Käskkiri

KÄSKKIRI

14.10.2022 nr 1.1-1/22/74

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti

teabehalduse kord" muutmine

Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17

lõike 3 ja sotsiaalministri 06.11.2009. a määruse nr 82 „Terviseameti põhimäärus“ § 16 punktide

10 ja 16 alusel:

1. Muuta Terviseameti teabehalduse korda alljärgnevalt:

1.1. Sõnaühend „dokumentide loetelu“ asendada läbivalt sõnaühendiga „dokumentide

liigitusskeem“.

1.2. Lisada punkt 1.41. järgmises sõnastuses:

„1.41. Uuele teenistujale tutvustatakse korda tööle asumisel sissejuhatava juhendamise käigus.

Korra muudatusi tutvustatakse kõigile teenistujatele dokumendihaldussüsteemi vahendusel.“

1.3. Asendada punki 2.1 tabelis 1 rida „Kommunikatsiooni spetsialist“ allolevaga:

Kommunikatsioonitalitus teabe nõuetekohane avalikustamine ameti sise- ja välisveebis ja teistes

avalikkusele suunatud infokanalites.

1.4. Tunnistada kehtetuks punkt 2.2.

1.5. Sõnastada punkt 3.4 järgmiselt:

„3.4. Enne isikuandmete väljastamist tuleb veenduda andmesubjekti isikusamasuses.

Sellekohased taotlused peavad olema omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud. Kolmandate

isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmeid on lubatud väljastada üksnes juhul, kui teabenõudja

teatab juurdepääsu õigusliku aluse ja eesmärgi.“

1.6. Sõnastada punkt 4.1. järgmiselt:

„4.1. Ameti teenistujad loovad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) Delta. Kui dokument on vaja väljastada paberil,

võib amet väljastada koopia elektroonilisest dokumendist.“

1.7. Sõnastada punkt 6.4. järgmiselt:

„6.4. Ametisiseselt ning -väliselt kasutatakse dokumentide vastuvõtmiseks ja väljasaatmiseks

järgmisi võimalusi:

6.4.1 DHX (DVK) – dokumendivahetuskeskus teabe turvaliseks edastamiseks ja saamiseks;

6.4.2 e-post – selle kaudu edastatakse ametisiseseid dokumente, samuti suheldakse teiste

organisatsioonide ja isikutega. Ameti e-posti üldaadressile saabuvate dokumentide ringlusesse

2 (7)

suunamise korraldavad e-posti aadressi haldajad. Elektrooniliselt saabunud tõendusväärtusega

dokumendid registreeritakse ning edastatakse DHSi kaudu vastavalt kuuluvusele. Teenistuja,

kellele dokument on täitmiseks suunatud ja kes saadab adressaadile vastuse e-postiga, teeb

seda oma Terviseameti nimeliselt või ameti üldiselt e-posti aadressilt;

6.4.3 liht- ja tähtpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale sidefirma

poolt;

6.4.4 kullerpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale kullerfirma

vahendusel;

6.4.5 käsipost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale ameti teenistujate

või teiste organisatsioonide ja isikute poolt postifirma vahenduseta.“

1.8. Sõnastada punkt 6.5. järgmiselt:

„6.5. Teenistuja ametialane elektronposti aadress domeeniga terviseamet.ee on teenistusalastel

eesmärkidel suhtlemise aadress. Teenistusalase e-posti aadressi kaudu vahetatavad dokumendid

võivad tulenevalt sisust kuuluda registreerimisele ameti dokumendiregistris. Dokumentide

registreerimise või registreerimiseks edastamise eest vastutab dokumendi saanud teenistuja.“

1.9. Sõnastada punkt 6.7. järgmiselt:

„6.7. Dokumendiringlus toimub töövoogude kasutamine ja dokumendiliigile vastavate

protsesside järgimise teel. Dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja allkirjastamise kord

ning täitmise tähtajad on toodud teabehalduse korra lisas 4 „Dokumentide menetlemine“.“

1.10. Sõnastada punkt 9.5. järgmiselt:

„9.5. Siseveebi laaditakse üldjuhul fotod, mis on vajalikud teenistujate tööks. Isikustatud fotode

laadimiseks peab olema fotol kajastuva isiku luba, v.a juhul, kui fotod on üles võetud avalikus

ruumis või avalikul üritusel või esineb muu õiguslik alus. Siseveebi laetud isikustatud fotosid ei

tohi levitada väljapoole ameti töökeskkonda.“

1.11. Tunnistada kehtetuks punkt 11.

1.12. Asendada lisa 1 punktis 4 toodud tabel 2 „Terviseameti infosüsteemid“ allolevaga:

Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi

kasutamise eesmärk (eesmärgid) Sisuline vastutaja,

kasutajad Dokumendihaldussüsteem

(DELTA) Infosüsteemi eesmärgid:

- hõlmata ja registreerida dokumente

teabekandjast sõltumata;

- lihtsa ja kiire juurdepääsu tagamine

dokumentidele ja nendega seotud

teabele;

- vormistada dokumente vastavalt

kehtestatud nõuetele ja tagada kõigi

vormielementide muutumatuna

säilimise kogu vastavale

dokumendisarjale kehtestatud

säilitustähtaja jooksul;

- dokumendi- ja arhiivihalduse

toiminguid nii üksikdokumendi kui

ka dokumentide kogumitega;

- kehtestatud juurdepääsupiirangute

rakendamine;

- igal ajal kindlaks teha dokumendiga

tehtud toimingud, koos toimingute

tegemise aja ja tegijaga;

- dokumentide säilimine selliselt, et

oleks tagatud dokumentide

autentsus, usaldusväärsus,

Administreerivad:

dokumendihalduse

peaspetsialist ja referendid.

Kasutajad - kõik

Terviseameti teenistujad.

Tehniline haldaja –

Registrite ja Infosüsteemide

Keskus (RIK)/Tervise ja

Heaolu Infosüsteemide

Keskus (TEHIK).

K2T2S2

3 (7)

terviklikkus ja kasutatavus nende

hävitamiseks eraldamiseni või

arhiivi üleandmiseni. Dokumendihaldussüsteem

(DORA) Aktiivses kasutuses aastani 2018. Teavet

hoitakse kuni andmete migreerimiseni

dokumendihaldussüsteemi Delta.

Üldosakond

(dokumendihalduse

spetsialist ja referendid).

K2T1S2 E-arvete infosüsteem Arvete menetlemine ja nende

kinnitamine. Üldosakond

(finantsjuht,

finantsspetsialist jt eelarve

kasutamise eest vastutavad

isikud). Keskkonnatervise

andmekogu (KTA) Keskkonnatervisega seotud andmete

töötlemine ja haldamine. Keskkonnatervise osakond.

K1T1S0 Meditsiiniseadmete ja

abivahendite andmekogu

(MSA )

Meditsiiniseadmete andmete ning

meditsiiniseadmete ohujuhtumite,

kliiniliste uuringute ja

järelevalvemenetluste andmete

registreerimine, kogumine, töötlemine,

analüüsimine ja Euroopa

meditsiiniseadmete andmepangale

edastamine.

Meditsiiniseadmete

osakond

K2T2S2

Mürgistusteabe andmekogu Mürgistusandmete haldamine. Mürgistusteabekeskus.

K3T2S2

Nakkushaiguste register

(NAKIS/NHR)

Nakkushaiguste ja nakkushaiguskahtluse

esinemise ning haigestumise ohutegurite

kohta teabe edastamine ning

nakkushaiguste juhtumite

registreerimine nakkushaiguste

ennetamiseks ja nende levikutendentside

selgitamiseks.

Nakkushaiguste osakond

K2T2S2

Infosüsteem ODOO COVID-19 testide tulemuste, COVID-

19 haigete ja lähikontaktsete info,

karantiinikohustuste ja nende

rikkumiste, piiriületuste info ja TA

iseteeninduse info haldamine.

Analüüsi- ja arenduskeskus.

K2T2S2

Personaliarvestuse

programm (PERSONA)

Personalihaldus, tööajaplaneerimine,

palgaarvestus.

Personalivaldkonna

teenistujad

Planeerimise,

projektijuhtimise ja

arenguvestluste tarkvara

(PlanPro)

Tööplaanide, koolitusplaanide,

välislähetusplaanide ja hankeplaanide

koostamine, arenguvestluste pidamine.

Administreerivad:

üldosakonna juhataja,

finantsjuht,

personalivaldkonna

teenistujad

Kasutajad - kõik teenistujad

Riigitöötaja

iseteenindusportaal (RTIP)

Puhkuste, lähetuste ja varade

menetluskeskkond. Lähetus- ja

puhkusedokumentide ja nende

registriandmete haldamine. Teenistujate

isikuandmete, koolituste ja

majanduskulude haldamine.

Administreerivad:

üldosakonna juhataja,

finantsjuht,

personalivaldkonna

teenistujad

Kasutajad: kõik teenistujad

SAP majandustarkvara Raamatupidamine, finants- ja personali-

aruandlus.

Üldosakond

Tehniline haldaja - Riigi

Tugiteenuste Keskus.

Siseveeb Teenistujate kontaktandmete haldamine,

töökorraldusliku teabe vahendamine

teenistujatele, otseteed

infosüsteemidesse, dokumendivormid.

Vastutajad - kõik

struktuuriüksused oma

vastutusvaldkonnas.

Kasutajad - kõik

teenistujad.

4 (7)

Tervishoiukorralduse

infosüsteem (MEDRE2)

Tervishoiukorralduse infosüsteemi

eesmärk on teenuse kasutajate tervise

kaitseks nõutava kvalifikatsiooniga

isikute tervishoiuteenuste ja

apteegiteenuste osutamise tagamine,

määratud asutustele õigusaktidest

tulenevate ülesannete täitmiseks vajalike

andmete tagamine, tervisestatistika

tegemiseks ning tervishoiualase poliitika

kujundamiseks vajaliku info haldamine.

Analüüsi- ja arenduskeskus

(IT-arenduste

peaspetsialist)

Kasutajad -

Tervishoiukorralduse ja

toimepidevuse osakonna

teenistujad

K2T2S1

Terviseameti laborite

infosüsteem (TALIS)

Laboritoimingute registreerimine.

Terviseameti laborite töö toimimise

kindlustamine ühtse protsessina ning

tagada laboriinfo kiirema kättesaadavuse

tagamine tellijale ja liidestatus

laboriseadmetega läbi uuenenud

tehnoloogilise platvormi.

Terviseohutuslabor

K2T1S2

Terviseameti

tellimuskeskkond

Laoinfosüsteem ja tellimuskeskkond

tervishoiutöötajatele, mille kaudu on

võimalik vaktsiine ja ravimeid

tellida ning Terviseametil tellimusi

hallata ja väljastada

Ravimiladu

K2T1S1

Tehniline haldaja - TEHIK

Vee terviseohutuse

infosüsteem (VTI)

Joogivee käitlemise, ujulate ja

supelrandade tervisekaitse nõuetele

vastavuse kontrollimine,

retrospektiivsete analüüside, veega

seotud rahvatervise kaasaegsete

epidemioloogiliste uuringute tegemine ja

vee seisundi muutuste trendide

selgitamine ning selle alusel

prognooside tegemine ja meetmete

rakendamine.

Keskkonnatervise osakond

K2T2S2

Võrguketta teenus Asutusesiseste dokumentide hoidmine

ja jagamine

Kõik teenistujad oma

vastutusvaldkonnas.

Välisveeb Teabe vahendamine avalikkusele, info

Terviseameti teenuste kohta.

Üldine administreerimine,

valdkonnad jagatud.

1.13. Eemaldada lisa 2 punktis 18 tõestusmärke kohustuslikkuse kirjelduse lahtris rida

„väljaandmise koht“.

1.14. Sõnastada lisa 2 punkt 19 (viida asukoht) viimane rida järgmiselt: „- teistel

dokumentidel paremas veerus“.

1.15. Tunnistada kehtetuks lisa 2 p 20.

1.16. Sõnastada lisa 4 punkt 1.2. järgmiselt:

„1.2. Ameti üldisele e-posti aadressile ja DVK ning postifirma kaudu saabunud dokumendid

registreerib ja suunab menetlusse dokumendihalduse eest vastutav teenistuja. Teenistuja avab

kõik asutuse ja selle teenistujate nimele saabunud saadetised, v.a nimeliselt krüpteeritud

dokumendid, saadetised märkega „ISIKLIK“ ja vastava märgusõnaga tähistatud avalike

konkursside pakkumised. Need kirjad edastatakse adressaadile avamata.

Ameti nimele krüpteeritud (CDOC vormingus) dokumendid dekrüpteeritakse ja salvestatakse

DHSi krüpteerimata kujul.“

1.17. Sõnastada lisa 4 punkt 1.6. järgmiselt:

5 (7)

„1.6. Võõrkeelse pöördumise korral on õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde.

Tõlke nõudmisest antakse dokumendi esitajale teada kolme tööpäeva jooksul. Tõlke vajaduse

otsustab dokumendi vastutaja lähtuvalt konkreetsest dokumendist. Allkirjastamiseks või

tõlkimiseks tagastatavad pöördumised registreeritakse ning tagastatakse seejärel pöördujale

allkirjastamiseks või tõlkimiseks. DHSis registreeritakse nii esmane

(allkirjastamata/võõrkeelne) kui ka allkirjastatud/tõlgitud pöördumine. Lahendamise tähtaega

arvestatakse allkirjastatud/tõlgitud pöördumise saamisest.“

1.18. Lisada lisa 4 punkt 2.51. järgmises sõnastuses:

„2.51. Kohustuslikud kooskõlastusringid on järgmistel dokumentidel:

2.51.1. üldkäskkirjad – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusnõunik või jurist ning rahalisi

kohustusi puudutavate käskkirjade korral finantsjuht;

2.51.2. personalikäskkirjad – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, personalijuht ning jurist;

2.51.3. lepingud – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusnõunik või jurist, andmekaitset

puudutavate lepingute korral jurist ning rahalisi kohustusi puudutavate käskkirjade korral

finantsjuht;

2.51.4. töölepingud ja võlaõiguslikud lepingud eraisikutega - kooskõlastavad struktuuriüksuse

juht, personalijuht ning jurist;

2.51.5. ettekirjutused – kooskõlastavad menetlusgrupi juht ning järelevalvevaldkonna juht;

2.51.6. sunnivahendi rakendamise otsused - kooskõlastavad menetlusgrupi juht ning

järelevalvevaldkonna juht;

2.51.7. juhend, juhis – kooskõlastab valdkonnajuht või teenuseomanik;

2.51.8. korraldus – kooskõlastab struktuuriüksuse juht ja õigusnõunik või jurist.“

1.19. Tunnistada kehtetuks lisa 4 punkt 3.4.12.

1.20. Sõnastada lisa 4 punkt 5.2. järgmiselt:

„5.2. Eriliiki isikuandmeid vm sisaldav teave vm tundlik materjal saadetakse välja DVK kaudu

või transpordikrüpto (CDOC) vormingus (v.a asutused, millega toimib krüpteeritud ühendus).

Dokumenti ei pea krüpteerima ametisiseses kirjavahetuses või kui andmesubjekt on andnud

nõusoleku dokumendi edastamiseks krüpteerimata ja kui dokument on saabunud

krüpteerimata.“

1.17. Lisa 4 topeltnumeratsiooniga punkt 5.2 tähistada numbriga 5.21 ja sõnastada järgmiselt:

„5.21 Dokumente saavad välja saata kõik teenistujad nii Outlooki postkastist kui ka DHSi

sarjades, millele neil on juurdepääsuõigus. DHSis koostatud dokument saadetakse välja

hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval. Outlooki kaudu saadetud dokument

salvestatakse DHSi võimalusel vahetult peale väljasaatmist, kuid hiljemalt järgmisel tööpäeval.“

1.18. Lisada lisa 4 punkt 5.41. järgmises sõnastuses:

„5.41. Outlooki kaudu ametivälisele adressaadile kirja saates kasutatakse Terviseameti logoga

signatuuri. Olenevalt adressaadist kasutatakse eesti- või ingliskeelse tekstiga signatuuri.

Eestikeelne signatuur:

Ees- ja Perekonnanimi

ametinimetus (väikese algustähega)

osakond (osakonna nimetus väikese algustähega, v.a RO nimetuses)

+372 XXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa)

[email protected]

6 (7)

Terviseamet

+372 794 3500

[email protected]

www.terviseamet.ee

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn

Käesolev kiri on konfidentsiaalne ning mõeldud kasutamiseks kirja päises nimetatud isikule/asutusele. Käesoleva kirja mistahes

viisil kasutamine või kopeerimine isiku poolt, kes ei ole märgitud selle adressaadiks, on keelatud. Kui te olete saanud käesoleva

kirja ekslikult, palume sellest koheselt teavitada kirja saatjat ning kustutada saadud kiri koos kõikide lisadega.

Ingliskeelne signatuur:

Ees- ja perekonnanimi

Ametinimetus (suure algustähega)

Osakond (suure algustähega)

+372 XXXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa)

[email protected]

Republic of Estonia

Health Board

+372 794 3500

[email protected]

www.terviseamet.ee

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn

Estonia

This e-mail is confidential and meant for use by the person named in the letterhead. Any use in any way or

copying of it by a person not marked as the addressee thereof is prohibited. If you have got this e-mail by

mistake, please notify of it the sender without delay and delete the received e-mail together with all its

attachments.“

1.19. Sõnastada lisa 4 punkt 5.5. järgmiselt:

„5.5. Paberdokumentide ja saadetiste väljasaatmise korraldab üldosakond. Paberdokumente

postitatakse vähemalt kaks korda nädalas, v.a kiireloomulised dokumendid, mis edastatakse

postiasutusele, kullerile või adressaadile hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval.

Üleantavad saadetised kantakse selleks ettenähtud registrisse.“

1.20. Sõnastada lisa 4 punkt 6.1. järgmiselt:

„6.1. Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud

korras piiratud ja teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks AvTS

alusel. Teabe tunnistamise kohta juurdepääsupiiranguga teabeks tehakse teabekandjale kirjalik

märge. Dokumendi juurdepääsupiirang märgitakse alati Deltas. Juurdepääsupiirangu alus

Deltas sõnastatakse RIHA Juurdepääsupiirangute klassifikaatoris märgitud kujul.“

1.21. Lisada lisa 5 punktis 4 olevasse tabelisse rida järgmises sõnastuses:

Nimetus Kasutaja

Teenistujate nimelised kuupäevatemplid Ravimilao ja regionaalosakondade

vaktsiinide/ravimite jms väljastamist

korraldavad teenistujad

1.22. Lisada lisa 6 punkt 4.8. järgmises sõnastuses:

7 (7)

„4.8. Kui arhivaalide hävitamine tellitakse välise teenusena, koostatakse hävitamist teostava

asutusega leping, mis sisaldab ka konfidentsiaalsuskohustust.“

1.23. Sõnastada lisa 7 punkt 1 järgmiselt:

„1. Teenistuja puhkusel või välislähetuses viibimisel määratakse talle riigitöötaja

iseteenindusportaalis (RTIP), dokumendihaldussüsteemis jt infosüsteemides asendaja, kellele

suunatakse täitmiseks teenistuja pooleliolevad ning uued tööülesanded.“

1.24. Sõnastada lisa 7 punkt 2 järgmiselt:

„2. Täitmata ametikoha ülesannete õigeaegse täitmise tagamiseks võib struktuuriüksuse juht

anda ülesanded täitmiseks teisele teenistujale.“

1.25. Sõnastada lisa 7 punkt 3 järgmiselt:

„3. Teenistuja teenistussuhte lõppemisel tuleb tema kätte usaldatud vara üle anda

struktuuriüksuse juhile ja lõpetada pooleliolevad ülesanded (sh infosüsteemides) või suunata

need edasi asendama määratud teenistujale või struktuuriüksuse juhile hiljemalt töölt lahkumise

päeva lõpuks.“

1.26. Sõnastada lisa 7 punkt 6 järgmiselt:

„6. Vara ja teabe üleandmist dokumendihaldussüsteemis korraldab üldosakond. Teenistuja

muude pooleliolevate tööülesannete üleandmist korraldab struktuuriüksuse juht. Juhtimise

üleandmist korraldab üldosakond.“

Käesolevat käskkirja on võimalik vaidlustada 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul

teatavakstegemisest, esitades vaide Terviseametile või kaebuse Tallinna Halduskohtusse.

(allkirjastatud digitaalselt)

Birgit Lao

peadirektor

TERVIKTEKST seisuga 14.10.2022

MUUDETUD:

14.10.2022 nr 1.1-1/22/74

KÄSKKIRI

Tallinn 01.02.2021 nr 1.1-1/21/1

Terviseameti teabehalduse kord

1. Üldsätted

1.1. Terviseameti (edaspidi amet) teabehalduse korra (edaspidi kord) eesmärk on toetada ameti

teenistujaid korrektse teabehalduse korralduse tagamisel ning teabe efektiivsel töötlemisel,

arhiveerimisel.

1.2. Dokumendihalduse korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama ameti tegevuse

õigusaktidest ja sisemistest juhenddokumentidest lähtuva dokumenteerimise ning dokumentide

kasutatavuse ja säilimise neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Kogu töö on korraldatud

võimalusel paberivaba dokumendihalduse põhimõttel. Paberivaba dokumendihalduse põhimõtte

järgimine tagab avatuse, kiirendab dokumendiringlust, infootsingut ning soodustab dokumentide

õigeaegset, sh operatiivsemat täitmist ja säästlikumat säilitamist.

1.3. Kord määrab kindlaks teabe korrastamise põhinõuded ametis, sh teabe haldamise,

menetlemise, vahetamise ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberil, faili või

e-posti sõnumisse.

1.4. Ameti teabehalduse korra täitmine on kohustuslik kõikidele ameti teenistujatele.

1.41. Uuele teenistujale tutvustatakse korda tööle asumisel sissejuhatava juhendamise käigus.

Korra muudatusi tutvustatakse kõigile teenistujatele dokumendihaldussüsteemi vahendusel.

1.5. Ameti dokumendihalduse periood on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). Töörühma,

komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse dokumendihalduse perioodiks on selle

tegevusperiood.

1.6. Ametis on ametlikuks suhtluskeeleks eesti keel. Välissuhtluses kasutatakse mõlemale

osapoolele sobivat keelt.

1.7. Ameti postiaadress on Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn, e-posti aadress on

[email protected], veebilehe aadress www.terviseamet.ee. Teenistujate ja struktuuriüksuste

kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel.

2. Ametikohtade pädevus ja vastutus

2.1. Ameti teabehalduse korralduses osalevad teenistujad järgmiselt:

Tabel 1: Terviseameti vastutusvaldkonnad

Vastutaja Vastutusvaldkond

2 / 40

Peadirektor teabehalduse poliitika ja prioriteetide kindlaksmääramine;

üldvastutus teabehalduse korralduse eest.

Üldosakond

(dokumendihalduse

korralduse eest vastutavad

isikud: dokumendihalduse

peaspetsialist, referendid)

dokumendi- ja arhiivihalduse ühtne korraldamine, sh teenistujate

juhendamine valdkonnaga seotud küsimustes;

igapäevase dokumendihalduse korralduse ja sellega seotud infovahetuse

korrektsuse tagamine vastavalt oma ametijuhendile ja käesolevale korrale;

oma valdkonna piires teabe õigsuse ning asja- ja ajakohasuse tagamine,

vajaliku info õigeaegne edastamine;

dokumendi- ja arhiivihalduse reeglite ning töökordade väljatöötamine ja

ajakohastamine ning sätestatud nõuete täitmise kontrollimine;

dokumendihalduse ja varade üleandmise-vastuvõtmise korraldamine;

teenistujate regulaarse koolituse korraldamine teabehaldust puudutavates

küsimustes.

Üldosakond

(dokumendihalduse

peaspetsialist)

dokumendihaldussüsteemi toimimise, sellele juurdepääsuõiguste

haldamine ning selle kasutajate nõustamine ja juhendamine;

dokumentide arhiveerimine, Rahvusarhiivi üleandmine ja dokumentide

hävitamine.

Infoturbe eest vastutav

teenistuja

teiste tööks vajalike infosüsteemide toimimine, arendamine ja seal

tekkivate andmete turvaline haldamine.

Andmekaitsespetsialist andmekaitse valdkonna korraldamine ja asjakohaste juhiste koostamine.

Kommunikatsioonitalitus teabe nõuetekohane avalikustamine ameti sise- ja välisveebis ja teistes

avalikkusele suunatud infokanalites.

Struktuuriüksuste juhid

struktuuriüksuste valduses oleva teabe avalikustamine ja teabenõuete

täitmine vastavalt oma pädevusele;

dokumendihaldussüsteemi keskkonna kasutamise tagamine, et see oleks

teenistujate tegevuse lahutamatu osa ning et see toimuks ametis sätestatud

protseduurireeglite ja nõuete kohaselt.

Teenistujad oma ülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohane loomine, selle

haldamine, sh temale määratud tööülesannete tähtaegne täitmine ning

dokumentide haldamise tagamine kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni.

Koostööpartner (DHS) DHS käideldavuse tagamine 24 tundi ööpäevas ja 365 päeva aastas;

DHS tehnilise toimimine;

DHSis olevate andmete varundamine;

tarkvara ja viirusetõrje perioodilise uuendamine;

DHSi rikke korral vajadusel nii riistvara, tarkvara kui ka dokumentide

taastamine.

2.2. {Kehtetu alates 14.10.2022}

2.3. Dokumentide haldamise aluseks on põhimõte, et iga dokumenti menetleb vastava

pädevusega teenistuja. Dokumente töödeldakse ameti teenistuja alluvuse põhimõttel. Teenistuja

lahendab tekkivad küsimused iseseisvalt. Juhul, kui tema pädevus ei võimalda lõplikku otsust teha,

pöördub ta lahenduse saamiseks pädeva teenistuja ja/või vahetu juhi poole.

2.4. Valdkonna eest vastutavad teenistujad (dokumendihalduse korralduse eest vastutavad isikud,

andmekaitsespetsialist, infoturbe eest vastutav teenistuja jt) võivad oma pädevuse piires koostada

korra paremaks rakendamiseks juhiseid, näidiseid jm dokumente, mis avaldatakse siseveebis.

3. Andmete kaitse põhisätted

3.1. Iga teenistuja vastutab isikuandmete töötlemisel isikuandmete õiguspärase töötlemise eest

ning järgib isikuandmete töötlemisel järgmisi põhimõtteid:

3.1.1. isikuandmeid töödeldakse seaduslikult ja õiglaselt. Andmeid töödeldes tuleb olla

veendunud, et töötlemistoiminguks eksisteerib seaduslik alus mõne seadusega või

seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või kohustuse näol;

3.1.2. isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel

ning neid ei töödelda viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus. Ühel eesmärgil

kogutud andmeid võib kasutada teisel eesmärgil üksnes inimese nõusolekul või

3 / 40

seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või kohustuse

täitmiseks;

3.1.3. isikuandmed peavad olema piisavad ja asjakohased ning ei tohi olla ülemäärased

andmetöötluse eesmärke arvestades. Töötlemise eesmärki arvesse võttes ei tohi

töödelda andmeid, mida ei ole eesmärgi täitmiseks vaja;

3.1.4. isikuandmed peavad olema õiged ja vajaduse korral ajakohastatud. Mõistlike

meetmetega tagatakse, et andmetöötluse eesmärgi seisukohast ebaõiged isikuandmed

kustutatakse või parandatakse viivitamata. Isikut puudutavaid otsuseid ei võeta vastu

ebaõigete või aegunud isikuandmete põhjal;

3.1.5. isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab andmesubjekti tuvastada üksnes seni,

kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse.

Isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, andmekandjatele, infosüsteemide

kannetele on kehtestatud eesmärgi täitmist arvesse võttev säilitustähtaeg, mille

möödumisel andmed jäädavalt kustutatakse (või kirjutatakse üle või hävitatakse);

3.1.6. isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab nende turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata

või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise

eest, rakendades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid;

3.1.7. andmete töötlemine peab olema andmesubjektile läbipaistev. Inimestelt endalt nende

kohta käivate andmete küsimisel tuleb inimestele enne andmete küsimist teatada

andmete küsimise õiguslik alus, eesmärk, andmetele kohalduvad säilitustähtajad ning

kes võivad küsitavatele andmetele juurdepääsu saada.

3.2. Teenistusülesannete täitmisel ei tohi koguda isikuandmeid, mille kogumiseks ei eksisteeri

seaduslikku alust mõne seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või

kohustuse näol.

3.3. Andmete töötlemine peab toimuma vastavuses valdkonda reguleerivate õigusaktidega ja

isikuandmetega tehtavad toimingud tehakse üksnes otseste teenistusülesannete täitmiseks.

3.4. Enne isikuandmete väljastamist tuleb veenduda andmesubjekti isikusamasuses.

Sellekohased taotlused peavad olema omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud. Kolmandate

isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmeid on lubatud väljastada üksnes juhul, kui teabenõudja

teatab juurdepääsu õigusliku aluse ja eesmärgi.

3.5. Kõigist isikuandmete töötlemise rikkumistest või sellekohasest kahtlusest tuleb viivitamata

teavitada ameti andmekaitsespetsialisti.

3.6. Kõigis isikuandmete töötlemisega seonduvates küsimustes on töötajal õigus pöörduda

andmekaitsespetsialisti poole.

3.7. Isikuandmete töötlemisel täidetakse kõiki ameti infoturvet puudutavaid kordasid ja

regulatsioone.

4. Teabehalduse põhisätted

4.1. Ameti teenistujad loovad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) Delta. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib

amet väljastada koopia elektroonilisest dokumendist.

4.2. Ameti teabe haldamiseks kasutatakse DHSi ning muid ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid

infosüsteeme. Infosüsteemide kirjeldused, juurdepääsuõiguste haldamine ja kasutajate nõustamine

ning juhendamine toimub infosüsteemide sisulise vastutaja poolt, kes on loetletud teabehalduse

korra lisas 1 „Infosüsteemide nimekiri“.

4.3. Kõik teenistujad on DHSi kasutajad. Teistes ametis kasutusel olevates infosüsteemides

antakse kasutusõigused vastavalt konkreetse teenistuja tööülesannetele.

4 / 40

4.4. Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavale teabele piiratakse DHSis

sarjapõhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste läbi.

4.5. Ameti juht kehtestab käskkirjaga dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks dokumentide

liigitamisel, registreerimisel, säilitustähtaegade ning juurdepääsupiirangute määramisel.

4.6. Enne teenistussuhte lõppemist on teenistuja kohustatud üle andma oma tegevuse vastutusel

olevad dokumendid ja kasutuses oleva vara teenistuse lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt

määratud tähtajaks. Täpsem üleandmise ja vastuvõtmise kord on kirjeldatud teabehalduse korra

lisas 7 „Teenistuja asendamine, teabe ja vara üleandmine-vastuvõtmine“.

5. Dokumentide loomine

5.1. Ameti ülesannete täitmisest lähtuvalt liigitatakse dokumendid järgmiselt:

5.1.1. tõendus- ja tõestusväärtust omavad dokumendid, sh korralduslikud dokumendid (juhis,

käskkiri);

5.1.2. ametisisesed kirjad: avaldus, informatiivne e-kiri, memorandum, seletuskiri;

5.1.3. ametivälised kirjad: arhiiviteatis, infokiri, kiri (sh e-kiri), märgukiri, pretensioon,

selgitustaotlus, taotlus, teabenõue, tellimiskiri, tõend, vaie, volikiri jt;

5.1.4. kollektiivse otsuse dokumendid: akt, protokoll;

5.1.5. funktsionaalse tegevuse dokumendid: personali/teenistusalased, raamatupidamise

alased dokumendid, mh lepingud, hankedokumendid, kohtudokumendid,

menetlusdokumendid vms.

5.2. Dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti

kirjakeele normile.

5.3. Dokumendid koostatakse dokumendihaldussüsteemis ning dokumendi koostamisel

kasutatakse dokumendimalle.

5.4. Vajadusel algatab dokumendi koostaja töövoo ja määrab kooskõlastajad, arvamuse andjad,

täitja, allkirjastajad ja teadmiseks võtjad.

5.5. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi

autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud kasutatavates infosüsteemides.

5.6. Ametis loodava dokumendi kohustuslikud elemendid on:

5.6.1. dokumendi andja (ameti nimetus „Terviseamet“);

5.6.2. kuupäev;

5.6.3. sisu;

5.6.4. viit (registreeritavatel dokumentidel);

5.6.5. allkirjastaja nimi ja ametikoht/roll või sisu kinnitaja.

5.7. Dokumendi loomisel teabekandja ja teabe edastusviisi valikul lähtutakse ametis:

5.7.1. dokumendi juurdepääsupiirangust (AK);

5.7.2. dokumendi liigist;

5.7.3. sarjast, kuhu dokument kuulub (sh säilitustähtajast vastavalt dokumentide

liigitusskeemile);

5.7.4. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul,

tagades juurdepääsu dokumendile tulenevalt kasutaja juurdepääsuvajadusest;

5.7.5. võimalusest dokument nõuetekohaselt säilitada.

5.8. Dokumendi koostab teenistuja, kelle ülesannete hulka kuulub selle küsimuse lahendamine

või kellele see on ühekordselt juhi poolt ülesandeks tehtud.

5 / 40

5.9. Sõltuvalt dokumendiliigist ja vajadusest kasutatakse dokumentidel dokumendile omaseid

elemente. Dokumentide elementide vormistamise ja kasutamise kirjeldused on esitatud

teabehalduse korra lisas 2 „Dokumendielementide vormistamise nõuded“.

5.10. Konkreetset liiki dokumendi vormistamisel lähtutakse selle dokumendiliigi elementide

vormistamise ja sisu nõuetest. Dokumendimallide, sh dokumendiplankide ja konkreetse

dokumendiliigi protsessikirjeldused on esitatud teabehalduse korra lisas 3 „Dokumentide loomise

protsessikirjeldused“.

6. Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine

6.1. Ameti dokumendihaldussüsteemis (Delta) registreeritakse dokumendid, sh e-kirjad, mis

puudutavad ameti tegevust ja ülesannete täitmist.

6.2. Ameti dokumendiregistris ei registreerita:

6.2.1. dokument, millel puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta (v.a kui sisust

tulenevalt on vajadus registreerida);

6.2.2. arved;

6.2.3. informatiivse sisuga dokumendid, pakkumised, publikatsioonid, perioodika,

reklaamtrükised;

6.2.4. curriculum vitae (CV-d);

6.2.5. kutsed (v.a teenistusalased), tänukirjad, õnnitlused;

6.2.6. dokumendid, millel on rämpsposti tunnused.

6.3. Dokumendid registreeritakse lähtuvalt dokumendi sisust ja dokumentide liigitusskeemist

DHSis või teistes infosüsteemides.

6.4. Ametisiseselt ning -väliselt kasutatakse dokumentide vastuvõtmiseks ja väljasaatmiseks

järgmisi võimalusi:

6.4.1. DHX (DVK) – dokumendivahetuskeskus teabe turvaliseks edastamiseks ja saamiseks;

6.4.2. e-post – selle kaudu edastatakse ametisiseseid dokumente, samuti suheldakse teiste

organisatsioonide ja isikutega. Ameti e-posti üldaadressile saabuvate dokumentide

ringlusesse suunamise korraldavad e-posti aadressi haldajad. Elektrooniliselt saabunud

tõendusväärtusega dokumendid registreeritakse ning edastatakse DHSi kaudu

vastavalt kuuluvusele. Teenistuja, kellele dokument on suunatud täitmiseks ja kes

saadab adressaadile vastuse e-postiga, teeb seda oma Terviseameti nimeliselt või ameti

üldiselt e-posti aadressilt;

6.4.3. liht- ja tähtpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale sidefirma

vahendusel;

6.4.4. kullerpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale kullerfirma

vahendusel;

6.4.5. käsipost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale ameti

teenistujate või teiste organisatsioonide ja isikute poolt postifirma vahenduseta.

6.5. Teenistuja ametialane elektronposti aadress domeeniga terviseamet.ee on teenistusalastel

eesmärkidel suhtlemise aadress. Teenistusalase e-posti aadressi kaudu vahetatavad dokumendid

võivad tulenevalt sisust kuuluda registreerimisele ameti dokumendiregistris. Dokumentide

registreerimise või registreerimiseks edastamise eest vastutab dokumendi saanud teenistuja.

6.6. Kui teenistujal puudub võimalus tööpäeva jooksul kontrollida oma e-postkasti laekuvat

korrespondentsi, märgib ta e-postkasti süsteemi teate “Kontorist väljas” (Out of office), mis tagab

e-kirja saatjale automaatse vastuse. Automaatses vastuses peab olema sõnum eesti keeles. Juhul,

kui teenistuja kasutab oma e-posti aadressi ka välissuhtluses, siis peab sõnum olema ka inglise

keeles. Sõnumi sisu peab kajastama vähemalt järgmist: kaua teenistuja e-postkasti ei kasuta ning

kelle poole sel perioodil pöörduda (asendaja ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoni nr).

6 / 40

6.7. Dokumendiringlus toimub töövoogude kasutamine ja dokumendiliigile vastavate protsesside

järgimise teel. Dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja allkirjastamise kord ning täitmise

tähtajad on toodud teabehalduse korra lisas 4 „Dokumentide menetlemine“.

7. Teabe avalikustamine

7.1. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse ameti veebilehe vastavasse rubriiki esimesel

võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis või tagatakse teabele juurdepääs

teabenõude täitmisega.

7.2. Dokumendiregistri avalikustamisega tagatakse juurdepääs dokumentide registriandmetele

(v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldatavatele andmetele) ja dokumentidele.

Juurdepääsupiiranguga dokumente ei avalikustata, avalikustatakse ainult juurdepääsupiirangust

hõlmamata metaandmed.

7.3. Juurdepääsupiiranguga teabe sattumisest ja sattumise ohust ameti veebilehele tuleb

viivitamata teavitada ameti andmekaitsespetsialisti ja infoturbe eest vastutavat teenistujat.

8. Ametisisese teabe määratlemine

8.1. Dokumendi koostamisel on iga teenistuja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv

teave on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele,

tunnistama selle teabe juurdepääsupiiranguga teabeks ning vormistama vastavad

juurdepääsupiirangu märked. Kirjavahetus füüsiliste isikutega on alati juurdepääsupiiranguga

teave, sest füüsilise isiku kontaktandmed ei ole avalikud (piirang AvTS § 35 lg 1 p 12 alusel).

8.2. Ametisiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks võivad olla ka:

8.2.1. õigustloovate aktide eelnõud enne nende kooskõlastamiseks saatmist või

vastuvõtmiseks esitamist;

8.2.2. dokumendi kavand ja selle juurde kuuluvad dokumendid enne nende vastuvõtmist või

allakirjutamist;

8.2.3. põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida

dokumendiregistris ei registreerita.

8.3. Lähtudes dokumendi sisust, teeb registreerija juurdepääsupiirangu märke dokumendi

metaandmetes, märkides juurdepääsupiirangu aluse ja kehtivusaja. Kui on vajalik ja teabekandja

seda võimaldab, siis tehakse juurdepääsupiirangu märge ka dokumendile või dokumendi kogumile.

Juurdepääsupiirangu määramise aluse otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja.

8.4. Ametile saabunud juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul arvestatakse dokumendi saatja

poolt kehtestatud juurdepääsupiiranguga. Kui juurdepääsupiirangut on vaja täiendada või muuta,

teavitatakse sellest dokumendi saatjat.

8.5. Juurdepääsupiiranguga teabele on juurdepääsuõigus teenistujal teenistusülesannete

täitmiseks AvTS § 38 lõigetes 3 ja 4 sätestatud tingimustel ja korras.

8.6. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi väljastamisel

teabenõude korras tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse avalikustamisele

mittekuuluvad andmed kinni.

8.7. Kui teabenõudja poolt taotletavale ametis koostatud dokumendile ei ole tehtud

juurdepääsupiirangu märget, kuigi dokument on määratud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab

teabenõude täitja dokumendi märgistamise ja teavitab sellest teabenõudjat.

7 / 40

8.8. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole DHSis ekslikult

juurdepääsupiirangut kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel

avalikustatud, teavitab kasutaja sellest koheselt dokumendi koostajat ja ameti

andmekaitsespetsialisti.

8.9. Juurdepääsupiiranguga teavet tohib edastada riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikele või

töötajatele nende ametiülesannete täitmiseks juurdepääsupiirangu kehtestanud organisatsiooni või

isiku loal (vt punkt 8.5.), tagades teabe kaitstuse asjasse mittepuutuvate isikute eest.

8.10. Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga

isikuandmed, tuvastatakse teabenõudja isik allkirjastatud taotluse alusel. Kui isik taotleb

juurdepääsu teiste isikute isikuandmetele, teatab ta lisaks teabele juurdepääsu aluse ja eesmärgi.

8.11. Juurdepääsupiiranguga isikuandmete väljastamisel tuleb pidada arvestust kellele, mis

eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid isikuandmeid väljastati.

8.12. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest ja sattumise ohust

tuleb viivitamata teavitada ameti andmekaitsespetsialisti ja infoturbe eest vastutavat teenistujat.

8.13. Juurdepääsupiiranguga teabele (näiteks eriliigilisi isikuandmeid sisaldavatele

dokumentidele) piiratakse juurdepääsu ka asutusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult

teenistujatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks, määrates DHSis dokumendile

juurdepääsuõiguse üksnes konkreetsetele ameti teenistujatele. Eriti tundlikku teavet ei tohi

salvestada eemaldavaile andmekandjatele (mälupulk, mälukaart, väline kõvaketas, CD/DVD-

plaat) ega ameti üldkasutatavatele võrguketastele.

8.14. Kui asutusesiseseks kasutamiseks määratud (AK) teavet edastatakse kolmandale osapoolele

elektronposti teel, tuleb veenduda, et e-posti aadress, millele dokumenti edastatakse, kuulub

adressaadile. Kui AK teavet edastatakse adressaadile elektronposti teel, tuleb dokument edastada

krüpteeritult.

9. Muu ametis tekkiva teabe kogumine ja säilitamine

9.1. Ameti veebilehel avaldatakse õigusaktidega ette nähtud teave ning teave, mida amet peab

vajalikuks veebilehel avaldada.

9.2. Veebilehel avalikustatud andmeid säilitatakse vastavalt sisule kooskõlas dokumentide

liigitusskeemis määratud tähtajaga. Teave, millele ei ole säilitustähtaega määratud, hoitakse

aktuaalsena veebilehel ning teenusepakkuja serveris kuni vajaduse möödumiseni.

9.3. Ameti siseveeb on ametis tekkivate dokumentide, mis üldjuhul ei ole isikustatud ning on

vajalikud tööprotsessi korraldava abimaterjalina, hoidmiseks, et säilitada ja teha kättesaadavaks

ameti tööks vajalik informatsioon. Dokumentide ja materjalide säilitamine võrgukettal või muus

selleks ettenähtud süsteemis on oluline ameti mälu hoidmiseks ning teenistujate vahel

vahetamiseks, mistõttu säilitatakse sealset informatsiooni vastavalt vajadusele.

9.4. Teenistujate koolitusmaterjalid avaldatakse siseveebis ning need tehakse kättesaadavaks

kõikidele teenistujatele. Koolitusmaterjalide võrgukettale panemise eest vastutab koolitusmaterjali

saanud teenistuja.

9.5. Siseveebi laaditakse üldjuhul fotod, mis on vajalikud teenistujate tööks. Isikustatud fotode

laadimiseks peab olema fotol kajastuva isiku luba, v.a juhul, kui fotod on üles võetud avalikus

ruumis või avalikul üritusel või esineb muu õiguslik alus. Siseveebi laetud isikustatud fotosid ei

tohi levitada väljapoole ameti töökeskkonda.

10. Dokumentide arhiveerimine

8 / 40

10.1. Dokumendihaldusperioodi vältel salvestatakse dokumendid digitaalselt vastavalt ameti

dokumentide liigitusskeemis märgitud sarjale.

10.2. Dokumentide puhul tuleb tagada nende omavahelised seosed, nt kirjavahetus, samuti

asjapõhisesse kataloogi salvestatud menetlust algatav dokument koos vastustega ja muud asja

lahendamise käigus tekkinud dokumendid (ettepanekud, arvamused, jms).

10.3. Digitaalsesse kataloogi salvestatakse:

10.3.1. need dokumendid, millega seotud küsimus on lahendatud;

10.3.2. asjakohased dokumendid;

10.3.3. alati lõplikult vormistatud dokumendid;

10.3.4. ühe kalendriaasta või tegevusperioodi dokumendid.

10.4. Dokumente säilitatakse vähemalt dokumentide liigitusskeemis määratud säilitustähtaja

jooksul.

10.5. Dokumentide korrektse haldamise ja täieliku koosseisu eest vastutab nende haldaja.

Tervikliku säilimise eest peale arhiivi üleandmist vastutab arhiivitöö korraldamise eest vastutav

isik.

10.6. Dokumentide korrektne hoidmine, hävitamine ja arhiivikorrastamine on kirjeldatud

teabehalduse korra lisas 6 „Arhiivi haldamine“.

11. Viited ja kaasnevad dokumendid {Kehtetu alates 14.10.2022}

12. Jõustumine ja rakendamine

12.1. Käskkiri jõustub allkirjastamise hetkest.

12.2. Käskkirja rakendatakse alates 01.03.2020.

12.3. Tunnistan alates 01.03.2021 kehtetuks Terviseameti peadirektori 17.06.2011 käskkirjaga nr 1.1-

1/36 kinnitatud „Terviseameti asjaajamiskorra“.

12.4. Käskkirja jõustumisest kuni käskkirja rakendamiseni viiakse töökorraldus,

dokumendivormid, dokumendiregistrid ja muud andmekogud ja tööprotsessid vastavusse

käesoleva käskkirjaga (üleminekuperiood). Kuni käskkirja rakendamise tähtajani võib rakendada

Terviseameti peadirektori 17.06.2011 käskkirjaga nr 1.1-1/36 kinnitatud „Terviseameti

asjaajamiskorda“ niivõrd, kui see pole vastuolus käesoleva käskkirjaga.

(allkirjastatud digitaalselt)

Üllar Lanno

peadirektor

Lisad: 1) infosüsteemide nimekiri;

2) dokumendielementide vormistamise nõuded;

3) dokumentide loomise protsessikirjeldused;

4) dokumentide menetlemine;

5) pitsatite ja templite kasutamine;

6) arhiivi haldamine;

7) teenistuja asendamine, teabe ja vara üleandmine-vastuvõtmine.

9 / 40

10 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 1

Infosüsteemide nimekiri

1. Ameti dokumendi- ja arhiivihalduse kontekstis moodustavad dokumendisüsteemi infosüsteemid

(nt Delta, RTIP) ja teised elektroonilised teabevahetussüsteemid koos dokumendi- ja arhiivihaldust

reguleerivate juhenddokumentide ning muude ressurssidega, milleks on:

- tehnoloogia, mille hulka kuuluvad riist- ja tarkvara, sh Delta ja kasutatavad teabevahetussüsteemid;

- dokumendid ja nende haldamise protsessid;

- teenistujad – kõik ameti teenistujad, kes töötlevad, haldavad ameti tegevusega seotud dokumente.

2. Infosüsteemide kasutajad autenditakse, kasutades riikliku elektroonilise identiteedi taristut.

Dokumendihaldusprogrammi ja teiste infosüsteemidesse sisenetakse kas ID-kaardi või Smart-ID või

mobiil-ID või kasutaja enda poolt loodud salasõnaga.

3. Infosüsteemidesse sisenemiseks peavad kõik infosüsteemide kasutajad kasutama neile edastatud

autentimisvahendeid. Võõraste autentimisvahendite kasutamine on rangelt keelatud.

4. Ametis loodud ja saadud teavet hallatakse järgmistes infosüsteemides:

Tabel 2: Terviseameti infosüsteemid

Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi kasutamise

eesmärk (eesmärgid)

Sisuline vastutaja,

kasutajad

Dokumendihaldussüsteem

(DELTA)

Infosüsteemi eesmärgid:

- hõlmata ja registreerida dokumente

teabekandjast sõltumata;

- lihtsa ja kiire juurdepääsu tagamine

dokumentidele ja nendega seotud teabele;

- vormistada dokumente vastavalt kehtestatud

nõuetele ja tagada kõigi vormielementide

muutumatuna säilimise kogu vastavale

dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja

jooksul;

- dokumendi- ja arhiivihalduse toiminguid nii

üksikdokumendi kui ka dokumentide

kogumitega;

- kehtestatud juurdepääsupiirangute

rakendamine;

- igal ajal kindlaks teha dokumendiga tehtud

toimingud, koos toimingute tegemise aja ja

tegijaga;

- dokumentide säilimine selliselt, et oleks

tagatud dokumentide autentsus,

usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus

nende hävitamiseks eraldamiseni või arhiivi

üleandmiseni.

Administreerivad:

dokumendihalduse

peaspetsialist ja referendid.

Kasutajad - kõik

Terviseameti teenistujad.

Tehniline haldaja –

Registrite ja Infosüsteemide

Keskus (RIK)/Tervise ja

Heaolu Infosüsteemide

Keskus (TEHIK).

K2T2S2

Dokumendihaldussüsteem

(DORA)

Aktiivses kasutuses aastani 2018. Teavet

hoitakse kuni andmete migreerimiseni

dokumendihaldussüsteemi Delta.

Üldosakond

(dokumendihalduse

spetsialist ja referendid).

K2T1S2

E-arvete infosüsteem Arvete menetlemine ja nende kinnitamine. Üldosakond

(finantsjuht,

finantsspetsialist jt eelarve

11 / 40

kasutamise eest vastutavad

isikud).

Keskkonnatervise

andmekogu (KTA)

Keskkonnatervisega seotud andmete töötlemine

ja haldamine.

Keskkonnatervise osakond.

K1T1S0

Meditsiiniseadmete ja

abivahendite andmekogu

(MSA )

Meditsiiniseadmete andmete ning

meditsiiniseadmete ohujuhtumite, kliiniliste

uuringute ja järelevalvemenetluste andmete

registreerimine, kogumine, töötlemine,

analüüsimine ja Euroopa meditsiiniseadmete

andmepangale edastamine.

Meditsiiniseadmete osakond

K2T2S2

Mürgistusteabe

andmekogu

Mürgistusandmete haldamine. Mürgistusteabekeskus.

K3T2S2

Nakkushaiguste register

(NAKIS/NHR)

Nakkushaiguste ja nakkushaiguskahtluse

esinemise ning haigestumise ohutegurite kohta

teabe edastamine ning nakkushaiguste juhtumite

registreerimine nakkushaiguste ennetamiseks ja

nende levikutendentside selgitamiseks.

Nakkushaiguste osakond

K2T2S2

Infosüsteem ODOO COVID-19 testide tulemuste, COVID-19 haigete

ja lähikontaktsete info, karantiinikohustuste ja

nende rikkumiste, piiriületuste info ja TA

iseteeninduse info haldamine.

Analüüsi- ja arenduskeskus.

K2T2S2

Personaliarvestuse

programm (PERSONA)

Personalihaldus, tööajaplaneerimine,

palgaarvestus.

Personalivaldkonna

teenistujad

Planeerimise,

projektijuhtimise ja

arenguvestluste tarkvara

(PlanPro)

Tööplaanide, koolitusplaanide,

välislähetusplaanide ja hankeplaanide

koostamine, arenguvestluste pidamine.

Administreerivad:

üldosakonna juhataja,

finantsjuht,

personalivaldkonna

teenistujad

Kasutajad - kõik teenistujad

Riigitöötaja

iseteenindusportaal

(RTIP)

Puhkuste, lähetuste ja varade menetluskeskkond.

Lähetus- ja puhkusedokumentide ja nende

registriandmete haldamine. Teenistujate

isikuandmete, koolituste ja majanduskulude

haldamine.

Administreerivad:

üldosakonna juhataja,

finantsjuht,

personalivaldkonna

teenistujad

Kasutajad: kõik teenistujad

SAP majandustarkvara Raamatupidamine, finants- ja personali-

aruandlus.

Üldosakond

Tehniline haldaja - Riigi

Tugiteenuste Keskus.

Siseveeb Teenistujate kontaktandmete haldamine,

töökorraldusliku teabe vahendamine

teenistujatele, otseteed infosüsteemidesse,

dokumendivormid.

Vastutajad - kõik

struktuuriüksused oma

vastutusvaldkonnas.

Kasutajad - kõik

teenistujad.

Tervishoiukorralduse

infosüsteem (MEDRE2)

Tervishoiukorralduse infosüsteemi eesmärk on

teenuse kasutajate tervise kaitseks nõutava

kvalifikatsiooniga isikute tervishoiuteenuste ja

apteegiteenuste osutamise tagamine, määratud

asutustele õigusaktidest tulenevate ülesannete

täitmiseks vajalike andmete tagamine,

tervisestatistika tegemiseks ning tervishoiualase

poliitika kujundamiseks vajaliku info haldamine.

Analüüsi- ja arenduskeskus

(IT-arenduste peaspetsialist)

Kasutajad -

Tervishoiukorralduse ja

toimepidevuse osakonna

teenistujad

K2T2S1

Terviseameti laborite

infosüsteem (TALIS)

Laboritoimingute registreerimine.

Terviseameti laborite töö toimimise

kindlustamine ühtse protsessina ning tagada

laboriinfo kiirema kättesaadavuse tagamine

tellijale ja liidestatus laboriseadmetega läbi

uuenenud tehnoloogilise platvormi.

Terviseohutuslabor

K2T1S2

12 / 40

Terviseameti

tellimuskeskkond

Laoinfosüsteem ja tellimuskeskkond

tervishoiutöötajatele, mille kaudu on võimalik

vaktsiine ja ravimeid

tellida ning Terviseametil tellimusi hallata ja

väljastada

Ravimiladu

K2T1S1

Tehniline haldaja - TEHIK

Vee terviseohutuse

infosüsteem (VTI)

Joogivee käitlemise, ujulate ja supelrandade

tervisekaitse nõuetele vastavuse kontrollimine,

retrospektiivsete analüüside, veega seotud

rahvatervise kaasaegsete epidemioloogiliste

uuringute tegemine ja vee seisundi muutuste

trendide selgitamine ning selle alusel

prognooside tegemine ja meetmete rakendamine.

Keskkonnatervise osakond

K2T2S2

Võrguketta teenus Asutusesiseste dokumentide hoidmine ja

jagamine

Kõik teenistujad oma

vastutusvaldkonnas.

Välisveeb Teabe vahendamine avalikkusele, info

Terviseameti teenuste kohta.

Üldine administreerimine,

valdkonnad jagatud.

5. Dokumendihaldussüsteemis eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi:

1) kasutajagrupp „Administraatorid“ (dokumendihalduse peaspetsialist/vajadusel referendid);

2) kasutajagrupp „Dokumendihaldurid“ (referendid ja struktuuriüksuses dokumendihaldusega seotud

või dokumendihalduse korralduse eest vastutav töötaja);

3) kasutajagrupp „Tavakasutajad“ (kõik ameti teenistujad);

4) kasutajagrupp "Külalised" - ajutiste õigustega ametivälised kasutajad konkreetse tegevuse või

tööülesande täitmiseks.

6. Infosüsteemide kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele dokumentidele

piiratakse struktuuriüksuste/kasutajagruppide kaupa ja sarjapõhiselt.

13 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 2

Dokumendielementide vormistamise

nõuded

1. Aadress

(Elemendid esitatud tähestikulises järjekorras)

Väli Kirjeldus

Määratlus Aadressiks on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad edastamisviisist:

- dokumendi saatmisel postiga kasutatakse postiaadressi,

- dokumendi saatmisel e-postiga kasutatakse e-posti aadressi.

Kohustuslikkus Kirja saatmisel kulleriga või posti teel koha-aadress.

E-kirjal kohustuslik (e-posti aadress).

Vormistus Kirjal vormistatakse aadress elemendi adressaat alla, alustades lähiaadressist, lõpetades

posti sihtnumbri ja maakonna nimega ning saatmisel välisriiki, riigi nimega.

Maakonnakeskuste korral võib maakonna nime ära jätta, sel juhul kirjutatakse posti

sihtnumber ja linna (valla) nimi kõrvuti.

Asukoht Aadress vormistatakse kirjal adressaadiväljal, e-kirjal väljal „Kellele“.

Näited Mai Maasikas

Sotsiaalministeerium

Suur-Ameerika 1

10129 Tallinn

----

Sotsiaalministeerium

Suur-Ameerika 1

10129 Tallinn

----

Sotsiaalministeerium

[email protected]

----

Eesnimi Perekonnanimi

[email protected]

----

Mr John Smith

44 Golden Street

London BC 3 23 M

ENGLAND

2. Adressaat

Väli Kirjeldus

Määratlus Adressaadiks on organisatsioon või isik, kellele dokument on suunatud.

Kohustuslikkus Adresseeritavatel dokumentidel kohustuslik, e-kirjal vajadusel.

Vormistus Dokumendid adresseeritakse isikule, organisatsioonile, selle struktuuriüksusele,

üheliigiliste organisatsioonide grupile. Eelistada tuleb dokumendi personaalset

adresseerimist. Kui pole teada, kellele dokument personaalselt adresseerida, siis

adresseeritakse dokument organisatsioonile. Vastusdokument adresseeritakse

dokumendi saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. Adressaadi

elemendid märgitakse dokumendile nimetavas käändes. Adressaadi nime ees võib

kasutada akadeemilist tiitlit (nt Dr või Prof).

14 / 40

Adressaadiväljal väljal järjestatakse mitme adressaadi puhul isikud nende

perekonnanime, selle puudumisel organisatsioonide nimede tähestikulises järjekorras.

Adressaadi vormistamisel kasutatakse ühte järgmistest võimalustest:

- eesnimi, perekonnanimi,

- eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või roll,

- eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon,

- eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksus,

- organisatsioon,

- organisatsioon, organisatsiooni allüksus,

- organisatsioon, ametinimetus või roll,

- paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus (nt Perearstikeskused).

Kui adressaate on rohkem kui mahub adressaadiväljale, võib teised adressaadid esitada

tekstiväljal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades ees sõna

„Sama“.

Asukoht Adressaat vormistatakse dokumendil aadressiväljale või adressaadi ja tekstiväljale

(„Sama“). E-kirjal vormistatakse element tekstiväljale.

Näited Mai Maasikas

----

Mai Maasikas

tegevdirektor

----

Mai Maasikas

Dokumendihaldur OÜ

----

Mai Maasikas

Sotsiaalministeerium

rahvatervise osakond

----

Sotsiaalministeerium

rahvatervise osakond

----

Adressaadiväljal:

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

Sotsiaalministeerium

Sama: Rahandusministeerium

3. Allkiri

Väli Kirjeldus

Määratlus Allkiri on allkirjastaja omakäeliselt kirjutatud ees- ja perekonnanimi, nime lühend või

muu allkirjana kasutatav kujutis, mis võimaldab allkirjastaja isikut identifitseerida ja

seob kirja sisu selle allkirjastajaga või digitaalallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed

andmetega allkirja andja kohta.

Kohustuslikkus Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui dokumendiga

võetakse kohustusi või antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga

dokumentidel ja dokumentidel, mida töödeldakse dokumendihaldussüsteemis ning kus

on tagatud dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus.

Vormistus Omakäeline allkiri vormistatakse pärast dokumendi sisu ja enne allkirjastajat selleks

jäetud tühjadel põhireavahedel.

Digitaalselt allkirjastataval kirjal, kui allkirjastatava(te)st faili(de)st luuakse

digitaalallkirja konteinerfail, märgitakse enne allkirjastaja nime allkirjastatavas kirja

failis sulgudes „allkirjastatud digitaalselt“.

Asukoht Allkirjastaja elemendi kohal.

Näited Näited elemendi „allkirjastaja“ juures.

15 / 40

4. Allkirjastaja

Väli Kirjeldus

Määratlus Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja dokumendi andjana

(autorina, nt avaldus), dokumendi andja nimel või talle antud volituse alusel teise

füüsilise isiku või organisatsiooni nimel.

Kohustuslikkus Allkirjastaja märkimine dokumendile on kohustuslik sõltumata allkirja

kohustuslikkusest.

Vormistus Allkirjastaja märgitakse pärast allkirja elementi järjekorras:

1) eesnimi ja perekonnanimi nimetavas käändes;

2) ametinimetus (või roll, nt protokollidel)

3) organisatsiooni allüksus;

4) organisatsioon.

Organisatsioon või organisatsiooni allüksus näidatakse allkirjastaja koosseisus ainult

sel juhul, kui see ei selgu elemendist dokumendi andja (nt e-kirjadel).

Kui kirjale kirjutab alla mitu võrdse staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad ühele

kõrgusele kas organisatsiooni nimetuste, ametinimetuste või perekonnanimede

tähestikulises järjekorras.

Kui kirjale kirjutab alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad

astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, st järgmine allkirjastaja esitatakse üks

põhireavahe allpool.

Kui allkirjastaja on määratud täidetud ametikohal oleva isiku asendajaks, tuleb see

vormistada kasutades sõna „ülesannetes“.

Kui dokumendil olevat allkirja on vaja kinnitada pitseriga, vormistatakse see nii, et

pitser riivab allkirja viimaseid tähti.

Asukoht Vahetult pärast allkirja või märget (nt allkirjastatud digitaalselt) selle kohta;

digitaalallkirja korral jäetakse digitaalsel allkirjastatud märke ja allkirjastaja ees- ja

perekonnanime vahele üks tühi rida.

Näited

allkiri

Mai Maasikas

tegevdirektor

------

(allkirjastatud digitaalselt)

Mai Maasikas

peadirektor

------

Mai Maasikas

erakorralise meditsiini osakond

osakonna juhataja

----

Mai Maasikas

finantsjuht

tegevdirektori ülesannetes

5. Dokumendi andja (autor)

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi sisu eest vastutav organisatsioon (Terviseamet).

Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel.

Vormistus Dokumendi andja esitatakse dokumendil nimetavas käändes.

Asukoht Trükitehniliselt vormistatakse dokumendi andja nimetus ameti plangi (kirjaplank,

üldplank) kirjapeaväljal. Lisaks nimetusele kasutatakse ameti identiteeti.

E-kirjadel vormistatakse dokumendi andja tekstiväljal.

16 / 40

Näited Plankidel kasutatav element „dokumendi andja“.

E-kirja signatuuris element „dokumendi andja“ (koos kontaktandmetega).

Terviseamet

+372 794 3500

[email protected]

www.terviseamet.ee

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn

6. Dokumendiliigi nimetus

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendiliigi nimetust kasutatakse kõigil dokumentidel, v.a kirjal.

Kohustuslikkus Protokollil, aktil, käskkirjal (organisatsioonisisesel õigusaktil).

Vormistus Dokumendiliigi nimetus (nt käskkiri, akt, protokoll) vormistatakse nimetavas käändes,

suurtähtedega. Protokolli puhul täiendatakse elementi „Dokumendiliigi nimetus”

nõupidavaorgani nimetusega.

Asukoht Enne pealkirja.

Näited KÄSKKIRI

AKT

JUHTKONNA KOOSOLEKU PROTOKOLL

7. Juurdepääsumärge

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi kasutamise korda reguleeriv märge, eesmärgiks on õigustamata isikute

juurdepääsu takistamine piiratud juurdepääsuga teabele.

Kohustuslikkus Juurdepääsupiiranguga dokumentidel.

Vormistus Koostatavad või ka saabuvad dokumendid, mis ei ole avalikud, on kohustuslik

märgistada õige juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsumärke nimetus vormistatakse

suurtähtedega. Kirjal vormistatakse enne adressaati või seosviita. E-kirjal võib

vormistada enne pealkirja teemaväljal.

Ameti poolt koostatud kirjale teabevaldaja nimetust ei vormistata, sest teabevaldajaks

on dokumendi andja (autor). Elemente dokumentidel ei korrata.

Asukoht Dokumendi esilehe üleval parempoolses nurgas. E-kirja puhul väljal teema

(juurdepääsumärke nimetus) ja tekstiväljal (juurdepääsumärke nimetus koos aja ja

aluse andmetega).

Näited ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Teabevaldaja: Terviseamet

Märge tehtud: 08.01.2021

Juurdepääsupiirang kehtib kuni 08.01.2096

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

8. Kinnitusmärge

Väli Kirjeldus

Määratlus Kinnitamine on dokumendi sisu tõendamise erivorm.

17 / 40

Kohustuslikkus Kinnitusmärge vormistatakse kinnitatavatele dokumentidele või selle lisadele, kui

dokument vajab kinnitamist organisatsioonisisese õigusaktiga või kinnitatakse

allkirjaga selleks volitatud isiku poolt. Kinnitatavad dokumendid (nt

dokumendihalduse kord, akt) omandavad juriidilise jõu pärast kinnitamist.

Vormistus Kinnitusmärge „Kinnitatud“ tehakse dokumentidele, mis kinnitatakse õigusaktiga ja

kinnitusmärge „Kinnitan“ tehakse dokumentidele, mis vajavad kõrgema ametiisiku

kinnitust. Kui sama käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb

dokumendid nummerdada. Sel juhul kantakse kinnitusmärkesse ka lisatud dokumendi

number. Juhul, kui korraldava dokumendiga kinnitataval dokumendil endal on lisa(d),

märgitakse „Lisa“ nimetuse juurde selle nimetus. Lehtede numeratsioon on igal

kinnitataval dokumendil eraldiseisev.

Asukoht Esilehe üleval parempoolses nurgas.

Näited KINNITATUD

peadirektori 02.01.2021

käskkirjaga nr 4

----

KINNITATUD

peadirektori 02.01.2021

käskkirjaga nr 4

Lisa 2

-----

Lisa 1

Teabehalduse kord

Dokumentide menetlemine

-----

KINNITAN

allkiri

Mai Maasikas

peadirektor

02.01.2021

9. Kontaktandmed

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi andja (autori) koha- ja sideandmed.

Kohustuslikkus Väljasaadetavatel dokumentidel, nt kirjaplangil, e-kirjal vajadusel.

Vormistus Kontaktandmetes näidatakse posti teel saadetavate kirjade puhul postiaadress, muud

kontaktandmed, võib lisada veebiaadressi, arvelduskonto. Välisriiki saadetava kirja

kontaktandmed peavad sisaldama Eesti riigi nimetust ühes tuntud rahvusvahelises

keeles ja sihtnumbri ees Eesti maatähist.

Postiaadressi, e-posti aadressi vormistamist vt aadressi vormistamise juurest.

Telefoninumber vormistatakse neljakaupa lõpust alates.

Asukoht Kirjaplangil tekstiväljal, plangi jaluses, e-kirjal tekstiväljal kirja lõpus.

Näited Kirjaplangil kontaktandmete vormistus:

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn telefon +372 794 3500 registrikood 70008799

Põllu 1a, 50303 Tartu e-post: [email protected] KMKN EE101339803

Uus 3a, 80010 Pärnu www.terviseamet.ee EE891010220034796011 Kalevi 10, 30322 Kohtla-Järve viitenumber 2800048574

E-kirja signatuuris kontaktandmed esitatud element „dokumendi andja“ juures.

10. Koostaja

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi kavandi ettevalmistanud isik.

18 / 40

Kohustuslikkus Vajadusel, kirjal kohustuslik, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isikud.

Vormistus Koostaja vormistatakse viimase elemendina ning esilehel enne

kontaktandmeid. Koostaja andmed võib esitada kahes reas, esmalt eesnimi,

perekonnanimi ning teiseks telefoninumber ja e-posti aadress.

Kui kirja kavandi ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja

andmeid täiendada tema ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõnaga.

Asukoht Vahetult enne kontaktandmeid.

Näited Mai Maasikas

6770 7888

[email protected]

----

Mai Maasikas (meditsiiniseadmete küsimused)

6770 7888, [email protected]

Gabriel Mets (finantsküsimused)

6770 7575, [email protected]

11. Kuupäev

Väli Kirjeldus

Määratlus Kuupäev, mil dokument allkirjastati või registreeriti ja lõplikult fikseeriti dokumendi

sisu.

Kohustuslikkus Kohustuslik kõigil dokumentidel.

Vormistus Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida (vastusdokumendi koostamisel) olemasolu

korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all, kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna

„Meie“ ning kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnalühendiga „nr“. Digitaalselt

allkirjastataval kirjal on kuupäev digitaalallkirja koosseisus. Sõnalis-numbrilist

kuupäeva vormistust on otstarbekas kasutada suhtluses välisriikidega.

Kellaaeg märgitakse dokumendile juhul, kui see on õigusaktis ette nähtud või kui

dokumendi allkirjastaja või saatja peab seda vajalikuks.

Asukoht Dokumendi viidaväljal.

Näited 03.01.2021

03.01.2021 18:10:10

3 January 2021

12. Lisaadressaat

Väli Kirjeldus

Määratlus Organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks.

Kohustuslikkus Vajadusel.

Vormistus Vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool või lisade olemasolul

kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget. Ruumipuudusel võib lisaadressaadi

vormistada lisamärke kõrvale.

Lisaadressaadi vormistamist vt adressaadi vormistamise juurest.

Vastavalt kirja saatmise eesmärgile lisatakse lisaadressaadi ette selgitav sõna

„Teadmiseks“.

Asukoht Kirja puhul tekstiväljal. E-kirja puhul väljal koopia või pimekoopia.

Näited Teadmiseks: Keila Linnavalitsus

----

Adressaadiväljal:

Gabriel Mets

Sotsiaalministeerium

Lisaadressaadi väljal:

Teadmiseks: Mai Maasikas, Rahandusministeerium

19 / 40

13. Lisamärge

Väli Kirjeldus

Määratlus Lisamärge vormistatakse dokumendile, kui sellele on lisatud teisi dokumente.

Kohustuslikkus Vajadusel.

Vormistus Kirja puhul vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast

allpool. Ruumipuudusel võib lisamärke vormistada allkirjastaja kõrvale.

Elemendi ees kasutatakse selgitavat sõna „Lisa“ või „Lisad“. Kui lisatud on üks

eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata.

E-kirja puhul, millele on lisatud manused, ning digitaalse kirja puhul, millel on

lisafailid, lisatakse lisadokumendi pealkiri, faili nimi ja vorming.

Asukoht Pärast allkirjastajat, tekstiväljal.

Näited Lisa: Väljavõte põhikirjast 2 lehel 2 eks

----

Lisad:

1. Dokumendihalduse kord 21 lehel

2. Töökorraldusreeglid 10 lehel

-----

Lisa: Eelarve kavand (eelarve_2021.asice)

----

Lisad:

1. Eelarve kavand (eelarve_2021.xlsx)

2. Selgituskiri (selgitus_2021_eelarve.asice)

14. Logo

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi andjat identifitseeriv visuaalne kujund.

Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel.

Vormistus Dokumendiplangil kasutatava logo suurus ja värvid on valitud nii, et see ei häiri

dokumendil kasutatavate teiste elementide paigutust ja loetavust.

Digitaalsetel kasutatava logo pildifaili suurus ei saa baitides olla ülemäära suur.

Asukoht Dokumendiplangil kirjapeaväljal. E-kirja puhul tekstiväljal allkirjastaja elemendi

juures.

Näited Vt elemendi „dokumendi andja“ juures.

15. Pealkiri

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendile antud nimetus, mis avab dokumendi sisu. Pealkiri peab võtma lühidalt

kokku asja sisu ning võimaldama dokumenti või asja lihtsalt leida (st sisaldama asja

määratluse ja otsingu seisukohast olulisi märksõnu). Teenistuja poolt esitatavatel

avaldustel ja teistel kirjadel võib kasutada dokumendi pealkirjas ka dokumendiliigi

nimetust, näiteks avaldus, taotlus, teatis jms.

Kohustuslikkus Pealkiri vormistatakse kõigil ametis koostatavatel dokumentidel.

Vormistus Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas käändes, pealkirja järele

kirjavahemärke ei lisata. Kirjal vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read ei ulatuks

üle lehe keskjoone.

Asukoht Kirjal tekstiväljal, e-kirjal väljal „Teema“.

Näited Raha taotlemine toetuste kompenseerimiseks

Koostöölepingu sõlmimine

16. Seosviit

Väli Kirjeldus

Määratlus Seosviit on saabunud kirja kuupäev ja viit. Seosviita kasutatakse vastusdokumendi

(kirja) vormistamisel.

20 / 40

Kohustuslikkus Vastusdokumendil kohustuslik.

Vormistus Seosviit koosneb saabunud kirja kuupäevast, mis on üldjuhul kirja registreerimise

kuupäev ja viidast, kui see on märgitud. Seosviida elemendid esitatakse järjekorras:

kuupäev, viit. Elemendi ette märgitakse selgitav sõna „Teie“, kuupäev ja viit

eraldatakse selgitava sõnalühendiga „nr“. Seosviite („Teie“) ja saadetava dokumendi

kuupäeva ja viite („Meie“) vahele jäetakse üks põhireavahe.

Asukoht Kirjaplangil viidaväljal, e-kirja puhul elemendil teema- või tekstiväljal.

Näited Teie 06.01.2021 nr 4-3/77

*

Meie 08.01.2021 nr 1-5/89

----

Teie 06.01.2021 teabenõue

(kui ei ole saadud kiri registreeritud, nt kodanike puhul)

17. Sisu (sh alamelemendid pöördumine ja lõputervitus)

Väli Kirjeldus

Määratlus Tekstina vormistatakse dokumendi põhisisu.

Kohustuslikkus Kõikidel dokumentidel.

Vormistus Dokumendi sisu (tekst) vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool.

Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena.

Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe. Tekst joondatakse

vasaku veerise järgi, parem veeris võib olla joondamata.

Kirja sisule võib lisada pöördumise ja lõputervituse (ei ole kohustuslik). Pöördumine

vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu ja lõputervitus üks kuni kaks

põhireavahet pärast sisu. Pöördumise ja lõputervituse järel kirjavahemärke ei kasutata.

Pöördumistes ei kasutata sõnalühendeid. Kirja pöördumises kasutatakse üldjuhul

ametinimetust (kui see on teada). Kui adressaadiväljal on isiku nimi märgitud, siis

pöördumises enam nime ei kasutata. Kui kasutame kirjas pöördumist, siis

vormistatakse ka lõputervitus.

Asukoht Dokumendi tekstiväljal.

Näited Austatud peaminister

Lugupeetud proua Kallas

----

Adressaat

Anne Kallas

Organisatsiooni nimi

Pöördumine

Lugupeetud osakonnajuhataja

Lõputervitus

Lugupidamisega

----

Koostööd soovides

18. Tõestusmärge (ametlik kinnitamine, tõestusmärge märge dokumendi ettevalmistuse astme,

originaalsuse või terviklikkuse kohta (nt ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK)),

Väli Kirjeldus

Määratlus Märge, mis tõendab dokumendi originaalsust.

Kohustuslikkus Füüsilisel teabekandjal dokumentide originaalsust tõendamist vajavatel dokumentidel.

Väljavõttes peab olema taasesitatud:

- dokumendiliik

- väljaandmise aeg ja viit,

- pealkiri,

21 / 40

- tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega),

- allkirjastaja nimi/allkirjastajate nimed ja ametinimetus(ed).

Vormistus Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse

dokumendist väljavõte. Dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte, millega saab tõestada

isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestatakse tõestusmärke

järgmiselt:

- dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka kirjutatakse suurtähtedega sõna

KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK),

- dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole täidetava pinna vasakule

poolele või ruumi puudusel lehe paremale poolele tekstivabale pinnale tehakse

tõestusmärge. Vajadusel kinnitatakse tõestusmärge pitseriga.

Ametisisese dokumendihalduse korralduse käigus tehtud dokumendikoopiaid ei

tõestata.

Asukoht Dokumendi viimase lehe vasakpoolses osas; ruumi puudusel lehe parempoolses osas.

Näited KOOPIA ÕIGE v KOOPIA ÕIGSUST KINNITAN

allkiri

Mari Murakas

referent

08.01.2021

19. Viit

Väli Kirjeldus

Määratlus Dokumendi registreerimisel antud tähis, mis osutab dokumendi kohale

dokumendihaldussüsteemis vastavalt liigitusüksusele ning registrinumbrile. Viit

koosneb registreerimisel antud registrinumbrist ja sellele lisatud dokumentide

liigitusskeemi sarja tähisest. Registreeritavatel dokumentidel on viit kohustuslik.

Kohustuslikkus Registreeritavatel dokumentidel. Sarja tähis, dokumendi number.

Vormistus Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr”. Viit

vormistatakse järjekorras: sarja tähis, dokumendi number.

Dokumendile lisatakse dokumenti individualiseeriv number, mis näitab mitmes

dokument see on antud asja koosseisus. Kirjadel seosviida olemasolul esitatakse

kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“.

Seosviida ning kuupäeva ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe.

Asukoht Viit vormistatakse:

- kirjal viidaväljal, adressaadivälja 3. real

- e-kirjal tekstiväljal

- teistel dokumentidel paremas veerus.

Näited 08.01.2021 nr 1-5/116

08.01.2021 nr 1-5/116-3, kus „3” näitab, et mitmes kiri selles asjas/küsimuses. Iga

iseseisva dokumendiliigi järjekorranumbrid algavad igal dokumendihalduse

perioodiaastal numbrist 1.

20. Väljaandmise või koostamise koht {Kehtetu 14.10.2022}

22 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 3

Dokumentide loomise

protsessikirjeldused

1. Dokumendiplangid

1.1 Ametis kasutatavate dokumendiplankide kujundamisel on lähtutud õigusaktides ja konkreetsele

dokumendiliigile omaste elementide vorminõuete soovituslikust paigutusest ja sisust.

1.2 Sõltuvalt dokumendiplankide kasutamise otstarbest ja dokumendiplangil olevatest

püsielementidest on ametis kasutusel dokumendimallid, mis on kättesaadavad

dokumendihaldussüsteemis (DHS) ning V-kettal.

1.3 Ametis on dokumendiplangina eestikeelne turvaelementidega kirjaplank ja üldplank.

Dokumendiplangid on must-valged.

1.4 Dokumendiplankidel kasutatakse elektronposti kontaktaadressina ameti elektronposti

üldaadresse.

2. Dokumentide loomine

2.1 Iga dokumendi loomine käivitab tegevuste protsessi, mille dokument oma elukäigu jooksul läbib

alates dokumendi loomise otsusest, dokumendi loomise, registreerimise, edastamise ja kasutamise

kaudu arhiveerimiseni, säilitamiseni või hävitamiseni.

2.2 Digitaaldokumendi kogu elukäiku hallatakse tervikprotsessina, kuna dokumendi säilitamine on

otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustega (nt teabekandja valik, allkirjastamise viis).

2.3 Dokumentide loomisel (dokumendimallide kasutamisel), sh dokumentide puhul, mida ei

vormistata dokumendimallidele, tuleb järgida järgmisi vormistusnõudeid:

2.3.1 dokumendi veerised vasakult 3 cm, ülalt ja alt 1,2 cm, paremalt 1,5 cm;

2.3.2 kirjastiil on Times New Roman, suurus 12;

2.3.2 teksti reavahe on 1,0.

2.4 Dokumendid, mida ei vormistata dokumendimallile (nt õigus- ja haldusakti lisa, seletuskiri,

lepingule lisatav akt vms dokument) tuleb vormistada A4 formaadis valgel paberil järgides punktis

2.3 toodud nõudeid.

2.5 Kõik dokumendid salvestatakse ja avalikustatakse DHSis ja siseveebis pdf-vormingus, v.a exceli

tabelid ja dokumendid, mis peavad jääma täidetavaks ka avalikustatud vaates.

2.6 Kõik ametist väljasaadetavad dokumendid, mis on allkirjastatud selleks volitatud teenistuja poolt,

peavad olema vormistatud ameti plangile või e-kirjana.

3. Kirja loomise protsessikirjeldus

3.1 Kiri on sisult erinevate ameti- või ärikirjade üldistatud nimetus. Kiri adresseeritakse ja

edastatakse ühelt organisatsioonilt või füüsiliselt isikult teisele ning eeldatakse kirjale vastamist või

23 / 40

selle alusel toimingute tegemist. Kirjale vastamisel kujuneb kirjavahetus, toimingute algatamisel

käivitub protsess või menetlus.

3.2 Ametis on kirjadeks: arhiiviteatis, avaldus, infokiri, märgukiri, päring, seletuskiri, selgitustaotlus,

soovituskiri, teabenõue, teatis, tellimiskiri, tõend, volikiri jt. Ametialasteks kirjadeks loetakse ka e-

posti teel saadetavad tõendusväärtust omavad e-kirjad.

3.3 Ametis koostatavad kirjad koostatakse kirjaplangile (DHSis või V-kettal olevale

dokumendimallile) või e-kirjana, arvestades kirjade vormistamisele ettenähtud nõudeid.

Dokumendielementide vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2.

3.4 Kirjade nõuetekohase vormistamise eest vastutab kirja koostaja.

3.5 Tõendusväärtust omavaid kirju hoitakse DHSis selleks ettenähtud sarjas vastavalt dokumentide

liigitusskeemis ettenähtud liigitusele ja need on kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele.

3.6 Kirja koostamine.

3.6.1 Kirja koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine kuulub.

Üldjuhul käsitleb kiri ühte küsimust.

3.6.2 Kirjas peab olema kajastatud:

1) vajadusel juurdepääsumärge (vormistatakse kirjaplangi ülemises parempoolses nurgas);

2) adressaat;

3) aadress;

4) seosviit (vajadusel);

5) kuupäev;

6) viit (e-kirjadel vajadusel);

7) pealkiri;

8) sisu (vajadusel pöördumine ja/või lõputervitus);

9) digitaalselt allkirjastatud märge;

10) allkirjastaja nimi, ametikoht;

11) lisamärge (vajadusel);

12) lisaadressaat (vajadusel);

13) koostaja (vajadusel).

3.6.3 Tulenevalt kirja sisust edastatakse see vajadusel enne adressaadile edastamist

kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks.

3.6.4 Väljasaadetavad kirjaplangile koostatavad kirjad salvestatakse ettenähtud kausta DHSis

vastavalt dokumentide liigitusskeemile.

3.6.5 Kirjad allkirjastatakse digitaalselt, v.a väljasaadetavad e-kirjad.

3.6.6 Kirjad registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“, v.a varem

registreeritud dokumentide järgkirjad ja vastused, mille numeratsioon jätkub põhidokumendi

alusel.

4. Organisatsioonisisese õigusakti, käskkirja loomise protsessikirjeldus

4.1 Organisatsioonisisene õigusakt, käskkiri koostatakse üld- ja põhiprotsesside korralduslike otsuste

kehtestamiseks. Käskkirju antakse välja kas kõrgemalseisvate asutuste või korralduste täitmiseks või

initsiatiivkorras.

4.2 Ametis antakse välja järgmisi tegevusvaldkonna käskkirju: juhtimine, personal.

4.3 Ametis koostatavad organisatsioonisisesed õigusaktid koostatakse üldplangile, (DHSis olevale

dokumendimallile), arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide

vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2.

4.4 Organisatsioonisiseste õigusaktide nõuetekohase vormistamise eest vastutab selle koostaja.

24 / 40

4.5 Organisatsioonisiseseid õigusakte hoitakse DHSis selleks ettenähtud sarjas vastavalt

dokumentide liigitusskeemis ettenähtud liigitusele ja need on kättesaadavavad vastavalt

juurdepääsuõigustele.

4.6 Käskkirja koostamine.

4.6.1 Käskkirja koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine kuulub.

Erinevaid küsimusi, otsuseid ühes ja samas käskkirjas ei käsitleta.

4.6.2 Käskkiri peab olema arusaadav, täpne ning sisaldama dokumendi motiveerivat ja

korraldavat osa. Käskkirjad võivad olla kas ühekordsed või pikaajalised, st võivad kehtida

kuni äramuutmiseni.

4.6.3 Käskkirjas peab olema kajastatud:

1) vajadusel juurdepääsumärge (vormistatakse üldplangi ülemises parempoolses nurgas);

2) dokumendiliigi nimetus (nt KÄSKKIRI, vormistatakse vasakust veerisest suurtähtedega);

3) koostamise koht (nimetavas käändes);

4) kuupäev ja viit;

5) pealkiri (nimetavas käändes, peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi);

6) sisu (koosneb motiveerivast osast, kus formuleeritakse väljaandmise põhjus või viidatakse

väljaandmise aluseks olevale dokumendile ning korraldavast osast. Tekst esitatakse

punktidena, vajadusel alapunktidena);

7) digitaalselt allkirjastatud märge;

8) allkirjastaja nimi, ametikoht;

9) jaotuskava (kellele on õigusakt teadmiseks või täitmiseks, DHSis);

10) koostaja (DHSis);

11) kooskõlastajad (DHSis);

12) lisad (vajadusel).

4.6.4 Käskkirja korraldava osa lõpus esitatakse vajadusel vaidlustamisviide, et tagada

käskkirja vaidlustamisvõimalusest teadlik olemine.

4.6.5 Kui samas küsimuses on varem välja antud käskkiri, tuleb see tunnistada kehtetuks.

4.6.6 Dokument, mis kinnitatakse käskkirjaga, on selle lisa. Lisa(de)le viidatakse teksti

korraldavas osas vastava punkti lõpus. Mitme lisa korral need nummerdatakse. Kinnitatav

dokument (lisa) vormistatakse puhtale paberilehele.

4.6.7 Käskkirjad salvestatakse ettenähtud kausta DHSis vastavalt dokumentide

liigitusskeemile.

4.6.8 Käskkirjad allkirjastatakse digitaalselt.

4.6.9 Käskkirjad registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“ ühtses

numeratsioonis.

5. Protokolli loomise protsessikirjeldus

5.1 Protokoll koostatakse nõupidamise või koosoleku arutelu käigu ning vastuvõetud otsuste

fikseerimiseks.

5.2 Ametis protokollitakse juhtkonna koosolekud ja vastavalt vajadusele teiste nõupidavate organite

koosolekud (nt osakonna või töörühma koosolekud).

5.3 Ametis koostatavad protokollid koostatakse üldplangile, (DHSis olevale dokumendimallile),

arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on

toodud teabehalduse korra lisas 2.

5.4 Koosolekute protokolli nõuetekohase vormistamise, väljavõtete ja asjaosalistele edastamise eest

vastutab protokollija.

5.5. Protokolli koostamine.

5.5.1 Protokolli koostab nõupidavate organite liikmete poolt valitud või selleks eelnevalt

määratud protokollija.

25 / 40

5.5.2 Kui päevakord nõuab kinnitamist, protokollitakse kõigepealt läbirääkimised päevakorra

asjus ja hääletustulemused. Järgneb (kinnitatud) päevakord. Päevakorrapunktid vormistatakse

nimetavas käändes. Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa.

5.5.3 Igal päevakorrapunktil on oma otsus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi,

jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti

number kajastuks otsuse numbris.

5.5.4 Protokoll peab olema võimalikult lühike, kuid selge, täpne ja sisaldama arutlusalase

küsimuse osas igakülgset infot.

5.5.5 Protokollis peab olema kajastatud:

1) dokumendiliigi nimetus koos nõupidava organi nimetusega;

2) koosoleku toimumise koht, kuupäev ja number (viit);

3) koosoleku alguse ja lõpu kellaajad;

4) koosoleku juhataja nimi;

5) protokollija nimi;

6) osavõtjate (nõupidavaorgani liikmete) nimed perekonnanimede tähestikulises järjestuses

(vajadusel koostatakse protokolli lisana osavõtjate nimekiri. Sulgudesse märgitakse

(registreerimisleht lisatud));

7) päevakorrapunktide loetelu;

8) koosoleku/nõupidamise käik ja otsused, protokolli lisadele (nende olemasolul) viidatakse

päevakorrapunkti tekstis;

9) digitaalselt allkirjastatud märge;

10) allkirjastajad (koosoleku juhataja ja protokollija nimed ja rollid);

11) lisad (vajadusel).

5.5.6 Protokoll peab olema vormistatud ja allkirjastatud digitaalselt hiljemalt kolme tööpäeva

jooksul pärast koosoleku toimumist. Protokollid allkirjastatakse koosoleku juhataja ja

protokollija poolt, allkirjastamise elemendid vormistatakse kõrvuti.

5.5.7 Protokollid allkirjastatakse digitaalselt.

5.5.8 Protokollid salvestatakse ettenähtud kausta DHSis vastavalt dokumentide

liigitusskeemis ettenähtud liigitusele ja on kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele.

5.5.9 Protokollid registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“ ühtses

numeratsioonis.

6. Memorandumi loomise protsessikirjeldus

6.1 Memorandumi koostamise eesmärk on anda ülevaade olulisest. Tegemist võib olla

lühianalüüsiga, õigusliku või muu seisukohaga.

6.2 Memorandum võib olla kas otsustamiseks, täitmiseks või teadmiseks.

6.3 Ametis koostatavad memorandumid koostatakse üldplangile (DHSis olevale dokumendimallile),

arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on

toodud teabehalduse korra lisas 2.

6.4 Memorandumi nõuetekohase vormistamise eest vastutab selle koostaja.

6.5. Memorandumi koostamine.

6.5.1 Memorandumi koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine

kuulub.

6.5.2 Memorandumis peab olema kajastatud:

1) dokumendiliigi nimetus;

2) adressaat (kellele on memorandum suunatud/adresseeritud);

3) koostaja (kes on selle koostanud);

4) kuupäev ja number (viit);

5) teema;

6) otstarve, eesmärk, kokkuvõte;

7) asjaolud, põhjendused, järeldused;

26 / 40

8) lisad (vajadusel).

6.5.3 Memorandumid salvestatakse põhidokumentide juurde ettenähtud kausta DHSis ja on

kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele.

27 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 4

Dokumentide menetlemine

Dokumendi menetlemine on kogu dokumendi haldamisega seotud tegevus –

dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS, Deltasse) vm infosüsteemi hõlmamine, registreerimine,

juurdepääsupiirangute määramine ja teabe avalikustamine, täitmistähtaja määramine ja dokumendi

täitmisega seotud toimingud, dokumendi edastamine nii ametisisestele kui välistele adressaatidele

jms.

1. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

1.1 Registreerimisele kuuluvad kõik saadud ning loodud dokumendid (sh e-kirjad, suuline teave ja

välisveebi dokumendivormide kaudu esitatud kaebused ja taotlused), mis oma sisult nõuavad

järelevalve teostamist, vastamist, täitmist, avalikustamist, teatavakstegemist, sisaldavad infot või

ettepanekuid ameti tegevuse kohta või edastamist teistele asutustele.

1.2 Ameti üldisele e-posti aadressile ja DVK ning postifirma kaudu saabunud dokumendid

registreerib ja suunab menetlusse dokumendihalduse eest vastutav teenistuja. Teenistuja avab kõik

asutuse ja selle teenistujate nimele saabunud saadetised, v.a nimeliselt krüpteeritud dokumendid,

saadetised märkega „ISIKLIK“ ja vastava märgusõnaga tähistatud avalike konkursside

pakkumused. Need kirjad edastatakse adressaadile avamata.

Ameti nimele krüpteeritud (CDOC vormingus) dokumendid dekrüpteeritakse ja salvestatakse DHSi

krüpteerimata kujul.

1.3 Nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumendi registreerimise ja DHSi (Deltasse) või

muusse infosüsteemi salvestamise ning dokumendi menetlusse suunamise eest vastutab teenistuja,

kelle e-posti aadressile dokument saadeti.

1.4 Saabunud paberdokument skaneeritakse, v.a juhul, kui dokument ei ole digitaalselt kasutatav või

kui dokumenti ei ole otstarbekas digitaliseerida mahu tõttu. Digitaalkujule viidud paberdokumendi

võib tagastada selle esitajale või hävitada, kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

1.5 Dokumendi vastuvõtja kontrollib enne registreerimist dokumendi ja manuste avanemist ning

põhidokumendis märgitud lisade olemasolu ja puuduste korral võtab viivitamatult ühendust saatjaga.

Postisaadetise ümbrik säilitatakse, kui sellel on olulisi andmeid saatja, tema aadressi või postitamise

kuupäeva kohta, mida avalduses ei ole märgitud.

1.6 Võõrkeelse pöördumise korral on õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde. Tõlke

nõudmisest antakse dokumendi esitajale teada kolme tööpäeva jooksul. Tõlke vajaduse otsustab

dokumendi vastutaja lähtuvalt konkreetsest dokumendist. Allkirjastamiseks või tõlkimiseks

tagastatavad pöördumised registreeritakse ning tagastatakse seejärel pöördujale allkirjastamiseks või

tõlkimiseks. DHSis registreeritakse nii esmane (allkirjastamata/võõrkeelne) kui ka

allkirjastatud/tõlgitud pöördumine. Lahendamise tähtaega arvestatakse allkirjastatud/tõlgitud

pöördumise saamisest.

1.7 Registreerimisel hõlmatakse dokument Outlookist või DVK-st DHSi otsetee kaudu

(dokumendihaldurite kasutajagrupp) või sõnumi kujul (tavakasutajad). DHSis täidetakse dokumendi

28 / 40

metaandmed ja vajadusel lisatakse fail(e) või eemaldatakse üleliigsed failid (nt hõlmamise käigus

tekkinud pildifail saatja asutuse logoga).

1.8 Saabunud dokumendid registreeritakse saabumise päeval, hiljemalt sellele järgneval tööpäeval.

Väljaspool tööaega saabunud või allkirjastatud dokumendid registreeritakse ja salvestatakse DHSi

järgmisel tööpäeval.

1.9 Registreerimisel saab dokument viida, mis koosneb dokumentide liigitusskeemis määratud

funktsiooni, allfunktsiooni ja sarja tähisest, aastanumbri lõpust (aastapõhiste sarjade korral) ja

järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi (nt nr 9.3-1/21/123, kus 9 – funktsioon

„Keskkonnatervise tagamine“; 3 – allfunktsioon „Teenuse terviseohutus; 1 - sarja tähis; 21 – aasta

2021 tähis; 123 –järjekorranumber registrist).

1.10 Menetlust algatav kiri ja järg- ning vastusdokument registreeritakse ühe dokumendihalduse

perioodi piires sama viidaga. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel

kasutatakse sama viita, millele võib lisada individualiseeriva numbri (kirjadel).

1.11 Dokumentide järjekorranumbrid registrites algavad uuel kalendriaastal numbrist „1“. Erandiks

on lepingud, kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühma või komisjoni

dokumendid ning vajadusel eriregistrisse kantavad materjalid, mida võib numereerida läbivalt kogu

menetlusperioodi jooksul.

1.12 Teenistuja poolt otse vastu võetud ametialaste dokumentide või teabe registreerimise ja

menetlusse suunamise eest vastutab vastuvõtja.

1.13 DHSi (Deltasse) salvestatud dokument saadetakse töövooga vastavalt kehtestatud tööjaotusele

või konkreetse ülesandega tegelevale teenistujale. Tööülesanne võib minna paralleelselt mitmele

teenistujale (peatäitja ja kaastäitjad). Kui tööjaotuse või ametijuhendiga ei ole konkreetset täitjat

määratud, suunatakse dokument sisust lähtuvalt esmaseks läbivaatamiseks ja täitja määramiseks

peadirektorile, struktuuriüksuse juhile või teenuseomanikule.

1.14 Esmase dokumendi saamisel alustatakse uut töövoogu (Terviktöövoog). Töövoog hoitakse

avatuna menetluse lõpuni, st seni, kuni on loodud/saadud ja töövoole lisatud seda teemat puudutav

viimane dokument. Esmane dokument on vaikimisi linnutatud ja saab töövoo põhidokumendiks.

Materjali terviklikkuse huvides lisatakse kõik järg- ja vastusdokumendid alusdokumendi töövoole.

Töövoole võib lisada ka varasemaid samal teemal saabunud dokumente ning töövoo Infoks-> väljale

saab lisada seonduva dokumendi või töövoo URL-i vm otselingi.

1.15 Dokumendi edastamine menetlemiseks teistele täitjatele, sh kooskõlastamiseks, täitmiseks,

teadmiseks võtmiseks, allkirjastamiseks jms edastamine toimub töövoogu edasi delegeerides või

töövoole ülesandeid lisades.

1.16 Kui täitjat on vaja saabunud lisadokumendist teavitada või annab mõni lisadokument täitjale

täiendava ülesande, lisatakse dokument terviktöövoole ja saadetakse täitjale vastav teade „Edasta

infoks“ nupu kaudu. Põhitöövoost erineva täitmistähtaja korral võib sellele lisadokumendile teha

omakorda eraldi nn dokumendi töövoo. Info saamiseks töövoole lisatavate dokumentide kohta on

soovitav kasutada Teavituse tellimise funktsionaalsust.

2. Dokumendi kooskõlastamine, allkirjastamine ja menetluse lõpetamine

2.1 Dokumendid kooskõlastatakse ja allkirjastatakse vastava tööülesande andmisega DHSis.

2.2 Teisest asutusest kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks esitatud dokumendile kooskõlastuse

andmine/allkirjastamine otsustatakse resolutsioonis märgitud või seadusest tuleneva tähtaja jooksul,

29 / 40

selle puudumisel 5 tööpäeva jooksul. Kooskõlastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumisele

järgnevast tööpäevast.

2.3 Ametisiseseks kooskõlastamiseks saadetud dokumendi kooskõlastamise tähtaeg määratakse

sõltuvalt dokumendi sisust ning mahust. Võimalusel antakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks

vähemalt 2 tööpäeva.

2.4 Kooskõlastamisele kuuluvad õigusaktid, lepingud jm dokumendid, mis panevad kohustusi või

eeldavad arvamuse avaldamist teiselt teenistujalt/struktuuriüksuselt või mille puhul on kokku lepitud

kooskõlastamine enne väljasaatmist või avalikustamist.

2.5 Dokumendi vastutaja otsustab, kas kooskõlastamine toimub järjestikuselt või paralleelselt.

Järjestikusel kooskõlastamisel suunatakse dokument esmalt teenistusalaselt madalamale ja seejärel

kõrgemal teenistuspositsioonil teenistuja(te)le. Reeglina kooskõlastatakse dokument vahetu juhi ja

teiste sama asjaga seotud teenistujatega.

„2.51. Kohustuslikud kooskõlastusringid on järgmistel dokumentidel:

2.51.1 üldkäskkirjad – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusnõunik või jurist ning rahalisi

kohustusi puudutavate käskkirjade korral finantsjuht;

2.51.2 personalikäskkirjad – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, personalijuht ning jurist;

2.51.3 lepingud – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusnõunik või jurist, andmekaitset

puudutavate lepingute korral jurist ning rahalisi kohustusi puudutavate käskkirjade korral finantsjuht;

2.51.4 töölepingud ja võlaõiguslikud lepingud eraisikuga - kooskõlastavad struktuuriüksuse juht,

personalijuht ning jurist;

2.51.5 ettekirjutused– kooskõlastavad regionaalosakonna juhataja ning järelevalvevaldkonna juht;

2.51.6. sunnivahendi rakendamise otsused - kooskõlastavad menetlusgrupi juht ning

järelevalvevaldkonna juht;

2.51.7. juhend, juhis – kooskõlastab valdkonnajuht või teenuseomanik;

2.51.8. korraldus – kooskõlastab struktuuriüksuse juht ja õigusnõunik või jurist.

2.6 Dokumendi mittekooskõlastamisel lisatakse selgitus kooskõlastamisest keeldumise kohta. Kui

dokument kooskõlastatakse märkustega või jäetakse kooskõlastamata, siis töövoog peatub ja enne

selle jätkumist peab vastutaja tegema dokumendis vajalikud muudatused.

2.7 Peale kooskõlastuste saamist ja enne dokumendi allkirjastamiseks edastamist ei ole lubatud

dokumendis teha muudatusi, v.a kirjavigade parandamine ja vajadusel allkirjastaja või

kontaktisiku/vastutaja nime muutmine. Sisuliste muudatuste korral tuleb dokument asjaosalistega

uuesti kooskõlastada.

2.8 Dokumendi sisu ja seal esitatud andmete õigsuse eest vastutavad nii dokumendi koostaja,

kooskõlastaja(d) kui ka allkirjastaja.

2.9 Dokumendid allkirjastatakse DHSis (Deltas) „Allkirjastamiseks“ töövoos ID-kaardi või Mobiil

ID-ga selliselt, et allkirjadest moodustuvad dokumendi lahutamatud osad. Allkirjastamise käigus

dokument registreeritakse, st genereeritakse viit ja kuupäev ning dokumendist luuakse

arhiivivorming (PDF). Digitaalsel allkirjastamisel väljaspool DHSi peab Wordi dokumendi fail

olema enne allkirjastamist PDF vormingusse salvestatud.

2.10 Kui dokument on vaja saata adressaadile paberkandjal, tehakse sellest väljatrükk kirjaplangile

ja allkirjastatakse omakäeliselt. Kui sama dokument on allkirjastatud nii digitaalselt kui paberil, siis

tuleb tagada nende sisu samasus. Nende vastuolu korral kehtib digitaaldokument.

2.11 Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamise õigus on:

peadirektoril, peadirektori asetäitjal, struktuuriüksuse juhil, teistel teenistujatel küsimustes, mis on

neile delegeeritud ametijuhendiga või peadirektori ja struktuuriüksuste juhi poolt.

30 / 40

2.12 Menetlus lõpetatakse, kui kõik õigusaktidega ette nähtud toimingud on sooritatud ja pöördujale

on vastatud või asjaosalisi teavitatud. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks,

kui:

2.12.1 vastus on edastatud e-posti või DVK kaudu või otse isikule, kullerile või sideettevõttele

määratud tähtajal üle antud;

2.12.2 dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on

isikut teavitatud telefoni teel vm viisil.

2.13 Kui asja lahendamine ei vaja eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja tööülesande juurde või

töövoo kommentaariväljale täitmismärke, näidates, kes, kuidas ja millal asja lahendas.

3. Dokumentide täitmistähtajad

3.1 Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmistähtaja määrab dokumendi registreerija või esmane

läbivaataja, lähtudes avaliku teabe seaduse (AvTS), märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning

kollektiivse pöördumise esitamise seaduse (MSVS) ja teiste, ameti valdkonda reguleerivate seaduste

nõuetest. Kõrgemalseisev asutus/teenistuja võib anda lühema tähtaja.

3.2 Vastamise tähtaeg märgitakse registreerimisel dokumendi profiili ja töövooga antava ülesande

juurde. Registreerimisel märgitakse profiili seadusest tulenev tähtaeg. Tööülesande tähtajaks töövoos

võib anda lühema tähtaja.

3.3 Dokumentide lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendripäevades või -kuudes

dokumendi saabumisele järgnevast tööpäevast, kui seadusest ei tulene teisiti.

3.4 Seadusega on dokumentidele vastamiseks, nende täitmiseks või lahendamiseks antud järgmised

tähtajad:

3.4.1 märgukirjad, selgitustaotlused – viivituseta, kuid mitte hiljem kui 30 päeva. Erilise

vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe

kuuni (MSVS);

3.4.2 teabenõuded – viivitusteta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Kui teabenõuet on

vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise

tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani (AvTS);

3.4.3 Riigikogu liikmete märgukirjad ja avaldused - 10 tööpäeva jooksul arvates märgukirja

või avalduse saamisest. Täiendava uurimise vajaduse korral võib tähtaega pikendada kuni

ühe kuuni (riigikogu liikme staatuse seadus, RKLS);

3.4.4 vaie – 10 päeva jooksul. Kui vaiet on vaja täiendavalt uurida, võib vaide läbivaatamise

tähtaega pikendada kuni 30 päeva võrra (haldusmenetluse seadus, HMS);

3.4.5 taandamistaotlus - taotluse esitamisest alates 3 tööpäeva jooksul (haldusmenetluse

seadus, HMS);

3.4.6 kahju hüvitamise taotlus - kahe kuu jooksul arvates taotluse nõuetekohasest esitamisest

(süüteomenetluses tekitatud kahju hüvitamise seadus, SKHS);

3.4.7 sagedusloa taotlus - 10 tööpäeva jooksul (sagedusloa tingimuste ja raadiosaateseadme

paigaldamise tingimuste kooskõlastamise kord ning kooskõlastamisele kuuluvad

lennuliikluse teenindamiseks ettenähtud sagedusalad1);

3.4.8 nakkusohtliku materjali käitlemise tegevusluba - 1 kuu jooksul alates dokumentide ja

andmete esitamisest (nakkusohtliku materjali käitlemise kord);

3.4.9 joogivee kontrollikava – 30 päeva (joogivee kvaliteedi- ja kontrollinõuded ning

analüüsimeetodid);

3.4.10 supluskoha suplushooajaks avamise taotlus - 5 tööpäeva jooksul (nõuded suplusveele

ja supelrannale);

3.4.11 supluskoha asutamise avaldus - 30 tööpäeva jooksul alates taotluse esitamisest (nõuded

suplusveele ja supelrannale);

3.4.12 {Kehtetu 14.10.2022}

3.4.13 tervishoiuteenuse tegevusloa taotlus - 60 päeva jooksul arvates taotluse esitamisest

(tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS);

31 / 40

3.4.14 tervishoiutöötaja registreerimine tervishoiutöötajate riiklikus registris – 1 kuu

(tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS);

3.4.15 kutsekvalifikatsiooni tunnustamise tõend – 1 kuu jooksul (tervishoiuteenuste

korraldamise seadus, TTKS);

3.4.16 muus välisriigis omandatud kvalifikatsiooniga isiku registreerimine – 3 kuu jooksul

(tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS).

3.5 Lahendamise tähtaega võib seaduses ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kuni asja

lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Pikendamisest informeeritakse avaldajat

kirjalikult enne algse vastamistähtaja lõppu. Märge pikendamise kohta tehakse ka DHSi.

3.6 Täitmistähtaja pikendamise taotlus esitatakse terviktöövoo kaudu otsesele juhile või resolutsiooni

andjale. Kui pikendamise kohta tehakse kirjalik teade ametivälisele adressaadile, lisatakse see teade

terviktöövoo dokumentide juurde või saadetakse pikendamise teade välja dokumendi kaardilt „Saada

välja“- nupu kaudu, et see oleks nähtav „Saatmise“ plokis.

3.7 Kui asja lahendamine ei kuulu ameti pädevusse, edastatakse materjalid 5 tööpäeva jooksul

vastavalt kuuluvusele, informeerides sellest kirjalikult ka avaldajat. Ametisisesel edastamisel (ühest

osakonnast teise) avaldajat informeerima ei pea.

4. Ametisiseselt dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine

4.1 Ametisiseselt dokumendist (näiteks töökorraldust puudutavad organisatsioonisisesed õigusaktid)

teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu.

4.2 Dokument edastatakse teenistujale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust,

„teadmiseks“ ning määratakse dokumendist tulenevalt teadmiseks võtmise tähtaeg. Teenistujad on

kohustatud teadmiseks saadetavate dokumentidega ka sisuliselt tutvuma.

4.3 Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja teenistujale tutvustada allkirja vastu, antakse

omakäeline allkiri paberil tutvustuslehele või digitaalallkiri DHSis registreeritud tutvustuslehele.

5. Dokumendi ja saadetise väljasaatmine

5.1 Eelistatud on elektrooniline saatmisviis DVK/e-posti teel ja pdf-vormingus (v.a MS Excelis

koostatud tabelid jm dokumendid, mille vorm pdf-i teisendamisel võib muutuda).

5.2 Eriliiki isikuandmeid vm sisaldav teave vm tundlik materjal saadetakse välja DVK kaudu või

transpordikrüpto (CDOC) vormingus (v.a asutused, millega toimib krüpteeritud ühendus).

Dokumenti ei pea krüpteerima ametisiseses kirjavahetuses või kui andmesubjekt on andnud

nõusoleku dokumendi edastamiseks krüpteerimata ja kui dokument on saabunud krüpteerimata.

5.21 Dokumente saavad välja saata kõik teenistujad nii Outlooki postkastist kui ka DHSi sarjades,

millele neil on juurdepääsuõigus. DHSis koostatud dokument saadetakse välja hiljemalt

allkirjastamisele järgneval tööpäeval. Outlooki kaudu saadetud dokument salvestatakse DHSi

võimalusel vahetult peale väljasaatmist, kuid hiljemalt järgmisel tööpäeval.

5.3 Dokumendi väljasaatmisel saab dokument registreerimisel kuupäeva ja viida ja vajadusel

dokument allkirjastatakse. DHSis täidetakse dokumendi metaandmed, lisatakse fail(id) ning

vajadusel seotakse dokument töövooga. Väljasaadetav elektrooniline või skaneeritud dokument peab

olema masinloetavas formaadis ning sellele on lisatud dokumendis nimetatud manused. Puudulikult

vormistatud dokument tagastatakse kooskõlastaja/allkirjastaja otsusel parandamiseks vastutajale.

32 / 40

5.4 Kui edastus-, vastusdokument vm kiri saadetakse DHSis (Deltast) välja saabunud dokumendi

„Saada välja“ nupu kaudu eraldi dokumenti koostamata, tuleb jälgida, et edastatud tekst koos saatja,

saatmise aja ja adressaadi andmetega oleks salvestunud dokumendi saatmise plokki. Sel juhul

tehakse märge dokumendi väljasaatmise kohta töövoo kommentaariväljale.

„5.41. Outlooki kaudu ametivälisele adressaadile kirja saates kasutatakse Terviseameti logoga

signatuuri. Olenevalt adressaadist kasutatakse eesti- või ingliskeelse tekstiga signatuuri.

Eestikeelne signatuur:

Ees- ja Perekonnanimi

ametinimetus (väikese algustähega)

osakond (osakonna nimetus väikese algustähega, v.a RO nimetuses)

+372 XXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa)

[email protected]

Terviseamet

+372 794 3500

[email protected]

www.terviseamet.ee

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn

Käesolev kiri on konfidentsiaalne ning mõeldud kasutamiseks kirja päises nimetatud isikule/asutusele. Käesoleva kirja

mistahes viisil kasutamine või kopeerimine isiku poolt, kes ei ole märgitud selle adressaadiks, on keelatud. Kui te olete

saanud käesoleva kirja ekslikult, palume sellest koheselt teavitada kirja saatjat ning kustutada saadud kiri koos kõikide

lisadega.

Ingliskeelne signatuur:

Ees- ja perekonnanimi

Ametinimetus (suure algustähega)

Osakond (suure algustähega)

+372 XXXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa)

[email protected]

Republic of Estonia

Health Board

+372 794 3500

[email protected]

www.terviseamet.ee

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn

Estonia

This e-mail is confidential and meant for use by the person named in the letterhead. Any use in any way or copying of it

by a person not marked as the addressee thereof is prohibited. If you have got this e-mail by mistake, please notify of it

the sender without delay and delete the received e-mail together with all its attachments.

5.5 Paberdokumentide ja saadetiste väljasaatmise korraldab üldosakond. Paberdokumente

postitatakse vähemalt kaks korda nädalas, v.a kiireloomulised dokumendid, mis edastatakse

postiasutusele, kullerile või adressaadile hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval. Üleantavad

saadetised kantakse selleks ettenähtud registrisse.

5.6 Paberkandjal võib väljastada dokumente juhul, kui vastuvõtjal puudub digitaalse dokumendi

vastuvõtmise võimalus või see tuleneb valdkonda reguleerivatest õigusaktidest.

33 / 40

6. Dokumentide juurdepääsupiirangud

6.1 Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras

piiratud ja teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks AvTS alusel. Teabe

tunnistamise kohta juurdepääsupiiranguga teabeks tehakse teabekandjale kirjalik märge. Dokumendi

juurdepääsupiirang märgitakse alati Deltas. Juurdepääsupiirangu alus Deltas sõnastatakse RIHA

Juurdepääsupiirangute klassifikaatoris märgitud kujul.

6.2 Teabe tunnistab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks ameti peadirektor, kinnitades

dokumentide liigitusskeemis sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele ja millistel alustel võib

kehtestada

juurdepääsupiirangud. Kui dokument kuulub piiranguteta sarja, kuid sisaldab asutusesiseseks

kasutamiseks mõeldud teavet, otsustab dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise dokumendi

koostaja.

6.3 Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on lõppenud enne tähtaega, tunnistab vastutaja

juurdepääsupiirangu kehtetuks, teeb teabekandjale märke juurdepääsupiirangu kehtetuks

tunnistamise kohta, teeb vastava märke dokumendiregistrisse ning teavitab adressaate, kellele

juurdepääsupiiranguga teave on edastatud.

6.4 Väljamineva dokumendi juurdepääsupiirangu määrab dokumendi koostaja või allkirjastaja. Kui

koostaja/allkirjastaja ei ole juurdepääsupiirangut määranud, kuid dokument on sisult asutusesisene,

määrab ja märgib piirangu Deltasse üldosakond.

6.5 Juurdepääsupiiranguga dokumendi koostamisel kasutatakse juurdepääsupiiranguga

dokumendimalli. Juurdepääsupiirangu märkes on juurdepääsupiirangu algus- ja lõppaeg,

juurdepääsupiirangu alus(ed) ja teabevaldaja nimetus.

6.6 Kui dokumendile kehtib mitu erinevat piirangut, tuleb nii dokumendile kui DHSi märkida kõik

piirangud koos alustega. Erinevate kehtivusaegadega piirangute korral võib „kehtiv kuni“ määrata

pikima aluse järgi. Juurdepääsupiirangu algus- ja lõppkuupäev on samad.

6.7 Eraisiku kontaktandmed (telefoninumber, elektronposti aadress) on juurdepääsupiiranguga teave

AvTS § 35 lg 1 p 12 alusel. Saates e-kirja korraga mitmele erinevale eraisikule, tuleb isikute e-posti

aadressid kirjutada salakoopia reale, et saajad teiste isikute aadresse ei näeks. Erandiks on omavahel

seotud adressaadid (nt samas asjas ühise kaebuse esitajad), kes üksteise kontaktandmeid juba teavad.

6.8 Juurdepääsupiirangu määramisel tuleb lähtuda dokumendist tervikuna ja vajadusel luua seoseid

teksti eri osade vahel, veendumaks, et näiliselt avalikku (nt isiku nimeta) teavet ei avaldataks, kui

teksti põhjal on isikut võimalik tuvastada näiteks elu- või töökoha, ühiskondliku tegevuse vms alusel.

6.9 Terviseametis enamkasutatavad juurdepääsupiirangute alused on:

6.9.1. AvTS § 35 lg 1 p 2 (järelevalvemenetluses kogutud teave enne otsuse jõustumist) -

riikliku järelevalvemenetluse dokumentatsioon (protokollid, aktid, ettekirjutused jms) -

5 aastat;

6.9.2. AvTS § 35 lg 1 p 3 (välissuhtlemist kahjustav teave) - 5 aastat;

6.9.3. AvTS § 35 lg 1 p 31 (struktuuriüksuse koosseisu, ametnikke ja töötajaid ning nende

ülesandeid käsitlev teave, mille avalikuks tulek ohustaks riigi julgeolekut või salastatud teabe

kaitset) - 5 aastat;

6.9.4. AvTS § 35 lg 1 p 5 (teave kaitseväe valdusse sõjalise valmisoleku tõstmisel ja

mobilisatsiooni korral üleantava riigivara kohta) - 5 aastat;

34 / 40

6.9.5. AvTS § 35 lg 1 p 5 1 (politsei meetodid ja taktika, mille avalikuks tulek raskendab

süütegude avastamist) - üldjuhul politseiasutusest saabunud dokumentidel) - 5 aastat;

6.9.6. AvTS § 35 lg 1 p 62 (riigikaitse ja hädaolukordade jaoks vajaliku varu suurus ja

vahendite kogus, selle kasutusele võtmise ulatus ja tingimused) - 5 aastat;

1) AvTS § 35 lg 1 p 9 (teave turvasüsteemide, turvaorganisatsiooni või turvameetmete

kirjelduse kohta) - 5 aastat;

2) AvTS § 35 lg 1 p 10 (tehnoloogilisi lahendusi sisaldav teave) - 5 aastat;

3) AvTS § 35 lg 1 p 11 (eriliiki isikuandmed) - nt andmed tervisliku seisundi kohta, sh

perekonnaliikme hooldamine; terviseekspertiisid, andmed usuliste veendumuste kohta

jms - 75 aastat;

4) AvTS § 35 lg 1 p 12 (eraelu puutumatust kahjustav teave) - nt kodune aadress, eratelefoni

number, isiklik e-posti aadress) - 75 aastat;

5) AvTS § 35 lg 1 p 13 (perekonnaelu üksikasjad) - nt suhted laste ja elukaaslasega,

probleemid sugulastega - 75 aastat;

6) AvTS § 35 lg 1 p 14 (sotsiaalabi või sotsiaalteenuste teave) - 75 aastat;

7) AvTS § 35 lg 1 p 15 (vaimsed ja füüsilised kannatused) - nt pöördumised seoses vaimse

vägivallaga, kinnipeetava kannatused arestikambris - 75 aastat;

8) AvTS § 35 lg 1 p 16 (isiku maksustamise kohta kogutud teave, v.a maksuvõlgnevused) -

5 aastat;

9) AvTS § 35 lg 1 p 17 (ärisaladus - tegevusloa dokumendid, päringud seoses äritegevusega,

lepingud, kui see on kehtestatud lepingu tingimustes, riigihanke pakkumus kuni

pakkumuse avamiseni - 5 aastat;

10) AvTS § 35 lg 1 p 18 (siseauditi aruanded enne kinnitamist) - 5 aastat;

11) AvTS § 35 lg 1 p 181 (elutähtsa teenuse riskianalüüsi ja toimepidevust puudutav teave) -

5 aastat;

12) AvTS § 35 lg 1 p 182 (isikuandmetega seotud rikkumiste teavitused) - 5 aastat;

13) AvTS § 35 lg 2 p 1 (õigusaktide eelnõud enne nende kooskõlastamiseks saatmist või

vastuvõtmiseks esitamist);

14) AvTS § 35 lg 2 p 2 (dokumendi kavand ja selle juurde kuuluvad dokumendid);

15) AvTS § 35 lg 2 p 3 (põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid) - 5

aastat;

16) AvTS § 35 lg 2 p 5 (teave riigikaitse ja hädaolukordade jaoks vajaliku varu ja vahendite

hankimise kohta, kui selle avalikuks tulek võib mõjutada varu moodustamist või

vahendite muretsemist) - 5 aastat.

35 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 5

Pitsatite ja templite kasutamine

1. Ametis on põhimääruse järgi kasutuses väikse riigivapi kujutise ja oma nimega pitsat (vapipitsat).

2. Pitsatite kasutus ja pitsatite hoidjad:

Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja

Vapipitsat (8 tk) Paberkandjal garantii- ja volikirjad.

Välisriigile esitatavad dokumendid.

Muud dokumendid, kui see on

õigusaktiga ette nähtud või tuleneb

teise osapoole põhjendatud soovist.

Peadirektor.

Referendid.

Struktuuriüksuse juht või tema poolt

määratud teenistuja.

3. Pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte.

4. Ametis kasutusel olevad templid:

Templid Kasutaja

Ametinimetusega templid (ainult ametinimetus) Templile märgitud ametinimetusega

teenistujad.

Ringpitsat ingliskeelse tõlkega (8 tk) Struktuuriüksuse juhi poolt määratud

teenistuja.

Laeva sanitaartunnistuse kinnitamise tempel (2 tk)

Struktuuriüksuse juhi poolt määratud

teenistuja.

Aadressitempel Referendid.

Dokumendi õigsust kinnitavad templid (Koopia, Koopia

õige, Väljatrükk, Väljatrükk õige, Ärakiri, Ärakiri õige)

Referendid.

(Paber)dokumentide registreerimistempel Referendid.

Teenistujate nimelised kuupäevatemplid Ravimilao ja regionaalosakondade

vaktsiinide/ravimite jms väljastamist

korraldavad teenistujad

5. Templid tellib ja nende üle arvestust peab üldosakond. Iga teenistuja võib esitada põhjendatud

taotluse kas nimelise vm teenistusalaselt vajaliku templi tellimiseks.

6. Kasutuskõlbmatuks muutunud või kasutusvajaduseta pitsatite ja templite hävitamist korraldab

üldosakond. Pitsatid ja templid hävitatakse akti alusel, märkides ära hävitamise põhjus ja viis.

Võimalusel hävitatakse ainult tekstiosa, templi korpust taaskasutatakse.

36 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 6

Arhiivi haldamine

1. Arhiivi moodustamise ja arhiveerimise üldpõhimõtted

1.1 Terviseameti kui arhiivimoodustaja tegevuse käigus luuakse dokumente, millele on määratud

säilitustähtaeg.

1.2 Arhiivi moodustamisel lähtutakse päritolu ja algse korra austamise põhimõtetest, mis võimaldab

luua ja säilitada teavet, milleta ei ole teabe sisu mõistmine võimalik. Päritolupõhimõtte kohaselt

kuulub ameti teave kokku ja seda teavet ei või segada teist päritolu teabega. Funktsiooni muutmisel

või üleandmisel seoses ameti töö ümberkorraldamisega peavad dokumentide algne päritolu ja liitmise

aeg olema jälgitavad.

1.3 Dokumente ja teavet hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni

dokumentide liigitusskeemi alusel sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul peavad dokumendid olema

ülesleitavad ja kättesaadavad.

1.4 Ameti arhiiv korrastatakse arhiivi, sarja ja säiliku tasandil.

1.5 Säilitustähtaega arvestatakse üldjuhul dokumentidega seotud dokumendihalduse perioodi

koostamise, saamise või asja (sh nt projektide) lõpetamise kuupäevast. Projekti dokumendid on tervik

sõltumata selle kehtimisest, säilitustähtaega hakatakse arvestama projekti lõpust.

1.6 Kasutusvajaduse möödumisel digitaalsed registrid ja dokumendisarjad suletakse ning kantakse

üle dokumendihaldussüsteemi (DHSi) aktiivsest osast Arhiivi jaotusesse, kus neid säilitatakse

hävitamiseks eraldamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni.

1.7 Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse akti alusel säilitustähtaja möödumisel ja edasise

säilitamisvajaduse puudumisel.

1.8 Digitaalarhivaalid luuakse arhiivivormingus.

1.9 Paberarhivaalide korrastamiseks kasutatakse arhiivipüsivaid materjale, mis tagavad arhivaalide

võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutusea. Paberarhivaale hoitakse Rahvusarhiivi üleandmiseni

arhiiviruumides.

2. Dokumentide kasutamine

2.1 Ameti teenistujad saavad teenistusülesannete täitmiseks kasutada digitaal- ja paberdokumente.

Paber- ja digitaaldokumentidele korraldab juurdepääsu arhiivi eest vastutav isik. Dokumentide

laenutamine registreeritakse.

2.2 Laenutatud dokumente hoitakse ja kasutatakse nii, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta

nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust, kasutatavust ja säilimist.

37 / 40

2.3 Arhiivis säilitavate dokumentide ja arhivaalide alusel väljastab vastavalt päringutele teatisi,

koopiaid ja väljavõtteid arhiivi eest vastutav teenistuja. Vajaduse korral tõestatakse paberkandjal

teatis pitseriga.

3. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi

3.1 Arhivaalid, mida ameti ülesannete täitmiseks enam ei vajata, tuleb avalikku arhiivi üle anda

hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise

tähtaja pikendamiseks esitatakse Rahvusarhiivile taotlus, milles märgitakse arhivaalide koosseis,

üleandmise tähtaja pikendamise põhjus ja ettepanek uueks üleandmise tähtajaks, mis ei ole pikem

kui 10 aastat.

3.2 Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmiseks ettevalmistamisel koostab üleandja arhivaalide

korrastamiseks ja kirjeldamiseks arhiiviskeemi. Arhiiviskeem täpsustab või määrab kindlaks

korrastusüksused ning korrastusüksuste hierarhilise järjestuse, nimetused ja tähistuse.

3.3 Arhivaalide üleandmisel vormistab avalik arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mille allkirjastavad

üleandja ja vastuvõtja. Aktis märgitakse andmed üleantavate sarjade ja arhivaalide kohta.

3.4 Pakett digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi

koostatud struktuurinõuete alusel tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata kujul või

ühtse XML kujul kapslina. Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi

üleandmist arhiivivormingusse.

3.5 Digitaaldokumentidega tehtavate arhiivitoimingute lihtsustamiseks seadistatakse ja

eelkirjeldatakse DHSis säilitamise ajakavad.

3.6 Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle universaalse arhiivimooduli (UAM) vahendusel.

3.7 Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks:

3.7.1 võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;

3.7.2 eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;

3.7.3 järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;

3.7.4 lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse;

3.7.5 lisatakse arhiivipüsiv valge leht säiliku ette ja taha;

3.7.6 lehed kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või –kaantesse.

3.8 Paberarhivaalidest moodustatakse säilikud arvestusega, et säiliku optimaalne seljapaksus on 3

cm. Säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid

tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse

edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga.

3.9 Toimikule, karbile vm ümbrisele märgitakse arhiivimoodustaja, struktuuriüksuse ja sarja nimi,

sarja tähis, pealkiri, säiliku tähised ja piirdaatumid.

4. Dokumentide hävitamine

4.1 Dokumendid ja andmekogudes oleva teabe võib eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja

möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult.

4.2 Hävitamiseks eraldamise akti kavandi koostab ja hävitamise korraldab osakond, kelle vastutusel

dokumendid on. Akti koostamata on hävitamine keelatud.

4.3 Dokumendid hävitatakse kas purustamise teel või teabe kustutamisega selle kandjalt, arvestades

teabekandja tüüpi ja dokumendile kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

38 / 40

4.4 Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, milles märgitakse hävitamiseks eraldatavate

dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:

4.5.1 viide avaliku arhiivi hindamisotsusele;

4.5.2 tähis dokumentide liigitusskeemi järgi;

4.5.3 sarja nimetus või toimiku pealkiri;

4.5.4 piirdaatumid;

4.5.5 toimikute või muude üksuste hulk;

4.5.6 säilitustähtaeg;

4.5.7 viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist;

4.5.8 märge hävitamise viisi, aja, koha kohta.

4.6 Kui dokumentide arhiiviväärtus pole varem välja selgitatud, tuleb avalikule arhiivile esitada

taotlus dokumentide hindamiseks.

4.7 Dokumentide, toimikute, registrite ja muude üksuste loetelusid säilitatakse dokumentide

hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.

4.8 Kui arhivaalide hävitamine tellitakse välise teenusena, koostatakse hävitamist teostava asutusega

leping, mis sisaldab ka konfidentsiaalsuskohustust.

39 / 40

Terviseameti peadirektori 01.02.2021

käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti

teabehalduse kord“ juurde; Lisa 7

Teenistuja asendamine, teabe ja vara

üleandmine-vastuvõtmine

1. Teenistuja puhkusel või välislähetuses viibimisel määratakse talle riigitöötaja

iseteenindusportaalis (RTIP), dokumendihaldussüsteemis jt infosüsteemides asendaja,

kellele suunatakse täitmiseks teenistuja pooleliolevad ning uued tööülesanded.

2. Täitmata ametikoha ülesannete õigeaegse täitmise tagamiseks võib struktuuriüksuse juht

anda ülesanded täitmiseks teisele teenistujale.

3. Teenistuja teenistussuhte lõppemisel tuleb tema kätte usaldatud vara üle anda

struktuuriüksuse juhile ja lõpetada pooleliolevad ülesanded (sh infosüsteemides) või suunata

need edasi asendama määratud teenistujale või struktuuriüksuse juhile hiljemalt töölt

lahkumise päeva lõpuks.

4. Teenistuja annab teabe üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga teenistusest vabastamise või

teenistussuhte peatumise korral, kui seda nõuab vahetu juht või struktuuriüksuse juht või

üldosakonna juhataja või üleandja või vastuvõtja. Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse

pooleliolevad (koostamisel ja täitmisel) dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja

numbrile), mis on üleandja vastutusel. Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku

üleandja ja vastuvõtja.

5. Struktuuriüksuse teave antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga ameti töökorralduse

olulise muutmise korral.

6. Vara ja teabe üleandmist dokumendihaldussüsteemis korraldab üldosakond. Teenistuja

muude pooleliolevate tööülesannete üleandmist korraldab struktuuriüksuse juht. Juhtimise

üleandmist korraldab üldosakond.

7. Kui teenistuja keeldub teabe ja tema kätte usaldatud vara üle andmast või kui ta on

teenistusest lahkunud ilma teavet ja vara üle andmata, võetakse haldusalas olevad

dokumendid ja vara üle ühepoolselt teenistuja vahetu juhi või tema poolt määratud teenistuja

poolt, koostatakse akt, milles tehakse vastavasisuline märge. Juhul, kui vastuvõtja ei ole nõus

akti sisuga vara koosseisu või teabe kajastamisel, on tal õigus esitada motiveeritud

eriarvamus, mis lisatakse aktile ning mille kohta tehakse akti märge.

8. Teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise aktid vormistatakse üldplangile ning selle

allkirjastavad digitaalselt üleandja, vastuvõtja ja vajadusel üleandmise ning vastuvõtmise

juures viibijad.

9.1 Teenistujale usaldatud teabe ja vara üleandmine ning vastuvõtmine vormistatakse kirjaliku

üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mis sisaldab järgmisi andmeid:

9.1 vastutusalas olevate dokumentide ja vara üleandja ning vastuvõtja;

9.2 üleandmise aeg ja koht;

9.3 täitmisel olevate ülesannete loetelu;

9.4 üle antavate dokumentide ja toimikute loetelu;

9.5 muud olulised andmed üle antava vara ja esemete kohta (kabinetivõti, uksekaart jne).

40 / 40

10. Peadirektori teenistussuhte lõpetamisel vormistatud teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise akt

peab sisaldama lisaks eelnimetatule järgmisi andmeid:

10.1vara koosseis ja bilansiline väärtus;

10.2 ameti peadirektori poolt viimasena allkirjastatud dokumendid dokumendiliikide kaupa;

10.3 ameti eelarve täitmise aruanne tegevuse lõpetamise kuupäeva seisuga;

10.4 ameti koosseisunimestik ja koosseisus olevate isikute arv;

10.5 ameti täitmisel olevate ülesannete loetelu;

10.6 ameti sõlmitud jõusolevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu;

10.7 ameti ülevaade arhiivi koosseisust.

11. Ameti peadirektori teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse ameti üldplangile

ning kinnitatakse Sotsiaalministeeriumi esindaja poolt.