Taotlus

Taotlusvorm

Koostatud justiits- ja digiministri 18.05.2026 määruse

nr 15 “Tulevikukindla andmemajanduse ökosüsteemi mudel ja taristulised lahendused andmete

turvaliseks haldamiseks, käitlemiseks ja väärindamiseks” põhjal.

1. Taotleja andmed

Taotleja asutuse nimi Riigi Tugiteenuste Keskus

Taotleja esindaja nimi Pärt-Eo Rannap

Taotleja esindaja ametikoht peadirektor

Esindaja telefoninumber 58554814

Esindaja e-post [email protected]

2. Partneri andmed (vajadusel)

Partnerasutuse nimi

Partneri esindaja nimi

Partneri esindaja ametikoht

Partneri esindaja telefoninumber

Partneri esindaja e-post

3. Projekti lühiülevaade

Projekti lühikirjeldus Projekti eesmärk on viia läbi terviklik analüüs

tehisintellekti (AI) rakendamise võimalustest riigi

keskses dokumendihaldussüsteemis DORIS ning

sellega seotud äriprotsessides. DORIS on arendamisel

olev riigi keskne dokumendihaldussüsteem, mille

eesmärk on pakkuda ühtset dokumendihalduse

lahendust riigiasutustele. DORISe üheks keskseks

põhimõtteks on liikuda senisest enam

dokumendipõhiselt lähenemiselt andmepõhisuse

suunas, mis võimaldab automatiseerida tööprotsesse,

parandada teabe kvaliteeti ja leitavust ning luua

eeldused tehisintellekti laiemaks kasutamiseks

dokumendihalduses.

Analüüsi käigus hinnatakse dokumendihaldus-

süsteemi olemasolevatest funktsionaalsustest ja

kasutusstsenaariumidest tulenevaid tehisintellekti

rakendusvõimalusi. Sealhulgas analüüsitakse juba

tuvastatud kasutusjuhtumeid (nt klassifitseerimine,

metaandmete määramine, juurdepääsupiirangute

määramise toetamine ja otsing) ning tuvastatakse

täiendavad tehisintellekti rakenduskohad, nende

realiseerimiseks vajalikud eeldused ja võimalik mõju

süsteemi edasisele arendamisele.

3. Projekti lühiülevaade

Äriprotsesside vaates analüüsitakse järgmisi

protsesse (üldiselt, mitte asutusespetsiifiliselt):  dokumendi välist hõlmamist (sh Outlookist

e-kirjade hõlmamine ja suunamine

DORISesse);

 dokumendi loomist ja menetlemist (sh

metaandmete täitmine, sisu koostamine,

märksõnastamine, toimikusse paigutamine,

juurdepääsupiirangud ja töövood);

 dokumendi otsingut ja kasutamist (sh info

leidmine, seoste tuvastamine ja

taaskasutamine);

 toetavaid tegevusi (nt andmekvaliteedi seire,

aruandlus);

 kasutajate juhendamist süsteemi kasutamisel.

Projekti tulemusena koostatakse prioriseeritud

tehisintellekti kasutusjuhtude nimekiri, hinnatakse

nende teostatavust ning koostatakse realistlikud

tulevikustsenaariumid tehisintellekti lahenduste

etapiviisiliseks rakendamiseks DORISes. Lisaks

määratletakse tehisintellekti rakendamisel lisanduvad

tingimused ja eeldused, millega tuleb süsteemi

arendamisel ja kasutuselevõtmisel arvestada.

Projekt loob selge aluse tehisintellekti lahenduste

sihipäraseks, turvaliseks ja väärtust loovaks

rakendamiseks, et suurendada dokumendihalduse

protsesside automatiseeritust, tõsta andmete kvaliteeti

ning parandada kogu teenuse efektiivsust ja

kasutajakogemust avalikus sektoris.

1Projekti ajaraam 01.11.2026 – 31.10.2027

Omafinantseeringu suurus ja allikas 15%

Taotletav toetuse summa [€] 85 000 eurot

4. Projekti detailsem kirjeldus

Probleemikirjeldus

Selgitage, miks on probleem

aktuaalne ning keda see puudutab.

Mida on probleemi lahendamiseks

Eestis juba tehtud või mis on

tegemisel?

DORIS on riigi keskne dokumendihaldussüsteem,

mida hakkab tulevikus kasutama ligikaudu 160

keskvalitsuse asutust ning ca 34 000 kasutajat.

Süsteemi põhitoode valmib juulis 2027, kuid

kavandatud funktsionaalsus ei hõlma tehisintellekti

(AI) toe ja võimekuse rakendamist. Samal ajal on

DORIS mõeldud kõigi riigitöötajate igapäevaseks

dokumenditöö vahendiks, mistõttu selle

kasutusmugavus, efektiivsus ja protsesside

automatiseerituse tase mõjutavad oluliselt kogu

avaliku sektori töökorraldust.

Tänased dokumendihalduse protsessid sisaldavad

märkimisväärses mahus käsitööd, mis toob kaasa

mitmeid probleeme:

 dokumentide ja e-kirjade klassifitseerimine

ning metaandmete määramine on ajamahukas

ja ebaühtlane;

 juurdepääsupiirangute määramisel esineb

eksimisriske ning praktika ei ole ühtlane,

juurdepääsupiirangute järelkontroll on

ajamahukas käsitöö ning ei anna soovitud

tulemusi;

 dokumentide leidmine (otsing) sõltub tugevalt

metaandmete kvaliteedist ja kasutaja

teadmistest;

 protsessid on killustatud erinevate

keskkondade vahel ning ei toimi tervikuna

optimeeritud töövoona (nt Outlook-DORIS);

 tavakasutajad vajavad süsteemi kasutamisel

sageli täiendavat tuge ning see aeglustab

kasutajate vaates tööprotsesse.

Hetkel puudub süsteemne analüüs, mis kaardistaks

DORISe vaates tehisintellekti võimalused, sh:

 tuvastaks olulist väärtust loovad tehisintellekti

rakendamise kohad nii kasutajate kui ka

dokumendihalduse protsesside vaates;

 määratleks tingimused ja eeldused, millega

tuleb süsteemi arendamisel arvestada (nt

andmekaitse, juurdepääsupiirangud, jm);

 pakuks välja tehisintellekti tehnilised

lahendused, mida on võimalik rakendada

arvestades andmekaitse-, infoturbe- ja muid

nõudeid.

Arvestades tehisintellekti kiiret arengut ning riigi

ootust suurendada tööprotsesside automatiseeritust ja

efektiivsust, on vajalik läbi viia terviklik analüüs, mis

4. Projekti detailsem kirjeldus

looks selge aluse tehisintellekti lahenduste

sihipäraseks ja turvaliseks rakendamiseks DORISes.

Ilma sellise analüüsita on oht, et tehisintellekti

lahenduste rakendamisel ei ole piisav mõju

tööprotsesside efektiivsemaks muutmisel ja teenuse

kvaliteedi parandamisel.

Projekti oodatav tulemus ja mõju

Kas projektil on selge ning

mõõdetav eesmärk, mille

saavutamist või mittesaavutamist

on võimalik hinnata?

Projekti eesmärk on koostada terviklik analüüs

tehisintellekti rakendamise võimalustest DORISes

ning sellega seotud äriprotsessides, mille tulemused

on mõõdetavad järgmiste väljundite kaudu:

 määratletud ja kirjeldatud tehisintellekti

kasutusjuhud koos prioriseerimisega (sh selle

metoodika);

 vähemalt prioriteetsete protsesside osas

määratletakse automatiseerimise võimalused,

tehisintellekti ja kasutaja rollijaotus, vastutuse

jaotus ning hinnatakse, millistes

protsessietappides on võimalik rakendada

täielikku või osalist automatiseerimist;

 kasutusjuhtude põhjal on kirjeldatud

tehisintellektil põhinevad lahendused (sh

mock-up);

 hinnatud iga kasutusjuhtumi mõju ja

teostatavust (tehnilised, õiguslikud,

organisatsioonilised tingimused), sealhulgas

mõju äriprotsessidele võrreldes tänase

olukorraga;

 koostatud tegevuskava edasiseks

rakendamiseks.

Projekti edukust hinnatakse selle alusel, et valmib

terviklik analüüs koos prioriseeritud kasutusjuhtude,

lahenduskontseptsioonide, mõjuanalüüside ja

rakendussoovitustega, mis võimaldavad teha

teadlikke otsuseid tehisintellekti kasutuselevõtuks

DORISe järgnevates arendusetappides. Arvestades, et

projekti ajakava kohaselt valmib DORISe põhitoode

2027. aasta juulis, loovad analüüsi tulemused aluse

tehisintellekti lahenduste kavandamiseks ja

rakendamiseks DORISe edasises arenduses.

Projekti tulemused omavad mõju kogu avalikule

sektorile, kuna DORIS on kavandatud keskne

dokumendihaldussüsteem, mida hakkavad kasutama

ligikaudu 160 riigiasutust. Lisaks on analüüsi

tulemused kasutatavad laiemalt ka teiste sarnaste

funktsionaalsustega infosüsteemide (sh

dokumendihaldussüsteemide) arendamisel, aidates

tuvastada tehisintellekti rakendamise võimalusi ning

4. Projekti detailsem kirjeldus

vajalikke tehnilisi ja organisatsioonilisi eeldusi

avalikus sektoris.

Projekt on kooskõlas “Digiühiskonna arengukava

2035” eesmärkidega, eelkõige suunaga suurendada

avaliku sektori teenuste tõhusust, andmepõhisust ning

tehisintellekti kasutuselevõttu riigihalduses. Projekti

käigus analüüsitakse ja kavandatakse tehisintellekti

rakendamine riigi keskses dokumendihaldus-

süsteemis, mis on üks avaliku sektori põhilisi

töövahendeid ning andmete töötlemise platvorme.

Samuti toetab projekt „Andmete ja tehisintellekti

valges raamatus 2024–2030“ seatud eesmärke,

panustades tehisintellekti praktilisse kasutuselevõttu

avalikus sektoris, sh läbi kasutusjuhtude

kaardistamise ja rakendustingimuste määratlemise.

Projekt aitab kaasa riigiülese protsesside

automatiseerimise ja teenuste kvaliteedi parandamise

eesmärkide saavutamisele, luues süsteemse aluse

tehisintellekti laiemaks kasutuselevõtuks

dokumendihalduses.

Projekti meeskond ja

töökorraldus

Kirjeldage rollide ja töö jaotust

projektimeeskonnas. Missugust

täiendavat ekspertiisi tuleb juurde

kaasata (nt tehniline ekspertiis,

andmekaitse)?

Projekti elluviimisel on keskne roll äripoolel (RTK),

kes tagab sisendi, suuna ja tulemuste valideerimise

ning vajadusel olemasolevate arenduspartnerite

kaasamise, samas kui analüütiline töö tellitakse

väliste ekspertide käest, et tagada sõltumatus ning

laiapõhjaline kompetents.

Rollid ja tööjaotus:  RTK, DORIS teenus / äripoole eksperdid –

vastutab projekti eesmärkide seadmise,

sisendi andmise, vajadusel

arendusmeeskonna kaasamise ning tulemuste

valideerimise eest. Tagab analüüsi vastavuse

tegelikele vajadustele ja DORISe

arendussuundadele.

 Väline analüüsi- ja konsultatsioonipartner – kaardistab ja analüüsib DORISe

tehisintellekti rakendusvõimalused ning

hindab nende teostatavust, mõju ja riske.

Selle põhjal koostab partner prioriseeritud

kasutusjuhud, lahendusideed ja tegevuskava

koos soovitustega AI etapiviisiliseks

rakendamiseks. Vastutab analüüsi metoodika,

kvaliteedi ja terviklikkuse eest.

4. Projekti detailsem kirjeldus

Jätkutegevused

Kirjeldage planeeritud

jätkutegevusi pärast

rahastusperioodi lõppu.

Projekti tulemusena valminud analüüsi ja soovituste

alusel kavandatakse tehisintellekti lahenduste

etapiviisiline rakendamine

dokumendihaldussüsteemis DORIS ning sellega

seotud äriprotsessides. Detailanalüüsi alusel

kirjeldatakse süsteeminõuded, mis kooskõlastatakse

erinevate osapooltega (sh äripoole, IT-partnerite ja

teiste seotud asutustega) ning mille põhjal antakse

sisend edasiseks arendustegevuseks.

Riskid ja maandamismeetmed

Kirjeldage peamisi riske, mis

võivad takistada projekti elluviimist

või eesmärkide saavutamist,

millised maandamismeetmed

kasutusele võetakse?

1. Ebapiisav sisend DORISe funktsionaalsuste ja

olulisemate äriprotsesside kohta Risk: Analüüsi kvaliteet sõltub sisendi terviklikkusest

ja täpsusest. Kui DORISe funktsionaalsusi ja

äriprotsesse ei analüüsita piisava detailsusega, võivad

jääda tuvastamata olulised tehisintellekti

rakendusvõimalused.

Maandamine: Kaasatakse süsteemselt äripoole

eksperdid.

2. Tehisintellekti lahenduste teostatavuse

ebakindlus Risk: Kõik tuvastatud kasutusjuhud ei pruugi olla

tehniliselt või organisatsiooniliselt realistlikud. Maandamine: Iga kasutusjuhtumi puhul hinnatakse

eraldi teostatavust (tehnilised, õiguslikud,

organisatsioonilised tingimused) ning prioriseeritakse

realistlikud ja suurima mõjuga lahendused.

3. Õigus- ja andmekaitsenõuetest tulenevad

piirangud Risk: Tehisintellekti kasutamine dokumendihalduses

võib olla piiratud kehtivate õigusaktidega (nt

juurdepääsupiirangud, isikuandmete töötlemine).

Maandamine: Tehakse andmekaitse ja õiguslik

ekspertiis ning hinnatakse varakult kõikide

kasutusjuhtude vastavust kehtivale regulatsioonile.

4. Välise partneri kvaliteet ja sõltuvus sellest

Risk: Analüüsi kvaliteet sõltub välise partneri

kompetentsist ja kogemusest.

Maandamine: Partner valitakse läbipaistva

hankeprotsessi kaudu, seatakse selged nõuded

kompetentsile ning tagatakse pidev tellijapoolne

suunamine ja tulemuste valideerimine.

5. Tulemuste ebapiisav rakendatavus edasiseks

arenduseks Risk: Analüüs võib jääda liiga üldiseks ega toeta

otseselt arendusotsuseid.

Maandamine: Keskendutakse praktilistele

väljunditele (kasutusjuhud, nõuded, stsenaariumid,

tegevuskava).

5. Seos teadus- ja arendustegevuse kriteeriumitega (palun kirjeldage)

Tegevuse liik (alusuuring,

rakendusuuring või

eksperimentaalarendus)

Projekt kvalifitseerub rakendusuuringuks ja osaliselt

eksperimentaalarenduseks, kuna selle käigus

uuritakse tehisintellekti rakendamise võimalusi

konkreetsetes äriprotsessides ning kujundatakse

lahendusvariandid nende praktiliseks rakendamiseks

dokumendihaldussüsteemis DORIS.

Uudsus Uudsus seisneb tehisintellekti rakendamise

käsitlemises terviklikult dokumendihalduse teenuse

vaates, hõlmates kogu protsessi alates e-kirjade

hõlmamisest kuni dokumentide otsinguni ja

kasutajate toetamiseni süsteemi kasutamisel. Seni on

tehisintellekti kasutamist käsitletud üksikute

funktsionaalsuste tasandil, käesolev projekt loob

süsteemse ja integreeritud lähenemise.

Loomingulisus Projektis kombineeritakse erinevaid tehnoloogilisi ja

ärilisi lähenemisi (nt Outlooki ja

dokumendihaldussüsteemi lõimimine tehisintellekti

abil, metaandmete automaatne täitmine, sisu

koostamine, andmete kvaliteedikontrolli

rakendamine), et leida uusi viise dokumentide

haldamise automatiseerimiseks ja kasutajakogemuse

parandamiseks.

Ettemääramatu tulemus Projekti tulemus ei ole ette täielikult määratav, kuna

analüüsi käigus selgub, millised tehisintellekti

kasutusjuhud on õiguslikult ja organisatsiooniliselt

teostatavad ning millised lahendused ja lähenemised

annavad suurima mõju. Täiendavat määramatust loob

tehisintellekti valdkonna kiire areng, sealhulgas

tehnoloogiate ja regulatsioonide muutumine, mis võib

mõjutada analüüsi tulemusi ning soovitatavaid

lahendussuundi.

Süsteemsus Projekt viiakse ellu süsteemselt, hõlmates

dokumendihalduse protsesse tervikuna ning

käsitledes paralleelselt ärilisi ja õiguslikke aspekte.

Analüüs tugineb struktureeritud metoodikale,

sisaldab iteratiivset valideerimist ning kaasab

erinevaid osapooli.

Ülekantavus või korratavus Projekti tulemused on ülekantavad ja korratavad ka

teistes avaliku sektori asutustes ning infosüsteemides.

Väljatöötatud lähenemised, kasutusjuhud ja

kriteeriumid tehisintellekti rakendamiseks on

kasutatavad laiemalt dokumendihalduses ja sarnastes

teenustes, toetades ühtse praktika kujunemist

riigiüleselt.

6. Projekti eelarve ja ajakava

Lisa iga etapi ning tegevuse juurde tegevuse kirjeldus, algus ja lõpp ning eelarve.

I etapp I etapp – Tehisintellekti rakendusvõimaluste

analüüs dokumendihaldussüsteemis

Tegevus 1 Kirjeldus: DORISe funktsionaalsustest ja

kasutusstsenaariumidest tulenevate tehisintellekti

rakendusvõimaluste kaardistus ja analüüs, sh juba

varasemalt kirjeldatud võimalikud rakendamiskohad.

Algus: 01.11.2026 Lõpp: 28.02.2027 Eelarve: 45 000 €

II etapp Teostatavuse ja mõju hindamine

Tegevus 1 Kirjeldus: Tuvastatud tehisintellekti kasutusjuhtude

teostatavuse hindamine, sh tehniliste, õiguslike,

organisatsiooniliste, andmekaitse- ja infoturbenõuete

analüüs. Koostatakse tehisintellekti rakendamise

kasutusjuhtude ja võimalike lahendusideede

kirjeldused koos lihtsate prototüüpide või skeemidega

(nn mock-up’id) ning hinnatakse nende mõju.

Analüüsitakse võimalikke rakendusmudeleid,

kasutajamõju ja rakendamisega seotud riske.

Algus: 01.03.2027 Lõpp: 30.06.2027 Eelarve: 45 000 €

III etapp Soovitused ja tegevuskava

Tegevus 1 Kirjeldus: tehisintellekti kasutusjuhtude

prioriseerimine ning etapiviisilise rakendamise

tegevuskava koostamine DORISe edasiarendamise

toetamiseks. Lõpparuande koostamine, tulemuste

valideerimine ning ettepanekute ja soovituste

esitamine tehisintellekti lahenduste rakendamiseks

dokumendihaldussüsteemides. Algus: 01.07.2027 Lõpp: 30.09.2027 Eelarve: 10 000 €

7. Kasutatavate andmete ülevaade

Ülevaade projekti käigus

töödeldavatest andmetest

Projekti käigus kasutatakse ja analüüsitakse

dokumendihalduse protsesside kirjeldusi ning

näidisandmeid, sh:

 e-kirjade ja dokumentide metaandmeid;

 dokumentide struktuuri ja liigitusskeeme;

 ärireegleid ja töövoogude kirjeldusi.

Vajadusel kasutatakse piiratud mahus

pseudonüümitud või anonümiseeritud

näidisandmeid, et hinnata tehisintellekti lahenduste

rakendatavust erinevates protsessietappides. Projekti

7. Kasutatavate andmete ülevaade

raames ei ole eesmärgiks ulatuslik isikuandmete

töötlemine.

Kas vajalik on läbi viia

andmekaitsealane mõjuhinnang?

Ei (analüüsifaasis ei ole vajalik), kuid projekti käigus

hinnatakse eraldi, kas ja milliste tehisintellekti

kasutusjuhtude rakendamisel on tulevikus vajalik

andmekaitsealane mõjuhinnang.

Kas projekti käigus rakendatakse

andmejälgijat?

Ei. Projekti fookus on analüüsil ning lahenduste

kavandamisel, mistõttu andmejälgijat otseselt ei

rakendata.

Kas vajalik on täita algoritmi

kasutatavuse vorm?1

Ei (analüüsifaasis). Projekti käigus kaardistatakse

võimalikud tehisintellekti kasutusjuhud, kuid

algoritmide otsest rakendamist ei toimu. Vajadus

algoritmi kasutatavuse vormi täitmiseks hinnatakse

konkreetsete lahenduste arendamise etapis.

Kas projekti käigus avalikustatakse

avaandmeid?

Ei. Projekti raames ei kavandata avaandmete

avalikustamist, kuna käsitletavad andmed on seotud

dokumendihalduse sisemiste protsesside ja

näidisandmetega.

8. Muu vajalik teave vabas vormis

1 AI ülevaade | Kratid

Volitused

Kontrollige e-äriregistrist2, kas Teil on äriregistri registrikaardi järgi õigus taotleja esindamiseks. Juhul,

kui Teil puudub e-äriregistris taotleja esindusõigus, saate oma esindusõigust tõendada, lisades

taotlusele digiallkirjastatud volituse.

Kinnitused

Palun tutvuge alljärgnevate tingimustega ning kinnitage, et olete nendega nõus:

Annan nõusoleku:

- teha õiguspädevale organile järelpärimisi;

- teostada taotleja suhtes toetuse andmise tingimustest tulenevaid õigusi;

- edasise infovahetuse toimumiseks elektroonilisel teel.

Kinnitan järgnevat:

- kõik taotluses esitatud andmed on õiged ning esitatud dokumendid on kehtivad ja ehtsad;

- taotluses sisalduv projekt vastab toetuse andmise tingimuste määruses sätestatud

eesmärkidele ja toetatavatele tegevustele;

- taotlejal on toetuse andmise tingimustes sätestatud projekti elluviimiseks ja haldamiseks vajalik

kvalifikatsioon või kogemus ning õiguslik, organisatsiooniline või tehniline eeldus;

- taotleja kohustub väljastama andmeid ja osutama igakülgselt kaasabi Justiits- ja

Digiministeeriumile ning teistele asutustele, kelle kohustus on teha taotluses sisalduva projekti

elluviimise üle järelevalvet;

- taotleja kohustub viima projekti ellu taotluses esitatud teabe ja tingimuste alusel;

- taotleja kohustub Justiits- ja Digiministeeriumi viivitamata teavitama taotluses esitatud

andmetes toimunud muudatusest ja ilmnenud asjaolust, mis võib mõjutada taotluse kohta

otsuse tegemist;

- taotlejal on nõutavad vahendid projekti omafinantseeringu tagamiseks;

- taotleja on teadlik, et toetuse saamise info ja toetuse summa avalikustatakse.

☒ Kinnitan, et kõik taotluses esitatud andmed on õiged ja täielikud, olen ülaltoodud

tingimustega tutvunud ja olen nendega nõus.

2 Juriidilise isiku otsing | e-Äriregister