Vastus: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

Saatja: Tairi Pallas <[email protected]>

Saadetud: 25.03.2024 14:48 Adressaat: <[email protected]>

Koopia: <[email protected]>; Tarmo Miilits <[email protected]>; Krista Aas <[email protected]>; Tarmo Olgo <[email protected]>; SiM info <[email protected]>

Teema: RE: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud Manused: image001.png; image002.png; image003.png; AMIF_Smart Survey - Programme

Authorities_EE_25032024.xlsx; BMVI_Smart Survey - Programme Authorities_EE_25032024.xlsx; ISF_Smart Survey - Programme Authorities_EE_25032024.xlsx

Tere Kuna uuringu kontaktisikuga peetud arutelutulemused Eesti eripäradest tulenevate lahenduskäikude osas ei ole meieni jõudnud, esitame küsimustiku vastused 2021-2027 perioodi iga EL fondi kohta sellisel kujul nagu juhendist ja alloleva e-kirjaga antud vastustest aru saime. Märgime samas, et tegemist oli suure halduskoormusega, sest nõudsite uuringus tabeli täitmist tegelike (ja planeeritavate) kuludega samas, kui EL määruse 2021/1060 (ühissätete määrus, ÜSM) preambuli p 33 kohaselt tuleb 2021-2027 perioodil AMIFi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu rakendamise lihtsustamiseks kasutada üksnes ühtsel määral põhinevat lähenemisviisi. Seetõttu jääb arusaamatuks ka uuringu eesmärk: „Uuringu eesmärk on vaadata läbi nende Ühissätete määruse fondide halduskulude ja -koormuse alused ja baasväärtused, mille puhul sellised alused on olemas, tuginedes fondide vahel võimalikult täielikele ja ühtsetele andmekogumitele, ning kehtestada sellised alused seal, kus need puuduvad (Õiglase Ülemineku Fond, AMIF, ISF ning BMVI).“ Selgitame, et kõik alused kõikide fondide tehnilise abi kasutamiseks on kehtestatud ÜSMis ning AMIF, BMVI ja ISFi tehnilise abi ühtne määr on sätestatud ÜSMi artiklis 36(5)(b)(vi). Ühtse määra kohaldamisel peavad kontrollimised ja auditid piirduma selle kontrollimisega, kas EL osaluse hüvitamise aluseks olevad tingimused on täidetud, kuid nende aluseks olevaid kulusid ei tohi kontrollida ega auditeerida. Käesolevas uuringus osalemine ja tabeli täitmine eeldas aga alates 2020. aastast tehtud (ja kuni 2029+ planeeritud) kulude esitamist kuues kategoorias ja omakorda 32 alamkategoorias st, et sisuliselt oli tegu kulude kontrollimisele sarnaneva tegevusega, et need uuringus nõutud viisil esitada. Kuivõrd tööd lihtsustavat metoodilist abi me ei saanud, siis olime sunnitud töötama välja asutusesisese metoodika ning protsentuaalse panuse hindamiseks tagasiulatuvalt alates 2020. aastast kuues kategoorias ja 32 alamkategoorias pidime läbi viima eraldi asutusesisese uuringu. Lisaks eeltoodule ei võimaldanud uuringu läbiviimiseks edastatud Exceli tabelid sisestatud andmeid ja valemeid hõlpsalt ega jooksvalt kontrollida (lahtrid lukus, suurem osa valemeid peidetud) ning tabelite täitmist sel viisil lihtsustada. Samuti muutsid alltoodud vead uuringu I etapis osalemise ja tabeli täitmise ajamahukaks. Tabelis sisalduvad alljärgnevad vead -- palun nendega arvestada kõigi fondide kohta täidetud küsimustike vastuste puhul:

• Tabelis A1 peaks lahter E63/64 summeerima kõik järgnevad read (iga-aastase kulud) kogueelarve kuvamiseks. Tabel kahjuks kas ei summeeri üldse või summeerib järgnevad read valesti. Seega tuli kogueelarve lahter täita käsitsi.

• Tabelis A2 peaks samuti lahter E83/84 summeerima kõik järgnevad read, et personalikulude eelarve kuvamiseks. Taaskord - tabel kahjuks kas ei summeerinud üldse või summeeris järgnevad read valesti. Seega tuli kogueelarve lahter täita käsitsi.

• Eeltoodust tulenevalt (valesti summeeritud andmed või käsitsi sisestatud summa) ei pruugi tabelite A5 veergudes R/S 169/170 summad õiged olla ja vajavad käsitsi kontrollimist.

• Tabelite osades C1-C6 jäävad kontrollväljad punaseks, sest faili koostamisel ei ole lähtud ühetaolisest matemaatilisest ümardamisreeglist ning erinevatel väljadel on ümardamisreegel erinev. Nt FTE-de puhul on automaattäidetaval väljal 4 komakohta, kuid kontrollväli on seadistatud kahele komakohale. Sel põhjusel näitavad kontroll-väljad nii FTE-de kui eelarvesummade kohta punast veateadet ning komakohtade lisamine isegi kuni viienda kohani pärast koma seda ei parandanud.

Juhime tähelepanu, et küsimustikus ei sisaldunud ühtegi vaba kommentaaride lahtrit vaid kõik lahtrid olid seotud konkreetsetele küsimustele vastamisega ning ühelegi lehele täienduste tegemine (lahtrite lisamine kommenteerimiseks või kommenteerimine Excelis tavapärasel viisil) võimalik ei olnud. Palun lahtrite valemitest ja ümardamisest tingitud vead teil endal üles leida ja parandada. Lugupidamisega Tairi Pallas osakonnajuhataja

Siseministeerium

[email protected]

+372 5750 2109

From: Maarja Käger <[email protected]> Sent: Tuesday, March 19, 2024 2:53 PM To: Tairi Pallas <[email protected]> Cc: [email protected] Subject: Re: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

TÄHELEPANU! Tegemist on väljastpoolt asutust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte

avada!

Tere!

Tänud tagasiside eest! Üldine lähenemine on see, et eelistama peaks tegelike kulude kajastamist (sõltumata sellest, mis

aasta eelarvest neid kaetakse), seejärel varasemale kogemusele tuginevat prognoosi ja kõige viimaseks lähenemiseks oleks umbkaudse kulu märkimine. Prognooside puhul saab seega eelarvet aastate ja tegevuste vahel jagades arvestada ka programmperioodi lõpetamisega

kaasneva suurema või väiksema halduskoormusega. Kommentaarides saab täpsustada, kus- kuidas lähenetud on.

Võtame aga uuringu kontaktisikuga ühendust, et välja toodud Eesti eripärasid ja võimalikke lahenduskäike arutada. Ette ruttavalt aga ütlen, et seni on seisukoht olnud, et riikide eripära tuleb

kuidagigi mahutada välja töötatud tabelite loogikasse ja seda loogikat tuleb kommentaarides täpsustada. See on ainus võimalus, kuidas 27 riigi üleselt mingilgi moel infot võrrelda.

Parimatega

Maarja Käger

Analüütik

Balti Uuringute Instituut

+372 56226938

[email protected]

www.ibs.ee

From: Tairi Pallas <[email protected]> Sent: Monday, March 18, 2024 13:13 To: Maarja Käger <[email protected]> Subject: RE: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud Tere Jah, olen küsimustiku kätte saanud ja alustan selle täitmist. Varem ei olnud võimalik töökohustustest tulenevalt täitmisega alustada. Esmaseks tagasisideks saan öelda, et sellise detailsusastmega küsimustiku täitmine olukorras, kus kõiki kolme fondi (AMIF, BMVI, ISF) rakendamisega tegeleb liikmesriigis vahetult u 14,5 FTE-d (sh 2 FTE-d auditeeriva asutuse funktsioonide täitmiseks) so u 4,8 FTE-d per fond, on iseenesest juba väga suur halduskoormus. Sellistes andmekategooriates (tegevuste kaupa e task areas) eelarve täitmise üle arvestust ei peeta ega planeerita ka riigieelarvet, mistõttu tuleb küsimustiku täitmiseks töötada välja täiesti eraldi ühekordne ja vaid selle küsimustiku täitmiseks vajalik asutusesisene metoodika.

Selgitan, et EL ühissätete määruse art 36(1) annab üldise loetelu tehnilisest abist rahastatavate tegevuste kohta, kuid AMIF, BMVI ja ISF fondispetsiifilistes määruste nr 2021/1147, 2021/1148 ja 2021/1149 lisades VI on tehnilisele abile sätestatud väga konkreetsed sekkumise liigid (teave ja teavitamine 001; ettevalmistamine, rakendamine, seire ja kontroll 002; hindamine ja uuringud, andmete kogumine 003 ning suutlikkuse suurendamine 004). Seda erisust aga käesolev küsimustik ei arvesta vaid välja on töötatud teistsugune ja paljud detailsem jaotus lehel „Task Areas“. Täpsustamist vajavad detailid:

1. Kuigi osundasite, et fikseerima peab „tegelikud kulud“, saab seda teha vaid 2020-2023 kohta, mil kulusid on tehtud. 2024+ osas on tegemist eelarveprognoosiga. 2020-23 perioodi kohta „tegelike kulude“ kindlaks määramiseks tulebki koostada eelmises lõigus viidatud metoodika, sest samad teenistujad tegelesid ja tegelevad paralleelselt perioodi 2014-2020 vahendite rakendamisega (ja hakkavad järgmisest aastast tegelema juba 2028+ perioodi ettevalmistamisega). Seega palun täpsustage veelkord, mida on mõeldud „tegelike kulude“ all selle küsimustiku mõistes?

2. Arvestades, et alates osast B on kõikidel küsimustike osadel märkus „total eligible budget and total FTEs should add up the ones declared as part of this task area, which are recalled at the top of this sheet“, on ainsaks metoodiliseks lahenduseks iga fondi rakenduskavas prognoositava tehnilise abi vahendite eelarve jagamine küsimustiku osas A4 toodud task areas vahel ära, sest nagu eelmise punkti all selgitasin – tegelikud kulud on olemas vaid 2020-2023 kohta ja ülejäänud periood on eelarveprognoos. Kas see lähenemine on ootuspärane?

3. Kuna AMIF, BMVI ja ISF fondispetsiifilises määruses ei eristata juhtimisega või üldjuhtimisega (general management) seotud sekkumist, siis juhtimiskulusid AMIF-ist, BMVI-ist ja ISF-ist ei kaeta (tegelike kuludena) ega eelarvestata – need on riigieelarvesid kulud. Kuidas sellisel juhul täita osa A2 ja A3? Kas suurendada „tegelikke kulusid“ (ja eelarvet) riigieelarvest makstavate töötasude võrra?

4. Selgitav info osa A6 täitmiseks näeb ette, et overhead costs hulka tuleb arvestada kõik kaudsed kulud ja kui sellist infot pole, siis märkida lahtrisse NA. Eestis kasutavad korraldusasutused tsentraalse teenusena nt toetuste haldamist võimaldavat registrit ning selle vastutaval töötlejal Riigi Tugiteenuste Keskusel kaasnevad sellega kindlasti nii arendamiseks kui ülalpidamise kulud. Kui mina märgin tabelisse, et seotud kulud on „0“ v NA, sest riik ei pea arvestust HOME fondide osakaalu üle selles registris, oleks need andmed tegelikkusele mittevastavad ja jätavad väära mulje. Jätkates küsimustiku täitmist osast B1, tuleb hinnata digitaalsete töövahendite osakaalu overhead cost’ist. Kuidas seda teha, kui osas A6 on märgitud „NA“?

5. Samuti on kaudseks kuluks ka füüsilise asukohaga seonduvad kulud, kuid Riigi Kinnisvara AS -ile makstav rendihind sisaldab nii kütet kui elektrit. Need kulud on suured, kuid selliste kulude üle ei peeta arvestust EL fondide programmide/rakenduskavade kaupa ja ka see tooks kaasa juhendi kohaselt „NA“ märkimise. Taaskord – kuidas täita küsimustiku osa B1?

6. Mida Eesti kontekstis pidada digitaalseks töövahendiks EL ühissätete määruse rakendamise mõistes? Oletame, et selleks on struktuuritoetuse register, aga kuidas ja millise metoodika järgi hinnata ja vähendada selle digitaalse vahendi kasutamise tõttu FTE’d nii nagu küsimustiku täitmise juhend ette näeb „provide the origin, as well as the reduction in the FTE’s they collectively provided for each task area“? Digitaalse töövahendi kasutuselevõtt ei ole vähendanud teenistujate arvu (ja ei hakka seda ka kunagi tegema, kui vaatate eespoolt kui vähe teenistujaid ühe HOME fondi rakendamisega Eestis tegeleb).

Kas olete kaalunud Eesti olukorda ja eripärasid arvestava juhendi koostamist Eesti korraldusasutustele, et punktides 4 ja 5 osas oleks küsimustikku kantud andmed adekvaatsed ja tegelikke kulusid võimalikult

lähedaselt iseloomustavad? Või eeldate, et korraldusasutused peavad ise nende kulude täitmist riigisiseselt koordineerima? Jään vastuseid ootama. Heade soovidega Tairi Pallas

osakonnajuhataja Siseministeerium [email protected] +372 5750 2109

From: Maarja Käger <[email protected]> Sent: Monday, March 18, 2024 8:00 AM To: Tairi Pallas <[email protected]> Subject: Re: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

TÄHELEPANU! Tegemist on väljastpoolt asutust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte

avada!

Tere, Tairi!

Saate palun teada anda, kas olete saanud vaadata, mis infot Euroopa Komisjon seoses administratiivkuludega soovib? Kas olete alustanud ka info koondamisega? On ehk küsimusi

tekkinud?

Tagasisidet ootama jäädes ja parimat soovides

Maarja Käger

Analüütik ja projektijuht Balti Uuringute Instituut +372 56226938

[email protected] www.ibs.ee

From: Maarja Käger <[email protected]> Sent: Monday, March 4, 2024 22:40 To: Tairi Pallas <[email protected]> Cc: Merit Tatar <[email protected]>; SiM info <[email protected]>; Tarmo Miilits <[email protected]> Subject: Re: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

Tere!

Vastavalt varasemalt teada antule saadan AMIFi, ISFi ja BMVI halduskoormuse kaardistamist

puudutavad dokumendid. Saan aru, et esmane vastutus on hetkel Tairi Pallasel, teised kontaktid saavad kirja ja failid teemaga kursis olemiseks. Smart Survey (xls) tuleb täita iga programmi kohta eraldi. Failis on ka mitmeid täitmist toetavaid

juhiseid. Loodetavasti on abi ka pptx kujul saadetavast juhisest. Seoses varasemalt tõstatatud tehnilise abi kuludega: fookus on kulude suurusel, mitte allikatel

ehk praegusel juhul tuleks kajastada korrektseid numbreid, mis kajastatakse eelmise perioodi eelarvest. Sama lähenemine on ka mujal: sõltumata rahastusallikast tuleb tuua võimalikult täpsed tegelikud nr-d või vastavalt vajadusele eelduslikud kulud ning soovi korral saab

numbreid/lähenemisi kommentaaride lahtrites täpsustada. Küsimuste korral võtke palun julgelt ühendust! Kuna me ei pruugi ise kõigile küsimustele vastata

osata, võib vastamine aega võtta ja seega oleks hea kui saate Smart Survey-ga esimesel võimalusel tutvuda probleemkohtade tuvastamiseks. Täidetud tabeleid ootame hiljemalt 25. märtsiks. Seejärel vaatame tabelid üle, esitame vajadusel

täpsustavaid küsimusi ja edastame uuringu rahvusvahelisele juhile, kes omakorda vajadusel täiendavaid küsimusi esitab.

Tagasisidet ootama jäädes ja parimat soovides

Maarja Käger

Analüütik ja projektijuht Balti Uuringute Instituut

+372 56226938 [email protected]

www.ibs.ee

From: Tairi Pallas <[email protected]> Sent: Tuesday, February 6, 2024 17:14 To: Maarja Käger <[email protected]> Cc: Merit Tatar <[email protected]>; SiM info <[email protected]> Subject: Re: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

Tere

Siseministeerium saatis täna kinnituse, et Euroopa Komisjoni (EK) tellitud uuringuks

“Assessment of administrative costs and administrative burden in the management of the Common Provisions Regulation Funds 2021-2027” teile EK poolt kättesaadavaks tehtud andmed

on õiged.

Andsite teada, et uuring on mitmeetapiline ja esimeses etapis kogutakse andmeid Exceli-põhise küsimustiku abil, milles palutakse programmi korraldajatel hinnata ja märkida erinevate

ülesannetega seotud kulud ning lihtsustamise meetmete mõju.

Kuivõrd küsimustiku täitmisel on peamine roll konkreetse programmi korraldusasutuse kontaktisikul, siis anname täiendavalt teada, et AMIFi, ISFi ja BMVI hindamise

kontaktisikuks on Siseministeeriumi välisvahendite osakonna juhataja Tairi Pallas

(kontaktandmed allkirjas), kellele palun e-kirjas viidatud küsimustikud saata.

Kuni EL 2014-2020 perioodi fondide lõpparuande esitamiseni on liikmesriikide fondide administratsioonidel rakendamisega seotud ülesannete täitmiseks õigus kasutada 2014-2020

tehnilise abi kulusid. Eelnimetatud fondide puhul ei ole veel alustatud 2021-2027 perioodi tehnilise abi vahendite kasutamist. Seega annan etteruttavalt teada, et küsimustikule vastamisel

vajame selgust, kas kuludena tuleb küsimustikku märkida tehnilise abi tegelikud kulud (mida ei ole tehtud) või arvestuslikud kulud?

Lugupidamisega

Tairi Pallas osakonnajuhataja

Siseministeerium [email protected]

+372 5750 2109

From: Maarja Käger <[email protected]> Sent: Monday, February 5, 2024 21:32 To: [email protected] <[email protected]>; [email protected]

<[email protected]> Cc: Merit Tatar <[email protected]> Subject: DG Regio (Euroopa Komisjon) uuring: Programmide administratiivkulud

Lp Tarmo Miilits

Kirjutan Teile Balti Uuringute Instituudist (IBS) seoses Euroopa Komisjoni tellitud uuringuga

“Assessment of administrative costs and administrative burden in the management of the

Common Provisions Regulation Funds 2021-2027”, mis analüüsib Euroopa Liidu (EL)

Ühissätete määrusega reguleeritud fondide halduskulusid ja rakendamise halduskoormust. Uuringu eestvedajad on Ramboll Management Consulting, Ismeri Europa, Forefront Oy ja riiklikud eksperdid. IBS aitab partnerina koguda andmeid Eestis rakendatavate fondide ja

programmide kohta. Muuhulgas vajame infot järgmiste programmide kohta: Varjupaiga-, Rände-

ja Integratsioonifond (AMIF), Sisejulgeolekufond (ISF) ning Piirihalduse ja viisapoliitika

rahastu (BMVI). Projekti koordinaatori poolt on edastatud meile Teie kui programmide korraldusasutuse esindaja andmed.

Uuringu eesmärk on vaadata läbi nende Ühissätete määruse fondide halduskulude ja -koormuse alused ja baasväärtused, mille puhul sellised alused on olemas, tuginedes fondide vahel võimalikult

täielikele ja ühtsetele andmekogumitele, ning kehtestada sellised alused seal, kus need puuduvad (Õiglase Ülemineku Fond, AMIF, ISF ning BMVI). Uuringus hinnatakse, kas varasemad

prognoosid on perioodiks 2021-2027 realiseerunud, ja analüüsitakse Ühissätete määruses juba vastu võetud lihtsustamismeetmete mõju. Selleks, et hinnata objektiivselt halduskulusid, mis tulenevad otseselt Ühissätete määruse nõuetest, on uuringu eesmärk ka tuvastada häid ja kasulikke

praktikaid. Tulemusi kasutatakse uute ettepanekute tegemiseks seoses 2027. aasta vahenditega. Uuringu lõpparuanne peaks valmima 2024. aasta lõpuks ja see avaldatakse Euroopa Komisjoni

veebilehel. Palun vaadake ka manuses olevat DG Regio väljastatud kirja täpsema uuringu

tutvustusega.

Uuringu esimeses etapis kogutakse andmeid Exceli-põhise küsimustiku abil. Selles

küsimustikus palutakse programmi korraldajatel hinnata ja märkida erinevate ülesannetega seotud kulud ning lihtsustamise meetmete mõju. Küsimustiku täitmisel on peamine roll konkreetse programmi korraldusasutuse (Managing Authority) kontaktisikul. Programmi haldamine võib

hõlmata paljusid erinevaid osalejaid, nii keskseid üksusi riikliku koordineerimise tasandil mõnede üldiste ülesannete täitmiseks (niivõrd, kui neil on programmiga seotud eriülesanded) või

rakendusasutusi, kellele on delegeeritud teatavad ülesanded. Seega võib osutuda vajalikuks programmi tasandil koordineerida nende andmete ja hinnangute kogumist. Võimaluse korral peaksid esitatud arvud andma üldpildi, mis hõlmab kõiki asjaomaseid osalejaid. Programmi

korraldaja saab otsustada, kuidas on talle kõige sobivam neid andmeid programmi kohta koguda ja seda tabelit täita.

Nimetatud Exceli-põhine küsimustik programmi rakendamise administratiivsete kulude ja

halduskoormuse kohta on hetkel veel projektijuhi ja Euroopa Komisjoni vahelise l kooskõlastamisel ning saan selle saata loodetavasti 2-3 nädala jooksul. Ankeedi täitmiseks on

programme rakendatavatel asutustel aega u 3 nädalat ning IBS meeskond on igati abiks, kui peaks

tekkima täpsustavaid küsimusi selle täitmise kohta.

Käesolevaga soovingi Teid teavitada, et oleme varsti sellise ankeedi saatmas ja palume oma ajakavas arvestada sisendi andmisega (sisendit vajame iga mainitud programmi kohta eraldi).

Samuti sooviksin kooskõlastada, kas projekti koordinaatori poolt meile edastatud kontaktid AMIF, ISF ja BMVI programmide osas, keda on suure tõenäosusega vajalik ankeedi täitmisesse kaasata,

on õiged (sh punases kirjas olev). Pööran tähelepanu, et käesoleva kirja saadan vaid kahele e-posti aadressile, millest ühte pole ka meile edastatud andmetes, kuid mis õigem tundub. Vabandan, kui siiski ainult üldise e-posti kaudu kontakteeruma peaks või tabelis toodud teised e-posti aadressid

asjakohasemad oleks olnud. Järgmise kirja saan täpsustuste korral õigele/õigetele aadressidele saata.

Eesti

-

AMIF

Auditeeriv asutus

Siseministeeriumi siseauditi osakond

Tarmo Olgo

Osakonnajuhataja [email protected]

Asutus, kellele

laekuvad Komisjoni

maksed

Rahandusministeerium Marge Kaljas

Riigikassa osakonna nõunik

[email protected]

Korraldusasutus Siseministeerium Tarmo Miilits

Kantsler [email protected]

Eesti

- BMVI

Auditeeriv

asutus

Siseministeeriumi

siseauditi osakond

Tarmo

Olgo Osakonnajuhataja [email protected]

Asutus, kellele laekuvad

Komisjoni

maksed

Rahandusministeerium Marge

Kaljas

Riigikassa

osakonna nõunik [email protected]

Korraldusasutus Siseministeerium Tarmo

Miilits Kantsler [email protected]

Eesti

- ISF

Auditeeriv

asutus Siseministeerium

Tarmo

Olgo Osakonnajuhataja [email protected]

Asutus, kellele

laekuvad

Komisjoni maksed

Rahandusministeerium Marge

Kaljas

Riigikassa

osakonna nõunik [email protected]

Korraldusasutus Siseministeerium Tarmo

Miilits Kantsler [email protected]

Olen Teile panuse eest juba ette väga tänulik ja jään lootma heale koostööle!

Lugupidamisega

Maarja Käger

Analüütik ja projektijuht

Balti Uuringute Instituut

+372 56226938

[email protected]

www.ibs.ee