Üldkäskkiri

1

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (SMIT)

eelarve- ja kulujuhtimise kord

1. Eelarve- ja kulujuhtimise kord (edaspidi kord) reguleerib eelarve jaotuse planeerimise,

kinnitamise, muutmise ja kasutamise üldised põhimõtted.

2. MÕISTED

2.1. Eelarve jaotus - SMITile jooksva aasta riigieelarve seadusega eraldatud ja eelmisest eelarveaastast ülekantud rahaliste vahendite ning välisvahendite jaotus eelarvejuhtide vahel eelarveklassifikaatorite lõikes. Eelarve jaotuse (v.a välisvahendid) kinnitab

Peadirektor. 2.2. Eelarvejuht - eelarve jaotuses kinnitatud struktuuriüksuse (valdkond, osakond, tiim/grupp)

juht, kes vastutab ülesannete täitmiseks vajalike rahaliste vahendite planeerimise ja sihtotstarbelise kasutamise eest.

2.3. E-arve – standardne masinloetav arve (edaspidi arve), mis saadetakse ühest

tarkvarasüsteemist teise. 2.4. eArvekeskus (eAK) - on ostuarvete haldamiseks loodud elektrooniline arvete

menetluskeskkond, milles toimub ostuarvete vastuvõtmine, kinnitamine ja konteerimine või seostamine ostutellimusega, SAP majandustarkvarasse edastamine ning arhiveerimine.

2.5. Tekkepõhine eelarve – majandustehingute kulud on planeeritud vastavalt nende toimumise (teenuse osutamise või kauba saamise) hetkele, sõltumata maksmise hetkest.

2.6. Eelarveklassifikaator - arvestusobjekt, millele kinnitatakse eelarve ning kajastatakse tehingute maksumus.

2.7. Rahastamiskava - järgmise eelarveaasta ja sellele järgneva kolme aasta rahaliste vahendite

kasutamise kava. Rahastamiskava koosneb tuludest, kuludest ja investeeringutest. 2.8. Riigi tugiteenuste keskus (RTK) – raamatupidamisteenuse osutaja Siseministeer iumi

(edaspidi SiM) valitsemisalale. 2.9. Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP) - erinevatest moodulitest koosnev portaal

puhkuste, lähetuste, koolituste ja majanduskulude aruannete menetlemiseks ning

infovahetuseks RTKga.

3. EELARVESTRATEEGIA JA RAHASTAMISKAVA KOOSTAMINE

3.1. Finantsosakond koostöös strateegiaosakonnaga ja eelarvejuhtidega koostab eelarvestrateegia rahastamiskava (1 + 3 aastat) vastavalt SiM tegevus- ja ajakavale.

3.2. Finantsosakond sisestab rahastamiskava kuluarvestuse infosüsteemi (KAIS). 3.3. Finantsosakond koostöös strateegiaosakonnaga koostab lähtuvalt valitsemisa la

arengukavast ja IKT strateegiast 1 + 3 aasta lisavajadused ning edastab need kehtestatud vormidel SiMle;

3.4. Finantsosakond koostöös eelarvejuhtidega korrigeerib vajadusel 1 + 3 aasta

rahastamiskava, kuluarvestuse jaotusaluseid ja lisavajadusi, järgmise aasta eelarveprojekti ja lisavajaduste kaarte.

3.5. Rahastamiskava esimese aasta tulud, kulud ja investeeringud moodustavad finantsplaani (edaspidi eelarve).

LISA nr 1

KINNITATUD

Peadirektori KK nr1-1/8, 09.02.2023

2

4. EELARVE JAOTUSE PLANEERIMINE JA KINNITAMINE

4.1. Kulude tegemise aluseks on eelarvejuhtidele ja eelarveklassifikaatoritele kinnitatud eelarve.

4.2. Peadirektor kinnitab jooksva aasta eelarve jaotuse hiljemalt 15. jaanuariks.

4.3. Peadirektor kinnitab tekkepõhise eelarve jaotuse eelarveklassifikaatorite lõikes eelarvejuhtide kaupa:

4.3.1. majandamiskulude eelarve (käibemaksuta); 4.3.2. erisoodustuste (koos erisoodustusmaksudega) ja liikmemaksude eelarve; 4.3.3. investeeringute (käibemaksuta) eelarve;

4.3.4. tööjõukulud; 4.3.5. omatulude prognoos.

4.4. Välisvahendite eelarve jaotuse aluseks on projektide rahastusotsused. 4.5. Eelarve jaotuse planeerimine:

4.5.1. eelarvejuhid planeerivad ja edastavad järgneva aasta eelarvelised vajadused

finantsosakonnale hiljemalt 1. novembriks; 4.5.2. eelarvejuhid lähtuvad vahendite planeerimisel:

4.5.2.1. asutuse eesmärkidest ja IKT strateegiast; 4.5.2.2. valdkonna/osakonna põhimääruses sätestatud ülesannetest; 4.5.2.3. valdkonna/osakonna osutatavatest teenustest;

4.5.2.4. vara soetamisel vara elukaarest ja sihipärase kasutamise tähtajast; 4.5.3. eelarvejuhid koostavad eelarve tekkepõhise täitmise prognoosi kvartalite lõikes

hiljemalt 1. veebruariks (sh arvestades hankeplaani) ning uuendavad seda vastavalt

eelarve muudatustele ja kasutusvajadusele; 4.5.4. töötasu, lähetuste ja koolituste eelarve planeeritakse tsentraalselt.

4.6. Eelarve jaotuse muutmine: 4.6.1. eelarvejuht esitab finantsosakonnale põhjendatud muudatusettepaneku lisandunud

ja ümberpaigutavate kulude (sh eelarveklassifikaatori) kohta;

4.6.2. finantsosakonnal on õigus teha peadirektorile ettepanekuid kasutamata jäänud vahendite (sh eelmisest aastast ülekantud vahendid) eelarve jaotuse muutmiseks;

4.6.3. Finantsosakond koondab ja esitab muudatusettepanekud peadirektorile kinnitamiseks vastavalt vajadusele vähemalt kord kvartalis.

5. KULUDOKUMENTIDE (ARVETE) KINNITAMINE

5.1. Kuludokumentide kinnitamine toimub eAKs või riigitöötaja iseteenindusportaa l i

majandamiskulude moodulis; 5.1.1. finantsosakond vormistab eelarvejuhi taotluse alusel töötajatele kasutajaõigused

eAKs.

5.2. Eelarvejuht tagab, et kinnitamiseks esitatud arvel on tehingu kohta järgmised andmed: 5.2.1. dokumendi nimetus ja number;

5.2.2. tehingu toimumisaeg; 5.2.3. tehingu majanduslik sisu (nt arendustööd, hooldustööd, tootetugi); 5.2.4. tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5.2.5. lepingu number; 5.2.6. riigihanke viitenumber;

5.2.7. tehingu osapoolte nimed ja asukoha aadressid; 5.2.8. SMITi kontaktisik; 5.2.9. välisvahenditest rahastatud projekti tunnus (kui kohaldub).

5.3. Kuludokumendid kinnitab eelarvejuht vastavalt struktuuriüksuse põhimääruses sätestatud volitusele ja tema poolt määratud töötaja:

5.3.1. välisvahenditest rahastatud projektide kuludokumendid kinnitab esimesena välisvahendite finantsspetsialist, kes kontrollib kuludokumenti ja veendub kulu abikõlblikkuses.

3

5.4. Kuludokumendi kinnitamisega annab eelarvejuht nõusoleku tehingu kirjendamiseks

raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande tegemiseks. 5.5. Kuludokumendid kinnitatakse eAKs 2 tööpäeva jooksul ja vähemalt 4 tööpäeva enne

maksetähtpäeva.

5.6. Eelarvejuht või tema poolt määratud töötaja lisab kuludokumendi kinnitamisel järgmised andmed:

5.6.1. eelarveklassifikaator; 5.6.2. lepingu number ja riigihanke viitenumber kui info puudub kuludokumend il.

Raamlepingu kasutamise korral tuleb märkida nii raam- kui hankelepingu number

ning riigihanke viitenumbrid. Kui lepingut ei ole sõlmitud, tuleb see välja tuua; 5.6.3. väikeostu puhul, mille maksumus on 5000 – 29 999,99 eurot käibemaksuta, tuleb

märkida ostu sooritamise pakkumusdokumentide registreerimisnumber dokumendihaldussüsteemis;

5.6.4. nõuetele vastavate asjade/teenuste kättesaamist tõendava dokumendi info vastavalt

lepingus sätestatud tingimustele, nt üleandmise-vastuvõtmise akti, saatelehe, vm üleandmist ja vastuvõtmist kinnitava dokumendi registreerimisnumber

dokumendihaldussüsteemis või sellekohane kinnitus asjade/teenuste kättesaamise kohta;

5.6.5. perioodiga määratud kulude puhul tuleb välja tuua kulude periood, tuues välja alg-

ja lõppkuupäeva kui vastav info puudub kuludokumendil (nt tootetoe periood); 5.6.5.1. kui arvel kajastatud summa ühe kuu kohta ületab põhivara kapitaliseerimise

alampiiri (10 000 eurot käibemaksuta), kajastatakse ettemaksed tulevaste

perioodide kuluna; 5.6.5.2. kui arvel kajastatud kulu ühe kuu kohta on väiksem põhivara

kapitaliseerimise alampiirist, kajastatakse jooksva aasta kulud ühe summana; 5.6.5.3. kui arvel kajastatud summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise

alampiirist, kajastatakse see kohe kuluna;

5.6.6. selgitus kulu kohta või pöördumiste, intsidentide ja probleemide lahendamisega seotud kulude korral tuleb märkida pöördumise, intsidendi või probleemi number;

5.6.7. vaba aja ürituse või toitlustamise teenuse ostmisel märgitakse kinnituses osalejate koguarv ning tuuakse eraldi välja SMITi töötajate arv, kellele tehtud kulud arvestatakse erisoodustusena;

5.6.8. kui erisoodustuse arvestamiseks ei ole võimalik täpselt kindlaks määrata töötajate arvu, kasutatakse erisoodustuse arvestamisel proportsiooni: 30% - maksustatav, 70%

- mittemaksustatav; 5.6.9. kui kinkimiseks ostetakse meeneid, suveniire jm, lisatakse selgitus kingituse saaja

kohta;

5.6.10. riistvara soetamisel märgitakse täiendavalt: 5.6.10.1. riistvara nimetus;

5.6.10.2. riistvara maksumusega alates 10 000 eurost (põhivara käibemaksuta) puhul inventarinumber ja vara kasulik eluiga aastates vastavalt SiMi raamatupidamise sise-eeskirjas kehtestatule ning asendamise vajadus vara elukaare lõpus;

5.6.10.3. riistvara maksumusega 1000 – 9 999,99 eurot (väheväärtuslik vara käibemaksuta) puhul inventarinumber, planeeritav kasutusaeg aastates ning

asendamise vajadus vara elukaare lõpus; 5.6.10.4. kui eelarvejuht soovib varaarvestuse andmebaasis (TIIU) pidada arvestust

riistvara osas maksumusega alla 1000 euro, tuleb märkida inventarinumber;

5.6.10.5. riistvara andmed peavad olema sisestatud eelarvejuhi määratud töötaja poolt TIIUsse;

5.6.10.6. välisvahenditest soetatud riistvara kasulik eluiga ei tohi olla lühem rahastamisallika poolt sätestatud vara sihtotstarbelise kasutamise tähtajast;

5.6.10.7. riistvara garantiiperiood;

5.6.11. eAKsse on võimalik informatsiooni lisada manusena;

4

5.6.12. kui kulu hüvitab kolmas isik või kulud antakse üle teisele riigiasutusele, märgib

eelarvejuht sellekohase informatsiooni eAKs kommentaari või kinnitusmärke väljale. 5.7. Etapiviisiliselt soetatav uus tarkvara võetakse esialgu arvele lõpetamata arendusena.

Tarkvara arvele võtmine põhivahendina toimub peale esimese osa töökeskkonda

paigaldamist, millest eelarvejuht või tema poolt määratud töötaja (tooteomanik) informeerib finantsosakonda.

5.8. Tarkvara soetamisel märgib finantsosakond eAKs: 5.8.1. SAP vara numbri kui soetatav vara liidetakse olemasoleva varaga või loodava

tarkvara nimetuse;

5.8.1.1. kui teenusega on seotud rohkem kui üks põhivara, tuleb eelarvejuhil täpsustada põhivara nimetus;

5.8.2. põhivara (alampiir 10 000 eurot käibemaksuta) puhul vara kasulik eluiga aastates vastavalt SiMi raamatupidamise sise-eeskirjas kehtestatule;

5.8.3. välisvahenditest soetatud tarkvara kasulik eluiga ei tohi olla lühem rahastamisal lika

poolt sätestatud vara sihtotstarbelise kasutamise tähtajast; 5.9. Kui eelarvejuhi poolt soetatava vara omanikuks saab teine eelarvejuht (TIIUs kulujuht),

tuleb sellekohane märge teha kinnitusringis ning lisada tegelik varaliigi juht kinnitusringi. 5.10. Kauba või teenuse tellimisel peab eelarvejuht hanke tegemisel või läbirääkimiste l

tarnijaga kokku leppima arve tasumise tähtajaks vähemalt 14 kalendripäeva nõuetekohase

arve saamisest. 5.11. Esinduskulude tegemiseks on vajalik RTIPi majanduskulude portaalis esitada

taotlus kulutuste tegemiseks.

5.12. Kuludokumente maksumusega üle eelarvejuhile osakonna või valdkonna põhimääruses määratud piirsumma kinnitab eelarvejuhi vahetu juht.

6. EELARVE KASUTAMISE ARUANDLUS

6.1. Finantsosakond esitab juhtkonnale eelarve täitmise ülevaate I poolaastal kvartaalselt ning

alates septembrist igakuuliselt kaasates vajadusel eelarvejuhte ja välisprojek tide koordinaatoreid selgituste andmiseks.

6.2. Finantsosakond esitab kord nädalas majandamiskulude tehingute detailse ülevaate võrgukettal.

6.3. Finantsosakond esitab eelmise aasta eelarve täitmise tervikülevaate juhtkonnale I kvartali

jooksul. 6.4. Finantsosakond vaatab üle ja esitab põhjendused siseministeeriumile nende poolt

koostatud eelarve täitmise aruannete kohta. 6.5. Finantsosakond arvutab teenuste maksumused kord aastas hiljemalt jooksva aasta

30.juuniks ja edastab uuendatud maksumused teenuste portfellihaldurile koos asjakohase

kulumudeli metoodika kirjeldusega.

7. EELARVEJUHI ÕIGUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUS

7.1. Eelarvejuhi õigused: 7.1.1. teha tehinguid vastavalt kinnitatud eelarve jaotusele talle volitusega määratud

piirsumma ulatuses; 7.1.2. teha ettepanekuid eelarve muutmiseks;

7.1.3. saada ülevaadet eelarve täitmisest. 7.2. Eelarvejuhi kohustused ja vastutus:

7.2.1. tagada eraldatud vahendite sihipärane kasutamine;

7.2.2. tagada, et tehingute tingimused vastavad parimatele analoogsetele tehingute tingimustele;

7.2.3. tagada tehingute seaduspärasus ja vajalikkus ning lähtumine kokkuhoidlikkuse põhimõttest;

5

7.2.4. tagada, et asjade/kaupade või teenuste tellimisel on järgitud riigihangete seadust,

korruptsioonivastast seadust ja SMITi riigihangete läbiviimise korras kehtestatud nõudeid;

7.2.5. tagada, et arve on koostatud pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamis t

ning tehingu majanduslik sisu on üleandmise-vastuvõtmise aktiga identne; 7.2.6. tagada, et kuludokumendil kajastatud kogused, sh arendustööde tunnid, hinnad ja

muud tingimused vastavad sõlmitud lepingutele, JIRAs fikseeritud ja teostatud töötundidele ning tellimus- või garantiikirjale;

7.2.7. tagada, et kuludokument on vormistatud vastavalt käesolevale korrale;

7.2.8. tagada, et tööd on vastu võtnud volitatud isik; 7.2.9. tagada, et tarnitud riistvara on sisestatud TIIUsse;

7.2.10. tagada, et tehing on kooskõlas eelarvejuhile kinnitatud eelarvega; 7.2.11. tagada, et välisvahenditest rahastatud tegevuste ja projektide tehingud on tehtud

vastavalt rahastamisotsustes sätestatud nõuetele ja tingimustele ning kooskõlas

võetud kohustustega.

8. FINANTSOSAKONNA KOHUSTUSED TEHINGUTE KIRJENDAMISEL

8.1. Määrata töötajad, kes peavad tagama kuludokumentide kontrollimise l arvestusobjektide lisamise majandustehingule ning edastamise SAP ostumooduli,

eAK või RTIP moodulite kaudu RTKle raamatupidamiskannete ja ülekannete tegemiseks raamatupidamisarvestuse infosüsteemis.

8.2. Kontrollida kuludokumendi vastavust raamatupidamise seaduses ja

käibemaksuseaduses kehtestatud nõuetele ja vajadusel tagastada dokument eelarvejuhile korrektse dokumendi saamiseks.

8.3. Kontrollida, et kuludokument on kinnitatud vastavalt korras sätestatule ning välisvahenditest rahastatud tegevuste korral vastavalt rahastusotsusele ja abikõlblikkuse reeglitele ning vajadusel tagastada kuludokument korrektse kinnituse saamiseks

eelarvejuhile.

KÄSKKIRI

Tallinn 09.02.2023 nr 1-1/8

Eelarve- ja kulujuhtimise kord

Siseministri 17. veebruari 2020 määruse nr 8 „Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse põhimäärus“ § 10 lg 2 alusel ja lähtudes siseministri 11. jaanuari 2023. aasta

käskkirjast nr 1-3/5 „Siseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri“:

1. Kehtestan käskkirja lisas sätestatud sõnastuses Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse eelarve- ja kulujuhtimise korra.

2. Tunnistan kehtetuks Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse peadirektori 03.07.2020 käskkirja nr 1-1/53 "Eelarve- ja kulujuhtimise kord" ja 15.07.2016 käskkirja

nr 1-1/2016/75 „Nõuded SMITi pakutavate IKT teenuste kulumudeli koostamisele“.

3. Käskkirja rakendatakse tagasiulatuvalt alates 01.01.2023.

4. Panen kontrolli käskkirja täitmise üle finantsosakonna juhatajale.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mart Nielsen

peadirektor