Üldkäskkiri

KÄSKKIRI

Tallinn 30.11.2022 nr 1-1/79

Kommunikatsiooniosakonna põhimäärus

Siseministri 17. veebruari 2020. a määruse nr 8 “Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse põhimäärus” § 10 lõike 1 punkti 9 ja lõike 2 alusel, kooskõlas peadirektori 28. novembri 2022. aasta käskkirjaga nr 1-1/75 „Inimeste ja kultuuri valdkonna põhimäärus“ kehtestan kommunikatsioonisakonna põhimääruse:

1. ÜLDSÄTTED

1.1 Kommunikatsiooniosakond (edaspidi osakond) on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse (edaspidi keskus) all-struktuuriüksus.

1.2 Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. 1.3 Osakonna tegevus toimub koostöös keskuse struktuuriüksustega vastavalt keskuse

tegevuskavale ja osakonna tööplaanile ning peadirektorilt ja peadirektori asetäitjalt inimeste ja kultuuri valdkonnas (edaspidi peadirektori asetäitja) saadud ülesannetele.

2. OSAKONNA ÜLESANDED

2.1 Osakonna põhiülesandeks on keskuse kommunikatsioonitegevuse eesmärgipärane korraldamine ja koordineerimine, sh asutuse tuntuse ning maine tõstmine. Osakond koordineerib sise- ja väliskommunikatsioonialast tegevust, sh meediasuhteid ning on

eestvedajaks keskuse ürituste korraldamisel tagades seeläbi keskusele seatud eesmärkide täitmise.

2.2 Oma põhiülesande täitmiseks osakond: 2.2.1 korraldab ja koordineerib keskuse meediasuhtlust, sh sotsiaalmeedia kontode ja välisveeb i

haldamist ning suhtlust ajakirjandusega;

2.2.2 korraldab ja arendab keskuse sisekommunikatsiooni, sh ajakohastab siseveebi; 2.2.3 haldab ja ajakohastab välisveebi ja teisi välist suhtlust toetavaid kanaleid;

2.2.4 korraldab partneritele, avalikkusele ja keskuse töötajatele suunatud üritusi;

2.2.5 korraldab keskuse avaliku kuvandi kujundamist, sh arvamusartiklite avaldamist ja SMITi

esindamist keskuse tegevusvaldkonna konverentsidel, messidel jms. ürituste l; 2.2.6 korraldab trüki-, video- ja teiste reklaamimaterjalide tellimist; 2.2.7 osaleb valdkondlikes töögruppides ja juhtrühmades;

2.2.8 vajadusel korraldab väliskülaliste vastuvõtmise ja vajaliku teeninduse; 2.2.9 tagab organisatsiooni strateegiliste eesmärkide täitmiseks vajaliku informatsiooni

kättesaadavuse; 2.2.10 tagab valdkonda reguleerivate juhendite väljatöötamise ja ajakohastamise; 2.2.11 nõustab, koolitab ja juhendab asustuse töötajaid oma valdkonnas;

2.2.12 haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud riske; 2.2.13 koordineerib kingituste ja meenete soetamist keskuse töötajatele ja partneritele;

2.2.14 koostab, ajakohastab ja haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni.

3. OSAKONNA KOOSSEIS JA JUHTIMINE

3.1 Osakonna koosseisu kinnitab peadirektor. 3.2 Osakonda juhib kommunikatsioonijuht, kes allub peadirektori asetäitjale. 3.3 Kommunikatsioonijuht juhib tema vahetus alluvuses olevate töötajate kaudu osakonna

tööd, tagab osakonna ülesannete täitmise ning vastutab osakonnale pandud ülesanne te õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest, tagades seeläbi keskuse eesmärkide täitmise.

3.4 Töötajate tööülesanded on sätestatud töölepingutes.

3.5 Töötajad vastutavad neile töölepinguga pandud tööülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest.

3.6 Kommunikatsioonijuhi äraolekul asendab teda koos kõigi sellest tulenevate õiguste ja kohustustega kommunikatsioonijuhi poolt määratud töötaja.

3.7 Kommunikatsioonijuhi ülesandeks on: 3.7.1 luua osakonna töötajatest meeskond, kelle töö tulemusena on tagatud keskuse eesmärkide,

tööplaani ning prioriteetide täitmine; 3.7.2 koordineerida põhiülesannete täitmisega seotud koostööd teiste osakondadega; 3.7.3 hinnata ja kaaluda osakonna põhiülesannetega seotud riske;

3.7.4 tagada peadirektori ning peadirektori asetäitja poolt antud korralduste täitmine ja probleemide ilmnemisel esitada neile lahendusettepanekud;

3.7.5 iga-aastaselt püstitada ja ajakohastada tulemusmõõdikud osakonna igas põhiülesandega seotud valdkonnas;

3.7.6 hinnata objektiivselt osakonna töötajate töö tulemusi ja anda töö tulemuste kohta

tagasisidet; 3.7.7 esindada või korraldada osakonna esindamine osakonnale pandud ülesannete täitmise l

erinevates töörühmades, komisjonides, projektides; 3.7.8 avaldada ja anda osakonna nimel arvamusi ning kooskõlastusi; 3.7.9 osaleda keskuse eelarveprotsessis oma osakonna eelarvet planeerides ning analüüsides

osakonna eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid; 3.7.10 taotleda osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud

vahendite sihtotstarbeline kasutamine; 3.7.11 taotleda osakonna töötajate erialase kompetentsuse tõstmiseks täiendkoolitusi; 3.7.12 teha ettepanekuid töötajate tööle võtmiseks, vabastamiseks, edutamiseks, töötasu ja

toetuste määramiseks, ergutuste kohaldamiseks ja muude personalialaste toimingute tegemiseks;

3.7.13 tagada kahesuunaline infoliikumine, sh edastada osakonna töötajatele juhtkonnalt ja teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

3.7.14 tagada osakonna põhiülesande täitmisega seotud lepinguprojektide ettevalmistamine ja

kooskõlastamine ning sõlmitud lepingute täitmise kontrollimine; 3.7.15 täita muid keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalikke ülesandeid.

3.8 Kommunikatsioonijuhil on õigus:

3.8.1 allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju; 3.8.2 sõlmida, muuta ja lõpetada keskuse nimel oma osakonna põhiülesande täitmisega seotud

valdkonnas talle kinnitatud eelarve piires kuni 29 999,99 eurose maksumusega (ilma

käibemaksuta) lepinguid asjade ostmiseks ning teenuste tellimiseks; 3.8.3 saada teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid

vastavalt kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele; 3.8.4 komplekteerida osakonna koosseis ja otsustada personali sobivuse üle.

3.9 Kommunikatsioonijuht vastutab: 3.9.1 keskuse põhimääruse, inimeste ja kultuuri valdkonna põhimääruse ja osakonna

põhimäärusega osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest;

3.9.2 osakonna põhiülesannete täitmisega seotud dokumentatsiooni koostamise, ajakohastamise

ja haldamise eest; 3.9.3 osakonna oodatavate töötulemuste saavutamise ja asjakohaste mõõdikute seadmise eest;

3.9.4 osakonna poolt lisaväärtuse loomise eest põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas tervikuna;

3.9.5 sobivate kompetentsidega töötajate värbamise, arendamise (sh koolitamise) ja

motiveerimise eest. 4. RAKENDUSSÄTTED

4.1 Tunnistan kehtetuks peadirektori 03. märtsi 2021. aasta käskkirja nr 1-1/7

„Kommunikatsiooniosakonna põhimäärus“. 4.2 Käskkiri jõustub alates 1. detsmbrist 2022. aastal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mart Nielsen

peadirektor