Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027

KÄSKKIRI

30.05.2022 nr 1-2 / 0054

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna

töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-

2020/ 2021-2027

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027.

2. töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.

3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 21.04.2022 a. käskkirja nr 1- 2 / 0041 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021“.

4. Töökord on kehtiv alates 30.05.2022.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Peadirektor

Teatavaks teha: Kerli Luts, Laura Pikkoja, Kärt Kõljalg, Maarja Käis, Kadi Raudsepp, Mairi

Uusen, Lauri Alver, Marek Atonen, Marge Kõiva, Urve Vool, Helge-Ülle Luide, Kristi Sell

Koostaja: Helina Loid-Kudu

1

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD

PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027

VERSIOON 8

2

SISUKORD

1. ÜLDOSA 4 1.1. LÜHENDID 4 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED 7

1.2.1. Eesmärk 7 1.2.2. Kasutusulatus 7 1.2.3. Vastutajad 9 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 9 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid 13

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR 14 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 17

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 17 2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC

teavitamine süsteemi valmisolekust 17 2.1.2. KA kehtestatud minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja PO tööprotseduurides

ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 21 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise

protsess 26 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse (call for proposals) kooskõlastamise

protsess 28 2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise

protsess 30 2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel 32 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint

Committee) asutamise ja rakendamise protsess 33 2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja

kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele

vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetmete tööprotseduuride muutmine 37 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 40

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 43 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku

kontaktasutuse järelevalve protsess ning koolitustegevus 43 2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise koordineerimise ja maksete

teostamise protsess 65 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess 70 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning

järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 74 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni

vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 84 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale

toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 88 2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 105 2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess 108 2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess 110 2.2.10. Norra/EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise

protsess 111 2.2.11. Norra/EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 112

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 113 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 113 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 114 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess 115 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 116 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 118

3

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane

tulemuslikkuse hindamine 120 2.3.7. Hindamiste protsess 120 2.3.8. EL struktuurivahendite hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess 2014-202 121 2.3.9. Norra/EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 122 2.3.10. Norra/EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 124 2.3.11. Norra/EMP aastakoosoleku korraldamise protsess 126 2.3.12. Norra/EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 128 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 129 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 136 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 139 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete

sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 142 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 150 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemide SFC2014/SFC2021 haldamise protsess 157 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 159

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA 161 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID 162

3.1.1. Taotlemise avamise ettevalmistamine 162 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 166 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega

seotud dokumentide kooskõlastamise protsess 185 3.1.4. Otsustusprotsess 193 3.1.5. Perioodi 2021-2027 TA projekti SFOSi sisestamine 211 3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine 211

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 211 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess 211 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 227 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 241 3.2.4 Projekti aruannete kontrolli protsess 249 Ei kohaldu perioodi 2014-2020 prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ (TA) ja ei kohaldu perioodi 2021-

2027 RA-de, KA, AA ja RÜ-de TA projektidele ja perioodi 2014-2020 meetme tegevuses 14.2.1 „Euroopa

abifond enim puudustkannatavate isikute jaoks tehniline abi“. 249 3.2.5 ESF ja ESF+ andmekorje protsess 253 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 255 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess 256

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD 259 ANDMED DOKUMENDI MUUTMISE KOHTA 275

4

1. ÜLDOSA

1.1. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

DHS – dokumendihaldussüsteem

DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EGF- Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond

EIF – Euroopa Investeerimisfond

EK – Euroopa Komisjon

EMT – ettemakse taotlus

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

ESF+ Euroopa Sotsiaalfond+

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt

(Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel

finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist

tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid

FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

IKT- Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade

tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele

KD - kuludokumendid

KL - kontroll-leht

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon

MATA meetmed- Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja

RE.3.1.3)

MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

5

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP

finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

MT – makse taotlus

MTO – Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

PL – Partnerluslepe

PO – Norra/EMP programmioperaator

PDA – peadirektori asetäitja

PHO- personali-ja haldusosakond

RA – rakendusasutus

RE- riigieelarvelised

RHS – riigihangete seadus

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

SAP – raamatupidamisprogramm

SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem

SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – struktuuritoetuse register

Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

SIS – sündmuste infosüsteem

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid

TA - Tehniline abi

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TART – toetuse andmise tingimusi rakendusasutuse tegevusteks sätestav käskkiri

TAT – toetuse andmise tingimused

TJ – talituse juhataja

TMM_2014 - VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise

ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse

kehtestamiseks“

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-

2020/2021-2027

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

6

VV – Vabariigi Valitsus

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜGEM- Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud

10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

ÜM_2014 - Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise,

toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord

ÜM_2022- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika

fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused

ÜSM_2013 - Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013

(täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480/2014, 3.3.2014), millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning

tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006

ÜSM_2021- Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+,

Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja

Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi,

Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid

ÜSS- Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakendamise seadus

7

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk

Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) kui struktuurivahendite (edaspidi SV) korraldusasutuse (edaspidi KA) ning Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (edaspidi Norra/EMP) riikliku

kontaktasutuse (edaspidi RKA) ja sertifitseerimisasutuse (edaspidi SA) ülesannete ning

riigieelarveliste (edaspidi RE) meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne

täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus

Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust

kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise

Euroopa Fondile ning ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide

majanduskasvu ja tööhõive investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika

fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE

meetmetele käesolevas peatükis toodud erisustega. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP

toetuste rakendamisele, kui konkreetse protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti.

Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV või Norra/EMP, kehtivad vastavalt

üksnes nimetatud osapoolele.

Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa

Fondile (EGF) ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:

 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi

määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle

aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.1

 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.2

 2.3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris

olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise

osakonnale (edaspidi TAO), toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise

osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti

juhinduvad töökorrast majandustarkvara arenduse osakonna (edaspidi MTO) struktuurivahendite

1 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele, sest selle

aruande esitamine ei ole RE meetmete määrustega nõutud. 2 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le

meetmetele.

8

arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja ning tema otsealluvuses olevad

projektijuhid.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning

riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna

talituse, avaliku taristu talituse, hariduse- ja teaduse talituse, elukestva õppe ja IT arenduse

talituse ning tööelu ja hoolekande talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi 2007-

20133 kui ka perioodi 2014-2020 ning perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning TRO

interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse ja TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE

meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

Vastavalt Vabariigi Valitsuse korraldusele nr 449 (vastu võetud 23.12.2021) “Perioodi 2014–

2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, nr 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine

ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus-

ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade

konkurentsivõime tugevdamine“, nr 9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 10 „Jätkusuutlik

transport“, nr 11 IKT teenuste taristu, nr 12 „Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning

perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse 19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna

arendamise rakenduskava prioriteetses suunas nr 4 „Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud

areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO

Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO

täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid.

TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja

alusel.

Perioodil 2014-2020 ÜSM_2013 artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56

lõikes 3 ning abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud

ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on

reguleeritud töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid

struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“.

Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s

sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja ÜSS § 8 lõike 2 p. 5

nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab

samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel

volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise

ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS §

3 Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist.

9

6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107

lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud

vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad

(tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli

osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide

hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide

arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

1.2.3. Vastutajad

KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires,

sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is. RE meetmete

protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste

piires. Norra/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht

oma volituste piires.

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Jrk

nr

Õigusakti/

dokumendi

tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

SV

2014-

2020

SV

2021-

2027

Norra EMP Abi-

fond

EGF RE

1. Euroopa Liidu

õigusakt4

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1303/2013, 17. detsember 2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa

Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu

Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette

üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja

Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning

tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr

1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013)

X X

4 Lisaks parlamendi ja nõukogu määrustele reguleerivad SV rakendamist mitmed EL tasandi delegeeritud

määrused, rakendusmäärused ja juhendid, mis on leitavad siit:

http://ec.europa.eu/regional_policy/et/information/legislation/guidance/

10

2. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Euroopa Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse

kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006

(edaspidi ESF määrus)

X X

3. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Euroopa Regionaalarengu Fondi ja

majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise

eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega

tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr

1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

4. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse

kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006

(edaspidi ÜF määrus)

X X

5. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim

puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi

abifondi määrus)

X

6. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr

1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr

223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim

puudust kannatavate isikute jaoks, määrates

kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja

lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate

loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus)

X

7. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014,

3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr

1303/2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse

ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,

Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning

Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta,

nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu

Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi

ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

X

8. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28.

juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr

1303/2013 rakenduseeskirjad seoses programmist

tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning

rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku

korraga, toiminguga seotud teabe- ja

teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning

andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga

(edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus).

X

9. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL)

nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi (2014–2020) ja

millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ)

nr 1927/2006 (ELT)

X

10. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus

(EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa

Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid

finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu

määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002

X

11. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr

651/2014, mida on muudetud

X

X

11

10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084 (edaspidi

ÜGEM)

12. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL)

2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse

ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi,

Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-,

Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende

ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi,

Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja

viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad

finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021)

X

13. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

14. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

15. Rahvus-

vaheline

õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021

rakendusmäärus X

16. Rahvus-

vaheline

õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021

rakendusmäärus X

17. Riigisisene

seadus

Välissuhtlemisseadus X X X

18. Riigisisene

seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus

(edaspidi STS) X X

19. Riigisisene

seadus

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu

ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakendamise seadus (edaspidi ÜSS)

X

20. Riigisisene

seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X X

21. Riigisisene

seadus

Hasartmängumaksu seadus X

22. Riigisisene

seadus

Riigieelarve seadus X

23. Riigisisene

seadus

Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X X

24. Riigisisene

seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X

25. Vabariigi

Valitsuse

määrus

VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–

2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste

menetlemise nõuded ja tingimused toetuse

andmise tingimuste määrusekehtestamiseks“

(edaspidi TMM_2014)

X X

26. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest

hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise,

toetuse väljamaksmise ning

finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja

kord (edaspidi ÜM_2014)

X X X X

27. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja

kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi

määrus)

X X

28. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest

avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud

objektide tähistamise ning EL osalusele viitamise

nõuded ja kord (edaspidi teavitamismäärus)

X X

12

29. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus

(edaspidi registri määrus) X X X X X X X

30. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise

ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi

VV reservi määrus)

X X X X X

31. Vabariigi

Valitsuse

korraldus

VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020

struktuuritoetuse meetmete nimekirja”

kinnitamine (edaspidi SF meetmete nimekiri),

vastu võetud 23.12.2021

X X

32. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismist ja Norra

finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja

kasutamise tingimused ja kord (edaspidi VV

NO/EMP määrus)

X X

33. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu

ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika

fondide rakenduskavade vahendite andmise ja

kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022)

X

34. Vabariigi

Valitsuse

määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–

2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika

fondide vahendite andmisest avalikkuse

teavitamine“

X

35. Vabariigi

Valitsuse

määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–

2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika

fondide vahendite kasutamise auditeerimine“

X

36. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-

4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi

struktuuritoetuse korraldusasutuse ja

sertifitseerimis(makse)asutuse ülesannete täitja

määramine“

X X

37. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X X

38. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide

ohje kord X X X X X X X

39. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse

andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi RTK

ülesannete käskkiri)

X X X X X X X

40. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK teabehalduse kord X X X X X X X

41. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna

tööprotseduurid struktuurivahendite ja

Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel

X X X X X

42. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X X

43. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste

andmine Globaliseerumisega Kohanemise

Euroopa Fondi vahendite taotlemiseks ja

haldamiseks

X

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP

finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on

kättesaadavad veebilehe www.rtk.ee ekstranetis.

13

Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-

programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/oigusaktid. EL õigusaktid, EK delegeeritud ja

rakendusaktid on kättesaadavad lingil: Cohesion Policy legislation 2021-2027 - Regional Policy

- European Commission (europa.eu).

Põhimõte on see, et www.rtk.ee veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK

määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse taotlejale ja toetuse saajale vajalikud.

Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET -

RTK SF ekstranet - Confluence (rmit.ee).

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorrale lisanduvad dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata

käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma

vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal5. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või

vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või

järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks

kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid

teavitatud.

Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 –Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht

Lisa 3 – Riigiabi ja VTA analüüsi kontrollleht

Lisa 4 – Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika

Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames

Lisa 6- Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt

Lisa 8 – Aruande kontroll-leht

Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 10 – Rahastamisvahendi kulude kontroll-leht

Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 12 – Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed

Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt

Lisa 14 – Koordinaatori kontroll-leht "IKT teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuse nr.

2014-2020.11.2.1 ning „Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse nr. 2014-

2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

5 Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO

juhataja. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei

kinnitata.

14

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR

Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja

SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite

rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art

56 lg 3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b.

Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi

delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate

tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ÜSM_2013 artiklis 125 toodud

ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis

1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab

KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on

RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS §

7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule). RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76

nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud

ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69,

91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021 artikli 71 lõikes 3 nimetatud

vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA

ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP

rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud

rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus

doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult

sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA ,Norra/EMP SA ülesannete ja RE meetmete ülesannete

täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on

KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. KA/RKA ülesandeid täidavad neli tema alluvuses

olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Samuti täidavad KA/RKA ülesandeid RTK

projektijuhid. Vastavalt RTK põhimääruse § 173 lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK

peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

15

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE meetmete rakendajarolli

täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete

õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni

nõustamine nende rakendamisel, toetuse andmise tingimuste õigusaktide kooskõlastamine, KA

ning RE meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de

vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA

järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, Euroopa

Komisjonile ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-

le, vajadusel toetuse saajatele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja

tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine.

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise

eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava

ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on

peamiseks kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning Euroopa

Komisjoni ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad

struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride

optimeerimiseks ärianalüüse.

TMO vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020

rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest ning TMO vastutab perioodil

2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli

76 lõikes 1 märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021

artiklitega 91 ja 92. TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK-le vastavalt ÜSM_2021

artiklile 98.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja

rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid TS poolt

esitatud maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste

kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete

kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele

mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse

tõstmise tegevuste eest.

Projektijuhi ülesanneteks on horisontaalsete projektide juhtimine, toetuste valdkonna

tulemusjuhtimise süsteemi väljatöötamine ning KA keskse info juhtimise korraldamine.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja MTO. RMIT korraldab arenduskeskkondade ja

andmebaasi haldust, andmete varundamist. MTO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja

aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud

ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond.

Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d RM RRO.

16

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RE meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja

arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete

vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja

koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks

pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale

tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur 2022.a. (kliki pildile, et näha suuremalt)

Struktuuriliselt on SV jagunemine töötajate lõikes seisuga 31.03.2022 järgnev:

1) RTK finantsarvestuse osakond – 1 töötaja;

2) RTK peadirektori asetäitja – 1 töötaja;

3) RTK majandustarkvara osakond – 5 töötajat;

4) Kommunikatsiooniosakond – 3 töötajat

5) Toetuste arendamise osakond – 60 töötajat;

6) Toetuste rakendamise osakond – 76 töötajat;

17

7) Toetuste maksete osakond – 5 töötajat.

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC teavitamine süsteemi

valmisolekust

Protsess kirjeldab KA/RKA ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava

KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi

jooksul läbiviidavate KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite

läbiviimise raames.

Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis

ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist

ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja

töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5

paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada

liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse

kohta.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll

-jälg

1. KA/RKA vastavusauditi algatamine

1.1 TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

protseduuride

koordinaator)

/Norra/EMP

koordinaator6

Koostab KA/RKA vastavusauditi

(vajadusel järelauditi) algatuskirja

esitamiseks AAle ning edastab

selle koos KA tööprotseduuride

kirjeldusega või RKA JKK-ga

DHS-i kaudu kooskõlastamiseks

TAO juhatajale.

10 tööpäeva

(edaspidi tp)

Algatuskiri

AA-le DHS-s

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning

edastab selle KA/RKA juhile

DHS-i kaudu allkirjastamiseks.

2 tp Koos-

kõlastatud

6 TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest – edaspidi kõigis protseduurides

Norra/EMP koordinaator.

18

algatuskiri AA-

le DHS-s

1.3 KA juht/RKA juht Allkirjastab ja edastab DHS-i

kaudu KA/RKA vastavusauditi

(vajadusel järelauditi) algatuskirja

ning KA tööprotseduuride

kirjeldused või RKA JKK AA-le

(teadmiseks TMO juhatajale).

2 tp Allkirjastatud

algatuskiri AA-

le DHS-s

1.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab vastavusauditi

(vajadusel järelauditi) algatuskirja

Sharepointi.

2 tp Algatuskiri

Sharepointis

2. KA vastavusauditi või KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi

läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, selle

järelauditi või juhtimis- ja

kontrollisüsteemide auditi. Esitab

auditi aruande projekti e-kirja teel

KA/RKA-le kommenteerimiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

E-kiri auditi

aruande

projektiga

2.2 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi aruande

projektile seisukohtade andmist

kaasates TAO, TMO ja vajadusel

RM RO-d vastavalt AA-ga kokku

lepitud tähtajale. Vajadusel küsib

täpsustusi AA-lt.

AAga

kokkulepitu

d tähtaeg

Seisukohad

auditi aruande

projektile

lisatud

Sharepointi

2.3 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA

seisukohtadega auditi aruande

projekti.

3 tp E-kiri koos-

kõlastatud

auditi aruande

projektiga

2.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Edastab AA-le e-kirja teel

KA/RKA kommentaaridega auditi

aruande projekti vastavalt AA-ga

kokku lepitud tähtajale.

AAga

kokkulepitu

d tähtaeg

E-kiri

kommenteer-

itud auditi

aruande

projektiga

2.5 AA Esitab allkirjastatud auditi

lõpparuande KA/RKA-le ning

sisestab lõpparuandes toodud

järeltegevused SFOS JKS auditite

moodulisse.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg

E-kiri auditi

lõpparuandega;

kanded SFOS-

s

2.6 TAO juhataja Määrab tähelepaneku

järeltegevuste elluviijad, kaasates

vajadusel RM RO-d ja TMO

juhataja.

5 tp Auditi

järeltegevuste

elluviijad

määratud

2.7 Protseduuride

koordinaator/

Koordineerib auditi lõpparuandes

toodud järeltegevuste tähtaegset

elluviimist kaasates asjakohaseid

Osapoolte

vahel

E-kirjad;

kanded SFOS-

s

19

Norra/EMP

koordinaator

TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab

järeltegevuste info kandmise

SFOS-i JKS auditi moodulisse.

Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

kokkulepitu

d tähtaeg

2.8 TMO

finantsekspert

Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA

või Norra/EMP SA funktsioonide

täitmisele, annab auditi aruande

projektile seisukohad

kooskõlastades need eelnevalt

TMO juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegse

elluviimise ning seotud info

kandmise SFOS-i JKS auditi

moodulisse. Vajadusel küsib

täpsustusi AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg

Auditi aruande

projektile

seisukohad

esitatud;

kanded SFOS-

s

2.9 AA Annab SFOS JKS mooduli

vahendusel kinnituse

järeltegevuste piisavusele. Juhul

kui AA ei hinda järeltegevusi

piisavaks, alustatakse uuesti

järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Kanded SFOS-

s

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi,

vajadusel selle järelauditi

järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab VV

istungiks ette KA vastavaks

tunnistamise korralduse materjalid

ning esitab need ametlikuks

kooskõlastamiseks asjakohastele

RA-dele ja Riigikantseleile.

Salvestab materjalid Sharepointi.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

VV KA

vastavaks

tunnistamise

korralduse

materjalid

Sharepointis

3.2 Protseduuride

koordinaator

Koostab pärast VV poolset KA

vastavaks tunnistamist ametliku

kirja KA vastavaks tunnistamisest

EK-le esitamiseks.

5 tp Kirja eelnõu

KA vastavaks

tunnistamisest

EK-le

esitamiseks

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp Allkirjastatud

kiri KA

vastavaks

tunnistamisest

EK-le DHS-s

20

3.4 AA Edastab EK vastava nõude

esitamisel EK-le (koopia KA juht,

TMO juhataja) KA vastavusauditi

lõpparuande ning arvamuse KA

vastavuse kohta ÜSM_2013

artiklis 124 ja abifondi määruse

artiklis 35 sätestatud nõuetele, EK

nõudmisel ka tööprotseduuride

kirjeldused.

Teavitab EK-d juhul kui perioodil

2014-2020 JKS auditi tulemusena

tuvastatakse, et KA ei vasta

ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi

määruse artiklis 35 sätestatud

nõuetele või kui perioodil 2021-

2027 JKS auditi tulemusel

tuvastatakse, et KA ei taga

ÜSM_2021 artiklites 72–75

kehtestatud ülesannete ja

töökohustustega seotud JKS

nõuetekohast toimimist

Osapoolte

poolt

kokkulepitu

d tähtajal

KA vastavus-

auditi

lõpparuanne

EK-le esitatud

3.5 Protseduuride

koordinaator

Kui EK esitab vastavusauditi kohta

kirjalikult märkusi kahe kuu

jooksul alates dokumentide

kättesaamisest, koordineerib

koordinaator vastuskirja

koostamist EK märkustega

arvestamise või põhjendatud

mittearvestamise kohta kaasates

asjakohaseid ametnikke (nt TMO,

RM RO jne). Lisab vastuskirja

DHS-i, lisades kooskõlastusringi

TAO juhataja.

15 tp EK kiri; KA

vastuskirja

eelnõu DHS-s

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning

edastab EK-le.

3 tp Allkirjastatud

vastuskiri EK-

le DHS-s

3.7 Protseduuride

koordinaator

Edastab kirja DHS-i kaudu TMO

juhatajale teadmiseks. Salvestab

materjalid Sharepointi.

2 tp Allkirjastatud

vastuskiri EK-

le DHS-s

edastatud

teadmiseks

TMO-le

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride

koordinaator

Pärast muudatuste toimumist

rakendussüsteemis uuendab

10 tp Muudatuste

kanded

infosüsteemis

21

andmeid infosüsteemis

SFC2014/SFC2021.

SFC2014/

SFC2021

5. Norra/EMP JKS FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest

MoU allkirjastamisest

5.1 Norra/EMP

koordinaator

Kui AA on vastavusauditi,

vajadusel selle järelauditi

järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab ette

ametliku kirja RKA vastavaks

tunnistamisest FMO-le

esitamiseks. Kirjale lisatakse AA

arvamus JKK nõuetele vastavuse

kohta.

10 tp Kirja eelnõu

FMO-le DHS-s

5.2 RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning

edastab FMO-le.

3 tp Allkirjastatud

kiri FMO-le

DHS-s

saadetud

5.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kirja DHS-i kaudu TMO

juhatajale teadmiseks. Salvestab

kõik asjakohased Norra/EMP JKK

materjalid Sharepointi vastavasse

kausta.

2 tp Allkirjastatud

kiri FMO-le

DHS-s TMO

juhatajale

edastatud

2.1.2. KA kehtestatud minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ ja

PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa

andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja

Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele vastavuse hindamiseks

ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib

liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ÜSM_2013 artiklile

122 lg 1 peab KA tagama, et JKS on vastavuses ÜSM_2013 artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi

määruse artiklis 30 tooduga.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab

tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS

nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele

asutusele või isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid.

22

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus

Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de

juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud

RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames

ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA

Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat

juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse

väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –

asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja

kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on

kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib

KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul

võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ

protseduuridele, kus asjakohane):

 üldine struktuur ja tööjaotus asutuses;

 taotluste menetlemine;

 vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

 maksetaotluste kontroll;

 riigihangete kontroll;

 kohapealne tegevuste kontroll;

 rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll;

 projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll;

 tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja

nendest teavitamine;

 finantskorrektsiooni otsuse tegemine;

 SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus;

 vaidemenetlus;

 auditi järeltoimingute tegevused;

 Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de

vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO juhataja Informeerib RA/RÜ-sid

juhendmaterjalidest, mille järgi

tuleb protseduurid koostada,

kusjuures eraldi on

5 tp Juhend-

materjalid

edastatud

23

vastavushindamise enesekontrolli

kontroll-lehel välja toodud KA

kehtestatud minimaalsed nõuded,

millega arvestamine protseduurides

on vastavushindamise aluseks.

1.2 RA või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada RA-ks või

RÜ-ks, koostab KA kõiki

juhendmaterjale arvesse võttes oma

protseduurid ja esitab need KA

vastavushindamiseks.

Vastavushindamiseks esitatakse ka

vastavushindamise kontroll-leht,

kuhu on märgitud viited iga KA

poolt kehtestatud minimaalse nõude

täitmise kohta.

Vastavalt

vajadusele

RA/RÜ

protseduurid

KA-le

edastatud

1.3 TAO teenuse

arendamise ekspert

KA annab hinnangu, kas

protseduurides kirjeldatu vastab KA

juhendites kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, kasutades

selleks vastavushindamise KL-te

ning kaasates vajadusel TAO

valdkonna eksperte/juristi/talituse

juhatajat ja RM RO-d. Kui mõnele

kontrollküsimusele on antud

negatiivne hinnang, teeb vastava

märke KL-le ning saadab e-kirja

vastavushindamise taotlejale, tuues

välja, milline osa protseduuridest

vajab korrigeerimist, andes tähtaja

uuendatud protseduuride

hindamiseks esitamiseks. Seejärel

kontrollib uuesti korrigeeritud

protseduuride kirjeldust.

10 tp KA hinnang

edastatud

RA-le/RÜ-le;

KL

1.4 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kui kõikidele kontrollküsimustele

on antud positiivne hinnang,

edastab lõpliku versiooni KL-st

koos lõpliku versiooniga TPK-st ja

kontrolliajalugu kajastavast KL-st

TAO juhatajale e-kirja teel

kooskõlastamiseks.

5 tp Täidetud KL

1.5 TAO juhataja Vaatab läbi vastavushindamise KL

ja esitatud lisamaterjalid, annab

tagasiside kontrolli teostanud

eksperdile esitatud materjalide

kohta.

5 tp E-kiri

24

1.6 TAO teenuse

arendamise ekspert

Pärast TAO juhataja heakskiitu

algatab DHS-is RA või RÜ

vastavushindamise lõpphinnangu

kinnitamise, lisades DHS-i lõpliku

versiooni TPK-st, kontrolliajalugu

kajastava kontroll-lehe ning

kontrollija digiallkirjastatud lõpliku

kontroll-lehe.

2 tp RA või RÜ

vastavus-

hindamise

lõpphinnangu

kinnitamise

töövoog

DHS-s

1.7 TAO juhataja Kinnitab DHS-is RA või RÜ

positiivse vastavushindamise

läbimise lõpphinnangu.

3 tp RA/RÜ

vastavus-

hindamise

läbimise

lõpphinnang

DHS-s

kinnitatud

1.8 TAO teenuse

arendamise ekspert

Informeerib e-kirjaga

vastavushindamise taotlejat KA

lõpphinnangust ning palub e-kirjaga

esitada KA-le kinnitatud versiooni

asutuse TPK-st. Saadab e-kirja

koopia ka AA-le ja TMO-le, RÜ

puhul ka asjakohas(t)ele RA(de)-le.

5 tp E-kiri

1.9 TAO teenuse

arendamise ekspert

Salvestab RÜ/RA TPK

tööversioonid, KA tagasiside,

kooskõlastatud TPK ning

vastavushindamise kontroll-lehe

ning kinnitatud TPK Sharepointi

vastavasse kataloogi.

1 tp TPK

dokumendid

Sharepointis

1.10 TAO jurist RTK valmistab ette peadirektori

asetäitja käskkirja, millega antakse

luba RA ja RÜ ülesandeid täitma

asuda ning algatab DHS-is

menetlusringi vastavalt RTK

asjaajamiskorrale.

5 tp RTK

peadirektori

asetäitja

käskkiri

DHS-s

1.11 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kannab info tegutsemisloa saanud

asutuse kohta infosüsteemi

SFC2014/SFC2021.

5 tp Kanded

infosüsteemis

SFC2014/

SFC2021

2. Norra/EMP vahendite PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

vastavushindamise protsess

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või

juhendmaterjalidest, mille järgi

tuleb protseduurid koostada.

5 tp E-kiri PO-

dele

2.2 PO või RÜ

(edaspidi vastavus-

Asutus, kes soovib saada PO-ks või

RÜ-ks, koostab RKA kõiki

nõudeid/juhendmaterjale arvesse

Vastavalt

vajadusele

E-kiri

Sharepointis

25

hindamise

taotleja)

võttes oma JKK (PO)/TPK (PO,

RÜ) ja esitab need RKA-le

vastavushindamiseks.

2.3 TMO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Veendub, kas JKK/TPK vastab

RKA kehtestatud nõuetele, kaasates

vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat.

Kui JKK/TPK vajab korrigeerimist,

saadab puuduste kõrvaldamiseks

ja/või JKK/TPK täiendamiseks

vastavushindamise taotlejale e-kirja

koos tähtajaga uuendatud JKK/TPK

esitamiseks. Seejärel kontrollib

uuesti korrigeeritud JKK/TPK-d.

10 tp E-kiri

Sharepointis

2.4 Norra/EMP

koordinaator

Kooskõlastab lõpliku versiooni

kontrolltulemuse koos lõpliku

versiooniga JKK-st/TPK-st talituse

juhatajaga.

5 tp Koos-

kõlastatud

JKK

lõppversioon

Sharepointis

2.5 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib e-kirjaga

vastavushindamise taotlejat RKA

lõpphinnangust ning palub e-kirjaga

esitada RKA-le kinnitatud versiooni

asutuse TPK-st või JKK-st.

Edastab PO JKK ja TPK koos

vastava RÜ TPK-ga AA-le

vastavusauditi läbiviimiseks.

5 tp E-kiri

Sharepointis

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ TPK

tööversioonid/kinnitatud

versioonid, RKA tagasiside,

kooskõlastatud JKK/TPK ning

kontroll-lehe Sharepointi.

3 tp JKK ja TPK

Sharepointis

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul

arvates PO JKK RKA-le

kooskõlastamisele saabumisest ette

kirja FMO-le (vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 2) teavitamaks, et PO JKK

vastab nõuetele. Teavituskirjale

tuleb lisada AA arvamus (the report

and the opinion vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 3) PO JKK nõuetele

vastavuse kohta.

3 kuud E-kiri FMO-

le

Sharepointis

26

2.8 Norra/EMP

koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 4) esitab FMO-le lisaks

AA arvamusele PO JKK osas ka

inglise keelse PO JKK. FMO-l on

õigus esitada PO JKK-le

kommentaare kuni kahe kuu

jooksul dokumentide

kättesaamisest.

2 kuud

esitamisek

s + 2 kuud

FMO

kommen-

taarideks

E-kiri

Sharepointis

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi

seoses PO JKK-ga, korraldab neile

vastamise.

Vastavalt

vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) või selle muutmise eelnõu

ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT

eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ÜSM_2013-ga ja ÜSM_2021-ga, komisjoni määrustega

ja asjakohase fondi-määrusega, STS/ÜSS-ga, meetmete nimekirjaga, ÜM_2014-ga ja ÜM_2022-

ga, taotluste menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning

proportsionaalsuse põhimõtetega.

Protsessi eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud

riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning

proportsionaalsuse põhimõtetega.

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida

samuti tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu

eelnimetatud õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis

koostab selle kohta märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku,

talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. TPK-

st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul

kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid,

STS/ÜSS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa,

millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise

rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja

läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

27

RE meetmete korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse

andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus,

terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

TAO valdkonna eksperdid annavad hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt

vastutusvaldkonnale:

kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh

kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise

metoodika arusaadavusele ja sobivusele;

toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele;

toetuse maksetingimuste õiguspärasusele;

rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga;

rahastamisvahendi puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia

selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse

andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele;

hangete läbiviimiseks seatud nõuetele;

riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele;

riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmiseks seatud nõuetele ja

DNSH ehk Ei-kahjusta oluliselt põhimõtte nõuetele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste

andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises. TAT koordinaator koordineerib RTK-s TAT

eelnõu kommenteerimist, kaasates TRO-st seotud isikud.

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja

rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete

ühtlustamisel.

TAO teenuse disaini talituse juhataja hindab TAT kirjelduse asjakohasust ja rakendatavust

tingimuste terviksüsteemis, sh TATid oleksid süsteemis sarnase ja võimalusel allikaneutraalse

ülesehitusega.

Nr Vastutaja Tegevus Täht-

aeg

Kontroll-

jälg

1. Meetmete TAT eelnõude ettevalmistamise protsess

1.1 PHO

dokumendi-

halduse

spetsialist/

PHO assistent

Registreerib TATi DHSs ja suunab

edasi tööülesandena TAT

koordinaatorile.

1 tp TAT DHS-s

1.2 Teenuse

disaini talituse

Loob JIRAs TAT eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja lisab

1 tp Tööülesanne

JIRAs,

28

Nr Vastutaja Tegevus Täht-

aeg

Kontroll-

jälg

teenuse

arendamise

ekspert

(edaspidi TAT

koordinaator)

eelnõu Sharepointi

kommenteerimiseks üldjuhul TAO

valdkonna ekspertidele ning TRO

kontaktisikule juhul, kui RTK on TAT

alusel meetme RÜ.

dokument

Sharepointi

keskkonnas

1.3 TAO

valdkonna

eksperdid/

TRO

kontaktisik

Kommenteerivad Sharepointis ja

JIRAs.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

Kommen-

taarid

Sharepointis

ja JIRAs

1.4 TAT

koordinaator

Uuendab Sharepointi keskkonnas

eelnõu dokumenti, kutsub kokku

vajadusel töögrupi.

1 tp Uuendatud

Sharepointis

1.5 Töögrupp

(TAO

valdkonna

ekspert, TAO

jurist,

TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab sisendi.

Vajadusel kommenteerib ka eelnõu

lisadokumente (nt

hindamismetoodikat/juhist,

lihtsustatud kulude metoodikat jne).

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Sisend eelnõu

koostamiseks

1.6 TAT

koordinaator

Edastab RA-le TAT kommentaarid.

Sulgeb tööülesande JIRAs.

Mõistliku

aja jooksul

E-kiri JIRA-

s/ Kiri DHS-s

ja kiri JIRAs

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse

(call for proposals) kooskõlastamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud

miinimum nõuetele).

29

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest

hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise

mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste

kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm

sellega seonduvad dokumendid

vastavalt KA/RKA juhenditele ja

FMO poolt edastatud kontroll-lehele

ning edastab e-kirja teel esmased

versioonid RKA-le ja FMO-le

kommenteerimiseks.

Vastavalt

vajadusele

TAT-d

koostatud

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

2. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm

sellega seonduvad dokumendid.

Vajadusel kaasab TAO valdkonna

eksperte. Edastab e-kirjaga RKA

kommentaarid PO-le.

Mõistliku

aja jooksul

Taotlusvooru

tekst jm seotud

lisad

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

3. PO Edastab e-kirja teel

parandatud/täiendatud dokumendid.

Mõistliku

aja jooksul

PO e-kiri

Sharepointis

4. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja

kui kõik vastab nõutule, kinnitab e-

kirjaga PO-le dokumentide

vastavust.

Mõistliku

aja jooksul

E-kiri PO-le

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-

kirjaga RKA-le.

Mõistliku

aja jooksul

PO e-kiri

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

6. Norra/EMP

koordinaator

RKA edastab e-kirjaga lõplikud

dokumendid koos taotlusvooru

avamise infoga vastavalt

rakendusmääruse artiklile 7.3.5

FMO-le.

Hiljemalt

2 nädalat

enne

taotlus-

vooru

avamist

E-kiri FMO-le

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui

FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale

teavitust (rakendusmääruse artikkel

7.3.5) kommentaare.

2 nädalat

peale

FMO

teavitamist

Taotlusvoor

avatud;

taotlusvooru

tekstid

Sharepoint

vastavas

kaustas ja Jiras

30

2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste

kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note)

kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. PO Esitab programmi kohta üldise

kirjelduse (Concept note) kavandi

RKA-le kooskõlastamiseks.

Hiljemalt

5 kuu

jooksul

arvates PO

määramise

st

e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi

üldise kirjelduse kavandi

kommenteerimise kooskõlastades

kavandi asjakohaste osapooltega (sh

RM). Tagastab vajadusel PO-le

täienduste tegemiseks või selgituste

andmiseks. Täienduste esitamiseks

antakse tähtaeg arvestades

rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud

tähtaega.

10 tp e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja

parandatud programmi üldise

kirjelduse.

5 tp e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

4. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi

üldise kirjelduse kavandi

kooskõlastuse asjakohaste

osapooltega (sh RM).

3 tp e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

5. Norra/EMP

koordinaator

Valmistab ette ametliku kirja PO

edastatud programmi üldise

kirjelduse FMO-le esitamiseks.

2 tp Ametlik kiri

DHS-is,

Sharepointis

ja

X kettal

6. TAO juhataja Kooskõlastab kirja DHS-is ning

edastab RKA juhile

allkirjastamiseks.

2 tp Ametlik kiri

DHS-is,

Sharepointis

ja

X kettal

7. RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning

edastab FMO-le.

2 tp Ametlik kiri

DHS-is,

Sharepointis

ja

31

X kettal

8. Norra/EMP

koordinaator

Salvestab kõik asjakohased

materjalid Sharepointi vastavasse

fondi kausta.

3 tp Materjalid

Sharepointis

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust

ning edastab oma kommentaarid või

otsuse programmi üldise kirjelduse

vastu võtmisest keeldumise kohta

RKA-le.

2 kuud Ametlik kiri

või e-kiri

Sharepointis

ning

X kettal

10. Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja

kommentaarid vastavale PO-le kes

peab tehtud kommentaarid edasises

programmi ettevalmistamise

protsessis arvesse võtma. Juhul kui

FMO keeldus programmi üldist

kirjeldust vastu võtmast, võib PO

kahe kuu jooksul edastada

parandatud ja täiendatud programmi

üldise kirjelduse uuesti läbi RKA

FMO-le edastada. Sellisel juhul

protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

5 tp e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

11. Norra/EMP

koordinaator

Alternatiivselt on RKA-le

rakendusmääruse artikli 6.2

paragrahvis 5 lubatud FMO

keeldumise otsuse kättesaamisest

arvates kahe kuu jooksul otsustada

Norra/EMP vahendite kasutamine

muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on

esitanud PO programmi üldise

kirjelduse suhtes keelduva otsuse

korraldab vajadusel RKA seiskoha

võtmise, kas on vajalik alternatiivi

kasutamine. Kaasab seisukoha

kujundamisse TAO juristi.

2 kuud e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

12. Norra/EMP

koordinaator

Kui RKA seisukoht on, et tuleb

rakendada rakendusmääruse artikli

6.2 paragrahvis 5 nimetatud

alternatiivi, siis koordineerib

vastavate tegevuste elluviimist.

2 kuud e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

32

2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement)

sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

Protsess kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu

vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama

programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise

kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja

riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise

kirjelduse esitamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse

kinnitamist edastab programmilepingu

esialgse versiooni RKA-le.

Vastavalt

rakendus-

määruse

artiklile 6.3

e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

2. Norra/EMP

koordinaator

Edastab programmilepingu esialgse

versiooni vastavale PO-le, TMO-le

ning teistele asjakohastele osapooltele

kommentaaride esitamiseks. Seab

vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendus-

määruse

artiklile 6.3

e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

3. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui peale kommentaaride

edastamist jäävad üles endiselt

küsimused, korraldab asjakohaste

asutuste vahel vajadusel kohtumise, et

probleemid lahendada. Korraldab

kooskõlastatud kommentaaridest

FMO-le ametliku vastuse kas

programmilepingu sõnastuse

kinnitamiseks või paranduseks ja

edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmä

äruse

artiklile 6.3

e-kiri

Sharepointis

ja

X kettal

4. FMO Kui RKA ja FMO on

programmilepingu sõnastuse osas

kokku leppinud korraldab FMO

lepingu ettevalmistamise paberkandjal

ja lepingu allkirjastamise osapoolte

vahel.

Vastavalt

rakendusmä

äruse

artiklile 6.3

Originaal-

leping

paberkandja

l, DHS-s,

Sharepointis

ja

X kettal

5. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu

allkirjastamise.

3 tp Originaal-

leping

paberkandja

l, DHS-s,

Sharepointis

ja

33

X kettal

6. RKA juht Allkirjastab programmilepingu

paberkandjal.

1 tp Originaal-

leping

paberkandja

l, DHS-s,

Sharepointis

ja

X kettal

7. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud

eksemplari FMO-le ja koopia

vastavale PO-le.

3 tp Originaal-

leping

paberkandja

l, DHS-s,

Sharepointis

ja

X kettal

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu

kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise

ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA

koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi

kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama

ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja

valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja

programmide ülesed algatused/projektid (initiatives);

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on

kokkulepitud tööplaanis.

34

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine.

Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete

suhete fondi lepingu (the Bilateral

Fund Agreement)/tehnilise abi lepingu

(Technical Assistance Agreement)

esialgse versiooni RKA-le.

Vastavalt

rakendus-

määruse

peatükile 4

ja artiklile

8.11

e-kiri

Sharepoint

is ja

X kettal

1.2 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi

lepingu lisa ettevalmistamise. Lepingu

lisas fikseeritakse ühiskomitee

koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa

ettevalmistamisel teeb vajadusel

koostööd TAO ja teiste vastavate

ametnikega.

Vastavalt

rakendus-

määruse

peatükile 4

e-kiri

Sharepoint

is ja

X kettal

1.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu esialgse

versiooni TMO-le ning teistele

asjakohastele osapooltele

kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks

tähtaja.

Vastavalt

rakendus-

määruse

peatükile 4

ja artiklile

8.11

e-kiri

Sharepoint

is ja

X kettal

1.4 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei

kooskõlastata ja jäävad üles seda

takistavad küsimused, korraldab

asjakohaste asutuste vahel vajadusel

kohtumise, et probleemid lahendada.

Korraldab kooskõlastatud

kommentaaridest FMO-le ametliku

vastuse kas programmilepingu

sõnastuse kinnitamiseks või

paranduseks ja edastab need e-kirja

teel.

Vastavalt

rakendus-

määruse

peatükile 4

ja artiklile

8.11

e-kiri

Share-

pointis ja

X kettal

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete

suhete fondi lepingu /tehnilise abi

lepingu sõnastuse osas kokku leppinud

korraldab FMO lepingu

ettevalmistamise paberkandjal ja

lepingu allkirjastamise osapoolte

vahel.

Vastavalt

rakendus-

määruse

peatükile 4

ja artiklile

8.11

Originaal-

leping

paber-

kandjal

DHS-s,

Share-

pointis ja

X kettal

35

1.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu

allkirjastamise.

3 tp Originaal-

leping

paber-

kandjal

DHS-s,

Share-

pointis ja

X kettal

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu

paberkandjal.

1 tp Originaal-

leping

paberkand

jal DHS-s,

Share-

pointis ja

X kettal

1.8 Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud

eksemplari FMO-le.

3 tp Originaal-

leping

paber-

kandjal

DHS-s,

Share-

pointis ja

X kettal

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine

võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist

toetuse taotlejaid projektitaotluse

esitamisel. Palub potentsiaalsetel

toetuse saajatel esitada projektitaotlus

RKA etteantud vormil vähemalt 2

nädalat enne kahepoolsete suhete fondi

ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte

ühiskomitee koosolekul. Vajadusel

korraldab projektitaotluse kinnitamise

koosoleku-väliselt.

Jooksvalt E-kiri,

projekti-

taotlus

DHSs ja

Share-

pointis

2.2 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete

ühiskomitee liikmetele kutse osaleda

ühiskomitee koosolekul koos esialgse

päevakava ettepanekuga ja muude

vajalike dokumentidega (tööplaan,

projekti ettepanekud). Vajadusel

korrigeerib osalejate tagasisidest

lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2

nädalat enne

planeeritud

kohtumist

E-kiri

Share-

pointis

36

2.3 Norra/EMP

koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt

ajakavale

E-kiri

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi

ühiskomitee kohtumist.

1 tp Otsused

Share-

pointis 2.5 Kahepoolsete

suhete fondi

ühiskomitee

liikmed

Kui päevakavas on projekti

ettepanekud kahepoolsete suhete fondi

kasutamise osas, siis otsustatakse

vastavalt tööplaanis ettenähtud

põhimõtetele projektide rahastamine,

mitterahastamine või projekti

ettepaneku muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli

koostamise ning edastab osalejatele

kommenteerimiseks.

2 nädala

jooksul

peale

ühiskomitee

kohtumise

toimumist

E-kiri

Share-

pointis

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist

osalejatega edastab lõpliku kinnitatud

protokolli kõigile ühiskomitee

liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti

ettepanekud, siis nende rahastamine

või mitterahastamine saab kinnitatud

koosoleku lõpliku kinnitatud

protokolliga. Kui projekti ettepanekut

on vaja muuta või täiendada, jätkub

kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4

nädalat

peale

kohtumise

toimumist

E-kiri

Share-

pointis

2.8 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul

tehakse kahepoolsete suhete tööplaani

(the Work Plan) kommentaare, edastab

kommentaarid kahepoolsete suhete

ühiskomitee liikmetele teadmiseks

võtmiseks.

2 nädalat E-kiri

Share-

pointis

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik

muuta või täiendada, suhtleb projekti

ettepaneku esitajaga ja koordineerib

ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/

mittekinnitamist teavitab sellest

projekti ettepaneku esitajat.

Koosoleku-

väliselt

vastavalt

vajadusele

mõistliku

aja jooksul

E-kiri

Share-

pointis

37

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele

nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te

meetmete tööprotseduuride muutmine

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP

PO-de JKK-des tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsess kirjeldab ka

RTK RE meetmete rakendaja tegevusi RTK tööprotseduuride kirjeldustes ning JKK-des tehtud

muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse

ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses

rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP

juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused.

Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ

tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi

vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA

juhenditest.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. RA/RÜ/PO RÜ TPK/PO JKK muudatused (va

tehnilised muudatused) tuleb alati

saata enne kinnitamist

kooskõlastusele KA/RKA-le. RE

meetmete protseduuride

muudatused tuleb saata enne

kinnitamist kooskõlastusele TAOle.

RA TPK muutmisel tuleb

muudatused saata enne kinnitamist

kooskõlastamiseks KA-le üksnes

nende TPK protsesside muutmisel,

kus RA täidab STS §-s 8 lõikes 2

toodud RÜ funktsioone (nt

finantskorrektsioonide tegemine) ja

kui tegemist on rahastamisvahendi

RA-ga.

Saadab nõutud TPK või PO JKK

muudatused KA/RKA/RTK TAO

kontaktisikule (TAO TPK

koordinaator struktuurivahendite ja

RE meetmete puhul ning

Vastavalt

vajadusele

E-kiri

38

Norra/EMP koordinaator

Norra/EMP puhul) enne TPK või

PO JKK kinnitamist e-kirja teel:

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas

või memona), kus on

kirjeldatud, mida muudetakse ja

mis põhjustel;

2) TPK või JKK verisooni, kus on

selgelt välja toodud muudatused

(kasutades MS Word

funktsiooni „Track Changes“

või muud muudatuste eristamise

viisi).

2. TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

TPK

koordinaator)/

Norra/EMP

koordinaator

Laeb kooskõlastamiseks esitatud

materjalid Sharepointi vastava

asutuse kataloogi või JIRA-sse ning

edastab lingi viitega materjalidele

TAO valdkonna

eksperdile/juristile/talituse

juhatajale, ESF andmekorje/seire

teemas RM nõunikule

kontrollimiseks ja hinnangu

andmiseks ja TMO-le määrates

ühtlasi tähtaja kommentaaride

esitamiseks.

2 tp Materjalid

Share-

pointis; JIRA

task

3 TAO valdkonna

ekspert/jurist/riski

-juhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja/RM RO

nõunik

Kontrollib esitatud materjale

tuginedes KA poolt kehtestatud

juhenditele ja annab oma

vastutusvaldkonnas hinnangu, kas

TPK või PO JKK vastab KA/RKA

kehtestatud minimaalsetele

nõuetele. RE meetmete korral

kontrollib, kas TPK vastab RE

meetmete määrustele. Annab

vastava tagasiside TPK

koordinaatorile/Norra/EMP

koordinaatorile.

8 tp E-kiri ja

kommen-

taarid Share-

pointis

4. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Kui protseduurides või PO JKK-s ei

ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud

või ei ole võimalik protseduurile või

PO JKK-le kirjelduse järgi

hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-

le e-kirja, tuues välja, milline osa

protseduuridest või PO JKK-st

vajab korrigeerimist ning palub

saata uuendatud TPK või PO JKK.

10 tp E-kiri

39

Juhul kui tagasiside ei ole võimalik

10 tööpäeva jooksul anda

(ennekõike suuremahuliste

muudatuste korral), teavitab

RA/RÜ/PO kontaktisikut

orienteeruvast tagasiside andmise

ajast.

5. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Uuendatud TPK või PO JKK

saamisel kontrollib KA/RKA/RTK

tähelepanekutega arvestamist ise või

edastab uuendatud TPK või PO JKK

TAO valdkonna

eksperdile/juristile/talituse

juhatajale/RM RO nõunikule

kontrollimiseks ja hinnangu

andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO

suhelda TAO valdkonna

eksperdi/juristi/talituse

juhatajaga/RM RO nõunikuga.

Sellisel juhul informeerib valdkonna

eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja/RM RO nõunik TPK

koordinaatorit/Norra/EMP

koordinaatorit kommentaaridele

vastamise seisust ning annab teada

sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud

kommentaarid arvesse võtnud.

Kui esitatud TPK vastab KA

kehtestatud minimaalsetele

nõuetele, saadab e-kirjaga KA

kooskõlastuse (cc TAO juhataja)

ning palub esitada KA-le kinnitatud

uuendatud tööprotseduuride

kirjeldused.

10 tp JIRA task; E-

kiri

6 Norra/EMP

koordinaator

Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste

muudatustega ja kui esitatud PO

JKK vastab RKA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, saadab e-

kirjaga RKA kooskõlastuse (cc

TAO juhataja ja RKA juht) ning

palub esitada RKA-le kinnitatud

uuendatud tööprotseduuride

AA-le

hinnangu

andmiseks

vaja minev

aeg

E-kiri

40

kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le

JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste

muudatustega, edastab eelnevalt

RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO

JKK AA-le hinnangu andmiseks/

kooskõlastamiseks. Peale AA-lt

hinnangu saamist/ kooskõlastust

teavitab olulisest muudatusest ka

FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid

kommentaare/ küsimusi, siis

menetlus läheb tagasi protseduuri

punkti 4.

7. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab TPK või PO JKK

tööversiooni ning kinnitatud TPK

või PO JKK Sharepoint vastava

asutuse kausta ning märgib

kooskõlastuse kuupäeva PlanPro-

sse ja JIRA-sse.

2 tp Dokumendid

Sharepointis;

kanded JIRAs

ja PlanPros

2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine

Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide

säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP finantsmehhanismile).

Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35

lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni

seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja

arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg.

Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18

lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le tehtud lõppmakse tegemise aasta 31.

detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti.

ÜGEM artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed

koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates kuupäevast, mil sihtotstarbeline

üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi.

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi

poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle

Rahvusarhiivile.

41

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise

algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing

algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid,

lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud

majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab

raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures

säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse

Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast

viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK-s kirjeldatud

protsessipunktidele ja RTK teabehalduse korrale ning TS-d vastavalt RE meetmete määrustele.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja

tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt

ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate dokumentide hoidmine

vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele.

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Projektide dokumentide säilitamine

1.1 TAO ärianalüütik Loob X kettal7 osaliselt

eeltäidetud

projektidokumentide

säilitamise vormi (Excelis)

igal aastal hiljemalt 7.

jaanuariks (lõppenud aasta

31.12 seisuga). Teavitab

vormi loomisest PHO

dokumendihalduse

spetsialisti.

5 tp jooksul

alates aasta

algusest

Osaliselt eeltäidetud

projektidokumentide

säilitamise vormi X

kettal aruandluse

kaustas; E-kiri

1.2 PHO dokumendi-

halduse spetsialist

Kontrollib, kas osaliselt

eeltäidetud

projektidokumentide

säilitamise vorm vastab

nõuetele, vajadusel

parandab vead, ja lisab

projektitoimikute

sarjanumbrid. Saadab TRO

talituste juhatajatele ja

5 tp jooksul Projektitoimikute

sarjanumbritega

projektidokumentide

säilitamise vormi X

kettal aruandluse

kaustas;

Tööülesanne JIRA-s

7 X:\Yld\Koigile\Aruandlus\Projektide andmestik\

42

TAO teenuse disaini

talituse juhatajale/

tööülesande JIRA-s

projektidokumentide

säilitamise vormi

täitmiseks ning lisab

tähtaja ning täitjate

nimekirja.

1.3 TRO talituse

juhatajad/ TAO

Teenuse disaini

talituse juhataja

Edastavad tööülesande

JIRA-s

projektidokumentide

säilitamise vormi

täitmiseks TRO

projektikoordinaatoritele/

TAO Norra/EMP

koordinaatorile.

2 tp jooksul Tööülesanne JIRA-s

1.4 TRO

projektikoordinaatorid

/ TAO Norra/EMP

koordinaator

Täidavad

projektidokumentide

säilitamise vormi.

20 tp

jooksul

Täidetud

projektidokumentide

säilitamise vormi X

kettal aruandluse

kaustas

1.5 PHO dokumendi-

halduse spetsialist

a) Kontrollib, kas

projekti-

dokumentide

säilitamise vorm on

tähtajaks täidetud.

b) Vajadusel annab

täitjatele uue

tähtaja paranduste

tegemiseks.

Puuduste korral

menetlus jätkub

vastavalt punkti 1

alapunktile 1.2.

c) Juhul, kui selgub,

et projekti-

dokumendid

asuvad teise

asutuse DHS-s, siis

saadab projekti-

dokumentide

säilitamise vormi

Tähtaja

saabudes

a) Täidetud

projekti-

dokumentide

säilitamise

vormi X

kettal

aruandluse

kaustas;

b) Puuduste

korral

kontroll-jälg

vastavalt

punkti 1

alapunktile

1.2.

43

täiendamiseks TRO

infospetsialistile

ning juhendab teda

vajaduse korral

vormi täitmisel.

1.6 TRO infospetsialist Täiendab vajaduse

korral projekti-

dokumentide

säilitamise vormi

PHO

dokumendi

-halduse

spetsialisti

poolt antud

tähtajaks

Täidetud

projektidokumentide

säilitamise vormi X

kettal aruandluse

kaustas

1.7 PHO dokumendi-

halduse spetsialist

Tähtaja saabudes

kontrollib üle, kas

projekti-

dokumentide

säilitamise vorm on

täitjate poolt

korrektselt

täidetud.

Tähtaja

saabudes

Täidetud

projektidokumentide

säilitamise vormi X

kettal aruandluse

kaustas

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD

PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete

üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess

ning koolitustegevus

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele

delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja

kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli

5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses

regulatsiooniga.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on struktuurivahendite administratsiooni ja toetuse

saajate kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani

44

koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja

toetuse saajate kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi,

mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele (sisend mh

administratsiooni seest või välistest allikatest) spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse.

Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA töötajad hoolimata osakonnast.

Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohaldub perioodi 2014-2020 ja perioodi 2021-

2027 EL struktuurivahendite toetusskeemidele ning Norra/EMP toetusskeemile ning ei kohaldu

teistele TPK toetusskeemidele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine8

1.1 TAO valdkonna

ekspert/talituse juhataja

Pärast aruandlusaasta lõppu

30. juunil alustab materjalide

koondamist iga-aastase

struktuurivahendite

administratsiooni

toimivusanalüüsi (edaspidi

toimivusanalüüs) ja

kontrollide aastaaruande

koostamiseks.

Toimivusanalüüs on aluseks

protsessipunktis 2.2.3

nimetatud kontrollide

aastaaruande koostamiseks.

Jooksvalt Materjalid

toimivus-

analüüsiks

koondatud

Sharepointi

1.2 TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi

toimivusanalüüsi

koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi

koostamise põhimõtted koos

ajakavaga algavaks

järelevalvetsükliks, milles

määratleb toimivusanalüüsi

koostamise detailse ajakava,

vajaliku sisendmaterjali

loetelu ning analüüsitavad

teemad. Kooskõlastab

põhimõtted ja ajakava TAO

juhatajaga. Vastavalt

ajakavale loob

toimivusanalüüsi

projektiplaani JIRA-sse.

31. august Uuendatud

toimivus-

analüüsi

koostamise

põhimõtted

ja ajakava,

projekti-

plaan JIRA-

s

8 SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid koostatakse eraldi ja protsess kehtib mõlemale aruandele. SV analüüsi

koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil Norra/EMP koordinaator.

Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet

mõtlema aruande osas.

45

1.3 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Kutsub kokku

toimivusanalüüsi koostavad

eksperdid/talituse juhatajad

ning selgitab üle algava

toimivusanalüüsi

koostamistsükli põhimõtted,

täpse ajakava ning tööjaotuse.

Loob toimivusanalüüsi

kirjutamiseks keskkonna.

Kokku-

lepitud

tähtpäeval

Koosoleku

kutse;

keskkond

toimivus-

analüüsi

kirjutami-

seks

Sharepointis

1.4 TAO valdkonna

ekspert/rikkumiste

tagastuste valdkonnas

TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja ja järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

järelevalve riskiekspert

(edaspidi järelevalve

riskiekspert)/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

Analüüsib aruandlusperioodil

01.07.-30.06. toimunud

arenguid valdkonnas vastavalt

toimivusanalüüsis kokku

lepitud põhimõtetele, tuues

välja KA/RKA poolsed

tegevused parendamiseks. SV

analüüs hõlmab

ühtekuuluvuspoliitika fondide

rakenduskava 2014-2020,

abifondi rakenduskava 2014-

2020. Norra/EMP

finantsmehhanismi (2014-

2021) analüüs koostatakse

eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused

JIRA-s.

31. detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

kinnitatakse

lõplik

versioon.

Analüüsi

tulemused

(sh.

tööülesande

d JIRA-s)

1.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Vahendab informatsiooni

toimivusanalüüsi

koostamiseks vajaliku

sisendmaterjali osas. Koondab

sisendmaterjaliks olevad

dokumendid toimivusanalüüsi

Sharepointi leheküljele, info

materjalide osas JIRA-sse

ning edastab selle kohta

informatsiooni valdkonna

ekspertidele.

Jooksvalt Info JIRA-s

edastatud

1.6 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

Sisestab valminud analüüsi

toimivusanalüüsi Sharepointi

lehekülgedele vastavatesse

peatükkidesse.

31.

detsember;

28.

veebruariks

vajadusel

täiendatakse

Toimivus-

analüüs

Sharepointis

täiendatud

46

kontrollija)/PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja

1.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Vaatab üle ja ühtlustab

ekspertide poolt lisatud info

ning vajadusel annab

tagasiside täiendamist

vajavate punktide osas.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokku-

lepitud

tähtaeg

Toimivus-

analüüsi

info

Sharepointis

ühtlustatud

1.8 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Ühtlustab toimivusanalüüsi

eelnõu projekti ja lõpliku

versiooni ning tagab tähtaegse

valmimise. Esitab

toimivusanalüüsi eelnõu

projekti ja lõpliku versiooni e-

kirja teel TAO juhatajale

kooskõlastamiseks või

korraldab toimivusanalüüsi

tutvustamiseks kohtumise.

Edastab toimivusanalüüsi

kinnitatud eelnõu projekti

teadmiseks TMO juhatajale.

31. detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

lõplik

versioon9

E-kiri

toimivus-

analüüsiga

1.9 TAO juhataja Annab e-kirja teel või

kohtumisel tagasisidet

toimivusanalüüsi ja

kavandatavatele tegevustele.

5 tp E-kiri

kommentee-

ritud failiga

1.10 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Viib vajadusel sisse TAO

juhataja/RKA juhi poolt

tehtud parandusettepanekud

ning vormistab

toimivusanalüüsi

allkirjastamiseks, lisades

dokumendi lisaks ka

toimivusanalüüsi koostamise

aluseks olevad põhimõtted

ning edastab seejärel

kooskõlastamiseks TAO

juhatajale ja allkirjastamiseks

KA/RKA juhile.

5 tp E-kiri

parandatud

toimivus-

analüüsiga;

Toimivus-

analüüsi

töövoog

DHS-s

1.11 KA/RKA juht Allkirjastab toimivusanalüüsi

lõpliku versiooni digitaalselt.

3 tp Toimivus-

analüüs

allkirjasta-

tud

9 Põhjendatud juhtudel võivad Norra/EMP toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad.

47

1.12 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab allkirjastatud

toimivusanalüüsi JIRA-sse,

Sharepointi ning edastab

informatsiooniks TMO ja

TRO juhatajatele, TAO

talituste juhtidele ja

ekspertidele, RM RO-le ja

AA-le.

10 tp Allkirjas-

tatud

toimivus-

analüüs

JIRA-s ning

Sharepointis

1.13 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud

järelevalvetegevused

vastavalt toimivusanalüüsi

tegevuskavas toodud

ajakavale. Jälgib JIRA-s

järelevalve tegevuste täitmist

ja märgib täidetud ülesanded

lõpetatuks. Lisab

tõendusmaterjalid JIRA-sse

või vastavasse

ühiskasutatavasse kausta.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitud

tähtaeg

JIRA-s

järelevalve

tegevused

täidetud

2. SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

2.1 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Algatab toimivusanalüüsis

kavandatud

järelevalvetegevuste täitmise

vahekokkuvõtte koostamise

kaks korda aastas, mille

eesmärgiks on täpsustada

järelevalvetegevusi jooksva

kalendriaasta teiseks

poolaastaks. Loob

vahekokkuvõtet käsitleva

dokumendi Sharepointis.

Jooksvalt

kuid mitte

hiljem kui 1.

mai ja 1.

november

Vahekokku-

võtet

käsitlev

dokument

Sharepointis

2.2 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Informeerib

toimivusanalüüsiga seotud

TAO eksperte ja talituse

juhatajaid tegevuskava

tegevuste muutmise ajakavast

ja võimalikest täiendavatest

sisendmaterjalidest e-kirja

teel või JIRA kaudu.

2 tp E-kiri;

teated

JIRA-s

2.3 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

Koostab vahekokkuvõtte

toimivusanalüüsi täitmisest

vastavas valdkonnas. Esitab

vajadusel täiendavaid

järelevalvetegevusi või

täpsustab varasemaid seatud

20 tp Vahekokku-

võte

toimivus-

analüüsi

täitmisest

Sharepointis

48

kontrollija)/PDA

projektijuht/TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

tähtaegu. Salvestab

vahekokkuvõtte Sharepointis.

2.4 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Ühtlustab tehtud

vahekokkuvõtte ning esitab

selle kommenteerimiseks

TAO juhatajale.

5 tp Vahekokku-

võte

ühtlustatud-

2.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Viib vajadusel sisse TAO

juhataja poolt tehtud

parandusettepanekud ning

vormistab vahekokkuvõtte

kinnitamiseks ning edastab

seejärel kinnitamiseks TAO

juhatajale.

3 tp Vahekokku-

võte

koostatud

2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt

määratud

tähtajaks 15.

juuni

Vahekokku-

võte

kinnitatud

JIRA-s

2.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Salvestab kinnitatud

toimivusanalüüsi

vahekokkuvõtte Sharepointi

ning edastab informatsiooniks

seotud TAO ekspertidele ja

talituse juhatajatele, TMO ja

TRO juhatajatele ning RM

RO-le. Uuendab tegevuskava

info JIRA-s. Norra/EMP

administratsiooni kinnitatud

toimivusanalüüsi

vahekokkuvõtte edastab AA-

le

5 tp Kinnitatud

toimivus-

analüüsi

vahekokku-

võte Share-

pointis;

Vahekokku-

võte JIRA-

s; E-kiri

2.8 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud

tegevused vastavalt

uuendatud ajakavale.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg.

JIRA

kanded, et

tegevused

on

teostatud.

3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Toetuste valdkonna

töötaja (RTK PDA

haldusala)

Tuvastab koolitusteemad ja

sihtgrupi, mille osas üritust

planeerida toimivusanalüüsi

ja või RTK koolitusvajaduste

alusel. Vajadusel küsib

sisendit võrgustikult ja/või

TRO talituse juhtidelt.

Osapoolte

vahel kokku-

lepitud

tähtaeg

Koolitus-

teemad

tuvastatud

49

Vajadusel täiendab ja

ajakohastab toimivusanalüüsi

järelevalve tegevuskava

saadud sisendi põhjal.

3.2 Toetuste valdkonna

töötaja

Korraldab, kaasates vajadusel

TRO infospetsialisti,

võimaliku koolitaja (nt.

TAIEX), ruumid ja vajadusel

toitlustuse võttes selleks

vajadusel pakkumused (kui

kaasneb kulu, siis peab olema

võetud 3 võrreldavat

pakkumust vastavalt RTK

hankekorrale, seejuures tuleb

järgida TAT nõudeid).

Koolitusinfo paneb üles

Ekstranetti10.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg.

Üritus ette-

valmistatud

3.3 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja/ TA kulujuht/

TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu,

vormistab RTIP-s

majanduskulude taotluse.

Manusena lähevad kaasa:

 pakkumuskutse

 pakkumused

 ürituse päevakava

 märkuse lahtrisse kirjutab

käsitsi juurde ürituse

planeeritavad kuupäevad ja

ürituse nime.

 märgib kulujuhiks tehnilise

abi kulujuhi

 märgib kinnitajaks otsese

juhi.

3 tp Majandus-

kulude

taotlus

lisadega

RTIP-s

3.4 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, projektijuht/

TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus

on kinnitatud, edastab ürituse

korraldaja ürituse info

projektijuhile RTIP-i kutse

üleslaadimiseks järgmise

infoga:

 ürituse nimi

 lühikirjeldus, mis läheb

kutsesse

3 tp E-kiri

ürituse

infoga

10 Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis

https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?spaceKey=RTK0031&title=Koolitus-

+ja+arendustegevuste+kava.

50

 sihtgrupp sh kohtade arv, sh

kas on n.ö. suunatud kutse

või kõigile huvilistele

 toimumise aeg ja koht

 päevakava

 kuupäev, mis ajaks peab

registreerimine lõppenud

olema, et nt toitlustuse arv

teenusepakkujale öelda.

3.5 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Edastab e-posti teel

skaneeritud

registreerimislehed koos

osalejate allkirjadega

kontaktse ürituse korral

kulujuhile ning TRO

infospetsialistile.

Virtuaalürituse korral edastab

kontroll-jäljeks dokumendid

vastavalt KA juhendile

„Korraldusasutuse juhised

virtuaalüritustel osalemise

kontrolljälje tagamiseks“

kulujuhile ning TRO

infospetsialistile.

5 tp E-kiri

nõutud

dokumen-

tidega

3.6 Projektijuht/ TRO

infospetsialist

Peale ürituse toimumist viib

RTIP-s läbi eelseadistatud

vormil tagasisideküsitluse.

5 tp Tagasiside-

küsitlus läbi

viidud

RTIP-s

3.7 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Peale tagasiside küsitluse

lõppemist märgib tegevuse

projektihalduskeskkonnas

lõppenuks.

5 tp Tegevus

projekti-

halduskesk-

konnas

lõpetatud

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel

tsentraalsed kontrollid

1. KA/RKA kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

1.1 TAO valdkonna

ekspert/TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Enne kontrolliga alustamist

mõtleb läbi kavandatud kontrolli

teostamise kaasates vajadusel

teisi KA/RKA eksperte ja

otsustab, kas kontrolli

läbiviimiseks on vajalik kasutada

20 tp Kontrolli

vajadus

kirjeldatud

tegevus-

kavas või

JIRA-s

51

või järelevalve

riskiekspert

/teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO (edaspidi

kontrolli eest

vastutaja)

kontroll-lehte ning kas saab

kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-

lehte. Vajadusel koostab

koostöös kontrolli teostajaga

uued kontroll-lehed. Juhul kui

KA/RKA kontroll hõlmab ka

projektide kontrolli, koostab iga

kontrolli kohta koostöös kontrolli

teostajaga valimi, mille

moodustamise metoodika

fikseerib kirjalikult.

Kontrollivalimi koostamisel

konsulteerib vajadusel

järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on

vajalik kaasata TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve ekspert

(edaspidi kontrolli teostaja),

kaasab kontrolli teostaja, selgitab

kontrolli sisu ning lepib kokku

kontrolli teostamise ajakava,

kaasates vajadusel ka TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajaga. Nõustab

kontrolli läbiviimisel kontrolli

teostajat.

Kui kontrolli eest vastutaja

teostab kontrolli ise, on allpool

loetletud kontrolli teostaja

ülesanded kontrolli eest vastutaja

ülesanded.

Kontrolli-

valim/

kontroll-leht

1.2 Kontrolli eest

vastutaja

Protseduuride ja õigusaktide

järgimise kontrolli puhul saadab

kontrollitavale kontrolli

toimumise kohta teate (koopia

TAO riskijuhtumise ja

järelevalve talituse juhataja,

TMO juhataja), kus märgib ära:

 kontrolli eesmärgi,

 kontrolli teostamise aja,

 kontrollitava valimi (kui

see on asjakohane),

3 tp E-kiri

52

 kontrolli teostaja nime.

RTK-siseselt saadab kontrolli

toimumise kohta teate TRO

juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide puhul

kontrollitavatele teavitust ei

saadeta, sest kontroll teostatakse

SFOS-is oleva info alusel.

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni

planeeritavast kontrollist

JIRAsse ja lisab ülesandele sildi

KA_kontrollid või

RKA_kontroll. JIRA ülesandel

lisab vaatlejaks kontrolli eest

vastutaja, TAO juhataja ning

TMO juhataja.

3 tp Ülesanne

JIRA-s

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta kontroll-

lehe(d) (kui see on asjakohane),

mis on kontrollija töövahend ja ei

kuulu üldjuhul avaldamisele

kontrollitavale. Kontroll-lehe

kinnitamisega kinnitab, et tal ei

esine kontrollitava suhtes

taandamise aluseid HMS § 10

mõistes.

Kokku-

lepitud

kontrolli-

perioodi

lõppkuu-

päevaks

Kontroll-leht,

teavitus

JIRA-s

1.5 Kontrolli eest

vastutaja

Vaatab kontroll-lehe(d) üle ja

kooskõlastab. Kui kontroll-lehte

on vaja täiendada, annab

kontrolli teostajale sellekohase

tagasiside.

5 tp Teavitus

JIRA-s

1.6 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja

õigusaktide järgimise kontrolli

tulemuste kohta kontrollakti ning

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide

tulemuste kohta kontrolli

kokkuvõtte, kus märgib ära:

 kontrolli teostamise

kuupäeva või kontrolli

perioodi,

 kontrolli teostaja,

 kontrolli eesmärgi,

Kokku-

lepitud

kontrolli-

perioodi

lõpp-

kuupäevaks

Kontroll-akt,

teavitus

JIRA-s

53

 kontrolli

valimimetoodika

kirjelduse,

 lühikirjelduse

kontrollitegevustest (kui

asjakohane),

 kontrollitud projektide

loetelu (kui asjakohane),

 kontrolli tulemusena

tehtud tähelepanekud

koos soovitustega

olukorra parandamiseks,

 vajadusel tähtaeg

soovitus(t)e

elluviimiseks.

Edastab kontroll-akti kontrolli

eest vastutajale ülevaatamiseks.

1.7 Kontrolli eest

vastutaja

Vaatab kontroll-akti üle,

vajadusel lisab omapoolsed

täiendused. Annab

kooskõlastuse.

5tp Teavitus

JIRA-s

1.8 Kontrolli teostaja Edastab vajadusel kontroll-aktis

fikseeritud tähelepanekud enne

kontrollitulemuste lõpliku

kinnitamist kontrollitavale

kommenteerimisele, andes

kommentaaride esitamise

tähtajaks 10 tööpäeva.

Peale kontrollitava poolt

kommentaaride saamist täiendab

vajadusel kontroll-akti.

Allkirjastab kontroll-akti,

edastab kontrolli eest vastutajale.

Üldjuhul

kuni 20 tp

jooksul

peale

kontrolli

teostamist

Allkirjastatud

kontroll-akt

1.9 Kontrolli eest

vastutaja

Allkirjastab kontroll-akti. 5tp All-

kirjastatud

kontroll-akt

1.10 Kontrolli eest

vastutaja

Edastab kinnitatud kontroll-akti

e-kirja teel kontrollitavale,

teadmiseks kontrolli teostajale ja

toetuste korraldamise talituse

juhatajale.

RTK-sisese kontrolli puhul

edastatakse kontrollakt TRO

juhile.

3tp E-kiri, märge

JIRA-s

54

Kui kontrollitav peab teostama

järeltegevusi, lepitakse kokku

tähtaeg puuduste parandamiseks/

täienduste tegemiseks.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide puhul,

kui puuduseid ei tuvastatud,

kontroll-akti kontrollitavale ei

edastata.

1.11 Kontrolli teostaja Lisab kontrolli lõppemisel

kontrolli info koos seotud

dokumentatsiooniga (sh kontroll-

leht, kontrollakt, kontrolli

kokkuvõte jms) JIRA-sse.

5 tp Dokumendid

JIRA-s

1.12 Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti

tähtaeg puuduste parandamiseks/

täienduste tegemiseks, veendub

tähtaja saabudes, et soovituse

rakendamisega on saavutatud

soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha

soovituse rakendamise kohta,

vajadusel teostab täiendava

kontrolli. Mittekohase täitmise

korral annab kirjaliku tagasiside

ning lepitakse kokku uus tähtaeg.

Sisestab järeltegevustega seotud

teabe JIRAsse. Edastab info

kontrolli lõppemise kohta

kontrolli eest vastutajale.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Dokumendid/

kanne JIRA-s

1.13 Kontrolli eest

vastutaja

Erimeelsuste korral kutsub

kokku ümarlaua, kus lepitakse

kokku edasised tegevused.

Koostab toimunud ümarlaua

kohta memo, mille lisab JIRA-

sse kontrolli juurde.

Kui finantsmõjuga

tähelepanekust tekib erimeelsus,

lahendatakse kaasust edasi

20 tp Memo

55

vastavalt protsessipunkti 2.2.5

p.2 „Lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamine ning

administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite

tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine “.

1.14 Kontrolli eest

vastutaja

Vaatab üle JIRA-sse lisatud

dokumendid ja annab omapoolse

kinnituse, et kontrolli saab lugeda

teostatuks.

5tp Kinnitus

JIRA-s

1.15 Kontrolli teostaja Lõpetab JIRA-s töö. 2tp Märge JIRA-

s

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2.1.1.1 KA juht/TAO

juhataja

Edastab projekti- või

süsteemiauditi aruande ning

muud asjakohased dokumendid

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale ja järelevalve

eksperdile (maksete kontrollija)

tutvumiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

E-kiri;

projekti- või

süsteemi-

auditi

aruanne

2.1.1.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is

kontrollitavaks vastavalt

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Registreerib kontrollitavad

projektid KA/RKA vastavas

arvestuses.

Koheselt Projekt

SFOS-is

kontrolli-

tavaks

määratud

2.1.1.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Finantsmõjuga tähelepaneku

korral jälgib, et RÜ esitab

projekti- või süsteemiauditis

toodud projekti kohta rikkumise

aruande SFOSi 10 tööpäeva

jooksul. Vajadusel saadab RÜ-le

meeldetuletuse rikkumise

aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes

teavitab aruande puudumisest

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

eksperti, kes finantsmõjuga

tähelepaneku lahendamise eest

vastutab.

10 tp auditi

aruande

saamisest

E-kiri

56

2.1.1.4 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtete või

probleemi lahenemisel eemaldab

projekti SFOS-is kontrollitavate

projektide hulgast ja märgib

vastava info KA/RKA vastavasse

arvestusse.

Jooksev

tegevus

Kanne

KA/RKA

sisemises

arvestuses

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2.1.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib vastavalt

toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele või muul

põhjusel kontrolli lisatud

projektide MT-d SFOS-is,

aktsepteerib MT ja lisab

teostatud kontrolli kohta info

kokkulepitud KA/RKA sisemisse

arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib

täiendavaid küsimusi, teeb

järelepäringu RÜ-le (RTK

maksetaotluste korral TRO-le).

Küsib vastused e-kirja teel.

Vajadusel arutab tekkinud

küsimusi teiste KA/RKA

ekspertidega. Fikseerib tekkinud

küsimused ja tehtud järeldused

KA/RKA sisemises arvestuses.

Kui SFOS-i sisestatud andmete

aktsepteerimiseks on vajalik

kolmanda osapoole arvamus (nt

kuludokument on seotud auditi

aruandes potentsiaalselt

mitteabikõlblike kuludega vms),

teavitab järelevalve ekspert RÜ-

d/TRO-d e-kirjaga.

Kui makse jääb aktsepteerimata,

saadab makse RÜ-le/TRO-le

tagasi, lisades tagasisaatmise

põhjuse. Peab tuvastatud vigade

ja mitteabikõlblike kulude osas

arvestust KA/RKA sisemise

arvestuse tabelis.

Esimesel

võimalusel,

kuid mitte

hiljem kui 4

tp jooksul

Kanded

SFOS-s;

kanne KA/

RKA

sisemises

arvestuses

57

Korrektse väljamakse puhul

aktsepteerib makse SFOS-is,

lisab kontrollipõhimõtetes

kokkulepitud info KA/RKA

sisemisse arvestusse.

2.1.3. SV ja Norra/EMP väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

2.1.3.1 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

/Norra/EMP

koordinaator

STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p.

4 või VV Norra/EMP määrus § 9

lg 2 kohaselt nimetatud asjaolude

sh auditi raport, EK otsuse ning

rikkumise või mitteabikõlblike

kulude ilmnemisel tuvastab

väljamakse peatamise asjaolud ja

kogudes lisainfot peatamise

koosseisu osas, sh kaasab

vajadusel TAO juristi. Kujundab

esialgse seisukoha edasiste

tegevuste ja

maandamismeetmete osas.

Vajadusel konsulteerib ka TMO

juhataja/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO

valdkonna ekspert või

Norra/EMP koordinaator, siis

kaasab täiendavalt ka TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Dokumendid

väljamakse

peatamise

asjaolude

kohta

2.1.3.2 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja /

Norra/EMP

koordinaator

Vajadusel korraldab

väljamaksete peatamise (ja/või

väljamaksetest keeldumise)

arutamiseks koosoleku

asjassepuutuvate osapooltega (nt

KA, AA, RA ja/või RÜ, PO).

Koosolekul tehtud otsus

edastatakse teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmistab ette

väljamaksete

peatamisest/keeldumisest

teavitamise kirja RÜ-le või PO-

le, kooskõlastab selle vahetu juhi

ja TAO juhatajaga ning edastab

välja saatmiseks KA/RKA

juhatajale (koopia kirjast TMO

juhatajale).

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Väljamaksete

peatamisest/

keeldumisest

teavitamise

kiri DHS-s

58

Probleemi lahenemisel valmistab

ette väljamaksete taastamisest

teavitamise kirja RÜ-le või PO-le

ning määrab peatatud maksed

kontrollitavaks (vastavalt

ulatusele RÜ, meede, toetuse

saaja) või edastab info maksete

kontrolli määramiseks

järelevalve eksperdile.

2.1.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib igapäevase kontrolli

raames peatatud makseid.

Vajadusel saadab esitatud

maksed tagasi RÜ-le.

Jooksev

tegevus

Vajadusel

RÜ-le tagasi

saadetud

maksed

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga

teavituse projektile lisatud

tagastuse kohta (tagastuse

sisestamise lõpetamisel). Vaatab

info läbi ning lisab projekti

vajadusel SFOS-is

kontrollitavate projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täidab

tagastuse kontroll-lehe vastavalt

toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele ja laeb

kontroll-lehe SFOSi tagastuse

moodulisse. Vajadusel palub

tagastuse sisestajal esitada

täiendavat infot ja konsulteerib

KA/RKA teiste ametnikega.

Tuvastatud vead märgib

sisemises KA/RKA arvestuses ja

informeerib tuvastatud

puudustest tagastuse sisestajat,

kui on vaja parandusi teha

otsuses või SFOS-is.

Vajadusel eemaldab projekti

SFOS-ist alati kontrollitavate

projektide nimekirjast ning

märgib vastava info KA/RKA

sisemisse arvestusse.

Jooksev

tegevus

E-kiri;

kanded

SFOS-s;

kontroll-leht;

kanne

KA/RKA

sisemises

arvestuses

59

2.2.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib ja kinnitab RTK

raamatupidajalt saadud info RÜ-

le edastatud, RÜ poolt SFOS-i

sisestatud ja KA/RKA-le

kinnitamiseks edastatud

tagastuste laekumise kohta.

Edastab kinnituse vajaliku infoga

RTK raamatupidamisele, et

laekumised oleks RA

raamatupidamises õigesti

kajastatud. Eksimuste

tuvastamisel annab RÜ-le

tagasisidet andmete

parandamiseks.

RTK poolt rakendavate

meetmete tagastustel

tagasimakse laekumisel sisestab

järelevalve ekspert (maksete

kontrollija) laekumise SFOS-i.

Edastab laekumise kinnituse

RTK raamatupidajale, tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile

ja projektikoordinaatorile.

4 tp E-kiri,

kanded

SFOS-s

2.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Teeb vähemalt kord aastas või

kui toimivusanalüüs näeb ette

sagedama kontrolli intervalli, siis

tihedamalt aruandeaasta

tagastuste osas tsentraalse

kontrolli vastavalt

toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele. Fikseerib

kontrolli tulemused JIRAs.

Informeerib tuvastatud

puudustest RÜ-d, kui SFOS-is on

vaja teha parandusi. Vajadusel

palub RÜ-l esitada täiendavat

infot.

RTK poolt rakendavates

meetmete tagastustes puuduste

tuvastamisel edastab info

paranduste tegemiseks tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

Kanded

JIRAs; E-kiri

60

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine 11

2.3.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga

teavituse projektile lisatud

rikkumise aruande kohta. Vaatab

info läbi ning vajadusel lisab

projekti SFOS-is kontrolli.

Rikkumise esmaaruande

kontrolli raames vaatab, kas

aruanne on esitatud tähtaegselt

10 tööpäeva jooksul rikkumise

tuvastamisest. Tuvastatud

puuduse kohta lisab märkuse

SFOSi rikkumise aruandesse.

Hankerikkumiste korral

kontrollib, kas sama hankega

seotud kulusid võib esineda ka

teistes projektides ning selle

tuvastamisel teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise

aruande teavituse järgselt lisab

vastava projekti SFOS-is

kontrolli, et väljamaksete

kontrolli raames tuvastada

võimalikud mitteabikõlblikud

kulud (sisulist rikkumise aruande

andmete kontrolli ei teosta).

Teostab rikkumise aruannete

jooksvaid, kvartaalseid ja

tsentraalseid kontrolle vastavalt

toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele ja

kontrolliplaanile.

Informeerib tuvastatud

puudustest RÜ-d kas SFOS-i

vahendusel või e-kirja teel, kui

rikkumise aruandes on vaja teha

parandusi. RTK sisestatud

rikkumise aruannete puhul

Jooksev

tegevus

E-kiri;

kanded

SFOS-s;

kanne

KA/RKA

sisemises

arvestuses;

kanded JIRAs

11 Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2

paragrahv 5).

61

informeerib rikkumise aruande

sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgib, et puudused saavad

etteantud tähtajaks korrigeeritud.

Vajadusel edastab

meeldetuletuse.

2.3.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on

sama hankerikkumisega seotud

kulude esinemine mõnes teises

RTK projektis, edastab info

hankerikkumist menetlevale

järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud

kulud esinevad mõne teise RÜ

rakendatavas projektis, teavitab

RÜ-d tuvastatud rikkumistest

ning vajadusest algatada

järelevalvemenetlus.

3 tp E-kiri

2.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Koostab rikkumiste statistilise

analüüsi (sh avalikustamisele

kuuluvad rikkumised) vastavalt

toimivusanalüüsis kokku lepitud

ajavahemiku tagant, aga mitte

harvem kui 2 korda aastas.

Avalikustamisel lähtub

põhimõttest, et avalikustada tuleb

kõik rikkumise aruanded, mis on

avalikustamisele eelneval kuu

seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab

analüüsi ja avalikustamisele

kuuluvad rikkumised

ülevaatamiseks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

Kanded

JIRAs

2.3.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni üle. Vajadusel

teeb täiendusi või palub

järelevalve eksperdil infot

täiendada.

3 tp E-kiri

62

2.3.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale kooskõlastuse saamist

edastab info

kommunikatsioonispetsialistile

avalikustamiseks.

1 tp E-kiri

2.3.6 Kommunikat-

sioonispetsialist

Lisab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni www.rtk.ee

kodulehele.

2 tp Info

kodulehel

2.3.7 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib 2 kuu jooksul peale

kvartali lõppu üle

raporteerimisele kuuluvad

rikkumise aruanded ja sisestab

OLAF-i andmebaasi IMS.

Teavitab kinnitamisõigustega

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat, kui aruanded on

OLAF-ile raporteerimiseks ette

valmistatud.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

Kanded

SFOS-s;

Kanne IMS-s

2.3.8 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja

andmebaasi IMS sisestatud

aruanded.

2 tp Aruanded

kinnitatud

IMS-s

2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine 12

2.4.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste

ja rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve

eksperdil lisada projekt SFOS-is

kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le

või RTK meetmes vihjega

tegelema määratud järelevalve

eksperdile lahendamiseks.

Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt

täpsustusi ja tagasisidet

edastatud juhtumi asjaolude ning

lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi

pettusekahtlused@struktuurifon

did.ee kaudu, AFCOS-e poolt

hallatava e-kirja aadressi

[email protected] kaudu või

muul moel.

Jooksev

tegevus

Ülevaade

pettuste ja

rikkumiste

kahtluste

kohta

12 Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus

artikkel 5.2 paragrahv 5).

63

2.4.2 AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud

pettusekahtluste ja rikkumiste

info TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab

edasise tegevuse, sealhulgas

politseisse või kaitsepolitseisse

pöördumise. Teavitab edasisest

tegevusest AA, TAO ja TMO

juhatajat.

Jooksev

tegevus

E-kiri

2.4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab

täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev

tegevus

E-kiri

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2.5.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vaatab üle Ametlike Teadannete

elektroonilises väljaandes

avalikustatud teated ja võrdleb

isikuid registrikoodi alusel

infosüsteemis SFOS toetuse

saajatega. Kontrolli teostatakse

järgmiste teadaannete alaliikide

lõikes:

 Äriühingu

kustutamishoiatuse teade;

 Pankrotiavalduse

läbivaatamise aja ja koha

teade;

 Pankrotimenetluse

kulude katteks deposiidi

maksmise teade;

 Pankroti

väljakuulutamise teade;

 Raugemise tõttu

pankrotiavalduse

menetluse lõpetamise

teade.

Kui tuvastab, et teates toodud

isikul on toetatud projekte, siis

 juhul, kui toetatud projekt

on infosüsteemis

„rahastatud“ seisundis,

teavitab koheselt RÜ-d,

Jooksev

tegevus

Kanne KA

sisemises

arvestuses; E-

kiri

64

kes toetuse projekti

menetleb. RTK

menetlustes olevate

projektide korral teavitab

TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhatajat ning projekti-

koordinaatorit.

 juhul, kui toetatud projekt

on infosüsteemis

„lõpetatud“ seisundis,

kontrollib (vajadusel

suhtleb RÜ-ga, RTK

rakendatavas meetmes

TROga), kas projektile

kohaldub kestvusnõue,

mille lõpptähtaeg ei ole

saabunud. Kui

kestvusnõude

lõpptähtaeg on

möödunud, teavitab

kontrolli tulemusest

projektikoordinaatorit.

Kui kestusnõude

lõpptähtaeg ei ole

saabunud, teavitab

koheselt TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhatajat ja projekti-

koordinaatorit.

 kui tuvastab, et teates

toodud isikul on rohkem

kui üks positiivse

rahastamisotsuse saanud

projekt ja see on teise RÜ

kui RTK poolt

menetletud, edastab

vastava info RÜ-le

kontrollimiseks ja

vajalike jätkutegevuste

elluviimiseks.

2.5.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud

juhtumi kohta RTK menetluses

olevas projektis, määrab juhtumi

järelevalve eksperdile

Kokku-

lepitud

tähtajaks

e-kiri

65

lahendamiseks. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise

ja järelevalvemenetlusena

(vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

2.5.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peab tuvastatud juhtumite kohta

ülevaadet KA sisemises

arvestuses ja teeb vähemalt kord

aastas juhtumi hetkeseisu kohta

kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale tutvumiseks.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

Kanne KA

sisemises

arvestuses

2.5.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste

vajaduse, koordineerib nende

elluviimist.

Jooksev

tegevus

E-kiri

2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise

koordineerimise ja maksete teostamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite

kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-le aruandluse esitamisel.

RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda

igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse.

Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise

abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund

Agreement).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Maksetaotluste kontrollid

1.1. Maksetaotluse kontroll kahepoolsete suhete fondi kulude hüvitamisel

1.1.1 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab,

kas saab kasutada (vajadusel

uuendades) mõnda varem kasutatud

kontroll-lehte. Vajadusel kaasab TAO

eksperte ja/või koostab uue kontroll-

lehe.

Teostab SFOS-i edastatud

maksetaotluse andmete õiguse ja

Makse-

taotlust

menetletakse

kokku

esitamisest

kuni

kinnitamiseni

mitte kauem

kui 90

SFOS;

E-kiri,

Sharepoint;

Jira task

igale eraldi

maksele

66

täielikkuse kontrolli vastavalt

kontroll-lehele. Puuduste korral küsib

toetuse saajalt selgitusi või saadab

maksetaotluse toetuse saajale

korrigeerimiseks tagasi.

Kõikide maksetaotluste juurde lisatud

kuludokumentide loetelu kuluridasid

kontrollitakse 100% ulatuses ning

hinnatakse kulude seotust projektiga

ning nende mõistlikkust kontrollides,

et kaupade/teenuste/ehitustööde

tellimiseks on korraldatud riigihange

või on valitud majanduslikult

soodsaim pakkumus saadud

hinnapakkumuste võrdlemise teel.

Maksetaotluse aluseks olevaid kulu-

ja maksedokumente (arved,

maksekorraldused, lepingud, tööde

aktid, tööajatabelid, osavõtjate

nimekirjad jne) kontrollitakse projekti

esimese maksetaotluse puhul 100%.

Järgnevate maksete puhul võidakse

kasutada valimipõhist kontrolli.

Valimi metoodika koostab

koordinaator, kooskõlastades selle

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitusega. Valimi metoodika kinnitab

RKA juht.

Vajadusel arutab tekkinud küsimusi

teiste TAO ametnikega/ valdkonna

ekspertidega. Suunab riigihangete

korral hanke SFOS töölaua kaudu

vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2

protsessipunktile 3.2.2. „Riigihangete

kontrolli protsess“.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talitust.

kalendripäev

a (edaspidi

kp).

Juhul kui

maksetaotlus

es on puudusi

või kulude

abikõlblik-

kuse üle

otsustamiseks

on vaja

lisateavet,

võib RKA

pikendada

makse-

taotluse

menetlemise

tähtaega

puuduste

kõrvaldamise

või

dokumentide

või teabe

esitamise aja

võrra,

teatades

sellest toetuse

saajale.

1.1.2 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole,

kontrollib riigihanget vastavalt TPK

3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti

Vastavalt

protsessi-

punktis 3.2.2

ettenähtud

tähtaegadele

Kanded

SFOS-s

67

3.2.2 „Riigihangete kontrolli

protsess“ toodud kontrolliulatusele.

Hangete kontrollis on võimalik

tugineda teiste projektide (sh SF)

raames tehtud hanke kontrollidele.

1.1.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse

algatamiseks tööülesande järelevalve

eksperdile. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena (TPK 3. osa

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile

2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli

13.2 punktile 3 projekti eelarve ei

vähene rikkumise võrra. Rikkumise

võrra vähendatud summa ulatuses

võib projektis esitada teisi

abikõlblikke kulusid.

TPK 3. osa

alapeatüki 3.3

protsessi

alapunktis 2

ettenähtud

tähtaegadele

Kanded

JIRAs;

E-kiri

1.1.4 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses, kinnitab makse.

Fikseerib maksetaotluse kontrolli

tulemuse kontroll-lehel, kus

valimipõhisese kontrolli osas on

kirjeldatud, milliseid dokumente on

maksetaotluse juures kontrollitud.

Lisab kontroll-lehe SFOS-i.

3 tp Kanded

SFOS-s ja

dokumendid

Sharepointis

1.2. Maksetaotluse kontroll tehnilise abi fondi kasutamisel

1.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Kinnitab Norra/EMP tehnilise abi

kulud RTIPis/FITEKis, kuhu

lisatakse ka vastav tõendusmaterjal.

Jooksvalt Kanded

RTIP-s;

Kanded

Fitek-s;

Materjalid

Sharepointis

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Võtab aruande SAP BO keskkonnast

ja täiendab/parandab vastavalt e-

toetuse impordivormile. Edastab läbi

E-toetuse keskkonna maksetaotluse.

Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07

(30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01

(31.12 seisuga)

Ühe kuu

jooksul peale

aruandlusperi

oodi lõppu

Makse-

taotlus e-

toetuses,

Share-

pointis;

Jira task

1.2.3 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab,

kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik

Ühe kuu

jooksul peale

SFOS;

Sharepoint;

68

kasutada kontroll-lehte ning kas saab

kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-

lehte. Vajadusel kaasab TAO eksperte

ja/või koostab uue kontroll-lehe.

Maksetaotluse menetlemise käigus

SFOSis kontrollib sisestatud andmete

korrektsust ja kooskõla SAPi

andmetega. Vajadusel küsib selgitusi

kulude tekkimise eest vastutavatelt

isikutelt.

Riigihangete korral veendub, et

hankeleping on SFOSi sisestatud ja

kuludega seotud. Suunab riigihanke

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 protsessipunktile 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“

kontrolliulatusele ja protsessile

hankeekspertiisi.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajat.

aruandlusperi

oodi lõppu

E-kiri

1.2.4 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole,

kontrollib riigihanget vastavalt TPK

3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile

3.2.2 „Riigihangete kontrolli

protsess“ toodud kontrolliulatusele.

Hangete kontrollis on võimalik

tugineda teiste projektide (sh SF)

raames tehtud hanke kontrollidele.

Vastavalt

punktis 3.2.2

ettenähtud

tähtaegadele

Kanded

SFOS-s

1.2.5 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse

algatamiseks tööülesande järelevalve

eksperdile. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena (TPK 3. osa

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile

2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli

13.2 punktile 3 projekti eelarve ei

Vastavalt ptk-

s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

JIRA

kanded;

E-kiri

69

vähene rikkumise võrra. Rikkumise

võrra vähendatud summa ulatuses

võib projektis esitada teisi

abikõlblikke kulusid. Kuna antud

juhul on nii toetuse saaja kui ka

rakendusüksus RKA, võib

finantskorrektsiooni otsuse

vormistada lihtsustatud kujul.

1.2.6 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses kinnitab makse.

Ühe kuu

jooksul peale

aruandlus-

perioodi

lõppu

SFOS

kanne;

Dokumen-

did Share-

pointis

2. Aruandlus

2.1. Finantsvahearuanne

2.1.1 Norra/EMP

koordinaator

SFOSis menetletud maksetaotluste

alusel koostab FMO infosüsteemis

Grace finantsvahearuanded.

Norra/EMP tehnilise abi ja

kahepoolsete suhete fondi kasutamise

kohta koostatakse eraldi aruanded.

Igas kalendriaastas on kaks

programmi finantsvahearuande

perioodi: 1. jaanuar – 30. juuni ja 1.

juuli – 31. detsember.

Ühe kuu

jooksul peale

aruandlusperi

oodi lõppu

Finants-

vahearuand

ed Graces

2.1.2 RKA juht Allkirjastab finantsvahearuanded 3 tp Allkirjas-

tatud

originaal-

dokument

paberil

säilitatud

kaustas;

Dokument

Sharepointis

2.1.3 Norra/EMP

koordinaator

Kinnitab finantsvahearuanded FMO

infosüsteemis Grace ja esitab DHS

kaudu allkirjastatud

finantsvahearuanded Norra/EMP SA

juhatajale.

31. juuliks ja

31. jaanuariks

Kinnitatud

finants-

vahearu-

anded

Graces;

DHS-s;

Sharepointis

2.2. Strateegiline aruanne (Strategic Report)

70

2.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Koostab igal kalendriaastal vastavalt

rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2,

6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete

suhete fondi lepingu (Bilateral Fund

Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise

abi fondi lepingu (Technical

Assistance Agreement) artiklile 2.5

FMO ette antud vormil Norra/EMP

strateegilise aruande (vt ka peatükki

2.3.10), kus on toodud ka info

kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise

abi fondi kasutamise kohta.

Kord aastas

hiljemalt 2

kuud enne

aastakoosole

ku toimumist

E-kiri;

Norra/EMP

strateegiline

aruanne

Sharepointis

2.2.2 FMO Annab oma tagasiside Aasta-

koosolekul

Aasta-

koosoleku

protokoll

Share-

pointis;

RTK veeb

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja

esitamise protsess

Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb EK-le nii SV kui abifondi

rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta järgnevas tabelis

toodud aruanded.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmele.

Aruande nimi Koostaja All-

kirjastaja

Sisu Tähtaeg

Kulude

sertifitsee-

rimise

aastaaruanne (ingl k. annual

accounts)

KA

(TMO)

TMO

juhataja

Aruandlusaastal EK-le esitatud

rahataotluste koondaruanne, kus

on toodud ka ülevaade aruandest

maha arvatud nõuetele

mittevastavatest kuludest.

15. veebruar

71

Juhtkonna

kinnitus (ingl k.

management

declaration) ja

kontrollide

aastaaruanne

(ingl k. annual

summary)13

KA

(TAO)

KA juht 1) Juhtkonna kinnitusega

kinnitatakse, et TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruanne on

korrektne, juhtimis- ja

kontrollisüsteemid

toimivad.

2) Kontrollide aastaaruandes

antakse ülevaade

aruandlusaastal tehtud RÜ-

de ja KA kontrollidest,

tehtud audititest (viide AA

auditeerimise

aastaaruandele), TMO

sertifitseeritud kulude

aastaaruandest maha arvatud

kuludest (viide TMO kulude

sertifitseerimise

aastaaruandele) ning antakse

hinnang süsteemi

toimimisele ja vajalikele

parendusmeetmetele.

15. veebruar

Auditeeriva

asutuse

arvamus (ingl

k. audit

opinion) ja

auditeerimise

aastaaruanne (ingl k. annual

control report)

AA RM) AA juht 1) Tehakse ülevaade

süsteemiaudititest ning

aruandlusaasta

sertifitseeritud kuludega

seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruandele ning

KA koostatud juhtkonna

kinnitusele ja kontrollide

aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis-

ja kontrollisüsteemi

toimimisele.

15. veebruar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. 2014-2020 programmperioodi esimene

aruandeaasta on tavapärasest pool aastat pikem, kestes 01.01.2014- 30.06.2015.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

13 Koostatakse SV puhul vastavalt üldsätete määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

TMO kulude

aastaaruande

projekt TAO-le

ja AA- e.

TAO

kontrollide

aastaaruande

projekt AA-le

ja TMO-le.

Aruande-

aastaga

seotud

auditite

lõpptähtaeg.

TAO/TMO ja

AA vahel

t gasiside

andmine

aruannete

projektidele.

Aruannete

korrigeerimine

ja täiendamine.

TMO kulude

aastaaruanne EK-

le. TAO juhtkonna

kinnitus ja

kontrollide

aastaaruanne EK-

le. Auditi arvamus

ja aastaaruanne

EK-le

TAO

kontrollide

aastaaruande

ja TMO

kulude

aastaaruande

koostamisega

alustamine.

AA

auditeerimi

se

aastaaruan

de projekt

AA-lt

TMO-le ja

TAO-le

72

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. TAO järelevalve

ekspert

(rikkumised-

tagastused)

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del

täiendada SFOS-i sisestatud

lootusetute tagasinõuete infot, mis on

sisendiks TMO poolt koostatavale

kulude sertifitseerimise

aastaaruandele (vt protsessipunkt

2.2.6).

Jooksvalt SFOS

kanded

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise

aastaaruande projekti vastavalt

töökorra protsessipunktile 2.2.6 ning

esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar Kulude

sertifitseeri

mise aasta-

aruande

projekt

TMO

võrgukettal

3. TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

MD/AS

koordinaator)

Koostab töökorra protsessipunkti

2.2.1 kohaselt koostatud

toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) juhtkonna kinnituse projekti.

Kooskõlastab dokumentide projektid

TAO juhatajaga ning edastab need

tähtpäevaks TMO, RM RO ja AA

juhile.

15. jaanuar Kontrollide

aasta-

aruande

projekt;

juhtkonna

kinnituse projekt

Sharepointis

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja

auditi arvamuse projekti ning esitab

selle TAO ja TMO juhile.

31. jaanuar E-kiri

auditeeri-

mise aasta-

aruande ja

auditi

arvamuse

projektiga

73

5. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Annavad e-kirja teel vastastikkust

tagasisidet aastaaruannete

projektidele.

10. veebruar E-kirjad

6. MD/AS

koordinaator

Täiendab vastavalt tagasisidele

juhtkonna kinnituse ja kontrollide

aastaaruannet ning edastab selle DHSi

menetluses TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ning KA juhile

allkirjastamiseks.

10 tp Täiendatud

aastaaru-

anne Share-

pointis

7. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Sisestavad aruanded

SFC2014/SFC2021 infosüsteemi14.

2 tp Aruanne

SFC2014/

SFC2021

info-

süsteemis

8. KA juht, AA või

TMO

Valideerib15 aastaaruanded

SFC2014/SFC2021süsteemis.

2 tp Valideeritud

aasta-

aruanded

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

9. MD/AS

koordinaator

Saadab valideeritud aastaaruanded

tähtpäevaks SFCS2014/SFC2021

kaudu EK-le16.

15. veebruar Aastaaru-

anded

saadetud

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

10. MD/AS

koordinaator

Edastab EK-le saadetud

aastaaruanded e-kirja teel RM RO-le

ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele

ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja

RA kontaktidele.

2 tp E-kiri

11. MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste

elluviimise seoses EK-lt tulnud

lisaküsimuste või kommentaaridega.

Osapoolte

vahel kokku-

lepitud

tähtaeg.

E-kirjad

14 Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin

http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/help/pages/ACCIGJ/ 15 SFC2014-s/SFC 2021-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete

saatjast erinev isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info

sisestanud ametnik. 16 Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

74

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite

aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise

tagamise ja kontrollimise protsess

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK osaleb auditi aruannete projektide

koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des

ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled.

Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020

struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal

juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1.1. TAO juhataja

/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi

läbiviimise alustamisest ning

auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO

juhataja algatamiskirja TAO vastutavale

eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtumise

ja järelevalve talituse juhatajale

(edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui

auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete

täitmisel, edastab TRO juhataja

algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi

TRO auditi kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa

Kontrollikoja, Riigikontrolli vm

(edaspidi välisaudit) poolt teostatavate

auditite puhul on kontaktisikuks TAO

teenuse arendamise ekspert või TMO

ekspert (üksnes TMO valdkonda

puudutavate auditite puhul on

kontaktisik TMO-st).

2 tp E-kiri

1.2. TAO/TRO/

TMO auditi

kontaktisik

Teavitab auditeerijaid enda

kontaktisikuks olemisest ning vastab

JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel

vastamiseks teisi TAO/TRO töötajaid.

Etteantud

tähtajaks

E-kiri

1.3. TAO

juhataja/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi

lõpparuande projekt kommenteerimiseks

ja auditeeritav on KA/RKA, edastab

TAO juhataja aruande projekti auditi

eest vastutavale TAO kontaktisikule

2 tp Töö-

ülesanne

JIRA-s

75

kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse

KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab

TRO juhataja aruande projekti auditi eest

vastutavale TRO auditi kontaktisikule

kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või

PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-

d/RKA-d auditi aruande projekti

kommenteerimise faasis (juhul, kui

auditi lõpparuande projektis on antud

lõpphinnang kategooria III või IV),

edastab TAO juhataja auditi lõpparuande

projekti TAO valdkonna eksperdile ja

teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

1.4. TAO/TRO/

TMO auditi

kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates vajadusel

teisi TAO/TRO töötajaid.

Kujundab RTK seisukoha auditi

lõpparuande projekti kohta,

kooskõlastades see eelnevalt TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajaga.

Kui välisauditi korral on auditeeritavaks

on RA, RÜ või PO, edastab auditi

lõpparuande tööversiooni auditeeritavale

e-kirja teel. Koordineerib auditi aruande

projektile seisukohtade andmist kaasates

vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA

eksperte.

5 tp enne

auditile

esitamise

tähtaega

Töö-

ülesanne ja

koos-

kõlastus

JIRA-s;

Auditi

lõpp-

aruande

projekt

Share-

pointis

1.5. TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Veendub, et auditi lõpparuande projekti

kommenteerimisse on kaasatud olnud

kõik asjakohased TAO/TRO osapooled

ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ja

edastab AA-le.

3 tp Töö-

ülesanne

JIRA-s;

Auditi

lõpp-

aruande

projekt

Sharepoint

is

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning

hindab selles toodud tähelepanekute ja

soovituste asjakohasust, kaasates

Osapoolte

vahel

JIRA

kanded;

76

talituse

juhataja

vajadusel teisi asjassepuutuvaid

KA/RKA osapooli. Juhul kui on vajalik

täiendavate tegevuste teostamine, siis

korraldab täiendavate KA/RKA poolsete

tegevuste elluviimise ning kui

järeltegevusi peab ellu viima

auditeeritav, tagab järeltegevuste

täitmise vastavalt kehtestatud

juhenditele.

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab

tööülesande JIRAs ning suunab auditi

lõpparuande järeltegevuste teostamiseks

vastutavale TAO eksperdile/Norra/EMP

koordinaatorile, infoks järelevalve

eksperdile (maksete kontrollija).

Saadab järelevalve eksperdile (maksete

kontrollija) välisauditi lõpparuande

SFOS-i lisamiseks.

kokkulepitu

d tähtaeg.

Kanded

SFOS-is

2.2 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i

JKS auditite moodulisse ning vajadusel

avab SFOS-is järeltegevused.

5tp Kanded

SFOS-is

2.3 TAO

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Salvestab JKS auditi lõpparuande

toimivusanalüüsi sisendmaterjalide

kataloogi ning kasutab auditi

lõpparuandes toodud informatsiooni

toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp JKS auditi

lõpp-

aruande

toimivus-

analüüsi

sisend-

materja-

lide

kataloogis

2.4 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist.

Edastab auditeeritud RA-le või RÜ-le

või PO-le tähtaega meelde tuletava

sisuga e-kirja tähelepanekute kohta,

mille osas pole järeltegevusi SFOS-i

sisestatud, arvestades piisava ajavaruga

enne järeltegevuse tähtaja saabumist

(soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt

audiitori määratud tähtaja pikkusest).

Kui auditeeritud on KA/RKA-d või on

järeltegevusi KA/RKA-le tehtud mõne

muu asutuse JKS auditi raames, uurib

Jooksev

tegevus

E-kiri

77

järeltegevuste seisu kohta vastutavalt

TAO eksperdilt või Norra/EMP

koordinaatorilt (Norra/EMP puhul

saadab alati teadmiseks Norra/EMP

koordinaatorile).

Kui auditeeritav on järeltegevused

SFOSi sisestanud, kaasab hinnangu

andmiseks TAO valdkonna eksperdi.

Annab vastutavaks määratud TAO

eksperdile hinnangu andmiseks aega

esialgu 20 tp.

2.5 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

teenuse

arendamise

ekspert/TMO

ekspert

Analüüsib ja annab hinnangu

järeltegevuste piisavusele SFOS-i

sisestatud info ning tõendusmaterjali

alusel, kaasates hinnangu andmisel

vajadusel TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse järelevalve

riskieksperdi ja teisi valdkonna eest

vastutavaid KA/RKA eksperte/juriste.

Küsimuste korral suhtleb vajadusel

auditeeritava, AA või teiste asjasse

puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA

seisukoha soovituse rakendamise kohta

üldjuhul 20 tp jooksul alates auditi

saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse

korral palub auditeeritaval esitada

täiendavaid tõendeid või saadab

auditeeritavale tagasi täiendavateks

tegevusteks. Salvestab täiendavalt

saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei

ole võimalik lisada, Sharepointi auditite

kasuta või JIRA-sse. Vastab järelevalve

eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja

teel ning annab teada, kas järeltegevused

on olnud piisavad või mittepiisavad.

Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja

suunab tähelepaneku AA-le

hindamiseks.

20 tp E-kiri;

Kanded

SFOS-s;

Tõendus-

materjal

Share-

pointis;

Kanded

JIRAs

2.6 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

TMO ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO

ekspert/Norra/EMP koordinaator/TMO

ekspert ise, teostab vastavad

järeltegevused ja edastab teate

järeltegevuste teostamise kohta

kooskõlastamiseks JIRA kaudu oma

otsesele juhile ja teavituse TAO

Tähtaeg

vastavalt

auditi järel-

tegevuse

tähtajale

JIRA

Kanded;

Kanded

SFOS-is

78

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

Kooskõlastuse saamisel kinnitab

järeltegevused SFOS-is. Suunab

tähelepaneku AA-le hindamisele.

Salvestab tõendusmaterjali SFOS-i ja

Sharepointi auditite kausta või JIRA-sse.

2.7 TAO teenuse

arendamise

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Koondab välisauditis auditeeritavatelt

laekunud vastused ja koostab auditi

läbiviijale vastuskirja tähelepanekute

järeltegevuste teostamise (sh

tõendusmaterjalid) või eriarvamusele

jäämise osas, kooskõlastades hinnangu

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja ning TAO juhiga.

E-kiri

2.8 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused

piisavad ning AA esitab täiendavad

nõuded, koordineerib KA/RKA poolset

osalemist täiendavate parendustegevuste

planeerimisel ning edastab täiendavad

tõendusmaterjalid TAO valdkonna

eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile

piisavuse hindamiseks.

Piisavuse hindamine toimub vastavalt

antud tabeli punktides 2.5 ja 2.6

kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA

sulgeb tähelepaneku, edastab e-kirja teel

info TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale ning auditi

tähelepanekute eest vastutanud TAO

eksperdile/ Norra/EMP

koordinaatorile/TMO eksperdile.

Välisauditite korral auditi läbiviijalt

järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes

lisab selle Sharepointi auditi kausta ning

kinnitab ja sulgeb KA/RKA poolt

auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate

auditite puhul viib tegevusi ellu TMO

ekspert.

5 tp E-kiri;

kanded

SFOS-s

79

2.9 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust

tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik

lahendada, algatab ja koordineerib

kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsessi. Kaasust menetletakse edasi

vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2

protsessipunkti 2.2.5 alapunktile 2

„Lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamine ja administratsiooni vigade

ja erimeelsustega auditite

tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

JIRA

kanded

2.10 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Peab ülevaadet ja vajadusel ajakohastab

3 korda aastas (vastavalt KA poolt

koostatud auditite läbiviimist

reguleerivas juhendis toodud

tähtaegadele) ülevaate JKS auditite

järeltegevuste hetkeseisust ja

võimalikest probleemidest, mis

takistavad JKS tähelepanekute

sulgemist. Koostöös TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhataja ja teiste

seotud osapooltega mõtleb välja

tegevused, mis viib tähelepanekute

sulgemiseni. Vajadusel kooskõlastatakse

tegevused TAO juhiga.

3 korda

aastas

JIRA

kanded;

E-kiri

2.11 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos

planeeritavate tegevustega

informatsiooniks TMO-le ning vajadusel

RM RO-le ja AA-le.

3 korda

aastas

JIRA

kanded;

E-kiri

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi

läbiviimise alustamisest E-kiri

3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi

TRO auditi kontaktisik), teadmiseks

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

2 tp E-kiri

3.3 TRO auditi

kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks

olemisest ning vastab projektiauditi

läbiviimise ajal tekkinud küsimusele,

kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid, sh hangetega

Etteantud

tähtajaks

E-kiri

80

seotud küsimustes kaasab vastamisse

TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande

projekti RTK-le kommenteerimisele.

Kokku-

lepitud

tähtajaks

E-kiri

3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande

projekti TRO auditi kontaktisikule ning

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale kommenteerimiseks.

2 tp E-kiri

3.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates asjakohased

TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud

tähelepanekute kommenteerimisel

kaasab alati TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning

esitab lõpparuande kommentaarid AA-

le.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse

seisukohta kujundada pole võimalik,

taotleb tähtaja pikendamist.

Etteantud

tähtajaks

JIRA

kanded;

E-kiri

3.7 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti

kommenteerimisele järgneb AA poolt

kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et

ümarlaual osalevad asjakohased

osapooled (lisaks asjakohasele RTK ja

auditi esindajale teavitatakse ümarlauast

ka meetme RA esindajat, kelle

osalemine on vabatahtlik).

Tagab vajaduse korral, et toimunud

arutelude ja kokkulepete kohta

koostatakse ümarlaua

protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab

osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte

säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saadab

ümarlaua protokolli/kokkuvõtte e-kirja

teel kõikidele osapooltele ning

teadmiseks SA-le.

3 tp Protokoll

JIRA

kaustas;

E-kiri

81

3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi

lõpparuande

Kokku-

lepitud

tähtajaks

E-kiri

3.9 TRO

juhataja/TRO

auditi

kontaktisik

Edastab saabunud lõpparuande

teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO

auditi kontaktisikule/TRO juhatajale

ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

2 tp E-kiri

3.10 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga

lõpparuande osas edastab lõpparuande

KA kontrolle teostavale järelevalve

eksperdile (maksete kontrollija) projekti

alati kontrolli määramiseks ning määrab

juhtumi lahendamiseks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

järelevalve eksperdile (menetlus jätkub

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis

kirjeldatud järelevalvemenetlusena).

Kui projektiauditi raames on

tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le,

suunab tähelepaneku lahendamiseks

TAO eksperdile/ Norra/EMP

koordinaatorile.

2 tp E-kiri

JIRA

3.11 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks

vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et

juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva

jooksul SFOSi rikkumise aruanne.

Vajadusel saadab juhtumit lahendavale

järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Koheselt

10 tp auditi

aruande

saamisest

Kanded

SFOSs;

E-kiri

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine

4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste

piisavuse hindamist kolm korda aastas

vastavalt juhendis „Juhendmaterjal

juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning

projektiauditite järeltegevuste

menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh

arvestades TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse järelevalve eksperdi

(maksete kontrollija) poolt e-kirja teel

saadud sisendit järeltegevuste teostamise

hetkeseisu kohta.

3 korda

aastas

E-kiri

82

4.2 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite

järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le

(vajadusel RA-le) või PO-le

meeldetuletuse järeltegevuste

sisestamiseks SFOS-si.

Kui RTK projektiauditi järeltegevuse

teostamine on suunatud järelevalve

eksperdile lahendamiseks, uurib

järeltegevuste hetkeseisu kohta

järelevalve eksperdilt ja annab teada

lähenevast järeltegevuste SFOS-si

sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused

on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i

sisestatud, palub need nõuetekohaselt

sisestada.

Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta

tähtajaks SFOS-si järeltegevusi

sisestada, annab korralduse paluda AAlt

tähtaja pikendamist.

Hindab järeltegevuse teostamise

piisavust SFOS-is, kaasates hinnangu

andmiseks vajadusel TAO valdkonna

eksperdi, Norra/EMP koordinaatori,

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja ja/või järelevalve

riskieksperdi.

Saadab AA-le e-kirja teel info, palvega

AA-l hinnata SFOS-i sisestatud

järeltegevuste piisavust.

Kui järeltegevuste teostamise ja selle

vajalikkuse osas jäävad osapooled

eriarvamusele, edastab info TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga

lepib kokku erimeelsuse lahendamise

eest vastutava(d) KA/RKA ametniku(d).

10 tp JIRA

E-kiri

4.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada

kaasuses KA/RKA seisukohta,

koordineerib KA seiskoha kujundamist,

kaasates seisukoha kujundamiseks

asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab

seotud osapooltele KA/RKA lõpliku

seisukoha üldjuhul 30 päeva jooksul.

30 tp Kanded

JIRAs;

E-kiri

83

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas

osapooltega (AA, KA, RA, RÜ/PO) ning

juhul kui on näha, et osapooled ei suuda

omavahel kokkuleppele jõuda, korraldab

ümarlaua, arutamaks erimeelsusega

seotud tähelepaneku

lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua

koosolekule asjakohase TAO valdkonna

eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega

seotud küsimuses TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

4.4 TAO

valdkonna

ekspert / TAO

riigihangete

kontrollüksus

e juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA

seisukoha, kooskõlastades selle oma

vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhataja ning TAO

juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab

KA/RKA seisukoha ümarlaua arutelu

toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja

kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua

protokoll/kokkuvõte, fikseerides

erimeelsuse sisu, järeltegevused ja

võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh

vajadusel fikseeritakse mitteabikõlblike

kulude korral ka katteallikas, kui toetust

toetuse saajalt tagasi nõuda ei saa ning

selguma peab, kas vajalik on katte

taotlemine Vabariigi Valitsuse

sihtotstarbelistest reservist või on

tegemist valdkonna eest vastutava

ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel

lisatakse protokollile/kokkuvõttele

asjakohased tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega.

Peale kooskõlastamist edastab protokolli

järelevalve eksperdile.

Kokkulepitu

d tähtajaks

Kanded

JIRAs;

protokoll/

kokkuvõte

4.5 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi

juurde ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud

juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad

lahendatud ümarlaual kokkulepitud

2 tp,

jooksev

tegevus

Kanded

JIRAs;

E-kiri

84

viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA/PO-le

meeldetuletuse. Kui juhtumit ei

lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil,

teavitab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajat.

4.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud

kokkulepitud viisi ning on näha, et

erimeelsust ei ole võimalik lahendada,

algatab kaasuse lahendamatuks

kuulutamise protsessi. Kaasust

menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5

alapunktile 2 „Lahendmatuks

erimeelsuseks tunnistamine ja

administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite

tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“.

5 tp Kanded

JIRAs

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise

tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega

tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise

protsess

Protsessi eesmärgiks on:

1) Sätestada KA/RKA/RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja

kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud

või on oht maksete peatamiseks.

2) Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise

korraldamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu,

maksete peatamise korral või

olulise finantsmõjuga JKS puuduse

tuvastamisel kutsub kokku

koosoleku seotud osapooltega

10 tp JIRA

kanded;

Protokoll

Share-

85

(KA/RKA, AA, RA, RÜ)

probleemi ulatuse, vastutavate

asutuste ja edasise tegevuskava

kokku leppimiseks. Korraldab

koosoleku protokollimise, edastab

protokolli osalejatele ja salvestab

selle JIRA-sse või Sharepointi

auditite kausta.

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-

d olulise mõjuga administratsiooni

veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava

koostamise protsessi ja tegevuskava

täitmist ning tagab tegevuskava

esitamise vajalikele asutustele,

kaasates teisi RTK siseseid

osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA

juhatajale kooskõlastamiseks

ettepaneku AA-le erakorralise

auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK

juhtkonnale või VV-le arutamiseks

esitamiseks.

KA/RKA ja TAO juhataja

nõusolekul annab järelevalve

eksperdile ülesande algatada

vajadusel KA väljamaksete

siseriikliku keelamise vastavalt

TPK 2. osa alapeatüki 2.2

protsessipunkti 2.2.1 alapunktile

2.1.3 „SV ja Norra/EMP

väljamaksete siseriiklik peatamine

ja keelamine“.

pointis; E-

kiri

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine

2.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

üksuse juhataja

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d

erimeelsuse lahendamatuks

tunnistamisest teavitava e-kirja

projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud

kaasuse info;

5 tp E-kiri

86

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-

le/PO-le) finantskorrektsiooni

teostamiseks ja info SFOS-i

sisestamiseks ning rikkumise

aruande SFOS-i

sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab

kirja info, et tagastuse saab märkida

laekunuks ja rikkumise aruande

sulgeda alles siis, kui summad on

eelarvest tagasi makstud.

Riigieelarvest katmisele minevale

tagastusele palub sisestamisel

staatuse „Tasumata“ juurde lisada

märkus „Summa kaetakse

riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO

juhatajale kooskõlastamiseks ja

seejärel KA/RKA juhile

väljasaatmiseks. RTK poolt

rakendavate meetmete osas edastab

vaid lahendamatuks tunnistatud

kaasuse info.

2.2 KA/RKA juht Edastab erimeelsuse lahendamatuks

tunnistamise e-kirja RÜ-le

(teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le

ja AA-le). RTK poolt rakendatavate

meetmete osas saadab kinnituse

TRO juhile, TAO juhile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

3 tp E-kiri

2.3. TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamist annab

RTK poolt rakendatavate meetmete

korral juhtumiga tegelenud

järelevalve eksperdile ülesande

punktis 2.1 toodud tegevuste

teostamiseks.

2 tp Töö-

ülesanne

järelevalve

eksperdile

2.4. Järelevalve

ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete

korral sisestab SFOS-i

finantskorrektsiooni ja uuendab

rikkumise aruande punktis 2.1

kirjeldatud viisil.

SFOS

kanded

2.5 Tagasimaksmise

eest vastutav

asutus

Vastutab tagasimaksmisele

kuuluvate vahendite leidmise eest

ning kannab finantskorrektsiooniga

Osapoolte

vahel

Kanded

kontole

87

seotud vahendid määratud tähtajaks

KA/RKA poolt määratud kontole.

kokkulepitud

tähtajaks

2.6 Järelevalve

ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest

reservist katmise vajaduse taotluse

eelnõu järgmiste laekumata

mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud

tagasinõuete katmiseks,

mida ei ole võimalik EK-le

või muule doonorile

jagamiseks esitada või mille

osas on EK või doonori

otsus osaliselt või täielikult

mitte jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse

mitteabikõlbliku toetuse

osaga rikkumiste katmiseks,

mida pole toetuse saajalt

sisse nõutud, kuigi esineb

STS §-s 45 nimetatud

finantskorrektsiooni

tegemise alus (ÜM_2014 §

23 lg 4 erand; ÜM_2022 §

37 lg 5).

3. Muude erijuhtumite

katmiseks, kus on otsustatud

nõuet toetuse saajale mitte

esitada või ei ole võimalik

esitada, kuid kus kulusid ei

ole võimalik EK-le

sertifitseerida (sh punktis

2.2 lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistatud

juhtumid).

Edastab taotluse TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale kooskõlastamiseks.

1 kord aastas Otsuse

eelnõu

2.7 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus

fikseeritud juhtumid ja summad,

küsides vajadusel järelevalve

eksperdilt täiendavat

informatsiooni. Kooskõlastab

eelnõus fikseeritud juhtumid.

5 tp Otsuse

eelnõu

2.8 Järelevalve

ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab

RM-le finantsosakonnale esitatava

Otsuse

eelnõu

88

taotluse KA juhile allkirjastamisele,

lisades kooskõlastusringi nii TAO

riskijuhtumise ja järelevalve üksuse

juhataja kui TAO juhi.

2.9 KA juht Allkirjastab sihtotstarbelisest

reservist katmise vajaduse taotluse.

5tp Otsuse

eelnõu

2.10 RTK

finantsarvestuse

osakonna RMi

valitsemisala

talitus

Teostab raha eraldamisel

vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtajaks

Kanded e-

riigikassas

2.11 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt

vajalike kannete teostamist RA

kontodele, teavitab järelevalve

ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d

summade laekumisest, et RÜ saaks

SFOS-is tagastuse laekunuks

märkida ja rikkumise aruande

sulgeda. Kontrollib, kas laekumised

on SFOS-i sisestatud.

RTK poolt rakendavate meetmete

tagastustel sisestab järelevalve

ekspert (maksete kontrollija)

laekumise SFOS-i. Vajadusel

edastab info tagastuse sisestanud

järelevalve eksperdile.

Jooksvalt Kanded

SFOS-s;

E-kiri

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja

sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning

väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh

struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine

ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi

sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille

eesmärgiks on:

 kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 126, abifondi määruse artikliga 33 ja ÜSM_2021

artikliga 76 kulude esitamine (so vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja

maksetaotluste koostamine EK-le

 Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4.

 EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a

 Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas

ÜSM_2013 artikliga 147, abifondi määruse artikliga 57 ja ÜSM_2021 artikliga 88.

89

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2013 artikli 126

punktis d, abifondi määruse artikli 33 punktis d ja ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud

peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. RAHAVOOGUDE PLANEERIMISE PROTSESS

1.1. Struktuurivahendite ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike

e-riigikassa kontode avamine

1.1.1 TMO

finantsspetsialist

Uue e-konto avamiseks koostab e-

kirja RKO-le palvega vastav e-

konto e-riigikassas avada.

TMO e-konto avamise e-kirja

edastab TMO finantsspetsialist RM

RKO-le, koopia TMO juhatajale.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse

kirja, et kooskõlas

rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja

5.6.1 m peavad e-kontod intressi

teenima.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

E-kirjad

1.1.2 RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt

taotlusele. Teavitab TMO-d konto

avamisest.

Esimesel

võimalusel

E-

riigikassas

konto

avatud

1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi

väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja

20. novembriks.

1.2.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks

nädalat enne FMO-le esitamise

tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga

meeldetuletuse väljamaksetaotluste

prognoosi esitamise kohta ning

sätestab e-kirjas tähtaja prognoosi

esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid

ning võttes arvesse eelnevate

perioodide väljamaksete mahtu

toetuse saajatele, korrigeerib

vajadusel prognoose.

Vajadusel

vähemalt 2

nädalat enne

prognoosi

esitamise

tähtaega

E-kiri;

prognoos

FMO

süsteemis

90

Sisestab prognoosid FMO süsteemi

vähemalt üks päev enne

väljamaksetaotluste prognoosi

esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete

suhete fondi prognoosid tähtaegselt.

TMO

määratud

tähtajaks

Esitatud

prognoosid

1.2.3 TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp Sisestatud

andmed

kontrollitud

1.2.4 Norra/EMP SA

juht

Allkirjastab prognoositabeli

paberil.

1 tp Allkirjas-

tatud

prognoosi-

tabel

1.2.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud

prognoositabeli FMO süsteemi.

Saadab FMO süsteemis oleva

väljamaksetaotluste prognoosi

FMOle rakendusmääruses toodud

tähtajaks.

20.

veebruariks,

20. aprilliks,

20.

septembriks

ja 20.

novembriks

Prognoos

FMO

süsteemis

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA kontodele

Toetuste väljamaksed tehakse läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/ programmi PO

kontolt. TMO kannab vahendid RAde kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse

andjalt.

1.3.1 TMO

finantsspetsialist

Toetuse laekumisel kannab SF

vahendid vastavalt EK

maksetaotluses kajastatud meetme

tegevuse summadele vastava RA e-

kontole.

20 tp SF vahendid

kantud RA

e-kontole

1.3.2 TMO

finantsspetsialist

Norra ja EMP toetuste laekumisel

kannab vahendid vastava TMO

programmi kontole. Seejärel

tuvastab SFOSist (SFCS väljavõtte

alusel) toetuse saajatele tehtud

väljamaksete summa ja kannab

selle koos juhtimiskuludeks

laekunud summaga vastava PO e-

kontole. Kahepoolsete suhete

katteks laekunud vahendid kannab

PO e-kontole vastavalt SFOSis

kajastatud maksetele. TA-le

laekunud summa kannab täies

mahus PO e-kontole.

14 tp Norra ja

EMP toetus

kantud

TMO

programmi

kontol

91

1.3.3 TMO

finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-

riigikassas.

1 tp Toetuse

edasikanded

e-riigikassas

aktseptee-

ritud

2. TOETUSE ANDJATELE KULUDE ESITAMISE17 JA SERTIFITSEERIMISE

PROTSESS

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2.1.1

TMO

finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja

sertifitseerimise põhimõtted ning

aruannete vormid. Esitab need

TMO juhatajale kinnitamiseks.

Uuendab dokumente vastavalt

vajadusele.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

Sertifitseeri-

mise

põhimõtted

ja aruannete

vormid

2.1.2 TMO juhataja Digitaalallkirjastab põhimõtted,

aruannete vormid.

Aruannete vorme uuendatakse

vastavalt vajadusele aruannete

koostamisel. Selliseid muudatusi

TMO juhataja eraldi ei allkirjasta,

kuna kinnitab tehtud muudatused

aruannete allkirjastamisega.

5 tp Põhimõtted

ja aruannete

vormid all-

kirjastatud

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide

tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused

kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse

struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/

EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude sertifitseerimist.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised

finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude

vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja

arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2.2.1 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-is vajalikud

aruanded pärast aruandlusperioodi

lõppu ja edastab need RÜ või PO

eest vastutavale TMO ametnikule

analüüsimiseks.

5 tp SFCS

aruanded

2.2.2 RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat

kontrollide vahearuannet vastavalt

kulude esitamise põhimõtetele

auditite, kontrollide, järelevalve ja

analüüside tulemuste ning muu

asjakohase infoga nende saamisel.

15 tp Kontrollide

vahe-

aruanne

17 so vahemaksetaotluste esitamine

92

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes

kontrollide vahearuandesse lisatud

info terviklikuks analüüsiks ning

hindab tuvastatud puuduste

finantsmõju avaldumist vastavalt

kulude esitamise põhimõtetele.

Kulude esitamisele olulist mõju

omavate probleemide korral

teavitab TMO juhatajat ja TMO

finantseksperti, et tagada

täiendavate meetmete rakendamine

vastavalt töökorra protsessipunkti

2.2.5 punktile 1 „Olulised

puudused JKS-is ning maksete

peatamine“. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi

KA, kes tagab täiendavate

meetmete rakendamise.

Edastab kontrollide vahearuande

kinnitamiseks TMO

finantseksperdile.

2.2.3 TMO

finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel

ühtlustab stiili ja sisu ning täiendab

järeldusi. Vajadusel laseb teha

täpsustusi, lisada infot. Juhul kui

kontrollide vahearuande

koostamise käigus selgub, et läbi

viidud kontrollid, järelevalve ja

auditid ei anna piisavat kindlust

kulude sertifitseerimiseks, annab

sellest teada TMO juhatajale.

TMO juhataja teavitab sellest TAO

juhatajat, kes korraldab täiendavate

kontrollide läbiviimise. Juhul kui

täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või

PO poolt läbi ei viida, võib TMO ise

kontrolli läbi viia edastades

kontrolli tulemused teadmiseks ka

TAO-le. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi

KA, kes korraldab täiendavate

kontrollide läbiviimise.

10 tp Kontrollide

vahe-

aruanne

parandatud

93

2.2.4 TMO

finantsekspert/

RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Veendub, et töökorra

protsessipunkti 2.2.5 punkt 1

„Olulised puudused JKS-is ning

maksete peatamine“ kohaselt

rakendatud täiendavad meetmed on

piisavad kulude esitamise

jätkamiseks vahemaksetaotluste või

vahefinantsaruannete raames. EGFi

puhul veendub, et

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi

KA, tegevused on piisavad.

Kajastab rakendatavad täiendavad

meetmed ja rakendamise tulemused

kontrollide vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide

vahearuande TMO juhatajale

kinnitamiseks.

5 tp Täiendatud

kontrollide

vahe-

aruanne

2.2.5 TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande,

vajadusel täiendab/ palub

täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide

vahearuande.

3 tp Täiendatud

kontrollide

vahe-

aruanne

2.2.6 TMO RÜ või PO

eest vastutav

ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-

le ja teistele KA/RKA ametnikele

kinnitatud kontrollide vahearuande

infoks ja tagasiside/kommentaaride

esitamiseks.

1 tp Täiendatud

kontrollide

vahe-

aruanne

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe

maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai,

31. juuli, 31. oktoober, 30. november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus

loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks.

2.3.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020/perioodi 2021-

2027 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab RÜ alusandmete

kontrolli kontroll-lehe vormi ja EK

vahemaksetaotluse kontroll-lehe

vormi ja edastab need

kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

Kontroll-

lehe vormid

94

2.3.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehed

digitaalallkirjaga.

5 tp Kinnitatud

kontroll-

lehed

2.3.3 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse

perioodi (üldjuhul kvartal) ja

genereerib RÜ alusandmete

kontrolliks vajalikud aruanded.

3 tp SFCS

aruanded

2.3.4 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt

kontrollide vahearuandes

kajastatud infole vajadusel kulude

peatamised.

2 tp SFOS

kanded

2.3.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib RÜ alusandmeid e-

riigikassa (SAPi info alusel SFCS

väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi info

alusel SFCS väljavõte) andmetega

vastavalt kontroll-lehele. Kui RÜ

alusandmed ei vasta e-riigikassa ja

SFOS-i andmetele, esitab vajadusel

järelepärimise RÜ-le.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed,

kinnitab kontroll-lehe ja edastab

kinnitamiseks II kontrollile.

7 tp E-riigikassa

ja SFOS

andmed

kontrollitud;

täidetud KL

2.3.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS

väljavõtetega ja digitaalallkirjastab

korrektse kontroll-lehe.

5 tp All-

kirjastatud

KL

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel

SFCS väljavõte), kas SFOS-i

sisestatud kulude peatamistele on

finantskorrektsioon nõutud summas

lisatud või on kulude

sertifitseerimisest maha arvamise

põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise,

kui põhjus kulude sertifitseerimise

peatamiseks on lahendatud.

5 tp SFOS

kanded

2.3.8 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Genereerib SFCS-ist EK

vahemaksetaotluse aruanded ja

koostab EK vahemaksetaotluse

fondide lõikes ning kontrollib seda

vastavalt EK vahemaksetaotluse

kontroll-lehele võttes arvesse

kontrollide vahearuandest tulenevat

peatamiste infot.

7 tp SFCS

aruanded;

vahe-

makse-

taotlus

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

95

Sisestab korrektse

vahemaksetaotluse andmed

SFC2014/SFC2021 süsteemi.

Koostab kontroll-lehe ja edastab

kinnitamiseks TMO juhatajale.

2.3.9 TMO juhataja Vajadusel küsib EK

vahemaksetaotluse koostajalt

selgitusi. Digitaalallkirjastab

korrektse kontroll-lehe.

2 tp Allkirjastatu

d KL

2.3.10 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse

SFC2014/SFC2021 süsteemis.

1 tp Kinnitatud

vahemakse-

taotlus

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

2.3.11 TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse

SFC2014/SFC2021 süsteemis EK-

le.

1 tp vahemakse-

taotlus

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

saadetud

2.3.12 TMO

finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse

dokumendid SFOSi kuluaruannete

moodulisse.

1 tp EK

vahemakse-

taotluse

dokumendid

SFOSi

kuluaru-

annete

moodulis

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

KA esitab EK-le kooskõlas ÜSM_2013 artikliga 137 ja ÜSM_2021 artikliga 98 kulude

sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta koos nõutud dokumentidega

(„kinnituspakett“) hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude

sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa

või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja esialgseid eelmakseid.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames

esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja

TAO kontrollide aastaaruande infot.

Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos

lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi

lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest.

2.4.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020/ 2021-2027

alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab kulude

sertifitseerimise aastaaruande

kontrollimiseks kontroll-lehe vormi

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

KL vorm

96

ning edastab e-kirja teel

kinnitamiseks TMO juhatajale.

EGF-i puhul kajastab

kontrollikohad kontrollide

vahearuandes.

2.4.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe vormi

digitaalallkirjaga.

5 tp All-

kirjastatud

KL vorm

2.4.3 TMO

finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta

kuludele täiendavad peatamised

vastavalt kontrollide

vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt

saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka

põhjendatud arvamustega.

7 tp SFOS

kanded

2.4.4 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-s kulude

sertifitseerimise aastaaruande. Kui

lisandub kulude peatamisi,

genereerib uue aruande.

EGF-i puhul genereerib SFCS-s

kulude väljavõtte ja lisab sellele

võimalikud kulude peatamised.

2 tp SFCS

kulude

sertifitsee-

rimise

aastaaru-

anne

2.4.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise

aastaaruande andmeid EK

vahemaksetaotluste, kontrollide

vahearuannete, TAO kontrollide

aastaaruande ja AA auditeerimise

aastaaruande andmetega vastavalt

kontroll-lehele. Vajadusel küsib

lisainfot.

Toob kontroll-lehel välja põhjused

kulude peatamisteks ning edastab II

kontrollile (teisele

finantsspetsialistile või

finantseksperdile).

EGF-i puhul kontrollib andmeid

KA lõpparuande ja AA auditi

andmetega ja kajastab tulemused

kontrollide vahearuandes.

5 tp Täidetud

KL

2.4.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise

aastaaruande andmeid arvestades

kogu asjaomase informatsiooniga.

5 tp Kulude

sertifitseeri

mise aasta-

97

Edastab korrektse kulude

sertifitseerimise aastaaruande

projekti TMO juhatajale.

aruande

projekt

2.4.7 TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud

kulude aastaaruande projekti TAO

juhatajale ning AA juhatajale. Võib

delegeerida ülesande

finantseksperdile.

EGF-i puhul teavitab SOM-i kui

EGF-i KA-d.

1 tp E-kiri

sertifit-

seeritud

kulude

aasta-

aruande

projektiga

2.4.8 TAO ja AA;

EGF-i puhul

SOM kui KA

Edastavad omapoolsed

kommentaarid kulude

sertifitseerimise aastaaruande

projektile.

5 tp E-kiri

2.4.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad

mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja

AA-lt saadud infole ning genereerib

SFCS-s kulude sertifitseerimise

aastaaruande uuesti.

Kontrollib kulude sertifitseerimise

aastaaruande ja täidab kontroll-lehe

(vastavalt teise veeru). Toob

kontroll-lehel välja põhjused

kulude peatamiseks ja summad.

EGF-i puhul lisab vajadusel kulude

peatamised kulude väljavõttele ja

kajastab need kontrollide

vahearuandes.

Sisestab sertifitseeritud kulude

aastaaruande info

SFC2014/SFC2021 süsteemi.

Kinnitab kontroll-lehe ja edastab

kinnitamiseks TMO juhatajale.

5 tp SFOS

kanded;

SFCS

kulude

sertifit-

seerimise

aasta-

aruanne

2.4.10 TMO juhataja Vajadusel küsib kontroll-lehe

täitjalt selgitusi. Allkirjastab

korrektsete kontroll-lehe ja edastab

sertifitseeritud kulude aastaaruande

hiljemalt 10. veebruariks TAO

juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise

aastaaruande SFC2014/ SFC2021

süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

10.02/

15.02

E-kiri; all-

kirjastatud

KL;

kinnitatud

kulude

sertifit-

seerimise

aasta-

aruanne

98

EGF-i puhul kinnitab kulude

sertifitseerimise aastaaruande

SFC2014/SFC 2021 süsteemis

hiljemalt 6 kuud pärast

abikõlblikkuse perioodi lõppu.

SFC2014/

SFC2021

süsteemis

2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et neile esitatud finantsaruannetes toodud

andmed on õiged.

2.5.1 TMO

finantsekspert

Perioodi alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab

finantsvahearuande kontroll-lehe

vormi ja edastab selle kinnitamiseks

TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

KL vorm

2.5.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe

digitaalallkirjaga.

5 tp Kinnitatud

KL vorm

2.5.3 PO/RÜ Sisestab finantsvahearuanded FMO

süsteemi ja esitab need TMO-le

sertifitseerimiseks 2 korda aastas

perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja

1. juuli – 31. detsember kohta ühe

kuu jooksul aruande perioodi

lõpust.

Deklareerib igal aastal

finantsvahearuande osana

kooskõlas rakendusmääruse

artikliga 9.7.2 e-kontodel teenitud

intressi.

31.07/ 31.01 Finants-

vahearu-

anded FMO

süsteemis

2.5.4 TMO

finantsspetsialist

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni

finantsvahearuande edastab ka

Norra/EMP koordinaatorile infoks.

Kontrollib finantsvahearuande e-

riigikassa (SAPi info alusel SFCS

väljavõtted), SAPi (SFCS

väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info

alusel SFCS väljavõtted)

andmetega kooskõla vastavalt

kontroll-lehele. Kui

finantsvahearuande info ei vasta e-

10 tp Finants-

vahe-

aruanne; KL

täidetud

99

riigikassa, SAPi ja SFCS

andmetele, esitab vajadusel

järelepärimise PO/RÜ-le, palub

teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja

tulemuste fikseerimisel arvesse

kontrollide vahearuande tulemusi.

Kui kontrollide vahearuandes on

väljatoodud mittesertifitseeritavad

kulud, siis võtab vastavad kulud

finantsvahearuandest välja.

Kontroll-lehel toob välja kulude

mittesertifitseerimise põhjused ja

mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud

intressi kooskõlas rakendusmääruse

artikliga 9.7.2 tehnilise abi

finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab

kontroll-lehe ja edastab

kinnitamiseks II kontrollile.

2.5.5 Norra/EMP

koordinaator

Vaatab üle finantsvahearuande

indikaatorite täitmise osa,

sealjuures võtab arvesse eelmises

aastaaruandes toodud indikaatorite

täitmisi ja nende selgitusi.

Vajadusel küsib PO-lt lisaselgitusi.

Teavitab TMO-d, kui andmed on

üle vaadatud.

10 tp E-kiri

2.5.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib finantsvahearuannet

vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel

küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi

ja digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

5 tp KL täidetud

2.5.7 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe ja

finantsvahearuande üle.

Allkirjastab digitaalselt korrektse

kontroll-lehe.

3 tp All-

kirjastatud

KL

2.5.8 Norra ja EMP

SA juht

Allkirjastab digitaalselt korrektse

kontroll-lehe ja allkirjastab

finantsvahearuande paberil.

1 tp All-

kirjastatud

KL; All-

kirjastatud

finants-

100

vahe-

aruanne

paberil

2.5.9 Programmi eest

vastutav TMO

ametnik

Kinnitab FMO süsteemi sisestatud

info hiljemalt 2,5 kuud pärast

aruandlusperioodi lõppu.

Põhjendatud juhtudel võib

finantsvahearuande kinnitada ka

hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud

pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03 Finants-

vahe-

aruanne

FMO

süsteemis

esitatud

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO

juhtimiskulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide

juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2.6.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Analüüsib TAO kulusid ja

programmide juhtimiskulusid

vähemalt kord aastas. Analüüsi

tulemused kajastatakse kontrollide

vahearuandes. Analüüsi tulemustest

lähtudes koostab vajadusel

riskipõhise valimi TAO kulude ja

programmide juhtimiskulude

kontrollimiseks kuludokumentide

alusel.

31.12 Vajadusel

riskipõhine

valim

2.6.2 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Koostab kontroll-lehe võttes

aluseks juhendi „Korraldusasutuse

miinimumnõuded taotluste

menetlemise, toetuse

väljamaksmise ja elluviimise

kontrollimisele“ lisas olevad

kontroll-lehed ja edastab selle

kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

KL

2.6.3 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe

digitaalallkirjaga.

5 tp Kinnitatud

KL

2.6.4 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse

sattunud kuludokumendid.

Kontrollib kuludokumente

vastavalt kontroll-lehele, toob välja

puudused. Vajadusel küsib TAO-lt

ja PO-lt selgitusi.

Digitaalallkirjastab kontroll-lehe ja

edastab II kontrollile.

17 tp E-kiri; kulu-

dokumendid

101

2.6.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kontroll-lehel kajastatud

infot. Vajadusel küsib kontroll-lehe

täitjalt selgitusi ja

digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

3 tp All-

kirjastatud

KL

2.6.6 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe üle.

Allkirjastab digitaalselt korrektse

kontroll-lehe.

2 tp All-

kirjastatud

KL

2.6.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja

PO-l teha korrektsioonid.

1 tp Korrekt-

sioonid

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de

üle.

2.7.1 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA teostatud kontrolle

vähemalt kord aastas. Valib

riskipõhiselt RKA läbiviidud

kontrollid, et teha neile Norra/EMP

SA järelkontroll. Töötab välja

kontrollakti ja kontroll-lehe vormi.

Võimalusel kasutab RKA kontroll-

lehti.

31.12/

vastavalt

vajadusele

KL vorm;

riskipõhine

valim

2.7.2 TMO

finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja

kontroll-lehe vormi ning kontrolli

valimi.

5 tp KL vorm

2.7.3 TMO juhataja Kinnitab kontrolli valimi.

Digiallkirjastab kontrollakti ja

kontroll-lehe vormi.

5 tp All-

kirjastatud

kontrollakt

ja KL vorm

2.7.4 TMO

finantsspetsialist

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli.

Tekkinud küsimused ja tuvastatud

probleemid räägib läbi TMO

finantseksperdi ja TMO juhatajaga.

Vormistab kontrolli tulemused

kontrollaktis tuues välja

tähelepanekud ja vajalikud

järeltegevused. Saadab kontrolli

tulemused RKA juhatajale

kommenteerimiseks.

20 tp Kontrollakt

2.7.5 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA kommentaare,

vajadusel vastab nendele ja

täiendab kontrollakti ja kontroll-

lehte. Saadab kontrollakti ja

kontroll-lehe kooskõlastamiseks

TMO finantseksperdile ja

kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp Täiendatud

kontrollakt

ja KL

102

2.7.6 TMO

finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud

ja järeltegevused on asjakohased

ning et olemas on piisav kontroll-

jälg. Veendub, et pärast

järeltegevuste elluviimist saab

TMO piisava kindluse kulude

sertifitseerimiseks. Kooskõlastab

kontrollakti ja kontroll-lehe.

5 tp Koos-

kõlastatud

kontrollakt

ja KL

2.7.7 TMO juhataja Digiallkirjastab kontrollakti ja

kontroll-lehe.

5 tp All-

kirjastatud

kontrollakt

ja KL

2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded

rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt

rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude

abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse

aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse

varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed

programmile, kaasrahastus muudest allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse

saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele

projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale

lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne,

teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande

sertifitseerimise tööprotsessist.

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta

tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks.

2.9.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude

summat ei ole tagasimaksmise eest

vastutav asutus TPK 2. osa

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5

alapunkti 2. „Lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamine ning

administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite

tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“ kirjeldatud protsessi

käigus leidnud ja määratud kontole

kandnud, valmistab ette taotluse

RM-i finantsosakonnale vahendite

Toetuse

tagasi-

maksmise

tähtajaks

Taotlus

RMi;

makse-

korraldus;

vastuskiri

toetuse

andjale

103

VV sihtotstarbelisest reservist või

vajadusel erakorralisest reservist

taotlemiseks kooskõlas VV reservi

määrusega.

Kui ei ole selge või puudub

kokkulepe, kes tagasinõude täitmise

eest vastutab, kutsub seotud

osapooled koosolekule, eesmärgiga

kokku leppida, kelle eelarvest

tagasinõue täidetakse. Kui

kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös

TAO-ga teema RTK juhtkonda

edasise tegevuskava koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse

tagasinõutud summa ja toetuse

andja nõudel viivise tähtaegseks

ülekandmiseks määratud kontole

peale seda kui vastav asutus on

vahendid üle kandnud või VV on

reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

2.9.2 TMO

finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse

materjalid, teeb vajadusel

täiendused. Aktsepteerib korrektse

maksekorralduse e-riigikassas.

1 tp Makse-

korraldus e-

riigikassas

aktseptee-

ritud

2.9.3 TMO juhataja Saadab tagasimaksenõude

vastutavale asutusele või

kooskõlastab reservi taotluse.

Allkirjastab toetuse andjale

vastuskirja tagasimaksenõude

täitmise kohta.

1 tp Tagasi-

maksenõue

saadetud/

kooskõlas-

tatud reservi

taotlus;

allkirjasta-

tud

vastuskiri

toetuse

andjale

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude

tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud

välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas,

kui laekub välistoetust või välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema

104

kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium,

kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva

summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema

puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2

protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise

tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate

finantskorrektsioonide menetlemise protsess“ alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise

seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse

juhend“ ja iga RA valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK finantsarvestuse

osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord aastas seisuga 31.

detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit koostab TMO kord

kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist.

2.11.1 Väljavõtete

võrdlemise eest

vastutav TMO

ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa

väljavõtteid ja

raamatupidamisprogrammi

väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab

RTK finantsarvestuse osakonda ja

annab korralduse vea

parandamiseks

raamatupidamisprogrammis.

31.12 Peakontode

e-riigikassa

väljavõtted

ja raamatu-

pidamis-

programmi

väljavõtted

võrreldud

2.11.2 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Sisestab finantstabelisse

aruandluskuu väljamaksed

SFCS2014/SFC2021 andmete

alusel. Edastab tabeli vastava fondi

eest vastutavale ametnikule

andmete esitamiseks ja sisestatud

andmete kontrollimiseks.

3 tp Täidetud

finantstabel

2.11.3 Vastava fondi

eest vastutav

TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse

aruandluskuul EK-lt ja FMO-lt

laekunud summad. Kontrollib

finantstabelisse sisestatud

väljamaksete info vastavust e-

riigikassa RÜ ja PO kontodel

toimunud väljamaksetele (SAPi

info alusel SFCS väljavõte alusel).

Ebatäpsuste tuvastamisel teavitab

RÜ-d, PO-d ja vajadusel teisi

KA/RKA ametnikke puudustest.

3 tp/ 2 tp Täidetud

finantstabel

105

Vajadusel parandab finantstabeli

andmed. Teavitab finantstabeli

täitmise eest vastutavat TMO

ametnikku e-kirja teel korrektsete

andmete sisestamisest

finantstabelisse.

2.11.4 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga

infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval

vastavale sihtgrupile.

10 tp E-kirjaga

saadetud

finantstabel

2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja

uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA poolt

toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide

asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või

juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise

või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi

tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi

koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti 2.2.1 p.1. „SV ja Norra/EMP

administratsiooni toimivusanalüüside koostamine“.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-