Infopäeva "Inimkeskse andmemajanduse tulevik Eestis" korraldamine (minikonkurss)

Lugupeetud pakkuja!

Justiits- ja Digiministeerium (JDM) palub teil esitada pakkumus ürituse „Inimkeskse

andmemajanduse tulevik Eestis“ läbiviimiseks. Ürituse eesmärgiks on laialdasemalt

tutvustada inimkeskse andmemajanduse tuleviku suundi ja arendusi Eestis.

Pakkuja ülesandeks on tagada ürituse tehniline ettevalmistamine (sh ruumide ja tehnika rent

ning toitlustuse korraldamine, osalejate registreerimine jmt).

Teavitusürituse korraldamise eeldatav maksumus on kuni 15 000 eurot (lisandub käibemaks).

1. TAUSTINFO

Inimkeskse1 andmemajanduse keskne eesmärk on tagada inimestele usaldusväärne ja

turvaline juurdepääs riigi valduses olevatele andmetele ning võimaldada nende andmete

jagamist soovitud erasektori teenusepakkujatega, et saada erinevaid teenuseid. Selline

lähenemine suurendab läbipaistvust ja annab inimestele rohkem kontrolli oma

isikuandmete üle. Samuti võimaldab see pakkuda tõhusamaid ja kasutajasõbralikumaid

teenuseid, mis vastavad paremini inimeste vajadustele ja ootustele. Ürituse eesmärk on

võimalikult suur osalus, kogemuste vahetamine ja inspiratsiooni jagamine riigiteenuste

arendamise ja lahenduste kasutuselevõtu valdkonnas. Ürituse läbiviimist rahastatakse

riigieelarvest, projekti N10-TA-ANDMEMAJMUDEL vahenditest.

2. SIHTRÜHM

Ürituse peamiseks kasusaaja sihtrühmaks on erasektor (sh keskastmejuhid,

valdkonnajuhid, projektijuhid, eksperdid), kuid ka avaliku sektori asutused ning KOVid,

lisaks avalikust sektorist andmekogude esindajad.

3. TOIMUMISAEG JA -KOHT

Ürituse toimumisaeg on eelistatult 02. aprill 2025. a, alternatiivsed sobilikud kuupäevad

on 09. aprill 2025. a ning 07. mai 2025. a. Toimumise kellaaeg orienteeruvalt 10.00–17.00

asukohaga Tallinnas (nt hotelli konverentsikeskuses). Ürituse asukoha pakub pakkuja, mis

kooskõlastatakse tellijaga.

4. AJAKAVA

09.00- 09.30

Registreerimine, tervituskohv

ALGUS

09.30- 11.00

Ettekanded

KOHVIPAUS 11.00-11.30

11.30- 12:30

Ettekanded

LÕUNA 12.30-13.30

13.30- 14.20

Paneel

14.20- 14.35

Ettekanne

14:35- 14.45

Lõpusõnad (päevajuht)

5. PAKKUJA ÜLESANDED JA KORRALDUSLIK INFORMATSIOON

1 Inimkeskne andmehaldus | Kratid

5.1. Osalejate registreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine ja

ootenimekirja haldamine.

5.2. Pakkuja valmistab (koostöös tellijaga) ette ja saadab kolm tööpäeva enne

teavitusürituse toimumist eelregistreerunud osalejatele meeldetuletuskirja

teavitusürituse toimumise kohta.

5.3. Pakkuja tohib registreerimisel kogutud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult

tellitava teavitusüritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse

koostamiseks.

5.4. Osalejatele nimesiltide või kaelakaartide tagamine. Nimesiltide või kaelakaartide

lahendus peab olema minimaalse jäätmetootlusega. Sellel peab kajastuma isiku nimi,

asutus ning JDMi logo. Kaelakaartide puhul lisaks teisel pool kaarti päevakava.

Nimesiltide kasutamise korral teeb pakkuja päevakava osalejatele kättesaadavaks

muul sobilikul ja mõistlikul viisil. Ürituse keeleks on eesti keel.

5.5. Pakkuja peab tagama suunavate sildiviitade olemasolu, et külalised jõuaksid kohale

õigesse asukohta.

5.6. Pakkuja peab tagama (sh kooskõlastama tellijaga) teavitusüritusega seotud slaididel,

salvestusel ning teistel infomaterjalidel visuaalse lahenduse, mis sobitub riigiasutuste

ühtse sümboolikaga, EL toetuste sümboolikaga.

5.7. Visuaalne lahendus peab moodustama ühtse terviku, sobituma ürituse eesmärgi ja

sihtrühmaga ning tekitama positiivse emotsiooni üritusel osalejatele.

5.8. Pakkuja vastutab ürituse alguses ja kogu selle kestel esinejate ja moderaatori

assisteerimise (sh vastuvõtmise, registreerimise ning vajadusel tehniku juurde

suunamise, mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga abistamise) eest.

5.9. Pakkuja vastutab esitlusslaidide kogumise ning esinejatega kooskõlastamise eest (sh

kas ettekandeid võib pärast teavitusürituse toimumist osalejatele jagada).

5.10. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast teavitusürituse toimumist peab pakkuja

saatma osalejatele tagasisideküsitluse (sh kooskõlastama eelnevalt tellijaga).

5.11. Üritusel osalejate toitlustuse ja teenindamise korraldamine kuulub pakkuja

ülesannete hulka. Toitlustuses soovime:

5.11.1. tervituskohv ja soolased ning magusad suupisted: jookidest kohvi, teed ja

gaseerimata vett (eelistatult kannudes); suupisteteks sobib nt võileib, pirukas,

täidetud korvikesed, quiche, muffin, puuviljad, küpsised või muu sarnane

näputoit;

5.11.2. lõunasöök buffee stiilis (valikus vähemalt üks vegan ja üks lihaga toit

lisanditega);

5.11.3. kohvipaus: jookidest kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid snäkke

väikeses koguses (juustud, puuviljad vmt);

5.11.4. toitlustuse täpne menüü lepitakse lõplikult kokku tellijaga pärast eduka

pakkuja valimist;

5.11.5. toitlustusteenuse pakkuja peab tagama, et toite tutvustavad sildid (eelkõige

allergeenide kohta, aga võimalusel ka toiteväärtuse kohta) on üritusel eesti

keeles.

5.12. Nõuded ürituse toimumise asukohale ja ruumidele:

5.12.1. olemas koht, kuhu külalised saavad paigutada üleriided;

5.12.2. vajadusel on ürituse jaoks eraldatud ala, kuhu saavad siseneda ainult

registreeritud külalised;

5.12.3. külaliste registreerimise ala;

5.12.4. ühisala esitlussaali vahetus läheduses koos toitlustuse ja laudadega;

5.12.5. esitlussaali mahtuvus teatristiilis kuni 100 inimest;

5.12.6. esinejatel eraldi lava koos vajalike lahendustega (projektor, kõnepult, esitlus

(süle)arvuti, (paber)tahvel ja markerid, peamikrofone esinejatele

(paneeldiskussiooni ajaks kuni viis tükki, üks käsimikrofon, üks saalisekretär,

kes haldab käsimikrofoni, kui osalejad soovivad küsimusi küsida ja

kommentaare jagada (kui ei lepita tellijaga kokku teisiti jne).

6. PAKKUMUSE ESITAMINE

6.1. Pakkuja peab pakkumuse esitama hiljemalt 17.03.2025 kell 12.00 aadressil

info@justdigi.ee, milles sõnastab esialgse visiooni ürituse ettevalmistamisest ja

elluviimisest. Hilinenud pakkumused ei osale edasises menetluses.

6.2. Tellija juhib tähelepanu, et pakkumus ei pea sisaldama detailset kirjeldust ega

valmiskujul loovlahendust, vaid andma piisava ülevaate pakkuja visioonist ürituse

ettevalmistamisele ja elluviimisele, võimaldades tellijal selgitada välja sobivam

lahendus.

6.3. Pakkumus peab sisaldama:

6.3.1. ülevaadet etappidest ja vajalikest töödest, kuidas ürituse ettevalmistamisele

etteantud ajaraamis läheneda (sealhulgas ootused tellijale) sh hindamiseks

esitatava ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos riskide kaardistamisega

ning ürituse asukoha valiku kirjeldus koos tehniliste lahendustega, pakkuja poolt

vabalt valitud vormis;

6.3.2. ürituse planeerimise ja elluviimise hinnapakkumist (sh hinnangut meeskonna

ajalisele ressursile, mis panustatakse ürituse ettevalmistamise ja elluviimise

perioodil – tuua välja töötundide maht ja maksumus meeskonna kohta

tervikuna).

6.4. Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel (sh sisaldama vajaliku ruumi ja

tehnika renti, teavitusürituse tehnilist ettevalmistamist ja teenindamist, toitlustuskulu

kuni 100 inimesele, ning muid eelnevalt nimetamata kulusid, mis on vajalikud

lähteülesandes kirjeldatu realiseerimiseks).

6.5. Pakkumuses tuleb välja tuua toitlustuse maksumus ühe inimese kohta. Toitlustuse

eest tasutakse vastavalt tegelikele kuludele, st osalejate arvu muutumisel muutub

vastavalt ka toitlustuse kogumaksumus.

6.6. Tellija jätab endale õiguse loobuda kululiikidest, kui see on vajalik eeldatava

maksumuse (kuni 15 000 eurot, millele lisandub käibemaks) piires püsimiseks.

6.7. Tellija tasub teenuse eest tegelike kulude alusel. Pakkuja peab pakkumuses märkima

isikust sõltuvate kulude ühikuhinnad ja tähtajad, mis on seotud näiteks toitlustuse

kinnitamise jmt-ga.

6.8. Pakkumus tuleb digitaalselt allkirjastada pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja

poolt. Pakkumuse allkirjastamise ja esitamisega kinnitab pakkuja vastavust

muuhulgas hanke alusdokumentides (sh minikonkursi aluseks oleva raamlepingu

hankedokumentide lisa 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“) esitatud

tingimustele.

6.9. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 60 päeva. Pakkumuse

jõusoleku tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkuja peab pakkumuse

esitamisel märkima, milline osa sellest on kaetud ärisaladusega.

6.10. Hankija hindab minikonkursil esitatud pakkumusi vastavalt raamlepingu

hankedokumentide lisas 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ toodud

kriteeriumite alusel.

7. TÖÖDE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

7.1. 30 päeva pärast ürituse lõppu, esitab pakkuja ülevaatliku, vabas vormis lõppraporti

teostatud tööde kohta, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest, osalejate tagasiside

analüüsi ning soovitusi tulevikus sarnaste üritustega jätkamiseks.

7.2. Tellija kohustub lõppraporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates lõppraporti

esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva viie tööpäeva

jooksul pakkujale, kui lõppraport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja

jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse lõppraport tellija poolt heakskiidetuks.

7.3. Töö lõpeb tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamisega tellija ja pakkuja poolt.

Akt on aluseks arve esitamisele.

7.4. Tasu makstakse ühes osas arve alusel hiljemalt 20 päeva pärast akti allkirjastamist

tellija poolt.

7.5. Lähteülesandega seotud küsimustele vastab ning kontaktisikuks on JDM AI ja

andmete talituse, andmete taaskasutuse programmijuht regiina.sepp@justdigi.ee