Tugiteenuste osutamise koostöökokkulepe

Tugiteenuste osutamise koostöökokkulepe nr 1-4/25/80-1

lisa 3

MAJANDUS- JA KOMMUNIKATSIOONIMINISTEERIUMI

DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE ANDMETÖÖTLUSLEPING

1. Lepingu ese 1.1. Andmetöötluslepingu eesmärk on tagada koostöökokkuleppes (edaspidi koostöölepe)

kokkulepitud dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmesubjektide isikuandmete

õigus- ja eesmärgipärane töötlemine kooskõlas ELi isikuandmete kaitse üldmäärusega

(2016/679) (edaspidi üldmäärus) ja Eesti riigisiseste isikuandmete kaitset käsitlevate

õigusaktidega.

1.2. Andmetöötluslepingus kasutatud mõistetel on üldmääruses sätestatud tähendus, kui pooled

ei ole kokku leppinud teisiti.

1.3. Koostööleppe järgse tugiteenuse osutamisel tegutseb Riigi Tugiteenuste Keskus

isikuandmete volitatud töötlejana ja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

isikuandmete vastutava töötlejana.

1.4. Pooled kohustuvad järgima andmekaitsealaseid juhendeid ja tegevusjuhiseid, mis on

väljastatud isikuandmete kaitse eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu asutuse poolt.

Vastutav töötleja annab isikuandmete töötlemiseks täiendavaid dokumenteeritud juhiseid.

1.5. Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida koostööleppest tulenevalt

töödeldakse, isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava töötleja

antud juhised on lisatud andmetöötluslepingule (Lisa 1).

1.6. Andmetöötluslepingu sõlmimise hetkel on sellel järgmised lisad:

Lisa 1. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi isikuandmete

töötlemistoimingute register (volitatud töötleja töödeldavad andmed);

Lisa 2. Isikuandmete töötlemise rikkumisest teavitamise vorm.

2. Isikuandmete töötlemine 2.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid vaid sellises ulatuses, mis on vajalik

koostööleppe täitmiseks asjakohaste õigusaktide, juhendite ja vastutava töötleja antud

dokumenteeritud juhiste kohaselt.

2.2. Volitatud töötleja võib andmesubjektide isikuandmeid töödelda ka asjakohaste info- ja

sidesüsteemide hooldamise eesmärgil, kui see on koostööleppe täitmiseks vajalik, tagades

sellisel juhul töötlemise vastavuse andmetöötluslepingule.

2.3. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja

jooksul vastutava töötlejaga ühendust võtma selgituste või täiendavate juhiste saamiseks.

Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud

juhiste ja õigusaktide või juhendite vahel.

2.4. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid

(edaspidi teine volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis peab

olema kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjaliku

nõusolekuta võib volitatud töötleja vajadusel kasutada isikuandmete töötlemiseks

süsteemihoolduspartnereid üksnes volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks.

2.4.1. Volitatud töötleja vastutab teise volitatud töötleja tegevuse eest samal viisil nagu enda

tegevuse eest. Üldmääruse artikli 28 lõike 4 kohaselt sõlmib volitatud töötleja teise volitatud

töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjaliku kokkuleppe, mis näeb ette samad

andmekaitsekohustused nagu on volitatud töötlejal andmekaitselepingus.

2.4.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada koostööleppest

tulenevate kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on koostööleppest tulenevatele

küsimustele vastamisel kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning

volitatud töötleja tagab selle, et kõnealune teine volitatud töötleja täidab andmekaitselepingu

nõudeid ja on sellega seotud samal viisil nagu volitatud töötleja ise.

2.4.3. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale antud loa kasutada

teisi volitatud töötlejaid.

2.5. Volitatud töötleja kohustub hoidma konfidentsiaalsena koostööleppe täitmise käigus

teatavaks saanud isikuandmeid ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui koostööleppes

sätestatud eesmärgil. Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud, teised volitatud

töötlejad, volitatud töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs koostööleppe täitmise käigus

töödeldavatele isikuandmetele järgivad konfidentsiaalsusnõuet.

2.6. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke turvalisuse

tagamise meetmeid sellisel viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32

nõuetele:

2.6.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele

andmetöötlusseadmetele;

2.6.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist;

2.6.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid

isikuandmeid töödeldi.

2.7. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja

korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata üldmääruse tähenduses

kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, edastades kõik andmesubjektidelt

saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud

taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates.

2.8. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud

kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat

teavet.

2.9. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, taotledes volitatud töötlejalt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis asjakohast teavet eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja

andmetöötluslepingust tulenevate kohustuste täitmist. Pooled on kokku leppinud, et: 2.9.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia kas vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda

vastutav töötleja on selleks volitanud; 2.9.2. volitatud töötleja kohustub andma vastutavale töötlejale teavet, andmeid ja dokumente,

selleks, et tõendada andmetöötluslepingu nõuetekohast täitmist;

2.9.3. vastutav töötleja käsitleb volitatud töötlejalt saadud teavet kogu auditi raames

konfidentsiaalsena.

2.10. Volitatud töötleja edastab kõik järelevalveasutuste päringud vastutavale töötlejale.

Järelevalveasutustega suhtleb vastutav töötleja. Volitatud töötlejal pole õigust vastutavat

töötlejat esindada ega tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga

koostööd volitatud töötlejat puudutavates küsimustes või järelevalveasutusele vastamisel.

3. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda 3.1. Koostööleppe esemeks olevaid isikuandmeid ei tohi töödelda väljaspool Euroopa Liitu ega

Euroopa Majanduspiirkonda, sh ei tohi nimetatud isikuandmeid edastada kolmandale riigile või

rahvusvahelisele organisatsioonile, v.a kui selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb

õigusaktist.

3.2. Juhul, kui koostööleppe esemeks olevate isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu

ja Euroopa Majanduspiirkonda, sh nende edastamine kolmandale riigile või rahvusvahelisele

organisatsioonile, on vajalik koostööleppe täitmiseks, lepivad pooled sellises andmetöötluses

eelnevalt kirjalikult kokku.

3.3. Kirjalikku kokkulepet ei ole vaja sõlmida, kui volitatud töötleja on kohustatud

isikuandmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile edastama volitatud

töötleja suhtes kohaldatava Euroopa Liidu või liikmesriigi õiguse alusel. Sellisel juhul teatab

volitatud töötleja sellise õigusliku aluse olemasolust enne isikuandmete töötlemist vastutavale

töötlejale, kui selline teatamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu kõnealuse õigusega keelatud.

4. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumiste peatamine ja sellest teavitamine 4.1. Kui volitatud töötleja avastab isikuandmetega töötlemise seotud rikkumise, teeb ta kõik

endast oleneva, et andmetöötluse rikkumise korral edasine rikkumine viivitamatult peatada.

4.2. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud

rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma

põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine

volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või on alust kahelda,

et selline rikkumine on aset leidnud.

4.3. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada

saamist, edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava

asjakohase informatsiooni, täites andmetöötluslepingule lisatud isikuandmete töötlemise

rikkumisest teavitamise vormi (Lisa 2) ja lisades juurde asjakohase muu dokumentatsiooni.

Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja

vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku informatsiooniga

rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel võimalusel pärast

esialgsete andmetega vormi esitamist.

4.4. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et välja töötada ja

täita tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab

tegema kõik võimaliku, et edasist rikkumist ära hoida ning kahju vähendada.

4.5. Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest.

5. Vastutus

5.1. Volitatud töötleja vastutab kahju eest, mida ta on põhjustanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele. isikuandmete töötlemisel

andmetöötluslepingu nõudeid või õigusnorme või dokumenteeritud juhiseid rikkudes.

5.2. Volitatud töötleja, kui ta on isikuandmete töötlemise nõudeid rikkunud ja selle tagajärjel

on vastutav töötleja kohustatud maksma hüvitist või trahvi, kohustatud hüvitama vastutavale

töötlejale sellega seoses kantud kulud.

5.3. Kui volitatud töötleja rikub oluliselt andmetöötluslepingus sätestatud isikuandmete

töötlemise nõudeid, on vastutaval töötlejal õigus koostöölepe üles öelda, teavitades sellest

volitatud töötlejat ette vähemalt kolm kuud.

5.4. Oluline andmetöötluslepingu rikkumine on eelkõige, kui:

5.4.1. isikuandmete töötlemise põhimõtete täitmist kontrolliva järelevalveasutuse või kohtu

menetluses selgub, et volitatud töötleja või teine volitatud töötleja ei täida isikuandmete

töötlemise põhimõtteid;

5.4.2. vastutav töötleja leiab andmetöötluslepingu raames läbiviidud auditis, et volitatud

töötleja ei täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid, mis tulenevad andmetöötluslepingust või

kohaldatavatest õigusnormidest.

6. Muud sätted 6.1. Volitatud töötleja kohustub koostööleppe lõppemisel tagastama vastutavale töötlejale kõik

andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja nende koopiad

vastavalt vastutava töötleja antud juhistele.

6.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku

kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on täitnud eelmises

punktis nimetatud toimingud.

6.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad

mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni andmetöötluslepingust ja

vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis andmetöötluslepingut

puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult.

6.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata andmetöötluslepingu

kehtivusest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast andmetöötluslepingu

kehtivuse lõppemist, kui pooled ei ole kirjalikult kokku leppinud teisiti.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Riigi Tugiteenuste Keskus

Vastutav töötleja Volitatud töötleja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

MAJANDUS- JA KOMMUNIKATSIOONIMINISTEERIUMI

DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE ANDMETÖÖTLUSLEPING

Lisa 2

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE RIKKUMISEST TEAVITAMISE VORM

1. Kontaktandmed

Isik, kellelt saab rikkumise asjaolude kohta täiendavat informatsiooni ja tema kontaktandmed:

___________________________________________________________________________

2. Teavituse tüüp (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Lõplik teavitus

☐ Varasema teavituse täiendamine

3. Aeg (sisesta kuupäev ja märgi kast)

Millal sain rikkumisest teada

(kuupäev/kuu/aasta):_________________________________________

Rikkumine toimus pikemal perioodil (algus- ja

lõppkuupäev/kuu/aasta):_________________________

☐ Toimus ühekordne rikkumine

☐ Rikkumine jätkuvalt toimub

4. Rikkumise andmed

Kirjelda, mis juhtus ning kuidas rikkumise avastasite:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Rikkumise asjaolud (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Seade isikuandmetega on kaotatud või varastatud

☐ Paberdokument on varastatud, kaotatud või jäetud mitteturvalisse keskkonda

☐ Isikuandmete loata avaldamine

☐ Isikuandmeid nägi vale isik

☐ Isikuandmed edastati valele isikule

☐ Infosüsteemidesse loata või ebaseaduslik sisenemine (nt häkkimine, pahavara, lunavara või

õngitsusrünne)

☐ Isikuandmed olid kättesaadavad seoses andmekandjate ebapiisava hävitamisega

☐ Muud (palun täpsusta):

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Miks rikkumine juhtus (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Organisatsiooni töökorralduse reeglite, sisekorra rikkumine

☐ Töötajate vähene teadlikkus (nt puudulikud sisekorrad ja töökorralduse reeglid, töötajate

mittepiisav koolitus)

☐ Inimlik viga

☐ Tehniline viga

Muu (nimetage siin ka koostööpartner(id) nt volitatud töötleja, kui rikkumine toimus tema

juures):_____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

☐ Asjaolud pole veel teada

5. Rikkumisest puudutatud isikuandmed

Rikkumisest puudutatud kaustade, dokumentide, failide, e-kirjade, andmebaaside arv, mis

sisaldavad isikuandmeid. (nt mitu dokumenti edastati valele inimesele; märgi kast, valides

vahemik või sisesta täpne arv või märgi „pole teada“)

☐ 1–9

☐ 10–49

☐ 50–99

☐ 100–499

☐ 500–999

☐ 1000–4999

☐ 5000–9999

☐ 10000 ja rohkem

Kui on teada, sisesta täpne arv:______

☐ Pole veel teada

Tee järgnevalt valik, millised isikuandmeid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või mitu

valikut)

☐ Ees- ja perekonnanimi

☐ Sünniaeg

☐ Isikukood

☐ E-post

☐ Telefoni nr

☐ Postiandmed või elukoha aadress

☐ Kasutajanimed, salasõnad

☐ Maksevahendite andmed (andmed, mis võimaldavad võtta üle isiku maksevahendi)

☐ Majandus või finantsandmed (tehingu ajalugu, majanduslikku seisundit näitavad andmed,

maksevõime hindamine)

☐ AK teavet sisaldavad dokumendid (sh ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teave)

☐ Geolokatsiooni andmed

☐ Suhtlusandmed (nt kes kellega ja millal rääkis, kirjutas)

☐ Andmed süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegude kohta

☐ Lapsendamissaladuse andmed

☐ Andmed sotsiaalkaitsevajaduse või eestkoste kohta

☐ Rassiline või etniline päritolu

☐ Poliitilised vaated

☐ Usulised või filosoofilised (maailmavaatelised) veendumused

☐ Ametiühingusse kuulumine

☐ Geneetilised andmed

☐ Biomeetrilised andmed

☐ Terviseandmed

☐ Seksuaalelu ja seksuaalne sättumus

Muu (palun

täpsusta):___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Kas isikuandmed olid asjakohaselt krüpteeritud? (sh krüptovõtmeid ei ole kompromiteeritud ja

need on andmetöötleja kontrolli all. Märgi kast, üks valik)

☐ Jah

☐ Ei

6. Rikkumisest puudutatud isikud

Rikkumisest puudutatud isikute arv (märgi kast, valides vahemik või sisesta täpne arv või märgi

„pole teada“)

☐ 1–9

☐ 10–49

☐ 50–99

☐ 100–499

☐ 500–999

☐ 1000–4999

☐ 5000–9999

☐ 10000 ja rohkem

Kui on teada, sisesta täpne arv:_______

☐ Pole veel teada

Tee järgnevalt valik, milliseid isikute kategooriaid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või

mitu valikut)

☐ Töötajad

☐ Kliendid

☐ Alaealised (nt õpilased, lapsed).

☐ Patsiendid

☐ Sotsiaalset kaitset vajavad inimesed

Muu (palun

selgita):_____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

7. Võimalikud tagajärjed rikkumisest puudutatud isikutele

Konfidentsiaalsuskadu (andmetele said juurepääsu selleks mittevolitatud isikud. Märgi kast,

üks või mitu valikut)

☐ Oht isikuandmete ulatuslikumaks töötlemiseks kui näeb ette esialgne eesmärk või isiku

nõusolek

☐ Oht isikuandmete kokku viimiseks muu isikuid puudutava infoga

☐ Oht, et isikuandmeid kasutatakse teistel eesmärkidel ja/või ebaõiglasel viisil

Muu (palun

täpsusta):___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Tervikluse kadu (andmeid on volitamata muudetud. Märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud ja kasutatud, kuigi need ei pruugi olla enam kehtivad

☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud muul moel kehtivateks andmeteks ja neid on hiljem

kasutatud teistel eesmärkidel

Muu (palun

täpsusta):___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Käideldavuse kadu (puudub õigeaegne ja hõlbus juurdepääs andmetele. Märgi kast)

☐ Puudub võime osutada rikkumisest puudutatud isikutele kriitilist (elutähtsat) teenust

Muu (palun

täpsusta):___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Füüsiline, varaline või mittevaraline kahju või muu samaväärne tagajärg (märgi kast, üks või

mitu valikut)

☐ Isik jääb ilma kontrollist oma isikuandmete üle

☐ Isiku õiguste piiramine (nt ei saa kasutada teenust või lepingust tulenevaid õigusi)

☐ Õiguslik tagajärg (nt isik ei saa hüvitist, toetust, luba mõneks tegevuseks)

☐ Diskrimineerimine

☐ Identiteedivargus

☐ Pettus

☐ Rahaline kahju

☐ Kahju tervisele

☐ Risk elule

☐ Pseudonümiseerimise loata tühistamine

☐ Mainekahju

☐ Usalduse kadu

☐ AK teabe või ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teabe kadu

Muu (palun

täpsusta):________________________________________________________________

8. Rikkumisega seotud järeltegevused

Isikute teavitamine

Juba teavitatud (kuupäev/kuu/aasta):_____________

Kuidas teavitus toimus (märgi kast, üks või mitu valikut):

☐ E-kirjaga

☐ Lühisõnumiga (SMS)

☐ Helistamisega

☐ Meedias sh sotsiaalmeedias

☐ Asutuse/ettevõtte võrgulehel

Muu (palun

täpsusta):___________________________________________________________________

Mis oli teavituse

sisu:_______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Veel pole teavitanud, kuid teavitame: (kuupäev/kuu/aasta):_____________

☐ Pole selge kas on vaja teavitada

☐ Ei ole vajalik teavitada

Kui pidasite vajalikuks isikuid mitte teavitada, siis selgitage, kuidas jõudsite järeldusele, et

rikkumisega ei kaasne isikute õigustele ja vabadustele suurt riski:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Kirjeldage kavandatud ja rakendatud meetmeid rikkumise lahendamiseks, kahjulike mõjude

leevendamiseks ja ennetamiseks tulevikus:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

9. Rikkumise piiriülene mõju

Millises riigis on teie peamine tegevuskoht? (palun kirjuta riigi

nimi):___________________________

Rikkumisest on puudutatud ka teiste EL riikide isikud:

☐ Ei

☐ Jah (palun täpsusta, milliste riikide ning tooge välja isikute arv riikide lõikes. Kui puudutatud

isikuandmete koosseis on riigiti erinev, tooge ka see välja):

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Tugiteenuste osutamise koostöökokkulepe nr 1-4/25/80-1

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-

Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel majandus- ja tööstusminister

Erkki Keldo (edaspidi nimetatud Tellija või Pool),

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja

või Pool või koos Tellijaga Pooled),

sõlmivad tugiteenuste osutamise koostöökokkuleppe (edaspidi Kokkulepe) järgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja tema valitsemisala asutuste (edaspidi

ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ning Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi

tugiteenuste (edaspidi Teenus) osutamisel ja saamisel ning Teenuse tingimusi ja

kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „kokkulepe“

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Kokkuleppe lahutamatu osa on Teenuseosutaja nõukojas heaks kiidetud ja peadirektori

käskkirjaga kinnitatud ning Teenuseosutaja kodulehel avaldatud järgmised

standardtoimemudelid ja Teenuse osutamise tingimused:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Kokkuleppel on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse

toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. Teenusega liitunud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

valitsemisala asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid;

1.4.3. Lisa 3. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse andmetöötlusleping.

2. Teenused

2.1. Teenust osutatakse Teenuse saajale, välja arvatud kui Kokkuleppes on Teenuse juures

eraldi nimetatud selle Teenuse saajad. Teenuste all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi SAP BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7 riigihangete korraldamise teenust vastavalt Teenuse saaja iga-aastasele hankeplaanile,

mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja vajadustele vastavaid

riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete

registris või mille korraldamises riigihangete registris on Teenuse saaja ja

Teenuseosutaja kokku leppinud. Teenuseosutaja ei korralda hankeid, mille

korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija;

2.1.7.1 Kokkuleppe alusel on riigihangete korraldamisel Teenuse saajaks Tellija ruumilise

planeerimise valdkond, Maa- ja Ruumiamet, soolise võrdõiguslikkuse ja võrdse

kohtlemise volinik ning Tööinspektsioon. Maa- ja Ruumiameti

maaparanduseosakonna hangete arv ja nende eest tasumine lepitakse kokku igal aastal

eraldi. Poolte eraldi kokkuleppe alusel võib Teenuseosutaja pakkuda riigihangete

korraldamise teenust ka teistele Tellija valdkondadele või osakondadele. Sellisel juhul

tasutakse riigihangete korraldamise teenuse eest hankepõhiselt peale iga

hankemenetluse lõppemist. Teenuseosutaja vaatab igal aastal neljandas kvartalis

riigihangete korraldamise teenuse maksumuse üle ja esitab vajadusel Tellijale

uuendatud hinnapakkumuse;

2.1.8 dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist;

2.1.8.1 Kokkuleppe alusel osutatakse dokumendihaldus- ja arhiiviteenust Tellijale ja

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametile. Kooskõlas 28.12.2023 sõlmitud

Tugifunktsioonide koostöökokkuleppega nr 1.9-1/409-1 loevad Pooled Tellijale

osutava teenuse puhul Tellijaks ka Rahandusministeeriumi ühisosakonna

dokumendihaldustalituse, välja arvatud kui funktsioon ei ole õigusaktidest tulenevalt

või oma olemuselt üleantav (nt korra või liigitusskeemi kinnitamine).

2.2 Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel, mida ei ole Kokkuleppes reguleeritud, kirjeldatakse

(standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul teenuse

osutamise tingimustes.

2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamise eritingimused 3.1. Punktis 2.1.8.1. nimetatud Teenuse saaja volitab Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Teenuse saaja ametialaseid dokumente ja andmeid,

mis on osaks Teenuse saaja dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest.

Kokkuleppe tähenduses käsitletakse Teenuse saajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud

töötlejana.

3.2. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused,

isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad lepitakse kokku Kokkuleppe

lisa(de)s või kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib Teenuseosutajaga eraldi.

3.3. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete

volitatud töötlejaid ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta.

4. Poolte kohustused ja õigused

4.1. Teenuseosutaja kohustub:

4.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või

kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega;

4.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

4.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada Teenuse osutamist;

4.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt, arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

4.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja

poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega,

sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt

mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed

ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

4.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes ning võimaldama Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega

seotud andmetele;

4.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele SAP BO kaudu.

Teenuseosutaja muudab olemasolevaid aruandeid või lisab uusi aruandeid Teenuse

saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP

kättesaadavad;

4.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat Teenuse osutamisega seotud küsimuste või

vaidluste lahendamisel (standard)toimemudelis määratud ulatuses või Teenuse saaja

sellekohase nõusoleku või volituse olemasolul;

4.1.9. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused

või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad;

4.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat

kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

4.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid õigusaktides sätestatud või Teenuse

saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel. Juhul kui kehtivast õigusaktist ei tulene

andmete või dokumentide säilitamiskohutust, siis Teenuse saaja eelneval

juhendamisel või nõusolekul need andmed või dokumendid kustutama või tagastama;

4.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta Teenuse osutamise käigus

teatavaks saanud andmeid kolmandatele isikutele, v.a kui selliste andmete avaldamise

kohustus tuleneb õigusaktist ning eelneva nõusoleku küsimiseks puudub vajadus.

Pooled on kokku leppinud, et mõlemal juhul teavitab Teenuseosutaja andmete

avaldamise vajaduse või kohustuse tekkimisel viivitamata Teenuse saaja esindajat.

4.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

4.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseauditi

osakonnale, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning

õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

4.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks;

4.1.16. viivituseta teavitama Teenuse saaja andmekaitsespetsialisti seotud rikkumisest teada

saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja

Nõukogu määrus) nr (EL) 2016/679) artikliga 33.

4.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 4.3.1.–

4.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

4.3. Teenuse saaja kohustub:

4.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe (standard)toimemudelis

määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid

kasutades;

4.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

4.3.3. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

4.3.4. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega;

4.3.5. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse saajast tingitud Teenuse osutamist

mõjutavad puudused või takistused;

4.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihangete korraldamise teenuse osutamisel vaidlustuse

ja kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt riigihangete korraldamise

standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt

Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt

standardtoimemudelile.

4.4. Teenuse saajal on õigus:

4.4.1. saada Kokkuleppes nimetatud Teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

Kokkuleppega; 4.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

4.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid

kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

4.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta Teenuse katkestusi

või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta

sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel.

4.6. Vääramatu jõud ei vabasta Pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks

või vähendamiseks.

5. Infoturve ja andmekaitse

5.1. Pooled järgivad Kokkuleppe kohustuste täitmisel küberturvalisuse seaduses ja selle

alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõudeid, isikuandmete töötlemisel

isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi

ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid

infoturvet reguleerivaid õigusakte.

5.2. Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja põhimääruses

sätestatud ülesannete ja Kokkuleppest tulenevate ülesannete täitmiseks. Teenuse

osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused, isikuandmete liigid, andmesubjektide

kategooriad lepitakse vajadusel Teenuse saajaga kokku Kokkuleppe lisa(de)s või

kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib Teenuseosutajaga eraldi.

5.3. Pooled tagavad Kokkuleppe täitmise ajal ja pärast selle lõppemist määramata tähtaja

jooksul Kokkuleppe täitmise käigus teineteiselt saadud teabe, mis on kas kirjalikus või

digitaalses vormis varustatud märkega „konfidentsiaalne“ või millel on märge

juurdepääsupiirangu kohta (eelkõige kuid mitte ainult AvTS alusel) või, kui see teabe

avaldamise asjaolusid silmas pidades on asjakohane, teavitanud konfidentsiaalsusest

suuliselt, konfidentsiaalsuse ja ei anna seda edasi ega võimalda sellele teabele

juurdepääsu kolmandatele isikutele ilma teise Poole kirjaliku nõusolekuta.

5.4. Teenuseosutaja kindlustab Teenuse saaja andmete haldamisel andmete käideldavuse,

konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks

isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise

konfidentsiaalsusnõudeid.

5.5. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volitamata või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata

jätmise eest.

6. Teabevahetus

6.1. Teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või

elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei

ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib, v.a kui teave sisaldab

konfidentsiaalseid andmeid, mh isikuandmeid. Sellisel juhul tuleb teave esitada

krüpteeritult või läbi turvalise kanali.

6.2. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

6.3. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

Teenuseosutaja nõukojas esindava liikme kaudu.

6.4. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku Kokkuleppe lisa(de)s või muul kirjalikku taasesitamist

võimaldaval viisil.

6.5. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku Kokkuleppe lisa(de)s või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval

viisil.

7. Vaidluste lahendamine

7.1. Kõik pooltevahelised Kokkuleppest tulenevad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste

teel.

7.2. Kui erimeelsusi ei ole võimalik kokkuleppeliselt lahendada, siis lahendatakse vaidlus

vastavalt Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele.

8. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

8.1. Kokkulepe jõustub mõlemapoolse allkirjastamise hetkest ja rakendatakse

tagasiulatuvalt alates 1. jaanuarist 2025 tähtajatult.

8.2. Kokkuleppe jõustumisel loetakse lõppenuks Poolte vahel 27. märtsil 2013 sõlmitud

tugiteenuste osutamise koostöökokkulepe nr 1.5-3/0157 ja selle alusel sõlmitud

kokkulepped.

8.3. Teenuse saaja teavitab Teenuseosutajat kuus kuud ette kui ta soovib dokumendihaldus-

ja arhiiviteenusest loobuda, välja arvatud juhul kui Teenuseosutaja rikub oluliselt

isikuandmete töötlemise nõudeid.

8.4. Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui

Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

8.5. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks

Teenuseosutaja nõukoda ning need kinnitatakse Teenuseosutaja peadirektori

käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on

märgitud teisiti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja

teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel.

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Erkki Keldo Pärt-Eo Rannap

Majandus- ja tööstusminister Peadirektor