Leping

TÖÖVÕTULEPING nr4-7/25-46-1

Justiits- ja Digiministeerium1, registrikood 70000898, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122

Tallinn, mida esindab kantsler Tõnis Saar, kes tegutseb põhimääruse alusel (edaspidi Tellija),

ja

Miltton Events OÜ, registrikood 10021747, asukoht Telliskivi 60/1, Tallinn, 10412, mida

esindab volituse alusel vanemprojektijuht Toomas Tõnts (edaspidi Töövõtja), keda edaspidi

nimetatakse ka Poolteks, sõlmisid käesoleva teenuse tellimise hankelepingu (edaspidi Leping)

alljärgnevas:

1. Üldsätted ja Lepingu ese

1.1. Leping sõlmitakse Tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke „Ürituskorralduse teenuse

tellimine digiarengu valdkonnale“ (viitenumber 276624) tulemusena 10.05.2024. a

sõlmitud Raamlepingu nr 24.8-2/S/121-1 (edaspidi Raamleping) alusel.

1.2. Lepingu alusel teostatakse teavitusüritust „Elusündmusteenuste VII võrgustikupäev“

(edaspidi Teenus) vastavalt Lepingu lisa 1 kirjeldatud lähteülesandele ja Töövõtja poolt

14.01.2025 esitatud pakkumusele.

1.3. Poolte eelneval kokkuleppel alustab Töövõtja Teenuse osutamist 13.01.2025.

1.4. Leping jõustub pärast Lepingu kõigi osapoolte allakirjutamist.

1.5. Lepingu allakirjutamise hetkel on Lepingule lisatud:

1.5.1. lisa 1 – Hankelepingu lähteülesanne;

1.5.2. lisa 2 – Hankelepingute sõlmimise tingimused.

2. Teenuse osutamise tähtaeg

Töövõtja osutab punktis 1.2 nimetatud Teenuse ja annab selle Tellijale üle hiljemalt 23.01.2025.

3. Teenuse üleandmine ja tasu suurus

3.1. Töövõtja kulutab Teenuse osutamiseks kuni 67 töötundi.

3.2. Tellija tasub teostatud ja vastuvõetud teenuse eest kuni 15 505,55 eurot (lisandub

käibemaks).

4. Poolte kontaktisikud

4.1. Tellija volitatud esindajaks Lepingu tingimuste täitmisel, kontrollimisel ja

vastuvõtmisel on Digiriigi osakonna sündmusteenuste programmijuht Ingrid Kuusik,

telefon +372 5550 2373 , e-post: ingrid.kuusik@justdigi.ee.

4.2. Töövõtja volitatud esindajaks ja kontaktisikuks on vanemprojektijuht Toomas Tõnts,

telefon +372 5067 867, e-post: toomas.tonts@miltton.com.

Tellija: Töövõtja:

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tõnis Saar Toomas Tõnts

kantsler volitatud esindaja

1 Vabariigi Valitsuse seaduse muutmise ja sellega seonduvalt teiste seaduste muutmise seadus (11.12.2024) (https://www.riigiteataja.ee/akt/130122024001) § 10519 lg 11 kohaselt - kõigis õigussuhetes, milles kuni 2024. aasta 31. detsembrini esindas Eesti Vabariiki käesoleva seaduse § 59 lõikes 1 sätestatud valdkonnas Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, loetakse alates 2025. aasta 1. jaanuarist Eesti Vabariigi esindajaks Justiits- ja Digiministeerium

Lugupeetud pakkuja!

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) palub teil esitada pakkumus

„Elusündmusteenuste VII võrgustikupäev“ läbiviimiseks. Ürituse eesmärgiks on temaatiliste

ettekannete, kogemuste tutvustamise, paneelarutelu ja praktilise töötoa läbi tõsta teadmisi

elusündmusteenuste olemusest, võimalustest arendada digiteenuseid ja tutvustada erinevaid

praktikaid.

Pakkuja ülesandeks on tagada ürituse tehniline ettevalmistamine (sh ruumide ja tehnika rent,

toitlustuse korraldamine jmt, osalejate registreerimine).

Teavitusürituse korraldamise eeldatav maksumus on kuni 13 000 eurot (lisandub

käibemaks).

1. TAUSTINFO

Elusündmusteenused on Eesti avalike teenuste osutamise viis. Sündmusteenuse eripära on

teenuste osutamine mitme asutuse koostoimel, kuid lõppkasutajale on keerukus nähtamatu.

Selliselt on võimalik ajada ülevaldkondlike toiminguid mugavalt, lihtsalt ja ajasäästlikult.

Tänaseks on valminud kaheksa elusündmusteenust. Täpsemalt on võimalik tutvuda valminud

ja plaanis olevate sündmusteenustega siin.

Võrgustikupäevasid on korraldatud kuuel korral ning need on toimunud alati kohapealse

osavõtuga. Selle eesmärgiks on olnud võimalikult suur kaasatus ning kogemuste ning

inspiratsiooni jagamine elusündmusteenuste arendamisel.

Ürituse läbiviimist rahastatakse Taaste- ja vastupidavusrahastu (RRF) vahenditest.

2. SIHTRÜHM

Ürituse peamiseks kasusaaja sihtrühmaks on valitsussektori teenistujad (sh keskastmejuhid,

valdkonnajuhid, projektijuhid, eksperdid), lisaks programmi liikmed, kes on koostöös

erasektorist.

3. TOIMUMISAEG JA -KOHT

Ürituse toimumisaeg on soovituslikult 23. jaanuar 2025. a. Toimumise kellaaeg

orienteeruvalt 10.00–17.00 asukohaga Tallinnas. Ürituse asukoha pakub pakkuja,

kooskõlastatakse tellijaga.

4. AJAKAVA

Kell 09.30 – 10.00 Registreerimine ja tervituskohv

Kell 10.00 – 12.00 I sisuplokk (suures ruumis, toolid teatristiilis)

Kell 12.00 – 13.00 lõuna

Kell 13.00 – 14.45 II sisuplokk (suures ruumis, toolid teatristiilis)

Kell 14.45 – 15.00 kohvipaus

Kell 15.00 – 16.30 III sisuplokk (praktiline töötuba, 3 erinevat ruumi grupeeritud laudadega)

Kell 16.30 – 17.00 lõpetamine

5. PAKKUJA ÜLESANDED JA KORRALDUSLIK INFORMATSIOON

5.1. Osalejate registreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine ja

ootenimekirja haldamine.

5.2. Pakkuja valmistab (koostöös tellijaga) ette ja saadab kolm tööpäeva enne teavitusürituse

toimumist eelregistreerunud osalejatele meeldetuletuskirja teavitusürituse toimumise

kohta.

5.3. Pakkuja tohib registreerimisel kogutud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult tellitava

teavitusüritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse koostamiseks.

5.4. Osalejatele nimesiltide tagamine. Nimesiltide lahendus peab olema minimaalse jäätme

tootlusega. Nimesildil peab kajastuma isiku nimi, asutus, MKMi logo ja RRFi logo.

Lisaks teisel pool päevakava. Ürituse keeleks on eesti keel.

5.5. Pakkuja peab tagama (sh kooskõlastama tellijaga) teavitusüritusega seotud slaididel,

salvestusel ning teistel infomaterjalidel visuaalse lahenduse, mis sobitub riigiasutuste

ühtse sümboolikaga, EL toetuste sümboolikaga. RRFi teavitusreeglid on leitavad

järgnevalt lingilt: https://www.rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/taaste-ja-

vastupidavusrahastu-rrf/rrf-teavitusreeglid

5.6. Visuaalne lahendus peab moodustama ühtse terviku, sobituma ürituse eesmärgi ja

sihtrühmaga ning tekitama positiivse emotsiooni üritusel osalejatele.

5.7. Pakkuja vastutab ürituse alguses ja kogu selle kestel esinejate ja moderaatori

assisteerimise (sh vastuvõtmise, registreerimise ning vajadusel tehniku juurde

suunamise, mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga abistamise) eest.

5.8. Pakkuja vastutab esitlusslaidide kogumise ning esinejatega kooskõlastamise eest (sh kas

ettekandeid võib pärast teavitusürituse toimumist osalejatele jagada).

5.9. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast teavitusürituse toimumist peab pakkuja saatma

osalejatele tagasisideküsitluse (sh kooskõlastama eelnevalt tellijaga).

5.10. Üritusel osalejate toitlustuse ja teenindamise korraldamine kuulub pakkuja ülesannete

hulka. Toitlustuses soovime:

5.10.1. tervituskohv ja soolased ning magusad suupisted: jookidest

kohvi, teed ja gaseerimata vett (eelistatult kannudes); suupisteteks sobib

nt võileib, pirukas, täidetud korvikesed, quiche, muffin, puuviljad,

küpsised või muu sarnane näputoit;

5.10.2. lõunasöök buffee stiilis (valikus vähemalt üks vegan ja üks lihaga

toit lisanditega);

5.10.3. kohvipaus: jookidest kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid

snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad vmt);

5.10.4. toitlustuse täpne menüü lepitakse lõplikult kokku tellijaga pärast

eduka pakkuja valimist;

5.10.5. toitlustusteenuse pakkuja peab tagama, et toite tutvustavad sildid

(eelkõige allergeenide kohta, aga võimalusel ka toiteväärtuse kohta) on

üritusel eesti keeles.

5.11. Nõuded ürituse toimumise asukohale ja ruumidele:

5.11.1. olemas koht, kuhu külalised saavad paigutada üleriided;

5.11.2. vajadusel on ürituse jaoks eraldatud ala, kuhu saavad siseneda

ainult registreeritud külalised;

5.11.3. külaliste registreerimise ala;

5.11.4. ühisala esitlussaali vahetus läheduses koos toitlustuse ja

laudadega;

5.11.5. esitlussaali mahtuvus teatristiilis kuni 200 inimest;

5.11.6. esinejatel eraldi lava koos vajalike lahendustega (projektor,

kõnepult, esitlus (süle)arvuti, (paber)tahvel ja markerid, peamikrofone

esinejatele (paneeldiskussiooni ajaks kuni viis tükki,; üks käsimikrofon,

üks saalisekretär, kes haldab käsimikrofoni, kui osalejad soovivad

küsimusi küsida ja kommentaare jagada (kui ei lepita tellijaga kokku

teisiti jne.)

5.12. I ja II sisuplokk toimuvad teatristiilis, III sisuplokk toimub töörühmades - kolm erinevat

lähedalasuasuvat ruumi, kus saaks üksteist segamata töötada ja mis eelnevalt juba valmis

seatud.

6. PAKKUMUSE ESITAMINE

6.1. Pakkuja peab esitama hiljemalt 7.01.2025 kell 17.00 aadressil ingrid.kuusik@mkm.ee

pakkumuse, milles sõnastab esialgse visiooni ürituse ettevalmistamisest ja elluviimisest.

Hilinenud pakkumused ei osale edasises menetluses.

6.2. Tellija juhib tähelepanu, et pakkumus ei pea sisaldama detailset kirjeldust ega

valmiskujul loovlahendust, vaid andma piisava ülevaate pakkuja visioonist ürituse

ettevalmistamisele ja elluviimisele, võimaldades tellijal selgitada välja sobivam

lahendus.

6.3. Pakkumus peab sisaldama:

6.3.1. ülevaadet etappidest ja vajalikest töödest, kuidas ürituse ettevalmistamisele

etteantud ajaraamis läheneda (sealhulgas ootused tellijale) sh hindamiseks

esitatava ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos riskide kaardistamisega

ning ürituse asukoha valiku kirjeldus koos tehniliste lahendustega, pakkuja poolt

vabalt valitud vormis;

6.3.2. ürituse planeerimise ja elluviimise hinnapakkumist (sh hinnangut meeskonna

ajalisele ressursile, mis panustatakse ürituse ettevalmistamise ja elluviimise

perioodil – tuua välja töötundide maht ja maksumus meeskonna kohta tervikuna);

6.4. Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel (sh sisaldama vajaliku ruumi ja

tehnika renti, teavitusürituse tehnilist ettevalmistamist ja teenindamist, toitlustuskulu

kuni 200 inimesele, ning muid eelnevalt nimetamata kulusid, mis on vajalikud

lähteülesandes kirjeldatu realiseerimiseks).

6.5. Pakkumuses tuleb välja tuua toitlustuse maksumus ühe inimese kohta. Toitlustuse eest

tasutakse vastavalt tegelikele kuludele, st osalejate arvu muutumisel muutub vastavalt ka

toitlustuse kogumaksumus.

6.6. Tellija jätab endale õiguse loobuda kululiikidest, kui see on vajalik eeldatava maksumuse

(kuni 13 000 eurot, millele lisandub käibemaks) piires püsimiseks.

6.7. Tellija tasub teenuse eest tegelike kulude alusel. Pakkuja peab pakkumuses märkima

isikust sõltuvate kulude ühikuhinnad ja tähtajad, mis on seotud näiteks toitlustuse

kinnitamise jmt-ga.

6.8. Pakkumus tuleb digitaalselt allkirjastada pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja

poolt. Pakkumuse allkirjastamise ja esitamisega kinnitab pakkuja vastavust muuhulgas

hanke alusdokumentides (sh minikonkursi aluseks oleva raamlepingu hankedokumentide

lisa 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“) esitatud tingimustele.

6.9. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 30 päeva. Pakkumuse jõusoleku

tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkuja peab pakkumuse esitamisel

märkima, milline osa sellest on kaetud ärisaladusega.

6.10. Hankija hindab minikonkursil esitatud pakkumusi vastavalt raamlepingu

hankedokumentide lisas 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ toodud

kriteeriumite alusel.

7. TÖÖDE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

7.1 30 päeva pärast ürituse lõppu, esitab pakkuja ülevaatliku, vabas vormis lõppraporti

teostatud tööde kohta, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest, osalejate tagasiside

analüüsi ning soovitusi tulevikus sarnaste üritustega jätkamiseks.

7.2 Tellija kohustub lõppraporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates lõppraporti esitamise

kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva viie tööpäeva jooksul

pakkujale, kui lõppraport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul

kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse lõppraport tellija poolt heakskiidetuks.

7.3 Töö lõpeb tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamisega tellija ja pakkuja poolt. Akt

on aluseks arve esitamisele.

7.4 Tasu makstakse ühes osas arve alusel hiljemalt 30 päeva pärast akti allkirjastamist tellija

poolt.

7.5 Lähteülesandega seotud küsimustele vastab ning kontaktisikuks on MKM digiriigi

arengu osakonna teenuste valdkonna projektijuht Ingrid Kuusik e-post

ingrid.kuusik@mkm.ee.