ee kaudu,

e-postile (kättesaamise kinnituslehega) või postiga tähitult väljastusteatega.

7.7.6. Kui otsus, korraldus, käskkiri, ettekirjutus või üldkorralduslik ettekirjutus on vormistatud

paberil, siis saadetakse välja ametlikult kinnitatud koopia.

7.7.7. Väljasaadetav paberpost tuuakse postitamiseks DH üksuse dokumendihaldurile või teistes

struktuuriüksustes üksuse juhi määratud teenistujale. Dokumendid postitatakse hiljemalt

järgmisel tööpäeval.

8. DOKUMENDILIIKIDE VORMISTUS JA MENETLEMINE

8.1. Üldosa

Dokumentide vormistamine ja menetlus DHS-is Delta on kirjeldatud juhendite keskkonnas asuvas

DHS Delta juhendis.

8.2. Käskkiri, korraldus ja otsus

8.2.1. Käskkirjad, korraldused ja otsused vormistatakse üldplangile (vastavalt mallidele DHS-is

Delta, vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.2.2. Käskkirjad jagunevad sisult:

 põhitegevuse alane ehk üldkäskkiri (kinnitatakse komisjonide koosseisud,

struktuurimuudatused, teenistuse ülesed korrad, volitused (sh maade kasutusse andmine,

allkirjastamise- ja esindusõigused), teenistuste ja struktuuriüksuste põhimäärused jne);

 personalialane käskkiri (nimetatakse ametnik ametisse ja vabastatakse ametist,

kinnitatakse ametijuhendid, kehtestatakse teenistujate palgad, määratakse muutuvpalk,

kohaldatakse preemiat, määratakse asendaja, muudetakse teenistustingimusi vms);

 riigihanke üldkäskkiri (kinnitatakse riigihangete dokumendid).

8.2.3. Personalialase käskkirja alaliikideks on:

 personalikäskkiri;

 atesteerimiskomisjoni käskkiri;

 distsiplinaarmenetluse käskkiri.

8.2.4. Korraldused jagunevad sisult:

 korraldus (antakse projekteerimistingimused, väljastatakse ehitusluba, kinnitatakse

liiniload, komisjonide koosseisud, avalike teenuste kirjeldused, teenuste dokumendid,

maade omandamised jne);

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 14/20

 riigihanke korraldus (kinnitatakse riigihangete dokumendid, mida allkirjastavad ameti

teenistujad vastavalt peadirektori antud volitustele).

8.2.5. Puhkused kinnitatakse puhkusekorraldusega ja lähetused lähetuskorraldusega, mida

menetletakse digitaalselt Riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP-is).

8.2.6. Otsused jagunevad sisult:

 keskkonnamõjude hindamise otsus (kinnitatakse keskkonnamõjude hindamise

algatamine või algatamata jätmine);

 lennundus- ja merendusalane otsus;

 rahvusvahelise reisilaevanduse toetuse otsus;

 välisriigi kutsekvalifikatsiooni tunnustamise otsus.

8.2.7. Käskkirjad, korraldused ja otsused vormistatakse digitaalselt DHS-is Delta, välja arvatud

vastavas andmekogu põhimääruses sätestatud juhtudel teistes andmekogudes.

8.2.8. Personalikäskkirja aluseks oleva avalduse või taotluse vormistab teenistuja reeglina

digitaalselt DHS-is Delta. Erandjuhul võib avalduse vormistada paberil või e-kirjana.

Avalduse ja taotluse kooskõlastab vahetu juht enne personalikäskkirja vormistamist.

8.2.9. Käskkirja, korralduse ja otsuse koostaja edastab DH üksuse dokumendihaldurile käskkirja,

korralduse või otsuse teksti, kinnitatavad lisad, teabe kooskõlastusringi ja täitjate kohta.

8.2.10. Käskkirja, korralduse ja otsuse sissejuhatavas osas viidatakse volitusnormile või normidele,

mille alusel käskkiri, korraldus või otsus antakse. Kui tegemist on haldusaktiga, siis tuleb

lisaks lähtuda haldusmenetluse seadusest.

8.2.11. Käskkirja, korraldusega ja otsusega kinnitatavad lisad märgitakse teksti sees.

8.2.12. Käskkirja, korralduse ja otsuse ning nendega kinnitatavate lisade õigsuse, keelelise

korrektsuse, vormistamise ja õigusaktidele vastavuse eest vastutab dokumendi koostaja.

8.2.13. Käskkirja, korralduse või otsuse DHS-i sisestaja vastutab selle eest, et dokument läbib

kooskõlastusringi.

8.2.14. Kooskõlastaja eriarvamus lisatakse DHS-is kooskõlastamisel kommentaarina või

kooskõlastuse märkusena. Enne allkirjastamisele esitamist peab koostaja põhjendama

kooskõlastajate märkuste arvestamist või mittearvestamist.

8.2.15. Kui käskkirjale, korraldusele või otsusele on tehtud sisulisi parandusi või ettepanekuid,

suunab dokumendihaldur dokumendi uuesti koostajale.

8.2.16. Käskkirja, korralduse või otsuse, millega muudetakse varem välja antud käskkirja, korraldust

või otsust, pealkiri peab sisaldama muudetava dokumendi pealkirja. Ulatuslike muudatuste

korral antakse välja uus käskkiri, korraldus või otsus ja seni kehtinud dokument tunnistatakse

kehtetuks. Väikesemahulise muutmise korral antakse välja uus käskkiri, korraldus või otsus,

milles muudatused kajastatakse eelmise korraldava dokumendi peatükkide, alajaotiste või

punktide järgi, jättes eelmise korraldava dokumendi osaliselt kehtima.

8.2.17. Muudetud või kehtetule käskkirjale, korraldusele või otsusele viitab ning käskkirjade staatust

muudab dokumendihaldur. Riigihangete üldkäskkirja või korralduse muudatused viitab

dokumendi koostaja.

8.2.18. Käskkirjale, korraldusele ja otsusele lisatakse taustainfosse dokumendi koostamise

alusdokumendid, mis on DHS-s registreerimata (protokollide koopiad, avaldused, memod,

kokkuvõtted jms).

8.2.19. Käskkirja, korralduse ja otsuse registreerimisel seostatakse (viidatakse) DHS-is eelnevalt

registreeritud alusdokumendid käskkirja, korralduse või otsusega.

8.2.20. Dokumendi koostaja tagab käskkirja edastamise vajalikele teenistujatele DHS-i kaudu

täitmiseks/teadmiseks või e-kirjaga DHS-ist. Kui dokumendiga tutvumine on vaja kinnitada,

siis suunatakse see terviktöövooga teadmiseks.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 15/20

8.3. Kiri

8.3.1. Kiri, s.h märgukiri ja selgitustaotlus on asutusele, juriidilisele või füüsilisele isikule

adresseeritud dokument, milles edastatakse või küsitakse teavet.

8.3.2. Kiri võib olla paberil, digitaalselt allkirjastatud digitaaldokument või e-kiri.

8.3.3. E-kiri on ametlik dokument, mida hallatakse ametis võrdväärselt muu teabega ja mis käsitleb:

 ametis konkreetse asja menetluses tähtsat fakti või asjaolu;

 tõendust ameti tegevusest peegeldades ameti funktsioone, tegevust ja otsustusi;

 spetsialisti käest arvamuse küsimist;

 infot, mis kajastab ameti seisukohti;

 nõuet, et on vaja midagi analüüsida või andmeid koondada.

8.3.4. Saabunud e-kirjad registreeritakse DHS-is , v.a infopäringud, millele vastatakse Jiras.

8.3.5. Saadetavad e-kirjad vormistatakse nõuetekohaselt, korrektselt, selge ja konkreetse

sõnakasutusega ning viisakalt.

8.3.6. E-kirja teksti all kasutatakse teenistuja e-kirja signatuuri, kus on märgitud vähemalt teenistuja

nimi, ametikoht ja struktuuriüksus, telefon ja e-posti aadress (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.3.7. Saabunud omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud dokumendile vastatakse samaväärselt kui

saatja ei ole soovinud teisiti.

8.3.8. Paberil kiri vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, mis allkirjastatakse mõlemad sinise

värviga. Siseriiklikud kirjad võib allkirjastada digitaalselt ja välja printida (vt p 5.2.1, Lisa 1,

Näidised).

8.3.9. Algatuskiri on esimene kiri antud küsimuses, mis paneb aluse järgnevale kirjavahetusele või

tegevusele. Vastuskiri on algatuskirjale vastuseks koostatud kiri, mis vormistatakse

kirjaplangile. Vastuskirja koostamisel tuleb viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viitele,

küsimustele vastata nende esitamise järjekorras ning eitavat vastust põhjendada.

8.3.10. Garantiikirjaga võtab amet endale kohustuse tasuda kirjas märgitud ajaks teatud kauba või

teenuse kasutamise eest. Garantiikiri kehtib kuni kohustuste täitmiseni.

Garantiikirja tekst peab sisaldama vähemalt andmed garantii andja kohta ja saaja kohta ning

kauba või teenuse nimetust ja kogust.

8.3.11. Tõend antakse välja siis, kui on vaja mõnda asjaolu tõendada, näiteks kinnitada isiku

töötamist, mingit olukorda, liiklusregistri andmeid vms. Teksti märgitakse vajadusel

kehtivusaeg ja asutus, kellele tõend on esitamiseks antud.

8.3.12. Ringkiri on dokument, mis sisaldab teavet olulistest muudatustest seadusandluses,

eeskirjades, protseduurides, selgitavat või nõuandvat mereohutust või meremehi mõjutavat

teavet, sealhulgas selgitavat või nõuandvat teavet või teavet seadusandlike, tehniliste või

administratiivsete asjaolude kohta. Mõeldud välisriikidele ja koostööpartneritele

(klassiühingud, reederid, merekoolid, laevaohvitserid jne).

8.3.13. Arhiiviteatise kohustuslikud osad on (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

 isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

 arhiiviteatises kasutatud dokumendi või dokumentide lühikirjeldus, milles näidatakse

vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev;

 dokumendil põhinev jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;

 dokumentide leidandmed.

8.4. Volitus

8.4.1. Volitus on peadirektori, teenistuse direktori või tugiosakonna juhi antud kirjalik dokument

(üldkäskkiri või volikiri), millega antakse selleks määratud teenistujale (volitatav) nõusolek

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 16/20

mingiks tegevuseks ameti nimel. Volitataval ei ole edasivolitamise õigust, kui volituse tekstist

ei tulene teisiti.

8.4.2. Peadirektor võib volitada teenistuse direktorit või struktuuriüksuse juhti tegema tehinguid

edasivolitamise õigusega.

8.4.3. Volitus vormistatakse:

 üldkäskkirjana – allkirjastamise- ja esindusõigused toimingute tegemiseks;

 volikirjana – kauba või teenuse ostmiseks või tehingute teostamiseks.

8.4.4. Volituse tekstis märgitakse volitatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, volituse sisu ja

ulatus, vajadusel volituse kehtivuse tähtaeg ning volitatava sünnikuupäev või isikukood.

8.4.5. Kui dokumendis ei ole tähtaega märgitud, kehtib volitus teenistussuhte lõppemiseni,

konkreetse küsimuse täitmiseni või toimingu tegemiseni milleks volitus on väljastatud.

8.5. Leping

8.5.1. Leping on tehing kahe või enama isiku (lepingupooled) vahel, millega lepingupooled

kohustuvad midagi tegema või tegemata jätma.

8.5.2. Lepingu koostamisel lähtutakse seadustest, hankekorrast ja asjaajamiskorrast.

8.5.3. Lepingu vormistamiseks tuleb kasutada juhendite keskkonnas olevaid kinnitatud

lepinguvorme, kui õigusosakonnaga ei ole kooskõlastatud teisiti.

8.5.4. Paberil leping allkirjastatakse vajalikus hulgas eksemplarides ning nende arv ja jaotus

näidatakse ära dokumendi tekstis. Paberil lepingute kõik lehed ja lepingus nimetatud lisad

allkirjastatakse.

8.5.5. Leping kooskõlastatakse, registreeritakse enne allkirjastamist märkides eelnevalt lepingule

registreerimisnumbri ning saadetakse üldjuhul esmalt ameti poolsele allkirjastamisele ja

seejärel lepingupartnerile.

8.5.6. Lepingupartneri tüüplepingule DHS numbrit ei märgita (näiteks elektri-, kõneside, rendi- jms

lepingud).

8.5.7. Lepingu järgdokumentidena registreeritakse aktid väljamakse tegemiseks, lepingu

muudatused, alustamiskorraldus, lepinguga seotud garantiidokumendid, tööde vastuvõtuakt

ning lepingupartneri hindamise aruanne.

8.5.8. Ameti lepingud on vastavalt AvTS § 36 lg 1 p 9 ja 10 avalikud ja juurdepääsupiirangut saab

rakendada vaid seaduses sätestatud korras nt ärisaladuse või isikuandmete sisaldumisel

lepingus.

8.5.9. Kui lepingu teine pool ei ole teatanud, mida peab lepingus ärisaladuseks, siis ameti poolne

lepinguhaldaja teeb hindamise ja vajadusel seab lepingule juurdepääsupiirangu. Kui

teabenõude korras soovitakse lepinguga tutvuda, siis tuleb lepingupartnerilt täiendavalt küsida

ärisaladuse sisaldumise kohta lepingus ja kui lepingupartner ärisaladust ei määratle, siis

antakse lepingu teabeküsijale välja.

8.5.10. Lepingu registreerija seostab riigihanke pakkumuse edukaks tunnistamise korralduse või

lihthanke protokolli lepinguga.

8.5.11. Lepingu lõppemisel edastab lepingu haldur/projektijuht teate lõppemise kohta või vastuvõtu

akti teadmiseks DH üksuse dokumendihaldurile, kes märgib DHS-is lepingu lõpetatuks.

8.5.12. Üle 10 000 euroste kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseeritud valdkondade lepingute puhul

tuleb lepingu halduril/projektijuhil täita 30 kalendripäeva jooksul pärast lepingu objekti

vastuvõtmist/teenuse osutamist lepingupartneri hindamise ekraanivorm DHS-is lepingu

järjena ning genereeritakse mallist fail.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 17/20

8.6. Teabenõue

8.6.1. Teabenõue on teabenõudja ametile esitatud taotlus teabe saamiseks. Teabenõude korras võib

välja küsida dokumenteeritud teavet.

8.6.2. Kui taotlus teabe saamiseks ei vasta teabenõude tingimustele, eelkõige kui taotletakse teavet,

mille andmiseks on vajalik ameti käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe

kogumine või kui taotletakse õigusalase selgituse andmist, loetakse selline teave

selgitustaotluseks ning selle peab vastama hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul.

8.6.3. Teabenõudele vastamise tähtaeg on 5 tööpäeva alates teabenõude registreerimisele järgnevast

tööpäevast. Tähtaega võib pikendada kuni 15 tööpäevani, kui teabenõudja esitatud andmed on

puudulikud ja neid on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev.

8.6.4. Teabenõude täitmise tähtaja pikendamisest koos põhjendusega teatab teabenõude täitmiseks

saanud teenistuja teabenõudjale 5 tööpäeva jooksul.

8.6.5. Büroos vastu võetud teabenõudele märgitakse vastuvõtmise kuupäev, büroo nimetus, kus see

vastu võeti, vastuvõtja nimi ja allkiri.

8.6.6. Teabenõuet ei täideta kui taotletavale teabele kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal

ei ole sellele teabele juurdepääsuõigust või amet ei valda taotletavat teavet ning taotletava

teabe valdajat ei ole võimalik kindlaks teha ega teabenõuet edastada.

8.7. Protokoll

8.7.1. Protokoll on koosoleku või mõne toimingu käiku kirjeldav dokument, kus jäädvustatakse

olulised asjaolud, sõnavõtud ja otsused.

8.7.2. Protokollis näidatakse ära:

 koosoleku toimumise koht, kuupäev ja kellaaeg;

 osalejad (osavõtjad, puudujad, külalised);

 päevakord;

 koosoleku käik (vajadusel märgitakse osalejate sõnavõtud);

 otsused;

 koosoleku juhataja ja vajadusel protokollija allkirjad.

8.8. Kuludokumentide menetlus

8.8.1. Kuludokumendid on kuluaruanded (teenistujate kuludokumendid, mis kuuluvad

hüvitamisele) ja ostuarved (edaspidi arve - ametile müüja või teenuse pakkuja esitatud

dokument kauba maksumuse, tähtaja ja tingimuste kohta).

8.8.2. Teenistuste juhtide ja tugiosakondade juhtide kuludokumendid kooskõlastab ja kinnitab

finants- ja haldusosakonna juhataja. Finants- ja haldusosakonna juhataja kuludokumendid

kinnitab riskijuht.

8.8.3. Kuluaruanded menetletakse RTIP-is, kus kinnitusringid on eelseadistatud vastavalt

kuludokumendi liigile.

8.8.4. Arveid menetletakse digitaalselt e-arvete keskkonnas. Paberarveid ei ole kohustuslik säilitada,

v.a EL rahastatavate projektide arved jm finantsdokumendid.

8.8.5. Esitatud arvel peab olema tellija esindaja (kontaktisiku) nimi, lepingu olemasolul lepingu

number ja töö vastuvõtmise kuupäev.

8.8.6. Arved registreeritakse ja suunatakse kooskõlastamiseks kindlaksmääratud

kooskõlastusringidele, mis on koostatud vastavalt eelarvele või kokkulepitud töökorraldusele.

8.8.7. Arvete maksimaalne kooskõlastamise aeg ühel kooskõlastajal on kaks tööpäeva.

8.8.8. Kooskõlastusring on koostatud järjekorras:

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 18/20

 arve haldaja (tellija esindaja või projektijuht), kes kinnitab arve õigsust, lisab arve

selgitusse lepingu numbri (kui see ei ole arvel märgitud), riigihanke numbri, kokkulepitud

koodid või vajadusel muud täpsustavat infot arve sisu kohta ning viitab lingiga DHS- is

asuvale lepingule, aktile või tellimiskirjale, vajadusel lisab need;

 kui arve vajab sisu seisukohast lisakinnitamist, siis lisatakse kinnitusringi vastav

teenistuja;

 struktuuriüksuse juht või juhi määratud teenistuja, kes jälgib eelarvet;

 finantstalituse kontroller, kes kontrollib arve õigsust, lisab finantsdimensioonid ning

edastab arve RTK teenistujale.

8.9. Vaie ja vaideotsus

8.9.1. Vaie on taotlus haldusakti või selle osa kehtetuks tunnistamiseks või ettekirjutuse tegemiseks

haldusakti andmiseks, toimingu sooritamiseks või asja uueks otsustamiseks. Vaide täitmise

tähtaeg on 10 kalendripäeva.

8.9.2. Saaja sisestab vaide DHS-i Delta vaiete toimikusse ning edastab täitmiseks

dokumendihalduse osakonna peaspetsialistile, kes määrab täitja ja teadmiseks saajad.

8.9.3. Vaidemenetluse tulemusena vormistatakse vaideotsus, millega lahendatakse õiguslik vaidlus

ameti ja isiku vahel.

8.9.4. Vaideotsus vormistatakse kirjaplangile, menetletakse vastavalt haldusmenetluse seadusele ja

eriseadustele (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised). Vaideotsuse allkirjastab punktis 3.6 tabelis toodud

teenistuja.

8.10. Akt

8.10.1. Akt koostatakse komisjoni, selleks volitatud isiku või asutuse/ettevõtte esindaja poolt mingi

fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks (vt p 5.2.1, Lisa 1, Näidised).

8.10.2. Aktina vormistatakse dokumentide, töö ja asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine, riigivara

valduse üleandmine ja vastuvõtmine ning säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine.

8.10.3. Akt vormistatakse üldplangile, vastavale dokumendivormile või valgele paberile (kui üheks

osapooleks on teine asutus/ettevõte või eraisik).

8.10.4. Aktile kirjutavad alla kõik akti koostamise juures viibinud isikud. Tööde üleandmis-

vastuvõtmisakti allkirjastab esimesena üldjuhul tööde üleandja.

8.10.5. Aktid registreeritakse DHS-is vastava dokumendi sarja või järgdokumendina (lepingu aktid

lepingu juurde).

8.10.6. Akti registreerib dokumendihaldur või vastutav teenistuja (olenevalt akti sisust).

Struktuuriüksuses koostatud akti registreerib vastav struktuuriüksus.

9. TEABE AVALIKUSTAMINE

9.1. Juurdepääsu korraldamine avalikule teabele

9.1.1. Ameti dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega ameti veebilehel

https://www.transpordiamet.ee avaliku dokumendiregistri (edaspidi ADR) ja vastava

kohustuse korral muu riikliku registri kaudu ja teabenõude täitmisega. Teabe avalikustamisel

lähtutakse avaliku teabe seadusest ja teistest õigusaktidest.

9.1.2. Teabele juurdepääs hõlmab ka õigust seda teavet taaskasutada.

9.1.3. Avalike suhete osakond koordineerib teabe ja sh ADR-i avalikustamist veebilehel ja teeb

sellealast koostööd teiste üksustega.

9.1.4. ADR-iga tagatakse juurdepääs juurdepääsupiiranguta haldusaktidele, saabunud ja

väljasaadetud dokumentidele (kirjad, taotlused, kooskõlastused, load jne) ning lepingutele.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 19/20

9.1.5. Dokumendid, millel on juurdepääsuliigiks märgitud „Avalik“, avanevad ameti veebilehel

ADR-is koos metaandmetega. Dokumentide märkega „Asutusesiseseks kasutamiseks“

(edaspidi AK) puhul kuvatakse ADR-is ainult dokumendi metaandmed.

9.1.6. Amet võimaldab juurdepääsu tema valduses olevatele isikuandmetele kooskõlas isikuandmete

kaitse seaduse, avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse üldmäärusega.

9.2. Piiratud juurdepääsuga teave

9.2.1. Amet on kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks avaliku teabe

seaduse §-s 35 toodud teabe. Samas ei tohi asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada teavet,

mis on nimetatud avaliku teabe seaduse §-is 36.

9.2.2. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabest võib avalikustada ainult selle osa, mille kohta

juurdepääsupiirangud ei kehti. Amet on kohustatud rakendama halduslikke ja tehnilisi

abinõusid, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks juurdepääsuõiguseta isikute kätte.

9.2.3. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele kehtib juurdepääsupiirang alates

dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse

saabumiseni, kuid mitte kauem kui viis aastat, mida võib vajadusel pikendada viie aasta võrra,

kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.

9.2.4. Riiklikku, haldus- ja teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste

ettevalmistamist käsitlevate dokumentide suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni

otsuse vastuvõtmiseni, kui ei ole muud alust teabele juurdepääsu piirata.

9.2.5. Isikuandmetele (sh eriliigilistele) kehtestatakse juurdepääsupiirang 75 aastaks alates

dokumendi koostamisest või registreerimisest.

9.2.6. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab ja vastutab selle eest dokumendi

registreerija või looja vastavalt AvTS-le ja eriseadustele. Vajadusel konsulteeritakse

andmekaitsespetsialisti, õigusosakonna või dokumendihalduse osakonnaga.

9.2.7. Juurdepääsupiirangu märge tehakse DHS-i vastavasse lahtrisse või dokumendi esilehe

ülemisse paremasse nurka (või lehe ülaserva tekstist vabale kohale). Märkele lisatakse

teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu alus, lõpptähtpäev ja vormistamise kuupäev.

9.2.8. Kui dokumendi osa (teksti osa, lisad) on määratud „asutusesiseseks kasutamiseks“, siis tuleb

tervet dokumenti käsitleda kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldavat

dokumenti.

9.2.9. Taustakontrolli teostamise käigus kogutav teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks

ning edastatakse asutuste vahel krüpteeritult. DHS-i registreeritakse dokumendid

krüpteerimata kujul, kuid dokumendile ligipääs piiratakse vastavate kasutamisõigustega.

9.2.10. Paberkandjal dokumendid, mis on saadud või loodud taustakontrolli teostamise käigus,

säilitatakse vastutava teenistuja juures suletud kapis.

9.2.11. Välisriiki isikuandmete edastamise korral on edastamine lubatud üksnes sellisesse riiki, kus

on piisav andmekaitse tase (EL liikmesriik, Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ühinenud

riik, samuti selline riik, mille andmekaitse taset on Euroopa Komisjon hinnanud piisavaks).

Välisriiki, mis ei vasta eeltoodud tingimustele, võib isikuandmeid edastada juhul kui isik,

kelle isikuandmeid töödeldakse, on andnud selleks taasesitataval kujul nõusoleku.

9.2.12. Terviseandmete edastamise korral tuleb kasutada märget (e-posti kirja alguses ja tähitud postil

ümbrikul) MEDICAL CONFIDENTIAL.

9.2.13. Elektroonilisel kujul olevaid eriliigilisi isikuandmeid edastatakse krüpteeritud kujul koos

digitaalallkirjaga, paberkandjal olevaid aga tähitud kirjana või käsipostiga.

9.2.14. Iga struktuuriüksus on kohustatud kaitsma dokumente ja andmekandjaid hävimise,

kahjustumise või varguse eest ning vältima neile kõrvaliste isikute juurdepääsu.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K1_r2

ASJAAJAMISKORD

Koostamise kuupäev: 22.07.2021 Juhendi koostaja: Aire Jõeloo 20/20

9.2.15. Töö käigus tekkinud isikuandmeid või muid juurdepääsupiiranguid sisaldavaid dokumentide

koopiad hävitatakse paberihundis, tuuakse dokumendihalduse osakonnale hävitamiseks või

pannakse spetsiaalsesse konteinerisse.

10. UUE TEENISTUJA TEENISTUSSE ASUMINE

10.1. Teenistuja teenistusse vormistamine toimub vastavalt Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) personali- ja palgaarvestuse toimemudelile.

10.2. Pärast teenistuskohale valituks osutunud isiku tööle asumise kuupäeva kindlaksmääramist

algatab personaliosakonna teenistuja kohe uue teenistusse asuja töökoha ja -vahendite

ettevalmistamiseks vajalike andmete kogumise ja edastab need vahetule juhile täitmiseks ning

seejärel edastab info asjassepuutuvatele tugiüksustele täitmiseks.

11. ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE TEENISTUSEST VABASTAMISEL JA

ASUTUSESISESEL ÜLEVIIMISEL

11.1. Teenistuja teenistusest vabastamise või asutusesisese üleviimise korral annab teenistuja üle

asjaajamise ning teenistusülesannete täitmisega tema kätte usaldatud vara hiljemalt

teenistuskohalt vabastamise päeval ringkäigulehe alusel.

11.2. Personaliosakonna teenistuja teavitab vähemalt 5 tööpäeva enne teenistuja teenistuskohalt

lahkumist sellest infotehnoloogia osakonda, finants- ja haldusosakonda, avalike suhete

osakonda ja RTK-d ning algatab teenistuja kasutuses oleva vara ja asjaajamise üleandmiseks

ringkäigulehe täitmise menetluse.

11.3. Ringkäigulehel kajastatakse kõik teenistuja kasutuses ja käsutuses olevad töövahendid jm

vara, asjaajamises pooleliolevad ja täitmata tööülesanded ning dokumendid, andmekogude

kasutusõigused ja ligipääsud. Lahkuval teenistujal on kohustus pooleliolevad ja täitmata

tööülesanded DHS-is edastada täitmiseks vahetu juhiga eelneva kokkuleppe alusel selleks

määratud teenistujale.

11.4. Peadirektori teenistuskohalt vabastamisel vormistab DH üksuse riigivara ja juhtimise

üleandmiseks üleandmise ja vastuvõtmise akti, milles märgitakse ameti põhivara nimekiri

liigiti ning eelarvevahendite ja rahaliste vahendite seis.

11.5. Büroojuhataja teenistuskohalt lahkumise korral märgitakse ringkäigulehele üle antavate

blankettide ja registreerimismärkide loetelu, sularaha selle summa üleandmise hetke seisuga.

11.6. Teistel teenistujatel vormistatakse lisaks ringkäigulehele üleandmise ja vastuvõtmise akt

juhul, kui teenistuja vahetu juht seda nõuab. Akti märgitakse täitmisel olevate lepingute

loetelu koos lepingu lõppemise kuupäevaga ning toimikud vastavalt dokumentide loetelule.

11.7. Paberil asjaajamise üleandmise- ja vastuvõtmise akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest

üks eksemplar jääb üleandjale ning teine vastuvõtjale. Paberakt skaneeritakse ja säilitatakse

digitaalselt DHS-is koos vastava registrikandega.

11.8. Teenistuja töölt lahkumise viimasel tööpäeval annab DH üksuse dokumendihaldur tema

tööülesanded DHS-is üle asendajale või tema puudumisel vahetule juhile.

12. DOKUMENTIDE HOIDMINE

12.1. Dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks on kehtestatud dokumentide

liigitusskeemi. Dokumentide liigituskeemi koostamise põhimõtted on käsitletud dokumentide

loetelus (vt p 5.3.1).

12.2. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse ameti struktuuriüksuses,

arhiivis või DHS-i arhiivimoodulis seni, kuni need hävitatakse või antakse kooskõlas

“Arhiivihalduse korraldamise” korraga üle Rahvusarhiivi (vt p 5.3.2).

KÄSKKIRI

26.07.2021 nr 1.1-1/21/446

Transpordiameti asjaajamiskorra muutmine

Majandus- ja taristuministri 03.12.2020. a määruse nr 82 „Transpordiameti põhimäärus“ § 6 punkti

5 alusel:

1. Tunnistan kehtetuks Transpordiameti peadirektori 28.04.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/251

„Transpordiameti asjaajamiskorra kinnitamine“ punktis 1 kinnitatud Transpordiameti

asjaajamiskorra (ilma lisadeta) ja kinnitan Transpordiameti asjaajamiskorra uues redaktsioonis

(käskkirjale lisatud).

(allkirjastatud digitaalselt)

Raido Randmaa

taristu haldamise teenistuse direktor

peadirektori ülesannetes