Andmelaager 2025 (minikonkurss)

1

Lugupeetud pakkuja!

Justiits- ja Digiministeerium (JDM) palub teil esitada pakkumus ürituse „Andmelaager 2025“

läbiviimiseks. Ürituse eesmärk on tõsta avaliku sektori töötajate teadlikkust andmeteemadel.

Pakkuja ülesandeks on tagada ürituse tehniline ettevalmistus (sh ruumide ja tehnika rent,

ööbimise ja toitlustuse korraldamine, osalejate registreerimine, esinejate transport, vaba aja

veetmise võimalused jm). Pakkujalt ei oodata ürituse kontseptsiooni loomist ega esinejate

otsimist.

Ürituse eeldatav maksumus on kuni 29 999 eurot (lisandub käibemaks).

1. TAUSTINFO

Andmelaager on kahepäevane üritus, mida korraldame väljaspool Tallinna linna. Kahe

päeva jooksul toimuvad ettekanded ja töötoad andmehalduse, andmemajanduse ning

teiste andmetega seotud teemade kohta. Vabal ajal on osalejatel võimalus tutvuda

kolleegidega teistest asutustest, kelle töö on samuti seotud andmevaldkonnaga.

Varasematel aastatel on üritused toimunud näiteks Toosikannu ja Lainela puhkekeskustes.

Ürituse töökeel on eesti keel, kuid osalevad ka ingliskeelsed välisesinejad. Ürituse

läbiviimist rahastatakse välisrahastusest, RRFi projekti 9J10-RR20-03112-AVA

vahenditest.

2. SIHTRÜHM

Ürituse sihtrühmaks on avalikus sektoris töötavad andmehaldurid, andmespetsialistid,

andmeanalüütikud, valdkonnajuhid, projektijuhid ja eksperdid. Palume arvestada, et

ürituse esimesel päeval osaleb tavaliselt kuni 80 inimest ning teisel päeval umbes 60

osalejat. Teise päeva osalejad vajavad majutust ürituse toimumiskohas.

3. TOIMUMISAEG

Kahepäevane üritus toimub eelistatult 2025. aasta augusti teisel poolel. Kui sellel perioodil

sobivat toimumiskohta ei ole võimalik pakkuda, palume esitada alternatiivseid variante

augusti esimeseks pooleks või septembriks. Pakkuja võib esitada erinevate kuupäevade

ja lahendustega ürituste korraldamise pakkumised tingimusel, et kõikide variantide

maksumus on identne ja ei erine pakkuja esitatud pakkumiste lõikes. Üritus peab toimuma

kahel järjestikusel tööpäeval.

Ürituse orienteeruv ajakava on järgmine: esimesel päeval toimub programm kell 10.00–

17.00, millele järgneb õhtune osa, teisel päeval kestab üritus kell 08.30–14.00.

4. TOIMUMISKOHT

Toimumiskoht peab asuma väljaspool Tallinna ja teisi suuremaid linnu. Hästi sobivad

puhkekeskused ja mõisad, kus on sobivad ruumid ürituse läbiviimiseks ning

ööbimisvõimalused. Ürituse toimumiskoha pakub pakkuja, kes kooskõlastab selle tellijaga.

Esinemiste ja töötubade jaoks on vajalik üks suur saal (peasaal), mis on kasutatav kogu

ürituse vältel. Peasaalis ja töötubade ruumides peab olema hea kiirusega WiFi-ühendus

(suudab tagada osalejate arvule vastava toimivuse).

Peasaal peab mahutama vähemalt 80 inimest teatristiilis ning olema varustatud projektori

ja helisüsteemiga, mida on võimalik ühendada esineja arvutiga. Lisaks on vaja kahte

töötubade ruumi, mõlemad mahutavusega vähemalt 25 inimest. Töötubade ruumid peavad

olema varustatud projektorite ja arvutiühenduse võimalustega. Nendes peab olema

võimalik moodustada 5–6-liikmelised laudkonnad, kuid täpne paigutus selgub nädal enne

ürituse toimumist.

2

Ööbimine peab toimuma ürituse toimumiskoha territooriumil. Eelistatud on, et enamik

pakutud tubadest oleks ühe- kuni kolmekohalised ning varustatud privaatse tualeti ja

duširuumiga (palume arvestada, et ühel voodil magab üks inimene, ka juhul kui tegu on

kaheinimesevoodiga). Kui toimumiskoht ei saa selliseid tube pakkuda kõigile ööbijatele

(umbes 60 osalejat), palume pakkumises välja tuua alternatiivsed ööbimisvõimalused (nt

suuremad toad, ühiskasutatava vannitoaga toad, kämpingumajad vms).

5. ÜRITUSE EELDATAV AJAKAVA

ESIMENE PÄEV

10.00-10.30 Saabumine (täpne aeg sõltub toimumiskoha kaugusest Tallinnast), väiksed suupisted, tervituskohv

10.30-11.40 Ettekanded

11.40-12.00 Sirutuspaus ja ruumidesse jagunemine

12.00-13:30 Töötoad (paralleelselt 3 tk)

13.30-14.30 Lõuna

14.30-16.00 Töötoad (paralleelselt 3 tk)

16.00-16.20 Kohvipaus, väiksed suupisted

16:20- 17.00

Ettekanded

17.00-17.30 Vabaaeg (ei ole sisustatud tegevustega)

17.30-18.30 Õhtusöök

18.30-20.00 Aktiivne vabaaeg (aktiivsed mängud, ekskursioonid, jalutuskäigud vms)

20.00-00.00 Õhtune kava, saun, suupisted

TEINE PÄEV

08.30-09.30 Hommikusöök

09.30-11.00 Ettekanded

11.00-11.30 Kohvipaus, väiksed suupisted

11.30-13:00 Ettekanded

13.00-14.00 Lõuna ja hüvastijätt

6. PAKKUJA ÜLESANDED JA KORRALDUSLIK INFORMATSIOON

6.1. Kuna hange on finantseeritav Euroopa Liidu taaste- ja vastupidavusrahastu (RRF) fondist, tuleb tellijal teenuse teostamisel teavitada avalikkust ja tegevustes osalejaid toetuse päritolust, viidates kõnes või tekstis, et projekti on rahastanud Euroopa Liit taasterahastu NextGenerationEU vahenditest ning kasutades objektide ja avalikkusele suunatud esemete ja dokumentide märgistamisel logo Euroopa Liidu embleemi koos tekstiga „Rahastanud Euroopa Liit – NextGenerationEU“. Logo kasutamise nõuded on leitavad Riigi Tugiteenuste Keskuse veebileheküljelt ning täpsemad teavitusjuhised on leitavad Taaste- ja vastupidavuskava elluviimise korralduse ja toetuse andmise üldtingimuste määrusest.

6.2. Osalejate registreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine ja

ootenimekirja haldamine.

6.3. Pakkuja valmistab (koostöös tellijaga) ette ja saadab kolm tööpäeva enne

teavitusürituse toimumist eelregistreerunud osalejatele meeldetuletuskirja ürituse

toimumise kohta.

6.4. Pakkuja tohib registreerimisel kogutud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult

tellitava teavitusüritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse

koostamiseks.

6.5. Osalejatele nimesiltide või kaelakaartide tagamine. Nimesiltide või kaelakaartide

lahendus peab olema minimaalse jäätmetootlusega. Sellel peab kajastuma isiku nimi,

ametikoht, asutus ning JDMi ja RRF logod.

3

6.6. Pakkuja peab tagama suunavate sildiviitade olemasolu, et külalised jõuaksid kohale

õigesse asukohta.

6.7. Pakkuja peab tagama (sh kooskõlastama tellijaga) infomaterjalidel visuaalse

lahenduse, mis sobitub riigiasutuste ühtse sümboolikaga, EL toetuste sümboolikaga.

6.8. Visuaalne lahendus peab moodustama ühtse terviku, sobituma ürituse eesmärgi ja

sihtrühmaga ning tekitama positiivse emotsiooni üritusel osalejatele.

6.9. Kokkuleppel tellijaga assisteerib pakkuja tellijat kogu ürituse vältel (sh osalejate

vastuvõtul, registreerimisel ja muudes abistavates tegevustes).

6.10. Pakkuja vastutab esitlusslaidide kogumise ning esinejatega kooskõlastamise eest

(sh kas ettekandeid võib pärast teavitusürituse toimumist osalejatele jagada).

6.11. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast teavitusürituse toimumist peab pakkuja

saatma osalejatele tagasisideküsitluse (sh kooskõlastama eelnevalt tellijaga).

6.12. Üritusel osalejate toitlustuse ja teenindamise korraldamine kuulub pakkuja

ülesannete hulka. Toitlustus peab toimuma vastavalt ürituse ajakavale (eeldatav

ajakava on toodud punktis 5). Kuna pauside kellaajad ja nende arv võib muutuda,

siis pakkumuse palume esitada lähtudes eeldatavast ajakavast. Tellija jätab endale

õiguse teha muudatusi ürituse kavas, sh toitlustuspauside arvus ja aegades.

6.12.1. Toitlustus peab olema korraldatud eeldusega, et esimesel päeval osaleb

orienteeruvalt 80 inimest ja teisel päeval 60 inimest. Osalejate arv võib muutuda,

lõplik osalejate arv selgub nädal enne üritust ning toitlustus tuleb tellida vastavalt

osalejate arvule.

6.12.2. Kohv, tee ja vesi peavad olema tasuta kättesaadavad kogu ürituse vältel.

6.12.3. Toitlustus peab sisaldama nii tavapäraseid toiduvalikuid kui ka eritoitlustust

vajavatele osalejatele sobivaid valikuid (nt vegan, gluteenitalumatusega,

laktoositalumatusega). Kõigi toitude juures peavad olema sildid koostisosade ja

allergeenide kohta.

6.12.4. Toitlustuse lõplik valik tuleb kooskõlastada tellijaga.

6.13. Ürituse toimumiskoha eest vastutab pakkuja. Nõuded ürituse asukohale,

sealhulgas ürituseruumidele ja majutusele, on kirjeldatud punktides 3 ja 4

(„Toimumisaeg“ ja „Toimumiskoht“). Toimumisaeg ja -koht kooskõlastatakse

tellijaga.

6.14. Pakkuja peab esitama tellijale ettepaneku esimese päeva õhtuseks kavaks, mis

toimub ajavahemikus 18.30–00.00. Õhtune programm peab sisaldama nii

aktiivseid vaba aja veetmise võimalusi (nt mängud, töötoad, spordirajatiste

kasutusvõimalus, jalutuskäigud, ekskursioonid) kui ka võimalusel sauna

kasutamise võimalust. Palume esitada nimekiri võimalikest tegevustest, millest

tellija teeb lõpliku valiku, sealjuures hinnastatakse kõige kallim tegevus.

Toimumiskohas sauna puudumisel palume pakkuda sobivaid alternatiive.

7. PAKKUMUSE ESITAMINE

7.1. Pakkuja peab pakkumuse esitama hiljemalt 19.06.2025 kell 12.00 aadressil

[email protected], milles edastab info võimalikest toimumiskohtadest, toitlustusest,

vabaajasisustamisest ja sõnastab eeldatava ajaraami ürituse ettevalmistamisest ja

elluviimisest. Hilinenud pakkumused ei osale edasises menetluses. Kõik pakkumuse

sisulised küsimused on oodatud e-posti aadressile: [email protected]

7.2. Tellija juhib tähelepanu, et pakkumus ei pea sisaldama kavade, siltide kujundusi ja

muid loovlahendusi, vaid andma piisava ülevaate pakkuja visioonist ürituse

ettevalmistamisele ja elluviimisele, võimaldades tellijal selgitada välja sobivam

lahendus.

7.3. Pakkumus peab sisaldama:

4

7.3.1. ürituse asukohtade ja ööbimiskohtade kirjeldusi, toimumisaegade valiku koos

teiste pakkumuses kirjeldatud tehniliste lahendustega (sh ruumid, toitlustus),

pakkuja poolt vabalt valitud vormis;

7.3.2. esimese päeva õhtuse vaba aja veetmise võimaluste valiku kirjelduse koos

maksumusega. Vaba aja veetmise võimaluste maksumust palume esitada

eraldi, kuid hankija hindab neid pakkumuse ühtse tervikuna;

7.3.3. ülevaadet etappidest ja vajalikest töödest, kuidas ürituse ettevalmistamisele

etteantud ajaraamis läheneda (sealhulgas ootused tellijale) sh hindamiseks

esitatava ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos riskide kaardistamisega;

7.3.4. ürituse planeerimise ja elluviimise hinnapakkumist (sh hinnangut meeskonna

ajalisele ressursile, mis panustatakse ürituse ettevalmistamise ja elluviimise

perioodil – tuua välja töötundide maht ja maksumus meeskonna kohta

tervikuna).

7.4. Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel (sh sisaldama vajaliku ruumi ja

tehnika renti, toitlustuskulu, vabaajategevused ning muid eelnevalt nimetamata

kulusid, mis on vajalikud lähteülesandes kirjeldatu realiseerimiseks).

7.5. Pakkumuses tuleb välja tuua toitlustuse maksumus ühe inimese kohta. Toitlustuse

eest tasutakse vastavalt tegelikele kuludele, st osalejate arvu muutumisel muutub

vastavalt ka toitlustuse kogumaksumus.

7.6. Tellija jätab endale õiguse loobuda kululiikidest, kui see on vajalik eeldatava

maksumuse (kuni 29 999 eurot, millele lisandub käibemaks) piires püsimiseks.

7.7. Tellija tasub teenuse eest tegelike kulude alusel. Pakkuja peab pakkumuses märkima

isikust sõltuvate kulude ühikuhinnad ja tähtajad, mis on seotud näiteks toitlustuse

kinnitamise jmt-ga.

7.8. Pakkumus tuleb digitaalselt allkirjastada pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja

poolt. Pakkumuse allkirjastamise ja esitamisega kinnitab pakkuja vastavust

muuhulgas hanke alusdokumentides (sh minikonkursi aluseks oleva raamlepingu

hankedokumentide lisa 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“) esitatud

tingimustele.

7.9. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse

jõusoleku tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkuja peab pakkumuse

esitamisel märkima, milline osa sellest on kaetud ärisaladusega.

7.10. Hankija hindab minikonkursil esitatud pakkumusi vastavalt raamlepingu

hankedokumentide lisas 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ toodud

kriteeriumite alusel.

8. TÖÖDE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

8.1. 30 päeva pärast ürituse lõppu, esitab pakkuja ülevaatliku, vabas vormis lõppraporti

teostatud tööde kohta, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest, osalejate tagasiside

analüüsi ning soovitusi tulevikus sarnaste üritustega jätkamiseks.

8.2. Tellija kohustub lõppraporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates lõppraporti

esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva viie tööpäeva

jooksul pakkujale, kui lõppraport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja

jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse lõppraport tellija poolt heakskiidetuks.

8.3. Töö lõpeb tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamisega tellija ja pakkuja poolt.

Akt on aluseks arve esitamisele.

8.4. Tasu makstakse ühes osas arve alusel hiljemalt 20 päeva pärast akti allkirjastamist

tellija poolt.

5

8.5. Lähteülesandega seotud küsimustele vastab ning kontaktisikuks on JDMi AI ja

andmete talituse andmete nõunik [email protected]

TÖÖVÕTULEPING nr

Justiits- ja Digiministeerium, registrikood 70000898, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122

Tallinn, mida esindab kantsler Tiina Uudeberg, kes tegutseb põhimääruse alusel (edaspidi

Tellija),

ja

………………, registrikood …………, asukoht …………….., mida esindab …….alusel

…………… (edaspidi Töövõtja), keda edaspidi nimetatakse ka Poolteks, sõlmisid käesoleva

teenuse tellimise hankelepingu (edaspidi Leping) alljärgnevas:

1. Üldsätted ja Lepingu ese

1.1. Leping sõlmitakse Tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke „Ürituskorralduse teenuse

tellimine digiarengu valdkonnale“ (viitenumber 276624) tulemusena 10.05.2024. a

sõlmitud Raamlepingu nr 24.8-2/S/121-1 (edaspidi Raamleping) alusel.

1.2. Lepingu alusel teostatakse üritus „Andmelaager 2025“ (edaspidi Teenus) vastavalt

Lepingu lisas 1 kirjeldatud lähteülesandele.

1.3. Leping jõustub pärast Lepingu kõigi osapoolte allakirjutamist.

1.4. Lepingu allakirjutamise hetkel on Lepingule lisadeks:

1.4.1. lisa 1 – Hankelepingu lähteülesanne;

1.4.2. lisa 2 – Hankelepingute sõlmimise tingimused;

1.4.3. lisa 3 – Töövõtja pakkumus (kättesaadav Tellija dokumendiregistrist,

viitenumber…………).

1.4.4. Projekti rahastus allikas: 9J10-RR20-03112-AVA.

2. Teenuse osutamise tähtaeg

Töövõtja osutab Tellijale punktis 1.2 nimetatud Teenuse vastavalt Töövõtja

pakkumuses esitatud ja hankedokumentidega kooskõlas oleval kuupäeval (so.

xx.xx.2025) ja annab üritusega seotud lõppraporti Tellijale üle hiljemalt 30 päeva peale

ürituse toimumist.

3. Teenuse üleandmine ja tasu suurus

3.1. Töövõtja kulutab Teenuse osutamiseks kuni xx töötundi.

3.2. Tellija tasub teostatud ja vastuvõetud teenuse eest kuni xxxx eurot (lisandub

käibemaks).

4. Poolte kontaktisikud

4.1. Tellija volitatud esindajaks Lepingu tingimuste täitmisel, kontrollimisel ja

vastuvõtmisel on ………, telefon +372 …………. , e-post:

[email protected].

4.2. Töövõtja volitatud esindajaks ja kontaktisikuks on ……, telefon +372 ………, e-post:

.........@..............

Tellija: Töövõtja:

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tiina Uudeberg ……………….

kantsler ……………….