Projektiauditite tellimine (RH nr 237158 osa I)

Hankeleping nr 7-3/894-1

17.06.2021

Siseministeerium, mida esindab kantsleri 26. oktoobri 2018. a käskkirja nr 1-5/113 „Volituste

andmine varade, planeerimise ja tehnoloogia asekantslerile“ punkti 1 alusel õigusosakonna

juhataja Jaana-Helen Luik varade, planeerimise ja tehnoloogia asekantsleri ülesannetes

(edaspidi tellija)

ja

Grant Thornton Baltic OÜ, mida esindab põhikirja alusel juhatuse liige Artur Suits

(edaspidi täitja),

tellija ja täitja, keda edaspidi nimetatakse umbisikuliselt ka pool ning koos pooled, sõlmisid

käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevatel tingimustel:

1. Lepingu ese 1.1. Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 125 alusel läbi viidud lihthankemenetlusega

riigihanke „Projekti- ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditid“ (viitenumber: 237158)

(edaspidi riigihange) tulemusel täitjaga kui riigihanke osas I „projektiauditid“ edukaks

tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga.

1.2. Tellija sõlmib lepingu täitjaga, tuginedes täitja poolt riigihankele esitatud pakkumusele

(edaspidi pakkumus), lepingus fikseeritud täitja avaldustele ja kinnitustele ning eeldades

heas usus täitja professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita.

1.3. Lepinguga tellija tellib ja täitja kohustub kokkulepitud tingimustel ja korras viima läbi

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi projektide AMIF2018-8 „Tõlketeenus

rahvusvahelise kaitse taotlejatele ja tagasipöördujatele“ (toetuse saaja ning

auditeeritav Politsei- ja Piirivalveamet), AMIF2019-3 „Kinnipidamiskeskusesse

paigutatud välismaalaste olmetingimuste ja teenindusvõimekuse parandamine“ (toetuse saaja ning auditeeritav Politsei- ja Piirivalveamet) ja Sisejulgeolekufondi projekti

ISFP-23 „Keemia-, kiirgus- ja plahvatusohu sündmuste lahendamise võimekuse

loomine ja parendamine“ (toetuse saaja ning auditeeritav Päästeamet) projektiauditid

(edaspidi audit(id) või töö).

1.4. Auditite eesmärgiks on hankida piisavalt tõendusmaterjali, millest lähtuvalt saab täitja

teha järeldusi ning anda hinnangu projektide kulude abikõlblikkusele ning nõuetele

vastavusele, tagamaks seeläbi tellijale kindluse, et projektide rakendamine on vastavuses

fondi rakendamist reguleerivate Euroopa Komisjoni ning siseriiklike õigusaktide ja

juhistega.

1.5. Auditid viiakse läbi juhindudes rahvusvahelistest Siseauditi standarditest (IIA) ning

tellija poolt koostatud AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatust (edaspidi käsiraamat).

2. Lepingu osad

2.1. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi RHAD), täitja

pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning sõlmitavad lepingu muudatused ja

lisad.

2.2. Lepingu muudatused sõlmitakse kirjalikult lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal. Kirjaliku vormi mittejärgimisel

on muudatused tühised.

2.3. Lepingu osaks ei loeta poolte varasemaid tahteavaldusi ega kokkuleppeid, mis ei sisaldu

lepingus või lepingu lahutamatuteks osadeks olevates dokumentides. Samuti ei oma

lepingu suhtes tähendust poolte varasemad tahteavaldused.

2.4. Lepinguga koos allkirjastatav(ad) lisa(d) on üleandmise-vastuvõtmise akti vorm (lisa 1).

3. Lepingu täitmine

3.1. Lepingu sõlmimise järgselt korraldavad tellija ja täitja avakoosoleku, mille eesmärk on

täpsustada ning kokku leppida lepingu täitmisega seotud töökorralduslikud jms

asjakohased küsimused, sh täpse auditi ajakava ja programmi kinnitamise tähtaeg.

3.2. Täitja on kohustatud täitma lepingu vastavuses täitja majandus- ja kutsetegevuses

tunnustatud parimate tavade ja praktikaga.

3.3. Täitja on kohustatud tegutsema lepingu eesmärgi saavutamisel tellijale lojaalselt ja

vajaliku hoolsusega, täitma lepingu vastavalt oma teadmistele ja võimetele tellija jaoks

parima kasuga ning ära hoidma kahju tekkimise tellija varale.

3.4. Vahetult enne auditi protseduuride läbiviimist esitab täitja e-posti teel auditi kava ja

riskide hindamise tulemusel koostatud programmi, kus on muuhulgas välja toodud auditi

eesmärgi saavutamiseks läbiviidavad protseduurid/meetodid ning nende läbiviimise

ajakava.

3.5. Enne auditi aruande eelnõude/projektide esitamist auditeeritavale faktivigade kontrolliks

ning kommenteerimiseks esitab täitja need tellijale kooskõlastamiseks hiljemalt

11.10.2021. Koos aruande projektidega esitatakse tellijale metoodikast tulenevad

kontroll-lehed ja tööpaberid, mis võimaldavad hinnata aruande projektis toodud

tähelepanekute asjakohasust. Tellijal on 3 (kolm) tööpäeva aega aruande projektide

kooskõlastamiseks.

3.6. Valminud auditi aruande projektid esitatakse auditeeritavale faktivigade kontrolliks ning

ametlikuks kommenteerimiseks hiljemalt 18.10.2021, olles eelnevalt sisse viinud tellija

poolsed muudatused. Auditeeritaval on aega kommentaaride esitamiseks 10 (kümme)

kalendripäeva. Vajadusel viiakse läbi auditi tulemusi tutvustav koosolek.

3.7. Täitja kohustub esitama lepingule vastavad auditi lõpparuanded (edaspidi aruanded)

elektrooniliselt allkirjastatuna tellija kontaktisikule hiljemalt 01.11.2021.

3.8. Aruande koostamisel lähtutakse käsiraamatu lisas väljatöötatud auditi aruande vormidest.

3.9. Täitja esitab tellijale koos aruannetega eesti keeles elektroonselt vormistatult auditi

toimikud koos kõikide auditi käigus koostatud kontroll-lehtede, toimingu tööpaberite ja

tähelepanekute lehtede ning auditi käigus kogutud muude tõendusmaterjalidega sh

kirjavahetus auditeeritavaga. Lõpparuanded peavad sisaldama ka inglise keelset

kokkuvõtet koos tähelepanekutega. Auditi toimiku ülesehitus peab vastama käsiraamatus

toodud nõuetele.

3.10. Täitja vastutab omapoolsete tähelepanekute ja soovituste faktitäpsuse ja asjakohasuse

eest.

3.11. Tellija tagab täitjale juurdepääsu töö tegemiseks vajalikule infole (sh päringud, intervjuud

jne).

3.12. Tellijal on õigus jooksvalt kontrollida töö tegemise käiku. Täitja on kohustatud tellijat töö

tegemise käigus tekkinud probleemidest kohe teavitama ning küsima tellijalt juhiseid ja

teavet.

3.13. Tellijal on õigus anda täitjale üldiseid juhiseid, mis ei välju lepingus kokkulepitu raamest

ega moonuta lepingu sisu, on mõistlikud ja vajalikud lepingu eesmärgi saavutamiseks.

3.14. Juhul, kui ilmnevad asjaolud, mis mõjutavad või võivad mõjutada lepingujärgsete

kohustuste õigeaegset täitmist, on pool kohustatud teist poolt mõistliku aja jooksul

nendest asjaoludest teavitama. Vajadusel lepivad pooled kokku lepingujärgse kohustuse

täitmise tähtaja pikendamises.

4. Auditi aruande ning toimiku üleandmine ja vastuvõtmine 4.1. Aruannete ja toimikute üleandmise kohta koostavad pooled üleandmise-vastuvõtmise

akti, mis allkirjastatakse digitaalselt täitja ja tellija kontaktisikute poolt.

4.2. Tellija kohustub aruanded 7 (seitsme) tööpäeva jooksul arvates aruannete esitamisest üle

vaatama ning vajadusel esitama täitjale oma pretensioonid seoses aruannete

mittevastavusega lepingule ning andma täitjale aega vähemalt 10 (kümme) tööpäeva

puuduste kõrvaldamiseks.

4.3. Aruanded loetakse tellija poolt vastuvõetuks, kui tellija ei ole esitanud pretensioone

punktis 4.2 nimetatud tähtaja jooksul.

4.4. Omandiõigus tööle läheb tellijale üle pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist.

5. Täitjale makstav tasu

5.1. Tellija tasub täitjale osutatud töö eest tasu summas 15 100,00 (viisteist tuhat ükssada)

eurot, millele lisandub käibemaks (edaspidi lepingu hind).

5.2. Lepingu hind on täitjale siduv ja tellijale lõplik ning seda ei muudeta inflatsiooni või

mistahes muu põhjuse tõttu. Lepingu hinna arvelt loetakse kaetuks kõik auditite

osutamise käigus täitjale tekkinud kulutused.

5.3. Täitja esitab tellijale arve pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist.

5.4. Täitja esitab tellijatele Eesti e-arve standardile vastavad e-arved1. Täitja poolt esitatavatel

arvetel peab lisaks standardis nimetatud andmetele olema viide lepingu numbrile,

riigihanke viitenumbrile ja sisaldama tellija kontaktisiku ees- ja perekonnanime.

5.5. Täitja esitatud arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele. Tellijal on õigus lepingu

tingimustele mittevastavat arvet mitte tasuda ja nõuda arve lepingu tingimustega

vastavusse viimist.

5.6. Arve tasutakse 21 (kahekümne ühe) kalendripäeva jooksul nõuetekohase arve e-arvete

operaatori ostuarvete halduskeskkonda jõudmisest arvates. Arve tasumise kuupäevaks

loetakse vastava maksekorralduse riigikassale esitamise kuupäev.

5.7. Arvel märgitud summa laekumise kohaks on täitja poolt arvel märgitud arveldusarve

number.

5.8. Töö eest tasumist rahastatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ja

Sisejulgeolekufondi vahenditest.

6. Poolte vastutus

6.1. Pooled vastutavad oma lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest. Poole vastutus

lepingu rikkumisega tekitatud kahju eest on piiratud ühekordse lepingu hinnaga.

Vastutuse piirangut ei kohaldata lepingu tahtliku rikkumise korral.

6.2. Täitja vastutab oma alltöövõtjate ja nende esindajate või töötajate tegevuse, rikkumiste ja

hooletuse eest, nagu enda tegude eest. Mis tahes lepingu osa alltöövõtu korras täitmise

või alltöövõtja poolt lepingu mis tahes osa täitmise heakskiitmine tellija poolt ei vabasta

täitjat ühestki tema lepingujärgsest kohustusest.

6.3. Kui täitja viivitab nõuetekohase töö üleandmisega üle lepingu punktis 3.7 kokkulepitud

tähtpäeva, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 0,2% (null

koma kaks protsenti) lepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest. Lepingu muude

sätete rikkumise korral on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 1000 (üks tuhat) eurot iga

vastava rikkumise eest.

1 Kui täitja on e-arvete operaatori klient, tuleb tal e-arve edastada oma e-arvete operaatorile, kelle kaudu see jõuab

tellijani. Kui täitja ei ole e-arvete operaatori klient, on tal võimalik e-arvet tellijale saata tasuta, kasutades

piiramatult ja tähtajatult riigi poolt loodud e-arveldaja infosüsteemi (https://www.rik.ee/et/e-arveldaja) või kuni

5 (viis) e-arvet kuus võib saata tasuta ka Fitek AS infosüsteemi kaudu (https://www.arved.ee), milleks on vaja

avada viidatud aadressil kasutaja konto ja sisestada konkreetne tellijale suunatud müügiarve antud infosüsteemi

tellija

e-arvete operaatorile edastamiseks.

6.4. Konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise tuvastamise korral on kahjustatud poolel õigus

nõuda ja konfidentsiaalsuskohustust rikkunud poolel kohustus tasuda iga vastava

rikkumise eest leppetrahvi kuni 5000 (viis tuhat) eurot.

6.5. Kui tellija viivitab täitjale nõuetekohaselt esitatud arve alusel tasu maksmisega üle

lepingus kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus nõuda viivist summas 0,2% (null koma

kaks protsenti) tasumisega viivitatud summast iga tasumisega viivitatud kalendripäeva

eest.

6.6. Leppetrahvid ja viivised tasutakse 21 (kahekümne ühe) kalendripäeva jooksul vastava

nõude saamisest arvates. Pool peab esitama oma lepingust tuleneva leppetrahvi või viivise

nõude teisele poolele 3 (kolme) kalendrikuu jooksul arvates päevast, mil ta sai teada või

pidi teada saama leppetrahvi või viivise nõude esitamise õigusest.

6.7. Pooled võivad kokkuleppel leppetrahvi, viivise või kahjuhüvitamise nõuet vähendada ja

nõude asemel leppida kokku täiendavalt tehtavates muudes kohustustes. Poolel on õigus

oma nõue teise poole nõudega tasaarvestada.

6.8. Lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmisega tellijale või

kolmandatele isikutele tekitatud kahju korral kohustub täitja taastama kahju tekitamisele

eelnenud olukorra või hüvitama tellija poolt olukorra taastamiseks kantud kulud.

6.9. Lepingust tulenevate viiviste ja leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju

hüvitamine ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingujärgsete kohustuste

täitmisest.

6.10. Piiramata teisi lepingu sätteid, astuvad pooled mõistlikke samme vähendamaks kahju,

mis on või võib olla aluseks mistahes lepingujärgsele kahju hüvitamise nõudele.

7. Vääramatu jõud

7.1. Pool ei vastuta lepingus sätestatud kohustuse täitmata jätmise või mittenõuetekohase

täitmise eest kui see on tingitud vääramatuks jõuks olevast asjaolust.

7.2. Vääramatu jõu asjaolude ilmnemisest peab pool, kes tahab oma kohustuste mittetäitmisel

või mittenõuetekohasel täitmisel vääramatu jõu asjaoludele tugineda, teatama esimesel

võimalusel teisele poolele.

7.3. Vääramatuks jõuks lepingu tähenduses on igasugune poole tahtest sõltumatu ja sellele

mitte alluv sündmus või asjaolu nagu tulekahju, sõjalise iseloomuga tegevus, streik,

korratus, üleujutus või muu loetletud tunnustele vastav sündmus või asjaolu, mis takistab

või teeb võimatuks poole lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmise.

Vääramatu jõud ei hõlma sündmusi, mis on põhjustatud poole või tema töötajate

hooletusest või tahtlikust tegevusest.

7.4. Vääramatu jõu sündmuse või asjaolu toimest mõjutatud poole kohustuste täitmise tähtaeg

pikeneb vääramatu jõu toime tähtaja võrra.

8. Konfidentsiaalsus

8.1. Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele lepingu alusel saadud

konfidentsiaalset informatsiooni, v.a seaduses sätestatud juhtudel.

8.2. Pooled täidavad kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid, sh isikuandmete kaitse ja infoturvet

puudutavaid õigusakte. Pooled edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele

isikutele, kes on lepingu täitmisega otseselt seotud ja kindlustavad, et need isikud on

teadlikud ja täidavad konfidentsiaalsuse nõuet.

8.3. Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud

isikuandmeid (sh poolte esindajate isikuandmed, oskusteave), turvaandmeid,

informatsiooni, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang ning muud teavet, mille

avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve.

8.4. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise eest lasub poolel kõigi isikute eest, kes on

tema poolt lepingu täitmisele kaasatud.

8.5. Konfidentsiaalsusnõue kehtib tähtajatult. Tulenevalt konfidentsiaalse informatsiooni

laadist on tellijal õigus seada täiendavaid nõuded ja/või juhised isikuandmete

töötlemiseks.

9. Autoriõigused

9.1. Lepinguga loovutab täitja tellijale kõik talle lepingu täitmisel tekkivad või loovutatud

varalised autoriõigused. Täitja tagab, et tellijale lähevad lepingu lõppedes üle kõik

lepingu täitmisel täitja töötajatele või täitja kasutatud kolmandatele isikutele tekkinud

varalised autoriõigused.

9.2. Tasu autoriõiguste eest sisaldub lepingu hinnas.

9.3. Täitja annab üle või tagab tellijale lepingu täitmisel tekkinud varaliste autoriõiguste

ainuõigused töö tulemit vabalt ilma geograafilise piirangu ja tähtajata kasutada,

sealhulgas õigus seda muuta ja töödelda, avalikustada ja täiendada. Tellijal on töös õigus

täitjalt täiendavat luba taotlemata ja täitjat teavitamata teha muudatusi tingimusel, et

selliste muudatuste puhul on selgelt aru saada, et nende autoriks ei ole täitja. Kui see ei

ole selge, peab tellija täitjat eelnevalt teavitama ning andma täitjale võimaluse nõuda oma

nime eemaldamist.

9.4. Täitja säilitab aruande esitamisest olenemata omandiõiguse kõikidele töödokumentidele,

mis töö osutamisega seoses koostatakse (kuid mitte neis käsitletud tellija andmetele).

9.5. Täitjal on õigus kasutada töö osutamisel andmeid, tarkvara, disaine, teenuseid,

töövahendeid, mudeleid, süsteeme ja muid metoodikaid ning oskusteavet, mis on täitja

omandis või mida täitja kasutab litsentsi alusel.

9.6. Pooled on kohustatud intellektuaalsest varast tulenevate õiguste teostamisel hoiduma

teise poole õiguste ja huvide kahjustamisest.

10. Lepingu kehtivus

10.1. Leping jõustub alates lepingule allakirjutamisest mõlema poole poolt. Leping kehtib

poolte kõikide lepinguliste kohustuste täitmiseni.

10.2. Tellija võib lepingu igal ajal põhjusest olenemata üles öelda, teatades sellest täitjat

vähemalt 30 (kolmkümmend) päeva ette. Sellisel juhul on tellija kohustatud tasuma

täitjale lepingu ülesütlemise kuupäevaks faktiliselt tehtud töö eest, välja arvatud juhul,

kui lepingu ülesütlemise põhjuseks on täitja poolt lepingu rikkumine. Täitja on

kohustatud andma tellijale üle lepingu ülesütlemise kuupäevaks faktiliselt tehtud töö.

10.3. Kui täitja ei ole tehtud tööd tellijale üle andnud hiljemalt 14 (neljateistkümne)

kalendripäeva möödumisel punktis 3.7 kokkulepitud tähtpäevast arvates, on tellijal õigus

ilma täitjale kokkulepitud tasu maksmata lepingust taganeda ning nõuda sisse lepinguga

ettenähtud leppetrahv ja tekitatud kahju.

10.4. Kui töö teostamine on takistatud tellija kohustuste mittetäitmise tõttu, määratakse täiendav

tähtaeg pooltevahelise kokkuleppega. Kui tellija ei ole nõus vastavat kokkulepet sõlmima

või ei asu lepinguga võetud kohustusi täitma, on täitjal õigus määrata ühepoolselt tähtaeg

tellija kohustuste täitmiseks ja pikendada aruande esitamise tähtaega tellija poolt

viivitatud aja võrra. Kui tellija ei täida võetud kohustusi määratud tähtajaks, on täitjal

õigus leping üles öelda ja nõuda tasu ülesütlemise momendiks töö osutamise käigus

teostatud tööde eest.

10.5. Poolel on õigus leping etteteatamistähtajata üles öelda, kui teine pool rikub lepingust

ja/või kehtivatest õigusaktidest tulenevaid kohustusi niivõrd, et lepingu jätkamine on

poole jaoks seotud oluliste lisakulutuste või -riskidega või lepingu jätkamist poole poolt

ei saa mõistlikkuse põhimõttest tulenevalt eeldada.

10.6. Lepingu lõppemisel on täitja kohustatud tellijale üle andma kõik lepingu täitmisega

seotud tellija materjalid.

11. Pooltevahelised teated ja kontaktisikud

11.1. Üks pool edastab lepinguga seotud teated teise poole lepingus märgitud aadressile.

Kontaktandmete, sh kontaktisiku muutumisest on pool kohustatud koheselt informeerima

teist poolt kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

11.2. Pooltevahelised lepinguga seotud teated peavad olema esitatud kirjalikult, välja arvatud

juhtudel, kui sellised teated on informatsioonilise iseloomuga, mille edastamisel teisele

poolele ei ole õiguslikke tagajärgi.

11.3. Poole kirjalik teade loetakse teise poole poolt kättesaaduks kui teade on üle antud allkirja

vastu või kui teade on edastatud tähitud kirjana poole postiaadressil ja teate postitamisest

on möödunud 5 (viis) kalendripäeva. Poole elektrooniline teade, mis on edastatud teise

poole kontaktisiku e-posti aadressile, loetakse poole poolt kättesaaduks samal päeval, kui

elektrooniline kiri on saadetud enne kella 17:00. Pärast kella 17:00 saadetud

elektrooniline kiri loetakse kättesaaduks järgmisel tööpäeval.

11.4. Tellija kontaktisik lepingu täitmisel on juhtivaudiitor Maarja Roose (tel: 612 5254, e-

post: [email protected]) või teda asendav isik.

11.5. Tellija kontaktisik annab juhiseid töö tegemiseks, tagab täitjale vajaliku teabe, kontrollib

töö kvaliteeti, allkirjastab üleandmise-vastuvõtmise akti.

11.6. Täitja kontaktisikuks lepingu täitmisel on Kai Paalberg (tel: 626 0521, e-post:

[email protected]).

11.7. Pooled kohustuvad mistahes kontaktandmete muudatustest teist poolt viivitamata

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teavitama. Kuni teate kättesaamiseni

loetakse teise poole jaoks kehtivaks andmed, mis on talle esitatud.

12. Lõppsätted

12.1. Täitja võib oma lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi (sealhulgas nõudeid) kolmandale

isikule üle anda ainult tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Tellija nõusolek ei vabasta

täitjat tema kohustustest juba täidetud lepingu osas ega üleandmata kohustuste osas.

12.2. Lepingu muudatused jõustuvad pärast neile allakirjutamist mõlema poole poolt või poolte

poolt kirjalikult määratud tähtpäeval.

12.3. Lepinguga seonduvaid eriarvamusi ja vaidlusi lahendavad pooled eelkõige läbirääkimiste

teel. Kui lepingust tulenevaid vaidlusi ei õnnestu lahendada poolte läbirääkimistega,

lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus.

12.4. Leping allkirjastatakse digitaalselt.

13. Poolte rekvisiidid

Tellija: Täitja:

Siseministeerium Grant Thornton Baltic OÜ

Registrikood: 70000562 Registrikood: 10384467

Pikk 61, 15065 Tallinn Pärnu mnt 22, 10141 Tallinn

Tel: 612 5008 Tel: 626 0500

E-post: [email protected] E-post: [email protected]

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Jaana-Helen Luik Artur Suits