Leping

Hanke alusdokumendi lisa 10

Riigihange: „Ürituskorralduse teenuse tellimine digiarengu valdkonnale“

1. Hankelepingute sõlmimise tingimused

1.1. Hankelepingute sõlmimisel lähtub tellija raamlepingust tulenevatest tingimustest.

Konkreetses hankelepingus fikseerib tellija teenuse sisu, teenuse maksumuse ning

vajadusel lähte- ja vahepunktid ja tähtajad teenuse osutamisel.

1.2. Raamlepingu alusel tellimuste esitamisel alla 15 000 euro käibemaksuta eraldi

kirjalikku hankelepingut ei sõlmita. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse

esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis,

üldjuhul e-kirja teel. Kirjalik hankeleping sõlmitakse maksumusest alates 15 000 eurot

käibemaksuta.

1.3. Kui tellimuse maksumus ületab 15 000 eurot km-ta, siis sõlmitakse poolte vahel kirjalik

hankeleping raamlepingus toodud tingimustel.

2. Hankelepingu sõlmimise tingimused kui raamleping on sõlmitud mitme pakkujaga

2.1. Juhul kui raamleping sõlmitakse kahe pakkujaga korraldatakse ürituse korraldamise

vajadusel lepingupartnerite vahel minikonkurss, milles täpsustatakse tellitava ürituste

lähteandmed – tuues välja ürituse nimetus, sihtgrupp, osalejate maksimaalne eeldatav

arv, eeldatav toimumisaeg, toimumiskoha ja ruumide kirjeldus, toitlustusvajadused ja

muu selline ning ürituse korraldamise ulatus (st hankija võib tellida ürituse korraldamist

kas osaliselt või täisteenusena).

2.2. Iga konkreetse hankelepingu sõlmimiseks korraldab tellija minikonkursi, mis alla

30 000 eurot käibemaksuta viiakse läbi e-kirja teel ja alates 30 000 eurost käibemaksuta

riigihangete registris.

2.3. Minikonkurssidel esitatud pakkumuste hindamisel hinnatakse pakkumisi järgmiselt:

2.3.1. 60% pakkumuse sisu ja kvaliteet ning 40% Pakkumuse maksumus,

hindamiskriteeriumide eest antud punktid summeeritakse.

2.3.2. Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) – maksimaalselt 40 väärtuspunkti.

Madalaima teenuse osutamise maksumusega pakkumusele omistatakse 40

väärtuspunkti. Järgmine pakkumus saab punkte proportsionaalselt vähem ja

arvutatakse valemiga: "väärtuspunktid” = “madalaim pakkumuse maksumus” /

“hinnatava Pakkumuse maksumus ” x „40“.

2.3.3. Pakkumuse sisu ja kvaliteeti hinnatakse Tabel 1. nimetatud kahe alamkriteeriumi

alusel, milleks on:

2.3.3.1. „Üritusel osaleja kogemuse ja asukoha valikute kirjeldus“ (30

punkti);

2.3.3.2. „Ürituse korraldamise protsessi kirjeldus“ (30 punkti).

Tabel 1. Kriteeriumi „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ alamkriteeriumid on:

Alamkriteeriumid Punktid Kriteeriumi komponendid

Üritusel osaleja kogemuse

ja asukoha valikute

kirjeldus (sh

asukoha valik, osaleja

teekonna kirjeldus,

valikute selgitused) 30 punkti

• Pakkuja on üritusel osaleja kogemuse kogu ürituse

ulatuses strateegiliselt läbi mõelnud ja

pakkumuses selgelt lahti kirjeldanud.

• Pakkuja on asukoha valikul kaalunud ning

kirjeldanud pakkumuses erinevate

toimumiskohtade plusse ja miinuseid üritusel

osaleja vaates.

• Pakkuja on kirjeldanud Pakkumuses ürituse jaoks

vajalikud tehnilised lahendused.

20 punkti • Pakkumus ei vasta ühele 30 punkti saavutamiseks

vajalikule kriteeriumi komponendile.

10 punkti • Pakkumus ei vasta kahele 30 punkti

saavutamiseks vajalikule kriteeriumi

komponendile.

0 punkti • Pakkumus ei ole seoses lähteülesandes kirjeldatud

eesmärkidega.

Ürituse korraldamise

protsessi kirjeldus

30

• Pakkuja on ürituse korraldamise protsessi

põhjalikult läbimõelnud ning Pakkumuses selgelt

ja arusaadavalt kirjeldanud.

• Pakkuja on pakkumuses esitanud ootused

Hankijale seoses ürituse korraldamise

tähtaegadega.

• Pakkumuses on kirjeldatud tööpõhimõtted, mis

aitavad kaasa ürituse sujuvale ettevalmistamisele

ja toimumisele.

• Pakkuja on läbi mõelnud ja pakkumuses selgelt

kirjeldanud ürituse õnnestumist takistavad riskid

(sh osaleja kogemusega ja protsessiga seonduvad)

ja pakkunud võimalused nende maandamiseks.

20 • Pakkumus ei vasta vähemalt ühele 30 punkti

saavutamiseks vajalikule kriteeriumi

komponendile.

10 • Pakkumuse ei vasta kahele kuni kolmele 30

punkti saavutamiseks vajalikule kriteeriumi

komponendile.

0 • Pakkumus ei ole seoses lähteülesandes kirjeldatud

eesmärkidega.

2.3.4. „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad

Hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Maksimaalselt on igalt

hindamiskomisjoni liikmelt võimalik saada 60 punkti. Liikmete antud punktid

summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Seejärel rakendatakse

väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse

suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste

väärtuspunktid alamkriteeriumi osas leitakse järgmise valemi järgi:

„punktimäär“ = „ hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ / „suurim

aritmeetiline keskmine“ x 60.

2.3.5. Juhul kui nõuetele vastavale pakkumusele omistati hindamiskriteeriumite

„Üritusel osaleja kogemuse ja asukoha valikute kirjeldus“ ja „Ürituse

korraldamise protsessi kirjeldus" osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt

vastavalt 10 punkti ja 10 punkti või vähem, siis Pakkumust minikonkursil

edukaks ei tunnistata1.

2.3.6. Minikonkursil osalemist välistavad tingimused:

2.3.6.1. Töövõtjal ei tohi minikonkursi väljakuulutamise päeva seisuga

olla üle andmata ja tellija poolt vastuvõtmata rohkem kui kolme

hankelepinguga tellituid töid.

3. Hankelepingu sõlmimise tingimused raamlepingu sõlmimisel ühe pakkujaga:

3.1. Kui raamleping on sõlmitud ühe pakkujaga, esitab tellija hankelepingu sõlmimiseks

töövõtjale pakkumuse esitamise ettepaneku koos lähteülesandega, mille alusel töövõtja

esitab hiljemalt viie tööpäeva jooksul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil (e-kirja

teel) pakkumuse.

3.2. Pakkumuses peab olema välja toodud tööde maht töötundides, töö üleandmise tähtaeg.

3.3. Pakkumuse hindamiskriteeriumiks on 100% pakkumuse maksumus.

4. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta:

4.1.1.1. RHS § 116 lõike 1 punkti 1 alusel ja

4.1.1.2. juhul kui on hankelepingu sõlmimise ajaks tellijale teatavaks

saanud uued asjaolud, mis välistavad või muudavad tellijale

hankelepingu sõlmimise lõpule viimise ebaotstarbekaks.

5. Tellijal on õigus nõuda hankelepingu perioodil teenuse osutamise kohta vaheraportit,

mille töövõtja peab esitama 2 (kahe) tööpäeva jooksul.

1 Pakkumuse edukaks mitte tunnistamisel tunnistatakse hankemenetlus kehtetuks.

TÖÖVÕTULEPING nr4-7/25-46-1

Justiits- ja Digiministeerium1, registrikood 70000898, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122

Tallinn, mida esindab kantsler Tõnis Saar, kes tegutseb põhimääruse alusel (edaspidi Tellija),

ja

Miltton Events OÜ, registrikood 10021747, asukoht Telliskivi 60/1, Tallinn, 10412, mida

esindab volituse alusel vanemprojektijuht Toomas Tõnts (edaspidi Töövõtja), keda edaspidi

nimetatakse ka Poolteks, sõlmisid käesoleva teenuse tellimise hankelepingu (edaspidi Leping)

alljärgnevas:

1. Üldsätted ja Lepingu ese

1.1. Leping sõlmitakse Tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke „Ürituskorralduse teenuse

tellimine digiarengu valdkonnale“ (viitenumber 276624) tulemusena 10.05.2024. a

sõlmitud Raamlepingu nr 24.8-2/S/121-1 (edaspidi Raamleping) alusel.

1.2. Lepingu alusel teostatakse teavitusüritust „Elusündmusteenuste VII võrgustikupäev“

(edaspidi Teenus) vastavalt Lepingu lisa 1 kirjeldatud lähteülesandele ja Töövõtja poolt

14.01.2025 esitatud pakkumusele.

1.3. Poolte eelneval kokkuleppel alustab Töövõtja Teenuse osutamist 13.01.2025.

1.4. Leping jõustub pärast Lepingu kõigi osapoolte allakirjutamist.

1.5. Lepingu allakirjutamise hetkel on Lepingule lisatud:

1.5.1. lisa 1 – Hankelepingu lähteülesanne;

1.5.2. lisa 2 – Hankelepingute sõlmimise tingimused.

2. Teenuse osutamise tähtaeg

Töövõtja osutab punktis 1.2 nimetatud Teenuse ja annab selle Tellijale üle hiljemalt 23.01.2025.

3. Teenuse üleandmine ja tasu suurus

3.1. Töövõtja kulutab Teenuse osutamiseks kuni 67 töötundi.

3.2. Tellija tasub teostatud ja vastuvõetud teenuse eest kuni 15 505,55 eurot (lisandub

käibemaks).

4. Poolte kontaktisikud

4.1. Tellija volitatud esindajaks Lepingu tingimuste täitmisel, kontrollimisel ja

vastuvõtmisel on Digiriigi osakonna sündmusteenuste programmijuht Ingrid Kuusik,

telefon +372 5550 2373 , e-post: [email protected].

4.2. Töövõtja volitatud esindajaks ja kontaktisikuks on vanemprojektijuht Toomas Tõnts,

telefon +372 5067 867, e-post: [email protected].

Tellija: Töövõtja:

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tõnis Saar Toomas Tõnts

kantsler volitatud esindaja

1 Vabariigi Valitsuse seaduse muutmise ja sellega seonduvalt teiste seaduste muutmise seadus (11.12.2024) (https://www.riigiteataja.ee/akt/130122024001) § 10519 lg 11 kohaselt - kõigis õigussuhetes, milles kuni 2024. aasta 31. detsembrini esindas Eesti Vabariiki käesoleva seaduse § 59 lõikes 1 sätestatud valdkonnas Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, loetakse alates 2025. aasta 1. jaanuarist Eesti Vabariigi esindajaks Justiits- ja Digiministeerium

Lugupeetud pakkuja!

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) palub teil esitada pakkumus

„Elusündmusteenuste VII võrgustikupäev“ läbiviimiseks. Ürituse eesmärgiks on temaatiliste

ettekannete, kogemuste tutvustamise, paneelarutelu ja praktilise töötoa läbi tõsta teadmisi

elusündmusteenuste olemusest, võimalustest arendada digiteenuseid ja tutvustada erinevaid

praktikaid.

Pakkuja ülesandeks on tagada ürituse tehniline ettevalmistamine (sh ruumide ja tehnika rent,

toitlustuse korraldamine jmt, osalejate registreerimine).

Teavitusürituse korraldamise eeldatav maksumus on kuni 13 000 eurot (lisandub

käibemaks).

1. TAUSTINFO

Elusündmusteenused on Eesti avalike teenuste osutamise viis. Sündmusteenuse eripära on

teenuste osutamine mitme asutuse koostoimel, kuid lõppkasutajale on keerukus nähtamatu.

Selliselt on võimalik ajada ülevaldkondlike toiminguid mugavalt, lihtsalt ja ajasäästlikult.

Tänaseks on valminud kaheksa elusündmusteenust. Täpsemalt on võimalik tutvuda valminud

ja plaanis olevate sündmusteenustega siin.

Võrgustikupäevasid on korraldatud kuuel korral ning need on toimunud alati kohapealse

osavõtuga. Selle eesmärgiks on olnud võimalikult suur kaasatus ning kogemuste ning

inspiratsiooni jagamine elusündmusteenuste arendamisel.

Ürituse läbiviimist rahastatakse Taaste- ja vastupidavusrahastu (RRF) vahenditest.

2. SIHTRÜHM

Ürituse peamiseks kasusaaja sihtrühmaks on valitsussektori teenistujad (sh keskastmejuhid,

valdkonnajuhid, projektijuhid, eksperdid), lisaks programmi liikmed, kes on koostöös

erasektorist.

3. TOIMUMISAEG JA -KOHT

Ürituse toimumisaeg on soovituslikult 23. jaanuar 2025. a. Toimumise kellaaeg

orienteeruvalt 10.00–17.00 asukohaga Tallinnas. Ürituse asukoha pakub pakkuja,

kooskõlastatakse tellijaga.

4. AJAKAVA

Kell 09.30 – 10.00 Registreerimine ja tervituskohv

Kell 10.00 – 12.00 I sisuplokk (suures ruumis, toolid teatristiilis)

Kell 12.00 – 13.00 lõuna

Kell 13.00 – 14.45 II sisuplokk (suures ruumis, toolid teatristiilis)

Kell 14.45 – 15.00 kohvipaus

Kell 15.00 – 16.30 III sisuplokk (praktiline töötuba, 3 erinevat ruumi grupeeritud laudadega)

Kell 16.30 – 17.00 lõpetamine

5. PAKKUJA ÜLESANDED JA KORRALDUSLIK INFORMATSIOON

5.1. Osalejate registreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine ja

ootenimekirja haldamine.

5.2. Pakkuja valmistab (koostöös tellijaga) ette ja saadab kolm tööpäeva enne teavitusürituse

toimumist eelregistreerunud osalejatele meeldetuletuskirja teavitusürituse toimumise

kohta.

5.3. Pakkuja tohib registreerimisel kogutud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult tellitava

teavitusüritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse koostamiseks.

5.4. Osalejatele nimesiltide tagamine. Nimesiltide lahendus peab olema minimaalse jäätme

tootlusega. Nimesildil peab kajastuma isiku nimi, asutus, MKMi logo ja RRFi logo.

Lisaks teisel pool päevakava. Ürituse keeleks on eesti keel.

5.5. Pakkuja peab tagama (sh kooskõlastama tellijaga) teavitusüritusega seotud slaididel,

salvestusel ning teistel infomaterjalidel visuaalse lahenduse, mis sobitub riigiasutuste

ühtse sümboolikaga, EL toetuste sümboolikaga. RRFi teavitusreeglid on leitavad

järgnevalt lingilt: https://www.rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/taaste-ja-

vastupidavusrahastu-rrf/rrf-teavitusreeglid

5.6. Visuaalne lahendus peab moodustama ühtse terviku, sobituma ürituse eesmärgi ja

sihtrühmaga ning tekitama positiivse emotsiooni üritusel osalejatele.

5.7. Pakkuja vastutab ürituse alguses ja kogu selle kestel esinejate ja moderaatori

assisteerimise (sh vastuvõtmise, registreerimise ning vajadusel tehniku juurde

suunamise, mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga abistamise) eest.

5.8. Pakkuja vastutab esitlusslaidide kogumise ning esinejatega kooskõlastamise eest (sh kas

ettekandeid võib pärast teavitusürituse toimumist osalejatele jagada).

5.9. Hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast teavitusürituse toimumist peab pakkuja saatma

osalejatele tagasisideküsitluse (sh kooskõlastama eelnevalt tellijaga).

5.10. Üritusel osalejate toitlustuse ja teenindamise korraldamine kuulub pakkuja ülesannete

hulka. Toitlustuses soovime:

5.10.1. tervituskohv ja soolased ning magusad suupisted: jookidest

kohvi, teed ja gaseerimata vett (eelistatult kannudes); suupisteteks sobib

nt võileib, pirukas, täidetud korvikesed, quiche, muffin, puuviljad,

küpsised või muu sarnane näputoit;

5.10.2. lõunasöök buffee stiilis (valikus vähemalt üks vegan ja üks lihaga

toit lisanditega);

5.10.3. kohvipaus: jookidest kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid

snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad vmt);

5.10.4. toitlustuse täpne menüü lepitakse lõplikult kokku tellijaga pärast

eduka pakkuja valimist;

5.10.5. toitlustusteenuse pakkuja peab tagama, et toite tutvustavad sildid

(eelkõige allergeenide kohta, aga võimalusel ka toiteväärtuse kohta) on

üritusel eesti keeles.

5.11. Nõuded ürituse toimumise asukohale ja ruumidele:

5.11.1. olemas koht, kuhu külalised saavad paigutada üleriided;

5.11.2. vajadusel on ürituse jaoks eraldatud ala, kuhu saavad siseneda

ainult registreeritud külalised;

5.11.3. külaliste registreerimise ala;

5.11.4. ühisala esitlussaali vahetus läheduses koos toitlustuse ja

laudadega;

5.11.5. esitlussaali mahtuvus teatristiilis kuni 200 inimest;

5.11.6. esinejatel eraldi lava koos vajalike lahendustega (projektor,

kõnepult, esitlus (süle)arvuti, (paber)tahvel ja markerid, peamikrofone

esinejatele (paneeldiskussiooni ajaks kuni viis tükki,; üks käsimikrofon,

üks saalisekretär, kes haldab käsimikrofoni, kui osalejad soovivad

küsimusi küsida ja kommentaare jagada (kui ei lepita tellijaga kokku

teisiti jne.)

5.12. I ja II sisuplokk toimuvad teatristiilis, III sisuplokk toimub töörühmades - kolm erinevat

lähedalasuasuvat ruumi, kus saaks üksteist segamata töötada ja mis eelnevalt juba valmis

seatud.

6. PAKKUMUSE ESITAMINE

6.1. Pakkuja peab esitama hiljemalt 7.01.2025 kell 17.00 aadressil [email protected]

pakkumuse, milles sõnastab esialgse visiooni ürituse ettevalmistamisest ja elluviimisest.

Hilinenud pakkumused ei osale edasises menetluses.

6.2. Tellija juhib tähelepanu, et pakkumus ei pea sisaldama detailset kirjeldust ega

valmiskujul loovlahendust, vaid andma piisava ülevaate pakkuja visioonist ürituse

ettevalmistamisele ja elluviimisele, võimaldades tellijal selgitada välja sobivam

lahendus.

6.3. Pakkumus peab sisaldama:

6.3.1. ülevaadet etappidest ja vajalikest töödest, kuidas ürituse ettevalmistamisele

etteantud ajaraamis läheneda (sealhulgas ootused tellijale) sh hindamiseks

esitatava ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos riskide kaardistamisega

ning ürituse asukoha valiku kirjeldus koos tehniliste lahendustega, pakkuja poolt

vabalt valitud vormis;

6.3.2. ürituse planeerimise ja elluviimise hinnapakkumist (sh hinnangut meeskonna

ajalisele ressursile, mis panustatakse ürituse ettevalmistamise ja elluviimise

perioodil – tuua välja töötundide maht ja maksumus meeskonna kohta tervikuna);

6.4. Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel (sh sisaldama vajaliku ruumi ja

tehnika renti, teavitusürituse tehnilist ettevalmistamist ja teenindamist, toitlustuskulu

kuni 200 inimesele, ning muid eelnevalt nimetamata kulusid, mis on vajalikud

lähteülesandes kirjeldatu realiseerimiseks).

6.5. Pakkumuses tuleb välja tuua toitlustuse maksumus ühe inimese kohta. Toitlustuse eest

tasutakse vastavalt tegelikele kuludele, st osalejate arvu muutumisel muutub vastavalt ka

toitlustuse kogumaksumus.

6.6. Tellija jätab endale õiguse loobuda kululiikidest, kui see on vajalik eeldatava maksumuse

(kuni 13 000 eurot, millele lisandub käibemaks) piires püsimiseks.

6.7. Tellija tasub teenuse eest tegelike kulude alusel. Pakkuja peab pakkumuses märkima

isikust sõltuvate kulude ühikuhinnad ja tähtajad, mis on seotud näiteks toitlustuse

kinnitamise jmt-ga.

6.8. Pakkumus tuleb digitaalselt allkirjastada pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja

poolt. Pakkumuse allkirjastamise ja esitamisega kinnitab pakkuja vastavust muuhulgas

hanke alusdokumentides (sh minikonkursi aluseks oleva raamlepingu hankedokumentide

lisa 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“) esitatud tingimustele.

6.9. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 30 päeva. Pakkumuse jõusoleku

tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkuja peab pakkumuse esitamisel

märkima, milline osa sellest on kaetud ärisaladusega.

6.10. Hankija hindab minikonkursil esitatud pakkumusi vastavalt raamlepingu

hankedokumentide lisas 10 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ toodud

kriteeriumite alusel.

7. TÖÖDE ÜLEANDMINE JA VASTUVÕTMINE

7.1 30 päeva pärast ürituse lõppu, esitab pakkuja ülevaatliku, vabas vormis lõppraporti

teostatud tööde kohta, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest, osalejate tagasiside

analüüsi ning soovitusi tulevikus sarnaste üritustega jätkamiseks.

7.2 Tellija kohustub lõppraporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates lõppraporti esitamise

kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva viie tööpäeva jooksul

pakkujale, kui lõppraport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul

kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse lõppraport tellija poolt heakskiidetuks.

7.3 Töö lõpeb tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamisega tellija ja pakkuja poolt. Akt

on aluseks arve esitamisele.

7.4 Tasu makstakse ühes osas arve alusel hiljemalt 30 päeva pärast akti allkirjastamist tellija

poolt.

7.5 Lähteülesandega seotud küsimustele vastab ning kontaktisikuks on MKM digiriigi

arengu osakonna teenuste valdkonna projektijuht Ingrid Kuusik e-post

[email protected].