Üldkäskkiri

KÄSKKIRI

Tallinn 05.07.2022 nr 1-1/39

Rahvastikuteenuste osakonna põhimäärus

Siseministri 17. veebruari 2020 määruse nr 8 „Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse põhimäärus“ § 10 lg 1 p 9 ja lg 2 alusel, kooskõlas peadirektori 30. septembri

2021. aasta käskkirjaga nr 1-1/40 „Äriteenuste valdkonna põhimäärus“ kehtestan

rahvastikuteenuste osakonna põhimääruse:

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Rahvastikuteenuste osakond (edaspidi osakond) on Siseministeeriumi infotehnoloogia - ja arenduskeskuse (edaspidi keskus) struktuuriüksus.

1.2. Osakond juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest.

1.3. Osakonna tegevus toimub koostöös keskuse struktuuriüksustega vastavalt keskuse tegevuskavale ja osakonna tööplaanile ning peadirektorilt ja peadirektori asetäitjalt

äriteenuste valdkonnas (edaspidi peadirektori asetäitja) saadud ülesannetele.

2. OSAKONNA ÜLESANDED

2.1. Osakonna põhiülesandeks on korraldada rahvastikuteenustega, seal hulgas

rahvastikuregistriga seotud infosüsteemide arendamist ja haldamist ning rahvastikuregistri klienditoe teenuse pakkumist, teostada infosüsteemide seiret, tagades sellega kasutajate rahulolu.

2.2. Põhiülesande täitmiseks osakond: 2.2.1. korraldab ja teostab osakonna osutatavate teenuste jätkusuutlikku haldamist ja arendamist

ning muudatuste läbiviimist; 2.2.2. osaleb keskuses kehtestatud ja kokkulepitud protsessides vastavalt kokkulepitud

rollijaotusele;

2.2.3. juhib kliendi ootusi osakonna osutatavate teenuste arendamisel või muutmisel; 2.2.4. teostab muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele;

2.2.5. haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud riske; 2.2.6. koostab, ajakohastab ja haldab osakonna põhiülesande täitmisega seotud

dokumentatsiooni.

2.3. Osakonna koosseisus on järgmised all-struktuurüksused, ehk tiimid, mille juhid alluvad vahetult osakonnajuhatajale:

2.3.1. rahvastikuregistri tiim;

2.3.2. rahvastikuregistri menetlustiim;

2.3.3. rahvastikuregistri klienditoe tiim; 2.4. Osakonna põhiülesande täitmiseks iga alapunktides 2.3.1 ja 2.3.2 nimetatud tiim, oma

valdkonnas:

2.4.1. korraldab ja teostab osutavate teenuste jätkusuutlikku haldamist ja arendamist ning muudatuste läbiviimist;

2.4.2. osaleb keskuses kehtestatud ja kokkulepitud protsessides vastavalt kokkulepitud rollijaotusele;

2.4.3. juhib kliendi ootusi tiimi osutavate teenuste arendamisel või muutmisel;

2.4.4. teostab muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele; 2.4.5. haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud riske;

2.4.6. koostab, ajakohastab ja haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni; 2.4.7. nõustab keskuse töötajaid oma valdkonnas; 2.4.8. teeb oma vastutusvaldkonnas koostööd Siseministeeriumi ja selle valitsemisa la

asutustega ning teiste organisatsioonidega; 2.4.9. haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud riske;

2.4.10. koostab, ajakohastab ja haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni. 2.5. Osakonna põhiülesande täitmiseks alapunktis 2.3.3 nimetatud tiim, lähtudes mh

rahvastikuregistri pidamise korras sätestatust:

2.5.1. tagab rahvastikuregistri klienditoe pakkumise tööpäevadel ajavahemikus 8.15-17.00; 2.5.2. teostab teenuste tehniliste komponentide seiret vastavalt kokkulepetele ja

protsessikirjeldustele;

2.5.3. teostab muid toiminguid vastavalt kokkulepetele ja protsessikirjeldustele; 2.5.4. teenindab andmeandjaid ja andmesaajaid ning osutab andmeandjatele, andmesaajatele ja

vastutavale töötlejale kliendituge; 2.5.5. osutab infoteenuseid nii on-line kui off-line režiimis tagades infoteenuste tõrgeteta töö

vastavalt rahvastikuregistri seaduses toodule;

2.5.6. teostab rahvastikuregistri pidamistööde ja teenuste osutamiseks toetavaid tegevusi; 2.5.7. nõustab keskuse töötajaid oma valdkonnas;

2.5.8. teeb oma vastutusvaldkonnas koostööd Siseministeeriumi ja selle valitsemisa la asutustega ning teiste organisatsioonidega;

2.5.9. haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud riske;

2.5.10. koostab, ajakohastab ja haldab tiimi põhiülesande täitmisega seotud dokumentatsiooni.

3. OSAKONNA KOOSSEIS JA JUHTIMINE

3.1. Osakonna koosseisu kinnitab peadirektor.

3.2. Osakonda juhib osakonnajuhataja, kes allub peadirektori asetäitjale. 3.3. Osakonnajuhataja juhib tema vahetus alluvuses olevate töötajate kaudu osakonna tööd,

tagab osakonna ülesannete täitmise ning vastutab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest, tagades seeläbi keskuse eesmärkide täitmise.

3.4. Töötajate tööülesanded on sätestatud töölepingutes. 3.5. Töötajad vastutavad nendega sõlmitud töölepingutes sätestatud tööülesannete

õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest. 3.6. Osakonnajuhataja äraolekul asendab teda koos kõigi sellest tulenevate õiguste ja

kohustustega osakonnajuhataja poolt määratud töötaja.

3.7. Osakonnajuhataja ülesandeks on: 3.7.1. luua osakonna töötajatest meeskond, kelle töö tulemusena on tagatud keskuse

eesmärkide, tegevuskava ning prioriteetide täitmine; 3.7.2. koordineerida põhiülesannete täitmisega seotud koostööd teiste osakondadega; 3.7.3. hinnata ja kaaluda osakonna põhiülesannetega seotud riske;

3.7.4. tagada peadirektori ning peadirektori asetäitja poolt antud korralduste täitmine ja probleemide ilmnemisel esitada neile lahendusettepanekud;

3.7.5. iga-aastaselt püstitada ja ajakohastada tulemusmõõdikud osakonna igas põhiülesandega

seotud valdkonnas; 3.7.6. hinnata objektiivselt talle vahetult alluvate osakonna töötajate töö tulemusi ja anda töö

tulemuste kohta tagasisidet;

3.7.7. esindada või korraldada osakonna esindamine osakonnale pandud ülesannete täitmise l erinevates töörühmades, komisjonides, projektides;

3.7.8. avaldada ja anda osakonna nimel arvamusi ning kooskõlastusi; 3.7.9. osaleda keskuse eelarveprotsessis oma osakonna eelarvet planeerides ning analüüs ides

osakonna eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid;

3.7.10. taotleda osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud vahendite sihtotstarbeline kasutamine;

3.7.11. taotleda osakonna töötajate erialase kompetentsuse tõstmiseks täiendkoolitusi; 3.7.12. teha ettepanekuid töötajate tööle võtmiseks, vabastamiseks, edutamiseks, töötasu ja

toetuste määramiseks, ergutuste kohaldamiseks ja muude personalialaste toimingute

tegemiseks; 3.7.13. tagada kahesuunaline infoliikumine, sh edastada osakonna töötajatele juhtkonnalt ja

teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni; 3.7.14. tagada osakonna põhiülesande täitmisega seotud lepinguprojektide ettevalmistamine ja

kooskõlastamine ning sõlmitud lepingute täitmise kontrollimine;

3.7.15. täita muid keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalikke ülesandeid. 3.8. Osakonnajuhatajal on õigus: 3.8.1. allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju;

3.8.2. sõlmida, muuta ja lõpetada keskuse nimel oma osakonna põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas talle kinnitatud eelarve piires kuni 29 999,99 eurose maksumusega (ilma

käibemaksuta) lepinguid asjade ostmiseks ning teenuste tellimiseks; 3.8.3. saada teistelt struktuuriüksustelt osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid

vastavalt kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele;

3.8.4. komplekteerida osakonna koosseis ja otsustada personali sobivuse üle. 3.9. Osakonnajuhataja vastutab:

3.9.1. keskuse põhimääruse, äriteenuste valdkonna põhimääruse ja osakonna põhimäärusega osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest;

3.9.2. osakonna põhiülesannete täitmisega seotud dokumentatsiooni koostamise,

ajakohastamise ja haldamise eest; 3.9.3. osakonna oodatavate töötulemuste saavutamise ja asjakohaste mõõdikute seadmise eest;

3.9.4. osakonna poolt lisaväärtuse loomise eest põhiülesande täitmisega seotud valdkonnas tervikuna;

3.9.5. sobivate kompetentsidega töötajate värbamise, arendamise (sh koolitamise) ja

motiveerimise eest. 3.10. Tiimijuhil on lisaks töölepingus sätestatule õigus:

3.10.1. korraldada tiimi tööd vastavalt tema valdkonna tiimi ülesannetele; 3.10.2. allkirjastada keskuse kirjaplangil vormistatud informatiivse sisuga kirju; 3.10.3. osaleda keskuse eelarveprotsessis oma tiimi eelarvet planeerides ning analüüsides tiimi

eesmärkide täitmisega seotud finantskulusid; 3.10.4. taotleda tiimi ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid ning tagada eraldatud vahendite

sihtotstarbepärane kasutamine; 3.10.5. saada teistelt struktuurüksustelt tiimi ülesannete täitmiseks vajalikke sisendeid vastavalt

kokkulepitud töökorraldusele ja vastutusele;

3.10.6. komplekteerida koostöös osakonnajuhatajaga tiimi koosseis ja otsustada personali sobivuse üle;

3.10.7. osaleda tiimi töötajate suhtes kohaldatavale tulemusmõõdikute väljatöötamisel; 3.10.8. viia läbi arenguvestlusi enda vahetus alluvuses olevate töötajatega.

4. RAKENDUSSÄTTED

4.1. Tunnistan kehtetuks peadirektori 3. novembri 2020. aasta käskkirja nr 1-1/90

„Rahvastikuteenuste osakonna põhimäärus“.

4.2. Käskkiri jõustub 01. augustil 2022. aastal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Janek Rozov

Peadirektori ülesannetes