Üldkäskkiri

KÄSKKIRI

Tallinn 27.10.2023 nr 1-1/59

Asjaajamisosakonna põhimäärus

Siseministri 17. veebruari 2020. a määruse nr 8 “Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse põhimäärus” § 10 lõike 1 punkti 9 ja lõike 2 alusel, kooskõlas peadirektori 28.

novembri 2022. aasta käskkirjaga nr 1-1/75 „Inimeste ja kultuuri valdkonna põhimäärus“ kehtestan asjaajamisosakonna põhimääruse:

1. ÜLDSÄTTED

1.1 Asjaajamisosakond (edaspidi osakond) on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse (edaspidi keskus) all-struktuuriüksus. 1.2 Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest.

1.3 Osakonna tegevus toimub koostöös keskuse struktuuriüksustega vastavalt keskuse tegevuskavale ja osakonna tööplaanile ning peadirektorilt ja peadirektori asetäitjalt inimeste ja kultuuri valdkonnas (edaspidi peadirektori asetäitja) saadud ülesannetele.

2. OSAKONNA ÜLESANDED

2.1 Osakonna põhiülesandeks on korraldada keskuse teabehalduse-, dokumendihalduse- ,

arhiivitöö, asjaajamise valdkonda ning tagada nende toimimine ja keskusele seatud

eesmärkide täitmine. Lisaks korraldab osakond keskuse peamaja (Mäealuse 2/2, Tallinn) majapidamist.

2.2 Oma põhiülesande täitmiseks osakond:2.2.1 tagab keskuse asjaajamise toimimise; 2.2.2 tagab juhtkonna assisteerimise;

2.2.3 korraldab ja haldab dokumendihaldussüsteemi; 2.2.4 korraldab külaliste ja partnerite vastuvõtmise ning majja registreerimise;

2.2.5 korraldab vastuvõttude korraldamiseks määratud ruumide korrasoleku ning vajaliku teenindamise;

2.2.6 korraldab keskuse peamaja majapidamise ning igapäevase korrashoiu;

2.2.7 korraldab lähetuste ja reisikorraldusteenustega seotud tegevusi; 2.2.8 tagab keskusele vajalike kantseleitarvikute soetamise ning nende väljastamise;

2.2.9 tagab organisatsiooni strateegiliste eesmärkide täitmiseks vajaliku informatsiooni kättesaadavuse;

2.2.10 töötab välja ja ajakohastab teabehalduse ja dokumendihalduse korraldamiseks vajalikud

dokumendid ning protsessid;

2.2.11 koostab, ajakohastab ja haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud

dokumentatsiooni; 2.2.12 tagab valdkonda reguleerivate juhendite väljatöötamise ja ajakohastamise; 2.2.13 nõustab, koolitab ja juhendab keskuse töötajaid oma valdkonnas;

2.2.14 korraldab töötervishoiu ja tööohutuse alaseid tegevusi; 2.2.15 haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud riske.

3. OSAKONNA KOOSSEIS JA JUHTIMINE

3.1 Osakonna koosseisu kinnitab peadirektor. 3.2 Osakonda juhib asjaajamisjuht, kes allub peadirektori asetäitjale.

3.3 Asjaajamisjuht juhib tema vahetus alluvuses olevate töötajate kaudu osakonna tööd, tagab osakonna ülesannete täitmise ning vastutab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest, tagades seeläbi keskuse eesmärkide täitmise.

3.4 Töötajate tööülesanded on sätestatud töölepingus. 3.5 Töötajad vastutavad neile töölepinguga pandud tööülesannete õiguspärase, täpse ja

õigeaegse täitmise eest. 3.6 Asjaajamisjuhi äraolekul asendab teda koos kõigi sellest tulenevate õiguste ja

kohustustega asjaajamisjuhi poolt määratud töötaja.

3.7 Asjaajamisjuhi ülesandeks on: 3.7.1 luua osakonna töötajatest meeskond, kelle töö tulemusena on tagatud keskuse

eesmärkide, tegevuskava ning prioriteetide täitmine; 3.7.2 koordineerida põhiülesannete täitmisega seotud koostööd teiste osakondadega;

3.7.3 hinnata ja kaaluda osakonna põhiülesannetega seotud riske; 3.7.4 tagada peadirektori ning peadirektori asetäitja poolt antud korralduste täitmine ja

probleemide ilmnemisel esitada neile lahendusettepanekud;

3.7.5 iga-aastaselt püstitada ja ajakohastada tulemusmõõdikud osakonna igas põhiülesandega seotud valdkonnas;

3.7.6 hinnata objektiivselt osakonna töötajate töö tulemusi ja anda töö tulemuste kohta tagasisidet;

3.7.7 esindada või korraldada osakonna esindamine osakonnale pandud ülesannete täitmise l

erinevates töörühmades, komisjonides, projektides; 3.7.8 avaldada ja anda osakonna nimel arvamusi ning kooskõlastusi;

3.7.9 osaleda keskuse eelarveprotsessis oma osakonna eelarvet planeerides ning analüüs id es osakonna eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid;

3.7.10 taotleda osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud

vahendite sihtotstarbeline kasutamine; 3.7.11 taotleda osakonna töötajate erialase kompetentsuse tõstmiseks täiendkoolitusi;

3.7.12 teha ettepanekuid töötajate tööle võtmiseks, vabastamiseks, edutamiseks, töötasu ja toetuste määramiseks, ergutuste kohaldamiseks ja muude personalialaste toimingute tegemiseks;

3.7.13 tagada kahesuunaline infoliikumine, sh edastada osakonna töötajatele juhtkonnalt ja teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

3.7.14 tagada osakonna põhiülesande täitmisega seotud lepinguprojektide ettevalmistamine ja kooskõlastamine ning sõlmitud lepingute täitmise kontrollimine;

3.7.15 täita muid keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalikke ülesandeid.

3.8 Asjaajamisjuhil on õigus:

3.8.1 allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju; 3.8.2 sõlmida, muuta ja lõpetada keskuse nimel oma osakonna põhiülesande täitmisega seotud

valdkonnas talle kinnitatud eelarve piires kuni 29 999,99 eurose maksumusega (ilma

käibemaksuta) lepinguid asjade ostmiseks ning teenuste tellimiseks; 3.8.3 kinnitada dokumendi ärakirja õigsust või väljavõtet dokumendist;

3.8.4 saada teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid

vastavalt kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele; 3.8.5 komplekteerida osakonna koosseis ja otsustada personali sobivuse üle.

3.9 Asjaajamisjuht vastutab: 3.9.1 keskuse põhimääruse, inimeste ja kultuuri valdkonna põhimääruse ja osakonna

põhimäärusega osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest;

3.9.2 osakonna põhiülesannete täitmisega seotud dokumentatsiooni koostamise,

ajakohastamise ja haldamise eest; 3.9.3 osakonna oodatavate töötulemuste saavutamise ja asjakohaste mõõdikute seadmise eest;

3.9.4 osakonna poolt lisaväärtuse loomise eest põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas tervikuna;

3.9.5 sobivate kompetentsidega töötajate värbamise, arendamise (sh koolitamise) ja

motiveerimise eest.

4. RAKENDUSSÄTTED 4.1 Tunnistan kehtetuks peadirektori 30. novembri 2022. aasta käskkirja nr 1-1/81

„Asjaajamisosakonna põhimäärus“. 4.2 Käskkiri jõustub alates 1. novembrist 2023.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mart Nielsen

peadirektor