Sisendi andmine

Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3

Meie 29.12.2025 nr 1.1-6/174-2

Tere

Edastame sisendi Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities regulated? Please provide an official translation of the relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or French).

Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja

Arhiiviseadus–Riigi Teataja

Arhiivieeskiri–Riigi Teataja

Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus–Riigi Teataja

Rahapesu Andmebüroo teabehalduse kord

Rahapesu Andmebüroo dokumentide liigitusskeem

2. Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place?

Registreeritakse dokumendid, mis on asutuse tegevuse seisukohalt olulised. Dokumendid registreeritakse dokumendihalduse süsteemis (DHS) esimesel võimalusel ja hiljemalt järgmisel tööpäeval. Registreerimist teostavad dokumendihalduse eest vastutavad isikud, dokumendi looja või vastuvõtja. Registrisse kantav teave oleneb dokumendiliigist. Eesmärgiga tagada dokumendi leitavus, jälgitavus ja tõendusväärtus kantakse dokumendi registreerimisel DHS-i vähemalt järgmised andmed:

• dokumendi registreerimisnumber;

• dokumendi kuupäev;

• dokumendi liik (nt kiri, käskkiri, leping);

• dokumendi pealkiri või lühisisu;

• saatja või adressaat;

• dokumendi koostaja või vastutav isik;

• juurdepääsupiirang, kui see on kehtestatud;

• vajaduse korral viide seotud dokumentidele või menetlusele.

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on their content?

Avalikus dokumendiregistris (ADR) kuvatakse sissetulevad kirjad, väljaminevad kirjad, käskkirjad ja lepingud. Muud dokumendiliigid registreeritakse DHS-is ja ADR-is neid ei kuvata.

4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official?

DHS-is registreerimise põhimõtted on kirjeldatud asutuse teabehalduse korras ja põhiprotsessides.

5. Are the registers of official documents public?

ADR-is kuvatakse sissetulevad ja väljaminevad kirjad, käskkirjad ja lepingud.

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents?

Ei registreerita SMS-e ja muude äppide kaudu saadetud kirju, sõnumeid ja dokumente.

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration?

Rahapesu Andmebüroo kasutab dokumendihalduse süsteemi Delta.

8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored?

Rahvusarhiivi poolt ette antud vormingud, mis on toodud Arhiivieeskirja lisas nr 1. Valdavalt on dokumendid pdf, asice, csv, xls, jpeg, mp4, jpg, png.

Dokumente säilitatakse DHS-is vastavalt dokumentide loetelus kehtestatule.

9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention periods are applied? 

Vastavalt asutuse dokumentide liigitusskeemile on määratud dokumentide säilitustähtajad, mis tulenevad kas seadusest või asutuse vajadustest. Säilitustähtajad on kehtestatud Rahvusarhiivi hindamisotsusega ning arhivaalid kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjale.

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives?

Arhiivi üleandmine toimub Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel. Kõik dokumendid, millele on antud arhiiviväärtus, antakse Rahvusarhiivile üle alatiseks säilitamiseks.

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents?

Dokumente hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist vastavalt asutuse dokumentide liigitusskeemile ja kehtestatud säilitustähtaegadele. Dokumentide hävitamine toimub kooskõlas õigusaktidega ja Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel.

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc).

Puuduvad.

Lugupidamisega