Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 1/242

1

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA

TÖÖKORD

PROGRAMMPERIOODIKS 2014-2020/2021- 2022

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 2/242

2

Andmed dokumendi muutmise kohta

Staatus

(algne/

täiendatud/

kehtetu)

Jõustumise

kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Algne 01.11.2019 Algse täisversiooni loomine.

„Struktuurivahendite korraldusasutuse tööprotsessid

programmperioodiks 2014-2020“ on algselt koostatud

Rahandusministeeriumi poolt 09.07.2014 ning töökorda

on muudetud 05.05.2016. Seoses struktuurivahendite

korraldusasutuse/riikliku kontaktasutuse ja Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse

üleminekuga Riigi Tugiteenuste Keskuse koosseisu

alates 01.09.2018 on Riigi Tugiteenuste Keskuses

kinnitatud käesolev töökord esmakordselt. Töökord

arvestab soovitustega, mis on korraldusasutusele tehtud

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi nr JKS-21/2018

raames.

Samuti võtab töökord arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustuvad

alates 01.11.2019. Sellest tulenevalt kajastab töökorra 3.

osa toetuste rakendamisega seotud protsesse, mis

varasemalt on suures osas olnud kajastatud töökorras

„Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise

osakonna tööprotsessid rakendusüksuse ülesannete

täitmiseks prioriteetsetes suundades „Sotsiaalse

kaasatuse suurendamine“, „Haldusvõimekus“, „Väikese

ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja

piirkondade konkurentsivõime tugevdamine“,

„Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“ ja „Tehniline abi“

ning enim puudust kannatavate isikute abifondi

rakenduskava 2014-2020 tehnilise abi rakendamisel“.

Muudatus

(versioon 2)

01.04.2020 Töökorra muudatus tuleneb SA Archimedese ja SA

Innove rakendusüksuste funktsioonide liitmisega Riigi

Tugiteenuste Keskusse alates 01.04.2020. Lisaks on

tööprotsesse ka muus osas asja- ja ajakohastatud.

Töökorra muudatus võtab arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustusid

alates 01.04.2020 ning millega seoses loodi struktuuri

juurde kommunikatsiooniosakond, olulises osas

suurenesid toetuste arendamise osakonna riskijuhtimise

ja järelevalve talitus, teenuse disaini talitus ja toetuste

korraldamise talitus ning toetuste rakendamise osakonda

lisandus kolm uut talitust - elukestva õppe talitus, tööelu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 3/242

3

talitus ning kõrgharidus ja teadus talitus. Töökorda

lisandus rakendusüksuse ülesannete täitmine järgmiste

prioriteetsete suundade meetmetes: „Ühiskonna

vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“,

„Tööturule juurdepääsu parandamine ja tööturult

väljalangemise ennetamine“ ja „Kasvuvõimeline

ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“.

Eelnevast tulenevalt kajastab töökorra 2. osa

kommunikatsiooniosakonna ülesandeid, asjakohastatud

on toetuste arendamise osakonna talituste ülesannete

protsesse ja 3. osas on ühtlustatud Riigi Tugiteenuste

Keskuse, SA Innove ja SA Archimedese rakendusüksuste

ülesannete täitmise parimad praktikad.

Muudatus

(versioon 3)

13.11.2020 Töökorra muudatusega on ühtlustatud tööprotsesse

osakondade ja talituste vahel, et tagada sarnased

praktikad sarnastes töölõikudes.

Töökorra 2. osas on uuendatud järgmisi protsesse:

Toetuste andmise tingimuste õigusaktide

ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsessi, mis on

toodud keskselt haldamiseks teenuse disaini talitusse, kus

tagatakse toetuse arendamise osakonna ja toetuste

rakendamise osakonna ühtne seisukoht ja vastuse

koostamine;

Lisandus Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismide toimivusanalüüsi koostamise

protsess;

Rikkumiste ja auditite peatükke on asjakohastatud

vastavalt korraldusasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditis välja toodud tähelepanekutele;

Koolitus- ja arendustegevuste haldamise protsess on

ajakohastatud ja kohaldub tervele toetuste valdkonnale;

Andmekvaliteedikontrolli põhimõtteid on asjakohastatud

ning see kohaldub nüüdsest ka Norra ja Euroopa

Majanduspiirkonna finantsmehhanismidele;

SFOS arendusettepanekute hindamise protsess on

uuendatud vastavalt loodud hindamismudelile.

Vaiete protsessis on uuendatud vastavalt tänasele

tööjaotusele.

Töökorra 3. osas on täpsustatud protsessi, kui taotluse

täies mahus rahuldamine ei ole võimalik;

Otsustusprotsess osas on ajakohastatud DHS-s

otsuse/lepingu kinnitamise töövoogu ning on lisatud

protsessi kirjeldus, kuidas toimub toetuse taotluse

rahuldamise otsuse muutmise ettepaneku menetlemine

juhul, kui koordinaator algatab selle protsessi;

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 4/242

4

Maksetaotluse ja ettemakse aruande menetlemise

protsessi on ajakohastatud, sh. tasaarveldamise protsessi

finantskorrektsiooni otsuse alusel.

Riigihangete kontrolli protseduuri peatükis on

täpsustatud eelnõustamise protsessi ning riigihangete

kontrollimise protsessi. On lisatud selgitus, et kui

riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik

maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28

lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse

piirmäära, siis riigihanget ei kontrollita. Hankelepingute

täitmise lauskontrolli enam pole, vaid toimub

konkreetsete lepingumuudatuste õiguspärasuse

hindamine. On kajastatud uusi hankekontrollide

suunamiste tähtaegu. Tabelit 1 „ Riigihangete kontrolli

ulatus“ on ajakohastatud, sh. on kirjeldatud, millistel

juhtudel II tasandi kontrollija võib teha riskipõhist

kvaliteedikontrolli. Tegevuste kohapealse kontrolli

protsessi on täiendatud (sh. on kirjeldatud kohapealsete

kontrollide plaani ning kontrollaktide kinnitamise

protsess JIRA-s) ning on muudetud sellega seotud

termineid (nt. paikvaatluste asemel kohapealsed

kontrollid, protokollide asemel aktid) nii töökorras kui ka

korrale lisanduvates dokumentides. Töökorra alapeatükis

3.3. on nõuetele mittevastavuse protsessi asemel

kasutusel mõiste järelevalvetoimingud.

Järelevalvemenetluse protsessi on ajakohastatud.

Läbivalt on protsesse ühtlustatud ka

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnaga

kaastäidetavate tegevuste kirjeldustes.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 5/242

5

Muudatus

(versioon 4)

15.04.2021. Töökorra 1. üldosas on täpsustatud töökorra

kasutusulatust, sh. on muudetud RTK TRO talituste

nimed vastavalt 01.04.2021 muutunud RTK struktuurile

(vt. joonis 1), on uuendatud viide SF meetmete

nimekirjale ja on täiendatud KA töökorra lisade

nimekirja.

Töökorra 2. osas on täpsustatud alapeatükis 2.1 Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja

kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA

kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele

vastavuse kontrollimise protsessi ning alapetükis 2.2

toetuste elluviimise korraldamisega seotud protsesse,

punktis 2.2.4 on täpsustatud JKS auditi läbiviimise

osalemist ja lõpparuande projekti kommenteerimist ja

JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse

hindamist ning alapeatükki 2.3 on kaasajastatud ning on

täiendatud vaiete menetlemise protsessi ja SFOS

kasutajakontode kontrolli protsessi (seejuures on

täpsustatud, et talituse juhataja või osakonna juhataja

hindab konto avamise/sulgemise vajadust ja edastab info

RÜ administraatorile JIRA kaudu).

Töökorra 3. osas on täpsustatud protsesse seoses

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti toetuste

valdkonna liitumisega RTK-ga 01.04.2021. Töökorra

alapeatükis 3.1 on täpsustatud protsessi taotluste

vastuvõtmiseks investeeringute kavasse kantud

projektide osas ning taotlusega seotud dokumentide

esitamiseks RA-le hinnangu andmiseks. Samasse

protsessi on lisatud ka täiendav punkt 3 „Investeeringute

kava projektitaotluse hangetega seotud dokumentide

kooskõlastamiseks ja kontrollimiseks“; alapeatükis 3.1

on täiendatud taotluste menetlemise protsessi, sh. on

lisatud täiendus taotlusega seotud dokumentidele

hinnangu küsimiseks Rakendusasutuselt (RA-lt);

alapeatüki 3.1 otsustusprotsessi on lisatud võimalus

kooskõlastada TRO eelnõu RA-ga vastavalt TAT-le ja

alapeatükis 3.2 on täpsustatud maksetaotluste prognoosi

kontrollimise protsessi ning maksetaotluse ja ettemakse

aruande menetlemise protsessi hankelepingute

kontrollimise osas.

Seoses ettevalmistustega Riigi Infosüsteemi Ameti

toetuste valdkonna liitumiseks RTK-ga 01.06.2021 on

alapeatüki 3.1 taotluste menetlemise protsessi lisatud

punkt 4 „Täistaotluse hankelepingu projekti ja

hankelepingu muudatuse kooskõlastamine.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 6/242

6

„Toetuste taotlemisega seotud protsessid“ ja

„Kontrollitoimingutega seotud protsessid“ peatükke on

asjakohastatud vastavalt välja toodud tähelepanekutele.

Taotlemise avamise ettevalmistamise protsessis on

täpsustatud meetmespetsiifiliste rakendusdokumentide

kinnitamist. Maksetaotluse ja ettemakse aruande (MT)

menetlemise protsessis on selgitatud, et koordinaator

vähendab FKO-ga seotud kulusid MT-s toetuse saaja

nõustumisel ning teavitab sellest järelevalve eksperti

tagastuse sisestamiseks.

Otsustusprotsessi on uuendatud ning lisatud on punkt

„Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult

kehtetuks tunnistamine.“ Sh. on lisatud alapunktid, mille

kohaselt koordinaator koostab TRO kehtetuks

tunnistamise otsuse eelnõu juhul, kui toetus ei kuulu

tagastamisele. Järelevalve ametnik koostab TRO

kehtetuks tunnistamise otsuse eelnõu juhul, kui toetuse

saaja esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise

kohta ja toetus kuulub tagastamisele. Otsustusprotsessis

on parandatud termineid, et viia need paremini

kooskõlla STS-ga (näiteks taotluse mitterahuldamise

otsus on asendatud taotluse rahuldamata jätmise

otsusega).

Riigihangete (RH) kontrolli protsessis on selgitatud, et

kui tegemist on ehituse hankelepinguga, siis

koordinaator konsulteerib ehituseksperdiga juhul, kui on

kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas. Samas protsessis on

täpsustatud RH-ga seotud dokumentide esitamist SFOS-

s ning hangete suunamisi TAO RH kontrollüksusele.

Samuti on lisatud põhimõte, et RH-te II tasandi kontrolli

saab teha 100% riskipõhiseks, sh üle rahvusvahelise

piirmäära hangete kontrollimisel. Riskipõhine kontroll

kiirendab maksete menetlust ning samal ajal saab tagada

pistelise kvaliteedikontrolli. Riskipõhise kontrolli

põhimõtted kirjeldatakse TPK lisas 18. Tabelis 1 „

Riigihangete kontrolli ulatus“ on täpsustatud, et kui

raamlepingu alusel sõlmitud hankeleping on

hankemenetluse kontrolli ajaks olemas, siis kontrollib

selle hankeekspert. Hilisemad raamlepingu alusel

sõlmitud hankelepingud kontrollib koordinaator.

Tegevuste kohapealse kontrolli protsessi on täiendatud

sh. on kirjeldatud täpsemalt dokumendipõhise

kinnitamise meetodil teostatud kontrolle ning

taristuprojektide kohapealseid kontrolle.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 7/242

7

Projekti aruannete kontrolli protsessis on ajakohastatud

ja on täpsustatud projektile lõpetatud staatuse andmist.

TPK alapeatükki 3.3 Järelevalvemenetluse protsessi on

ajakohastatud, sh. on punkti 3 on lisatud kohustus

seadistada FKO DHS töövoog nii, et FKO läheks

teadmiseks koordinaatorile. Seejärel koordinaator

teavitab VTA-ga seotud FKOst infospetsialisti või

teenuste koordinaatorit RAR kande tegemiseks.

Muudatus

(versioon 5)

25.05.2021 Töökorra 1. üldosas on täpsustatud töökorra

kasutusulatust, sh. on selgitatud, et töökord kohaldub

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (sh.

on töökorras täpsustatud vastavad erisused). Punktis 1.1.4

on kaasajastatud viited õigusaktidele. Seoses Riigi

Infosüsteemi Ameti liitumisega RTK-ga 01.06.2021 on p.

1.1.2 „Kasutusulatus“ lisatud täiendus, et TRO täidab

muuhulgas perioodi 2014-2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 11 IKT teenuste taristu. Töökorra

3. osas on täpsustatud protsesse seoses Riigi Infosüsteemi

Ameti toetuste valdkonna liitumisega RTK-ga

01.06.2021. Alapeatüki 3.1 taotluste menetlemise

protsessi punkti 4 „Täistaotluse hankelepingu projektide

ja hankelepingu muudatuste kooskõlastamine“ on

täpsustatud. Samuti on täiendatud „Investeeringute kava

ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste

vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide

kooskõlastamise protsessi (p. 3.1.3).“ Seejuures on

lisatud täiendus, et koordinaator kasutab täistaotluste

hankelepingu projektide ja investeeringu kava

hankelepingu projektidele riigihangete kontrolli

teostamiseks Lisa 19 „Koordinaatori kontroll-lehte "IKT

teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuste nr. 2014-

2020.11.1.1 ja nr. 2014-2020.11.2.1 ning

„Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse nr. 2014-

2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

vastavalt Riigihangete kontrolliulatuse tabelile 1.

Riigihangete (RH) kontrolli protsessi on kaasajastatud,

sh. on täiendatud Riigihangete kontrolli ulatuse tabelit 1

ning on lisatud erisused riigihangete kontrolli protsessi

tähtaegades seoses meetme tegevuse nr. 2014-

2020.12.3.1 täistaotluse menetlemisega. Maksetaotluse ja

ettemakse aruande menetlemise protsessi on lisatud

toimingust kirjaliku teavitamise kohustus.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 8/242

8

Muudatus

(versioon 6)

11.10.2021 Töökorra 1. osas on lühendid lisatud osasse 1.1 ning

protsessipunktis 1.2.5 „Korrale lisanduvad dokumendid“

töökorra lisade nimekirja muudatus kajastab seda, et

rahastamisvahendite maksetaotluse kontroll-lehed lisab

RTK ühtlustamise protsessi käigus töökorra lisasse 16

„Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed.“

RTK ühtlustatud maksetaotluste valimipõhise

kuludokumentide kontrolli täiendatud metoodika kirjeldus

on töökorra lisaks 4. Töökorra 2. osas on kaasajastatud

alapeatüki 2.2 „Toetuste elluviimise korraldamisega

seotud protsessid“ protsessi „Protseduuride ja

õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel

tsentraalsed kontrollid“ punkti 2. „SFOS-i andmete alusel

igapäevased kontrollid“ ja töökorra 3. osas on muudetud

alapeatüki 3.2 „Kontrollitoimingutega seotud protsessid“

protsessipunkti 3.2.1 „Maksetaotluse menetlemise

protsess“ seoses SFOS uue maksete mooduli

kasutuselevõtuga. Alapeatüki 3.2 protsessipunktis 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsessis“ on täpsustatud, et

enne riigihanke kontrolli suunamist koordinaator

kontrollib, kas riigihanget on kontrollitud mõne teise RÜ

poolt. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis seob

projektikoordinaator kontrolli SFOS-s teise RÜ

kontrolliga. 3. osa alapeatükis 3.3

„Järelevalvetoimingud“ on samuti muudetud punkti 2

„Rikkumise kahtluse tuvastamine ja

järelevalvemenetluse algatamine“, punkti 3 „FKO

koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve

vähendamine (v.a meetme tegevuses nr 5.2.2)“ ning

punkti 5 „Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja

tagastuse lootusetuks tunnistamine“ seoses SFOS uue

maksete mooduli kasutuselevõtuga.

Töökorra 1-3. osasse on lisatud viited, millised töökorra

protseduurid kohalduvad riigieelarveliste meetmete

rakendamisele. Protsessipunkti 1.2.5 „Korrale lisanduvad

dokumendid“ töökorra lisade nimekirja on lisatud Lisa 2

„Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja

ettemaksetaotluste kontroll-leht.“

Muudatus

(versioon 7)

All-

kirjastamise

hetkel

Seoses vajadusega täpsustada protsessikirjeldust

meetme 5.2 maksetaotluste kontrollimiseks ning selleks,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 9/242

9

et rakendada maksetaotluste valimipõhist

kuludokumentide kontrollimetoodikat perioodi 2014-

2020 rahastamisvahendi meetme tegevuse 5.2.2.

maksetaotluste kontrollimiseks, on muudetud TPK 3.

toetuste rakendamise osa alapeatüki 3.2

„Kontrollitoimingute seotud protsessid“ protsessipunkti

3.2.1.4 „Maksetaotluse menetlemise protsess meetmes

nr 5.2 „Kapitali ja krediidikindlustuse kättesaadavuse

parandamine.“ “ Samuti on kaasajastatud riigihangete

kontrolli ulatuse erisusi protsessipunktis 3.2.2.

„Riigihangete kontrolli protsess“, vastavad erisused on

määratud ka TPK lisas 4.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 10/242

10

SISUKORD

1. ÜLDOSA ......................................................................................................................................... 12 1.1. LÜHENDID ...................................................................................................................................... 12 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED ................................................................................................................................ 14

1.2.1. Sisu ja eesmärk .......................................................................................................................................... 14 1.2.2. Kasutusulatus ............................................................................................................................................. 14 1.2.3. Vastutajad .................................................................................................................................................. 15 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele ........................................................................................................... 16 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid .............................................................................................................. 19

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR .......................................................................................................................... 20 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA ..................................................................................................... 23

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID ................................................................ 23 2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC

teavitamine süsteemi valmisolekust .................................................................................................................... 23 2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse korraldusasutuse kehtestatud

minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks

loa andmise protsess ............................................................................................................................................ 26 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja

kooskõlastamise protsess ..................................................................................................................................... 31 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse (call for proposals) kooskõlastamise

protsess 38 2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise

protsess 39 2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel .. 40 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint

Committee) asutamise ja rakendamise protsess ................................................................................................. 41 2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja

kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele

vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetmete tööprotseduuride muutmine .................................... 44 2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID .................................................. 47

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku

kontaktasutuse järelevalve protsess ................................................................................................................... 47 2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise koordineerimise ja maksete

teostamise protsess ............................................................................................................................................... 63 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess ............................ 68 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning

järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess ........................................................................... 71 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni

vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess ....... 80 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale

toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess ......................... 83 2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . 96 2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess ....................................................................................................... 99 2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess ........................................................................... 101 2.2.10. Norra/EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise

protsess 102 2.2.11. Norra/EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess .............. 103

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID ..... 104 2.3.1. Finantsaruande koostamise protsess ...................................................................................................... 104 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess ........................................................................... 104 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess ................................... 105 2.3.4. Rakenduskava seirearuande koostamise protsess ................................................................................. 106 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess ................................................................................ 107 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ................................................ 109 2.3.7. Hindamiste protsess ................................................................................................................................. 110 2.3.8. Hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess ..................................................... 111 2.3.9. Norra/EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess ............ 111 2.3.10. Norra/EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess .............................. 113 2.3.11. Norra/EMP aastakoosoleku korraldamise protsess ............................................................................ 114 2.3.12. Norra/EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess ............................ 116 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess ............... 117 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess .................................................... 122

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 11/242

11

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess .................................................................................................................. 124 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete

sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess ............................................................ 127 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess ......................................................................................................... 133 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 haldamise protsess .................... 138 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess ....................................................... 140

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA ................................................................................................................. 141 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID ............................................................................... 142

3.1.1. Taotlemise avamise ettevalmistamine .................................................................................................... 143 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess ............................................................................................................... 145 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega

seotud dokumentide kooskõlastamise protsess ................................................................................................ 160 3.1.4. Otsustusprotsess ................................................................................................................................ 167 3.1.5. Taotluste menetlemise protsess prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ ................................. 182 3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine .... 183

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID ........................................................................ 183 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess ...................................................................................................... 183 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ............................................................................................................... 200 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess ................................................................................................ 212 3.2.4 Projekti aruannete kontrolli protsess (v.a prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ ja meetme

tegevuses 14.2.1 „Euroopa abifond enim puudustkannatavate isikute jaoks tehniline abi“) ...................... 219 3.2.5 ESF andmekorje protsess ja seireandmete koondamine ................................................................ 222 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess ........................................................................................ 225 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess ............................................................... 225

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD ............................................................................................................ 228

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 12/242

12

1. ÜLDOSA

1.1. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

DHS – dokumendihaldussüsteem

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EGF- Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond

EK – Euroopa Komisjon

EMT – ettemakse taotlus

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt

(Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel

finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist

tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid

FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

IKT- Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade

tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele

KD - kuludokumendid

KL - kontroll-leht

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

MARO- Maakondlik arendusorganisatsioon

MATA meetmed- Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja

RE.3.1.3)

MKM- Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP

finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

MT – makse taotlus

MTO – Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 13/242

13

Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

PO – Norra/EMP programmioperaator

PDA – peadirektori asetäitja

RA – rakendusasutus

RE- riigieelarvelised

RHS – riigihangete seadus

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

SAP – raamatupidamisprogramm

SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem

SFC2014 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – struktuuritoetuse register

Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid

TA - Tehniline abi

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TART – toetuse andmise tingimusi rakendusasutuse tegevusteks sätestav käskkiri

TAT – toetuse andmise tingimused

TJ – talituse juhataja

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-

2020/2021-2022 ehk tööprotseduuride kirjeldus

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

VV – Vabariigi Valitsus

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 14/242

14

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Sisu ja eesmärk

Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) kui struktuurivahendite (edaspidi SV) korraldusasutuse (edaspidi KA) ning Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (edaspidi Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse

(edaspidi RKA) ja sertifitseerimisasutuse (edaspidi SA) ülesannete ning riigieelarveliste

(edaspidi RE) meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras

sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus

Töökord kohaldub nii ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 kui ka enim

puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondile ja RTK poolt rakendatavatale RE meetmetele käesolevas peatükis

toodud erisustega. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste rakendamisele, kui konkreetse

protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud

üksnes RE, SV või Norra/EMP, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.

Abifondi rakenduskavale ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei

kohaldu töökorra järgmised peatükid:

 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi

määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle

aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.1

 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.2

 2.3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris

olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise

osakonnale (edaspidi TAO), toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise

osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti

juhinduvad töökorrast majandustarkvara arenduse osakonna (edaspidi MTO) struktuurivahendite

arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja ning tema otsealluvuses olevad

projektijuhid.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning

riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna

1 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele, sest selle

aruande esitamine ei ole RE meetmete määrustega nõutud. 2 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le

meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 15/242

15

talituse, avaliku taristu talituse, hariduse- ja teaduse talituse, elukestva õppe ja IT arenduse

talituse ning tööelu ja hoolekande talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi 2007-

20133 kui ka perioodi 2014-2020 meetmete rakendamisele ning TRO interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse ja TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete

rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

Vastavalt Vabariigi Valitsuse 30.09.2021 korraldusega nr 337 kinnitatud “Perioodi 2014–2020

struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, nr 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine

ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus-

ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade

konkurentsivõime tugevdamine“, nr 9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 10 „Jätkusuutlik

transport“, nr 11 IKT teenuste taristu, nr 12 „Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning

perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse 19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna

arendamise rakenduskava prioriteetses suunas nr 4 „Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud

areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO

Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO

täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid.

Ühissätete määruse artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning

abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud

töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja

Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad

(tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli

osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide

hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide

arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

1.2.3. Vastutajad

KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires,

sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is.

RE meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma

volituste piires.

Norra/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma

volituste piires.

3 Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 16/242

16

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Jrk

nr

Õigusakti/

dokumendi

tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

SV Norra EM

P

Abifon

d

EGF RE

1. Euroopa Liidu

õigusakt4

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1303/2013, 17. detsember 2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu

Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,

Euroopa Maaelu Arengu Euroopa

Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa

Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi

ühissätete määrus)

X X

2. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF

määrus)

X X

3. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja

tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid

erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus

(EÜ) nr 1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

4. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF

määrus)

X X

5. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim

puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi abifondi

määrus)

X

6. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014,

17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 223/2014, mis

käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate

isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava

elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas

ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud

määrus)

X

7. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014,

3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrust (EL) nr 1303/2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu

Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,

Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning

Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse

X

4 Lisaks parlamendi ja nõukogu määrustele reguleerivad SV rakendamist mitmed EL tasandi delegeeritud

määrused, rakendusmäärused ja juhendid, mis on leitavad siit:

http://ec.europa.eu/regional_policy/et/information/legislation/guidance/

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 17/242

17

ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

8. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28.

juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi

ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013

rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate

maksete ülekandmise ja haldamise ning

rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku

korraga, toiminguga seotud teabe- ja

teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning

andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga.

X

9. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL)

nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi (2014–2020) ja millega

tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006

(ELT)

X

10. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus

(EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa

Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju

ning millega muudetakse nõukogu määrust

(EÜ, Euratom) nr 1605/2002

X

11. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

12. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

13. Rahvus-

vaheline

õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

14. Rahvus-

vaheline

õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

15. Riigisisene

seadus

Välissuhtlemisseadus X X X

16. Riigisisene

seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus

(edaspidi STS) X X

17. Riigisisene

seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X

18. Riigisisene

seadus

Hasartmängumaksu seadus X

19. Riigisisene

seadus

Riigieelarve seadus X

20. Riigisisene

seadus

Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X

21. Riigisisene

seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X

22. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja

taotluste menetlemise nõuded toetuse andmise

tingimuste kehtestamisel (edaspidi taotluste

menetlemise määrus)

X X

23.. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate

kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse

väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise

tingimused ja kord (edaspidi ühendmäärus)

X X X X

24. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja

kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X

25. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest

avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide

tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja

kord (edaspidi teavitamismäärus)

X X

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 18/242

18

26. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus

(edaspidi registri määrus) X X X X X

27. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja

eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi VV

reservi määrus)

X X X X

28. Vabariigi

Valitsuse

korraldus

VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020

struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine

(edaspidi SF meetmete nimekiri), vastu võetud

23.12.2021

X X

29. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist

vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja

kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)

X X

30. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146

„2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse

korraldusasutuse ja sertifitseerimis(makse)asutuse

ülesannete täitja määramine“

X X

31. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X

32. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje

kord X X X X X X

33. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK peadirektori asetäitja 03.03.2022 a käskkiri nr 1-

2 / 0026 „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“

(edaspidi RTK ülesannete käskkiri)

X X X X

34. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK asjaajamiskord X X X X X X

35. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna

tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga

seotud ülesannete täitmisel

X X X X

36. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X

37. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi

vahendite taotlemiseks ja haldamiseks

X

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest Euroopa Komisjoni ning KA, RKA, SA ning

Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest,

mis on kättesaadavad veebilehe www.struktuurifondid.ee ekstranetis.

Struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM art

140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis

abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on

sätestatud pikem tähtaeg (nt riigiabi puhul 10 aastat).

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi

poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle

Rahvusarhiivile.

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise

algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing

algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 19/242

19

lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud

majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab

raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures

säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse

Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast

viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK-le ja RTK

teabehalduse korrale ning toetuse saajad vastavalt RE meetmete määrustele.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja

tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorrale lisanduvad dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata

käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma

vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal5. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või

vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või

järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks

kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid

teavitatud.

Lisa 1 –Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 - Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht

Lisa 4 – Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika

Lisa 8 – Hanke ekspertiisi kontroll-leht

Lisa 9 – Eelpaikvaatluse akt

Lisa 10 – Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 11 – Kohapealse kontrolli akt (projekti vältel)

Lisa 12 – (Seire) aruande kontroll-leht

Lisa 13 – Järelkontrolli akt

Lisa 14 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 15 – Projekti tulemuste ja eesmärkide hindamise (järelaruanne) kontroll-leht

Lisa 16 – Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed

Lisa 17 – Valimipõhine lihthanke kontrolli metoodika

Lisa 18 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 19 – Koordinaatori kontroll-leht "IKT teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuste nr. 2014-

2020.11.1.1 ja nr. 2014-2020.11.2.1 ning „Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse

nr. 2014-2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

5 Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO

juhataja. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei

kinnitata.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 20/242

20

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR

Vastavalt STS-ile vastutab RTK struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka

RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud

ühissätete määruse artiklis 125 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg

3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a

ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi

delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate

tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ühissätete määruse artiklis 125

toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra

peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise

osa“.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule,

täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA

ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP

rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud

rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus

doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult

sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA ,Norra/EMP SA ülesannete ja RE meetmete ülesannete

täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on

KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. KA/RKA ülesandeid täidavad neli tema alluvuses

olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Samuti täidavad KA/RKA ülesandeid RTK

projektijuhid. Vastavalt RTK põhimääruse § 173 lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK

peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE meetmete rakendajarolli

täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete

õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni

nõustamine nende rakendamisel, toetuse andmise tingimuste õigusaktide kooskõlastamine, KA

ning RE meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de

vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA

järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, Euroopa

Komisjonile ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-

le, vajadusel toetuse saajatele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja

tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 21/242

21

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise

eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava

ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on

peamiseks kontaktiks Euroopa Komisjonile erinevates rakendamist puudutavates küsimustes

ning Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud

teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride

optimeerimiseks ärianalüüse.

TMO vastutab ühissätete määruse artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning

rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi ja projekte, teostab

TART-ide ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid

maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning kohapealseid tegevuste

kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete

kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele

mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse

tõstmise tegevuste eest.

Projektijuhi ülesanneteks on horisontaalsete projektide juhtimine, toetuste valdkonna

tulemusjuhtimise süsteemi väljatöötamine ning KA keskse info juhtimise korraldamine.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja MTO. RMIT korraldab arenduskeskkondade ja

andmebaasi haldust, andmete varundamist. MTO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja

aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud

ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond.

Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d RM RRO.

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RE meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul

ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete

vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja

koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks

pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale

tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 22/242

22

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur (kliki pildile, et näha suuremalt)

Struktuuriliselt on SV jagunemine töötajate lõikes seisuga 31.03.2022 järgnev:

1) RTK finantsarvestuse osakond – 1 töötaja;

2) RTK peadirektori asetäitja – 1 töötaja;

3) RTK majandustarkvara osakond – 5 töötajat;

4) Kommunikatsiooniosakond – 3 töötajat

5) Toetuste arendamise osakond – 60 töötajat;

6) Toetuste rakendamise osakond – 76 töötajat;

7) Toetuste maksete osakond – 5 töötajat.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 23/242

23

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC teavitamine süsteemi

valmisolekust

Protsess kirjeldab KA/RKA ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava

KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi

jooksul läbiviidavate KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite

läbiviimise raames.

KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ühissätete määruse

artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja

vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5

paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada

liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse

kohta.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA vastavusauditi algatamine

1.1 TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

protseduuride

koordinaator)

/Norra/EMP

koordinaator6

Koostab KA/RKA vastavusauditi (vajadusel

järelauditi) algatuskirja esitamiseks AAle ning

edastab selle koos KA tööprotseduuride

kirjeldusega või RKA JKK-ga DHS-i kaudu

kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

10

tööpäeva

(edaspidi

tp)

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle

KA/RKA juhile DHS-i kaudu

allkirjastamiseks.

2 tp

1.3 KA juht/RKA juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA

vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja ning KA tööprotseduuride

kirjeldused või RKA JKK AA-le (teadmiseks

TMO juhatajale).

2 tp

1.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja Sharepointi.

2 tp

6 TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest – edaspidi kõigis protseduurides

Norra/EMP koordinaator.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 24/242

24

2. KA vastavusauditi või KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, selle järelauditi või

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi. Esitab

auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA-le

kommenteerimiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.2 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi aruande projektile

seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja

vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku

lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA seisukohtadega auditi

aruande projekti.

3 tp

2.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA

kommentaaridega auditi aruande projekti

vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande

KA/RKA-le ning sisestab lõpparuandes toodud

järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.6 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad,

kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja.

5 tp

2.7 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates

asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab

järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS

auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.8 TMO

finantsekspert

Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või

Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele,

annab auditi aruande projektile seisukohad

kooskõlastades need eelnevalt TMO

juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning

seotud info kandmise SFOS-i JKS auditi

moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.9 AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel

kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui

AA ei hinda järeltegevusi piisavaks,

alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 25/242

25

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab VV istungiks ette

KA vastavaks tunnistamise korralduse

materjalid ning esitab need ametlikuks

kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja

Riigikantseleile. Salvestab materjalid

Sharepointi.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

3.2 Protseduuride

koordinaator

Koostab pärast VV poolset KA vastavaks

tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks

tunnistamisest EK-le esitamiseks.

5 tp

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp

3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le

(koopia KA juht, TMO juhataja) KA

vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA

vastavuse kohta ühissätete määruse artiklis 124

ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud

nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride

kirjeldused.

Teavitab programmperioodi jooksul EK-d

juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta

ühissätete määruse artiklis 124 ja abifondi

määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele.

3.5 Protseduuride

koordinaator

Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult

märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide

kättesaamisest, koordineerib koordinaator

vastuskirja koostamist EK märkustega

arvestamise või põhjendatud mittearvestamise

kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt

TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i,

lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.

15 tp

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp

3.7 Protseduuride

koordinaator

Edastab kirja dokumendihaldussüsteemi kaudu

TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab

materjalid Sharepointi.

2 tp

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride

koordinaator

Pärast muudatuste toimumist

rakendussüsteemis uuendab andmeid

infosüsteemis SFC2014.

10 tp

5. Norra/EMP juhtimis- ja kontrollisüsteemi FMO-le esitamine kinnitamiseks

hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest

5.1 Norra/EMP

koordinaator

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab ette ametliku kirja

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 26/242

26

RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le

esitamiseks. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK

nõuetele vastavuse kohta.

5.2 RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-

le.

3 tp

5.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale

teadmiseks. Salvestab kõik asjakohased

Norra/EMP JKK materjalid Sharepointi

vastavasse kausta.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Taotlus AA-le

vastavusauditi

/järelauditi

algatamiseks koos

alusmaterjalidega

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

Vastavusauditi/

Järelauditi

lõpparuanne

AA SFOS JKS auditite moodul

+ Norra/EMP materjalid

Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

istungi materjalid

asutuse vastavaks

tunnistamise kohta

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

KA

vastavushindamist

puudutav

kirjavahetus EK-ga

või FMO-ga

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse

korraldusasutuse kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja

juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO

ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja

Norra/EMP PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele

vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib

liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ühissätete määruse

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 27/242

27

artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses ühissätete

määruse artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus

Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de

juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud

RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames

ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA

Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat

juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse

väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –

asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja

kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on

kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib

KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul

võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ

protseduuridele, kus asjakohane):

 üldine struktuur ja tööjaotus asutuses;

 taotluste menetlemine;

 vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

 maksetaotluste kontroll;

 riigihangete kontroll;

 kohapealne tegevuste kontroll;

 rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll;

 projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll;

 tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja

nendest teavitamine;

 finantskorrektsiooni otsuse tegemine;

 SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus;

 vaidemenetlus;

 auditi järeltoimingute tegevused;

 Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO juhataja Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest,

mille järgi tuleb protseduurid koostada, kusjuures

eraldi on vastavushindamise enesekontrolli

kontroll-lehel (edaspidi kontroll-leht) välja

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 28/242

28

toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded,

millega arvestamine protseduurides on

vastavushindamise aluseks.

1.2 RA või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks,

koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes

oma protseduurid ja esitab need KA

vastavushindamiseks. Vastavushindamiseks

esitatakse ka vastavushindamise kontroll-leht,

kuhu on märgitud viited iga KA poolt kehtestatud

minimaalse nõude täitmise kohta.

Vastavalt

vajadusele

1.3 TAO teenuse

arendamise ekspert

KA annab hinnangu, kas protseduurides

kirjeldatu vastab KA juhendites kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, kasutades selleks

vastavushindamise kontroll-lehte ning kaasates

vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat ja RM RO-d.

Kui mõnele kontrollküsimusele on antud

negatiivne hinnang, teeb vastava märke kontroll-

lehele ning saadab e-kirja vastavushindamise

taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest

vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud

protseduuride hindamiseks esitamiseks. Seejärel

kontrollib uuesti korrigeeritud protseduuride

kirjeldust.

10 tp

1.4 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kui kõikidele kontrollküsimustele on antud

positiivne hinnang, edastab lõpliku versiooni

kontroll-lehest koos lõpliku versiooniga TPK-st

ja kontrolliajalugu kajastavast kontroll-lehest

TAO juhatajale e-kirja teel kooskõlastamiseks.

5 tp

1.5 TAO juhataja Vaatab läbi vastavushindamise kontroll-lehe ja

esitatud lisamaterjalid, annab tagasiside kontrolli

teostanud eksperdile esitatud materjalide kohta.

5 tp

1.6 TAO teenuse

arendamise ekspert

Pärast TAO juhataja heakskiitu algatab DHS-is

RA või RÜ vastavushindamise lõpphinnangu

kinnitamise, lisades DHS-i lõpliku versiooni

TPK-st, kontrolliajalugu kajastava kontroll-lehe

ning kontrollija digiallkirjastatud lõpliku

kontroll-lehe.

2 tp

1.7 TAO juhataja Kinnitab DHS-is RA või RÜ positiivse

vastavushindamise läbimise lõpphinnangu.

3 tp

1.8 TAO teenuse

arendamise ekspert

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat KA lõpphinnangust ning palub e-kirjaga

esitada KA-le kinnitatud versiooni asutuse TPK-

st. Saadab e-kirja koopia ka AA-le ja TMO-le,

RÜ puhul ka asjakohas(t)ele RA(de)-le.

5 tp

1.9 TAO teenuse

arendamise ekspert

Salvestab RÜ/RA TPK tööversioonid, KA

tagasiside, kooskõlastatud TPK ning

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 29/242

29

vastavushindamise kontroll-lehe ning kinnitatud

TPK Sharepointi vastavasse kataloogi.

1.10 TAO jurist RTK valmistab ette peadirektori asetäitja

käskkirja, millega antakse luba RA ja RÜ

ülesandeid täitma asuda ning algatab DHS-is

menetlusringi vastavalt RTK asjaajamiskorrale.

5 tp

1.11 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kannab info tegutsemisloa saanud asutuse kohta

infosüsteemi SFC2014.

5 tp

2. Norra/EMP vahendite PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise

protsess

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või

juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb

protseduurid koostada.

5 tp

2.2 PO või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks,

koostab RKA kõiki nõudeid/juhendmaterjale

arvesse võttes oma JKK (PO)/TPK (PO, RÜ) ja

esitab need RKA-le vastavushindamiseks.

Vastavalt

vajadusele

2.3 TMO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Veendub, kas JKK/TPK vastab RKA kehtestatud

nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat.

Kui JKK/TPK vajab korrigeerimist, saadab

puuduste kõrvaldamiseks ja/või JKK/TPK

täiendamiseks vastavushindamise taotlejale e-

kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/TPK

esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti

korrigeeritud JKK/TPK-d.

10 tp

2.4 Norra/EMP

koordinaator

Kooskõlastab lõpliku versiooni kontrolltulemuse

koos lõpliku versiooniga JKK-st/TPK-st talituse

juhatajaga.

5 tp

2.5 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat RKA lõpphinnangust ning palub e-

kirjaga esitada RKA-le kinnitatud versiooni

asutuse TPK-st või JKK-st.

Edastab PO JKK ja TPK koos vastava RÜ TPK-

ga AA-le vastavusauditi läbiviimiseks.

5 tp

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ TPK

tööversioonid/kinnitatud versioonid, RKA

tagasiside, kooskõlastatud JKK/TPK ning

kontroll-lehe Sharepointi.

3 tp

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK

RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja

FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab

nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA

3 kuud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 30/242

30

arvamus (the report and the opinion vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK

nõuetele vastavuse kohta.

2.8 Norra/EMP

koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse

artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA

arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO

JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le

kommentaare kuni kahe kuu jooksul

dokumentide kättesaamisest.

2 kuud

esitamiseks +

2 kuud FMO

kommentaari

deks

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO

JKK-ga, korraldab neile vastamise.

Vastavalt

vajadusele.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Vastavushindamise

taotleja

protseduuride

tööversioonid ja

lõplik versioon

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

kontroll-lehed

TAO

teenuse

arendamise

ekspert /

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

KA/RKA tagasiside

materjalid

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Rahandusministri/ TAO jurist Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 31/242

31

KA juhi7 otsused

RA ja RÜ

ülesandeid täitma

asumise loa kohta

Otsused RA ja RÜ

ülesannete täitmise

peatamise, jätkamise

ja lõpetamise kohta

TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või selle

muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT

eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ühissätete määrusega, komisjoni määrustega ja

asjakohase fondi-määrusega, STS-ga, meetmete nimekirjaga, ühendmäärusega, taotluste

menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse

põhimõtetega.

Protsessi eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud

riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning

proportsionaalsuse põhimõtetega.

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos juhendiga, mida samuti

tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud

õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta

märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM

RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. Töökorrast juhindutakse

TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid,

STS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa,

millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise

rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja

läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

RE meetmete korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse

andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus,

terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

7 Volitused perioodi 2014-2020 kohta on antud. Juhul kui on vajadus uue asutuse nimetamiseks, teeb seda KA

juht.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 32/242

32

TAO ekspert annab hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale:

kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh

kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise

metoodika arusaadavusele ja sobivusele;

toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele;

toetuse maksetingimuste õiguspärasusele;

rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga;

rahastamisvahendi puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia

selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse

andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele;

hangete läbiviimiseks seatud nõuetele;

riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste

andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises ning juhib RTK sees eelnõu kommenteerimist.

RTK väliste eelnõude ettevalmistamisel annab vajadusel eksperthinnangu. RTK-s rakendavate

meetmete eelnõu kooskõlastamisel annab hinnangu õigusakti terviktekstile, sh hindab, kas selles

kirjeldatud tingimused vastavad toetuse andmise sisulisele rakendatavusele.

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja

rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete

ühtlustamisel.

TAO teenuse talituse juhataja hindab TAT kirjelduse asjakohasust ja rakendatavust tingimuste

terviksüsteemis, sh TATid oleksid süsteemis sarnase ja võimalusel allikaneutraalse

ülesehitusega.

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

1.1 RTK-s rakendatavate meetmete TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.1.1 TRO talituse

juhataja

Määrab vajadusel taotlemise

avamise ettevalmistaja kui RA on

esitanud TAT-i eelnõu

ettevalmistamise protsessi

käigus.

Suuline või

kirjalik teavitus

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse teenuse

arendamise eksperti, kes täidab

keskset TAT koordinaatori rolli.

Suuline või

kirjalik teavitus

Koheselt

ülesande

saamisest

1.1.3 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse juhatajat.

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 33/242

33

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

(edaspidi TAT

koordinaator)

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

1.1.4 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Korraldab RA esitatud eelnõu

ettevalmistamises osalemist ja

kommenteerimist ning vajadusel

osaleb RA-ga kohtumistel.

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kui RA

edastab täiendatud versiooni.

Edastab eelnõu TAT

koordinaatorile, kui eelnõu on

valmis esitamiseks töögrupile

kommenteerimiseks.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Confluence-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.1.5 TAT

koordinaator

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kutsub kokku

töögrupi ja edastab eelnõu

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.1.6 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib ka

eelnõu lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.1.7 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud,

uuendatud JIRA

tööülesanne

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.1.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

1.2 Meetmete, mida ei rakendata RTK-s, TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.2.1 Eelnõu saaja Edastab eelnõu teenuse disaini

talitusele juhatajale ja TAT

koordinaatorile.

Suuline või

kirjalik teavitus

1 tp jooksul

eelnõu

saamisest

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 34/242

34

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

1.2.2 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

(edaspidi TAT

koordinaator)

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.2.3 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Juhib eelnõu ettevalmistamises

osalemist ja kommenteerimist.

Teavitab eelnõust

ettevalmistamisest seotud

osapooli. Vajadusel osaleb RA-

ga kohtumistel.

Tagab, et Confluence-s oleks

alati viimane versioon

muudatusest.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Confluence-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.4 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik,

TAO

järelevalve

riskiekspert,

vajadusel TRO

talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib eelnõu

lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.6 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.2.7 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 35/242

35

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.1 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Registreerib TAT/TART eelnõu

DHS-s 11.2-1 dokumendisarja

kausta ja edastab töövoo

ülesande teenuse disaini talituse

teenuse arendamise eksperdile,

kes täidab TAT koordinaatori

rolli, teadmiseks TAO ja TRO

juhatajatele ning KA juhile.

Juhul kui eelnõu saadetakse

kommenteerimiseks RTK

töötajale, siis edastab eelnõu

[email protected] aadressile.

Dokument

registreeritud

LiveLinkis

1 tp jooksul

sisse tulemisest

2.2 TAT

koordinaator

Juhib eelnõu

kooskõlastusprotsessi RTK-s,

koondab kommentaarid ja

vormistab ametliku

kooskõlastuskirja määratud

tähtajaks.

Avab JIRA-s tööülesande

kooskõlastamisele tulnud

õigusakti eelnõu kohta. Viitab

kirjelduses dokumendi DHS

registreerimistunnusele.

Lisab kooskõlastamisele

saadetud õigusakti eelnõu koos

lisadega Confluence-i ja saadab

kommentaaride saamiseks koos

tähtajaga seotud osapooltele

teavituse (TAO ekspert, TAO

jurist, TAO teenuse disaini

talituse juhataja/ärianalüütik,

TAO järelevalve riskiekspert,

TRO talituse juhataja/ talituse

juhataja määratud isik).

Töövoog

Livelink,

dokument

Confluence-s,

tööülesanne ja

teavitus JIRA-s

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 36/242

36

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.3 TAO ekspert,

TAO jurist, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TAO teenuse

disaini talituse

juhataja/

ärianalüütik,

TRO talituse

juhataja/ talituse

juhataja määratud

isik

Vaatab õigusakti eelnõu üle ning

teeb vajadusel kommentaarid

ettepaneku vormis. Teise TAO

valdkonna eksperdi, juristi,

riskieksperdi või RM RO

valdkonda kommenteerides

eelnevalt räägib kommentaari

sisu teema omanikuga läbi.

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga

tutvumise ja vajadusel

kommenteerimise kohta.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

koos-

kõlastamise

tähtpäeva

2.4 TAT

koordinaator

Koostab kooskõlastuskirja

tulenevalt eelnõule esitatud

kommentaaridest, arvamuste

paljususe korral leiab

konsensuse. Salvestab

vastuskirja JIRA taski alla ning

annab osapooltele teada, et

vastuskiri on koostatud.

Esitab kooskõlastuskirja DHS-s

kooskõlastamiseks TAO

juristile, allkirjastamiseks TAO

juhatajale ja täitmiseks RTK

dokumendihalduse spetsialist.

Töövoos teadmiseks lisab seotud

osapooled.

Kommentaaride puudumisel

saadab eelnõu koostajale

sellekohase teavituskirja ja

märgib vastava kommentaari

DHS-s ülesande täidetuks

lugemisel (tegemist on vaikimisi

kooskõlastamisega).

Ametlik

vastuskiri,

töövoog DHS-s,

e-kiri

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.5 TAO jurist Veendub väljamineva

kooskõlastuskirja korrektsuses

ja kooskõlastab dokumendi.

Kooskõlastus

DHS-s

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.6 TAO juhataja Allkirjastab märkustega

kooskõlastuskirja.

Allkirjastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 37/242

37

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.7 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Väljastab õigusakti eelnõu

kooskõlastuskirja eelnõu

koostajale ja teadmiseks RM

RO-le.

Väljastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

2.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist

tööfailid ja lisab TAT eelnõu

tööversiooni JIRA tööülesande

kuvale.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

kooskõlastus-

kirja

väljastamisest

2.9 TAT

koordinaator

Kui eelnõu koostaja saadab

eelnõule esitatud

kommentaaride tabeli, teavitab

kommentaaride esitajaid

vastuste saamisest.

Kui kommentaaride esitajatel on

täiendavaid kommentaare

lisatakse need JIRA tööülesande

alla ettepaneku vormis ning TAT

koordinaator edastab need

eelnõu koostajale.

Teavitus JIRA-s,

kommentaar

JIRA-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

tähtaeg

2.10 TAT

koordinaator

Jälgib, et info kinnitatud

TAT/TART jõuaks RTK-sse,

vajadusel saadab eelnõu

koostajale päringu. Veendub, et

viimane versioon õigusaktist

oleks lisatud struktuurifondide

kodulehele.

Lisab vastuvõetud õigusakti viite

JIRA-sse ja sulgeb tööülesande

JIRA-s.

Kehtiva õigusakti

versioon

kodulehel;

täiendatud JIRA

tööülesanne

Info

saabumisest 5tp

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kooskõlastamiseks

esitatud eelnõu

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

Kooskõlastus-/

Mittekooskõlastuskiri

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 38/242

38

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse

(call for proposals) kooskõlastamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud

miinimum nõuetele).

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest

hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise

mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad

dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja

FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning

edastab e-kirja teel esmased versioonid RKA-le

ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt

vajadusele

2. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega

seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO

valdkondlikke eksperte. Edastab e-kirjaga RKA

kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja

jooksul

3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud

dokumendid.

Mõistliku aja

jooksul

4. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik

vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le

dokumentide vastavust.

Mõistliku aja

jooksul

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja

jooksul

6. Norra/EMP

koordinaator

RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid

koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt

rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.

Hiljemalt 2

nädalat enne

taotlusvooru

avamist

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole

2 nädala jooksul peale teavitust

(rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare.

2 nädalat

peale FMO

teavitamist

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toetuse andmise

tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid)

koos asjakohaste

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust ja Jira

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 39/242

39

täiendavate

dokumentidega

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust ja Jira

Elektrooniliselt

2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste

kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note)

kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse

(Concept note) kavandi RKA-le

kooskõlastamiseks.

Hiljemalt 5

kuu jooksul

arvates PO

määramisest

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kommenteerimise

kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega

(sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste

tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste

esitamiseks antakse tähtaeg arvestades

rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud

programmi üldise kirjelduse.

5 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste

osapooltega (sh RM).

3 tp

5. Norra/EMP

koordinaator

Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud

programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks.

2 tp

6. TAO juhataja Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA

juhile allkirjastamiseks.

2 tp

7. RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp

8. Norra/EMP

koordinaator

Salvestab kõik asjakohased materjalid

Sharepointi vastavasse fondi kausta.

3 tp

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab

oma kommentaarid või otsuse programmi üldise

kirjelduse vastu võtmisest keeldumise kohta

RKA-le.

2 kuud

10. Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid

vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid

edasises programmi ettevalmistamise protsessis

arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus

programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib

PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 40/242

40

täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti

läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul

protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

11. Norra/EMP

koordinaator

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse

artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO

keeldumise otsuse kättesaamisest arvates kahe

kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite

kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on

esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes

keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA

seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi

kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse

TAO juristi.

2 kuud

12. Norra/EMP

koordinaator

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada

rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5

nimetatud alternatiivi, siis koordineerib vastavate

tegevuste elluviimist.

2 kuud

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

Elektrooniliselt

PO programmide

üldised kirjelduste

kommenteeritud ja

lõplikud versioonid

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus PO-dega Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus FMO-ga Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement)

sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

Protsess kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu

vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama

programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise

kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja

riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise

kirjelduse esitamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist

edastab programmilepingu esialgse versiooni

RKA-le.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 41/242

41

2. Norra/EMP

koordinaator

Edastab programmilepingu esialgse versiooni

vastavale PO-le, TMO-le ning teistele

asjakohastele osapooltele kommentaaride

esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

3. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad

üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste

asutuste vahel vajadusel kohtumise, et

probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud

kommentaaridest FMO-le ametliku vastuse kas

programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või

paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu

sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO

lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

5. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp

6. RKA juht Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp

7. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le ja koopia vastavale PO-le.

3 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Allkirjastatud

programmilepingud

Norra/EMP

koordinaator

DHS ja elektrooniliselt

Sharepoint - vastava toetuse

alamkaustas skaneeritud

verisoon lepingust

Paberkandjal ja

elektrooniliselt

Kirjavahetus

kooskõlastamiste käigus

koos muude asjasse

puutuvate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint -vastava toetuse

alamkaustas

Elektrooniliselt

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu

kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise

ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA

koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi

kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 42/242

42

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama

ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja

valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja

programmide ülesed algatused/projektid (initiatives);

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on

kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine.

Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi

lepingu (the Bilateral Fund Agreement)/tehnilise

abi lepingu (Technical Assistance Agreement)

esialgse versiooni RKA-le.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.2 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa

ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse

ühiskomitee koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa

ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO

ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4

1.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le

ning teistele asjakohastele osapooltele

kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.4 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja

jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab

asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise,

et probleemid lahendada. Korraldab

kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le

ametliku vastuse kas programmilepingu

sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja

edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas

kokku leppinud korraldab FMO lepingu

ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 43/242

43

1.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu allkirjastamise.

3 tp

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu paberkandjal.

1 tp

1.8 Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le.

3 tp

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee

kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse

taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub

potentsiaalsetel toetuse saajatel esitada

projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2

nädalat enne kahepoolsete suhete fondi

ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee

koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse

kinnitamise koosoleku-väliselt.

Jooksvalt

2.2 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee

liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul

koos esialgse päevakava ettepanekuga ja muude

vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti

ettepanekud). Vajadusel korrigeerib osalejate

tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2

nädalat enne

planeeritud

kohtumist

2.3 Norra/EMP

koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt

ajakavale

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee

kohtumist.

1 tp

2.5 Kahepoolsete

suhete fondi

ühiskomitee

liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud

kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis

otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud

põhimõtetele projektide rahastamine,

mitterahastamine või projekti ettepaneku

muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise

ning edastab osalejatele kommenteerimiseks.

2 nädala

jooksul peale

ühiskomitee

kohtumise

toimumist

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega

edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile

ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti

ettepanekud, siis nende rahastamine või

mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku

lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti

ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub

kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4

nädalat peale

kohtumise

toimumist

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 44/242

44

2.8 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse

kahepoolsete suhete tööplaani (the Work Plan)

kommentaare, edastab kommentaarid

kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele

teadmiseks võtmiseks.

2 nädalat

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või

täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja

koordineerib ühiskomitee liikmete vahelist

suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/

mittekinnitamist teavitab sellest projekti

ettepaneku esitajat.

Koosoleku-

väliselt

vastavalt

vajadusele

mõistliku aja

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Norra/EMP

kahepoolsete suhete

fondi leping/ tehnilise

abi leping koos

kaasnevate vastavate

lisade ja täiendavate

dokumentidega (sh

memod, protokollid)

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

NMFA/FMC ja

FMO-ga

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele

nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te

meetmete tööprotseduuride muutmine

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP

PO-de JKK-des tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsess kirjeldab ka

RTK RE meetmete rakendaja tegevusi RTK tööprotseduuride kirjeldustes ning JKK-des tehtud

muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse

ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses

rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP

juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused.

Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 45/242

45

tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi

vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA

juhenditest.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RA/RÜ/PO RÜ TPK/PO JKK muudatused (va tehnilised

muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist

kooskõlastusele KA/RKA-le. RE meetmete

protseduuride muudatused tuleb saata enne

kinnitamist kooskõlastusele TAOle.

RA TPK muutmisel tuleb muudatused saata

enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le

üksnes nende TPK protsesside muutmisel, kus

RA täidab STS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ

funktsioone (nt finantskorrektsioonide

tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi

RA-ga.

Saadab nõutud TPK või PO JKK muudatused

KA/RKA/RTK TAO kontaktisikule (TAO TPK

koordinaator struktuurivahendite ja RE

meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaator

Norra/EMP puhul) enne TPK või PO JKK

kinnitamist e-kirja teel:

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona),

kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis

põhjustel;

2) TPK või JKK verisooni, kus on selgelt välja

toodud muudatused (kasutades MS Word

funktsiooni „Track Changes“ või muud

muudatuste eristamise viisi).

Vastavalt

vajadusele

2. TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi TPK

koordinaator)/

Norra/EMP

koordinaator

Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid

Sharepointi vastava asutuse kataloogi või JIRA-

sse ning edastab lingi viitega materjalidele TAO

vastava valdkonna eest vastutavatele

eksperdile/juristile/talituse juhatajale, ESF

andmekorje/seire teemas RM nõunikule

kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja

TMO-le määrates ühtlasi tähtaja

kommentaaride esitamiseks.

2 tp

3 TAO valdkonna

ekspert/jurist/riski-

juhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja/RM RO

nõunik

Valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja kontrollib esitatud materjale tuginedes

KA poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma

vastutusvaldkonnas hinnangu, kas TPK või PO

JKK vastab KA/RKA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele. RE meetmete korral

kontrollib, kas TPK vastab RE meetmete

8 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 46/242

46

määrustele. Annab vastava tagasiside TPK

koordinaatorile/Norra/EMP koordinaatorile.

4. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Kui protseduurides või PO JKK-s ei ole mõnda

nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik

protseduurile või PO JKK-le kirjelduse järgi

hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja,

tuues välja, milline osa protseduuridest või PO

JKK-st vajab korrigeerimist ning palub saata

uuendatud TPK või PO JKK. Juhul kui

tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul

anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste

korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut

orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

10 tp

5. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Uuendatud TPK või PO JKK saamisel

kontrollib KA/RKA/RTK tähelepanekutega

arvestamist ise või edastab uuendatud TPK või

PO JKK valdkonna eest vastutavale

eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO

nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu

andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO-ga suhelda

valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja/RM RO nõunik. Sellisel juhul

informeerib valdkonna eest vastutav

ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik

TPK koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit

kommentaaridele vastamise seisust ning annab

teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud

kommentaarid arvesse võtnud.

Kui esitatud TPK vastab KA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga KA

kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub

esitada KA-le kinnitatud uuendatud

tööprotseduuride kirjeldused.

10 tp

6 Norra/EMP

koordinaator

Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste

muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab

RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele,

saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO

juhataja ja RKA juht) ning palub esitada RKA-

le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride

kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK

muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega,

edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga

kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu

andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt

AA-le

hinnangu

andmiseks

vaja minev

aeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 47/242

47

hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab

olulisest muudatusest ka FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/

küsimusi, siis menetlus läheb tagasi protseduuri

punkti 4.

7. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab TPK või PO JKK tööversiooni ning

kinnitatud TPK või PO JKK Sharepoint vastava

asutuse kausta ning märgib kooskõlastuse

kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Muudetud TPK

tööversioon ja

kinnitatud uus

TPK

TPK

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 –

Tööprotseduuride

kirjeldused – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

Muudetud JKK

tööversioon ja

kinnitatud uus

JKK versioon

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– EMP-Norra 2014-2020 –

PO-de JKK-d – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD

PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete

üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele

delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja

kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli

5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses

regulatsiooniga.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on struktuurivahendite administratsiooni ja toetuse

saajate kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani

koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 48/242

48

toetuse saajate kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi,

mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele (sisend mh

administratsiooni seest või välistest allikatest) spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse.

Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA töötajad hoolimata osakonnast.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine8

1.1 TAO valdkonna

ekspert/talituse juhataja

Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil

alustab materjalide koondamist iga-aastase

struktuurivahendite administratsiooni

toimivusanalüüsi (edaspidi

toimivusanalüüs) ja kontrollide

aastaaruande koostamiseks.

Toimivusanalüüs on aluseks punktis 2.2.3

nimetatud kontrollide aastaaruande

koostamiseks.

Jooksvalt

1.2 TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi

toimivusanalüüsi

koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi koostamise

põhimõtted koos ajakavaga algavaks

järelevalvetsükliks, milles määratleb

toimivusanalüüsi koostamise detailse

ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu

ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab

põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga.

Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi

projektiplaani JIRA-sse.

31. august

1.3 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Kutsub kokku toimivusanalüüsi koostavad

eksperdid/talituse juhatajad ning selgitab

üle algava toimivusanalüüsi

koostamistsükli põhimõtted, täpse ajakava

ning tööjaotuse.

Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks

keskkonna.

Kokku-

lepitud

tähtpäeval

1.4 TAO valdkonna

ekspert/rikkumiste

tagastuste valdkonnas

TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja ja järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/ TAO

riskijuhtimise ja

Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06.

toimunud arenguid valdkonnas vastavalt

toimivusanalüüsis kokku lepitud

põhimõtetele, tuues välja KA/RKA poolsed

tegevused parendamiseks. SV analüüs

hõlmab ühtekuuluvuspoliitika fondide

rakenduskava 2014-2020, abifondi

rakenduskava 2014-2020. Norra/EMP

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

kinnitatakse

lõplik

versioon.

8 SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid koostatakse eraldi ja protsess kehtib mõlemale aruandele. SV analüüsi

koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil Norra/EMP koordinaator.

Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet

mõtlema aruande osas.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 49/242

49

järelevalve talituse

järelevalve riskiekspert

(edaspidi järelevalve

riskiekspert)/ PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs

koostatakse eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s.

1.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi

koostamiseks vajaliku sisendmaterjali osas.

Koondab sisendmaterjaliks olevad

dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi

leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse

ning edastab selle kohta informatsiooni

valdkonna ekspertidele.

Jooksvalt

1.6 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja

Sisestab valminud analüüsi

toimivusanalüüsi Sharepointilehekülgedele

vastavatesse peatükkidesse.

31.

detsember;

28.

veebruariks

vajadusel

täiendatakse

1.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt

lisatud info ning vajadusel annab tagasiside

täiendamist vajavate punktide osas.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

1.8 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Ühtlustab toimivusanalüüsi eelnõu projekti

ja lõpliku versiooni ning tagab tähtaegse

valmimise. Esitab toimivusanalüüsi eelnõu

projekti ja lõpliku versiooni e-kirja teel

TAO juhatajale kooskõlastamiseks.

Edastab toimivusanalüüsi kinnitatud eelnõu

projekti teadmiseks TMO juhatajale.

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

lõplik

versioon

1.9 TAO juhataja Annab e-kirja teel tagasisidet

toimivusanalüüsi ja kavandatavatele

tegevustele.

5 tp

1.10 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades

dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi

koostamise aluseks olevad põhimõtted ning

edastab seejärel kooskõlastamiseks TAO

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 50/242

50

juhatajale ja allkirjastamiseks KA/RKA

juhile.

1.11 KA/RKA juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku

versiooni digitaalselt.

3 tp

1.12 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi

JIRA-sse, Sharepointi ning edastab

informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele,

TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM

RO-le ja AA-le. Sisestab toimivusanalüüsis

toodud tegevused JIRA-sse.

10 tp

1.13 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused

vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas

toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve

tegevuste täitmist ja märgib täidetud

ülesanded lõpetatuks. Lisab

tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse

ühiskasutatavasse kausta.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

2. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

2.1 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Algatab toimivusanalüüsis kavandatud

järelevalvetegevuste täitmise

vahekokkuvõtte koostamise kaks korda

aastas, mille eesmärgiks on täpsustada

järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta

teiseks poolaastaks. Loob vahekokkuvõtet

käsitleva dokumendi Sharepointis.

Jooksvalt

kuid mitte

hiljem kui

1. mai ja 1.

november

2.2 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Informeerib toimivusanalüüsiga seotud

TAO eksperte ja talituse juhatajaid

tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast

ja võimalikest täiendavatest

sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA

kaudu.

2 tp

2.3 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi

täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab

vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi

või täpsustab varasemaid seatud tähtaegu.

Salvestab ülevaate Sharepointis.

20 tp

2.4 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Ühtlustab tehtud kokkuvõtte ning esitab

selle kommenteerimiseks TAO juhatajale.

5 tp

2.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 51/242

51

vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab

seejärel kinnitamiseks TAO juhatajale.

2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt

määratud

tähtajaks 15.

juuni

2.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi

vahekokkuvõtte JIRA-sse ning edastab

informatsiooniks seotud TAO ekspertidele

ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO

juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab

tegevuskava info JIRA-s.

5 tp

2.8 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt

uuendatud ajakavale.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3. Koolitus- ja arendustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja (RTK PDA

haldusala)

Tuvastab teemad ja sihtgrupi, mille osas

üritust planeerida. Vajadusel küsib sisendit

võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt.

Vajadusel täiendab ja ajakohastab

toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava

saadud sisendi põhjal.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.2 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, vajadusel TRO

infospetsialist

Korraldab, kaasates vajadusel TRO

infospetsialiste, võimaliku koolitaja,

ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes

selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb

kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat

pakkumust).

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.3 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja/ TA kulujuht/

TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab

RTIP-s majanduskulude taotluse.

Manusena lähevad kaasa:

 pakkumuskutse

 pakkumused

 ürituse päevakava

 märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde

ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse

nime.

 märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi

 märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp

3.4 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, projektijuht/

TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud,

edastab ürituse korraldaja ürituse info

projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks

järgmise infoga:

 ürituse nimi

 lühikirjeldus, mis läheb kutsesse

 sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö.

suunatud kutse või kõigile huvilistele

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 52/242

52

 toimumise aeg ja koht

 päevakava

 kuupäev, mis ajaks peab registreerimine

lõppenud olema, et nt toitlustuse arv

teenusepakkujale öelda.

3.5 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Edastab e-posti teel skaneeritud

registreerimislehed tehnilise abi kulujuhile

ning TRO infospetsialistile

5 tp

3.6 Projektijuht/ TRO

infospetsialist

Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi

eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse.

5 tp

3.7 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib

tegevuse projektihalduskeskkonnas

lõppenuks.

5 tp

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed

kontrollid

1. KA/RKA kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

1.1 TAO valdkonna

ekspert/TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

või järelevalve

riskiekspert

/teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO

Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi

kavandatud kontrolli teostamise kaasates

vajadusel teisi KA/RKA eksperte ja

otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on

vajalik kasutada kontroll-lehte ning kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel koostab uued kontroll-lehed.

Juhul kui KA/RKA kontroll hõlmab ka

projektide kontrolli, koostab iga kontrolli

kohta valimi, mille moodustamise

metoodika fikseerib kirjalikult.

Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib

järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperte, kooskõlastab

kontrollivalimi ning lepib kokku kontrolli

teostamise ajakava TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajaga.

20 tp

1.2 TAO valdkonna

ekspert/ teenuse

arendamise

ekspert/

järelevalve

riskiekspert/

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli puhul saadab kontrollitavale

kontrolli toimumise kohta teate (koopia

TAO riskijuhtumise ja järelevalve talituse

juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:

 kontrolli eesmärgi,

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 53/242

53

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO/valimipõhise

projektide

kontrolli puhul

järelevalve

ekspert (edaspidi

kontrolli teostaja)

 kontrolli teostamise aja,

 kontrollitava valimi (kui see on

asjakohane).

RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise

kohta teate e-kirja teel TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide puhul

kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest

kontroll teostatakse SFOS-is oleva info

alusel.

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast

kontrollist JIRAsse ja lisab ülesandele

labeli KA_kontrollid või RKA_kontroll.

JIRA ülesandel lisab vaatlejaks TMO

juhataja.

3 tp

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta kontroll-lehe (kui

see on asjakohane), mis on kontrollija

töövahend ja ei kuulu üldjuhul

avaldamisele kontrollitavale. Kontroll-

lehe kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine

kontrollitava suhtes taandamise aluseid

HMS § 10 mõistes.

Kokkulepitud

kontrolliperiood

i

lõppkuupäevaks

1.5 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide

järgimise kontrolli tulemuste kohta

kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel

tehtavate tsentraalsete kontrollide

tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus

märgib ära:

 kontrolli teostamise kuupäeva või

kontrolli perioodi,

 kontrolli teostaja,

 kontrolli eesmärgi,

 lühikirjelduse kontrollitegevustest

(kui asjakohane),

 kontrollitud projektide loetelu (kui

asjakohane),

 kontrolli tulemusena tehtud

tähelepanekud koos soovitustega

olukorra parandamiseks,

 vajadusel tähtaeg soovitus(t)e

elluviimiseks.

Kui kontrolli teostaja on järelevalve

ekspert, edastab kontrolli tulemused TAO

valdkonna eksperdile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale. Vajadusel saadab

Kokkulepitud

kontrolliperiood

i

lõppkuupäevaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 54/242

54

tähelepanekud enne kontrolli tulemuste

kinnitamist kontrollitavale

kommenteerimisele.

1.6 Kontrolli teostaja Peale kontrollitava poolt kommentaaride

saamist saadab kontrollide tulemused

kontrollitavale (koopia TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ja TMO juhataja).

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli kontrollakti kooskõlastab DHS-

is vahetu juhiga ning edastab

allkirjastamiseks KA/RKA juhile. RTK-

sisese kontrolli puhul kooskõlastatakse ja

edastatakse kontrollakt e-kirja teel TRO

juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide tulemused

kooskõlastab vajadusel vahetu juhiga. Kui

kontrollitav peab teostama järeltegevusi,

edastab kontrollitavale tulemused e-kirja

teel, andes tähtaja puuduste

likvideerimiseks/ järeltegevuste

teostamiseks.

Üldjuhul kuni 30

tp jooksul peale

kontrolli

teostamist

1.7 Kontrolli teostaja Sisestab kontrolli lõpetamisel kontrolli

koos seotud dokumentatsiooniga (sh

kontroll-leht, kontrollakt, kontrolli

kokkuvõte jms) JIRA-sse.

10 tp

1.8 Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti soovituse

rakendamiseks/puuduse kõrvaldamiseks

tähtaeg, veendub tähtaja saabudes, et

soovituse rakendamisega on saavutatud

soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha soovituse

rakendamise kohta. Mittekohase täitmise

korral annab kontrollitavale -kirjaliku

tagasiside ning määrab uue järeltegevuste

tähtaja kuni kohase täitmiseni.

Sisestab järeltegevustega seotud teabe

JIRAsse.

Kui kontrolli raames tuvastatud

finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik

lahendada, teeb ettepaneku algatada

kaasuse lahendamatuks kuulutamise

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 55/242

55

protsess. Kaasust menetletakse edasi

vastavalt punktile 2.2.5

„Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega

seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine “.

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2.1.1.1 KA juht/TAO

juhataja

Edastab projekti- või süsteemiauditi

aruande ning muud asjakohased

dokumendid TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale ja

järelevalve eksperdile (maksete

kontrollija) tutvumiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.1.1.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks

vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtetele.

Registreerib kontrollitavad projektid

KA/RKA vastavas arvestuses.

Koheselt

2.1.1.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib,

et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis

toodud projekti kohta rikkumise aruande

SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel

saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise

aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes teavitab

aruande puudumisest TAO riskijuhtimise

ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga

tähelepaneku lahendamise eest vastutab.

10 tp auditi

aruande

saamisest

2.1.1.4 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete

või probleemi lahenemisel eemaldab

projekti SFOS-is kontrollitavate

projektide hulgast ja märgib vastava info

KA/RKA vastavasse arvestusse.

Jooksev tegevus

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2.1.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul

põhjusel kontrolli lisatud projektide MT-d

SFOS-is, aktsepteerib MT ja lisab

teostatud kontrolli kohta info

kokkulepitud KA/RKA sisemisse

arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib

täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 56/242

56

RÜ-le (RTK maksetaotluste korral TRO-

le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel

arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA

ekspertidega. Fikseerib tekkinud

küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA

sisemises arvestuses.

Kui SFOS-i sisestatud andmete

aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda

osapoole arvamus (nt kuludokument on

seotud auditi aruandes potentsiaalselt

mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab

järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e-

kirjaga.

Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab

makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades

tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud

vigade ja mitteabikõlblike kulude osas

arvestust KA/RKA sisemise arvestuse

tabelis.

Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib

makse SFOS-is, lisab

kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info

KA/RKA sisemisse arvestusse.

2.1.2.2 Järelevalve

ekspert

Teostab RTK (TRO ja Norra/EMP korral

TAO) poolt rakendavate meetmete (v.a

RE meetmete) maksetele riskipõhise

kvaliteedikontrolli peale makse

maksmisele saatmist, kuid enne

riigikassast välja maksmist, kui maksele

punkti 2.1.2.1. kohane automaatne

kontroll ei kohaldu.

Riskipõhine kvaliteedikontroll teostatakse

maksetele toetuse summaga alates

100 000 eurot vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtete. Kontrollipõhimõtted

vaadatakse üle ja vajadusel muudetakse 2x

aastas (toimivusanalüüsi koostamise ja

vahekokkuvõtte teostamise raames).

Fikseerib kontrolli tulemused KA/RKA

sisemises arvestuses. Kui andmete

kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi,

teeb järelepäringu TRO-le/Norra/EMP

puhul TAO-le. Puuduste tuvastamisel

teavitab järelevalve eksperti (maksete

kontrollijat).

Jooksev tegevus;

e-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 57/242

57

2.1.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Puuduste korral peatab makse

väljamaksmise ja saadab MT

korrigeerimiseks tagasi koordinaatorile

ning otsustab vajaduse lisada projekti

edasised maksed automaatkontrolli.

1 tp jooksul

makse saamisest

2.1.2.4 Projekti-

koordinaator

Parandab MT. SFOS kanne

2.1.3. Väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

2.1.3.1 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

/Norra/EMP

koordinaator

STS § 30 lg 4-6 või VV Norra/EMP

määrus § 9 lg 2 kohaselt nimetatud

asjaolude sh auditi raport, Euroopa

Komisjoni otsuse ning rikkumise või

mitteabikõlblike kulude ilmnemisel

tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja

kogudes lisainfot peatamise koosseisu

osas, sh kaasab vajadusel TAO juristi.

Kujundab esialgse seisukoha edasiste

tegevuste ja maandamismeetmete osas.

Vajadusel konsulteerib ka TMO

juhataja/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO

valdkonna ekspert või Norra/EMP

koordinaator, siis kaasab täiendavalt ka

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2.1.3.2 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja /

Norra/EMP

koordinaator

Vajadusel korraldab väljamaksete

peatamise (ja/või väljamaksetest

keeldumise) arutamiseks koosoleku

asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, AA,

RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud

otsus edastatakse teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmistab ette väljamaksete

peatamisest/keeldumisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab selle

vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning

edastab välja saatmiseks KA/RKA

juhatajale (koopia kirjast TMO

juhatajale).

Probleemi lahenemisel valmistab ette

väljamaksete taastamisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le ning määrab

peatatud maksed kontrollitavaks

(vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse

saaja) või edastab info maksete kontrolli

määramiseks järelevalve eksperdile.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 58/242

58

2.1.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib igapäevase kontrolli raames

peatatud makseid. Vajadusel saadab

esitatud maksed tagasi RÜ-le.

Jooksev tegevus

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud tagastuse kohta

(tagastuse sisestamise lõpetamisel).

Vaatab info läbi ning lisab projekti

vajadusel SFOS-is kontrollitavate

projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse

kontroll-lehe vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja laeb

kontroll-lehe SFOSi tagastuse

moodulisse. Vajadusel palub tagastuse

sisestajal esitada täiendavat infot ja

konsulteerib KA/RKA teiste ametnikega.

Tuvastatud vead märgib sisemises

KA/RKA arvestuses ja informeerib

tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat,

kui on vaja parandusi teha otsuses või

SFOS-is.

Vajadusel eemaldab projekti SFOS-ist

alati kontrollitavate projektide nimekirjast

ning märgib vastava info KA/RKA

sisemisse arvestusse.

Jooksev tegevus,

kontroll-leht

SFOS-s

2.2.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib ja kinnitab RTK

raamatupidajalt saadud info RÜ-le

edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja

KA/RKA-le kinnitamiseks edastatud

tagastuste laekumise kohta. Edastab

kinnituse vajaliku infoga RTK

raamatupidamisele, et laekumised oleks

RA raamatupidamises õigesti kajastatud.

Eksimuste tuvastamisel annab RÜ-le

tagasisidet andmete parandamiseks.

RTK poolt rakendavate meetmete

tagastustel tagasimakse laekumisel

sisestab järelevalve ekspert (maksete

kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab

laekumise kinnituse RTK

raamatupidajale, tagastuse sisestanud

järelevalve eksperdile ja projekti-

koordinaatorile.

4 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 59/242

59

2.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Teeb vähemalt kord aastas või kui

toimivusanalüüs näeb ette sagedama

kontrolli intervalli, siis tihedamalt

aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse

kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Fikseerib kontrolli tulemused JIRAs.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d,

kui SFOS-is on vaja teha parandusi.

Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat

infot.

RTK poolt rakendavates meetmete

tagastustes puuduste tuvastamisel edastab

info paranduste tegemiseks tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine 9

2.3.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud rikkumise aruande

kohta. Vaatab info läbi ning vajadusel

lisab projekti SFOS-is kontrolli.

Rikkumise esmaaruande kontrolli raames

vaatab, kas aruanne on esitatud tähtaegselt

10 tööpäeva jooksul rikkumise

tuvastamisest. Tuvastatud puuduse kohta

lisab märkuse SFOSi rikkumise

aruandesse. Hankerikkumiste korral

kontrollib, kas sama hankega seotud

kulusid võib esineda ka teistes projektides

ning selle tuvastamisel teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise aruande

teavituse järgselt lisab vastava projekti

SFOS-is kontrolli, et väljamaksete

kontrolli raames tuvastada võimalikud

mitteabikõlblikud kulud (sisulist

rikkumise aruande andmete kontrolli ei

teosta).

Teostab rikkumise aruannete jooksvaid,

kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle

vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Jooksev tegevus

9 Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2

paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 60/242

60

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d

kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui

rikkumise aruandes on vaja teha

parandusi. RTK sisestatud rikkumise

aruannete puhul informeerib rikkumise

aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgib, et puudused saavad etteantud

tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab

meeldetuletuse.

2.3.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on sama

hankerikkumisega seotud kulude

esinemine mõnes teises RTK projektis,

edastab info hankerikkumist menetlevale

järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud kulud

esinevad mõne teise RÜ rakendatavas

projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud

rikkumistest ning vajadusest algatada

järelevalvemenetlus.

3 tp

2.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Koostab rikkumiste statistilise analüüsi

(sh avalikustamisele kuuluvad

rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis

kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga

mitte harvem kui 2 korda aastas.

Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et

avalikustada tuleb kõik rikkumise

aruanded, mis on avalikustamisele

eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab analüüsi ja

avalikustamisele kuuluvad rikkumised

ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni üle. Vajadusel teeb

täiendusi või palub järelevalve eksperdil

infot täiendada.

Kooskõlastab avalikustamisele kuuluva

statistilise analüüsi ja rikkumise aruanded.

3 tp

2.3.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale kooskõlastuse saamist edastab info

kommunikatsioonispetsialistile

avalikustamiseks.

1 tp

2.3.6 Kommunikatsioo

nispetsialist

Lisab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni struktuurifondide

kodulehele.

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 61/242

61

2.3.7 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali

lõppu üle raporteerimisele kuuluvad

rikkumise aruanded ja sisestab OLAF-i

andmebaasi IMS.

Teavitab kinnitamisõigustega TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile

raporteerimiseks ette valmistatud.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3.8 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi

IMS sisestatud aruanded.

2 tp

2.4.Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine 10

2.4.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste ja

rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve

eksperdil lisada projekt SFOS-is kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK

meetmes vihjega tegelema määratud

järelevalve eksperdile lahendamiseks.

Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi

ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude

ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi

[email protected]

kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja

aadressi [email protected] kaudu või

muul moel.

Jooksev tegevus

2.4.2 AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja

rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise

tegevuse, sealhulgas politseisse või

kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab

edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO

juhatajat.

Jooksev tegevus

2.4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab

täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

10 Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus

artikkel 5.2 paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 62/242

62

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2.5.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vaatab üle Ametlike Teadannete

elektroonilises väljaandes avalikustatud

teated ja võrdleb isikuid registrikoodi

alusel infosüsteemis SFOS toetuse

saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste

teadaannete alaliikide lõikes:

 Äriühingu kustutamishoiatuse

teade;

 Pankrotiavalduse läbivaatamise

aja ja koha teade;

 Pankrotimenetluse kulude katteks

deposiidi maksmise teade;

 Pankroti väljakuulutamise teade;

 Raugemise tõttu pankrotiavalduse

menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastab, et teates toodud isikul on

toetatud projekte, siis

 juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „rahastatud“

seisundis, teavitab koheselt RÜ-d,

kes toetuse projekti menetleb.

RTK menetlustes olevate

projektide korral teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ning projekti-

koordinaatorit.

juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis,

kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK

rakendatavas meetmes TROga), kas

projektile kohaldub kestvusnõue, mille

lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui

kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud,

teavitab kontrolli tulemusest projekti-

koordinaatorit. Kui kestvusnõude

lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab

koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ja projekti-

koordinaatorit.

 Kui tuvastab, et teates toodud

isikul on rohkem kui üks positiivse

rahastamisotsuse saanud projekt ja

see on teise RÜ kui RTK poolt

menetletud, edastab vastava info

RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike

jätkutegevuste elluviimiseks.

Jooksev tegevus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 63/242

63

2.5.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta

RTK menetluses olevas projektis, määrab

juhtumi järelevalve eksperdile

lahendamiseks. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena (TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Kokkulepitud

tähtajaks

2.5.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet

KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt

kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta

kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale tutvumiseks.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.5.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toimivusanalüüs ja

toimivusanalüüsi

täitmise

vahekokkuvõte

Toimivusanalüüsi

koordinaator

Sharepoint -välisvahendid-

SV 2014-2020 –

Toimivusanalüüs

Elektrooniliselt

KA kontrolli

valim/ kontroll-

leht/ kontrollakt/

analüüs

Kontrolli teostaja SFOS KA kontrollide

moodul/JIRA

Elektrooniliselt

Väljamaksete

peatamise/

keelamise/

jätkamise otsus

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

DHS Elektrooniliselt

Hangete

kvaliteedikontrolli

kontrolliplaan/kont

roll-leht

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Sharepoint/SFOS Elektroonselt

2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise

koordineerimise ja maksete teostamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite

kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-le aruandluse esitamisel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 64/242

64

RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda

igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse.

Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise

abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund

Agreement).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Maksetaotluste kontrollid

1.1. Maksetaotluse kontroll kahepoolsete suhete fondi kulude hüvitamisel

1.1.1 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel kaasab TAO eksperte ja/või

koostab uue kontroll-lehe.

Teostab SFOS-i edastatud maksetaotluse

andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli

vastavalt kontroll-lehele. Puuduste korral

küsib toetuse saajalt selgitusi või saadab

maksetaotluse toetuse saajale

korrigeerimiseks tagasi.

Kõikide maksetaotluste juurde lisatud

kuludokumentide loetelu kuluridasid

kontrollitakse 100% ulatuses ning

hinnatakse kulude seotust projektiga ning

nende mõistlikkust kontrollides, et

kaupade/teenuste/ehitustööde tellimiseks

on korraldatud riigihange või on valitud

majanduslikult soodsaim pakkumus

saadud hinnapakkumuste võrdlemise teel.

Maksetaotluse aluseks olevaid kulu- ja

maksedokumente (arved,

maksekorraldused, lepingud, tööde aktid,

tööajatabelid, osavõtjate nimekirjad jne)

kontrollitakse projekti esimese

maksetaotluse puhul 100%. Järgnevate

maksete puhul võidakse kasutada

valimipõhist kontrolli. Valimi metoodika

koostab koordinaator, kooskõlastades

selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitusega. Valimi metoodika kinnitab

RKA juht.

Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste

TAO ametnikega/ valdkonna

ekspertidega. Suunab riigihangete korral

Maksetaotlust

menetletakse kokku

esitamisest kuni

kinnitamiseni mitte

kauem kui 90

kalendripäeva

(edaspidi kp).

Juhul kui

maksetaotluses on

puudusi või kulude

abikõlblikkuse üle

otsustamiseks on vaja

lisateavet, võib RKA

pikendada

maksetaotluse

menetlemise tähtaega

puuduste

kõrvaldamise või

dokumentide või

teabe esitamise aja

võrra, teatades sellest

toetuse saajale.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 65/242

65

hanke SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK

„Riigihangete kontrolli protsess“.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitust.

1.1.2 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt ptk 3.2 punkti 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele.

Hangete kontrollis on võimalik tugineda

teiste projektide (sh SF) raames tehtud

hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

1.1.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid.

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

1.1.4 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses, kinnitab makse.

Fikseerib maksetaotluse kontrolli

tulemuse kontroll-lehel, kus

valimipõhisese kontrolli osas on

kirjeldatud, milliseid dokumente on

maksetaotluse juures kontrollitud. Lisab

kontroll-lehe SFOS-i.

3 tp

1.2. Maksetaotluse kontroll tehnilise abi fondi kasutamisel

1.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Kinnitab Norra/EMP tehnilise abi kulud

RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav

tõendusmaterjal.

Jooksvalt

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja

täiendab/parandab vastavalt e-toetuse

impordivormile. Edastab läbi E-toetuse

keskkonna maksetaotluse.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 66/242

66

Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07

(30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12

seisuga)

1.2.3 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kasutada kontroll-lehte ning kas saab

kasutada (vajadusel uuendades) mõnda

varem kasutatud kontroll-lehte. Vajadusel

kaasab TAO eksperte ja/või koostab uue

kontroll-lehe.

Maksetaotluse menetlemise käigus

SFOSis kontrollib sisestatud andmete

korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega.

Vajadusel küsib selgitusi kulude

tekkimise eest vastutavatelt isikutelt.

Riigihangete korral veendub, et

hankeleping on SFOSi sisestatud ja

kuludega seotud. Suunab riigihanke

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2

punktile 3.2.2 „Riigihangete kontrolli

protsess“ kontrolliulatusele ja protsessile

hankeekspertiisi.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

1.2.4 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 protsessi alapunktile 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele. Hangete kontrollis on

võimalik tugineda teiste projektide (sh

SF) raames tehtud hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

1.2.5 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 67/242

67

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid. Kuna antud juhul on nii toetuse

saaja kui ka rakendusüksus RKA, võib

finantskorrektsiooni otsuse vormistada

lihtsustatud kujul.

1.2.6 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses kinnitab makse.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2. Aruandlus

2.1. Finantsvahearuanne

2.1.1 Norra/EMP

koordinaator

SFOSis menetletud maksetaotluste alusel

koostab FMO infosüsteemis (Grace)

finantsvahearuanded. Norra/EMP

tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi

kasutamise kohta koostatakse eraldi

aruanded.

Igas kalendriaastas on kaks programmi

finantsvahearuande perioodi: 1. jaanuar –

30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2.1.2 RKA juht Allkirjastab DHS-is finantsvahearuanded

ja esitab DHS kaudu vastavalt 31. juuliks

ja 31. jaanuariks Norra/EMP SA

juhatajale.

3 tp

2.2. Strateegiline aruanne (Strategic Report)

2.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Koostab igal kalendriaastal vastavalt

rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2,

6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete

fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement)

artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu

(Technical Assistance Agreement)

artiklile 2.5 FMO ette antud vormil

Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka

peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info

kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi

fondi kasutamise kohta.

Kord aastas hiljemalt

2 kuud enne

aastakoosoleku

toimumist

2.2.2 FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud aruanded Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav kaust ja

FMO infosüsteem.

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 68/242

68

RKA kontrolli valimi

metoodika

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Elektrooniliselt

Makse kontroll-

leht/Hanke kontroll-

leht11

Norra/EMP

koordinaator

SFOS Elektrooniliselt

Tehnilise abi kulude

tõendus-dokumendid

Norra/EMP

koordinaator

RTIP/FITEK/Sharepoint Elektrooniliselt

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja

esitamise protsess

Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb Euroopa Komisjonile nii

SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta

järgnevas tabelis toodud aruanded.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmele.

Aruande nimi Koostaja All-

kirjastaja

Sisu Tähtaeg

Kulude

sertifitsee-

rimise

aastaaruanne (ingl k. annual

accounts)

KA

(TMO)

TMO

juhataja

Aruandlusaastal EK-le esitatud

rahataotluste koondaruanne, kus

on toodud ka ülevaade aruandest

maha arvatud nõuetele

mittevastavatest kuludest.

15. veebruar

Juhtkonna

kinnitus (ingl k.

management

declaration) ja

kontrollide

aastaaruanne

(ingl k. annual

summary)12

KA

(TAO)

KA juht 1) Juhtkonna kinnitusega

kinnitatakse, et TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruanne on

korrektne, juhtimis- ja

kontrollisüsteemid

toimivad.

2) Kontrollide aastaaruandes

antakse ülevaade

aruandlusaastal tehtud RÜ-

de ja KA kontrollidest,

tehtud audititest (viide AA

auditeerimise

15. veebruar

11 Maksetaotluse kontrollimisel kasutatakse üldjuhul SV KAMIN juhendi maksetaotluse kontroll-lehte. Hangete

kontrollimisel kasutatakse KAMIN juhendi riigihangete kontroll-lehte. 12 Koostatakse SV puhul vastavalt üldsätete määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 69/242

69

aastaaruandele), TMO

sertifitseeritud kulude

aastaaruandest maha arvatud

kuludest (viide TMO kulude

sertifitseerimise

aastaaruandele) ning antakse

hinnang süsteemi

toimimisele ja vajalikele

parendusmeetmetele.

Auditeeriva

asutuse

arvamus (ingl

k. audit

opinion) ja

auditeerimise

aastaaruanne (ingl k. annual

control report)

AA RM) AA juht 1) Tehakse ülevaade

süsteemiaudititest ning

aruandlusaasta

sertifitseeritud kuludega

seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruandele ning

KA koostatud juhtkonna

kinnitusele ja kontrollide

aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis-

ja kontrollisüsteemi

toimimisele.

15. veebruar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. Programmperioodi esimene aruandeaasta on

tavapärasest pool aastat pikem, kestes 01.01.2014- 30.06.2015.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. TAO järelevalve

ekspert

(rikkumised-

tagastused)

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada

SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot,

mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude

sertifitseerimise aastaaruandele (vt p 2.2.6).

Jooksvalt

9.N 31.12.N 15.01.N+1 31.01.N+1 10.02.N+1 15.02.N+1

TMO kulude

aastaaruande

projekt TAO-le

ja AA-le.

TAO

kontrollide

aastaaruande

projekt AA-le

ja TMO-le.

Aruande-

aastaga

seotud

auditite

lõpptähtaeg.

TAO/TMO ja

AA vahel

tagasiside

andmine

aruannete

projektidele.

Aruannete

korrigeerimine

ja täiendamine.

TMO kulude

aastaaruanne EK-

le. TAO juhtkonna

kinnitus ja

kontrollide

aastaaruanne EK-

le. Auditi arvamus

ja aastaaruanne

EK-le

TAO

kontrollide

aastaaruande

ja TMO

kulude

aastaaruande

koostamisega

alustamine.

AA

auditeerimi

se

aastaaruan

de projekt

AA-lt

TMO-le ja

TAO-le

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 70/242

70

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande

projekti vastavalt töökorra punktile 2.2.6 ning

esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar

3. TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

MD/AS

koordinaator)

Koostab töökorra punkti 2.2.1 kohaselt koostatud

toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) juhtkonna kinnituse projekti.

Kooskõlastab dokumentide projektid TAO

juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO,

RM RO ja AA juhile.

15. jaanuar

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi

arvamuse projekti ning esitab selle TAO ja TMO

juhile.

31. jaanuar

5. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet

aastaaruannete projektidele.

10. veebruar

6. MD/AS

koordinaator

Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna

kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning edastab

selle DHS-i menetluses TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ning KA juhile

allkirjastamiseks.

10 tp

7. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Sisestavad aruanded SFC2014 infosüsteemi13. 2 tp

8. KA juht, AA või

TMO

Valideerib14 aastaaruanded SFC2014 süsteemis. 2 tp

9. MD/AS

koordinaator

Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks

SFCS2014 kaudu EK-le15.

15. veebruar

10. MD/AS

koordinaator

Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel

RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele

ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA

kontaktidele.

2 tp

11. MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise

seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või

kommentaaridega.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

13 Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin

http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/help/pages/ACCIGJ/ 14 SFC2014-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev

isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik. 15 Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 71/242

71

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kontrollide

aastaaruanne ja

juhtkonna

kinnitus

MD/AS

koordinaator

JIRA / DHS Elektrooniliselt

Kulude

sertifitseerimise

aastaaruanne

TMO ekspert DHS Elektrooniliselt

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite

aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise

tagamise ja kontrollimise protsess

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK osaleb auditi aruannete projektide

koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des

ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled.

Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020

struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal

juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1.1. TAO juhataja

/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise

alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA, edastab

TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale

eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtumise ja

järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi

kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete

täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO

talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO

auditi kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja,

Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt

teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO

teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert

(üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

on kontaktisik TMO-st).

2 tp

1.2. TAO/TRO/T

MO auditi

kontaktisik

Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest

ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid.

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 72/242

72

1.3. TAO

juhataja/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt

kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA,

edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest

vastutavale TAO kontaktisikule

kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ

ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande

projekti auditi eest vastutavale TRO auditi

kontaktisikule kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab

vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d auditi aruande

projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi

lõpparuande projektis on antud lõpphinnang

kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi

lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja

teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

2 tp

1.4. TAO/TRO/

TMO auditi

kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi

TAO/TRO töötajaid.

Esitab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti

kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ

või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni

auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi

aruande projektile seisukohtade andmist kaasates

vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA eksperte.

5 tp enne

auditile

esitamise

tähtaega

1.5. TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Veendub, et lõpparuande projekti kommenteerimisse

on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO

osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha.

3 tp

1.6 Teenuse

arendamise

ekspert/TMO

ekspert

Saadab välisauditite korral kontaktisikuna RTK

ühtse seisukoha lõpparuande projekti

kommenteerimisel auditi teostajale.

1 tp

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles

toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust,

kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA/RKA

osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste

teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA

poolsete tegevuste elluviimise ning kui järeltegevusi

peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste

täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 73/242

73

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande

JIRAs ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste

teostamiseks vastutavale TAO

eksperdile/Norra/EMP koordinaatorile, infoks

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija).

Saadab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija)

välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks.

2.2 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite

moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is

järeltegevused.

5tp

2.3 TAO

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi

sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi

lõpparuandes toodud informatsiooni

toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp

2.4 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab

auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega

meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta,

mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud,

arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse

tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt

audiitori määratud tähtaja pikkusest). Enne

meeldetuletuse edastamist uurib vastutava TAO

eksperdi käest JKS auditi hetkeseisu kohta.

Kui auditeeritud on KA/RKA-d või on järeltegevusi

KA/RKA-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi

raames, uurib järeltegevuste seisu kohta vastutavalt

TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt

(Norra/EMP puhul saadab alati teadmiseks

Norra/EMP koordinaatorile).

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi

sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO

valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud

TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20

tp.

Jooksev

tegevus

2.5 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

teenuse

arendamise

ekspert/TMO

ekspert

Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste

piisavusele SFOS-i sisestatud info ning

tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel

vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest

vastutavaid KA/RKA eksperte/juriste. Küsimuste

korral suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste

asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA

seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20

tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste

mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada

20 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 74/242

74

täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale

tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab

täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei

ole võimalik lisada, Sharepointi auditite kasuta või

JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete

kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas

järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad.

Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab

tähelepanku AA-le hindamiseks.

2.6 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

TMO ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO

ekspert/Norra/EMP koordinaator/TMO ekspert ise,

teostab vastavad järeltegevused ja edastab teate

järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks

JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused

SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele.

Salvestab tõendusmaterjali SFOS-i ja Sharepointi

auditite kausta või JIRA-sse.

Tähtaeg

vastavalt

auditi järel-

tegevuse

tähtajale

2.7 TAO teenuse

arendamise

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud

vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja

tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh

tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas,

kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

2.8 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA

esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA

poolset osalemist täiendavate parendustegevuste

planeerimisel ning edastab täiendavad

tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/

Norra/EMP koordinaatorile piisavuse hindamiseks.

Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli

punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb

tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning

auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO

eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/TMO

eksperdile.

Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste

lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi

auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA poolt

auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO ekspert.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 75/242

75

2.9 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab

ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK

2. peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punktile 2.2.5

alapunktile „Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

2.10 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Peab ülevaadet ja ajakohastab 3 korda aastas

(vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist

reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) ülevaate

JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja

võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS

tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste

seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib

tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel

kooskõlastatakse tegevused TAO juhiga.

3 korda

aastas

2.11 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate

tegevustega informatsiooniks TMO-le ning

vajadusel RM RO-le ja AA-le.

3 korda

aastas

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti

kommenteerimine

3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise

alustamisest

3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi

kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

2 tp

3.3 TRO auditi

kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning

vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid, sh hangetega seotud

küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

Etteantud

tähtajaks

3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le

kommenteerimisele.

3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO

auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks.

2 tp

3.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO

töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute

kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 76/242

76

Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab

lõpparuande kommentaarid AA-le.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta

kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja

pikendamist.

3.7 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele

järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et

ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks

asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse

ümarlauast ka meetme rakendusasutuse esindajat,

kelle osalemine on vabatahtlik).

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta

koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis

sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse

JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua

protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele

osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp

3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande

3.9 TRO

juhataja/TRO

auditi

kontaktisik

Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO

talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO

juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

3.10 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas

edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti

alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi

lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK

3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud

järelevalvemenetlusena).

Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud

KA/RKA-le, suunab tähelepaneku lahendamiseks

TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile.

2 tp

3.11 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta

esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise

aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale

järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Koheselt

10 tp auditi

aruande

saamisest

3.12 Järelevalve

ekspert/TAO

ekspert/Norra/

Peale auditi järeltegevuste teostamist sisestab

järeltegevused SFOS-i vastavasse moodulisse ja

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 77/242

77

EMP

koordinaator

kinnitab, saadab teavituse järelevalve eksperdile

(maksete kontrollija).

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja

kontrollimine

4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse

hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis

„Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide

ning projektiauditite järeltegevuste

menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh

arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdi (maksete kontrollija)

poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste

teostamise hetkeseisu kohta.

3 korda

aastas

4.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite

järeltegevuste koondülevaate koostamist

meeldetuletuse RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le)

või PO-le saamaks ülevaadet teostatud

järeltegevustest ja järeltegevusi takistavatest

asjaoludest. Kui RTK projektiauditi järeltegevuse

teostamine on suunatud järelevalve eksperdile

lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu

kohta järelevalve eksperdilt. Esitatava päringu

aluseks on kesksüsteemi aruande põhjal

koostatud analüüs järeltegevuste hetkeseisust

(AA mittekinnitatud tähelepanekute ja üle tähtaja

juhtumitest), eesmärgiga tagada tähelepanekute

sulgemine ja selgitada välja võimalikud tekkida

võivad erimeelsustega ja lahendamatuks

muutuvad kaasused RTK menetluses olevate

järeltegevuste osas vaatab täiendavat infot ka

JIRA konkreetse auditi tööülesande juurest.

Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole

SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt

sisestada, määrates ühtlasi sisestamise tähtaja.

Koondab RÜ-lt/TRO-lt (vajadusel RA-lt/PO-lt)

saadud info alusel andmed järeltegevuste

teostamise arvestusse (Excel) ning hindab

järeltegevuse teostamise piisavust, sh SFOS-is,

kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO

valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori,

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.

Saadab AA-le e-kirja teel tulemused teostatud

analüüsist, palvega AA-l hinnata SFOS-i

sisestatud järeltegevuste piisavust.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 78/242

78

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse

osas jäävad osapooled (AA ja RÜ/RA/PO)

eriarvamusele, edastab erimeelsusega kaasusega

seonduva info TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga

lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest

vastutava(d) KA/RKA ametniku(d).

4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses

KA/RKA seisukohta, koordineerib KA seiskoha

kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks

asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud

osapooltele KA/RKA lõpliku seisukoha üldjuhul

30 päeva jooksul.

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega

(AA, KA, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et

osapooled ei suuda omavahel kokkuleppele

jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks

erimeelsusega seotud tähelepaneku

lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua

koosolekule asjakohase TAO valdkonna

eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud

küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

30 tp

4.4 TAO valdkonna

ekspert / TAO

riigihangete

kontrollüksuse

juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA seisukoha,

kooskõlastades see oma vahetu juhi, TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning

TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA

seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete

kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte,

fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja

võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel

fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka

katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi

nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on

katte taotlemine Vabariigi Valitsuse

sihtotstarbelistest reservist või on tegemist

valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma

kuluga). Vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale

kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve

eksperdile.

Kokkulepitu

d tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 79/242

79

4.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde

ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud

juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad

lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil.

Vajadusel saadab RÜ/RA/PO-le meeldetuletuse.

Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual

kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp,

jooksev

tegevus

4.6 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud

kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei

ole võimalik lahendada, algatab kaasuse

lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust

menetletakse edasi vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.1 alapunktile

„Administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

5 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

JKS auditite järel-

toimingutega seotud info

ja tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOS-is;

DHS

Elektrooniliselt

Projektiauditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

EK, Euroopa

Kontrollikoja jt auditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

Finantsmõjuga

erimeelsuste aruteludega

seotud dokumendid

Auditite

kontaktisik

DHS Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 80/242

80

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise

tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega

tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise

protsess

Protsessi eesmärgiks on:

1) Sätestada KA/RKA/RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja

kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud

või on oht maksete peatamiseks.

2) Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise

korraldamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete

peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS

puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku

seotud osapooltega (KA/RKA, AA, RA, RÜ)

probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise

tegevuskava kokku leppimiseks. Korraldab

koosoleku protokollimise, edastab protokolli

osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või

Sharepointi auditite kausta.

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga

administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja

tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava

esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK

siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA juhatajale

kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise

auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või

VV-le arutamiseks esitamiseks.

KA/RKA ja TAO juhataja nõusolekul annab

järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel

KA väljamaksete siseriikliku keelamise vastavalt

TPK peatüki 2 alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1

alapunktile „Väljamaksete siseriiklik peatamine ja

keelamine“.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 81/242

81

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine

2.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

üksuse juhataja

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse

lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja

projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le)

finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i

sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i

sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et

tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise

aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest

tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale

tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“

juurde lisada märkus „Summa kaetakse

riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ja seejärel KA/RKA juhile

väljasaatmiseks. RTK poolt rakendavate meetmete

osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud

kaasuse info.

5 tp

2.2 KA/RKA juht Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-

kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja

AA-le). RTK poolt rakendatavate meetmete osas

saadab kinnituse TRO juhile, TAO juhile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhtajale.

3 tp

2.3. TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate

meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve

eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste

teostamiseks.

2 tp

2.4. Järelevalve

ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab

SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise

aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil.

2.5 Tagasimaksmise

eest vastutav

asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite

leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga

seotud vahendid määratud tähtajaks KA/RKA poolt

määratud kontole.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud

tähtajaks

2.6 Järelevalve

ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata

mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete

katmiseks, mida ei ole võimalik Euroopa

Komisjonile või muule doonorile jagamiseks

esitada või mille osas on Euroopa Komisjoni

1 kord

aastas

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 82/242

82

või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte

jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku

toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida

pole toetuse saajalt sisse nõutud, kuigi esineb

struktuuritoetuse seaduse §-s 45 nimetatud

finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM § 23

lg 4 erand).

3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on

otsustatud nõuet toetuse saajale mitte esitada

või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid

ei ole võimalik Euroopa Komisjonile

sertifitseerida (sh punktis 2.4 lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale kooskõlastamiseks.

2.7 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja

summad, küsides vajadusel järelevalve eksperdilt

täiendavat informatsiooni. Kooskõlastab eelnõus

fikseeritud juhtumid.

5 tp

2.8 Järelevalve

ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM-le

finantsosakonnale esitatava taotluse KA juhile

allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO

riskijuhtumise ja järelevalve üksuse juhataja kui

TAO juhi.

2.9 KA juht Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse.

5tp

2.10 RTK

finantsarvestuse

osakonna RMi

valitsemisala

talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-

riigikassas.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud

tähtajaks

2.11 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete

teostamist RA kontodele, teavitab järelevalve

ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d summade

laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse

laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda.

Kontrollib, kas laekumised on sisestatud ja

registreerib laekumise KA/RKA sisemises

arvestuses.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel

sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

laekumise SFOS-i. Registreerib laekumise

KA/RKA sisemises arvestuses ja edastab info

tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ning

projektikoordinaatorile.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 83/242

83

Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning

administratsiooni vigadest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsessiga

kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koosoleku

protokollid

Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Tegevuskava Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Sihtotstarbelis

e reservi

taotus

Järelevalve

ekspert

DHS Elektrooniliselt

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja

sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning

väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh

struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine

ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi

sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille

eesmärgiks on:

 kooskõlas ühissätete määruse artikliga 126 ja abifondi määruse artikliga 33 kulude

esitamine (so vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste

koostamine EK-le

 Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4.

 EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a

 Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas

ühissätete määruse artikliga 147 ja abifondi määruse artikliga 57.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ühissätete määruse

artikli 126 punktis d ja abifondi määruse artikli 33 punktis d nõutud peakontode

raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 84/242

84

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RAHAVOOGUDE PLANEERIMISE PROTSESS

1.1. Struktuurivahendite ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-

riigikassa kontode avamine

1.1.1 TMO

finantsspetsialist

Uue e-konto avamiseks koostab ametliku kirja

RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas

avada.

TMO e-konto avamise kirja edastab TMO

finantsspetsialist dokumendihaldussüsteemis

TMO juhatajale allkirjastamiseks.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja

5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TMO juhataja Digiallkirjastab e-konto avamise kirja. 1 tp

1.1.3 RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele.

Vajadusel määrab kontole e-riigikassa ja SFOS-i

vahelise automaatse sõnumivahetuse. Teavitab

TMO juhatajat konto avamisest.

Esimesel

võimalusel

1.2. Programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi

väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks

ja 20. novembriks.

1.2.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne

FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-

kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste

prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas

tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes

arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu

toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel

prognoose.

Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks

päev enne väljamaksetaotluste prognoosi

esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

Vajadusel

vähemalt 2

nädalat enne

prognoosi

esitamise

tähtaega

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi

prognoosid tähtaegselt.

TMO

määratud

tähtajaks

1.2.3 TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp

1.2.4 Norra/EMP SA

juht

Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp

1.2.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO

süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva

20.

veebruariks,

20. aprilliks,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 85/242

85

väljamaksetaotluste prognoosi FMOle

rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20.

septembriks

ja 20.

novembriks

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA kontodele

Toetuste väljamaksed tehakse läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/ programmi PO

kontolt. TMO kannab vahendid RAde kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse

andjalt.

1.3.1 TMO

finantsspetsialist

Toetuse laekumisel kannab SF vahendid

vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme

tegevuse summadele vastava RA e-kontole.

20 tp

1.3.2 TMO

finantsspetsialist

Norra ja EMP toetuste laekumisel kannab

vahendid vastava TMO programmi kontole.

Seejärel tuvastab SFOSist (SFCS väljavõtte

alusel) toetuse saajatele tehtud väljamaksete

summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks

laekunud summaga vastava PO e-kontole.

Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid

kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud

maksetele. TA-le laekunud summa kannab täies

mahus PO e-kontole.

14 tp

1.3.3 TMO

finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp

2. TOETUSE ANDJATELE KULUDE ESITAMISE16 JA SERTIFITSEERIMISE

PROTSESS

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2.1.1

TMO

finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise

põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need

TMO juhatajale kinnitamiseks. Uuendab

dokumente vastavalt vajadusele.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.1.2 TMO juhataja Digitaalallkirjastab põhimõtted, aruannete

vormid ning nende muudatused.

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt

vajadusele aruannete koostamisel. Selliseid

muudatusi TMO juhataja eraldi ei allkirjasta,

kuna kinnitab tehtud muudatused aruannete

allkirjastamisega.

5 tp

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide

tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused

kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse

struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/

EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude

sertifitseerimist.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised

finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude

16 so vahemaksetaotluste esitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 86/242

86

vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja

arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2.2.1 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-is vajalikud aruanded pärast

aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või

PO eest vastutavale TMO ametnikule

analüüsimiseks.

5 tp

2.2.2 RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide

vahearuannet vastavalt kulude esitamise

põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja

analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga

nende saamisel.

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide

vahearuandesse lisatud info terviklikuks

analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste

finantsmõju avaldumist vastavalt kulude

esitamise põhimõtetele.

Kulude esitamisele olulist mõju omavate

probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja

TMO finantseksperti, et tagada täiendavate

meetmete rakendamine vastavalt töökorra punkti

2.2.5 alapeatükile „Olulised puudused JKS-is

ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes

tagab täiendavate meetmete rakendamise.

Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks

TMO finantseksperdile.

15 tp

2.2.3 TMO

finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab

stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel

laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui

kontrollide vahearuande koostamise käigus

selgub, et läbi viidud kontrollid, järelevalve ja

auditid ei anna piisavat kindlust kulude

sertifitseerimiseks, annab selles teada TMO

juhatajale.

TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes

korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO

poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi

viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka

TAO-le. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes

korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

10 tp

2.2.4 TMO

finantsekspert/

RÜ või PO eest

Veendub, et töökorra punkti 2.2.5 alapeatüki

„Olulised puudused JKS-is ning maksete

peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 87/242

87

vastutav TMO

ametnik

meetmed on piisavad kulude esitamise

jätkamiseks vahemaksetaotluste või

vahefinantsaruannete raames. EGF-i puhul

veendub, et Sotsiaalministeeriumi, kes on EGF-i

KA, tegevused on piisavad.

Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja

rakendamise tulemused kontrollide

vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO

juhatajale kinnitamiseks.

2.2.5 TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/

palub täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.

3 tp

2.2.6 TMO RÜ või PO

eest vastutav

ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele

KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide

vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride

esitamiseks.

1 tp

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

2.3.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli

kontroll-lehe vormi ja EK vahemaksetaotluse

kontroll-lehe vormi ja edastab need

kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.3.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehed digitaalallkirjaga. 5 tp

2.3.3 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi

(üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete

kontrolliks vajalikud aruanded.

3 tp

2.3.4 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide

vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude

peatamised.

2 tp

2.3.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib RÜ alusandmeid e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi

info alusel SFCS väljavõte) andmetega vastavalt

kontroll-lehele. Kui RÜ alusandmed ei vasta e-

riigikassa ja SFOS-i andmetele, esitab vajadusel

järelepärimise RÜ-le.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab

kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks II

kontrollile

7 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 88/242

88

2.3.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS väljavõtetega ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel SFCS väljavõte),

kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on

finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või

on kulude sertifitseerimisest maha arvamise

põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus

kulude sertifitseerimise peatamiseks on

lahendatud.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Genereerib SFCS-ist EK vahemaksetaotluse

aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse

fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK

vahemaksetaotluse kontroll-lehele võttes arvesse

kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste

infot.

Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed

SFC2014 süsteemi. Koostab kontroll-lehe ja

edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

7 tp

2.3.8 TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse

koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

2 tp

2.3.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis.

1 tp

2.3.10 TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis EK-le.

1 tp

2.3.11 TMO

finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi

kuluaruannete moodulisse.

1 tp

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

Kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta esitab EK-le KA

koos punktis 2.2 toodud aruannetega hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15.

veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta

täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames

esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja

TAO kontrollide aastaaruande infot.

Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos

lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi

lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest.

2.4.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise

aastaaruande kontrollimiseks kontroll-lehe vormi

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 89/242

89

ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO

juhatajale.

EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide

vahearuandes.

2.4.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe vormi digitaalallkirjaga. 5 tp

2.4.3 TMO

finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele

täiendavad peatamised vastavalt kontrollide

vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka põhjendatud

arvamustega.

7 tp

2.4.4 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise

aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi,

genereerib uue aruande.

EGF-i puhul genereerib SFCS-s kulude

väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude

peatamised.

2 tp

2.4.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide

vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja

AA auditeerimise aastaaruande andmetega

vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel küsib

lisainfot.

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamisteks ning edastab II kontrollile (teisele

finantsspetsialistile või finantseksperdile).

EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande

ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused

kontrollide vahearuandes.

5 tp

2.4.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid arvestades kogu asjaomase

informatsiooniga. Edastab e-kirja teel korrektse

kulude aastaaruande projekti TMO juhatajale.

5 tp

2.4.7 TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude

aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA

juhatajale.

EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d.

1 tp

2.4.8 TAO ja AA;

EGF-i puhul

SOM kui KA

Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude

sertifitseerimise aastaaruande projektile vastavalt

töökorra punktile 2.2.3.

5 tp

2.4.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad

mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud

infole ning genereerib SFCS-s kulude

sertifitseerimise aastaaruande uuesti.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 90/242

90

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

ja täidab kontroll-lehe (vastavalt teise veeru).

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamiseks ja summad.

EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised

kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide

vahearuandes.

Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info

SFC2014 süsteemi.

Kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks

TMO juhatajale.

2.4.10 TMO juhataja Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi.

Allkirjastab korrektsete kontroll-lehe ja edastab

sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10.

veebruariks TAO juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande

SFC2014 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise

aastaaruande SFC2014 süsteemis hiljemalt 6

kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu.

10.02/

15.02

2.5. Sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et neile esitatud finantsaruannetes

toodud andmed on õiged.

2.5.1 TMO

finantsekspert

Perioodi alguses koostab ja edaspidi vajadusel

uuendab finantsvahearuande kontroll-lehe vormi

ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.5.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

2.5.3 PO/RÜ Sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja

esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda

aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli

– 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande

perioodi lõpust.

Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-

kontodel teenitud intressi.

31.07/ 31.01

2.5.4 TMO

finantsspetsialist

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni

finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP

koordinaatorile infoks.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 91/242

91

Kontrollib finantsvahearuande e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõtted), SAPi (SFCS

väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS

väljavõtted) andmetega kooskõla vastavalt

kontroll-lehele. Kui finantsvahearuande info ei

vasta e-riigikassa, SAPi ja SFCS andmetele,

esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub

teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste

fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande

tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on

väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis

võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja.

Kontroll-lehel toob välja kulude

mittesertifitseerimise põhjused ja

mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2

tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab kontroll-lehe

ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.

2.5.5 Norra/EMP

koordinaator

Vaatab üle finantsvahearuande indikaatorite

täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises

aastaaruandes toodud indikaatorite täitmisi ja

nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt

lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle

vaadatud.

10 tp

2.5.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib finantsvahearuannet vastavalt

kontroll-lehele. Vajadusel küsib kontroll-lehe

täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

5 tp

2.5.7 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe ja finantsvahearuande üle.

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.5.8 Norra ja EMP

SA juht

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe ja

allkirjastab finantsvahearuande paberil.

1 tp

2.5.9 Programmi eest

vastutav TMO

ametnik

Kinnitab FMO süsteemi sisestatud info hiljemalt

2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande

kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud

pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 92/242

92

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja

PO juhtimiskulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide

juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2.6.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Analüüsib TAO kulusid ja programmide

juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi

tulemused kajastatakse kontrollide

vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes

koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude

ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks

kuludokumentide alusel.

31.12

2.6.2 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Koostab kontroll-lehe võttes aluseks juhendi

„Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste

menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad

kontroll-lehed ja edastab selle kinnitamiseks

TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.6.3 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

2.6.4 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud

kuludokumendid.

Kontrollib kuludokumente vastavalt kontroll-

lehele, toob välja puudused. Vajadusel küsib

TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab

kontroll-lehe ja edastab II kontrollile.

17 tp

2.6.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kontroll-lehel kajastatud infot.

Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.6.6 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe üle. Allkirjastab digitaalselt

korrektse kontroll-lehe.

2 tp

2.6.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha

korrektsioonid.

1 tp

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-

de üle.

2.7.1 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt

kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud

kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA

järelkontroll. Töötab välja kontrollakti ja

kontroll-lehe vormi. Võimalusel kasutab RKA

kontroll-lehti.

31.12/

vastavalt

vajadusele

2.7.2 TMO

finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe vormi

ning kontrolli valimi.

5 tp

2.7.3 TMO juhataja Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab

kontrollakti ja kontroll-lehe vormi.

5 tp

2.7.4 TMO

finantsspetsialist

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud

küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi

20 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 93/242

93

TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga.

Vormistab kontrolli tulemused kontrollaktis

tuues välja tähelepanekud ja vajalikud

järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA

juhatajale kommenteerimiseks.

2.7.5 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab

nendele ja täiendab kontrollakti ja kontroll-lehte.

Saadab kontrollakti ja kontroll-lehe

kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja

kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp

2.7.6 TMO

finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud ja

järeltegevused on asjakohased ning et olemas on

piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast

järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava

kindluse kulude sertifitseerimiseks.

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe.

5 tp

2.7.7 TMO juhataja Digiallkirjastab kontrollakti ja kontroll-lehe. 5 tp

2.8 Sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide

lõpparuanded. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt

rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi

juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja

selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt

etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud

(võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse

maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest,

FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi

makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või

tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale

lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse

on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra

finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

Rakendus-

määruses

sätestatud

tähtajaks

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ühissätete määruse artiklile 147 on tagasimaksenõude tähtaeg tagasimaksenõude

koostamisele järgneva teise kuu viimane päev.

2.9.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole

tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2.

peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5

alapunkti „Lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud

kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i

finantsosakonnale vahendite VV

Toetuse

tagasimaks

mise

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 94/242

94

sihtotstarbelisest reservist või vajadusel

erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas

VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes

tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud

osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku

leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse.

Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga

teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava

koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja

toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks

ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui

vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV

on reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

2.9.2 TMO

finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb

vajadusel täiendused.

Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-

riigikassas.

1 tp

2.9.3 TMO juhataja Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele

või kooskõlastab reservi taotluse.

Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude

tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus

on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel

väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse

kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev

ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium,

kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1)

katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala

eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunktile „Lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“.

Jooksev

tegevus/

kokkulepitu

d tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 95/242

95

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise

seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -

aruandluse juhend“ ja iga RA valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK

finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord

aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit

koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise

juhendist.

2.11.1 Väljavõtete

võrdlemise eest

vastutav TMO

ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja

raamatupidamisprogrammi väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK

finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse

vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis.

31.12

2.11.2 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuu

väljamaksed SFCS andmete alusel. Edastab

tabeli vastava fondi eest vastutavale ametnikule

andmete esitamiseks ja sisestatud andmete

kontrollimiseks.

3 tp

2.11.3 Vastava fondi

eest vastutav

TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt ja

FMO-lt laekunud summad. Kontrollib

finantstabelisse sisestatud väljamaksete info

vastavust e-riigikassa RÜ ja PO kontodel

toimunud väljamaksetele (SAPi info alusel SFCS

väljavõte alusel). Ebatäpsuste tuvastamisel

teavitab RÜ-d, PO-d ja vajadusel teisi KA/RKA

ametnikke puudustest. Vajadusel parandab

finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli

täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja

teel korrektsete andmete sisestamisest

finantstabelisse.

3 tp/ 2 tp

2.11.4 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt

kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile.

10 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud kulude

esitamise ja

sertifitseerimise

põhimõtted

TMO

finantsekspert

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO -

Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 96/242

96

Kinnitatud

kontrollide

vahearuande vorm

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint -

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Kinnitatud kontroll-

lehed

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kontroll-lehed

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kulude

sertifitseerimise

aastaaruanded

TMO RÜ eest

vastutav

ametnik

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

finantsvahearuanne

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

lõpparuande

finantslisa

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

korralduse eelnõu

materjalid

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Teavituskiri

tagasinõutavast

summast

vastutavale

asutusele

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Vastuskiri toetuse

andjale

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Finantstabel TMO

finantstabeli

täitmise eest

vastutav

ametnik

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO –

Finantstabel

Elektrooniliselt

2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja

uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA poolt

toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide

asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või

juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise

või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi

tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 97/242

97

koostamise protsessi raames kooskõlas töökorra punktiga 2.2.1 „KA struktuuritoetuste

administratsiooni toimivusanalüüsi koostamine“.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess

1.1 TAO ekspert/

talituse juhataja

(edaspidi

juhendi

omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga

seotud KA/RKA poolt välja töötatud juhendi asja- ja

ajakohasust tuginedes aasta jooksul kogunenud

parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis

tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi

uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi,

informeerides sellest TAO teenuse arendamise

eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust.

Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue

koostamisest toimivusanalüüsis (vt p 2.2.1).

Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab

valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord

aastas

1.2 Juhendi omanik Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle

seotud KA/RKA osapooltega, vastutava talituse

juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab

juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab

juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-

dele ja RÜ-dele ning PO-dele.

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-

kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult

tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osapoole

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

1.3 Juhendi omanik Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud

tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse.

Kooskõlastab e-kirja teel juhendi uue versiooni

asjakohaste KA/RKA ekspertide ja juristidega ja

TAO juhatajaga.

30 tp

1.4 Juhendi omanik Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning

kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja

ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi

Sharepointi.

2 tp

1.5 Kommunikat-

sioonispetsialist

Paneb juhendi ekstranetti ja saadab infot kuukirjas. 3 tp

2. KA/RKA õigusaktide koostamise ja muutmise protsess

2.1 TAO õigusakti

valdkonna eest

vastutav

ekspert/jurist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või

muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud

isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku

heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi

läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste

asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud

tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 7

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 98/242

98

kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab

ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

2.2 TAO jurist Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab

need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel

kommenteerimiseks, sh vahetule juhile, TAO

juhatajale ja KA/RKA juhile ja RM RO-le.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos

seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele

kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi

mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu

RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab

saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused,

kui arvestatakse kommentaariga. Kommenteerijatele

saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise

kohta e-kirjaga.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab

DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes

saadab eelnõu Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse

istungile edastamiseks.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos

seletuskirjaga teavituse listidesse [email protected] ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele ja KA

infokirjas esitamiseks