Ühiste kavatsuste kokkulepe

ÜHISTE KAVATSUSTE KOKKULEPE Käesoleva ühiste kavatsuste kokkuleppe (edaspidi „kokkulepe“) sõlmivad

I. Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK), mida esindab peadirektor Tarmo Leppoja, II. Registrite ja Infosüsteemide Keskus (edaspidi RIK), mida esindab asedirektor direktori

ülesannetes Piret Meelind, III. Andmekaitse Inspektsioon, mida esindab peadirektor Pille Lehis, IV. Konkurentsiamet, mida esindab peadirektor Märt Ots, V. Kultuuriministeerium, mida esindab kantsler Tarvi Sits,

VI. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, mida esindab kantsler Ando Leppiman, VII. Patendiamet, mida esindab peadirektor Margus Viher,

VIII. Rahandusministeerium, mida esindab kantsler Merike Saks, IX. Sotsiaalministeerium, mida esindab kantsler Maarjo Mändmaa, X. Statistikaamet, mida esindab peadirektor Urmet Lee,

XI. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet, mida esindab Kaur Kajak (kõik koos nimetatud ka kui „osapooled” või eraldi „osapool“ ning RTK ja RIK koos nimetatud ka kui „Teenusepakkujad“ ning ministeeriumid ja hallatavad asutused koos nimetatud ka kui „Teenuse saajad“ ja eraldi kui „Teenuse saaja“). 1. Osapooled teevad käesolevas kokkuleppes kirjeldatud viisil koostööd eesmärgiga arendada välja

RTK poolt pakutav keskne dokumendihaldus- ja arhiiviteenus (edaspidi „Teenus“) ning võtta see kasutusele Teenuse saajate poolt.

2. Teenuse väljaarendamine sisaldab Teenuse saajate dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse analüüsi, protsesside ühtlustamist ja standardiseerimist, keskse teenuse kirjeldamist ning toimemudeli väljatöötamist.

3. Teenusepakkujad kinnitavad, et väljaarendatava Teenuse kujundamisel lähtutakse järgmistest põhimõtetest:

a. Teenuste arendamine kooskõlas Eesti digiühiskonna arengukava 2030, valdkonda ja Teenuse saaja põhitegevust reguleerivate õigusaktide ja standarditega, infoturbe põhimõtetega ning lähtudes terviklikust infohalduse kontseptsioonist.

b. Teenuse korralduse, kvaliteedi ja üldpõhimõtete ühtlustamine lähtudes parimatest praktikatest, säilitades paindlikkuse Teenuse saaja põhitegevusest tulenevate erisuste rakendamisel.

c. Protsesside optimeerimine ja automatiseerimine koostöös Teenuse saajaga eesmärgiga muuta need tõhusamaks.

d. Efektiivne andmevahetus erinevate infosüsteemide vahel, sh võimaluse loomine liideste väljaarendamiseks.

e. Andmete dubleerimise vähendamine nii asutusesiseses kui avaliku sektori asutuste vahelises infovahetuses.

f. Selge Teenuse kirjeldamine, Teenuse osutaja ja Teenuse saaja rollide ning vastutuse määratlemine.

g. Teenuse arendamise käigus osapooltele kättesaadavaks tehtud andmete konfidentsiaalsuse tagamine.

h. Tõhusa töökorralduse tagamiseks vajadusel ettepanekute tegemine õigusaktide muutmiseks.

4. Ühtse dokumendihalduse Teenuse osutamiseks võetakse kasutusele keskne dokumendihaldussüsteem (DHS), mida haldab ja arendab RIK. DHSi arendustesse kaasatakse RTK esindaja.

5. Teenusepakkujad kinnitavad, et Teenuse väljaarendamine toimub vastavalt projektiplaanile koostöös Teenuse saajatega. Teenuse saajate põhitegevuse eripäradest tulenevate vajaduste arvesse võtmiseks Teenuse kujundamisel kaasatakse ettevalmistavatesse tegevustesse (sh moodustatavatesse projekti- ja töörühmadesse) vähemalt üks iga Teenuse saaja esindaja.

6. Teenuse saajad kinnitavad, et on valmis võtma kasutusele RTK poolt pakutava keskse dokumendihalduse ja arhiiviteenuse vastavalt väljatöötatavale toimemudelile, sealhulgas minema üle keskse DHSi kasutamisele.

7. Teenuse ettevalmistamisega seotud kulud kaetakse Rahandusministeeriumi poolt rakendatava toetusmeetme „Riigi võimekuse tõstmine inimressursside arendamise ja institutsionaalse suutlikkuse parendamise kaudu“ vahenditest ja RTK eelarve vahenditest.

8. Keskse DHSi väljaarendamisega seotud kulud kaetakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi poolt rakendatava toetusmeetme „Avalike teenuste pakkumise arendamine“ vahenditest.

9. Teenuse osutamisega seotud eelarveliste vahendite osas lepitakse kesksele teenusele üleminekul kokku Teenusepakkujate ja Teenuse saaja vahel sõlmitavas lepingus.

10. Kokkulepe jõustub allkirjastamise hetkest. 11. Osapooled tegutsevad kokkuleppe täitmiseks teineteise suhtes heas usus ning arvestavad kokku

lepitud tingimusi kavandatud tegevuste realiseerimise käigus. POOLTE ALLKIRJAD:

Riigi Tugiteenuste Keskus………………………………. Tarmo Leppoja (allkirjastatud digitaalselt) Registrite ja Infosüsteemide Keskus ……………… Piret Meelind (allkirjastatud digitaalselt) Andmekaitse Inspektsioon …………………………… Pille Lehis (allkirjastatud digitaalselt) Konkurentsiamet …………………………………………. Märt Ots (allkirjastatud digitaalselt) Kultuuriministeerium …………………………………… Tarvi Sits (allkirjastatud digitaalselt) Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium …………………..

Ando Leppiman

(allkirjastatud digitaalselt)

Patendiamet ………………………………………………… Margus Viher (allkirjastatud digitaalselt) Rahandusministeerium ……………………………….. Merike Saks (allkirjastatud digitaalselt) Sotsiaalministeerium …………………………………... Maarjo Mändmaa (allkirjastatud digitaalselt) Statistikaamet ………………………………………………. Urmet Lee (allkirjastatud digitaalselt) Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet…………………………………………….

Kaur Kajak

(allkirjastatud digitaalselt)