Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027

Dokumendiregister	Riigi Tugiteenuste Keskus
Viit	1-2/24/74
Registreeritud	12.11.2024
Sünkroonitud	13.11.2024
Liik	Käskkiri
Funktsioon	1 Üldjuhtimine
Sari	1-2 Üldkäskkirjad
Toimik	1-2/2024
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat
Saabumis/saatmisviis
Vastutaja	Maarja Käis (Riigi Tugiteenuste Keskus, Peadirektorile alluvad osakonnad, Arendusosakond)
Originaal	Ava uues aknas

Dokument on kokkuvõtte tegemiseks liiga mahukas (615562 tm).

Failid

1-22474 12.11.2024 Käskkiri.asice

RTK toetuste valdkonna töökord vers 12.pdf

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-20202021-2027.pdf

RTK toetuste valdkonna töökord vers 12.pdf

1. RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027 VERSIOON 12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 1. ÜLDOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.1 1.1. LÜHENDID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.1.2 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.1.2.1 1.2.1. Eesmärk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1.2.2 1.2.2. Kasutusulatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.1.2.3 1.2.3. Vastutajad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1.2.4 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.1.2.5 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.1.2.5.1 Töökorra lisad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.1.3 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.1.4 Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.2 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.2.1 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1.2.1.1 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1.2.1.2 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1.2.1.3 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1.2.1.4 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.2.1.5 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 34 1.2.1.6 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 1.2.1.7 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee)

asutamise ja rakendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 1.2.1.8 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 1.2.1.9 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 1.2.1.10 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 1.2.1.11 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu

ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 1.2.1.12 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

1.2.2 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 1.2.2.1 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning

EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 1.2.2.2 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme

makse esitamine ja finantsaruandlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 1.2.2.3 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 1.2.2.4 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste

teostamise tagamise ja kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 1.2.2.5 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja

erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.2.2.6 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse

tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 1.2.2.7 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 1.2.2.8 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 1.2.2.9 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1.2.2.10 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess . . . 76 1.2.2.11 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 77 1.2.2.12 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess . . . . . . . . 78 1.2.2.13 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 1.2.2.14 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

1.2.3 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . 83 1.2.3.1 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 1.2.3.2 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 1.2.3.3 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess . . . . . . . . . . 86 1.2.3.4 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 1.2.3.5 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 1.2.3.6 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane

tulemuslikkuse hindamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 1.2.3.7 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 1.2.3.8 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 1.2.3.9 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 96 1.2.3.10 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 1.2.3.11 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess . . . . 98 1.2.3.12 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 1.2.3.13 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess . . . . . . . . . . . . . . 101 1.2.3.14 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 1.2.3.15 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 1.2.3.16 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 1.2.3.17 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 1.2.3.18 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 1.2.3.19 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 1.2.3.20 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

1.3 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 1.3.1 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

1.3.1.1 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 1.3.1.2 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 1.3.1.3 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 1.3.1.4 3.1.4. Otsustusprotsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 1.3.1.5 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti

SFOSi sisestamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 1.3.2 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

1.3.2.1 3.2.1. Maksete protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 1.3.2.1.1 3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 1.3.2.1.2 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 1.3.2.1.3 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 1.3.2.1.4 3.2.1.4. Makse RTK algatusel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

1.3.2.2 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 1.3.2.3 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 1.3.2.4 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 1.3.2.5 3.2.5. Andmekorje protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 1.3.2.6 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 1.3.2.7 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

1.3.3 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021- 2027 VERSIOON 12

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorra lisad 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess

Info

Versioon: 12

2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess

3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess 3.2.1.4. Makse RTK algatusel

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

1.1. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus. EŠK korral on AA programmi auditeerimisüksuseks.

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

AI – tehisaru

AK – asutusesiseseks kasutamiseks

Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud arendused

AvTS – Avaliku teabe seadus

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond

DHS – dokumendihaldussüsteem

DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EGF – Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond

EIF – Euroopa Investeerimisfond

EIS- Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus

EK – Euroopa Komisjon

EL – Euroopa Liit

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

ESF+ – Euroopa Sotsiaalfond+

EŠK – Šveitsi-Eesti koostööprogramm

EŠK raamkokkulepe – Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe

EŠK regulatsioon – EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt (Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

HL- hankeleping

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

IKT – Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia

Infospetsialist – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakonna infospetsialist

ISO – Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele

Kaudne abisaaja – ettevõtja, kes saab projekti raames mitterahalises vormis riigiabi või vähese tähtsusega abi

KD – kuludokumendid

KL – kontroll-leht

Kliima meetmed – RTK poolt rakendatavad meetmed kohaliku omavalitsuse hoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV haridushoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV-i hoolekandeasutuste hoonetes energiatõhususe ja taastuvenergia kasutuse edendamiseks ja keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks ja RTK poolt rakendatavad Moderniseerimisfondi TAT-d

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

KSM – kindlasummaline makse

Kääbushange –Kääbushange on RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta. Kääbushange on alla lihthanke piirmäära (või alla riigihanke piirmäära, kui RHS sellele riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus

MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon

MATA meetmed – Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

MNK – meetmete nimekiri

MoF – Moderniseerimisfond

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Norra/EMP SA – Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – Ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendid - Valitsuse 15. detsembri 2022 Ühtekuuluvuspoliitika fondide 2021-2027 meetmete nimekirjas (kinnitatud VV 15.12.2022 istungi protokollilise otsusega) ette nähtud poliitikaeesmärgi „Nutikam Eesti“ prioriteetse suuna 3 „VKE-de kestliku majanduskasvu ja konkurentsivõime tõhustamine ning VKE-des töökohtade loomine, muu hulgas tootlike investeeringute kaudu“ meede 21.1.3.4 „Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)"

PL – Partnerluslepe

PO – Norra/EMP programmioperaator/EŠK programmioperaator

PDA – peadirektori asetäitja

Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid

RA – rakendusasutus

RAR – riigiabi ja vähese tähtsusega abi register

RHAD – Riigihanke alusdokumendid

RE – riigieelarvelised

RHS – riigihangete seadus

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RKÜ – koostööprogrammi riiklik koordineerimisüksus Šveitsi-Eesti

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RORO – Rahandusministeeriumi osaluspoliitika ja riigihangete osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RRL – rahastamisvahendi rakendamise leping

RSS – Rahvusvahelise sanktsiooni seadus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

Sanktsiooni subjekt – võib olla ka riik, territoorium, territoriaalne üksus, režiim, organisatsioon, ühendus, rühmitus või muu üksus, kelle suhtes kohaldatakse sanktsiooni ja kes on sanktsiooni kehtestavas või rakendavas õigusaktis subjektina välja toodud

SAP – raamatupidamisprogramm

SAP BO – veebipõhine SAP BusinessObjects aruandlussüsteem

SAP BO aruanne – SAP BO-st genereeritud väljavõtte

SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – toetuste haldamise register

Sharepoint – dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

SIS – sündmuste infosüsteem; SFOSis eraldi kõrgema turvalisusega funktsionaalsus projektis osalevate isikute registreerimiseks ja andmekorjeks

SIS koordinaator – projektikoordinaator, kellele on antud SIS koordinaatori õigused SFOS-s ja kes saab töödelda sündmuses osaleja andmeid

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid

TA – Tehniline abi

Tarkvara versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TAT – toetuse andmise tingimused, sh. määrused ja käskkirjad ning lepingud

Teostaja – struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte

Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti

TJ – talituse juhataja

TMM_2014 – VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks"

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027, mis sisaldab KA/RKA ja RTK RÜ tööprotseduuride kirjeldusi

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

Töökord – RA/RÜ tööprotseduuride kirjeldus

VTA – vähese tähtsusega abi

VV – Vabariigi Valitsus

VÄM- Välisministeerium

ÕÜF – Õiglase Ülemineku fond

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜGEM – Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud 10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

ÜM_2014 – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord

ÜM_2022 – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused

ÜSM_2013 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013 (täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480 /2014, 3.3.2014), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006

ÜSM_2021 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga- , Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid

ÜSS – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) kui struktuurivahendite (SV) korraldusasutuse (KA) ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse (RKA) ja sertifitseerimisasutuse (SA) ülesannete, Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi (EŠK) riikliku koordineerimisüksuse (RKÜ) ja makseasutuse ülesannete, riigieelarveliste (RE)/ Kliima meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile ning ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide majanduskasvu ja tööhõive investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE ja kliima meetmetele. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste ja koostööprogrammi (EŠK) rakendamisele, kui vastava protsessi Šveitsi-Eesti sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Töökord kohaldub perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele, mille rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes. KA ja Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV, rahastamisvahendid või Norra/EMP või EŠK, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.

Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:

3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.[1]

3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.[2]

3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA ning EŠK RKÜ koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise osakonnale (edaspidi TAO) ja toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti juhinduvad töökorrast RTK infosüsteemide arendamise osakonna (edaspidi ISO) struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenusedisaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele ning piiriülese koostöö programmide korraldamise talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, avaliku taristu talituse, hariduse, teaduse ja Interregi

, elukestva õppe ja IT arenduse talituse ning struktuurivahenditest rahastatavate talituse sotsiaal- ja regionaalarengu talituse perioodi 2014-2020 lõppenud perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete projektide tegevuste järelkontrollile ja

rakendamisele, avaliku hariduse, teaduse ja Interregi talituse RE meetmete rakendamisele, tööturu ja hoolekandetalituse RE meetmete rakendamisele, taristu talituse ning talituse kliima meetmete rakendamisele ning talituse EŠK meetmete hariduse, teaduse ja Interregi sotsiaal- ja regionaalarengu rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

TRO täitis perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. Samuti TRO Abifondi ja Abifondi tehnilise abi on täitnud RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid. TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. vastavalt TAO täidab perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite RÜ ülesandeid ÜSS2021_2027 §-s 4 lõikele 2. Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“.

Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja ÜSS § 8 lõike 2 p. 5 nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

EŠK rakendamise raamkokkuleppe järgi RTK toetuste arendamise osakond tegutseb EŠK riikliku koordineerimisüksusena (RKÜ). Toetuste arendamise osakond allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale, kes tegutseb EŠK RKÜ juhina. RKÜ ülesanded ja kohustused on sätestatud EŠK regulatsioonis. Lisaks täidab RKÜ makseasutuse ülesandeid, seejuures täidab EŠK makseasutuse ülesandeid RTK-s TMO. RTK TRO täidab EŠK RÜ ülesandeid, kui nii näeb ette EŠK TAT või mõni muu õigusakt. RKÜ juhina on RTK peadirektori asetäitja aruandekohustuslik rahandusministri ees.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad (tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli osakond ning Samuti on kaasatud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse RM RORO. infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

[1] 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le, kliima meetmetele, EŠK meetmetele sest selle aruande esitamine ei ole vastavate meetmete määrustega nõutud.

[2] 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele ja kliima meetmetele.

1.2.3. Vastutajad KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires, sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is. RE meetmete/Kliima meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires. Norra /EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma volituste piires. EŠK RKÜ protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RKÜ juht oma volituste piires.

Iga KA/RKA/RKÜ protsessile on määratud RTK TPK-s protsessiomanik. Kuna RTK TPK protsesside haldamine ja arendamine on töömahukas, siis on RTK juhtimissüsteemi käsiraamatus (K1) kirjeldatud protsessiomaniku rollid jagatud ära RTK TPK protsessiomanike ja TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku vahel järgmiselt:

Protsessi omaniku ülesanneteks on:

protsessimuudatuste väljatöötamine ja kooskõlastamine; protsessiga seotud juhendite ja vormide ajakohastamine; protsessis osalejate informeerimine protsessi (sh. juhendite ja vormide) muudatustest; protsessis osalejatele koolituste läbiviimine; protsessiga seotud reguleerivate õiguslike nõuete muudatuste jälgimine ja protsessi uuendamine nendest lähtuvalt.

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku ülesanneteks on:

muudatusettepanekute kogumine töötajatelt või teistelt huvipooltelt; tööprotsessi kirjelduse koostamiseks või muutmiseks vajalike arutelude juhtimine; protsessimuudatuste kooskõlastuste korraldamine; toetuste valdkonna töötajate informeerimine töökorra protsesside muudatustest; protsesside muudatuste haldamine; protsessi koolituste korraldamine.

Protsessis osalejate ülesanneteks on:

osaleda temale määratud protsessides ja täita ettenähtud protsessitegevusi nõutud kvaliteediga; teha ettepanekuid protsessi parendamiseks; osaleda protsessi kirjeldamise või muutmise aruteludes; informeerida protsessi omanikku õiguslike jm nõuete muudatustest.

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Õigusak ti/

dokume ndi tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

S V 20 14 -2 020

SV 202 1- 202 7 (s h. ÕÜF)

2021- 2027 rahast amisv ahend id

N or ra

E MP

A bi- fo nd

E GF

R E

Kli

ima

E ŠK

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013)

X X

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus)

X X

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF määrus)

X X

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi abifondi määrus)

EL õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus)

EL õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 1303/2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

EL õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga (edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus).

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi (2014–2020) ja millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006 (ELT)

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) nr 651/2014, 17. juuni 2014, ELi aluslepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta, millega teatavat liiki abi tunnistatakse siseturuga kokkusobivaks (edaspidi ÜGEM)

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021)

X X

EL õigusakt

Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2020/1001, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/87/EÜ üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses moderniseerimisfondi tegevusega, millega toetatakse investeeringuid teatavate liikmesriikide energiasüsteemide moderniseerimiseks ja energiatõhususe suurendamiseks (ELT L 221, 10.07.2020, lk 107–121)

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes

X X X X X X X X X

EL õigusakt

Komisjoni otsus, 20. detsember 2011, EL toimimise lepingu artikli 106 lõike 2 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele avalike teenuste eest makstava hüvitisena antava riigiabi suhtes

x x x x x x x x x

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) nr 360/2012, 25. aprill 2012, EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes

x x x x x x x x x

Rahvus vahelise d õigusakt id

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) x

Rahvus vahelise d õigusakt id

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) X

Rahvus vaheline õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

Rahvus vaheline õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

Rahvus vaheline õigusakt

EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (edaspidi EŠK regulatsioon)

Rahvus vaheline õigusakt

Vastastikuse mõistmise memorandum majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks ja rändealaseks koostööks Euroopa Liidus, sõlmitud Euroopa Liidu ja Šveitsi vahel 30.06.2022

Rahvus vaheline õigusakt (Välisle ping)

Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (VV poolt vastu võetud 21.11.2022)(edaspidi EŠK raamkokkulepe)

Rahvus vaheline õigusakt

RTK ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud Tehnilise abi leping, allkirjastatud 22.02.2023 X

Riigisise ne

seadus

Välissuhtlemisseadus X X X X

Riigisise ne seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi STS) X X

Riigisise ne seadus

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (edaspidi ÜSS) X

Riigisise ne seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi )HMS X X X X X X X x X

Riigisise ne seadus

Hasartmängumaksu seadus X

Riigisise ne seadus

Rahvusvahelise sanktsiooni seadus x x x x x x x x x

Riigisise ne sead us

gieelarve seadusRii X X

Riigisise ne seadus

Riigihangete seadus (edaspidi )RHS X X X X X X X x X

Riigisise ne seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X X

Riigisise ne seadus

Võlaõigusseadus X

Riigisise ne seadus

Atmosfääriõhu kaitse seadus X

VV määrus

VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks“ ( )edaspidi TMM_2014

X X

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi ) ÜM_2014

X X X X

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja kord (edaspidi )teavitamismäärus

X X

VV määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi )registri määrus X X X X X X X X

VV määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi )VV reservi määrus X X X X X X

VV korraldus

VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine (edaspidi SV meetmete nimekiri), vastu võetud 23.12.2021

X X

VV määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)

X X

VV määrus

Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022)

VV määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“

VV määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine “

VV määrus

VV 10.03.2022 määrus nr 25 "Moderniseerimisfondi raha kasutamise ja aruandluse üldtingimused" X

VV määrus

VV 10.05.2007 määrus nr 140 „Euroopa Liidu toetuse ja välisabi taotlemise ning kasutamise tingimused ja kord” x

VV määrus

VV 22.12.2006 määrus nr 278 „Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord”

VV määrus

VV 01.08.2024 määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord" x

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse korraldusasutuse ja sertifitseerimis(makse)asutuse ülesannete täitja määramine“

X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X X X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi )RTK ülesannete käskkiri X X X X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK teabehalduse kord X X X X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga ning EŠK-ga seotud ülesannete täitmisel

X X X X X X x

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi vahendite taotlemiseks ja haldamiseks"

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Perioodi 2021-2027 finantsinstrumentide rahastamisleping X

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad veebilehe ekstranetis.www.rtk.ee

Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil . EL õigusaktid, EK https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/oigusaktid delegeeritud ja rakendusaktid on kättesaadavad lingil: .Cohesion Policy legislation 2021-2027 - Regional Policy - European Commission (europa.eu)

Põhimõte on see, et veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse www.rtk.ee taotlejale ja toetuse saajale vajalikud. Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET - RTK SF ekstranet -

.Confluence (rmit.ee)

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid Töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid, metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal . Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või vastavalt oma [1]

vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud. TPK lisad on asutusesiseseks kasutamiseks ja neid ei ole lubatud sisestada AI rakendustesse, et teha nendest materjalidest kokkuvõtteid vms. eesmärgil.

Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 – Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-leht

Lisa 3 - Tagastuse kontroll-leht

Lisa 4 – valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika Maksete (sh. valimi tabelid)

Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames

Lisa 6 Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika–

Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt

Lisa 8 – Aruande kontroll-leht

Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 10 – Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht

Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 12 – kontroll-lehedMakse ja ettemakse

Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt

Lisa 14 – Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht

Lisa 15 – TPK protsessi muutmise lähteülesande vorm

[1] Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO Varasemalt töökorra OJ OJ. lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei kinnitata.

Töökorra lisad Töökorra lisad ja täiendavad juhendid/juhised

Fail Muudetud

Microsoft Wordi dokument Kiri TSle hankelepingu muudatustest (2).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Powerpoint 97 esitlus Excelis juhuvalimi võtmine.ppt 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Nextcloud RTK sisene.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Lisa 13_v1_ Kohapealne tegevuste järelkontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Lisa 11_v1_Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika (4).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Lisa 7 projekti tegevuste kontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Lisa 5_v1_Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 1_v1_Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi KL.xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Juhend rakendusdokumentide kinnitamiseks JIRAs 21.04.2023.docx 21.04.2023 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Toimingust_teavitamise_kiri.docx 29.06.2023 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa_6_v2_Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika.docx 04.09.2023 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 9_v2_Meetmepõhise riskihindamise metoodika.docx 04.09.2023 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Hankeeksperdi KAMINa RH kontroll_leht 21.06.2024.docx 26.06.2024 by Kerli Luts

ZIP-arhiiv 1-22368 10.10.2023 Toetuse andjate käskkiri (25).asice 09.09.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa_2_v3 RE ja kliima makse KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 3_v2_Tagastuse kontroll-leht.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 8_v4_aruande KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 10_v2_Rahastamisvahendite makse kontroll-lehed.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 14_v1_RRL aruande KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 15 v1 protsessi muutmise vorm.docx 19.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 4_v8__valimimetoodika.docx 05.11.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 12_v4_makse kontroll-leht.xlsx eile 10:20 by Kerli Luts

Lohista üleslaadimiseks või lehitse faile Laadi kõik alla

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg 3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ÜSM_2013 artiklis 125 toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule). RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

EŠK toetuste kontekstis RKÜ vastutab toetusmeetmete kindlaksmääramise, kavandamise ja heakskiitmise eest ning toetusmeetmete seire, finantsjuhtimise, kontrolli, hindamise, nähtavuse, aruandluse ja elluviimise järgse seire eest EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 3 alusel. RKÜ hindab EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 6 alusel. EŠK makseasutuse ülesanded on toodud EŠK regulatsiooni artiklis 3.5. Rikkumiste raporteerimise kohustus Šveitsi toetuste büroole on EŠK raames RKÜ-l. RKÜ siseselt vastutab Šveitsi toetuste büroole raporteerimise eest TAO.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st ning on täiesti sõltumatu nii RKÜ-st kui ka selle makseasutusest.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ülesannete ja RE meetmete ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 20 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. RTK peadirektori asetäitja on RKÜ juht vastavalt EŠK 1

raamkokkuleppe artiklile 2.1. RKÜ juht on vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees EŠK raamkokkuleppe artikli 2.1 järgi.

KA/RKA ja RKÜ ülesandeid täidavad neli RTK peadirektori asetäitja alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Vastavalt RTK põhimääruse § 173

lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RKÜ ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE/Kliima meetmete rakendajarolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine nende rakendamisel, TAT õigusaktide kooskõlastamine, KA ning RE/Kliima meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, EK-le ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-tele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale.

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on peamiseks kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse.

TAO ülesandeks RKÜ-na on pädeva asutusena kanda üldvastutust EŠK eesmärkide saavutamise eest ja anda Šveitsile aru kooskõlas raamkokkuleppega, seejuures on TAO RKÜ-na programmiga seotud küsimustes Šveitsi jaoks kontaktpunkt.

TMO vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020 rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest ning TMO vastutab perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli 76 lõikes 1 märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021 artiklitega 91 ja 92. TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK- le vastavalt ÜSM_2021 artiklile 98. EŠK regulatsiooni artikli 3.5 järgi TMO EŠK makseasutusena teeb EŠK programmi üle asjakohast finantskontrolli, kohaldades partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid. TMO EŠK makseasutusena vastutab selle eest, et RKÜ, vahendusasutused ja elluviivad asutused kohaldavad partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid ning vastutab maksetehingute tegemise eest partnerriigi nimel.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid TS poolt esitatud makses, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrollis, järelevalve eksperte , tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele maksete mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi ) ja ISO. KA-le/RKA-le/RKÜ-le RMIT RMIT korraldab arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. ISO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d/RKÜ-d RM RORO.

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ning RE/Kliima meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates (kliki, et teha vajadusel suuremaks)01.10.2024.a

1. 2.

4. 5.

1. 2.

4. 5.

6. 7.

Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

Staatus (algne /täiendatud)

Kinnitamise kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Versioon 9 17.10.2022 lühendite osa on täiendatud seoses peatse SIS kasutuselevõtuga on täiendatud protsessipunkte 3.1.1 „Toetusskeemi ettevalmistamine“ ning 3.2.5 „Andmekorje protsess“. täiendatud on oluliselt protsessipunkti 2.1.8. “RA-de ja RÜ-de töökordade ja Norra_EMP PO-de JKS kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele” (sh on lisatud alapunkt 2 “RTK toetuste valdkonna töökordade loomise ja muutmise protsess”). täpsustatud on protsessipunkti 3.2.1.2 ettemakse taotluse menetlemise protsessi tegevuste tähtaegu. koostöös Rahandusministeeriumiga on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.3. "VV poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess", protsessipunkti 2.3.4. "Rakenduskava seire andmete koondamise protsess" ning protsessipunkti 2.3.5. "Rakenduskava seire komisjonil osalemise protsess."

Versioon 10 27.12.2022 lühendite osa on täiendatud RTK TPK 1-3. osas on EŠK raamkokkuleppe ja EŠK regulatsiooni alusel läbivalt täiendatud kõiki protsessipunkte, mis kohalduvad EŠK-le. RTK TPK lisade nimekirjast on kustutatud TPK lisa 3 kontroll-leht seoses riigiabi/VTA analüüsi protsessi muutmisega TAO õigusüksuses. TAO juristid teevad vajaduse korral riigiabi/VTA analüüsi ja koostavad vastava memo. Võttes arvesse Riigiabi ja vähese tähtsusega abi registri (RAR) liidese arendusprojekti, on täiendatud RTK TPK 1-3. osas protsesse, mis on seotud riigiabi/VTA andmete sisestamisega RAR-i. Muudatused TPK-s on märgitud sinise tekstina. Alates 01.01.2023. a luuakse RTK struktuuri uus osakond DHO, viited täiendatud uue osakonna ülesannetele.

Versioon 11 15.09.2023 RTK TPK hakkab kohalduma Kliima (sh. Moderniseerimisfondi) meetmetele, perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele ning Eesti- Šveitsi Koostööprogrammile (edaspidi EŠK). Sellest tulenevalt on muudetud nende meetmete rakendamisega seotud TPK 2. ja 3. osa protsesse. Uue perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes meetme 21.1.3.4 sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" ning toetuse saajaks on Ettevõtluse ja Innovatsiooni SA (edaspidi EIS). Perioodil 2021-2027 tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2021 artiklist 92 ning rahastamisvahendi rahastamislepingus sätestatust. Rahastamisvahendi rakendaja esitab RÜ-le MT-d ja pärast viimast MT-t kuluaruande ning maksetaotluseid menetleb RTK vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 alamprotsessile 3.2.1.4.

. 3. osa alapeatükis 3.1 on Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess täiendatud protsessi " ", et 3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine kirjeldada tootetingimuste väljatöötamise protsessi.

TPK 2. osa alapeatükis 2.1 on lihtsustatud protsessi "2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ " ja protsessi "ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.9.

". Samas alapeatükis on täiendatud protsessi "Projektide dokumentide säilitamine 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste ", kuhu on lisatud punkt 2 (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

"KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta".

Alapeatükki 2.1 on lisatud uued protsessid: sh. "2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee " EŠK RKÜ poolt ja "asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu

". Alapeatükis 2.2 on täpsustatud protsessi "/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK

", seejuures on lisatud selgitus, et SFOS-i tagastuste kontrolliks RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus kasutatakse TPK lisa 3 "Tagastuse kontroll-lehte". Alapeatükki 2.2 on lisatud uus protsess 2.2.12 EŠK programmi

ning alapeatükis 2.2. on TMO toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess täpsustanud protsessi "2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise,

." TPK 2. toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess osa alapeatükki 2.3 on lisatud uus protsess "2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi

." TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessi " " on lisatud juhis, et juhul, kui tasandil 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel tuleb saata see vorm kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele. TPK 3. osa alapeatükis 3.2 on protsessipunkti 3.2.1 pealkirjaks märgitud ning sinna on lisatud uus alamprotsess " ", mis 3.2.1. Maksete protsess 3.2.1.4. Makse RTK algatusel kohaldub RE meetmetele, kus TAT järgi RTK algatab makse näiteks taotluse rahuldamise otsuse alusel. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll- lehte aruande kontrollimiseks. Täiendatud on protsessi "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)", kuhu on lisatud nõuded ostu- ja hankelepingute täitmise kontrolliks.

Seoses EŠK regulatsiooni muudatusega on samas alapeatükis 3.2 kaasajastatud 3.2.2. Riigihangete kontrolli ", kus on täpsustatud, kuidas EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole protsess

kooskõlastamiseks RHAD vastavalt punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale.

TPK 3. osa alapeatükki on lisatud EŠK programmi ja kliima meetmete ning 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite järeltoimingud.

Seoses RTK põhimääruse muudatusega on TPK-s muutunud RTK majandustarkvara osakonna (MTO) nimi infosüsteemide arendamise osakonnaks (ISO-ks).

Versioon 12 Käskkirjas märgitud kuupäev

Üldised TPK protsesside muudatused:

TPK-s on kustutatud RTK RÜ perioodi 2014-2020 rakendamisega seotud protsessid. TPK protsessid kohalduvad EL struktuurivahendite perioodi 2014-2020 lõpetamiseks. Igale protsessile on määratud protsessiomanik (ametinimetusega). TPK 3. osas on kasutatud piloteerimiseks TPK protsessi uut infodisaini järgmistes protsesside: 3.

, , 1.4. Otsustusprotsess 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ja 3.2.4. Projekti . aruannete kontrolli protsess RTK TAO teenuse disaini talitus hindab 6 kuud pärast TPK kinnitamist, kui suur on uue

infodisainiga töökorra protsesside kasutusaktiivsus Confluences. TPK muudatused on märgitud läbivalt rohelise tekstist erineva värviga ning lingid on märgitud sinisega. Töökorras on läbivalt asendatud "maksetaotlus /ettemaksetaotlus" mõistega "makse/ettemakse" lihtsustamise eesmärgil.

TPK protsessipunktides on tehtud järgmised muudatused:

TPK-s on tõstetud rahastamisvahendite rakendamisega seotud protsessid TPK 3. osast TPK 2. osasse KA protsessipunktide juurde, sest perioodil 2021-2027 rakendab rahastamisvahendeid RTK-s TAO.

1. Punkti 1.2.3. Vastutajad on lisatud, et igale töökorra protsessile on määratud protsessiomanik. Täiendavalt on kirjeldatud protsessiomaniku ülesanded.

2. Punkti 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele on lisatud 2021-2027 rahastamisvahendite osa.

3. Punktis 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid on täiendatud TPK lisade nimekirja 2021-2027 rahastamisvahendite kontroll-lehtedega.

4. Protsessipunkti 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess on täiendatud, et see kohalduks ka EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt esitatud TAT-i kooskõlastamiseks.

5. Protsessipunktis 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele on täiendatud p.2. RTK toetuste valdkonna töökordade loomine ja protsesside muutmine" " ning lisatud, et TPK muudatuse korral protsessiomanik täidab TPK protsessi muutmise lähteülesande vormi (TPK lisa 15).

6. Protsessipunkti 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine

on muudetud ning kirjeldatud, kuidas PO asutab toetusmeetme juhtkomitee.

7. Töökorda on lisatud uus protsessipunkt 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu .vastavuskontroll RKÜ-s

8. Protsessipunktis 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme MT esitamine ja finantsaruandlus on täiendatud EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fond" kulude aruandlust.

9. Protsessipunktis 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess on täiendatud EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse menetlust.

10. Protsessipunktis 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine on täpsustatud, et KA finantsinstrumentide ekspert kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale ning muudab TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele.

11. Protsessipunktis 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess on kirjeldatud ettemakse/makse menetlemine töökorra lisa 10 "Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " järgi.

12. Protsessipunkti 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess on ajakohastatud koostöös Rahandusministeeriumiga.

, 13. Töökorda on lisatud uus protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll mis kirjeldab aruannete ja järelaruannete kontrolli TAO finantsinstrumentide eksperdi poolt kasutades TPK lisa 14 "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht".

14. Protsessipunktis 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess on täiendus punkti 1 alapunktis 1.9, et TAO jurist edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile ja järelevalve eksperdile.

15. Protsessipunktis 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess on täpsustatud konto loomist.

16. Protsessipunkti 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess on täpsustatud TAO SFOS tooteomaniku ja ISO projektijuhi tööjaotust.

17. Protsessipunkti 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil on kaasajastatud.

18. Protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine on lisatud täiendus, et meetme rakendusdokumentide koostamisel tuleb tagada, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

19. Protsessipunktis 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess on täpsustus, et taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika.

20. Protsessipunkti 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess on täpsustatud koostööd RA-ga.

21. Protsessipunkti 3.1.4. Otsustusprotsess on täpsustatud ja muudetud kasutajasõbralikumaks uue infodisainiga.

22. Protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess on uuendatud viited õigusaktidele ja muudetud on infodisaini.

23. Protsessipunktis 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess on uuendatud tabel 1 "Riigihangete kontrolli ulatus" ning täpsustatud on raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute kontrolli.

24. Protsessipunkti 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess on muudetud vastavalt uuele infodisainile.

25. Protsessipunktis 3.2.5. Andmekorje protsess on täpsustatud SIS koordinaatori ülesandeid.

26. TPK 3. osa alapeatükki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD on lisatud täiendus, et olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist "EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis". Samuti on lisatud täiendus, et TPK alapeatükk 3.3.

JÄRELEVALVETOIMINGUD kohaldub FKO tegemiseks perioodi 2014-2020 ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmetes.

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust

Protsess kirjeldab KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite läbiviimise raames.

Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise. Protsessipunkt 2.1.1. ei kohaldu KA-le perioodil 2021-2027, sest KA vastavusauditi pole vaja teha vastavalt ÜSS §9 lõikele 3.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5 paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse kohta.

EŠK kontekstis käsitleb RKÜ ülesandeid EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 ning EŠK juhtimis- ja kontrollisüsteemide audit viiakse läbi kooskõlas riiklike süsteemiauditi nõuetega, mida tavaliselt kohaldatakse EL või EMP/Norra toetuste puhul. EŠK ja makseasutuse JKS-e auditeeritakse vähemalt üks kord vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 9.1.

Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatamine

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi protseduuride koordinaator) /TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest (edaspidi Norra/EMP koordinaator)/EŠK programmi ekspert

Koostab KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja esitamiseks AAle ning edastab selle koos KA tööprotseduuride kirjelduse või RKA JKKga/ aRKÜ JKKg DHS-i kaudu kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

10 tööpäeva (edaspidi

)tp

Algatuskiri AA-le DHS-s

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle KA/RKA/RKÜ juhile DHS-i kaudu allkirjastamiseks. 2 tp Kooskõlastatud algatuskiri AA-le DHS-s

1.3 KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA vastavusauditi algatuskirja ning KA tööprotseduuride kirjeldused või RKA JKK/RKÜ JKK AA-le (teadmiseks TMO juhatajale).

2 tp Allkirjastatud algatuskiri AA-le DHS-s

1.4 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Salvestab RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskirja Sharepointi. 2 tp Algatuskiri Sharepointis

2. KA vastavusauditi või KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, JKS-ide auditi või järelauditi. Esitab auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA /RKÜ-le kommenteerimiseks.

Vastavalt jooksvale vajadusele

E-kiri auditi aruande projektiga DHS-s

2.2 TAO juhataja Määrab auditi kontaktisiku ja teavitab teda auditi aruande projektist. 2 tp E-kiri

2.3 Protseduuride koordinaator/KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

AA-ga kokkulepit ud tähtaeg

Seisukohad auditi aruande projektile lisatud Sharepointi

2.4 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA/RKÜ seisukohtadega auditi aruande projekti. 3 tp E-kiri kooskõlastatud auditi aruande projektiga

2.5 Protseduuride koordinaator/KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA/RKÜ kommentaaridega auditi aruande projekti vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale.

AA-ga kokkulepit ud tähtaeg

E-kiri kommenteeritud auditi aruande projektiga

2.6 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande KA/RKA/RKÜ-le ning sisestab lõpparuandes toodud järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

E-kiri auditi lõpparuandega; kanded SFOS-s

2.7 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad, kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja. 5 tp Auditi järeltegevuste elluviijad määratud

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert

2.8 Protseduuride koordinaator/ KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineerib auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

E-kirjad; kanded SFOS- s

2.9 TMO finantsekspert Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele, annab auditi aruande projektile seisukohad kooskõlastades need eelnevalt TMO juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning seotud info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

Auditi aruande projektile seisukohad esitatud; kanded SFOS- s

2. 10

AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui AA ei hinda järeltegevusi piisavaks, alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

Kanded SFOS-s

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmistab VV istungiks ette KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid ning esitab need ametlikuks kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja Riigikantseleile. Salvestab materjalid .Sharepointi

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

VV KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid Sharepointis

3.2 Protseduuride koordinaator Koostab pärast VV poolset KA vastavaks tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks tunnistamisest EK-le esitamiseks.

5 tp Kirja eelnõu KA vastavaks tunnistamisest EK-le esitamiseks

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp Allkirjastatud kiri KA vastavaks tunnistamisest EK-le DHS-s

3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le (koopia KA juht, TMO juhataja) KA vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA vastavuse kohta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride kirjeldused.

Teavitab EK-d juhul kui perioodil 2014-2020 JKS auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele või kui perioodil 2021-2027 JKS auditi tulemusel tuvastatakse, et KA ei taga ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohast toimimist

Osapoolt e poolt kokkulepit ud tähtajal

KA vastavusauditi lõpparuanne EK-le esitatud

3.5 Protseduuride koordinaator Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide kättesaamisest, koordineerib koordinaator vastuskirja koostamist EK märkustega arvestamise või põhjendatud mittearvestamise kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i, lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.

15 tp EK kiri; KA vastuskirja eelnõu DHS-s

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s

3.7 Protseduuride koordinaator Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab materjalid .Sharepointi 2 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s edastatud teadmiseks TMO-le

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride koordinaator Pärast muudatuste toimumist rakendussüsteemis uuendab andmeid infosüsteemis SFC2014/SFC2021. 10 tp Muudatuste kanded infosüsteemis SFC2014/ SFC2021

5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja EŠK JKK Šveitsi toetuste büroole esitamine

5.1 Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmistab ette ametliku kirja RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le esitamiseks/ kirja RKÜ vastavaks tunnistamisest Šveitsi toetuste büroole. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK nõuetele vastavuse kohta.

10 tp Kirja eelnõu FMO-le DHS-s/ Kirja eelnõu Šveitsi toetuste büroole DHS-s

5.2 DHO dokumendihalduse spetsialist Loob DHS töövoo kirja TAO juhatajale kooskõlastamiseks ja RKA juhile/RKÜ juhile kinnitamiseks ning teadmiseks TMO juhatajale.

2 tp Kiri DHS-s

5.3 RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-is. 3 tp Allkirjastatud kiri FMO- le DHS-s/ allkirjastatud kiri Šveitsi toetuste büroole DHS-s

5.4 Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Salvestab kõik asjakohased Norra/EMP JKK /EŠK materjalid vastavasse kausta.Sharepointi 2 tp Norra/EMP JKK /EŠK JKK kiri koos JKK materjalidega Sharepoi

vastavas kaustasnti

2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ÜSM_2013 artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et JKS on vastavuses ÜSM_2013 artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid.

Vastavalt STS § 10 lõikele 2 ja vastavalt ÜSS § 9 lõikele 2 teostab KA vastavushindamise. Vastavalt STS § 10 lõikele 2 toimub KA käskkirja alusel RA ja RÜ määramine. ÜSS § 9 lõike 2 alusel KA annab hinnangu TPK vastavuse kohta.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ protseduuridele, kus asjakohane):

üldine struktuur ja tööjaotus asutuses; taotluste menetlemine; vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

kontroll;maksete riigihangete kontroll; kohapealne tegevuste kontroll; rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll; projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll; tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja nendest teavitamine; finantskorrektsiooni otsuse tegemine; SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus; vaidemenetlus; auditi järeltoimingute tegevused; Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

EŠK raames vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.2 (kui raamkokkuleppe lisas 1 ei ole kokku lepitud teisiti), määrab Eesti koostööprogrammiga seotud kohustused ja ülesanded järgmistele riiklikele üksustele: RKÜ, makseasutus ja AA. EŠK AA-na tegutseb EV Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond EŠK raamkokkuleppe artikli 2.3 alusel. EŠK raames AA vastutab auditistrateegia koostamise ja auditite tegemise eest, et kontrollida koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tulemuslikku toimimist, samuti toetusmeetmete auditite eest vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.6.

Antud protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele/Kliima meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi töökordade

)koordinaator

Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. Saadab uuele RA-le/RÜ-le vastavushindamise raames enesekontrolli kontroll-lehe, kus on välja toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded protsesside koostamiseks.

5 tp Juhendmaterjalid edastatud

1.2 RA või RÜ (edaspidi vastavushindamise

)taotleja

Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks, koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes oma protseduurid ja esitab need KA vastavushindamiseks e-kirja teel. Uus RA/RÜ esitab täidetud vastavushindamise kontroll-lehe.

Vastavalt vajadusele

RA/RÜ protseduurid KA-le edastatud; täidetud KL

1.3 TAO teenuse arendamise ekspert

Laeb üles Sharepointi RA/RÜ vastavushindamise dokumendid ja loob JIRA taski TAO valdkonna ekspertidele /juristile ja RM RO-le dokumentide kommenteerimiseks (teadmiseks TAO talituse juhatajatele).

5 tp KA hinnang edastatud RA-le /RÜ-le; KL

1.4 TAO valdkonna eksperdid/TAO jurist/ RM RO

Kommenteerivad dokumente JIRA-s/Sharepointis. 10 tp Kommentaarid Sharepointis /JIRA-s

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert

1.5 TAO teenuse arendamise ekspert

Puuduste korral saadab e-kirja vastavushindamise taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud protseduuride hindamiseks esitamiseks. Puuduste korral protsess jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.

a) Perioodil 2014-2020 valmistab ette RA/RÜ vastavushindamise käskkirja DHS-s ning loob DHS-s töövoo dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO OJ. Allkirjastaja: KA juht.

b) Perioodil 2021-2027 koostab vastuskirja DHS-s ja lisab lisad (KL; töökord) DHS-i ning loob DHS-s töövoo dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO juhataja. Allkirjastaja: KA juht.

5 tp Dokumendid DHS-s

1.6 TAO jurist/TAO OJ Kooskõlastab dokumendid DHS-s.

1.7 KA juht a) Perioodil 2014-2020 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise käskkirja;

b) Perioodil 2021-2027 allkirjastab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise lõpphinnangu vastuskirja.

3 tp RA/RÜ vastavus-hindamise läbimise lõpphinnang (käskkiri/vastuskiri) DHS-s allkirjastatud

1.8 TAO teenuse arendamise ekspert

Salvestab Sharepointi DHS-s allkirjastatud dokumendid vastavasse kataloogi.

RÜ/RA töökorra tööversioonid, KA tagasiside, kooskõlastatud töökorra ning vastavushindamise kontroll-lehe ning kinnitatud töökorra salvestab Sharepointi vastavasse kataloogi.

1 tp Töökorra dokumendid/ Sharepointis

1.9 TAO teenuse arendamise ekspert

Kannab info perioodil 2014-2020 tegutsemisloa saanud asutuse kohta infosüsteemi SFC2014. 5 tp Kanded infosüsteemis SFC2014

2. Norra/EMP vahendite ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsess

2.1 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. 5 tp E-kiri PO-dele

2.2 PO või RÜ (edaspidi vastavushindamise

)taotleja

Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks, koostab RKA/RKÜ kõiki nõudeid/juhendmaterjale arvesse võttes oma PO JKK/ RÜ töökorra ja esitab need RKA Norra/EMP koordinaatorile/ RKÜ EŠK programmi eksperdile

vastavushindamiseks.

Kui RÜ töökord sisaldab mitme erineva fondi muudatusi, siis RÜ saadab töökorra TAO teenuse arendamise eksperdile (edaspidi ) ja koopia teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi töökordade koordinaator eksperdile.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2.3 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Koordineerib PO JKK/ RÜ töökorra vastavushindamise läbiviimist. Loob vastava JIRA taski ja kaasab vajalikud RKA ja Norra-EMP SA/ EŠK RKÜ eksperdid ja muud vajalikud osapooled.

10 tp JIRA task

2.4 RKA ja Norra-EMP SA/RKÜ eksperdid/ Muud kaasatud osapooled

Kommenteerivad PO JKK-d/ RÜ töökorda. Kommentaarid JIRA taski juures ja Sharepointis

2.5 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/ *Töökordade koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Veendub, kas JKK/töökord vastab RKA/RKÜ kehtestatud nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte /juristi/talituse juhatajat.

Kui JKK/töökord vajab korrigeerimist, saadab puuduste kõrvaldamiseks ja/või täiendamiseks selle vastavushindamise taotlejale e-kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/töökorra esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti korrigeeritud JKK/töökorda.

10 tp E-kiri

Sharepointis

2.6 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/ *Töökordade koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise taotlejat RKA/RKÜ lõpphinnangust ning palub e-kirjaga esitada RKA-le /RKÜ-le kinnitatud versiooni asutuse töökorrast või JKK-st.

Edastab PO JKK ja RÜ töökorra AA-le vastavusauditi läbiviimiseks.

5 tp E-kiri

Sharepointis

2.7 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/

Töökordade )*koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ töökorra tööversioonid või kinnitatud versioonid, RKA/RKÜ tagasiside, kooskõlastatud JKK/töökorra ning kontroll-lehe .Sharepointi

EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp JKK/ töökord Sharepointis

2.8 Norra/EMP koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA arvamus ( vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK nõuetele vastavuse the report and the opinion kohta.

3 kuud E-kiri FMO-le

Sharepointis

2.9 Norra/EMP koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA arvamusele ka inglise keelse PO JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le kommentaare kuni kahe kuu jooksul dokumentide kättesaamisest.

2 kuud esitamiseks + 2 kuud FMO kommentaaride ks

E-kiri

Sharepointis

2. 10

Norra/EMP koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2. 11

EŠK programmi ekspert

Teavitab Šveitsi toetuste bürood, et PO JKK vastab RKÜ nõuetele. Šveitsi toetuste büroo nõudmisel esitab lisaks AA arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO JKK. Kui Šveitsi toetuste bürool on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise.

Koheselt pärast PO JKK vastavaks tunnistamist

E-kiri

Sharepointis

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

Protsessi punkti 1 "Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess" eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ÜSM_2021-ga, komisjoni määrustega ja asjakohase fondi määrusega, ÜSS-ga, meetmete nimekirjaga ja ÜM_2022-ga, taotluste menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega.

Protsessi punkti 1 eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu ja EŠK TAT eelnõude kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega.

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. TPK- st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid, STS/ÜSS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa, millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

RE/Kliima meetmete ja EŠK TAT eelnõude korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

TAO valdkonna eksperdid annavad hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale: kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise metoodika arusaadavusele ja sobivusele; toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele; toetuse maksetingimuste õiguspärasusele; rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga; perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rahastamislepingu puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele ÜSM_2021 alusel; hangete läbiviimiseks seatud nõuetele; riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele; riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmiseks seatud nõuetele ja ehk "ei-kahjusta oluliselt" põhimõtte nõuetele ja DNSH taristuinvesteeringute kliimakindluse tagamisele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete eelnõu ettevalmistamises. TAT koordinaator koordineerib RTK-s TAT TAT eelnõu kommenteerimist, kaasates TRO-st seotud isikud. TAO talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja teenusedisaini rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete ühtlustamisel.

EŠK programmi raames saadab PO RKÜ-le kooskõlastamiseks TAT-d, sh. ka eeldefineeritud projektide käskkirjade eelnõud, vastavalt antud protsessi punktile 1.

Antud protsessi punkt 2 reguleerib KA teavitamist ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta ning kohaldub ainult EL struktuurivahendite toetusskeemidele perioodil 2021-2027 EL määruse 2021/1060 järgi. EL toimise leping Artikkel 258 sätestab, et kui EK on arvamusel, et liikmesriik ei ole täitnud aluslepingutest tulenevat kohustust, esitab ta selle kohta oma põhjendatud arvamuse, olles andnud riigile võimaluse esitada oma seisukoht. Kui riik ei järgi esitatud arvamust komisjoni seatud tähtaja jooksul, võib komisjon anda asja EL Kohtusse.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja muutmise protsess

1.1 DHO dokumendihalduse spetsialist

Registreerib DHS-s ja RA/EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt esitatud TAT-i koos lisadega suunab edasi tööülesandena TAT koordinaatorile.

1 tp jooksul TAT DHS-s

1.2 talituse Teenusedisaini teenuse arendamise ekspert/ ärianalüütik (edaspidi TAT koordinaator)

JIRA-s TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande üldjuhul ning TRO Loob TAO valdkonna ekspertidele konta juhul, kui RTK on TAT alusel meetme RÜ.ktisikule

EŠK TAT korral kaasab EŠK programmi eksperdi.

1 tp jooksul Tööülesanne ja dokumendid JIRA-s

1.3 TAO valdkonna eksperdid/TA O jurist/

TRO kontaktisik/ KO kommunikatsioonispetsialist[1]

/EŠK programmi ekspert/ RM RO

Kommenteerivad TAT-i JIRA-s .vastavalt oma vastutusvaldkonnale [2]

Vajadusel TRO kontaktisik ja TAO valdkonna eksperdid/TAO jurist konsulteerivad omavahel.

SIS-i kogutavaid näitajaid ja vastavat metoodikat hindab RM RO.

10 tp jooksul

Kommentaarid JIRA-s.

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

1.4 TAT koordinaator Koondab kommentaarid TAT-i kohta.

a) Kui RA TAT eelnõu on ebapiisava kvaliteediga, siis ei kooskõlasta TAT-i ja teeb RA-le/EŠK PO-le/EŠK komponendi operaatorile ettepaneku TAT täiendamiseks ning menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5;

b) kooskõlastab TATi, kui see vastab nõuetele.

Koostab ja saadab vastuse TAT koostajale ning teadmiseks TRO talituse juhatajale. DHS-s

EŠK TAT vastused saadab teadmiseks ka EŠK programmi eksperdileJIRA kaudu .

sulgeb tööülesande JIRA-s. Pärast TAT kooskõlastamist Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6.

E-kiri või ametlik kiri JIRA-s;

Ametlik kiri DHS-s

1.5 RA/EŠK PO/EŠK komponendi operaator

Muudab TAT-i vastavalt KA/RKÜ kommentaaridele ja saadab parandatud TAT-i KA-le/RKÜ-le kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.

Vastavalt RA /EŠK PO-ga kokku lepitud tööplaanile

TAT DHS-s

1.6 KO kommunikatsioonispetsialist

Paneb TAT-i s RTK kodulehele. (v.a EŠK TATi) üle Kokkulepitud tähtajaks

TAT RTK kodulehel

2. KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta

Kohaldub 2021/1060 EL määruse järgi EL struktuurivahenditele

2.1 Välisministeeriumi juriidiline osakond

Saadab teavituse RTK aadressile: ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase EK põhjendatud [email protected] arvamuse rikkumise kohta.

Jooksvalt E-kiri

2.2 TAT koordinaator Tutvub rikkumise teavitusega, teeb JIRA rikkumisest teavitamise taski ja edastab rikkumise teavituse seisukoha võtmiseks KA eksperdile ja KA juristile.

2 tp JIRA task

2.3 KA ekspert (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/ KA jurist

Tutvub rikkumise teavitusega ja lisab oma kommentaarid JIRA rikkumisest teavitamisest taski juurde. Vajadusel konsulteerib teiste KA ekspertidega.

10 tp Kommentaarid JIRA taski juures

2.4 TAT koordinaator Koostab rikkumise teavituse kokkuvõtte ja edastab RA-le seisukoha võtmiseks, kas antud kaasus mõjutab toetusmeetmete ettevalmistamist ja või rakendamist.

3 tp E-kiri

2.5 RA Võtab seisukoha rikkumise teavituse osas ja teavitab KA-d. 10 tp E-kiri

2.6 TAT koordinaator Tutvub RA seisukohaga, salvestab JIRA rikkumisest teavitamise taski juurde RA vastuse ja teavitab KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/KA juristi RA seisukohast sama JIRA taski kaudu.

a) Juhul, kui rikkumine ei mõjuta toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis lõpetab JIRA-s rikkumisest teavitamise taski;

b) Juhul, kui rikkumine mõjutab toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis korraldab RA seisukoha registreerimise DHS-s ja teavitab RM RO-d aadressil: [email protected]. Salvestab e-kirja RM-le JIRA taski juurde. Teavitab rikkumisest KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide eksperti) .

2 tp a) Lõpetatud JIRA rikkumisest teavitamise task;

b) DHS-s registreeritud RA seisukoht; RM e-kiri salvestatud JIRA taski juurde

2.7 KA ekspert (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)

Tutvub RA seisukohaga, vajadusel konsulteerib KA juristiga ning lisab täiendavad kommentaarid. Teavitab TAO juhatajat. Menetlus jätkub TPK protsessi 2.2.4. "Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise

" järgi.protsess

2 tp JIRA taski kaudu

[ ] Välja arvatud RE meetmed.

[ ] TA valdkonna ekspertide kontaktandmete Extraneti link: .KONTAKTID

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused ( ) vastavad õigusraamistikule (sh calls for proposals rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud miinimum nõuetele).

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning edastab e- kirja teel esmased versioonid RKA-le ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt vajadusele

TAT-d koostatud Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO valdkonna eksperte. Edastab e-kirjaga RKA kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul

Taotlusvooru tekst jm seotud lisad Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul

PO e-kiri Sharepointis

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le dokumentide vastavust.

Mõistliku aja jooksul

E-kiri PO-le Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja jooksul

PO e-kiri Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

6. Norra /EMP koordinaat or

RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.

Hiljemalt 2 nädalat enne taotlusvooru avamist

E-kiri FMO-le Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale teavitust (rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare.

2 nädalat peale FMO teavitamist

Taotlusvoor avatud; taotlusvooru tekstid Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste ( ) kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt concept note rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg

1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse ( ) kavandi RKA-le kooskõlastamiseks.Concept note Hiljemalt 5 kuu jooksul arvates PO määramisest

e-kiri Sharepointi s ja X kettal

2. Norra /EMP koord inaat or

Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kommenteerimise kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega (sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste esitamiseks antakse tähtaeg arvestades rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud programmi üldise kirjelduse. 5 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

4. Norra /EMP koord inaat or

Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste osapooltega (sh RM). 3 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

5. Norra /EMP koord inaat or

Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks. 2 tp Ametlik kiri DHS-is, Sharepointi s ja X kettal

6. TAO juhat aja

Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA juhile allkirjastamiseks. 2 tp Ametlik kiri DHS-is,

Sharepointi s ja X kettal

7. RKA juht

Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp Ametlik kiri DHS-is,

Sharepointi s ja X kettal

8. Norra /EMP koord inaat or

Salvestab kõik asjakohased materjalid vastavasse fondi kausta.Sharepointi 3 tp Materjalid Sharepointis

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab oma kommentaarid või otsuse programmi üldise kirjelduse vastu võtmisest keeldumise kohta RKA-le.

2 kuud Ametlik kiri või e-kiri

Sharepointi s ning X kettal

1 0.

Norra /EMP koord inaat or

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid edasises programmi ettevalmistamise protsessis arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

5 tp e-kiri

Sharepointi s ja X kettal

1 1.

Norra /EMP koord inaat or

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO keeldumise otsuse kättesaamisest arvates kahe kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse TAO juristi.

2 kuud e-kiri Sharepointi s ja X kettal

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

1 2.

Norra /EMP koord inaat or

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 nimetatud alternatiivi, siis koordineerib vastavate tegevuste elluviimist.

2 kuud e-kiri Sharepointi s ja X kettal

2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess

Antud protsessipunkt kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise kirjelduse esitamist.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist edastab programmilepingu esialgse versiooni RKA-le. Vastavalt rakendus- määruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

2. Norra /EMP koordin aator

Edastab programmilepingu esialgse versiooni vastavale PO-le, TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele kommentaaride esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt rakendus- määruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

3. Norra /EMP koordin aator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

5. Norra /EMP koordin aator

Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

6. RKA juht

Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

7. Norra /EMP koordin aator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le ja koopia vastavale PO-le. 3 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5). Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja programmide ülesed algatused/projektid ( );initiatives

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi lepingu ( )/tehnilise abi lepingu (the Bilateral Fund Agreement Tech ) esialgse versiooni RKA-le.nical Assistance Agreement

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.2 Norra/EMP koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse ühiskomitee koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.3 Norra/EMP koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.4 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO- le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Share- pointis ja

X kettal

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

1.6 Norra/EMP koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja

X kettal

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu paberkandjal. 1 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja

X kettal

1.8 Norra/EMP koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le. 3 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja X kettal

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub potentsiaalsetel toetuse saajatel esitada projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2 nädalat enne kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse kinnitamise koosolekuväliselt.

Jooksvalt E-kiri,

projektitaot lus DHSs ja Sharepoint is

2.2 Norra/EMP koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul koos esialgse päevakava ettepanekuga ja muude vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti ettepanekud). Vajadusel korrigeerib osalejate tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2 nädalat enne planeeritud kohtumist

E-kiri

Sharepoint is

2.3 Norra/EMP koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt ajakavale

E-kiri

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumist. 1 tp Otsused Sharepoint is2.5 Kahepoolsete

suhete fondi ühiskomitee liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud põhimõtetele projektide rahastamine, mitterahastamine või projekti ettepaneku muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise ning edastab osalejatele kommenteerimiseks. 2 nädala jooksul peale ühiskomitee kohtumise toimumist

E-kiri

Sharepoint is

2.7 Norra/EMP koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti ettepanekud, siis nende rahastamine või mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4 nädalat peale kohtumise toimumist

E-kiri

Sharepoint is

2.8 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse kahepoolsete suhete tööplaani ( ) kommentaare, the Work Plan edastab kommentaarid kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele teadmiseks võtmiseks.

2 nädalat E-kiri

Sharepoint is

2.9 Norra/EMP koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja koordineerib ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/ mittekinnitamist teavitab sellest projekti ettepaneku esitajat.

Koosoleku-väliselt vastavalt vajadusele mõistliku aja jooksul

E-kiri

Sharepoint is

2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele

Protsessipunkti punkt 1 kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP PO-de JKK-des/ ning EŠK tegevusi töökorras RKÜ tegevusi EŠK PO-de JKK-des ja RÜ töökorras tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsessipunkti punkt 2 kirjeldab RTK toetuste valdkonna töökordade (sh. nende lisade) loomist ja muutmist.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

EŠK RKÜ tagab rahaliste vahendite tõhusa ja korrektse kasutamise ning kehtivate õigusaktide, eelkõige riigiabi eeskirjade järgimise vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.3.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

RÜ töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA/RKA/RKÜ-ga

1.1 RA/RÜ/PO RÜ töökorra/PO JKK muudatused (va tehnilised muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist kooskõlastusele KA-le/RKA-le/RKÜ-le. RE/Kliima meetmete protseduuride muudatused tuleb saata enne kinnitamist kooskõlastusele TAO-le.

RA töökorra muutmisel tuleb muudatused saata enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le üksnes nende töökorra protsesside muutmisel, kus RA täidab §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ funktsioone (nt ÜSS finantskorrektsioonide tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi RA-ga.

Saadab nõutud RÜ töökorra või PO JKK muudatused KA/RKA/RTK/RKÜ TAO kontaktisikule (TAO teenuse arendamise eksperdile struktuurivahendite ja RE/Kliima meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaatorile Norra/EMP puhul ja RKÜ programmi eksperdile EŠK puhul) enne töökorra või PO JKK kinnitamist e-kirja teel:

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona), kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis põhjustel;

2) töökorra või JKK versiooni, kus on selgelt välja toodud muudatused (kasutades MS Word funktsiooni „ “ või muud muudatuste eristamise viisi).Track Changes

Vastavalt vajadusele

E-kiri

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi )/ töökordade koordinaator Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid vastava asutuse kataloogi või JIRA-sse ja Sharepointi edastab lingi viitega materjalidele TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale, andmekorje/seire teemal RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja TMO-le määrates ühtlasi tähtaja kommentaaride esitamiseks.

2 tp Materjalid Sharepointis/ lingid viitega materjalidele; JIRA task

1.3 TAO valdkonna ekspert/jurist /riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja/RM RO nõunik

Kontrollib esitatud materjale tuginedes KA/RKA/RKÜ poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma vastutusvaldkonnas hinnangu, kas RÜ töökord või PO JKK vastab KA/RKA/RKÜ kehtestatud minimaalsetele nõuetele. RE/Kliima meetmete korral kontrollib, kas töökord vastab vastava meetmete määrustele. Annab vastava tagasiside töökordade koordinaatorile/ Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile.

8 tp E-kiri ja kommentaarid Sharepointis

1.4 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Kui RÜ töökorras või PO JKK-s ei ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik RÜ töökorrale või PO JKK-le kirjelduse järgi hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja, tuues välja, mis vajab korrigeerimist ning palub saata uuendatud töökorra või PO JKK. Juhul kui tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

10 tp E-kiri

1.5 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Uuendatud RÜ töökorra või PO JKK saamisel kontrollib KA/RKA/RKÜ/RTK tähelepanekutega arvestamist ise või edastab uuendatud töökorra või PO JKK TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO suhelda TAO valdkonna eksperdi/juristi/talituse juhatajaga/RM RO nõunikuga. Sellisel juhul informeerib valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik töökordade koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit/EŠK programmi eksperti kommentaaridele vastamise seisust ning annab teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud kommentaarid arvesse võtnud. EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7.

Kui esitatud töökord vastab kehtestatud KA/RTK minimaalsetele nõutele, saadab töökordade koordinaator e-kirjaga KA/RTK kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub esitada KA-le/RTK-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused.

10 tp JIRA task; E-kiri

1. 2.

Protsessiomanikud

punktis TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert punktis TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Originaalpealkiri

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra_EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetme

1.6 Norra/EMP koordinaator Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKA juht) ning palub esitada RKA-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile1.4.

AA-le hinnangu andmiseks vaja minev aeg

E-kiri

1.7 EŠK programmi ekspert Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKÜ kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKÜ kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKÜ juht) ning palub esitada RKÜ-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKÜ ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka Šveitsi toetuste .bürood

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

2 tp E-kiri

1.8 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Salvestab töökorra või PO JKK tööversiooni ning kinnitatud töökorra või PO JKK vastava Sharepoint asutuse kausta ning märgib kooskõlastuse kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse.

2 tp Dokumendid Sharepointis; kanded JIRAs ja PlanPros

2. RTK toetuste valdkonna töökordade loomine ja muutmine protsesside

2.1 Protsessiomanik/protsessi muudatuse algataja/TAO OJ

1) TPK muudatuse korral täidab TPK protsessi muutmise lähteülesande vormi (TPK lisa 15) ning saadab e- kirjaga täidetud vormi TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule täitmiseks ning koopia teadmiseks protsessiomanikule juhul, kui algataja ei ole ise vastava protsessi omanik. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3;

2) Uue RTK toetuste valdkonna töökorra loomiseks annab TAO OJ korralduse TAO teenusedisaini talituse juhatajale e-kirja teel.

Vajaduse korral

E-kiri

2.2 TAO teenusedisaini talituse juhataja Annab TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule tööülesande RTK toetuste valdkonna töökorra loomiseks.

2 tp jooksul E-kiri või Jira task

2.3 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

1) Uue toetuste valdkonna töökorra loomiseks palub kvaliteedijuhil valmistada ette uus Confluence pesa uue toetuste valdkonna töökorra jaoks ning palub määrata TAO OJ-l/TRO OJ-l/TMO OJ-l kontaktisikud töökorra väljatöötamiseks JIRA kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4-2.5;

2) Töökorra protsessi muudatuse korral analüüsib muudatusettepanekut ja valmistab ette protsessi muudatuse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.

Vajadusel konsulteerib TAO teenusedisaini talituse juhatajaga.

2 tp jooksul E-kiri; Kanne JIRA-s

2.4 TAO/TRO OJ Määrab TAO/TRO poolsed kontaktisikud töökorra väljatöötamiseks JIRA-s. 3 tp jooksul Kanne JIRA-s

2.5 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette TAO talituse Confluence pesa töökorra jaoks ning saadab selle lingi teenusedisaini ärianalüütikule.

2 tp jooksul RTK töökorra pesa Confluences; E-kiri

2.6 TAO talituse teenusedisaini ärianalüütik

Töötab välja uue RTK toetuste valdkonna töökorra või muudab toetuste valdkonna töökorra protsesse Confluences. Vajaduse korral töötab välja uued töökorra lisad. Korraldab vajaduse korral koosolekud kaasates protsessiomanikud ja teised seotud osapooled. Vajadusel kaasab KA/RKA/RKÜ eksperdid ja või RM RO esindajad.

Saadab välja töötatud RTK töökorra protsessi/töökorra lisa JIRA kaudu kommenteerimiseks protsessiomanikule. Vajaduse korral saadab RTK töökorra/muudetud töökorra lisa RM RO-le kommenteerimiseks e-kirja teel. Konsulteerib RM RO-ga seire valdkonna protsesside ja või TPK lisade väljatöötamisel ja või muutmisel.

Tööülesande s määratud tähtajaks

RTK töökord Confluences /töökorra lisad Sharepointis; E-kiri

2.7 Protsessiomanikud Kommenteerivad RTK töökorda/töökorra lisasid Confluence/Sharepoint keskkonnas. Kooskõlastavad töökorra protsessi muudatuse JIRA kaudu märkides JIRAs "kooskõlastan".

Üldjuhul 10 tp jooksul või JIRA tööülesande s määratud tähtajaks

Kommenteeritud RTK töökord Confluences/ Kommenteeritud töökorra lisa Sharepointis/JIRA kanne

2.8 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

a) Täiendab töökorda ja töökorra lisasid kommentaaride alusel. Edastab töökorra/töökorra lisa TAO Juhul, kui TPK töökordade koordinaatorile KA/RKA/RKÜ/RTK poolseks . kooskõlastamiseks JIRA kaudu

sisaldab Norra/EMP protsesside muudatusi, siis saadab RTK TPK teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile ja juhul, kui see sisaldab EŠK protsesside muudatusi, siis saadab teadmiseks EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1.

b) Vajadusel teeb vajalikud parandused töökorras/ töökorra lisas KA/RKA/RKÜ/RTK kommentaaride järgi (sh kaasab vajadusel protsessiomanikud).

c) edastab töökorra lõppversiooni RTK kvaliteedijuhile Pärast KA-ga töökorra/töökorra lisa kooskõlastamist töökorra kinnitamise korraldamiseks saates töökorra Confluence lingi ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

d) Kui väljatöötamisel on RTK töökorra lisa, siis töökorra lisa pärast KA-ga/RKA-ga/RKÜ-ga kooskõlastamist menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13.

Üldjuhul 5 tp jooksul

Täiendatud töökord Confluence /Muudetud töökorra lisad E-Sharepointis; kiri

2.9 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette töökorra kinnitamiseks ja algatab vastava DHS töövoo töökorra toetuste valdkonna kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks ning teadmiseks TAO teenusedisaini talituse ärianalüütikule.

2 tp jooksul Töövoog DHS-s

2. 10

TRO OJ/TMO OJ/TAO OJ/ TAO toetuste korraldamise talituse TJ/TAO teenusedisaini talituse TJ/TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht/KA juht/RKA juht /RKÜ juht

Kooskõlastavad RTK töökorra muudatuse DHS-s. 2 tp jooksul Kooskõlastused DHS-s

2. 11

RTK peadirektor Kinnitab RTK töökorra DHS-s. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK töökord DHS-s

2. 12

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Saadab teavituse töökorra muudatusest TRO/TAO listi ja teavitab teisi seotud osapooli töökorra muudatusest.

Koheselt pärast teavituse saamist

E-kiri

2. 13

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Algatab töövoo DHS-s RTK töökorra lisa kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks (sh. valmistab ette kaaskirja, milles selgitab, mida töökorra lisas muudeti).

2 tp jooksul E-kiri

2. 14

RTK TRO/TAO TJ-d Kooskõlastavad DHS-s RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kooskõlastatud RTK töökorra lisa DHS-s

2. 15

TAO/TRO OJ Kinnitab RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK töökorra lisa DHS-s

2. 16

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Laeb üles kinnitatud töökorra lisa vastava töökorra juurde Confluences. 1 tp jooksul Töökorra lisa Confluences

2. 17

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Saadab teavituse töökorra lisa kinnitamise kohta TAO/TRO listi ja vajadusel teistele osapooltele. 1 tp jooksul E-kiri

2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine

Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP finantsmehhanismile ja EŠK-le).

Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg.

Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18 lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti.

ÜGEM artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates kuupäevast, mil sihtotstarbeline üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi.

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile.

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE/Kliima meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK protsessides ette nähtud korrale ja RTK teabehalduse korrale ning TS- d vastavalt meetmete määrustele.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate dokumentide hoidmine vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele.

EŠK korral RKÜ tagab, et programmi dokumente säilitatakse 10 aastat pärast toetusmeetme lõppemist regulatsiooni artikli 4.15 järgi. EŠK dokumentide säilitamiskohustus on kuni 03.12.2029.

RTK peab säilitama toetuste valdkonna dokumendid vastavalt RTK teabehalduse korrale.

Protsessiomanik

DHO I dokumendihalduse talituse juhataja

2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine

Antud protsess 2.1.10 kohaldub EŠK programmile. Vastavalt toetusmeetme lepingu artiklile 5 asutab PO toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) ning kaasab RKÜ esindaja komitee liikmena.

Toetusmeetme juhtkomitee kinnitab toetusmeetme muudatused kooskõlas EŠK regulatsiooni ja toetusmeetme lepinguga. Toetusmeetme juhtkomitee koosseis ja hääleõigused määratakse toetusmeetme lepingus. Toetusmeetme juhtkomitee tuleb kokku vähemalt kord aastas.

Jrk Ametinimetus Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg

1.EŠK toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) asutamine ja komitee tegevuses osalemine

1.1 PO Saadab kirja RKÜ-le ja palub määrata esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. Koheselt pärast toetusmeetme rakendamise lepingu sõlmimist

Kiri DHS-s

1.2 RKÜ juht Määrab RKÜ esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. 10 tp jooksul või hiljemalt PO poolt määratud tähtajaks

RKÜ juhi otsus liikme (te) määramise kohta

1.3 EŠK programmi ekspert Valmistab ette kirja PO-le RKÜ esindaja(te) määramiseks toetusmeetme juhtkomiteesse. Seadistab DHS töövoo kirja eelnõu kooskõlastamiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le ja allkirjastamiseks RKÜ juhile.

5 tp jooksul Kiri DHS-s

1.4 TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/ TAO OJ

Kooskõlastavad kirja DHS-s. 2 tp jooksul tööülesande saamisest

Kooskõlastus ed DHS-s

1.5 RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-s. 2 tp jooksul tööülesande saamisest

E-kiri

1.6 PO Asutab komitee ja saadab koopia käskkirjast komitee asutamise kohta EŠK programmi eksperdile e-kirja teel teadmiseks.

10 tp jooksul pärast käskkirja vormistamist

E-kiri

1.7 EŠK programmi ekspert Korraldab komitee asutamise käskkirja registreerimise DHS-s. Seadistab DHS töövoo teadmiseks RKÜ juhile, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.

5 tp jooksul Komitee asutamise käskkiri DHS- s

1.8 RKÜ esindaja toetusmeetme juhtkomitees

Osaleb toetusmeetme juhtkomitee töös ning koosolekutel. Kooskõlastab komitee koosolekute protokollid e-kirja teel. Edastab koosoleku protokolli teadmiseks EŠK programmi eksperdile.

jooksvalt E-kiri

1.9 EŠK programmi ekspert Registreerib komitee koosoleku protokollid DHS-s. 5 tp jooksul Komitee koosoleku protokoll DHS-s

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine

Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamist vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.7. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsessi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklitele 4.8. EŠK toetusmeetme leping on pädevate asutuste ja vajaduse korral täiendavate lepingupoolte leping toetusmeetme rakendamise kohta (nagu on määratletud raamkokkuleppes). Toetusmeetme leping sõlmitakse RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. Protsessi punkti 3 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas RKÜ sõlmib toetusmeetme lepingu alusel toetusmeetme rakendamise lepingu elluviiva asutusega ning vajaduse ja sellekohase soovi korral vahendusasutusega (v.a tehnilise abi puhul) vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.9. Toetusmeetme rakendamise lepingus sätestatakse toetuse andmise tingimused ning asjaomaste poolte ülesanded ja kohustused.

1. EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamine

Iga kindlaks määratud toetusmeetme kohta koostatakse toetusmeetme taotlus, kasutades Šveitsi esitatud vormi. Toetusmeetme taotlused esitatakse Šveitsi toetuste büroole. Iga toetusmeetme kiidab kõigepealt heaks partnerriik ja seejärel Šveits. Esimese etapi taotluses kirjeldatakse põhiliselt toetusmeetme üldist raamistikku ja selle üldist ülesehitust. Teise etapi taotlus sisaldab üksikasjalikku teavet toetusmeetme eesmärkide ja ulatuse ning nende saavutamiseks vajalike protsesside ja ressursside kohta.

1.1 EŠK programmi ekspert

Saadab PO-le I etapi toetusmeetme taotluse vormi, mis on Šveitsi poolt ette antud.

Hiljemalt 2024. a alguses E-kiri

1.2 PO Koostab toetusmeetme kohta I etapi toetusmeetme taotluse, kasutades Šveitsi esitatud vormi, suhtleb taotluse täitmiseks Šveitsi toetuste bürooga ja s aadab taotluse RKÜ-le.

5 kuu jooksul E-kiri

1.3 EŠK programmi ekspert

Tutvub I etapi toetusmeetme taotlusega ja edastab selle RM RO-le kommenteerimiseks.

5 tp E-kiri

1.4 RM RO Kommenteerib I etapi toetusmeetme taotlust. 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme taotlus

1.5 EŠK programmi ekspert

Edastab parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta PO-le. 5 tp E-kiri

1.6 PO Parandab I etapi toetusmeetme taotlust ja saadab selle RKÜ-le. 10 tp E-kiri

1.7 EŠK programmi ekspert

Veendub, et PO on I etapi toetusmeetme taotlust täiendanud vastavalt parandusettepanekutele ning seadistab DHS-i töövoo taotluse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

I etapi taotlus esitatud hiljemalt 2024.a I poolaastal

DHS kaudu edastatud I etapi toetusmeetme taotlus

1.8 RKÜ juht Allkirjastab I etapi toetusmeetme taotluse. 2 tp Allkirjastatud I etapi toetusmeetme taotlus DHS-s

1.9 EŠK programmi ekspert

Edastab toetusmeetme taotluse DHS-i kaudu Šveitsi toetuste büroole. 2 p E-kiri salvestatud EŠK programmi kaustas X kettal

1. 10

Šveitsi toetuste büroo

Esitab vajadusel parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta ja või täiendavad tingimused.

Vajaduse korral 1 kuu jooksul E-kiri

1. 11

EŠK programmi ekspert

Annab PO-dele ülesande täita ja esitada II etapi toetusmeetme taotluse taotlusvorm ning võtta Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud tingimusi arvesse selle täitmisel.

Hiljemalt 2024.a II poolaastal E-kiri

1. 12

PO Suhtleb taotluse täitmiseks ja täiendamiseks Šveitsi toetuste bürooga ning esitab II etapi toetusmeetme taotluse RKÜ-le.

80 tp jooksul E-kiri

1. 13

EŠK programmi ekspert

Kontrollib, kas toetusmeetme taotlus on täidetud vastavalt vormile ja saadab parandusettepanekud PO-le.

5 tp E-kiri

1. 14

PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab parandatud II etapi toetusmeetme taotluse RKÜ-le.

10 tp E-kiri

1. 15

EŠK programmi ekspert

Saadab II etapi toetusmeetme taotluse kommenteerimiseks RM RO-le. 10 tp E-kiri

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

1. 16

RM RO Tutvub taotlusega ja esitab kommentaarid II etapi toetusmeetme taotlusele. 10 tp E-kiri

1. 17

EŠK programmi ekspert

Edastab RM RO kommentaarid PO-le. 2 tp E-kiri

1. 18

PO Parandab II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab toetusmeetme taotluse lõppversiooni EŠK programmi eksperdile.

10 tp E-kiri

1. 19

EŠK programmi ekspert

Kontrollib üle, kas toetusmeetme taotlus vastab nõuetele. Juhul, kui taotlusel on puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisega, siis vajadusel saadab taotluse kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e- kirja teel, kes kommenteerib 5 tp jooksul. [1]

Loob DHS-s toetusmeetme taotluse allkirjastamiseks töövoo AK märkega AvTS § 35 lg 2 p.2. , sh. lisab partnerriigi kinnituse, et esimese etapi tingimused on nende olemasolul täidetud.

5 tp II etapi toetusmeetme taotlus DHS-s; E-kiri

1. 20

RKÜ juht Allkirjastab II etapi toetusmeetme taotluse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud II etapi toetusmeetme taotlus DHS-s

1. 21

EŠK programmi ekspert

Saadab Šveitsi toetuste büroole lõpliku täidetud toetusmeetme taotluse vormi. II etapi toetusmeetme taotluse esitamisel lisab partnerriigi kinnituse, et esimese etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. Saadab koopia RM RO-le.

Enne 2024.a lõppu E-kiri Šveitsi toetuste büroole registreeritud DHS-s; Toetusmeetme taotlus EŠK programmi kaustas X kettal

1. 22

Šveitsi toetuse büroo

Menetleb II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab vajaduse korral oma tingimused selle täiendamiseks EŠK programmi eksperdile. Juhul, kui esitab tingimused toetusmeetme taotluse parandamiseks jätkub menetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.11.

Vastavalt vajadusele Kiri DHS-s

2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsess

Iga EŠK programmi toetusmeetme lepingu RKÜ valmistab ette vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.8.

2. 1.

EŠK programmi ekspert

Valmistab ette toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi esitatud vormi alusel ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võtab arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. Vajadusel konsulteerib PO-dega.

2 tp jooksul pärast toetusmeetme lõplikult heaks kiitmist Šveitsi poolt

Toetusmeetme lepingu kavand Sharepointis, E- kiri

2.2 TAO talituse jurist Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit. Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme lepingu kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti.

2 tp E-kiri; Kommenteeritud toetusmeetme lepingu kavand Sharepointis

2.3 EŠK programmi ekspert

Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. Saadab toetusmeetme lepingu kavandi teistele osapooltele kooskõlastamiseks.

2 tp E-kiri

2.4 Toetusmeetme lepingu osapooled

Kommenteerivad toetusmeetme lepingu kavandit ja esitavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

5 tp E-kiri

2.5 EŠK programmi ekspert

Tutvub kommentaaridega ja täiendab toetusmeetme lepingu kavandit. Edastab toetusmeetme lepingu kavandi Šveitsi toetuste büroole kommenteerimiseks.

2 tp E-kiri

2.6 Šveitsi toetuste büroo

Kommenteerib toetusmeetme lepingu kavandit ja edastab oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

5 tp E-kiri

2.7 EŠK programmi ekspert

Täiendab toetusmeetme lepingu kavandit, et see vastaks nõuetele ja laeb selle üles DHS-i.

3 tp Toetusmeetme lepingu kavand DHS-s

2.8 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ/TAO OJ

Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme lepingu kavand DHS-s

2.9 EŠK programmi ekspert

Korraldab toetusmeetme lepingu allkirjastamise lepingu osapoolte poolt vastavalt nõuetele koostöös Šveitsi toetuste bürooga.

Šveitsi toetuste bürooga kokku lepitud ajal; vormistamine hiljemalt 2 kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on toetusmeetme lõplikult heaks kiitnud.

Allkirjastatud toetusmeetme leping

2. 10

RKÜ juht/Šveitsi esindaja

Allkirjastavad toetusmeetme lepingu.

2. 11

EŠK programmi ekspert

Korraldab allkirjastatud lepingu üles laadimise DHS-i. 1 tp Allkirjastatud leping DHS-s

2. 12

EŠK programmi ekspert

Salvestab toetusmeetme lepingu EŠK programmi kausta. 2 tp Toetusmeetme leping X kettal EŠK programmi kaustas

3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine

3.1 EŠK programmi ekspert

Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi OneDrive`s vajadu ja saadab selle kommenteerimiseks TAO sel kaasates valdkondlikke eksperte

talituse juristile. Võtab arvesse toetusmeetme lepingu sisu ja toetuse andmise tingimusi.

Vastavalt vajadusele Toetusmeetme rakendamise lepingu kavand E- OneDrive`s; kiri

3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti.

5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu kavand OneDrive`s

3.3 EŠK programmi ekspert

Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Saadab e-kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele.

2 tp Täiendatud toetusmeetme rakendamise lepingu kavand E-;OneDrive's kiri

3.4 Toetusmeetme rakendamise lepingu Eesti osapooled ja PO

Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit OneDrive`s. 5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu kavand E- OneDrive`s; kiri

3.5 EŠK programmi ekspert

Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Loob töövoo DHS-s toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi lõppversiooni kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

5 tp Toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi töövoog DHS-s

3.6 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ/ TAO OJ

Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme lepingu kavandi DHS-s

3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu DHS-s. 2 tp Allkirjastatud leping DHS-s

3.8 EŠK programmi ekspert

Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu allkirjastamise elluviiva asutuse ja vajadusel teiste lepingu osapooletega.

1 kuu jooksul E-kirjad

3.9 Elluviiv asutus ja vajadusel teised lepingu osapooled

Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp Osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping

3. 10

EŠK programmi ekspert

Laeb üles DHS-i toetusmeetme rakendamise lepingu ja kõik selle lisad. 2 tp Toetusmeetme rakendamise leping koos lisadega DHS-s

[1] ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskuse kontaktandmed: .https://kompetentsikeskus.sm.ee/et/kontakt

2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

Vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 4.2 punktile 4 kontrollib RKÜ Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavust EŠK regulatsiooni artiklile 4.10.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO /programmik omponendi operaator

Koostab Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu ning edastab selle e- kirja teel RKÜ-le, Šveitsi toetuste büroole ja Šveitsi toetusmeetme partnerile kommenteerimiseks.

Vastavalt Šveitsi toetuste bürooga kokkulepitud tähtajale

PO/programmikomponendi operaatori esitatud partnerlusleping X-kettal EŠK programmi kaustas

2. EŠK programmi ekspert

Vaatab üle partnerluslepingu teksti, loob JIRA taski TAO juristile partnerluslepingu kooskõlastamiseks ja vajadusel kaasab teisi TAO valdkonna eksperte.

10 tp jooksul JIRA task

3. TAO jurist /TAO ekspert

Tutvub partnerluslepingu tekstiga ja kooskõlastab selle JIRA-s. Puuduste korral lisab kommentaarid JIRA-sse.

10 tp jooksul Kooskõlastus/kommentaarid JIRA- s

4. EŠK programmi ekspert

a) Kui puuduseid ei tuvastatud/kui puudused on kõrvaldatud, siis edastab e-kirjaga RKÜ kooskõlastuse PO-le/programmikomponendi operaatorile. Registreerib DHS-s RKÜ kooskõlastuse partnerluslepingule. Menetlus jätkub vastavalt punktile 6;

b) Puuduste korral täiendab partnerluslepingut laekunud ettepanekute alusel. Edastab kommentaarid partnerluslepingu kohta PO-le/programmikomponendi operaatorile. Registreerib RKÜ vastuse partnerluslepingule DHS-s.

5 tp jooksul RKÜ vastus registreeritud DHS-s

5. PO /programmik omponendi operaator

Juhul kui olid puudused, siis edastab e-kirja teel parandatud partnerluslepingu EŠK programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punktile 4.

10 tp jooksul e-kiri

6. PO /programmik omponendi operaator

Edastab allkirjastatud partnerluslepingu e-kirjaga RKÜ EŠK programmi eksperdile. hiljemalt 20 tp jooksul

E-kiri

7. EŠK programmi ekspert

Registreerib DHS-s allkirjastatud partnerluslepingu. 5 tp jooksul Registreeritud allkirjastatud partnerlusleping DHS-s

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli 5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses regulatsiooniga.

EŠK kontekstis antud protsessiga täidetakse EŠK rakendamise määruse 3. peatüki artikli 3.1. "Üldsätted" sätestatud kohustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses EŠK regulatsiooniga. EŠK RKÜ kasutab võimalikust või tegelikust rikkumisest teatamiseks Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud teatamisvormi ning rikkumisjuhtumitest teavitab RKÜ Šveitsi toetuste bürood kvartaalselt vastavalt EŠK rakendamise määruse artiklile 11.3.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on administratsiooni ja TS-te kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse. Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA/RKA/EŠK RKÜ töötajad hoolimata osakonnast.

Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohalduvad perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetusskeemidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüside koostamine

1.1 TAO valdkonna ekspert/talituse juhataja Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil alustab materjalide koondamist iga-aastase struktuurivahendite, Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi (edaspidi ja kontrollide aastaaruande koostamiseks. toimivusanalüüs) Toimivusanalüüs on aluseks protsessipunktis 2.2.3 nimetatud kontrollide aastaaruande koostamiseks.

Jooksvalt Materjalid toimivusanalü üsiks koondatud Sharepointi

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi toimivusanalüüsi koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga algavaks järelevalvetsükliks, milles määratleb toimivusanalüüsi koostamise detailse ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga. Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi projektiplaani JIRA-sse.

*EŠK administratsiooni esimese toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga järelevalvetsükliks esitab TAO juhatajale kooskõlastamiseks hiljemalt 31. augustil Seni kuni EŠK toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted pole 2025. kinnitatud, on järelevalve kontrolli ulatus 100%.

31. august Uuendatud toimivusanalü üsi koostamise põhimõtted ja ajakava, projektiplaan JIRA-s

1.3 Toimivusanalüüsi koordinaator Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks keskkonna. Kokkulepitud tähtpäeval

Koosoleku kutse; keskkond toimivusanalü üsi kirjutamiseks Sharepointis

Protsessiomanik

Toimivusanalüüsi protsessis:

Punkti 1-2 protsessiomanik: TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert (toimivusanalüüsi koordinaator)

Punkti 3 protsessiomanik: TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollide ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollide protsessis:

Protsessiomanik: TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

1.4 TAO valdkonna ekspert/rikkumiste tagastuste valdkonnas TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi järelevalve riskiekspert)/ TAO talituse teenusedisaini juhataja/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06. toimunud arenguid valdkonnas vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud põhimõtetele, tuues välja KA/RKA/EŠK RKÜ poolsed tegevused parendamiseks. Perioodi 2014-2020 SV analüüs hõlmab ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 ja abifondi rakenduskava 2014-2020. Norra/EMP finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs koostatakse eraldi dokumendina. EŠK analüüs koostatakse eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s.

31. detsember kinnitatakse eelnõu projekt;

28. veebruar kinnitatakse lõplik versioon. Põhjend[2]

atud juhtudel võivad Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad

Analüüsi tulemused (sh. tööülesanded JIRA-s)

1.5 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi koostamiseks vajaliku sisendmaterjali osas. Koondab sisendmaterjaliks olevad dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse ning edastab selle kohta informatsiooni valdkonna ekspertidele.

Jooksvalt Info JIRA-s edastatud

1.6 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/TAO talituse teenusedisaini juhataja

Sisestab valminud analüüsi toimivusanalüüsi Sharepointi lehekülgedele vastavatesse peatükkidesse.

31. detsember

28. veebruariks vajadusel täiendatakse

Põhjendatud juhtudel võivad Norra /EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad

Toimivusanal üüs Sharepointis täiendatud

1.7 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt lisatud info ning vajadusel annab tagasiside täiendamist vajavate punktide osas.

Jooksvalt/ osapoolte vaheline kokkulepitud tähtaeg

Toimivusanal üüsi info Sharepointis ühtlustatud

1.8 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks TMO juhatajale. Norra/EMP koordinaator edastab Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks RKA juhatajale.

28. veebruar lõplik versioon Põhjendatu d juhtudel võivad Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad.

E-kiri toimivusanalü üsiga

1.9 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti kommenteerimiseks TAO juhatajale. 2 tp E-kiri toimivusanalü üsiga

1. 10

TAO juhataja Annab e-kirja teel või kohtumisel tagasisidet toimivusanalüüsi ja kavandatavatele tegevustele.

5 tp E-kiri kommenteerit ud failiga

1. 11

Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Viib vajadusel sisse TAO juhataja/RKA juhi poolt tehtud parandusettepanekud ning vormistab toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi koostamise aluseks olevad põhimõtted ning edastab seejärel kooskõlastamiseks TAO juhatajale ja allkirjastamiseks KA juhile/RKA juhile/EŠK RKÜ juhile.

5 tp E-kiri parandatud toimivusanalü üsiga; Toimivusanal üüsi töövoog DHS-s

1. 12

KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku versiooni digitaalselt. 3 tp Toimivusanal üüs allkirjasta tud

1. 13

Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi JIRA-sse, Sharepointi ning edastab informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele, TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM RO-le ja AA-le.

10 tp Allkirjastatud toimivus- analüüs JIRA- s ning Sharepointis

1. 14

Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve tegevuste täitmist ja märgib täidetud ülesanded lõpetatuks. Lisab tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse ühiskasutatavasse kausta.

10 tp JIRA-s järelevalve tegevused täidetud

2. SV ja Norra/EMP ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

2.1 Toimivusanalüüsi koordinaator Algatab toimivusanalüüsis kavandatud järelevalvetegevuste täitmise vahekokkuvõtte koostamise kaks korda aastas, mille eesmärgiks on täpsustada järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta teiseks poolaastaks. Loob vahekokkuvõtet käsitleva dokumendi Sharepointis.

Jooksvalt kuid mitte hiljem kui 1. mai ja 1. november

Vahekokkuvõt et käsitlev dokument Sharepointis

2.2 Toimivusanalüüsi koordinaator Informeerib toimivusanalüüsiga seotud TAO eksperte ja talituse juhatajaid tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast ja võimalikest täiendavatest sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA kaudu.

2 tp E-kiri; teated JIRA-s

2.3 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/TAO talituse teenusedisaini juhataja/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi või täpsustab varasemaid seatud tähtaegu. Salvestab vahekokkuvõtte Sharepointis.

20 tp Vahekokkuvõt e toimivus- analüüsi täitmisest Sharepointis

2.4 Toimivusanalüüsi koordinaator Ühtlustab tehtud vahekokkuvõtte ning esitab selle kommenteerimiseks TAO juhatajale.

5 tp Vahekokkuvõt e ühtlustatud

2.5 Toimivusanalüüsi koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt tehtud parandusettepanekud ning vormistab vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab seejärel kinnitamiseks TAO juhatajale.

3 tp Vahekokkuvõt e koostatud

2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt määratud tähtajaks 15. juuni; 15. november

Vahekokkuvõt e kinnitatud JIRA-s

2.7 Toimivusanalüüsi koordinaator Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte Sharepointi ning edastab informatsiooniks seotud TAO ekspertidele ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab tegevuskava info JIRA-s. Norra/EMP ja EŠK administratsiooni kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte edastab AA-le.

5 tp Kinnitatud toimivus- analüüsi vahekokkuvõt e Sharepointis; Vahekokkuvõt e JIRA-s; E- kiri

2.8 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt uuendatud ajakavale. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

JIRA kanded, et tegevused on teostatud.

3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Toetuste valdkonna töötaja Tuvastab koolitusteemad ja sihtgrupi, mille osas üritust planeerida toimivusanalüüsi ja või RTK koolitusvajaduste alusel. Vajadusel küsib sisendit võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt. Vajadusel täiendab ja ajakohastab toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava saadud sisendi põhjal.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

Koolitusteema d tuvastatud

3.2 Toetuste valdkonna töötaja Korraldab, kaasates vajadusel TRO infospetsialisti, võimaliku koolitaja (nt. TAIEX), ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat pakkumust vastavalt RTK hankekorrale, seejuures tuleb järgida TAT nõudeid). Koolitusinfo paneb üles Ekstranetti. [3]

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

Üritus ettevalmistatud

3.3 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja/ TA kulujuht/ TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab RTIP-s majanduskulude taotluse. Manusena lähevad kaasa:

pakkumuskutse pakkumused ürituse päevakava märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse nime. märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp Majanduskulu de taotlus lisadega RTIP-s

3.4 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja, projektijuht/ TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud, edastab ürituse korraldaja ürituse info projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks järgmise infoga:

ürituse nimi lühikirjeldus, mis läheb kutsesse sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö suunatud kutse või kõigile huvilistele toimumise aeg ja koht päevakava kuupäev, mis ajaks peab registreerimine lõppenud olema, et nt toitlustuse arv teenusepakkujale öelda.

3 tp E-kiri ürituse infoga

3.5 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Edastab e-posti teel skanneeritud registreerimislehed koos osalejate allkirjadega kontaktse ürituse korral kulujuhile ning TRO infospetsialistile. Virtuaalürituse korral edastab kontroll-jäljeks dokumendid vastavalt KA juhendile „Korraldusasutuse juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks“ kulujuhile ning TRO infospetsialistile.

5 tp E-kiri nõutud dokumentidega

3.6 Projektijuht/ TRO infospetsialist Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse. 5 tp Tagasisideküs itlus läbi viidud RTIP-s

3.7 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib tegevuse projektihalduskeskkonnas lõppenuks.

5 tp Tegevus projekti- halduskeskko nnas lõpetatud

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid

1. KA/RKA/EŠK RKÜ kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

1.1 TAO valdkonna ekspert/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja või järelevalve riskiekspert /teenuse arendamise ekspert/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/ RM RO (edaspidi )kontrolli eest vastutaja

Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi kavandatud kontrolli teostamise kaasates vajadusel teisi KA/RKA/EŠK RKÜ eksperte ja otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik kasutada KL-te ning kas saab kasutada (vajadusel uuendades) mõnda varem kasutatud KL-e. Vajadusel koostab koostöös kontrolli teostajaga uued KL-d. Juhul kui KA/RKA/EŠK RKÜ kontroll hõlmab ka projektide kontrolli, koostab iga kontrolli kohta koostöös kontrolli teostajaga valimi, mille moodustamise metoodika fikseerib kirjalikult. Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib vajadusel järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert (edaspidi k ), kaasab kontrolli teostaja, selgitab kontrolli sisu ning lepib kokku kontrolli teostamise ajakava, ontrolli teostaja

kaasates vajadusel ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. Nõustab kontrolli läbiviimisel kontrolli teostajat.

Kui kontrolli eest vastutaja teostab kontrolli ise, on allpool loetletud kontrolli teostaja ülesanded kontrolli eest vastutaja ülesanded.

20 tp Kontrolli vajadus kirjeldatud tegevuskavas või JIRA-s

Kontrollivalim/ KL

1.2 Kontrolli eest vastutaja Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli puhul saadab kontrollitavale kontrolli toimumise kohta teate (koopia TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:

· kontrolli eesmärgi,

· kontrolli teostamise aja,

· kontrollitava valimi (kui see on asjakohane),

· kontrolli teostaja nime.

RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise kohta teate TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest kontroll teostatakse SFOS-is oleva info alusel.

3 tp E-kiri

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast kontrollist JIRA-sse ja lisab ülesandele sildi KA_kontrollid või RKA_kontroll või RKÜ kontroll. JIRA ülesandel lisab vaatlejaks kontrolli eest vastutaja, TAO juhataja ning TMO juhataja. _

3 tp Ülesanne JIRA-s

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta KL-(d) (kui see on asjakohane), mis on kontrollija töövahend ja ei kuulu üldjuhul avaldamisele kontrollitavale. KL kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine kontrollitava suhtes taandamise aluseid HMS § 10 mõistes. Edastab täidetud KL kontrolli eest vastutajale, kelleks on tema otsene juht.

Kokkule pitud kontrolli- perioodi lõppkuu- päevaks

KL, teavitus JIRA-s

1.5 Kontrolli eest vastutaja Vaatab KL(d) üle ja kooskõlastab. Kui KL-e on vaja täiendada, annab kontrolli teostajale sellekohase tagasiside. 5 tp Teavitus JIRA-s

1.6 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli tulemuste kohta kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus märgib ära:

· kontrolli teostamise kuupäeva või kontrolli perioodi,

· kontrolli teostaja,

· kontrolli eesmärgi,

· kontrolli valimimetoodika kirjelduse,

· lühikirjelduse kontrollitegevustest (kui asjakohane),

· kontrollitud projektide loetelu (kui asjakohane),

· kontrolli tulemusena tehtud tähelepanekud koos soovitustega olukorra parandamiseks,

· vajadusel tähtaeg soovitus(t)e elluviimiseks.

Edastab kontroll-akti kontrolli eest vastutajale ülevaatamiseks.

Kokkule pitud kontrolli- perioodi lõpp- kuupäev aks

Kontroll-akt, teavitus JIRA- s

1.7 Kontrolli eest vastutaja Vaatab kontroll-akti üle, vajadusel lisab omapoolsed täiendused. Annab kooskõlastuse. 5 tp Teavitus JIRA-s

1.8 Kontrolli teostaja Edastab vajadusel kontroll-aktis fikseeritud tähelepanekud enne kontrollitulemuste lõpliku kinnitamist kontrollitavale kommenteerimisele, andes kommentaaride esitamise tähtajaks 10 tööpäeva.

Peale kontrollitava poolt kommentaaride saamist täiendab vajadusel kontroll-akti. Allkirjastab kontroll-akti, edastab kontrolli eest vastutajale.

Üldjuhul kuni 20 tp jooksul peale kontrolli teostami st

Allkirjastatud kontroll-akt

1.9 Kontrolli eest vastutaja Allkirjastab kontroll-akti. 5 tp Allkirjastatud kontroll-akt

1. 10

Kontrolli eest vastutaja Edastab kinnitatud kontrollakti e-kirja teel kontrollitavale, teadmiseks kontrolli teostajale ja toetuste korraldamise talituse juhatajale. RTK-sisese kontrolli puhul edastatakse kontrollakt TRO juhile. Kui kontrollitav peab teostama järeltegevusi, lepitakse kokku tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul, kui puuduseid ei tuvastatud, kontroll-akti kontrollitavale ei edastata.

3 tp E-kiri, märge JIRA-s

1. 11

Kontrolli teostaja Lisab kontrolli lõppemisel kontrolli info koos seotud dokumentatsiooniga (sh kontroll-leht, kontroll-akt, kontrolli kokkuvõte jms) JIRA-sse.

5 tp Dokumendid JIRA-s

1. 12

Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks, veendub tähtaja saabudes, et soovituse rakendamisega on saavutatud soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha soovituse rakendamise kohta, vajadusel teostab täiendava kontrolli. Mittekohase täitmise korral annab kirjaliku tagasiside ning lepitakse kokku uus tähtaeg.

Sisestab järeltegevustega seotud teabe JIRA-sse. Edastab info kontrolli lõppemise kohta kontrolli eest vastutajale.

Osapool te vahel kokkulep itud tähtaeg

Dokumendid/ kanne JIRA-s

1. 13

Kontrolli eest vastutaja Erimeelsuste korral kutsub kokku ümarlaua, kus lepitakse kokku edasised tegevused. Koostab toimunud ümarlaua kohta memo, mille lisab JIRA-sse kontrolli juurde.

Kui finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, lahendatakse kaasust edasi vastavalt protsessipunkti 2.2.5 p. 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite

tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine “.

20 tp Memo

1. 14

Kontrolli eest vastutaja Vaatab üle JIRA-sse lisatud dokumendid ja annab omapoolse kinnituse, et kontrolli saab lugeda teostatuks. 5tp Kinnitus JIRA- s

1. 15

Kontrolli teostaja Lõpetab JIRA-s töö. 2tp Märge JIRA-s

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2. 1. 1.1

KA juht/TAO juhataja/RKÜ juht Edastab projekti- või süsteemiauditi aruande ning muud asjakohased dokumendid TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ja järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) tutvumiseks.

Vastaval t jooksval e vajadus ele

E-kiri; projekti- või süsteemiauditi aruanne

2. 1. 1.2

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Registreerib kontrollitavad projektid KA/RKA/RKÜ vastavas arvestuses.

Koheselt Projekt SFOS- is kontrollitavaks määratud

2. 1. 1.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib, et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta rikkumise aruande SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes teavitab aruande puudumisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga tähelepaneku lahendamise eest vastutab.

10 tp auditi aruande saamise st

E-kiri

2. 1. 1.4

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete või probleemi lahenemisel eemaldab projekti SFOS-s kontrollitavate projektide hulgast ja märgib vastava info KA/RKA/RKÜ vastavasse arvestusse.

Jooksev tegevus

Kanne KA /RKA/RKÜ sisemises arvestuses

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2. 1. 2.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul põhjusel kontrolli lisatud projektide SFOS-s, aktsepteerib ja lisab teostatud kontrolli kohta info kokkulepitud KA/RKA/RKÜ sisemisse maksed makse

arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu RÜ-le (RTK korral TRO-le). maksete Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA/RKÜ ekspertidega. Fikseerib tekkinud küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA/RKÜ sisemises arvestuses.

Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda osapoole arvamus (nt kuludokument on seotud auditi aruandes potentsiaalselt mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e- kirjaga.

Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud vigade ja mitteabikõlblike kulude osas arvestust KA/RKA/RKÜ sisemise arvestuse tabelis.

Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib makse SFOS-s, lisab kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info KA/RKA /RKÜ sisemisse arvestusse.

Esimese l võimalus el, kuid mitte hiljem kui 4 tp jooksul

Kanded SFOS-s; kanne KA /RKA/RKÜ sisemises arvestuses

2.1.3. SV, Norra/EMP ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

2. 1. 3.1

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja /Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p. 4 või VV Norra/EMP määrus § 9 lg 2 kohaselt või EŠK regulatsiooni artikli 12.2 nimetatud asjaolude ja rikkumisjuhtude sh auditi raport, EK otsuse ning rikkumise või mitteabikõlblike kulude ilmnemisel tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja kogudes lisainfot peatamise koosseisu osas, sh kaasab vajadusel TAO juristi. Kujundab esialgse seisukoha edasiste tegevuste ja maandamismeetmete osas. Vajadusel konsulteerib ka TMO juhataja/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO valdkonna ekspert või Norra/EMP koordinaator või EŠK programmi ekspert, siis kaasab täiendavalt ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja.

Osapool te vahel kokkulep itud tähtaeg

Dokumendid väljamakse peatamise asjaolude kohta

2. 1. 3.2

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Vajadusel korraldab väljamaksete peatamise (ja/või väljamaksetest keeldumise) arutamiseks koosoleku asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, RKA, RKÜ, AA, RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud otsus edastatakse teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmistab ette väljamaksete peatamisest/keeldumisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab selle vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning edastab välja saatmiseks KA/RKA/RKÜ juhatajale (koopia kirjast TMO juhatajale).

Probleemi lahenemisel valmistab ette väljamaksete taastamisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le ning määrab peatatud maksed kontrollitavaks (vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse saaja) või edastab info maksete kontrolli määramiseks järelevalve eksperdile.

Osapool te vahel kokkulep itud tähtaeg

Väljamaksete peatamisest/ keeldumisest teavitamise kiri DHS-s

2. 1. 3.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib igapäevase kontrolli raames peatatud makseid. Vajadusel saadab esitatud maksed tagasi RÜ-le. Jooksev tegevus

Vajadusel RÜ- le tagasi saadetud maksed

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2. 2.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile lisatud tagastuse kohta (tagastuse sisestamise lõpetamisel). Vaatab info läbi ning lisab projekti vajadusel SFOS-s kontrollitavate projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse kontroll-lehe (TPK lisa 3) vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja laeb KL SFOSi tagastuse moodulisse. Vajadusel palub tagastuse sisestajal esitada täiendavat infot ja konsulteerib KA/RKA/RKÜ teiste ametnikega. Tuvastatud vead märgib sisemises KA/RKA/RKÜ arvestuses ja informeerib tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või SFOS-s.

Vajadusel eemaldab projekti SFOS-st alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgib vastava info KA/RKA /RKÜ sisemisse arvestusse.

Jooksev tegevus

E-kiri; kanded SFOS-s; kontroll-leht; kanne KA /RKA /RKÜ sisemis es arvestuses

2. 2.2

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib ja kinnitab RTK raamatupidajalt saadud info RÜ-le edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja KA-le/RKA- le/RKÜ-le kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK raamatupidamisele, et laekumised oleks RA/PO raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel annab RÜ-le tagasisidet andmete parandamiseks.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.

4 tp E-kiri, kanded SFOS-s

2. 2.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Teeb vähemalt kord aastas või kui toimivusanalüüs näeb ette sagedama kontrolli intervalli, siis tihedamalt aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Fikseerib kontrolli tulemused JIRA-s.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d, kui SFOS-s on vaja teha parandusi. Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat infot.

RTK poolt rakendavates meetmete tagastustes puuduste tuvastamisel edastab info paranduste tegemiseks tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokkule pitud tähtajaks

Kanded JIRAs; E-kiri

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine [4]

2. 3.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile (sh EŠK projekti kohta) lisatud rikkumise aruande kohta. Vaatab info läbi ning vajadusel lisab projekti (sh EŠK projekti) SFOS-s kontrolli. Tuvastatud puuduse kohta lisab märkuse SFOSi rikkumise aruandesse. Hankerikkumiste korral kontrollib, kas sama hankega seotud kulusid võib esineda ka teistes projektides ning selle tuvastamisel teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise aruande teavituse järgselt lisab vastava projekti SFOS-s kontrolli, et väljamaksete kontrolli raames tuvastada võimalikud mitteabikõlblikud kulud (sisulist rikkumise aruande andmete kontrolli ei teosta).

Teostab rikkumise aruannete jooksvaid, kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle vastavalt toimivusanalüüsis (v.a Norra-EMP) kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui rikkumise aruandes on vaja teha parandusi (v.a Norra-EMP). RTK sisestatud rikkumise aruannete puhul informeerib rikkumise aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgib, et puudused saavad etteantud tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab meeldetuletuse.

Jooksev tegevus

E-kiri; kanded SFOS-s; kanne KA /RKA/RKÜ sisemises arvestuses; kanded JIRA- s

2. 3.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on sama hankerikkumisega seotud kulude esinemine mõnes teises RTK projektis, edastab info hankerikkumist menetlevale järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud kulud esinevad mõne teise RÜ rakendatavas projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud rikkumistest ning vajadusest algatada järelevalvemenetlus.

3 tp E-kiri

2. 3.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Koostab rikkumiste statistilise analüüsi (sh avalikustamisele kuuluvad rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga mitte harvem kui 2 korda aastas. Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et avalikustada tuleb kõik rikkumise aruanded, mis on avalikustamisele eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab analüüsi ja avalikustamisele kuuluvad rikkumised ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Kokkule pitud tähtajaks

Kanded JIRA- s

2. 3.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva informatsiooni üle. Vajadusel teeb täiendusi või palub järelevalve eksperdil infot täiendada.

3 tp E-kiri

2. 3.5

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peale kooskõlastuse saamist edastab info kommunikatsioonispetsialistile avalikustamiseks. 1 tp E-kiri

2. 3.6

Kommunikatsioonispetsialist Lisab avalikustamisele kuuluva informatsiooni kodulehele.www.rtk.ee 2 tp Info kodulehel

2. 3.7

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali lõppu üle raporteerimisele kuuluvad rikkumise aruanded ja sisestab EL struktuurivahendite rikkumise andmed OLAF-i andmebaasi IMS ning EŠK rikkumiste aruanded koondab ja edastab EŠK programmi eksperdile JIRA kaudu.

Teavitab kinnitamisõigustega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile raporteerimiseks ette valmistatud.

Kokkule pitud tähtajaks

Kanded SFOS-s; Kanne IMS-s, Kanne JIRA-s

2. 3.8

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi IMS sisestatud EL struktuurivahendite rikkumise aruanded. 2 tp Aruanded kinnitatud IMS-s

2. 3.9

Programmi ekspert Edastab rikkumiste aruande Šveitsi toetuste büroole ja salvestab saadetud e-kirja JIRA taski juurde. 2 tp E-kiri JIRA taski juures

2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine [1]

2. 4.1

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve eksperdil lisada projekt SFOS-s kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK meetmes vihjega tegelema määratud järelevalve eksperdile lahendamiseks. Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja aadressi [email protected] r kaudu või muul [email protected]

Jooksev tegevus

Ülevaade pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta

2. 4.2

AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise tegevuse, sealhulgas politseisse või kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO juhatajat.

Jooksev tegevus

E-kiri

2. 4.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev tegevus

E-kiri

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2. 5.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vaatab üle Ametlike Teadannete elektroonilises väljaandes avalikustatud teated ja võrdleb isikuid registrikoodi alusel infosüsteemis SFOS toetuse saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste teadaannete alaliikide lõikes:

· Äriühingu kustutamishoiatuse teade;

· Pankrotiavalduse läbivaatamise aja ja koha teade;

· Pankrotimenetluse kulude katteks deposiidi maksmise teade;

· Pankroti väljakuulutamise teade;

· Raugemise tõttu pankrotiavalduse menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastab, et teates toodud isikul on toetatud projekte, siis

juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „rahastatud“ seisundis, teavitab koheselt RÜ-d, kes toetuse projekti menetleb. RTK menetlustes olevate projektide korral teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning projekti- koordinaatorit.

· juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis, kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK rakendatavas meetmes TRO-ga), kas projektile kohaldub kestvusnõue, mille lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud, teavitab kontrolli tulemusest projektikoordinaatorit. Kui kestusnõude lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ja projekti- koordinaatorit.

kui tuvastab, et teates toodud isikul on rohkem kui üks positiivse rahastamisotsuse saanud projekt ja see on teise RÜ kui RTK poolt menetletud, edastab vastava info RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike jätkutegevuste elluviimiseks.

Jooksev tegevus

Kanne KA sisemises arvestuses; E- kiri

2. 5.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta RTK menetluses olevas projektis, määrab juhtumi järelevalve eksperdile lahendamiseks. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena (vastavalt

).TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2

Kokkule pitud tähtajaks

e-kiri

2. 5.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tutvumiseks.

Kokkule pitud tähtajaks

Kanne KA sisemises arvestuses

2. 5.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev tegevus

E-kiri

[1] Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).

[2] SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüs koostatakse eraldi. SV analüüsi koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil koostamise vastutaja on Norra/EMP koordinaator ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi vastutaja on EŠK programmi ekspert. Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet erinevate aruannete osas.

[3] Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?spaceKey=RTK0031&title=Koolitus- .+ja+arendustegevuste+kava

[4] Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).

2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO- le aruandluse esitamisel. RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund Agreement).

Protsess kirjeldab ka tegevusi EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" TAO vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel TMO-le hüvitistaotluse esitamisel. RKÜ-l on kohustus pidada eraldi arvestust EŠK TA ning TAO tegevusi meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on EŠK regulatsiooni 5. peatükk "Tehniline abi" ja RKÜ ning Šveitsi vahel sõlmitud TA leping, mis on aluseks toetusmeetme ettevalmistamise fondi ja tehnilise abi fondi loomiseks. Protsessipunkt ei kohaldu teistele TPK meetmetele.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Maksete kontrollid

1.1. kontroll SFOSis meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond" kulude hüvitamisel Makse

1. 1.1

Norra /EMP koord inaat or

Teostab SFOS-i edastatud andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli vastavalt kuludokumentide valimimetoodikale makse (TPK lisa 4) ja kasutab menetlemiseks KL-le (TPK lisa 12). kuludokumentide loetelu kontrollib makse makse Makse seejuures 100% ulatuses. menetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile Makse 3.2.1.3.

.Makse menetlemise protsess

Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Makset menetletakse kokku esitamisest kuni kinnitamiseni mitte kauem kui 90 kalendripäeva.

Juhul kui on puudusi või makses kulude abikõlblikkuse üle otsustamiseks on vaja lisateavet, võib RKA projekti koordinaator pikendada menetlemise makse tähtaega puuduste kõrvaldamise või dokumentide või teabe esitamise aja võrra, teatades sellest TS-le

SFOS; KL SFOS-s

E-kiri,

Sharepoint; JIRA task igale eraldi maksele

1. 1.2

TAO riskij uhtim ise ja järele valve talitu se juhat aja

Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algatamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Vastavalt Norra/EMP rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid.

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktis 2 ettenähtud tähtaegadele

Kanded JIRA- s;

E-kiri

1.2. Makse kontroll TA kasutamisel esitamine ja

Kohaldub SFOS meetmele nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi". EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond". Punkti 1.2 alapunktid 1.2.1-1.2.2 kohalduvad

1. 2.1

Norra /EMP koord inaat or/

EŠK progr ammi eksp ert

Kinnitab Norra/EMP TA kulud/ EŠK TA fondi kulud RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav tõendusmaterjal. Jooksvalt Kanded RTIP- s;

Kanded FITEK-s;

Materjalid Sharepointis

1. 2.2

Norra /EMP koord inaat or/ EŠK progr ammi eksp ert

Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja täiendab/parandab vastavalt e-toetuse impordivormile. Edastab läbi E-toetuse keskkonna makse.

Norra/EMP programmis vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07 (30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12 seisuga).

EŠK TA fondi kulud esitatakse vähemalt kord kvartalis, kuid mitte tihedamini kui kord kuus.

Norra/EMP programmis ühe kuu jooksul pärast aruandlusperioodi lõppu; EŠK-s vastavalt maksete prognoosile

Makse e- toetuses,

Sharepointis;

Jira task

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/EMP-s)

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK-s)

1. 2.3

Norra /EMP koord inaat or

Teostab SFOS-i edastatud andmete õig use ja täielikkuse kontrolli ja kasutab menetlemiseks KL-te (TPK makse s makse lisa 12). KD loetelu kontrollib100% ulatuses. Ei teosta KD kontrolli KL2 alusel, ei teosta lepingute täitmise Makse makse kontrolli makse KL4 alusel ja ei kasuta KD valimimetoodikat menetlemisel. menetlemine toimub vastavalt makse Makse TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile . menetlemise käigus SFOSis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess Makse kontrollib sisestatud andmete korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega. Riigihangete korral veendub, et hankeleping on SFOSi sisestatud ja kuludega seotud. Suunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Ühe kuu jooksul pärast aruandlusperioodi lõppu

SFOS;

Sharepoint;

E-kiri

1. 2.4

TAO riskij uhtim ise ja järele valve talitu se juhat aja

Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Norra/EMP korral vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. Kuna antud juhul on Norra/EMP korral nii TS kui ka RÜ RKA, võib finantskorrektsiooni otsuse vormistada lihtsustatud kujul.

Vastavalt ptk-s 3.3 ettenähtud tähtaegadele

JIRA kanded;

E-kiri

2. Aruandlus

2.1. Norra/EMP finantsvahearuande ja EŠK hüvitistaotluse koostamine

Kohaldub Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi finantsvahearuande koostamisele ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fondi" hüvitistaotluste koostamisele.

2. 1.1

Norra /EMP koord inaat or/

EŠK progr ammi eksp ert

Norra/EMP programmi korral genereerib aruande (RP007) ja koostab Norra/EMP SAP BO keskkonnas finantsvahearuande vastavalt ette antud vormile FMO infosüsteemis Grace. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise kohta koostab eraldi aruanded.

EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse korral SAP BO keskkonnas genereerib finantsaruande (RP007), "TA fondi" täidab hüvitistaotluse vastavalt Šveitsi toetuse bürooga kokku lepitud vormile. Menetlus jätkub vastavalt TPK protsessile "EŠK TA

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse ".tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

Igas kalendriaastas on kaks perioodi: 1. jaanuar – 30. Norra/EMP programmi finantsvahearuande/ EŠK hüvitistaotluse juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale aruandlusperioodi lõppu

Finantsvahear uanne Graces;

EŠK TA hüvitistaotlus täidetud

2. 1.2

RKA juht

Norra/EMP programmi korral RKA juht allkirjastab paberil finantsvahearuande. 3 tp Norra/EMP programmi korral allkirjastatud originaaldoku ment paberil säilitatud kaustas; dokument Sharepointis

2. 1.3

Norra /EMP koord inaat or

Kinnitab finantsvahearuande FMO infosüsteemis Grace ja esitab DHS kaudu allkirjastatud finantsvahearuande Norra/EMP SA juhatajale.

31. juuliks ja 31. jaanuariks Kinnitatud finants- vahearuanne Graces; DHS- s ja Sharepointis

2.2. Norra/EMP strateegiline aruanne (Strategic Report)

2. 2.1

Norra /EMP koord inaat or

Koostab igal kalendriaastal vastavalt rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2, 6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu (Technical Assistance Agreement) artiklile 2.5 FMO ette antud vormil Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi fondi kasutamise kohta.

Kord aastas hiljemalt 2 kuud enne aastakoosoleku toimumist

E-kiri;

Norra/EMP strateegiline aruanne Sharepointis

2. 2.2

FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul Aastakoosolek u protokoll Share-pointis;

RTK veeb

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess

Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb EK-le nii SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta järgnevas tabelis toodud aruanded.

Antud protsess ei kohaldu RE/Kliima meetmetele, Norra/EMP-le ja EŠK-le.

Aruande nimi K o o s t aja

Al lki rj as ta ja

Sisu T ä ht a eg

Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (ingl k. annual

)accounts

K A ( T M O)

T M O ju ha taja

Aruandlusaastal EK-le esitatud rahataotluste koondaruanne, kus on toodud ka ülevaade aruandest maha arvatud nõuetele mittevastavatest kuludest.

1 5. v e e br u ar

Juhtkonna kinnitus (ingl k. man ) agement declaration ja

(ingl kontrollide aastaaruanne k. )annual summary [1]

K A ( T A O)

K A ju ht

1) Juhtkonna kinnitusega kinnitatakse, et TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruanne on korrektne, juhtimis- ja kontrollisüsteemid toimivad.

2) Perioodi 2014-2020 kontrollide aastaaruandes (Annual Summary) antakse ülevaade aruandlusaastal tehtud RÜ-de ja KA kontrollidest, tehtud audititest (viide AA auditeerimise aastaaruandele), TMO sertifitseeritud kulude aastaaruandest maha arvatud kuludest (viide TMO kulude sertifitseerimise aastaaruandele) ning antakse hinnang süsteemi toimimisele ja vajalikele parendusmeetmetele.

1 5. v e e br u ar

Auditeeriva asutuse arvamus (ingl k. ) audit opinion ja

auditeerimise aastaaruanne (ingl k. )annual control report

A A R M)

A A ju ht

1) Tehakse ülevaade süsteemiaudititest ning aruandlusaasta sertifitseeritud kuludega seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruandele ning KA koostatud juhtkonna kinnitusele ja kontrollide aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimisele.

1 5. v e e br u ar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

9.N¹ 31.12.N² 15.01.N+1³ 31.01.N+1 10.02.N+1 15.02.4 5

N+16

¹TAO kontrollide aastaaruande ja TMO kulude aastaaruande koostamisega alustamine.

²Aruandeaastaga seotud auditite lõpptähtaeg.

³TMO kulude aastaaruande projekt TAO-le ja AA-le.

TAO kontrollide aastaaruande projekt AA-le ja TMO-le.

4AA auditeerimise aastaaruande projekt AA-lt TMO-le ja TAO-le

5TAO/TMO ja AA vahel tagasiside andmine aruannete projektidele. Aruannete korrigeerimine ja täiendamine.

Protsessiomanik

TAO teenuse arendamise ekspert

6TMO kulude aastaaruanne EK-le. TAO juhtkonna kinnitus ja kontrollide aastaaruanne EK-le. Auditi arvamus ja aastaaruanne EK-le

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. TAO järelevalve ekspert (rikkumised- tagastused)

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot, mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude sertifitseerimise aastaaruandele (vt protsessipunkt 2.2.6).

Jooksvalt SFOS kanded

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti vastavalt töökorra protsessipunktile 2.2.6 ning esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar Kulude sertifitseerimise aastaaruande projekt TMO võrgukettal

3. TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi MD/AS

)koordinaator

Koostab töökorra protsessipunkti 2.2.1 kohaselt koostatud toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) projekti.juhtkonna kinnituse

Kooskõlastab dokumentide projektid TAO juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO, RM RO ja AA juhile.

15. jaanuar Kontrollide aastaaruande projekt;

juhtkonna kinnituse projekt Sharepointis

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi arvamuse projekti ning esitab selle TAO ja TMO juhile.

31. jaanuar E-kiri auditeerimise aasta- aruande ja auditi arvamuse projektiga

5. MD/AS koordinaator, TMO ekspert ja AA

Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet aastaaruannete projektidele. 10. veebruar E-kirjad

6. MD/AS koordinaator Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning edastab selle DHS-i menetluses TAO juhatajale kooskõlastamiseks ning KA juhile allkirjastamiseks.

10 tp Täiendatud aastaaruanne Sharepointis

7. MD/AS koordinaator, TMO ekspert ja AA

Sisestavad aruanded SFC2014/SFC2021 infosüsteemi .[2] 2 tp Aruanne SFC2014/ SFC2021 infosüsteemis

8. KA juht, AA või TMO Valideerib aastaaruanded SFC2014/SFC2021süsteemis.[3] 2 tp Valideeritud aastaaruanded SFC2014 /SFC2021 süsteemis

9. MD/AS koordinaator Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks SFCS2014/SFC2021 kaudu EK-le .[4] 15. veebruar Aastaaruanded saadetud SFC2014/SFC2021 süsteemis

1 0.

MD/AS koordinaator Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA kontaktidele.

2 tp E-kiri

1 1.

MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või kommentaaridega.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

E-kirjad

[1] Koostatakse SV puhul vastavalt ÜSM 2013 määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of . “, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020 Revision 2018

vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

[2] Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin https://ec.europa.eu/sfc/en/2014/support-ms/ACCIGJ?qt_support_pages=0

[3] SFC2014-s/SFC 2021-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik.

[4] Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK/RKÜ osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Täht aeg

Kontrollj älg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1. 1.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA/RKÜ, edastab TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel või RKÜd RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert (üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul on kontaktisik TMO-st).

2 tp E-kiri

1. 2.

TAO/TRO /TMO auditi kontaktisik

Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO/TRO töötajaid.

Ettea ntud tähtaj aks

E-kiri

1. 3.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest vastutavale TAO kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande projekti auditi eest vastutavale TRO auditi kontaktisikule kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d/RKÜ-d auditi aruande projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

2 tp Tööülesa nne JIRA- s

1. 4.

TAO/TRO/ TMO auditi kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi TAO/TRO töötajaid.

Kujundab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA/RKÜ eksperte.

5 tp enne auditi le esita mise tähta ega

Tööülesa nne ja kooskõlas tus JIRA- s; Auditi lõpparuan de projekt Sharepoin tis

1. 5.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Veendub, et auditi lõpparuande projekti kommenteerimisse on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ja edastab AA-le.

3 tp Tööülesa nne JIRA- s; Auditi lõpparuan de projekt Sharepoin tis

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust, kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA /RKA/RKÜ/RTK osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA/RKÜ poolsete tegevuste elluviimise ning kui järeltegevusi peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele.

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande JIRA-s ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste teostamiseks vastutavale TAO eksperdile /Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile, infoks järelevalve eksperdile (maksete kontrollija). Saadab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks.

Osap oolte vahel kokk ulepit ud tähta eg.

JIRA kanded; Kanded SFOS-is

2.2 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is järeltegevused. 5tp Kanded SFOS-is

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

2.3 TAO ekspert /Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi lõpparuandes toodud informatsiooni toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp JKS auditi lõpp- aruande toimivus- analüüsi sisend- materjalid e kataloogis

2.4 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta, mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud, arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt audiitori määratud tähtaja pikkusest).

Kui auditeeritud on KA-d/RKA-d/RKÜ-d või on järeltegevusi KA-le/RKA-le/RKÜ-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi raames, uurib järeltegevuste seisu kohta vastutavalt TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt või EŠK programmi eksperdilt.

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20 tp.

Jook sev tegev us

E-kiri

2.5 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator/ teenuse arendamise ekspert/TMO ekspert/ EŠK programmi ekspert

Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste piisavusele SFOS-i sisestatud info ning tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest vastutavaid KA/RKA/RKÜ eksperte/juriste. Küsimuste korral suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA/RKÜ seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20 tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei ole võimalik lisada, auditite kasuta või Sharepointi JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad. Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab tähelepaneku AA-le hindamiseks.

20 tp E-kiri; Kanded SFOS-s;

Tõendus materjal Sharepoin tis; Kanded JIRA-s

2.6 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator /TMO ekspert/ EŠK programmi ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO ekspert/Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/TMO ekspert/ ise, teostab vastavad järeltegevused ja edastab teate järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele. Salvestab tõendusmaterjali SFOS-i ja auditite kausta või JIRA-sse.Sharepointi

Täht aeg vasta valt auditi järelt egev use tähtaj ale

JIRA

Kanded; Kanded SFOS-is

2.7 TAO teenuse arendamise ekspert/Norra /EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

E-kiri

2.8 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA/RKÜ poolset osalemist täiendavate parendustegevuste planeerimisel ning edastab täiendavad tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile piisavuse hindamiseks.

Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/TMO eksperdile.

Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA/RKÜ poolt auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul viib tegevusi ellu TMO ekspert.

5 tp E-kiri;

kanded SFOS-s

2.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide

" menetlemise protsess alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osap oolte vahel kokk ulepit ud tähta eg.

JIRA kanded

2. 10

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Peab ülevaadet ja vajadusel ajakohastab 3 korda aastas (vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) ülevaate JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel kooskõlastatakse tegevused TAO OJ-ga.

3 kord a aastas

JIRA kanded;

E-kiri

2. 11

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate tegevustega informatsiooniks TMO-le ning vajadusel RM RO-le ja AA-le. 3 kord a aastas

JIRA kanded;

E-kiri

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise alustamisest. E-kiri

3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

2 tp E-kiri

3.3 TRO auditi kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO /TRO töötajaid, sh hangetega seotud küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

Ettea ntud tähtaj aks

E-kiri

3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le kommenteerimisele. Kokk u- lepitu d tähtaj aks

E-kiri

3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks. 2 tp E-kiri

3.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab lõpparuande kommentaarid AA-le.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja pikendamist.

Ettea ntud tähtaj aks

JIRA kanded;

E-kiri

3.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse ümarlauast ka meetme RA esindajat, kelle osalemine on vabatahtlik).

Tagab vajaduse korral, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp Protokoll JIRA kaustas;

E-kiri

3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande RKA-le/KA-le/RKÜ-le DHS-s. Kokk u- lepitu d tähtaj aks

E-kiri DHS-s

3.9 TRO juhataja /TRO auditi kontaktisik /TAO juhataja

Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale või muule vajalikule osapoolele.

2 tp E-kiri

3. 10

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud järelevalvemenetlusena).

Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le/RKÜ-le/RTK-le, suunab tähelepaneku lahendamiseks TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/ RTK vastava valdkonna eksperdile.

2 tp E-kiri

JIRA

3. 11

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Kohe selt

10 tp auditi arua nde saam isest

Kanded SFOS-s;

E-kiri

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine

4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdi (maksete kontrollija) poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste teostamise hetkeseisu kohta.

3 kord a aastas

E-kiri

4.2 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le) või PO-le meeldetuletuse järeltegevuste sisestamiseks SFOS-si.

Kui RTK projektiauditi järeltegevuse teostamine on suunatud järelevalve eksperdile lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu kohta järelevalve eksperdilt ja annab teada lähenevast järeltegevuste SFOS-si sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt sisestada.

Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta tähtajaks SFOS-si järeltegevusi sisestada, annab korralduse paluda AAlt tähtaja pikendamist.

Hindab järeltegevuse teostamise piisavust SFOS-is, kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori, EŠK programmi eksperdi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.

Saadab AA-le e-kirja teel info, palvega AA-l hinnata SFOS-i sisestatud järeltegevuste piisavust.

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse osas jäävad osapooled eriarvamusele, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest vastutava(d) KA/RKA/RKÜ ametniku(d).

10 tp JIRA

E-kiri

4.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses KA/RKA/RKÜ/RTK seisukohta, koordineerib seisukoha kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud osapooltele KA/RKA/RKÜ lõpliku seisukoha üldjuhul 30 päeva jooksul.

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega (AA, KA, RKA, RKÜ, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et osapooled ei suuda omavahel kokkuleppele jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks erimeelsusega seotud tähelepaneku lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua koosolekule asjakohase TAO valdkonna eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

30 tp Kanded JIRAs;

E-kiri

4.4 TAO valdkonna ekspert / TAO riigihangete kontrollüksuse juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha, kooskõlastades selle oma vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on katte taotlemine Vabariigi Valitsuse sihtotstarbelistest reservist või on tegemist valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve eksperdile.

Kokk ulepit ud tähtaj aks

Kanded JIRA-s;

protokoll/

kokkuvõte

4.5 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA /PO-le meeldetuletuse. Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp, jooks ev tegev us

Kanded JIRA-s;

E-kiri

4.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei ole võimalik lahendada, algatab kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide

5 tp Kanded JIRA-s

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on:

Sätestada KA/RKA/RKÜ/ RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud või on oht maksete peatamiseks. Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise korraldamist.

Antud protsessipunkt kohaldub vahendatavatele välistoetustele; seejuures vahendatavate välistoetuste all mõeldakse siinkohal riigisisest rakendussüsteemi omavaid toetusskeeme, kus välistoetuse vahendaja annab riigisiseselt kokku lepitud valdkondade tegevustele määratletud tingimustel välistoetuse edasi. Vahendatavateks välistoetusteks on näiteks: ERF, ESF, Ühtekuuluvusfond, EMP- Norra Finantsmehhanismid, EŠK, uuel perioodil lisandunud Õiglase Ülemineku Fond, EGF ja Moderniseerimisfond.

Protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele (välja arvatud Moderniseerimisfondi meetmetele).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku seotud osapooltega (KA/RKA/RKÜ, AA, RA, RÜ) probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise tegevuskava kokku leppimiseks. Korraldab koosoleku protokollimise, edastab protokolli osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või auditite kausta.Sharepointi

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA/RKÜ juhile kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või VV-le arutamiseks esitamiseks. Teavitab tehtud ettepanekust ka TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-t ja Norra /EMP koordinaatorit/ EŠK programmi eksperti.

KA/RKA/RKÜ juhi ja TAO OJ nõusolekul annab järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel väljamaksete siseriikliku keelamise vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja

" alapunktile 2.1.3 „Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus SV, Norra/EMP ja EŠK “.väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

10 tp JIRA kanded; Protokoll Sharepointi s; E-kiri

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine

2.1 Finantshuvide kaitse ekspert

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le) finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“ juurde lisada märkus „Summa kaetakse riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le. RTK poolt rakendavate meetmete osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud kaasuse info.

5 tp E-kiri

2.2 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja AA-le).

1) RTK poolt rakendatavate meetmete (v.a EŠK meetmete) osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le;

2) RTK poolt rakendatavate EŠK meetmete osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise TJ-le ja EŠK programmi eksperdile.

Teadmiseks: KA juht/RKA juht/RKÜ juht.

3 tp E-kiri

2. 3.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste teostamiseks.

2 tp Tööülesann e järelevalve eksperdile

2. 4.

Järelevalve ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil. 5 tp SFOS kanded

2.5 Tagasimaksmis e eest vastutav asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga seotud vahendid määratud tähtajaks KA /RKA/RKÜ poolt määratud kontole.

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded kontole

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

2.6 Finantshuvide kaitse ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete katmiseks, mida ei ole võimalik EK-le või muule doonorile tagasinõudega seotud kulude jagamiseks esitada või mille osas on EK või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida pole TS-lt sisse nõutud, kuigi esineb STS §-s 45 nimetatud finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM_2014 § 23 lg 4 erand; ÜM_2022 § 37 lg 5).

3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on otsustatud nõuet TS-le mitte esitada või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid ei ole võimalik EK (sh punktis 2.2 lahendamatuks erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).-le või muule doonorile sertifitseerida

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kooskõlastamiseks.

1 kord aastas

E-kiri otsuse eelnõuga

2.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja summad, küsides vajadusel finantshuvide kaitse täiendavat informatsiooni. eksperdilt Kooskõlastab eelnõus fikseeritud juhtumid.

5 tp Otsuse eelnõu

2.8 Finantshuvide kaitse ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM riigieelarve osakonnale esitatava taotluse KA/RKA/RKÜ juhile allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ kui TAO OJ ning RKA/RKÜ taotluse korral TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ .ning seadistab DHS töövoo teadmiseks EŠK programmi eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile

2 tp Otsuse eelnõu DHS-s

2.9 KA juht/RKA juht/RKÜ juht

Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse. 5 tp Allkirjastatu d taotlus DHS-s

2. 10

RTK finantsarvestuse osakonna RMi valitsemisala talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas. Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded e- riigikassas

2. 11

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete teostamist RA/PO kontodele, teavitab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d summade laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda. Kontrollib, kas laekumised on SFOS-i sisestatud.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Vajadusel edastab info tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.

Jooksvalt Kanded SFOS-s; E- kiri

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on:

kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 126, abifondi määruse artikliga 33 ja ÜSM_2021 artikliga 76 kulude esitamine (s.o vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le; EŠK toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas programmi raamlepingu lisa 1 artikliga 2.2 ja 4 ning EŠK regulatsiooni artiklitega 3.5, 8.1-8.4 ja artikli 11.4 lõikega 3.

Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4; EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a; Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 147, abifondi määruse artikliga 57 ja ÜSM_2021 artikliga 88.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2013 artikli 126 punktis d, abifondi määruse artikli 33 punktis d ja ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rahavoogude planeerimise protsess

1.1. Struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-riigikassa kontode avamine

1. 1.1

TMO finantsspetsia list

Uue e-konto avamiseks koostab e-kirja RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas avada.

TMO e-konto avamise e-kirja edastab TMO finantsspetsialist RM RKO-le, koopia TMO juhatajale.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja 5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

E-kirjad

1. 1.2

RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele. Teavitab TMO-d konto avamisest. Esimesel võimalusel E-riigikassas konto avatud

1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks.

1. 2.1

TMO finantsspetsia list /finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel prognoose.

Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks päev enne väljamaksetaotluste prognoosi esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

Vajadusel vähemalt 2 nädalat enne prognoosi esitamise tähtaega

E-kiri; prognoos FMO süsteemis

1. 2.2

Norra/EMP koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi prognoosid tähtaegselt. TMO määratud tähtajaks

Esitatud prognoosid

1. 2.3

TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp Sisestatud andmed kontrollitud

1. 2.4

Norra/EMP SA juht

Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp Allkirjastatud prognoositabel

1. 2.5

TMO finantsspetsia list /finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva väljamaksetaotluste prognoosi FMO-le rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks

Prognoos FMO süsteemis

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA toetuste toetuskontole ja PO toetusekontole

Toetuste väljamaksed tehakse TS-le läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/PO kontolt. TMO kannab vahendid RA-de/PO-de kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse andjalt.

1. 3.1

TMO finantsspetsia list

Toetuse laekumisel kannab SF vahendid vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme tegevuse summadele vastava RA e-kontole. 20 tp SF vahendid kantud RA e- kontole

1. 3.2

TMO finantsspetsia list

Norra/EMP toetuste ning EŠK toetuse laekumisel kannab vahendid programmi kontole. Norra/EMP toetuste puhul tuvastab SFOS-TMO vastava st ( alusel) TS-tele tehtud väljamaksete summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks laekunud summaga vastava PO e-SAP BO aruande kontole. Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud maksetele. TA-le laekunud summa kannab täies mahus PO e-kontole.

EŠK toetuste osas kannab TS-tele tehtud väljamaksete summa vastava PO e-kontole vastavalt vahemaksetaotlusega esitatud summale.

14 tp Norra ja EMP toetus kantud TMO programmi kontol; EŠK toetus kantud TMO programmi kontole ja sealt PO e-kontole

Protsessiomanik

TMO finantsekspert

1. 3.3

TMO finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp Toetuse edasikanded e- riigikassas aktsepteeritud

2. Toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise protsess[1]

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2. 1.1

TMO finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need TMO juhatajale kinnitamiseks JIRA-s. Uuendab dokumente vastavalt vajadusele.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Sertifitseerimise põhimõtted ja aruannete vormid kinnitatud JIRA-s

2. 1.2

TMO juhataja Kinnitab JIRA-s põhimõtted, aruannete vormid.

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt vajadusele aruannete koostamisel.

5 tp Põhimõtted ja aruannete vormid allkirjastatud

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollid tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. e Aruanne koostatakse ja kinnitatakse struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/ EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude sertifitseerimist ning EŠK puhul 1 kord aastas seisuga 31.12 kahele allprogrammile eraldi.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2. 2.1

TMO finantsekspert

Genereerib vajalikud pärast aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või PO eest vastutavale TMO ametnikule SAP BO-s aruanded analüüsimiseks.

5 tp SAP BO aruanded

2. 2.2

RÜ või PO eest vastutav TMO ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide vahearuannet vastavalt kulude esitamise põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga nende saamisel.

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide vahearuandesse lisatud info terviklikuks analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste finantsmõju avaldumist vastavalt kulude esitamise põhimõtetele.

Kulude esitamisele olulist mõju omavate probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja TMO finantseksperti, et tagada täiendavate meetmete rakendamine vastavalt töökorra protsessipunkti 2.2.5 punktile 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes tagab täiendavate meetmete rakendamise.

Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks TMO finantseksperdile.

15 tp Kontrollide vahearuanne

2. 2.3

TMO finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui kontrollide vahearuande koostamise käigus selgub, et läbiviidud kontrollid, järelevalve ja auditid ei anna piisavat kindlust kulude sertifitseerimiseks, annab sellest teada TMO juhatajale.

TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise. Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka TAO-le. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

10 tp Kontrollide vahearuanne parandatud

2. 2.4

TMO finantsekspert / RÜ või PO eest vastutav TMO ametnik

Veendub, et töökorra protsessipunkti 2.2.5 punkt 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad meetmed on piisavad kulude esitamise jätkamiseks vahemaksetaotluste või vahefinantsaruannete raames. EGFi puhul veendub, et Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, tegevused on piisavad.

Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja rakendamise tulemused kontrollide vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO OJ-le kinnitamiseks.

5 tp Täiendatud kontrollide vahearuanne

2. 2.5

TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/ palub täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.

3 tp Täiendatud kontrollide vahe- aruanne

2. 2.6

TMO RÜ või PO eest vastutav ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride esitamiseks.

1 tp Täiendatud kontrollide vahearuanne

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai, 31. juuli, 31. oktoober, 30. november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks.

2. 3.1

TMO finantsekspert

Perioodi 2014-2020/perioodi 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli KL vormi ja EK vahemaksetaotluse KL vormi ja edastab need kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

KL vormid

2. 3.2

TMO juhataja Kinnitab KL-d digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL-d

2. 3.3

TMO finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi (üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete kontrolliks vajalikud aruanded. 3 tp SAP BO aruanded

2. 3.4

TMO finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude peatamised. 2 tp SFOS kanded

2. 3.5

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Kontrollib KL alusel RÜ alusandmete vastavust SAP BO aruannetele. Kui RÜ alusandmed ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esitab järelepärimise RÜ-le ja palub teha vajadusel parandused.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.

7 tp Täidetud KL

2. 3.6

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid ja digitaalallkirjastab korrektse KL.SAP BO aruannetega 5 tp Allkirjastatud KL

2. 3.7

TMO finantsspetsia list /finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel ), kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või SAP BO aruannet on kulude sertifitseerimisest maha arvamise põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus kulude sertifitseerimise peatamiseks on lahendatud.

5 tp SFOS kanded

2. 3.8

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Genereerib EK vahemaksetaotluse aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK SAP BO-st vahemaksetaotluse KL-le võttes arvesse kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste infot.

Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed SFC2014/SFC2021 süsteemi. Koostab KL ja edastab kinnitamiseks TMO OJ-le.

7 tp SAP BO aruanded; vahe- maksetaotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis

2. 3.9

TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud KL

2. 3. 10

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis. 1 tp Kinnitatud vahemakse- taotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis

2. 3. 11

TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis EK-le. 1 tp vahemaksetaotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis saadetud

2. 3. 12

TMO finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulisse. 1 tp EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulis

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

KA esitab EK-le kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 137 ja ÜSM_2021 artikliga 98 kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta koos nõutud dokumentidega („kinnituspakett“) hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja esialgseid eelmakseid.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja TAO kontrollide aastaaruande infot.

Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest.

2. 4.1

TMO finantsekspert

2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise aastaaruande kontrollimiseks KL vormi Perioodi 2014-2020/ ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO juhatajale.

EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide vahearuandes.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

KL vorm

2. 4.2

TMO juhataja Kinnitab KL vormi digitaalallkirjaga. 5 tp Allkirjastatud KL vorm

2. 4.3

TMO finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele täiendavad peatamised vastavalt kontrollide vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka põhjendatud arvamustega.

7 tp SFOS kanded

2. 4.4

TMO finantsekspert

Genereerib kulude sertifitseerimise . Kui lisandub kulude peatamisi, genereerib uue aruande.SAP BO-s aastaaruande

EGF-i puhul genereerib kulude väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude peatamised. SAP BO-s

2 tp SAP BO kulude sertifitseerimise aastaaruanne

2. 4.5

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja AA auditeerimise aastaaruande andmetega vastavalt KL-le. Vajadusel küsib lisainfot. Toob KL-l välja põhjused kulude peatamisteks ning edastab II kontrollile (teisele finantsspetsialistile või finantseksperdile).

EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused kontrollide vahearuandes.

5 tp Täidetud KL

2. 4.6

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid arvestades kogu asjaomase informatsiooniga. Edastab korrektse kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti TMO juhatajale.

5 tp Kulude sertifitseerimise aastaaruande projekt

2. 4.7

TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA juhatajale. Võib delegeerida ülesande finantseksperdile.

EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d.

1 tp E-kiri sertifitseeritud kulude aastaaruande projektiga

2. 4.8

TAO ja AA; EGF-i puhul SOM kui KA

Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude sertifitseerimise aastaaruande projektile. 5 tp E-kiri

2. 4.9

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud infole ning genereerib kulude sertifitseerimise SAP BO-s aa uuesti.staaruande

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande ja täidab KL (vastavalt teise veeru). Toob KL-l välja põhjused kulude peatamiseks ja summad.

EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide vahearuandes.

Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info SFC2014/SFC2021 süsteemi.

Kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

5 tp SFOS kanded; SAP BO kulude sertifitseerimise aasta-aruanne

2. 4. 10

TMO juhataja Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi. Allkirjastab korrektsete KL ja edastab sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10. veebruariks TAO juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/ SFC2021 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/SFC 2021 süsteemis hiljemalt 6 kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu.

10.02/

15.02

E-kiri; allkirjastatud KL; kinnitatud kulude sertifitseerimise aastaaruanne SFC2014/ SFC2021 süsteemis

2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le ja esitamine Šveitsi toetuste bürooleEŠK sertifitseeritud hüvitistaotluse

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et FMO-le esitatud toodud andmed on õiged.finantsvahearuannetes ja Šveitsi toetuste büroole esitatud hüvitistaotlustes

2. 5.1

TMO finantsekspert

Perioodi alguses koostab JIRA-s ja edaspidi vajadusel uuendab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi ja edastab selle kinnitamiseks TMO OJ-le. [3]

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Finantsvahearuande /hüvitistaotluse KL vorm JIRA-s

2. 5.2

TMO OJ Kinnitab finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi JIRA-s. 5 tp Finantsvahearuande /hüvitistaotluse KL vorm kinnitatud JIRA-s

2. 5.3

RKÜ/PO/ RÜ [2]

Norra/EMP programmi korral sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust.

Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana kooskõlas Norra/EMP programmi rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-riigikassa kontodel teenitud intressi.

allkirjastatud EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi"PO esitab hüvitistaotlus e Šveitsi esitatud vormil DHS-i kaudu 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu RKÜ juhile jooksul aruande perioodi lõpust. DHO dokumendihalduse spetsialist registreerib PO hüvitistaotluse vastavalt alapunktile 2.5.4.

EŠK programmi ekspert esitab DHS-s EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fond" hüvitistaotluse (sh. lisab inglise keelse kaaskirja taustinfosse) TMO finantsspetsialistile ning EŠK menetlus jätkub TMO-s vastavalt alapunktile 2.5.6.täitmiseks

Kui toetusmeede ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood toetusmeetme lepingu allkirjastamise EŠK kuupäevast kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust toetusmeetme lõpuni, välja arvatud juhul, kui toetusmeede lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval.

Norra/EMP puhul jätkub menetlus vastavalt punkti 2.5 alapunktile 2.5.5

31.07/ 31.01

31.07/31.01

Norra/EMP finantsvahearuanded FMO süsteemis

PO/RÜ poolt allkirjastatud EŠK hüvitistaotlus

RKÜ poolt koostatud EŠK hüvitistaotlus

2. 5.4

DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib EŠK hüvitistaotluse ja loob töövoo DHS-s täitmiseks peatäitjale TMO finantsspetsialistile, ja TAO EŠK programmi PO kaastäitjale eksperdile. EŠK hüvitistaotluse menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6 ja TAO-s vastavalt 2.5.9.PO

2 tp EŠK hüvitistaotlus registreeritud DHS-s

2. 5.5

TMO finantsspetsia list

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP koordinaatorile infoks.

Kontrollib KL alusel finantsvahearuande vastavust SAP BO aruannetele. Kui finantsvahearuande info ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja. KL-l toob välja kulude mittesertifitseerimise põhjused ja mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab KL ja edastab kinnitamiseks finantseksperdile. Norra/EMP programmi finantsvahearuande korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2.5. alapunktile 2.5.7.

10 tp Finantsvahearuanne; KL täidetud DHS-s

2. 5.6

TMO finantsspetsia list

Kontrollib KL alusel EŠK hüvitistaotluse vastavust SAP BO aruannetele. Kui EŠK hüvitistaotluse info ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO-le/ palub teha vajadusel parandused. RKÜ-le, Kui esineb mitteabikõlblikke kulusid, siis võtab vastavad kulud EŠK hüvitistaotlusest välja. Sh küsib Šveitsi frangi vahetuskurssi RM-i RKO-lt e-kirjaga, lisab kursi hüvitistaotlusesse.

a) Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt 2.5.3;

b) Kui andmed on korrektsed, laeb üles digitaalselt allkirjastatud KL DHS-i taustainfoks ja kooskõlastab esitatud hüvitistaotluse DHS-s. DHS-s töövoog liigub järjestikku allkirjastamiseks esmalt RKÜ juhile. Kui RKÜ juht on hüvitistaotluse allkirjastanud, võtab taustainfost inglise keelse

(sh. teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide kaaskirja, täiendab seda ning suunab hüvitistaotluse TMO OJ-le allkirjastamiseks korraldamise talituse TJ-le ja EŠK programmi eksperdile). Menetlus jätkub DHO-s vastavalt alapunktile 2.5.14.

30 tp Kinnitatud EŠK KL DHS-s; E- kirjad; DHS-s töövoog hüvitistaotluse allkirjastamiseks

2. 5.7

Norra/EMP koordinaator

Vaatab üle Norra/EMP finantsvahearuande indikaatorite täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises aastaaruandes toodud indikaatorite täitmisi ja nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle vaadatud.

10 tp E-kiri

2. 5.8

TMO finantsekspert

Kontrollib Norra/EMP finantsvahearuannet. Vajadusel küsib selgitusi finantsspetsialistilt ja digiallkirjastab korrektse Norra/EMP KL. Norra/EMP finantsvahearuande menetlus jätkub vastavalt 2.5.11.

5 tp Digiallkirjastatud KL

2. 5.9

EŠK program mi ekspert

Vaatab üle EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse ja sisulise edenemise osa. Vajadusel küsib PO-lt ja seotud osapooltelt selgitusi e-kirja teel. Algatab DHS-s töövoo vastuskirja vormis hüvitistaotluse

kooskõlastamiseks TMO-ga. Loob hüvitistaotluse kaaskirja ja tõstab selle taustainfosse. Lisab taustainfosse PO digiallkirja kinnituslehe. Menetlus jätkub TMO-s vastavalt 2.5.6.

10 tp; puuduste kõrvaldamisega seotud järelpäringu korral menetlus pikeneb kuni 5 tp

E-kirjad; vastuskirja töövoog DHS-s

2. 5. 11

TMO OJ Vaatab üle Norra/EMP KL ja finantsvahearuande. Digiallkirjastab Norra/EMP KL. 3 tp Allkirjastatud Norra/EMP KL

2. 5. 12

Norra ja EMP SA juht

Norra/EMP puhul digiallkirjastab korrektse KL ja allkirjastab finantsvahearuande paberil. 1 tp Digiallkirjastatud KL; Allkirjastatud finantsvahearuanne paberil

2. 5. 13

Programmi eest vastutav TMO ametnik

Kinnitab FMO GRACE süsteemi sisestatud info hiljemalt 2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03 Finantsvahearuanne FMO süsteemis esitatud

2. 5. 14

DHO dokumendihal duse spetsialist

Salvestab digikonteinerist välja EŠK hüvitistaotluse dokumendid (kaaskirja ja hüvitistaotluse Excel faili), lisab RKÜ juhi ja TMO OJ digiallkirjade kinnituslehe, seejuures PO EŠK hüvitistaotluse edastamisel lisab juurde taustainfost välja võetud PO digiallkirja kinnituslehe ja edastab Šveitsi toetuste büroole DHS-i kaudu.

1 tp jooksul Šveitsi toetuste büroole saadetud PO/RKÜ EŠK hüvitustaotlus DHS-s

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO juhtimiskulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2. 6.1

TMO finantsspetsia list /finantsekspert

Norra ja EMP toetuste puhul analüüsib TAO kulusid ja programmide juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi tulemused kajastatakse kontrollide vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks kuludokumentide alusel.

31.12 Vajadusel riskipõhine valim

2. 6.2

TMO finantsspetsia list /finantsekspert

Koostab KL võttes aluseks juhendi „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad KL-d ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 6.3

TMO OJ Kinnitab KL digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL

2. 6.4

TMO finantsspetsia list

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud kuludokumendid .või leiab need SFOS-ist

Kontrollib kuludokumente vastavalt KL-le, toob välja puudused. Vajadusel küsib TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab KL. Norra/EMP puhul edastab KL finantseksperdile kontrolli.

17 tp E-kiri; kuludokumendid

2. 6.5

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Norra/EMP puhul kontrollib KL-l kajastatud infot. Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 3 tp Allkirjastatud KL

2. 6.6

TMO OJ Vaatab KL üle. Allkirjastab digitaalselt korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud

2. 6.7

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha korrektsioonid. 1 tp Korrektsioonid

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de üle.

2. 7.1

TMO finantsspetsia list

Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA järelkontroll. Töötab välja kontrollakti ja KL vormi. Võimalusel kasutab RKA KL-i.

31.12/ vastavalt vajadusele

KL vorm; riskipõhine valim

2. 7.2

TMO finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja KL vormi ning kontrolli valimi. 5 tp KL vorm

2. 7.3

TMO OJ Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab kontrollakti ja KL vormi. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL vorm

2. 7.4

TMO finantsspetsia list

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga. Vormistab kontrolli tulemused kontrollaktis tuues välja tähelepanekud ja vajalikud järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA juhatajale kommenteerimiseks.

20 tp Kontrollakt

2. 7.5

TMO finantsspetsia list

Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab nendele ja täiendab kontrollakti ja KL-e. Saadab kontrollakti ja KL kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp Täiendatud kontrollakt ja KL

2. 7.6

TMO finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud ja järeltegevused on asjakohased ning et olemas on piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava kindluse kulude sertifitseerimiseks. Kooskõlastab kontrollakti ja KL.

5 tp Kooskõlastatud kontrollakt ja KL

2. 7.7

TMO OJ Digiallkirjastab kontrollakti ja KL. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL

2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks. Kohaldub Norra/EMP/EŠK-le (3 kuud)

2. 9.1

TMO finantsspetsia list/ finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunkti 2. „L ahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“ finantsosakonnale vahendite VV sihtotstarbelisest reservist või vajadusel erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse. Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV on reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta.

Toetuse tagasimaksmise tähtajaks

Taotlus RM-i; maksekorraldus; vastuskiri toetuse andjale

2. 9.2

TMO finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb vajadusel täiendused. Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-riigikassas. 1 tp Maksekorraldus e- riigikassas aktsepteeritud

2. 9.3

TMO OJ Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele või kooskõlastab reservi taotluse. Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp Tagasimaksenõue saadetud/ kooskõlastatud reservi taotlus; allkirjastatud vastuskiri toetuse andjale

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium, kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess“ alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ ja iga RA/PO valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist.

2. 11 .1

Väljavõtete võrdlemise eest vastutav TMO ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja raamatupidamisprogrammi väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis.

31.12 Peakontode e-riigikassa väljavõtted ja raamatupidamisprogrammi väljavõtted võrreldud

2. 11 .2

Finantstabeli täitmise eest vastutav TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuu väljamaksed andmete alusel. Edastab tabeli vastava fondi eest vastutavale SAP BO aruannete ametnikule andmete esitamiseks ja sisestatud andmete kontrollimiseks.

3 tp Täidetud finantstabel

2. 11 .3

Vastava fondi eest vastutav TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt, FMO-lt ja Šveitsilt laekunud summad. Kontrollib finantstabelisse sisestatud väljamaksete info vastavust SAP BO aruande "KASSA012 SFOSi maksed" väljavõtte alusel. Vajadusel parandab finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli

täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja teel korrektsete andmete sisestamisest finantstabelisse.

3 tp/ 2 tp Täidetud finantstabel

2. 11 .4

Finantstabeli täitmise eest vastutav TMO ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile. 10 tp E-kirjaga saadetud finantstabel

[1] s.o EL struktuurivahendite vahemaksetaotluste esitamine

[2] RÜ- TAO, kes on RÜ-ks järgmistele meetmetele: SFOS meede nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi", SFOS meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond".

[ ] Norra/EMP programmi KL vorme, mis on kinnitatud RTK DHS-s enne RTK TPK versiooni kehtima hakkamist, ei kinnitata 12 üle JIRA-s.

2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA/RKÜ/RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus" 1. „alapunktiga SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside

.koostamine“

Nr Vastutaja Tegevus Tähta eg

Kontrolljälg

1. KA/RKA/RKÜ/ RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess

1.1 TAO ekspert/ talituse juhataja (edaspidi juhendi omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga seotud KA/RKA/RKÜ poolt välja töötatud juhendi asja- ja ajakohasust tuginedes aasta jooksul kogunenud parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi, informeerides sellest TAO teenuse arendamise eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust. Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue koostamisest toimivusanalüüsis (vt protsessipunkti 2.2.1). Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord aastas

Analüüs

1.2 Juhendi omanik

Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle seotud KA/RKA/RKÜ osapooltega ja või RTK toetuste valdkonna ekspertidega, vastutava talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-dele ja RÜ-dele ning PO-dele.

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osap oole vahel kokku lepitu d tähta eg

Juhendi eelnõu

1.3 Juhendi omanik

Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse. Kooskõlastab teel või JIRA e-kirja taski kaudu juhendi uue versiooni asjakohaste KA/RKA/ RTK toetuste valdkonna ekspertide ja juristidega ning TAO OJ-ga.

30 tp E-kiri; JIRA task

1.4 Juhendi omanik

Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja Ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi Sharepointi ja paneb juhendi Ekstranetti ning vastutab juhendi aja- ja asjakohasuse eest

2 tp E-kiri; juhend Ekstranetis

1.5 Kommuni katsioonis petsialist

Saadab infot kuukirjas. 3 tp Kuukiri

2. KA/RKA/RKÜ õigusaktide koostamise ja muutmise protsess

2.1 TAO /juekspert

rist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõu kavand; E- kirjad

2.2 TAO jurist

Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel kommenteerimiseks, sh vahetule juhile, TAO juhatajale ja KA/RKA/RKÜ juhile ja RM RO-le.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Õigusakti eelnõu ja seletuskiri Sharepointis; E-kiri

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja teistele asjasse puutuvatele osapooltele kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused, kui arvestatakse kommentaariga. Kommenteerijatele saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise kohta e-kirjaga.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

Protsessiomanik

TAO ekspert

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes saadab eelnõu Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse istungile edastamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõude infosüsteem (EIS) https://e elnoud. valitsus.ee

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos seletuskirjaga teavituse listidesse ja teistele asjasse puutuvatele [email protected] osapooltele ja KA infokirjas esitamiseks.

Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile RTK kodulehel (sh. lehel rtk.ee http ) uuendamiseks.s://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga Sharepointi.

3 tp Teavitus listis; E-kiri

2.6 TAO /juekspert

rist

Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti muudatusi.

Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna võrgustikule.

Järgm ise kuu jooks ul

Teabepäeva materjalid

2.7 Kommuni katsioonis petsialist

Uuendab kodulehel jõustunud õigusakti linki ja lisab seletuskirja.rtk.ee 5 tp Koduleht

3. EL kohtu menetlustes osalemise protsess

3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse taotluse kohta seisukoht. Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab esitada arvamuse eelotsuse küsimuste kohta, koostab seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa Kohtule esitab seisukoha VÄM.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri; Eelotsuste menetlemise andmebaas h ttps://rakendu sed.vm.ee /eelo

3.3 TAO jurist või

TAO ekspert

Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa Kohtu istungil koos VÄM esindajaga.

Vasta valt vajad usele

Kohtu istungi dokumendid

2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B).

Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra_EMP MoU muutmise protsess

1. Norra /EMP koordin aator

Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B muutmiseks, võtab mitteametlikult ühendust FMO-ga ja teeb selgeks, kuidas protsess käima peab. Reeglina algatab MoU muutmise FMO.

10 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

2. Norra /EMP koordin aator

MoU lisa A või lisa B muutmise protsessi kaasab kindlasti TAO juhataja ja juristi, vajadusel ka teisi osapooli.

3 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

3. TAO juhataja /jurist

Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku sõnastuse. 5 tp E-kiri;

Dokumendid Sharepointis

4. Norra /EMP koordin aator

Koostab ametliku kirja, mis edastatakse ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le. 3 tp Kiri FMO infosüsteemis/ Grace-s; /

Sharepointi kaustas/

DHS-s; vanemad muudatused RM DHS- s ja füüsilistes kaustades

5. RKA juht

Allkirjastab ametlikud muudatused. 5 tp Muudatused allkirjastatud

6. Norra /EMP koordin aator

Edastab nõutud dokumendid FMO-le. 2 tp Grace süsteemis e-kiri/ ametlik kiri

7. Norra /EMP koordin aator

Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU muudatuse sõnastusele korraldab neile vastamise.

FMO maksimaalselt 2 kuud + meie vastamine 10 tp

Grace, e-kiri/ametlik kiri

8. Norra /EMP koordin aator

Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud edastab info kõigile siseriiklikele asjasse puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab muudetud MoU koos lisadega kommunikatsioonispetsialistile palvega see kodulehele .https://www.rtk.ee/ üles laadida

FMO poolt meie kommentaaride üle vaatamine 10 tp + 2 tp kõigile info edastamiseks

e-kiri; dokumendid Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.

Nr Vastu taja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks RKA-le. Vastavalt vajadusele e-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordi naator

Korraldab programmilepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik osapooled peavad muudatusi hindama mh arvestades nende mõju programmi tulemustele ja eesmärkidele. Peale ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või täienduste tegemiseks.

10 tp; lisandub aeg, mis kulub lisaks kui kellelgi on kommentaare PO-le

e-kiri

Sharepointis

3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud versiooni RKA-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordi naator

Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks FMO-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le kinnitamiseks.

Kuni 2 kuud Dokumendid Graces/

Sharepointis

6. Norra /EMP koordi naator

Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO juhistele FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO infosüsteemi väliselt.

3 tp Dokumendid Graces/

Sharepointis

7. RKA juht

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise. 1 tp Allkirjastatud programmilepingu muudatus Sharepoint; DHS; pab erkaust

8. Norra /EMP koordi naator

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu muutmise FMO- le ja koopia vastavale PO-le ning teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui kinnitamine käib FMO infosüsteemis, edastab kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).

3 tp Infosüsteemis: Grace

Sharepoint e-kiri

Infosüsteemi väliselt: Sharepoint

DHS paberkaust

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise osas.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Ko ntr oll- jälg

1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti dokumendid (projekti detailne eelarve ja vajadusel ka täiendav informatsioon).

Kui eeldefineeritud projekti esialgsed dokumendid on valmis

E- kiri

Sha rep ointis

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse eelarve jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab teisi valdkonna eksperte. Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep oint

6. Norra /EMP koordinaat or

RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui dokumendid vajavad täpsustamist, siis küsib lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3

5 tööpäeva jooksul korrektsete dokumentide saamisest

E- kiri

Sha rep oint

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess

Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana osalemist (rakendusmääruse artikkel 7.4.3).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise ajast ning kohast.

Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale projektitaotluste eksperthindamise lõppemist.

Hiljemalt 1 nädal enne toimumist

E-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordinaat or

Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana.

Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi. Valikukomisjon analüüsib projektide pingerida ning võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida korrigeerida eksperthindamise läbinud projektide osas.

1 tp Ettepanekud programmi valiku

komisjonile

3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordinaat or

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess

Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ametlik muutmine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.12. Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel. Kui toetusmeetme muutmine vormistatakse juhtkomitee protokolliga kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12 lõikega 8, teavitatakse Šveitsi muudatusest artikli 8.2 lõike 3 kohase järgmise hüvitistaotlusega ja toetusmeetme järgmise aastaaruandega. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16. Protsessi punkt 3 kirjeldab EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsessi.

1. EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess

Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel.

1. 1

EŠK programmi ekspert

Valmistab ette toetusmeetme lepingu muudatuse (lisab versiooni numbri) vastavalt vajadusele (sh arvestab PO ettepanekuid) ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile e-kirjaga. Võtab arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi.

2 tp Toetusmeetm e lepingu muudatus Sharepointis

1.2 TAO talituse jurist Tutvub toetusmeetme lepingu muudatusega ka esitab oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile. 5 tp e-kiri

1.3 EŠK programmi ekspert

Korraldab toetusmeetme lepingu kooskõlastamise vastavate osapoolte (sh. muudatuse PO) vahel. Edastab ettepaneku toetusmeetme lepingu muudatuse kohta Šveitsi toetuste büroole.

10 tp; lisandub aeg, mis kulub lisaks, kui kellelgi on kommentaare PO-le

e-kirjad

1.4 Šveitsi toetuste büroo

Kommenteerib toetusmeetme lepingu muudatust. Kokkulepitud tähtajaks

e-kiri

1.5 EŠK programmi ekspert

Täiendab toetusmeetme lepingu muudatuse vastavalt Šveitsi toetuste büroo ettepanekutele. Vajaduse korral konsulteerib täiendavalt seotud osapooltega (sh PO-ga). Laeb üles toetusmeetme lepingu muudatuse dokumendid DHS-i.

10 tp jooksul Täiendatud toetusmeetme lepingu muudatus Sharepointis ja töövoog DHS-s

1.6 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud dokument DHS-s

1.7 EŠK programmi ekspert

Edastab toetusmeetme lepingu muudatuse Šveitsi toetuste büroole kinnitamiseks. 2 tp E-kiri

2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt

Lepingupool võib toetusmeetme lepingu peatada, kui ta leiab, et selle eesmärke ei ole enam võimalik saavutada või et teine lepingupool ei täida oma kohustusi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16.

2.1 PO Juhul, kui PO algatab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise, teavitab RKÜ juhti sellest kavatsusest ja esitab vastavad põhjendused.

Põhjendatud juhul

PO kiri DHS-s

2.2 RKÜ juht Juhul, kui toetusmeetme lepingu peatamine või lõpetamine on põhjendatud, annab tööülesande EŠK programmi eksperdile alustada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise osas ning saadab koopia teavitusest TAO OJ-le ja TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.

2 tp jooksul E-kiri

2.3 EŠK programmi ekspert

Aitab korraldada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise osas. Kui dialoogi tulemusel selgub lõplik toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise vajadus, siis valmistab ette DHS-s kirja toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kohta väljasaatmiseks Šveitsi toetuste büroole. Konsulteerib TAO talituse juristiga ja seadistab töövoo kooskõlastamiseks TAO talituse juristile, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le, TRO talituse juhatajale ja TRO OJ-le. Allkirjastamiseks RKÜ juhile. Teadmiseks TAO OJ-le ja TRO OJ-le ning PO-le.

Põhjendatud juhul lepingupoolte omavahelisel kokkuleppel või ühepoolsel teatamisel 3 kuud ette

Töödokumend id salvestatud X kettale

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.4 TAO talituse jurist, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja, TAO OJ, TRO talituse juhataja ja TRO OJ

Kooskõlastavad toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatu d kiri DHS-s

2.5 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud kiri DHS-s

2.6 EŠK programmi ekspert

Salvestab digiallkirja pdf.na DHS-i kirjaga seotud dokumentide juurde. Saadab allkirjastatud DHS-s toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja koos lisadokumentidega Šveitsi toetuste büroole. Salvestab DHS-s allkirjastatud toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kirja programmi kausta.

2 tp jooksul DHS-s välja saadetud kiri; Allkirjastatud kiri ja e -kiri salvestatud X kettale programmi kausta

3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess

3.1 EŠK programmi ekspert Valmistab ette toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi OneDrive ja saadab selle kommenteerimiseks TAO talituse juristile. `s

Vasta valt vajad usele

Toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand ; E-kiriOneDrive`s

3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisab kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandisse ning teavitab EŠK programmi eksperti.

5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand OneDrive`s

3.3 EŠK programmi ekspert Täiendab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit. Saadab e- kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandi kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele.

2 tp Täiendatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand E-kiri OneDrive`s;

3.4 Toetusmeetme rakendamise lepingu Eesti osapooled, sh PO

Kommenteerivad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit OneD rive`s.

5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand E-kiriOneDrive`s;

3.5 EŠK programmi ekspert Kontrollib üle, kas toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Loob töövoo DHS-s toetusmeetme vastab EŠK programmi nõuetele.

rakendamise lepingu muudatuse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

5 tp Toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s

3.6 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/ TAO OJ/

Kooskõlastavad toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS- s

3.7 RKÜ juht Allkirjastab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse DHS-s. 2 tp Allkirjastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS- s

3.8 EŠK programmi ekspert Korraldab toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse allkirjastamise teiste lepingu osapooletega.

1 kuu jooks ul

E-kiri

3.9 Teised lepingu osapooled Allkirjastavad toetusmeetme rakendamise lepingu. 2 tp E-kirjad; Osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping salvestatud X kettale programmi kausta

3. 10

EŠK programmi ekspert Laeb üles DHS-i osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse ja kõik selle lisad.

2 tp Osapoolte poolt allkirjastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus koos lisadega DHS-s

2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine

Protsessi eesmärgiks on kirjeldada rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemist.

Nr Vastu taja (amet ikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr olljälg

Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine

1. Raha stami svahe ndi raken daja

Saadab toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused). KA-le Jooksvalt Tootet ingimu sed; E-kiri

2. KA finant sinstr umen tide ekspe rt

Vaatab rahastamisvahendi rakendaja poolt saadetud pakutavate toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused) läbi ja küsib selgitusi juhul, kui ei ole võimalik hinnata tingimuste kooskõla investeerimisstrateegia, lepingu eesmärkide või eelhindamise kehtivate järeldustega. Juhul kui tuvastab vastuolu eelhindamise kehtivate järelduste, investeerimisstrateegia või lepingu eesmärkidega, annab sellest rahastamisvahendi rakendajale teada palvega puudused mõistliku aja jooksul kõrvaldada või täiendavalt selgitada vastuolude puudumist.

10 tp jooksul

E-kiri SFOS postka stis

3. Raha stami svahe ndi raken daja

Täiendab tootetingimusi ja saadab parandatud tootetingimused KA-le. KA poolt määratud tähtajaks

Täien datud tooteti ngimu sed; E-kiri

4. KA finant sinstr umen tide ekspe rt

Kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale. Muudab/täiendab TPK lisa 10 „Rah vastavalt muutunud tootetingimustele ja esitab selle TAO astamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“

ärianalüütikule kinnitamiseks. Menetlus jätkub ja TPK lisa 10 kinnitamine toimub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 2.1 protsessi 2.1.8. " punktile 2."RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele

10 tp jooksul pärast tootetingim uste RÜ- le esitamist

E-kiri SFOS postka stis

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess

RTK on perioodil 2021-2027 ülesannetes sekkumistes: KA

21.1.3.41 "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)". Toetuse saajaks/rahastamisvahendi on EIS. rakendajaks RTK täidab ÜSS §-s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid.

21.2.1.61 "Elamuinvesteeringute fond". Toetuse saaja/rahastamisvahendi rakendaja on EIS. RÜ ülesandeid täidab EIS.

Käesolev rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess reguleerib RTK kui RÜ tegevusi sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)".

Makse menetlemist ja kontrolle viiakse läbi lisaks abikõlblikkuse tingimuste hindamisele ka vastavalt rahastamisvahendi rakendamise lepingutes sätestatule ja kooskõlas ÜSM_2022 artiklitele 74 ja 81. EK-le võib kulud esitada aga vaid siis kui on täidetud 2021-2027 ÜSM_2021 artiklist 92 tulenevad nõuded.

Rahastamisvahendi rakendaja on kohustatud esitama ja pärast viimast kuluaruande ning kontrolli teostamise käigus nõutud RÜ-le maksed makset informatsiooni tähtaegselt vastavalt rahastamislepingule.

RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida enne esitamist, teostades nn makse eelkontrolli. teavitab kontrolli makse RÜ finantsinstrumentide ekspert algatamisest toetuse saajat ning palub tal esitada kuludokumentide nimekiri vormil või muul kokku lepitud kujul kindlaksmääratud kuupäeva makse seisuga. Selline kuludokumentide kontroll tugineb kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et reaalset makset ei teostata, koordinaator täidab vaid TPK makse lisa 10 kontroll-lehe ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " juurde kuuluva lisa 3 "Rahastamisvahendi valimi tabeli vormi" ning lisab need SFOSi. kontrolli valimi moodustamisel võetakse arvesse eelkontrollis makse Makse makse kontrollitud kulud.

TPK lisana kinnitatud rahastamisvahendi kontroll-leht hõlmab ÜSM_2021 10 makse „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ja nendega seotud õigusaktidest ning rahastamisvahendi lepingust ja tootetingimustest tulenevaid nõudeid.

Perioodil 2021-2027 pärast esimest ettemakset järgmist makset rahastamisvahendisse võib rakendaja taotleda tingimusel, kui rahastamisvahendi ning abikõlblikud kulud on ÜSM_2021 artikli 68 punkti 1 mõistes lõppsaaja tasandil kulud, mis rakendamise lepingus kokku lepitud tingimused on täidetud

on tekkinud kooskõlas lepingu, kohalduvate ühissätete määruse tingimuste ja muude asjaomaste EL ja siseriikliku õiguse sätetega, sh riigiabi eeskirjadega.

Rahastamisvahendi rakendaja lõpetab struktuurivahenditest tagatud teenuse pakkumise 31.12.2029.a. ning hakkab tagasilaekuvaid vahendeid või kohustuste alt vabanevaid vahendeid RÜ-le tagasi kandma, kui VV pole tulenevalt ÜSS § 5 otsustanud teisiti.

Nr Vas tut aja (am etik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rahastamisvahendi ja menetlemineettemakse makse

1.1 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Koostab makse vormi ja esitab selle rahastamisvahendi rakendajale. Enne esimese MT esitamist rakendaja poolt

MT vorm; E- kiri

1.2 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kinnitatud või muudetud finantstoote täpsustavate tingimuste ja sinna juurde kuuluva rahastamisvahendi lepingu kohase kinnitatud riigiabi/ VTA kava või riigiabi loa või grupierandiga hõlmatud riigiabi andmise teate saamisel täiendab vajadusel TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude kontroll-leht“ olevaid kontroll-lehti ja kulude loetelu ja saadab need kinnitamiseks TAO ärianalüütikule.

Enne MT kontrollimist

E-kiri koos asjakohaste rahastamisva hendite kontroll- lehtedega

1.3 TS Esitab e-toetuse keskkonnas või e-kirja teel. Kehtiva riigiabi või VTA kava korral, esitab kava RÜ-le/RA-le koheselt teadmiseks. makse Kokkulepitud tähtajaks

Makse e- toetuses; E- kiri

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

1.4 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kui on esitatud e-kirja teel, siis lisab selle SFOS-i. Kontrollib esitatud makse makse.

I makse (ettemakse) kontrollimisel veendub rahastamisvahendi lepingus kokku lepitud tingimuste ning ühissätete määruse nõuete täitmises, täidab [2] kontroll-lehe ettemakse ( ("Ettemakse") ning seejärel suunab maksmisele.osa TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ makse (ettemakse)

2021-2027 perioodil võib esimeses (nn ettemakse) esitatav summa ulatuda kuni 30%-ni vastava rahastamislepingu alusel rahastamisvahendite jaoks eraldatud makses programmimaksete kogusummast. Kuigi sisuliselt on rahastamisvahendi esimene , siis rahastamisvahendi rakendaja esitab selle SFOSi kaudu nagu tavalise makse ettemakse

ning saadud ettemakset ei asu rahastamisvahendi rakendaja koheselt tõendama, vaid tõendamine toimub alles programmivahendite kasutamise lõpus. makse

II menetlemisel veendub, et TS raamatupidamises toimub kulude eristamine , lisaks alates II kontrollib kuludokumentide nimekirja ning vastavalt makse [3] maksest valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. Täidab valimi tabeli vormi, kontroll-lehedmakse (TPK lisas

sisestab valimi tabeli ning kontroll-lehed SFOS-i ja ning suunab maksmisele. Abikõlblikkuse perioodi 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kulude kontroll-leht“), makse jooksul esitatakse alates II tegelikult tehtud abikõlblikud kulud. Kui rahastamisvahendi rakendaja on tõendanud 70% programmivahendite kasutamise (ilma maksest ettemakseta), ei esita ta enam , vaid esitab info ettemaksu kasutamise aluseks olevate dokumentide kohtamakset vastavalt p.2 "Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu".

Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.makses

Juhul kui on tuvastatud finantstoote lõikes nõuetele mittevastavus lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas ning TS on valmis lepingut asendama, siis lisab info valimi tabelisse.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktile 2.

Periood 2021- 2027 : [1]

ettemakse puhul 7 tp, järgnevate MT korral 50 tp jooksul MT esitamisest.

Makse; Mak se kuluridadest võetud valim; kontroll- lehed; Kanded SFOS-s; E- kiri

2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu

2.1 TS Esitab rahastamisvahendi lõppemisel kuluaruande väljamaksetaotluse vormil või muul kokku lepitud kujul. Periood 2021- 2027: hiljemalt 31.01.2030.

Kuluaruanne väljamakse- taotluse vormil või muul kokku lepitud kujul e-toetuses

2.2 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kontrollib TS poolt esitatud aruannet, kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente.

Täidab valimi tabeli, makse kontroll-lehe TPK lisa 10 . „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-lehe“

Seejärel kannab SFOS-i info kulude abikõlblikkusest ning lisab ja valimi tabeli SFOSi. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite puhul teavitab TMO kontroll-lehe finantseksperti, kui aruanne sisaldab 30%-lise ettemaksu kasutamist tõendavaid kulusid.

Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3. punktile 2.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

20 tp jooksul aruande saamisest

Kuluridadest võetud valim, kontroll- lehed, kanded SFOS-s, e- kiri

2.3 TS Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rakendaja tagastab hiljemalt 01.03.2030.a. eelarvevahendid, mis on 31.12.2029.a. seisuga kasutamata. RÜ-le Hiljemalt 01.03.2030

Tagastatud vahendid

[1] ÜM_2022 kuni 80 kalendripäeva.kohaselt menetletakse ettemakset kuni 15 kalendripäeva ja makset

[2] ÜSM_2021 artikli 92 lg 2 punkti a täitmises

[3] Vastavalt ÜSM_2021 artikkel 59 lõikele 2

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 lõige 1 peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja 30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate esitatud abikõlblike kulude kohta info tähtaegadega . ÜSM_2013 artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri seisuga 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ÜSM_2013 artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. ÜSM_2013 artikli 112 (3) kohaselt kaasneb 31. jaanuariks ja 31. juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine.

Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 KA koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.31. jaanuariks ja 31. juuliks

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Finantsaruande koostamise protsess

1. TMO amet nik

Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st ÜSM_2013 artikli 112 punkti 1 kohase info, sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 ja kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja 31. oktoober.

2 korda aastas. 31. juuli ja 31. oktoober

Andmed SFC2014/ infosüsteemis

2. TMO amet nik

Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. jaanuar ja 31. juuli.

Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.

Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le.

2 korda aastas. 31. jaanuar ja 31. juuli.

Prognoosid SFC2014/

SFC2021 infosüsteemis.

Protsessiomanik

TMO finantsekspert

2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate vajadustega vastavalt ÜSM_2013 artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele kohalduvate määruste piirangutega.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele/ Norra/EMP programmile/ EŠK programmile.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine

1. RM RO (liikmesriik)

Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP muudatuse osas. Koostöö KA-ga. Jooksvalt vastavalt vajadusele

OP muudatusettepanek

2. Seirekomisjon Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, sisu, vajalikkuse ja põhjendused. KA kooskõlastab ettepanekud seirekomisjoni liikmena.

Vastavalt ajakavale

Seirekomisjoni protokoll

3. RM RO OP muudatuse edastab EK-le infosüsteemi kaudu. Vastavalt ajakavale

OP muudatus EK-le infosüsteemi kaudu edastatud

4. Kommunikats ioonispetsiali st

Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või OP muudatuse osas paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles.

3 tp Muudetud PL/OP struktuurivahendite kodulehel; Muudetud PL/OP säilitatud RM-s

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse juhataja

2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess

Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisalade vahelise tööjaotuse selgus ja koordineeritud tegevus PL elluviimning SV 2021-2027 isel. Meetmete nimekirja (MNK) muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis. Protsess kohaldub ainult SV-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. MNK koostamine/muutmine_

1.1 RM Algatab koostöös RA-dega MNK koostamise/muutmise. Vastavalt vajadusele E-kiri

1.2 RA-d Annavad sisendi RM-le MNK koostamiseks/muutmiseks. RM poolt antud tähtajaks E-kirjad

1.3 RM RO Koostab VV MNK korralduse eelnõu koos lisadokumentidega ja seletuskirjaga. Paneb MNK koos seletuskirjaga [1]

EIS-i kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub RTK-s vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5. Vastavalt vajadusele Meetmete

nimekirja eelnõu koos lisadokumentide ga EIS-s

1.4 RA-d Kooskõlastavad MKN korralduse eelnõu ning seletuskirja EIS-s. Vajadusel lisavad kommentaarid. 10 tp jooksul Kooskõlastused EIS-s

1.5 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik (MNK kooskõlastuste haldaja)

Võtab teadmiseks EIS kaudu saadud MNK ning seletuskirja. Loob JIRA tööülesande MNK ja seletuskirja kooskõlastamiseks vanemjuristile ja TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ning teadmiseks TRO OJ-le, TAO-OJ-le ja KA juhile.

10 tp jooksul JIRA tööülesanne

1.6 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Kontrollib EIS kooskõlastusringi ajal, kas MNK ettepanekud sobivad SFOSi sisestamiseks. Veendub, et MNK kollastel ridadel on olemas piisavad kvaliteetsed andmed SFOSi sisestamise jaoks vajalikus detailsuses. Tuvastab MNK korralduse eelnõu alusel, milliseid muudatusi soovitakse SFOS-s teha ning lähtub andmete kvaliteedikontrolli teostamisel järgmistest KA põhimõtetest:

a) Kooskõlastab vaikimisi muudatused, mis puudutavad muudatusi meetme eelarvetes, rakendusasutuses või - üksuses juhul kui muudetakse tervikuna meetme RA/RÜ, uute näitajate lisamises ja näitajate sihttasemete korrigeerimises.

b) Juhul, kui muudatus puudutab eelmise punkti loetelu välist muudatust, konsulteerib vajadusel SFOS kasutajatoe, TAO ärianalüütiku, RÜ või TAO juristiga muudatuse teostatavuse ja õigusliku aluse piisavuse osas ning teavitab RM RO-d võimaliku lahenduse, sh muudatuse võimalikkuse osas.

Vajadusel küsib lisainfot RM RO-lt.

10 tp jooksul E-kiri

1.7 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Konsulteerib vajadusel ISO projektijuhiga. 2 tp jooksul Suunamine JIRA-s

1.8 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik (MNK kooskõlastuste haldaja)

Esitab kommentaarid RM RO-le. Laadib üles vastuskirja RM-le JIRA tööülesande juurde. 2 tp jooksul E-kiri; Kanne JIRA-s

1.9 RM RO Esitab MNK eelnõu VV-le kinnitamiseks. RM-s kokku lepitud tähtajaks EIS

1. 10

VV Kinnitab RM poolt koostöös RA-dega ette valmistatud MNK korralduse eelnõu. Vastavalt vajadusele VV otsus MNK kinnitamise kohta

1. 11

VV peaminister Kirjutab alla VV korraldusele MNK kinnitamise kohta. Pärast VV otsuse langetamist

Peaministri poolt allkirjastatud MNK

1. 12

Riigikantselei Avalikustab Riigi Teatajas vastavalt VV korraldusele MNK. Vastavalt Riigi Teataja seaduses ette nähtud korras

Avalikustatud MNK Riigi Teatajas

1. 13

RM RO nõunik Kui MNK muudatus on avaldatud Riigi Teatajas, saadab korralduse lingi ja MNK (Exceli) RTK KO aadressile veebi . Uuendab ka laiendatud meetmete nimekirja versioon [email protected]

Koheselt pärast MNK avaldamist Riigi Teatajas, hiljemalt 5 tp jooksul pärast Riigi Teatajas avaldamist

E-kiri; laiendatud meetmete nimekirja versioon Confluences

1. 14

Kommunikatsioonis petsialist

Pärast MNK muudatuse kinnitamist VV poolt paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. 2 tp VV poolt muudetud MNK struktuurivahend ite kodulehel

2. Kinnitatud MNK edastamine RTK-le ja sisestamine SFOS-i

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenusedisainer-ärianalüütik

2.1 RM RO nõunik Saadab VV poolt kinnitatud MNK e-kirjaga KA TAO teenusedisainer-ärianalüütikule (manuses MNK seletuskirja lisa Excel fail kollaste muudatustega).

Koheselt E-kiri

2.2 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Saab RM RO nõunikult e-kirja teel MNK. Saadab MNK e-kirja teel DHO spetsialistile. 2 tp jooksul E-kiri

2.3 DHO spetsialist Saab MNK TAO teenusedisainer-ärianalüütikult. Registreerib MNK DHS-s (sh. suunab tööülesande teadmiseks KA juhile; TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ja DHO peaspetsialistile DHS-s uue meetme sarja seadistamiseks).

2 tp jooksul Registreeritud MNK DHS-s

2.4 KA juht Võtab MNK teadmiseks. 2 tp jooksul DHS-s MNK teadmiseks võetud.

2.5 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Võtab MNK teadmiseks. Edastab MNK muudatused: a) kasutajatoele ([email protected]) SFOS-i sisestamiseks; b) DHO kasutajatoele ([email protected]) DHS-i sisestamiseks.

2 tp jooksul E-kirjad

2.6 SFOS kasutajatugi Teeb SFOS-s muudatused. Vajadusel konsulteerib TAO teenusedisainer-ärianalüütikuga. 2 tp jooksul Kanded SFOS- s; E-kirjad

2.7 DHO peaspetsialist Juhul, kui MNK on lisatud uus meede, siis seadistab DHS-s uuele meetmele sarja. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

2.8 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Teostab SFOS sisestuste kvaliteedikontrolli. Puuduste korral annab andmete sisestajale korralduse puudused kõrvaldada. Vajadusel küsib täiendavat sisendit RA-delt ja või RM RO-lt. Teavitab RM RO-d, et muudetud MNK on SFOSi sisestatud.

2 tp jooksul E-kirjad; meetmete nimekiri SFOS- s muudetud

[ ] Meetmete nimekirja muutmisel täidab lisaveeru, kuhu märgib, kas muudatus puudutab SFOSis avatud/olemasolevate projektide eelarve (osalist) rahastamise üleviimist teise meetmesse.

2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess

Struktuurivahendite seireprotsess (sh. OP seirearuannete ja OP tulemusaruande koostamine) toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire juhend perioodil 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel, ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri kirjeldust ei korrata.

Perioodil 2021-2027 Korraldusasutuse (RM RO) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on OP lõpliku tulemusaruande koostamine koostöös KA-ga, RA-ga ja RÜ-ga. RM RO koordineerib tulemusaruande koostamist ja esitamist EK-le. Korraldusasutuse (RTK) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on KA ülesannetes koos RM RO-ga OP lõpliku tulemusaruande esitamine EK-le 15. veebruariks 2031.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele ja RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. OP seirearuande koostamine ja esitamine EK-le_

1.1 RM RO Esitab vastavalt seire juhendile seirearuande sisendi päringu KA juhile ja KA kontaktisikutele.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

E-kirjaga

1.2 TAO valdkonna ekspert (edaspidi KA

)seire kontaktisik

Koondab ja ühtlustab TAO sisendi ja esitab selle RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

Seirearuande sisend koondatud; e- kiri RM RO-le

1.3 RM RO Esitab 2014-2020 seirearuande esimese tööversiooni kommenteerimiseks ja täienduste tegemiseks KA seire kontaktisikule.

Perioodi 2021-2027 seirearuande (tabelid ja aruande (SAP BO) vormid) esitab kommenteerimiseks KA seire kontaktisikutele.

Vastavalt osapoolte vahel kokkulepitud tähtajale.

Perioodil 2014-2020 seirearuanne (versioon 1 koos lisadega) KA-le e- kirjaga; Perioodil 2021-2027 SAP BO aruanded

1.4 KA seire kontaktisik

Edastab aruande tööversiooni kommenteerimiseks kommunikatsiooni-spetsialistile ja TAO valdkonna ekspertidele. Edastab KA ühtlustatud täiendus- ja arendusettepanekud RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Ettepanekud RM RO-le e-kirjaga; Töödokumendid säilitatakse RM võrgukettal.

1.5 Seirekomisjoni sekretariaat

Esitab seirearuande lõppversiooni seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile tutvumiseks ja vajadusel kirjalike kommentaaride esitamiseks.

Vähemalt kolm nädalat enne seire-komisjoni toimumist.

E-kiri seirearuandega (lõppversioon)

1.6 RM RO Edastab seirearuande lõppversiooni KA seire kontaktisikule tutvumiseks. Vajadusel on võimalik esitada täiendavad kirjalikud kommentaarid.

Hiljemalt 2 nädala jooksul materjalide saamisest

Seirearuanne (lõppversioon) e- kirjaga

1.7 KA seire kontaktisik

Kommenteerib seirearuande lõppversiooni. Vastavalt kokkuleppele

E-kiri koos kommentaaridega seirearuandele

1.8 RM RO Kinnitab ja saadab EK-le SFC2014/SFC2021 süsteemis OP seirearuande Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

SFC2014/ SFC2021 süsteemis OP seirearuanded saadetud

2. OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande koostamine ning esitamine EK-le

2.1 RM RO Koostab perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande, küsides selleks mh sisendit KA kontaktisikutelt.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

E-kirja teel

2.2 TAO valdkonna ekspert (KA seire kontaktisik)

Tutvub OP vahehindamise aruandega ja tulemusaruandega, edastab aruannete tööversioonid kommenteerimiseks kommunikatsioonispetsialistile ja TAO valdkonna ekspertidele. Koondab OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande KA sisendi ja esitab selle RM RO-le.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande sisend koondatud;

E-kiri RM RO-le

2.3 RM RO ja

KA juht

Saadavad EK-le perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ning tulemusaruande SFC2021 süsteemis, kinnitus kahel tasandil.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

SFC2021

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert

2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 OP elluviimisega seotud seirekomisjoni korraldust.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 15 RM täidab koostöös KA, RA-te ja RÜ-tega ÜSM_2021 artiklites 18 ja 41–43 nimetatud OP elluviimise seirega seotud ülesandeid. RM võib anda RA-tele ja RÜ-tele rakenduskava tõhusamaks elluviimiseks suuniseid ja EK tähelepanekute alusel soovitusi. KA, RA-d ja RÜ-d annavad RM-ile OP seire ülesannete täitmiseks vajalikku teavet. OP seirekomisjoni asutab RM perioodil 2014-2020 ja perioodil 2021-2027 hiljemalt kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Perioodil 2014-2020 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2013 artiklites 49 ja 110 nimetatud ülesandeid, koosolekud toimuvad vähemalt üks kord kalendriaastas. Kiireloomuliste või üksikküsimuste korral, mis ei vaja OP seirekomisjoni kokkukutsumist, võib OP seirekomisjoni esimees või aseesimees otsuste vastuvõtmise korraldada elektronposti teel. Seirekomisjoni tööd reguleerib seirekomisjoni töökord. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS §15 ja ÜSM_2021 artiklile 38 vastutab RM OP seirekomisjoni moodustamise eest ja korraldab selle asjaajamise, koos KA ja RA-dega. Perioodi 2021-2027 OP

/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.seirekomisjon täidab ÜSM_2021 artiklis 40 nimetatud ülesandeid. Antud protsess ei kohaldu RE

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine

1. 1.

RM RO Saadab algatuskirja OP seirekomisjoni moodustamiseks Hiljemalt kahe kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Kiri RM-lt DHS-is

1.2 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni koosseisu osas RM RO-le. Liikme muutumisel kokku- lepitud tähtpäevaks

e-kiri ettepanekuga OP seirekomisjoni koosseisu osas

1.3 KO kommunikatsioonispetsiali st

Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja koosseisu üles struktuurivahendite kodulehele seire osasse.www.rtk.ee

2 tp OP seirekomisjoni töökord ja koosseis struktuurivahendite kodulehele

2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine[1]

2.1 RM RO Esitab ettepaneku OP seirekomisjoni koosolekuks seotud osapooltele (sh KA-le) ja organiseerib ning protokollib koosoleku.

Vastavalt vajadusele E-kirjad; RM võrgukettal

2.2 KA juht ja tema poolt määratud TAO talituse juht /ekspert

Osaleb seirekomisjoni liikmena OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjoni koosoleku toimumise aeg

OP seirekomisjonil osaletud

2.3 KA seirekomisjoni liikmed Esitavad täiendusettepanekud seirekomisjoni koosoleku protokolli kohta.

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Seirekomisjoni koosoleku protokoll kooskõlastatud.

2.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni liikmete ja EK esitatud märkustele vastamise ja administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

RM juhib järeltegevusi, vajalik võib olla KA sisend.

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Märkustele vastuskirjad saadetud ja säilitatud RM RO võrgukettal

2.5 Kommunikatsioonispetsiali st

Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli kinnitamist paneb OP seirekomisjoni materjalid üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp OP seirekomisjoni materjalid struktuurivahendite kodulehel.

[1] Seirekomisjoni otsuseid on võimalik vastu võtta kirjaliku kooskõlastamise teel kirjaliku koosoleku puhul.

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine vastavalt ÜSM_2013 artiklile 51 ja ÜSM_2021 artiklile 41. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK. Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. KA juht Võtab EK poolt esitatud päevakava teatavaks ja korraldab sisendi andmise RM RO-le aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks.

Vastavalt aasta- koosoleku ajakavale

Sisend antud RM RO-le ning sisend säilitatud

RM võrgukettal

2. KA juht või tema poolt määratud TAO valdkonna ekspert

Osaleb aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise aeg

Aastakoosolekul osaletud; nimetatud kokkuvõttes osalejana

3. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab koostöös RM RO-ga aastakoosoleku järgselt administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku kokkuvõte kooskõlastatud

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse ekspert

2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess

Protsessi punktis 1 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on perioodil 2014-2020 vastavalt ÜSM_2013 artikli 56 lõikele 3 ja artikli 114 lõikele 2 ning vastavalt STS § 34-le ning perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSM_2021 artiklile 44 ning vastavalt ÜSS § 17 tagada EL struktuurivahendite hindamiste läbiviimine ja hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine tähtaegne esitamine.

Protsessi punktis 2 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on EŠK-i hindamine. EŠK-i hindamisi korraldavad väliseksperdid või RKÜ-st, makseasutusest ja elluviivatest asutustest sõltumatud üksused, seejuures hindamised peavad vastama Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni arenguabi komitee/ Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni standarditele ning Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda partnerriigi tellitud hindamises vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine". Osalemise ulatuse ja liigi lepivad Eesti ja Šveits kokku iga kord eraldi.

Juhul, kui EŠK regulatsiooni artikkel 10.4 järgi Šveits korraldab hindamise, siis EŠK-i rakendamise ajal toimuvate hindamiste puhul RKÜ tagab Šveitsi taotlusel, et hindajatega teeb koostööd EŠK programmi ekspert ning alati RM RO esindaja ning, et nad saavad kogu vajaliku teabe ja abi. EŠK programmi ekspert teavitab hindamisest PO-sid ning PO-d annavad sisendit hindamisse. Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda Eesti riigi poolt tellitud hindamises, eelkõige EŠK koostööprogrammi ja või programmide tasandil tehtud hindamises.

Norra_EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. EL struktuurivahendite hindamise protsess_

1.1 KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava kinnitamises ja muutmisprotsessis. Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

Hindamiskava ja hindamiste tulemuse kokkuvõte kinnitatud

1.2 KO kommunikatsioonispets ialist

Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud planeeritavate hindamiste ajakava üles struktuurivahendite kodulehele. 3 tp Hindamiste ajakava struktuurivahendite kodulehel www.rtk.ee

1.3 KA hindamiste kontaktisik

Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse hindamistesse ja nende järeltegevustesse. Annab KA juhile ja KA valdkonna ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust.

Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

E-kirjad KA sisendiga hindamisteks antud

1.4 KA juht Kinnitab SFC2014 infosüsteemi sisestatud aruande õigsust ja edastab aruande SFC2014 infosüsteemi kaudu EK- le hiljemalt 31.12.2022.[1]

Hiljemalt 31.12.2022

Kinnitatud aruanne SFC2014- s- EK-le saadetud

1.5 KO kommunikatsioonispets ialist

Panustab vajadusel avalikkuse informeerimisse hindamiste tulemustest koostöös RM RO hindamiste nõunikuga. Vastavalt vajadusele

Avalikuks teavitamiseks sõnumid edastatud

2. EŠK hindamise protsess

2.1 EŠK seire-ja hindamiskava koostamine

2. 1.1

EŠK programmi ekspert

Koostab koostöös PO-dega ja RM RO-ga ja Šveitsi toetuste bürooga esialgse EŠK seire- ja hindamiskava keskkonnas ja lisab sellele versiooni numbri (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise OneDrive`i

koostööprogrammi hindamise). Märgib ära kaasatud asutused (sh Šveitsi toetuste büroo) iga hindamise juures seire-ja hindamiskavas. Vajadusel konsulteerib TAO ekspertidega, TRO OJ-ga/TRO talituse TJ-ga ja PO-dega. Loob JIRA taski seire-ja hindamiskava kommenteerimiseks saadab e-kirja teel (sh. RTK TAO ja TRO töötajatele, O

link) kommenteerimiseks PO-dele/RM RO-le ning Šveitsi toetuste büroo esindajale e-kirja teel.neDrive`i

Hiljemalt esimese koostööpr ogrammi aastaarua nde koostamis el

Esialgne seire- ja hindamiskava E-OneDrive`s; kiri

2. 1.2

TAO eksperdid/TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/TRO OJ/TRO talituse juhataja/PO-d /Šveitsi toetuste büroo

Tutvuvad seire- ja hindamiskavaga ning lisavad oma parandusettepanekud ning kommentaarid seire- ja hindamiskavasse ning edastavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

10 tp jooksul

Eesti riigi esindajate kommentaarid seire-ja hindamiskava ToOneDrive`s; etusmeetme juhtkomitee koosseisu kuuluva Šveitsi esindaja e-kiri kommentaaridega salvestatud X-kettal

2. 1.3

EŠK programmi ekspert

Koostab seire-ja hindamiskava lõppversiooni ja lisab seire- ja hindamiskava (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) koostööprogrammi aastaaruandesse. Saadab seire- ja hindamiskava kinnitamiseks toetusmeetme juhtkomiteele, sh Šveitsi toetuste büroole. Palub Šveitsi toetuste bürool ära otsustada hindamised, kus büroo soovib osaleda.

10 tp enne toetusmee tme juhtkomite e aastakoos oleku toimumist

E-kiri

2. 1.4

EŠK programmi ekspert

Tutvustab seire-ja hindamiskava toetusmeetme juhtkomiteele. juhtkomite e aastakoos olekul

Ettekanne juhtkomitee koosolekul salvestatud X- kettale

2. 1.5

Toetusmeetme juhtkomitee

Vajadusel esitab parandused seire- ja hindamiskava täiendamiseks. Kinnitab EŠK seire- ja hindamise kava koos osalevate osapooltega (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) ja koos koostööprogrammi aastaaruandega.

juhtkomite e aastakoos olekul

Juhtkomitee koosolekul protokollitud otsus EŠK seire- ja hindamise kava kinnitamise kohta

1. 2.

Protsessiomanik

punkt: RM RO punkt: TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2. 1.6

Toetusmeetme juhtkomitee sekretär

Protokollib juhtkomitee otsused. Hiljemalt 20 tööpäeva pärast koosoleku toimumist

Juhtkomitee koosoleku protokoll registreeritud DHS- s;

E-kiri kõigile juhtkomitee liikmetele salvestatud X kettal

2.2 EŠK koostööprogrammi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine

EŠK programmi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine toimub EŠK regulatsiooni artikkel 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine" järgi.

2. 2.1

EŠK programmi ekspert

Koostab hindamise lähteülesande ja saadab selle kommenteerimiseks PO-dele ja RM RO-le. Korraldab vajadusel hindamise lähteülesande tõlkimise ning saadab selle Šveitsi toetuste büroole.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale

hindamise OneDrive`s lähteülesande eelnõu; E-kiri

2. 2.2

PO/RM RO/Šveitsi toetuste büroo

Annavad sisendit ja kommenteerivad hindamise lähteülesannet. 15 tp jooksul

Kommenteeritud hindamise lähteülesanne E-OneDrive`s; kiri

2. 2.3

EŠK programmi ekspert

Koostab hindamise lähteülesande lõppversiooni ja saadab ülevaatamiseks RM RO-le. 10 tp jooksul

Lähteülesande lõppversioon E-kiriOneDrive`s;

2. 2.4

RM RO Tutvub lähteülesande lõppversiooniga ja vajaduse korral esitab muudatusettepanekud. 10 tp jooksul

Kommenteeritud lähteülesande lõppversioon O

E-kirineDrive`s;

2. 2.5

EŠK programmi ekspert

Tutvub lähteülesande lõppversiooni kohta esitatud kommentaaridega, vormistab lähteülesande lõplikul kujul ja saadab selle teadmiseks PO-dele/RM RO-le.

10 tp jooksul

E-kiri, lõplik dokument X kettal

2. 2.6

EŠK programmi ekspert

Moodustab EŠK programmi hankekomisjoni (edaspidi hankekomisjoni) nendele hindamistele, mis on ette nähtud seire-ja hindamiskavas. Konsulteerib hankekomisjoni moodustamiseks PO-dega, RM RO-ga ja vajadusel Šveitsi toetuste bürooga, kui nii näeb ette kinnitatud seire-ja hindamiskava.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale

E-kiri

2. 2.7

EŠK programmi ekspert

Lisab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-i. 2 tp Käskkirja eelnõu DHS-s

2. 2.8

TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhataja/ TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse jurist/ TAO OJ

Kooskõlastab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s. 2 tp Kooskõlastatud hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s

2. 2.9

RKÜ juht Allkirjastab digitaalselt hankekomisjoni käskkirja DHS-s. 2 tp Digitaalselt allkirjastatud hankekomisjoni käskkiri DHS- s

2. 2. 10

EŠK programmi ekspert

Saadab hankekomisjoni käskkirja hankekomisjoni liikmetele teadmiseks. 2 tp E-kiri

2. 2. 11

EŠK programmi ekspert

Teavitab Šveitsi toetuste bürood hankekomisjoni asutamisest vajaduse korral kui nii näeb ette EŠK seire-ja hindamiskava.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk ava tähtajale

E-kiri salvestatud X kettale

2. 2. 12

EŠK programmi ekspert

Korraldab riigihanke vastavalt RTK hankekorrale. Saadab riigihanke alusdokumendid ja pakkumused hankekomisjonile.

Vastavalt RTK hankeplaa nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale

Riigihanke alusdokumendid ja pakkumused ning e-kirjad säilitatud X kettal

2. 2. 13

Hankekomisjon Hindab pakkumusi ja valib välja programmi mõju hindaja. Vastavalt RTK hankeplaa nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale

Hindamisprotokoll X-kettal

2. 2. 14

EŠK programmi ekspert

Korraldab hankelepingu allkirjastamise vastavalt RHS-le ja RTK hankekorrale. Vastavalt RHS-le ja RTK hankekorr ale

Allkirjastatud hankeleping X- kettal

2. 2. 15

Sõltumatu hindaja /välisekspert

Viib läbi hindamise, koostab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu ning esitab selle RKÜ-le. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri

2. 2. 16

EŠK programmi ekspert

Saadab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu PO-dele/ RM RO-le/ vajadusel Šveitsi toetuste büroole kommenteerimiseks.

Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri

2. 2. 17

PO-d/ RM RO/ vajaduse korral Šveitsi toetuste büroo

Kooskõlastavad hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu, kui see vastab nõuetele. Puuduste korral esitavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

Kommenteeritud vahearuanne /lõpparuanne; E-kiri

2. 2. 18

EŠK programmi ekspert

Koondab kommentaarid hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu kohta. Edastab märkused hindajale. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

X-kettal

2. 2. 19

Sõltumatu hindaja /välisekspert

Vormistab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni ja esitab selle RKÜ-le. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri

2. 2. 20

EŠK programmi ekspert

Kontrollib, kas hindamise vahearuande /lõpparuande lõppversioon vastab nõuetele ning edastab selle RM RO-le kooskõlastamiseks.

10 tp jooksul

Vahearuande/lõpparuande lõppversioon X-kettal

2. 2. 21

RM RO Kooskõlastab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni. 5 tp jooksul

E-kiri

2. 2. 22

EŠK programmi ekspert

Korraldab hindamise vahearuande/lõpparuande ja tööde vastuvõtmise akti allkirjastamise. 10 tp jooksul

DHS-s

2. 2. 23

EŠK programmi ekspert

vahearuande/lõpparuande PO-dele ning RM RO-le.Esitab allkirjastatud hindamise 10 tp jooksul pärast hindamise vahearuan de /lõpparuan de vastuvõtmi st

E-kiri salvestatud X kettale

2. 2. 24

RM RO Edastab hindamise Šveitsi toetuste büroole koos juhtkonna kinnitusega. lõpparuande 3 kuu jooksul pärast hindamise lõpetamist

Lõpparuanne ja juhtkonna kinnitus säilitatud vastavalt RM protseduuridele.

2. 2. 25

EŠK programmi ekspert

Koostab järeltegevuste tabeli hindamise alusel ja edastab RM RO-le ning PO-dele järeltegevuste lõpparuande otsustamiseks.

5 tp jooksul pärast hindamise lõpparuan de saamist

Järeltegevuste tabel OneDrive`s

2. 2. 26

PO-d/RM RO/ teised seotud osapooled

Annavad sisendi järeltegevuste tabeli koostamiseks. 10 tp Järeltegevuste tabel OneDrive `s

2. 2. 27

EŠK programmi ekspert/ PO

Jälgib, et kõik kokku lepitud järeltegevused saaksid tehtud. Jooksvalt E-kiri salvestatud X kettale; Täidetud järeltegevuste tabel OneDrive`s

2. 2. 28

PO Saadab EŠK programmi eksperdile kinnituse järeltegevuste teostamise kohta. 10 tp jooksul pärast vastava järeltegevu se teostamist

E-kiri; Täidetud järeltegevuste tabel OneDrive`s

2. 2. 29

EŠK programmi ekspert

Tutvub järeltegevuste kinnitustega. Teavitab TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhatajat, TAO OJ-t, RKÜ juhti ja RM RO-d, kui kõik järeltegevused on lõpetatud.

2 tp jooksul

E-kiri X kettal

[ ] 2021-2027 perioodil EL struktuurivahendite hindamiste koondaruande esitamist ei ole ette nähtud Euroopa Komisjonile.

2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll

Protsessi käigus on KA/RÜ finantsinstrumentide eksperdil õigus küsida rahastamisvahendi rakendajalt täiendavaid rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt rahastamisvahendi rahastamislepingule (edaspidi rahastamisleping).

Rahastamisvahendi rakendaja peab teavitama viivitamata RTK-d rahastamisvahendi elluviimise ajal ja pärast lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada rahastamisvahendi elluviimist või rahastamisvahendi rakendaja võimet täita rahastamislepingus sätestatud kohustusi. Protsessi raames sündmuste andmekorje toimub vastavalt TPK protsessipunktile , finantsinstrumentide ekspert on SIS koordinaatori rollis.3.2.5. Andmekorje protsess

Nr Vast utaja

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr olljälg

1. Projekti aruande kontrollimine_

1.1 TS (raha stami svahe ndi raken daja)

Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s). Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt tingimustele

Aruan de vorm SFO Ss

1.2 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui rahastamisvahendi rakendaja ei ole aruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletuse kiri SFOS-s. 5 tp tähtajast Kiri SFO S-s

1.3 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui rahastamisvahendi rakendaja ei esita meeldetuletuse järgselt aruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki punktile 1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD kontrollimine.

Vastavalt vajadusele

Etteki rjutus

1.4 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Projekti aruande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt rahastamislepingus sätestatud tingimustele "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht" (TPK Lisa 14) järgi. Veendu, et projektile määratud meetme tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendu, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti punkti 2 alapunktile 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 2.5. Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt rahastamisle pingu tingimustele

Täide tud KL

1.5 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui aruanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, koosta puuduste kõrvaldamise teade SFOS-s ja edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks.

10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Kiri SFO S-s

1.6 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki punktile 2. 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

Vastavalt p. 1.4 tähtaega dele

Märk used KL-l

1.7 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Veendu aruande kvaliteedis ja täida KL, sisesta KL SFOS-i ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“. Vastavalt p. 1.4 tähtaegadele

Muud etud SFO S seisu nd

1.8 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks, andes projektile lõpetatud seisundi.

Seadista pärast projekti lõppu SFOS-i teavitus järelaruande esitamise kohta juhul, kui projektil on järelaruande esitamise kohustus.

2 tp jooksul Lõpet atud proje kt SFO S-s

2. Järelaruande kontrollimine

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

2.1 TAO toetu ste korral damis e talitus e juhat aja

Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis TJ kontrollib, kas SFOSis on RTK poolne projekti koordineerija määratud.

Töötaja lahkumisel

SFO S-s proje kti koord ineerij a määr atud

2.2 TS (raha stami svahe ndi raken daja)

Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s). Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt tingimustele

Aruan de vorm SFO S-s

2.3 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hindab vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.

15 tp jooksul pärast tähtaja saabumist

Etteki rjutus

2.4 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kontrollib esitatud järelaruande andmete õigsust ja täielikkust vastavalt rahastamislepingus sätestatud tingimustele KL (TPK lisa 14) alusel.

Vastavalt rahastamisle pingus toodud tähtaegadele

Täide tud KL

2.5 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavitab TS-t puudustest või küsimustest ning määrab vajaduse korral puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaja.

Kui puudus ei ole kõrvaldatav, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki punktile 23.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD .

10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Kiri SFO S-s

2.6 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui järelaruandega esitatakse näitajate uuendatud saavutustase, veendub andmete õigsuses ja usaldusväärsuses. Vastavalt p. 2.4 tähtaega dele

Näitaj ate uuen datud saavu tustas e SFO S-s

2.7 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Teostab järelaruande kontrolli ja lisab selle kohta täidetud KL SFOS-i. Vastavalt p. 2.4 tähtaega dele

KL SFO S-s

2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess

Protsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess, mille raames jälgitakse programmi ja projektide rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed.

Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui korralduslikult RKA koostöös RM-ga.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaj a

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra-EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess

1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta seirearuande (aastaaruande) RKA-le. 1 kord aastas 15. jaanuariks

Ametlik kiri

DHS-s/

Sharepointis

2. Norra /EMP koordina ator

Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele ametnikele (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel kohtumise esile kerkinud probleemide arutamiseks.

10 tp E-kiri

Sharepointis

3. Norra /EMP koordina ator

Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha, mis edastatakse PO-le e-kirja teel. 2 tp E-kiri

Sharepointis

4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga parandatud seirearuande.

5 tp Ametlik kiri

DHS-s/

Sharepointis

5. Norra /EMP koordina ator

Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning koostab RKA vastuse seirearuande kinnitamise kohta.

3 tp E-kiri

Sharepointis

6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord aastas 15. veebruariks

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande kättesaamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks.

2 kuud

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos täiendatud aastaaruandega. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

9. Norra /EMP koordina ator

Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab teisi asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM). Kui midagi vajab selgitamist, võtab ühendust PO-ga.

5 tp E-kiri

Sharepointis

1 0.

PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO infosüsteemis. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

Täiendatud seirearuanne kinnitatud infosüsteemis Grace/

Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle kinnitamine toimub doonorite poolt aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut.

Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende maandamistegevuste ning saavutatud tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette FMO.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Strateegilise aruande koostamine

1.1 Norra /EMP koordin aator

Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või PO edastatud info põhjal doonorite etteantud vormil Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe strateegilise aruande. Sisend strateegilisse aruandesse antakse asjasse puutuvate osapoolte poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks.

Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad olema mitte rohkem kui kuu aega vanad.

1 kuu Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

1.2 Norra /EMP koordin aator

Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise aruande ning vajadusel korraldab kohtumise lahtiste teemade läbi arutamiseks. Edastab lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks.

5 tp E-kiri Sharepointis

1.3 RKA juht

Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui aruanne vajab täiendamist, saadab aruande koordinaatorile tagasi ja protsess jätkub punktis 1.2.

3 tp E-kiri Sharepointis

2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine

2.1 Norra /EMP koordin aator

Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne Norra/EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui ei ole teisiti kokku lepitud.

Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise aruande esitamisest.

1 tp Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace;

e-kiri Sharepointis

2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid strateegilisele aruandele aastakoosolekuks. 2 kuud E-kiri Sharepointis

2.3 Norra /EMP koordin aator

Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO infosüsteemis (Grace) arvestades aastakoosolekul toodud märkusi.

2 tp peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

Muudetud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace /Sharepointis

2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO infosüsteemis (Grace). Vastavalt FMO protseduuridele

Kinnitatud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace

2.5 Norra /EMP koordin aator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku kinnitatud strateegilise aruande koos aastakoosoleku lõpliku kooskõlastatud protokolliga, et see üles laadida kodulehele (www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-

)programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

E-kiri; Strateegiline aruanne RTK kodulehel

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7 kohase aastakoosoleku korraldamisel ning EŠK aastakoosoleku korraldamisel EŠK rakendusmääruse artikkel 3.9 järgi.

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide rakendamise efektiivsusest ja kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada.

Eesti ja Šveits peavad aastakoosolekuid EŠK regulatsiooni artikkel 3.9 alusel, et tagada EŠK tulemuslikkus ja et arutada EŠK aastaaruannet (vt artikkel 3.11) ning see kinnitada, hinnata tehtud edusamme ja seonduvaid riske ning esitada eelseisva aasta vaheeesmärgid.

Nr Vastuta ja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosoleku korraldamine

1.1 Norra/ EMP koordin aator

Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku toimumist. 1 kord aastas (jaanuar- veebruar)

E-kiri

Sharepointis

1. 2.

Norra/ EMP koordin aator

Koordineerib aastakoosoleku päevakorra kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema kinnitatud vähemalt 1 nädal enne koosoleku toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult tõstatunud teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Edastab RM- le ülesande korraldada programmide tulemusi kajastava päevakorra punkti materjalide ettevalmistamine.

Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1. 3.

RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal ning annab aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 4.

Kommu nikatsio oni- spetsiali st

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 5.

Progra mmi Operaat or

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma programmi osas ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 6.

Norra /EMP koordin aator

Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud materjalidega kurssi viimise.

Vähemalt 1 koosolek 4 kuu vältel

E-kiri

1. 7.

Norra /EMP koordin aator

Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel kohakülastused. Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1.8 Norra /EMP koordin aator

Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga kõigile osalejatele. Hiljemalt 1 nädal enne aastakoosole ku toimumist

E-kiri

Sharepointis

1. 9.

Norra /EMP koordin aator

Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle osalenutele kommenteerimiseks/ kooskõlastamiseks. Peale kommentaaride saamist, täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab lõpliku protokolli kinnitamiseks.

4 nädala jooksul peale koosoleku toimumist

Protokoll ja e-kiri Sharepointis

1. 2.

Protsessiomanik

punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/ EMP) punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK)

1. 1 0.

Norra /EMP koordin aator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud strateegilise aruandega, et see üles laadida kodulehele (www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-

)majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale protokolli kinnitamist

E-kiri; materjalid

RTK kodulehel

1. 1 1.

Norra /EMP koordin aator

Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab kahepoolsete suhete fondi juhtkomisjoni nii märkustest kui rakendatavatest meetmetest.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2. EŠK aastakoosoleku korraldamine

2.1 EŠK program mi ekspert

Koostab aastakoosoleku päevakorra projekti ja Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks.esitab selle hiljemalt 20 tööpäeva enne aastakoosole kut

E-kiri

2.2 Šveitsi toetuste büroo

Kooskõlastab aastakoosoleku päevakorra ja lisab vajadusel parandusettepanekud. 5 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.3 EŠK program mi ekspert

Vajadusel täiendab aastakoosoleku päevakorda. hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosole kut

E-kiri

2.4 EŠK program mi ekspert

Teavitab RKÜ juhti ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Lepib Šveitsi toetuste bürooga kokku, kuidas teavitatakse osalejaid lõplikust päevakorrast ja edastatakse neile päevakord, osalejate nimekiri

ning koosoleku töödokumendid ja tegutseb vastavalt kokkulepitule. Kutsub EŠK aastakoosoleku vaatlejateks vajadusel esindaja EK esindusest ja EMP/Norra programmi koordinaatori ning PO-d või muude institutsioonide esindajad.

hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosole kut

Päevakord ja koosoleku töödokumen did

salvestatud X kettale

2.5 EŠK program mi ekspert

Koordineerib aastakoosoleku korraldamist. Pidev protsess 2 kuu vältel

E-kirjad

2.6 RKÜ juht

Juhib EŠK aastakoosolekut. Koosoleku päeval

EŠK aastakoosole ku päevakorras märgitud koosoleku juhataja

2.7 EŠK program mi ekspert

Koostab EŠK aastakoosoleku protokolli ja esitab aastakoosoleku protokolli Šveitsi toetuste büroole. 15 tööpäeva jooksul pärast aastakoosole ku toimumise kuupäeva.

E-kiri

2.8 Šveitsi toetuste büroo

Kommenteerib aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.9 EŠK program mi ekspert

Täiendab aastakoosoleku protokolli. vajadusel Saadab täiendatud protokolli kommenteerimiseks EŠK programmi aastakoosolekul osalejatele.

tööpäeva 10 jooksul

E-kiri

2. 10

EŠK program mi aastako osolekul osalejad

Kommenteerivad aastakoosoleku protokolli. tööpäeva 10 jooksul

E-kiri

2. 11

EŠK program mi ekspert

Täiendab vajadusel aastakoosoleku protokolli. Saadab aastakoosolekul osalejatele lõpliku aastakoosoleku protokolli ja registreerib protokolli DHS-s.

tööpäeva 10 jooksul

E-kiri

EŠK aastakoosole ku protokoll DHS-s registreeritud

2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll jälg

1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö komisjonis koos koosoleku päevakorraga. 1-2 kuud enne koosoleku toimumist

E-kiri

Sharepo intis

2. Norra/EMP koordinaator

Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele asjakohastele ametnikele ja küsib sisendi päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks.

5 tp jooksul kutse saamisest

E-kiri

3. Norra/EMP Koordinaat or

Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool nimetatud osapoolte vahel, et jõuda ühisele arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO juhatajaga.

5 tp jooksul sisendi saamisest

E-kiri

Sharepo intis

4. Norra/EMP koordinaator

Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana ning esitab vajadusel RKA seisukoha. 1 tp E-kiri Sharepo intis

5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepo intis

6. Norra/EMP koordinaator

Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib kommentaare ning määrab tähtaja vastamiseks.

3 tp E-kiri

7. Norra /EMP koordinaator

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepo int

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess

Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK/RKÜ JKS riskid , hinnata nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida [1]

maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate olemasolu struktuurivahendite, Norra/EMP ja EŠK valdkonna administratsiooniülestest riskidest ning vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele.

Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus juhtimis- ja kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks. Perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikkel 74 alusel juhtimiskontrollid peavad olema riskipõhised ja proportsionaalsed eelnevalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega.

RKÜ tagab toetusmeetmete kvaliteedi ja edenemise ning selleks hindab RKÜ korrapäraselt EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks vastavalt EŠK rakendusmääruse artikli 3.3 punktile 6. RKÜ viib läbi riskipõhiseid kohapealseid seiretoiminguid vastavalt EŠK rakendusmääruse artiklile 10.2.

Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA/RKÜ koostatud dokumendist „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab riske KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA/RKÜ üldises riskide hindamise protsessis.

Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme põhiseid riske hinnatakse vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 9) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses.

Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori.

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. JKS riskide hindamine

1.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi j

)ärelevalve riskiekspert

Koostab algava riskide hindamise tsükli kohta ajakava, milles sätestatakse peamised sammud koos tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise protsessis. Kooskõlastab selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga ja TAO juhatajaga.

Kord aastas hiljemalt septemb ri lõpuks

Riskide hindamise ajakava

1.2 Järelevalve riskiekspert

Teavitab RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i riskide hindamise protsessi algusest ning saadab välja vastava e-kirja koos riskide hindamise ja juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga. Vajadusel kutsub kokku riskide hindamise avakoosoleku.

RTK siseselt lepib KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisu kokku TAO, TMO ja TRO juhatajatega. Kaasab ISO esindajad ning RM-i KA/RKA/RKÜ töögruppi. Edastab sama informatsiooni KA /RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi liikmetele.

5 tp jooksul peale ajakava kokkule ppimist

E-kiri

1.3 Riskihindamise töögrupp

Sõnastab järgneva kalendriaasta riskid koos toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega. Kokkule pitud tähtajaks

Riskid sõnastatud Sharepointis

1.4 Järelevalve riskiekspert

Koostab riskihindamise töögrupi liikmetelt saadud riskide loetelu põhjal esialgse riskide nimekirja. Seejärel kutsub kokku riskihindamise töögrupi liikmete kohtumise, kus vaadatakse üle riskide nimekiri, korrigeeritakse sõnastust ning lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida hakatakse hindama. Vormistab kohtumise järel hindamisele mineva riskide nimekirja.

10 tp Riskide nimekiri koostatud Sharepointis

1.5 Järelevalve riskiekspert

Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks. 3 tp E-kiri

1.6 Riskihindamise töögrupp

Hindab ühise arutelu käigus järgneva kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski (st riski hindamisel võetakse arvesse olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski maandamiseks) kokkulepitud metoodika alusel. Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku konsensuse teel. Sõnastab oluliseks hinnatud riskidele maandusmeetmed ning lepib kokku tähtajad ja vastutajad.

Kokkule pitud tähtajaks

Riskide jääkrist hinnatud ja maandusmeetmed sõnastatud Sharepointis

1.7 Järelevalve riskiekspert

Vormistab kohtumise järel lõpliku KA/RKA/RKÜ riskide tabeli koos maandusmeetmete, vastutajate ja tähtaegadega, kooskõlastades see TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel küsib täpsustusi riskihindamise töögrupi liikmetelt.

Salvestab tabeli vastavasse kausta ning saadab töögrupi liikmetele lingi selle asukohaga.Sharepointi

5 tp KA/RKA/RKÜ riskide tabel koos maandusmeetmeteg a Sharepointis; E-kiri

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert

1.8 Järelevalve riskiekspert

Koondab RA-telt, RÜ-telt ja PO-delt laekunud riskide hindamise tulemused ning ülevaate jooksval kalendriaastal ellu viidud maandusmeetmete seisust. Analüüsib esitatud tulemusi, tuues välja administratsiooniülesed riskid ning teemad, mis vajaksid administratsioonisisest arutelu.

Saadab tulemused TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale tutvumiseks.

10 tp Riskide hindamise tulemused koondatud Sharepointis

1.9 Järelevalve riskiekspert

Valmistab ette materjalid administratsioonisiseseks aruteluseminariks, kutsub kokku seminari ning juhib seminari arutelu koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga.

5 tp E-kiri; Seminari materjalid

1. 10

Järelevalve riskiekspert

Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täiendab vajadusel KA/RKA/RKÜ riskide hindamise kokkuvõtet. Koostab lõpliku administratsiooniülese riskide hindamise tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ka KA/RKA/RKÜ riskide hindamise tulemusi.

Esitab kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-te, RÜ-te ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele ametnikele/ töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja ISO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA/RKÜ ja AA juhile. Salvestab kokkuvõtte vastavasse kataloogi.Sharepointi

Sisestab KA/RKA/RKÜ kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed, JIRA-sse ning suunab need maandusmeetmete eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või ISO ametnikele /töötajatele.

Novemb ri lõpuks

E-kiri; Täiendatud KA/RKA/RKÜ riskide hindamise kokkuvõte Sharepointis

1. 11

TAO valdkonna eest vastutav ekspert

Täiendab toimivusanalüüsi koostamisel oma peatükki riskide hindamist puudutava informatsiooniga, kavandades asjakohased maandusmeetmed ka KA/RKA/RKÜ järgmise aasta tegevuskavasse.

Kokkule pitud tähtajaks

Täiendatud toimivusanalüüs

1. 12

Järelevalve riskiekspert

Korraldab ja jälgib koostöös maandusmeetmete vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades seeläbi planeeritud maandusmeetmete tähtaegse rakendamise.

Jooksev tegevus

E-kirjad; maandusmeetmed tähtaegselt rakendatud

1. 13

Järelevalve riskiekspert

Küsib järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide maandusmeetmete rakendamise seisust.

Kokku lepitud tähtajaks

E-kiri

1. 14

Järelevalve riskiekspert

Koostab peale sisendi saamist hetkeseisu RA-de, RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste maandusmeetmete rakendamise seisu kohta. Edastab selle ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale.

10 tp E-kiri maandusmeetmete rakendamise hetkeseisu ülevaatega

1. 15

Järelevalve riskiekspert

Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud kavandatud viisil, küsib vastutajatelt täiendavat infot ning koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve juhataja ning TAO juhiga otsustatakse vajalikud täiendavad tegevused.

Vastaval t vajadus ele

E-kiri

2. Meetmepõhiste riskide hindamine

2.1 Teenusekoordinaator Edastab riskieksperdile info perioodil 2021-2027 meetme riskihindamise vajaduse kohta enne avatud vooru alustamist või enne käskkirja avaldamist ja muutmist.

E-kiri

2.2 Järelevalve riskiekspert

Saades sisendi uue toetusskeemi ettevalmistamise või toetusskeemi muutmise kohta, lepib TRO TJ / teenusekoordinaatoriga kokku konkreetse toetusskeemi riskihindamise ajakava ning töögrupi suuruse.

Uue toetusskeemi ettevalmistamisel tutvub enne töögrupi määramist RA poolt koostatud meetme tegevuse riskihindamise tabeliga ja võtab võimaluse korral arvesse RA soovitusi meetmepõhiste riskide hindamisel RÜ-s.

Toetusskeemi muutmisel tutvub enne töögrupi määramist toetusskeemi muudatuse sisuga ja otsustab riskihindamise vajaduse.

5 tp Toetusskeemi riskihindamise ajakava

2.3 Teenusekoordinaator Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks, sh võib teostada riskide hindamise iseseisvalt enne töögrupis ühiselt hindamist.

5 tp E-kiri

2.4 Riskihindamise töögrupp

Tutvub enne riskide hindamist toetusmeetme tingimuste ja hindamismetoodikaga.

Hindab ühise arutelu käigus toetusmeetme riske vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale (TPK lisa 9). Kui riskid on eelhinnatud, vaadatakse üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik riskiskoor eeldefineeritud riskile lepitakse kokku konsensuse teel. Võimalusel kirjeldab igale riskile maandusmeetme, arvestades konkreetse meetme eripärasid ja antakse sisend I ja II tasandi kontrollifookusele.

Juhul kui neid tuvastatakse, toob välja täiendava(d) riski(d) ja kavandab riski(de)le sobivad maandusmeetmed.

Kokkule pitud tähtajaks

Toetusmeetme riskid hinnatud

2.5 Järelevalve riskiekspert

Vormistab kohtumise järel kokkuvõtte meetme riskihindamise tulemusest (riskiskoor, kontrolliulatus, täiendavad riskid vms) riskihindamise tabeli dokumenti ning lisab selle JIRA-sse.

Saadab riskihindamise tulemuse infoks JIRA kaudu teenusekoordinaatorile, TRO TJ-le ja vajadusel riskihindamise töögrupile. Riigiabi/VTA-ga seotud riskide tuvastamisel jätkub tegevus vajadusel muu hulgas protsessipunkti 3.2.7. punkti 1 alapunkti 1.1 kohaselt.

3 tp Riskihindamise tabel JIRA-s

2.6 Järelevalve riskiekspert

Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, alustab tegevustega valmistada ette kontrollivalim.

Kooskõlastab valimi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga, teavitab TRO TJ valimist.

Kokkule pitud tähtajaks

Kontrollivalim; E-kiri

2.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kooskõlastab valimi ja määrab kontrolli teostamiseks järelevalve eksperdi(d). 5 tp E-kiri; Järelevalve eksperdid määratud

2.8 Järelevalve ekspert Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli liigist teostab kontrolli kas kontrollina vastavalt TPK makse 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess alapunktidele 1.18 – 1.22 (Ma

menetlemise protsess) või kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti kse " " alapunktile 3 (Tegevuste kohapealse kontrolli 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess läbiviimine).

Kokkule pitud tähtajaks

Järelevalve eksperdi poolt teostatud kontrolli dokumendid vastavalt TPK alapeatükile 3.2.

2.9 Järelevalve riskiekspert

Minimaalselt 1 kord aastas analüüsib meetme põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes tuvastatud rikkumisi, auditi aruannetes tehtud tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsustab meetme tegevuse uue riskihindamise vajaduse, edastab info teenusekoordinaatorile e-kirja teel.

1 kord aastas

E-kiri

Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates [1] muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of

“ toodud soovitustele. Pettuseriskide hindamine viidi esmakordselt läbi 2015. Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures a.

2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on vajalikud EL struktuurivahendite ja Norra-EMP kommunikatsioonistrateegia koostamiseks ja uuendamiseks ning EŠK teavitustegevuseks. KA koostab struktuurivahendite perioodi 2014-2020 rakenduskava kommunikatsioonistrateegia vastavalt ÜSM_2013 artiklile 116. Kommunikatsioonistrateegia lisana koostab KA strateegia elluviimiseks tegevuskava ja nimekirja administratsioonis kommunikatsiooni eest vastutajatest. Tegevuskava koostatakse aastapõhiselt ja uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii KA-le kui ka RA-dele ja RÜ-dele. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad, sh muudatused, kinnitab rakenduskava seirekomisjon KA ettepanekul.

EL struktuurivahendite perioodil 2021-2027 sisaldub kommunikatsioonistrateegia rakenduskava alapeatükina. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 49 KA tagab, et RTK kodulehel oleks töötav perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite rakenduskava veebisait. KA-l on üks teabevahetuskoordinaator (ÜSM__2021 art 48.1), kelleks on KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. Teabevahetuskoordinaator vastutab fondidest saadava toetuse nähtavus-, läbipaistvus- ja teavitamistegevuste eest. KA määrab igale fondile teabevahetus-ametniku. Struktuurivahendite ja õiglase ülemineku fondi teabevahetusametnikuks on RTK KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel.

EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2 ja lisale 3 – teavitamis- ja avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat pärast MoU allkirjastamist. Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui ka PO-dele ning PO-d peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt.

EŠK puhul RKÜ koostab vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 13.2 teavituskontseptsiooni vastavalt artiklile 13.1 korraldab EŠK teavitustegevuse Eestis ning tagab, et elluviivad asutused täidavad oma kohustusi kooskõlas artikliga 13.3. RKÜ kommunikatsioonispetsialist tagab EŠK logo ja Šveitsi Konföderatsiooni logo korrektse kasutamise kõikidel koostööprogrammiga seotud teabe- ja teavitusmaterjalidel.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.

Nr Va stu taja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2014-2020

1.1 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga- aastaselt.

Koostada uue OP- iga ja uuendamine vastavalt vajadusele ning tegevuskava uuendada iga aasta detsembriks

Kommunikatsioonistrateegi a eelnõu

1.2 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Edastab kommunikatsiooni-strateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused RM-le OP seirekomisjonile heakskiitmiseks esitamiseks.

Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Kommunikatsioonistrateegi a eelnõu

1.3 RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise protsessist. Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Seirekomisjoni dokumendid

1.4 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle ekstranetis.

Peale strateegia kinnitamist

OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegi a koos lisadega ekstranetis; E-kiri

1.5 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas RA-dele, RÜ-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-aastasel seirekomisjoni koosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Jooksvalt Ülevaade kommunikatsioonistrateegi a tegevuskava elluviimisest

Protsessiomanik

KO kommunikatsioonispetsialist

2. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2021-2027

2.1 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab rakenduskava kommunikatsioonistrateegia peatüki koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooni-ametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele.

Vastavalt EK-ga kokku lepitud ajakavale

Rakenduskava kommunikatsiooni- strateegia peatükk RTK kodulehel

2. 2.

Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab koostöös RA-dega teavitamistegevuste kava projektide kogumile, mis on strateegiliselt oluline ja kontrollib, et oleks korraldatud perioodi 2021-2027 teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK.

Iga-aastaselt Teavitamistegevuste kava

2.3 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Kui projekti kogumaksumus on üle 10 miljoni euro, siis KA poolt kontrollib, et oleks korraldatud teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK.

Enne projekti lõppu

TS poolt esitatud teavitus ja KA poolt TS käest välja nõutud ürituse läbiviimist tõendavad dokumendid (sh pressiteated, fotod jms) suhtekorralduse kaustas

3. Norra/EMP kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine

3.1 Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt.

Kommunikatsiooni strateegia vastavalt vajadusele ja tegevuskava iga- aastaselt

Kommunikatsioonistrateegi a suhtekorralduse Norra kaustas

3.2 Kom munik atsioo nispet sialist

Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused FMO-le. Vastavalt vajadusele või iga- aastaselt

E-kiri; registreeritud DHS-is

3. 3.

Kom munik atsioo nispet sialist

Edastab kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused PO-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle EMP/Norra kodulehel.

Peale kommunikatsiooni- strateegia kinnitamist

E-kiri, registreeritud DHS- is. Strateegia kodulehel

3. 4.

Kom munik atsioo nispet sialist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud R tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia KA tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku protokoll kodulehel

4. Eesti- Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) teavitustegevus

4.1 EŠK teavituskontseptsiooni koostamine

4. 1.1

Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab EŠK esialgse teavituskontseptsiooni (koos esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga) PO-de kommunikatsiooniametnikega ning saadab selle RKÜ programmi eksperdile.

Programmi eksperdile saadab hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri

4. 1.2

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub EŠK esialgse teavituskontseptsiooniga (sh. esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga), lisab selle esimesse koostööprogrammi aastaaruandesse ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole hiljemalt koos aastaaruande materjalidega.

Hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri; aastaaruande materjalid salvestatud X kettale CHF programmi kausta

4. 1.3

Šveits i toetus te büroo

Tutvub teavituskontseptsiooniga, annab teada, millistel üritustel büroo soovib osaleda ja saadab vajadusel täiendusettepanekud kirjalikult või esitab kommentaarid hiljemalt aastakoosolekul.

Hiljemalt aastakoosolekul

E-kiri ja või kommentaarid aastakoosoleku protokollis

4. 1.4

Aasta kooso lekule kaasa tud osapo oled

Kinnitavad EŠK teavituskontseptsiooni koos aastaaruandega aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise ajal

Kinnitatud aastaaruanne koos teavituskontseptsiooniga säilitatud X kettal programmi CHF kaustas ja avalikustatud RTK kodulehel.

4.2 EŠK teavitustegevuse koordineerimine

EŠK teavitustegevuse koordineerimine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 13.1 nõuetele.

4. 2.1

Kom munik atsioo nispet sialist

Avaldab teavitus- ja teabekäsiraamatus nimetatud teabe Eesti keeles ja inglise keeles RTK kodulehel https://www.rtk.ee ./toetused-ja-taotlemine/toetusfondid-ja-programmid/sveitsi-eesti-koostooprogramm

Hiljemalt 20 tp pärast EŠK töökorra protsesside jõustumist.

Programmi teave RKÜ veebilehel

4. 2.2

Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab igal aastal EŠK kommunikatsiooni aastakava programmi teavitustegevuse kohta (sh. koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega kuni programmperioodi lõpuni ning saadab selle teadmiseks EŠK programmi eksperdile. Kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama kõiki vastava aasta projektide ava-ja lõpuüritusi). Programmperioodi viimane kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama koostööprogrammi lõpuüritust. Loob vastava JIRA taski EŠK kommunikatsiooni aastakava koostamiseks ja kaasab vajalikud osapooled. Saadab JIRA taskiga aastakava EŠK programmi eksperdile kommenteerimiseks ja esitab EŠK programmi eksperdile aastakava lõppversiooni.

Hiljemalt 20 tp enne aastaaruande materjalide esitamist Šveitsi toetuste büroole

E-kiri; JIRA task (manuses aastakava)

4. 2.3

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub EŠK kommunikatsiooni aastakavaga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole teadmiseks e-kirja teel ja küsib büroo seisukohta, millistel üritustel büroo soovib osaleda.

Hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri; aastaaruande materjalid salvestatud X kettale

4. 2.4

Šveits i toetus te büroo

Teavitab EŠK programmi eksperti, millistel üritustel büroo esindaja soovib osaleda. 15 tp jooksul E-kiri

4. 2.5

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega. Edastab kommunikatsioonispetsialistile info EŠK kommunikatsiooni aastakava täiendamiseks (sh. info, millistel üritustel Šveitsi toetuste büroo esindaja soovib osaleda).

2 tp jooksul E-kiri

4. 2.6

Kom munik atsioo nispet sialist

Salvestab EŠK kommunikatsiooni aastakava X kettale. Vajaduse korral täiendab EŠK kommunikatsiooni aastakava. Laeb üles JIRA taski juurde muudetud aastakava ja JIRA kaudu teavitab EŠK kommunikatsiooni aastakava muutmisest.

Vastavalt vajadusele

E-kiri; EŠK kommunikatsiooni aastakava salvestatud KO osakonna programmi CHF kausta X kettal; JIRA task

4. 2.7

EŠK progr ammi ekspe rt

Teavitab Šveitsi toetuste bürood kommunikatsiooni aastakavas muutunud sündmustest. Menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 alapunktile 4.2.4.

2 tp jooksul E-kiri

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s. Antud protsessipunkti punkti 1 alapunktid 1.4-1.11 kohalduvad üksnes vaietele, mille lahendajaks on RTK.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg

1. Vaide menetlemine

1.1 TS Esitab vaide RTK-le. Vastavalt vajadusele

Vaie e- kirjaga

1.2 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib vaide DHS-is ja edastab selle TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaie DHS- is; E- kirjaga DHS teavitus

1.3 TAO õigusüksuse juht

Määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 1 tp E-kiri

1.4 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust HMS-s sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse otsuse ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e-kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.

Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdile ja TAO OJ-le või projekti- või teenusekoordinaatorile, TRO talituse juhatajale ja TRO OJ-le teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdil või TRO projekti-või teenusekoordinaatoril ning TRO talituse juhatajal on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks otsuse ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta.

Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastab nõuetele vastava vaide e-kirja teel lahendamiseks ministeeriumile koos RTK seisukohaga vaidele ning vaide menetlus RTK-s lõpeb.

Kui vaie ei vasta nõuetele ja vaides esinevaid puudusi ei ole kõrvaldatud, tagastab kirjaga vaide selle esitajale.

2 tp E-kiri

1.5 Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse. 1 tp Vaie SFOS-s

1.6 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse, ning teised vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti.

Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e-kirjaga.

30 päeva või pikendat ud tähtaeg

Vaideotsu se eelnõu;

E-kiri

1.7 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi kooskõlastamiseks TAO õigusüksuse juhile ja TAO OJ-le ning allkirjastamiseks KA juhile. Eelseadistab DHS töövoo teadmiseks vaidlustatud otsusega seotud projekti- või teenusekoordinaatorile, järelevalve eksperdile ja TRO talituse juhatajale ning TRO OJ-le.

2 tp Vaideotsu se eelnõu DHS-is

1.8 KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp Vaideotsu s allkirjastat ud DHS-is

1.9 TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt läbi DHS-i, kui TS-ga ei toimu infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. Edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile järelevalve eksperdile. ja

2 tp Vaideotsu s DHS-s TS-le edastatud; E-kiri

1. 10

Projektikoordi naator/ teenusekoordi naator /järelevalve ekspert

Edastab vaideotsuse SFOS vahendusel TS-le, kui TS-ga toimub infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. 2 tp SFOS teavitus

1. 11

TAO jurist Lisab vaideotsuse SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse ning vastava info vaiete koondtabelisse. 2 tp Vaideotsu s SFOS-s

. 2 Otsuste vaidlustamine kohtumenetluses

2.1 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib DHS-is ja edastab TAO õigusüksuse juhile. kohtusse esitatud kaebuse 2 tp Kohtusse esitatud kaebus registreerit

DHS-isud

2.2 TAO õigusüksuse juht

Määrab juristi ja seda lahendavale juristile.kohtuasja lahendava edastab kaebuse 2 tp E-kiri

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht

2.3 TAO kohtuasja lahendav jurist

Kohtukaebuse saabumisel teavitab kaebusest vaidlustatud otsusega seotud projekti-/teenusekoordinaatorit või järelevalve eksperti ning TRO talituse juhatajat, TRO OJ-t ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp E-kiri

2.4 TAO jurist informeerib ja suunab selle järelevalve eksperdile Kohtuotsuse tegemise järgselt tutvub kohtuotsuse sisuga ning ning vajadusel TRO jätkutegevuste teostamiseks.projektikoordinaatorile

2 tp E-kiri

2.5 Järelevalve ekspert

Vajadusel jätkab menetlust: vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 3 ning teostab vajalikud muudatused SFOS-s.

TPK 3. peatüki alapeatü ki 3.3 p. 3 tähtajad

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 p.3 kontrolljälg

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust, registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist, rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme/tegevuse kirjendamisest või selle muutmisest, registri andmekvaliteedi kontrollimise ning projekti andmete muutmist registris. Antud protsessipunkti punkt 7 kohaldub EL struktuurivahenditele ja Norra-EMP programmile ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. SFOS andmekvaliteedikontrolli teostamine toimub vastavalt KA SFOS-i andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhisele RÜ-dele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SFOSi RTK-siseselt tavakontode loomise ja haldamise protsess

1.1 TRO töötaja/TAO töötaja

Edastab info vahetule juhile kasutajakonto avamise vajaduse kohta. Jooksvalt E-kiri

1.2 TJ/OJ Hindab konto avamise/sulgemise vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edastab informatsiooni volitatud töötlejale, kes täidab RÜ administraatori ülesandeid, e-kirja teel.

Jooksvalt E-kiri

1.3 RTK volitatud töötleja Loob infosüsteemi vajaliku konto/sulgeb konto ning lisab vajalikud õigused kontole. Jooksvalt SFOS-s konto/suletud kontoavatud

JIRA kanne

2. SFOS-i RÜ väliste kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli tavakontode loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

2.1 RTK väline volitatud töötleja

Esitab KA/RKA/RKÜ juhatajale taotluse uue kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto muutmiseks või sulgemiseks. Uue konto loomise taotlusele lisab volikirja kohalduvate õigusaktidega tutvumise ja kasutajatunnuse saamise soovi kohta.

Jooksvalt E-kiri; vajadusel volikiri

2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta kasutajakonto õigusi, saadab töötaja otsene juht vastavasisulise palve koos taotleja poolt allkirjastatud volikirjaga e-kirjaga SFOS kasutajatoele.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

2.3 ISO rakenduse administraator

Tutvub taotlusega ja hindab konto loomise/muutmise/sulgemise põhjendust:

1. Põhjendatud juhul loob struktuuritoetuse registrisse kasutajakonto, andes kasutajale taotletud rolli ja sisse logimise juhised ning lisab ka kasutajanime ja esialgse parooli, kui tegemist on aruandlusmooduli kontoga. Vastus taotlejale edastatakse elektroonselt.

2. Lisab loodud konto omaniku e-kirja aadressi registri teavituslisti [email protected]

3. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb struktuuritoetuse registris oleva kasutajakonto ja edastab vastuse taotlejale elektroonselt.

4. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike taotluste) korral võtab kooskõlastuse TAO ärianalüütikult.

5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3. Kasutajakontode inventuuri protsess

3.1 ISO rakenduse administraator

Selleks, et teostada kasutajakontode inventuuri saadab asutustele/osakondadele väljavõtted aktiivsetest kontodest ning palub kinnitada kontode ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeritakse selleks ette nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas.

31. detsembr iks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3.2 RTK volitatud töötleja Kontrollib infosüsteemis olevate RTK kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning teeb RÜ kasutajakontode osas vastavalt vajadusele parandused.

Kinnitab kontode asjakohasust ja edastab SFOS kasutajatoele info kontrolli tulemuste kohta.

31. jaanuariks

RÜ kasutaja-kontode osas tehtud parandused

3.3 ISO rakenduse administraator

Veendub, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks inventuuri teostanud ning registreerib vastused selleks ette nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas.

31. jaanuariks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3.4 ISO rakenduse administraator

Viib nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt volitatud töötlejatelt saadud tagasisidele.

15. veebruari ks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess

4.1 Vastutav või volitatud töötleja

Teavitab struktuuritoetuse registri kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (ISO rakenduse administraator) telefoni või e-kirja teel.

Jooksvalt E-kiri

4.2 ISO rakenduse administraator

Registreerib telefoni või e-kirja teel kasutajalt laekunud palve pöördumiste haldamise keskkonnas (sh projekti andmete muutmise palved) ja märgib selle pärast lahenduse saamist lahendatuks.

Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.3 ISO rakenduse administraator

Lahendab teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul, pikema lahendustähtaja korral teavitab vastutavat või volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja sulgeb teeninduspalve.

Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist on süsteemi arendusvajadusega, registreerib arendusettepaneku arendustarkvaras.

5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.4 ISO rakenduse

administraator

Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal endal rakenduse kaudu, kooskõlastab palve enne selle rahuldamist TAO vastava valdkonna ekspertidega.

2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.5 TAO valdkonna ekspert

Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega võtab teema lahendada ja teavitab tulemusest SFOS kasutajatuge.

Jooksvalt E-kiri

Protsessiomanik

ISO andmeanalüütik

4.6 ISO rakenduse administraator

Edastab lahenduse probleemi esitajale. Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

5. Teabenõude esitamise korral SFOS andmete väljastamise protseduur

5.1 Teabenõude esitaja Esitab kirjaliku teabenõude. Jooksvalt Kirjalik teabenõue

5.2 RTK dokumendihalduse spetsialist

Registreerib kirja DHS-is. Jooksvalt Registreeritud kiri DHS-is

5.3 Vastutav töötleja Vastavalt teabenõudele väljastab registrist andmed kas elektroonselt või kirjalikult. „Avaliku teabe seaduses ” sätestatu d korras ja tähtaja jooksul.

Väljastatud andmed Avaliku teabe seaduses” sätestatud korras; Vastuskiri DHS-is

6. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris

6.1 RM RO/TAO Hindab struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva rakenduskavaga ning edastab teabe SFOS kasutajatoele registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Riigieelarveliste ja teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.

2 tp jooksul töö- ülesande saamisest

Andmed läbi vaadatud

6.2 RM RO/ TAO RKA-na /TAO RKÜ-na/TAO ärianalüütik

Meetme tegevuse avamiseks hindab RM RO struktuurivahendite meetmete tegevuste kohta esitatud andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, rakenduskava, toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega, konsulteerides vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.

Vastavalt vajadusele

Andmed läbi vaadatud

6.3 SFOS-i kasutajatugi Kasutajatugi avab uue rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete konto või muudab olemasolevat kontot registris vastavalt edastatud teabele.

Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest vastutab konkreetne RÜ, kes tugineb seadistamisel toetuse andmise tingimustele.

2 tp jooksul töö- ülesande saamisest

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond; Konto registris

7. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll

7.1 ISO andmeanalüütik

Algatab iga-aastaselt SV ja Norra/EMP administratsiooniülese andmekvaliteedi kontrollikohtade määramise ja analüüsimise.

Hiljemalt 31. märts

Tööülesanded antud SFOS andmekvaliteedi kontrolliks

7.2 ISO andmeanalüütik Küsib lähteülesandesse sisendit valdkondade eest vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator).

Vastavalt ajakavale

- Välisvahendid – SV 2014-Sharepoint 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.3 Valdkonna eest vastutaja

Kaardistab oma valdkonna andmeväljade riskid ja nendest tuleneva kontrollivajaduse. Sisendina saab kasutada toimivusanalüüsi kontrollide raames saadud infot. Edastab kontrollivajaduse ISO andmeanalüütikul e.

Vastavalt määratud tähtajale

Riskid kaardistatud

7.4 ISO andmeanalüütik Koondab saadud sisendi. Vajadusel koostab/tellib kontrollide läbiviimiseks vajalikud kesksüsteemi aruanded. Analüüsib, mida saab RTK süsteemiüleselt kontrollida ja teostab koostöös ärianalüütikuga vastava andmekvaliteedi kontrolli.

Vastavalt ajakavale

Andmekvaliteedi kontroll teostatud; kontrolljälg Sharepointis - Välisvahendid – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.5 ISO andmeanalüütik Kirjeldab läbi viidavate kontrollide info dokumenti „SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis RÜ-dele“ ning edastab RÜ-dele ja TAO ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele koos nimetatud dokumendiga SAP BO aruannetel põhinevad väljavõtted kontrollitavatest andmetest.

Juuli esimese nädala jooksul

Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.6 TAO ärianalüütik (RTK kontrolli teostaja)

Koordineerib ja vastutab RTK-siseselt punktis 7.8 toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja vajadusel edastab TRO/TAO talituse juhile või kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale kontrolli teostamiseks ülesande. Edastab tuvastatud vead toimingu eest vastutavale RTK töötajale korrigeerimiseks. Vajadusel saadab andmete korrigeerimiseks palve SFOS kasutajatoele.

Hiljemalt 15. septembr iks

Andmekvaliteedi kontrolli-toimingud teostatud;

E-kiri

7.7 TRO/TAO toimingu eest vastutav töötaja (järelevalve ekspert, projektikoordinaator, teenusekoordinaator/ Norra/EMP koordinaator)

Teostab RTK konkreetsete andmete osas vajaliku andmekvaliteedi kontrolli ja/või vajadusel andmete korrigeerimise lähtudes TAO ärianalüütiku edastatud ülesandele.

Vastavalt TAO ärianalüü tiku poolt antud tähtajaks

Korrigeeritud andmed SFOS-s

7.8 TAO ärianalüütik Koostab RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja koondab kontrolli tähelepanekud. Kontrollakti lisadeks on Saadab kontroll-akti koos lisadokumentidega tähelepanekuid ja kontrolljälge sisaldavad Exceli failid.

kinnitamiseks TRO OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO vastutusvaldkonna tegevusi, siis TAO OJ-le.

15. septembr iks

RTK kontrollitoimingu kontroll-akt koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega

7.9 TRO OJ/ TAO OJ Tutvub RTK-s teostatud kontrollitoimingute dokumentidega, hindab vajadust jätkutegevusteks või teeb ettepaneku protsessi täiendamiseks. Kinnitab kontrolltulemuse.

15. septembr iks

Kinnitatud kontrolltulemus

7. 10

TAO ärianalüütik Edastab kinnitatud RTK kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel.

15. septembr iks

E-kiri

7. 11

TAO ärianalüütik Jälgib ja tagab RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekute õigeaegse täitmise. 1. novembri ks

RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekud õigeaegselt täidetud

7. 12

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Teostab RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid ning edastab kinnitatud kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA /EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel.

15. septemb er

E-kiri

7. 13

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Parandab andmed (vajadusel SFOS kasutajatoe abil). 1. novembri ks

E-kiri

7. 14

ISO andmeanalüütik Juhendab vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO ärianalüütikut), veendub administratsioonis tehtavate kontrollide läbiviimise ja andmete parandamise tähtaegsuses. Koondab kontrolli terviktulemused ning esitab need valdkondade eest vastutajatele.

Jooksvalt Kontrolli tulemused Sharepoint kaustas: - Välisvahendid – SV 2014-Sharepoint

2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7. 15

Valdkonna eest vastutaja

Analüüsib administratsioonis läbiviidud andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma valdkonnas, kasutab saadud infot sisendina toimivusanalüüsis. Vajadusel algatab tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise väljade muudatuse edastades selleks info TAO ärianalüütikule.

Vastavalt vajadusele

TAO ärianalüütikule edastatud info

7. 16

ISO andmeanalüütik Koostöös valdkonna eest vastutajaga hindab vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet andmekvaliteedi kontrolli koondtulemuse kohta.

Vastavalt vajadusele

Tagasiside andmekvaliteedi kontrolli tulemuste kohta edastatud; Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sha

- Välisvahendid – SV 2021-2027 repoint – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess

Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja väiksemate arendustööde algatamist, teostust, üleandmist ning tarkvara uuendamist toodangu .keskkonnas

Suuremate SFOS arenduste puhul lähtutakse Rahandusministeeriumi valitsemisalas kehtivast asutuse ja RMIT-i vaheline IT teenuste arendamise põhimõtetest.

Link: https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=150396521

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrol ljälg

1. SFOS-i arendusvajaduste algatamine

1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele ( ), muudatus- või arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-kirjaga. Vastav [email protected] vorm on avalikustatud RTK kodulehel.

Jooksv alt

SFOS-i kasutaj atoe pöördu miste haldami se keskko nd

1.2 SFOS kasutajatugi (ISO rakenduse administraator)

Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute nimistusse JIRA-s. Arendusettepanekud võivad olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute, ISO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt.

Jooksv alt

JIRA

1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku hindamise koosoleku. Jooksv alt

JIRA

1.4 Arendusettepanekute hindamiskomisjon (ISO esindajad, TAO teenusedisaini talituse juhataja ja TAO ärianalüütikute esindajad)

Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid ühtse hindamismetoodika alusel. Kui hindamisel selgub vajadus arendusettepaneku täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik.

Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole infosüsteemis määravatel põhjustel realiseeritav või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse JIRA tööülesandes.

Jooksv alt, üldjuhul vähem alt 1 kord 2 nädala jooksul

JIRA

1.5 Hindamisel määratud isik

Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel rakendub eelnev punkt. Üldjuhu l enne järgmis t hindam ise koosole kut

JIRA

1.6 Hindamisel määratud isik

Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust, siis informeerib sellest algatajat.

Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava lahenduse. Sulgeb tööülesande JIRA-s.

Üldjuhu l 2 nädala jooksul ettepan eku hindam isest

JIRA

1.7 TAO teenusedisaini talituse juhataja

Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s ettepaneku eest vastutava ärianalüütiku.

5 tp jooksul hindam isest

JIRA

1.8 TAO ärianalüütik Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi. Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib ettepaneku algatajaga, teiste võimalike kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja ISO SFOSi projektijuhiga. Koostab temale suunatud infosüsteemis realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta arenduste lähteülesande ja lisab selle JIRA tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku hinnastamisele ISO SFOS projektijuhile. Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid hindamisel skoori, viib ettepaneku edasise protsessi konsensuslikuks otsustamiseks hindamise koosolekule.

Jooksv alt

JIRA

Protsessiomanik

Punkti 1 " SFOS-i arendusvajaduste algatamine " protsessiomanik – TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Punkti 2 "SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine" protsessiomanik – ISO projektijuht

N u m b er

Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

2. SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine

2.1 ISO SFOS projektijuht Tekitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhi poolt analüüsitud ja arendamisettepanekuteks mõeldud töödest nimekirja teostaja projektijuhile mahtude hindamiseks.

Jooksvalt JIRA

2.2 Teostaja projektijuht Annab orienteeruvad mahuhinnangud. töödele Üldjuhul 2 nädalat JIRA

2.3 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile otsustamiseks, kas antud mahuhinnangute juures arendus realiseerida või mitte.

Jooksvalt Jira/E-kiri

2.4 TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus realiseerida või mitte. Vajadusel konsulteerib ISO SFOS projektijuhiga ja TAO ärianalüütikutega. Teavitab otsusest ISO SFOS projekti tootejuhti.

Jooksvalt Jira

2.5 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile prioriseerimiseks kõigi (varasemalt otsuse saanud ja hindamisel otsustatud) positiivsete arendusotsuse saanud tööde nimekirja prioriseerimiseks.

Jooksvalt E-kiri

2.6 TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Prioriseerib arendusotsuste nimekirjas olevad arendused ja annab esitab tulemused ISO SFOS projektijuhile.

Jooksvalt E-kiri

2.7 ISO SFOS projektijuht Teavitab arendusotsustest teostaja projektijuhti ning lepib kokku arenduste tähtajad. Võimalusel suunab teostajale tööd hindamisel selgunud prioriteetsuse järjekorras.

Jooksvalt JIRA

2.8 Teostaja projektijuht Esitab e-kirja teel kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate tööde kohta allkirjastatud pakkumuse hankelepinguna (vormistatuna lepingu lisana) RMIT tooteomanikule.

Jooksvalt Digidoc formaadis fail

2.9 RMIT IT tooteomanik Korraldab RMIT direktori poolt hankelepingu allkirjastamise. Jooksvalt Livelink

2. 10

Teostaja projektijuht Tekitab projektihaldustarkvaras seosed realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja arendustsükli vahel.

Jooksvalt JIRA

2. 11

ISO SFOS projektijuht Annab e-kirja teel (viitega RTK kodulehele) kasutajatele ülevaate arendus töödest ja eeldatavatest valmimise tähtaegadest.

Hiljemalt korra kvartalis

RTK koduleht / e-kiri

2. 12

Teostaja projektijuht Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud projekti teostamise kodukorrale.

Vastavalt lepingule JIRA / Confluence

2. 13

Teostaja arendusmeeskond

Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse vastavalt etteantud nõuetele. Tööülesannete teostamisega paralleelselt koostab vajaliku dokumentatsiooni.

Vastavalt lepingule JIRA / Confluence

2. 14

ISO SFOS projektijuht/ RMIT IT tooteomanik

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile.

2 nädala jooksult peale dokumentatsiooni üle andmist

E-kiri

2. 15

ISO SFOS projektijuht Esitab RMIT-ile palve testversiooni uuendamiseks. Vastavalt kokkuleppele

Testversiooni uuendus korraldatud

2. 16

RMIT rakenduse administraator (DevOp

insener)s

Uuendab testversiooni. Vastavalt kokkuleppele

Testversioon uuendatud

2. 17

RMIT rakenduse administraator (DevOp

insener)s

Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab eelmise testversiooni ( ) ja Rollback informeerib sellest RMIT IT tooteomanikku ning ISO SFOS projektijuhti.

Koheselt Eelmine testversioon ennistatud

2. 18

RMIT IT tooteomanik Keskkonna uuenduse ebaõnnestumise korral informeerib teostaja projektijuhti, kes korraldab veaparanduse.

Koheselt E-kiri

2. 19

ISO SFOS projektijuht Korraldab koostöös ISO rakenduse administraatoriga testversiooni testimise, .kaasates vajadusel TAO ärianalüütikud

Koheselt JIRA / Confluence

2. 20

TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise tulemustest ISO rakenduse administraatorit.

Vastavalt lepingule JIRA

2. 21

ISO rakenduse administraator

Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO ärianalüütikult saadud) testimise tulemused projektihaldustarkvarasse.

Vastavalt lepingule JIRA

2. 22

ISO rakenduse administraator

Teavitab 'i kaudu testimise lõpetamisest ISO SFOS projektijuhti. Teeb Skype lühikokkuvõtte testimise tulemustest.

Koheselt Skype teavitus

2. 23

ISO SFOSi projektijuht Korraldab vigade paranduse, edastades kokkuvõtte viitega JIRA-le teostaja projektijuhile.

Koheselt JIRA

2. 24

Teostaja projektijuht Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Koheselt Vead parandatud

2. 25

Teostaja projektijuht Positiivsete testimistulemuste korral komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks vajaliku dokumentatsiooni.

Koheselt JIRA / Confluence

2. 26

ISO SFOSi projektijuht Kooskõlastab teostaja projektijuhiga toodangukeskkonda viidava arendustsükli (versiooni) sisu koos tähtajaga.

Koheselt JIRA

2. 27

RMIT IT tooteomanik Korraldab vastavalt ISO projektijuhi palvele versiooni uuenduse aja toodangukeskkonnas.

Vastavalt kokkuleppele

Versiooni uuendus korraldatud

2. 28

ISO SFOSi projektijuht Teeb e-kirja teel teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab uuenduse ajast ja annab ülevaate muudatuste sisust.

Enne i uuendustLIVE' E-kiri

2. 29

Teostaja projektijuht Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse ning installeerimisjuhendid vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale.

Vastavalt lepingule Confluence

2. 30

ISO SFOSi projektijuht/ RMIT IT tooteomanik

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile.

Koheselt E-kiri

2. 31

RMIT IT tooteomanik Korraldab versiooni uuendamise toodangukeskkonnas. Vastavalt kokkuleppele

Versiooni uuendamine korraldatud

2. 32

RMIT Uuendavad ja toodangu keskkonnas rakenduse versiooni.PRELIVE PRELIVE hiljemalt 1 päev enne ’iLIVE

Rakenduse versioon uuendatud ja PRELIVE toodangu keskkonnas

2. 33

RMIT Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad eelmise rakenduse versiooni (Rollback ) ja informeerivad sellest RMIT IT tooteomanikku.

Koheselt Eelmise rakenduse versioon ennistatud

2. 34

RMIT IT tooteomanik Korraldab vajadusel teostajaga veaparanduse. Koheselt Vead parandatud

2. 35

RMIT insener DevOps ja ISO rakenduse administraator

Veenduvad, et uuendus on toodangukeskkonnas jõustunud. Koheselt Uuendus toodangu- keskkonnas jõustunud

2. 36

Teostaja projektijuht Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti. Koheselt Digidoc formaadis fail

2. 37

RMIT IT tooteomanik Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamise RMITi direktori poolt. Koheselt Livelink

2. 38

Teostaja projektijuht Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde eest e-arve. Koheselt Fitek

2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava aruandluse SFC infovahetussüsteemi kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist.

Info ja süsteemide lingid SFC süsteemide kohta leiab aadressidelt ja .http://ec.europa.eu/sfc/2014/ https://ec.europa.eu/sfc/en/2021

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine

1.1 TAO juhataja Määrab infovahetussüsteemi haldaja (edaspidi ) ja asehaldaja. SFC SFC vastutav haldaja Vastav alt vajadus ele

Haldaja/ asehaldaja määratud SFC2014-s/

SFC2021-s

1.2 ISO andmeanalüütik (edaspidi SFC

)vastutav haldaja

Edastab e-kirja teel SFC2014/SFC2021 EK kasutajatoele (koopia Eesti Alaline Esindus) SFC vastutava haldaja ja asehaldaja järgmise info:

First Name: Last Name: Gender (Male/Female): Preferred Language (English or MS language): Institution's name: Address: E-kiri: Telephone (direct line): Fax: Function: Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or not: If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please indicate the MSL predecessor: If the Liaison Officer is a Deputy, please indicate the corresponding MSL: Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s): ECAS-uid (if existent):

Jooksv alt

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

1.3 SFC EK kasutajatugi Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale kasutajakontod ning informeerib neid nende ülesannetest.

Jooksv alt

Kasutajakontod loodud

2. infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsessSFC

2.1 SFC vastutav haldaja Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt laekunud palvetele SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutajakontod.

Kasutajakonto loomise ja muutmise palve esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud vormil /sulgemise palve vabas vormis üldjuhul õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt. Kirjavahetus säilitatakse elektroonselt.

Vastav alt vajadus ele

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>

SV 2014-20>SFC2014; Sharepoint

Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.2 SFC vastutav haldaja Saadab läbi SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi ( ) EK-le Utilities-> Access Requests-> Add uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate kontode muutmise taotlused või kontode sulgemistaotlused.

2 tp SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.3 SFC EK kasutajatugi Loob kasutajakonto ning edastab kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb kasutajakonto.

Jooksv alt

Kasutaja-kontod loodud /suletud; E-kiri

2.4 SFC vastutav haldaja Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus. Jooksv alt

E-kiri

2.5 SFC vastutav haldaja Teavitab EK-d koheselt kahtlastest toimingutest, mis võivad ohustada süsteemi turvalisust. Kohese lt

E-kiri

2.6 SFC vastutav haldaja Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi kasutajate inventuuri, saates kasutajate info ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab EK-le läbi süsteemi vastavad muudatused.

Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt.

2 korda aastas

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

3. infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsessSFC

Protsessiomanik

ISO andmeanalüütik

3.1 SFC vastutav haldaja või kasutajakonto omanik

Teavitab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC EK kasutajatuge e-kirja teel.

Kohese lt

E-kiri

3.2 SFC EK kasutajatugi Lahendab teeninduspalve. Jooksv alt

Teeninduspalve lahendatud

3.3 SFC vastutav haldaja Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab probleemi EK-le edastamiseks KA SFC2014/SFC2021 vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse probleemi esitajale.

Jooksv alt

Lahendus edastatud probleemi esitajale

2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/

Antud protsessipunkt kohaldub Norra_EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

1.1 Norra/EMP koordinaator

Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele ( ) e-kirja teel palve luua kasutajakontod [email protected] vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele.

Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks.

Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel, maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks.

Vastava lt vajadus ele

e-kiri Graces/

JIRAs

1.2 GRACE kasutajatugi

Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu edastatud palvetele kasutajakontod.

Vastava lt vajadus ele

Kasutajakontod loodud, muudetud või suletud; Grace

2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess

2.1 Norra/EMP koordinaator/ GRACE kasutaja

Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge (grace. ) e-kirja [email protected]

Vastava lt vajadus ele

e-kiri

2.2 GRACE kasutajatugi

Lahendab teeninduspalve. Vastava lt vajadus ele

Grace

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

Protsessipunkti eesmärgiks on kirjeldada RKÜ poolt koostööprogrammi EŠK-i toetusmeetme aastaaruande ja EŠK programmi tasandil aastaaruande ning lõpparuande koostamist ja kinnitamist ning TA aruandlust EŠK-is. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.11 RKÜ esitab EŠK aastaaruande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30. aprillil. EŠK-i aastaaruande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormile ning seda arutatakse ja see kinnitatakse RKÜ poolt korraldatud EŠK programmi aastakoosolekul. Kuue kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on raamkokkuleppe alusel teinud Eestile viimase väljamakse, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi, RKÜ esitab Šveitsi toetuste büroole EŠK-i lõpparuande ja toetuse kasutamist käsitleva lõpliku finantsaruande, mis põhineb toetusmeetmete audititel. EŠK koostööprogrammi lõpparuande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormil. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 5.4 RKÜ esitab TA kohta kord aastas, hiljemalt oktoobri lõpuks, Šveitsi toetuste büroole arutamiseks ja kinnitamiseks üksikasjaliku aastaplaani ja järgmise aasta eelarve. Esimesel aastal esitatakse see ühe kuu jooksul pärast TA lepingule alla kirjutamist. Erandina artiklist 4.13 ei esitata TA kohta aastaaruannet. RKÜ esitab TA lõpparuande, järgides EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud vormingut ja see tuleb esitada RKÜ-l Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppemist.

Jrk. nr.

Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. EŠK toetusmeetme aastaaruande koostamine-

1.1 PO Koostab toetusmeetme aastaaruande vastavalt Šveitsi toetuste büroo poolt ette EŠK antud vormile ja esitab RKÜ-le.

PO esitab igal aastal aasta lõpu 31.12 seisuga aastaaruande

E-kiri

1.2 DHO Registreerib aastaaruande DHS-s ja edastab täitmiseks EŠK toetusmeetme RKÜ programmi eksperdile.

2 tp jooksul EŠK toetusmeetme aasta aruanne DHS-s

1.3 RKÜ programmi ekspert Kontrollib toetusmeetme aastaaruannet ja vaatab, kas aruanne sisuliselt vastavalt Šv büroo poolt antud vormile. Puuduste korral palub PO-l puudused eitsi toetuste

aruandest kõrvaldada e-kirja teel. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1.

5 tp E-kiri

1.4 RKÜ programmi ekspert Koostab inglisekeelse kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande esitamiseks büroole DHS-s.Šveitsi toetuste

2 tp Kaaskiri koos EŠK aruandega toetusmeetme

DHS-s

1.5 RKÜ juht Allkirjastab kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande esitamiseks Šveitsi toetuste büroole.

2 tp Allkirjastatud kaaskiri EŠK toetusmeetme aastaaruande esitamiseks Šveitsi toetuste büroole DHS-s

1.6 RKÜ programmi ekspert Saab automaatteavituse DHS-st kaaskirja allkirjastamise kohta ja edastab aastaruaruande büroole e-kirja teel. Laeb üles e-kirja DHS-i Šveitsi toetuste kaaskirja juurde.

Saadab aastaaruande DHS-i kaudu teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-le/TAO OJ-le.

Hiljemalt 31.03 igal aastal kuni 31.03.2028

E-kiri registreeritud DHS-i kaaskirja juurde

2. EŠK programmi tasandil aastaaruande ja lõpparuande koostamine

2.1 RKÜ programmi ekspert Laeb üles EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vormi (sh finantsaruande OneDrive osa) ja saadab JIRA taski kaudu tööülesande aastaaruande koostamisse kaasatud osapooltele RTK TAO-s ja TRO-s ning TMO-s. Saadab lingi PO-vajadusel OneDrive dele aastaruande/lõpparuande vormi täitmiseks. Märgib vormi sisukorra punktide juurde vastutajad.

Aastaaruande vormi hiljemalt 5.01 igal aastal kuni 2028

; Lõpparuande vormi aastani) 15.01.2029.

EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vorm OneDri

; JIRA task; E-kiri PO-ves dele

2.2 TAO/TRO/TMO/PO Täidavad EŠK-i aastaaruande/lõpparuande vormi TAO/TRO/TMO OneDrive`s. märgivad vastava teavituse tööülesande täitmise kohta JIRA taski juurde EŠK programmi eksperdile. PO saadab teavituse tööülesande täitmise kohta e-kirjaga EŠK programmi eksperdile.

10 tp Täidetud EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vorm OneDri

; JIRA kanne; E-kirives

2.3 EŠK programmi ekspert a) Kontrollib üle, kas kõik vajalikud osapooled on andnud sisendi EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse. Puuduste korral saadab parandusettepanekud aruande koostajatele ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.2.

b) Kui EŠK aastaaruande/lõpparuande vorm on täidetud korrektselt edastab selle RM RO-le.

2 tp jooksul pärast vormi täitmise tähtaja saabumist

JIRA kanne; E-kiri

2.4 RM RO Kommenteerib EŠK-i aastaaruannet/ lõpparuannet ja edastab kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

10 tp E-kiri

2.5 EŠK programmi ekspert Korraldab EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse parandusettepanekute sisseviimise ja vormistab EŠK-i aastaruande/lõpparuande eelnõu võttes arvesse Šveitsiga kokku lepitud põhimõtteid.

EŠK-i aastaaruande menetlus jätkub vastavalt punktile 3 ja EŠK-i lõpparuande menetlus jätkub vastavalt punktile 4.

EŠK-i aastaaruanne koostatakse 15 tp enne aastakoosolekut

EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande eelnõu salvestatud programmi kausta X kettal

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

3. EŠK-i aastaaruande kinnitamine ja esitamine Šveitsi toetuste büroole

3.1 EŠK programmi ekspert Edastab EŠK-i aastaaruande Eesti esindajale ja Šveitsi esindajale aastakoosolekul kinnitamiseks koos koosoleku päevakorra ja muude koosoleku töödokumentidega. Edastab koos aasta koosoleku töödokumentidega EŠK-i aastaaruande teistele aastakoosolekul osalevatele osapooltele.

15 tp enne aastakoosolekut; hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30. aprillil.

E-kiri koos koosoleku kutse, päevakorra, EŠK programmi aastaaruandega jm koosoleku töödokumentidega salvestatud X kettale programmi kausta

3.2 Eesti esindaja ja Šveitsi esindaja

Arutavad EŠK-i aastaaruannet ja kinnitavad selle aastakoosolekul. Viimase aastaaruande kinnitamise aastakoosolekul lepivad kokku ka EŠK-i lõpparuande sisu ja vormistamise nõuded.

Aastakoosoleku toimumise päeval

Aastakoosolekul kinnitatud EŠK-i aastaaruanne salvestatud X kettale programmi kausta

3.3 EŠK programmi ekspert Korraldab kinnitatud EŠK-i aastaaruande registreerimise DHS-s. Koostab aastakoosoleku otsuste protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole ning vajadusel teistele aastakoosolekul osalenud osapooltele kommenteerimiseks.

3 tp jooksul pärast aastakoosolekut

Kinnitatud EŠK programmi aastaaruanne DHS-s; E-kiri

3.4 Šveitsi toetuste büroo/teised osapooled

Kommenteerivad protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja teevad vajadusel parandusettepanekuid.

10 tp jooksul E-kiri

3.5 EŠK programmi ekspert Vormistab lõpliku protokolli EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja korraldab protokolli registreerimise DHS-s. Saadab protokolli Šveitsi toetuste büroole ja aastakoosolekul osalenud osapooltele teadmiseks.

Hiljemalt 15 tp jooksul pärast aastakoosolekut

Aastaaruande kinnitamise protokoll DHS-s; E-kiri

. 4 EŠK-i lõpparuande esitamine Šveitsi toetuste büroole

4.1 EŠK programmi ekspert EŠK-i lõpparuande koos finantsaruande osaga esitab Šveitsi toetuste büroole.

6 kuu jooksul pärast Šveitsi viimast EŠK-i väljamakset, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast EŠK raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi.

E-kiri registreeritud DHS-s

4.2 Šveitsi toetuste büroo Kontrollib, kas EŠK-i lõpparuanne (sh. finantsaruanne) vastab nõuetele ja nõuetele vastavuse korral väljastab sellekohase kinnituskirja.

Hiljemalt 2 kuud pärast lõpparuande kättesaamise kuupäeva, väljastades asjakohase kinnistuskirja.

Šveitsi kinnituskiri registreeritud DHS-s ja X kettal programmi kaustas

5. Tehnilise abi aruandlus EŠK-is

RKÜ esitab EŠK-i tehnilise abi (TA) lõpparuande (ingl. k ) EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud Šveitsi poolt esitatud vormi järgi. TA lõpparuandes TA Support Measure Completion Report võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. RKÜ ei esita TA kohta aastaaruannet.

5.1 EŠK programmi ekspert Laeb üles EŠK-i TA lõpparuande vormi eeltäidab selle vormi üldosa ja OneDrive, saadab JIRA taski kaudu tööülesande TA lõpparuande koostamisse kaasatud TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale/järelevalve eksperdile/TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ-le/TRO teenusekoordinaatorile/TMO OJ-le. Saadab vajadusel lingi PO-dele vormi täitmiseks. Märgib TA OneDrive`i OneDrive`s lõpparuande vormi sisukorra punktide juurde vastutajad.

Hiljemalt 2 nädalat pärast TA toetusmeetme lõppu

TA lõpparuande vorm E-kiriOneDrives;

5.2 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja/ TAO järelevalve ekspert/ TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ/TRO teenusekoordinaator /TMO OJ/ PO/ jt kaasatud osapooled

Täidavad TA lõpparuande vorm OneDrives. 10 tp Täidetud TA lõpparuande vorm ; E-kiri OneDrives

5.3 EŠK programmi ekspert Kontrollib, kas TA lõpparuanne vorm on täidetud vastavalt nõuetele. Koostab TA lõpparuande eelnõu ja saadab kommenteerimiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.2.

2 tp E-kiri

5.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks järelevalve eksperdile.

2 tp E-kiri

5.5 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse ekspert

Kooskõlastab TA lõpparuande eelnõu. Puuduste korral saadab parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

10 tp E-kiri

5.6 EŠK programmi ekspert Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO OJ-le. 2 tp E-kiri

5.7 TMO OJ Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO finantsspetsialistile.

2 tp E-kiri

5.8 TMO finantsspetsialist Kooskõlastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu ja saadab kooskõlastuse EŠK programmi eksperdile. Puuduste korral edastab parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

10 tp E-kiri

5.9 EŠK programmi ekspert Edastab TA lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks RM RO-le. 2 tp E-kiri

5.10 RM RO Kommenteerib TA lõpparuande eelnõu ja esitab kooskõlastuse EŠK programmi eksperdile. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

20 tp E-kiri

5.11 EŠK programmi ekspert Vormistab TA lõpparuande lõppversiooni ja esitab Šveitsi toetuste büroole. TA lõpparuanne peab Šveitsi toetuste büroole laekuma hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppu

E-kiri koos TA lõpparuandega registreeritud DHS-s

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/TS-t. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja TS-t teavitada. RTK-s teostatakse taustakontroll vähemalt aastas korra taotluste menetlejate ja taotluse suhtes otsuse tegijate, samuti MT-te menetlejatele ning hankeekspertidele ja järelevalveametnikele ning ekspertidele, kes on seotud projektide rakendamisega. Taotluse menetleja ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse

alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud.

Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas:

kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast.

Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end menetlusprotsessist.

Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast.

Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra protsessipunkti alapunkti3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine s 1.12 nimetatud korras.[1]

RÜ peab ÜSM_2021 artikkel 9 alusel perioodil 2021-2027 toetuste rakendamisel järgima „Ei-kahjusta oluliselt“ põhimõtet lähtuvalt EK antud valdkonna juhistest.

Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020 liitumise hetkel pooleli olnud [1] kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel.

3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID Pärast TPK 2. osa alapeatüki 2.3 protsessipunktis "2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess" kirjelda tud meetme tegevuse/meetme riskide hindamise protsess algatab RÜ toetuse taotlemisega seotud protsessid. Toetuse taotlemine algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks ja rahastamisvahendile.

" " Protsessipunkt "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine kirjeldab toetusskeemi ettevalmistamist ning protsessipunkt "3.1.2. Taotluste menetlemise protsess kirjeldab taotluse menetlemise protsessi, sh. taotluste hindamist hindamiskomisjonis ning taotluse hindamise tellimist eksperdilt.

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Küll aga tuleb kontroll-lehele selle nõude juures märkida, millel antud seisukoht põhineb.

RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil.

Taotleja ja partneri ning taotluse nõuetele vastavuse kontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud toetuse andmise tingimustes. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu.

Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamise metoodikas kirjeldatuga.

Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmetel ja Kliima meetmetel.

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine

Antud protsessipunkti eesmärgiks on nii avatud taotlusvoorude kui ka käskkirja alusel loodud toetusskeemide ettevalmistamise protsessi kirjeldamine.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine

1.1 TRO TJ Määrab toetusskeemi ettevalmistaja. Jooksval t vastavalt vajadus ele

Suuline või kirjalik teavitus

1.2 TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Koostab koostöös RA-ga/PO-ga TATi, struktuurivahendite seirekomisjoni kinnitatud valikukriteeriumite ja metoodika põhimõtetest lähtuva hindamismetoodika. Kui hindamisjuhendi koostab RA/PO, osaleb vastavate dokumentide ettevalmistuses.[1]

Kaasab hindamismetoodika koostamisse TJ ja vajadusel TAO ärianalüütiku.

Vastaval t kokkulep itud ajakavale

Valminud hindamismeto odika

1.3 TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Koostab meetme rakendusdokumendid (taotleja ja taotluse vastavuskontrolllehe, taotlusvormi ja aruandevormid hind[2], amismetoodika ja vajadusel muud /juhised (sh. andmekorje juhised) vastavalt TAT-le, mis vastavad SF/riigiabi regulatsioonidele. Kui TAT-st ja/või vormid [4]

riigiabi regulatsioonist tuleneb nõue abi andjale kontrollida abi kasutamist pärast projekti elluviimist, siis näeb ette meetme rakendus- dokumentides ka tegevused, mis tagavad vastava nõude täitmise.

Avab meetme rakendusdokumentide koostamise tööprotsessi JIRA-s ning kaasab JIRA kaudu dokumentide koostamise protsessi vajadusel oma talituse TAO juristi, TAO ärianalüütiku ja TAO valdkonna eksperdi ning saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. Vajadusel teeb parandused rakendusdokumentidesse. Veendub, et meetmele, mille raames antakse riigiabi ja /või VTA-d on RAR-is avatud vastav abimeede.

Vastaval t kokkulep itud ajakavale

JIRA task; rakendusdoku mendid JIRA- s; E-kiri

1.4 TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Teavitab JIRA kaudu RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d. Selles teavituses peab olema ka info, kas RA-ga/PO-ga on kokkulepe, et RA/PO esitab grupierandi teatise ja andmed RAR-s abimeetme avaldamiseks. Üldjuhul lisab abimeetme RAR-i RA, kui ei ole RÜ-ga kokkulepitud teisiti. Kui abimeetme sisestab RAR-i RÜ, siis teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) vajadusest esitada riigiabi andmise teatis ja avada RAR-is abimeede antava abi liikide kaupa. RM RORO-le

Juhul, kui uus toetusskeem ei sisalda riigiabi/VTA-d, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.

2 tp JIRA task

1.5 RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist)

a) Vajadusel esitab grupierandi teatise. saadab grupierandi teatise EK-le. RM RORO-le RM RORO [3]

Pärast EK-lt abikava registreerimise numbri saamist saab RARis avada abimeetme. Kui vastavalt RA-ga/PO-ga kokkuleppele peab RÜ Vajadusel küsib lisainfot toetusskeemi ettevalmistajalt. Abimeede avatakse RAR-is sisestama abimeetme RARi, siis avab RARis abimeetme.

antava abi liikide kaupa.

b) Teavitab JIRA kaudu TAO ärianalüütikut RARi sisestamisel olevast abimeetmest ja taotleb SFOS numbrit abimeetme jaoks RARi sisestamiseks.

Vastaval t kokkulep itud ajakavale

JIRA task

1.6 TAO ärianalüütik

Lisab SFOSi taotlusvooru juurde RAR abimeetme. Saadab RAR peakasutajale (volitatud TAO juristile) SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme sisestamiseks ja kinnitamiseks RAR-s.

2 tp jooksul

JIRA task

1.7 RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist)

Saab TAO ärianalüütikult SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme jaoks ja sisestab SFOS numbri RAR abimeetme juurde. Teavitab toetusskeemi ettevalmistajat RAR-s avatud abimeetmest.

2 tp jooksul

JIRA task

1.8 TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Teavitab JIRA-s TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperti uue toetusskeemi ettevalmistamisest. Vastaval t kokkulep itud ajakavale

Teavitus JIRA-s

1.9 TAO riskijuhtimis e ja järelevalve talituse riskiekspert

Valmistab ette ja hindab koos TRO TJ määratud isiku/ teenusekoordinaatoriga toetusskeemi riske vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 punktile 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess.

Määrab riskiskoori ja sellest tuleneva kontrolliulatuse, teavitab riskide hindamise osapooli ja TRO TJ.

Vastaval t kokkulep itud ajakavale

Riskide hindamise kohtumine; kirjalik teavitus

1. 10

TAO ärianalüütik

Seadistab taotlusvooru ja loob testprojekti SFOS-s ja teavitab sellest rakendusdokumentide koostajat. Vastaval t kokkulep itud ajakaval e

Testprojekt; J IRA teavitus

1. 11

TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Edastab meetme rakendusdokumendid (kontroll-lehed ja/või hindamisdokumendid, vormid/juhised) kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA kaudu. 2 tp jooksul valmimis est

Tööülesanne JIRA-s; Meetme rakendusdoku mendid JIRA- s

1. 12

TRO TJ Kinnitab meetme rakendusdokumendid JIRA-s. 2 tp jooksul

Kinnitatud dokumendid JIRA-s

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

1. 13

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

1) Edastab kommunikatsioonisõnumi koostamiseks ja taotlemise avalikustamiseks kommunikatsioonispetsialistile ülesande vastavalt RA/PO või ministeeriumi poolt esitatud tingimustele, ajakavale ja eelarvele.

2) RE meetmete korral koostab teavituskirja taotlejatele taotluste vastuvõtmise alustamisest ja taotluse esitamise tähtpäevast, kui TAT-s nõutud ning esitab DHS kaudu TJ-le kinnitamiseks.

Vastaval t kokkulep itud ajakavale

1)Teavitus kommunikatsi oonispetsialist ile

2) Teavituskiri DHS-s

1. 14

Kommunika tsioonispets ialist

Koostab koostöös TRO vastava talitusega kommunikatsioonisõnumid ja vastavalt kokkuleppele avalikustab pressiteate.

a) Kui TAT-is on vastav nõue, siis avaldab teate üleriigilise levikuga päevaleh(ted)es ning korraldab avalikustamise RTK koduleheküljel (v.a. EŠK korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.17.

b) EŠK korral koostab koostöös TRO-ga kommunikatsioonisõnumi eesti keeles ja inglise keeles ning saadab EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks ning Šveits toetuste büroole edastamiseks kui nii näeb ette TAT.

a) Vastaval t kokkulep itud ajakavale

b) 5 tp jooksul

a) Teade väljakuulutami se kohta

b) Teade väljakuulutami se kohta eesti ja inglise keeles; E-kiri

1. 15

EŠK programmi ekspert

Annab kooskõlastuse kommunikatsioonispetsialistile EŠK vooru kommunikatsioonisõnumi kohta ja edastab taotlusvooru teabe inglise keeles Šveits toetuste büroole kui nii näeb ette TAT.

10 tp enne taotlusv ooru avalikust amist

E-kiri

1. 16

Kommunika tsioonispets ialist

EŠK taotlusvoore käsitleva teabe avaldab RTK kodulehel eesti keeles ja inglise keeles ning eesti keeles üleriigilise levikuga päevalehes ning saadab kinnituse TRO vastava talituse juhatajale ja teenusekoordinaatorile ning EŠK programmi eksperdile kodulehel avalikustatud vooru kohta kui nii näeb ette TAT.

Vastaval t kokkulep itud ajakaval e pärast

Taotlusvooru teave RTK kodulehel

1. 17

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusekoo rdinaator

Vajadusel korraldab koostöös asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ, projektikoordinaator, TAO jurist, infospetsialist jt) taotlejatele infopäeva. Vastaval t kokkulep itud ajakavale

Infopäev korraldatud

RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi.[1]

[2] Juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel saatke see vorm (sh. abitekstid) kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e- kirja teel. Vajadusel keskus nõustab abitekstide koostamist (kommenteerimine võtab aega kuni 5 tp). Kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm.ee/et /kontakt

Kui meetme raames antakse grupierandiga hõlmatud riigiabi, siis on RAR-is abimeetme avamise eelduseks asjaolu, et Euroopa Komisjonile (EK) on [3] esitatud hiljemalt 10 tööpäeva enne kavandatava individuaalse riigiabi andmist või abikava rakendamist grupierandi teatis. Grupierandi teatiseks on teabeleht, kus on esitatud andmed toetusskeemi kohta, mida planeeritakse rakendada grupierandi määruse alusel.

[4] Seejuures tagab, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

3.1.2. Taotluste menetlemise protsess

Nõuded taotlusele ja taotlejale (sh partnerile) tulenevad TAT-ist, ja on kooskõlas horisontaalsetes õigusaktides (eelkõige ÜSS, ÜM_2022, ÜSM_2021) toodud nõuetega taotluse menetlemisele, sealhulgas taotluse, taotleja ja partneri nõuetele vastavaks tunnistamise kohta.

Taotluste menetlejad peavad vastama TAT nõuetele ja kinnitavad oma erapooletust ja sõltumatust menetletavast taotlusest, taotlejast ja tema partneritest taotleja ja taotluse vastavuskontroll-lehtedel. Vastavalt ÜSS § 11 lõikele 2 perioodi 2021-2027 taotluse menetleja (sh taotlust hindav ekspert ja hindamiskomisjoni liige) ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 217 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. TAO 2

riskijuhtimise ja järelevalve talitus teostab ÜSS § 11 lõikele 2 alusel taotluse menetleja taustakontrolli vähemalt kord aastas ja taotlust hindava eksperdi /hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli vähemalt kord aastas ja alati enne uue eksperdi/liikme kinnitamist, v.a juhul kui sama eksperdi/liikme tausta on eelneva aasta jooksul kontrollitud.

Perioodi 2021-2027 toetuste taotluste menetlemisel (sh meetme vooru spetsiifiliste rakendusdokumentide ettevalmistamisel ja taotluste hindamisel) RÜ võtab arvesse „Ei-kahjusta oluliselt põhimõtet“ kui seda näeb ette TAT. Perioodi 2021-2027 taotluste menetlemise käigus toimub keskkonnavaldkonnaga seotud dokumendite vastavushindamine, kui TAT-is on kehtestatud nõue taotleja poolt esitada "ei kahjusta oluliselt" põhimõttele vastavuse hindamise analüüs või kliimakindluse tagamise analüüs või keskkonnamõjude hindamise aruanne. Teenusekoordinaatori/projektikoordinaatori ülesandeks on vastavuskontrolli käigus kontrollida kas on esitatud nõutud analüüsid vastavalt TAT-is toodud tingimustele. Lisaks teenusekoordinaator /projektikoordinaator kontrollib, kas analüüsid on esitatud nõutud formaadis vastavalt TAT-is toodud metoodikale (st täidetud on etteantud vorm, analüüsis on toodud järeldus, kas tegevus vastab nõuetele). Kui tekib kahtlus analüüside sisulise õiguse osas või tulenevalt riskianalüüsist on vajalik kolmanda osapoole ehk eksperdi hinnangu küsimine, siis võib esitatud analüüside vastavust metoodikale lasta hinnata vastaval eksperdil.

Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE.2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4 Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse programm“, kus taotlusi menetletakse väljaspool RTK-d.

Antud protsessi alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse tellimist. Sel juhul võib küsida eksperdilt lihtkirjalikku tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.“

Antud protsessi alapunktid 1-2 kohalduvad EŠK-le kui EŠK TAT järgi taotlusi menetleb RTK.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Taotluste vastuvõtmine

1.1 Toetuse taotleja

Esitab eeltaotluse või taotluse (edaspidi taotluse) koos vajalike lisadega e-toetuse keskkonnas. Jooksvalt või hiljemalt taotlemise tähtpäevaks

(sh. vastavalt toetuse andmise tingimustele)

Esitatud taotlus

1.2 TJ /teenusekoor dinaator

Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või taotluse RÜ-le esitamisel määrab vastavuse kontrollija taotluse kontrollimiseks. 2 tp taotluse saabumisest

Koordinaator SFOS-s määratud

2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll

2.1 Teenusekoo rdinaator/

koordprojekti inaator

(I tasandi kontrollija)

Teostab vastavuskontrolli taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete osas vastavalt SFOS-s seadistatud vastavaks tunnistamise kontroll-lehele, seejuures tagab, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

Vastavuskontrolli käigus konsulteerib vajadusel asjakohaste isikutega (TAO juristid, hankeeksperdid, järelevalve eksperdid, ehitusekspert, küsib RA/PO hinnangut, kui TAT-s nõutud jt) ning teeb sellekohase märke projektide keskkonnaekspert,

kontroll-lehe märkuste lahtris. Hindab vajadust täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja teavitab vajaduse korral TJ.

Vastavalt toetuse andmise tingimustele

SFOS-s kontroll-leht, e-kiri, e-kiri RA-le/PO- le; RA kiri/PO kiri

2.2 Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator

(I tasandi kontrollija)

Vajadusel suunab taotluse riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi. Protsess vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid protsessipunktile 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess.

Vastavalt vajadusele Ülesanne TAO juristile antud

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

2.3 Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator/

Kui taotluses esineb VTA lisab RAR-i VTA broneeringu ainult RAR liidese vahendusel. Vastavalt vajadusele Kanne RAR-s

2.4 Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator

(I tasandi kontrollija)

Koostab tuvastatud puuduste osas teate, milles kirjeldab selgelt puuduse kõrvaldamiseks vajalikud tegevused ning määrab puuduste kõrvaldamiseks tähtaja. Väljastab puuduste teate SFOS-i kaudu ja suunab vajadusel taotluse SFOS-s [1]

taotlejale täiendamiseks. Teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele.

Üldjuhul 5 tp jooksul, vastamise ks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingimustele

Kiri SFOS-s, märge kontroll-lehel

2.5

Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator

(I tasandi kontrollija)

Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle määratud tähtajaks, hindab võimalust pikendada puuduste kõrvaldamise tähtaega ja teavitab pikendamisest taotlejat, kui on tagatud taotluse menetlemine TAT-s toodud tähtaegades. Kui puuduseid siiski tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja pikendamine ei ole võimalik või kui tuvastab puudusi, mida pole võimalik kõrvaldada, teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele ning algatab taotluse rahuldamata jätmise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

5 tp jooksul tuvastamisest

SFOS-s kontroll-leht; SFOS-s kirjavahetus

2.6 Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator

(I tasandi kontrollija)

a) Juhul kui vastavale meetmele kohaldub ühetasandiline kontrolliulatus, veendub, et kontroll-leht on täidetud ja kinnitab I tasandi vastavuskontrolli tulemuse SFOS-s ning jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.

b) Juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus, siis veendub, et kontroll-leht on täidetud (sh. lisab kontroll-lehele viite RA-lt saadud hinnangule kui nii on TAT-s nõutud.

I tasand kinnitab oma kontroll-lehe nupuga „suuna 2. tasandi kontrolli“ ja suunab kontroll-lehe II tasandile kontrollimiseks ning II tasandil jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.8.

1 tp jooksul Kanne SFOS-s

2.7 Teenusekoo rdinaator/ projektikoord inaator

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele:

a) algatab vastavaks tunnistatud taotluse hindamise vastavalt protsessi punktile 3 Taotluse hindamine või

b) investeeringute kava korral algatab taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile .3.1.4. Otsustusprotsess

1 tp jooksul vastavuskontrolli kinnitamisest

Tööülesanne suunatud

2.8 TJ/ teenusekoor dinaator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele teostab sisulise vastavuskontrolli II tasandil ja täidab kontroll-lehe.

a) Puuduste korral suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe SFOS-is tagasi I tasandi kontrollijale projektikoordinaatorile täpsustuste või toetuse taotlejale täiendava puuduste kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul, kui puudub TAT-s nõutud RA hinnang, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. Muude puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja taotlusi hinnata hindamis- või valikukomisjonis, siis kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. M enetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp; lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingimustele

Tööülesanne SFOS-s; Kinnitatud kontroll-leht SFOS-s

2.9 TJ/ teenusekoor dinaator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Juhul kui vastavalt TAT-le RA/PO peab andma hinnangu taotlusega seotud dokumentidele, kuid vastav RA/PO hinnang puudub, siis suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe tagasi I tasandi kontrollijale RA/PO hinnangu küsimiseks. Pärast puuduste kõrvaldamist kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

Kui II tasandi kontrollija otsustab, et taotlus ei vasta nõuetele, siis vastavuskontrolli kontroll-lehe selgituse lahtrisse märgib, et taotlus ei vasta nõuetele ja lisab põhjenduse. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp jooksul alates kontrollimiseks saamisest; lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt TAT-le.

Tööülesanne SFOS-s; kinnitatud kontroll-leht SFOS-s

2. 10

Teenusekoo rdinaator/

projektikoord inaator

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija saadab taotluse tagasi I tasandile, esitab II tasandi kontrollijale vajalikud selgitused (täpsustus /selgitus SFOS vastavuskontrolli moodulis) või edastab toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp Kanne või kiri SFOS-s

2. 11

Teenusekoo rdinaator /projekti- koordinaator

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija kinnitas vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta nõutele, algatab taotluse rahuldamata jätmise koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 otsuse

Otsustusprotsess. Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus mitte vastav.“

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele järgneb taotluse hindamine, jätkub menetlus punkti 3 Taotluse hindamine kohaselt (v.a EŠK taotluste korral). Kui vastavaks tunnistatud taotlusele ei järgne hindamist, algatab nõuetele vastava taotluse korral TRO koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessile 3.1.4.

.Otsustusprotsess

Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus vastavaks tunnistatud“.

Vastavalt toetuse andmise tingimuste tähtaegadele

Otsuse eelnõu; taotlus hindamisele saadetud; kanne SFOS-s

3. Taotluse hindamine [2]

3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis)

3. 1.1

Projektikoor dinaator/ teenusekoor dinaator

Saadab komisjoni liikme andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise- ja järelevalve talituse juhatajale taustakontrolli tegemiseks enne eksperdi kinnitamist.

Koheselt pärast komisjoni liikmelt nõusoleku saamist komisjoni töös osalemiseks

E-kiri

3. 1.2

TAO riskijuh timise ja järelevalve talituse juhataja

Teeb komisjoni liikme taustakontrolli STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks. 5 tp Taustakontroll teostatud

3. 1.3

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Valmistab ette RTK komisjoni käskkirja eelnõu. 2 tp E-kiri komisjoni käskkirja eelnõuga

3. 1.4

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Seadistab DHS-s komisjoni käskkirja eelnõu töövoo. Kooskõlastajad: TRO TJ, TRO OJ. Allkirjastaja: KA juht. Täitmiseks: projektikoordinaator/teenusekoordinaator).

2 tp Töövoog DHS-s

3. 1.5

TRO TJ / TRO OJ

Kooskõlastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Kooskõlastatud käskkiri DHS-s

3. 1.6

KA juht Allkirjastab RTK komisjoni käskkirja. 2 tp Allkirjastatud käskkiri DHS-s

3. 1.7

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Enne taotluse komisjoni saatmist analüüsib taotlust vastavalt toetusskeemi hindamismetoodikale ja koostab hinnangu vastaval vormil kui seda näeb TAT ette. Juriidiliste küsimuste tekkides kaasab õigusarvamuse saamiseks TAO juristi. Projektikoordinaator/teenusekoordinaator täidab hindamislehe vastavalt nõuetele.

Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse kaasatakse ekspert, siis algatab eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3. Taotluse hindamine alapunktile 3.2.Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. Kajastab hindamisvormis eksperthinnangu.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Hindamisleht SFOS-s, eksperthinnang, e-kiri

3. 1.8

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator/ TJ

Edastab vastavaks tunnistatud taotlused ja kui asjakohane, siis eelnevas alapunktis koostatud hinnangud komisjoni liikmetele.

Komisjoni liikmetele taotluste hindamiseks infosüsteemis vajalike ligipääsude ja õiguste andmiseks kaasab TAO ärianalüütiku.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Hindamismaterjalid kättesaadavaks tehtud;

3. 1.9

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Vajadusel osaleb komisjoni koosolekul, kus annab ülevaate taotluse sisust (kui toetusskeemi hindamismetoodikas on nii sätestatud).

Vastavalt komisjoni toimumisele

Koosoleku dokumendid

3. 1. 10

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Vajadusel osaleb komisjoni protokolli koostamisel. Vastavalt kokkuleppele

Komisjoni protokoll

3. 1. 11

TJ /teenusekoor dinaator/

projektikoord inaator

Edastab vajadusel komisjoni protokolli allkirjastamisele.

Registreerib protokolli DHS-s ja lisab selle SFOS-i hindamiste moodulisse. Vajadusel sisestab SFOS-i hindamiste moodulisse komisjoni poolt esitatud hindamise koondlehed või paremusjärjestused ning kaasab vajadusel TAO ärianalüütiku SFOS-i hindamiste moodulisse dokumentide sisestamisel.

Juhul, kui taotluse hindamisele järgneb täistaotluse esitamine, siis koordinaator teavitab toetuse taotlejat hindamise tulemustest ja komisjoni positiivse hindamistulemuse korral täistaotluse esitamise tähtajast. Menetlus jätkub vastavalt antud protsessi punkti 4 alapunktile 4.1.

Taotlused, mis on saanud positiivsed hindamistulemused, kantakse investeeringute kavasse ning see kinnitatakse ministri käskkirjaga. Investeeringute kava alusel tehakse taotluse rahuldamise otsused vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt kokkuleppele

Allkirjastatud komisjoni protokoll DHS-s ja SFOS-s; Hindamise koondlehed ja paremusjärjestused SFOS-s

3. 1. 12

TJ /teenusekoor dinaator

Teavitab asjakohast(eid) projektikoordinaatorit(eid) komisjoni protokolli ja hindamislehtede allkirjastamisest. 1 tp jooksul protokolli allkirjastamisest

Kirjalik teavitus

3. 1. 13

Projektikoor dinaator / teenusek oordinaator

Kui komisjonis moodustatakse hinnatud taotluste pingerida või toimub toetuse taotluste rahuldamine lävendipõhiselt, koostab pärast komisjoni esimehe poolt komisjoni protokolli allkirjastamist taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või [4]

taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetus- skeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3. 1. 14

TJ /teenusekoor dinaator

Kui TAT näeb ette pingerea kinnitamise, koostab vastavalt hindamistulemustele ja TAT-le pingerea kuni eelarve täitumiseni. Koostab kinnituskirja eelnõu pingerea kinnitamiseks.

Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul protokolli allkirjastamisest

Koostatud taotluste pingerida; kinnituskirja eelnõu

3. 1. 15

TJ /teenusekoor dinaator/

TRO infospetsialist

Registreerib pingerea kinnituskirja DHS-s ja edastab vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.14 koostatud pingerea allkirjastamiseks TRO OJ-le.

1 tp jooksul Töövoog algatatud DHS-s

3. 1. 16

TRO TJ Kookõlastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatud pingerea kinnituskiri DHS-s

3. 1. 17

TRO OJ Allkirjastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud pingerea kinnituskiri DHS-s.

3. 1. 18

TJ /teenusekoor dinaator/

Vajadusel edastab allkirjastatud pingerea vastutavale RA-le ja asjaomastele projektikoordinaatoritele ja teenusekoordinaatorile.

1 tp jooksul allkirjasta-misest

E-kiri või DHS-s väljaläinud kiri

3. 1. 19

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Koostab vastavalt tulemustele taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetus- skeemide tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3. 1. 20

TJ /teenusekoor dinaator

Tagab komisjoni tulemuste avalikustamise vastavalt toetuse andmise tingimustele. Avalikustamisele kuuluv info tuleb edastada [email protected]

Vastavalt kokkuleppele

Tulemused avalikustatud

3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt[5]

Üldjuhul tuleb RTK-s võtta võrdlevad pakkumised ekspertide leidmiseks vastavalt TAT-le, seejuures tuleb järgida RTK hankekorda. Eksperditeenuse summeerimisel lähtutakse TAT-s toodud toetatavatest valdkondadest. Teatud juhtudel võib eelneda taotluse hindamise tellimisele eksperdilt ekspertide nimekirja kinnitamine RA-s, kui nii näeb ette TAT.

3. 2.1

TRO TJ või TJ määratud isik

Kui taotluse hindamine tellitakse eksperdilt, tagab eksperdilepingu koostamise, vajadusel konsulteerib TAO juristiga.

Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse andmise tingimustele. Enne uue eksperdi kinnitamist edastab eksperdi andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks, kui KA pole varasemalt tema tausta kontrollinud aasta aja jooksul.

Vastavalt vajadusele Eksperdileping

3. 2.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Teostab kontrolli STS § 21 lg 4/ ÜSS § 11 lg 2 toodud nõuetele vastavuse osas ja vajadusel teavitab TRO TJ või TRO TJ määratud isikut kontrolli tulemustest.

5 tp Kontrolljälg piiratud juurdepääsuga serveriketta kaustas

3. 2.3

Teenusekoo rdinaator/ TJ poolt määratud isik

Seadistab eksperdilepingu DHS-i töövoo. 2 tp e-kiri

3. 2.4

Teenusekoo rdinaator/ TJ poolt määratud isik

Laeb eksperdilepingu üles DHS-i. Töövoog kooskõlastamiseks TRO TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le. Täitmiseks Teenusekoordinaatorile/ TJ poolt määratud isikule.

Vastavalt vajadusele Algatatud töövoog

3. 2.5

TRO TJ Kooskõlastab eksperdilepingu DHS-s 2 tp Kooskõlastus DHS-s

3. 2.6

TRO OJ Allkirjastab eksperdilepingu. 2 tp jooksul Allkirjastatud eksperdileping DHS-s

3. 2.7

Teenusekoo rdinaator/ TJ poolt määratud isik

Saadab lepingu eksperdile e-kirjaga allkirjastamiseks. 2 tp E-kiri

3. 2.8

Ekspert Allkirjastab eksperdilepingu ja saadab tagasi allkirjastatud lepingu e-kirjaga. 5 tp Kahepoolselt allkirjastatud eksperdileping

3. 2.9

Teenusekoo rdinaator/ TJ poolt määratud isik

Laeb üles allkirjastatud eksperdi lepingu DHS-i. Täitmiseks: RTK raamatupidajatele, vajadusel teadmiseks teenusekoordinaatorile.

2 tp Kahepoolselt allkirjastatud eksperdileping DHS-s

3. 2. 10

TJ /teenusekoor dinaator/

projektikoord inaator

Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud, jagab SFOS-s eksperdile/ekspertidele hindamiseks (sh konsensuslikuks hindamiseks) vastavad taotlused.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

SFOS-s taotlused hindaja(te)le jagatud

3. 2. 11

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator/

TRO TJ

Võtab vastu eksperdi töö/hindamisaruande/kontroll-lehe vms dokumendid.

Veendub, et eksperthinnang vastab kokkulepitud tingimustele, vajadusel küsib eksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul eksperthinnangu saamisest

Vastuvõetud eksperthinnang

3. 2. 12

TRO TJ /teenusekoor dinaator

Kui vastavalt TAT-le on eksperthinnang tellitud mitmelt eksperdilt (konsensushindamine) ja eksperdid ei jõua konsensusele, korraldab vajalikud järeltegevused (kutsub kokku kohtumise, tellib eksperthinnangu kolmandalt eksperdilt või võtab eraldiseisvad eksperthinnangud vastu)

Vastavalt vajadusele Kohtumine, vastuvõetud eksperthinnang(ud)

3. 2. 13

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator/

TRO TJ

Lisab eksperthinnangu dokumendi SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole esitatud SFOS-i kaudu. 3 tp jooksul ekspert- hinnangu saamisest

Eksperthinnang SFOS-s

3. 2. 14

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Kui eksperthinnangule järgneb taotluse hindamine komisjonis, jätkub protsess vastavalt punktile 3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis.

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

Hindamiskomisjonile materjalid edastatud

3. 2. 15

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei järgne komisjoni hinnangut, koostab tuginedes eksperthinnangule taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3. 2. 16

TRO TJ /teenusekoor dinaator

Kui eksperthinnangutele järgneb taotluste pingerea koostamine, koostab projektitaotluste pingerea ja korraldab sellekohase kirja koostamise. Lähtub paremusjärjestuse koostamisel TAT-s sätestatud nõuetest. Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul hinnangute saamisest

Pingerea kohta koostatud kiri

3. 2. 17

TRO TJ /teenusekoor dinaator

Edastab DHS-s projektitaotluste pingerea kirja allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp Algatatud töövoog DHS-s

3. 2. 18

TRO OJ Allkirjastab projektitaotluste pingerea kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud taotluste pingerida DHS-s

3. 2. 19

Projektikoor dinaator/

teenusekoor dinaator

Koostab vastavalt punkti 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt alapunktis 3.2.3.18 allkirjastatud projektitaotluste pingereale, taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või kõrvaltingimusega rahuldamise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt

Kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika.[3]

3. 3.1

TRO TJ Suunab nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse kahele RTK hindajale (projektikoordinaatorid) konsensuslikuks hindamiseks läbi SFOS-i.

Hindab vajadust täiendava eksperdi kaasamiseks vastavalt punktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt.

3 tp jooksul vastavuskontrolli kontroll-lehe kinnitamisest

Märge SFOS-s

3. 3.2

RTK hindajad

Hindavad taotlust vastavalt ettevalmistatud hindamisjuhendile ja täidavad hindamisvormi. 12 tp jooksul taotluse hindamisele suunamist

Täidetud hindamisvorm

3. 3.3

RTK hindajad

Allkirjastavad konsensusliku hinnangu ja edastavad TJ/teenusekoordinaatorile. E-kiri

3. 3.4

TJ /teenusekoor dinaator

Kontrollib hinnete ja hinnangute nõuetekohasust ning hindepunktide aritmeetilist korrektsust, vajadusel saadab hindamisvormi hindajatele täiendamiseks tagasi e-kirjaga.

2 tp jooksul Kontrollitud hindamisvorm;

E-kiri

3. 3.5

RTK hindajad

Vajadusel viivad sisse parandused/täiendused vastavalt TJ/teenusekoordinaatori juhistele. Allkirjastavad lõpliku konsensusliku hindamisvormi ja salvestavad SFOS-i.

Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile 3.1.4. .Otsustusprotsess

2 tp jooksul Allkirjastatud hindamisvorm SFOS-s

4. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine

Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

4.1 Toetuse taotleja (MARO)

Esitab ettepanekud taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks e-kirja teel teenusekoordinaatorile. Vastavalt TAT-le E-kiri salvestatud TRO võrgukettale

4.2 Teenusekoo rdinaator

Suunab esitatud ettepanekud registreerimisse DHS-i. 2 tp jooksul DHS-s registreeritud ettepanekud

4.3 Teenusekoo rdinaator

Kontrollib ettepanekute vastavust TAT-s toodud nõuetele ja vastavuse korral suunab esitatud ettepanekud hindamiskomisjonile hindamiseks e-kirja teel. Koostab hindamiskomisjoni järgselt hindamiskomisjoni protokolli ja taotlemisõigusega projektide nimekirja. Esitab taotlemisõigusega projektide nimekirja kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks RTK peadirektorile DHS-s.

40 tp jooksul ettepanekute esitamisest

Kataloogis pilv.rtk.ee

4.4 RTK peadirektor

Kinnitab taotlemisõigusega projektide nimekirja. 2 tp Nimekiri DHS-s kinnitatud

4.5 Teenusekoo rdinaator

Edastab toetuse taotlejale kinnitatud taotlemisõigusega projektide nimekirja e-kirja teel ja teavitab toetuse saajat põhiprojekti esitamise tähtajast.

2 tp E-kiri salvestatud TRO võrgukettale

[1] Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud dokumentatsioon DHS-s projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse dokumenteerimisel.

[ ] Ei kohaldu investeeringu kava taotlustele.

Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele.[ ]

[4] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.

[5] Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele.

3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrollj älg

1. Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas

Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess.

1.1 Toetuse taotleja Esitab investeeringute kavasse kantud projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub taotluste menetlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2.

punktile 1.Taotluste menetlemise protsess

Vastavalt TAT tähtaegadele Taotlus SFOS-s;

1.2 Teenusekoordin aator/ projektikoordina ator

Kui esitatud taotlus ei vasta siis esitab taotlusega seotud dokumendid RA-le saamisTAT-le, seisukoha eks.

3 tp jooksul alates taotluse kättesaamisest või vastavalt TAT tähtaegadele

e-kiri RA- le või kiri DHS-s

1.3 RA Edastab vastuse vastavalt TAT tingimustele. 10 tp jooksul või vastavalt TAT tähtaegadele

RA kiri

1.4 Teenusekoordin aator/ projektikoordina ator

Sisestab RA SFOS-i vastavuskontrolli moodulisse projekti andmete lehele. Jätkub taotluste vastuse menetlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi .3.1.2. Taotluste menetlemise protsess

2 tp jooksul RA kiri SFOS-s

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.1.4. Otsustusprotsess

1. Otsustusprotsess 2. Taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine 3. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine

3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele 3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele

Kohaldub Ei kohaldu

2021- 2027 SV EŠK EGF Kliima RE

2021-2027 SV admin TA EŠK TA meetmele 1.3 2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise otsuse (TRO) muutmisel või kehtetuks tunnistamisel.

Kui taotleja on taotluse menetluse kestel esitanud enne TRO tegemist avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks, katkestatakse taotluse menetlus SFOS-is ja TRO projektikoordinaator teavitab taotlejat, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse.

RÜ valmistab ette HMS § 43 lg 2 kohaselt teatise taotluse menetlemise lõpetamise kohta ja edastab taotlejale SFOS postkasti kaudu.

Taotluse osalisel rahuldamisel, taotluse rahuldamata jätmisel või taotluse kehtetuks tunnistamisel antakse taotlejale võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne vastava otsuse tegemist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Antud otsustusprotsessi alapunkti 3 „Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnista mine“ kohaselt RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.

RTK võib teha, kui TAT näeb nii ette, TRO edasilükkava tingimusega (näiteks Kliima meetme TRO), kui to etuse andmine sõltub eelarvesse prognoosi kohaselt laekuvatest, aga veel laekumata vahenditest.

Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isi k.

Etapp Nr Vast utaja

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Otsustusprotsess

Otsustuse eelnõu ettevalmista mine

1.1 Proje ktiko ordin aator

Kui toetuse taotluse või muutmisettepaneku rahuldamisega antakse TS-le VTA-d, veendu enne allkirjastamisele TRO eelnõu saatmist, et TS-l on RAR-s piisav vaba jääk abi andmiseks RAR andmete alusel.

Enne töövoo alustamist

1.2 Proje ktiko ordin aator

Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei ole võimalik või põhjendatud, tee taotluse osalise rahuldamise ettepaneku taotlejale.

a) Saada taotluse muutmiseks taotlejale Anna taotlejale (sh. taotlus on SFOS-s seisundis täiendamiseks saadetud). tähtaja taotluse muutmiseks ning anna taotlejale võimalus taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis taotleja teeb vastavad muudatused SFOS-is ja esitab muudetud taotluse SFOS-s.

b) Anna taotlejale võimalus TRO ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis vajaduse korral tee taotluses vastavad muudatused SFOS-s projektikoordinaator. Nõusolek peab olema kinnitatud esindusõigusliku isiku poolt.

Kui TRO tehakse kõrvaltingimusega, anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade ja nõusoleku esitamiseks 5 tp jooksul.

Taotluse rahuldamata jätmise otsuse korral, kui otsus ei põhine taotluses esitatud andmetel ja puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitusel, koosta teade ja anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või muudatused ei vasta taotluse osalise rahuldamise ettepanekule valmista ette taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu ja anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

2 tp tööülesande saamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

1.3 Proje ktiko ordin aator

a) Koosta otsuse eelnõu valides DHS-s asjakohase malli , kui asjakohane siis toetuslepingu.[1]

b) Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise rahuldamise ettepanekuga, koosta taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu valides DHS-s asjakohase malli.

Taga, et otsuse eelnõu/toetuslepingu sisu ja olulised asjaolud on kajastatud korrektselt.

Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

Otsuse kooskõlasta mine /allkirjastam ine

1.4 Proje ktiko ordin aator

Saada otsuse eelnõu kooskõlastamiseks RA-le vastavalt nõuetele juhul, kui see on TAT-s nõutud.DHS-s või e-kirjaga Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

1.5 RA0

RA annab kooskõlastuse või keeldub kooskõlastuse andmisest otsuse eelnõule.kirja või e-kirja teel Vastavalt TAT tähtaegadele

1.6 Proje ktiko ordin aator

Algata DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoog ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).

Kooskõlastajad:

a) kooskõlastajad taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu puhul:

a. valdkonna eest vastutav TAO jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

b) kooskõlastajad TRO/lepingu eelnõu puhul:

a. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp

1.7 TJ/ TRO OJ

Teosta otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjasta otsus/leping või lükka se tagasi DHS-s.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast toetuse [2]

summaga otsuste puhul.

1 tp

1.8 Proje ktiko ordin aator

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teosta vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6.Otsustusprotsess

Otsusest teavitamine

1.9 Proje ktiko ordin aator

Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i. Tee otsus/leping taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

Muuda SFOS-s projekti seisundit.

1 tp

1. 10

Proje ktiko ordin aator

Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d e-kirjaga. 1 tp

1. 11

Proje ktiko ordin aator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja vastavalt otsusele/lepingule tutvu ga edasta riigiabi/VTA andmise andmed RAR-i liidese kaudu.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsistsi.

Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva jooksul

Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

2. Taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine TRO muutmine algatatakse TS ettepanekul või RTK projektikoordinaatori poolt (näiteks kui TAT muudatusega lisatakse soodustustav asjaolu). Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest TS.

TRO muutmise taotluse kontrollimine

2.1 Projektikoo rdinaator

a) Kui TS on esitanud TRO muutmise taotluse, kontrolli seda vastavalt õigusaktidele ning vajadusel hindamise toetusskeemi hi tuginedes. Vajadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ndamismetoodikale

ekspert) või välise eksperdi.

TRO muutmise taotluse puhul, mis ei vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, piisab TS kirjalikust teavitamisest SFOS-i kaudu muutmisettepaneku aktsepteerimisest või mitteaktsepteerimisest. Vajadusel tee muudatused SFOS-s.

b) Kui on vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, siis menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3. jätka

c) Juhul, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada, tee ettepanek TJ-le TRO muutmiseks ja lisa põhjendus TRO muutmiseks.e-kirja teel

Vastavalt TAT menetlus-tähtajale

Koheselt, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada

2.2 TJ Juhul, kui koordinaator tegi TJ-le ettepaneku TRO muutmiseks,

a) tutvu koordinaatori poolt saadetud ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks;

b) teavita koordinaatorit kui nõus koordinaatori ettepanekuga TRO muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt e-kirjaga, oled punkti 2 alapunktile 2.3;

c) teavita koordinaatorit muutmisega e-kirjaga TRO mitte nõustumise korral.

2 tp jooksul

TRO muutmise eelnõu koostamine ja kooskõlastamine

2.3 Projektikoo rdinaator

a) Koosta TRO muutmise eelnõu ning vajadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert) või ekspert ning algata vajadusel riigiabi/VTA andmise kontrolli protsessi vastavalt TPK 3. peatüki ne väli alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. Vajadusel konsulteeri RA või meetme juhtkomisjoniga.

b) Kui algatajaks on TS, siis menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.jätka

c) Kui algatajaks on RÜ , siis saada TS-le TRO muutmise eelnõu SFOS-i postkasti kaudu ning anna TS-le võimalus [3]

täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

10 tp (v.a. juhul, kui TAT-s on muu menetlus-tähtaeg), vajadusel riigiabi/VTA andmise kontroll vastavalt p.3.2.7 tähtaegadele; lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

2.4 TS a) Nõusoleku korral TS kooskõlastab TRO muutmise eelnõu Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 SFOS postkasti kaudu. alapunktile 2.6., kui on vaja otsus kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9, kui pole vaja kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga.

b) Kui TS ei kooskõlasta TRO muutmise eelnõu, siis TS esitab täiendavad seisukohad SFOS-i postkasti kaudu.

c) Puuduste korral parandab puudused ja saadab parandatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu.

5 tp jooksul

2.5 Projektikoo rdinaator

Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb TRO muutmise eelnõu oluliselt muuta, edasta muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS-le SFOS määrates vastamiseks lühema tähtaja kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel. -s Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp jooksul

2.6 Projektikoo rdinaator

Kooskõlasta TRO muutmise eelnõu RA või meetme juhtkomisjoniga kui TAT näeb seda ette e-kirja teel.

Puuduste tuvastamise korral vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.jätka menetlust

Kooskõlastuse saamise korral vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. jätka menetlust

5 tp ettepaneku saamisest

2.7 Projektikoo rdinaator

Puuduste korral koosta teate TS-le koos vastamise tähtaja ja puuduste põhjendustega.SFOS-s

Kui asjakohane, lisa puuduste teatele RA või meetme juhtkomisjoni hinnangu ning edasta RA-le koopia. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

Vastavalt TAT menetlus-tähtajale; määrab vastamiseks üldjuhul kuni 10 tp

2.8 Projektikoo rdinaator

a) Kui TS avaldust TRO muutmiseks ei rahuldata ja TS-l ei ole toetuse kasutamist ettenähtud tingimustel võimalik jätkata algata TRO täielikult või osaliselt kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise vastavalt antud protsessi punktile 3.

b) Kui RÜ algatusel koostatud TRO muutmise eelnõu asjaolud langevad ära, katkesta RÜ TRO muutmise eelnõu menetluse.

3 tp

2.9 Projektikoo rdinaator

a) Kui TRO muudatuse tegemiseks esitatud info ei ole asjakohane või TS ei ole tähtajaks puudusi kõrvaldanud, algata DHS-s TRO muutmata jätmise otsuse kinnitamise töövoo ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).

Kooskõlastajad:

i. valdkonna eest vastutav TAO jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ

b) Korrektse TRO muutmise taotluse korral algata DHS-s TRO muutmise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).

Kooskõlastajad:

i. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp

Otsuse allkirjastamine

2. 10

TJ/ TRO OJ

Teosta otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontroll DHS-s. Allkirjasta otsus/leping või DHS-s lükka see tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast toetuse summaga [4]

otsuste puhul.

a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.12;

b) Puuduste korral saada teavituse koordinaatorile puuduste kõrvaldamiseks. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

1tp

2. 11

Projektikoo rdinaator

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teosta vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

Otsusest teavitamine

2. 12

Projektikoo rdinaator

Muuda taotlust SFOS-s ja sisesta allkirjastatud ning DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i. Tee otsus/leping taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

1 tp

2. 13

Projektikoo rdinaator

Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d/PO-d vastavalt nõuetele ja registreeri e-kiri/kiri DHS-s. 1 tp

2. 14

Projektikoo rdinaator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, otsuse/lepingu allkirjastamise kohta ja edasta riigiabi/VTA andmed tutvu DHS teavitusega RAR-i liidese kaudu.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul

3. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ algatusel või TS taotlusel. 2021-2027 SV meetmete RÜ teeb taotluse rahuldamise otsuse täieliku või osalise kehtetuks tunnistamise vastavalt ÜM_2022 § 14. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel. Kliima meetmete ja EŠK meetmete TRO-d tunnistatakse vajaduse korral kehtetuks, kui seda võimaldab TAT.

3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise taotlemine

3. 1.1

TS TS esitab SFOS postkasti avalduse TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks.kaudu

Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.3.

Vastavalt vajadusele

3. 1.2

Projektikoo rdinaator /teenuse- koordinaat or/TJ/

Kui TAT näeb ette näeb, siis esita TS avaldus TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks.

Algata TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise.

Vastavalt vajadusele koheselt

Otsuse eelnõu koostamine

3. 1.3

Projektikoo rdinaator

Koostab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab TAO juristi ning kui kohaldub, siis teavitab juristi hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast e-kirja teel.

3 tp

3. 1.4

Projektikoo rdinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu RA-le kooskõlastamiseks e-kirja teel.

1 tp

3. 1.5

RA Vajaduse korral saadab RA kooskõlastuse vastavalt TAT-le.e-kirjaga või kirjaga Vastavalt TAT-s sätestatud tähtaegadele

Otsuse eelnõu kooskõlastamine TS-ga

3. 1.6

Projektikoo rdinaator

Saadab TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu TS-le ja annab 5 tp seisukoha võtmiseks (SFOS-s v.a juhul, kui ).kehtetuks tunnistamine toimub TS taotlusel ning tema taotlus rahuldatakse täielikult

a) kui TS annab kooskõlastuse, siis menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7. jätka

b) kui TS saadab omapoolsed kommentaarid TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõule, siis analüüsi kommentaare, konsulteeri vajadusel asjaomaste osapooltega (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert).

(i) kui otsuse tegemise asjaolud langevad ära, siis lõpeta otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise;

(ii) vajaduse korral vii sisse täiendused. menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.Jätka

1 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Otsuse kooskõlastamine ja allkirjastamine DHS-s

3. 1.7

Projektikoo rdinaator

Algata DHS-s TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise otsuse kinnitamise töövoog.

Kooskõlastajad:

a) valdkonna eest vastutav TAO jurist;

b) TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud [5]

piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul).

2 tp

Otsusest teavitamine

3. 1.8

Projektikoo rdinaator

Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i ja tee muudatused SFOS-s. Tee otsus taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

a) Juhul, kui on otsustatud taotlus täielikult kehtetuks tunnistada, siis muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud“.

b) Juhul, kui on otsustatud taotlus osaliselt kehtetuks tunnistada, siis muuda taotlust SFOS-s.

1 tp

3. 1.9

Projektikoo rdinaator

Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d vastavalt nõuetele ning registreeri kiri/ e-kiri DHS-s. 1 tp

3. 1. 10

Projektikoo rdinaator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saad otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st. Sisesta vastavalt otsusele/lepingule antud abi muudatused RAR-i liidese kaudu.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

Riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul

3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele Avalduse esitamine 3.

2.1 TS Esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta SFOS kaudu. Vastavalt vajadusele

Avalduse läbivaatamine ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitusele edastamine

3. 2.2

Projektikoo rdinaator /Teenusek oordinaator

Kui TAT näeb ette, siis esita TS avaldus toetuse kasutamisest loobumise kohta hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks e-kirjaga.

2 tp jooksul pärast avalduse saamist

3. 2.3

Projektikoo rdinaator /Teenusek oordinaato r/TJ/

Teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat laekunud TS avaldusest, kui kohaldub, siis ka hindamis- või e-kirjaga juhtkomisjoni seisukohast ja tee ettepanek TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada.

1 tp

Rikkumise SFOSi sisestamine

3. 2.4

TAO riskijuhtimi se ja järelevalve talituse juhataja

Suuna laekunud avaldus järelevalve eksperdile e-kirjaga. 1 tp

3. 2.5

Järelevalv e ekspert

Sisesta SFOSi rikkumise aruande. 2 tp

Otsuse koostamine 3. 2.6

Järelevalv e ekspert

Koosta TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Riigiabiga/VTA-ga seotud projekti korral konsulteeri TAO juristiga.

Jooksvalt järelevalve menetluse raames

3. 2.7

Järelevalv e ekspert

Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks TAO juristile .e-kirjaga 1 tp jooksul valmimisest

3. 2.8

TAO jurist Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud ning täienda vajadusel eelnõud, sh lisa asja- ja ajakohane kohtupraktika. Tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile e-kirjaga.

5 tp

3. 2.9

Järelevalv e ekspert

Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile e-kirjaga. 1 tp jooksul

3. 2. 10

Projektikoo rdinaator

Kontrolli, kas otsuse eelnõus kajastatud finantsandmed (mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, numbrid, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed. Saada maksete kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile .e-kirjaga

3 tp

3. 2. 11

Järelevalv e ekspert

Saada otsus TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul

3. 2. 12

TAO riskijuhtimi se ja

järelevalve talituse juhataja

Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud, kooskõlasta see ja saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga.

a) Üldjuhul (v.a EŠK otsuse korral) korrektselt vormistatud otsuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3.2.17.

Vajadusel tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile paranduste sisseviimiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3.2.6.

b) EŠK otsuse eelnõu korral saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile EŠK programmi eksperdile edastamiseks. Vajadusel tee omalt poolt ettepanekud EŠK otsuse eelnõu täiendamiseks.

1 tp jooksul

3. 2. 13

Järelevalv e ekspert

Edasta EŠK otsuse eelnõu EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul

3. 2. 14

EŠK programmi ekspert

Tutvu EŠK otsuse eelnõuga. Edasta EŠK otsuse eelnõu Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul

3. 2. 15

Šveitsi toetuste büroo

Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Kooskõlastab EŠK otsuse eelnõu vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4 e-kirja teel "Finantskorrektsioonid". Vajadusel saadab täiendusettepanekud EŠK otsuse eelnõule.

1 kuu jooksul vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4

3. 2. 16

EŠK programmi ekspert

Tutvu Šveitsi toetuste büroo vastusega (vajadusel kogu täiendavat infot tagastuse kohta ja saada Šveitsi toetuste büroole täiendavat infot). Edasta Šveitsi toetuste büroo kooskõlastus järelevalve eksperdile e-kirjaga.

1 tp jooksul

3. 2. 17

Järelevalv e ekspert

Algata DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisa juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastus kui TAT nõuab /EŠK otsuse eelnõule lisa Šveitsi toetuste büroo kooskõlastus). Kooskõlastajad TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu puhul juhul, kui toetuse summa kuulub tagastamisele: projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ. Lisa töövoog teadmiseks TRO projektikoordinaatorile.

2 tp jooksul

Otsuse kooskõlastamine

3. 2. 18

Projektikoo rdinaator, TAO jurist,

TRO TJ, TAO riskijuhtimi se ja järelevalve TJ

Kooskõlasta otsus DHS-s. 2 tp jooksul

Otsuse allkirjastamine

3. 2. 19

TRO OJ /TAO OJ

Allkirjasta otsus .DHS-s [6] 3 tp jooksul

Otsusest teavitamine

3. 2. 20

Järelevalv e ekspert

Peale otsuse allkirjastamist edasta see SFOS-i postkasti kaudu TS-le. Veendu, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsi kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edasta otsus TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile. Saada RA-le otsus vajaduse korral.

2 tp jooksul tp

3. 2. 21

Järelevalv e ekspert

Teosta vajalikud toimingud SFOS-s (sh. sisesta tagastus ja seo algdokumendid ning uuenda rikkumise aruande). 10 tp jooksul otsuse allkirjastamisest

3. 2. 22

Projektikoo rdinaator

Kui otsusega tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud sisesta vastavalt otsusele/lepingule antud abi muudatused RAR-i liidese kaudu koheselt pärast toetuse tagastamist TS poolt.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d on antud kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsistsi.

1 tp jooksul

3. 2. 23

Projektikoo rdinaator

Võta teadmiseks teade TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise kohta DHS töövoo kaudu.

Taotluse täielikult kehtetuks tunnistamise otsuse korral muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud“ enne projekti katkestatuks märkimist, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on ja kontrolli koostatud, allkirjastatud ja kõik vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ja tagastatud.

1 tp jooksul

[1] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne TRO vormistamist Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.

[2] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra .lisad

[3] Kui õigusaktis (näiteks TAT-s) muudetakse TS kohustusi või õigusi, mis väljenduvad ka TRO-s, siis tuleks kaaluda otsuste muutmist RÜ omal algatusel.

[4] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra . lisad

[5] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad .

[6] Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (nagu kahepoolsete suhete fond, tehniline abi), kus võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja.

3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

Perioodi 2021-2027 struktuurivahendite administratsiooni TA ja EŠK TA meetme ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

1. Projektikoordinaator/ EŠK programmi ekspert Sisestab projekti SFOS-i ja määrab projekti seisundiks rahastatud.

*TA projekti korral sisestab aastapõhise eelarve.

TAT-s toodud tähtajaks Projekt avatud SFOS-s

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.2.1. Maksete protsess

Makse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja). Üldjuhul kontrollitakse makset ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Makse suurem või väiksem ning kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel.

Makse ja ettemakse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 " . TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele Makse ja ettemakse kontroll-lehed" (sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK programmile. TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 "Riigieelarvelise ja kliima meetme makse

" kohaldub RE meetmetele ja kliima meetmetele.ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-leht

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.1. Maksete prognoosi kontrollimise protsess

Kui TAT-s, TRO-s või lepingus on ette nähtud, esitab TS maksete prognoosi projektikoordinaatorile SFOS-i kaudu.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. TS Esitab vastavalt TAT tingimustele maksete prognoosi SFOS-i postkasti kaudu. TS lisab SFOS postkastis kirja pealkirjaks „Maksete prognoos.“

Vastavalt määratud tähtajale Maksete prognoos SFOS- s

2. Projektikoordi naator

Vajadusel saadab TS-le meeldetuletused prognoosi esitamise nõude täitmiseks. 5 tp jooksul tähtajast Kiri SFOS-s

3. Projektikoordi naator

Kontrollib prognoosi õigsu g vajadusel vastavust aastasele st vastavalt TAT-le nin tegevuskavale.

5 tp esitamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Maksete prognoos SFOS- s,

Kiri SFOS-s 4. Projektikoordi

naator Kui TAT sätestab nõude korrigeerida maksete prognoosi, küsib toetuse TS-lt selgitusi ja vajadusel uut prognoosi edasise maksete perioodi kohta.

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess

Ettemakse kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 ettemakse kontroll-lehte (KL3). TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmete ettemaksele. TPK lisa 2 kohaldub RE meetmete ettemakse menetlemisel. [1] Antud protsessipunkt 3.2.1.2 "Ettemakse menetlemise protsess" ei kohaldu rahastamisvahendite ettemakse menetlemiseks. Rahastamisvahendite ettemakse menetlemise protsess on kirjeldatud

protsessipunktis 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess.

Nr Vastu taja (amet ikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kont rolljä lg

Ettemakse menetlemise protsess

1. TS Esitab e-toetuse keskkonnas ettemakse. Vastavalt vajadusele Esita tud e ttem akse

2. Proje ktikoo rdina ator

Kontrollib andmete vastavust nõuetele ning täidab kontroll-lehe.ettemakse 10 tp jooksul ettemakse esitamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kontr oll- leht SFO S-s

3. Proje ktikoo rdina ator

Kontrolli käigus tuvastatud puudusest teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab ett täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata kommentaari lahtrisse „Taotleja kommentaar“. emakse

4. Proje ktikoo rdina ator

Kui on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lisab kontroll-lehe SFOS-i ettemakse juurde.ettemakse

5. Proje ktikoo rdina ator

Aktsepteerib makse SFOS-s. Kand ed SFO S-s

6. Proje ktikoo rdina ator

a) Jälgib ettemakse tähtaegset tõendamist TS poolt (TS esitab kuludokumendid, mis süsteemi poolt lähevad automaatselt ettemakse tõendamiseks). Vajadusel saadab TS-le meeldetuletuse.

b) Kui TS ei tõenda ettemakset ja ei tagasta tõendamata osa mitteriigiabi ettemakse korral STS § 18 lg 9/ ÜSS § 14 lg 3/ TAT-s nõutud tingimustel ja tähtajal ning riigiabi ja VTA ettemakse korral TAT-s või TRO-s nõutud tingimustel ja tähtajal, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

a) Õigusaktis määratud tähtajal

b) Koheselt pärast rikkumise kahtluse tekkimist

Kiri SFO S-s

Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.[1]

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

1. Makse kontrolliprotsess 2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed 3. Tegevuse korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess

Kohaldub Ei kohaldu

Abifond 2021- 2027 SV EGF EŠK Kliima Norra ja EMP tehniline abi (SF OS nr 2014- 2021.1.4) RE meetme d (v.a RE meetme d, kus TAT võimaldab RTK-l algatada makse omal algatuse l)

2021-2027 RRL RE meetmed, kus TAT võimaldab RT K-l algatada makse omal algatusel TAT- s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel)

1.1. LÜHENDID

Makse kulude abikõlblikkuse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisas 12 "Makse ja kontroll-lehed" olevat kontroll-lehte (KL1) ettemakse makse kulude loetelu (v.a

ja kuludokumentide kontroll-lehte (KL2) ning KSM korral) makse makse menetlemise raames teostatakse ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll TPK lisa 12 "Ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll" kontroll-lehe KL4 järgi. KSM-i kontrollimiseks täidetakse TPK lisa 12 makse KL-s "IV Lihtsustatud kulude

TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele, kontroll" kontroll-leht. sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le. TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele.

ÜM_2022 § 11 lg 3 järgi, kui TS ei ole hankija RHS-i tähenduses ja asja, teenuse või ehitustöö (edaspidi ) abikõlblik maksumus ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta ostu ost

maksumuse väljaselgitamiseks korraldama ostumenetluse lähtuvalt ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lõigetest 4-10 ning TAT-s sätestatud nõuetest. ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lg 4–10 järgi teostatud ostumenetluse kontrollist jääb jälg makse KL-le. Kui projektikoordinaator tuvastab ostulepingu täitmise kontrolli käigus lepingu muudatuse, siis ta hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas ÜM_2022 § 11 lg 9 nõuetega. Kui projektikoordinaator tuvastab lepingu täitmise kontrolli käigus lepingu muudatuse, siis ta kääbushanke hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas RHS § 3 (kui TS RHAD näeb ette, siis RHS §123)

Mittehankijast TS ostude summeerimise vajadust tuleb hinnata ÜM_2022 § 11 lõigetes 4–10 . nõuetega toodud üldpõhimõtete alusel lõike 4 punktis 5 sätestatud kohustuse järgi.

TPK Lisa 2 kontroll-leht„Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse “ kohaldub RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-

RE Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“, kus makse kontroll toimub meetmespetsiifilise KL alusel. meetmete menetlemisel ei edasta riigihankeid kontrollimiseks TAO maksete projektikoordinaatorid riigihangete kontrollüksusele. Kliima meetmete menetlemisel edastatakse riigihanked maksete kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK riigihangete kontrollli protsessile 3.2.2.

.Riigihangete kontrolli protsess

Makse KD menetletakse ja menetlemise raames teostatakse ostu- ja hankelepingu täitmise makse kontroll valimipõhiselt TPK lisa 4 valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise "Maksete kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale.

Kui riigihankega seotud kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla ÜM_2022 § 27 (20 000€ ilma KM-ta), siis projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste lõikes 4 sätestatud piirmäärast

sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel.

Kui mittehankija kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla ÜM_2022 § 11 lg-s 3 äts estatud piirmäärast, siis projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel.

TPK lisa 4 ei kohaldu EL SV perioodi 2021-2027 partnerite Norra_EMP meetmele TA maksetele ja (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi".

Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Makse kontrolliprotsess Makse esitamine 1.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas makse. Vastavalt

tingimustele

1.2 Projektikoor dinaator

Kui ei ole esitatud e-toetuse kaudu, sisestab selle koos nõutud dokumentatsiooniga SFOS-i (tehnilise abi meetme korral). makse 3 tp jooksul mak esitamisestse

1.3 Projektikoor dinaator

Kui sisaldab riigihankega seotud kulu(sid), mis eeldavad riigihanke kontrolli tagab, et hankega seotud lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i makse hangete ja lepingute moodulisse.

Esimesel võimalusel

makse esitamisest

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

Hanke suunamine 1.4 Projektikoor dinaator

1) Suunab SFOS-i hangete ja lepingute moodulis hanke (v.a RE meetmetes) riigihangete kontrolli TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 p. punktile 2 (võttes arvesse tabelis 1 toodud korda), kui hange pole eelnevalt läbinud 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess riigihangete kontrolli.

Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud kulud on ületanud

ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära

Kliima ja EŠK meetmetele rakendub sama ÜM_2022 piirmäär

(v. a, kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).

Valimi tegemine ja kulude kontroll

1.5 Projektikoor dinaator

Kontrollib andmete õigsust ja täielikkust Teeb valimi, kui kohaldub valimimetoodika (TPK lisa 4). Valimisse valitud KDd märgistab SFOS-s. m akse vastavalt kontroll-leh(ted)ele ja täidab TPK lisas 12 kontroll-lehed" oleva "Kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja [1] "Makse ja ettemakse (v.a KSM korral) kui kohaldub TPK lisa 4 järgi, siis täidab TPK lisas 12 „ kuludokumentide kontroll-lehed (KL2)“ ja "Ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll-lehe Makse (KL4)". KSM-i kontrollimiseks täidab TPK lisa 12 makse KL-s "IV Lihtsustatud kulude kontroll" kontroll-lehe.

RE meetmete ja kliima meetmete korral kontrollib andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele täites TPK lisa 2 makse [2] „Riigieelarvelise ja kontroll-lehe“ (sh täidab KL1 (v.a RE meetme KSM korral), ja kui kohaldub vastavalt TPK kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse

lisale 4, siis täidab TPK lisa 2 kontroll-lehed KL2 ja KL4).

KD-te, nende tasumist tõendavaid dokumente ning tööde teostamise ja kauba/teenuse kättesaamist tõendavaid KD-te kontrollib vastavalt [3]

konkreetsele toetusskeemile kohalduvale valimipõhisele KD kontrolli metoodikale (TPK lisa 4), koostades valimi või kui seda ei ole põhjendatud juhul võimalik, siis kontrollib 100%-liselt .[4]

20 tp [5]

jooksul makse esimese kulu esitamisest, lisandub

puuduste kõrvaldamise tähtaeg

Puuduste tuvastamine ja parandamine

1.6 Projektikoor dinaator

KD-de kontrolli käigus tuvastatud puudusest/ mitteabikõlblikust kulust teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid dokumendi „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab KD-d täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata KD-i kommentaari lahtrisse. Kui sama puudus esineb mitmes KD-s korraga, siis võib saata TS- le puuduse kõrvaldamiseks projekti postkasti kaudu. Palub TS-l mitteabikõlblik kulu välja võtta. Vajadusel salvesta fail valimis olevate kuluridade juurde „Seotud dokumendid“.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas,

lisandub puuduste kõrvaldamiseks üldjuhul kuni 10 tp

1.7 Projektikoor dinaator

Kui kontrollimisel tekib nõuetele mittevastavuse kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse kontrolliga, edastab vajaduse TAO riskijuhtimise makse ja järelevalve talituse juhile erakorralise kohapealse kontrolli teostamiseks Protsess jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile .e-kirjaga 3.2.3.

.Tegevuste kohapealse kontrolli protsess

1 tp kahtluse tuvastamisest

1.8 Projektikoor dinaator

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktis 2 toodud tähtajas

1.9 Projektikoor dinaator

Kui menetluses olev makse on ette nähtud FKO-ga/tagastusega tasaarveldamiseks, siis enne kulude maksmisele saatmist veendub SFOSi teavituse „Projektile on lisatud tagastus, mis tasaarveldatakse“ ja tagastuse seisund on „Tasumata“ olemasolust.

Jätkab abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust vastavalt punkti 1. alapunktile 1.14.makse

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 10

Projektikoor dinaator

Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust ette nähtud ja enne FKO tagasimakse tähtaja saabumist kuulub menetluses olev maksmisele, on võimalik TS makse nõusolekul laekumata tagastus tasaarveldada.

1. teavitab TS-t antud võimalusest audu ning annab TS-le 5 tp aega nõusoleku andmiseks;SFOS postkasti k

2. TS nõusoleku korral teavitab järelevalve eksperti ja palub SFOS-is laekumata tagastusele lisada tasaarvelduse märge enne e-kirja teel väljamaksmisele saatmist.

Jätkab abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust punkti 1 alapunktist 1.14. makse

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas; lisandub vastamise aeg

1. 11

Projektikoor dinaator

Kui menetluses on FKO-ga seotud ja vähendamisele kuuluvad kulud, siis teavitab TS-t kulude vähendamise toimingust märkides teavituse KD kommentaari lahtrisse või edastades teavituse SFOS postkasti kaudu. Abikõlblikku kulu vähenda pärast 3 tp möödumist alates teavituse TS-le b edastamisest või pärast TS vastuse saamist. Teavitab e-kirja või SFOS postkasti kaudu kulu vähendamisest või vähendamisele kuuluva kulu parandamisest FKO-d koostanud järelevalve eksperti.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 12

Projektikoor dinaator

Kui menetluses oleva kulu raames on algatatud rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8, analüüsib võimalust jätkata kulu menetlust abikõlblikuks määratud osas.

Teavitab TS-t kulu vähendamisest ja annab TS-le 5 tp aega nõusoleku esitamiseks.SFOS postkasti kaudu

TS nõusoleku korral vähendab SFOS-s vastavalt järelevalve eksperdiga kokku lepitud rikkumise määras kulu ja lisab dokumendile RÜ sisese märkuse, mis sisaldab esialgset abikõlbliku kulu summat ning, kui palju on kulu vähendatud.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 13

Projektikoor dinaator

Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise menetlus lõpetatakse ja kulu tunnistatakse abikõlblikuks (sh FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis sisestab SFOSi KD-i uuesti liigselt kinni peetud kulu ulatuses vastavalt FKO-le või rikkumise äralangemise memole. KD-le lisab RÜ sisese märkuse, märkides ära, et liigselt kinni peetud kulu on abikõlblik ning lisab algse KD tunnuse ning kui kohaldub, laeb üles KD-i juurde rikkumise äralangemise memo. Eraldi kontroll-lehte uuesti sisestatud KD-le ei koosta.

5 tp jooksul rikkumise menetluse lõpetamisest

Muude nõutud kontrollide teostamine enne makse tasumisele saatmist

1. 14

Projektikoor dinaator

Kui väljamakse teostamise eelduseks on vahe- või lõpparuande kinnitamine ja/või hangete kontrolli ja/või kohapealse kontrolli teostamine, veendub nõude täitmises.

Enne makse tasumisele saatmist

Makse KL ja valimi tabeli lisamine SFOS-i

1. 15

Projektikoor dinaator

Kui on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 12 KL1, KL2 ja KL4 ning SFOS-i.makse valimi tabeli

RE meetme korral, kui on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades (sh. KL1, KL2, KL4) ning makse Lisa 2[6] valimi tabeli SFOS-i.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

Makse II tasandi kontroll

1. 16

Projektikoor dinaator

Kui meetme tegevuse riskide hindamise kaardistusega kohaldatakse II tasandi kontrolli määrab täiendava kontrolli seisundi maksele maksele „Kuludokumendi II tasandi kontroll“. Suunab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale II tasandi kontrolliks.makse

Kui ei kohaldu II tasandi kontroll, jätkab menetlust punkti 1 alapunktist 1.23.maksele

Koheselt pärast I tasandi kontrolli lõpetamist

1. 17

TAO riskijuhtimis e ja järelevalve talituse juhataja

Suunab järelevalve eksperdile II tasandi kontrolli. makse 1 tp

1. 18

Järelevalve ekspert (II tasandi kontrollija)

Kontrollib andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele.makse

Kui projektikoordinaator on moodustanud valimi, siis kontrollib kuludokumente valimi ulatuse piires vastavalt valimi moodustamise metoodikale.makse

Kui I tasand on kontrollinud 100%-liselt, teostab II tasandi kontrolli vastavalt meetme tegevuse riskide hindamisel määratule kas samas või makse väiksemas mahus.

5 tp

1. 19

Järelevalve ekspert

Puuduste korral edastab tähelepanekud projektikoordinaatorile ja suunab tööülesande SFOS-s tagasi projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub punkti 1 alapunktist 1.6.

1. 20

Järelevalve ekspert

Olles veendunud korrektsuses, lisab kontroll-lehe ja kui asjakohane siis ka riskianalüüsi ja/või võetud valimi juurde SFOS-i. makse makse

1. 21

Järelevalve ekspert

Määrab seisundi „Lõpeta kontroll“.maksele

1. 22

Järelevalve ekspert

Suunab SFOS-is kuludokumendid projektikoordinaatorile ning teavitab, et kontroll on lõpetatud.

Makse maksmisele saatmine

1. 23

Projektikoor dinaator

Saadab maksmisele makse SFOS-s. 1 tp

1. 24

Projektikoor dinaator

Kui makse läheb seisundisse „vigane“ ja veateade on seotud SAP-iga (näiteks: „Arvelduskonto puudub SAP-s“, „Hankija nimi puudub SAP-is“, „SAP-s ), siis koordinaator teavitab koheselt SFOS kasutajatuge ).puudub hankijal IBAN“, „Grant S1GSF-RT14-02721 does not exist“ vms. [email protected]

Esimesel võimalusel

RAR kanded 1. 25

Projektikoor dinaator

a) Kui väljamakstud esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded projektikoordinaator, siis menetlus jätkub makses vastavalt punkti 1 alapunktile 1.26.

b) Kui väljamakstud esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis edastab vastava makses SFOS teavituse talituse töökorraldusest lähtuvalt teenusekoordinaatorile e-kirjaga.

1 tp jooksul

1. 26

Projektikoor dinaator/ Teenuseko ordinaator

Sisestab RAR-i projektis väljamakstud abi. Väljamakstud abi kindlaks- tegemiseks on võimalik kasutada SFCS aruannet SF08 „Projektide maksed“. RAR põhimääruse kohaselt riigiabi hiljemalt 15 tp väljamaksest,

VTA hiljemalt 5 tp jooksul alates väljamaksest

2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed OF ulatuses tasutud KD esitamine

2.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumendid sooviga teha makse arve väljastajale või TS-le vastavalt RÜ poolt nõutud tingimustele. [7]

Vastavalt tingimustele

OF ulatuses tasutud KD kontroll

2.2 Projektikoor dinaator

Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide puhul veendub esmalt, et:

1) TS-l on arve väljastajalt kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse otse tarnijale või töövõtjale ja

2) on võimalik menetleda arvel märgitud tähtajaks. makset

Kui ei ole võimalik arvel märgitud tähtajaks makset teostada, siis teavitab sellest TS-t Kui TS kirjalikult nõustub (nt kokkuleppel SFOS postkasti kaudu. töövõtja/tarnijaga) arvel märgitust hilisema tähtpäevaga maksega, võtab makse menetlusse. Kui TS ei nõustu pikema tähtajaga, jätab makse menetlusse võtmata ja suunab makse tagasi TS-le.

Menetlusse võetud korral teostab kontrollitoimingud vastavalt punkti 1 alapunktides 1.3-1.25 toodud protsessile.makse

Enne sismakse ulist kontrollimist

Tõendamistaotluse esitamine

2.3 TS Kui makse tehakse TS-le, siis esitab e-toetuse keskkonnas tõendamistaotluse ette antud tähtajaks. RÜ poolt määratud tähtaeg

Kulude tasumise kontroll

2.4 Projektikoor dinaator

Kontrollib kulude tasumist ja aktsepteerib tõendamistaotluse SFOS-s. 3 tp jooksul dokumentide saamisest

Puuduste tuvastamine ja

parandamine

2.5 Projektikoor dinaator

Kui tasumata kuludokumentide kogusumma tasumine ei ole TS poolt tähtajaks tõendatud, saadab TS-le meeldetuletuse ja SFOS postkasti kaudu määrab kirjas uue tähtaja.

Kui TS ei ole vastavat summat uueks tähtajaks tasunud ja tõendanud, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

1 tp tähtaja saabumisest

3. korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsessTegevuse Vigade, tegevuste või finantsallikate korrigeerimiseks teavituse koostamine

3.1 Projektikoor dinaator

Vigade, või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud , koostab teavituse TAO riskijuhtimise ja tegevuste [8] e-kirjaga järelevalve talituse juhatajale tagastuse „muu kulude vähendamine“ sisestamiseks.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

3.2 Projektikoor dinaator

Kasutamata jäägi tagastamiseks koostab TS-le teavituskirja kuhu märgib tagastamisele kuuluva summa, tagasimakse ettemakse SFOS postkasti kaudu, tegemiseks vajalikud rekvisiidid ja tähtaja. Vajadusel täpsustab rekvisiite järelevalve eksperdiga.

Makse korrigeerimine

3.3 TAO riskijuhtimis e ja järelevalve talituse juhataja

Annab järelevalve eksperdile tööülesande „muu kulude vähendamise“ sisestamiseks e-kirja teel.

3.4 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Sisestab SFOS-i tagastuse „muu kulude vähendamine“, kaasates vajadusel projektikoordinaatori.

tehnilise korrigeerimise või jäägi sisestamise korral lisab SFOS-s alusdokumendiks kulude vähendamist/korrigeerimist selgitava Makse ettemakse dokumentatsiooni (projektikoordinaatori teavituskiri). Informeerib projektikoordinaatorit, kui „muu kulude vähendamine“ on SFOS-i sisestatud.

Jälgib, et nõue saab tasutud. Kui saab RTK raamatupidajalt teavituse ettemakse jäägi laekumise kohta, märgib tagastuse laekunuks.

Teavitab projektikoordinaatorit laekumisest/mittelaekumisest e-kirja teel.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

3.5 Projektikoor dinaator

Vigade, või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud, sisestab SFOS-i korrigeeriva , mis vajadusel tegevuste makse läheb väljamaksmisele või tasaarveldamisele.

[ ] Kehtiv TPK lisa 12 on siseveebis TPK lisade juures lingil . Töökorra lisad

Lisas 2 on märgitud RE meetme[2] d ja kliima meetmed, millele see kohaldub. Kehtiv TPK lisa 2 on siseveebis TPK lisade juures lingil . Töökorra lisad Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.

[3] ÜM_2014 § 11 lõike 4 kohaselt ei pea riigiasutus koos maksega esitama kontrolliks kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksused ja nende asutused ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist tõendavaid dokumente. ÜM_2022 § 24 lõike 3 kohaselt riigiasutus ei pea esitama kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksus ja tema asutus ning muu avalik-õiguslik juriidiline isik palga ja sellest tasutavate maksude ja maksete tasumist tõendavaid dokumente.

Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid [4] dokumente.

Maksete menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse.[5]

TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1.[6]

[7] Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad dokumendid.

Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess.[8]

3.2.1.4. Makse RTK algatusel

Protsess kohaldub RE meetmetele, kus TAT võimaldab RTK-l algatada makse omal algatusel TAT-s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel). Projektikoordinaator ei täida TPK lisa 2 " nende RE meetmete Riigieelarvelise ja kliima meetme makse ja riigieelarvelise meetme ettemakse kontroll-lehte" maksete korral, mis on algatatud RTK omal algatusel vastavalt TAT-le. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll-lehte aruande kontrollimiseks.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1 TRO projektikoordinaator

Sisestab ja kinnitab SFOS-s makse vastavalt TRO-le ja saadab makse SFOS-s maksmisele.

TRO-s määratud tähtajaks

SFOS kanne

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess

1. Riigihanke eelnõustamine 2. Riigihangete kontroll, sh makse raames 3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest 4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine

Kohaldub Ei kohaldu

ABIFOND EGF EMP_No rra TA EŠK Kliima 2021- 2027 SV

1.1. LÜHENDID

Riigihangete korral toimub hankijate eelnõustamine ja riigihangete kontroll. Antud protsess ei kohaldu mittehankijatele – mittehankijast TS ostumenetluse kontroll toimub vastavalt RTK TPK protsessipunktile 3

..2.1.3. Makse menetlemise protsess

Eelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enne hanketeate jt. või peale riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris (RHR), (b) hanketeate avaldamise järgselt hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt hankelepingute muudatuste eelnõude alusel. Vajaduse korral eelnõustatakse järgmiste riigihanke menetlustega seotud dokumentide alusel: lihthankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus ning ideekonkurss.

Eelnõustamine toimub TS soovil või on TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tulenev kohustus. Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega arvestamine ei ole TS-le täitmiseks kohustuslik. Hankedokumentide eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga SFOS-s. Riigihanke alusdokumentide alusel eelnõustamist ja I tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel vähemalt KAMINa lisas olevatele riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täideta.

Riigihangete kontrolli teostatakse vastavalt ÜM_2022 § 11 lõigetele 1-2 ning § 27 lõikele 4 , võttes aluseks riigihangete seaduse ( ) ja edaspidi RHS KAMIN ptk 7.

Hankelepingud alates riigihanke piirmäärast ja nende muudatused kontrollitakse 100%. Hangete kontroll peab olema teostatud enne kontrolli lõpetamist. Kui toetuse saaja hangete kontrollides pole makse rikkumise kahtluseid tuvastatud, siis on hankelepingute muudatusi võimalik kontrollida ka jooksvalt vastavalt TPK-le ja TPK lisale 4.

Kontrollimiseks kasutatakse KAMINa lisas olevaid riigihangete KL-i, mis lisatakse kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on sisestatud SFOS-i, saab projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS vastava riigihanke kulud esitab.makses Kui riigihanke kontroll viiakse läbi paralleelselt makse menetlusega, peab enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hankekontroll ja II tasandi hankekontroll, kui kontrollipõhimõtted nii ette näevad. II tasandi kontrollipõhimõtted kirjeldatakse TPK lisas 11.

Hanke II tasandi kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse üldjuhul läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega, välja arvatud, kui riskide hindamisel on kokkulepitud teisiti. Kindla fookusega kontrollis täidab II tasandi kontrollija TPK lisa 1 kontroll-lehte, mis sisaldab KAMINa lisas oleva kontroll- lehe kontroll-küsimusi. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK lisasse 11.

RTK-l ei ole kohustust kontrollida õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne riigihanke teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib SFOS-i. projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis suunab riigihanke hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega.

ÜM_2022 § 27 lg 4 järgi, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, kontrollitakse riigihanke kooskõla RHS §-s 3 nimetatud põhimõtetega või kõnealusele riigihankele kohalduvate RHS sätetega.

Tabelis 1 nimetatud ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära ilma km-ta rakendatakse kliima meetmete ja EŠK meetmete hangetele, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on alates sellest piirmäärast ilma km-ta sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest (v. a., kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).

Protsessiomanik

TAO riigihangete kontrollüksuse hankeekspert

Kui TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib hankeeksperdiga saates

Hankijaks määratlemise osas konsulteerib . pöördumise e-listi [email protected] projektikoordinaator TAO riigihangete kontrollüksuse juhiga.

Antud protsess RE meetmetele ei kohaldu. RE meetmetes teeb riigihangete kontrolli riigihangete kontrolli projektikoordinaator RE meetme makse KL alusel.

EŠK projektide TRO-s EŠK RÜ sätestab TS kohustuse tagada EŠK toetuste büroo esindajale ligipääs RHR-s olevatele hangetele vajalike dokumentidega tutvumiseks. EŠK toetuste büroo esindaja peab ennast RHR kasutajaks registreerima ja seejärel TS, kes on Eesti hankija lisab ta enda hanke juurde esindajaks ja seeläbi hakkab esindaja saama teavitusi ja saab RHR protsessi jälgida.

Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust standardiseeritud ühikuhinna alusel ja ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. Kui tegelike kulude alusel hüvitatav on 20 000 € kulu km-ta või sellest suurem, siis tuleb riigihange suunata kontrolli arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust.

Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud liigist juhul, riigihanke menetluse kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates ÜM_2022 § 27 lg 4 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema menetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale menetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll- lehe alusel hankeeksperdi poolt.

Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse finantskorrektsiooni tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud.

Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist

RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse konkreetse hankelepingu AK kulude summast, mis peab olema võrdne 20 000 euroga ilma KM-ta või enam.

EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt antud 3.2.2. protsessipunkti punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale ning vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Hindamise tulemusel võib Šveits esitada soovitusi dokumentide muudatusteks. Neid soovitusi võib arvesse võtta ja vajaduse korral teavitatakse sellest Šveitsi toetuste bürood. RKÜ saadab Šveitsi toetuste büroole Šveitsis RHAD põhiteavet sisaldava teabevormi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Täidetud teabevorm esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 5 tp enne hanke avaldamist. Šveits keskendub seejuures oma valikuprotsessis 500 000 Šveitsi franki ületavatele riigihangetele, kuid võib kaasata ka väiksemas summas Šveitsi toetuste riigihankeid uuringute jaoks. bürool või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda vaatlejana pakkumuste hindamisel. RKÜ teatab Šveitsile hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt viis 5 tp enne koosolekuid. Šveitsi toetuste bürool on õigus välja nõuda riigihangete hindamisaruandeid ja sõlmitud lepinguid ning nõutud dokumendid esitatakse RKÜ poolt hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.

Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus

Nr Menetlusliik Ri igi ha nk e

I ta sa nd i ko nt ro llija

Riigihank e kontrolli ulatus

Riigihanke II tasandi kontrollija[

Riigiha nke kontroll i ulatus

Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele, kui ÜM_2022 § 27 lg 4 kohaselt on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem.

1. (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates Kääbushanked 20 000 € km-ta Kääbushange on alla lihthanke piirmäära (või alla . riigihanke piirmäära, kui RHS sellele

.riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus [2]

Pr oj ek tik oo rdi na at or

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata , siis 100%

RH II tasandi kontroll ei kohaldu kääbushangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu kääbush angetele

2. Raamlepingu alusel sõlmitud esimene hankeleping[3] abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta (juhul kui vastavas makses on rohkem kui 1 raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, siis valitakse kontrolli suurima

maksumusega hankeleping abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta. Kui vastava makse suurima abikõlbliku maksumusega hankelepinguga seotud kulud jäävad alla 20 000€ km-ta, kuid koos järgnevate maksetega ületavad 20 000€ km-ta, siis kontrollib sellise hankelepingu hankeekspert koos raamhankega).

H an ke ek sp ert

100% kontrolli suunatud hangetele

Järelevalve ekspert, kui maksel

kohaldatakse e jooksvat II tasandi kontrolli

Riskipõh ine kontroll

3. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingud (v.a antud tabeli punktis 2 hankeeksperdi poolt kontrollitud esimene hankeleping) abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta.

Pr oj ek ti- ko or di na at or

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata , siis 100%

Järelevalve ekspert, kui maksele kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskipõh ine kontroll

4. Teadus ja Arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p 19) ja RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand

Pr oj ek ti- ko or di na at or

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata , siis 100%

Järelevalve ekspert, kui maksele kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskipõh ine kontroll

5. Erandid RHS § 11 lg 1 (va tabeli punktis 4 toodud RHS erandid) H an ke ek sp ert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata , siis 100%

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskipõh ine kontroll

6. Sisetehingud RHS § 12 H an ke ek sp ert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata , siis 100%

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale

(TPK lisa 11)

Riskipõh ine kontroll

7. Lihthanked H an ke ek sp ert

100% vali mi alusel kontrolli suunatud hangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu lihthangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu lihthang etele

8. Avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus ja ideekonkurss.

H an ke ek sp ert

100% kontrolli suunatud hangetele

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskipõh ine kontroll

Etapp Nr Vastutaja (ametikoh t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Riigihanke eelnõustamine RHAD esitamine

1.1 Taotleja /TS

Esitab SFOS-i postkasti kaudu riigihanke alusdokumendid (lisab kirja pealkirjaks hanke riigihangete registri viitenumbri). Vastavalt vajadusele

Eelnõusta misele suunamine

1.2 Projektikoo rdinaator

Tee valik a-c ja EŠK puhul kontrolli, kas kohaldub ka punkt d).

a) Juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud suuna projekt/ projekti kiri SFOS-s riigihangete kontrollüksuse juhile, määra TAO riigihangete kontrollüksuse juhi projekti omanikuks.

b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suuna SFOS-i hanke moodulist hange TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, määra ta objekti omanikuks.

c) korral suuna edasi leping SFOS hangete ja lepingute mooduli kaudu riigihanke Hankelepingu muudatuse eelnõu eelnõustamiseks sellele hankeeksperdile, kes on varasemalt kontrollinud sama riigihanget. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

Teavita TAO riigihangete kontrollüksuse juhti/ hankeeksperti SFOS töölaua kaudu, kas vastavalt TAT-le ja/või toetuse rahuldamise otsusele on RHAD esitatud kohustuslikuks riigihanke alaseks eelnõustamiseks või vabatahtlikuks riigihangete

alaseks nõustamiseks. Suunamise infoks lisa viide, kus asuvad dokumendid, mida tuleb eelnõustada ning võimalusel ka riigihanke viitenumbri. EŠK puhul lisa juurde märkus, kas RHAD tuleb kooskõlastada Šveitsiga.

d) EŠK riigihanke korral juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud ja juhul kui riigihange kuulub RKÜ hangete plaani (vt. RKÜ hangete plaani CHF programmi üldkaustas X:\Yld\Šveitsi hanked), siis suuna SFOS postkasti RHAD kiri TAO EŠK programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1. alapunktile 1.8.

Vastavalt TAT tähtaegadele või vastavalt riigihanke alusdokumentide laekumisele

1.3 TAO riigihanget e kontrollüks use juht

Edasta saabunud tööülesanne SFOS-is vastavale hankeeksperdile (eelnõustajale). Kontrolljäljeks jääb suunamine SFOS-s. 2 tp jooksul riigihanke alusdokumentide saamisest

Eelnõusta mine

1.4 Hankeeks pert (eelnõustaj a)

Vaata riigihanke alusdokumendid, otsuste eelnõud või hankelepingu muudatuse eelnõud üle ja koosta soovituslik hinnang esitatud dokumentidele.

10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

1.5 Hankeeks pert

(eelnõustaj a)

Kui kontroll ja/või tähelepanekute edastamine eeldab RM RORO-ga kontakteerumist, suhtle RM RORO-ga ja teavita projektikoordinaatorit ja taotlejat/TS-t tähtaja võimalikust pikenemisest.

1.6 Hankeeks pert

(eelnõustaj a)

a) Edasta hinnang ja/või tähelepanekud TS-le SFOSi kaudu (v.a EŠK korral, kui on kohustus kooskõlastada RHAD Šveitsi toetuste bürooga). Teavita TS-t, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale. Menetlus jätkub [6]

vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7.

b) EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.

Kontroll-lehte ei täida.

1.7 Hankeeks pert (eelnõustaj a)

Eelnõustamise lõpetamisel suuna objekt projektikoordinaatorile tagasi SFOS-s.

Täiendav E ŠK RHAD kooskõlast amine Šveit si toetuste bürooga

1.8 EŠK programmi ekspert

Saada RHAD Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel ja salvesta TAO võrgukettale CHF programmi kausta X kettale e-kirjad koos dokumentidega.

1.9 Šveitsi toetuste büroo

Kontrollib RHAD-i. Saadab kommentaarid e-kirja teel EŠK programmi eksperdile. Jooksvalt

1. 10

EŠK programmi ekspert

Tutvu Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega RHAD-i kohta ja edasta kommentaarid hankeeksperdile hankee-kirjaga. Võta eksperdi kontaktandmed X kettalt RTK toetuse valdkonna hangete tabelist.

2 tp jooksul kommentaaride saamisest

1. 11

Hankeeks pert

Koonda Eesti ja Šveitsi kommentaarid RHAD kohta ja saada vastus TS-le eavita TS-t kohustusest täita vorm SFOS kaudu. T RHAD kohta. Eelnõustamise lõpetamisel suuna objekti projektikoordinaatorile tagasi.

2 tp jooksul pärast Šveitsi kommentaaride saamist

1. 12

EŠK programmi ekspert

Jooksvalt lae üles Confluence keskkonda EŠK hangete plaan (märgi juurde EŠK hangete plaani versiooni numbri), seejuures muuda EŠK hangete plaani vastavalt vajadusele. Teavita Šveitsi toetuste bürood pakkumuste hindamisest ette 5 tp e-kirja

teel.

1 kuu jooksul pärast vastava toetusmeetme lepingu sõlmimist RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. EŠK hangete plaani muudab vastavalt vajadusele

2. Riigihangete kontroll, sh makse raames Hanke sisestamin e SFOS-i

2.1 TS Sisestab hanke SFOS-i hanke moodulis projekti juurde. Loob hanke lisades RHR hanke viitenumbri. Kui tegemist ei ole e- menetlusega, siis edastab hankega seotud dokumendid.

Hiljemalt hankega seotud kulude esitamisel makses

2.2 Projektikoo rdinaator

Veendu, et kontrollitav hange on lisatud ning lepingu fail on üles laetud SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. Kui tegemist ei ole e-menetlusega veendu, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad.

Koheselt, hiljemalt makse menetluse algatamisel

Riigihanke kontrolli suunamine

2.3 Projektikoo rdinaator

Suuna TAO riigihangete kontrollüksuse juhile

a) ekspertiisi lähtudes TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktis 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess toodud hange kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1). Raamhanke puhul lisa tööülesande suunamisele selgitus, kas koos raamhankega on vaja kontrollida ka esimene hankeleping AK kuluga alates 20 000 € km-ta (vt. tabel 1 punkt 2).

b) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse) korral lae üles SFOS hanked ja lepingud moodulisse muudatuse väärtust puudutav info (akt) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkulepe ning seo vastava lepingu külge ja suuna edasi sama mooduli kaudu hankeekspertiisi hiljemalt projekti lõpus lõppmakse menetlemisel. leping Hanke korduval kontrollimisel (hankelepingu muudatuse ja tellija reservi kasutamise korral) suuna leping varasemalt kontrollinud hankeeksperdile (menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5) ja lisa tööülesande suunamise kirjeldusse kontrolliobjekti täpsema info.

Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteeri ehituseksperdiga ja lisa juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust ei ole veel tehtud, siis lisa info, kas ja millal seda tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette ehituseksperdiga kooskõlastamist, on ehituseksperdiga kooskõlastamine kohustuslik.

c) Kui teine RÜ on projekti esitatud riigihankes tuvastanud finantsmõjuga tähelepaneku, saada e-kirjaga vastav info riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

a)-b)Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud abikõlblik kulu on vähemalt km-ta 20000 €

c) Koheselt, sõltumata sellest, kas riigihankega seotud abikõlblikud kulud on 20 000 eurot km-ta või rohkem

2.4 TAO riigihanget e kontrollüks use juht

Suuna hange SFOS-i kaudu edasi vastavale hankeeksperdile. Tööülesande saabumisel 5 tp jooksul

Riigihanke I tasandi kontroll

2.5 Hankeeks pert

Küsi hankele vaatlejaõigused. Ava SFOS-is hankekontroll ja määra kontrolli seisundiks „sisestamisel“.

Kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist KL alusel (KAMINa Vajadusel konsulteeri RM , juristi, järelevalve eksperdi või muu asjaomase osapoolega. riigihangete KL). RORO-ga Koos

hankelepingu muudatuse kontrolliga kontrolli ka selleks ajaks lisandunud alltöövõtjaid (RHS §122) [4] vastavalt KAMINa riigihangete KL küsimusele.

10 tp jooksul vaatleja õiguste saamisest, lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg

2.6 Hankeeks pert

täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks.Puuduste korral koosta teade ja edasta TS-le teade SFOS-s

2.7 Hankeeks pert

rgi kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Lae üles hankelepingu juurde edukas pakkumus.Sisesta KL SFOS-i ja mä

2.8 Hankeeks pert

Kui tuvastab rikkumise, tee KL-le märkus, sisesta hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepanek SFOS-i. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

2.9 Hankeeks pert

Kontrollitoimingu lõpetamisel:

· Kui oled tuvastanud rikkumise ja kontrolli lõpetanud, siis edasta e-kirja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale koos infoga tuvastatud rikkumise kohta ja hanget II tasandi kontrolli ei saada. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. Suun a hange koordinaatorile SFOS- kaudu ja teavita tuvastatud rikkumisest.

· Suuna hange/leping tagasi projektikoordinaatorile, kui puudusi ei tuvasta ja, kui hankele ei kohaldata SFOS kaudu jooksvat II tasandi riigihangete kontrolli.

· Kui puudusi ei tuvasta, siis suuna hange/leping SFOS kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdile kui hankele kohaldub II tasandi riigihangete kontroll.

Riigihanke II tasandi kontroll

2. 10

TAO riskijuhtimi se ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert

Otsusta vastavalt TPK lisa kirjeldatud valimimetoodikale riigihanke II tasandi kontrolli vajadus.s 11

Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik, suuna tööülesanne SFOS-i kaudu järelevalve eksperdile. Pea tabelit talle I tasandi poolt edasi suunatud hangete kohta, et oleks tagatud kontrolljälg, mis kontrollipõhimõtte alusel hange edasi II tasandi kontrolli suunatakse.

Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik, suuna SFOS-i kaudu tööülesanne projektikoordinaatorile.

Tööülesande saabumisel 2 tp jooksul

2. 11

Järelevalv e ekspert (hangete II tasandi kontrollija)

Kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist vastavalt hangete TPK lisa 1 kontroll-lehele ja vastavalt TPK 3. osa alapeatüki punkti 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess kontrolli-põhimõtetele.3.2

10 tp jooksul tööülesande saamisest (lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg)

2. 12

Järelevalv e ekspert

Puuduste korral koosta teade ja edasta TS-ile teade täiendavate selgituste saamiseks. Vajadusel suhtle enne SFOS kaudu väljastamist I tasandi kontrollijaga.

2. 13

Järelevalv e ekspert

Sisesta KL SFOS-i.

2. 14

Järelevalv e ekspert

Kui tuvastad rikkumise, tee KL-le märkus ja menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki punktile 2.3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

2. 15

Järelevalv e ekspert

Suuna kontrollitoimingu lõpetamisel hange/leping SFOS kaudu projektikoordinaatorile ja märgi juurde, kas puuduseid tuvastati või mitte.

2. 16

Projektikoo rdinaator

Tööülesande saabumisel jätka menetlust vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1 "Maksete protsess" alamprotsessile .3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

Vastavalt makse menetlemise tähtajale

3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest RHAD teabevormi täitmine

3.1 TS Täidab RHAD teabevormi kõigi RKÜ poolt nõutud riigihangete kohta:

a) mille maksumus on koos KM-ga üle 500 000 Šveitsi franki. Esitab täidetud pakkumuse põhiteavet sisaldava teate vormi RKÜ programmieksperdile e-kirjaga;

b) muude riigihangete kohta, mille kohta esitab Šveitsi toetuste büroo vastava infopäringu RKÜ programmieksperdile.

RKÜ poolt määratud tähtajaks; mitte hiljem kui 10 tp enne avaldamist

RHAD teabevormi ja lisainfo edastamine Šveitsi toetuste büroole

3.2 EŠK programmi ekspert

Tutvu esitatud täidetud RHAD teabevormiga ja edasta see Šveitsi toetuste büroole e-kirjaga. Hiljemalt 5 tp enne pakkumuse avaldamist Eestis

3.4 Šveitsi toetuste brüoo

Taotleb e-kirja teel RHAD ingliskeelse tõlke kättesaadavaks tegemist pakkujatele.[5] Vastavalt vajadusele

3.5 EŠK programmi ekspert

Saada Šveitsi toetuste büroole RHAD inglise keeles, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi e-kirjaga franki ning muud RHAD vastavalt Šveitsi toetuste büroo infopäringule. Küsi TS-lt vajalikud dokumendid.

Vastavalt vajadusele

3.6 EŠK programmi ekspert

Saada RHAD ingliskeelne tõlge Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 10 tp jooksul pärast Šveitsi toetuste büroo infopäringu saamist

EŠK pakkumust e hindamine

3.7 TS Teavitab EŠK programmi eksperti mis on pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. e-kirja teel, hiljemalt 7 tööpäeva enne koosolekut.

3.8 EŠK programmi ekspert

Teata Šveitsi toetuste büroole pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad e-kirjaga. hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut.

3.9 Šveitsi toetuste büroo või tema määratud kolmas isik

Osaleb vajadusel pakkumuste hindamise koosolekul. Hindamiskoosolekud võivad toimuda kontaktsete kohtumistena või toimub pakkumuste hindamist puudutav infovahetus ja otsustused pakkumuse hindamise kohta tehakse kirjalikult.

Vastavalt vajadusele

3. 10

TS Koostab hindamisaruande ja säilitab selle vastavalt TS teabehalduse korrale. Üldjuhul 5 tp jooksul või vastavalt EŠK-ga kokku lepitud tähtajaks

3. 11

Šveitsi toetuste brüoo

Nõuab välja hindamisaruande ja sõlmitud lepingute või nende osade eksemplari e-kirjaga.

Šveitsi toetuste bürool on õigus nõuda välja otsused pakkumuse hindamise kohta ja sõlmitud lepingud. Nõutud dokumendid esitatakse hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.

Vastavalt vajadusele

3. 12

EŠK programmi ekspert

Esita nõutud dokumendid Šveitsi toetuste büroole. Vajadusel esita büroole lepingu sõlmimisega seotud teave, mida Šveits võib nõuda täiendavate infopäringute alusel. E-kiri salvesta CHF programmi kausta X:\Yld\Šveitsi hanked.

Hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist

4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine Hangete plaani vormi

4.1 EŠK programmi ekspert

Koosta hangete plaani vormi ja saada see TAO riigihangete kontrolliüksuse juhile kommenteerimiseks e-kirjaga. Hangete plaani vorm säilita CHF programmi üldkaustas X:\Yld\Šveitsi hanked.

Hiljemalt pärast toetusmeetme taotluse allkirjastamist

koostamine

4.2 TAO riigihanget e kontrolliük suse juht

Kooskõlasta hangete plaani vorm ja saada kooskõlastus EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. Puuduste korral saada kommentaarid EŠK programmi eksperdile e-kirjaga.

5 tp jooksul

4.3 EŠK programmi ekspert

Vajadusel täienda hangete plaani vormi. Saada hangete plaan PO-le täitmiseks e-kirjaga. 5 tp jooksul

Hangete plaani vormi täitmine

4. 4.

PO Täidab hangete plaani vormi EŠK programmi hangete infoga ja saada EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. 10 tp jooksul

Hangete plaani kontroll ja muutmine RKÜ-s

4.5 EŠK programmi ekspert

Tutvu PO hangete plaaniga. Vajadusel küsi PO-lt täiendavat informatsiooni ning täienda hangete plaani. Kontrolljäljeks jääb toetusmeetme taotluse hangete plaan koos versiooni numbriga CHF programmi kaustas X:\Yld\Šveitsi hanked.

5 tp jooksul

4.6 PO Vajaduse korral teeb ettepaneku hangete plaani muutmiseks EŠK programmi eksperdile ning lisab põhjenduse.e-kirjaga Vastavalt vajadusele

4.7 EŠK programmi ekspert

Tutvu hangete plaani muudatusettepanekuga. Vajaduse korral algata hangete plaani muutmine ja menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.5.

Vastavalt vajadusele

II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli [1] vastavalt kontrolliplaanile. Riigihangete II tasandi kontroll ei kohaldu Kliima meetmetele.

[2] Projektikoordinaator kontrollib kääbushanked (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta makse KL alusel. Riigihangete piirmäärad https://fin.ee/riigihanked-riigiabi-osalused/riigihanked/kasulik-teave#riigihangete-piirmaa

Esimene hankeleping tähendab raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, mis on olemas riigihanke I tasandi kontrolli tegemise ajaks. Hiljem [3] üksikuid raamlepingu alusel sõlmitud hankelepinguid eraldi hankeeksperdile kontrolli ei saada. Hankeekspert teeb raamlepingule riigihanke kontrolli ning koos sellega kontrollib raamlepingu alusel sõlmitud esimese hankelepingu juhul, kui see hankeleping on esitatud kontrollimiseks samaaegselt koos raamlepinguga ja juhul, kui hankelepingu abikõlblik kulu on vähemalt 20 000€ km-ta. Abikõlbliku kuluga alla 20 000€ km-ta jäävat raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu menetlust ei pea hankeekspert ega projektikoordinaator kontrollima.

[ ] Riigihanke piirmäära ületavate ehitushangete korral kontrollib hankeekspert hankemenetluse kontrolli ja hankelepingu muudatuse kontrolli raames, kas pakkumuses nimetatud ja lepingu täitmisele hiljem lisandunud alltöövõtjad on RHR-i lisatud ning kas hankija on neile teostanud kõrvaldamise aluste kontrolli. HE lähtub pakkumuses nimetatud ja lepingu käigus RHRi lisatud alltöövõtjate nimekirjast. Kui RHRis lepingu juures ei ole ühtegi ATV-d, siis küsib hankeekspert hankijalt selgitust.

Keskendub oma valikuprotsessis RHAD-dele, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki. Võib kaasata ka väiksemas [5] summas riigihankeid uuringute jaoks, mida rahastatakse EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusest "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi".

[6] Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle vaadata.

3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess

Kohapealsete kontrollide teostamise vajadus ja maht taotluse menetlemise etapis kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi tegevusi toetatakse jms) ning neid viib üldjuhul läbi projektikoordinaator või , kaasates vajadusel eksperdid (nt teenusekoordinaator ehitusekspert/järelevalve ekspert). Kohapealsed kontrollid teostatakse taotluse menetlemise etapis enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord (dokumendi koopiad, fotod, detailne kirjeldus nähtust jms) ning tulemused fikseeritakse vastavalt TPK lisale 5 „Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames) ning kohapealse kontrolli aktid taotluse menetlemise raames sisestatakse SFOSi.

mis ei ole kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis, – alati TAO riskijuhtimise Kohapealses kontrollis, osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhiga (nt kui on etteteatamata kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja kui võib erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest vastutaval projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert vm).

Kontrollijal on õigus saada juurdepääs toetuse andmise ja kasutamisega seotud teabele, sh. juhtimisotsustele, raamatupidamisele ja varale; saada dokumentidest koopiaid, sh väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost; saada lõppsaajalt või projektiga seotud isikult teavet ja dokumente, küsida kontrollitava esindajalt kirjalikke ja suulisi selgitusi. Tal on õigus viibida projektiga seotud ruumis ja territooriumil ning sh. tutvuda toetuse abil loodud objektiga, teha inventuure ning fotografeerida või muul viisil jäädvustada vaadeldavat territooriumi, ehitisi ja esemeid.

Kui projektide tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib kontrolli teostada dokumendipõhise kinnitamise meetodil ( meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud tõendusdokumendid. Kui nn. desk-based TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms), võib tegevuste kontroll toimuda meetodil. Kui desk-based meetodil kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele desk-based mittevastavuse olukord, tuleb teostada täiendavalt ka projekti tegevuste kohapealne kontroll. meetodil tegevuste kontroll toimub reeglina ühe Desk-based järelevalve eksperdi poolt.

Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada vähemalt 2 korda, kui esimese ja viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud viimase kohapealse kontrolli vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristuprojektide puhul, mille on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli valimipõhiselt ning kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul kestus projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest järelevalve riskieksperti.

Perioodi 2014-2020 tuleks kohapealseid kontrolle teha eeskätt rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil. Need tuleks teha ka vahendite lõppsaaja tasandil (nt valimi põhjal) kui leitakse, et see on kindlaks tehtud riskitaset arvesse võttes põhjendatud. Kui puuduvad sellised kontroll-kohad, mida kontrolli käigus ei ole võimalik kontrollida ning varasemate kontrollide või auditite käigus ei ole tuvastatud selliseid rikkumisi, mida oleks vaja makse kohapealsete kontrollide raames kontrollida, siis ei ole kohapealseid kontrolle eraldi vaja teostada. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 3 kohaselt, arvestades, et TS-le sätestatu kohaldub LS-le, kui kontrollitavaks on LS, ning menetluses kasutatav vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile.

2021-2027 perioodil teostatakse kohapealseid kontrolle üksnes rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil ning tugineda võib ka väliste asutuste tehtud kontrollidele ja mitte teha kohapealseid kontrolle kui on piisavalt tõendeid nende väliste asutuste pädevuse kohta.

Juhul, kui kohapealne kontroll on seotud lõppenud aruandlusaasta kuludega, tuleb see viia läbi ja tulemused, sh võimalikud rikkumise aruanded, sisestada SFOSi hiljemalt sama aasta 31. detsembriks, et kontrolli tulemustega saaks arvestada kulude sertifitseerimise aastaaruande koostamisel vastavalt ÜSM_2021 artikli 74 lõikele 2.

EŠK korral on Šveitsi toetuste büroo esindajal õigus teha kohapealset kontrolli koostöös RKÜ-ga, seejuures peab TS tagama ligipääsu kõikidele toetusmeetmetega seotud dokumentidele ja teabele vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.2. Šveitsi toetuste büroo teavitab RKÜ-d kavandatud seiretoimingust kaks nädalat ette. Kõikidest kaebustest, mis on seotud rikkumisega, teatatakse Šveitsi toetuste büroole kooskõlas artikliga 11.3.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis

1.1 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha kohta projekti kohapealse kontrolli teostamiseks taotluse menetlemise etapis, vajadusel kaasab asjakohaseid isikuid.

Vastavalt vajadusele E-kiri või kiri SFOS-s

1.2 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teostab projekti kohapealse kontroll taotluse menetlemise etapis. Vajadusel kaasab järelevalve eksperdi või ehituseksperdi.

Vajadusel võib rahastamiseelne projekti kohapealne kontroll teostamine olla tellitud eksperdilt. Sellisel juhul on välise eksperdiga eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga eksperdileping ja kokkulepitud projekti kohapealse kontrolli läbiviimise ja tulemuse fikseerimise viis taotluse menetlemise etapis.

Vastavalt kokkulepitud kuupäevale Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert

1.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vormistab kohapealse kontrolli akti taotluse menetlemise raames (TPK lisa 5), vajadusel kooskõlastab kohapealses kontrollis osalenutega. Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i (sh fotod ja muu tõendusmaterjal) ja saadab infoks TRO TJ-le.

Kui kohapealse kontrolli taotluse menetlemise raames on läbi viinud ekspert, fikseerib tulemuse kokkulepitud viisil ja võtab tulemuse vastu.

3 tp jooksul Allkirjastatud kontrolli akt; kanne SFOS-s; E- kiri

2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine

2.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert (edaspidi järelevalve riskiekspert)

Koostab projektide tegevuste kohapealsete kontrollide plaani vastavalt riskihindamisele (Lisa 6 Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika) ning eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemustele.

Enne plaani konsulteerib projektikoordinaatorite ja/või TRO TJ-ga.

Kord poolaastas, (periood 15. märtsiks märts-august) ja 15. septembriks (periood september-veebruar)

Kohapealsete kontrollide plaan ja moodustatud valim JIRA-s

2.2 Järelevalve riskiekspert

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. 1 tp jooksul Teavitus JIRA-s

2.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Vaatab üle kohapealsete kontrollide plaani, vajadusel küsib järelevalve riskieksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul Suunamine JIRA- s

2.4 Järelevalve riskiekspert

Määrab kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid.

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TRO OJ ja TRO TJ-e.

5 tp jooksul E-kiri

2.5 Järelevalve riskiekspert

Erakorralise kohapealse kontrolli korral lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete kontrollide kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi.

3 tp Tööülesanne suunatud

2.6 Järelevalve riskiekspert

Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist. Vajadusel täiendab plaani või algatab põhjendatud juhul tööplaani muutmise (nt tegevusi ei toimu, läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis teostatakse audit vms põhjendatud olukord).

Jooksvalt Vajadusel täiendatud/

muudetud kohapealsete kontrollide plaan

3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine

3.1 Järelevalve ekspert või projektikoordinaator

Järelevalve ekspert ja projektikoordinaator lepivad kokku, kes TS-t kohapealsest kontrollist teavitab.

Teavitab kontrollitavat kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või teavitatakse väga lühikese etteteatamisega.

Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka ekspert.

Vähemalt 5 tp enne kontrolli teostamist (va etteteatamata kontroll)

E-kiri, kiri SFOS-s

3.2 Järelevalve ekspert Valmistab enne kohapealsesse kontrolli minemist kontrolli ette, kaasab ettevalmistamisse kontrollis osalevad töötajad, sh edastab vajadusel projektikoordinaatorile ja/või kontrollis osalejatele ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste lahendamiseks.

Eeltäidab projekti tegevuste kontrolli akti (TPK Lisa 7), mis on aluseks kontrolli teostamisel.

Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine kontroll, teostab võimalusel makse kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis.

Enne kontrolli läbiviimist, hiljemalt kohapealsele kontrollile eelneval tp-l

Eeltäidetud kontrollakt, vajadusel koosoleku memo

3.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vajadusel osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab kaasa järelevalve eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele.

Jooksvalt E-kiri

3.4 Järelevalve ekspert Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult kontrollaktis. Allkirjastab kontrollakti ning küsib allkirja teiste läbiviija(te) ning toetuse saaja esindaja poolt (olemasolu ja nõusoleku korral).

Kohapealse kontrolli teostamise päeval Kohapealse kontrolli osalejate poolt allkirjastatud akt (digitaalne või paberil)

3.5 Kohapealses kontrollis osaleja (projektikoordinaator/ teenusekoordinaator/ ekspert)

Allkirjastab kontrollakti.

3.6 Järelevalve ekspert Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine on võimalik, määrab kontrollaktis kontrollitavale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.

Üldjuhul 10tp, mida põhjendatud juhtudel on võimalik pikendada

Kontrollaktis on määratud tähtaeg

3.7 Järelevalve ekspert Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada muul moel kui ettekirjutuse või finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

3.8 Järelevalve ekspert Lisab täidetud ja allkirjastatud kontrollakti JIRA-sse ja saadab riskieksperdile kinnitamiseks. 1 tp jooksul peale kohapealse kontrolli teostamist. Kui tegemist on rohkem kui ühepäevase kohapealsete kontrollide läbiviimise perioodiga, siis esimesel võimalusel

Kohapealse kontrolli akt JIRA- s ja riski- eksperdile kinnita- miseks saadetud

3.9 Riskiekspert Vaatab kontrollakti üle.

a) annab JIRA-s kinnituse ja tagastab kontrolli teostajale edasiste toimingute teostamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10.

b) kui kohapealse kontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi menetlemiseks riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajale ning jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

3 tp jooksul peale akti saamist Kinnitatud akt, vajadusel akti suunamine järelevalve eksperdile

3. 10

Järelevalve ekspert Sisestab kontrolli tulemused koos kontrollakti ja lisadokumentidega SFOS-i. Saadab kontrolli tulemused JIRA-st TRO TJ-le ja projektikoordinaatorile teadmiseks.

2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Kanded SFOS-s

3. 11

Järelevalve ekspert Edastab kontrollakti SFOS postkasti kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga. 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Teavitus saadetud SFOS postkasti kaudu

3. 12

Järelevalve ekspert Kui kontrolli tulemusel anti kontrollitavale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib puuduste kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse.

Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

Vastavalt määratud tähtajale Kanded SFOS-s

3. 13

Järelevalve ekspert Kui kontrolli raames puuduseid ei tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRA-s.

Puudustega kohapealse kontrolli korral edastab pärast puuduste kõrvaldamist toetuse saajale teate menetluse lõpetamisest ja lõpetab tööülesande JIRA-s.

2 tp jooksul TJ kinnituse saamisest/ puuduste kõrvalda-misest

Kanne kontrolli plaanis, vajadusel teavitus toetuse saajale

3. 14

Järelevalve riskiekspert

Analüüsib enne uue perioodi kohapealsete kontrollide plaani koostamist eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemusi ning vajadusel teeb ettepanekuid muude RÜ kontrollide tõhustamiseks või TPK muutmiseks.

Kord poolaastas, 15. septembriks (periood märts-august) ja 15. märtsiks (periood september-veebruar)

Vajadusel info edastamine TJ-le e-kirjaga

3. 15

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Otsustab koostöös järelevalve riskieksperdi ning teiste seotud TJ-de ja TRO OJ-ga muudatusvajadused.

Vajadusel muuta TPK-d edastab info TPK koostajatele muudatuste sisseviimisega alustamiseks.

5 tp jooksul analüüsi saamisest Vajadusel info edastamine TPK koostajale e- kirjaga.

3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess

1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine 2. Järelaruande kontrollimine

Kohaldub Ei kohaldu

ABIFO ND EGF RE 2021- 2027 SV Kliima

2021-2027 SV administratsiooni TA projektidele Norra_EMP meetmele (SFOS meetme nr 2014- 2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi") Norra_EMP meetmele (SFOS meetme nr 2014- 2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" EŠK TA meetmele (SFOS meetme nr. 1.3) EŠK toetusmeetmele "Sotsiaalse kaasatuse toetamine" (SFOS meetme nr 1.1) EŠK toetusmeetmele "Elurikkuse programm" (SFOS meetme nr 1.2) 2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Projekti aruannete kontrolli protsessi käigus on projektikoordinaatoril õigus küsida TS-lt täiendavaid projekti rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt TAT-le. TS peab teavitama viivitamata RTK-d projekti elluviimise ajal ja pärast projekti lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada projekti elluviimist või TS võimet täita asja säilitamise, sihtotstarbelise kasutamise ning taotluses nimetatud eesmärkide saavutamise kohustust (näiteks riigihangete vaidlustused, kohtumenetlus, tegevuse peatamine, majandusraskused, likvideerimine, ümberkujundamine, omandisuhete muutumine, hoone kasutuse muutumine jms) vastavalt TAT-le.

MoF TAT kohaselt TS peab võimaldama RTK nimetatud isikutel [4]

projekti elluviimise ajal ning 5 aasta jooksul projekti lõppemisest arvates tutvuda kõigi TS valduses olevate projektiga seotud dokumentidega ning lisaks tagama RÜ-le õiguse TS-ga samadel alustel tutvuda tööde teostaja dokumentidega.

Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine Aruande esitamine

1.1 TS Täida vahe- või lõpparuande vorm SFOS-s. Esita vahe- või lõpparuande vastavalt seatud tähtaegadele.[1] Vastavalt tingimustele

1.2 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui TS ei ole vahe- või lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s. 5 tp tähtajast

1.3 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt vahe- või lõpparuannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki punkti 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

Vastavalt vajadusele

Aruande kontroll

1.4 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Vahe- või lõpparuande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT- is, otsuses/lepingus sätestatud tingimustele aruande KL alusel (TPK Lisa 8). Veendu, et projektile määratud meetme [2]

tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendu, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed.

Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3. Tegevuste Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.5.

põhjendus KL-le) on lõpetatud.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt TAT tingimustele

Puuduste tuvastamine

1.5 Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid , koosta [3]

puuduste kõrvaldamis e ja edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. e tead Lisa RÜ märkused TS-le SFOS-s aruande juurde.

Vastamiseks määratud tähtaeg on üldjuhul kuni 10 tp

1.6 Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, teavita vajadusel tuvastatud puudustest RA-d Salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire e-kirjaga. üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahtri.

3 tp jooksul

1.7 Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlust jätka rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Vastavalt alapunktis 1.4 toodud tähtaegadele

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

Aruande kooskõlastamine

1.8 Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui TAT näeb ette aruande kooskõlastamist, hindamist juhtkomisjoni või muu institutsiooni poolt, siis:

Edasta aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile; Teosta vajalikud toimingud vastavalt TAT-le ja kokkulepitud protseduuridele; Täienda KL-te ; lisades viite toimingule Lae üles kooskõlastuskiri ja muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll- leht; Puuduste korral palu TS-l aruannet parandada; Veendu aruande kvaliteedis suuna aruanne projektikoordinaatorile ja SFOS-s.

Vastavalt TAT tähtaegadele

Kinnitamine 1.9 Projektiko ordinaator

Veendudes aruande kvaliteedis kinnita KL, sisesta KL SFOS-i ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“.

Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edasta info TAO järelevalve-ja riskihindamise talituse juhatajale finantskorrektsiooni tegemiseks ning rikkumise korral menetlust jätka vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3.

JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Vastavalt alapunktis 1.4 toodud tähtaegadele

1. 10

Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui väljamakse eelduseks on aruande kinnitamine, jätka menetlust vastavalt T 3.2.1 Maksete protsessi alapunktilePK 3. osa .3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

Koheselt aruande kinnitamisest

1. 11

Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui TAT näeb ette, teavita RA-d aruande kinnitamisest või edasta kinnitatud aru RA-le vastavalt TAT e-kirja teel anne tingimustele.

Kui teavitad RA-d vastavalt TAT tingimustele e-kirja teel, siis salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahter.

5 tp jooksul kinnitamisest

1. 12

Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

a) Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks andes projektile lõpetatud seisundi.

b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse pärast lõpparuande kinnitamist, kui projekti viimane makse on seotud FKO-ga, siis SFOS-is märgi projekti lõpetatuks pärast seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on koostatud, allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldus on tehtud.

2 tp jooksul kinnitamisest

1. 13

Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Juhul kui projektis on järelaruande esitamise kohustus, siis saada projekti lõpetamisel TS-le info järelaruande esitamise kohustuse ja tähtaja kohta ning veendu, et oled valinud SFOS-i seadetes teavitused aruande tähtaja lähenemise ja aruande esitamise kohta.

2 tp jooksul lõpparuande kinnitamisest

2. Järelaruande kontrollimine Aruande esitamine

2.1 TJ Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis kontrolli, kas SFOS-s on märgitud järelaruande eest projektis vastutav õige RTK kontaktisik.

Töötaja lahkumisel

2.2 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui TS ei ole järelaruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s. 5 tp jooksul pärast tähtaja saabumist

2.3 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TP K 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.

15 tp jooksul pärast tähtaja saabumist

Aruande kontroll

2.4 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kontrolli esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is või otsuses/ lepingus sätestatud tingimustele järelaruande KL (TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht“) alusel (v.a kliima meetmetes). Kliima meetmete korral lisa oma tähelepanekud [5]

andmete kohta SFOSi järelaruande juures olevasse lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt TAT-s toodud tähtaegadele

Puuduste tuvastamine

2.5 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavita TS-t puudustest või küsimustest ning SFOS-s määra puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaeg.vajaduse korral

Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki punktile 23.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD .

Vastamiseks määratud tähtaeg on üldjuhul kuni 10 tp

Näitajate saavutustasem e kontroll

2.6 Projektiko ordinaator / teenuseko ordinaator

Kontrolli esitatud järelaruande andmete õigsust, sh veendu näitajate uuendatud saavutustaseme õigsuses ja usaldusväärsuses. Lisa täidetud KL[6] SFOSi.

Üldjuhul 5 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt TAT-s toodud tähtaegadele

KL lisamine SFOSi

2.7 Projektiko ordinaator

Pärast rakenduskava AK perioodi jätkuvate mittetoimivate projektide lõpetamise korral saada e-kirjaga teavitus projekti toimivaks muutumisest teenusekoordinaatorile, KA TAO eksperdile ja RA-le. Kontrolljäljeks jääb täidetud KL 7][ ja kinnitatud järelaruanne.

2 tp jooksul järelaruande kinnitamisest

RMi teavitamine projekti toimivaks muutmisest (vajadusel)

2.8

TAO ekspert

Teavita RM RO-d projekti toimivaks muutumise osas e-kirjaga.

2 tp

[1] SFOS saadab TS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast.

[2] Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TAT-s, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase maks

menetlemise raames.e

[3] Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel RA kommentaarid/märkused.

[4] MoF TAT - Riigihalduse ministri 05.08.2022 nr. 36 määrus "Keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks moderniseerimisfondist antava toetuse kasutamise tingimused ja kord".

[5] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.

[ ] TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.

3.2.5. Andmekorje protsess

Vastavalt ÜSS § 21 toimub andmete korje ja haldamine toetuse haldamise registris. kAndmekorje protsess kohaldub TPK toetusskeemidele, ui nii näeb Andmekorje registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal; seejuures ette TAT.

ligipääsu õigus on antud andmete töötleja(te)le (infospetsialist ja projektikoordinaator ,/teenusekoordinaator) vastava TRO talituse juhatajale ja TRO juhatajale ning ligipääsu õigus antakse vajadusel TAO TJ-le ja TAO eksperdile. TRO OJ/TAO OJ korraldab vajadusel laiendatud õiguste andmist. RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja TS-le andmekorje infopäevi, mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele ja andmete koondamisele. Perioodi 2021-2027 (sh. ESF+ sündmuste) andmekorjet korraldatakse kui nii näeb ette SFOS TAT (määruse või käskkirja järgi) an

.dmekorje moodulis (edaspidi SIS)

peab veenduma, et ligipääsu isikuandmetele, sh eriliigilistele andmetele saavad ainult need töötajad ja ametnikud, kes vastutavad SIS TRO TJ/TAO TJ andmekorje eest. TRO TJ/TAO TJ igal aastal arenguvestlusel kontrollib üle, kas SIS koordinaatoril on olemas ametijuhendis sätestatud vajalikud pädevused andmekorjeks. Andmekaitse koolituse korraldab RÜ-dele KA vastavalt iga aastasele koolitusplaanile.

Joonis: Struktuuritoetuse register.

Allikas: Rahandusministeeriumi seire juhend perioodil 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele kinnitatud 28.03.2024

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SIS koordinaatori rolli taotlemine

1.1 TRO TJ/ TAO TJ

Hindab ligipääsu õiguse vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest. SIS Taotleb vajadusel töötajale SIS koordinaatori rolli edastades informatsiooni TAO ärianalüütikule (kes täidab RÜ administraatori ülesandeid) e-kirja teel koos põhjendusega.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

1.2 TAO ärianalüütik (RÜ administraa tor)

Annab rolli . Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli andmise kohta. SIS koordinaatori SFOS-s 2 tp SIS koordineerija roll antud; JIR A kanne

1.3 TRO TJ /TAO TJ

Teavitab TAO ärianalüütikut , kui SIS koordinaator ei vaja enam kasutajaõigust e-kirja teel.(RÜ administraator) Koheselt esimesel võimalusel

E-kiri

Protsessiomanik

TRO infospetsialist

1.4 TAO ärianalüütik (RÜ administraa tor)

Peatab SIS koordinaatori rolli SFOS-s. Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli peatamise kohta. 1 tp JIRA kanne

2. Perioodi 2021-2027 andmekorje

2.1 TS/ sündmuse läbi viija/ sündmusel osaleja

Sisestab TAT-s ette nähtud andmed SIS-i ning võtab seejuures arvesse i ja SF 2021-2027 perioodi seire juhend ESF i põhimõtteid.+ andmekorje juhend

RÜ poolt määratud

tähtaegadeks

SIS kanded

2.2 Infospetsiali st /projektikoo rdinaator (SIS koordinaato r)

Üldjuhul kontrollib SIS koordinaator andmete sisulist õigsust (näiteks makse/aruande kontrolli raames). SIS koordinaator teeb andmete kvaliteedi kontrolli ning vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud ESF+ ja (v.a ÕÜF). Infospetsialist teostab andmete kvaliteedi kontrolli, sh. vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud ESF+ ja ÕUF füüsiliste isikute andmete meetmetes.

Kui andmetes esineb puudusi teavitab sellest TS-t, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le ning annab kuni 10 tp puuduste kõrvaldamiseks.

tp jooksul, 3 lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

E-kiri SFOS postkastis

2.3 TS Tagab puuduste kõrvaldamise SIS-is. RÜ poolt määratud tähtaeg

SIS kanded

2.4 Infospetsiali st /projektikoo rdinaator (SIS koordinaato r)

a) Kontrollib, kas TS parandas puudused SIS-s. Edastab korrektsed ESF+ ja ÕÜF sündmuste andmete tabelid Statistikaametile kvartaalselt vastavalt punktile 3.

b) Jätkuvate puuduste korral teavitab sellest TS-t ning annab puuduste kõrvaldamiseks. Menetlus jätkub kuni 10 tp vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

3 tp jooksul E-kiri SFOS postkastis

2.5 Projektikoor dinaator (SIS koordinaato r)

teavitab SIS kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuSIS koordinaator ge (ISO rakenduse administraatorit) telefoni või e-kirja teel. Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki nr. 2.3 protsessipunkti 2.3. 16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess alapunkti 4 "SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess" jä rgi.

Jooksvalt E-kiri

3. Perioodi 2021-2027 ESF+ ja ÕÜF-i andmete Statistikaametile esitamine

3.1 Infospetsiali st

Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks sündmuste andmete tabelid võttes -st SAP BO koond väljavõtte. Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili.

Hiljemalt 2 tp enne aruande esitamise tähtaega Statistikaametile

Koondaruand e tabelid loodud SAP

BO-s; Koostatud CSV fail

3.2 Infospetsiali st

Laadib ja edastab koondfaili elektroonilise andmevärava: kaudu Statistikaametile. https://portaal.stat.ee/et Kvartaalselt vastavalt andmekorje juhendis välja toodud tähtaegadele

Andmed õigeaegselt esitatud

3.3 Infospetsiali st

Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused.

Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

3.4 Infospetsiali st

[email protected] andmevärava kasutamisel tekkinud probleemidest vajadusel Statistikaametit: Jooksvalt E-kiri

3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess

Projektides, millele kohaldub vastavalt TRO-le ja/või vastavalt TAT-le tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi kontroll analoogselt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2. alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert 3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess valimi alusel milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, tulemuste fikseerimiseks kasutatakse järelkontrolli akti (TPK lisa 13).

Projekti tegevuste järelkontrollide raames tehakse: 1) Tegevuste kestuse nõude täitmise kontrollimist; 2) tulu teenimise kontrolli (kohaldub ainult perioodile 2014-2020); 3) täiendavad kontrollid, sh. muud TAT-is sätestatud täiendavad kontrollid (näiteks käibe nõue vms);

4) kontrolle, mis tulenevad riigiabireeglitest (nt kontroll liigse hüvitamise üle riigiabi/VTA andmise järgselt).

3.2.6.1 Tegevuste kestuse nõude kontrollid

Programmperioodide 2014–2020 ja 2021-2027 tegevuste kestuse nõude kontrollid on põhimõtteliselt sarnased. Valimi moodustamise põhimõtted järelkontrollidele on ühesed ning need kohalduvad mõlemale programmperioodile.

Tulu teenimise kontroll

Lisaks tuleb perioodi 2014-2020 üle 1 miljoni euro ERF ja ÜF projektide puhul:eelnevalt mittehinnatava tuluga

kui projektis tulu teenimisest, kontrollida, kas TS on teadlik kohustusest koostada tulu-kuluanalüüs 3 aastat ja üks kuu pärast RÜ-d on teavitatud projekti lõppu, aga mitte hiljem kui 30.09.2023 ning et puhastulu teenimisel on nõutav projekti abikõlbliku kulude vähendamine teenitud puhastulu osa võrra, mis on proportsionaalne projekti abikõlbliku kulu osale projekti kogukuludest; kus , kontrollida, kas projektis teenitakse tulu. Kontrolli saab teostada, uurides TS kodulehel avaldatud infot (kas projekti tulust ei ole teavitatud vara eest pakutakse tasulisi teenuseid või tooteid vms) ning küsitledes TS-t. Tulu teenimise avastamisel tuleb esitada tulu-kuluanalüüs ja projekti abikõlblikke kulusid korrigeerida.

3.2.6.2 Täiendav järelkontroll

Täiendavalt projekti tegevuste kestusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli TS-te üle Ametlike Teadaannete elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse

osa punkti 2 järelevalve protsess ning koolitustegevus Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll.

3.2.6.3 Riigiabi reeglitest tulenevad järelkontrollid

Teatud juhtudel näevad riigiabireeglid ette nõude kontrollida projekti tegevusi riigiabi/VTA andmise järgselt. Üldjuhul on TAT-is sätestatud riigiabi/VTA andmise alused, mistõttu tuleb taotlusvooru rakendusdokumentide koostamisel veenduda kas riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue või mitte. Nt tegevused, mille elluviimiseks on antud riigiabi/VTA-d ettevõtjatele, kes osutavad üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid ja mille puhul tuleb kontrollida liigse hüvitise andmist vähemalt iga kolme aasta tagant kümne aasta jooksul. Kui riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue, siis protsessis 3.1.1.

nimetatud taotlusvooru ettevalmistaja kavandab ka tegevuse, mis tagab riigiabireeglitest tuleneva järelkontrolli kohustuse Toetusskeemi ettevalmistamine täitmise.

3.2.6.4 EŠK regulatsioonist tulenevad järelkontrollid

EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 2 järgi RKÜ tagab, et 5 aasta jooksul pärast projekti või programmikomponendi lõppemist on toetusest rahastatavate seadmete, paigaldiste või ehitiste puhul täidetud järgmised tingimused: a) neid käitatakse ja kasutatakse toetusmeetme eesmärkide kohaselt; b) need on nõuetekohaselt kindlustatud kahjujuhtumite, näiteks tulekahju, varguse või muude tavapäraste kahjujuhtumite, vastu ja c) need on korralikult hooldatud, milleks eraldatakse piisavalt ressursse. EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 9 järgi kui intellektuaalomandi õiguste tulemusel tekib kasum, lepivad selle tulu kasutamises kokku RKÜ ja Šveits.

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert

3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja järelevalveperioodil). Teenusekoordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RORO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui RA-ga/PO-ga ei ole kokkulepitud teisiti.

Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal, siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole, kes teeb riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi. Projekti andmete kajastamine RARis taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. "Toetuste taotlemisega seotud protsessid" protsessipunktides 3.1.1, 3.1.2 ja 3.1.4 ja alapeatüki 3.2 "Kontrollitoimingutega seotud protsessid" protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess.

TAO jurist nõustab vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul.

Nr Vas tuta ja (am etik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll jälg

1. Riigiabi/VTA analüüs meetme tingimuste koostamisel või muutmisel

1.1 Tee nus e- koor dina ator

Kaasab meetme koostamisel või muutmisel riigiabi/VTA-ga seonduvate küsimuste lahendamiseks või protsessipunkti 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess

punkti 2 alapunkti 2.5 kohase riskihindamise tabelis märgitud juhul TAO riigiabi eksperdi, vajadusel TAO juristi ja TAO ärianalüütiku.

Teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine punkti 1 alapunktile 1.4.

Vastavalt vajadusele

JIRA task; E- kiri

1.2 TA O jurist

Kui TAT sisaldab eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, siis analüüsib toetavaid tegevusi ja lubatud abiliike ning hindab millistel tingimustel eriliigiline abi esineb.

Kui TAT toetatava tegevuse osas on riigiabi/VTA esinemine võimalik välistada ja TAT-s või selle seletuskirjas ei ole välistuse aluseid piisavalt selgelt välja toodud, siis analüüsib kas ning millistel tingimustel ja põhjustel riigiabi/VTA esineb/ei esine. Analüüsi ja selle tulemused kajastab memos. Olemasoleva meetme muutmisel kontrollib varasemalt koostatud memos toodud põhjenduste kehtivust, vajadusel korrigeerib memo. Allkirjastab memo. Edastab allkirjastatud memo teenusekoordinaatorile, TRO TJ, TAO järelevalve riskieksperdile ja TAO ärianalüütikule.

Vastavalt teenuse- koordinaatori ja riskieksperdiga kokkulepitud ajakavale

Allkirjast atud memo; E-kiri

1.3 Tee nus e- koor dina ator

Tutvub memoga ja salvestab selle TRO meetmepõhisesse serveriketta kausta. 3 tp jooksul memo saamisest

Dokume nt serverik ettal

1.4 Tee nus e- koor dina ator

Edastab memo toetusskeemiga seotud projektikoordinaatoritele tutvumiseks. 1 tp E-kiri

1.5 Tee nus e- koor dina ator

Lisab koostöös TAO ärianalüütikuga asjakohased kontroll-küsimused vastavusnõuete KL-dele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi eksperdiga ja TAO juristiga. Saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi.

Enne taotlemise avanemist

Täiendat ud vastavus nõuete KL vorm

1.6 TA O äria nalü ütik

Seadistab taotlusvooru. Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Taotlusv oor seadistat ud SFOS-s

1.7 Tee nus e- koor dina ator

Meetme vooru KL-d edastab kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA-s. 2 tp jooksul valmimisest

Meetme vooru KL- d JIRA- s

1.8 TR O TJ

Kinnitab meetme vooru KL-d. 2 tp jooksul Kinnitatu d KL-d JIRA-s

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht

1.9 Tee nus e- koor dina ator

Meetme elluviimise käigus hindab vajadust riigiabi/VTA-ga seonduvat uuesti analüüsida vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Vastavalt vajadusele

e-kiri

2. Riigiabi/VTA analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel

2.1 Proj ekti- koor dina ator

Teostab taotleja ja taotluse vastavusnõuete kontrolli vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1 Toetuste taotlemisega seotud protsessid. Kui projekti tegevused vastavad TAT-is märgitud abi liikidele või TAO juristi koostatud memos toodud tingimustele või on veendunud, et projektis riigiabi/VTA ei esine, teeb vastava märke KL-le koos viitega abi andmise õiguslikule alusele. Juristi memo korral lisab märkustesse viite juristi memole.

Vastavalt TAT tähtaegadele

Täidetud KL

2.2 Proj ekti- koor dina ator

Kui projekti tegevused eeldavad keerukamat hinnangut riigiabi/VTA esinemisele, saadab projekti andmed TAO juristile riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi koostamiseks.

Täidetud KL, e-kiri

2.3 TA O jurist

Analüüsib projekti eesmärki, tegevusi ja planeeritud kulude vastavust riigiabi/VTA andmise tingimustele ja abiliigi nõuetele. 10 tp Memo

2.4 TA O jurist

Vajadusel konsulteerib projektikoordinaatori, ja TAO riigiabi eksperdiga.RM RORO-ga

2.5 TA O jurist

Koostab analüüsi kohta memo.

2.6 TA O jurist

Allkirjastab memo ja edastab koordinaatorile. e-kiri

2.7 Proj ekti- koor dina ator

Tutvub juristi koostatud analüüsi ja järeldustega ja täiendab vastavalt KL-te. Laeb juristi memo üles SFOSi projekti juurde. 3 tp Märkuse d KL-l SFOS- s; Memo SFOS-s

2.8 Proj ekti- koor dina ator

Vastavalt juristi memos toodud järeldustele muudab vajadusel projekti andmeid ja/või eelarvet SFOS-s ning teavitab toetuse taotlejat riigiabi analüüsi tulemustest.

Vastavalt taotluse menetlemise tähtaegadele

Kanded SFOS-s

2.9 Proj ekti- koor dina ator

muutmise avalduse korral analüüsib muutmise vastavust juristi koostatud dokumentidele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi analüüsi tegev TRO juristiga või algatab uuesti detailanalüüsi koostamise.

Vastavalt vajadusele ja TAT tähtaegadele

Kanded SFOS- s; TRO muutmis otsus

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena.

Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIF-i, selgitamaks välja põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele, lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2). Tuvastatud rikkumise korral on eelduslik, et MKM esitab EIF-le kahjunõude. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping pole tavapärane siseriiklikule õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK rikkumise tuvastamisel TS-le finantskorrektsiooni otsust ning viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva alapunktist 3 alates finantskorrektsiooni menetlemise protsess. EIF-ga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise reeglitepärasust, rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKM-i ja koostab rikkumisaruande SFOS-s ning jälgib kaasuse lahenduskäiku, fikseerides lõpptulemuse. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite finantskorrektsiooni otsuse teeb RTK RÜ-na vastavalt ÜSS §-dele 28–30.

EŠK programmi raames EŠK programmi ekspert saadab Šveitsi toetuste büroole teadmiseks need FKO eelnõud, mille Šveitsi poolse toetuse summa ületab 10 000 Šveitsi franki. Kui Šveitsi toetuste büroo ei nõustu kavandatava finantskorrektsiooniga, mis ületab 10 000 Šveitsi franki, alustab Šveits RKÜ- ga dialoogi ühe kuu jooksul alates ettepaneku saamisest. Kui toetuse summa on väiksem kui 10 000 Šveitsi franki, võib EŠK programmi ekspert kavandatavast finantskorrektsioonist Šveitsi toetuste bürood teavitada.

Kliima meetmete RHS rikkumise korral, millel on RHS §-des 213-215 sätestatud väärteo tunnused, teavitab RTK TRO sellest Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakonda. Ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi tagasinõudmise korral juhindutakse konkurentsiseaduse §-s 42 sätestatust. Riigiabi andjal on õigus ebaseaduslik või väärkasutatud riigiabi tagasi nõuda kümne aasta jooksul.

Olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist " ".EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis

Erandina annab sisendi FKO tegemiseks perioodi 2014-2020 ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmeteks KA finantsinstrumentide ekspert.

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine

1. 1.

Teenusekoordinaator, projekti- koordinaator, järelevalve ekspert [1]

(edaspidi ettekirjutuse koostaja)

Kui nõuetele mittevastavust on võimalik mõistliku aja jooksul kõrvaldada, koostab toetuse saajale ettekirjutuse kohustuse või nõude täitmata jätmisel rikkumise lõpetamiseks ja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks, määrates selleks vajalikud toiminguid ja nende täitmise tähtaja (STS § 42 lg 2 p 3/ ÜSS § 8 lg 6 või vastavalt TAT nõuetele). Vajadusel kooskõlastab ettekirjutuse juristiga.

5 tp jooksul peale nõuetele mittevastavuse tuvastamist

Ettekirjutuse eelnõu, e-kiri

1.2 Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse koostamisel arvestab haldusmenetluse seaduses kirjeldatud menetlusosalise selgituste andmise ja ärakuulamise põhimõttega – saadab toetuse saajale ettekirjutuse eelnõu tagasiside saamiseks.

1 tp jooksul, vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul 5 tp

kiri SFOS-s

1.3 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. 5 tp Kiri SFOS-s

1.4 Ettekirjutuse koostaja Analüüsib esitatud selgitusi, vajadusel kaasab asjakohaseid eksperte, sh konsulteerib vajadusel järelevalve eksperdiga rikkumise asjaolude hindamiseks.[2]

2 tp e-kiri

1.5 Ettekirjutuse koostaja Kui saadud selgitustele tuginedes langeb rikkumine ära, lõpetab menetluse ja teavitab sellest toetuse saajat.

1 tp Kiri SFOS-s

1.6 Ettekirjutuse koostaja Rikkumise puhul vajadusel täpsustab ettekirjutust ja edastab selle allkirjastamiseks TJ-ile. 1 tp Täiendatud ettekirjutus

1.7 TJ Allkirjastab ettekirjutuse. 2 tp Kanne DHS-s

1.8 Ettekirjutuse koostaja Edastab ettekirjutuse toetuse saajale SFOS-i kaudu, võimalusel teeb SFOS-s muud asjakohased kanded.

1 tp Kiri ja kanded SFOS-s,

1.9 Ettekirjutuse koostaja Kontrollib ettekirjutuste täitmist vastavalt seatud tähtaegadele. Võimalusel kannab info ettekirjutuse täitmise kohta SFOS-i, muul juhul säilitab info võrguketta kaustas.

Vastavalt ettekirjutuses määratud tähtaegadele

Kanne SFOS- s, dokument võrguketta kaustas

1. 10

Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata jätmisel määrab võimalusel uue tähtaja.

Kui tähtaja pikendamine ei ole tulenevalt rikkumise sisust võimalik või kui pikendatud tähtajaks ei ole toetuse saaja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks vajalikke toiminguid teostanud jätkub protsess nõuetele mittevastavuse menetlusena (antud punkti järgmine protsess).

Jooksvalt, vastavalt vajadusele

Kiri ja kanded SFOS-s

2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine

2. 1.

Teenusekoordinaator, projekti- koordinaator, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, TAO jurist, Norra_EMP programmi koordinaator, E ŠK programmi ekspert, finantsinstrume ntide ekspert

Kui on tuvastatud rikkumise kahtlus, teavitab kahtluse avastaja tekkinud asjaoludest TAO või pettuse riskijuhtimise ja järelevalve TJ ning projekti eest vastutavat projektikoordinaatorit.

Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste kontrolli ja esitab vajadusel toetuse saajale järelepäringu asjaolude täpsustamiseks. Konsulteerib järelevalve eksperdiga otsustamaks järelevalvemenetluse algatamise. Vajadusel kaasab arutellu TAO juristi ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ.

Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le.

Koheselt mittevastavuse kahtluse tuvastamisest

E-kiri, otsesuhtlus

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

2.2 Teenusekoordinaator, projektikoordinaator, TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, järelevalve riskiekspert,

Kui rikkumise kahtlusel on pettuse kahtluse või kuriteo tunnused, siis teavitatakse e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Kui e-kirja teel teavitamine pole juhtumi asjaolusid arvestades mõistlik või võimalik, kutsub rikkumise kahtluse tuvastaja või tema vahetu juht asjaolude selgitamiseks kokku koosoleku.

Koheselt pettuse kahtluse tuvastamisest

E-kiri

2.3 TAO jurist Tuvastades TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi raames riigiabi analüüsi teostamisel rikkumise, edastab analüüsi TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le järelevalvemenetluse algatamiseks vastavalt antud TPK alapeatüki 3.3 punkti 2 alapunktile 2.1.

Koheselt mittevastavuse kahtluse tuvastamisest

Riigiabi analüüs

2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. Pettuse kahtluse või kuriteo tunnusega rikkumise korral teeb otsuse, kas teavitada kuriteo või pettuse kahtlusest asjaomaseid uurimisorganeid (PPA jne).

3 tp jooksul info saamisest

Suunamine infosüsteemis/ e-kiri uurimisorganile

2.5 Järelevalve ekspert Kui rikkumise kahtluse asjaolud on selged (nt arutatud varasemalt mittevastavuse tuvastajaga läbi, fikseeritud kontrollaktis vmt), alustab järelevalvemenetlust. Koostab järelevalvemenetluse algatuskirja, mille edastab toetuse saajale SFOS postkasti kaudu ning sisestab SFOS-i rikkumise aruande. Suunab SFOS-s rikkumise esmaaruande ja lõpparuande kinnitamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le. Muudel juhtudel kinnitab ise SFOS-s jooksvad rikkumise aruande uuendamised.

10 tp jooksul tööülesande saamisest

E-kiri, kanne SFOS-s; Kinnitatud jooksvad SFOS rikkumise aruanded

2.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kinnitab SFOS-s rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande. Kui rikkumise aruandes on puudusi, saadab selle täiendamiseks tagasi, teavitades paranduste tegemise vajadusest. Peale paranduste tegemist kinnitab rikkumise esmaaruande ja rikkumise lõpparuande.

2 tp jooksul Kanne SFOS- s; Kinnitatud rikkumise esmaaruanne ja rikkumise lõpparuanne SFOS-s

2.7 Järelevalve ekspert Analüüsib tuvastatud rikkumise kahtlust järelevalvemenetluse raames ja vajadusel konsulteerib erinevate osapooltega arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel koostab koosoleku kohta memo.

Järelevalvemenetluse kestus 90 kalendripäeva

E-kiri, memo, aruanne SFOS-s

2.8 Järelevalve ekspert Küsib toetuse saajalt vajadusel täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumise kahtlusega seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus mitteabikõlblikkuses.

Vastavalt vajadusele Kiri SFOS-s

2.9 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. Tavapäraselt 10 tp jooksul päringu saamisest

Kiri SFOS-s, tõendus- materjal

2. 10

Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi ning kui need on piisavad, koostab rikkumise asjaolude äralangemisel memo, kus toob välja kaalutluse, asjaolud jm olulise info ning lõpetab SFOS-s rikkumise aruande. Vajadusel konsulteerib enne memo koostamist TAO juristiga rikkumise äralangemise põhjendatust.

Vahetult pärast toetuse saaja vastust järelevalvemenetluse raames

Memo

2. 11

Järelevalve ekspert Edastab esmalt rikkumise asjaolude äralangemisel memo e-kirja teel või JIRA kaudu TRO koordinaatorile, TAO juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kooskõlastamiseks.

Lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i (hangetega seotud juhtumite memo hangete kontrolli moodulisse).

Memo SFOS- s

2. 12

Järelevalve ekspert Teavitab TRO TJ, projektikoordinaatorit edastades rikkumise kahtluse äralangemise memo koordinaatorile ja TRO TJ-le teadmiseks.

E-kiri koos memoga

2. 13

Projektikoordinaator Saades eksperdilt teavituse rikkumise puudumise kohta, lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i kuludokumendi või hanke juurde ja saadab kulu maksmisele.

3 tp jooksul teavitusest

Kanne SFOS- s

2. 14

Järelevalve ekspert Saadab teavituse järelvalvemenetluse lõpetamise kohta TS-le. 3 tp jooksul pärast lõpetamisest

Kiri SFOS-s

3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi ) koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 FKO [3] „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames

3.1 Järelevalve ekspert Kui TS selgitused ei ole piisavad või selgitusi ei esitatud, alustab finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamist. Vajadusel kutsub kokku koosoleku vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga seotud rikkumise korral küsib riigiabi/VTA sisendi TAO juristilt.

Jooksvalt järelevalve- menetluse raames

Kanne SFOS- s; E-kiri

3.2 Järelevalve ekspert Kuni 1000 euro mitteabikõlbliku kuluga rikkumise puhul analüüsib võimalust jätta FKO tegemata, vajadusel konsulteerib juristiga. Kui FKO jääb tegemata, siis koostab asjaolust memo, sisestab tagastuse koos memoga infosüsteemi SFOS ja märgib liigiks „finantskorrektsioon“ ja isikuks, kes toetuse tagasi maksab või hüvitab on „Hüvitatakse riigieelarvest“ (tagastus jääb infosüsteemis laekumata seisundisse), teavitab TS-t ja projektikoordinaatorit ning lõpetab infosüsteemis rikkumise aruande. Menetlus toimub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Jooksvalt järelevalve-[4]

menetluse raames Kiri SFOS-s, kanded SFOS-s, memo, e-kiri

3.3 Järelevalve ekspert Koostab FKO eelnõu vastavalt STS § 45 lõikele 1/ ÜSS § 28/ TAT-le.

Riigiabiga/VTA-ga seotud FKO korral tugineb otsuse koostamisel punkti 2 alapunkti 2.3 TAO uristi j analüüsile.

Otsuse eelnõu koostamisel kontrollib vastavalt KAMIN juhendi p. 11, et FKO tegemise asjaolud on kirjeldatud, protsendi alusel finantskorrektsiooni arvutamisel on kohaldatud õiget protsendimäära ja arvutuse aluseks olev summa on korrektne, arvutatud finantskorrektsiooni summa ja alusetult makstud toetuse mitteabikõlblik summa on korrektne, arvutuste aluseks on õiged nii ELi toetuse kui omafinantseeringu proportsioonid.

Jooksvalt järelevalve 5][

menetluse raames Kiri SFOS-s, , memo, FKO eelnõu,

3.4 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks TAO juristile. 1 tp jooksul valmimisest E-kiri

3.5 TAO jurist Kontrollib kas FKO eelnõus või memos:

1) esinevad finantskorrektsiooni tegemise või rikkumise lõpetamise asjaolud;

2) finantskorrektsiooni rakendamisel protsendi alusel on protsendimäär kaalutletud, sh rakendatud õiguslikud alused on korrektsed.

3) vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika.

Tagastab kontrollitud memo või FKO eelnõu järelevalve eksperdile.

5 tp E-kiri

3.6 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile. 1 tp jooksul E-kiri

3.7 Projektikoordinaator Kontrollib, kas FKO eelnõus kajastatud finantsandmed ( mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed.

Saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.

3 tp E-kiri

3.8 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale 1 tp jooksul E-kiri

3.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab FKO eelnõu ja saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul E-kiri

3. 10

Järelevalve ekspert a) Üldjuhul esitab FKO eelnõu TS-le seisukohtade esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § 28, määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel (v.a EŠK

. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.15.finantskorrektsiooni korral)

b) EŠK finantskorrektsiooni korral saadab FKO eelnõu EŠK programmi eksperdile e-kirja teel.

Koheselt pärast eelnõu valmimist

Kiri SFOS-s; E-kiri

3. 11

EŠK programmi ekspert edastab selle Šveitsi toetuste büroole ning salvestab X-kettale programmi Tutvub FKO eelnõuga ja kausta.

2 tp jooksul E-kiri; FKO eelnõu CHF programmi kaustas X- kettal

3. 12

Šveitsi toetuste büroo esindaja Tutvub FKO eelnõuga saadab vajaduse korral kommentaarid.ja 1 kuu jooksul E-kiri

3. 13

EŠK programmi ekspert Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega ja edastab kommenteeritud FKO eelnõu, järelevalve eksperdile.

2 tp jooksul E-kiri

3. 14

Järelevalve ekspert Tutvub kommentaaridega ja vajaduse korral täiendab FKO eelnõu. Esitab täiendatud FKO eelnõu TS- le seisukohtade esitamiseks.

2 tp jooksul Täiendatud FKO eelnõu; Kiri SFOS-s

3. 15

TS Esitab omapoolsed seisukohad (vajadusel esitab täiendava tõendusmaterjali vms). RÜ poolt määratud tähtajaks

Kiri SFOS-s, e-kiri, tõendus- materjal

3. 16

Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi, kaasates vajadusel asjakohaseid eksperte, põhjendatud juhul lõpetab menetluse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Rikkumise menetluse jätkumisel täiendab TS poolt esitatud info alusel otsuse eelnõud. Vajadusel saadab täiendatud eelnõu TAO juristile vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb FKO eelnõud oluliselt muuta, edastab muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS-le, määrates vastamise tähtaja (vt menetlust punkti 3 alapunktis 3.10), mis on lühem kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel (soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp).

Esimesel võimalusel pärast TS-lt tagasiside saamist järelevalvemenetluse raames

Memo, e-kiri, FKO, kiri SFOS-s

3. 17

Järelevalve ekspert Kui FKO eelnõud ei muudeta, esitab selle DHS-s kooskõlastamiseks projektikoordinaatorile, TAO juristile, TRO TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ning allkirjastamiseks TRO OJ-le või TAO OJ-le (Norra/EMP vahendite/EŠK korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja). Lisab töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Kui tegemist on hankerikkumist sisaldava FKO-ga, siis lisab töövoo teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile.

Kanne DHS-s

3. 18

Projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Kooskõlastab FKO. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

3. 19

TRO OJ/TAO OJ [6] Allkirjastab FKO. 3 tp jooksul Allkirjastatud FKO

3. 20

Järelevalve ekspert Edastab allkirjastatud FKO SFOS postkasti kaudu TS-le. Veendub, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsib kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab FKO TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile.

Kui FKO (sh. alla 1000 euro juhtumid) on tehtud TAT käskkirja osas, siis saadab otsuse koopia e- kirjaga vastavale RA-le. Muul juhul saadab RA-le otsuse kokkuleppel.

RA-le võib FKO-de info saata kokkuleppeliselt ka teatud pikema ajavahemiku tagant, koondades mitme FKO info.

2 tp jooksul Kiri SFOS-s

3. 21

Järelevalve ekspert Sisestab tagastuse andmed SFOS-i ja täiendab rikkumise aruannet. 10 tp jooksul otsuse all- kirjastamisest

Kanded SFOS-s

3. 22

Järelevalve ekspert Kui FKO-ga mitteabikõlblikuks loetud summa on väiksem kui rikkumise kahtluse tõttu kinni maksest peetud/välja võetud summa, annab projektikoordinaatorile teada, et kulu abikõlbliku osa võib TS-le välja maksta.

Kui FKO puudutab ka menetluses olevat , milles rikkumise seotud kulusid pole kinni peetud, makset teavitab projektikoordinaatorit, mis summa või milline korrektsioonimäär tuleb rikkumisega seotud kulust kinni pidada.makses

Koheselt E-kiri

3. 23

Projektikoordinaator 1) Eksperdilt teavituse saamisel jätkab menetlemist, pidades kinni rikkumise tõttu makse maksest mitteabikõlblikuks muutunud osa või edastab väljamaksmisele välja võetud kulu abikõlbliku maksest osa. Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud, vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded projektikoordinaator. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.25.

2) Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud ja kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis saadab tagasi makstud summade info e-kirja teel teenusekoordinaatorile RARi tagasimakse kande tegemiseks.

Menetlus jätkub teate saamisest

Märge makse kontroll -lehel; e-kiri; kanded SFOS-s; RAR kanded

3. 24

Teenusekoordinaator Vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator.

Koheselt Kanne infosüsteemis (RAR)

3. 25

Järelevalve ekspert Saades projektikoordinaatorilt info, et menetluses olev sisaldab rikkumisega seotud uusi makse kulusid, millega peab kaasnema eelarve vähendamine ja mille kohta on varasemalt juba FKO tehtud, sisestab vähendatud mitteabikõlblike kulude ulatuses SFOS-i tagastuse ja uuendab rikkumise makse aruannet.

Jooksvalt 5tp jooksul teavituse saamisest

Kanne SFOS- s

1. 2. 3. 4. 5.

3. 26

Järelevalve ekspert Analüüsib 2 korda aastas lõpetamata rikkumiste aruandeid.

Kui rikkumise menetlust ei saa lõpetada, ajakohastab rikkumise aruandes kajastatud info ning saadab aruanded TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kinnitamiseks.

2x aastas (tähtajaga 31.05 ja 30.11)

Kanded SFOS-s

4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine, tasaarveldus ja tagasilaekumine[7] [8]

4.1 Järelevalve ekspert Peab arvestust FKO tähtaegade ja tagasilaekumata summade üle, vajadusel suhtleb kinnituse saamiseks RTK raamatupidajaga.

Jooksvalt Tagasimakse konto väljavõte, e- kiri

4.2 Toetuse saaja Maksab FKO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluva toetuse tagasi.

Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik korraga FKO-s märgitud summat tagastada, esitab põhjendatud avalduse tagasinõutava summa ajatamise kohta.

otsuse 60 kp jooksul kehtima hakkamise päevast arvates,

Kanne e- riigikassasse, avaldus

4.3 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Märgib infosüsteemis tagastuse „tasutuks“.

Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.“

Kande teeb 4 tp jooksul tagasimakse info laekumisest;

Tagasikanne meetme tegevuse kontole, kanded

SFOS-s

4.4 Järelevalve ekspert Kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt, edastab meeldetuletuse projekti kontaktisikule. Hiljemalt 2 tp jooksul tähtaja saabumisest

Kiri SFOS-s

4.5 Järelevalve ekspert Kui toetuse saaja on esitanud tagasimaksmisel oleva summa ajatamiseks avalduse, hindab ajatamise põhjendatust ja vajadusel küsib täiendavaid infot, mis tõendab makseraskustesse sattumist.

Kui toetuse saaja on taotlenud ajatamist rohkem kui 12 kuud, kooskõlastab selle enne nõustumise otsuse andmist TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-ga. Koostab ajatamisega nõustumisel FKO muutmise või mittenõustumise otsuse ning esitab selle kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks vastavalt punkti 3 alapunktile 3.17. Menetlus jätkub viidatud punktide kohaselt.[9]

Ajatamisega nõustumise või mittenõustumise kirja kavandi kooskõlastamise algatamine DHSis 5 tp jooksul ajatamise taotluse saamisest

Otsuse eelnõu

4.6 Järelevalve ekspert Kui ajatatud tagasimakse korral ei tasu TS osamakseid ajatamiskava kohaselt, kaalub toetuse tagasimaksmise ajatamise rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamist, vormistades otsuse toetuse tagasimaksmiseks 30 kalendripäeva jooksul. Enne otsuse kehtetuks tunnistamist annab TS-le võimaluse hilinenud osamakse tasumiseks.

Edastab otsuse kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus jätkub punkti 3 alapunkti 3.17 kohaselt.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

Kiri /meeldetuletu s SFOS-s, e- kiri

4.7 Järelevalve ekspert Kui TS ei maksa tagasinõutud toetust tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat summat ei ole võimalik tasaarveldada ), annab FKO sundtäitmisele (kohtutäiturile) maksega täitemenetluse seadustikus sätestatud korras, arvestades HMS ja riigiasutusest toetuse saajale kohalduvaid erisusi.

Enne sundtäitmiseks esitamist saadab TS-le meeldetuletuse tasumise tähtaja saabumisest, andes toetuse saajale täiendava võimaluse (tähtaeg 2-3 tööpäeva) laekumata toetus tagasi maksta. Kui TS ei reageeri, siis antakse nõue sundtäitmisele.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

Kiri SFOS-s, e-kiri

5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine

5.1 Vabatahtlik tagastus

5. 1.1

Toetuse saaja Teavitab kirjalikult rakendusüksust, et talle on hüvitatud mitteabikõlblik kulu ja annab teada soovist tagastada vahendid vabatahtlikult.

Jooksvalt Kiri SFOS-s

5. 1.2

Projektikoordinaator Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ vabatahtliku tagastuse avalduse esitamisest. 2 tp jooksul kirja saamisest

E-kiri

5. 1.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab vabatahtliku tagastusega seotud tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul teate saamisest

Tööülesanne

5. 1.4

Järelevalve ekspert Kontrollib vabatahtliku tagastuse kohustuslike tingimuste täitmist ja üheaegset esinemist:

TS avastab ise, et on makse andmete esitamisel eksinud; TS on sellest omal algatusel RÜ-d teavitanud; toetus on välja makstud; TS on nõus toetuse 10 tööpäeva jooksul tagastama ja RÜ on nõus vabatahtliku tagastamisega.

Hindab kas esinevad kõik vabatahtliku tagastuse tingimused (sh ei ole makse osas, milles mitteabikõlblike kulud esinevad, algatatud auditeerimist) ning kas toetuse saaja poolt välja toodud korrektsiooni maht on asjakohane (sh veendub, et kas kõik mitteabikõlblikud kulud on sisse arvatud). Vajadusel küsib projekti- koordinaatorilt ja toetuse saajalt täiendavat infot, et otsustada, kas tegemist on toetuse vabatahtlikult tagastamise olukorraga.

10 tp ülesande saamisest

E-kiri vabatahtliku tagastuse nõustumise või mitte- nõustumise kohta, kiri SFOS-s

5. 1.5

Järelevalve ekspert Koostab ja vajadusel kooskõlastab juristiga vabatahtliku tagastuse nõustumise või mittenõustumise ning edastab selle kirjaga infosüsteemist toetuse saajale, teadmiseks projektikoordinaatorile.

Nõustumisel analüüsib võimalust tagastuse tasaarveldamiseks või määrab TS-le vahendite tagastamise tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest arvates. Sisestab vabatahtliku tagastuse infosüsteemi SFOS.

Edastab tasaarvelduse teostamiseks info projektikoordinaatorile.

Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt mittelaekumisel saadab toetuse saajale meeldetuletuse. Tagasimakse mittelaekumisel jätkub protsess rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

5. 1.6

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

4 tp tagasimakse info laekumisest

Tagasikanne meetme kontole, kanne SFOS- s

5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine

5. 2.1

Järelevalve ekspert Sundtäitmisele saadetud FKO-de osas pöördub kord aastas kohtutäituri poole sundtäitmise kohta info saamiseks ning kui kahe aasta jooksul alates täitemenetluse alustamisest ei ole õnnestunud nõuet sundtäita, teavitab sellest TAO riskijuhtumise ja järelevalve TJ ning teeb ettepaneku nõude lootusetuks tunnistamiseks.

Muudel juhtudel, kui tagasimaksmisele kuuluvat toetust ei ole tagasi makstud ja tagasimakse laekumiseks on tehtud täiendavaid tegevusi (eelnevad meeldetuletused, kohtumised, vajadusel kohapealne kontroll), kuid toetuse saaja ei ole ikka toetust tagasi maksnud ja ilmnevad muud asjaolud (kohtuotsus/ kohtumäärus, kohtutäituri või pankrotihalduri akt vms), millest lähtuvalt ei ole võimalik toetust tagasi maksta, teeb ettepaneku FKO lootusetuks tunnistamiseks.

1x aastas (tähtaeg 31.01)

Otsuse eelnõu, kanne DHS-s

5. 2.2

Järelevalve ekspert Valmistab ette tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise otsuse eelnõu DHS-s ja esitab selle kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le.

1 kord aastas või 10 tp jooksul alates lootusetuks tunnistamise alustest teadasaamisest

Otsuse eelnõu DHS-s

5. 2.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab otsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Kooskõlastus DHS-s

5. 2.4

TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab massotsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Allkirjastatud otsus DHS-s

5. 2.5

Järelevalve ekspert Teeb SFOS-i märke, et projekti tagasinõue on tunnistatud lootusetuks. Lisab otsuse ja põhjendused SFOS-i konkreetse tagastuse juurde.

Täiendab SFOS-is rikkumise aruannet.

5 tp jooksul Kanne SFOS- s

Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve ekspert.[1]

Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes tegeleb rikkumiste analüüsi ja [2] finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega.

Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS § 35 lg 1 punktile 2 [3] kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist.

FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[4]

FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[5]

[6] Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi /EŠK tehnilise abi meetmete ja korral vastavalt 2021-2027 rahastamisvahendite meetmete vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO OJ.

Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt [7] teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust.

Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles märgitud tagasimaksmise [8] tähtpäevaga.

RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada TS põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3/ ÜSS § 29, kui korraga maksmine seab TS [9] olulisel määral makseraskustesse.

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-20202021-2027.pdf

KÄSKKIRI

12.11.2024 nr 1-2/24/74

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste

valdkonna töökorra kinnitamine

programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20

lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks 2014-

2020/ 2021-2027.

2. töökorrale lisanduvaid tehnilisi dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei

kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus

on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.

3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 15.09.2023 a. käskkirja nr 1-

2/23/55 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine

programmiperioodiks 2014-2020/2021-27“.

4. Käskkiri jõustub alates 18.11.2024.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: Kerli Luts, Anna Zolin, Marge Kõiva, Kertu Sepp, Urve Vool, Ülle Luide,

Lona Pärtel, Mairi Uusen, Katri Targama, Kersti Kukk, Marek Kübarsepp.

Koostaja: Maarja Käis

Seosed

Nimi	K.p.	Δ	Viit	Tüüp	Org
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027	15.09.2023	425	1-2/23/55	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	30.12.2022	684	1-2/22/102	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/54	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/81	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	03.11.2022	741	1-2/41	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamin	02.11.2022	742	1-2/100	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	02.11.2022	742	1-2/238	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	02.11.2022	742	1-2/140	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	31.10.2022	744	1-2/97	Käskkiri	rtk
Töökord	28.10.2022	747	1-2/3	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	28.10.2022	747	1-2/36	Käskkiri	rtk

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027

Failid

Digiallkirjad

Seosed