Üldkäskkiri

KÄSKKIRI

Tallinn 23.03.2023 nr 1-1/19

Identiteediteenuste osakonna põhimäärus

Siseministri 17. veebruari 2020. aasta määruse nr 8 “Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse põhimäärus” § 10 lõike 1 punkti 9 ja lõike 2 alusel, kooskõlas peadirektori 30. septembri 2021. aasta käskkirjaga nr 1-1/40 „Äriteenuste valdkonna põhimäärus“ kehtestan

identiteediteenuste osakonna põhimääruse:

1. ÜLDSÄTTED 1.1 Identiteediteenuste osakond (edaspidi osakond) on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse (edaspidi keskus) all-struktuuriüksus.

1.2 Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. 1.3 Osakonna tegevus toimub koostöös keskuse struktuuriüksustega vastavalt keskuse

tegevuskavale ja osakonna tööplaanile ning peadirektorilt ja peadirektori asetäitjalt äriteenuste valdkonnas (edaspidi peadirektori asetäitja) saadud ülesannetele.

2. OSAKONNA ÜLESANDED 2.1 Osakonna põhiülesandeks on korraldada identiteediteenustega, seal hulgas isikut

tõendavate dokumentide, e-residentide, viisa, biomeetria ja õigusliku staatusega seotud infosüsteemide arendamist ja haldamist.

2.2 põhiülesande täitmiseks osakond:

2.2.1 korraldab ja teostab osakonna osutatavate teenuste jätkusuutlikku haldamist ja arendamist ning muudatuste läbiviimist;

2.2.2 osaleb keskuses kehtestatud ja kokkulepitud protsessides vastavalt kokkulepitud rollijaotusele;

2.2.3 juhib kliendi ootusi osakonna osutatavate teenuste arendamisel või muutmisel;

2.2.4 teostab muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele; 2.2.5 haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud riske;

2.2.6 koostab, ajakohastab ja haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni.

2.3 Osakonna koosseisus on järgmised all-struktuuriüksused, mille juhid alluvad vahetult

osakonnajuhatajale: 2.3.1 isikutuvastuse, riigilõivu ja migratsiooni järelevalve tiim, mille ametlik lühend on IRM

tiim; 2.3.2 biomeetria tiim; 2.3.3 isikut tõendavate dokumentide tiim, mille ametlik lühend on ITD tiim;

2.3.4 viisa ja pagulased tiim, mille ametlik lühend on VIP tiim; 2.3.5 välismaalaste tiim.

2.4 Osakonna põhiülesande täitmiseks iga punktis 2.3 nimetatud tiim oma valdkonnas: 2.4.1 korraldavad ja teostavad tiimi osutatavate teenuste jätkusuutlikku haldamist ja arendamist

ning muudatuste läbiviimist;

2.4.2 osalevad asutuses kehtestatud ja kokkulepitud protsessides vastavalt kokkulepitud rollijaotusele;

2.4.3 juhivad kliendi ootusi tiimi osutatavate teenuste arendamisel või muutmisel; 2.4.4 teostavad muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele; 2.4.5 haldavad tiimi põhiülesande täitmisega seotud riske;

2.4.6 koostavad, ajakohastavad ja haldavad tiimi põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni.

2.4.7 nõustavad keskuse töötajaid oma vastutusvaldkonnas; 2.4.8 teevad oma vastutusvaldkonnas koostööd Siseministeeriumi ja tema valitsemisa la

asutustega ning teiste organisatsioonidega;

2.4.9 haldavad tiimi põhiülesannete täitmisega seotud riske; 2.4.10 koostavad, ajakohastavad ja haldavad tiimi põhiülesande täitmisega seotud

dokumentatsiooni. 3. OSAKONNA KOOSSEIS JA JUHTIMINE

3.1 Osakonna koosseisu kinnitab peadirektor. 3.2 Osakonda juhib osakonnajuhataja, kes allub peadirektori asetäitjale. 3.3 Osakonnajuhataja juhib tema vahetus alluvuses olevate töötajate kaudu osakonna tööd,

tagab osakonna ülesannete täitmise ning vastutab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest, tagades seeläbi keskuse eesmärkide

täitmise. 3.4 Töötajate tööülesanded on sätestatud töölepingutes. 3.5 Töötajad vastutavad nendega sõlmitud töölepingutes sätestatud tööülesannete

õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest. 3.6 Osakonnajuhataja äraolekul asendab teda koos kõigi sellest tulenevate õiguste ja

kohustustega osakonnajuhataja poolt määratud töötaja. 3.7 Osakonnajuhataja ülesandeks on: 3.7.1 luua koostöös tiimijuhtidega osakonna töötajatest meeskond, kelle töö tulemusena on

tagatud keskuse eesmärkide, tegevuskava ning prioriteetide täitmine; 3.7.2 koordineerida põhiülesannete täitmisega seotud koostööd teiste osakondadega;

3.7.3 hinnata ja kaaluda osakonna põhiülesannetega seotud riske; 3.7.4 tagada peadirektori ning peadirektori asetäitja poolt antud korralduste täitmine ja

probleemide ilmnemisel esitada neile lahendusettepanekud;

3.7.5 iga-aastaselt püstitada ja ajakohastada tulemusmõõdikud osakonna igas põhiülesandega seotud valdkonnas;

3.7.6 hinnata objektiivselt talle vahetult alluvate osakonna töötajate töö tulemusi ja anda töö tulemuste kohta tagasisidet;

3.7.7 esindada või korraldada osakonna esindamine osakonnale pandud ülesannete täitmise l

erinevates töörühmades, komisjonides, projektides; 3.7.8 avaldada ja anda osakonna nimel arvamusi ning kooskõlastusi;

3.7.9 osaleda keskuse eelarveprotsessis oma osakonna eelarvet planeerides ning analüüs ides osakonna eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid;

3.7.10 taotleda osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud

vahendite sihtotstarbeline kasutamine; 3.7.11 taotleda osakonna töötajate erialase kompetentsuse tõstmiseks täiendkoolitusi;

3.7.12 teha ettepanekuid töötajate tööle võtmiseks, vabastamiseks, edutamiseks, töötasu ja toetuste määramiseks, ergutuste kohaldamiseks ja muude personalialaste toimingute tegemiseks;

3.7.13 tagada kahesuunaline infoliikumine, sh edastada osakonna töötajatele juhtkonnalt ja teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

3.7.14 tagada osakonna põhiülesande täitmisega seotud lepinguprojektide ettevalmistamine ja

kooskõlastamine ning sõlmitud lepingute täitmise kontrollimine; 3.7.15 täita muid keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalikke ülesandeid.

3.8 Osakonnajuhatajal on õigus: 3.8.1 allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju;

3.8.2 sõlmida, muuta ja lõpetada keskuse nimel oma osakonna põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas talle kinnitatud eelarve piires kuni 29 999,99 eurose maksumusega (ilma käibemaksuta) lepinguid asjade ostmiseks ning teenuste tellimiseks;

3.8.3 saada teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid vastavalt kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele;

3.8.4 komplekteerida osakonna koosseis ja otsustada personali sobivuse üle. 3.9 Osakonnajuhataja vastutab: 3.9.1 keskuse põhimääruse, äriteenuste valdkonna põhimääruse ja osakonna põhimäärusega

osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest; 3.9.2 osakonna põhiülesannete täitmisega seotud dokumentatsiooni koostamise,

ajakohastamise ja haldamise eest; 3.9.3 osakonna oodatavate töötulemuste saavutamise ja asjakohaste mõõdikute seadmise eest; 3.9.4 osakonna poolt lisaväärtuse loomise eest põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas

tervikuna; 3.9.5 sobivate kompetentsidega töötajate värbamise, arendamise (sh koolitamise) ja

motiveerimise eest.

3.10 Tiimijuhil on lisaks töölepingus sätestatule õigus:

3.10.1 korraldada tiimi tööd vastavalt tema vastutusvaldkonna tiimi ülesannetele; 3.10.2 allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju; 3.10.3 osaleda keskuse eelarveprotsessis oma tiimi eelarvet planeerides ning analüüsides tiimi

eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid; 3.10.4 taotleda tiimi ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud vahendite

sihtotstarbeline kasutamine; 3.10.5 saada teistelt struktuuriüksustelt tiimi ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid vastavalt

kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele;

3.10.6 komplekteerida koostöös osakonnajuhatajaga tiimi koosseis ja otsustada personali sobivuse üle;

3.10.7 osaleda tiimi töötajate suhtes kohaldatavate tulemusmõõdikute väljatöötamisel; 3.10.8 viia läbi arenguvestlusi enda vahetus alluvuses olevate töötajatega.

4. RAKENDUSSÄTTED 4.1 Tunnistan kehtetuks peadirektori 15. detsembri 2022. aasta käskkirja nr 1-1/85

„Identiteediteenuste osakonna põhimäärus“. 4.2 Käskkiri jõustub 1. aprillil 2023. aastal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mart Nielsen

peadirektor