Tere, Eva!

Esitatud dokumentide järgi palume täiendusi:

1. Puuduvad dokumendid ja kuluaruande täiendamine

• * Palgateatised ja tööajatabelid. Kuna tehtud lepingutes ei ole tööülesanded ja tööpropotsioonid määratud, tuleb täita tööajatabelid. Seetõttu soovitasime need lepingutes paika panna, et seda kohtustust ei tekiks.
• * Korrektselt täidetud kuluaruanne. Kuluaruande kuluteksti tuleb täiendada nii, et oleks arusaadav, mille alusel ja kuidas on konkreetse kuu töötasu arvestatud.
• * Dokumendi nimetus peab olema unikaalne.
• * Palume täpsustada, millal on töötasudelt maksud tasutud. Kas maksete kuupäev oli aruandes märgitud 30.09.2026?
• * Kuluaruandesse tuleb lisada ka 7% üldkulude arvestus.

2. Personalikulude põhjendatus ja tööülesanded

• * Palume esitada I. Sindi ametijuhend ning täpsustada, milliseid projektiga seotud tööülesandeid ta täidab.
• * Kahe töötaja tööülesannetesse on märgitud projektijuhtimine. Palume selgitada, miks on projektijuhtimise ülesanded jagatud kahe töötaja vahel ning milles seisnevad nende erinevad vastutusalad ja tööülesanded.
• * Palume välja tuua miks on administratiivne abi kaetud projektijuhtimise eelarvest.

Viimase punkti puhul tuleb arvestada, et administratiivsed ja muud projekti üldise korraldamisega seotud kulud on kaudsed kulud ning need tuleb katta 7% ühtse määra alusel. Neid ei saa kajastada otseste personalikuludena, kui tegemist on kaudsete kuludega.

Abikõlblikkuse hindamisel tuleb lähtuda Šveitsi kinnitatud käskkirjast ja Šveitsi regulatsioonist. Lisaks on asjakohased järgmised TAT määruse sätted:

• * Punkt 7.6: personalikulud on abikõlblikud, kui vastavad funktsioonid või ülesanded on tõendatult vajalikud ning ette nähtud TAT eelarves.
• * Punkt 7.7: otsene personalikulu on tegevuse rakendamisega otseselt seotud kulu, mille seost tegevusega on võimalik tõendada.
• * Punkt 7.7.1: abikõlblik on palk proportsionaalselt tegevuse heaks töötatud ajaga.
• * Punkt 7.9: kaudsed kulud on abikõlblikud 7% ulatuses otsestest kuludest.
• * Punkt 7.10: kaudsed kulud ei tohi hõlmata abikõlblikke otseseid kulusid.
• * Punkt 7.11: kaudsete kulude hulka kuuluvad muu hulgas raamatupidamine, sekretäri- ja personalitöö, juriidiline nõustamine, IT-tugi, muu abistav töö ning riigihangete ja ostumenetluste korraldamine.

Eesmärk on saada dokumendid, et hinnata personalikulude otsest seost projekti tegevustega ning kontrollida kulude kajastamise vastavust abikõlblikkuse tingimustele.

Pakun kohtumiseks 9 või 10.11 peale 11.30.

Head

Tere!

Hea meelega räägiks teiega üle tekkinud küsimused, et edaspidi läheks kõik sujuvamalt. Sel nädalal olen hõivatud vaid neljapäeval kl 11-12 ja 13-14 ning reedel terve päev. Ülejäänud ajad saan sobima panna, sealhulgas ka täna.

Kõike head! | Best regards,

Eva Valdna
Teadusassistent | Research Assistant
TLÜ Ühiskonnateaduste instituut | TLU School of Governance, Law and Society
Tallinna Ülikool | Tallinn University
Uus-Sadama 5, M-501
+372 56204486

www.tlu.ee/yti | www.tlu.ee/en/yti

Kontakt Maarja Jõgioja - SOM (<[email protected]>) kirjutas kuupäeval E, 26. oktoober 2026 kell 13:44:

Tere, Eva!

 

Oled liikmena kirjas kuidas saatsin uuesti, et saaksid läbi meili sisenda. Panen ka uuesti juhendi.

 

Palun lähtuda projekti rahastamistingimustest, mille kohaselt moodustavad kaudsed kulud 7% ning maksetaotlustes kajastatakse ainult otsesed kulud. See on kirjas toetuse andmise tingimustes (TAT) ning seda saab üle vaadata ka infotunni salvestusest.

Kui töölepingutes on kaudsed kulud kajastatud tööülesannete osana, tuleb vastavad dokumendid rahastamistingimustega kooskõlla viia ja vajadusel korrigeerida.

Palun lepime pärast Sinu puhkust kokku kohtumisaja, et saaksime dokumendid ühiselt üle vaadata ja tagada nende korrektse esitamise.

 

Head

 

Maarja Jõgioja projektijuht Sotsiaalministeerium

 

From: Eva Valdna <[email protected]>
Sent: Monday, October 26, 2026 1:19 PM
To: Maarja Jõgioja - SOM <[email protected]>
Cc: Sirje Suviste - SOM <[email protected]>; martsin <[email protected]>
Subject: Re: Šveitsi projekt maksearuanne 15.10

 

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere!

Aitäh kiire vastuse eest! Väga vabandan, et ei leidnud õiget maksetaotluse vormi üles. Lisan õige vormi manusena.

Tallinna Ülikooli majanduseeskirja alusel ei arvestata õppearendusprojektidelt üldkululõivu. Seega ei lisatud taotluses eelarvesse üldkulu rida ja ma saan aru, et meil pole ka alust kaudseid kulusid maksetaotlusesse lisada. Administratiivne abi on kaetud projektijuhtimise eelarve alt. 

 

Hetkel puudub mul ligipääs projektipesale. Palun mulle see võimaldada.

 

Viibin sel nädalal puhkusel ja vastan kirjadele viitega, seega palun kiiretes küsimustes pöörduda Inga Mäemetsa poole (+372 6199 956. [email protected]), kes saab samuti lisadokumente edastada ja küsimustele vastata.

 

Kõike head! | Best regards,

Eva Valdna
Teadusassistent | Research Assistant
TLÜ Ühiskonnateaduste instituut | TLU School of Governance, Law and Society
Tallinna Ülikool | Tallinn University
Uus-Sadama 5, M-501
+372 56204486

www.tlu.ee/yti | www.tlu.ee/en/yti

 

 

Kontakt Maarja Jõgioja - SOM (<[email protected]>) kirjutas kuupäeval R, 23. oktoober 2026 kell 16:24:

Tere, Eva!

 

Sain dokumendid Delta kaudu kätte. Palun lähtuda infotunnil  tutvustatud ja kirjalikult edastatud juhistest.

Andmekaitse seisukohast tundlikud dokumendid palun edaspidi saata otse e-posti teel manusena. Ülejäänud kuludokumendid saab esitada projektipesas TLÜ kuludokumentide kaustas ehk mitte läbi Delta.

Võtame praegu esitatud dokumendid kontrollimiseks vastu, kuid palume esitada aruanne korrektselt täidetud ja kokkulepitud vormil. Oleme vormi teile varem edastanud, infotunnil tutvustanud ning see on kättesaadav ka projektipesas. Lisan vormi igaks juhuks uuesti käesolevale kirjale. Esmase ülevaatuse käigus tekkis ka küsimus, kas teie raamatupidamises on arvestatud tegevustel ette nähtud 7% kaudsed kulud. Palun vaadata see samuti üle.

Palun edaspidi juhiseid järgida ning küsimuste korral need enne dokumentide esitamist läbi rääkida. Nii saame tagada sujuvama menetlemise ja vältida korduvat täpsustamist ja ümber tegemist.

Vaatame ülejäänud esitatud dokumendid järgmise nädala jooksul läbi ja anname teada, kui midagi vajab täiendamist või parandamist.

Kuna maksetaotlust ei ole enam võimalik sel kuul esitada, saame dokumentide korrastamise järel lisada teie kulud järgmise kuu koondmaksetaotlusesse teistest koolidest eraldi.

 

Head

 

Maarja Jõgioja projektijuht Sotsiaalministeerium

 

From: Maarja Jõgioja - SOM
Sent: Friday, October 23, 2026 3:40 PM
To: 'Eva Valdna' <[email protected]>
Cc: Sirje Suviste - SOM <[email protected]>
Subject: RE: Šveitsi projekt maksearuanne 15.10

 

Tere, Eva!

 

Sinu saadetud e-kirjaga ei ole dokumente kaasas ning neid ei ole ka projektipesas teie kaustas.

Kas saad palun täpsustada, kuhu dokumendid on üles laaditud või saadetud ning kust leian meilis küsitud info?

 

Head

 

Maarja Jõgioja projektijuht Sotsiaalministeerium

 

From: Eva Valdna <[email protected]>
Sent: Friday, October 23, 2026 3:09 PM
To: Maarja Jõgioja - SOM <[email protected]>
Cc: Sirje Suviste - SOM <[email protected]>
Subject: Re: Šveitsi projekt maksearuanne 15.10

 

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere!

 

Tänan kiire vastuse eest! Dokumendid on teile saadetud. Loodan, et kõik vajalik info on olemas ja edaspidi pean tähtaegadest kinni.

 

Kõike head! | Best regards,

Eva Valdna
Teadusassistent | Research Assistant
TLÜ Ühiskonnateaduste instituut | TLU School of Governance, Law and Society
Tallinna Ülikool | Tallinn University
Uus-Sadama 5, M-501
+372 56204486

www.tlu.ee/yti | www.tlu.ee/en/yti

 

 

Kontakt Maarja Jõgioja - SOM (<[email protected]>) kirjutas kuupäeval N, 22. oktoober 2026 kell 12:49:

Tere!

 

Te ei ole ka infot andud, et teid saaks partneriks lisada:

Palun partneritel, kes ei ole seda veel teinud, edastada ka järgmine info, et RTK saaks vajalikud andmed e-toetuste süsteemi sisestada:

• * pangakonto number kulude hüvitamiseks;
• * kas käibemaks on teie organisatsiooni jaoks abikõlblik kulu;
• * kas kaupade ja teenuste ostmiseks tuleb teie organisatsioonis läbi viia riigihange.

Palun saada kõik mulle ja Sirjele, kuna koondmakse on juba kokku pandud, siis küll ei ole kindel, et saame selle see kuu veel lisada. Palun saada esimesel võimalusel, et saaksime vähemalt näha kas on veel küsimusi ja saada ka palun ülejäänud küsitud info.

Esimese kuluaruande esitamisel palun lisada:

• * töötaja põhileping;
• * töölepingu lisa, milles on välja toodud periood ja projektist lähtuvad tööülesanded ning koormus(soovitavalt 0.x vormis)
• * Lisaks palun esitada väljavõte raamatupidamise sise-eeskirjast, kus on märgitud, kuidas projekti kulusid ja tulusid eristatakse toetuse saaja muudest kuludest
• * lisada maksetaotlusele ka maksekorraldus.
• * raamatupidamise väljavõttes kirjeldada, milliste tunnuste alusel eristatakse raamatupidamises Šveitsi projekti kulusid.
• * olla valmis esitada SAP-BO aruandest  tekkepõhiste detailsete tehingute väljavõte koos raamatupidamiskontodega.

 

 

Head

 

Maarja Jõgioja projektijuht Sotsiaalministeerium

 

From: Eva Valdna <[email protected]>
Sent: Thursday, October 22, 2026 12:41 PM
To: Maarja Jõgioja - SOM <[email protected]>
Subject: Re: Šveitsi projekt maksearuanne 15.10

 

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere!

 

Vabandan, et Tallinna Ülikool on oma esimese maksetaotluse esitamisega viibinud. Tegime esimesed kulud septembris ja tahaksin nüüd maksetaotluse koos dokumentidega edastada, kuna aga seal hulgas on ka töölepingud, siis kasutaks DHXi. Millist aadressi selleks kasutama peaksin?

 

Veel kord vabandused hilinemise pärast ja jään vastust ootama.

 

Kõike head! | Best regards,

Eva Valdna
Teadusassistent | Research Assistant
TLÜ Ühiskonnateaduste instituut | TLU School of Governance, Law and Society
Tallinna Ülikool | Tallinn University
Uus-Sadama 5, M-501
+372 56204486

www.tlu.ee/yti | www.tlu.ee/en/yti

 

 

Kontakt Maarja Jõgioja - SOM (<[email protected]>) kirjutas kuupäeval P, 20. september 2026 kell 15:04:

Tere!

 

Tuletan meelde, et maksetaotluste esitamise tähtaeg on hiljemalt 15. oktoober.

SharePointis on piiratud kaustade ligipääsude lahendamine on veel pooleli. Seetõttu palun esitage kuludokumendid ka seekord e-posti teel.

 

Palun partneritel, kes ei ole seda veel teinud, edastada ka järgmine info, et RTK saaks vajalikud andmed e-toetuste süsteemi sisestada:

• * pangakonto number kulude hüvitamiseks;
• * kas käibemaks on teie organisatsiooni jaoks abikõlblik kulu;
• * kas kaupade ja teenuste ostmiseks tuleb teie organisatsioonis läbi viia riigihange.

 

Töölepingute lisad

Töölepingute lisade koostamisel palun lähtuda sellest, et projektiga seotud tööülesanded oleksid selgelt kirjeldatud. Kaudsete kulude alla kuuluvaid tegevusi palun mitte tööülesannetena välja tuua.

Tuletan meelde, et kulud on abikõlblikud alates partneriga koostöölepingu sõlmimise kuupäevast kuni lepingu lõppemiseni.

Kui teie töötajad täidavad projekti raames tegevustega seotud lisaülesandeid, palun kajastada lisatasu käskkirjas selgelt töö sisu ja  seos projektiga.

 

Näidisena töölepingute lisa vormistamise osas mida saab teile sobivaks sõnastada:

2. Töökoormus ja ametikoht

Alates 1. juulist 2025 töötab töötaja järgmiselt:

• * 0,5 ametikohta koordinaatori ametikohal /asutuse nimi/ põhitegevus (tähtajatu)
• * 0,5 ametikohta projektijuhi ametikohal projektis /projekti nimi ja rahastaja/ perioodil 01.07.2025-31.05.2027

 

5. Töötasu

Töötaja töötasu koosneb kahest osast vastavalt ametikohtade ja töökoormuse jaotusele:

• * 0,5 ametikohta koordinaatori ametikohal /asutuse nimi/ makstakse töötasu summas 600 eurot bruto;
• * 0,5 ametikohta projektijuhi ametikohal projektis /projekti nimi ja rahastaja/ makstakse töötasu 600 eurot bruto, perioodil

 

 

Esimese kuluaruande esitamisel palun lisada:

• * töötaja põhileping;
• * töölepingu lisa, milles on välja toodud periood ja projektist lähtuvad tööülesanded ning koormus(soovitavalt 0.x vormis)
• * Lisaks palun olla valmis esitada väljavõte raamatupidamise sise-eeskirjast, kus on märgitud, kuidas projekti kulusid ja tulusid eristatakse toetuse saaja muudest kuludest
• * lisada maksetaotlusele ka maksekorraldus.
• * raamatupidamise väljavõttes kirjeldada, milliste tunnuste alusel eristatakse raamatupidamises Šveitsi projekti kulusid.
• * olla valmis esitada SAP-BO aruandest  tekkepõhiste detailsete tehingute väljavõte koos raamatupidamiskontodega.

 

 

Head

 

Maarja Jõgioja projektijuht Sotsiaalministeerium

 

From: Maarja Jõgioja - SOM
Sent: Tuesday, July 7, 2026 7:24 AM
To: mariann.martsin <[email protected]>; [email protected]; Monika Kumm <[email protected]>; [email protected]; Jaanika Kirs <[email protected]>; Helen Kool <[email protected]>; Signe Valdma <[email protected]>; [email protected]; Merle Mäesalu <[email protected]>; Janne Tamm <[email protected]>; Ester Siirak <[email protected]>; Maarika Asi <[email protected]>; [email protected]
Subject: Šveitsi projekt maksearuanne

 

Tere!

 

Tuletan meelde, et ootame esimesi maksearuandeid hiljemalt 15.07.

Kuna SharePointi haldav töötaja ei ole veel tööle asunud, palun saatke maksearuanded ja kuludokumendid esialgu e-posti teel mulle ja Sirjele. Loodame selle järgmise aruandeperioodi ajaks lahendada.

 

Vabandame, et vastuste edastamine on võtnud aega. Puhkuste ning RTK-ga toimunud arutelude tõttu on vastuste kooskõlastamine veninud.

 

1. 1. Maksearuanne tuleb esitada ainult juhul, kui projekti raames on tekkinud kulud (nt otsesed personalikulud). Vajaduse korral küsime täiendavaid selgitusi või kuludokumente.
2. 2. Palun lähtuda oma organisatsooni hankemenetlusest.
3. 3. Projektis kasutatakse TEA (tekkepõhine arvestus) põhimõtet ning SÜH (standardiseeritud ühikuhind) teie tegevustele ei kohaldu.
4. 4. Simulatsioonõppe õpperuumi sisustamine

Õppetööks vajalik inventar (nt simulatsiooniks kasutatav elutoa mööbel) võib olla abikõlblik otsene kulu, kui see on eelarves ette nähtud, projekti eesmärkide saavutamiseks vajalik, nõuetekohaselt dokumenteeritud ning ostmisel on järgitud hanke- ja ostumenetluse nõudeid. Oluline on dokumentides selgelt näidata, et tegemist ei ole tavapärase kontorimööbli ega üldkuluga

      5.Partneri pakutav toitlustus või ruumide rent

Sama juriidiline isik ei saa iseendale arvet esitada. Sellisel juhul tuleb kasutada asutusesisest kuluarvestust (nt sisekannet või raamatupidamisõiendit), millest on selgelt näha:

kulu sisu;

kulu tekkimise aeg;

kulu summa ja arvestusmetoodika;

kulu seos projekti tegevustega;

kulu tegelik tekkimine ja tasumine, kui see on asjakohane;

alus, mille järgi kulu projektile jaotati.

 

Kulu peab olema tegelikult tekkinud, põhjendatud, projektiga seotud ja nõuetekohaselt dokumenteeritud. Mingil perioodil oli iseendalt teenuse ostmine täielikult välistatud ning ka praegu kasutatakse seda võimalust pigem harva. Tagasiside põhjal on see üsna keeruline ja ajamahukas lahendus. Seetõttu on enamasti eelistatud osta toitlustusteenus väliselt. On olnud ka juhtumeid, kus asutus on rentinud projektile oma ruume, kuid selleks on tulnud koostada põhjalikud omahinna- ja kuluarvutused, mille alusel on kulud hiljem heaks kiidetud. See on olnud üsna mahukas protsess.

Arvatavasti sõltub palju ka kasutatavast majandustarkvarast. Ettevõtetes kasutatakse sellist lähenemist sagedamini – näiteks võib uksi tootev ettevõte kasutada oma toodangut enda tarbeks. Sellisel juhul on võimalik majandustarkvarast võtta toote omahinna arvestus ning selle alusel kulud projektile ümber kanda, ilma et oleks vaja teha täiendavaid käsitsi arvutusi või tekitada lisatöökoormust.

    6. Projektis töötavate isikute töökoormus

Programmis ei ole töökoormusele kehtestatud ülempiiri. Töökoormuse määramisel tuleb lähtuda tööõigusaktidest ning kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtetest. Projektist rahastatav töö peab olema tegelikult tehtud, selgelt eristatav muudest tööülesannetest ning nõuetekohaselt tõendatav. Samuti tuleb vältida sama tööaja rahastamist mitmest allikast.

Olukorras, kus töötaja põhitöökoormus on 1,0 ning lisaks kavandatakse projekti raames täiendav koormus (nt 0,2–0,3), tuleb arvestada, et töö maht peab olema realistlikult täidetav ning vastama töö- ja puhkeaja nõuetele. Soovituslikult tuleks töökorraldus kujundada selliselt, et töötaja kogukoormus (sh projektiga seotud töö) jääb 1,0 piiresse. Kui see ületab 1,0, peab see olema tööõiguslikult korrektselt korraldatud ja põhjendatud.

 

Palun edastage ka järgmine info, et saaksime partnerid e-toetuste süsteemi sisestada:

• * pangakonto number kulude hüvitamise maksmiseks;
• * kas käibemaks on teie jaoks abikõlblik kulu;
• * kas kaupade ja teenuste ostmiseks tuleb teie organisatsioonis läbi viia riigihange.

 

Kui tekib täiendavaid küsimusi, võtke julgelt ühendust.

 

Head

 

 

Maarja Jõgioja projektijuht [email protected]
Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 10122 Tallinn www.sm.ee