Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027

Dokumendiregister	Riigi Tugiteenuste Keskus
Viit	1-2/22/102
Registreeritud	30.12.2022
Sünkroonitud	13.11.2024
Liik	Käskkiri
Funktsioon	1 Üldjuhtimine
Sari	1-2 Üldkäskkirjad
Toimik	1-2/2022
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat
Saabumis/saatmisviis
Vastutaja	Maaja Pontus (Riigi Tugiteenuste Keskus, Peadirektorile alluvad osakonnad, Personali- ja haldusosakond)
Originaal	Ava uues aknas

Dokument on kokkuvõtte tegemiseks liiga mahukas (555466 tm).

Failid

1-2_0102_Riigi_Tugiteenuste_Keskuse_toetuste_valdkonna_töökorra_kinnitamine_programmiperioodideks_2014-2020__2021-2027.asice

RTK_käskkiri_KA_RKA_töökorra_kinnitamine_2022_4.pdf

Versioon_10_TPK_27.12.2022.pdf

RTK_käskkiri_KA_RKA_töökorra_kinnitamine_2022_4.pdf

KÄSKKIRI

27.12.2022 nr 1-2 / 0102

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna

töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-

2020/2021-2027

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks 2014-2020/ 2021-2027.

2. töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.

3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 17.10.2022 a. käskkirja nr 1- 2/0081 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-27“.

4. Töökorra versioon 10 protsessid, mis reguleerivad Eesti- Šveitsi Koostööprogrammi toetuste korraldamist ja rakendamist kohalduvad alates Eesti- Šveitsi Koostööprogrammi rakendamist reguleeriva siseriikliku õigusakti ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjelduse jõustumisest.

5. Käskkiri jõustub 01. jaanuarist 2023.a.

(allkirjastatud digitaalselt)

Martin Karro

Peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes

Teatavaks teha: Kerli Luts, Marek Atonen, Marge Kõiva, Kertu Sepp, Urve Vool, Ülle Luide,

Imbi Uusjärv, Kadi Raudsepp, Mairi Uusen, Kristi Sell, Kersti Kukk, Marek Kübarsepp.

Koostaja: Helina Kudu

Versioon_10_TPK_27.12.2022.pdf

1. RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027 VERSIOON 10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 1. ÜLDOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.1 1.1. LÜHENDID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.1.2 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.1.2.1 1.2.1. Eesmärk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1.2.2 1.2.2. Kasutusulatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.1.2.3 1.2.3. Vastutajad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1.2.4 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.1.2.5 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.1.2.5.1 Töökorra lisad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.1.3 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.1.4 Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.2 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.2.1 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.2.1.1 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.2.1.2 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

1.2.1.3 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.2.1.4 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.2.1.5 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 30 1.2.1.6 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.2.1.7 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee)

asutamise ja rakendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 1.2.1.8 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele

nõuetele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.2.1.9 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1.2.2 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 1.2.2.1 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse

järelevalve protsess ning koolitustegevus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 1.2.2.2 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA

meetme MT menetlus ja aruandlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 1.2.2.3 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 1.2.2.4 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste

teostamise tagamise ja kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 1.2.2.5 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja

erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 1.2.2.6 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse

tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 1.2.2.7 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . 61 1.2.2.8 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 1.2.2.9 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.2.2.10 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess . . 65 1.2.2.11 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . 66

1.2.3 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . 67 1.2.3.1 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 1.2.3.2 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 1.2.3.3 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 1.2.3.4 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 1.2.3.5 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 1.2.3.6 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane

tulemuslikkuse hindamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 1.2.3.7 2.3.7. Hindamiste protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 1.2.3.8 2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020 . . . . . . . 75 1.2.3.9 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . 76 1.2.3.10 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 1.2.3.11 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess . . . 78 1.2.3.12 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 1.2.3.13 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess . . . . . . . . . . . . . . 81 1.2.3.14 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 1.2.3.15 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 1.2.3.16 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 1.2.3.17 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 1.2.3.18 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess . . . . . . 96 1.2.3.19 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

1.3 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 1.3.1 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

1.3.1.1 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 1.3.1.2 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 1.3.1.3 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud

dokumentide kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 1.3.1.4 3.1.4. Otsustusprotsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 1.3.1.5 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti

SFOSi sisestamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

1.3.1.6 3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine . . . . . . . . . . . . . . 116 1.3.2 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

1.3.2.1 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 1.3.2.1.1 3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 1.3.2.1.2 3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 1.3.2.1.3 3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 1.3.2.1.4 3.2.1.4. Rahastamisvahendite maksetaotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

1.3.2.2 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 1.3.2.3 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 1.3.2.4 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 1.3.2.5 3.2.5. Andmekorje protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 1.3.2.6 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 1.3.2.7 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

1.3.3 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021- 2027 VERSIOON 10 Info

Versioon: 10

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorra lisad 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus ja aruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. Hindamiste protsess 2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide kooskõlastamise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine 3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess

3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess 3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess 3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd) 3.2.1.4. Rahastamisvahendite maksetaotluste menetlemise protsess

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

1.1. LÜHENDID AA – auditeeriv asutus. EŠK korral on AA programmi auditeerimisüksuseks. Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud arendused

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond (alates 01.01.2023 RTK struktuuris) DHS – dokumendihaldussüsteem DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond ECA – Euroopa Kontrollikoda EGF – Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond EIF – Euroopa Investeerimisfond EK – Euroopa Komisjon

EL- Euroopa Liit EMT – ettemakse taotlus ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond ESF – Euroopa Sotsiaalfond ESF+ Euroopa Sotsiaalfond+ –

EŠK – Eesti-Šveitsi koostööprogramm

EŠK raamkokkulepe – Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe

EŠK regulatsioon – ELs majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon

FKO – finantskorrektsiooni otsus FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt (Financial Mechanism Committee) FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid FMO-le GRACE – FMO infosüsteem IMS – Irregularity Management System IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority) IKT- Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia Infospetsialist- Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakonna infospetsialist

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade tööülesannete täitmise haldamine JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds) KA – struktuurivahendite korraldusasutus KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele KD - kuludokumendid KL - kontroll-leht KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon MATA meetmed- Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3) MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding) MT – maksetaotlus MTO – Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond NMFA – Norra välisministeerium ( ) Norwegian Ministry of Foreign Affairs Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus OJ – osakonnajuhataja OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet ( )European Anti-Fraud Office OP – Ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava PL – Partnerluslepe PO – Norra/EMP programmioperaator/EŠK programmioperaator PDA – peadirektori asetäitja PHO- personali-ja haldusosakond

Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid

RA – rakendusasutus

RAR – riigiabi ja vähese tähtsusega abi register

RHAD – Riigihanke alusdokumendid

RE- riigieelarvelised RHS – riigihangete seadus RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RKÜ- Eesti- Šveitsi koostööprogrammi riiklik koordineerimisüksus RM – Rahandusministeerium RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st SAP – raamatupidamisprogramm SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem SFOS – struktuuritoetuse register Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

SIS- SFOS andmekorje moodul, kus korjatakse andmeid füüsiliste ja juriidiliste isikute kohta ning muid andmeid (registri määruse järgi sündmuste infosüsteem). SIS koordineerija – SFOS andmekorje koordinaator, kes saab töödelda sündmuses osaleja andmeid STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus SV – struktuurivahendid TA - Tehniline abi

Tarkvara versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond TAT – toetuse andmise tingimused, sh. määrused ja käskkirjad. EŠK raames toetusmeetme lepingud, mis sisaldavad toetuse andmise tingimusi.

Teostaja - struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte

Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti

TJ – talituse juhataja TMM_2014 - VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks" TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027, mis sisaldab KA/RKA ja RTK RÜ tööprotseduuride kirjeldusi TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond TS – toetuse saaja

Töökord – RA/RÜ tööprotseduuride kirjeldus

VTA - vähese tähtsusega abi VV – Vabariigi Valitsus ÜF – Ühtekuuluvusfond ÜGEM- Euroopa Komisjoni grupierandi , mida on muudetud 10.07.2017 määrus (EL) nr 651/2014 määrusega (EL) 2017/1084 ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika ÜM_2014 - Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord ÜM_2022- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused ÜSM_2013 - Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013 (täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480 /2014, 3.3.2014), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 ÜSM_2021- Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga- , Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid ÜSS- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) kui struktuurivahendite (edaspidi SV) korraldusasutuse (edaspidi KA) ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (edaspidi Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse (edaspidi RKA) ja sertifitseerimisasutuse (edaspidi SA) ülesannete, Eesti- Šveitsi Koostööprogrammi (edaspidi EŠK) riikliku koordineerimisüksuse (edaspidi RKÜ) ja

ning riigieelarveliste (edaspidi RE) meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates makseasutuse ülesannete protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile ning ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide majanduskasvu ja tööhõive investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE meetmetele käesolevas peatükis toodud erisustega. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) rakendamisele, kui konkreetse protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV või Norra /EMP või kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.EŠK,

Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:

3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.[1] 3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.[2] 3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA ning koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise osakonnale (edaspidi TAO) toetuste maksete EŠK RKÜ ja osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti juhinduvad töökorrast majandustarkvara arenduse osakonna (edaspidi MTO) struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, avaliku taristu talituse, hariduse- ja teaduse talituse, elukestva õppe ja IT arenduse talituse ning tööelu ja hoolekande talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi 2007-2013 kui ka perioodi 2014-2020 ning perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning [3] TRO interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse ja TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

Vastavalt Vabariigi Valitsuse korraldusele nr 449 (vastu võetud 23.12.2021) “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks tööturul“, nr 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade konkurentsivõime tugevdamine“, nr 9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 10 Jätkusuutlik transport nr 11 IKT teenuste taristu, nr 12 „Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning „ “, perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse 19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna arendamise rakenduskava prioriteetses suunas nr 4 „Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid.

TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel.

Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020 /2021“.

Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja ÜSS § 8 lõike 2 p. 5 nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

EŠK rakendamise raamkokkuleppe järgi RTK toetuste arendamise osakond tegutseb EŠK riikliku koordineerimisüksusena (RKÜ). Toetuste arendamise osakond allub vahetult keskuse peadirektori asetäitjale, kes tegutseb EŠK RKÜ juhina. RKÜ juhina on keskuse peadirektori asetäitja vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees. RKÜ ülesanded ja kohustused on sätestatud EŠK regulatsioonis. Lisaks täidab RKÜ makseasutuse ülesandeid.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad (tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

[1] 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele, sest selle aruande esitamine ei ole RE meetmete määrustega nõutud.

[2] 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele.

[3] Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist.

1.2.3. Vastutajad KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires, sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is. RE meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires. Norra/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma volituste piires. EŠK RKÜ protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RKÜ juht oma volituste piires.

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Jr k nr

Õigusa kti/

dokum endi tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

S V 20 14 -2 020

S V 20 21 -2 027

N or ra

E MP

A bi- fo nd

E GF

R E

E ŠK

1. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013)

X X

2. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus)

X X

3. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1080 /2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

4. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF määrus)

X X

5. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi abifondi määrus)

6. Euroop a Liidu õigusa kt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 223 /2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus)

7. Euroop a Liidu õigusa kt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 1303/2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

8. Euroop a Liidu õigusa kt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303 /2013 rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga (edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus).

9. Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi (2014–2020) ja millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006 (ELT)

1 0.

Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002

1 1.

Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Komisjoni grupierandi , mida on muudetud 10.07.2017 (edaspidi ÜGEM)määrus (EL) nr 651/2014 määrusega (EL) 2017/1084

1 2.

Euroop a Liidu õigusa kt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021)

1 3.

Rahvu s- vahelis ed õigusa ktid

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) X

1 4.

Rahvu s- vahelis ed õigusa ktid

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) X

1 5.

Rahvu svaheli ne õigusa kt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

1 6.

Rahvu svaheli ne õigusa kt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

1 7.

Rahvu svaheli ne õigusa kt

Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (edaspidi EŠK raamkokkulepe)

1 8.

Rahvu svaheli ne õigusa kt

ELs majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (EŠK regulatsioon)

1 9.

Riigisis ene

seadus

Välissuhtlemisseadus X X X X

2 0.

Riigisis ene seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi STS) X X

2 1.

Riigisis ene seadus

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (edaspidi ÜSS) X

2 2.

Riigisis ene seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi )HMS X X X X X X X X

2 3.

Riigisis ene seadus

Hasartmängumaksu seadus X

2 4.

Riigisis ene seadus

Riigieelarve seadus X

2 5.

Riigisis ene seadus

Riigihangete seadus (edaspidi )RHS X X X X X X X X

2 6.

Riigisis ene seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X

2 7.

Vabarii gi Valitsu se määrus

VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määrusekehtestamiseks“ ( )edaspidi TMM_2014

X X

2 8.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi ) ÜM_2014

X X X X

2 9.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X

3 0.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja kord (edaspidi )teavitamismäärus

X X

3 1.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi )registri määrus X X X X X X X X

3 2.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi )VV reservi määrus X X X X X X

3 3.

Vabarii gi Valitsu se korrald us

VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine (edaspidi SF meetmete nimekiri), vastu võetud 23.12.2021

X X

3 4.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)

X X

3 5.

Vabarii gi Valitsu se määrus

Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022)

3 6.

Vabarii gi Valitsu se määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ X

3 7.

Vabarii gi Valitsu se määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine“ X

3 8.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse korraldusasutuse ja sertifitseerimis (makse)asutuse ülesannete täitja määramine“

X X

3 9.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X X X

4 0.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X X X X X X X

4 1.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi )RTK ülesannete käskkiri X X X X X X X X

4 2.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

RTK teabehalduse kord X X X X X X X X

4 3.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga ning seotud ülesannete täitmiselEŠK-ga X X X X X x

4 4.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X X X

4 5.

Muud õigusa ktid ja dokum endid

VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi vahendite taotlemiseks ja haldamiseks X

4 6.

Euroop a Liidu õigusa kt

Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes

X X X X X X X X

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad veebilehe ekstranetis.www.rtk.ee

Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil . EL õigusaktid, EK https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/oigusaktid delegeeritud ja rakendusaktid on kättesaadavad lingil: .Cohesion Policy legislation 2021-2027 - Regional Policy - European Commission (europa.eu)

Põhimõte on see, et veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse www.rtk.ee taotlejale ja toetuse saajale vajalikud. Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET - RTK SF ekstranet -

.Confluence (rmit.ee)

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid Töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid, metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal . Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või vastavalt oma [1] vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud.

Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 – Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht

Lisa 4 – Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika

Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames

Lisa 6- Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt

Lisa 8 – Aruande kontroll-leht

Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 10 – Rahastamisvahendi kulude kontroll-leht

Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 12 – Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed

Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt

Lisa 14 – Koordinaatori kontroll-leht "IKT teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuse nr.

2014-2020.11.2.1 ning „Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

[1] Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO juhataja. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei kinnitata.

Töökorra lisad Töökorra lisad ja täiendavad juhendid/juhised

File Modified

File 1-2_0060_Toetuse_andjate_ja_kontrollijate_määramine (1).asice 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Juhend rakendusdokumentide kinnitamiseks JIRAs 28.06.2022.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Kiri TSle hankelepingu muudatustest (2).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document HL muudatused juhend (2) (1).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Powerpoint 97 Slideshow Excelis juhuvalimi võtmine.ppt 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Toimingust teatamise kirja näidis (1).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Nextcloud RTK sisene.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

PDF File Juhis toetuse saajale RHS § 3 nõuete järgimiseks_2020 (1).pdf 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word 97 Document 28.09.2020VTA juhend.doc 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Hankeeksperdi KAMINa RH kontroll-leht 25.05.2022.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 14_v1_Koordinaatori HL KL (1).xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 13_v1_ Kohapealne tegevuste järelkontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 11_v1_Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika (4).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 10_v1_Rahastamisvahendite KD kontroll-lehed.xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 9_v1_Meetmepõhise riskihindamise metoodika.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 7 projekti tegevuste kontrolli akt.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa_6_v1_Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 5_v1_Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Excel Spreadsheet Lisa_2_v1_MT_EMT_kontroll-leht_RE .xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 1_v1_Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi KL.xlsx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Word Document Lisa 8_v2_aruande kontroll-leht.docx 18.10.2022 by Helina Kudu

Microsoft Excel Spreadsheet Lisa 12_v2_MT_kontroll-leht.xlsx 20.12.2022 by Kerli Luts

Microsoft Word Document Lisa 4_v5__valimimetoodika.docx 21.12.2022 by Kerli Luts

Drag and drop to upload or browse for files

Download All

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg 3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ÜSM_2013 artiklis 125 toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule). RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

EŠK toetuste kontekstis RKÜ vastutab toetusmeetmete kindlaksmääramise, kavandamise ja heakskiitmise eest ning toetusmeetmete seire, finantsjuhtimise, kontrolli, hindamise, nähtavuse, aruandluse ja elluviimise järgse seire eest EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 3 alusel. RKÜ hindab EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 6 alusel. EŠK makseasutuse ülesanded on toodud EŠK regulatsiooni artiklis 3.5.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st ning on täiesti sõltumatu nii RKÜ-st kui ka selle makseasutusest.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA, Norra/EMP SA, ülesannete ja RE meetmete ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK RKÜ põhimääruse § 20 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. 1 RTK peadirektori asetäitja on RKÜ juht vastavalt EŠK raamkokkuleppe artiklile 2.1. RKÜ juht on vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees EŠK raamkokkuleppe artikli 2.1 järgi.

KA/RKA ja ülesandeid täidavad neli alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Vastavalt RTK põhimääruse § 17RKÜ RTK peadirektori asetäitja 3

lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:RKÜ

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE meetmete rakendajarolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine nende rakendamisel, TAT õigusaktide kooskõlastamine, KA ning RE meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, EK-le ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-tele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale.

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on peamiseks kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse.

TAO ülesandeks RKÜ-na on pädeva asutusena kanda üldvastutust EŠK eesmärkide saavutamise eest ja anda Šveitsile aru kooskõlas raamkokkuleppega, seejuures on TAO RKÜ-na programmiga seotud küsimustes Šveitsi jaoks kontaktpunkt.

TMO vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020 rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest ning TMO vastutab perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli 76 lõikes 1 märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021 artiklitega 91 ja 92. TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK- le vastavalt ÜSM_2021 artiklile 98.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid TS poolt esitatud maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi ) ja MTO. RMIT korraldab RMIT arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. MTO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d RM RRO./ RKÜ-d

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA, Norra/EMP SA, ning RE meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali RKÜ värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse (kliki, et teha vajadusel suuremaks)struktuur alates 01.01.2023.a

1. 2.

4. 5.

1. 2.

4. 5.

6. 7.

Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

Staatus (algne /täiendatud)

Jõustumise kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Versioon 9 17.10.2022 lühendite osa on täiendatud seoses peatse SIS kasutuselevõtuga on täiendatud protsessipunkte 3.1.1 „Toetusskeemi ettevalmistamine“ ning 3.2.5 „Andmekorje protsess“. täiendatud on oluliselt protsessipunkti 2.1.8. “RA-de ja RÜ-de töökordade ja Norra_EMP PO-de JKS kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele” (sh on lisatud alapunkt 2 “RTK toetuste valdkonna töökordade loomise ja muutmise protsess”). täpsustatud on protsessipunkti 3.2.1.2 ettemakse taotluse menetlemise protsessi tegevuste tähtaegu. koostöös Rahandusministeeriumiga on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.3. "VV poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess", protsessipunkti 2.3.4. "Rakenduskava seire andmete koondamise protsess" ning protsessipunkti 2.3.5. "Rakenduskava seire komisjonil osalemise protsess."

Versioon 10 Jõustub kinnitamisel lühendite osa on täiendatud

RTK TPK 1-3. osas on EŠK raamkokkuleppe ja EŠK regulatsiooni alusel läbivalt täiendatud kõiki protsessipunkte, mis kohalduvad EŠK-le. RTK TPK lisade nimekirjast on kustutatud TPK lisa 3 kontroll-leht seoses riigiabi/VTA analüüsi protsessi muutmisega TAO õigusüksuses. TAO juristid teevad vajaduse korral riigiabi/VTA analüüsi ja koostavad vastava memo. Võttes arvesse Riigiabi ja vähese tähtsusega abi registri (RAR) liidese arendusprojekti, on täiendatud RTK TPK 1-3. osas protsesse, mis on seotud riigiabi/VTA andmete sisestamisega RARi. Muudatused TPKs on märgitud sinise tekstina. Alates 01.01.2023. a luuakse RTK struktuuri uus osakond DHO, viited täiendatud uue osakonna ülesannetele.

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust Protsess kirjeldab KA/RKA/ ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava KA/RKA/ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja RKÜ RKÜ kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA/ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite RKÜ läbiviimise raames.

Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise. Protsessipunkt 2.1.1. ei kohaldu KA-le perioodil 2021-2027, sest KA vastavusauditi pole vaja teha vastavalt ÜSS §9 lõikele 3.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5 paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse kohta.

EŠK kontekstis käsitleb RKÜ ülesandeid EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 ning EŠK juhtimis- ja kontrollisüsteemide audit viiakse läbi kooskõlas riiklike süsteemiauditi nõuetega, mida tavaliselt kohaldatakse EL või EMP/Norra toetuste puhul. EŠK ja makseasutuse JKSe auditeeritakse vähemalt üks kord

.vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 9.1

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. KA/RKA/ vastavusauditi algatamineRKÜ

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi protseduuride koordinaator) /TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest (edaspidi Norra/EMP koordinaator)/EŠK programmi ekspert

Koostab KA/RKA/ vastavusauditi algatuskirja esitamiseks AAle ning edastab selle koos RKÜ KA tööprotseduuride kirjelduse või RKA JKKga/ aRKÜ JKKg DHS-i kaudu kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

10 tööpäeva (edaspidi

)tp

Algatuskiri AA-le DHS-s

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle KA/RKA/ juhile DHS-i kaudu allkirjastamiseks.RKÜ 2 tp Kooskõlastatud algatuskiri AA-le DHS-s

1.3 KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA vastavusauditi algatuskirja ning KA tööprotseduuride või RKA JKK/ AA-le (teadmiseks TMO juhatajale).kirjeldused RKÜ JKK

2 tp Allkirjastatud algatuskiri AA-le DHS-s

1.4 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Salvestab vastavusauditi algatuskirja RKA/RKÜ Sharepointi. 2 tp Algatuskiri Sharepointis

2. KA vastavusauditi või KA/RKA/ a Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamineRKÜ j

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, JKS-ide auditi või järelauditi. Esitab auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA/RK le kommenteerimiseks.Ü-

Vastavalt jooksvale vajadusele

E-kiri auditi aruande projektiga DHSs

2.2 TAO juhataja Määrab auditi kontaktisiku ja teavitab teda auditi aruande projektist. 2 tp E-kiri

2.3 Protseduuride koordinaator/KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠ K programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

AAga kokkulepit ud tähtaeg

Seisukohad auditi aruande projektile lisatud Sharepointi

2.4 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA/ seisukohtadega auditi aruande projekti.RKÜ 3 tp E-kiri kooskõlastatud auditi aruande projektiga

2.5 Protseduuride koordinaator/KA Norra/EMP koordinaator/ eksperdid/ EŠ

K programmi ekspert

Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA/ kommentaaridega auditi aruande projekti vastavalt AA-ga kokku RKÜ lepitud tähtajale.

AAga kokkulepit ud tähtaeg

E-kiri kommenteeritud auditi aruande projektiga

2.6 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande KA/RKA/ ning sisestab lõpparuandes toodud RKÜ-le järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

E-kiri auditi lõpparuandega; kanded SFOS-s

2.7 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad, kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja. 5 tp Auditi järeltegevuste elluviijad määratud

2.8 Protseduuride koordinaator/ KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineerib auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

E-kirjad; kanded SFOS- s

2.9 TMO finantsekspert Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele, annab auditi aruande projektile seisukohad kooskõlastades need eelnevalt TMO juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning seotud info kandmise SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

Auditi aruande projektile seisukohad esitatud; kanded SFOS- s

2. 10

AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui AA ei hinda järeltegevusi piisavaks, alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

Kanded SFOS-s

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmistab VV istungiks ette KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid ning esitab need ametlikuks kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja Riigikantseleile. Salvestab materjalid .Sharepointi

Osapoolt e vahel kokkulepit ud tähtaeg

VV KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid Sharepointis

3.2 Protseduuride koordinaator Koostab pärast VV poolset KA vastavaks tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks tunnistamisest EK-le esitamiseks.

5 tp Kirja eelnõu KA vastavaks tunnistamisest EK-le esitamiseks

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp Allkirjastatud kiri KA vastavaks tunnistamisest EK-le DHS-s

3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le (koopia KA juht, TMO juhataja) KA vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA vastavuse kohta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride kirjeldused.

Teavitab EK-d juhul kui perioodil 2014-2020 JKS auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele või kui perioodil 2021-2027 JKS auditi tulemusel tuvastatakse, et KA ei taga ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohast toimimist

Osapoolt e poolt kokkulepit ud tähtajal

KA vastavusauditi lõpparuanne EK-le esitatud

3.5 Protseduuride koordinaator Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide kättesaamisest, koordineerib koordinaator vastuskirja koostamist EK märkustega arvestamise või põhjendatud mittearvestamise kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i, lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.

15 tp EK kiri; KA vastuskirja eelnõu DHS-s

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s

3.7 Protseduuride koordinaator Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab materjalid .Sharepointi 2 tp Allkirjastatud vastuskiri EK-le DHS-s edastatud teadmiseks TMO-le

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride koordinaator Pärast muudatuste toimumist rakendussüsteemis uuendab andmeid infosüsteemis SFC2014/SFC2021. 10 tp Muudatuste kanded infosüsteemis SFC2014/ SFC2021

5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja si toetuste büroole esitamineEŠK JKK Šveit

5.1 Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmistab ette ametliku kirja RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le esitamiseks/ kirja RKÜ vastavaks

Kirjale lisatakse AA arvamus nõuetele vastavuse kohta.tunnistamisest Šveitsi toetuste büroole. JKK

10 tp Kirja eelnõu FMO-le DHS-s/ Kirja eelnõu Šve

DHitsi toetuste büroole S-s

5.2 DHO dokumendihalduse spetsialist Loob DHS töövoo kirja TAO juhatajale kooskõlastamiseks ja RKA juhile/RKÜ juhile kinnitamiseks ning teadmiseks TMO juhatajale.

2 tp Kiri DHS-s

5.3 RKA juht/RKÜ juht Allkirjastab kirja DHS-is. 3 tp Allkirjastatud kiri FMO- le DHS-s/ allkirjastatud kiri Šveitsi toetuste büroole DHS-s

5.4 Norra/EMP koordinaator/ EŠK program mi ekspert

Salvestab kõik asjakohased Norra/EMP / materjalid vastavasse kausta.JKK EŠK Sharepointi 2 tp Norra/EMP JKK /EŠK JKK kiri koos JKK materjalidega Sharepoi

vastavas kaustasnti

2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ÜSM_2013 artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et JKS on vastavuses ÜSM_2013 artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ protseduuridele, kus asjakohane):

üldine struktuur ja tööjaotus asutuses; taotluste menetlemine; vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine; maksetaotluste kontroll; riigihangete kontroll; kohapealne tegevuste kontroll; rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll; projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll; tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja nendest teavitamine; finantskorrektsiooni otsuse tegemine; SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus; vaidemenetlus; auditi järeltoimingute tegevused; Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

EŠK raames vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.2 (kui raamkokkuleppe lisas 1 ei ole kokku lepitud teisiti), määrab Eesti koostööprogrammiga seotud kohustused ja ülesanded järgmistele riiklikele üksustele: RKÜ, makseasutus ja AA. EŠK AA-na tegutseb EV Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond EŠK raamkokkuleppe artikli 2.3 alusel. EŠK raames AA vastutab auditistrateegia koostamise ja auditite tegemise eest, et kontrollida koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tulemuslikku toimimist, samuti toetusmeetmete auditite eest vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.6.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi töö kordade koor

)/dinaator

Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada, kusjuures eraldi on vastavushindamise enesekontrolli kontroll-lehel välja toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded, millega arvestamine protseduurides on vastavushindamise aluseks.

5 tp Juhendmaterj alid edastatud

1.2 RA või RÜ (edaspidi vas tavushindami

)se taotleja

Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks, koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes oma protseduurid ja esitab need KA vastavushindamiseks. Vastavushindamiseks esitatakse ka vastavushindamise kontroll-leht, kuhu on märgitud viited iga KA poolt kehtestatud minimaalse nõude täitmise kohta.

Vastavalt vajadusele

RA/RÜ protseduurid KA-le edastatud

1.3 TAO teenuse arendamise ekspert

KA annab hinnangu, kas protseduurides kirjeldatu vastab KA juhendites kehtestatud minimaalsetele nõuetele, kasutades selleks vastavushindamise KL-te ning kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte/juristi/talituse juhatajat ja RM RO-d. Kui mõnele kontrollküsimusele on antud negatiivne hinnang, teeb vastava märke KL-le ning saadab e-kirja vastavushindamise taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud protseduuride hindamiseks esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti korrigeeritud protseduuride kirjeldust.

10 tp KA hinnang edastatud RA-le/RÜ-le; KL

1.4 TAO teenuse arendamise ekspert

Kui kõikidele kontrollküsimustele on antud positiivne hinnang, edastab lõpliku versiooni KL-st koos lõpliku versiooniga prot ja kontrolliajalugu kajastavast KL-st TAO juhatajale kooskõlastamiseks.seduuridest e-kirja teel või JIRA taski kaudu

5 tp Täidetud KL; E-kiri/JIRA task

1.5 TAO juhataja

Vaatab läbi vastavushindamise KL ja esitatud lisamaterjalid, annab tagasiside kontrolli teostanud eksperdile esitatud materjalide kohta.

5 tp E-kiri/JIRA task

1.6 TAO teenuse arendamise ekspert

Pärast TAO juhataja heakskiitu algatab DHS-is RA või RÜ vastavushindamise lõpphinnangu kinnitamise, lisades DHS-i lõpliku versiooni t, kontrolliajalugu kajastava kontroll-lehe ning kontrollija digiallkirjastatud lõpliku kontroll-lehe.töökorras

2 tp RA või RÜ vastavus- hindamise lõpphinnangu kinnitamise töövoog DHS- s

1.7 TAO juhataja Kinnitab DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise lõpphinnangu. 3 tp RA/RÜ vastavus- hindamise läbimise lõpphinnang DHS-s kinnitatud

1.8 TAO teenuse arendamise ekspert

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise taotlejat KA lõpphinnangust ning palub e-kirjaga esitada KA-le kinnitatud versiooni asutuse . Saadab e-kirja koopia ka AA-le ja TMO-le, RÜ puhul ka asjakohas(t)ele RA(de)-le.töökorrast

5 tp E-kiri

1.9 TAO teenuse arendamise ekspert

Salvestab RÜ/RA tööversioonid, KA tagasiside, kooskõlastatud ning vastavushindamise kontroll-lehe töökorra töökorra ning kinnitatud vastavasse kataloogi.töökorra Sharepointi

1 tp Töökorra dokumendid/ Sharepointis

1. 10

TAO jurist RTK valmistab ette peadirektori asetäitja käskkirja, millega antakse luba RA ja RÜ ülesandeid täitma asuda ning algatab DHS-is menetlusringi vastavalt RTK asjaajamiskorrale.

5 tp RTK peadirektori asetäitja käskkiri DHS- s

1. 11

TAO teenuse arendamise ekspert

Kannab info tegutsemisloa saanud asutuse kohta infosüsteemi SFC2014. 5 tp Kanded infosüsteemis SFC2014

2. Norra/EMP vahendite ning PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsessEesti-Šveitsi koostööprogrammi

2.1 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada. 5 tp E-kiri PO-dele

2.2 PO või RÜ (edaspidi vas tavushindami

)se taotleja

Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks, koostab RKA/ kõiki nõudeid/juhendmaterjale arvesse võttes oma PO RKÜ JKK/ RÜ ja esitab need RKA töökorra Norra/EMP koordinaatorile/ RKÜ EŠK programmi eksperdile

vastavushindamiseks.

Kui RÜ töökord sisaldab mitme erineva fondi muudatusi, siis RÜ saadab töökorra TAO teenuse arendamise eksperdile (edaspidi ) ja koopia teadmiseks EŠK programmi eksperdile.töökordade koordinaator Norra/EMP koordinaatorile/

Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2.3 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Koordineerib PO JKK/ RÜ töökorra vastavushindamise läbiviimist. Loob vastava JIRA taski ja kaasab vajalikud RKA ja Norra-EMP SA/ EŠK RKÜ eksperdid ja muud vajalikud osapooled.

10 tp JIRA task

2.4 RKA ja Norra-EMP SA/RKÜ eksperdid/ Muud kaasatud osapooled

Kommenteerivad PO JKK-d/ RÜ .töökorda Kommentaari d JIRA taski juures ja Sharepointis

2.5 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/ *Töö kordade koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Veendub, kas JKK astab RKA/ kehtestatud nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte/juristi/töökord v RKÜ /talituse juhatajat.

Kui JKK/ vajab korrigeerimist, saadab puuduste kõrvaldamiseks ja/või täiendamiseks selle vastavushindamise töökord taotlejale e-kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/ a esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti korrigeeritud JKK .töökorr /töökorda

10 tp E-kiri

Sharepointis

2.6 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/ *Töö kordade koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise taotlejat RKA/ lõpphinnangust ning palub e-kirjaga esitada RKA-le/ RKÜ RKÜ-le kinnitatud versiooni asutuse või JKK-st.töökorrast

Edastab PO JKK ja töökorra AA-le vastavusauditi läbiviimiseks. RÜ

5 tp E-kiri

Sharepointis

2.7 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/

Töökordade )koordinaator

*Juhul, kui töökorra muudatus sisaldab erinevate fondide muudatusi.

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ tööversioonid või kinnitatud versioonid, RKA/ agasiside, kooskõlastatud JKK/töökorra RKÜ t t ning kontroll-lehe .öökorra Sharepointi

EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp JKK/ töökord Sharepointis

2.8 Norra/EMP koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA arvamus ( vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK nõuetele vastavuse kohta.the report and the opinion

3 kuud E-kiri FMO-le

Sharepointis

2.9 Norra/EMP koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA arvamusele ka inglise keelse PO JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le kommentaare kuni kahe kuu jooksul dokumentide kättesaamisest.

2 kuud esitamise ks + 2 kuud FMO komment aarideks

E-kiri

Sharepointis

2. 10

Norra/EMP koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korraldab neile vastamise. Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2. 11

EŠK programmi ekspert

Teavitab Šveitsi toetuste bürood, et PO JKK vastab RKÜ nõuetele. Šveitsi toetuste büroo nõudmisel esitab lisaks AA arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO JKK. Kui Šveitsi toetuste bürool on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK- ga, korraldab neile vastamise.

Koheselt pärast PO JKK vastavak s tunnista mist

E-kiri

Sharepointis

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ÜSM_2013-ga ja ÜSM_2021-ga, komisjoni määrustega ja asjakohase fondi määrusega, STS/ÜSS-ga, meetmete nimekirjaga, ÜM_2014-ga ja ÜM_2022-ga, taotluste menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega.

Protsessi eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu ja kokkusobiv EŠK TAT eelnõude ust asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega.

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida samuti tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. TPK-st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid, STS/ÜSS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa, millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

RE meetmete korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse andmise rakendatavusele ja ja EŠK TAT eelnõude menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

TAO valdkonna eksperdid annavad hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale:

kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise metoodika arusaadavusele ja sobivusele;

toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele;

toetuse maksetingimuste õiguspärasusele;

rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga;

rahastamisvahendi puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele;

hangete läbiviimiseks seatud nõuetele;

riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele;

riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmiseks seatud nõuetele ja

DNSH ehk "ei-kahjusta oluliselt" põhimõtte nõuetele ja taristuinvesteeringute kliimakindluse tagamisele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises. TAT koordinaator koordineerib RTK-s TAT eelnõu kommenteerimist, kaasates TRO-st seotud isikud.

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete ühtlustamisel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtae g

Kontrolljälg

1. Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise ja protsess muutmise

1.1 DHO dokumendihalduse spetsialist Registreerib TATi DHSs ja suunab edasi tööülesandena TAT koordinaatorile. 1 tp TAT DHS-s

1.2 Teenuse disaini talituse teenuse arendamise ekspert/ ärianalüütik (edaspidi TAT koordinaator)

Loob JIRAs TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande üldjuhul TAO valdkonna ekspertidele ning TRO kontaktisikule juhul, kui RTK on TAT alusel meetme RÜ.

Eesti-Sveitsi koostööprogrammi TAT korral kaasab programmi eksperdi.

1 tp Tööülesanne ja dokumendi

JIRAsd

1.3 TAO valdkonna eksperdid/

TRO kontaktisik/ EŠK programmi ekspert

Kommenteerivad i JIRAs. TAT Kokkule pitud tähtajaks

Kommentaari d JIRAs

1.6 TAT koordinaator Koondab kommentaarid TATi kohta. Koostab ja saadab vastuse TAT koostajale ning vajadusel teadmiseks TRO talituse juhatajale. EŠK TAT vastused saadab teadmiseks ka EŠK programmi

. Sulgeb tööülesande JIRAs. eksperdile

Mõistlik u aja jooksul

E-kiri või ametlik kiri JIRA-s;

Ametlik kiri DHS-s

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused ( ) vastavad õigusraamistikule (sh calls for proposals rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud miinimum nõuetele).

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning edastab e- kirja teel esmased versioonid RKA-le ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt vajadusele

TAT-d koostatud Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO valdkonna eksperte. Edastab e-kirjaga RKA kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul

Taotlusvooru tekst jm seotud lisad Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul

PO e-kiri Sharepointis

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le dokumentide vastavust.

Mõistliku aja jooksul

E-kiri PO-le Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja jooksul

PO e-kiri Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

6. Norra /EMP koordinaat or

RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.

Hiljemalt 2 nädalat enne taotlusvooru avamist

E-kiri FMO-le Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale teavitust (rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare.

2 nädalat peale FMO teavitamist

Taotlusvoor avatud; taotlusvooru tekstid Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras

2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste ( ) kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt concept note rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg

1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse ( ) kavandi RKA-le kooskõlastamiseks.Concept note Hiljemalt 5 kuu jooksul arvates PO määramisest

e-kiri Sharepointi s ja X kettal

2. Norra /EMP koord inaat or

Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kommenteerimise kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega (sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste esitamiseks antakse tähtaeg arvestades rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud programmi üldise kirjelduse. 5 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

4. Norra /EMP koord inaat or

Korraldab RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste osapooltega (sh RM). 3 tp e-kiri Sharepointi s ja X kettal

5. Norra /EMP koord inaat or

Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks. 2 tp Ametlik kiri DHS-is, Sharepointi s ja X kettal

6. TAO juhat aja

Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA juhile allkirjastamiseks. 2 tp Ametlik kiri DHS-is,

Sharepointi s ja X kettal

7. RKA juht

Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp Ametlik kiri DHS-is,

Sharepointi s ja X kettal

8. Norra /EMP koord inaat or

Salvestab kõik asjakohased materjalid vastavasse fondi kausta.Sharepointi 3 tp Materjalid Sharepointis

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab oma kommentaarid või otsuse programmi üldise kirjelduse vastu võtmisest keeldumise kohta RKA-le.

2 kuud Ametlik kiri või e-kiri

Sharepointi s ning X kettal

1 0.

Norra /EMP koord inaat or

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid edasises programmi ettevalmistamise protsessis arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

5 tp e-kiri

Sharepointi s ja X kettal

1 1.

Norra /EMP koord inaat or

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO keeldumise otsuse kättesaamisest arvates kahe kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse TAO juristi.

2 kuud e-kiri Sharepointi s ja X kettal

1 2.

Norra /EMP koord inaat or

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 nimetatud alternatiivi, siis koordineerib vastavate tegevuste elluviimist.

2 kuud e-kiri Sharepointi s ja X kettal

2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess Antud protsessipunkt kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise kirjelduse esitamist.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist edastab programmilepingu esialgse versiooni RKA-le. Vastavalt rakendus- määruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

2. Norra /EMP koordin aator

Edastab programmilepingu esialgse versiooni vastavale PO-le, TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele kommentaaride esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt rakendus- määruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

3. Norra /EMP koordin aator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

e-kiri Sharepointis ja X kettal

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

5. Norra /EMP koordin aator

Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

6. RKA juht

Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

7. Norra /EMP koordin aator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le ja koopia vastavale PO-le. 3 tp Originaalleping paberkandjal, DHS- s, Sharepointis ja X kettal

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5). Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja programmide ülesed algatused/projektid ( );initiatives

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi lepingu ( )/tehnilise abi lepingu (the Bilateral Fund Agreement Tech ) esialgse versiooni RKA-le.nical Assistance Agreement

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.2 Norra/EMP koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse ühiskomitee koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.3 Norra/EMP koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.4 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise, et probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud kommentaaridest FMO- le ametliku vastuse kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

e-kiri

Sharepoint is ja

X kettal

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt rakendus- määruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Share- pointis ja

X kettal

1.6 Norra/EMP koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu allkirjastamise. 3 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja

X kettal

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu paberkandjal. 1 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja

X kettal

1.8 Norra/EMP koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari FMO-le. 3 tp Originaalle ping paberkand jal DHS-s,

Sharepoint is ja X kettal

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub potentsiaalsetel toetuse saajatel esitada projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2 nädalat enne kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse kinnitamise koosolekuväliselt.

Jooksvalt E-kiri,

projektitaot lus DHSs ja Sharepoint is

2.2 Norra/EMP koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul koos esialgse päevakava ettepanekuga ja muude vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti ettepanekud). Vajadusel korrigeerib osalejate tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2 nädalat enne planeeritud kohtumist

E-kiri

Sharepoint is

2.3 Norra/EMP koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt ajakavale

E-kiri

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumist. 1 tp Otsused Share- pointis2.5 Kahepoolsete

suhete fondi ühiskomitee liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud põhimõtetele projektide rahastamine, mitterahastamine või projekti ettepaneku muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise ning edastab osalejatele kommenteerimiseks. 2 nädala jooksul peale ühiskomitee kohtumise toimumist

E-kiri

Sharepoint is

2.7 Norra/EMP koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti ettepanekud, siis nende rahastamine või mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4 nädalat peale kohtumise toimumist

E-kiri

Sharepoint is

2.8 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse kahepoolsete suhete tööplaani ( ) kommentaare, the Work Plan edastab kommentaarid kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele teadmiseks võtmiseks.

2 nädalat E-kiri

Sharepoint is

2.9 Norra/EMP koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja koordineerib ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/ mittekinnitamist teavitab sellest projekti ettepaneku esitajat.

Koosoleku-väliselt vastavalt vajadusele mõistliku aja jooksul

E-kiri

Sharepoint is

2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele Originaalpealkiri

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra_EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetme

Protsessipunkti kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP PO-de JKK-des ning tegevusipunkt 1 EŠK RKÜ EŠK tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. kirjeldab PO-de JKK-des ja RÜ töökorras Protsessipunkti punkt 2 RTK toetuste valdkonna

töökordade (sh. nende lisade) loomist ja muutmist.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP juhendid) Norra/EMP tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

EŠK RKÜ tagab rahaliste vahendite tõhusa ja korrektse kasutamise ning kehtivate õigusaktide, eelkõige riigiabi eeskirjade järgimise vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.3.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

RÜ töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA/RKA/ -gaRKÜ

1.1 RA/RÜ/PO RÜ töökorra/PO JKK muudatused (va tehnilised muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist kooskõlastusele KA-le/RKA-le/RKÜ-le. RE meetmete protseduuride muudatused tuleb saata enne kinnitamist kooskõlastusele TAOle.

RA töökorra muutmisel tuleb muudatused saata enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le üksnes nende töökorra protsesside muutmisel, kus RA täidab STS §-s 8 lõikes 2/ÜSS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ funktsioone (nt finantskorrektsioonide tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi RA-ga.

Saadab nõutud öökorra või PO JKK muudatused KA/RKA/RTK/RÜ t RKÜ TAO kontaktisikule (TAO teenuse arendamise eksperdile struktuurivahendite ja RE meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaatorile Norra/EMP puhul enne töökorra või PO JKK kinnitamist e-kirja teel:ja RKÜ programmi eksperdile EŠK puhul)

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona), kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis põhjustel;

2) töökorra või JKK versiooni, kus on selgelt välja toodud muudatused (kasutades MS Word funktsiooni „Trac “ või muud muudatuste eristamise viisi).k Changes

Vastavalt vajadusele E-kiri

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi töökorda

)/ Norrade koordinaator /EMP koordinaator/ EŠK pr ogrammi ekspert

Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid vastava asutuse kataloogi või JIRA-sse ja edastab lingi Sharepointi viitega materjalidele TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale, andmekorje/seire teemal RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja TMO-le määrates ühtlasi tähtaja kommentaaride esitamiseks.

2 tp Materjalid Sharepointis/ lingid viitega materjalidele; JIR A task

1.3 TAO valdkonna ekspert /jurist/riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja /RM RO nõunik

Kontrollib esitatud materjale tuginedes KA/ poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma RKA/RKÜ vastutusvaldkonnas hinnangu, kas töökord või PO JKK vastab KA/RKA/ kehtestatud minimaalsetele RÜ RKÜ nõuetele. RE meetmete korral kontrollib, kas töökord vastab RE meetmete määrustele. Annab vastava tagasiside töökordade koordinaatorile/ Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile.

8 tp E-kiri ja kommentaarid Sharepointis

1.4 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/E ŠK programmi ekspert

Kui või PO JKK-s ei ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik või PO RÜ töökorras RÜ töökorrale JKK-le kirjelduse järgi hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja, tuues välja, mis vajab korrigeerimist ning palub saata uuendatud töökorra või PO JKK. Juhul kui tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

10 tp E-kiri

1.5 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/E ŠK programmi ekspert

Uuendatud töökorra või PO JKK saamisel kontrollib KA/RKA/ /RTK tähelepanekutega arvestamist ise RÜ RKÜ või edastab uuendatud töökorra või PO JKK TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO suhelda TAO valdkonna eksperdi/juristi/talituse juhatajaga/RM RO nõunikuga. Sellisel juhul informeerib valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik töökordade koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit/ kommentaaridele vastamise seisust ning EŠK programmi eksperti annab teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud kommentaarid arvesse võtnud. EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7.

Kui esitatud töökord vastab kehtestatud KA minimaalsetele nõutele, saadab töökordade koordinaator e-/RTK kirjaga KA kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub esitada KA-le kinnitatud uuendatud /RTK /RTK-le tööprotseduuride kirjeldused.

10 tp JIRA task; E-kiri

1.6 Norra/EMP koordinaator Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKA juht) ning palub esitada RKA-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA- le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile1.4.

AA-le hinnangu andmiseks vaja minev aeg

E-kiri

1.7 EŠK programmi ekspert Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKÜ kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga RKÜ kooskõlastuse (cc TAO juhataja ja RKÜ juht) ning palub esitada RKÜ-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edastab eelnevalt RKÜ ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA- le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab olulisest muudatusest ka Šveitsi toetuste brüood.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

2 tp E-kiri

1.8 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Salvestab töökorra või PO JKK tööversiooni ning kinnitatud töökorra või PO JKK vastava asutuse Sharepoint kausta ning märgib kooskõlastuse kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse.

2 tp Dokumendid Sharepointis; kanded JIRAs ja PlanPros

2. RTK toetuste valdkonna töökordade (edaspidi RTK töökordade) loomine ja muutmine

2.1 Muudatuse algataja Teavitab TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikut e-kirja teel RTK töökorra või töökorra lisa loomise /muutmise vajadusest ja lisab vastava põhjenduse.

Vajaduse korral E-kiri

2.2 TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Hindab RTK töökorra/töökorra lisa muutmise vajadust. Vajadusel konsulteerib TAO teenuse disaini talituse juhatajaga.

1) Kui RTK töökord/töökorra lisa vajab muutmist, siis loob JIRA taski ja teavitab sellest TAO/ TRO OJ-t e-kirja teel ja palub määrata kontaktisikud RTK töökorra/ töökorra lisa muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

2) Kui RTK töökord/töökorra lisa ei vaja muutmist, siis annab tagasisidet muudatuse algatajale, et RTK töökorda /töökorra lisa ei ava muutmiseks ja lisab selgituse.

2 tp jooksul E-kiri; Tööülesanne JIRA-s

2.3 TAO/TRO OJ Määrab TAO/TRO isikud RTK töökorra/töökorra lisa muutmiseks. 3 tp jooksul E-kiri

2.4 TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Saadab teavituse RTK kvaliteedijuhile RTK töökorra või töökorra lisa töölehe ettevalmistamiseks Confluences. 3 tp jooksul E-kiri

2.5 RTK kvaliteedijuht Vajaduse korral valmistab ette uue töölehe Confluences RTK töökorra/ töökorra lisa jaoks ning saadab Confluence lingi TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikule.

2 tp jooksul RTK töökorra /töökorra lisa tööleht Confluences; E- kiri

2.6 TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Valmistab ette RTK töökorra/töökorra lisa Confluences/Sharepointis. Korraldab koosolekud kaasates punkti 2 alapunktis 2.3 määratud isikud ning RTK toetuste valdkonna protsesside töörühma liikmed. Vajadusel kaasab eksperte ja RM RO esindajad töörühma töösse.

Saadab RTK töökorra/töökorra lisa JIRA kaudu kommenteerimiseks punkti 2 alapunktis 2.3 määratud isikutele ning RTK toetuste valdkonna protsesside töörühma liikmetele, TAO/TRO talituste juhatajatele ning TAO/TRO osakonnajuhatajatele kommenteerimiseks.

Confluence tehniliste küsimuste korral pöördub RTK kvaliteedijuhi poole.

Tööülesandes määratud tähtajaks

RTK töökorra /töökorra lisa tööversioon Confluences /Sharepointis; JIRA tööülesanne

2.7 TAO/TRO esindajad/RTK toetuste valdkonna protsesside töörühm /Kaasatud eksperdid/RM RO

Kommenteerivad RTK töökorda/töökorra lisasid Confluence/Sharepoint keskkonnas. Üldjuhul 5 tp jooksul või JIRA tööülesandes määratud tähtajaks

Kommenteeritud RTK töökord/ töökorra lisad Confluence /Sharepoint keskkonnas

2.8 TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

a) Täiendab RTK töökorda ja töökorra lisasid kommentaaride alusel. Edastab RTK töökorra/töökorra lisa TAO tö kommenteerimiseks.ökordade koordinaatorile KA/RKA/RKÜ/RTK poolseks Juhul, kui RTK TPK sisaldab Norra

/EMP protsesside muudatusi, siis saadab RTK TPK teadmiseks Norra/EMP koordinaatorile ja juhul, kui see sisaldab EŠK protsesside muudatusi, siis saadab teadmiseks EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1.

b) Vajadusel teeb vajalikud parandused RTK töökorras/ töökorra lisas KA kommentaaride järgi /RKA/RKÜ/RTK (sh kaasab vajadusel toetuste valdkonna protsesside töörühma).

c) Kui väljatöötamisel on RTK töökord, siis edastab töökorra lõppversiooni RTK kvaliteedijuhile RTK töökorra kinnitamise korraldamiseks saates RTK töökorra Confluence lingi/ ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 töökorra alapunktile 2.9.

d) Kui väljatöötamisel on RTK töökorra lisa, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.14.

Üldjuhul 2 tp jooksul; menetlus pikeneb, kui on vaja kaasata toetuste valdkonna protsesside töörühm

Täiendatud RTK töökord Confluence /Sharepoint keskkonnas; E-kiri

2.9 RTK kvaliteedijuht Valmistab ette RTK töökorra kinnitamiseks ja algatab vastava DHS töövoo RTK töökorra kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks.

2 tp jooksul Töövoog DHS-s

2. 10

RTK OJ-d/ KA/RKA juht Kooskõlastavad RTK töökorra muudatuse DHS-s. 2 tp jooksul Kooskõlastused DHS-s

2. 11

RTK peadirektor Kinnitab RTK töökorra DHS-s. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK töökord DHS-s

2. 12

RTK kvaliteedijuht Edastab kinnitatud RTK töökorra lingi teadmiseks TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikule. 1 tp jooksul E-kiri

2. 13

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Saadab teavituse RTK töökorra muudatusest TRO/TAO/TMO listi (vajadusel lisab juurde muutuvate, kui veel kinnitamata töökorra lisade Sharepoint vm keskkonna lingi) ja teavitab teisi seotud osapooli RTK töökorra muudatusest.

Koheselt pärast teavituse saamist

E-kiri

2. 14

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Valmistab ette RTK töökorra lisa (sh. märgib juurde lisa versiooni jrk. numbri) ja kaaskirja DHS-s kinnitamiseks ning edastab dokumendid dokumendihalduse spetsialistile.DHO

2 tp jooksul E-kiri

2. 15

dokumendihalduse DHO spetsialist

Algatab töövoo DHS-s RTK töökorra lisa kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. 1 tp jooksul DHS töövoog

2. 16

RTK TRO/TAO talituste juhatajad

Kooskõlastavad DHS-s RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 5 tp jooksul Kooskõlastatud RTK töökorra lisa DHS-s

2. 17

TAO/TRO OJ Kinnitab RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul Kinnitatud RTK töökorra lisa DHS- s

2. 18

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

Salvestab RTK töökorra lisa serverikettale (X:\Yld) protseduuride kausta ja laeb üles kinnitatud RTK töökorra lisa RTK töökordade Confluence lehele.

1 tp jooksul RTK töökorra lisa X kettal ja RTK töökorra lisa Confluence lehel.

2. 19

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütikut.

Saadab teavituse RTK töökorra lisa kinnitamise kohta TAO/TRO listi ja vajadusel teistele osapooltele. 1 tp jooksul E-kiri

2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP finantsmehhanismile ).ja EŠK-le

Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg.

Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18 lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti.

ÜGEM artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates kuupäevast, mil sihtotstarbeline üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi.

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile.

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK-s kirjeldatud protsessipunktidele ja RTK teabehalduse korrale ning TS-d vastavalt RE meetmete määrustele.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate dokumentide hoidmine vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele.

EŠK korral RKÜ tagab, et programmi dokumente säilitatakse 10 aastat pärast toetusmeetme lõppemist regulatsiooni artikli 4.15 järgi. Eestis on planeeritud rakendada EŠK hiljemalt 31.12.2027. Dokumentide säilitamiskohustus on kuni 31.12.2037.

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Projektide dokumentide säilitamine

1.1 TAO ärianalüütik Loob X kettal osaliselt eeltäidetud projektidokumentide säilitamise vormi (Excelis) igal [1] aastal hiljemalt 7. jaanuariks (lõppenud aasta 31.12 seisuga). Teavitab vormi loomisest DHO dokumendihalduse spetsialisti.

5 tp jooksul alates aasta algusest

Osaliselt eeltäidetud projektidok umentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas; E- kiri

1 .2

DHO dokumendihalduse spetsialist

Kontrollib, kas osaliselt eeltäidetud projektidokumentide säilitamise vorm vastab nõuetele, vajadusel parandab vead, ja lisab projektitoimikute sarjanumbrid. Saadab TRO talituste juhatajatele ja TAO teenuse disaini talituse juhatajale ning korral Norra/EMP korral EŠK TAO

/ tööülesande JIRA-piiriülese koostöö programmide korraldamise talitus juhatajale s projektidokumentide säilitamise vormi täitmiseks ning lisab tähtaja ning täitjate nimekirja.

5 tp jooksul

Projektitoimikute sarjanumbritega projektidokumentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas; Tööülesanne JIRA-s

1.3 TRO talituse juhatajad/ TAO Teenuse disaini talituse juhataja/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talitus juhataja

Edastavad tööülesande JIRA-s projektidokumentide säilitamise vormi täitmiseks TRO projektikoordinaatoritele/ TAO Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile.

2 tp jooksul

Tööülesanne JIRA-s

1.4 TRO projektikoordinaatorid/ TAO Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Täidavad projektidokumentide säilitamise vormi. 20 tp jooksul

Täidetud projektidokumentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas

1.5 DHO dokumendihalduse spetsialist

a) Kontrollib, kas projektidokumentide säilitamise vorm on tähtajaks täidetud.

b) Vajadusel annab täitjatele uue tähtaja paranduste tegemiseks. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.

c) Juhul, kui selgub, et projektidokumendid asuvad teise asutuse DHS-s, siis saadab projektidokumentide säilitamise vormi täiendamiseks TRO infospetsialistile ning juhendab teda vajaduse korral vormi täitmisel.

Tähtaja saabudes

a) Täidetud projekti- dokumentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas;

b) Puuduste korral kontrolljälg vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.

1.6 TRO infospetsialist Täiendab vajaduse korral projektidokumentide säilitamise vormi DHO dokumend i-halduse spetsialisti poolt antud tähtajaks

Täidetud projektidokumentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas

1.7 DHO dokumendihalduse spetsialist

Tähtaja saabudes kontrollib üle, kas projektidokumentide säilitamise vorm on täitjate poolt korrektselt täidetud.

Tähtaja saabudes

Täidetud projektidokumentide säilitamise vormi X kettal aruandluse kaustas

[1] X:\Yld\Koigile\Aruandlus\Projektide andmestik\

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus ja aruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess ning koolitustegevus SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli 5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses regulatsiooniga.

EŠK kontekstis antud protsessiga täidetakse EŠK rakendamise määruse 3. peatüki artikli 3.1. "Üldsätted" sätestatud kohustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses EŠK regulatsiooniga. EŠK RKÜ kasutab võimalikust või tegelikust rikkumisest teatamiseks Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud teatamisvormi ning rikkumisjuhtumitest teavitab RKÜ Šveitsi toetuste bürood kvartaalselt vastavalt EŠK rakendamise määruse artiklile 11.3.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on ja TS-te kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani administratsiooni koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse. Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA/ töötajad hoolimata osakonnast.RKA/EŠK RKÜ

Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohalduvad perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite, ning Norra/EMP EŠK toetusskeemi le ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.de

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine ning EŠK [1]

1.1 TAO valdkonna ekspert/talituse juhataja Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil alustab materjalide koondamist iga-aastase struktuurivahendite, administratsiooni toimivusanalüüsi (edaspidi Norra/EMP ning EŠK t

ja kontrollide aastaaruande koostamiseks. Toimivusanalüüs on oimivusanalüüs) aluseks protsessipunktis 2.2.3 nimetatud kontrollide aastaaruande koostamiseks.

Jooksvalt Materjalid toimivus- analüüsiks koondatud Sharepointi

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi toimivusanalüüsi koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga algavaks järelevalvetsükliks, milles määratleb toimivusanalüüsi koostamise detailse ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga. Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi projektiplaani JIRA- sse.

*EŠK administratsiooni esimese toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga järelevalvetsükliks esitab TAO juhatajale kooskõlastamiseks hiljemalt 31. augustil 2024.

31. august Uuendatud toimivus- analüüsi koostamise põhimõtted ja ajakava, projektiplaan JIRA-s

1.3 Toimivusanalüüsi koordinaator Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks keskkonna. Kokkulepitud tähtpäeval

Koosoleku kutse; keskkond toimivusanalüü si kirjutamiseks Sharepointis

1.4 TAO valdkonna ekspert/rikkumiste tagastuste valdkonnas TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi järelevalve riskiekspert)/ TAO teenuse disaini talituse juhataja/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06. toimunud arenguid valdkonnas vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud põhimõtetele, tuues välja KA/RKA/ poolsed EŠK RKÜ tegevused parendamiseks. SV analüüs hõlmab Perioodi 2014-2020 ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 abifondi rakenduskava 2014- ja 2020. Norra/EMP finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs koostatakse eraldi dokumendina. EŠK analüüs koostatakse eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s.

31. detsember kinnitatakse eelnõu projekt;

28. veebruar kinnitatakse lõplik versioon.

[1] Põhjendatud juhtudel võivad Norra /EMP toimivusanalü üsi tähtajad olla hilisemad

Analüüsi tulemused (sh. tööülesanded JIRA-s)

1.5 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi koostamiseks vajaliku sisendmaterjali osas. Koondab sisendmaterjaliks olevad dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse ning edastab selle kohta informatsiooni valdkonna ekspertidele.

Jooksvalt Info JIRA-s edastatud

1.6 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenuse disaini talituse juhataja

Sisestab valminud analüüsi toimivusanalüüsi Sharepointi lehekülgedele vastavatesse peatükkidesse.

31. detsember

28. veebruariks vajadusel täiendatakse

[1] Põhjendatu d juhtudel võivad Norra /EMP toimivusanalü üsi tähtajad olla hilisemad

Toimivusanalü üs Sharepointis täiendatud

1.7 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt lisatud info ning vajadusel annab tagasiside täiendamist vajavate punktide osas.

Jooksvalt/ osapoolte vaheline kokkulepitud tähtaeg

Toimivusanalü üsi info Sharepointis ühtlustatud

1.8 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks TMO juhatajale. Norra/EMP koordinaator edastab Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu projekti teadmiseks RKA juhatajale.

28. veebruar lõplik versioon [1]

[1] Põhjendatud juhtudel võivad Norra /EMP toimivusanalü üsi tähtajad olla hilisemad.

E-kiri toimivusanalüü siga

1.9 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Edastab toimivusanalüüsi eelnõu projekti kommenteerimiseks TAO juhatajale. 2 tp E-kiri toimivusanalüü siga

1. 10

TAO juhataja Annab e-kirja teel või kohtumisel tagasisidet toimivusanalüüsi ja kavandatavatele tegevustele.

5 tp E-kiri kommenteeritu d failiga

1. 11

Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Viib vajadusel sisse TAO juhataj tud parandusettepanekud ning a/RKA juhi poolt teh vormistab toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi koostamise aluseks olevad põhimõtted ning edastab seejärel kooskõlastamiseks TAO juhatajale ja allkirjastamiseks KA juhile/RKA juhile/ juEŠK RKÜ hile.

5 tp E-kiri parandatud toimivusanalüü siga; Toimivusanalü üsi töövoog DHS-s

1. 12

KA juht/RKA juht/ juhtRKÜ Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku versiooni digitaalselt. 3 tp Toimivusanalü üs allkirjastatud

1. 13

Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi JIRA-sse, Sharepointi ning edastab informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele, TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM RO-le ja AA-le.

10 tp Allkirjastatud toimivus- analüüs JIRA- s ning Sharepointis

1. 14

Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve tegevuste täitmist ja märgib täidetud ülesanded lõpetatuks. Lisab tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse ühiskasutatavasse kausta.

10 tp JIRA-s järelevalve tegevused täidetud

2. SV ja Norra/EMP ning administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimineEŠK

2.1 Toimivusanalüüsi koordinaator Algatab toimivusanalüüsis kavandatud järelevalvetegevuste täitmise vahekokkuvõtte koostamise kaks korda aastas, mille eesmärgiks on täpsustada järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta teiseks poolaastaks. Loob vahekokkuvõtet käsitleva dokumendi Sharepointis.

Jooksvalt kuid mitte hiljem kui 1. mai ja 1. november

Vahekokkuvõt et käsitlev dokument Sharepointis

2.2 Toimivusanalüüsi koordinaator Informeerib toimivusanalüüsiga seotud TAO eksperte ja talituse juhatajaid tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast ja võimalikest täiendavatest sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA kaudu.

2 tp E-kiri; teated JIRA-s

2.3 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/ järelevalve ekspert (maksete kontrollija)/TAO teenuse disaini talituse juhataja/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi või täpsustab varasemaid seatud tähtaegu. Salvestab vahekokkuvõtte Sharepointis.

20 tp Vahekokkuvõt e toimivus- analüüsi täitmisest Sharepointis

2.4 Toimivusanalüüsi koordinaator Ühtlustab tehtud vahekokkuvõtte ning esitab selle kommenteerimiseks TAO juhatajale. 5 tp Vahekokkuvõt e ühtlustatud

2.5 Toimivusanalüüsi koordinaator Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt tehtud parandusettepanekud ning vormistab vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab seejärel kinnitamiseks TAO juhatajale.

3 tp Vahekokkuvõt e koostatud

2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt määratud tähtajaks 15. juuni; 15. november

Vahekokkuvõt e kinnitatud JIRA-s

2.7 Toimivusanalüüsi koordinaator Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte Sharepointi ning edastab informatsiooniks seotud TAO ekspertidele ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab tegevuskava info JIRA-s. Norra/EMP ja admiEŠK nistratsiooni kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte edastab AA-le.

5 tp Kinnitatud toimivus- analüüsi vahekokkuvõte Sharepointis; Vahekokkuvõt e JIRA-s; E-kiri

2.8 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt uuendatud ajakavale. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

JIRA kanded, et tegevused on teostatud.

3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Toetuste valdkonna töötaja (RTK PDA haldusala) Tuvastab koolitusteemad ja sihtgrupi, mille osas üritust planeerida toimivusanalüüsi ja või RTK koolitusvajaduste alusel. Vajadusel küsib sisendit võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt. Vajadusel täiendab ja ajakohastab toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava saadud sisendi põhjal.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

Koolitusteema d tuvastatud

3.2 Toetuste valdkonna töötaja Korraldab, kaasates vajadusel TRO infospetsialisti, võimaliku koolitaja (nt. TAIEX), ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat pakkumust vastavalt RTK hankekorrale, seejuures tuleb järgida TAT nõudeid). Koolitusinfo paneb üles Ekstranetti10.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

Üritus ettevalmistatud

3.3 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja/ TA kulujuht/ TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab RTIP-s majanduskulude taotluse. Manusena lähevad kaasa:

pakkumuskutse pakkumused ürituse päevakava märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse nime. märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp Majanduskulud e taotlus lisadega RTIP- s

3.4 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja, projektijuht/ TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud, edastab ürituse korraldaja ürituse info projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks järgmise infoga:

ürituse nimi lühikirjeldus, mis läheb kutsesse sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö. suunatud kutse või kõigile huvilistele toimumise aeg ja koht päevakava kuupäev, mis ajaks peab registreerimine lõppenud olema, et nt toitlustuse arv teenusepakkujale öelda.

3 tp E-kiri ürituse infoga

3.5 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Edastab e-posti teel skaneeritud registreerimislehed koos osalejate allkirjadega kontaktse ürituse korral kulujuhile ning TRO infospetsialistile. Virtuaalürituse korral edastab kontroll-jäljeks dokumendid vastavalt KA juhendile „Korraldusasutuse juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks“ kulujuhile ning TRO infospetsialistile.

5 tp E-kiri nõutud dokumentidega

3.6 Projektijuht/ TRO infospetsialist Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse. 5 tp Tagasisideküsi tlus läbi viidud RTIP-s

3.7 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib tegevuse projektihalduskeskkonnas lõppenuks.

5 tp Tegevus projekti- halduskeskkon nas lõpetatud

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid

1. KA/RKA/ kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimineEŠK RKÜ

1.1 TAO valdkonna ekspert/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja või järelevalve riskiekspert/teenuse arendamise ekspert/ Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi

RM RO (edaspidi ekspert/ kontrolli eest )vastutaja

Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi kavandatud kontrolli teostamise kaasates vajadusel teisi KA/RKA/ ekspeEŠK RKÜ rte ja otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik kasutada KL-te ning kas saab kasutada (vajadusel uuendades) mõnda varem kasutatud KL-e. Vajadusel koostab koostöös kontrolli teostajaga uued KL-d. Juhul kui KA/RKA/ koEŠK RKÜ ntroll hõlmab ka projektide kontrolli, koostab iga kontrolli kohta koostöös kontrolli teostajaga valimi, mille moodustamise metoodika fikseerib kirjalikult. Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib vajadusel järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert (edaspidi kontrolli ), kaasab kontrolli teostaja, selgitab kontrolli sisu ning lepib kokku kontrolli teostamise ajakava, kaasates teostaja

vajadusel ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. Nõustab kontrolli läbiviimisel kontrolli teostajat.

Kui kontrolli eest vastutaja teostab kontrolli ise, on allpool loetletud kontrolli teostaja ülesanded kontrolli eest vastutaja ülesanded.

20 tp Kontrolli vajadus kirjeldatud tegevuskavas või JIRA-s

Kontrollivalim/ KL

1.2 Kontrolli eest vastutaja Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli puhul saadab kontrollitavale kontrolli toimumise kohta teate (koopia TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:

· kontrolli eesmärgi,

· kontrolli teostamise aja,

· kontrollitava valimi (kui see on asjakohane),

· kontrolli teostaja nime.

RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise kohta teate TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest kontroll teostatakse SFOS-is oleva info alusel.

3 tp E-kiri

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast kontrollist JIRAsse ja lisab ülesandele sildi KA_kontrollid või RKA_kontroll või RKÜ_ . JIRA ülesandel lisab vaatlejaks kontrolli eest vastutaja, TAO juhataja ning TMO juhataja.kontroll

3 tp Ülesanne JIRA-s

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta KL-(d) (kui see on asjakohane), mis on kontrollija töövahend ja ei kuulu üldjuhul avaldamisele kontrollitavale. KL kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine kontrollitava suhtes taandamise aluseid HMS § 10 mõistes. Edast ab täidetud KL kontrolli eest vastutajale, kelleks on tema otsene juht.

Kokku-lepitud kontrolli- perioodi lõppkuu-päevaks

KL, teavitus JIRA-s

1.5 Kontrolli eest vastutaja Vaatab KL(d) üle ja kooskõlastab. Kui KL-e on vaja täiendada, annab kontrolli teostajale sellekohase tagasiside. 5 tp Teavitus JIRA- s

1.6 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli tulemuste kohta kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus märgib ära:

· kontrolli teostamise kuupäeva või kontrolli perioodi,

· kontrolli teostaja,

· kontrolli eesmärgi,

· kontrolli valimimetoodika kirjelduse,

· lühikirjelduse kontrollitegevustest (kui asjakohane),

· kontrollitud projektide loetelu (kui asjakohane),

· kontrolli tulemusena tehtud tähelepanekud koos soovitustega olukorra parandamiseks,

· vajadusel tähtaeg soovitus(t)e elluviimiseks.

Edastab kontroll-akti kontrolli eest vastutajale ülevaatamiseks.

Kokku-lepitud kontrolli- perioodi lõpp-kuupäevaks

Kontroll-akt, teavitus JIRA-s

1.7 Kontrolli eest vastutaja Vaatab kontroll-akti üle, vajadusel lisab omapoolsed täiendused. Annab kooskõlastuse. 5tp Teavitus JIRA- s

1.8 Kontrolli teostaja Edastab vajadusel kontroll-aktis fikseeritud tähelepanekud enne kontrollitulemuste lõpliku kinnitamist kontrollitavale kommenteerimisele, andes kommentaaride esitamise tähtajaks 10 tööpäeva.

Peale kontrollitava poolt kommentaaride saamist täiendab vajadusel kontroll-akti. Allkirjastab kontroll-akti, edastab kontrolli eest vastutajale.

Üldjuhul kuni 20 tp jooksul peale kontrolli teostamist

Allkirjastatud kontroll-akt

1.9 Kontrolli eest vastutaja Allkirjastab kontroll-akti. 5tp Allkirjastatud kontroll-akt

1. 10

Kontrolli eest vastutaja Edastab kinnitatud kontrollakti e-kirja teel kontrollitavale, teadmiseks kontrolli teostajale ja toetuste korraldamise talituse juhatajale. RTK-sisese kontrolli puhul edastatakse kontrollakt TRO juhile. Kui kontrollitav peab teostama järeltegevusi, lepitakse kokku tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul, kui puuduseid ei tuvastatud, kontroll-akti kontrollitavale ei edastata.

3tp E-kiri, märge JIRA-s

1. 11

Kontrolli teostaja Lisab kontrolli lõppemisel kontrolli info koos seotud dokumentatsiooniga (sh kontroll-leht, kontroll-akt, kontrolli kokkuvõte jms) JIRA-sse.

5 tp Dokumendid JIRA-s

1. 12

Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks, veendub tähtaja saabudes, et soovituse rakendamisega on saavutatud soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha soovituse rakendamise kohta, vajadusel teostab täiendava kontrolli. Mittekohase täitmise korral annab kirjaliku tagasiside ning lepitakse kokku uus tähtaeg.

Sisestab järeltegevustega seotud teabe JIRAsse. Edastab info kontrolli lõppemise kohta kontrolli eest vastutajale.

Osapoolte vahel kokku- lepitud tähtaeg

Dokumendid/ kanne JIRA-s

1. 13

Kontrolli eest vastutaja Erimeelsuste korral kutsub kokku ümarlaua, kus lepitakse kokku edasised tegevused. Koostab toimunud ümarlaua kohta memo, mille lisab JIRA-sse kontrolli juurde.

Kui finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, lahendatakse kaasust edasi vastavalt protsessipunkti 2.2.5 p.2 „Lahen damatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine “.

20 tp Memo

1. 14

Kontrolli eest vastutaja Vaatab üle JIRA-sse lisatud dokumendid ja annab omapoolse kinnituse, et kontrolli saab lugeda teostatuks. 5tp Kinnitus JIRA-s

1. 15

Kontrolli teostaja Lõpetab JIRA-s töö. 2tp Märge JIRA-s

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2. 1. 1.1

KA juht/TAO juhataja/ RKÜ juht Edastab projekti- või süsteemiauditi aruande ning muud asjakohased dokumendid TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ja järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) tutvumiseks.

Vastavalt jooksvale vajadusele

E-kiri; projekti- või süsteemiauditi aruanne

2. 1. 1.2

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Registreerib kontrollitavad projektid KA/RKA/ astavas arvestuses.RKÜ v

Koheselt Projekt SFOS- is kontrollitavaks määratud

2. 1. 1.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib, et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta rikkumise aruande SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes teavitab aruande puudumisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga tähelepaneku lahendamise eest vastutab.

10 tp auditi aruande saamisest

E-kiri

2. 1. 1.4

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete või probleemi lahenemisel eemaldab projekti SFOS-is kontrollitavate projektide hulgast ja märgib vastava info KA/RKA vastavasse arvestusse./RKÜ

Jooksev tegevus Kanne KA /RKA/ siseRKÜ mises arvestuses

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2. 1. 2.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul põhjusel kontrolli lisatud projektide MT-d SFOS-is, aktsepteerib MT ja lisab teostatud kontrolli kohta info kokkulepitud KA/RKA sisemisse arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu RÜ-le (RTK maksetaotluste korral TRO-le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA/ kspertidega. Fikseerib tekkinud RKÜ e küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA/ sisemises arvestuses.RKÜ

Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda osapoole arvamus (nt kuludokument on seotud auditi aruandes potentsiaalselt mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e-kirjaga.

Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud vigade ja mitteabikõlblike kulude osas arvestust KA/RKA/ sisemise arvestuse tabelis.RKÜ

Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib makse SFOS-is, lisab kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info KA/RKA/ RKÜ sisemisse arvestusse.

Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 4 tp jooksul

Kanded SFOS- s; kanne KA /RKA/ RKÜ sisemises arvestuses

2.1.3. SV, Norra/EMP väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamineja EŠK

2. 1. 3.1

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja /Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p. 4 või VV Norra/EMP määrus § 9 lg 2 kohaselt nimetatudvõi EŠK regulatsiooni artikli 12.2 asjaolude ja sh auditi raport, EK otsuse ning rikkumise või mitteabikõlblike kulude ilmnemisel tuvastab rikkumisjuhtude väljamakse peatamise asjaolud ja kogudes lisainfot peatamise koosseisu osas, sh kaasab vajadusel TAO juristi. Kujundab esialgse seisukoha edasiste tegevuste ja maandamismeetmete osas. Vajadusel konsulteerib ka TMO juhataja /eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO valdkonna ekspert või Norra/EMP koordinaator või , siis kaasab EŠK programmi ekspert täiendavalt ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

Dokumendid väljamakse peatamise asjaolude kohta

2. 1. 3.2

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Vajadusel korraldab väljamaksete peatamise (ja/või väljamaksetest keeldumise) arutamiseks koosoleku asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, , AA, RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud otsus edastatakse teadmiseks TMO-le.RKA, RKÜ

Vajadusel valmistab ette väljamaksete peatamisest/keeldumisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab selle vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning edastab välja saatmiseks KA/RKA/ juhatajale (koopia kirjast TMO juhatajale).RKÜ

Probleemi lahenemisel valmistab ette väljamaksete taastamisest teavitamise kirja RÜ-le või PO-le ning määrab peatatud maksed kontrollitavaks (vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse saaja) või edastab info maksete kontrolli määramiseks järelevalve eksperdile.

Osapoolte vahel kokku- lepitud tähtaeg

Väljamaksete peatamisest/ keeldumisest teavitamise kiri DHS-s

2. 1. 3.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib igapäevase kontrolli raames peatatud makseid. Vajadusel saadab esitatud maksed tagasi RÜ-le. Jooksev tegevus Vajadusel RÜ- le tagasi saadetud maksed

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2. 2.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse projektile lisatud tagastuse kohta (tagastuse sisestamise lõpetamisel). Vaatab info läbi ning lisab projekti vajadusel SFOS-is kontrollitavate projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse kontroll-lehe vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja laeb KL SFOSi tagastuse moodulisse. Vajadusel palub tagastuse sisestajal esitada täiendavat infot ja konsulteerib KA/RKA/RKÜ teiste ametnikega. Tuvastatud vead märgib sisemises KA/RKA/ arvestuses ja informeerib tuvastatud puudustest RKÜ tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või SFOS-is.

Vajadusel eemaldab projekti SFOS-ist alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgib vastava info KA/RKA/ sisRKÜ emisse arvestusse.

Jooksev tegevus E-kiri; kanded SFOS-s; kontroll-leht; kanne KA/RKA/

sisemisesRKÜ arvestuses

2. 2.2

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib ja kinnitab RTK raamatupidajalt saadud info RÜ-le edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja KA /RKA-le/-le RKÜ- kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK raamatupidamisele, et le

laekumised oleks RA/ raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel annab RÜ-le tagasisidet andmete PO parandamiseks.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.

4 tp E-kiri, kanded SFOS-s

2. 2.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Teeb vähemalt kord aastas või kui toimivusanalüüs näeb ette sagedama kontrolli intervalli, siis tihedamalt aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Fikseerib kontrolli tulemused JIRAs.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d, kui SFOS-is on vaja teha parandusi. Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat infot.

RTK poolt rakendavates meetmete tagastustes puuduste tuvastamisel edastab info paranduste tegemiseks tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokkulepitud tähtajaks Kanded JIRAs; E-kiri

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine [4]

2. 3.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse projektile lisatud rikkumise aruande kohta. Vaatab info läbi ning vajadusel lisab projekti SFOS-is kontrolli. Rikkumise esmaaruande kontrolli raames vaatab, kas aruanne on esitatud tähtaegselt 10 tööpäeva jooksul rikkumise tuvastamisest. Tuvastatud puuduse kohta lisab märkuse SFOSi rikkumise aruandesse. Hankerikkumiste korral kontrollib, kas sama hankega seotud kulusid võib esineda ka teistes projektides ning selle tuvastamisel teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Norra/EMP projekti ja rikkumise aruande teavituse järgselt lisab vastava projekti SFOS-is kontrolli, et väljamaksete EŠK kontrolli raames tuvastada võimalikud mitteabikõlblikud kulud (sisulist rikkumise aruande andmete kontrolli ei teosta).

Teostab rikkumise aruannete jooksvaid, kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui rikkumise aruandes on vaja teha parandusi. RTK sisestatud rikkumise aruannete puhul informeerib rikkumise aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgib, et puudused saavad etteantud tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab meeldetuletuse.

Jooksev tegevus E-kiri; kanded SFOS-s; kanne KA/RKA/

RKÜ sisemises arvestuses; kanded JIRAs

2. 3.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on sama hankerikkumisega seotud kulude esinemine mõnes teises RTK projektis, edastab info hankerikkumist menetlevale järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud kulud esinevad mõne teise RÜ rakendatavas projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud rikkumistest ning vajadusest algatada järelevalvemenetlus.

3 tp E-kiri

2. 3.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Koostab rikkumiste statistilise analüüsi (sh avalikustamisele kuuluvad rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga mitte harvem kui 2 korda aastas. Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et avalikustada tuleb kõik rikkumise aruanded, mis on avalikustamisele eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab analüüsi ja avalikustamisele kuuluvad rikkumised ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Kokkulepitud tähtajaks Kanded JIRAs

2. 3.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva informatsiooni üle. Vajadusel teeb täiendusi või palub järelevalve eksperdil infot täiendada.

3 tp E-kiri

2. 3.5

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peale kooskõlastuse saamist edastab info kommunikatsioonispetsialistile avalikustamiseks. 1 tp E-kiri

2. 3.6

Kommunikatsioonispetsialist Lisab avalikustamisele kuuluva informatsiooni kodulehele.www.rtk.ee 2 tp Info kodulehel

2. 3.7

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali lõppu üle raporteerimisele kuuluvad rikkumise aruanded ja sisestab EL OLAF-i andmebaasi IMS.struktuurivahendite rikkumise andmed

Teavitab kinnitamisõigustega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile raporteerimiseks ette valmistatud.

Kokku-lepitud tähtajaks Kanded SFOS- s; Kanne IMS-s

2. 3.8

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi IMS sisestatud aruanded.EL struktuurivahendite rikkumise 2 tp Aruanded kinnitatud IMS- s

2. 3.9

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) EŠK raames koondab andmed täites vastava Confluence üles laetud rikkumiste aruande vormi, mis vastab EŠK määruses ette nähtud nõutele. Saadab aruande TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Oluliste rikkumiste korral koheselt 2 tp jooksul; muude rikkumiste korral kord kvartalis (hiljemalt 2 kuu jooksul pärast kvartali lõppu).

E-kiri

2. 3. 10

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Tutvub rikkumiste aruandega ja saadab kommentaarid järelevalve eksperdile (maksete kontrollija). 2 tp E-kiri

2. 3. 11

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Tutvub kommentaaridega ja edastab programmi eksperdile. 2 tp E-kiri

2. 3. 11

Programmi ekspert Edastab rikkumiste aruande Sveitsi toetuste büroole ja salvestab võrgukettale. 2 tp E-kirja

2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine [5]

2. 4.1

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve eksperdil lisada projekt SFOS-is kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK meetmes vihjega tegelema määratud järelevalve eksperdile lahendamiseks. Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja aadressi [email protected] rikkumis kaudu või muul [email protected]

Jooksev tegevus Ülevaade pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta

2. 4.2

AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise tegevuse, sealhulgas politseisse või kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO juhatajat.

Jooksev tegevus E-kiri

2. 4.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev tegevus E-kiri

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2. 5.1

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Vaatab üle Ametlike Teadannete elektroonilises väljaandes avalikustatud teated ja võrdleb isikuid registrikoodi alusel infosüsteemis SFOS toetuse saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste teadaannete alaliikide lõikes:

· Äriühingu kustutamishoiatuse teade;

· Pankrotiavalduse läbivaatamise aja ja koha teade;

· Pankrotimenetluse kulude katteks deposiidi maksmise teade;

· Pankroti väljakuulutamise teade;

· Raugemise tõttu pankrotiavalduse menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastab, et teates toodud isikul on toetatud projekte, siis

juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „rahastatud“ seisundis, teavitab koheselt RÜ-d, kes toetuse projekti menetleb. RTK menetlustes olevate projektide korral teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning projekti- koordinaatorit.

· juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis, kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK rakendatavas meetmes TROga), kas projektile kohaldub kestvusnõue, mille lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud, teavitab kontrolli tulemusest projektikoordinaatorit. Kui kestusnõude lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ja projekti- koordinaatorit.

kui tuvastab, et teates toodud isikul on rohkem kui üks positiivse rahastamisotsuse saanud projekt ja see on teise RÜ kui RTK poolt menetletud, edastab vastava info RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike jätkutegevuste elluviimiseks.

Jooksev tegevus Kanne KA sisemises arvestuses; E- kiri

2. 5.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta RTK menetluses olevas projektis, määrab juhtumi järelevalve eksperdile lahendamiseks. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena (vastavalt TPK 3. peatüki

).alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2

Kokkulepitud tähtajaks e-kiri

2. 5.3

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija) Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tutvumiseks.

Kokkulepitud tähtajaks Kanne KA sisemises arvestuses

2. 5.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse, koordineerib nende elluviimist. Jooksev tegevus E-kiri

[1] SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid ning koostatakse eraldi. SV analüüsi koostamise vastutaja on EŠK administratsiooni toimivusanalüüs toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil koostamise vastutaja on Norra/EMP koordinaator ning EŠK administratsiooni toimivusanalüüsi

. vastutaja on EŠK programmi ekspert Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet erin aruannete osas.evate

[2] Põhjendatud juhtudel võivad Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad.

[3] Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?spaceKey=RTK0031&title=Koolitus- .+ja+arendustegevuste+kava

[4] Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).

[5] Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).

2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimise ja maksete teostamise protsess ning EŠK TA meetme MT menetlus ja aruandlus Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO- le aruandluse esitamisel. RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund Agreement).

Protsess kirjeldab ka TAO tegevusi EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le aruandluse esitamisel. RKÜ-l on kohustus pidada eraldi arvestust "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on EŠK regulatsiooni 5. peatükk "Tehniline abi" ja RKÜ ning Šveitsi vahel sõlmitud TA leping, mis on aluseks toetusmeetme ettevalmistamise fondi ja tehnilise abi fondi loomiseks.

Nr Vastu taja

Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Maksetaotluste kontrollid

1.1. Maksetaotluse kontroll "Kahepoolsete suhete fond" kulude hüvitamisel ja SFOSis meetme nr 2014-2021.1.1 EŠK TA SFOS meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" kulude hüvitamisel

1. 1.1

Norra /EMP koordi naato r/

EŠK progr ammi ekspe rt

Teostab SFOS-i edastatud MT andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli vastavalt kuludokumentide valimimetoodikale (TPK lisa 4) ja kasutab MT menetlemiseks MT KL-le (TPK lisa 12). MT kuludokumentide loetelu kontrollib seejuures 100% ulatuses. M

ST menetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess". uunab riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

MT-st menetletakse kokku esitamisest kuni kinnitamiseni mitte kauem kui 90 kalendripäeva.

Juhul kui MT-s on puudusi või kulude abikõlblikkuse üle otsustamiseks on vaja lisateavet, võib RKA/ pikendada MT RKÜ menetlemise tähtaega puuduste kõrvaldamise või dokumentide või teabe esitamise aja võrra, teatades sellest TS-le

SFOS;

E-kiri,

Sharepoint; Jira task igale eraldi maksele

1. 1.2

TAO riskiju htimis e ja järele valve talitus e juhata ja

Rikkumise kahtluse korral suunab mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile järelevalvemenetluse algatamisega 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid.

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktis 2 ettenähtud tähtaegadele

Kanded JIRAs;

E-kiri

1.2. Maksetaotluse kontroll kasutamisel TA

Kohaldub SFOS meetmele nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond".

1. 2.1

Norra /EMP koordi naato r/

EŠK progr ammi ekspe rt

Kinnitab Norra/EMP kulud/ kulud RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav tõendusmaterjal.TA EŠK TA fondi Jooksvalt Kanded RTIP-s;

Kanded FITEK-s;

Materjalid Sharepointis

1. 2.2

Norra /EMP koordi naato r/ EŠ K progr ammi ekspe rt

Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja täiendab/parandab vastavalt e-toetuse impordivormile. Edastab läbi E-toetuse keskkonna MT-e.

Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07 (30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12 seisuga).

Ühe kuu jooksul peale aruandlusperioodi lõppu

MT e- toetuses,

Sharepointi s;

Jira task

1. 2.3

Norra /EMP koordi naato r/EŠK progr ammi ekspe rt

Teostab SFOS-i edastatud MT andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli ja kasutab MT menetlemiseks KL-te (TPK lisa 12). MT kuludokumentide loetelu kontrollib seejuures 100% ulatuses. Ei teosta kuludokumentide kontrolli MT KL2 alusel ja ei kasuta KD valimimetoodikat MT menetlemisel. MT menetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess". MT menetlemise käigus SFOSis kontrollib sisestatud andmete korrektsust ja kooskõla

Suunab riigihangete SAPi andmetega. Riigihangete korral veendub, et hankeleping on SFOSi sisestatud ja kuludega seotud. korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Ühe kuu jooksul peale aruandlusperioodi lõppu

SFOS;

Sharepoint;

E-kiri

1. 2.4

TAO riskiju htimis e ja järele valve talitus e juhata ja

Norra/EMP korral vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. Kuna antud juhul on nii Norra/EMP korral TS kui ka RÜ RKA, võib finantskorrektsiooni otsuse vormistada lihtsustatud kujul.

Vastavalt ptk-s 3.3 ettenähtud tähtaegadele

JIRA kanded;

E-kiri

2. Aruandlus

2.1. Finantsvahearuande koostamine

Kohaldub Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi finantsvahearuannete koostamisele ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" finantsvahearuannete koostamisele.

2. 1.1

Norra /EMP koordi naato r/

EŠK progr ammi ekspe rt

Norra/EMP programmi korral SFCSs genereerib aruande (RP007) ja koostab Norra/EMP finantsvahearuande vastavalt ette antud vormile FMO infosüsteemis Grace. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise kohta koostab eraldi aruanded.

EŠK korral SFCSs genereerib finantsaruande (RP007) ja koostab finantsvahearuanded vastavalt Šveitsi toetuse büroo poolt ette antud vormile. Korraldab DHSs finantsvahearuande töövoo loomise.

Igas kalendriaastas on kaks programmi finantsvahearuande perioodi: 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale aruandlusperioodi lõppu

Finantsvah earuanded Graces;

Finantsvah earuanded DHSs

2. 1.2

RKA juht/ RKÜ juht

Norra/EMP programmi korral RKA juht allkirjastab paberil finantsvahearuanded.

EŠK puhul allkirjastab digitaalselt finantsvahearuanded.RKÜ juht

3 tp Norra/EMP programmi korral allkirjastatud originaaldok ument paberil säilitatud kaustas;

Dokument Sharepointis

EŠK-i digitaalselt allkirjastatu d finantsvahe aruanded DHSs

2. 1.3

Norra /EMP koordi naator

Kinnitab finantsvahearuanded FMO infosüsteemis Grace ja esitab DHS kaudu allkirjastatud finantsvahearuanded Norra/EMP SA juhatajale.

31. juuliks ja 31. jaanuariks Kinnitatud finants- vahearuand ed Graces;

DHS-s;

Sharepointis

2. 1.4

EŠK progr ammi ekspe rt

Esitab EŠK finantsaruande TMO juhatajale. 31. juuliks ja 31. jaanuariks E-kiri

2.2. MP strateegiline aruanne Norra/E (Strategic Report)

2. 2.1

Norra /EMP koordi naator

Koostab igal kalendriaastal vastavalt rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2, 6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu (Technical Assistance Agreement) artiklile 2.5 FMO ette antud vormil Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi fondi kasutamise kohta.

Kord aastas hiljemalt 2 kuud enne aastakoosoleku toimumist

E-kiri;

Norra/EMP strateegiline aruanne Sharepointis

2. 2.2

FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul Aastakooso leku protokoll Share- pointis;

RTK veeb

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb EK-le nii SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta järgnevas tabelis toodud aruanded.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele, Norra/EMP-le ja EŠK-le.

Aruande nimi K o o s t aja

All kir ja st aja

Sisu Tä ht aeg

Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (ingl k. annual

)accounts

K A ( T M O)

T M O ju ha taja

Aruandlusaastal EK-le esitatud rahataotluste koondaruanne, kus on toodud ka ülevaade aruandest maha arvatud nõuetele mittevastavatest kuludest.

15 . ve eb ru ar

Juhtkonna kinnitus (ingl k. manage ) ment declaration ja kontrollide

(ingl k. aastaaruanne annual )summary [1]

K A ( T A O)

K A ju ht

1) Juhtkonna kinnitusega kinnitatakse, et TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruanne on korrektne, juhtimis- ja kontrollisüsteemid toimivad.

2) Kontrollide aastaaruandes antakse ülevaade aruandlusaastal tehtud RÜ-de ja KA kontrollidest, tehtud audititest (viide AA auditeerimise aastaaruandele), TMO sertifitseeritud kulude aastaaruandest maha arvatud kuludest (viide TMO kulude sertifitseerimise aastaaruandele) ning antakse hinnang süsteemi toimimisele ja vajalikele parendusmeetmetele.

15 . ve eb ru ar

Auditeeriva asutuse arvamus (ingl k. ) audit opinion ja

(ingl auditeerimise aastaaruanne k. )annual control report

A A R M)

A A ju ht

1) Tehakse ülevaade süsteemiaudititest ning aruandlusaasta sertifitseeritud kuludega seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruandele ning KA koostatud juhtkonna kinnitusele ja kontrollide aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimisele.

15 . ve eb ru ar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. 2014-2020 programmperioodi esimene aruandeaasta on tavapärasest pool aastat pikem, kestes 01.01.2014- 30.06.2015.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

9.N¹ 31.12.N² 15.01.N+1³ 31.01.N+1 10.02.N+1 15.02.4 5

N+16

¹TAO kontrollide aastaaruande ja TMO kulude aastaaruande koostamisega alustamine.

²Aruandeaastaga seotud auditite lõpptähtaeg.

³TMO kulude aastaaruande projekt TAO-le ja AA-le.

TAO kontrollide aastaaruande projekt AA-le ja TMO-le.

4AA auditeerimise aastaaruande projekt AA-lt TMO-le ja TAO-le

5TAO/TMO ja AA vahel tagasiside andmine aruannete projektidele. Aruannete korrigeerimine ja täiendamine.

6TMO kulude aastaaruanne EK-le. TAO juhtkonna kinnitus ja kontrollide aastaaruanne EK-le. Auditi arvamus ja aastaaruanne EK-le

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. TAO järelevalve ekspert (rikkumised- tagastused)

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot, mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude sertifitseerimise aastaaruandele (vt protsessipunkt 2.2.6).

Jooksvalt SFOS kanded

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti vastavalt töökorra protsessipunktile 2.2.6 ning esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar Kulude sertifitseerimise aasta-aruande projekt TMO võrgukettal

3. TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi MD/AS

)koordinaator

Koostab töökorra protsessipunkti 2.2.1 kohaselt koostatud toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) projekti.juhtkonna kinnituse

Kooskõlastab dokumentide projektid TAO juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO, RM RO ja AA juhile.

15. jaanuar Kontrollide aastaaruande projekt;

juhtkonna kinnituse projekt Sharepointis

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi arvamuse projekti ning esitab selle TAO ja TMO juhile.

31. jaanuar E-kiri auditeerimise aasta- aruande ja auditi arvamuse projektiga

5. MD/AS koordinaator, TMO ekspert ja AA

Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet aastaaruannete projektidele. 10. veebruar E-kirjad

6. MD/AS koordinaator Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning edastab selle DHSi menetluses TAO juhatajale kooskõlastamiseks ning KA juhile allkirjastamiseks.

10 tp Täiendatud aastaaruanne Share-pointis

7. MD/AS koordinaator, TMO ekspert ja AA

Sisestavad aruanded SFC2014/SFC2021 infosüsteemi .[2] 2 tp Aruanne SFC2014/ SFC2021 infosüsteemis

8. KA juht, AA või TMO Valideerib aastaaruanded SFC2014/SFC2021süsteemis.[3] 2 tp Valideeritud aastaaruanded SFC2014 /SFC2021 süsteemis

9. MD/AS koordinaator Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks SFCS2014/SFC2021 kaudu EK-le .[4] 15. veebruar Aastaaruanded saadetud SFC2014/SFC2021 süsteemis

1 0.

MD/AS koordinaator Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA kontaktidele.

2 tp E-kiri

1 1.

MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või kommentaaridega.

Osapoolte vahel kokku- lepitud tähtaeg.

E-kirjad

[1] Koostatakse SV puhul vastavalt üldsätete määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of . “, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020 Revision 2018

vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

[2] Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin https://ec.europa.eu/sfc/en/2014/support-ms/ACCIGJ?qt_support_pages=0

[3] SFC2014-s/SFC 2021-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik.

[4] Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK/ osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RKÜ RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Täht aeg

Kontrollj älg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1. 1.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA/ edastab TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale RKÜ, eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel või , edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi RKÜd RÜ ülesannete täitmisel kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert (üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul on kontaktisik TMO-st).

2 tp E-kiri

1. 2.

TAO/TRO /TMO auditi kontaktisik

Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO/TRO töötajaid.

Ettea ntud tähtaj aks

E-kiri

1. 3.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest vastutavale TAO kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande projekti auditi eest vastutavale TRO auditi kontaktisikule kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d/ auditi aruande projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui RKÜ-d auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

2 tp Tööülesa nne JIRA- s

1. 4.

TAO/TRO/ TMO auditi kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi TAO/TRO töötajaid.

Kujundab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA/ eksperte.RKÜ

5 tp enne auditi le esita mise tähta ega

Tööülesa nne ja kooskõlas tus JIRA- s; Auditi lõpparuan de projekt Sharepoin tis

1. 5.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Veendub, et auditi lõpparuande projekti kommenteerimisse on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ja edastab AA-le.

3 tp Tööülesa nne JIRA- s; Auditi lõpparuan de projekt Sharepoin tis

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust, kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA /RKA/ osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA/ poolsete tegevuste elluviimise RKÜ RKÜ ning kui järeltegevusi peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele.

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande JIRAs ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste teostamiseks vastutavale TAO eksperdile /Norra/EMP koordinaatorile/ e, infoks järelevalve eksperdile (maksete kontrollija). Saadab järelevalve eksperdile (maksete EŠK programmi eksperdil kontrollija) välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks.

Osap oolte vahel kokk ulepit ud tähta eg.

JIRA kanded; Kanded SFOS-is

2.2 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is järeltegevused. 5tp Kanded SFOS-is

2.3 TAO ekspert /Norra/EMP koordinaator/E

rogrammi ŠK p ekspert

Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi lõpparuandes toodud informatsiooni toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp JKS auditi lõpp- aruande toimivus- analüüsi sisend- materjalid e kataloogis

2.4 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta, mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud, arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt audiitori määratud tähtaja pikkusest).

Kui auditeeritud on KA-d/RKA-d/ või on järeltegevusi KA-le/RKA-le/ tehtud mõne muu asutuse JKS auditi raames, uurib järeltegevuste RKÜ-d RKÜ-le seisu kohta vastutavalt TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt või EŠK programmi eksperdilt.

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20 tp.

Jook sev tegev us

E-kiri

2.5 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator/ teenuse arendamise ekspert/TMO ekspert/ EŠK

rogrammi p ekspert

Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste piisavusele SFOS-i sisestatud info ning tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest vastutavaid KA/RKA/ eksperte/juriste. Küsimuste korral RKÜ suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA/ seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20 RKÜ tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei ole võimalik lisada, auditite kasuta või Sharepointi JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad. Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab tähelepaneku AA-le hindamiseks.

20 tp E-kiri; Kanded SFOS-s;

Tõendus materjal Sharepoin tis; Kanded JIRAs

2.6 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator /TMO ekspert/

rogramEŠK p mi ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO ekspert/Norra/EMP koordinaator/ /TMO ekspert/ ise, teostab vastavad järeltegevused programmi ekspertEŠK ja edastab teate järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele. Salvestab tõendusmaterjali SFOS-i ja auditite kausta või JIRA-sse.Sharepointi

Täht aeg vasta valt auditi järelt egev use tähtaj ale

JIRA

Kanded; Kanded SFOS-is

2.7 TAO teenuse arendamise ekspert/Norra /EMP koordinaator/

rogramEŠK p mi ekspert

Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

E-kiri

2.8 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA/ poolset osalemist täiendavate RKÜ parendustegevuste planeerimisel ning edastab täiendavad tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi

iisavuse hindamiseks.eksperdile p

Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/ /TMO eksperdile.EŠK programmi eksperdile

Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA/ RKÜ poolt auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul viib tegevusi ellu TMO ekspert.

5 tp E-kiri;

kanded SFOS-s

2.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

.korraldamine“

Osap oolte vahel kokk ulepit ud tähta eg.

JIRA kanded

2. 10

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Peab ülevaadet ja vajadusel ajakohastab 3 korda aastas (vastava olt koostatud auditite läbiviimist reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) lt KA po ülevaate JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel kooskõlastatakse tegevused TAO juhiga.

3 kord a aastas

JIRA kanded;

E-kiri

2. 11

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate tegevustega informatsiooniks TMO-le ning vajadusel RM RO-le ja AA-le. 3 kord a aastas

JIRA kanded;

E-kiri

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise alustamisest. E-kiri

3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

2 tp E-kiri

3.3 TRO auditi kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi TAO /TRO töötajaid, sh hangetega seotud küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

Ettea ntud tähtaj aks

E-kiri

3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le kommenteerimisele. Kokk u- lepitu d tähtaj aks

E-kiri

3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks. 2 tp E-kiri

3.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Korraldab auditi lõpparuande projekti kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab lõpparuande kommentaarid AA-le.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja pikendamist.

Ettea ntud tähtaj aks

JIRA kanded;

E-kiri

3.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse ümarlauast ka meetme RA esindajat, kelle osalemine on vabatahtlik).

Tagab vajaduse korral, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp Protokoll JIRA kaustas;

E-kiri

3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande RKA-le/KA-le/ e DHSs. RKÜ-l Kokk u- lepitu d tähtaj aks

E-kiri DHSs

3.9 TRO juhataja /TRO auditi kontaktisik/TA O juhataja

Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale või muule vajalikule osapoolele.

2 tp E-kiri

3. 10

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud järelevalvemenetlusena).

Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le/ suunab tähelepaneku lahendamiseks TAO eksperdile/ Norra/EMP RKÜ-le, koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile.

2 tp E-kiri

JIRA

3. 11

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Kohe selt

10 tp auditi arua nde saam isest

Kanded SFOSs;

E-kiri

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine

4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdi (maksete kontrollija) poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste teostamise hetkeseisu kohta.

3 kord a aastas

E-kiri

4.2 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le) või PO-le meeldetuletuse järeltegevuste sisestamiseks SFOS-si.

Kui RTK projektiauditi järeltegevuse teostamine on suunatud järelevalve eksperdile lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu kohta järelevalve eksperdilt ja annab teada lähenevast järeltegevuste SFOS-si sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt sisestada.

Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta tähtajaks SFOS-si järeltegevusi sisestada, annab korralduse paluda AAlt tähtaja pikendamist.

Hindab järeltegevuse teostamise piisavust SFOS-is, kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.EŠK programmi eksperdi,

Saadab AA-le e-kirja teel info, palvega AA-l hinnata SFOS-i sisestatud järeltegevuste piisavust.

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse osas jäävad osapooled eriarvamusele, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest vastutava(d) KA/RKA/ ametniku(d).RKÜ

10 tp JIRA

E-kiri

4.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses KA/RKA/ seisukohta, koordineerib seisukoha kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks RKÜ asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud osapooltele KA/RKA/ lõpliku seisukoha üldjuhul 30 päeva jooksul.RKÜ

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega (AA, KA, , RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et osapooled ei suuda omavahel RKA, RKÜ kokkuleppele jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks erimeelsusega seotud tähelepaneku lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua koosolekule asjakohase TAO valdkonna eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

30 tp Kanded JIRAs;

E-kiri

4.4 TAO valdkonna ekspert / TAO riigihangete kontrollüksuse juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA/ seisukoha, kooskõlastades selle oma vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning RKÜ TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA/RKÜ seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on katte taotlemine Vabariigi Valitsuse sihtotstarbelistest reservist või on tegemist valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve eksperdile.

Kokk ulepit ud tähtaj aks

Kanded JIRAs;

protokoll/

kokkuvõte

4.5 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA /PO-le meeldetuletuse. Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp, jooks ev tegev us

Kanded JIRAs;

E-kiri

4.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei ole võimalik lahendada, algatab kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

5 tp Kanded JIRAs

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on:

Sätestada KA/RKA/ RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille RKÜ/ tulemusel on maksed peatatud või on oht maksete peatamiseks. Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise korraldamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku seotud osapooltega (KA/RKA A, RA, RÜ) probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise tegevuskava kokku leppimiseks. /RKÜ, A Korraldab koosoleku protokollimise, edastab protokolli osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või auditite kausta.Sharepointi

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA/ juhatajale kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale RKÜ või VV-le arutamiseks esitamiseks.

KA/RKA/ ja TAO juhataja nõusolekul annab järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel väljamaksete siseriikliku keelamise RKÜ vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.1 alapunktile 2.1.3 „ SV, Norra/EMP j EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja a

“.keelamine

10 tp JIRA kanded; Protokoll Sharepointi s; E-kiri

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine

2.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve üksuse juhataja

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le) finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“ juurde lisada märkus „Summa kaetakse riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO juhatajale kooskõlastamiseks ja seejärel KA/RKA juhile väljasaatmiseks. RTK poolt rakendavate meetmete osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud kaasuse info.

5 tp E-kiri

2.2 KA juht/RKA juht/RKÜ juht

Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja AA-le).

1) RTK poolt rakendatavate meetmete osas saadab kinnituse TRO juhile, TAO juhile ning TAO riskijuhtimise ja (v.a EŠK meetmete) järelevalve talituse juhatajale;

2) RTK poolt rakendatavate osas saadab kinnituse TRO juhile, TAO juhile,TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse EŠK meetmete juhatajale ja TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.

3 tp E-kiri

2. 3.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste teostamiseks.

2 tp Tööülesann e järelevalve eksperdile

2. 4.

Järelevalve ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil. 5 tp SFOS kanded

2.5 Tagasimaksmis e eest vastutav asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga seotud vahendid määratud tähtajaks KA /RKA/ poolt määratud kontole.RKÜ

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded kontole

2.6 Järelevalve ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete katmiseks, mida ei ole võimalik EK-le või muule doonorile jagamiseks esitada või mille osas on EK või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida pole TS-lt sisse nõutud, kuigi esineb STS §-s 45 nimetatud finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM_2014 § 23 lg 4 erand; ÜM_2022 § 37 lg 5).

3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on otsustatud nõuet TS-le mitte esitada või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid ei ole võimalik EK-le sertifitseerida (sh punktis 2.2 lahendamatuks erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks.

1 kord aastas

Otsuse eelnõu

2.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja summad, küsides vajadusel järelevalve eksperdilt täiendavat informatsiooni. Kooskõlastab eelnõus fikseeritud juhtumid.

5 tp Otsuse eelnõu

2.8 Järelevalve ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM-le finantsosakonnale esitatava taotluse KA juhile allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO riskijuhtimise ja järelevalve üksuse juhataja kui TAO juhi.

Otsuse eelnõu

2.9 KA juht/RKA juht /RKÜ juht

Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse. 5tp Otsuse eelnõu

2. 10

RTK finantsarvestuse osakonna RMi valitsemisala talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas. Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded e- riigikassas

2. 11

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete teostamist RA/ kontodele, teavitab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d PO summade laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda. Kontrollib, kas laekumised on SFOS-i sisestatud.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija) laekumise SFOS-i. Vajadusel edastab info tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.

Jooksvalt Kanded SFOS-s; E- kiri

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud , EŠK abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on:

kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 126, abifondi määruse artikliga 33 ja ÜSM_2021 artikliga 76 kulude esitamine (so vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le; EŠK toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas programmi raamlepingu lisa 1 artikliga 3.5, 8.1-8.4; Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4; EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a; Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 147, abifondi määruse artikliga 57 ja ÜSM_2021 artikliga 88.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2013 artikli 126 punktis d, abifondi määruse artikli 33 punktis d ja ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rahavoogude planeerimise protsess

1.1. Struktuurivahendite ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-riigikassa kontode avamine, EŠK

1. 1.1

TMO finantsspetsial ist

Uue e-konto avamiseks koostab e-kirja RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas avada.

TMO e-konto avamise e-kirja edastab TMO finantsspetsialist RM RKO-le, koopia TMO juhatajale.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja 5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

E-kirjad

1. 1.2

RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele. Teavitab TMO-d konto avamisest. Esimesel võimalusel

E-riigikassas konto avatud

1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks.

1. 2.1

TMO finantsspetsial ist /finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel prognoose.

Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks päev enne väljamaksetaotluste prognoosi esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

Vajadusel vähemalt 2 nädalat enne prognoosi esitamise tähtaega

E-kiri; prognoos FMO süsteemis

1. 2.2

Norra/EMP koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi prognoosid tähtaegselt. TMO määratud tähtajaks

Esitatud prognoosid

1. 2.3

TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp Sisestatud andmed kontrollitud

1. 2.4

Norra/EMP SA juht

Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp Allkirjastatud prognoositabel

1. 2.5

TMO finantsspetsial ist /finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva väljamaksetaotluste prognoosi FMOle rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks

Prognoos FMO süsteemis

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA toetuste toetuskontole ja PO toetusekontole

Toetuste väljamaksed tehakse TS-le läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/PO kontolt. TMO kannab vahendid kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse andjalt.RAde/POde

1. 3.1

TMO finantsspetsial ist

Toetuse laekumisel kannab SF vahendid vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme tegevuse summadele vastava RA e-kontole. 20 tp SF vahendid kantud RA e- kontole

1. 3.2

TMO finantsspetsial ist

Norra/EMP toetuste laekumisel kannab vahendid vastava TMO programmi kontole. tuvastab SFOSist ning EŠK toetuse Norra/EMP toetuste puhul (SFCS väljavõtte alusel) TS-tele tehtud väljamaksete summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks laekunud summaga vastava PO e-kontole. Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud maksetele. TA-le laekunud summa kannab täies mahus PO e-kontole.

EŠK toetuste osas kannab TS-tele tehtud väljamaksete summa vastava PO e-kontole vastavalt vahemaksetaotlusega esitatud summale.

14 tp Norra ja EMP toetus kantud TMO programmi kontol; EŠK toetus kantud TMO programmi kontole ja sealt PO e-kontole

1. 3.3

TMO finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp Toetuse edasikanded e- riigikassas aktsepteeritud

2. Toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise protsess[1]

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2. 1.1

TMO finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need TMO juhatajale kinnitamiseks. Uuendab dokumente vastavalt vajadusele.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Sertifitseerimise põhimõtted ja aruannete vormid

2. 1.2

TMO juhataja Digitaalselt allkirjastab põhimõtted, aruannete vormid.

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt vajadusele aruannete koostamisel.

5 tp Põhimõtted ja aruannete vormid allkirjastatud

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/ EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude sertifitseerimist.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2. 2.1

TMO finantsekspert

Genereerib SFCS-is vajalikud aruanded pärast aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või PO eest vastutavale TMO ametnikule analüüsimiseks.

5 tp SFCS aruanded

2. 2.2

RÜ või PO eest vastutav TMO ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide vahearuannet vastavalt kulude esitamise põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga nende saamisel.

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide vahearuandesse lisatud info terviklikuks analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste finantsmõju avaldumist vastavalt kulude esitamise põhimõtetele.

Kulude esitamisele olulist mõju omavate probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja TMO finantseksperti, et tagada täiendavate meetmete rakendamine vastavalt töökorra protsessipunkti 2.2.5 punktile 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes tagab täiendavate meetmete rakendamise.

Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks TMO finantseksperdile.

15 tp Kontrollide vahearuanne

2. 2.3

TMO finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui kontrollide vahearuande koostamise käigus selgub, et läbiviidud kontrollid, järelevalve ja auditid ei anna piisavat kindlust kulude sertifitseerimiseks, annab sellest teada TMO juhatajale.

TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise. Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka TAO-le. EGFi puhul teavitab Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

10 tp Kontrollide vahearuanne parandatud

2. 2.4

TMO finantsekspert/ RÜ või PO eest vastutav TMO ametnik

Veendub, et töökorra protsessipunkti 2.2.5 punkt 1 „Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad meetmed on piisavad kulude esitamise jätkamiseks vahemaksetaotluste või vahefinantsaruannete raames. EGFi puhul veendub, et Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, tegevused on piisavad.

Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja rakendamise tulemused kontrollide vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO juhatajale kinnitamiseks.

5 tp Täiendatud kontrollide vahearuanne

2. 2.5

TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/ palub täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.

3 tp Täiendatud kontrollide vahe- aruanne

2. 2.6

TMO RÜ või PO eest vastutav ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride esitamiseks.

1 tp Täiendatud kontrollide vahearuanne

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai, 31. juuli, 31. oktoober, 30. november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks.

2. 3.1

TMO finantsekspert

Perioodi 2014-2020/perioodi 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli kontroll-lehe vormi ja EK vahemaksetaotluse kontroll-lehe vormi ja edastab need kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Kontroll-lehe vormid

2. 3.2

TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehed digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud kontroll-lehed

2. 3.3

TMO finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi (üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete kontrolliks vajalikud aruanded. 3 tp SFCS aruanded

2. 3.4

TMO finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude peatamised. 2 tp SFOS kanded

2. 3.5

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Kontrollib RÜ alusandmeid e-riigikassa (SAPi info alusel SFCS väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi info alusel SFCS väljavõte) andmetega vastavalt kontroll-lehele. Kui RÜ alusandmed ei vasta e-riigikassa ja SFOS-i andmetele, esitab vajadusel järelepärimise RÜ-le.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.

7 tp E-riigikassa ja SFOS andmed kontrollitud; täidetud KL

2. 3.6

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS väljavõtetega ja digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe. 5 tp All-kirjastatud KL

2. 3.7

TMO finantsspetsial ist /finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel SFCS väljavõte), kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või on kulude sertifitseerimisest maha arvamise põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus kulude sertifitseerimise peatamiseks on lahendatud.

5 tp SFOS kanded

2. 3.8

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Genereerib SFCS-ist EK vahemaksetaotluse aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK vahemaksetaotluse kontroll-lehele võttes arvesse kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste infot.

Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed SFC2014/SFC2021 süsteemi. Koostab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

7 tp SFCS aruanded; vahe- maksetaotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis

2. 3.9

TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe. 2 tp Allkirjastatud KL

2. 3. 10

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis. 1 tp Kinnitatud vahemakse-taotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis

2. 3. 11

TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014/SFC2021 süsteemis EK-le. 1 tp vahemaksetaotlus SFC2014/

SFC2021 süsteemis saadetud

2. 3. 12

TMO finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulisse. 1 tp EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulis

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

KA esitab EK-le kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 137 ja ÜSM_2021 artikliga 98 kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta koos nõutud dokumentidega („kinnituspakett“) hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja esialgseid eelmakseid.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja TAO kontrollide aastaaruande infot.

Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest.

2. 4.1

TMO finantsekspert

Perioodi 2014-2020/ 2021-2027 alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise aastaaruande kontrollimiseks kontroll-lehe vormi ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO juhatajale.

EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide vahearuandes.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

KL vorm

2. 4.2

TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe vormi digitaalallkirjaga. 5 tp Allkirjastatud KL vorm

2. 4.3

TMO finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele täiendavad peatamised vastavalt kontrollide vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka põhjendatud arvamustega.

7 tp SFOS kanded

2. 4.4

TMO finantsekspert

Genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi, genereerib uue aruande.

EGF-i puhul genereerib SFCS-s kulude väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude peatamised.

2 tp SFCS kulude sertifitsee- rimise aastaaruanne

2. 4.5

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja AA auditeerimise aastaaruande andmetega vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel küsib lisainfot.

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude peatamisteks ning edastab II kontrollile (teisele finantsspetsialistile või finantseksperdile).

EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused kontrollide vahearuandes.

5 tp Täidetud KL

2. 4.6

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid arvestades kogu asjaomase informatsiooniga. Edastab korrektse kulude sertifitseerimise aastaaruande projekti TMO juhatajale.

5 tp Kulude sertifitseerimise aastaaruande projekt

2. 4.7

TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA juhatajale. Võib delegeerida ülesande finantseksperdile.

EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d.

1 tp E-kiri sertifitseeritud kulude aastaaruande projektiga

2. 4.8

TAO ja AA; EGF-i puhul SOM kui KA

Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude sertifitseerimise aastaaruande projektile. 5 tp E-kiri

2. 4.9

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud infole ning genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise aastaaruande uuesti.

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande ja täidab kontroll-lehe (vastavalt teise veeru). Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude peatamiseks ja summad.

EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide vahearuandes.

Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info SFC2014/SFC2021 süsteemi.

Kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

5 tp SFOS kanded; SFCS kulude sertifitseerimise aasta- aruanne

2. 4. 10

TMO juhataja Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi. Allkirjastab korrektsete kontroll-lehe ja edastab sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10. veebruariks TAO juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/ SFC2021 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande SFC2014/SFC 2021 süsteemis hiljemalt 6 kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu.

10.02/

15.02

E-kiri; allkirjastatud KL; kinnitatud kulude sertifit- seerimise aastaaruanne SFC2014/ SFC2021 süsteemis

2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le ja EŠK sertifitseeritud finantsvahearuande esitamine Šveitsi toetuste büroole

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et neile esitatud finants aruannetes toodud andmed on õiged.vahe

2. 5.1

TMO finantsekspert

Perioodi alguses koostab ja edaspidi vajadusel uuendab finantsvahearuande kontroll-lehe vormi ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale. Jooksvalt vastavalt vajadusele

KL vorm

2. 5.2

TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL vorm

2. 5.3

PO/ RÜ [2] Norra/EMP programmi korral sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust.

Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-kontodel teenitud intressi.

EŠK korral esitab finantsvahearuanded Šveitsi esitatud mallil DHS-i kaudu TMO-le 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust.

Kui toetusmeede ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood toetusmeetme lepingu allkirjastamise kuupäevast kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust toetusmeetme lõpuni, välja arvatud juhul, kui toetusmeede lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval.

EŠK puhul jätkub menetlus vastavalt punkti 2.5 alapunktile 2.5.5

31.07/ 31.01

31.07/31.01

Finantsvahearuanded FMO süsteemis

Finantsvahearuanne DHS-is TMO-le esitatud

2. 5.4

TMO finantsspetsial ist

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP koordinaatorile infoks.

Kontrollib finantsvahearuande e-riigikassa (SAPi info alusel SFCS väljavõtted), SAPi (SFCS väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS väljavõtted) andmetega kooskõla vastavalt kontroll-lehele. Kui finantsvahearuande info ei vasta e-riigikassa, SAPi ja SFCS andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja. Kontroll-lehel toob välja kulude mittesertifitseerimise põhjused ja mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks II kontrollile. Norra/EMP programmi finantsvahearuande korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2.5. alapunktile 2.5.6.

10 tp Finantsvahearuanne; KL täidetud DHS-s

2. 5.5

TMO finantsspetsial ist

Kontrollib EŠK finantsvahearuande e-riigikassa (SAPi info alusel SFCS väljavõtted), SAPi (SFCS väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS väljavõtted) andmete kooskõla KL alusel. Kui finantsvahearuande info ei vasta e-riigikassa, SAPi ja SFCS andmetele, esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste fikseerimisel arvesse kõiki kontrolli põhimõtteid ja tulemusi. Kui esineb mitteabikõlblikke kulusid, siis võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja. Sh küsib Šveitsi frangi vahetuskurssi RM-i RKO-lt e-kirjaga, mille salvestab Eesti-Šveitsi projekti kausta.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab KL. DHS-s tagab, et töövoog on seadistatud teadmiseks programmi eksperdile.

Menetlus jätkub vastavalt 2.5.8.

20 tp Finantsvahearuanne ja KL DHS-s

2. 5.6

Norra/EMP koordinaator/

Vaatab üle finantsvahearuande indikaatorite täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises aastaaruandes toodud indikaatorite Norra/EMP täitmisi ja nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle vaadatud.

10 tp E-kiri

2. 5.7

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Kontrollib finantsvahearuannet vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse KL.Norra/EMP 5 tp KL täidetud DHS

2. 5.8

TMO juhataja Vaatab KL ja finantsvahearuande üle. Allkirjastab digitaalselt korrektse KL .Norra/EMP puhul

EŠK korral allkirjastab finantsvahearuande. Menetlus jätkub 2.5.11.

3 tp Allkirjastatud KL DHS-s

2. 5.9

Norra ja EMP SA juht

allkirjastab digitaalselt korrektse KL ja allkirjastab finantsvahearuande paberil.Norra/EMP puhul 1 tp

1 tp

Allkirjastatud KL; Allkirjastatud finantsvahearuanne paberil

Allkirjastatud dokumendid DHS-s

2. 5. 10

Programmi eest vastutav TMO ametnik

Kinnitab FMO süsteemi sisestatud info hiljemalt 2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande GRACE kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03 Finantsvahearuanne FMO süsteemis esitatud

2. 5. 11

TMO finantsspetsial ist

Saadab finantsvahearuande Šveitsi toetuste büroole. Vajadusel saadab büroole täiendavat infot. 2 korda aastas E-kiri DHS-s

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO juhtimiskulude kontrollimine ning EŠK toetusmeetme ettevalmistumise fondi kulude ja Tehnilise abi fondi RKÜ kulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2. 6.1

TMO finantsspetsial ist /finantsekspert

Norra ja EMP toetuste puhul analüüsib TAO kulusid ja programmide juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi tulemused kajastatakse kontrollide vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks kuludokumentide alusel.

EŠK kulude puhul koostatakse riskipõhine valim toetusmeetme ettevalmistamise fondi kulude ja Tehnilise abi fondi RKÜ kulude kontrollimiseks kuludokumentide alusel finantsvahearuande kontrollimisel.

31.12

31.07/31.01

Vajadusel riskipõhine valim

2. 6.2

TMO finantsspetsial ist /finantsekspert

Koostab KL võttes aluseks juhendi „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad KL-d ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 6.3

TMO juhataja Kinnitab KL digitaalallkirjaga. 5 tp Kinnitatud KL

2. 6.4

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud kuludokumendid EŠK puhul).või leiab need SFOS-ist (nii Norra/EMP kui ka

Kontrollib kuludokumente vastavalt KL-le, toob välja puudused. Vajadusel küsib TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab KL. Norra/EMP puhul edastab II kontrollile.

17 tp E-kiri; kuludokumendid

2. 6.5

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Norra/EMP puhul kontrollib KL-l kajastatud infot. Vajadusel küsib KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse KL. 3 tp Allkirjastatud KL

2. 6.6

TMO juhataja Vaatab KL üle. Allkirjastab digitaalselt korrektse KL. 2 tp Allkirjastatud

2. 6.7

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha korrektsioonid. 1 tp Korrektsioonid

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de üle.

2. 7.1

TMO finantsspetsial ist

Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA järelkontroll. Töötab välja kontrollakti ja kontroll-lehe vormi. Võimalusel kasutab RKA kontroll-lehti.

31.12/ vastavalt vajadusele

KL vorm; riskipõhine valim

2. 7.2

TMO finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe vormi ning kontrolli valimi. 5 tp KL vorm

2. 7.3

TMO juhataja Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab kontrollakti ja kontroll-lehe vormi. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL vorm

2. 7.4

TMO finantsspetsial ist

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga. Vormistab kontrolli tulemused kontrollaktis tuues välja tähelepanekud ja vajalikud järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA juhatajale kommenteerimiseks.

20 tp Kontrollakt

2. 7.5

TMO finantsspetsial ist

Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab nendele ja täiendab kontrollakti ja kontroll-lehte. Saadab kontrollakti ja kontroll-lehe kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp Täiendatud kontrollakt ja KL

2. 7.6

TMO finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud ja järeltegevused on asjakohased ning et olemas on piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava kindluse kulude sertifitseerimiseks. Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe.

5 tp Kooskõlastatud kontrollakt ja KL

2. 7.7

TMO juhataja Digiallkirjastab kontrollakti ja kontroll-lehe. 5 tp Allkirjastatud kontrollakt ja KL

2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks. Kohaldub Norra/EMP/ (3 kuud)EŠK-le

2. 9.1

TMO finantsspetsial ist/ finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunkti 2. „Lahe ndamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i finantsosakonnale vahendite tasumise korraldamine“ VV sihtotstarbelisest reservist või vajadusel erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse. Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV on reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta.

Toetuse tagasimaksmise tähtajaks

Taotlus RMi; maksekorraldus; vastuskiri toetuse andjale

2. 9.2

TMO finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb vajadusel täiendused. Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-riigikassas. 1 tp Maksekorraldus e-riigikassas aktsepteeritud

2. 9.3

TMO juhataja Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele või kooskõlastab reservi taotluse. Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp Tagasimaksenõue saadetud/ kooskõlastatud reservi taotlus; allkirjastatud vastuskiri toetuse andjale

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium, kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess“ alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ ja iga RA/ litsemisala PO va raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist.

2. 11 .1

Väljavõtete võrdlemise eest vastutav TMO ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja raamatupidamisprogrammi väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis.

31.12 Peakontode e-riigikassa väljavõtted ja raamatupidamisprogrammi väljavõtted võrreldud

2. 11 .2

Finantstabeli täitmise eest vastutav TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuu väljamaksed SFCS2014/SFC2021 andmete alusel. Edastab tabeli vastava fondi eest vastutavale ametnikule andmete esitamiseks ja sisestatud andmete kontrollimiseks.

3 tp Täidetud finantstabel

2. 11 .3

Vastava fondi eest vastutav TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt laekunud summad. Kontrollib finantstabelisse sisestatud väljamaksete info , FMO-lt ja Šveitsilt vastavust e-riigikassa RÜ ja PO kontodel toimunud väljamaksetele (SAPi info alusel SFCS väljavõte alusel). Ebatäpsuste tuvastamisel teavitab RÜ- d, PO-d ja vajadusel teisi KA/RKA/ ametnikke puudustest. Vajadusel parandab finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli täitmise eest RKÜ vastutavat TMO ametnikku e-kirja teel korrektsete andmete sisestamisest finantstabelisse.

3 tp/ 2 tp Täidetud finantstabel

2. 11 .4

Finantstabeli täitmise eest vastutav TMO ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile. 10 tp E-kirjaga saadetud finantstabel

[1] so vahemaksetaotluste esitamine

RÜ- [2] TAO, kes on RÜ-ks järgmistele meetmetele: SFOS meede nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi", SFOS meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond" ja EŠK TA SFOS meede 1.3.

2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA/ poolt toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud RKÜ õigusaktide ja juhendmaterjalide asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti 2.2.1 p.1. „ .SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine“

Nr Vastutaja Tegevus Tähta eg

Kontrolljälg

1. KA/RKA/ juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsessRKÜ

1.1 TAO ekspert/ talituse juhataja (edaspidi juhendi omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga seotud KA/RKA/ poolt välja töötatud juhendi asja- ja ajakohasust RKÜ tuginedes aasta jooksul kogunenud parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi, informeerides sellest TAO teenuse arendamise eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust. Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue koostamisest toimivusanalüüsis (vt protsessipunkti 2.2.1). Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord aastas

Analüüs

1.2 Juhendi omanik

Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle seotud KA/RKA/ osapooltega, vastutava talituse juhataja ning TAO RKÜ juhatajaga. Vajadusel täiendab juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-dele ja RÜ-dele ning PO-dele.

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osap oole vahel kokku lepitu d tähta eg

Juhendi eelnõu

1.3 Juhendi omanik

Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse. Kooskõlastab teele-kirja või JIRA juhendi uue versiooni asjakohaste KA/RKA ekspertide ja juristidega ja TAO juhatajaga.taski kaudu

30 tp E-kiri; JIRA task

1.4 Juhendi omanik

Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi Sharepointi ja paneb juhendi Ekstranetti ning vastutab juhendi aja- ja asjakohasuse eest

2 tp E-kiri; juhend Ekstranetis

1.5 Kommuni katsioonis petsialist

Saadab infot kuukirjas. 3 tp Kuukiri

2. KA/RKA/ õigusaktide koostamise ja muutmise protsessRKÜ

2.1 TAO õigusakti valdkonn a eest vastutav ekspert /jurist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõu kavand; E- kirjad

2.2 TAO jurist

Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel kommenteerimiseks, sh vahetule juhile, TAO juhatajale ja KA/RKA/ juhile ja RM RO-le.RKÜ

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Õigusakti eelnõu ja seletuskiri Sharepointis; E-kiri

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja teistele asjasse puutuvatele osapooltele kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused, kui arvestatakse kommentaariga. Kommenteerijatele saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise kohta e-kirjaga.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes saadab eelnõu Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse istungile edastamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõude infosüsteem (EIS) https://e elnoud. valitsus.ee

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos seletuskirjaga teavituse listidesse ja teistele asjasse puutuvatele [email protected] osapooltele ja KA infokirjas esitamiseks.

Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile RTK kodulehel (sh. lehel rtk.ee h ) uuendamiseks.ttps://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga Sharepointi.

3 tp Teavitus listis; E-kiri

2.6 TAO valdkonn a eest vastutav ekspert /jurist

Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti muudatusi.

Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna võrgustikule.

Järgm ise kuu jooks ul

Teabepäeva materjalid

2.7 Kommuni katsioonis petsialist

Uuendab kodulehel jõustunud õigusakti linki ja lisab seletuskirja.rtk.ee 5 tp Koduleht

3. EL kohtu menetlustes osalemise protsess

3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse taotluse kohta seisukoht. Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab esitada arvamuse eelotsuse küsimuste kohta, koostab seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa Kohtule esitab seisukoha VÄM.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri; Eelotsuste menetle-mise andme-baas https://rakend used.vm.ee /eelo

3.3 TAO jurist või valdkonn a ekspert

Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa Kohtu istungil koos VÄM esindajaga.

Vasta valt vajad usele

Kohtu istungi dokumendid

2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B).

Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra_EMP MoU muutmise protsess

1. Norra /EMP koordin aator

Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B muutmiseks, võtab mitteametlikult ühendust FMO-ga ja teeb selgeks, kuidas protsess käima peab. Reeglina algatab MoU muutmise FMO.

10 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

2. Norra /EMP koordin aator

MoU lisa A või lisa B muutmise protsessi kaasab kindlasti TAO juhataja ja juristi, vajadusel ka teisi osapooli.

3 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

3. TAO juhataja /jurist

Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku sõnastuse. 5 tp E-kiri;

Dokumendid Sharepointis

4. Norra /EMP koordin aator

Koostab ametliku kirja, mis edastatakse ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le. 3 tp Kiri FMO infosüsteemis/ Grace-s; /

Sharepointi kaustas/

DHS-s; vanemad muudatused RM DHS- s ja füüsilistes kaustades

5. RKA juht

Allkirjastab ametlikud muudatused. 5 tp Muudatused allkirjastatud

6. Norra /EMP koordin aator

Edastab nõutud dokumendid FMO-le. 2 tp Grace süsteemis e-kiri/ ametlik kiri

7. Norra /EMP koordin aator

Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU muudatuse sõnastusele korraldab neile vastamise.

FMO maksimaalselt 2 kuud + meie vastamine 10 tp

Grace, e-kiri/ametlik kiri

8. Norra /EMP koordin aator

Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud edastab info kõigile siseriiklikele asjasse puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab muudetud MoU koos lisadega kommunikatsioonispetsialistile palvega see kodulehele .www.rtk.ee üles laadida

FMO poolt meie kommentaaride üle vaatamine 10 tp + 2 tp kõigile info edastamiseks

e-kiri; dokumendid Sharepointis

2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks RKA-le. Vastavalt vajadusele e-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordi naator

Korraldab programmilepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik osapooled peavad muudatusi hindama mh arvestades nende mõju programmi tulemustele ja eesmärkidele. Peale ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või täienduste tegemiseks.

10 tp; lisandub aeg, mis kulub lisaks kui kellelgi on kommentaare PO-le

e-kiri

Sharepointis

3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud versiooni RKA-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordi naator

Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks FMO-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le kinnitamiseks.

Kuni 2 kuud Dokumendid Graces/

Sharepointis

6. Norra /EMP koordi naator

Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO juhistele FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO infosüsteemi väliselt.

3 tp Dokumendid Graces/

Sharepointis

7. RKA juht

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise. 1 tp Allkirjastatud programmileping u muudatus Sharepoint

DHS

paberkaust

8. Norra /EMP koordi naator

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu muutmise FMO-le ja koopia vastavale PO-le ning teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui kinnitamine käib FMO infosüsteemis, edastab kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).

3 tp Infosüsteemis: Grace

Sharepoint e-kiri

Infosüsteemi väliselt: Sharepoint

DHS paberkaust

2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise osas.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Ko ntr oll- jälg

1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti dokumendid (projekti detailne eelarve ja vajadusel ka täiendav informatsioon).

Kui eeldefineeritud projekti esialgsed dokumendid on valmis

E- kiri

Sha rep ointis

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse eelarve jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab teisi valdkonna eksperte. Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep oint

6. Norra /EMP koordinaat or

RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui dokumendid vajavad täpsustamist, siis küsib lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3

5 tööpäeva jooksul korrektsete dokumentide saamisest

E- kiri

Sha rep oint

2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana osalemist (rakendusmääruse artikkel 7.4.3).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise ajast ning kohast.

Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale projektitaotluste eksperthindamise lõppemist.

Hiljemalt 1 nädal enne toimumist

E-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordinaat or

Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana.

Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi. Valikukomisjon analüüsib projektide pingerida ning võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida korrigeerida eksperthindamise läbinud projektide osas.

1 tp Ettepanekud programmi valiku

komisjonile

3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordinaat or

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. Hindamiste protsess 2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 lõige 1 peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja 30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate esitatud abikõlblike kulude kohta info tähtaegadega . ÜSM_2013 artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri seisuga 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ÜSM_2013 artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. ÜSM_2013 artikli 112 (3) kohaselt kaasneb 31. jaanuariks ja 31. juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine.

Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 KA koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.31. jaanuariks ja 31. juuliks

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Finantsaruande koostamise protsess

1. TMO amet nik

Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st ÜSM_2013 artikli 112 punkti 1 kohase info, sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 ja kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja 31. oktoober.

2 korda aastas. 31. juuli ja 31. oktoober

Andmed SFC2014/ infosüsteemis

2. TMO amet nik

Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. jaanuar ja 31. juuli.

Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10 koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.

Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le.

2 korda aastas. 31. jaanuar ja 31. juuli.

Prognoosid SFC2014/

SFC2021 info- süsteemis.

2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate vajadustega vastavalt ÜSM_2013 artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele kohalduvate määruste piirangutega.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele/ Norra/EMP programmile/ EŠK programmile.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine

1. RM RO (liikmesriik)

Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP muudatuse osas. Koostöö KA-ga. Jooksvalt vastavalt vajadusele

OP muudatusettepanek

2. Seirekomisjon Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, sisu, vajalikkuse ja põhjendused. KA kooskõlastab ettepanekud seirekomisjoni liikmena.

Vastavalt ajakavale

Seirekomisjoni protokoll

3. RM RO OP muudatuse edastab EK-le infosüsteemi kaudu. Vastavalt ajakavale

OP muudatus EK-le infosüsteemi kaudu edastatud

4. Kommunikats ioonispetsiali st

Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või OP muudatuse osas paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles.

3 tp Muudetud PL/OP struktuurivahendite kodulehel; Muudetud PL/OP säilitatud RM-s

2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite ja Abifondi OP meetmete nimekirja muutmise protsess Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisalade vahelise tööjaotuse selgus ja koordineeritud tegevus PL ning SV ja abifondi OP elluviimisel. Meetmete nimekirja muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmine

1. TRO OJ/TAO OJ poolt määratud kontaktisik

Osaleb koostöös RA-dega meetmete nimekirja muudatuse ettevalmistamisel Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

E-kiri muudatus- ettepanekutega

2. KA juht/TRO OJ/TAO OJ/ TRO OJ poolt määratud kontaktisik/TAO OJ poolt määratud isik

Kooskõlastab täiendavalt muudatusettepanekud pärast RA-delt või valdkondlikelt komisjonidelt tulnud arvamuste saamist. Vajadusel küsib lisainfot RM RO-st planeeritavate muudatuste kohta.

Vastavalt kokku lepitud ajakavale

Kooskõlastab meetmete nimekirja muudatuse e- kirjaga

3. KA juht/TRO OJ/TAO OJ/ TRO OJ poolt määratud kontaktisik/TAO OJ poolt määratud kontaktisik

Kooskõlastavad VV-le esitatavad materjalid. 10 tp VV materjalid kooskõlastatud

4. Kommunikatsioonispetsialist Pärast meetmete nimekirja muudatuse kinnitamist VV poolt paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles.

3 tp VV poolt muudetud meetmete nimekiri struktuurivahendite kodulehel.

2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess Struktuurivahendite seireprotsess (sh. OP seirearuannete ja OP tulemusaruande koostamine) toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire juhend perioodil 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel, ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri kirjeldust ei korrata.

Perioodil 2021-2027 Korraldusasutuse (RM RO) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on OP lõpliku tulemusaruande koostamine koostöös KA-ga, RA-ga ja RÜ-ga. RM RO koordineerib tulemusaruande koostamist ja esitamist EK-le. Korraldusasutuse (RTK) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on KA ülesannetes koos RM RO-ga OP lõpliku tulemusaruande esitamine EK-le 15. veebruariks 2031.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele ja RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

OP seirearuande koostamine ja esitamine EK-le

1.1 RM RO Esitab vastavalt seire juhendile seirearuande sisendi päringu KA juhile ja KA kontaktisikutele.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

E-kirjaga

1.2 TAO valdkonna ekspert (edaspidi KA

)seire kontaktisik

Koondab ja ühtlustab TAO sisendi ja esitab selle RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

Seirearuande sisend koondatud; e- kiri RM RO-le

1.3 RM RO Esitab 2014-2020 seirearuande esimese tööversiooni kommenteerimiseks ja täienduste tegemiseks KA seire kontaktisikule.

Perioodi 2021-2027 seirearuande (tabelid ja aruande (SAP BO) vormid) esitab kommenteerimiseks KA seire kontaktisikutele.

Vastavalt osapoolte vahel kokkulepitud tähtajale.

Perioodil 2014-2020 seirearuanne (versioon 1 koos lisadega) KA-le e- kirjaga; Perioodil 2021-2027 SAP BO aruanded

1.4 KA seire kontaktisik

Edastab aruande tööversiooni kommenteerimiseks kommunikatsiooni-spetsialistile ja TAO valdkonna ekspertidele. Edastab KA ühtlustatud täiendus- ja arendusettepanekud RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Ettepanekud RM RO-le e-kirjaga; Töödokumendid säilitatakse RM võrgukettal.

1.5 Seirekomisjoni sekretariaat

Esitab seirearuande lõppversiooni seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile tutvumiseks ja vajadusel kirjalike kommentaaride esitamiseks.

Vähemalt kolm nädalat enne seire-komisjoni toimumist.

E-kiri seirearuandega (lõppversioon)

1.6 RM RO Edastab seirearuande lõppversiooni KA seire kontaktisikule tutvumiseks. Vajadusel on võimalik esitada täiendavad kirjalikud kommentaarid.

Hiljemalt 2 nädala jooksul materjalide saamisest

Seirearuanne (lõppversioon) e- kirjaga

1.7 KA seire kontaktisik

Kommenteerib seirearuande lõppversiooni. Vastavalt kokku- leppele

E-kiri koos kommentaaridega seirearuandele

1.8 RM RO Kinnitab ja saadab EK-le SFC2014/SFC2021 süsteemis OP seirearuande Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

SFC2014/ SFC2021 süsteemis OP seirearuanded saadetud

2. OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande koostamine ning esitamine EK-le

2.1 RM RO Koostab perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande, küsides selleks mh sisendit KA kontaktisikutelt.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

E-kirja teel

2.2 TAO valdkonna ekspert (KA seire kontaktisik)

Tutvub OP vahehindamise aruandega ja tulemusaruandega, edastab aruannete tööversioonid kommenteerimiseks kommunikatsioonispetsialistile ja TAO valdkonna ekspertidele. Koondab OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande KA sisendi ja esitab selle RM RO-le.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande sisend koondatud;

E-kiri RM RO-le

2.3 RM RO ja

KA juht

Saadavad EK-le perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruande ning tulemusaruande SFC2021 süsteemis, kinnitus kahel tasandil.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

SFC2021

2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 OP elluviimisega seotud seirekomisjoni korraldust.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 15 RM täidab koostöös KA, RA-te ja RÜ-tega ÜSM_2021 artiklites 18 ja 41–43 nimetatud OP elluviimise seirega seotud ülesandeid. RM võib anda RA-tele ja RÜ-dele rakenduskava tõhusamaks elluviimiseks suuniseid ja EK tähelepanekute alusel soovitusi. KA, RA-d ja RÜ-d annavad RM-ile OP seire ülesannete täitmiseks vajalikku teavet. OP seirekomisjoni asutab RM perioodil 2014-2020 ja perioodil 2021-2027 hiljemalt kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Perioodil 2014-2020 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2013 artiklites 49 ja 110 nimetatud ülesandeid, koosolekud toimuvad vähemalt üks kord kalendriaastas. Kiireloomuliste või üksikküsimuste korral, mis ei vaja OP seirekomisjoni kokkukutsumist, võib OP seirekomisjoni esimees või aseesimees otsuste vastuvõtmise korraldada elektronposti teel. Seirekomisjoni tööd reguleerib seirekomisjoni töökord. Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS §15 ja ÜSM_2021 artiklile 38 vastutab RM OP seirekomisjoni moodustamise eest ja korraldab selle asjaajamise, koos KA ja RA-dega. Perioodi 2021-2027 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2021 artiklis 40 nimetatud ülesandeid. Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine

1. 1.

RM RO Saadab algatuskirja OP seirekomisjoni moodustamiseks Hiljemalt kahe kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Kiri RM-lt DHS-is

1.2 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni koosseisu osas RM RO-le. Liikme muutumisel kokku- lepitud tähtpäevaks

e-kiri ettepanekuga OP seirekomisjoni koosseisu osas

1. 3

KO kommunikatsioonispetsiali st

Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja koosseisu üles struktuurivahendite kodulehele seire osasse.www.rtk.ee

2 tp OP seirekomisjoni töökord ja koosseis struktuurivahendite kodulehele

2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine[1]

2.1 RM RO Esitab ettepaneku OP seirekomisjoni koosolekuks seotud osapooltele (sh KA-le) ja organiseerib ning protokollib koosoleku.

Vastavalt vajadusele E-kirjad; RM võrgukettal

2.2 KA juht ja tema poolt määratud TAO talituse juht /ekspert

Osaleb seirekomisjoni liikmena OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjoni koosoleku toimumise aeg

OP seirekomisjonil osaletud

2.3 KA seirekomisjoni liikmed Esitavad täiendusettepanekud seirekomisjoni koosoleku protokolli kohta.

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Seirekomisjoni koosoleku protokoll kooskõlastatud.

2.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni liikmete ja EK esitatud märkustele vastamise ja administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

RM juhib järeltegevusi, vajalik võib olla KA sisend.

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Märkustele vastuskirjad saadetud ja säilitatud RM RO võrgukettal

2.5 Kommunikatsioonispetsiali st

Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli kinnitamist paneb OP seirekomisjoni materjalid üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp OP seirekomisjoni materjalid struktuurivahendite kodulehel.

[1] Seirekomisjoni otsuseid on võimalik vastu võtta kirjaliku kooskõlastamise teel kirjaliku koosoleku puhul.

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine vastavalt ÜSM_2013 artiklile 51 ja ÜSM_2021 artiklile 41. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK. Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. KA juht Võtab EK poolt esitatud päevakava teatavaks ja korraldab sisendi andmise RM RO- le aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks.

Vastavalt aasta- koosoleku ajakavale

Sisend antud RM RO-le ning sisend säilitatud

RM võrgukettal

2. KA juht või tema poolt määratud isik

Osaleb aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise aeg

Aastakoosolekul osaletud; nimetatud kokkuvõttes osalejana

3. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab koostöös RM RO-ga aastakoosoleku järgselt administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku kokkuvõte kooskõlastatud

2.3.7. Hindamiste protsess Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on perioodil 2014-2020 vastavalt ÜSM_2013 artikli 56 lõikele 3 ja art 114 lõikele 2 ning vastavalt STS § 34-le ning perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSM_2021 artiklile 44 ning vastavalt ÜSS § 17 tagada EL struktuurivahendite hindamiste läbiviimine ja hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine tähtaegne esitamine.

Norra_EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele ja teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

EL struktuurivahendite hindamise protsess

1.1 KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava kinnitamises ja muutmisprotsessis. Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

Hindamiskava ja hindamiste tulemuse kokkuvõte kinnitatud

1.2 KO kommunikatsi oonispetsialist

Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud planeeritavate hindamiste ajakava üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp Hindamiste ajakava struktuurivahendite kodulehel www.rtk.ee

1.3 KA hindamiste kontaktisik

Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse hindamistesse ja nende järeltegevustesse. Annab KA juhile ja KA valdkonna ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust.

Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

E-kirjad KA sisendiga hindamisteks antud

1.4 KA juht Kinnitab SFC2014 infosüsteemi sisestatud aruande õigsust ja edastab aruande SFC2014 infosüsteemi kaudu EK-le hiljemalt 31.12.2022.[1]

Hiljemalt 31.12.2022

Kinnitatud aruanne SFC2014-s- EK-le saadetud

1.5 KO kommunikatsi oonispetsialist

Panustab vajadusel avalikkuse informeerimisse hindamiste tulemustest koostöös RM RO hindamiste nõunikuga.

Vastavalt vajadusele

Avalikuks teavitamiseks sõnumid edastatud

[1] 2021-2027 perioodil EL struktuurivahendite hindamiste koondaruande esitamist ei ole ette nähtud Euroopa Komisjonile.

2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-2020 Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on vastavalt ÜSM_2013 artiklile 114 ja STS § 34 esitada EKle detsembris 2022 hindamistulemuste kokkuvõtlik aruanne, mis sisaldab ülevaadet kõigist programmperioodi jooksul toimunud hindamistest ja koondhinnangut rakenduskava peamistele väljunditele ja tulemustele.

Antud protsess ei kohaldu teistele toetusskeemidele perioodil 2014-2020 ning ei kohaldu TPK toetusskeemidele (sh. EL struktuurivahendite TPK [1]

toetusskeemidele) programmperioodil 2021-2027.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. KA juht Kooskõlastab hindamistulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise ajakava RM RO- ga.

Vastavalt vajadusele.

Ajakava kooskõlastatud e- kirjaga

2. KA juht/ KA hindamiste juhtkomisjoni liige

Tagab vajadusel sisendi andmise kokkuvõtliku aruande koostamiseks. Esitab kommentaarid ja täiendusettepanekud RM RO poolt koostatud aruande eelnõule.

Vastavalt aruande koostamise ajakavale

Sisend antud aruandesse e- kirjaga

3. Seirekomisjon (sh KA juht)

Arutab ja kiidab heaks kokkuvõtlikku aruannet. Vastavalt aruande koostamise ajakavale

Protokoll koos aruandega RM võrgukettal

4. RM RO Sisestab SFC2014. Vastavalt aruande koostamise ajakavale

SFC2014-s aruanne

5. Kommunikatsioonisp etsialist

Paneb kinnitatud kokkuvõtliku aruande koos seirekomisjoni protokolliga üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp Kinnitatud aruanne struktuurivahendite kodulehel w ww.rtk.ee

[1] Norra/EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.

2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess Protsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess, mille raames jälgitakse programmi ja projektide rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed.

Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui korralduslikult RKA koostöös RM-ga.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaj a

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra-EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess

1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta seirearuande (aastaaruande) RKA-le. 1 kord aastas 15. jaanuariks

Ametlik kiri

Livelinkis/

Sharepointis

2. Norra /EMP koordina ator

Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele ametnikele (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel kohtumise esile kerkinud probleemide arutamiseks.

10 tp E-kiri

Sharepointis

3. Norra /EMP koordina ator

Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha, mis edastatakse PO-le e-kirja teel. 2 tp E-kiri

Sharepointis

4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga parandatud seirearuande.

5 tp Ametlik kiri

Livelinkis/

Sharepointis

5. Norra /EMP koordina ator

Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning koostab RKA vastuse seirearuande kinnitamise kohta.

3 tp E-kiri

Sharepointis

6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord aastas 15. veebruariks

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande kättesaamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks.

2 kuud

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos täiendatud aastaaruandega. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

9. Norra /EMP koordina ator

Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab teisi asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM). Kui midagi vajab selgitamist, võtab ühendust PO-ga.

5 tp E-kiri

Sharepointis

1 0.

PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO infosüsteemis. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

Täiendatud seirearuanne kinnitatud infosüsteemis Grace/

Sharepointis

2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle kinnitamine toimub doonorite poolt aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut.

Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende maandamistegevuste ning saavutatud tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette FMO.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Strateegilise aruande koostamine

1.1 Norra /EMP koordin aator

Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või PO edastatud info põhjal doonorite etteantud vormil Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe strateegilise aruande. Sisend strateegilisse aruandesse antakse asjasse puutuvate osapoolte poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks.

Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad olema mitte rohkem kui kuu aega vanad.

1 kuu Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

1.2 Norra /EMP koordin aator

Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise aruande ning vajadusel korraldab kohtumise lahtiste teemade läbi arutamiseks. Edastab lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks.

5 tp E-kiri Sharepointis

1.3 RKA juht

Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui aruanne vajab täiendamist, saadab aruande koordinaatorile tagasi ja protsess jätkub punktis 1.2.

3 tp E-kiri Sharepointis

2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine

2.1 Norra /EMP koordin aator

Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne Norra/EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui ei ole teisiti kokku lepitud.

Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise aruande esitamisest.

1 tp Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace;

e-kiri Sharepointis

2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid strateegilisele aruandele aastakoosolekuks. 2 kuud E-kiri Sharepointis

2.3 Norra /EMP koordin aator

Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO infosüsteemis (Grace) arvestades aastakoosolekul toodud märkusi.

2 tp peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

Muudetud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace /Sharepointis

2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO infosüsteemis (Grace). Vastavalt FMO protseduuridele

Kinnitatud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace

2.5 Norra /EMP koordin aator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku kinnitatud strateegilise aruande koos aastakoosoleku lõpliku kooskõlastatud protokolliga, et see üles laadida kodulehele ( www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-

)programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

E-kiri; Strateegiline aruanne RTK kodulehel

2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Eesti-Šveitsi koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7 kohase aastakoosoleku korraldamisel ning EŠK aastakoosoleki korraldamisel EŠK rakendusmääruse artikkel 3.9 järgi.

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide rakendamise efektiivsusest ja kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada.

Eesti ja Šveits peavad aastakoosolekuid EŠK regulatsiooni artikkel 3.9 alusel, et tagada EŠK tulemuslikkus ja et arutada EŠK aastaaruannet (vt artikkel 3.11) ning see kinnitada, hinnata tehtud edusamme ja seonduvaid riske ning esitada eelseisva aasta vaheeesmärgid.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosoleku korraldamine

1.1 Norra/ EMP koordinaator

Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku toimumist. 1 kord aastas (jaanuar- veebruar)

E-kiri

Sharepointis

1. 2.

Norra/ EMP koordinaator

Koordineerib aastakoosoleku päevakorra kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema kinnitatud vähemalt 1 nädal enne koosoleku toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult tõstatunud teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Edastab RM-le ülesande korraldada programmide tulemusi kajastava päevakorra punkti materjalide ettevalmistamine.

Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1. 3.

RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal ning annab aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 4.

Kommunikat- sioonispetsialist

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 5.

Programmi Operaator

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma programmi osas ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 6.

Norra/EMP koordinaator

Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud materjalidega kurssi viimise.

Vähemalt 1 koosolek 4 kuu vältel

E-kiri

1. 7.

Norra/EMP koordinaator

Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel kohakülastused. Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1.8 Norra/EMP koordinaator

Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga kõigile osalejatele.

Hiljemalt 1 nädal enne aastakoosolek u toimumist

E-kiri

Sharepointis

1. 9.

Norra/EMP koordinaator

Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle osalenutele kommenteerimiseks/ kooskõlastamiseks. Peale kommentaaride saamist, täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab lõpliku protokolli kinnitamiseks.

4 nädala jooksul peale koosoleku toimumist

Protokoll ja e- kiri Sharepointis

1. 1 0.

Norra/EMP koordinaator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud strateegilise aruandega, et see üles laadida kodulehele (www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid

)/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale protokolli kinnitamist

E-kiri; materjalid

RTK kodulehel

1. 1 1.

Norra/EMP koordinaator

Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab kahepoolsete suhete fondi juhtkomisjoni nii märkustest kui rakendatavatest meetmetest.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2. EŠK aastakoosoleku korraldamine

2.1 EŠK programmi ekspert

Koostab aastakoosoleku päevakorra projekti ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks. hiljemalt 20 tööpäeva enne aastakoosolek ut

E-kiri

2.2 Šveitsi toetuste büroo

Kooskõlastab aastakoosoleku päevakorra ja lisab vajadusel parandusettepanekud. 5 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.3 EŠK programmi ekspert

Vajadusel täiendab aastakoosoleku päevakorda ja saadab lõpliku päevakorra, osalejate nimekirja, koosoleku töödokumendid teadmiseks Šveitsi toetuste büroole.

hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolek ut

E-kiri

2.4 EŠK programmi ekspert

Teavitab RKÜ juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast ning saadab koosoleku töödokumendid osalejatele. Kutsub EŠK aastakoosoleku vaatlejateks esindaja EK esindusest ja vajadusel EMP/Norra programmi koordinaatori ning PO-d või muude institutsioonide esindajad.

hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolek ut

E-kiri salvestatud X kettale

2.5 EŠK programmi ekspert

Koordineerib aastakoosoleku korraldamist. Pidev protsess 2 kuu välte

E-kirjad

2.6 RKÜ juht Juhib EŠK aastakoosolekut. Koosoleku päeval

EŠK aastakoosole ku päevakorras märgitud koosoleku juhataja

2.7 EŠK programmi ekspert

Koostab EŠK aastakoosoleku protokolli (seejuures võtab arvesse aastakoosolekul osalenud Eesti poolsete koostööpartnerite (PO-de, RÜ, RKÜ jt) kommentaare ja Šveitsi toetuste büroo jt rahvusvaheliste koostööpartnerite kommentaare) ja esitab aastakoosoleku protokolli Šveitsi toetuste büroole.

15 tööpäeva jooksul pärast aastakoosolek u toimumise kuupäeva.

E-kiri

2.8 Šveitsi toetuste büroo

Kommenteerib aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.9 EŠK programmi ekspert

Täiendab aastakoosoleku protokolli ja korraldab DHS EŠK aastakoosoleku protokolli kooskõlastamise ja kinnitamise DHS-s.

5 tööpäeva jooksul

EŠK aastakoosole ku protokolli eelnõu DHS-s

2. 10

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja

Kooskõlastab DHS-s EŠK aastakoosoleku protokolli. 2 tööpäeva jooksul

EŠK aastakoosole ku protokolli eelnõu DHS- s kooskõlastatud

2. 11

RKÜ juht Kiidab heaks RKÜ poolt EŠK aastakoosoleku protokolli ja allkirjastab selle digitaalselt DHS-s. 2 tööpäeva jooksul

EŠK aastakoosole ku protokoll DHS-s digitaalselt allkirjastatud

2. 12

EŠK programmi ekspert

Saadab Eesti poolt kinnitatud EŠK aastakoosoleku protokolli Šveitsi Arengu- ja Koostööametile /Riiklikule Majandusasjade Sekretariaadile kinnitamiseks.

2 tööpäeva jooksul

E-kiri

2. 13

Šveitsi Arengu- ja Koostööamet / Riiklik Majandusasjad e Sekretariaat

Kinnitab EŠK aastakoosoleku protokolli Šveitsi poolt ja saadab kinnitatud protokolli teadmiseks EŠK programmi eksperdile.

10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2. 14

EŠK programmi ekspert

Registeerib lõpliku kinnitatatud EŠK aastakoosoleku protokolli DHS-s. Edastab lõpliku kinnitatud EŠK aastakoosoleku protokolli kõikidele aastakoosolekule kutsutud osalejatele teadmiseks.

2 tööpäeva jooksul

Lõplik kinnitatatud EŠK aastakoosole ku protokoll DHS-s; E-kiri;

2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll jälg

1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö komisjonis koos koosoleku päevakorraga. 1-2 kuud enne koosoleku toimumist

E-kiri

Sharepo intis

2. Norra/EMP koordinaator

Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele asjakohastele ametnikele ja küsib sisendi päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks.

5 tp jooksul kutse saamisest

E-kiri

3. Norra/EMP Koordinaat or

Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool nimetatud osapoolte vahel, et jõuda ühisele arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO juhatajaga.

5 tp jooksul sisendi saamisest

E-kiri

Sharepo intis

4. Norra/EMP koordinaator

Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana ning esitab vajadusel RKA seisukoha. 1 tp E-kiri Sharepo intis

5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepo intis

6. Norra/EMP koordinaator

Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib kommentaare ning määrab tähtaja vastamiseks.

3 tp E-kiri

7. Norra /EMP koordinaator

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepo int

2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK/ JKS riskid , hinnata nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida RKÜ [1] maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate olemasolu struktuurivahendite, Norra/EMP ja valdkonna administratsiooniülestest riskidest ning EŠK vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele.

Perioodil 2014-2020 nõue struktuurivahendite JKS riske hinnata tuleneb ÜSM_2013 art 124 punktist 2, sh. ÜSM_2013 lisa XIII punkti toob KA ja SA määramise aluseks riskijuhtimise raamistiku olemasolu. Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus juhtimis- ja kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks. Perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikkel 74 alusel juhtimiskontrollid peavad olema riskipõhised ja proportsionaalsed eelnevalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega.

RKÜ tagab toetusmeetmete kvaliteedi ja edenemise ning selleks hindab RKÜ korrapäraselt EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks vastavalt EŠK rakendusmääruse artikli 3.3 punktile 6. RKÜ viib läbi riskipõhiseid kohapealseid seiretoiminguid vastavalt E ŠK rakendusmääruse artiklile 10.2.

Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA/ koostatud dokumendist „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Riskide RKÜ protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab riske KA/RKA/ riskihindamise töögrupi koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA/ üldises riskide hindamise protsessis.RKÜ RKÜ

Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme põhiseid riske hinnatakse vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 9) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses.

Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori.

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. JKS riskide hindamine

1.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi järelevalve

)riskiekspert

Koostab algava riskide hindamise tsükli kohta ajakava, milles sätestatakse peamised sammud koos tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise protsessis. Kooskõlastab selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga ja TAO juhatajaga.

Kord aastas hiljemalt septemb ri lõpuks

Riskide hindamise ajakava

1.2 Järelevalve riskiekspert Teavitab RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i riskide hindamise protsessi algusest ning saadab välja vastava e-kirja koos riskide hindamise ja juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga. Vajadusel kutsub kokku riskide hindamise avakoosoleku.

RTK siseselt lepib KA/RKA/ riskihindamise töögrupi koosseisu kokku TAO, TMO ja TRO RKÜ juhatajatega. Kaasab MTO esindajad ning RM-i KA/RKA/ töögruppi. Edastab sama informatsiooni RKÜ KA/RKA/ riskihindamise töögrupi liikmetele.RKÜ

5 tp jooksul peale ajakava kokku- leppimist

E-kiri

1.3 Riskihindamise töögrupp

Sõnastab järgneva kalendriaasta riskid koos toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega. Kokkulep itud tähtajaks

Riskid sõnastatud Sharepointis

1.4 Järelevalve riskiekspert Koostab riskihindamise töögrupi liikmetelt saadud riskide loetelu põhjal esialgse riskide nimekirja. Seejärel kutsub kokku riskihindamise töögrupi liikmete kohtumise, kus vaadatakse üle riskide nimekiri, korrigeeritakse sõnastust ning lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida hakatakse hindama. Vormistab kohtumise järel hindamisele mineva riskide nimekirja.

10 tp Riskide nimekiri koostatud Sharepointis

1.5 Järelevalve riskiekspert Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks. 3 tp E-kiri

1.6 Riskihindamise töögrupp

Hindab ühise arutelu käigus järgneva kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski (st riski hindamisel võetakse arvesse olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski maandamiseks) kokkulepitud metoodika alusel. Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku konsensuse teel. Sõnastab oluliseks hinnatud riskidele maandusmeetmed ning lepib kokku tähtajad ja vastutajad.

Kokkulep itud tähtajaks

Riskide jääkrist hinnatud ja maandusmeetmed sõnastatud Sharepointis

1.7 Järelevalve riskiekspert Vormistab kohtumise järel lõpliku KA/RKA/ riskide tabeli koos maandusmeetmete, vastutajate ja RKÜ tähtaegadega, kooskõlastades see TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel küsib täpsustusi riskihindamise töögrupi liikmetelt.

Salvestab tabeli vastavasse kausta ning saadab töögrupi liikmetele lingi selle asukohaga.Sharepointi

5 tp KA/RKA/ kide RKÜ ris tabel koos maandusmeetmeteg a Sharepointis; E-kiri

1.8 Järelevalve riskiekspert Koondab RA-delt, RÜ-delt ja PO-delt laekunud riskide hindamise tulemused ning ülevaate jooksval kalendriaastal ellu viidud maandusmeetmete seisust. Analüüsib esitatud tulemusi, tuues välja administratsiooniülesed riskid ning teemad, mis vajaksid administratsioonisisest arutelu.

Saadab tulemused TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale tutvumiseks.

10 tp Riskide hindamise tulemused koondatud Sharepointis

1.9 Järelevalve riskiekspert Valmistab ette materjalid administratsioonisiseseks aruteluseminariks, kutsub kokku seminari ning juhib seminari arutelu koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga.

5 tp E-kiri; Seminari materjalid

1. 10

Järelevalve riskiekspert Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täiendab vajadusel KA/RKA/ kide hindamise kokkuvõtet. RKÜ ris Koostab lõpliku administratsiooniülese riskide hindamise tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ka KA/RKA/ iskide hindamise tulemusi.RKÜ r

Esitab kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-de, RÜ-de ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele ametnikele/ töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja MTO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA/ ja AA RKÜ juhile. Salvestab kokkuvõtte vastavasse kataloogi.Sharepointi

Sisestab KA/RKA/ kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed, RKÜ JIRA-sse ning suunab need maandusmeetmete eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või MTO ametnikele/töötajatele.

Novembr i lõpuks

E-kiri; Täiendatud KA /RKA/ riskide RKÜ hindamise kokkuvõte Sharepointis

1. 11

TAO valdkonna eest vastutav ekspert

Täiendab toimivusanalüüsi koostamisel oma peatükki riskide hindamist puudutava informatsiooniga, kavandades asjakohased maandusmeetmed ka KA/RKA/ järgmise aasta tegevuskavasse.RKÜ

Kokku- lepitud tähtajaks

Täiendatud toimivusanalüüs

1. 12

Järelevalve riskiekspert Korraldab ja jälgib koostöös maandusmeetmete vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades seeläbi planeeritud maandusmeetmete tähtaegse rakendamise.

Jooksev tegevus

E-kirjad; maandusmeetmed tähtaegselt rakendatud

1. 13

Järelevalve riskiekspert Küsib järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide maandusmeetmete rakendamise seisust.

Kokku lepitud tähtajaks

E-kiri

1. 14

Järelevalve riskiekspert Koostab peale sisendi saamist hetkeseisu RA-de, RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste maandusmeetmete rakendamise seisu kohta. Edastab selle ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale.

10 tp E-kiri maandusmeetmete rakendamise hetkeseisu ülevaatega

1. 15

Järelevalve riskiekspert Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud kavandatud viisil, küsib vastutajatelt täiendavat infot ning koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve juhataja ning TAO juhiga otsustatakse vajalikud täiendavad tegevused.

Vastavalt vajaduse le

E-kiri

2. Meetmepõhiste riskide hindamine

2.1 Teenusekoordinaator Edastab riskieksperdile info perioodil 2014-2020 meetme tegevuse/perioodil 2021-2027 meetme riskihindamise vajaduse kohta enne avatud vooru alustamist või enne käskkirja avaldamist ja muutmist.

E-kiri

2.2 Järelevalve riskiekspert Saades sisendi uue toetusskeemi ettevalmistamise või toetusskeemi muutmise kohta, lepib TRO TJ / teenusekoordinaatoriga kokku konkreetse toetusskeemi riskihindamise ajakava ning töögrupi suuruse.

Uue toetusskeemi ettevalmistamisel tutvub enne töögrupi määramist RA poolt koostatud meetme tegevuse riskihindamise tabeliga ja võtab võimaluse korral arvesse RA soovitusi meetmepõhiste riskide hindamisel RÜ-s.

Toetusskeemi muutmisel tutvub enne töögrupi määramist toetusskeemi muudatuse sisuga ja otsustab riskihindamise vajaduse.

5 tp Toetusskeemi riskihindamise ajakava

2.3 Teenusekoordinaator Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide hindamiseks, sh võib teostada riskide hindamise iseseisvalt enne töögrupis ühiselt hindamist.

5 tp E-kiri

2.4 Riskihindamise töögrupp

Tutvub enne riskide hindamist toetusmeetme tingimuste ja hindamismetoodikaga.

Hindab ühise arutelu käigus toetusmeetme riske vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale (TPK lisa 9). Kui riskid on eelhinnatud, vaadatakse üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik riskiskoor eeldefineeritud riskile lepitakse kokku konsensuse teel. Võimalusel kirjeldab igale riskile maandusmeetme, arvestades konkreetse meetme eripärasid ja antakse sisend I ja II tasandi kontrollifookusele.

Juhul kui neid tuvastatakse, toob välja täiendava(d) riski(d) ja kavandab riski(de)le sobivad maandusmeetmed.

Kokku- lepitud tähtajaks

Toetusmeetme riskid hinnatud

2.5 Järelevalve riskiekspert Vormistab kohtumise järel kokkuvõtte meetme riskihindamise tulemusest (riskiskoor, kontrolliulatus, täiendavad riskid vms) riskihindamise tabeli dokumenti ning lisab selle JIRA-sse.

Saadab riskihindamise tulemuse infoks JIRA kaudu teenusekoordinaatorile, TRO TJ-le ja vajadusel riskihindamise töögrupile. Riigiabi/VTA-ga seotud riskide tuvastamisel jätkub tegevus vajadusel muu hulgas protsessipunkti 3.2.7. punkti 1 alapunkti 1.1 kohaselt.

3 tp Riskihindamise tabel JIRAs

2.6 Järelevalve riskiekspert Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, alustab tegevustega valmistada ette kontrollivalim.

Kooskõlastab valimi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga, teavitab TRO TJ valimist.

Kokku- lepitud tähtajaks

Kontrollivalim; E-kiri

2.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kooskõlastab valimi ja määrab kontrolli teostamiseks järelevalve eksperdi(d). 5 tp E-kiri; Järelevalve eksperdid määratud

2.8 Järelevalve ekspert Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli liigist teostab kontrolli kas MT kontrollina vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1.3 alapunktidele 1.18 – 1.22 (Maksetaotluse menetlemise protsess) või kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3 alapunktile 3 (Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine).

Kokku- lepitud tähtajaks

Järelevalve eksperdi poolt teostatud kontrolli dokumendid vastavalt TPK alapeatükile 3.2.

2.9 Järelevalve riskiekspert Minimaalselt 1 kord aastas analüüsib meetme põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes tuvastatud rikkumisi, auditi aruannetes tehtud tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsustab meetme tegevuse uue riskihindamise vajaduse, edastab info teenusekoordinaatorile e-kirja teel.

1 kord aastas

E-kiri

[1] Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of

“ toodud soovitustele. Pettuseriskide hindamine viidi esmakordselt läbi 2015. Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures a.

2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on vajalikud kommunikatsioonistrateegia koostamiseks ja uuendamiseks.

KA koostab struktuurivahendite perioodi 2014-2020 rakenduskava kommunikatsioonistrateegia vastavalt ÜSM_2013 artiklile 116. Kommunikatsioonistrateegia lisana koostab KA strateegia elluviimiseks tegevuskava ja nimekirja administratsioonis kommunikatsiooni eest vastutajatest. Tegevuskava koostatakse aastapõhiselt ja uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii KA-le kui ka RA-dele ja RÜ-dele. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad, sh muudatused, kinnitab rakenduskava seirekomisjon KA ettepanekul.

Struktuurivahendite perioodil 2021-2027 sisaldub kommunikatsioonistrateegia rakenduskava alapeatükina. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 49 KA tagab, et RTK kodulehel oleks töötav perioodi 2021-2027 struktuurivahendite rakenduskava veebisait. KA-l on üks teabevahetuskoordinaator (ÜSM__2021 art 48.1), kelleks on KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. Teabevahetuskoordinaator vastutab fondidest saadava toetuse nähtavus-, läbipaistvus- ja teavitamistegevuste eest. KA määrab igale fondile teabevahetus-ametniku. Struktuurivahendite ja õiglase ülemineku fondi teabevahetusametnikuks on RTK KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel.

EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2 ja lisale 3 – teavitamis- ja avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat pärast MoU allkirjastamist. Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui ka PO-dele ning PO-d peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt.

EŠK puhul RKÜ koostab vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 13.2 kommunikatsioonikontseptsiooni, vastavalt artiklile 13.1 korraldab EŠK teavitustegevuse Eestis ning tagab, et elluviivad asutused täidavad oma kohustusi kooskõlas artikliga 13.3. RKÜ kommunikatsioonispetsialist tagab EŠK logo ja Šveitsi Konföderatsiooni logo korrektse kasutamise kõikidel koostööprogrammiga seotud teabe- ja teavitusmaterjalidel.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Va stu taja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2014-2020

1.1 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga- aastaselt.

Koostada uue OP- iga ja uuendamine vastavalt vajadusele ning tegevuskava uuendada iga aasta detsembriks

Kommunikatsioonistrateegi a eelnõu

1.2 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Edastab kommunikatsiooni-strateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused RM-le OP seirekomisjonile heakskiitmiseks esitamiseks.

Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Kommunikatsioonistrateegi a eelnõu

1.3 RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise protsessist. Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Seirekomisjoni dokumendid

1.4 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsiooni-strateegia koos lisadega või selle muudatused RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle ekstranetis.

Peale strateegia kinnitamist

OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegi a koos lisadega ekstranetis; E-kiri

1.5 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas RA-dele, RÜ-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-aastasel seirekomisjoni koosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Jooksvalt Ülevaade kommunikatsioonistrateegi a tegevuskava elluviimisest

2. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2021-2027

2.1 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab rakenduskava kommunikatsioonistrateegia peatüki koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooni-ametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele.

Vastavalt EK-ga kokku lepitud ajakavale

Rakenduskava kommunikatsiooni- strateegia peatükk RTK kodulehel

2. 2.

Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Koostab koostöös RA-dega teavitamistegevuste kava projektide kogumile, mis on strateegiliselt oluline ja kontrollib, et oleks korraldatud perioodi 2021-2027 teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK.

Iga-aastaselt Teavitamistegevuste kava

2.3 Ko m mu nik atsi oo nis pet sial ist

Kui projekti kogumaksumus on üle 10 miljoni euro, siis KA poolt kontrollib, et oleks korraldatud teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK.

Enne projekti lõppu

TS poolt esitatud teavitus ja KA poolt TS käest välja nõutud ürituse läbiviimist tõendavad dokumendid (sh pressiteated, fotod jms) suhtekorralduse kaustas

3. Norra/EMP kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine

3.1 Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt.

Kommunikatsiooni strateegia vastavalt vajadusele ja tegevuskava iga- aastaselt

Kommunikatsioonistrateegi a suhtekorralduse Norra kaustas

3.2 Kom munik atsioo nispet sialist

Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused FMO-le. Vastavalt vajadusele või iga- aastaselt

E-kiri; registreeritud DHS-is

3. 3.

Kom munik atsioo nispet sialist

Edastab kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused PO-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle EMP/Norra kodulehel.

Peale kommunikatsiooni- strateegia kinnitamist

E-kiri, registreeritud DHS- is. Strateegia kodulehel

3. 4.

Kom munik atsioo nispet sialist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud R tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia KA tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku protokoll kodulehel

4. Eesti- Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) teavitustegevus

4.1 EŠK teavituskontseptsiooni koostamine

4. 1.1

Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab EŠK esialgse teavituskontseptsiooni (koos esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga) PO-de kommunikatsiooniametnikega ning saadab selle RKÜ programmi eksperdile. Esimese aasta kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama programmi avaüritust.

Programmi eksperdile saadab hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri

4. 1.2

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub EŠK esialgse teavituskontseptsiooniga (sh. esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga), lisab selle esimesse koostööprogrammi aastaaruandesse ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole hiljemalt koos aastaaruande materjalidega.

Hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri; aastaaruande materjalid salvestatud X kettale

4. 1.3

Šveits i toetus te büroo

Tutvub teavituskontseptsiooniga ja saadab vajadusel täiendusettepanekud kirjalikult või esitab kommentaarid hiljemalt aastakoosolekul.

Hiljemalt aastakoosolekul

E-kiri ja või kommentaarid aastakoosoleku protokollis

4. 1.4

Aasta kooso lekule kaasa tud osapo oled

Kinnitavad EŠK teavituskontseptsiooni koos aastaaruandega aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise ajal

Kinnitatud aastaaruanne koos teavituskontseptsiooniga säilitatud X kettal programmi CHF kaustas ja avalikustatud RTK kodulehel.

4.2 EŠK teavitustegevuse koordineerimine

EŠK teavitustegevuse koordineerimine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 13.1 nõuetele.

4. 2.1

Kom munik atsioo nispet sialist

Avaldab teavitus- ja teabekäsiraamatus nimetatud teabe Eesti keeles ja inglise keeles RTK kodulehel https://www.rtk.ee/eesti- .sveitsi-koostooprogramm

Hiljemalt 20 tp pärast EŠK töökorra protsesside jõustumist.

Programmi teave RKÜ veebilehel

4. 2.2

Kom munik atsioo nispet sialist

Koostab igal aastal EŠK kommunikatsiooni aastakava programmi teavitustegevuse kohta (sh. koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega kuni programmperioodi lõpuni ning saadab selle teadmiseks EŠK programmi eksperdile. Kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama kõiki vastava aasta projektide ava-ja lõpuüritusi). Programmperioodi viimane kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama koostööprogrammi lõpuüritust. Loob vastava JIRA taski EŠK kommunikatsiooni aastakava koostamiseks ja kaasab vajalikud osapooled. Saadab JIRA taskiga aastakava EŠK programmi eksperdile kommenteerimiseks ja esitab EŠK programmi eksperdile aastakava lõppversiooni.

Hiljemalt 20 tp enne aastaaruande materjalide esitamist Šveitsi toetuste büroole

E-kiri; JIRA task (manuses aastakava)

4. 2.3

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub EŠK kommunikatsiooni aastakavaga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole teadmiseks e-kirja teel ja küsib büroo seisukohta, millistel üritustel büroo soovib osaleda.

Hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri; aastaaruande materjalid salvestatud X kettale

4. 2.4

Šveits i toetus te büroo

Teavitab EŠK programmi eksperti, millistel üritustel büroo esindaja soovib osaleda. 15 tp jooksul E-kiri

4. 2.5

EŠK progr ammi ekspe rt

Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega. Edastab kommunikatsioonispetsialistile info EŠK kommunikatsiooni aastakava täiendamiseks (sh. info, millistel üritustel Šveitsi toetuste büroo esindaja soovib osaleda).

2 tp jooksul E-kiri

4. 2.6

Kom munik atsioo nispet sialist

Salvestab EŠK kommunikatsiooni aastakava X kettale. Vajaduse korral täiendab EŠK kommunikatsiooni aastakava. Laeb üles JIRA taski juurde muudetud aastakava ja JIRA kaudu teavitab EŠK kommunikatsiooni aastakava muutmisest

Vastavalt vajadusele

E-kiri; EŠK kommunikatsiooni aastakava salvestatud KO osakonna programmi CHF kausta X kettal; JIRA task

4. 2.7

EŠK progr ammi ekspe rt

Teavitab Šveitsi toetuste bürood kommunikatsiooni aastakavas muutunud sündmus(t)est. Menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 alapunktile 4.2.4.

2 tp jooksul E-kiri

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s. Antud protsessipunkti punkti 1 alapunktid 1.4-1.11 kohalduvad üksnes vaietele, mille lahendajaks on RTK.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll- jälg

1. Vaide menetlemine

1.1 TS Esitab vaide RTK-le. Vastavalt vajadusele

Vaie e- kirjaga

1.2 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib vaide DHS-is ja edastab selle TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaie DHS-is; E-kirjaga DHS teavitus

1.3 TAO õigusüksuse juht

Määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 1 tp E-kiri

1.4 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust HMS-s sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse otsuse ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e-kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.

Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdile ja TAO OJ-le või projekti- või teenusekoordinaatorile, TRO talituse juhatajale ja TRO OJ-le teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdil või TRO projekti-või teenusekoordinaatoril ning TRO talituse juhatajal on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks otsuse ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta.

Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastab nõuetele vastava vaide e-kirja teel lahendamiseks ministeeriumile koos RTK seisukohaga vaidele ning vaide menetlus RTK-s lõpeb.

Kui vaie ei vasta nõuetele ja vaides esinevaid puudusi ei ole kõrvaldatud, tagastab kirjaga vaide selle esitajale.

2 tp E-kiri

1.5 Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse. 1 tp Vaie SFOS-s

1.6 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse, ning teised vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti.

Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e-kirjaga.

30 päeva või pikendat ud tähtaeg

Vaideots use eelnõu;

E-kiri

1.7 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi kooskõlastamiseks TAO õigusüksuse juhile ja TAO OJ-le ning allkirjastamiseks KA juhile. Eelseadistab DHS töövoo teadmiseks vaidlustatud otsusega seotud projekti- või teenusekoordinaatorile, järelevalve eksperdile ja TRO talituse juhatajale ning TRO OJ-le.

2 tp Vaideots use eelnõu DHS-is

1.8 KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp Vaideots us all- kirjastatu d DHS-is

1.9 TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt läbi DHS-i, kui TS-ga ei toimu infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. Edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenuse-koordinaatorile või järelevalve eksperdile.

2 tp Vaideots us DHS- s TS-le edastatu d; E-kiri

1. 10

Projektikoordi naator/ teenusekoordi naator /järelevalve ekspert

Edastab vaideotsuse SFOS vahendusel TS-le, kui TS-ga toimub infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. 2 tp SFOS teavitus

1. 11

TAO jurist Lisab vaideotsuse SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse ning vastava info vaiete koondtabelisse. 2 tp Vaideots us SFOS-s

2. Vaideotsuse vaidlustamine

2.1 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib vaideotsuse vaidlustuse DHS-is ja edastab TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Vaideots use vaidlustu s DHS-is

2.2 TAO õigusüksuse juht

Määrab kohtumenetluses osaleva TAO juristi ja vajadusel teised eksperdid. Edastab vaideotsuse vaidlustuse TAO kohtuasja lahendavale juristile. 2 tp E-kiri

2.3 TAO kohtuasja lahendav jurist

Kohtukaebuse saabumisel teavitab kaebusest vaidlustatud otsusega seotud projekti-/teenusekoordinaatorit või järelevalve eksperti ning TRO talituse juhatajat, TRO OJ-t ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. Lisab kohtuotsuse(d) SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse.

2 tp E-kiri; Kohtu- otsused SFOS-s

2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Tutvub kohtuotsuse sisuga ning suunab otsuse järelevalve eksperdile jätkutegevuste teostamiseks. 2 tp E-kiri

2.5 Järelevalve ekspert

Vajadusel jätkab menetlust: vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 Järelevalvetoimingud punktile 3 ning teostab vajalikud muudatused SFOS-s. TPK 3. peatüki alapeatü ki 3.3 p. 3 tähtajad

TPK 3. osa alapeatü ki 3.3 p. 3 kontrolljälg

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust, registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist, rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme/tegevuse kirjendamisest või selle muutmisest, registri andmekvaliteedi kontrollimise ning projekti andmete muutmist registris.

Antud protsessipunkti 2.3.16 punkt 7 ei kohaldu EŠK-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SFOSi RTK-siseselt tavakontode loomise ja haldamise protsess

1.1 TRO töötaja/TAO töötaja

Edastab info vahetule juhile kasutajakonto avamise vajaduse kohta. Jooksvalt E-kiri

1.2 TJ/OJ Hindab konto avamise/sulgemise vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edastab informatsiooni volitatud töötlejale JIRA kaudu ( ), kes täidab RÜ administraatori https://jira.rmit.ee/browse/RTK0019-555 ülesandeid.

Jooksvalt JIRA kanne

1.3 RTK volitatud töötleja Loob infosüsteemi vajaliku konto/sulgeb konto ning lisab vajalikud õigused kontole. Jooksvalt SFOS-s loodud konto/suletud konto

2. SFOS-i RÜ väliste kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli tavakontode loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

2.1 RTK väline volitatud töötleja

Esitab KA/RKA/ juhatajale taotluse uue kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto muutmiseks või RKÜ sulgemiseks. Uue konto loomise taotlusele lisab volikirja kohalduvate õigusaktidega tutvumise ja kasutajatunnuse saamise soovi kohta.

Jooksvalt E-kiri; vajadusel volikiri

2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta kasutajakonto õigusi, saadab töötaja vastavasisulise palve koos taotleja poolt allkirjastatud otsene juht volikirjaga e-kirjaga SFOS kasutajatoele.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

2.3 MTO rakenduse administraator

Tutvub taotlusega ja hindab konto loomise/muutmise/sulgemise põhjendust:

1. Põhjendatud juhul loob struktuuritoetuse registrisse kasutajakonto, andes kasutajale taotletud rolli ja sisse logimise juhised ning lisab ka kasutajanime ja esialgse parooli, kui tegemist on aruandlusmooduli kontoga. Vastus taotlejale edastatakse elektroonselt.

2. Lisab loodud konto omaniku e-kirja aadressi registri teavituslisti [email protected]

3. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb struktuuritoetuse registris oleva kasutajakonto ja edastab vastuse taotlejale elektroonselt.

4. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike taotluste) korral võtab kooskõlastuse TAO ärianalüütikult.

5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3. Kasutajakontode inventuuri protsess

3.1 MTO rakenduse administraator

Selleks, et teostada kasutajakontode inventuuri saadab asutustele/osakondadele väljavõtted aktiivsetest kontodest ning palub kinnitada kontode ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeritakse selleks ette nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas.

31. detsembr iks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3.2 RTK volitatud töötleja Kontrollib infosüsteemis olevate RTK kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning teeb RÜ kasutajakontode osas vastavalt vajadusele parandused.

Kinnitab kontode asjakohasust ja edastab SFOS kasutajatoele info kontrolli tulemuste kohta.

31. jaanuariks

RÜ kasutaja-kontode osas tehtud parandused

3.3 MTO rakenduse administraator

Veendub, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks inventuuri teostanud ning registreerib vastused selleks ette nähtud pöördumiste haldamise keskkonnas.

31. jaanuariks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

3.4 MTO rakenduse administraator

Viib nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt volitatud töötlejatelt saadud tagasisidele.

15. veebruari ks

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess

4.1 Vastutav või volitatud töötleja

Teavitab struktuuritoetuse registri kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (MTO rakenduse administraator) telefoni või e-kirja teel.

Jooksvalt E-kiri

4.2 MTO rakenduse administraator

Registreerib telefoni või e-kirja teel kasutajalt laekunud palve pöördumiste haldamise keskkonnas (sh projekti andmete muutmise palved) ja märgib selle pärast lahenduse saamist lahendatuks.

Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.3 MTO rakenduse administraator

Lahendab teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul, pikema lahendustähtaja korral teavitab vastutavat või volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja sulgeb teeninduspalve.

Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist on süsteemi arendusvajadusega, registreerib arendusettepaneku arendustarkvaras.

5 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.4 MTO rakenduse

administraator

Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal endal rakenduse kaudu, kooskõlastab palve enne selle rahuldamist TAO vastava valdkonna ekspertidega.

2 tp SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

4.5 TAO valdkonna ekspert

Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega võtab teema lahendada ja teavitab tulemusest SFOS kasutajatuge.

Jooksvalt E-kiri

4.6 MTO rakenduse administraator

Edastab lahenduse probleemi esitajale. Jooksvalt SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond

5. Teabenõude esitamise korral SFOS andmete väljastamise protseduur

5.1 Teabenõude esitaja Esitab kirjaliku teabenõude. Jooksvalt Kirjalik teabenõue

5.2 RTK dokumendihalduse spetsialist

Registreerib kirja DHS-is. Jooksvalt Registreeritud kiri DHS-is

5.3 Vastutav töötleja Vastavalt teabenõudele väljastab registrist andmed kas elektroonselt või kirjalikult. „Avaliku teabe seaduses ” sätestatu d korras ja tähtaja jooksul.

Väljastatud andmed Avaliku teabe seaduses” sätestatud korras; Vastuskiri DHS-is

6. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris

6.1 RM RO/TAO Hindab struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva rakenduskavaga ning edastab teabe SFOS kasutajatoele registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid

Riigieelarveliste ja teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. vastutav TAO ärianalüütik.

2 tp jooksul töö- ülesande saamisest

Andmed läbi vaadatud

6.2 RM RO/ TAO RKA- na/ /TAO TAO RKÜ-na ärianalüütik

Meetme tegevuse avamiseks hindab RM RO struktuurivahendite meetmete tegevuste kohta esitatud andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, rakenduskava, toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega, konsulteerides vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. Teiste EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.

Vastavalt vajadusele

Andmed läbi vaadatud

6.3 SFOS-i kasutajatugi Kasutajatugi avab uue rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete konto või muudab olemasolevat kontot registris vastavalt edastatud teabele.

Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest vastutab konkreetne RÜ, kes tugineb seadistamisel toetuse andmise tingimustele.

2 tp jooksul töö- ülesande saamisest

SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkond; Konto registris

7. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll

7.1 MTO andmeanalüütik

Algatab iga-aastaselt SF ja Norra/EMP administratsiooniülese andmekvaliteedi kontrollikohtade määramise ja analüüsimise.

Hiljemalt 31. märts

Tööülesanded antud SFOS andmekvaliteedi kontrolliks

7.2 MTO andmeanalüütik Küsib lähteülesandesse sisendit valdkondade eest vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator).

Vastavalt ajakavale

Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.3 Valdkonna eest vastutaja

Kaardistab oma valdkonna andmeväljade riskid ja nendest tuleneva kontrollivajaduse. Sisendina saab kasutada toimivusanalüüsi kontrollide raames saadud infot. Edastab kontrollivajaduse MTO andmeanalüütikule.

Vastavalt määratud tähtajale

Riskid kaardistatud

7.4 MTO andmeanalüütik Koondab saadud sisendi. Vajadusel koostab/tellib kontrollide läbiviimiseks vajalikud kesksüsteemi aruanded. Analüüsib, mida saab RTK süsteemiüleselt kontrollida ja teostab koostöös ärianalüütikuga vastava andmekvaliteedi kontrolli.

Vastavalt ajakavale

Andmekvaliteedi kontroll teostatud; kontrolljälg Sharepointis - Välisvahendid – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.5 MTO andmeanalüütik Kirjeldab läbi viidavate kontrollide info dokumenti „SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis RÜ-dele“ ning edastab RÜ-dele ja TAO ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele koos nimetatud dokumendiga väljavõtted kontrollitavatest andmetest.

Juuli esimese nädala jooksul

Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014- 2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.6 TAO ärianalüütik (RTK kontrolli teostaja)

Koordineerib ja vastutab RTK-siseselt punktis 7. toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja 8 vajadusel edastab TRO/TAO talituse juhile või kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale kontrolli teostamiseks ülesande. Edastab tuvastatud vead toimingu eest vastutavale RTK töötajale korrigeerimiseks. Vajadusel saadab andmete korrigeerimiseks palve SFOS kasutajatoele.

25. septemb er või muu juhisest tulenev tähtaeg

Andmekvaliteedi kontrolli-toimingud teostatud;

E-kiri

7.7 TRO/TAO toimingu eest vastutav töötaja (järelevalve ekspert, projektikoordinaator, teenusekoordinaator/ Norra/EMP koordinaator)

Teostab RTK konkreetsete andmete osas vajaliku andmekvaliteedi kontrolli ja/või vajadusel andmete korrigeerimise lähtudes TAO ärianalüütiku edastatud ülesandele.

Vastavalt kokku- lepitud tähtajaks

Korrigeeritud andmed SFOS-s

7.8 TAO ärianalüütik Koostab RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja koondab kontrolli tähelepanekud. Saadab kontroll-akti koos lisadokumentidega kinnitamiseks TRO OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO vastutusvaldkonna tegevusi, siis TAO OJ-le.

25. septemb er või muu juhisest tulenev tähtaeg

RTK kontrollitoimingu kontroll-akt

7.9 TRO OJ/ TAO OJ Tutvub RTK-s teostatud kontrollitoimingute dokumentidega, hindab vajadust jätkutegevusteks või teeb ettepaneku protsessi täiendamiseks. Kinnitab kontrolltulemuse.

3 tp Kinnitatud kontrolltulemus

7.1 0

TAO ärianalüütik Edastab kinnitatud RTK kontrolltulemuse info (nii SF kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega MTO andmeanalüütikule e-kirja teel.

01. oktoober või muu juhisest tulenev tähtaeg

E-kiri

7.1 1

TAO ärianalüütik Jälgib ja tagab RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekute õigeaegse täitmise. 01. novembri ks või muu juhisest tulenev tähtaeg

RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekud õigeaegselt täidetud

7.1 2

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Teostab RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid ning edastab kinnitatud kontrolltulemuse info (nii SF kui NORRA /EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega MTO andmeanalüütikule e- kirja teel.

01. oktoober või muu juhisest tulenev tähtaeg

E-kiri

7.1 3

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Parandab andmed (vajadusel SFOS kasutajatoe abil). 01. novembri ks või muu juhisest tulenev tähtaeg

E-kiri

7.1 4

MTO andmeanalüütik Juhendab vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO ärianalüütikut), veendub administratsioonis tehtavate kontrollide läbiviimise ja andmete parandamise tähtaegsuses. Koondab kontrolli tervik tulemused ning esitab need valdkondade eest vastutajatele.

Jooksvalt Kontrolli tulemused Sharepoint kaustas: - Välisvahendid – SV 2014-Sharepoint

2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ - Sharepoint Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

7.1 5

Valdkonna eest vastutaja

Analüüsib administratsioonis läbiviidud andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma valdkonnas, kasutab saadud infot sisendina toimivusanalüüsis. Vajadusel algatab tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise väljade muudatuse edastades selleks info TAO ärianalüütikule.

Vastavalt vajadusele

TAO ärianalüütikule edastatud info

7.1 6

MTO andmeanalüütik Koostöös valdkonna eest vastutajaga hindab vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet andmekvaliteedi kontrolli koondtulemuse kohta.

Vastavalt vajadusele

Tagasiside andmekvaliteedi kontrolli tulemuste kohta edastatud; Sharepoint - Välisvahendid – SV 2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/Sha

- Välisvahendid – SV 2021-2027 repoint – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja väiksemate arendustööde algatamist, teostust, üleandmist ning tarkvara uuendamist toodangu

.keskkonnas

Suuremate SFOS arenduste puhul lähtutakse Rahandusministeeriumi valitsemisalas kehtivast asutuse ja RMITi vaheline IT teenuste arendamise põhimõtetest.

Link: https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=150396521

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrollj älg

1. SFOS tarkvara muudatuste ja väiksema mahuliste arendustööde algatamise ja läbiviimise protsess

1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele ( ), muudatus- või arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-kirjaga. Vastav [email protected] vorm on avalikustatud RTK kodulehel.

Jooksv alt

SFOS-i kasutajat oe pöördumi ste haldamis e keskkond

1.2 SFOS kasutajatugi (MTO rakenduse administraator)

Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute nimistusse JIRA-s. Arendusettepanekud võivad olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute, MTO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt.

Jooksv alt

JIRA

1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku hindamise koosoleku. Jooksv alt

JIRA

1.4 Arendusettepanekute hindamis-komisjon (MTO esindajad, TAO teenuse disaini talituse juhataja ja TAO ärianalüütikute esindajad)

Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid ühtse hindamismetoodika alusel. Kui hindamisel selgub vajadus arendusettepaneku täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik.

Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole infosüsteemis määravatel põhjustel realiseeritav või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse JIRA tööülesandes.

Jooksv alt, üldjuhul vähem alt 1 kord 2 nädala jooksul

JIRA

1.5 Hindamisel määratud isik

Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel rakendub eelnev punkt. Üldjuhu l enne järgmist hindami se koosole kut

JIRA

1.6 Hindamisel määratud isik

Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust, siis informeerib sellest algatajat.

Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava lahenduse. Sulgeb tööülesande JIRA-s.

Üldjuhu l 2 nädala jooksul ettepan eku hindami sest

JIRA

1.7 TAO teenuse disaini talituse juhataja

Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s ettepaneku eest vastutava ärianalüütiku.

5 tp jooksul hindami sest

JIRA

1.8 TAO ärianalüütik Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi. Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib ettepaneku algatajaga, teiste võimalike kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja MTO SFOSi projektijuhiga. Koostab temale suunatud infosüsteemis realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta arenduste lähteülesande ja lisab selle JIRA tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku hinnastamisele MTO SFOS projektijuhile. Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid hindamisel skoori, viib ettepaneku edasise protsessi konsensuslikuks otsustamiseks hindamise koosolekule.

Jooksv alt

JIRA

1.9 MTO SFOS projektijuht

Tekitab analüüsitud töödest prioriseeritud tööde nimekirja Teostajale. Jooksv alt

JIRA

1. 10

Teostaja projektijuht Annab prioriteetsetele töödele orienteeruvad mahuhinnangud. Üldjuhu l 2 nädalat

JIRA

1. 11

TAO teenuse disaini talituse juhataja

Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus realiseerida või mitte. Vajadusel konsulteerib MTO SFOS projektijuhiga ja TAO ärianalüütikutega.

Priorite etide seadmi se koosole kul

JIRA

1. 12

MTO SFOS projektijuht

Teavitab arendusotsustest Teostaja projektijuhti ning lepib kokku arenduste tähtajad. Võimalusel suunab Teostajale tööd hindamisel selgunud prioriteetsuse järjekorras.

Jooksv alt

JIRA

1. 13

Teostaja projektijuht Esitab e-maili teel kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate tööde kohta allkirjastatud pakkumuse (vormistatuna lepingu lisana) RMIT IT projektijuhile.

Jooksv alt

Digidoc formaadi s fail

1. 14

RMIT IT projektijuht Korraldab RMIT direktori poolt pakkumuse allkirjastamise. Jooksv alt

Livelink

1. 15

Teostaja projektijuht Tekitab projektihaldustarkvaras seosed realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja arendustsükli vahel. Jooksv alt

JIRA

1. 16

MTO SFOS projektijuht

Annab e-mail teel (viitega RTK kodulehele) kasutajatele ülevaate arendus töödest ja eeldatavatest valmimise tähtaegadest.

Hiljema lt korra kvartalis

RTK koduleht / e-mail

1. 17

Teostaja projektijuht Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud projekti teostamise kodukorrale. Vastav alt lepingule

JIRA/

Confluen ce

1. 18

Teostaja arendusmeeskond

Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse vastavalt etteantud nõuetele. Tööülesannete teostamisega paralleelselt koostab vajaliku dokumentatsiooni.

Vastav alt lepingule

JIRA/

Confluen ce

1. 19

MTO SFOS projektijuht

Detailanalüüsi ja arenduse käigus tekkinud küsimustes konsulteerib analüüsi teinud TAO ärianalüütikuga. Kohese lt

JIRA/

Confluen ce

1. 20

Teostaja arendusmeeskond

Teostab valminud arenduse testimise ning parandab selgunud vead. Vastav alt lepingule

JIRA/

Confluen ce

1. 21

Teostaja arendusmeeskond

Komplekteerib testitud struktuuritoetuse registri arendustsükli(-te) kohta testversiooni. Vastav alt kokku- leppele

JIRA/

Confluen ce

1. 22

Teostaja projektijuht Edastab komplekteeritud dokumentatsiooni (muuhulgas installeerimisejuhendid, täiendatud süsteemidokumentatsiooni, täiendatud kasutajajuhendid) RMIT IT projektijuhile /MTO SFOS projektijuhile.

Vastav alt kokku- leppele

JIRA/

Confluen ce

1. 23

MTO SFOS projektijuht/ RMIT IT projektijuht

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid Teostaja projektijuhile. 2 nädala jooksult peale dokum entatsio oni üle andmist

E-kiri

1. 24

RMIT IT projektijuht Korraldab testversiooni uuendamise. Vastav alt kokku- leppele

Testversi ooni uuendus korraldat ud

1. 25

RMIT äriteenuste osakonna peaspetsialist (RMIT rakenduse administraator)

Uuendab testversiooni. Vastav alt kokku- leppele

Testversi oon uuendatud

1. 26

RMIT rakenduse administraator

Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab eelmise testversiooni ( ja informeerib sellest RMIT IT projektijuhti Rollback) ning MTO SFOS projektijuhti.

Kohese lt

Eelmine test- versioon ennistatud

1. 27

RMIT IT projektijuht Punkti 1 alapunkt 1.24 ebaõnnestumise korral informeerib Teostaja projektijuhti, kes korraldab veaparanduse. Kohese lt

E-kiri

1. 28

MTO SFOS projektijuht

Korraldab testversiooni testimise koostöös MTO rakenduse administraatori ning TAO ärianalüütikutega. Kohese lt

JIRA

Confluen ce

1. 29

TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise tulemustest MTO rakenduse administraatorit.

Vastav alt lepingule

JIRA

1. 30

MTO rakenduse administraator

Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO ärianalüütikult saadud) testimise tulemused projektihaldustarkvarasse. Vastav alt lepingule

JIRA

1. 31

MTO rakenduse administraator

Teavitab Skype'i kaudu testimise lõpetamisest MTO SFOS projektijuhti. Teeb lühikokkuvõtte testimise tulemustest. Kohese lt

Skype teavitus

1. 32

MTO SFOSi projektijuht

Korraldab vigade paranduse, edastades kokkuvõtte viitega JIRA-le Teostaja projektijuhile. Kohese lt

JIRA

1. 33

Teostaja projektijuht Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Kohese lt

Vead parandat ud

1. 34

Teostaja projektijuht Positiivsete testimistulemuste korral komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks vajaliku dokumentatsiooni. Kohese lt

JIRA/

Confluen ce

2. SFOS tarkvara toodangukeskkonnas uuendamise protsess

2.1 MTO SFOSi projektijuht

Kooskõlastab Teostaja projektijuhiga toodangukeskkonda viidava arendustsükli (versiooni) sisu koos tähtajaga. Kohese lt

JIRA

2.2 RMIT IT projektijuht Korraldab versiooni uuenduse aja toodangukeskkonnas. Vastav alt kokku- leppele

Versiooni uuendus korraldat ud

2.3 MTO SFOSi projektijuht/

Teeb e-kirja teel teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab uuenduse ajast ja annab ülevaate muudatuste sisust. Enne Live’i uuendu st

E-kiri

2.4 Teostaja projektijuht Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse ning installeerimisjuhendid vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Vastav alt lepingule

Confluen ce

2.5 MTO SFOSi projektijuht/ RMIT IT projektijuht

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid Teostaja projektijuhile. Kohese lt

E-kiri

2.6 RMIT IT projektijuht Korraldab versiooni uuendamise toodangukeskkonnas. Vastav alt kokku- leppele

Versiooni uuendam ine korraldat ud

2.7 RMIT infosüsteemide hoolduse-osakond

Uuendavad ja toodangu keskkonnas rakenduse versiooni.prelive Hiljema lt 1 päev enne Live’i

Rakendu se versioon uuendatu d prelive ja toodangu keskkonn as

2.8 RMIT infosüsteemide hoolduse-osakond

Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad eelmise rakenduse versiooni ( ja informeerivad sellest RMIT IT Rollback) projektijuhti.

Kohese lt

Eelmise rakendus e versioon ennistatud

2.9 RMIT IT projektijuht Korraldab Teostajaga veaparanduse. Kohese lt

Vead parandat ud

2. 10

RMIT rakenduse administraator

Veendub, et uuendus on toodangukeskkonnas jõustunud. Kohese lt

Uuendus toodangu - keskkonn as jõustunud

3. SFOS tarkvara muudatuste ja arendustööde üleandmise protsess

3.1 Teostaja projektijuht Esitab MTO projektijuhile ja RMIT IT projektijuhile pakkumuse alusel teostatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti mustandi (e-maili teel) ja loodud lõpliku dokumentatsiooni kooskõlastamiseks (viide JIRA ja Confluence'ile).

Jooksv alt

Tööde nimekiri JIRA/

Dokumen tatsioon Confluen ce

3.2 MTO SFOSi projektijuht/ RMIT IT projektijuht

Kooskõlastab e-kirja teel akti mustandi ja esitatud dokumentatsiooni. Esitab vajadusel Teostaja projektijuhile parandus- ja täiendusettepanekud.

Kohese lt

E-kiri

3.3 Teostaja projektijuht Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti. Kohese lt

Digidoc formaadi s fail

3.4 RMIT IT projektijuht Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamise RMITi direktori poolt. Kohese lt

Livelink

3.5 Teostaja projektijuht Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde eest e-arve. Kohese lt

Fitek

2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014_SFC2021 haldamise protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava aruandluse elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 /SFC2021 kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist.

Info ja süsteemide lingid SFC süsteemide kohta leiab aadressidelt .http://ec.europa.eu/sfc/2014/ ja https://ec.europa.eu/sfc/en/2021

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine

1.1 TAO juhataja Määrab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi haldaja (edaspidi ) ja SFC vastutav haldaja asehaldaja.

Vastav alt vajadus ele

Haldaja/ asehaldaja määratud SFC2014-s/

SFC2021-s

1.2 MTO andmeanalüütik (edaspidi SFC

)vastutav haldaja

Edastab e-kirja teel SFC2014/SFC2021 EK kasutajatoele (cc Eesti Alaline Esindus) SFC vastutava haldaja ja asehaldaja järgmise info:

First Name: Last Name: Gender (Male/Female): Preferred Language (English or MS language): Institution's name: Address: E-kiri: Telephone (direct line): Fax: Function: Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or not: If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please indicate the MSL predecessor: If the Liaison Officer is a Deputy, please indicate the corresponding MSL: Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s): ECAS-uid (if existent):

Jooksv alt

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

1.3 SFC EK kasutajatugi Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale kasutajakontod ning informeerib neid nende ülesannetest.

Jooksv alt

Kasutajakontod loodud

2. SFC2014 infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

2.1 SFC vastutav haldaja Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt laekunud palvetele SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutajakontod.

Kasutajakonto loomise ja muutmise palve esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud vormil /sulgemise palve vabas vormis üldjuhul õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt. Kirjavahetus säilitatakse elektroonselt.

Vastav alt vajadus ele

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>

SV 2014-20>SFC2014; Sharepoint

Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.2 SFC vastutav haldaja Saadab läbi SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi ( ) EK-le Utilities-> Access Requests-> Add uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate kontode muutmise taotlused või kontode sulgemistaotlused.

2 tp SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.3 SFC EK kasutajatugi Loob kasutajakonto ning edastab kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb kasutajakonto.

Jooksv alt

Kasutaja-kontod loodud /suletud; E-kiri

2.4 SFC vastutav haldaja Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus. Jooksv alt

E-kiri

2.5 SFC vastutav haldaja Teavitab EKd koheselt kahtlastest toimingutest, mis võivad ohustada süsteemi turvalisust. Kohese lt

E-kiri

2.6 SFC vastutav haldaja Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi kasutajate inventuuri, saates kasutajate info ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab EK-le läbi süsteemi vastavad muudatused.

Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt.

2 korda aastas

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

3. SFC2014 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess

3.1 SFC vastutav haldaja või kasutajakonto omanik

Teavitab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC EK kasutajatuge e-kirja teel.

Kohese lt

E-kiri

3.2 SFC EK kasutajatugi Lahendab teeninduspalve. Jooksv alt

Teeninduspalve lahendatud

3.3 SFC vastutav haldaja Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab probleemi EKle edastamiseks KA SFC2014/SFC2021 vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse probleemi esitajale.

Jooksv alt

Lahendus edastatud probleemi esitajale

2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/

Antud protsessipunkt kohaldub Norra_EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

1.1 Norra/EMP koordinaator

Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele ( ) e-kirja teel palve luua kasutajakontod [email protected] vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele.

Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks.

Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel, maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks.

Vastava lt vajadus ele

e-kiri Graces/

JIRAs

1.2 GRACE kasutajatugi

Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu edastatud palvetele kasutajakontod.

Vastava lt vajadus ele

Kasutajakontod loodud, muudetud või suletud; Grace

2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess

2.1 Norra/EMP koordinaator/ GRACE kasutaja

Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge (grace. ) e-kirja [email protected]

Vastava lt vajadus ele

e-kiri

2.2 GRACE kasutajatugi

Lahendab teeninduspalve. Vastava lt vajadus ele

Grace

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/toetuse saajat. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja toetuse saajat teavitada. RTKs teostatakse taustakontroll vähemalt aastas korra taotluste menetlejate ja taotluse suhtes otsuse tegijate, samuti MT-te menetlejatele ning hankeekspertidele ja järelevalveametnikele ning ekspertidele, kes on seotud projektide rakendamisega. Taotluse menetleja ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes

on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud.

Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas:

kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast.

Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end menetlusprotsessist.

Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast.

Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra protsessipunkti 3.1.1. alapunktiToetusskeemi ettevalmistamine

s nimetatud korras.1.12 [1]

RÜ peab ÜSM_2021 artikkel 9 alusel perioodil 2021-2027 toetuste rakendamisel järgima „Ei-kahjusta oluliselt“ põhimõtet lähtuvalt EK antud valdkonna juhistest.

[1] Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020 liitumise hetkel pooleli olnud kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel.

3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID Pärast TPK 2. osa alapeatüki 2.3 protsessipunktis 2.3.13 kirjeldatud meetme tegevuse/meetme riskide hindamise protsess algatab RÜ toetuse taotlemisega seotud protsessid. Toetuse taotlemine algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks ja rahastamisvahendile. Protsessipunkt 3.1.1 kirjeldab toetusskeemi ettevalmistamist ning protsessipunkt 3.1.2 kirjeldab taotluse menetlemise protsessi, sh. taotluste hindamist hindamiskomisjonis ning taotluse hindamise tellimist eksperdilt.

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Küll aga tuleb kontroll-lehele selle nõude juures märkida, millel antud seisukoht põhineb.

RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil.

Taotleja ja parneri ning taotluse nõuetele vastavuse kontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud toetuse andmise tingimustes. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu.

Erandina ei toimu II tasandi vastavusnõuete kontrolli perioodi 2014-2020 rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 põhitaotlustele, kus hindamine on toimunud enne linnapiirkondade tegevuskava kinnitamist. Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamise metoodikas kirjeldatuga.

Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmetel.

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine Antud protsessipunkti eesmärgiks on nii avatud taotlusvoorude kui ka käskkirja alusel loodud toetusskeemide ettevalmistamise protsessi kirjeldamine.

Nr Vastutaja (ametiko ht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine

1.1 TRO TJ Määrab almistaja. toetusskeemi ettev Jooksvalt vastavalt vajadusele Suuline või kirjalik teavitus

1.2 TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Koostab koostöös RA-ga/ TATi, struktuurivahendite seirekomisjoni kinnitatud valikukriteeriumite ja metoodika PO-ga põhimõtetest lähtuva hindamismetoodika. Kui hindamisjuhendi koostab RA/ , osaleb vastavate dokumentide [1] PO ettevalmistuses.

Kaasab hindamismetoodika koostamisse TJ ja vajadusel TAO ärianalüütiku.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale Valminud hindamism etoodika

1.3 TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Koostab meetme rakendusdokumendid (taotleja ja taotluse vastavuskontrolllehe, taotlusvormi ja aruandevormid, hindamiskomisjoni dokumendid/ hindamislehed ja vajadusel muud vormid/juhised (sh. andmekorje juhised) vastavalt TAT- le, mis vastavad SF/riigiabi regulatsioonidele.

Avab meetme rakendusdokumentide koostamise tööprotsessi JIRA-s ning kaasab JIRA kaudu dokumentide koostamise protsessi vajadusel oma talituse TAO juristi, TAO ärianalüütiku ja TAO valdkonna eksperdi ning saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. Vajadusel teeb parandused rakendusdokumentidesse. Veendub, et meetmele, mille raames antakse riigiabi ja/või VTA-d on RARis avatud vastav abimeede.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale JIRA task; rakendusd okumendid JIRA-s; E- kiri

1.4 TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Teavitab JIRA kaudu RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTAd. Selles teavituses peab olema ka info, kas RA-ga/PO-ga on kokkulepe, et RA/PO esitab grupierandi teatise ja andmed RAR-s abimeetme avaldamiseks. Üldjuhul lisab abimeetme RARi RA, kui ei ole RÜ-ga kokkulepitud teisiti. Kui abimeetme sisestab RARi RÜ, siis teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) vajadusest esitada RRO-le riigiabi andmise teatis ja avada RARis abimeede antava abi liikide kaupa.

Juhul, kui uus toetusskeem ei sisalda riigiabi/VTAd, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.

2 tp JIRA task

1.5 RAR peakasut aja (volitatud TAO jurist)

a) Vajadusel esitab RRO-le grupierandi teatise. RRO saadab grupierandi teatise EKle [2]

Pärast EK-lt abikava registreerimise numbri saamist saab RARis avada abimeetme. Kui vastavalt RA-ga/PO-ga Vajadusel küsib lisainfot toetusskeemi kokkuleppele peab RÜ sisestama abimeetme RARi, siis avab RARis abimeetme.

ettevalmistajalt. Abimeede avatakse RARis antava abi liikide kaupa.

b) Teavitab JIRA kaudu TAO ärianalüütikut RARi sisestamisel olevast abimeetmest ja taotleb SFOS numbrit abimeetme jaoks RARi sisestamiseks.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Abimeetme andmete esitamise tähtajad RAR põhimääruse kohaselt: riigiabi puhul hiljemalt 15 tp jooksul ja VTA puhul hiljemalt 5 tp jooksul abi andmisest arvates

JIRA task

1.6 TAO ärianalüüt ik

Lisab SFOSi taotlusvooru juurde RAR abimeetme. Saadab RAR peakasutajale (volitatud TAO juristile) SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme sisestamiseks ja kinnitamiseks RARs.

2 tp jooksul JIRA task

1.7 RAR peakasut aja (volitatud TAO jurist)

Saab TAO ärianalüütikult SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme jaoks ja sisestab SFOS numbri RAR abimeetme juurde. Teavitab toetusskeemi ettevalmistajat RARs avatud abimeetmest.

2 tp jooksul JIRA task

1.8 TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Teavitab JIRA-s TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperti uue toetusskeemi ettevalmistamisest. Vastavalt kokkulepitud ajakavale Teavitus JIRA-s

1.9 TAO riskijuhtim ise ja järelevalv e talituse riskiekspe rt

Valmistab ette ja hindab koos TRO TJ määratud isiku/ teenusekoordinaatoriga toetusskeemi riske vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 punktile 2.3.13 JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess.

Määrab riskiskoori ja sellest tuleneva kontrolliulatuse, teavitab riskide hindamise osapooli ja TRO TJ.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Riskide hindamise kohtumine; kirjalik teavitus

1. 10

TAO ärianalüüt ik

Seadistab taotlusvooru ja loob testprojekti SFOSs ja teavitab sellest rakendusdokumentide koostajat. Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Testprojekt ; JIRA teavitus

1. 11

TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Edastab meetme rakendusdokumendid (kontroll-lehed ja/või hindamisdokumendid, vormid/juhised) kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA kaudu.

2 tp jooksul valmimisest Tööülesan ne JIRAs;

raMeetme kendusdok umendid JIRAs

1. 12

TRO TJ Kinnitab meetme rakendusdokumendid JIRAs. 2 tp jooksul Kinnitatud dokumendi d JIRAs

1. 13

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

1) Edastab taotlemise avalikustamiseks kommunikatsioonispetsialistile ülesande vastavalt RA/ esitatud tingimustele, PO ajakavale ja eelarvele.

2) RE meetmete korral koostab teavituskirja taotlejatele taotluste vastuvõtmise alustamisest ja taotluse esitamise tähtpäevast, kui TAT-s nõutud ning esitab DHS kaudu TJ-le kinnitamiseks.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale 1)Teavitus kommunik atsioonisp etsialistile

2) Teavituskir i DHS-s

1. 14

Kommuni katsioonis petsialist

Koostab koostöös TRO vastava talitusega kommunikatsioonisõnumid, vastavalt kokkuleppele avalikustab pressiteate. Kui TAT-is on vastav nõue, siis avaldab teate üleriigilise levikuga päevaleh(ted)es. Korraldab avalikustamise RTK koduleheküljel.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale Teade väljakuulut amise kohta

1. 15

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik/ teenusek oordinaat or

Vajadusel korraldab koostöös asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ, projektikoordinaator, TAO jurist, infospetsialist jt) taotlejatele infopäeva.

Vastavalt kokkulepitud ajakavale Infopäev korraldatud

[1] RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi.

Kui meetme raames antakse grupierandiga hõlmatud riigiabi, siis on RARis abimeetme avamise eelduseks asjaolu, et Euroopa Komisjonile (EK) on [2] esitatud hiljemalt 10 tööpäeva enne kavandatava individuaalse riigiabi andmist või abikava rakendamist grupierandi teatis.

Grupierandi teatiseks on teabeleht, kus on esitatud andmed toetusskeemi kohta, mida planeeritakse rakendada grupierandi määruse alusel.

3.1.2. Taotluste menetlemise protsess Nõuded taotlusele ja taotlejale (sh partnerile) tulenevad TAT-ist, ja on kooskõlas horisontaalsetes õigusaktides (eelkõige STS, ÜSM_2013, TMM_2014 ja ÜSS, ÜM_2022, ÜSM_2021 perioodil 2021-2027) toodud nõuetega taotluse menetlemisele, sealhulgas taotluse, taotleja ja partneri nõuetele vastavaks tunnistamise kohta.

ÜSM_2013 artikkel 125 lg 3 punkt a alapunkt ii ja ÜSM_2021 artikkel 73 punkti 1 alusel peab toetust saavate tegevuste ja projektide valikuprotsess olema mittediskrimineeriv ja läbipaistev. Taotluste menetlejad peavad vastama TAT nõuetele ja kinnitavad oma erapooletust ja sõltumatust menetletavast taotlusest, taotlejast ja tema partneritest taotleja ja taotluse vastavuskontroll-lehtedel.

Vastavalt STS § 21 lg 4 perioodi 2014-2020 taotluse menetleja ja hindaja peab olema kompetentne ja taotleja suhtes erapooletu, vastama TAT-s sätestatud lisanõutele ning enne uue eksperdi kinnitamist teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus STS § 21 lg 4 alusel eksperti taustakontrolli.

Vastavalt ÜSS § 11 lõikele 2 perioodi 2021-2027 taotluse menetleja (sh taotlust hindav ekspert ja hindamiskomisjoni liige) ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 217 või 280 alusel ning kelle 2

karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus teostab ÜSS § 11 lõikele 2 alusel taotluse menetleja taustakontrolli vähemalt kord aastas ja taotlust hindava eksperdi /hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli vähemalt kord aastas ja alati enne uue eksperdi/liikme kinnitamist, v.a juhul kui sama eksperdi/liikme tausta on eelneva aasta jooksul kontrollitud.

Perioodi 2021-2027 toetuste taotluste menetlemisel (sh meetme vooru spetsiifiliste rakendusdokumentide ettevalmistamisel ja taotluste hindamisel) RÜ võtab arvesse „Ei-kahjusta oluliselt põhimõtet“ kui seda näeb ette TAT. Perioodi 2021-2027 taotluste menetlemise käigus toimub keskkonnavaldkonnaga seotud dokumendite vastavushindamine, kui TAT-is on kehtestatud nõue taotleja poolt esitada "ei kahjusta oluliselt" põhimõttele vastavuse hindamise analüüs või kliimakindluse tagamise analüüs või keskkonnamõjude hindamise aruanne. Teenusekoordinaatori/projektikoordinaatori ülesandeks on vastavuskontrolli käigus kontrollida kas on esitatud nõutud analüüsid vastavalt TAT-is toodud tingimustele. Lisaks teenusekoordinaator /projektikoordinaator kontrollib, kas analüüsid on esitatud nõutud formaadis vastavalt TAT-is toodud metoodikale (st täidetud on etteantud vorm, analüüsis on toodud järeldus, kas tegevus vastab nõuetele). Kui tekib kahtlus analüüside sisulise õiguse osas või tulenevalt riskianalüüsist on vajalik kolmanda osapoole ehk eksperdi hinnangu küsimine, siis võib esitatud analüüside vastavust metoodikale lasta hinnata vastaval eksperdil.

Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE.2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4 Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse programm“, kus taotlusi menetletakse väljaspool RTK-d.

Antud protsessi alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse tellimist. Sel juhul võib küsida eksperdilt lihtkirjalikku tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.“

Nr Vastutaja (ametikoh t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Taotluste vastuvõtmine

1.1 Toetuse taotleja

Esitab eeltaotluse või taotluse (edaspidi taotluse) koos vajalike lisadega e-toetuse keskkonnas Jooksvalt või hiljemalt taotlemise tähtpäevaks

(sh. vastavalt toetuse andmise tingimustele)

Esitatud taotlus

1.2 TJ /teenuseko ordinaator

Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või taotluse RÜ-le esitamisel määrab vastavuse kontrollija taotluse kontrollimiseks. 2 tp taotluse saabu- misest

Koordinaator SFOS- s määratud

2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll

2.1 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

Teostab vastavuskontrolli taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete osas vastavalt SFOS-s seadistatud vastavaks tunnistamise kontroll- lehele.

Vastavuskontrolli käigus konsulteerib vajadusel asjakohaste isikutega (TAO juristid, hankeeksperdid, järelevalve eksperdid, ehitusekspert, küsib RA/ PO hinnangut, kui TATs nõutud jt) ning teeb sellekohase märke kontroll-lehe märkuste lahtris. Hindab vajadust täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja teavitab vajaduse korral TJ.

Vastavalt toetuse andmise tingi- mustele

SFOS-s kontroll- leht, e-kiri, e-kiri RA- le/ RA kiri/PO-le; PO kiri

2.2 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

Vajadusel suunab taotluse riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi. Protsess vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid protsessipunktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess.

Vastavalt vajadusele Ülesanne TAO antudjuristile

2.3 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator/

Kui taotluses esineb VTA lisab RARi VTA broneeringu ainult RAR liidese vahendusel. Vastavalt vajadusele Kanne RAR-s

2.4 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

Koostab tuvastatud puuduste osas teate, milles kirjeldab selgelt puuduse kõrvaldamiseks vajalikud tegevused ning määrab puuduste kõrvaldamiseks tähtaja. Väljastab puuduste teate SFOS-i kaudu ja suunab vajadusel taotluse SFOS-s taotlejale täiendamiseks. Teeb vastavasisulise märke kontroll-[1]

lehele.

Üldjuhul 5 tp jooksul, vasta- miseks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingi-mustele

Kiri SFOS-s, märge kontroll-lehel

2.5

Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle määratud tähtajaks, hindab võimalust pikendada puuduste kõrvaldamise tähtaega ja teavitab pikendamisest taotlejat, kui on tagatud taotluse menetlemine TAT-s toodud tähtaegades. Kui puuduseid siiski tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja pikendamine ei ole võimalik või kui tuvastab puudusi, mida pole võimalik kõrvaldada, teeb vastavasisulise märke kontroll-lehele ning algatab taotluse rahuldamata jätmise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuste taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

5 tp jooksul tuvas- tamisest

SFOS-s kontroll- leht; SFOS-s kirjavahetus

2.6 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

a) Juhul kui vastavale meetmele kohaldub ühetasandiline kontrolliulatus, veendub, et kontroll-leht on täidetud ja kinnitab I tasandi vastavuskontrolli tulemuse SFOS-s ning jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.

b) Juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus, siis veendub, et kontroll-leht on täidetud (sh. lisab kontroll-lehele viite RA- lt saadud hinnangule kui nii on TAT-s nõutud ).[2]

I tasand kinnitab oma kontroll-lehe nupuga „suuna 2. tasandi kontrolli“ ja suunab kontroll-lehe II tasandile kontrollimiseks ning II tasandil jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.8.

1 tp jooksul Kanne SFOS-s

2.7 Teenusek oordinaato r/ projektikoo rdinaator

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele:

a) algatab vastavaks tunnistatud taotluse hindamise vastavalt protsessi punktile 3 Taotluse hindamine või

b) investeeringute kava korral algatab taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud [3]

protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

1 tp jooksul vastavuskontrolli kinnitamisest

Tööülesanne suunatud

2.8 TJ/ teenuseko ordinaator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele teostab sisulise vastavuskontrolli II tasandil ja täidab kontroll-lehe.

a) Puuduste korral suunab vastavuskontrolli kontroll-lehe SFOSis tagasi I tasandi kontrollijale projekti- koordinaatorile täpsustuste või toetuse taotlejale täiendava puuduste kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul, kui puudub TATs nõutud RA hinnang, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9. Muude puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja taotlusi hinnata hindamis- või valikukomisjonis, siis kinnitab täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp; lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingimustele

Tööülesanne SFOS- s; Kinnitatud kontroll- leht SFOS-s

2.9 TJ/ teenuseko ordinaator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Juhul kui vastavalt TAT-le RA/ peab andma hinnangu taotlusega seotud dokumentidele, kuid vastav RA/ hinnang puudub, siis suunab PO PO vastavuskontrolli kontroll-lehe tagasi I tasandi kontrollijale RA/ hinnangu küsimiseks. Pärast puuduste kõrvaldamist kinnitab täidetud II tasandi PO vastavuskontrolli kontroll-lehe. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

Kui II tasandi kontrollija otsustab, et taotlus ei vasta nõuetele, siis vastavuskontrolli kontroll-lehe selgituse lahtrisse märgib, et taotlus ei vasta nõuetele ja lisab põhjenduse. Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp jooksul alates kontrollimiseks saamisest; lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt TAT-le.

Tööülesanne SFOS- s; kinnitatud kontroll- leht SFOS-s

2. 10

Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija saadab taotluse tagasi I tasandile, esitab II tasandi kontrollijale vajalikud selgitused (täpsustus/selgitus SFOS vastavuskontrolli moodulis) või edastab toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp Kanne või kiri SFOS- s

2. 11

Teenusek oordinaato r/projekti- koordinaat or

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija kinnitas vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta nõutele, algatab koostamise vastavalt taotluse rahuldamata jätmise otsuse TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess. Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus mitte vastav.“

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele järgneb taotluse hindamine, jätkub menetlus punkti 3 Taotluse hindamine kohaselt.

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele ei järgne hindamist, algatab nõuetele vastava taotluse korral taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Muudab vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgib seisundiks „taotlus vastavaks tunnistatud“.

Vastavalt toetuse andmise tingimuste tähtaegadele

Otsuse eelnõu; taotlus hindamisele saadetud; kanne SFOS-s

3. Taotluse hindamine

3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis)

3. 1.1

Projektiko ordinaator/ teenuse- koordinaat or

Saadab komisjoni liikme andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise- ja järelevalve talituse juhatajale taustakontrolli tegemiseks enne eksperdi kinnitamist.

Koheselt pärast komisjoni liikmelt nõusoleku saamist komisjoni töös osale-miseks

E-kiri

3. 1.2

TAO riskij uhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Teeb hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks. 5 tp Taustakontroll teostatud

3. 1.3

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Valmistab ette RTK hindamiskomisjoni käskkirja eelnõu. 2 tp E-kiri hindamiskomisjoni käskkirja eelnõuga

3. 1.4

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Seadistab DHS-s töövoo Kooskõlastajad: TRO TJ, TRO OJ. Allkirjastaja: KA juht/ Täitmiseks: projektikoordinaator/teenusekoordinaator.RKÜ juht. 2 tp Töövoog DHS-s

3. 1.5

TRO TJ / TRO OJ

Kooskõlastab RTK hindamiskomisjoni käskkirja. 2 tp Kooskõlastatud käskkiri DHS-s

3. 1.6

KA juht/RK Ü juht

Allkirjastab RTK hindamiskomisjoni käskkirja. 2 tp Allkirjastatud käskkiri DHS-s

3. 1.7

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Enne taotluse komisjoni saatmist analüüsib taotlust vastavalt toetusskeemi hindamis-metoodikale ja koostab hinnangu vastaval vormil kui seda näeb TAT ette. Juriidiliste küsimuste tekkides kaasab õigusarvamuse saamiseks TAO juristi. Projektikoordinaator/teenuse-koordinaator täidab hindamislehe vastavalt nõuetele.

Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse kaasatakse ekspert, siis algatab eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3. Taotluse hindamine alapunktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. Kajastab hindamisvormis eksperthinnangu.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Hindamisleht SFOS- s, eksperthinnang, e- kiri

3. 1.8

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator/ TJ

Edastab vastavaks tunnistatud taotlused ja kui asjakohane, siis eelnevas alapunktis koostatud hinnangud komisjoni liikmetele.

Komisjoni liikmetele taotluste hindamiseks infosüsteemis vajalike ligipääsude ja õiguste andmiseks kaasab TAO ärianalüütiku.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Hindamismaterjalid kättesaadavaks tehtud

3. 1.9

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Vajadusel osaleb komisjoni koosolekul, kus annab ülevaate taotluse sisust (kui toetusskeemi hindamismetoodikas on nii sätestatud). Vastavalt komisjoni toimumisele

Hindamiskomisjoni koosolek

3. 1. 10

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Vajadusel osaleb komisjoni protokolli koostamisel. Vastavalt kokkuleppele

Hindamiskomisjoni protokoll

3. 1. 11

TJ /teenuseko ordinaator/

projektikoo rdinaator

Edastab vajadusel komisjoni protokolli allkirjastamisele.

Registreerib protokolli DHS-s ja lisab selle SFOS-i hindamiste moodulisse. Vajadusel sisestab SFOS-i hindamiste moodulisse komisjoni poolt esitatud hindamise koondlehed või paremusjärjestused ning kaasab vajadusel TAO ärianalüütiku SFOS-i hindamiste moodulisse dokumentide sisestamisel.

Juhul, kui taotluse hindamisele järgneb täistaotluse esitamine, siis koordinaator teavitab toetuse taotlejat hindamise tulemustest ja komisjoni positiivse hindamistulemuse korral täistaotluse esitamise tähtajast. Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 p. 3.1.2 Taotluste menetlemise protsessi punkti 4 alapunktile 4.1.

Taotlused, mis on saanud positiivsed hindamistulemused, kantakse investeeringute kavasse ning see kinnitatakse ministri käskkirjaga. Investeeringute kava alusel tehakse taotluse rahuldamise otsused vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt kokkuleppele

Allkirjastatud hindamis-komisjoni protokoll DHS-s ja SFOS-s; Hindamise koondlehed ja paremus-järjestused SFOS-s

3. 1. 12

TJ /teenuseko ordinaator

Teavitab asjakohast(eid) projektikoordinaatorit(eid) komisjoni protokolli ja hindamislehtede allkirjastamisest. 1 tp jooksul proto- kolli allkirjastamisest

Kirjalik teavitus

3. 1. 13

Projektiko ordinaator / teenus ekoordina ator

Kui komisjonis moodustatakse hinnatud taotluste pingerida või toimub toetuse taotluste rahuldamine lävendipõhiselt, koostab pärast komisjoni esimehe poolt komisjoni protokolli allkirjastamist taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu vastavalt TPK 3. [4] osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt toetus- skeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3. 1. 14

TJ /teenuseko ordinaator

Kui TAT näeb ette pingerea kinnitamise, koostab vastavalt hindamistulemustele ja TAT-le pingerea kuni eelarve täitumiseni. Koostab kinnituskirja eelnõu pingerea kinnitamiseks.

Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul proto- kolli allkirjastamisest

Koostatud taotluste pingerida; kinnituskirja eelnõu

3. 1. 15

TJ /teenuseko ordinaator/

TRO infospetsia list

Registreerib pingerea kinnituskirja DHS-s ja edastab vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.14 koostatud pingerea allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp jooksul Töövoog algatatud DHS-s

3. 1. 16

TRO TJ Kookõlastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Kooskõlastatud pingerea kinnituskiri DHS-s

3. 1. 17

TRO OJ Allkirjastab pingerea kinnituskirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud pingerea kinnituskiri DHS-s.

3. 1. 18

TJ /teenuseko ordinaator/

Vajadusel edastab allkirjastatud pingerea vastutavale RA-le ja asjaomastele projektikoordinaatoritele ja teenusekoordinaatorile. 1 tp jooksul all- kirjasta-misest

E-kiri või DHS-s väljaläinud kiri

3. 1. 19

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Koostab vastavalt tulemustele taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt toetus- skeemide täht- aegadele

Otsuse eelnõu

3. 1. 20

TJ /teenuseko ordinaator

Tagab komisjoni tulemuste avalikustamise vastavalt toetuse andmise tingimustele. Vastavalt kokku- leppele

Tulemused avalikustatud

3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt[5]

Üldjuhul tuleb RTK-s võtta võrdlevad pakkumised ekspertide leidmiseks vastavalt TAT-le, seejuures tuleb järgida RTK hankekorda. Eksperditeenuse summeerimisel lähtutakse TAT-s toodud toetatavatest valdkondadest. Teatud juhtudel võib eelneda taotluse hindamise tellimisele eksperdilt ekspertide nimekirja kinnitamine RA-s, kui nii näeb ette TAT.

3. 2.1

TRO TJ või TJ määratud isik

Kui taotluse hindamine tellitakse eksperdilt, tagab eksperdilepingu koostamise, vajadusel konsulteerib TAO juristiga.

Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse andmise tingimustele. Enne uue eksperdi kinnitamist edastab eksperdi andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale STS § 21 lg 4 / ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks, kui KA pole varasemalt tema tausta kontrollinud aasta aja jooksul.

Vastavalt vajadusele Eksperdileping

3. 2.2

TAO riskijuhtimi se ja järelevalve talituse juhataja

Teostab kontrolli STS § 21 lg 4/ ÜSS § 11 lg 2 toodud nõuetele vastavuse osas ja vajadusel teavitab TRO TJ või TRO TJ määratud isikut kontrolli tulemustest.

5 tp Kontrolljälg piiratud juurdepääsuga serveriketta kaustas

3. 2.3

Teenusek oordinaato r/ TJ poolt määratud isik

Seadistab eksperdilepingu DHS-i töövoo. 2 tp e-kiri

3. 2.4

Teenusek oordinaato r/ TJ poolt määratud isik

Laeb eksperdilepingu üles DHS-i. Töövoog kooskõlastmiseks TRO TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le. Täitmiseks Teenusekoordinaatorile/ TJ poolt määratud isikule.

Vastavalt vajadusele Algatatud töövoog

3. 2.5

TRO TJ Kooskõlastab eksperdilepingu DHS-s 2 tp Kooskõlastus DHS-s

3. 2.6

TRO OJ Allkirjastab eksperdilepingu. 2 tp jooksul Allkirjastatud eksperdileping DHS- s

3. 2.7

Teenusek oordinaato r/ TJ poolt määratud isik

Saadab lepingu eksperdile e-kirjaga allkirjastamiseks. 2 tp E-kiri

3. 2.8

Ekspert Allkirjastab eksperdilepingu ja e-kirjaga.saadab tagasi allkirjastatud lepingu 5 tp Kahepoolselt allkirjastatud eksperdileping

3. 2.9

Teenusek oordinaato r/ TJ poolt määratud isik

Laeb üles allkirjastatud eksperdi lepingu DHSi. Täitmiseks: RTK raamatupidajatele, teadmiseks teenusekoordinaatorile.vajadusel 2 tp Kahepoolselt allkirjastatud eksperdileping DHS- s

3. 2. 10

TJ /teenuseko ordinaator/

projektikoo rdinaator

Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud, jagab SFOS-s eksperdile/ekspertidele hindamiseks (sh konsensuslikuks hindamiseks) vastavad taotlused. Jooksvalt vastavalt vajadusele

SFOS-s taotlused hindaja(te)le jagatud

3. 2. 11

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator/

TRO TJ

Võtab vastu eksperdi töö/hindamisaruande/kontroll-lehe vms dokumendid.

Veendub, et eksperthinnang vastab kokkulepitud tingimustele, vajadusel küsib eksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul ekspert- hinnangu saamisest

Vastuvõetud ekspert- hinnang

3. 2. 12

TRO TJ /teenuseko ordinaator

Kui vastavalt TATile on eksperthinnang tellitud mitmelt eksperdilt (konsensushindamine) ja eksperdid ei jõua konsensusele, korraldab vajalikud järeltegevused (kutsub kokku kohtumise, tellib eksperthinnangu kolmandalt eksperdilt või võtab eraldiseisvad eksperthinnangud vastu)

Vastavalt vajadusele Kohtumine, vastuvõetud eksperthinnang(ud)

3. 2. 13

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator/

TRO TJ

Lisab eksperthinnangu dokumendi SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole esitatud SFOS-i kaudu. 3 tp jooksul ekspert- hinnangu saami- sest

Eksperthinnang SFOS-s

3. 2. 14

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui eksperthinnangule järgneb taotluse hindamine komisjonis, jätkub protsess vastavalt punktile 3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis. Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

Hindamiskomisjonile materjalid edastatud

3. 2. 15

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei järgne komisjoni hinnangut, koostab tuginedes eksperthinnangule taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt toetus- skeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3. 2. 16

TRO TJ /teenuseko ordinaator

Kui eksperthinnangutele järgneb taotluste pingerea koostamine, koostab projektitaotluste pingerea ja korraldab sellekohase kirja koostamise. Lähtub paremusjärjestuse koostamisel TAT-s sätestatud nõuetest. Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul hinnan- gute saamisest

Pingerea kohta koostatud kiri

3. 2. 17

TRO TJ /teenuseko ordinaator

Edastab DHS-s projektitaotluste pingerea kirja allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp Algatatud töövoog DHS-s

3. 2. 18

TRO OJ Allkirjastab projektitaotluste pingerea kirja. 2 tp jooksul Allkirjastatud taotluste pingerida DHS-s

3. 2. 19

Projektiko ordinaator/

teenuseko ordinaator

Koostab vastavalt punkti 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt alapunktis 3.2.3.18 allkirjastatud projektitaotluste pingereale, taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või kõrvaltingimusega rahuldamise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

Otsuse eelnõu

3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt[6]

3. 3.1

TRO TJ Suunab nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse kahele RTK hindajale (projektikoordinaatorid) konsensuslikuks hindamiseks läbi SFOS-i.[7]

Hindab vajadust täiendava eksperdi kaasamiseks vastavalt punktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt.

3 tp jooksul vastavus-kontrolli kontroll-lehe kinnitamisest

Märge SFOS-s

3. 3.2

RTK hindajad

Hindavad taotlust vastavalt ettevalmistatud hindamisjuhendile ja täidavad hindamisvormi. 12 tp jooksul taotluse hindamisele suunamist

Täidetud hindamisvorm

3. 3.3

RTK hindajad

Allkirjastavad konsensusliku hinnangu ja edastavad TJ/teenuse- koordinaatorile. E-kiri

3. 3.4

TJ /teenuseko ordinaator

Kontrollib hinnete ja hinnangute nõuetekohasust ning hindepunktide aritmeetilist korrektsust, vajadusel saadab hindamisvormi hindajatele täiendamiseks tagasi e-kirjaga.

2 tp jooksul Kontrollitud hindamisvorm;

E-kiri

3. 3.5

RTK hindajad

Vajadusel viivad sisse parandused/täiendused vastavalt TJ/teenusekoordinaatori juhistele. Allkirjastavad lõpliku konsensusliku hindamisvormi ja salvestavad SFOS-i.

Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

2 tp jooksul Allkirjastatud hindamisvorm SFOS-s

4. Täistaotluse hankelepingu projektide ja hankelepingu muudatuste kooskõlastamine. Kohaldub TAT-le „Olemasolevate ja uute infosüsteemide nutikas arendamine (sh analüüs)“ (Meetme tegevuse nr 2014-2020.12.3.1)

4. 1.

Toetuse taotleja/ toetuse saaja

1) Lisab SFOS-s projekti hangete lehele hanke viitenumbri RHR-s ja laeb selle juurde täistaotluse dokumendid. Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, sisestab selle ostuna, mille juurde laadib täistaotluse dokumendid ja kommentaari lahtrisse kirjutab RHR viitenumbri.

2) Esitab SFOS postkasti kaudu hankelepingu muudatuse eelnõu.

3) Esitab SFOS postkasti kaudu allkirjastatud hankelepingu muudatuse koos seotud dokumentidega (lisab kirja pealkirja hanke riigihangete registri viitenumbri).

Jooksvalt või hiljemalt täistaotluse esitamise tähtpäevaks

vastavalt TAT-le

Täistaotlus SFOS-s projekti hangete lehel;

Hankelepingu muudatus SFOS postkastis

4.2 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

a) Kontrollib,

(i) kas täistaotlus on vastav eeltaotlusele ja TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele; sh. kui kohaldub, siis teostab riigihanke kontrolli koordinaatori kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete kontrolli ulatuse tabelile 1 (edaspidi Riigihangete tabel 1), kinnitab kontroll-lehe ning salvestab kontroll-lehe SFOS-i hangete lehele.

(ii) kas hankelepingu muudatuse eelnõu vastab TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele ja TRO-s sätestatud nõuetele; sh. teostab riigihanke kontrolli koordinaatori kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete tabelile 1, kinnitab kontroll-lehe ning salvestab kontroll-lehe SFOS-i hangete lehele.

(iii) kas allkirjastatud hankelepingu muudatus vastab hankelepingu muudatuse eelnõule ning TAT-s täistaotlusele esitatud nõuetele ja TRO-s sätestatud nõuetele.

b) Kui tuvastab puudused täistaotluse, hankelepingu muudatuse eelnõu või allkirjastatud hankelepingu muudatuse menetlemisel siis edastab toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate SFOS postkasti kaudu ning protsess jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.4;

c) Kui ei tuvastanud puuduseid täistaotluses ja kui vastavalt Riigihangete tabelile 1 teeb hankelepingu projektile riigihanke kontrolli riigihangete kontrollüksus, siis suunab edasi TAO riigihangete kontroll-üksuse juhile riigihanke kontrolli teostamiseks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 hanke protsessi p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida;

d) Erandolukorras, kus hange on sisestatud ostuna ja kui vastavalt Riigihangete tabelile 1 teeb hankelepingu projektile riigihanke kontrolli TAO riigihangete kontrollüksus, siis suunab ostu kontrollüksuse juhile riigihanke kontrolli teostamiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 2.alapunktile 2.3. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.

e) Laeb üles korrektse hankelepingu muudatuse eelnõu SFOS hanked ja lepingud moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kui ei tuvastanud puuduseid hankelepingu muudatuse eelnõus ja kui seda hankelepingu projekti eelnevalt kontrollis TAO riigihangete kontrollüksus, siis suunab edasi lep

riigihanke eelnõustamiseks hanke-eksperdile, kes on varasemalt täistaotlust kontrollinud vastavalt Riigihangete tabelis 1 toodud korrale; sel juhul ingu koordinaator kontroll-lehte ei täida. Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.4.

f) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles korrektse muudatuse väärtust puudutava info (akti) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kontrollib allkirjastatud hankelepingu muudatuse vastavust hankelepingu muudatuse eelnõule. Kui ei tuvastanud puuduseid allkirjastatud hankelepingu muudatuses ja kui seda hankelepingu muudatuse eelnõu eelnevalt eelnõustas TAO riigihangete kontrollüksus, siis suunab edasi lepingu riigihanke kontrolliks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3 ja vastavalt Riigihangete tabelile 1. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.

2 tp juhul, kui suunab edasi hanke riigihangete kontroll-üksusele ning 8 tp kui teostab kontrolli kontroll-lehe alusel

(sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg)

a)Kirjavahetus SFOS postkastis, kontroll-leht SFOS-s

b)Kirja-vahetus SFOS postkastis;

c)-f) suunamine SFOS-s;

e) hanke lepingu muutmise eelnõu SFOSis projekti hangete lehel;

f) allkirjastatud hankelepingu muudatus SFOSis projekti hangete lehel

4.3 Teenusek oordinaato r/projekti- koordinaat or

a) Kui riigihanke kontrolli käigus puuduseid täistaotluses ei tuvastatud, algatab nõuetele vastava taotluse korral taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

b) Kui eelnõustamisel või riigihanke kontrolli käigus ei tuvastatud puuduseid muudatuse eelnõus ja ei ole vaja taotluse rahuldamise otsust muuta, siis teavitab TS-t muudatuse eelnõu kooskõlastamisest.

c) Kui eelnõustamisel või riigihanke kontrolli käigus ei tuvastatud puuduseid muudatuse eelnõus ja on vaja taotluse rahuldamise otsust muuta siis algatab taotluse rahuldamise otsuse muutmise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess punktile 2. Edastab hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastuse koos muudetud taotluse rahuldamise otsusega toetuse saajale teadmiseks SFOS postkasti kaudu.

1 tp a) Otsuse eelnõu DHS-s

b)Teavitus SFOS-s

c) Otsuse eelnõu DHS- ja teavitus SFOS-s

4.4 Toetuse taotleja/

toetuse saaja

Puuduste korral parandab täistaotluse või hankelepingu muudatuse ja esitab muudetud dokumendid SFOS postkastis koordinaatorile. Kuni 6 kuud, vajadusel RTK pikendab tähtaega

Muudetud dokumendid SFOS postkastis

4.5 Teenusek oordinaato r/

projektikoo rdinaator

Lisab muudetud täistaotluse dokumendid projekti hangete lehele vastava lepingu juurde ja menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.2 1 tp jooksul Muudetud täistaotlus SFOS-s

5. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine

Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

5.1 Toetuse taotleja (MARO)

Esitab ettepanekud taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks e-kirja teel teenusekoordinaatorile. Vastavalt TAT-le E-kiri salvestatud TRO võrgukettale

5.2 Teenusek oordinaator

Suunab esitatud ettepanekud registreerimisse DHS-i. 2 tp jooksul DHS-s registreeritud ettepanekud

5.3 Teenusek oordinaator

Kontrollib ettepanekute vastavust TATis toodud nõuetele ja vastavuse korral suunab esitatud ettepanekud hindamiskomisjonile hindamiseks e-kirja teel. Koostab hindamiskomisjoni järgselt hindamiskomisjoni protokolli ja taotlemisõigusega projektide nimekirja. Esitab taotlemisõigusega projektide nimekirja kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks RTK peadirektorile DHS-s.

40 tp jooksul ettepanekute esitamisest

Kataloogis pilv.rtk.ee

5.4 RTK peadirektor

Kinnitab taotlemisõigusega projektide nimekirja. 2 tp Nimekiri DHS-s kinnitatud

5.5 Teenusek oordinaator

Edastab toetuse taotlejale kinnitatud taotlemisõigusega projektide nimekirja e-kirja teel ja teavitab toetuse saajat põhiprojekti esitamise tähtajast. 2 tp E-kiri salvestatud TRO võrgukettale

[1] Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud dokumentatsioon DHS-s projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse dokumenteerimisel.

[2] RA hinnangu võtmine vastavalt TAT nõuetele kohaldub meetmete tegevustele nr 10.1.1-10.1.4 ja 10.2.2-10.2.4.

[3] Punkt b) kohaldub rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 nõuetele vastavaks tunnistatud taotlustele.

[4] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.

[5] Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele.

[6] Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele.

[7] Kehtib Sotsiaalkaitseministri 23.05.2018 määrus nr 26 „Meetme „Tööturul osalemist toetavad hoolekandeteenused” toetuse andmise tingimused uudsete lahenduste väljatöötamiseks ja elluviimiseks sotsiaalvaldkonnas“ § 18lg 2 hindamise kohta.

[8] Täistaotlus sisaldab edukat pakkumust ja (allkirjastamata) hankelepingu projekti.

3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide kooskõlastamise protsess

Nr Vastut aja (ametik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Investeeringute kava ettepanekute menetlemine ja hindamine

Investeeringute kava ettepanekud esitatakse kokkulepitud ja avalikustatud kanali kaudu. Investeeringute kava alusel ettepanekute menetlemisel lähtutakse TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktis 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess toodud taotluse vormilise ja sisulise vastavuskontrolli ning taotluse hindamise protseduurist. Investeeringute kava ettepanekute menetlusega seotud dokumentatsioon ja kontrolljälg registreeritakse DHS-i vastavasse dokumendisarja .[1]

1.1 Teenus ekoordi naator

Kui hindamiskomisjon või mõni muu komisjon (edaspidi komisjon) on teinud ettepaneku anda investeerimisettepanekule toetust vähendatud mahus või seadnud kõrvaltingimusi, annab ettepaneku esitajale võimaluse täiendavate seisukohade või nõusoleku esitamiseks.

Vaatab saabunud täiendavad seisukohad/ nõusoleku või täiendatud ettepaneku läbi, vajadusel küsib täiendavaid selgitusi või konsulteerib komisjoni või vastutava RA-ga.

Hiljemalt 10 tp jooksul komisjoni ettepanekust; 10 tp vastamise tähtaeg

Väljaminev ja saabuv kiri DHS-s

1.2 Teenus ekoordi naator

Kui toetuse andmise tingimused näevad ette, siis, koondab RA-le vajalikud andmed investeeringute kava eelnõu koostamiseks. RA-ga kokku lepitud tähtajaks Väljaminev kiri

1.3 Teenus ekoordi naator

Kui TAT-s on ette nähtud, siis kooskõlastab investeeringute kava eelnõu või esitab vastava seisukoha RA-le. Vastavalt saabunud kirja tähtajale Väljaminev ja saabuv kiri DHS-s

1.4 Teenus ekoordi naator

Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab ettepanekute esitajaid investeeringute kava kinnitamisest Vabariigi Valitsuse poolt, sh teavitab investeeringute kavasse kantud projektide esindajaid taotluse esitamise tingimustest.

Hiljemalt 10 tp investeeringute kava avaldamisest Riigi Teatajas

Kiri DHS-s; otsuse eelnõu

Kiri DHS-s1.5 Teenus ekoordi naator

Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab investeeringute kavasse arvamata jätmise otsusest ettepaneku esitajat viivitamatult pärast kavasse arvamata jätmise otsuse tegemist.

1.6 Teenus ekoordi naator

Kui projekti ei arvata investeeringute kava eelnõusse, teeb rakendusasutus kavasse arvamata jätmise otsuse või vastavalt TATile koostab ettepaneku rahuldamata jätmise otsuse ja menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

2. Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas

Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

2.1 Toetus e taotleja

Esitab investeeringute kavasse kantud projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub taotluste menetlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 p. 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess punktile 1.

Vastavalt TAT tähtaegadele[2] Taotlus SFOS-s;

2.2 Teenus ekoordi naator/ projekti koordin aator

Kui esitatud taotlus ei vasta ettepanekule ning kui toetuse andmise tingimused näevad ette, siis esitab taotlusega seotud dokumendid RA-le või juhtkomisjonile hinnangu saamiseks (sh. esitab RA-le TAT-s nõutud dokumendid) vastavalt TAT-le.

3 tp jooksul alates taotluse kätte-saamisest või vastavalt TAT tähtaegadele

e-kiri RA-le või kiri DHS-s

2.3 RA /juhtko misjon

Edastab RA/komisjoni hinnangu vastavalt TAT tingimustele. 10 tp jooksul või vastavalt TAT tähtaegadele RA kiri

2.4 Teenus ekoordi naator/ projekti koordin aator

a) Sisestab RA hinnangu SFOS-i vastavuskontrolli moodulisse projekti andmete lehele.

b) Juhul, kui RA hinnangul taotlus ei vastanud nõuetele ning puudused tuleb kõrvaldada, jätkub menetlus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1.2 punkti 2 alapunktile 2.4.Taotluste menetlemise protsess

c) Juhul, kui RA hinnangul taotlus vastas nõuetele, siis lisab I tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehele kommentaaride lahtrisse viite RA-lt saadud hinnangule ning juhul, kui vastavale meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus suunab kontroll-lehe II tasandi kontrollijale. Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 p. 3.1.2 taotluste menetlemise protsess punkti 2 alapunktile 2.6.

d) Kui RA/komisjon teeb ettepaneku taotlus rahuldamata jätta jätkub menetlus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 p. 3.1.2 taotluste menetlemise protsess punkti 2 alapunktile 2.1.

2 tp jooksul RA kiri SFOS-s

3. Investeeringute kava projektide hangetega seotud dokumentide kooskõlastamine ja kontrollimine vastavalt TAT-le

Kui TAT näeb ette, siis toetuse saaja esitab investeeringute kava projektide hangetega seonduvad dokumendid (sh. kõik hilisemad hankelepingu muudatuse eelnõud) kohustuslikuks kooskõlastamiseks RTK-le.

3. 1.

Toetus e saaja

1) Esitab riigihanke alusdokumendid või hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastamiseks ning allkirjastatud hankelepingu [3] muudatuse kontrollimiseks SFOS postkasti kaudu koordinaatorile.[4]

Kui kohaldub, siis esitab RA kooskõlastuse projekti eelarve ridade kooskõlastuse kohta.

2) Lisab SFOS-i projekti hangete lehele hanke viitenumbri RHR-s; hankelepingu puhul lisab hankelepingu projekti faili SFOS-i.

3) Erandolukorras, kui hanget ( ) ei saa lisada, lisab hanke mooduli „hanke või ostu lisamine“ lehele RHR sh. hankelepingu projekti faili välise ostu ning lisab juurde hankega seotud dokumendid (kommentaaride osasse kirjutab hanke riigihangete registri viitenumbri).

Vastavalt TAT-le Kooskõlastamis eks esitatud dokumendid SFOS postkastis või projekti hanke lehel

3.2 Teenus ekoordi naator/

projekti koordin aator

1) Kontrollib, kas riigihanke alusdokumendid, hankelepingu projekt või hankelepingu muudatuse eelnõu vastavad taotlusele, taotluse rahuldamise otsusele ja TAT-s esitatud nõuetele. Kui kohaldub, siis teostab hankelepingu projektile või hankelepingu muudatuse eelnõule riigihanke kontrolli koordinaatori kontroll-lehe (Lisa 14) alusel vastavalt Riigihangete tabelile 1, kinnitab kontroll- lehe ning salvestab kontroll-lehe SFOS-i hangete lehele.

2) Kui tuvastab puudused riigihanke alusdokumentides ja/ või otsuse projektides, hankelepingu projektis või hankelepingu muudatuse eelnõus, siis edastab toetuse saajale puuduste kõrvaldamise teate SFOS postkasti kaudu ja menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5.

2 tp alates dokumentide esitamisest juhul, kui suunab hanke edasi riigihangete kontroll- üksusele ning 10 tp jooksul dokumentide esitamisest juhul, kui toimub kontroll Lisa 14 kontroll-lehe alusel (sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg)

Kirjavahetus SFOS postkastis; kontroll-leht SFOS-s

3.3 Teenus ekoordi naator/

projekti koordin aator

a) Juhul kui riigihange pole RHR-is avaldatud, suunab SFOS-s riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki projekti 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.

b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, suunab SFOS-s riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki hanke 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2 kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1; sel juhul koordinaator kontroll- lehte ei täida.

c) Suunab SFOS-i hanke mooduli kaudu edasi riigihanke kontrollimiseks vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 hanke Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1; sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.

d) Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, suunab SFOS-i hanke mooduli kaudu riigihanke kontrollimiseks vastavalt TPK 3. ostu peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii näeb ette Riigihangete tabel 1. Sel juhul koordinaator kontroll-lehte ei täida.

e) Laeb üles hankelepingu muudatuse eelnõu SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu külge Kui ei . tuvastanud puuduseid hankelepingu muudatuse eelnõus ja kui eelnevalt seda hankelepingu projekti kontrollis TAO riigihangete kontrollüksus, siis koordinaator kontroll-lehte ei täida ning suunab edasi riigihanke eelnõustamiseks vastavalt TPK 3. peatüki lepingu alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 1 alapunktile 1.2.

f) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles muudatuse väärtust puudutava info (akti) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe SFOS hangete ja lepingute moodulisse ning seob vastava lepingu külge. Kui ei tuvastanud puuduseid allkirjastatud hankelepingu muudatuses, ja kui eelnevalt seda hankelepingu muudatust eelnõustas TAO riigihangete kontrollüksus, siis kontroll-lehte ei täida ning suunab edasi riigihanke kontrolliks vastavalt TPK lepingu 3. osa alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.3.

2 tp alates dokumentide esitamisest, sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg

Suunamine SFOS

3.4 Teenus ekoordi naator/

projekti koordin aator

1) Saadab toetuse saajale teavituse hankelepingu projekti või hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastamise kohta SFOS postkasti kaudu juhul, kui pole vaja a) taotluse rahuldamise otsust muuta hankelepingu muudatuse eelnõu korral ja

b) küsida kooskõlastust RA-lt hankelepingu muudatuse eelnõule vastavalt TAT-le.

2) Kui hankelepingu muudatuse eelnõule on vaja RA kooskõlastust, siis saadab hankelepingu muudatuse eelnõu RA-le kirjalikuks kooskõlastamiseks vastavalt TAT-le. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.7.

3) Kui on vaja taotluse rahuldamise otsust muuta, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.8.

2 tp; sh. lisandub vastamiseks antud tähtaeg 1)Teade toetuse saajale SFOS-s

2)Kiri RA-le

3.5 Toetus e saaja

Kõrvaldab puudused riigihanke alusdokumentides ja/ või otsuse projektides, hankelepingu projektis või hankelepingu muudatuse eelnõus ja esitab parandatud dokumendid koordinaatorile SFOS postkasti kaudu.

Reeglina 10 tööpäeva jooksul või kuni 6 kuud, vajadusel RTK pikendab tähtaega

Parandatud dokumendid SFOS postkastis

3.6 Teenus ekoordi naator/

projekti koordin aator

Koordinaator lisab parandatud hankelepingu projekti dokumendid SFOSi projekti hangete lehele vastava lepingu juurde ja menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.2.

1 tp jooksul Parandatud dokumendid SFOS-s

3.7 RA Tutvub kooskõlastamiseks esitatud hankelepingu muudatuse eelnõuga ja saadab kirjaliku kooskõlastuse. Vastavalt TAT-le RA kiri

3.8 Teenus ekoordi naator/

projekti koordin aator

Salvestab kirja RA-le ja RA kooskõlastuse SFOSi hangete ja lepingute moodulisse.

a) Juhul, kui taotluse rahuldamise otsust ei ole vaja muuta, teavitab toetuse saajat, et hankelepingu muudatuse eelnõu on kooskõlastatud SFOS postkasti kaudu.

b) Juhul, kui taotluse rahuldamise otsust on vaja muuta, algatab taotluse rahuldamise otsuse muutmise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess. Edastab hankelepingu muudatuse eelnõu kooskõlastuse ja muudetud taotluse rahuldamise otsuse toetuse saajale teadmiseks SFOS postkasti kaudu.

1 tp RA kooskõlastus SFOS-s; Teavitus SFOS postkastis

[1] Ei kohaldu, kui investeeringute kavade ettepanekute menetlus on toiminud erandkorras SFOS kaudu.

[2] Põhjendatud juhtudel ja RTK nõusolekul on võimalik taotluse investeeringute kavas määratud tähtajast hilisem esitamine. Sellisel juhul esitab toetuse taotleja RTK-le enne investeeringute kavas määratud tähtaja saabumist põhjendatud digitaalselt allkirjastatud avalduse taotluse hilisemaks esitamiseks.

[3] Kui TAT näeb nii ette, siis TS-il on kohustus eelnevalt kooskõlastada RÜ-ga kõik hankelepingu muudatused ning tööde teostamised tellija reservi arvelt.

[4] Kui dokumentide esitamine SFOS postkasti kaudu pole võimalik andmemahu piirangu tõttu, siis toetuse saaja teavitab sellest koordinaatorit SFOS laeb üles dokumendid Nextcloud’i: postkasti kaudu ja https://confluence.rmit.ee/display/KB/Nextcloud+RTK. Koordinaator registreeri Nextcloud’i üles

laetud dokumendid DHS-s ja lisab vastava viite kontroll-lehele.

3.1.4. Otsustusprotsess Otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise otsuse muutmisel või kehtetuks tunnistamisel. Taotluse menetlus katkestatakse SFOS-is, kui taotleja on esitanud enne taotluse rahuldamise otsuse tegemist avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks. Koordinaator saadab teavituse taotlejale, milles annab teada, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse. Taotluse rahuldamise otsuse tunnistab rakendusüksus osaliselt või täielikult kehtetuks STS § 22 lõikes 3 ja § 47 lõikes 3 ja ÜSS § 8 lg 2 p. 5 nimetatud juhtudel. Taotlejale antakse võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne taotluse osalist rahuldamist ja taotluse rahuldamata jätmist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Ärakuulamine viiakse läbi muutmistaotluse rahuldamata jätmisel (sh osalisel rahuldamisel) ja rahuldamisotsuse kehtetuks tunnistamisel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Antud otsustusprotsessi alapunkti 3 „Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine“ kohaselt RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.

P Antud protsessipunkt . ei kohaldu rotsessipunkt 3.1.4. "Otsustusprotsess" kohaldub TPK toetusskeemidele, sh RE meetmetele ja EŠK meetmetele. 3.1.4 perioodi EL struktuuritoetuste 2014-2020 TA projektidele ja , perioodi 2021-2027 struktuurivahendite administratsiooni TA projektidele Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" ja meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi". Antud protsessipunkt ei kohaldu ka EŠK TA SFOS meetmele 1.3 (sh. meetme tegevusele "Toetusmeetme ettevalmistamise fond" ja meetme tegevusele "TA fond").

Antud protsessis vastutajana toodud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Otsustusprotsess

1.1 Projektikoordinaa tor

Kui toetuse taotluse või muutmisettepaneku rahuldamisega antakse toetuse saajale VTA-d, veendub enne rahuldamise otsuse allkirjastamisele saatmist, et toetuse saajal on RAR-s piisav vaba jääk abi andmiseks RAR andmete alusel.

Enne töövoo alustamist Otsuse eelnõu

1.2 Projektikoordinaa tor

Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei ole võimalik või põhjendatud, teeb taotluse osalise rahuldamise ettepaneku taotlejale.

a) Saadab taotluse muutmiseks taotlejale. Annab taotlejale tähtaja taotluse muutmiseks ning annab taotlejale võimaluse taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis taotleja teeb vastavad muudatused SFOS-is ja esitab muudetud taotluse.

b) Annab taotlejale võimaluse taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis vajaduse korral teeb taotluses vastavad muudatused SFOS-s projektikoordinaator. Nõusolek peab olema kinnitatud esindusõigusliku isiku poolt.

Kui taotluse rahuldamise otsus tehakse kõrvaltingimusega, annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade ja nõusoleku esitamiseks 5 tp jooksul.

Taotluse rahuldamata jätmise otsuse korral, kui otsus ei põhine taotluses esitatud andmetel ja puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitusel, koostab teate ja annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või muudatused ei vasta taotluse osalise rahuldamise ettepanekule valmistab ette taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu ja annab taotlejale võimaluse täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

2 tp tööülesande saamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kiri SFOS-s, taotlus on SFOS-s seisundis täiendamiseks saadetud; Muudetud taotlus SFOS-s

1.3 Projektikoordinaa tor

a) Koostab otsuse eelnõu , kui asjakohane siis toetuslepingu, vajadusel kaasab TAO juristi.[2]

b) Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise rahuldamise ettepanekuga, koostab taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu.

Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

Otsuse eelnõu

1.4 Projektikoordinaa tor

Saadab otsuse eelnõu kooskõlastamiseks RA-le vastavalt nõuetele juhul, kui see on TAT-s nõutud. Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

Kiri RA-le DHS-s; e- kiri

1.5 RA RA annab kooskõlastuse või keeldub kooskõlastuse andmisest otsuse eelnõule. Vastavalt TAT tähtaegadele RA kiri DHS-s; e-kiri

1.6 Projektikoordinaa tor

Algatab DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab) . Kooskõlastajad:[3]

a) kooskõlastajad taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu puhul:

a. valdkonna eest vastutav TAO jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

b) kooskõlastajad taotluse rahuldamise otsuse/lepingu eelnõu puhul:

a. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp Otsus DHS-s, kanded DHS-s

1.7 TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu või lükkab selle tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast toetuse summaga [4] otsuste puhul.

1 tp Allkirjastatud otsus DHS-s

1.8 Projektikoordinaa tor

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teostab vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6.Otsustusprotsess

1.9 Projektikoordinaa tor

Sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i. Teeb otsuse/lepingu taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

Muudab SFOS-s projekti seisundit.

1 tp Kanne SFOS-s

1. 10

Projektikoordinaa tor

Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d. 1 tp e-kiri DHS-s

1. 11

Projektikoordinaa tor

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja vastavalt otsusele/lepingule edastab riigiabi/VTA andmed RARi liidese kaudu. andmise

Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva jooksul

Kanne infosüsteemis (RAR)

2. Toetuse taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine

Taotluse rahuldamise otsuse muutmine algatatakse TS ettepanekul või RTK projektikoordinaatori poolt (näiteks kui TAT muudatusega lisatakse soodustustav asjaolu). Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest TS.

2.1 Projektikoordinaa tor

a) Kui toetuse saaja on esitanud taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse, kontrollib seda vastavalt õigusaktidele ning vajadusel hindamise toetusskeemi hindamismetoodikale tuginedes. Vajadusel kaasab asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenuse- koordinaator, TAO valdkonna ekspert) või välise eksperdi.

Toetuse taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse puhul, mis ei vaja ametlikku toetuse rahuldamise otsuse muutmise menetlust, piisab toetuse saaja kirjalikust teavitamisest SFOS-i kaudu muutmisettepaneku aktsepteerimisest või mitteaktsepteerimisest. Vajadusel teeb muudatused SFOS-s.

b) Kui on vaja ametlikku toetuse rahuldamise otsuse muutmise menetlust, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

c) Juhul, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada, teeb ettepaneku TJ-le taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks ja lisab põhjenduse taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks.

Vastavalt TAT menetlus-tähtajale

Koheselt, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada

a) Eksperthinnang, taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse SFOS-s, kirja- vahetus SFOS-s

b)E-kiri TJ-le

2.2 TJ Juhul, kui koordinaator tegi TJ-le ettepaneku taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks,

a) tutvub koordinaatori poolt saadetud ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks;

b) teavitab koordinaatorit, kui ta on nõus koordinaatori ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3;

c) teavitab koordinaatorit, kui ta ei ole nõus taotluse rahuldamise otsuse muutmisega.

2 tp jooksul E-kiri

2.3 Projektikoordinaa tor

a) Koostab taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu ning vajadusel kaasab asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert) või välise eksperdi ning algatab vajadusel riigiabi/VTA andmise kontrolli protsessi vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punktile 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. Vajadusel konsulteerib rakendusasutuse või meetme juhtkomisjoniga.

b) Kui algatajaks on toetuse saaja, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.

c) Kui algatajaks on RÜ , siis saadab TS-le taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu SFOS-i postkasti kaudu ning annab [5] TS-le võimaluse täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

10 tp (v.a. juhul, kui TAT-s on muu menetlus-tähtaeg), vajadusel riigiabi /VTA andmise kontroll vastavalt p. 3.2.7 tähtaegadele; lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kiri SFOS-s, Tööülesanne TAO

antudjuristile jt.-le

2.4 Toetuse saaja a) Nõusoleku korral toetuse saaja kooskõlastab taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6., kui on vaja otsus kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9, kui pole vaja kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga.

b) Kui toetuse saaja ei kooskõlasta taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu, siis toetuse saaja esitab täiendavad seisukohad SFOS-i postkasti kaudu.

c) Puuduste korral parandab puudused ja saadab parandatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu.

5 tp jooksul Kiri SFOS postkastis

2.5 Projektikoordinaa tor

Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu oluliselt muuta, edastab muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks toetuse saajale määrates vastamiseks lühema tähtaja kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp jooksul Kiri SFOS postkastis

2.6 Projektikoordinaa tor

Kooskõlastab taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu RA või meetme juhtkomisjoniga kui TAT näeb seda ette.

Puuduste tuvastamise korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.

Kooskõlastuse saamise korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

5 tp ettepaneku saamisest E-kiri

2.7 Projektikoordinaa tor

Puuduste korral koostab teate toetuse saajale koos vastamise tähtaja ja puuduste põhjendustega.

Kui asjakohane, lisab puuduste teatele RA või meetme juhtkomisjoni hinnangu ning edastab RA-le koopia. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

Vastavalt TAT menetlus-tähtajale; määrab vastamiseks üldjuhul kuni 10 tp

Kiri SFOS-s

2.8 Projektikoordinaa tor

a) Kui toetuse saaja avaldust taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks ei rahuldata ja toetuse saajal ei ole toetuse kasutamist ettenähtud tingimustel võimalik jätkata algatab taotluse rahuldamise otsuse täielikult või osaliselt kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid p. 3.1.4 Otsustusprotsess punktile 3.

b) Kui RÜ algatusel koostatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu asjaolud langevad ära, katkestab RÜ taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu menetluse.

3 tp Otsuse eelnõu, kiri SFOS-s

2.9 Projektikoordinaa tor

a) Kui taotluse rahuldamise otsuse muudatuse tegemiseks esitatud info ei ole asjakohane või toetuse saaja ei ole tähtajaks puudusi kõrvaldanud, algatab DHS-s taotluse rahuldamise otsuse muutmata jätmise otsuse kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).[6]

Kooskõlastajad:

i. valdkonna eest vastutav TAO jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ

b) Korrektse taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse korral algatab DHS-s taotluse rahuldamise otsuse muutmise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab).[7]

Kooskõlastajad:

i. omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp Otsus DHS-s, kanded DHS-s

2. 10

TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu või lükkab selle tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast toetuse summaga [8] otsuste puhul.

a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.12;

b) Puuduste korral saadab teavituse koordinaatorile puuduste kõrvaldamiseks. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

1tp Allkirjastatud otsus DHS-s

2. 11

Projektikoordinaa tor

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teostab vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

2. 12

Projektikoordinaa tor

Muudab taotlust SFOS-s ja sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i. Teeb otsuse/lepingu taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

1 tp Otsus/

leping SFOS-s; muudetud taotlus SFOS-s

2. 13

Projektikoordinaa tor

Kui TAT näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d/PO-d. 1 tp e-kiri DHS-s

2. 14

Projektikoordinaa tor

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja edastab riigiabi/VTA andmed RARi liidese kaudu.

riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva jooksul

Kanne infosüsteemis (RAR)

3.Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine

Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ algatusel või TS taotlusel. Perioodi 2014-2020 SV meetmete taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamisel STS § 22 lg 3 sätestatud asjaolude ilmnemisel võib taotluse rahuldamise otsuse või selle osa kehtetuks tunnistada. 2021-2027 SV meetmete RÜ teeb taotluse rahuldamise otsuse täieliku või osalise kehtetuks tunnistamise vastavalt ÜM_2022 § 14. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel. EŠK meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.

3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele

3. 1.1

Toetuse saaja TS esitab avalduse taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.3.

Vastavalt vajadusele Avaldus SFOS postkastis

3. 1.2

Projektikoordinaa tor/teenuse- koordinaator/TJ/

Kui TAT näeb ette näeb, siis esitab TS avalduse taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks.

Algatab taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise.

Vastavalt vajadusele koheselt E-kiri registreeritud DHSis; Otsuse eelnõu

3. 1.3

Projektikoordinaa tor

Koostab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab TAO juristi ning kui kohaldub, siis teavitab juristi hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast.

3 tp Taotluse rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamise eelnõu; E-kiri

3. 1.4

Projektikoordinaa tor

Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu RA-le kooskõlastamiseks.

1 tp E-kiri RA-le

3. 1.5

RA Vajaduse korral saadab RA kooskõlastuse vastavalt TAT-le. Vastavalt TAT-s sätestatud tähtaegadele

RA E-kiri või RA kiri

3. 1.6

Projektikoordinaa tor

Saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu toetuse saajale ja annab 5 tp seisukoha võtmiseks ( ).v.a juhul, kui kehtetuks tunnistamine toimub TS taotlusel ning tema taotlus rahuldatakse täielikult

a) kui toetuse saaja annab kooskõlastuse, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.

b) kui toetuse saaja saadab omapoolsed kommentaarid taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõule, siis analüüsib kommentaare, konsulteerib vajadusel asjaomaste osapooltega (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert).

(i) kui otsuse tegemise asjaolud langevad ära, siis lõpetab otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise;

(ii) vajaduse korral viib sisse täiendused. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.

1 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kirjavahetus SFOS-s

3. 1.7

Projektikoordinaa tor

Algatab DHS-s taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise otsuse kinnitamise töövoo .[9]

Kooskõlastajad:

a) valdkonna eest vastutav TAO jurist;

b) TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud [10] piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul).

2 tp Allkirjastatud otsus DHS-s, kanded DHS-s

3. 1.8

Projektikoordinaa tor

Sisestab allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i ja teeb muudatused SFOS-s. Teeb otsuse taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

a) Juhul, kui on otsustatud taotlus täielikult kehtetuks tunnistada, siis muudab SFOS-s projekti seisundit ja märgib projekti seisundiks „katkestatud“.

b) Juhul, kui on otsustatud taotlus osaliselt kehtetuks tunnistada, siis muudab taotlust SFOS-s.

1 tp Muudetud taotlus SFOS-s; otsus SFOS- s; teavitus SFOS-s; E- kirjad SFOS postkastis

3. 1.9

Projektikoordinaa tor

Kui toetuse andmise tingimus näeb ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest RA-d. 1 tp e-kiri DHS-s

3. 1. 10

Projektikoordinaa tor

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saab otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st ja sisestab vastavalt otsusele/lepingule antud abi muudatused RAR-i liidese kaudu.

Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva jooksul

Kanne infosüsteemis (RAR)

3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele

3. 2.1

Toetuse saaja Toetuse saaja esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta. Vastavalt vajadusele Avaldus SFOS postkastis

3. 2.2

Projektikoordinaa tor /Teenusekoordin aator/

Kui TAT näeb ette, siis esitab TS avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks.

2 tp jooksul pärast avalduse saamist E-kiri registreeritud DHSis

3. 2.3

Projektikoordinaa tor/Teenuse- koordinaator/TJ/

Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat laekunud TS avaldusest, kui kohaldub, siis ka hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast ja teeb ettepaneku TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada.

1 tp e-kiri

3. 2.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Suunab laekunud avalduse järelevalve eksperdile. 1tp e-kiri

3. 2.5

Järelevalve ekspert

Sisestab SFOSi rikkumise aruande. 2 tp Rikkumise aruanne SFOS-s

3. 2.6

Järelevalve ekspert

Koostab taotluse rahuldamise otsuse/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Riigiabiga/VTA-ga seotud projekti korral konsulteerib TAO juristiga.

Jooksvalt järelevalve menetluse raames

Otsuse eelnõu

3. 2.7

Järelevalve ekspert

Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks TAO juristile 1 tp jooksul valmimisest E-kiri

3. 2.8

TAO jurist Kontrollib, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud ning vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika. Tagastab otsuse eelnõu järelevalve eksperdile

5 tp E-kiri

3. 2.9

Järelevalve ekspert

Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile 1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 10

Projektikoordinaa tor

Kontrollib, kas otsuse eelnõus kajastatud finantsandmed (mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, maksetaotluste numbrid, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed. Saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.

3 tp E-kiri

3. 2. 11

Järelevalve ekspert

Saadab otsuse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks 1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 12

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kontrollib, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud, kooskõlastab selle ja saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.

a) Üldjuhul (v.a EŠK otsuse korral) korrektselt vormistatud otsuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3. 2.17.

Vajadusel tagastab otsuse eelnõu järelevalve eksperdile paranduste sisseviimiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3.2.6.

b) EŠK otsuse eelnõu korral saadab kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile EŠK programmi eksperdile edastamiseks. Vajadusel teeb omalt poolt ettepanekud EŠK otsuse eelnõu täiendamiseks.

1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 13

Järelevalve ekspert

EŠK otsuse eelnõu edastab EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks. 1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 14

EŠK programmi ekspert

Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Edastab EŠK otsuse eelnõu Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks. 1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 15

Šveitsi toetuste büroo

Tutvub EŠK otsuse eelnõuga. Kooskõlastab EŠK otsuse eelnõu vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4 "Finantskorrektsioonid". Vajadusel saadab täiendusettepanekud EŠK otsuse eelnõule.

1 kuu jooksul vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 11.4

E-kiri

3. 2. 16

EŠK programmi ekspert

Tutvub Šveitsi toetuste büroo vastusega (vajadusel kogub täiendavat infot tagastuse kohta ja saadab Šveitsi toetuste büroole täiendavat infot). Edastab Šveitsi toetuste büroo kooskõlastuse järelevalve eksperdile.

1 tp jooksul E-kiri

3. 2. 17

Järelevalve ekspert

Algatab DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoo ning lisab juurde vajadusel lisa-dokumendid (sh RA kooskõlastuse kui TAT nõuab/ ) . Kooskõlastajad taotluse rahuldamise otsuseEŠK otsuse eelnõule lisab Šveitsi toetuste büroo kooskõlastuse [11] /lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu puhul juhul, kui toetuse summa kuulub tagastamisele: projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ . Lisab [12] töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile.

2 tp jooksul Kanne DHS-s

3. 2. 18

Projektikoordinaa tor, TAO jurist, TRO TJ, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Kooskõlastab otsuse. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

3. 2. 19

TRO OJ/TAO OJ

Allkirjastab otsuse.[12] 3 tp jooksul Allkirjastatud FKO DHS-s

3. 2. 20

Järelevalve ekspert

Peale otsuse allkirjastamist edastab selle SFOS-i postkasti kaudu toetuse saajale. Veendub, et toetuse saaja saab otsuse kätte. Vajadusel küsib kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab otsuse toetuse saaja äriregistrisse kantud elektronposti aadressile. Saadab RA-le otsuse vajaduse korral.

2 tp jooksul tp e-kiri ja kanded SFOS-s

3. 2. 21

Järelevalve ekspert

Teostab vajalikud toimingud SFOS-s (sh. sisestab tagastuse uuendab rikkumise aruande).ja seob algdokumendid ning 10 tp jooksul otsuse all-kirjastamisest Kanded SFOS-

3. 2. 22

Projektikoordinaa tor

Kui otsusega tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud sisestab vastavalt otsusele/lepingule antud abi muudatused RARi liidese kaudu koheselt pärast toetuse tagastamist toetuse saaja poolt.

1 tp jooksul e-kiri

3. 2. 23

Projektikoordinaa tor

Saab teate taotluse rahuldamise otsuse/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise kohta DHS töövoo kaudu teadmiseks.

Taotluse muudab SFOS-s projekti seisundit ja märgib projekti seisundiks „täielikult kehtetuks tunnistamise otsuse korral katk “, kontrollib enne projekti katkestatuks märkimist, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d estatud seejuures

on koostatud, allkirjastatud ja kõik vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ja tagastatud.

1 tp jooksul Projekti seisund muudetud SFOS-s

[2] Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.

[3] Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna otsuse/lepingu dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks ning kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

[4] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK juures lingil https://confluence.rmit. ee/pages/viewpage.action?pageId=252646384

[5] Kui õigusaktis (näiteks TAT-s) muudetakse TS kohustusi või õigusi, mis väljenduvad ka taotluse rahuldamise otsuses, siis tuleks kaaluda otsuste muutmist RÜ omal algatusel.“

[6] Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna otsuse/lepingu dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks ning kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

[7] Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna otsuse/lepingu dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks ning kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

[8] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK juures lingil https://confluence.rmit. ee/pages/viewpage.action?pageId=252646384

[9] Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna otsuse/lepingu dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks ning kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

[10] RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK juures lingil https://confluence.rmit. ee/pages/viewpage.action?pageId=252646384

[11] Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna otsuse/lepingu dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks ning kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

[12] Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale ( kahepoolsete suhete fond, tehniline abi) ning nagu EŠK vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (nagu EŠK TA meetmele 1.3 (sh. meetme tegevusele "Toetusmeetme ettevalmistamise fond" ja meetme tegevusele "TA fond"), kus

võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja.

3.1.5. Perioodi 2021-2027 SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

projekti SFOSi sisestaminePerioodi 2021-2027 struktuurivahendite administratsiooni TA ja EŠK TA meetme ning käskkirja alusel

1. Projektikoordinaator/ EŠK programmi ekspert Sisestab projekti SFOS-i ja määrab projekti seisundiks rahastatud.

*TA projekti korral sisestab aastapõhise eelarve.

TAT-s toodud tähtajaks Projekt avatud SFOS-s

3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vaatab RA saadetud rahastamisvahendi rakendamise lepingu või selle muudatusettepaneku eelnõu läbi ja juhul kui on kommentaare, siis esitab need RA-le ning teadmiseks TJ-le.

RA poolt etteantud tähtaja jooksul

Eelnõu, e-kiri

2. Projektikoordinaator/

teenusekoordinaator

Osaleb rahastamisvahendi rakendamise lepingu või selle muudatuse eelnõu aruteludes ja teeb muudatusettepanekuid.

RA-ga kokkulepitud kuupäeval

Kommenteeritud lepingu/ lepingumuudatuse eelnõu

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess Maksetaotluse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja). Üldjuhul kontrollitakse maksetaotlusi ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Maksetaotluse suurem või väiksem ning kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel.

Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 Maksetaotluse ja ettemakse taotluse kontroll-lehti. TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele (sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-

TPK lisa 2 „Riigieelarveliste meetmete 2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK programmile). TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele. maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht“ kohaldub TPK lisas 2 märgitud RE meetmetele.

3.2.1.1. Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess Kui toetuse andmise tingimustes, taotluse rahuldamise otsuses või lepingus on ette nähtud, esitab TS maksete prognoosi projektikoordinaatorile SFOS-i kaudu.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. TS Esitab vastavalt TAT tingimustele maksetaotluste prognoosi SFOS-i postkasti kaudu. TS lisab SFOS postkastis kirja pealkirjaks „Maksete prognoos.“

Vastavalt määratud tähtajale Maksete prognoos SFOS-s

2. Projektikoord inaator

Vajadusel saadab TS-le meeldetuletused prognoosi esitamise nõude täitmiseks. 5 tp jooksul tähtajast Kiri SFOS-s

3. Projektikoord inaator

Kontrollib prognoosi õigsust TAT-le ning vajadusel vastavust aastasele tegevuskavale. 5 tp esitamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Maksete prognoos SFOS-s,

Kiri SFOS-s 4. Projektikoord

inaator Kui TAT sätestab nõude korrigeerida maksete prognoosi, küsib toetuse TS-lt selgitusi ja vajadusel uut prognoosi edasise maksete perioodi kohta.

3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess Ettemakse taotluste kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse taotluste kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 ettemakse taotluse kontroll-

e (KL3). TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmete ettemakse taotlustele. TPK lisa 2 kohaldub lisas märgitud RE meetmete ettemakse taotluse leht [1] menetlemisel.

Nr Vastu taja (amet ikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kont rolljä lg

1. TS Esitab e-toetuse keskkonnas ettemakse taotluse (edaspidi EMT). Vastavalt vajadusele Esitat ud EMT

2. Projek tikoor dinaat or

Kontrollib EMT andmete vastavust nõuetele ning täidab kontroll-lehe. 10 tp jooksul EMT esitamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kontr oll- leht SFO S-s

3. Projek tikoor dinaat or

Kontrolli käigus tuvastatud puudusest teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab EMT täiendamiseks TS-le. Palub TS-l vastata kommentaari lahtrisse „Taotleja kommentaar“.

4. Projek tikoor dinaat or

Kui EMT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lisab kontroll-lehe SFOS-i ettemaksetaotluse juurde.

5. Projek tikoor dinaat or

Aktsepteerib makse SFOS-s. Kand ed SFO S-s

6. Projek tikoor dinaat or

a) Jälgib ettemakse tähtaegset tõendamist TS poolt (TS esitab kuludokumendid, mis süsteemi poolt lähevad automaatselt ettemakse tõendamiseks). Vajadusel saadab TS-le meeldetuletuse.

b) Kui TS ei tõenda ettemakset ja ei tagasta tõendamata osa mitteriigiabi ettemakse korral STS § 18 lg 9/ ÜSS § 14 lg 3 nõutud tingimustel ja tähtajal ning riigiabi ja VTA ettemakse korral TAT-s või TRO-s nõutud tingimustel ja tähtajal, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

a) Õigusaktis määratud tähtajal

b) Koheselt pärast rikkumise kahtluse tekkimist

Kiri SFO S-s

[1] Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.

3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd) MT kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 Maksetaotluse kuludokumentide nimekirja kontroll-lehte (KL1) ja MT kuludokumentide kontroll-lehte (KL2). TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele, sh. Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP

TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele.meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le.

TPK Lisa 2 märgitud RE meetmetele. kohaldub lisas 2 „Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht“ TPK lisa 2 ei meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“, kus MT kontroll toimub meetmespetsiifilise KL alusel. RE meetmete MT-kohaldu RE

te menetlemisel koordinaatorid ei edasta riigihankeid kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele.

MT-d menetletakse valimipõhiselt TPK lisa 4 „Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale.

TPK lisa 4 Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika ei kohaldu EL SV perioodi 2021-2027 TA maksetaotlustele ja partnerite Norra ._EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ning EŠK tehnilise abi meetme 1.3 meetme tegevusele "TA fond"

RE meetmete rakendamisel ei kohaldu antud protsessipunkti 3.2.1.3 alapunkt 2 „Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed.“

Nr Vastut aja (ameti koht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Maksetaotluse kontrolliprotsess

1.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas MT. Vastavalt tingimustele MT esitatud

1.2 Projekti - koordin aator

Kui MT ei ole esitatud e-toetuse kaudu, sisestab selle koos nõutud dokumentatsiooniga SFOS-i (tehnilise abi meetme korral).

3 tp jooksul MT esitamisest

MT on SFOS-i sisestatud

1.3 Projekti - koordin aator

Kui MT sisaldab riigihankega seotud kulu(sid), mis eeldavad riigihanke kontrolli tagab, et hankega seotud lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i hangete ja lepingute moodulisse.

Esimesel võimalusel MT esitamisest

Kiri SFOS-s, kanded SFOS-s

1.4 Projekti - koordin aator

1) Suunab SFOS-i hangete ja lepingute moodulis hanke riigihangete kontrolli TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess punktile 2 (võttes arvesse tabelis 1 toodud korda), kui hange pole eelnevalt läbinud riigihangete kontrolli.

2)Juhul, kui riigihanke kontroll on tehtud enne rahastamise otsust või hankelepingu projekti alusel siis [1], kontrollib esitatud vastavust . Juhul, kui tuvastab kontrolli käigus hankelepingu hankelepingu projektile erisusi, siis tuleb teavitada TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat e-kirja teel.

Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud kulud on ületanud STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäära/ ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära

Tööülesanne SFOS töölaual

1.5 Projekti - koordin aator

Kontrollib MT andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-leh(ted)ele ja täidab kontroll-lehed: TPK lisa 12 „Maksetaotluse kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja „Maksetaotluse kuludokumentide kontroll-lehe (KL2) “.

RE meetmete korral kontrollib MT andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele ja täidab kontroll- lehe: TPK lisa 2 „RE meetmete maksetaotluse kontroll-lehe “.[2]

Kuludokumente (KD), nende tasumist tõendavaid dokumente ning tööde teostamise ja kauba/teenuse [3]

kättesaamist tõendavaid dokumente kontrollib vastavalt konkreetsele toetusskeemile kohalduvale valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4), koostades valimi, või kui seda ei ole põhjendatud juhul võimalik, siis kontrollib 100%-liselt .[4]

20 tp jooksul MT [5] esimese kulu esitami- sest, lisandub puuduste kõrvalda- mise tähtaeg

MT kuludest võetud valim, kontroll- leht, kanded SFOS-s

1.6 Projekti - koordin aator

KD-de kontrolli käigus tuvastatud puudusest/ mitteabikõlblikust kulust teavitab TS-t, kirjeldades puuduseid dokumendi „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saadab KD-d täiendamiseks toetuse saajale. Palub TS-l vastata KD-i kommentaari lahtrisse. Kui sama puudus esineb mitmes KD-s korraga, siis võib saata TS-le puuduse kõrvaldamiseks projekti postkasti kaudu. Palub TS-l mitteabikõlblik kulu välja võtta.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas, lisandub puuduste kõrvalda- miseks üldjuhul kuni 10 tp

Puudused märgitud dokumendi „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris, KD-d saadetud täiendamiseks TS-le, Kiri SFOS-s; Vajadusel salvestatud fail valimis olevate kuluridade juurde „Seotud dokumendid“

1.7 Projekti - koordin aator

Kui MT kontrollimisel tekib nõuetele mittevastavuse kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse kontrolliga, edastab vajaduse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile erakorralise kohapealse kontrolli teostamiseks. Protsess jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess.

1 tp kahtluse tuvastamisest

E-kiri

1.8 Projekti - koordin aator

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktis 2 toodud tähtajas

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktis 2 nõutud kontrolljälg

1.9 Projekti - koordin aator

Kui menetluses olev MT on ette nähtud FKO-ga/tagastusega tasaarveldamiseks, siis enne kulude maksmisele saatmist veendub SFOSi teavituse „Projektile on lisatud tagastus, mis tasaarveldatakse“ ja tagastuse seisund on „Tasumata“ olemasolust.

Jätkab MT abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust vastavalt punkti 1. alapunktile 1.14.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

MT seotud automaatselt tagastusega; kanded SFOS-s

1. 10

Projekti - koordin aator

Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust ette nähtud ja enne FKO tagasimakse tähtaja saabumist kuulub menetluses olev MT maksmisele, on võimalik TS nõusolekul laekumata tagastus tasaarveldada.

1. teavitab TS-t antud võimalusest ning annab TS-le 5 tp aega nõusoleku andmiseks;

2. TS nõusoleku korral teavitab järelevalve eksperti ja palub SFOS-is laekumata tagastusele lisada tasaarvelduse märge enne väljamaksmisele saatmist.

Jätkab MT/ abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust punkti 1 alapunktist 1.14.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas; lisandub vastamise aeg

Kanded SFOS-s, e-kiri

1. 11

Projekti - koordin aator

Kui menetluses on FKO-ga seotud kulud, siis teavitab toimingust, mis on seotud kulude vähendamisega, TS- t märkides teavituse KD kommentaari lahtrisse ning andes TS-le vastamiseks 5 tp ja TS nõustumisel vähendab kulu abikõlblikku summat. Edastab info FKOd koostanud järelevalve eksperdile.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

Kanne SFOS-s või kirjavahetus kontroll-lehtSFOS postkastis, e-kiri;

1. 12

Projekti - koordin aator

Kui menetluses oleva kulu raames on algatatud rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8, analüüsib võimalust jätkata kulu menetlust abikõlblikuks määratud osas.

Teavitab TS-t kulu vähendamisest ja annab TS-le 5 tp aega nõusoleku esitamiseks.

TS nõusoleku korral vähendab SFOS-s vastavalt järelevalve eksperdiga kokku lepitud rikkumise määras kulu ja lisab dokumendile RÜ sisese märkuse, mis sisaldab esialgset abikõlbliku kulu summat ning, kui palju on kulu vähendatud.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

Kanded SFOS-s, kontroll-leht, e-kiri

1. 13

Projekti - koordin aator

Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise menetlus lõpetatakse ja (sh kulu tunnistatakse abikõlblikuks FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis sisestab SFOSi kuludokumendi uuesti liigselt kinni peetud kulu ulatuses vastavalt FKO-le või rikkumise äralangemise memole. Kuludokumendile lisab RÜ sisese märkuse, märkides ära, et liigselt kinni peetud kulu on abikõlblik ning lisab algse kuludokumendi tunnuse ning kui kohaldub, laeb üles kuludokumendi juurde rikkumise äralangemise memo. Eraldi kontroll-lehte uuesti sisestatud kuludokumendile ei koosta.

5 tp jooksul rikkumise menetluse lõpetamisest

RÜ sisene märkus SFOS-s, uus kuludokument SFOS-s

1. 14

Projekti - koordin aator

Kui väljamakse teostamise eelduseks on vahe- või lõpparuande kinnitamine ja/või hangete kontrolli ja/või kohapealse kontrolli teostamine, veendub nõude täitmises.

Enne makse tasumisele saatmist

Vastav kontroll-leht/ akt SFOS-s

1. 15

Projekti - koordin aator

Kui MT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 12 KL1 ja KL2 ning valimi tabeli SFOS-i.

RE meetme korral, kui MT on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa 2[6] ning valimi tabeli SFOS-i.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

Kontroll-lehed SFOS-s, valimi tabel SFOS-s

1. 16

Projekti - koordin aator

Kui meetme tegevuse riskide hindamise kaardistusega kohaldatakse MT-le II tasandi kontrolli määrab MT-le täiendava kontrolli seisundi „Kuludokumendi II tasandi kontroll“. Suunab MT TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale II tasandi kontrolliks.

Kui MT-le ei kohaldu II tasandi kontroll, jätkab menetlust punkti 1 alapunktist 1.23.

Koheselt pärast I tasandi kontrolli lõpetamist

Tööülesanne suunatud

1. 17

TAO riskijuht imise ja järelev alve talituse juhataja

Suunab järelevalve eksperdile maksetaotluse II tasandi kontrolli. 1 tp Tööülesanne suunatud

1. 18

Järelev alve ekspert (II tasandi kontrolli ja)

Kontrollib MT-l andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele.

Kui projektikoordinaator on moodustanud valimi, siis kontrollib MT kuludokumente valimi ulatuse piires vastavalt valimi moodustamise metoodikale.

Kui I tasand on kontrollinud 100%-liselt, teostab MT II tasandi kontrolli vastavalt meetme tegevuse riskide hindamisel määratule kas samas või väiksemas mahus.

5 tp MT kuludest võetud valim, kontroll- leht

1. 19

Järelev alve ekspert

Puuduste korral edastab tähelepanekud projektikoordinaatorile ja suunab tööülesande SFOS-s tagasi projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub punkti 1 alapunktist 1.6.

e-kiri

1. 20

Järelev alve ekspert

Olles veendunud MT korrektsuses, lisab kontroll-lehe ja kui asjakohane siis ka riskianalüüsi ja/või võetud valimi MT juurde SFOS-i.

Kanded SFOS-s, kontroll-leht ja valim SFOS-s

1. 21

Järelev alve ekspert

Määrab MT-le seisundi „Lõpeta kontroll“. Kanded SFOS-s

1. 22

Järelev alve ekspert

Suunab SFOS-is kuludokumendid projektikoordinaatorile ning teavitab, et kontroll on lõpetatud. Tööülesanne suunatud

1. 23

Projekti - koordin aator

Saadab MT maksmisele. 1 tp Kanded SFOS-s

1. 24

Projekti - koordin aator

Kui makse läheb seisundisse „vigane“ ja veateade on seotud SAP-iga (näiteks: „Arvelduskonto puudub SAP- s“, „Hankija nimi puudub SAP-is“, „SAP-s puudub hankijal IBAN“, „Grant S1GSF-RT14-02721 does not exist“

), siis koordinaator teavitab koheselt SFOS kasutajatuge ).vms. [email protected]

Esimesel võimalusel E-kiri, kanne SFOS-s

1. 25

Projekti - koordin aator

a) Kui väljamakstud MT-s esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded projektikoordinaator, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.26.

b) Kui väljamakstud MT-s esineb riigiabi/VTA-d ja talituse töökorraldusest lähtuvalt teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis edastab vastava SFOS teavituse talituse töökorraldusest lähtuvalt teenusekoordinaatorile.

1 tp jooksul

SFOS teavitus edastatud e-kirjaga

1. 26

Projekti koordin aator/ Teenus e- koordin aator

Sisestab RAR-i projektis väljamakstud abi. Väljamakstud abi kindlaks- tegemiseks on võimalik kasutada SFCS aruannet SF08 „Projektide maksed“.

RAR põhimääruse kohaselt riigiabi hiljemalt 15 tp väljamaksest, VTA hiljemalt 5 tp jooksul alates väljamaksest

Kanded infosüsteemis (RAR-s)

2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed

2.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumendid sooviga teha makse arve väljastajale või TS-le vastavalt RÜ poolt nõutud tingimustele [7]

Vastavalt tingimustele MT esitatud

2.2 Projekti - koordin aator

Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide puhul veendub esmalt, et:

1) TS-l on arve väljastajalt kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse otse tarnijale või töövõtjale ja

2) maksetaotlust on võimalik menetleda arvel märgitud tähtajaks.

Kui ei ole võimalik arvel märgitud tähtajaks makset teostada, siis teavitab sellest TS-t. Kui TS kirjalikult nõustub (nt kokkuleppel töövõtja/tarnijaga) arvel märgitust hilisema tähtpäevaga maksega, võtab maksetaotluse menetlusse. Kui TS ei nõustu pikema tähtajaga, jätab maksetaotluse menetlusse võtmata ja suunab maksetaotluse tagasi TS-le.

Menetlusse võetud MT korral teostab kontrollitoimingud vastavalt punkti 1 alapunktides 1.3-1.25 toodud protsessile.

Enne MT sisulist kontrollimist

MT, kiri SFOS-s

2.3 TS Kui makse tehakse TS-le, siis esitab e-toetuse keskkonnas tõendamistaotluse ette antud tähtajaks. RÜ poolt määratud tähtaeg

e-toetuse keskkonnas tõendamistaotlus

2.4 Projekti - koordin aator

Kontrollib kulude tasumist ja aktsepteerib tõendamistaotluse. 3 tp jooksul dokumentide saamisest

Kanne SFOS-s

2.5 Projekti - koordin aator

Kui tasumata kuludokumentide kogusumma tasumine ei ole TS poolt tähtajaks tõendatud, saadab TS-le meeldetuletuse ja määrab kirjas uue tähtaja.

Kui TS ei ole vastavat summat uueks tähtajaks tasunud ja tõendanud, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

1 tp tähtaja saabumisest Kiri SFOS-s

3. Kulukohtade korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess

3.1 Projekti - koordin aator

Vigade, kulukohtade või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud , [8]

koostab teavituse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tagastuse „muu kulude vähendamine“ sisestamiseks.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

E-kiri

3.2 Projekti - koordin aator

Kasutamata EMT jäägi tagastamiseks koostab TS-le teavituskirja, kuhu märgib tagastamisele kuuluva summa, tagasimakse tegemiseks vajalikud rekvisiidid ja tähtaja. Vajadusel täpsustab rekvisiite järelevalve eksperdiga.

Kiri SFOS-s

3.3 TAO riskijuht imise ja järelev alve talituse juhataja

Annab järelevalve eksperdile tööülesande „muu kulude vähendamise“ sisestamiseks. E-kiri

3.4 Järelev alve ekspert (makse te kontrolli ja)

Sisestab SFOS-i tagastuse „muu kulude vähendamine“, kaasates vajadusel projektikoordinaatori.

MT tehnilise korrigeerimise või EMT jäägi sisestamise korral lisab SFOS-is alusdokumendiks kulude vähendamist/korrigeerimist selgitava dokumentatsiooni (projektikoordinaatori teavituskiri). Informeerib projektikoordinaatorit, kui „muu kulude vähendamine“ on SFOS-i sisestatud.

Jälgib, et nõue saab tasutud. Kui saab RTK raamatupidajalt teavituse ettemakse jäägi laekumise kohta, märgib tagastuse laekunuks.

Teavitab projektikoordinaatorit laekumisest/mittelaekumisest.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

Kanded SFOS-s, dokumendid SFOS- s, e-kiri

3.5 Projekti - koordin aator

Vigade, kulukohtade või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud kulud, sisestab SFOS-i korrigeeriva MT, mis vajadusel läheb väljamaksmisele või tasaarveldamisele.

Kanded SFOS-s

[1] Hankelepingu projekti alusel kontrollimine -kogu hankemenetlus on tehtud, sh teavitused.

[2] Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.

[3] ÜM_2014 § 11 lõike 4 kohaselt ei pea täidesaatva riigivõimu asutused koos maksetaotlusega esitama kontrolliks tasumist tõendavaid dokumente. Kohaliku omavalitsuse üksused ja nende asutused ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist tõendavaid dokumente.

[4] Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid dokumente.

[5] Maksetaotluse menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse.

[6] TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1.

[7] Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad dokumendid.

[8] Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess.

3.2.1.4. Rahastamisvahendite maksetaotluste menetlemise protsess

Antud protsess kohaldub perioodi 2014-2020 meetme tegevustele nr 5.2.1 ja 5.2.2.

Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ elluviimiseks on sõlmitud üks siseriiklik rahastamisvahendi rakendamise leping laenude ja käenduste pakkumiseks. Viidatud lepingu kohaselt tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2013 artiklist 41.

Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud rahastamisvahendi rakendamise leping EIF-ga. Leping EIF-iga kohustab teostama väljamakseid 20 tööpäeva jooksul alates MT saamisest. Kulude abikõlblikkust vastavalt ÜSM_2013 artiklile 42 tõendab EIF, esitades maksetaotluse tõendamiseks kontrolliaruanded ning samuti esitades iga-aastaseid auditiaruandeid, mille on koostanud välisaudiitorid. Kontrolliaruande ja iga-aastase auditiaruande näidised on toodud komisjoni rakendusmääruses (EL) 2019/1140. RTK kontrollib esitatud aruandlust, viib läbi kontrollitoimingud allfondide tasandil ning teavitab TMO-d juhul, kui nõuded, mis võimaldavad Euroopa Komisjonile rahastamisvahendi kulusid sertifitseerida, on täidetud. EIFi MT-d edastab RÜ-le Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus, kes esindab liikmesriiki igapäevases suhtluses EIFiga.

RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida ka enne maksetaotluse esitamist, teostades nn MT eelkontrolli. Teenusekoordinaator teavitab kontrolli algatamisest toetuse saajat ning palub tal esitada kuludokumentide nimekiri MT vormil või muul kokku lepitud kujul kindlaksmääratud kuupäeva seisuga. Selline kuludokumentide kontroll tugineb maksetaotluse kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et reaalset makset ei teostata, koordinaator täidab vaid TPK lisa 10 kontroll-lehed ja valimi tabeli ning lisab need SFOSi MT kontrolli valimi moodustamisel võetakse arvesse MT eelkontrollis kontrollitud kulud.

TPK lisana (TPK lisa 12) kinnitatud rahastamisvahendi MT kontroll-leht: „Maksetaotluse kulude loetelu kontroll-leht (KL1)“ ja TPK lisana 10 kinnitatud „Rahastamisvahendite kuludokumentide kontroll-lehed“ hõlmavad ÜSM_2013/ ÜSM_2021 ja nendega seotud õigusaktidest ning rahastamisvahendi lepingust ja tootetingimustest tulenevaid nõudeid. Kui kontroll-koha nõuetekohases täitmises on võimalik veenduda tuginedes rahastamisvahendi elluviija tegevusele, siis võib teenusekoordinaator seda teha kooskõlastades sellise lähenemise eelnevalt TAO valdkonna eksperdiga.

Nr Vast utaj a (am etik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg[1] Kontrolljälg

1. Rahastamisvahendi maksetaotluse menetlemine

1.1 Tee nuse - koor dina ator

Kinnitatud või muudetud finantstoote täpsustavate tingimuste ja sinna juurde kuuluva rahastamisvahendi lepingu kohase kinnitatud riigiabi/ VTA kava või riigiabi loa või grupierandiga hõlmatud riigiabi andmise teate saamisel täiendab vajadusel TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude kontroll-leht“ olevaid kontroll-lehti.

Enne MT kontrollimist Ajakohased rahastamisvahendit e kuludokumentide kontroll-lehed

1.2 TS Esitab MT e-toetuse keskkonnas või e-kirja teel. Kokkulepitud tähtajaks

MT e-toetuses; E- kiri

1.3 Tee nuse - koor dina ator

Kui MT on esitatud e-kirja teel, siis lisab selle SFOS-i.

Kontrollib esitatud MT-d. I MT kontrollimisel veendub rahastamisvahendi lepingus kokku lepitud tingimuste ning ühissätete määruse nõuete täitmises, seejärel [2] suunab MT maksmisele.

II MT menetlemisel veendub, et TS raamatupidamises toimub kulude eristamine , lisaks alates II MT-st kontrollib kuludokumentide nimekirja ning vastavalt [3]

valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. Täidab valimi tabeli vormi, MT kontroll-lehed ( (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja TPK lisa 10 „Rahastamisvahendite kuludokumentide kontroll-lehed“), sisestab valimi tabeli ning kontroll- lehed SFOS-i ja ning suunab MT maksmisele. Peale abikõlblikkuse kontrolli lõpetamist teavitab TMO finantseksperti.

Meetme tegevuses 5.2.2 veendub alates II MT-st, et esitatud oleks vormikohane MT, sisestab MT SFOS-i ning suunab MT maksmisele. Kontrollib vastavalt valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente, täidab valimi tabeli vormi, MT kontroll-lehed (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu kontroll-lehe (KL1) ja TPK lisa 10 „Rahastamisvahendite kuludokumentide kontroll-lehed“) ja lisab kontroll-lehed koos valimi tabeliga SFOSi Peale abikõlblikkuse . kontrolli lõpetamist teavitab TMO finantseksperti.

Vigade ilmnemisel MT-s teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.[4]

Juhul kui on tuvastatud finantstoote lõikes nõuetele mittevastavus lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas ning TS on valmis lepingut asendama, siis lisab info valimi tabelisse.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktile 2.

60 tp jooksul MT esitamisest, EIFi makse puhul maksmisele suunamine 7 tp jooksul

MT; MT kuluridadest võetud valim; Kontroll- lehed; Kanded SFOS-s; E-kiri

2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu

2.1 TS Esitab rahastamisvahendi lõppemisel kuluaruande väljamaksetaotluse vormil või muul kokku lepitud kujul. 17.01.2024, EIFi puhul 31.03.2024

Kuluaruanne väljamakse-taotluse vormil või muul kokku lepitud kujul e-toetuses

2.2 Tee nuse - koor dina ator

Kontrollib TS poolt esitatud aruannet, kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente.

Täidab valimi tabeli, MT kontroll-lehed (TPK lisa 12 „MT kulude loetelu kontroll-lehe (KL1)“ ja TPK lisa 10 „Rahastamisvahendite kuludokumentide kontroll-lehed“[5] ).

Seejärel kannab SFOS-i info kulude abikõlblikkusest ning lisab kontroll-lehed ja valimi tabeli SFOSi.

Peale abikõlblikkuse kontrolli lõpetamist teavitab TMO finantseksperti.

Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktile 2.

20 tp jooksul aruande saamisest

Kuluridadest võetud valim, kontroll- lehed, kanded SFOS-s, e-kiri

[1] ÜM_2014 kohaselt menetletakse maksetaotlust mitte kauem kui 90 kalendripäeva, ÜM_2022 kohaselt mitte kauem kui 80 kalendripäeva.

[2] Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 41 lõike 1 punktide a ja b ning perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikli 92 lg 2 punkti a täitmises

[3] 2014-2020 perioodil vastavalt ÜSM_2013 artikkel 38 lõikele 6 ja 2021-2027 perioodil vastavalt ÜSM_2021 artikkel 59 lõikele 2

[4] EIFiga sõlmitud lepingu puhul Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutust.

[5] Juhul kui kulusid on kumulatiivselt ette kontrollitud ja täiendavalt kuludokumente ei kontrollita, siis „Rahastamisvahendite kuludokumentide kontroll-lehti“ ei täida.

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess Riigihangete korral toimub hankijate eelnõustamine ja riigihangete kontroll.

Eelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enne hanketeate jt. riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris (RHR), (b) hanketeate avaldamise järgselt hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt hankelepingute muudatuste eelnõude alusel. Riigihanke alusdokumentide alusel toimub vajadusel alates lihthanke piirmäärast (juhul, kui hankeesemel puudub eelnõustamine lihthanke piirmäär, siis alates riigihanke piirmäärast) ja sellest suurema maksumusega riigihangete korral.

Eelnõustamine toimub TS soovil või on TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tulenev kohustus. Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega arvestamine ei ole TS-le täitmiseks kohustuslik. Hankedokumentide eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga SFOS-s. Riigihanke alusdokumentide alusel eelnõustamist ja I tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel vähemalt KAMIN juhendi lisas olevatele riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täideta.

Riigihangete kontrolli teostatakse vastavalt STS § 26 lg 1 ja ÜM_2022 § 11 lõigetele 1-2 ning § 27 lõikele 4 , võttes aluseks riigihangete seaduse (edaspidi ) ja KAMIN ptk 6.RHS

Hankelepingud alates riigihanke piirmäärast ja nende muudatused kontrollitakse 100%.

Kontrollimiseks kasutatakse KAMINa lisas olevaid riigihangete kontroll-lehti, mis lisatakse kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on sisestatud SFOS-i, saab projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS MT-s vastava riigihanke kulud esitab. Kui riigihanke kontroll viiakse läbi paralleelselt MT menetlusega, peab enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hanke kontroll, va kui on riskide hindamisel teisiti kokku lepitud (riskide hindamist viib läbi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus ja tagab vastava kirjaliku teavituse). Kui hankelepingu maksumus on alates rahvusvahelisest piirmäärast, siis teostatakse enne väljamakset riigihanke kontroll üldjuhul kahetasandiliselt või kui vastavad põhimõtted on välja töötatud, siis võib II tasandi kontrolli teostada ka riskipõhiselt. Muudel juhtudel otsustatakse II tasandi kontrolli läbiviimine samuti riskipõhiselt ning kui kontrolli teostamine on vajalik, kirjeldatakse kontrollipõhimõtted TPK lisas 11. Samuti hankelepingutele, mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära, teostatakse enne väljamakset hanke kontroll kahetasandiliselt (hankeekspert I tasand ja järelevalve ekspert II tasand) vastavalt Tabelile 1. Riigihangete kontrolli ulatus.

Hanke II tasandi kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse üldjuhul läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega, välja arvatud, kui riskide hindamisel on kokkulepitud teisiti. Kindla fookusega kontrollis täidab II tasandi kontrollija TPK lisa 1 kontroll-lehte, mis sisaldab KAMINa lisas oleva kontroll-lehe kontroll-küsimusi. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK lisasse 11.

RTK-l ei ole kohustust kontrollida hankemenetluse õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud infosüsteemi. Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis suunab riigihanke hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega.

RHS § 3 põhimõtete vastavuse kontrollist jääb jälg MT kontrolli raames MT kontroll-lehele.

Perioodil 2014-2020 STS § 26 lg 6 järgi kui asja, teenuse või ehitustöö eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab TS või partner, kes ei ole hankija RHS-i tähenduses, järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid. STS § 28 lõike 3 järgi kontrollitakse hankijast TS riigihangete kooskõla RHS-i nõuetega ja/või kooskõla RHS §-i 3 põhimõtetega, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem. STS § 26 lõikes 6 ja § 28 lõikes 3 nimetatud 20 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse alates 18.07.2020 algatatud hangetele ; seda ka juhul, kui toetuse andmise tingimusi sisaldav määrus, käskkiri või taotluse rahuldamise otsus näeb ette madalama piirmäära ning 5 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse enne 18.07.2020 algatatud hangetele.

Perioodil 2021-2027 ÜM_2022 , kui TS RHSi tähenduses, ja asja, teenuse või ehitustöö (edaspidi ) abikõlblik maksumus § 11 lg 3 järgi ei ole hankija ost ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta ostu maksumuse väljaselgitamiseks korraldama ostumenetluse lähtuvalt ÜM_2022

ning TAT-s sätestatud nõuetest. ÜM_2022 kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne § 11 lg lõigetest 4–7 § 27 lg 4 järgi, 20 000 euroga või sellest suurem, kontrollitakse riigihanke kooskõla riigihangete seaduse §-s 3 nimetatud põhimõtetega või kõnealusele riigihankele kohalduvate riigihangete seaduse sätetega.

Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele eeldatava maksumusega alates perioodi 2014-2020 STS § 28 lg 3 piirmäärast või kui ÜM_2022 § 27 lg 4 kohaselt on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem.

Kui TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib TAO riighangete kontrollüksuse juhiga. Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projekti- koordinaator TAO riighangete kontrollüksuse juhiga.

Antud protsess RE meetmetele ei kohaldu. RE meetmetes teeb riigihangete kontrolli projektikoordinaator vastava RE meetme maksetaotluse kontroll-lehe alusel.

Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika on kirjeldatud TPK Lisas 11.

Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus

Nr Menetlusliik Riigi han ke

I tasa ndi kont rollija

Riigihanke kontrolli ulatus

Riigihanke II tasandi kontrollija[1]

Riigih anke kontr olli ulatus

1. Alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni lihthankemenetluse piirmäärani riigihanked (sh. RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja [2] sotsiaal- ja eriteenuste väikehange kuni riigihanke piirmäärani)

*STS § 28 lõikes 3 nimetatud 20 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse alates 18.07.2020 algatatud hangetele ning 5 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse enne 18.07.2020 algatatud hangetele

Proj ekti- koor dina ator[ 3]

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%.

Järelevalve ekspert, kui MT-le kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskip õhine kontro ll või 100%

2. Raamlepingu alusel sõlmitud esimene hankeleping abikõlbliku kuluga alates STS § 28 lõikes 3 ja [4] ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast (juhul kui vastavas maksetaotluses on rohkem kui 1 minikonkurss, siis valitakse kontrolli suurima maksumusega minikonkurss abikõlbliku kuluga alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast)

Han keek spert

100% kontrolli suunatud hangetele.

Järelevalve ekspert, kui MT-le kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskip õhine kontro ll või 100%

3. Raamlepingu alusel tehtud minikonkursid (v.a. antud tabeli punktis 2 hankeeksperdi poolt kontrollitud esimene hankeleping ) abikõlbliku kuluga alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast

Proj ekti- koor dina ator

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Järelevalve ekspert, kui MT-le kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskip õhine kontro ll või 100%

4. Teadus ja Arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p 19) Proj ekti- koor dina ator

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Järelevalve ekspert, kui MT-le kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskip õhine kontro ll või 100%

5. Erandid RHS § 11 lg 1 (va RHS § 11 lg 1 p 19 TA erand, § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand)

Han keek spert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskip õhine kontro ll

6. RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand

Proj ekti- koor dina ator

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Järelevalve ekspert, kui MT-le kohaldatakse jooksvat II tasandi kontrolli

Riskip õhine kontro ll

7. Sisetehingud RHS § 12 Han keek spert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale

(TPK lisa 11)

Riskip õhine kontro ll

8. Alates lihthanke piirmäärast kuni riigihanke piirmäärani hanked Han keek spert

100% kontrolli suunatud hangetele

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskip õhine kontro ll

9. Alates riigihanke piirmäärast hanked kuni rahvusvahelise piirmäärani hanked. Sealhulgas sotsiaal-ja eriteenuste (erimenetluse) riigihanked, mis on alates sotsiaal-ja eriteenuste (erimenetluse) riigihanke piirmäärast kuni sotsiaal- ja eriteenuste (erimenetluse) riigihanke rahvusvahelise piirmäärani

Han keek spert

100% kontrolli suunatud hangetele

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskip õhine kontro ll

1 0.

Alates rahvusvahelisest piirmäärast hanked või riigihangetele, mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hanke-lepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära [5]

Han keek spert

100% kontrolli suunatud hangetele

Järelevalve ekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskip õhine kontro ll või 100%

Kohustus on kontrollida alla riigihanke piirmäära jäävaid hankeid üksnes siis, kui riigihanke eeldatav maksumus on perioodi 2014-2020 puhul võrdne STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmääraga või sellest suurem, ja kui perioodi 2021-2027 puhul on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem. Ülaloleva Tabel 1 juurde kuulub põhimõte, et kui perioodil 2014-2020 jääb riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmäära, siis riigihanget ei kontrollita (st koordinaator ei kontrolli riigihanke vastavust RHS-le). Kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmäära, siis koordinaator kontrollib riigihanke raames tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TATile ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% kuludokumentide alusel. Riigihanke võib jätta kontrollimata juhul, kui perioodi 2014-2020 puhul jääb riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta kokku alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäära. Uuel perioodil 2021-2027 tuleb lähtuda riigihanke kontrolli võtmisel hankelepingu abikõlblike kulude summast.

Riigihange peab olema kontrollitud vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele hiljemalt siis, kui riigihanke raames esitatavad kulud on ületanud STS § 28 lõikes 3 / ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäära.

Perioodi 2014-2020 korral, kui riigihanke eeldatav maksumus on väiksem kui STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäär, kuid riigihanke tegelik maksumus võrdub STS § 28 lg 3 piirmääraga või on sellest suurem, siis kontrollitakse hanget vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele.

Perioodi 2021-2027 puhul kontrollitakse riigihanget vastavalt Tabel 1 kontrollipõhimõte, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest.

Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust standardiseeritud ühikuhinna alusel ja ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. Kui tegelike kulude alusel hüvitatav summa on suurem kui STS § 28 lõikes 3/ ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäär, siis tuleb riigihange suunata kontrolli arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust.

Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud hankemenetluse liigist juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates STS § 28 lg 3/ ÜM_2022 § 27 lg 4 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema hankemenetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale hankemenetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt.

Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse finantskorrektsiooni tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud.

Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Mittehankijast TS ostude summeerimise vajadust tuleb hinnata RHS §-s 3 toodud üldpõhimõtete alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist

RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse kogu riigihanke maksumusest STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse käibemaksuta piirmäära arvestamisel, mitte ühe osa lepingu maksumusest. Perioodi 2021-2027 puhul lähtutakse aga konkreetse hankelepingu abikõlblike kulude käibemaksuta summast, mis peab olema võrdne 20 000 euroga või enam.

Täiendavalt rakendatakse riigihangete kontrolli ulatuses erisusi järgmistes TAT-des:

a) TAT-is „Tööturuteenuste osutamine töövõimereformi sihtrühmale“ (meetme tegevuse nr 3.1.1; SFOS nr 2014-Eesti Töötukassa 2020.3.01.001.01.15-0004), TAT-is „Tööturuteenuste osutamine tagamaks paremaid võimalusi hõives osalemiseks“ (meetme tegevuse nr 3.2.1; SFOS nr 2014-2020.3.02.001.01.15-0001) ja TAT-is „Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi toetuse kasutamise tingimused“ (meetme tegevuse nr EGF.1.1.2; SFOS nr EGF.1.01.20-0004) ning TAT-s „Tööturuteenuste osutamine COVID-19 kriisi mõjude leevendamiseks“ (meede: 16.1 P COVID-19; projekt: 2014-2020.16.01.21-0006). b) TAT-is „Puudega laste tugiteenuste arendamine ja pakkumine, töö- ja pereelu ühildamise soodustamine“ (meetme Sotsiaalministeeriumi tegevuse nr 2.1.1; SFOS nr 2014-2020.2.01.001.01.15-0001), TAT-is „COVID-19 vaktsiini ja vaktsineerimistarvikute soetamine, vaktsineerimise korraldamine, COVID-19 RT-PCR testimine ja riigi tervishoiuvaru suurendamine“ (meetme tegevused 15.1.1 ja 15.1.2; SFOS nr 2014- 2020.15.01.21-0001); c) TAT-is „Sotsiaalse rehabilitatsiooni pakkumine töövõimereformi sihtrühmale ning raske ja sügava puudega 0–15- Sotsiaalkindlustusameti aastastele lastele“ (meetme tegevuse nr 3.1.1; SFOS nr 2014-2020.3.01.19-0006 ja meetme tegevuse nr 2.1.1; SFOS nr 2014-2020.2.01.19- 0116).

Vastavad erisused on määratud TPK Lisas 4.

EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt antud 3.2.2. protsessipunkti punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale ning vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2, seejuures Šveitsi toetuste büroo viib lõpule talle saadetud dokumentide hindamise 25 tööpäeva jooksul. Hindamise tulemusel võib Šveits esitada soovitusi dokumentide muudatusteks. Neid soovitusi võib arvesse võtta ja vajaduse korral teavitatakse sellest Šveitsi toetuste bürood. RKÜ saadab Šveitsi toetuste büroole Šveitsis RHAD põhiteavet sisaldava teabevormi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Täidetud teabevorm esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 5 tp . Šveits keskendub enne hanke avaldamist seejuures oma valikuprotsessis 500 000 Šveitsi franki ületavatele riigihangetele, kuid võib kaasata ka väiksemas summas Švei riigihankeid uuringute jaoks. tsi toetuste bürool või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda vaatlejana pakkumuste hindamisel. RKÜ teatab Šveitsile hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt viis koosolekuid. Šveitsi toetuste bürool on õigus välja nõuda riigihangete hindamisaruandeid ja sõlmitud lepinguid 5 tööpäeva enne ning nõutud dokumendid esitatakse RKÜ poolt hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.

Nr Vastutaja (ametikoh t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Riigihanke eelnõustamine

1.1 Taotleja /TS

Esitab SFOS-i postkasti kaudu riigihanke alusdokumendid (lisab kirja pealkirjaks hanke riigihangete registri viitenumbri). Vastavalt vajadusele Riigihanke alus- dokumendid, lepingu muudatuse eelnõu või otsuse eelnõu

1.2 Projekti- koordinaat or

Teeb valiku a-c ja EŠK puhul tuleb kontrollida, kas kohaldub ka punkt d).

a) Juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud suunab projekti riigihangete kontrollüksuse juhile, määrates TAO riigihangete kontrollüksuse juhi projekti omanikuks.

b) Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suunab SFOS-i hanke moodulist hanke TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, määrates ta projekti omanikuks.

c) korral suunab edasi lepingu SFOS hangete ja lepingute mooduli kaudu riigihanke Hankelepingu muudatuse eelnõu eelnõustamiseks sellele hankeeksperdile, kes on varasemalt kontrollinud sama riigihanget. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

Teavitab TAO riigihangete kontrollüksuse juhti/ hankeeksperti SFOS töölaua kaudu, kas vastavalt TAT-le ja/või toetuse rahuldamise otsusele on riigihanke alusdokumendid esitatud riigihanke alaseks eelnõustamiseks võikohustuslikuks

riigihangete alaseks nõustamiseks.vabatahtlikuks Suunamise infoks lisab viite, kus asuvad dokumendid, mida tuleb eelnõustada ning võimalusel ka riigihanke viitenumbri. EŠK puhul lisab juurde märkuse, kas RHAD tuleb kooskõlastada Šveitsiga.

d) EŠK riigihanke korral juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud ja juhul kui riigihange kuulub RKÜ hangete plaani (vt. Confluence laetud hangete plaani faili), siis suunab SFOS postkasti RHAD kirja TAO EŠK programmi eksperdile. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1. alapunktile 1.8.

Vastavalt TAT tähtaegadele

Vastavalt riigihanke alusdokumentide laekumisele

Suunamine SFOS-s; E-kiri

1.3 TAO riigihanget e kontrollüks use juht

Edastab saabunud tööülesande SFOSis vastavale hankeeksperdile (eelnõustajale). 2 tp jooksul riigihanke alusdokumentide saamisest Suunamine SFOS-s

1.4 Hankeeks pert (eelnõusta ja)

Vaatab riigihanke alusdokumendid, otsuste eelnõud või hankelepingu muudatuse eelnõud üle ja koostab soovitusliku hinnangu esitatud dokumentidele.

Üldjuhul 10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg (v.a EŠK korral)

EŠK korral 25 jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Kiri SFOS-s

1.5 Hankeeks pert

(eelnõusta ja)

Kui kontroll ja/või tähelepanekute edastamine eeldab RM RRO-ga kontakteerumist, suhtleb RM RRO-ga ja teavitab projektikoordinaatorit ja taotlejat/TS-t tähtaja võimalikust pikenemisest.

1.6 Hankeeks pert

(eelnõusta ja)

a) Edastab hinnangu ja/või tähelepanekud TS-le SFOSi kaudu (v.a EŠK korral, kui on kohustus kooskõlastada RHAD Šveitsi Teavitab TS-t, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale. Mtoetuste bürooga). [6] enetlus jätkub vastavalt

punkti 1 alapunktile 1.7.

b) EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8.

Kontroll-lehte ei täideta.

1.7 Hankeeks pert (eelnõusta ja)

Eelnõustamise lõpetamisel suunab objekti projektikoordinaatorile tagasi.[7] Tööülesanne SFOS-s

1.8 EŠK programmi ekspert

Saadab RHAD Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel ja salvestab TAO võrgukettale programmi kausta. E-kirjad koos dokumentidega CHF programmi kaustas X kettal

1.9 Šveitsi toetuste brüoo

Kontrollib RHAD-i. Saadab kommentaarid e-kirja teel EŠK programmi eksperdile. 25 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist. E-kiri

1. 10

EŠK programmi ekspert

Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega RHAD-i kohta ja edastab kommentaarid hankeeksperdile. 2 tp jooksul kommentaaride saamisest E-kiri SFOS postkastis

1. 11

Hankeeks pert

Koondab Eesti ja Šveitsi kommentaarid RHAD kohta ja saadab vastuse TS-le. Teavitab TS-t kohustusest täita vorm RHAD kohta. Eelnõustamise lõpetamisel suunab objekti projektikoordinaatorile tagasi.

2 tp jooksul pärast Šveitsi kommentaaride saamist E-kiri SFOS postkastis

1. 12

EŠK programmi ekspert

Jooksvalt laeb üles Confluence keskkonda EŠK hangete plaani (märgib juurde EŠK hangete plaani versiooni numbri), seejuures muudab EŠK hangete plaani vastavalt vajadusele.

1 kuu jooksul pärast vastava toetusmeetme lepingu sõlmimist RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel. EŠK hangete plaani muudab vastavalt vajadusele

EŠK hangete plaan Confluence keskkonnas

2. Riigihangete kontroll, sh MT raames

2.1 TS Sisestab hanke SFOS-i hanke moodulis projekti juurde. Loob hanke lisades RHR hanke viitenumbri. Kui tegemist ei ole e- menetlusega, siis edastab hankega seotud dokumendid.

Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, lisab hanke mooduli „hanke või ostu lisamine“ lehele RHR välise ostu ning lisab juurde hankega seotud dokumendid (kommentaaride osasse kirjutab hanke riigihangete registri viitenumbri).

Hiljemalt hankega seotud kulude esitamisel MTs Kanne SFOS-s

2.2 Projekti- koordinaat or

Veendub, et kontrollitav hange on lisatud ning lepingu fail on üles laetud SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. Kui tegemist ei ole e-menetlusega veendub, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad.

Koheselt, hiljemalt MT menetluse algatamisel Kanne SFOS-s, kiri SFOS-s

2.3 Projekti- koordinaat or

Suunab TAO riigihangete kontrollüksuse juhile

a) ekspertiisi lähtudes TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktis 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess toodud hanke kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1).

b) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse muudatuse) korral laeb üles SFOS hanked ja lepingud moodulisse muudatuse väärtust puudutava info (akti) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkuleppe ning seob vastava lepingu külge ja suunab edasi sama mooduli kaudu hankeekspertiisi hiljemalt projekti lõpus lõppmakse lepingu menetlemisel. Hanke korduval kontrollimisel (hankelepingu muudatuse ja tellija reservi kasutamise korral) suunab lepingu varasemalt kontrollinud hankeeksperdile (menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5) ja lisab tööülesande suunamise kirjeldusse kontrolliobjekti täpsema info.

Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteerib ehituseksperdiga ja lisab juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust ei ole veel tehtud, siis lisab info, kas ja millal seda tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette ehituseksperdiga kooskõlastamist, on ehituseksperdiga kooskõlastamine kohustuslik.

c) Erandolukorras, kui hanget ei saa lisada, suunab SFOS-i hanke mooduli kaudu edasi TAO riigihangete kontrollüksuse ostu juhile riigihanke kontrolli teostamiseks.

d) Kui teine RÜ on projekti esitatud riigihankes tuvastanud finantsmõjuga tähelepaneku, saadab e-kirjaga vastava info riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

a)-c)Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud kulud on ületanud § 28 lõikes 3 /ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäära

d) Koheselt, sõltumata sellest, kas riigi-hankega seotud kulud on ületanud STS § 28 lõikes 3/ ÜM_2022 § 27 lg 4 sätestatud piirmäära

Kanne SFOS-s, kiri SFOS-s tööülesanne SFOS-s

E-kiri

2.4 TAO riigihanget e kontrollüks use juht

Suunab hanke SFOS-i kaudu edasi vastavale hankeeksperdile. Tööülesande saabumisel 5 tp jooksul ning 2 tp jooksul meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 korral

Tööülesanne SFOS-s

2.5 Hankeeks pert

Kui hange korraldatakse RHR-s e-menetlusena, küsib hankele vaatlejaõigused. Avab SFOS-is hankekontrolli ja määrab kontrolli seisundiks „sisestamisel“.

Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist kontroll-lehe alusel (KAMINa riigihangete kontroll-leht). Vajadusel konsulteerib RM RROga, juristi, järelevalve eksperdi või muu asjaomase osapoolega.

10 tp jooksul vaatleja õiguste saamisest, lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg ning 3 tp jooksul meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 korral, lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg

Kontroll-leht¸ kiri SFOS-s

2.6 Hankeeks pert

Puuduste korral koostab teate ja edastab TS-le teate täiendavate selgituste ja dokumentide saamiseks. Kiri SFOS-s

2.7 Hankeeks pert

Veendudes riigihanke läbiviimise reeglikohasuses sisestab kontroll-lehe SFOS-i ja märgib kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Laeb üles hankelepingu juurde eduka pakkumuse.

Kontroll-leht SFOS-s

2.8 Hankeeks pert

Kui tuvastab rikkumise, teeb kontroll-lehele märkuse, sisestab hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepaneku SFOS-i. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

Kontroll-leht, kanne SFOS-s

2.9 Hankeeks pert

Kontrollitoimingu lõpetamisel:

· Kui on tuvastanud rikkumise ja kontrolli lõpetanud, siis edastab e-kirja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale koos infoga tuvastatud rikkumise kohta ja hanget II tasandi kontrolli ei saada. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2 Suunab hanke koordinaatorile SFOS- kaudu ja . teavitab tuvastatud rikkumisest.

· Suunab hanke/ tagasi projektikoordinaatorile, kui puudusi ei tuvasta ja, kui hankele ei kohaldata jooksvat II tasandi lepingu/ riigihangete kontrolli.

· Kui puudusi ei tuvasta, siis suunab hanke/lepingu SFOS kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdile kui hankele kohaldub II tasandi riigihangete kontroll.

Tööülesanne SFOS-s

2. 10

TAO riskijuhtimi se ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert

Otsustab vastavalt TPK lisas 18 kirjeldatud valimimetoodikale riigihanke II tasandi kontrolli vajaduse.

Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik, suunab tööülesande SFOS-i kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik, suunab SFOS-i kaudu tööülesande projektikoordinaatorile.

Tööülesande saabumisel 2 tp jooksul ning 1 tp jooksul meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 korral

Tööülesanne SFOS-s

2. 11

TAO riskijuhtimi se ja järelevalve talituse juhataja

Tööülesande saabumisel suunab hanke II tasandi kontrollijale. Tööülesande saabumisel 1 tp jooksul Tööülesanne SFOS-s

2. 12

Järelevalv e ekspert (hangete II tasandi kontrollija)

Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist vastavalt hangete TPK lisa 1 kontroll-lehele ja vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punkti 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess kontrolli-põhimõtetele.

10 tp jooksul tööülesande saamisest ning 2 tp jooksul tööülesande saamisest meetme tegevuse nr. 2014-2020.12.3.1 korral

(lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg)

Kontroll-leht

2. 13

Järelevalv e ekspert

Puuduste korral koostab teate ja edastab TS-ile teate täiendavate selgituste saamiseks. Vajadusel suhtleb enne väljastamist I tasandi kontrollijaga.

Kiri SFOS-s

2. 14

Järelevalv e ekspert

Veendudes riigihanke läbiviimise reeglikohasuses sisestab kontroll-lehe SFOS-i. Kontroll-leht SFOS-s

2. 15

Järelevalv e ekspert

Kui tuvastab rikkumise, teeb kontroll-lehele märkuse ja menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2

Kontroll-leht

2. 16

Järelevalv e ekspert

Suunab kontrollitoimingu lõpetamisel hanke/lepingu projektikoordinaatorile ja märgib juurde, kas puuduseid tuvastati või mitte. Tööülesanne SFOS-s

2. 17

Projekti- koordinaat or

Tööülesande saabumisel jätkab menetlust vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 punktile 3.2.1 Maksetaotluse menetlemise protsess.

Vastavalt maksetaotluse menetlemise tähtajale -

3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest

3.1 TS Täidab RHAD teabevormi kõigi RKÜ poolt nõutud riigihangete kohta:

a) mille maksumus on koos KM-ga üle 500 000 Šveitsi franki. Esitab täidetud pakkumuse põhiteavet sisaldavat teate vormi RKÜ programmieksperdile;

b) muude riigihangete kohta, mille kohta esitab infopäringu RKÜ programmieksperdile.Šveitsi toetuste büroo vastava

RKÜ poolt määratud tähtajaks; mitte hiljem kui 10 tp enne avaldamist

Täidetud RHAD teabevorm: E-kiri

3.2 EŠK programmi ekspert

Tutvub esitatud täidetud RHAD teabevormiga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 5 tp enne pakkumuse avaldamist Eestis E-kiri

3.4 Šveitsi toetuste brüoo

Taotleb RHAD ingliskeelse tõlke kättesaadavaks tegemist pakkujatele.[8] Vastavalt vajadusele E-kiri

3.5 EŠK programmi ekspert

Saadab Šveitsi toetuste büroole RHAD inglise keeles, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki ning muud RHAD vastavalt Šveitsi toetuste büroo infopäringule. Küsib TS-lt vajalikud dokumendid.

Vastavalt vajadusele E-kiri

3.6 Programm i ekspert

Saadab RHAD ingliskeelse tõlke Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 10 tp jooksul pärast Šveitsi toetuste büroo infopäringu saamist

E-kiri salvestatud programmi kausta X kettale.

3.7 TS Teavitab EŠK programmi eksperti, mis on pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. hiljemalt 7 tööpäeva enne koosolekut. E-kiri

3.8 EŠK programmi ekspert

Teatab Šveitsi toetuste büroole pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut. E-kiri

3.9 Šveitsi toetuste bürool või tema määratud kolmas isik

Osaleb vaatlejana vajadusel pakkumuste hindamise koosolekul. Hindamiskoosolekud võivad toimuda kontaktsete kohtumistena või toimub pakkumuste hindamist puudutav infovahetus ja otsustused pakkumuse hindamise kohta tehakse kirjalikult.

Vastavalt vajadusele Kirjalikud otsustused pakkumuse hindamise kohta säilitatud vastavalt TS teabehalduse korrale

3. 10

TS Koostab hindamisaruande. Üldjuhul 5 tp jooksul või vastavalt EŠK-ga kokku lepitud tähtajaks

Hindamisaruand e säilitatud vastavalt TS teabehalduse korrale

3. 11

Šveitsi toetuste brüoo

Nõuab välja hindamisaruande ja sõlmitud lepingute või nende osade eksemplari.

Šveitsi toetuste bürool on õigus nõuda välja otsused pakkumuse hindamise kohta ja sõlmitud lepingud. Nõutud dokumendid esitatakse hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.

Vastavalt vajadusele E-kiri

3. 12

EŠK programmi ekspert

Esitab nõutud dokumendid Šveitsi toetuste büroole. Vajadusel esitab büroole lepingu sõlmimisega seotud teabe, mida Šveits võib nõuda täiendavate infopäringute alusel.

Hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist

E-kiri salvestatud CHF programmi kaustas X kettal

[1] II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli vastavalt kontrolliplaanile, va hangetele, mille hankelepingu summa ületab rahvusvahelist piirmäära.

[2] Punktis 1 nimetatud riigihangete alla kuuluvad näiteks riigihangete registris tehtud väikehanked.

[3] Projektikoordinaator kontrollib alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni lihthankemenetluse piirmäärani hankeid maksetaotluse kontroll-lehe (sh. RHS § 3 põhimõtetest kinnipidamise kontrollkohtade) alusel, sh. RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja sotsiaal- ja eriteenuste väikehange alates STS § 28 lõikes 3 ja ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast kuni sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäärani.

[4] Sealhulgas sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanked, mis on alates sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanke rahvusvahelisest piirmäärast või mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud, et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära. Alates rahvusvahelisest piirmäärast hanke hankelepingu muudatuse korral kontrollib lepingu muudatust a) I tasandi kontrollijana hankeekspert (kontrolliulatus: 100%); b) II tasandi kontrollijana järelevalve ekspert (kontrolliulatus: riskipõhine kontroll või 100%).

[5] Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävad riigihanked, mille tegemisel on lähtutud RHS § 3 põhimõtetest.

[6] Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle vaadanud.

[7] Investeeringute kava hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki kava menetlemise alapeatüki 3.1.3 ettepanekute ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hankega seotud dokumentide kooskõlastamise protsess punkti 3 alapunktile 3.4.

Täistaotluse hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess punkti 4 alapunktile 4.3.

[8] Keskendub oma valikuprotsessis RHAD-idele, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki. Võib kaasata ka väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks, mida rahastatakse EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusest "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi".

3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess Tööprotsess kirjeldab kohapealsete kontrollide teostamist taotluse menetlemise etapis enne rahastamisotsuse tegemist. Kohapealsete kontrollide teostamise vajadus ja maht taotluse menetlemise etapis kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi tegevusi toetatakse jms) ning neid viib üldjuhul läbi projektikoordinaator või teenuse- koordinaator, kaasates vajadusel eksperdid (nt ehitusekspert/järelevalve ekspert). Kohapealsed kontrollid teostatakse taotluse menetlemise etapis enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord (dokumendi koopiad, fotod, detailne kirjeldus nähtust jms) ning tulemused fikseeritakse vastavalt TPK lisale 5 „Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames) ning kohapealse kontrolli aktid taotluse menetlemise raames sisestatakse SFOSi.

Kohapealses kontrollis, mis ei ole kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis, – alati TAO riskijuhtimise osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhiga (nt kui on etteteatamata kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja kui võib erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest vastutaval projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert vm).

Kontrollijal on õigus saada juurdepääs toetuse andmise ja kasutamisega seotud teabele, sh. juhtimisotsustele, raamatupidamisele ja varale; saada dokumentidest koopiaid, sh väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost; saada lõppsaajalt või projektiga seotud isikult teavet ja dokumente, küsida kontrollitava esindajalt kirjalikke ja suulisi selgitusi. Tal on õigus viibida projektiga seotud ruumis ja territooriumil ning sh. tutvuda toetuse abil loodud objektiga, teha inventuure ning fotografeerida või muul viisil jäädvustada vaadeldavat territooriumi, ehitisi ja esemeid.

Kui projektide tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib kontrolli teostada dokumendipõhise kinnitamise meetodil ( meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud tõendusdokumendid. Kui nn. desk-based TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms), võib tegevuste kontroll toimuda meetodil. Kui desk-based meetodil kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele desk-based mittevastavuse olukord, tuleb teostada täiendavalt ka projekti tegevuste kohapealne kontroll. meetodil tegevuste kontroll toimub reeglina ühe Desk-based järelevalve eksperdi poolt.

Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada vähemalt 2 korda, kui esimese ja viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud viimase kohapealse kontrolli vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristuprojektide puhul, mille kestvus on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli valimipõhiselt ning kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest järelevalve riskieksperti.

Perioodi 2014-2020 tuleks kohapealseid kontrolle teha eeskätt rahastamisvahendi tasandil. Need tuleks teha ka vahendite lõppsaaja tasandil (nt valimi põhjal) kui leitakse, et see on kindlaks tehtud riskitaset arvesse võttes põhjendatud. Kui puuduvad sellised kontroll-kohad, mida MT kontrolli käigus ei ole võimalik kontrollida ning varasemate kontrollide või auditite käigus ei ole tuvastatud selliseid rikkumisi, mida oleks vaja kohapealsete kontrollide raames kontrollida, siis ei ole kohapealseid kontrolle eraldi vaja teostada. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 3 kohaselt, arvestades, et TS-le sätestatu kohaldub LS-le, kui kontrollitavaks on LS, ning menetluses kasutatav vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile.

2021-2027 perioodil teostatakse kohapealseid kontrolle üksnes rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil ning tugineda võib ka väliste asutuste tehtud kontrollidele ja mitte teha kohapealseid kontrolle kui on piisavalt tõendeid nende väliste asutuste pädevuse kohta.

Juhul, kui kohapealne kontroll on seotud lõppenud aruandlusaasta kuludega, tuleb see viia läbi ja tulemused, sh võimalikud rikkumise aruanded, sisestada SFOSi hiljemalt sama aasta 31. detsembriks, et kontrolli tulemustega saaks arvestada kulude sertifitseerimise aastaaruande koostamisel vastavalt ÜSM_2021 artikli 74 lõikele 2.

EŠK korral on Šveitsi toetuste büroo esindajal õigus teha kohapealset kontrolli koostöös RKÜ-ga, seejuures peab TS tagama ligipääsu kõikidele toetusmeetmetega seotud dokumentidele ja teabele vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.2. Šveitsi toetuste büroo teavitab RKÜ-d kavandatud seiretoimingust kaks nädalat ette. Kõikidest kaebustest, mis on seotud rikkumisega, teatatakse Šveitsi toetuste büroole kooskõlas artikliga 11.3.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis

1.1 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha kohta projekti kohapealse kontrolli teostamiseks taotluse menetlemise etapis, vajadusel kaasab asjakohaseid isikuid.

Vastavalt vajadusele E-kiri või kiri SFOS-s

1.2 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teostab projekti kohapealse kontroll taotluse menetlemise etapis. Vajadusel kaasab järelevalve eksperdi või ehituseksperdi.

Vajadusel võib rahastamiseelne projekti kohapealne kontroll teostamine olla tellitud eksperdilt. Sellisel juhul on välise eksperdiga eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga eksperdileping ja kokkulepitud projekti kohapealse kontrolli läbiivimise ja tulemuse fikseerimise viis taotluse menetlemise etapis.

Vastavalt kokkulepitud kuupäevale Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis

1.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vormistab kohapealse kontrolli akti taotluse menetlemise raames (TPK lisa 5), vajadusel kooskõlastab kohapealses kontrollis osalenutega. Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i (sh fotod ja muu tõendusmaterjal) ja saadab infoks TRO TJ-le.

Kui kohapealse kontrolli taotluse menetlemise raames on läbi viinud ekspert, fikseerib tulemuse kokkulepitud viisil ja võtab tulemuse vastu.

3 tp jooksul Allkirjastatud kontrolli akt; kanne SFOS-s; E- kiri

2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine

2.1 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert (edaspidi järelevalve riskiekspert)

Koostab projektide tegevuste kohapealsete kontrollide plaani vastavalt riskihindamisele (Lisa 6 Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika) ning eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemustele.

Enne plaani konsulteerib projektikoordinaatorite ja/või TRO TJ-ga.

Kord poolaastas, (periood 15. märtsiks märts-august) ja 15. septembriks (periood september-veebruar)

Kohapealsete kontrollide plaan ja moodustatud valim JIRA-s

2.2 Järelevalve riskiekspert

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. 1 tp jooksul Teavitus JIRA-s

2.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Vaatab üle kohapealsete kontrollide plaani, vajadusel küsib järelevalve riskieksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul Suunamine JIRA- s

2.4 Järelevalve riskiekspert

Määrab kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid.

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TRO OJ ja TRO TJ-e.

5 tp jooksul E-kiri

2.5 Järelevalve riskiekspert

Erakorralise kohapealse kontrolli korral lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete kontrollide kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi.

3 tp Tööülesanne suunatud

2.6 Järelevalve riskiekspert

Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist. Vajadusel täiendab plaani või algatab põhjendatud juhul tööplaani muutmise (nt tegevusi ei toimu, läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis teostatakse audit vms põhjendatud olukord).

Jooksvalt Vajadusel täiendatud/

muudetud kohapeal-sete kontrollide plaan

3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine

3.1 Järelevalve ekspert või projektikoordinaator

Järelevalve ekspert ja projektikoordinaator lepivad kokku, kes TS-t kohapealsest kontrollist teavitab.

Teavitab kontrollitavat kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või teavitatakse väga lühikese etteteatamisega.

Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka ekspert.

Vähemalt 5 tp enne kontrolli teostamist (va etteteatamata kontroll)

E-kiri, kiri SFOS-s

3.2 Järelevalve ekspert Valmistab enne kohapealsesse kontrolli minemist kontrolli ette, kaasab ettevalmistamisse kontrollis osalevad töötajad, sh edastab vajadusel projektikoordinaatorile ja/või kontrollis osalejatele ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste lahendamiseks.

Eeltäidab projekti tegevuste kontrolli akti (TPK Lisa 7), mis on aluseks kontrolli teostamisel.

Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine maksetaotluse kontroll, teostab võimalusel kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis.

Enne kontrolli läbiviimist, hiljemalt kohapealsele kontrollile eelneval tp-l

Eeltäidetud kontrollakt, vajadusel koosoleku memo

3.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vajadusel osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab kaasa järelevalve eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele.

Jooksvalt E-kiri

3.4 Järelevalve ekspert Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult kontrollaktis. Allkirjastab kontrollakti ning küsib allkirja teiste läbiviija(te) ning toetuse saaja esindaja poolt (olemasolu ja nõusoleku korral).

Kohapealse kontrolli teostamise päeval Kohapealse kontrolli osalejate poolt allkirjastatud akt (digitaalne või paberil)

3.5 Kohapealses kontrollis osaleja (projektikoordinaator/ teenusekoordinaator/ ekspert)

Allkirjastab kontrollakti.

3.6 Järelevalve ekspert Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine on võimalik, määrab kontrollaktis kontrollitavale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.

Üldjuhul 10tp, mida põhjendatud juhtudel on võimalik pikendada

Kontrollaktis on määratud tähtaeg

3.7 Järelevalve ekspert Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada muul moel kui ettekirjutuse või finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

3.8 Järelevalve ekspert Lisab täidetud ja allkirjastatud kontrollakti JIRAsse ja saadab riskieksperdile kinnitamiseks. 1 tp jooksul peale kohapealse kontrolli teostamist. Kui tegemist on rohkem kui ühepäevase kohapealsete kontrollide läbiviimise perioodiga, siis esimesel võimalusel

Kohapealse kontrolli akt JIRA- s ja riski- eksperdile kinnita- miseks saadetud

3.9 Riskiekspert Vaatab kontrollakti üle.

a) annab JIRA-s kinnituse ja tagastab kontrolli teostajale edasiste toimingute teostamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10.

b) kui kohapealse kontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi menetlemiseks riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajale ning jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

3 tp jooksul peale akti saamist Kinnitatud akt, vajadusel akti suunamine järelevalve eksperdile

3. 10

Järelevalve ekspert Sisestab kontrolli tulemused koos kontrollakti ja lisadokumentidega SFOS-i. Saadab kontrolli tulemused JIRAst TRO TJ-le ja projekti- koordinaatorile teadmiseks.

2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Kanded SFOS-s

3. 11

Järelevalve ekspert Edastab kontrollakti SFOS postkasti kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga. 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist Teavitus saadetud SFOS postkasti kaudu

3. 12

Järelevalve ekspert Kui kontrolli tulemusel anti kontrollitavale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib puuduste kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse.

Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

Vastavalt määratud tähtajale Kanded SFOS-s

3. 13

Järelevalve ekspert Kui kontrolli raames puuduseid ei tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRAs.

Puudustega kohapealse kontrolli korral edastab pärast puuduste kõrvaldamist toetuse saajale teate menetluse lõpetamisest ja lõpetab tööülesande JIRAs

2 tp jooksul TJ kinnituse saamisest/ puuduste kõrvalda-misest

Kanne kontrolli plaanis, vajadusel teavitus toetuse saajale

3. 14

Järelevalve riskiekspert

Analüüsib enne uue perioodi kohapealsete kontrollide plaani koostamist eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemusi ning vajadusel teeb ettepanekuid muude RÜ kontrollide tõhustamiseks või TPK muutmiseks.

Kord poolaastas, 15. septembriks (periood märts-august) ja 15. märtsiks (periood september-veebruar)

Vajadusel info edastamine TJ-le e-kirjaga

3. 15

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Otsustab koostöös järelevalve riskieksperdi ning teiste seotud TJ-de ja TRO OJ-ga muudatusvajadused.

Vajadusel muuta TPK-d edastab info TPK koostajatele muudatuste sisseviimisega alustamiseks.

5 tp jooksul analüüsi saamisest Vajadusel info edastamine TPK koostajale e- kirjaga.

3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess Antud protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu perioodi 2014-2020 prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ (TA) ja ei kohaldu perioodi 2021-2027 struktuurivahen

projektidele ja perioodi 2014-2020 meetme tegevuses 14.2.1 „Euroopa abifond enim puudustkannatavate isikute jaoks tehniline dite administratsiooni TA abi“. Antud protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu Norra_EMP programmi SFOS meetme nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi") ja meetmele ( Norra_EMP programmi meetmele (SFOS meetme nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond". Protsessipunkt 3.2.4. ei kohaldu ka EŠK TA meetmele (SFOS meetme nr. 1.3).

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljä lg

1. Vahe- ja lõpparuannete kontrollimine

1.1 TS Täidab vahe- või lõpparuande vormi SFOS-s. Esitab vahe- või lõpparuande vastavalt seatud tähtaegadele.[1] Vastavalt tingimustele

Aruanne SFOS-s

1.2 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui TS ei ole vahe- või lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saadab meeldetuletuse. 5 tp tähtajast Kiri SFOS- s

1.3 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt vahe- või lõpparuannet, hindab vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punkti 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.

Vastavalt vajadusele -

1.4 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Vahe- või lõpparuande esitamisel kontrollib aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is, otsuses /lepingus sätestatud tingimustele aruande kontroll-lehe alusel (TPK Lisa 8). Veendub, et projektile määratud meetme tegevuse ülesed [2]

näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendub, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed.

Hindab vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.5.

Seejuures kontrollib, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus kontroll-lehele) on lõpetatud.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt TAT tingimustele

Täidetud kontroll- leht

1.5 Projektikoo rdinaator/

teenuseko ordinaator

Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid , koostab puuduste [3]

kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le ning määrab tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. 10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Kontroll- leht; Kiri SFOS-s

1.6 Projektikoo rdinaator/

teenuseko ordinaator

Kui TATis on ette nähtud, teavitab vajadusel tuvastatud puudustest

RA-d. Salvestab E-kirja RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täidab kirjelduse lahtri.

3 tp jooksul E-kiri; E- kiri SFOS- s

1.7 Projektikoo rdinaator/

teenuseko ordinaator

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, teeb märkuse kontroll-lehele. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

Vastavalt alapunktis 1.4 toodud tähtaegadele

Täiendatu d kontroll- leht

1.8 Projektikoo rdinaator/

teenuseko ordinaator

Kui TAT näeb ette aruande kooskõlastamist, hindamist juhtkomisjoni või muu institutsiooni poolt, siis: Edastab aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile; Teostab vajalikud toimingud vastavalt TATile ja kokkulepitud protseduuridele; Täiendab kontroll-lehte lisades viite toimingule punkti 3. Muud kommentaarid; Laeb üles kooskõlastuskirja ja muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht; Puuduste korral palub TS-l aruannet parandada; Veendudes aruande kvaliteedis suunab aruande projektikoordinaatorile.

Vastavalt TAT tähtaegadele

E-kiri; Kontroll- leht; Suunamin e SFOS-s

1.9 Projektikoo rdinaator

Veendudes aruande kvaliteedis kinnitab kontroll-lehe, sisestab kontroll-lehe SFOS-i ja valib aruande seisundiks „Kinnitatud“.

Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edastab info TAO järelevalve-ja riskihindamise talituse juhatajale finantskorrektsiooni tegemiseks ning rikkumise korral menetlus jätkub vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

Vastavalt alapunktis 1.4 toodud tähtaegadele

Kinnitatud kontroll- leht; SFOS kanne

1. 10

Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui väljamakse eelduseks on aruande kinnitamine, jätkab menetlust vastavalt TPK punktile TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punkti 3.2.1 Maksetaotluse menetlemise protsess alapunktile 3.2.1.3.

Koheselt aruande kinnitamisest

MT kontroll- leht

1. 11

Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui TAT näeb ette, teavitab RA-d aruande kinnitamisest või edastab kinnitatud aruande RA-le vastavalt TAT tingimustele.

Kui teavitab RA-d vastavalt TAT tingimustele e-kirja teel, siis salvestab E-kirja RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täidab kirjelduse lahtri.

5 tp jooksul kinnitamisest

E-kiri; E- kiri SFOS- s

1. 12

Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

a) Kui kinnitas lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgib projekti SFOS-s lõpetatuks andes projektile lõpetatud seisundi.

b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse pärast lõpparuande kinnitamist, kui projekti viimane makse on seotud FKO-ga, siis SFOS-is märgib projekti lõpetatuks pärast seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on koostatud, allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldus on tehtud.

2 tp jooksul kinnitamisest

SFOS-s projekt lõpetatuks märgitud

2. Järelaruannete kontrollimine vastavalt TAT-le ja vastavalt TRO-le

Järelaruannete kontrollimine toimub kontroll-lehe alusel.

2.1 TJ Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis TJ kontrollib, kas SFOS-s on märgitud järelaruande eest vastutavad õiged RTK ja TS poolsed kontaktisikud.

Iga aasta lõpus Muudatus- kanne SFOSs

2.2 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui projektis on nõutud järelaruanne, saadab õigeaegselt TS-le meeldetuletuse järelaruande tähtaegseks esitamiseks. Vähemalt 1 kuu enne järelaruande esitamise tähtaega

Kiri SFOS- s

2.3 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kontrollib esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is või otsuses/ lepingus sätestatud tingimustele KL (TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht“) alusel.

Vastavalt TAT-s toodud tähtaegadele

Kanne SFOS-s; KL

2.4 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavitab TS-t puudustest või küsimustest ning määrab puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaja.

Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Täiendatu d KL; kiri SFOS-s

2.5 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Kui järelaruandega esitatakse näitajate uuendatud saavutustase, veendub andmete õigsuses ja usaldusväärsuses. Korrigeerib infosüsteemis lõpparuandes toodud näitajate saavutustaset ja lisab näitaja märkustesse andmete korrigeerimise põhjenduse.

- Kanne

SFOS-s

2.6 Projektikoo rdinaator/ teenuseko ordinaator

Veendudes järelaruande kvaliteedis täidab KL-i ja lisab SFOS-i. Vastavalt TAT-s toodud tähtaegadele

Kanne

SFOS-s; KL

[1] SFOS saadab TS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast.

[2] Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TATis, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase väljamaksetaotluse menetlemise raames.

[3] Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel RA kommentaarid/märkused.

3.2.5. Andmekorje protsess Vastavalt ÜSS § 21 toimub andmete korje ja haldamine toetuse haldamise registris. Andmekorje registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal; seejuures ligipääsu õigus on antud andmete töötleja(te)le (infospetsialist ja projektikoordinaator), vastava TRO talituse juhatajale ja TRO juhatajale. Põhjendatud juhtudel laiendatud õiguste andmise korraldab TRO juhataja. Perioodi 2014-2020 ESF andmekorje sisendtabelid esitatakse TS poolt vajadusel krüpteeritult (eriliigilised andmed) tavapäraselt e-kirja teel.

RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja TS-le andmekorje infopäevi, mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele ja andmete koondamisele.

Perioodi 2021-2027 (sh. ESF+ sündmuste) andmekorjet korraldatakse kui nii näeb ette SFOS andmekorje moodulis.TAT (määruse või käskkirja järgi)

Teenusekoordinaator peab veenduma, et ligipääsu isikuandmetele, sh eriliigilistele andmetele saavad ainult need töötajad ja ametnikud, kes vastutavad SIS andmekorje eest. Teenusekoordinaatori ülesanne on maandada andmekaitse riske suunates ligipääsu õiguse saanud isikud andmekaitse koolitusele või tehes TRO talituse juhile ettepanek korraldada koolitus isikutele, kes seda vajavad. Andmekaitse koolituse korraldab RÜ-dele KA vastavalt iga aastasele koolitusplaanile.

Andmekorje protsess kohaldub EŠK toetusskeemidele, kui nii näeb ette TAT.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. ESF andmekorje protsess Perioodi 2014-2020

1.1 Infospetsial ist

Saadab TS-le andmete õigeaegseks esitamiseks meeldetuletuse ja lisab juurde antud meetmele koostatud andmekorje lühijuhendi. Vajadusel nõustab TS-t andmekorje tabelite täitmisel ja esitamisel.

Vähemalt 1 kuu enne tähtaega.

E-kiri DHS-s

1.2 TS Esitab andmekorje tabelid e-kirjaga, vajadusel krüpteeritud kujul. Töötukassa esitab krüpteeritud sisendtabelid enda andmevahetuskeskkonna kaudu.

Kord kvartalis Sisendtabel

1.3 Andmefaili saaja

Kui on vajalik ja andmefaili saajal on õigus fail dekrüpteerida, dekrüpteerib ja lisab failid piiratud juurdepääsuga serverikettale. Kui andmefaili saaja ei ole infospetsialist, teavitab infospetsialisti sisendtabeli esitamisest.

1 tp jooksul faili saamisest

Dekrüpteeritud sisendtabel piiratud ligipääsuga serverikettal; e-kiri

1.4 Infospetsial ist

Registreerib andmekorje sisendtabeli DHS-i piiratud ligipääsuga ESF andmekorje dokumendisarja. 1 tp jooksul faili saamisest

Registreeritud dokument DHS-s

1.5 Infospetsial ist/projekti- koordinaat or

Kontrollib sisendtabelite andmekvaliteeti. Veendub, et tabelis on kõik lahtrid täidetud ja korrektsed. Üldjuhul kontrollib projektikoordinaator andmete sisulist ja infospetsialist tehnilist õigsust.

3 tp jooksul Kontrollitud sisendtabelid

1.6 Infospetsial ist/projekti- koordinaat or

Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le koos kõrvaldamise tähtajaga.

Kui andmetes ei esine puudusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 10.

3 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

E-kiri DHS-s, täiendatud sisendtabeli fail DHS-i registreeritud

1.7 Infospetsial ist/

projektikoor dinaator

Kui puuduste kõrvaldamine eeldab sisendtabeli tagastamist TS-le, vajadusel krüpteerib tabeli serverikettal ja edastab tabeli krüpteerituna TS-le.

Koheselt puuduste tuvastamisel

Krüpteeritud tabel

1.8 TS Puuduste korral teeb vajalikud parandused ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2 Vastamiseks määratud tähtajaks

Parandatud sisendtabel

1.9 Infospetsial ist/

projektikoor dinaator

Järelepäringu korral registreerib vastava kirjavahetuse DHS-i piiratud ligipääsuga ESF andmekorje dokumendisarja. Menetlus jätkub punkti 1 alapunkti 1.4 kohaselt.

1 tp jooksul vastuse saabumisest

Dokument registreeritud

1. 10

Infospetsial ist

Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks ette kontrollitud tabelid. Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili.

Hiljemalt 2 tp enne aruande esitamise tähtaega Statistika- ametile

Ettevalmistatud ja esitatud sisendtabelid

1. 11

Infospetsial ist

Laadib ja edastab CSV koondfaili elektroonilise andmeedastuskanali eSTAT kaudu Statistikaametile. Laiendatud sisendtabeli STAT kaudu Statistikaametile. edastab samuti e

Vastavalt andmekorje tähtaegadele

Tabel õigeaegselt esitatud

1. 12

Infospetsial ist

Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused.

Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.

Vastavalt vajadusele

E-kiri DHS-s

2. odi 2021-2027 andmekorje protsess Perio

2.1 SIS koordineerija rolli taotlemine

2. 1.1

Teenuseko ordinaator/ TRO TJ

Hindab SFOS andmekorje mooduli ligipääsu õiguse vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest. Taotleb vajadusel töötajale SIS koordineerija rolli edastades informatsiooni volitatud töötlejale (kes täidab RÜ administraatori ülesandeid) ( JIRA kaudu

). - RTK0019-555 SFOS seadistamised, probleemid ja kasutajakontod IN PROGRESS

Vastavalt vajadusele

JIRA kanne

2. 1.2

RÜ administraa tor

Täidab JIRA taski andes SIS koordineerija rolli. 2 tp SIS koordineerija roll antud; Täidetud JIRA task

2.2 Üldine perioodi 2021-2027 andmekorje protsess (v.a Töötukassa)

2. 2.1

TS/ sündmuse läbi viija/ sündmusel osaleja

Sisestab TATs ette nähtud andmed SFOS andmekorje moodulisse vastavalt RÜ meetme spetsiifilisele andmekorje juhendile, mis peab olema mh kooskõlas ESF+ andmekorje nõuetega.

Vastavalt TATs või andmekorje juhendis määratud tähtaegadele

SIS kanded

2. 2.2

SIS koordineerija

Kontrollib SFOS andmete alusel, kas andmete kvaliteet vastab seirejuhendites ette nähtud nõuetele vastavalt vajadusele, maksetaotluse või aruande kontrolli raames.

Puuduste korral teavitab TS-t. Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le koos kõrvaldamise tähtajaga.

tp jooksul, 3 lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

E-kiri SFOS postkastis

2. 2.3

TS Tagab puuduste kõrvaldamise SFOS andmekorje moodulis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2.2 alapunktile 2.2.1.

RÜ poolt määratud tähtaeg

SIS kanded

2.3 Töötukassa perioodi 2021-2027 andmekorje protsess

2. 3.1

TS Töötukassa

Esitab kvartaalselt krüpteeritud sisendtabelid enda andmevahetuskeskkonna kaudu E-kirjaga (sh. Töötukassa pilve lingi) TRO tööelu ja hoolekande TJ-le või teenusekoordinaatorile.

Kord kvartalis E-kiri

2. 3.2

TRO tööelu ja hooldekand e TJ/ teenusekoo rdinaator

Saades Töötukassa pilve lingi kaudu õigused, laeb sisendtabelid alla, dekrüpteerib sisendtabelid ja lisab failid piiratud juurdepääsuga serverikettale ning saadab vastava teavituse infospetsialistile.

jooksul 2 tp tabeli saamisest

Dekrüpteeritud sisendtabel piiratud juurdepääsuga serverikettal; E-kiri

2. 3.3

Infospetsial ist

Laeb dekrüpteeritud sisendtabelid üles SFOS andmekorje moodulisse. Puuduste korral teavitab Töötukassat. Kui andmetes esineb puudusi, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le koos kõrvaldamise tähtajaga.

ooksul 2 tp j sisendtabelite saamisest

Dekrüpteeritud sisendtabeli andmed SFOS andmekorje moodulis; E-kiri SFOS postkastis

2.4 Perioodi 2021-2027 andmete Statistikaametile esitamine

2. 4.1

Infospetsial ist

Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks sündmuste andmete tabelid võttes struktuuritoetuste registri kesksüsteemist koondaruande. Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili.

Hiljemalt 2 tp enne aruande esitamise tähtaega Statistika- ametile

Koondaruande tabelid loodud kesksüsteemis; Koostatud CSV fail.

2. 4.2

Infospetsial ist

Laadib ja edastab koondfaili elektroonilise andmeedastuskanali kaudu Statistikaametile.

Statistikaameti andmevahetussüsteemis toimuvad 2022.muudatused. Täpsem protseduur, kuidas andmed peale muudatusi STATi edastatakse, kirjeldatakse peale muudatuste jõustumist. Seni jälgitakse kehtivat protseduuri.

Vastavalt andmekorje tähtaegadele

Andmed õigeaegselt esitatud.

2. 4.3

Infospetsial ist

Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused.

Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

2. 4.4

SIS koordineerija

Teavitab SIS kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (MTO rakenduse administraatorit telefoni või e-kirja teel. Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki nr. 2.3 protsessipunkti 2.3.16 "SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

" "SFOS kasutajate palvete menetlemise parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess alapunkti 4 järgi. protsess"

Jooksvalt E-kiri

3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess Projektides, millele kohaldub vastavalt TRO-le ja/või vastavalt TATle tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi kontroll analoogselt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2. alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert 3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess valimi alusel vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja tulemuste fikseerimiseks kasutatakse järelkontrolli akti (TPK lisa 13).

Projekti tegevuste järelkontrollide raames tehakse: 1) Tegevuste kestuse nõude täitmise kontrollimist; 2) tulu teenimise kontrolli (kohaldub ainult perioodile 2014-2020); 3) täiendavad kontrollid, sh. muud TAT-is sätestatud täiendavad kontrollid (näiteks käibe nõue vms).

3.2.6.1 Tegevuste kestuse nõude kontrollid

Programmperioodide 2014–2020 ja 2021-2027 tegevuste kestuse nõude kontrollid on põhimõtteliselt sarnased. Valimi moodustamise põhimõtted järelkontrollidele on ühesed ning need kohalduvad mõlemale programmperioodile.

Tulu teenimise kontroll

Lisaks tuleb perioodi 2014-2020 üle 1 miljoni euro ERF ja ÜF projektide puhul:eelnevalt mittehinnatava tuluga

kui projektis tulu teenimisest, kontrollida, kas TS on teadlik kohustusest koostada tulu-kuluanalüüs 3 aastat ja üks kuu pärast RÜ-d on teavitatud projekti lõppu, aga mitte hiljem kui 30.09.2023 ning et puhastulu teenimisel on nõutav projekti abikõlbliku kulude vähendamine teenitud puhastulu osa võrra, mis on proportsionaalne projekti abikõlbliku kulu osale projekti kogukuludest; kus , kontrollida, kas projektis teenitakse tulu. Kontrolli saab teostada, uurides TS kodulehel avaldatud infot (kas projekti tulust ei ole teavitatud vara eest pakutakse tasulisi teenuseid või tooteid vms) ning küsitledes TS-t. Tulu teenimise avastamisel tuleb esitada tulu-kuluanalüüs ja projekti abikõlblikke kulusid korrigeerida.

3.2.6.3 Täiendav järelkontroll

Täiendavalt projekti tegevuste kestusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli TS-te üle Ametlike Teadaannete elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse

osa punkti 2 järelevalve protsess ning koolitustegevus Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll.

3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja järelevalveperioodil). Teenusekoordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RRO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui RA-ga/PO-ga ei ole kokkulepitud teisiti.

Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal, siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole, kes teeb riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi. Projekti andmete kajastamine RARis taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. "Toetuste taotlemisega seotud protsessid" protsessipunktides 3.1.1, 3.1.2 ja 3.1.4 ja alapeatüki 3.2 "Kontrollitoimingutega seotud protsessid" protsessipunktis 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess. TAO jurist nõustab vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul.

Nr Va stu taj a (a me tik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontro lljälg

1. Riigiabi/VTA analüüs meetme tingimuste koostamisel või muutmisel

1.1 Te en use - koo rdi na ator

Kaasab meetme koostamisel või muutmisel riigiabi/VTA-ga seonduvate küsimuste lahendamiseks või protsessipunkti 2.3.13 punkti 2 alapunkti 2.5 kohase riskihindamise tabelis märgitud juhul TAO riigiabi eksperdi, vajadusel TAO juristi ja TAO ärianalüütiku.

Teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTAd vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.1.1. "Toetusskeemi ettevalmistamine" punkti 1 alapunktile 1.4.

Vastavalt vajadusele

JIRA task; E-kiri

1.2 TA O juri st

Kui TAT sisaldab eriliigilist abi, siis analüüsib toetavaid tegevusi ja lubatud abiliike ning mille valiku alused ei ole piisavalt selged, hindab millistel tingimustel eriliigiline abi esineb.

Kui TAT toetatava tegevuse osas on riigiabi/VTA esinemine võimalik välistada ja TATis või selle seletuskirjas ei ole välistuse kas ning millistel tingimustel ja põhjustel riigiabi/VTA esineb/ei esine. aluseid piisavalt selgelt välja toodud, siis analüüsib Analüüsi ja

Olemasoleva meetme muutmisel varasemalt koostatud memos toodud põhjenduste selle tulemused kajastab memos. kontrollib kehtivust, vajadusel korrigeerib memo. Allkirjastab memo. Edastab allkirjastatud memo teenusekoordinaatorile, TRO TJ, TAO järelevalve riskieksperdile ja TAO ärianalüütikule.

Vastavalt teenuse- koordinaatori ja riskieksperdiga kokkulepitud ajakavale

Allkirja statud memo; E-kiri

1.3 Te en use - koo rdi na ator

Tutvub memoga ja salvestab selle TRO meetmepõhisesse serveriketta kausta. 3 tp jooksul memo saamisest

Dokum ent serveri kettal

1.4 Te en use - koo rdi na ator

Edastab memo toetusskeemiga seotud projektikoordinaatoritele tutvumiseks. 1 tp E-kiri

1.5 Te en use - koo rdi na ator

Lisab koostöös TAO ärianalüütikuga asjakohased kontroll-küsimused vastavusnõuete KL-dele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi . Saadab JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi.eksperdiga ja TAO juristiga

Enne taotlemise avanemist

Täiend atud va stavus nõuete KL vorm

1.6 TA O äri an alü ütik

Seadistab taotlusvooru. Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Taotlus voor seadist atud SFOS- s

1.7 Te en use - koo rdi na ator

Meetme vooru KL-d edastab kinnitamiseks TRO TJ-le JIRAs. 2 tp jooksul valmimisest

Meetm e vooru KL- d JIRA -s

1.8 TR O TJ

Kinnitab meetme vooru KL-d. 2 tp jooksul Kinnita tud KL -d JIRAs

1.9 Te en use - koo rdi na ator

Meetme elluviimise käigus hindab vajadust riigiabi/VTA-ga seonduvat uuesti analüüsida vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Vastavalt vajadusele

e-kiri

2. Riigiabi/VTA analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel

2.1 Pro jekt i- koo rdi na ator

Teostab taotleja ja taotluse vastavusnõuete kontrolli vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1 Toetuste taotlemisega seotud protsessid. Kui projekti tegevused vastavad koostatud memos toodud tingimustele TAT-is märgitud abi liikidele või TAO juristi või

et projektis riigiabi/VTA ei esine, teeb vastava märke KL-le on veendunud, koos viitega abi andmise õiguslikule alusele. Juristi mem lisab märkustesse viite juristi memole.o korral

Vastavalt TAT tähtaegadele

Täidet ud KL

2.2 Pro jekt i- koo rdi na ator

Kui projekti tegevused , saadab projekti andmed riigiabi/VTA eeldavad keerukamat hinnangut riigiabi/VTA esinemisele TAO juristile esinemise detailanalüüsi koostamiseks.

Täidet ud KL, e-kiri

2.3 TA O juri st

Analüüsib projekti eesmärki, tegevusi ja planeeritud kulude vastavust riigiabi/VTA andmise tingimustele ja abiliigi nõuetele. 10 tp Memo

2.4 TA O juri st

Vajadusel konsulteerib projektikoordinaatori, RM RROga ja TAO riigiabi eksperdiga.

2.5 TA O juri st

Koostab analüüsi kohta memo.

2.6 TA O juri st

Allkirjastab memo ja edastab koordinaatorile. e-kiri

2.7 Pro jekt i- koo rdi na ator

Tutvub juristi koostatud analüüsi ja järeldustega ja täiendab vastavalt KL-te. Laeb juristi memo üles SFOSi projekti juurde. 3 tp Märkus ed KL- l SFOS- s; Memo SFOSs

2.8 Pro jekt i- koo rdi na ator

Vastavalt juristi muudab vajadusel projekti andmeid ja/või eelarvet SFOS-s ning teavitab toetuse memos toodud järeldustele taotlejat riigiabi analüüsi tulemustest.

Vastavalt taotluse menetlemise tähtaegadele

Kande d SFOS- s

2.9 Pro jekt i- koo rdi na ator

Toetuse rahuldamise otsuse muutmise avalduse korral analüüsib muutmise vastavust juristi koostatud dokumentidele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi analüüsi tegev juristiga või algatab uuesti detailanalüüsi koostamise.

Vastavalt vajadusele ja TAT tähtaegadele

Kande d SFOS- s; TRO muutmi sotsus

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIFi, selgitamaks välja põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele, lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2). Tuvastatud rikkumise korral on eelduslik, et MKM esitab EIFile kahjunõude.

Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping ei ole seega tavapärane siseriiklikule õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK rikkumise tuvastamisel toetuse saajale finantskorrektsiooni otsust. Viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva punkti alapunktist 3 alates, mis käsitleb finantskorrektsiooni menetlemise protsessi. EIFiga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise reeglitepärasust, rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKMi ja koostab rikkumisaruande SFOSis ning jälgib kaasuse lahenduskäiku, fikseerides lõpptulemuse.

EŠK programmi raames RKÜ teavitab viivitamatult Šveitsi toetuste büroole kõigist rikkumisjuhtumitest, kus a) rikkumine hõlmab väiteid teo või tegevusetuse kohta, mis on kohaldatava õiguse kohaselt kuritegu ja b) rikkumine ohustab koostööprogrammi või toetusmeetme edukat rakendamist ja/või viitab toetuse kasutamist mõjutavale tõsisele juhtimisveale. Kõigil muudel juhtudel teatab RKÜ rikkumisjuhtumitest Šveitsi toetuste büroole kord kvartalis (st kahe kuu jooksul pärast iga kvartali lõppu).

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine

1. 1.

Teenusekoordinaator, projekti- koordinaator, järelevalve ekspert [1]

(edaspidi ettekirjutuse koostaja)

Kui nõuetele mittevastavust on võimalik mõistliku aja jooksul kõrvaldada, koostab toetuse saajale ettekirjutuse kohustuse või nõude täitmata jätmisel rikkumise lõpetamiseks ja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks, määrates selleks vajalikud toiminguid ja nende täitmise tähtaja (STS § 42 lg 2 p 3/ ÜSS § 8 lg 6). Vajadusel kooskõlastab ettekirjutuse juristiga.

5 tp jooksul peale nõuetele mittevastavuse tuvastamist

Ettekirjutuse eelnõu, e-kiri

1.2 Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse koostamisel arvestab haldusmenetluse seaduses kirjeldatud menetlusosalise selgituste andmise ja ärakuulamise põhimõttega – saadab toetuse saajale ettekirjutuse eelnõu tagasiside saamiseks.

1 tp jooksul, vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul 5 tp

kiri SFOS-s

1.3 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. 5 tp Kiri SFOS-s

1.4 Ettekirjutuse koostaja Analüüsib esitatud selgitusi, vajadusel kaasab asjakohaseid eksperte, sh konsulteerib vajadusel järelevalve eksperdiga rikkumise asjaolude hindamiseks.[2]

2 tp e-kiri

1.5 Ettekirjutuse koostaja Kui saadud selgitustele tuginedes langeb rikkumine ära, lõpetab menetluse ja teavitab sellest toetuse saajat.

1 tp Kiri SFOS-s

1.6 Ettekirjutuse koostaja Rikkumise puhul vajadusel täpsustab ettekirjutust ja edastab selle allkirjastamiseks TJ-ile. 1 tp Täiendatud ettekirjutus

1.7 TJ Allkirjastab ettekirjutuse. 2 tp Kanne DHS-s

1.8 Ettekirjutuse koostaja Edastab ettekirjutuse toetuse saajale SFOS-i kaudu, võimalusel teeb SFOS-s muud asjakohased kanded. 1 tp Kiri ja kanded SFOS-s,

1.9 Ettekirjutuse koostaja Kontrollib ettekirjutuste täitmist vastavalt seatud tähtaegadele. Võimalusel kannab info ettekirjutuse täitmise kohta SFOS-i, muul juhul säilitab info võrguketta kaustas.

Vastavalt ettekirjutuses määratud tähtaegadele

Kanne SFOS- s, dokument võrguketta kaustas

1. 10

Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata jätmisel määrab võimalusel uue tähtaja.

Kui tähtaja pikendamine ei ole tulenevalt rikkumise sisust võimalik või kui pikendatud tähtajaks ei ole toetuse saaja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks vajalikke toiminguid teostanud jätkub protsess nõuetele mittevastavuse menetlusena (antud punkti järgmine protsess).

Jooksvalt, vastavalt vajadusele

Kiri ja kanded SFOS-s

2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine

2. 1.

Teenusekoordinaator, projekti- koordinaator, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, TAO jurist, Norra_EMP programmi koordinaator, EŠK programmi ekspert

Kui on tuvastatud rikkumise kahtlus, teavitab kahtluse avastaja tekkinud asjaoludest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ ning projekti eest vastutavat projektikoordinaatorit.

Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste kontrolli ja esitab vajadusel toetuse saajale järelepäringu asjaolude täpsustamiseks. Konsulteerib järelevalve eksperdiga otsustamaks järelevalvemenetluse algatamise. Vajadusel kaasab arutellu TAO juristi ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ.

Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edastab info TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le.

Koheselt mittevastavuse kahtluse tuvastamisest

E-kiri, otsesuhtlus

2.2 Teenusekoordinaator, projekti- koordinaator, TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, järelevalve riskiekspert,

Kui rikkumise kahtlusel on pettuse kahtluse või kuriteo tunnused, siis teavitatakse e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Kui e-kirja teel teavitamine pole juhtumi asjaolusid arvestades mõistlik või võimalik, kutsub rikkumise kahtluse tuvastaja või tema vahetu juht asjaolude selgitamiseks kokku koosoleku.

Koheselt pettuse kahtluse tuvastamisest

E-kiri

2.3 TAO jurist Tuvastades TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi raames riigiabi analüüsi teostamisel rikkumise, edastab analüüsi TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le järelevalvemenetluse algatamiseks vastavalt

punkti 2 alapunktile 2.1.antud TPK alapeatüki 3.3

Koheselt mitte- vastavuse kahtluse tuvastamisest

Riigiabi analüüs

2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile.

Pettuse kahtluse või kuriteo tunnusega rikkumise korral teeb otsuse, kas teavitada kuriteo või pettuse kahtlusest asjaomaseid uurimisorganeid (PPA jne).

3 tp jooksul info saamisest

Suunamine infosüsteemis / e-kiri uurimisorganile

2.5 Järelevalve ekspert Kui rikkumise kahtluse asjaolud on selged (nt arutatud varasemalt mittevastavuse tuvastajaga läbi, fikseeritud kontrollaktis vmt), alustab järelevalvemenetlust. Koostab järelevalvemenetluse algatuskirja, mille edastab toetuse saajale SFOS postkasti kaudu ning sisestab *SFOS-i rikkumise aruande.

10 tp jooksul tööülesande saamisest

E-kiri, kanne SFOS-s

2.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kinnitab SFOS-s rikkumise aruande. Kui aruandes on puudusi, saadab aruande täiendamiseks tagasi, teavitades paranduste tegemise vajadusest. Peale paranduste tegemist kinnitab aruande.

2 tp jooksul Kanne SFOS- s

2.7 Järelevalve ekspert Analüüsib tuvastatud rikkumise kahtlust järelevalvemenetluse raames ja vajadusel konsulteerib erinevate osapooltega arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel koostab koosoleku kohta memo.

Järelevalvemenetluse kestus 90 kalendripäeva

E-kiri, memo, aruanne SFOS-s

2.8 Järelevalve ekspert Küsib toetuse saajalt vajadusel täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumise kahtlusega seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus mitteabikõlblikkuses.

Vastavalt vajadusele Kiri SFOS-s

2.9 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega. Tavapäraselt 10 tp jooksul päringu saamisest

Kiri SFOS-s, tõendus- materjal

2. 10

Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi ning kui need on piisavad, koostab rikkumise asjaolude äralangemisel memo, kus toob välja kaalutluse, asjaolud jm olulise info ning lõpetab SFOS-s rikkumise aruande. Vajadusel konsulteerib enne memo koostamist TAO juristiga rikkumise äralangemise põhjendatust.

Vahetult pärast toetuse saaja vastust järelevalvemenetluse raames

Memo

2. 11

Järelevalve ekspert Edastab esmalt rikkumise asjaolude äralangemisel memo e-maili teel või JIRA kaudu TRO koordinaatorile, TAO juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kooskõlastamiseks.

Lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i (hangetega seotud juhtumite memo hangete kontrolli moodulisse).

Memo SFOS- s

2. 12

Järelevalve ekspert Teavitab TRO TJ, projektikoordinaatorit edastades rikkumise kahtluse äralangemise memo koordinaatorile ja TRO TJ-le teadmiseks.

E-kiri koos memoga

2. 13

Projektikoordinaator Saades eksperdilt teavituse rikkumise puudumise kohta, lisab rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i kuludokumendi või hanke juurde ja saadab kulu maksmisele.

3 tp jooksul teavitusest

Kanne SFOS- s

2. 14

Järelevalve ekspert Saadab teavituse järelvalvemenetluse lõpetamise kohta TS-le. 3 tp jooksul pärast lõpetamisest

Kiri SFOS-s

3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi ) koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 FKO [3] „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames

3.1 Järelevalve ekspert Kui TS selgitused ei ole piisavad või selgitusi ei esitatud, alustab finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamist. Vajadusel kutsub kokku koosoleku vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga seotud rikkumise korral küsib riigiabi/VTA sisendi TAO juristilt.

Jooksvalt järelevalve- menetluse raames

Kanne SFOS- s; E-kiri

3.2 Järelevalve ekspert Kuni 1000 euro mitteabikõlbliku kuluga rikkumise puhul analüüsib võimalust jätta FKO tegemata, vajadusel konsulteerib juristiga. Kui FKO jääb tegemata, siis koostab asjaolust memo, sisestab tagastuse koos memoga infosüsteemi SFOS ja märgib liigiks „finantskorrektsioon“ ja isikuks, kes toetuse tagasi maksab või hüvitab on „Hüvitatakse riigieelarvest“ (tagastus jääb infosüsteemis laekumata seisundisse), teavitab TS-t ja projektikoordinaatorit ning lõpetab infosüsteemis rikkumise aruande. Menetlus toimub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Jooksvalt järelevalve-[4]

menetluse raames Kiri SFOS-s, kanded SFOS-s, memo, e-kiri

3.3 Järelevalve ekspert Koostab FKO eelnõu vastavalt STS § 45 lõikele 1/ ÜSS § 28.

Riigiabiga/VTA-ga seotud FKO korral tugineb otsuse koostamisel punkti 2 alapunkti 2.3 analüüTAO uristi j sile.

Otsuse eelnõu koostamisel kontrollib vastavalt KAMIN juhendi p. 11, et FKO tegemise asjaolud on kirjeldatud, protsendi alusel finantskorrektsiooni arvutamisel on kohaldatud õiget protsendimäära ja arvutuse aluseks olev summa on korrektne, arvutatud finantskorrektsiooni summa ja alusetult makstud toetuse mitteabikõlblik summa on korrektne, arvutuste aluseks on õiged nii ELi toetuse kui omafinantseeringu proportsioonid.

Jooksvalt järelevalve [5]

menetluse raames Kiri SFOS-s, , memo, FKO eelnõu,

3.4 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks TAO juristile. 1 tp jooksul valmimisest E-kiri

3.5 TAO jurist Kontrollib kas FKO eelnõus või memos:

1) esinevad finantskorrektsiooni tegemise või rikkumise lõpetamise asjaolud;

2) finantskorrektsiooni rakendamisel protsendi alusel on protsendimäär kaalutletud, sh rakendatud õiguslikud alused on korrektsed.

3) vajadusel täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika.

Tagastab kontrollitud memo või FKO eelnõu järelevalve eksperdile.

5 tp E-kiri

3.6 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile. 1 tp jooksul E-kiri

3.7 Projektikoordinaator Kontrollib, kas FKO eelnõus kajastatud finantsandmed ( mitteabikõlblik kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed.

Saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.

3 tp E-kiri

3.8 Järelevalve ekspert Edastab FKO eelnõu kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale 1 tp jooksul E-kiri

3.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab FKO eelnõu ja saadab kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul E-kiri

3. 10

Järelevalve ekspert a) Üldjuhul esitab FKO eelnõu TS-le seisukohtade esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § 28, määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel (v.a EŠK korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.15.

b) EŠK korral saadab FKO eelnõu EŠK programmi eksperdile e-kirja teel.

Koheselt pärast eelnõu valmimist

Kiri SFOS-s; E-kiri

3. 11

EŠK programmi ekspert Tutvub FKO eelnõuga. Edastab FKO eelnõu Šveitsi toetuste büroole ja salvestab X-kettale programmi kausta.

E-kiri; FKO eelnõu CHF programmi kaustas X- kettal

3. 12

Šveitsi toetuste büroo esindaja Tutvub FKO eelnõuga ja saadab vajaduse korral kommentaarid. 1 kuu jooksul E-kiri

3. 13

EŠK programmi ekspert Tutvub Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega ja edastab FKO eelnõu järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul E-kiri

3. 14

Järelevalve ekspert Tutvub kommentaaridega ja vajaduse korral täiendab FKO eelnõu. Esitab täiendatud FKO eelnõu TS-le seisukohtade esitamiseks.

2 tp jooksul Täiendatud FKO eelnõu; Kiri SFOS-s

3. 15

TS Esitab omapoolsed seisukohad (vajadusel esitab täiendava tõendusmaterjali vms). RÜ määratud poolt tähtajaks

Kiri SFOS-s, e-kiri, tõendus- materjal

3. 16

Järelevalve ekspert Analüüsib esitatud selgitusi, kaasates vajadusel asjakohaseid eksperte, põhjendatud juhul lõpetab menetluse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Rikkumise menetluse jätkumisel täiendab TS poolt esitatud info alusel otsuse eelnõud. Vajadusel saadab täiendatud eelnõu TAO juristile vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb FKO eelnõud oluliselt muuta, edastab muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS- le, määrates vastamise tähtaja (vt menetlust punkti 3 alapunktis 3.10), mis on lühem kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel (soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp).

Esimesel võimalusel pärast TS-lt tagasiside saamist järelevalvemenetluse raames

Memo, e-kiri, FKO, kiri SFOS-s

3. 17

Järelevalve ekspert Kui FKO eelnõud ei muudeta, esitab selle kooskõlastamiseks projektikoordinaatorile, TAO juristile, DHS-s TRO TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ning allkirjastamiseks TRO OJ-le või TAO OJ-le (Norra/EMP vahendite/ korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO EŠK juhataja). Lisab töövoo teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Kui tegemist on hankerikkumist sisaldava FKOga, siis lisab töövoo teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile.

Kanne DHS-s

3. 18

Projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Kooskõlastab FKO. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

3. 19

TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab FKO. 3 tp jooksul Allkirjastatud FKO

3. 20

Järelevalve ekspert Edastab allkirjastatud FKO SFOS postkasti kaudu TS-le. Veendub, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsib kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edastab FKO TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile.

Kui FKO (sh. alla 1000 euro juhtumid) on tehtud TAT käskkirja osas, siis saadab otsuse koopia e-kirjaga vastavale RA-le. Muul juhul saadab RA-le otsuse kokkuleppel.

RA-le võib FKO-de info saata kokkuleppeliselt ka teatud pikema ajavahemiku tagant, koondades mitme FKO info.

2 tp jooksul Kiri SFOS-s

3. 21

Järelevalve ekspert Sisestab tagastuse andmed SFOS-i ja täiendab rikkumise aruannet. 10 tp jooksul otsuse all- kirjastamisest

Kanded SFOS-s

3. 22

Järelevalve ekspert Kui FKO-ga mitteabikõlblikuks loetud summa on väiksem kui MT-st rikkumise kahtluse tõttu kinni peetud /välja võetud summa, annab projektikoordinaatorile teada, et kulu abikõlbliku osa võib TS-le välja maksta.

Kui FKO puudutab ka menetluses olevat MT-d, milles rikkumise seotud kulusid pole kinni peetud, teavitab projektikoordinaatorit, mis summa või milline korrektsioonimäär tuleb rikkumisega seotud kulust MT-s kinni pidada.

Koheselt E-kiri

3. 23

Projektikoordinaator 1) Eksperdilt teavituse saamisel jätkab MT menetlemist, pidades MT-st kinni rikkumise tõttu mitteabikõlblikuks muutunud osa või edastab väljamaksmisele MT-st välja võetud kulu abikõlbliku osa. Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud, vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded projektikoordinaator. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.25.

2) Kui FKO-ga tunnistatakse mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud ja kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator, siis saadab tagasi makstud summade info e-kirja teel teenusekoordinaatorile RARi tagasimakse kande tegemiseks.

Menetlus jätkub teate saamisest

Märge maksetaotlus e kontroll- lehel; e-kiri; kanded SFOS-s; RAR kanded

3. 24

Teenusekoordinaator Vähendab RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat juhul kui vastavalt talituse sisesele töökorraldusele teeb RAR kanded teenusekoordinaator.

Koheselt Kanne infosüsteemis (RAR)

3. 25

Järelevalve ekspert Saades projektikoordinaatorilt info, et menetluses olev MT sisaldab rikkumisega seotud uusi kulusid, millega peab kaasnema eelarve vähendamine ja mille kohta on varasemalt juba FKO tehtud, sisestab MT vähendatud mitteabikõlblike kulude ulatuses SFOS-i tagastuse ja uuendab rikkumise aruannet.

Jooksvalt 5tp jooksul teavituse saamisest

Kanne SFOS- s

3. 26

Järelevalve ekspert Analüüsib 2 korda aastas lõpetamata rikkumiste aruandeid.

Kui rikkumise menetlust ei saa lõpetada, ajakohastab rikkumise aruandes kajastatud info ning saadab aruanded TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kinnitamiseks.

2x aastas (tähtajaga 31.05 ja 30.11)

Kanded SFOS-s

4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine, tasaarveldus ja tagasilaekumine[8] [9]

4.1 Järelevalve ekspert Peab arvestust FKO tähtaegade ja tagasilaekumata summade üle, vajadusel suhtleb kinnituse saamiseks RTK raamatupidajaga.

Jooksvalt Tagasimakse konto väljavõte, e- kiri

4.2 Toetuse saaja Maksab FKO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluva toetuse tagasi.

Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik korraga FKO-s märgitud summat tagastada, esitab põhjendatud avalduse tagasinõutava summa ajatamise kohta.

60 kp jooksul otsuse kehtima hakkamise päevast arvates,

Kanne e- riigikassasse, avaldus

4.3 Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

Märgib infosüsteemis tagastuse „tasutuks“.

Tagasimakse laekumisel lisab RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise alusdokumendi SFOS-i. Edastab laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.“

Kande teeb 4 tp jooksul tagasimakse info laekumisest;

Tagasikanne meetme tegevuse kontole, kanded

SFOS-s

4.4 Järelevalve ekspert Kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt, edastab meeldetuletuse projekti kontaktisikule. Hiljemalt 2 tp jooksul tähtaja saabumisest

Kiri SFOS-s

1. 2. 3. 4. 5.

4.5 Järelevalve ekspert Kui toetuse saaja on esitanud tagasimaksmisel oleva summa ajatamiseks avalduse, hindab ajatamise põhjendatust ja vajadusel küsib täiendavaid infot, mis tõendab makseraskustesse sattumist.

Kui toetuse saaja on taotlenud ajatamist rohkem kui 12 kuud, kooskõlastab selle enne nõustumise otsuse andmist TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-ga. Koostab ajatamisega nõustumisel FKO muutmise või mittenõustumise otsuse ning esitab selle kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks vastavalt punkti 3 alapunktile 3.13. Menetlus jätkub viidatud punktide kohaselt.[10]

Ajatamisega nõustumise või mittenõustumise kirja kavandi kooskõlastamise algatamine DHSis 5 tp jooksul ajatamise taotluse saamisest

Otsuse eelnõu

4.6 Järelevalve ekspert Kui ajatatud tagasimakse korral ei tasu toetuse saaja osamakseid ajatamiskava kohaselt, kaalub toetuse tagasimaksmise ajatamise rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamist, vormistades otsuse toetuse tagasimaksmiseks 30 kalendripäeva jooksul. Enne otsuse kehtetuks tunnistamist annab toetuse saajale võimaluse hilinenud osamakse tasumiseks.

Edastab otsuse kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus jätkub punkti 3 alapunkti 3.13 kohaselt.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

Kiri /meeldetuletu s SFOS-s, e- kiri

4.7 Järelevalve ekspert Kui toetuse saaja ei maksa tagasinõutud toetust tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat summat ei ole võimalik tasaarveldada MTga), annab FKO sundtäitmisele (kohtutäiturile) täitemenetluse seadustikus sätestatud korras, arvestades HMS ja riigiasutusest toetuse saajale kohalduvaid erisusi.

Enne sundtäitmiseks esitamist saadab toetuse saajale meeldetuletuse tasumise tähtaja saabumisest, andes toetuse saajale täiendava võimaluse (tähtaeg 2-3 tööpäeva) laekumata toetus tagasi maksta. Kui toetuse saaja ei reageeri, siis antakse nõue sundtäitmisele.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

Kiri SFOS-s, e-kiri

5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine

5.1 Vabatahtlik tagastus

5. 1.1

Toetuse saaja Teavitab kirjalikult rakendusüksust, et talle on hüvitatud mitteabikõlblik kulu ja annab teada soovist tagastada vahendid vabatahtlikult.

Jooksvalt Kiri SFOS-s

5. 1.2

Projektikoordinaator Teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ vabatahtliku tagastuse avalduse esitamisest. 2 tp jooksul kirja saamisest

E-kiri

5. 1.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Annab vabatahtliku tagastusega seotud tööülesande konkreetsele järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul teate saamisest

Tööülesanne

5. 1.4

Järelevalve ekspert Kontrollib vabatahtliku tagastuse kohustuslike tingimuste täitmist ja üheaegset esinemist:

TS avastab ise, et on maksetaotluse andmete esitamisel eksinud; TS on sellest omal algatusel RÜ-d teavitanud; toetus on välja makstud; TS on nõus toetuse 10 tööpäeva jooksul tagastama ja RÜ on nõus vabatahtliku tagastamisega.

Hindab kas esinevad kõik vabatahtliku tagastuse tingimused (sh ei ole makse osas, milles mitteabikõlblike kulud esinevad, algatatud auditeerimist) ning kas toetuse saaja poolt välja toodud korrektsiooni maht on asjakohane (sh veendub, et kas kõik mitteabikõlblikud kulud on sisse arvatud). Vajadusel küsib projekti- koordinaatorilt ja toetuse saajalt täiendavat infot, et otsustada, kas tegemist on toetuse vabatahtlikult tagastamise olukorraga.

10 tp ülesande saamisest

E-kiri vabatahtliku tagastuse nõustumise või mitte- nõustumise kohta, kiri SFOS-s

5. 1.5

Järelevalve ekspert Koostab ja vajadusel kooskõlastab juristiga vabatahtliku tagastuse nõustumise või mittenõustumise ning edastab selle kirjaga infosüsteemist toetuse saajale, teadmiseks projektikoordinaatorile.

Nõustumisel analüüsib võimalust tagastuse tasaarveldamiseks või määrab TS-le vahendite tagastamise tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest arvates. Sisestab vabatahtliku tagastuse infosüsteemi SFOS.

Edastab tasaarvelduse teostamiseks info projektikoordinaatorile.

Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt mittelaekumisel saadab toetuse saajale meeldetuletuse. Tagasimakse mittelaekumisel jätkub protsess rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

5. 1.6

Järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

4 tp tagasimakse info laekumisest

Tagasikanne meetme kontole, kanne SFOS- s

5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine

5. 2.1

Järelevalve ekspert Sundtäitmisele saadetud FKO-de osas pöördub kord aastas kohtutäituri poole sundtäitmise kohta info saamiseks ning kui kahe aasta jooksul alates täitemenetluse alustamisest ei ole õnnestunud nõuet sundtäita, teavitab sellest TAO riskijuhtumise ja järelevalve TJ ning teeb ettepaneku nõude lootusetuks tunnistamiseks.

Muudel juhtudel, kui tagasimaksmisele kuuluvat toetust ei ole tagasi makstud ja tagasimakse laekumiseks on tehtud täiendavaid tegevusi (eelnevad meeldetuletused, kohtumised, vajadusel kohapealne kontroll), kuid toetuse saaja ei ole ikka toetust tagasi maksnud ja ilmnevad muud asjaolud (kohtuotsus/ kohtumäärus, kohtutäituri või pankrotihalduri akt vms), millest lähtuvalt ei ole võimalik toetust tagasi maksta, teeb ettepaneku FKO lootusetuks tunnistamiseks.

1x aastas (tähtaeg 31.01)

Otsuse eelnõu, kanne DHS-s

5. 2.2

Järelevalve ekspert Valmistab ette tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise otsuse eelnõu DHS-s ja esitab selle kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le.

1 kord aastas või 10 tp jooksul alates lootusetuks tunnistamise alustest teada-saamisest

Otsuse eelnõu DHS-s

5. 2.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlastab otsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Kooskõlastus DHS-s

5. 2.4

TRO OJ/TAO OJ Allkirjastab massotsuse tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta. 2 tp jooksul Allkirjastatud otsus DHS-s

5. 2.5

Järelevalve ekspert Teeb SFOS-i märke, et projekti tagasinõue on tunnistatud lootusetuks. Lisab otsuse ja põhjendused SFOS-i konkreetse tagastuse juurde.

Täiendab SFOS-is rikkumise aruannet.

5 tp jooksul Kanne SFOS- s

[1] Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve ekspert.

[2] Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes tegeleb rikkumiste analüüsi ja finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega.

[3] Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS § 35 lg 1 punktile 2 kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist.

[4] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).

[5] FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[

Norra/EMP vahendite/EŠK korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja.[6]

[7] Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (kahepoolsete suhete fond, tehniline abi) võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja.

[8] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust.

[9] Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles märgitud tagasimaksmise tähtpäevaga.

[10] RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada toetuse saaja põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3/ ÜSS § 29, kui korraga maksmine seab toetuse saaja olulisel määral makseraskustesse.

Seosed

Nimi	K.p.	Δ	Viit	Tüüp	Org
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027	12.11.2024	1	1-2/24/74	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027	15.09.2023	425	1-2/23/55	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/54	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/81	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	03.11.2022	741	1-2/41	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamin	02.11.2022	742	1-2/100	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	02.11.2022	742	1-2/238	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	02.11.2022	742	1-2/140	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	31.10.2022	744	1-2/97	Käskkiri	rtk
Töökord	28.10.2022	747	1-2/3	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	28.10.2022	747	1-2/36	Käskkiri	rtk

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027

Failid

Digiallkirjad

Seosed