Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 1/205

1

STRUKTUURIVAHENDITE KORRALDUSASUTUSE NING

RIIKLIKU KONTAKTASUTUSE NING NORRA JA EUROOPA

MAJANDUSPIIRKONNA SERTIFITSEERIVA ASUTUSE

TÖÖKORD

PROGRAMMPERIOODIKS 2014-2020/2021

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 2/205

2

Andmed dokumendi muutmise kohta

Staatus

(algne/

täiendatud/

kehtetu)

Jõustumise

kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Algne 01.11.2019 Algse täisversiooni loomine.

„Struktuurivahendite korraldusasutuse tööprotsessid

programmperioodiks 2014-2020“ on algselt koostatud

Rahandusministeeriumi poolt 09.07.2014 ning töökorda

on muudetud 05.05.2016. Seoses struktuurivahendite

korraldusasutuse/riikliku kontaktasutuse ja Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse

üleminekuga Riigi Tugiteenuste Keskuse koosseisu

alates 01.09.2018 on Riigi Tugiteenuste Keskuses

kinnitatud käesolev töökord esmakordselt. Töökord

arvestab soovitustega, mis on korraldusasutusele tehtud

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi nr JKS-21/2018

raames.

Samuti võtab töökord arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustuvad

alates 01.11.2019. Sellest tulenevalt kajastab töökorra 3.

osa toetuste rakendamisega seotud protsesse, mis

varasemalt on suures osas olnud kajastatud töökorras

„Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise

osakonna tööprotsessid rakendusüksuse ülesannete

täitmiseks prioriteetsetes suundades „Sotsiaalse

kaasatuse suurendamine“, „Haldusvõimekus“, „Väikese

ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja

piirkondade konkurentsivõime tugevdamine“,

„Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“ ja „Tehniline abi“

ning enim puudust kannatavate isikute abifondi

rakenduskava 2014-2020 tehnilise abi rakendamisel“.

Muudatus 01.04.2020 Töökorra muudatus tuleneb SA Archimedese ja SA

Innove rakendusüksuste funktsioonide liitmisega Riigi

Tugiteenuste Keskusse alates 01.04.2020. Lisaks on

tööprotsesse ka muus osas asja- ja ajakohastatud.

Töökorra muudatus võtab arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustusid

alates 01.04.2020 ning millega seoses loodi struktuuri

juurde kommunikatsiooniosakond, olulises osas

suurenesid toetuste arendamise osakonna riskijuhtimise

ja järelevalve talitus, teenuse disaini talitus ja toetuste

korraldamise talitus ning toetuste rakendamise osakonda

lisandus kolm uut talitust - elukestva õppe talitus, tööelu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 3/205

3

talitus ning kõrgharidus ja teadus talitus. Töökorda

lisandus rakendusüksuse ülesannete täitmine järgmiste

prioriteetsete suundade meetmetes: „Ühiskonna

vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“,

„Tööturule juurdepääsu parandamine ja tööturult

väljalangemise ennetamine“ ja „Kasvuvõimeline

ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“.

Eelnevast tulenevalt kajastab töökorra 2. osa

kommunikatsiooniosakonna ülesandeid, asjakohastatud

on toetuste arendamise osakonna talituste ülesannete

protsesse ja 3. osas on ühtlustatud Riigi Tugiteenuste

Keskuse, SA Innove ja SA Archimedese rakendusüksuste

ülesannete täitmise parimad praktikad.

Muudatus 13.11.2020 Töökorra muudatusega on ühtlustatud tööprotsesse

osakondade ja talituste vahel, et tagada sarnased

praktikad sarnastes töölõikudes.

Töökorra 2. osas on uuendatud järgmisi protsesse:

Toetuste andmise tingimuste õigusaktide

ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsessi, mis on

toodud keskselt haldamiseks teenuse disaini talitusse, kus

tagatakse toetuse arendamise osakonna ja toetuste

rakendamise osakonna ühtne seisukoht ja vastuse

koostamine;

Lisandus Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismide toimivusanalüüsi koostamise

protsess;

Rikkumiste ja auditite peatükke on asjakohastatud

vastavalt korraldusasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditis välja toodud tähelepanekutele;

Koolitus- ja arendustegevuste haldamise protsess on

ajakohastatud ja kohaldub tervele toetuste valdkonnale;

Andmekvaliteedikontolli põhimõtteid on asjakohastatud

ning see kohaldub nüüdsest ka Norra ja Euroopa

Majanduspiirkonna finantsmehhanismidele;

SFOS arendusettepanekute hindamise protsess on

uuendatud vastavalt loodud hindamismudelile;

Vaiete protsessis on uuendatud vastavalt tänasele

tööjaotusele.

Töökorra 3. osas on täpsustatud protsessi, kui taotluse

täies mahus rahuldamine ei ole võimalik;

Otsustusprotsess osas on ajakohastatud DHS-s

otsuse/lepingu kinnitamise töövoogu ning on lisatud

protsessi kirjeldus, kuidas toimub toetuse taotluse

rahuldamise otsuse muutmise ettepaneku menetlemine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 4/205

4

juhul, kui koordinaator algatab selle protsessi;

Maksetaotluse ja ettemakse aruande menetlemise

protsessi on ajakohastatud, sh. tasaarveldamise protsessi

finantskorrektsiooni otsuse alusel.

Riigihangete kontrolli protseduuri peatükis on

täpsustatud eelnõustamise protsessi ning riigihangete

kontrollimise protsessi. On lisatud selgitus, et kui

riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik

maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28

lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse

piirmäära, siis riigihanget ei kontrollita. Hankelepingute

täitmise lauskontrolli enam pole, vaid toimub

konkreetsete lepingumuudatuste õiguspärasuse

hindamine. On kajastatud uusi hankekontrollide

suunamiste tähtaegu. Tabelit 1 „ Riigihangete kontrolli

ulatus“ on ajakohastatud, sh. on kirjeldatud, millistel

juhtudel II tasandi kontrollija võib teha riskipõhist

kvaliteedikontrolli. Tegevuste kohapealse kontrolli

protsessi on täiendatud (sh. on kirjeldatud kohapealsete

kontrollide plaani ning kontrollaktide kinnitamise

protsess JIRA-s) ning on muudetud sellega seotud

termineid (nt. paikvaatluste asemel kohapealsed

kontrollid, protokollide asemel aktid) nii töökorras kui ka

korrale lisanduvates dokumentides. Töökorra alapeatükis

3.3. on nõuetele mittevastavuse protsessi asemel

kasutusel mõiste järelevalvetoimingud.

Järelevalvemenetluse protsessi on ajakohastatud.

Läbivalt on protsesse ühtlustatud ka

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnaga

kaastäidetavate tegevuste kirjeldustes.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 5/205

5

SISUKORD

1. ÜLDOSA ............................................................................................................................................... 7

1.1. ÜLDPÕHIMÕTTED .................................................................................................................................. 7

1.1.1. Sisu ja eesmärk ............................................................................................................................. 7

1.1.2. Kasutusulatus ............................................................................................................................... 7

1.1.3. Vastutajad ..................................................................................................................................... 8

1.1.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele ............................................................................................... 8

1.1.5. Korrale lisanduvad dokumendid ................................................................................................ 11

1.2. LÜHENDID .............................................................................................................................................. 12

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR ........................................................................................................................ 14

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA ............................................................................................. 17

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID.............................................. 17

2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja

EK/NMFA/FMC teavitamine süsteemi valmisolekust ......................................................................... 17

2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse korraldusasutuse kehtestatud

minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO ülesannete

täitmiseks loa andmise protsess ............................................................................................................ 20

2.1.3. SV toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või selle muutmise eelnõu

ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess ...................................................................................... 25

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse (call for proposals)

kooskõlastamise protsess...................................................................................................................... 31

2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note)

kooskõlastamise protsess...................................................................................................................... 33

2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO

vahel ............................................................................................................................................... 34

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee

(Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess ......................................................................... 35

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra/EMP PO-de

juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele

ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess .................................................................................... 38

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID .......................... 41

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku

kontaktasutuse järelevalve protsess ...................................................................................................... 41

2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise koordineerimise ja maksete

teostamise protsess ............................................................................................................................... 59

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess .................... 63

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise

ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess ....................................................... 66

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning

administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide

menetlemise protsess ............................................................................................................................ 75

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse

andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess ... 79

2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise

protsess ............................................................................................................................................... 91

2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess ......................................................................................... 94

2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess ................................................................. 95

2.2.10. Norra/EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise

protsess ............................................................................................................................................... 96

2.2.11. Norra/EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess ...... 97

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD

PROTSESSID .................................................................................................................................................. 99

2.3.1. Finantsaruande koostamise protsess ........................................................................................... 99

2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess .................................................................. 99

2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess .......................... 100

2.3.4. Rakenduskava seirearuande koostamise protsess ..................................................................... 101

2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess ................................................................... 102

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 6/205

6

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ..................................... 104

2.3.7. Hindamiste protsess.................................................................................................................. 104

2.3.8. Hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess........................................... 105

2.3.9. Norra/EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess ... 106

2.3.10. Norra/EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess .................... 107

2.3.11. Norra/EMP aastakoosoleku korraldamise protsess ................................................................ 109

2.3.12. Norra/EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess ................ 111

2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess ...... 112

2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess ......................................... 117

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess .................................................................................................. 119

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete

sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess ................................................. 120

2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess .......................................................................................... 126

2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 haldamise protsess .......... 131

2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess ........................................... 133

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA ........................................................................................................... 135

3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID ................................................................ 135

3.1.1. Taotlemise avamise ettevalmistamine ...................................................................................... 136

3.1.2. Taotluste menetlemise protsess avatud taotlemisega rakendusskeemis ................................... 138

3.1.3. Ettepanekute ja taotluste menetlemise protsess investeeringukava korral ............................... 145

3.1.4. Otsustusprotsess ....................................................................................................................... 147

3.1.5. Taotluste menetlemise protsess prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ ............................. 153

3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine .. 154

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID ........................................................ 155

3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess ........................................................................................ 155

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ................................................................................................. 168

3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess .................................................................................. 177

3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess, v.a prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ .............. 183

3.2.5. ESF andmekorje protsess ja seireandmete koondamine ........................................................... 186

3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess .................................................................................. 188

3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess ................................................... 188

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD ...................................................................................................... 191

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 7/205

7

1. ÜLDOSA

1.1. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.1.1. Sisu ja eesmärk

Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) kui struktuurivahendite (edaspidi SV) korraldusasutuse (edaspidi KA) ning Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (edaspidi Norra/EMP) riikliku

kontaktasutuse (edaspidi RKA) ja sertifitseerimisasutuse (edaspidi SA) ülesannete korrektne ja

kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste

osapooltega.

1.1.2. Kasutusulatus

Töökord kohaldub nii ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 kui ka enim

puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 käesolevas peatükis toodud

erisustega. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste rakendamisele, kui konkreetse

protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud

üksnes SV või Norra/EMP, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.

Abifondi rakenduskavale ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:

 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi

määrusega nõutud.

 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi raames seda ei

tehta.

 2.3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi raames eraldi arendusi ei tehta

ning kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise

osakonnale (edaspidi TAO), toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste

rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO).

Samuti juhinduvad töökorrast majandustarkvara arenduse osakonna (edaspidi MTO)

struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja ning tema

otsealluvuses olevad projektijuhid.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning

riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. TRO-s kohaldub töökord elukeskkonna arendamise

talituse, ettevõtlus- ja külastuskeskkonna arendamise talituse, sotsiaalse taristu,

finantsinstrumentide ja haldusvõimekuse arendamise talituse, elukestva õppe talituse, tööelu

talituse ning kõrgharidus ja teadus talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 8/205

8

2007-20131 kui ka perioodi 2014-2020 meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub

töökord kogu osakonnale.

Vastavalt Vabariigi Valitsuse 13.08.2020 korraldusega nr 278 kinnitatud “Perioodi 2014–2020

struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, nr 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine

ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus-

ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade

konkurentsivõime tugevdamine“, nr 9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 12

„Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse

19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna arendamise rakenduskava prioriteetses

suunas nr 4 „Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande

infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid.

Ühissätete määruse artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning

abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud

töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite

ja Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad

(tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli

osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna

süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning

infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

1.1.3. Vastutajad

KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires,

sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is.

Norra/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma

volituste piires.

1.1.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Jrk

nr

Õigusakti/

dokumendi

tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

SV Norra EMP Abi-

fond

1. Euroopa Liidu

õigusakt2

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse

ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa

X X

1 Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist. 2 Lisaks parlamendi ja nõukogu määrustele reguleerivad SV rakendamist mitmed EL tasandi delegeeritud

määrused, rakendusmäärused ja juhendid, mis on leitavad siit:

http://ec.europa.eu/regional_policy/et/information/legislation/guidance/

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 9/205

9

Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu

Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted

Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ühissätete

määrus)

2. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu

määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus)

X X

3. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja tööhõivesse

investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning

millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr

1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

4. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF

määrus)

X X

5. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014,

mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate

isikute jaoks (edaspidi abifondi määrus)

X

6. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17.

juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa

abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates

kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja lõpparuannete

sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi

delegeeritud määrus)

X

7. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014,

3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrust (EL) nr 1303/2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa

Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted

Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta.

X

8. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli

2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 rakenduseeskirjad

seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja

haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse

üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja

teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete

kirjendamise ja salvestamise süsteemiga.

X

9. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU)

X

10. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU)

X

11. Riigisisene

õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

12. Riigisisene

õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

14. Riigisisene

õigusakt

Välissuhtlemisseadus X X

15. Riigisisene

seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi

STS)

X X

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 10/205

10

16. Riigisisene

seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X

17. Riigisisene

seadus

Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X

18. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja

taotluste menetlemise nõuded toetuse andmise tingimuste

kehtestamisel (edaspidi taotluste menetlemise määrus)

X X

19. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate

kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise

ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord

(edaspidi ühendmäärus)

X X X X

20. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja

kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus)

X X

21. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest

avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide

tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja kord

(edaspidi teavitamismäärus)

X X

22. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi

registri määrus)

X X X X

23. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja

eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi VV reservi

määrus)

X X X X

23. Vabariigi

Valitsuse

korraldus

VV korralduse 13.08.2020 korraldus nr 278 “Perioodi

2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekiri”

(edaspidi SF meetmete nimekiri)

X X

24. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist

vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord

(edaspidi VV NO/EMP määrus)

X X

25. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-

2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse

korraldusasutuse ja sertifitseerimis(makse)asutuse

ülesannete täitja määramine“

X X

26. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X

27. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X X X

28. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK peadirektori asetäitja 31.03.2020 a käskkiri nr 1.12 /

0022 „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“

(edaspidi RTK ülesannete käskkiri)

X X X X

29. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK teabehalduse kord X X X X

30. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna

tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga

seotud ülesannete täitmisel

X X X X

31. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest Euroopa Komisjoni ning KA, RKA, SA ning

Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest,

mis on kättesaadavad veebilehe ww.struktuurifondid.ee ekstranetis.

Struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM art

140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 11/205

11

abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on

sätestatud pikem tähtaeg (nt riigiabi puhul 10 aastat). Samuti tuleb säilitada pikemalt

arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud

arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse

Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat

pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

1.1.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorrale lisanduvad dokumendid (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata

käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma

vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal3. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik

või vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või

järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks

kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid

teavitatud.

Lisa 1 –Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 4 – Maksetaotluse valimipõhise kuludokumentide kontrolli metoodika

Lisa 5 – Siseriiklike rahastamisvahendite maksetaotluste valimipõhise kuludokumentide kontrolli

metoodika

Lisa 6 – Rahastamisvahendi maksetaotluse kontroll-leht

Lisa 7 – EstFundile väljamakstud kulude tõendatuse kontroll-leht

Lisa 8 – Hanke ekspertiisi kontroll-leht

Lisa 9 – Eelpaikvaatluse akt

Lisa 10 – Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 11 – Kohapealse kontrolli akt (projekti vältel)

Lisa 12 – Seire kontroll-leht

Lisa 13 – Järelkontrolli akt

Lisa 14 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 15 – Projekti tulemuste ja eesmärkide hindamise (järelaruanne) kontroll-leht

Lisa 16 – Maksetaotluse, ettemakse taotluse ja ettemakse aruande kontroll-leht

Lisa 17 – Valimipõhine lihthanke kontrolli metoodika

3 Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO

juhataja. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei

kinnitata.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 12/205

12

1.2. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

DHS – dokumendihaldussüsteem

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EK – Euroopa Komisjon

EMA – ettemakse kasutamise aruanne

EMT – ettemakse taotlus

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee

poolt (Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel

finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist

tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt

materjalid FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade

tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise

ja elluviimise kontrollimisele

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP

finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

MT – makse taotlus

MTO – Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

PO – Norra/EMP programmioperaator

PDA – peadirektori asetäitja

RA – rakendusasutus

RHS – riigihangete seadus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 13/205

13

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

SAP – raamatupidamisprogramm

SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem

SFC2014 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – struktuuritoetuse register

Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TART – toetuse andmise tingimusi rakendusasutuse tegevusteks sätestav käskkiri

TAT – toetuse andmise tingimused

TJ – talituse juhataja

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – tööprotseduuride kirjeldus

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

VV – Vabariigi Valitsus

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 14/205

14

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR

Vastavalt STS-ile vastutab RTK struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga

ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud

ühissätete määruse artiklis 125 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg

3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 32 lg 2 p

a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi

delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate

tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ühissätete määruse artiklis 125

toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra

peatükis 1.1.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise

osa“.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule,

täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA

ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP

rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud

rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus

doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult

sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA ning Norra/EMP SA ülesannete täitmise aluseks RTK

põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK

peadirektori asetäitja. KA/RKA ülesandeid täidavad neli tema alluvuses olevat osakonda –

TAO, TMO, TRO ja KO. Samuti täidavad KA/RKA ülesandeid RTK projektijuhid. Vastavalt

RTK põhimääruse § 173 lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli täitmisel on rakendamise

koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide

väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine nende

rakendamisel, toetuse andmise tingimuste õigusaktide kooskõlastamine, KA protseduuride

väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine,

AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-

de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, Euroopa Komisjonile ja NMFA/FMC/FMO-le

kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel toetuse saajatele

tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja

aruandluse koostamine.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 15/205

15

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise

eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV

rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel

osalemine. TAO on peamiseks kontaktiks Euroopa Komisjonile erinevates rakendamist

puudutavates küsimustes ning Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide

ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse

arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse.

TMO vastutab ühissätete määruse artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning

rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi ja projekte, teostab

TART-ide ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid

maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning kohapealseid tegevuste

kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete

kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele

mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse

tõstmise tegevuste eest.

Projektijuhi ülesanneteks on horisontaalsete projektide juhtimine, toetuste valdkonna

tulemusjuhtimise süsteemi väljatöötamine ning KA keskse info juhtimise korraldamine.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja MTO. RMIT korraldab arenduskeskkondade ja

andmebaasi haldust, andmete varundamist. MTO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja

aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud

ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond.

Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d RM RRO.

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA ja Norra/EMP SA töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK

personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi

Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse

kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi.

Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja

tutvustatud tööprotsessid.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 16/205

16

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates 1.04.2020 (kliki pildile, et näha

suuremalt)

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 17/205

17

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC teavitamine süsteemi

valmisolekust

Protsess kirjeldab KA/RKA ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava

KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning

rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja

kontrollisüsteemide auditite läbiviimise raames.

KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ühissätete määruse

artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja

vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5

paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7

lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele

vastavuse kohta.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA vastavusauditi algatamine

1.1

TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

protseduuride

koordinaator)

/Norra/EMP

koordinaator4

Koostab KA/RKA vastavusauditi (vajadusel

järelauditi) algatuskirja esitamiseks AAle ning

edastab selle koos KA tööprotseduuride

kirjeldusega või RKA JKK-ga DHS-i kaudu

kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

10

tööpäeva

(edaspidi

tp)

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle

KA/RKA juhile DHS-i kaudu

allkirjastamiseks.

2 tp

1.3 KA juht/RKA juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA

vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja ning KA tööprotseduuride

kirjeldused või RKA JKK AA-le (teadmiseks

TMO juhatajale).

2 tp

1.4 Protseduuride

koordinaator/

Salvestab vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja Sharepointi.

2 tp

4 TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest – edaspidi kõigis protseduurides

Norra/EMP koordinaator.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 18/205

18

Norra/EMP

koordinaator

2. KA vastavusauditi või KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, selle järelauditi või

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi. Esitab

auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA-le

kommenteerimiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.2 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi aruande projektile

seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja

vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku

lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA seisukohtadega auditi

aruande projekti.

3 tp

2.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA

kommentaaridega auditi aruande projekti

vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande

KA/RKA-le ning sisestab lõpparuandes toodud

järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.6 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad,

kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja.

5 tp

2.7 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates

asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab

järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS

auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.8 TMO

finantsekspert

Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või

Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele,

annab auditi aruande projektile seisukohad

kooskõlastades need eelnevalt TMO

juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning

seotud info kandmise SFOS-i JKS auditi

moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.9 AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel

kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui

AA ei hinda järeltegevusi piisavaks,

alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 19/205

19

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab VV istungiks ette

KA vastavaks tunnistamise korralduse

materjalid ning esitab need ametlikuks

kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja

Riigikantseleile. Salvestab materjalid

Sharepointi.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3.2 Protseduuride

koordinaator

Koostab pärast VV poolset KA vastavaks

tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks

tunnistamisest EK-le esitamiseks.

5 tp

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp

3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le

(koopia KA juht, TMO juhataja) KA

vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA

vastavuse kohta ühissätete määruse artiklis 124

ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud

nõuetele, EK nõudmisel ka KA

tööprotseduuride kirjeldused.

Teavitab programmperioodi jooksul EK-d

juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta

ühissätete määruse artiklis 124 ja abifondi

määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele.

3.5 Protseduuride

koordinaator

Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult

märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide

kättesaamisest, koordineerib koordinaator

vastuskirja koostamist EK märkustega

arvestamise või põhjendatud mittearvestamise

kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt

TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i,

lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.

15 tp

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp

3.7 Protseduuride

koordinaator

Edastab kirja dokumendihaldussüsteemi kaudu

TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab

materjalid Sharepointi.

2 tp

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride

koordinaator

Pärast muudatuste toimumist

rakendussüsteemis uuendab andmeid

infosüsteemis SFC2014.

10 tp

5. Norra/EMP juhtimis- ja kontrollisüsteemi FMO-le esitamine kinnitamiseks

hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest

5.1 Norra/EMP

koordinaator

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab ette ametliku kirja

RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 20/205

20

esitamiseks. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK

nõuetele vastavuse kohta.

5.2 RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-

le.

3 tp

5.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale

teadmiseks. Salvestab kõik asjakohased

Norra/EMP JKK materjalid Sharepointi

vastavasse kausta.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Taotlus AA-le

vastavusauditi

/järelauditi

algatamiseks koos

alusmaterjalidega

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

Vastavusauditi/

Järelauditi

lõpparuanne

AA SFOS JKS auditite moodul

+ Norra/EMP materjalid

Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

istungi materjalid

asutuse vastavaks

tunnistamise kohta

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

KA

vastavushindamist

puudutav

kirjavahetus EK-ga

või FMO-ga

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse

korraldusasutuse kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja

juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO

ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja

Norra/EMP PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele

vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib

liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ühissätete määruse

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 21/205

21

artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses ühissätete

määruse artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus

Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-

de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded

delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP

toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud,

siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat

juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse

väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –

asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja

kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on

kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib

KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP

puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud

RÜ protseduuridele, kus asjakohane):

 üldine struktuur ja tööjaotus asutuses;

 taotluste menetlemine;

 vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

 maksetaotluste kontroll;

 riigihangete kontroll;

 kohapealne tegevuste kontroll;

 rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll;

 projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll;

 tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja

nendest teavitamine;

 finantskorrektsiooni otsuse tegemine;

 SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus;

 vaidemenetlus;

 auditi järeltoimingute tegevused;

 Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO juhataja Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest,

mille järgi tuleb protseduurid koostada, kusjuures

eraldi on vastavushindamise enesekontrolli

kontroll-lehel (edaspidi kontroll-leht) välja

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 22/205

22

toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded,

millega arvestamine protseduurides on

vastavushindamise aluseks.

1.2 RA või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks,

koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes

oma protseduurid ja esitab need KA

vastavushindamiseks. Vastavushindamiseks

esitatakse ka vastavushindamise kontroll-leht,

kuhu on märgitud viited iga KA poolt kehtestatud

minimaalse nõude täitmise kohta.

Vastavalt

vajadusele

1.3 TAO teenuse

arendamise ekspert

KA annab hinnangu, kas protseduurides

kirjeldatu vastab KA juhendites kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, kasutades selleks

vastavushindamise kontroll-lehte ning kaasates

vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat ja RM RO-d.

Kui mõnele kontrollküsimusele on antud

negatiivne hinnang, teeb vastava märke kontroll-

lehele ning saadab e-kirja vastavushindamise

taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest

vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud

protseduuride hindamiseks esitamiseks. Seejärel

kontrollib uuesti korrigeeritud protseduuride

kirjeldust.

10 tp

1.4 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kui kõikidele kontrollküsimustele on antud

positiivne hinnang, edastab lõpliku versiooni

kontroll-lehest koos lõpliku versiooniga TPK-st

ja kontrolliajalugu kajastavast kontroll-lehest

TAO juhatajale e-kirja teel kooskõlastamiseks.

5 tp

1.5 TAO juhataja Vaatab läbi vastavushindamise kontroll-lehe ja

esitatud lisamaterjalid, annab tagasiside kontrolli

teostanud eksperdile esitatud materjalide kohta.

5 tp

1.6 TAO teenuse

arendamise ekspert

Pärast TAO juhataja heakskiitu algatab DHS-is

RA või RÜ vastavushindamise lõpphinnangu

kinnitamise, lisades DHS-i lõpliku versiooni

TPK-st, kontrolliajalugu kajastava kontroll-lehe

ning kontrollija digiallkirjastatud lõpliku

kontroll-lehe.

2 tp

1.7 TAO juhataja Kinnitab DHS-is RA või RÜ positiivse

vastavushindamise läbimise lõpphinnangu.

3 tp

1.8 TAO teenuse

arendamise ekspert

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat KA lõpphinnangust ning palub e-kirjaga

esitada KA-le kinnitatud versiooni asutuse TPK-

st. Saadab e-kirja koopia ka AA-le ja TMO-le,

RÜ puhul ka asjakohas(t)ele RA(de)-le.

5 tp

1.9 TAO teenuse

arendamise ekspert

Salvestab RÜ/RA TPK tööversioonid, KA

tagasiside, kooskõlastatud TPK ning

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 23/205

23

vastavushindamise kontroll-lehe ning kinnitatud

TPK Sharepointi vastavasse kataloogi.

1.10 TAO jurist RTK valmistab ette peadirektori asetäitja

käskkirja, millega antakse luba RA ja RÜ

ülesandeid täitma asuda ning algatab DHS-is

menetlusringi vastavalt RTK asjaajamiskorrale.

5 tp

1.11 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kannab info tegutsemisloa saanud asutuse kohta

infosüsteemi SFC2014.

5 tp

2. Norra/EMP vahendite PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise

protsess

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või

juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb

protseduurid koostada.

5 tp

2.2 PO või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks,

koostab RKA kõiki nõudeid/juhendmaterjale

arvesse võttes oma JKK (PO)/TPK (PO, RÜ) ja

esitab need RKA-le vastavushindamiseks.

Vastavalt

vajadusele

2.3 TMO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Veendub, kas JKK/TPK vastab RKA kehtestatud

nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat.

Kui JKK/TPK vajab korrigeerimist, saadab

puuduste kõrvaldamiseks ja/või JKK/TPK

täiendamiseks vastavushindamise taotlejale e-

kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/TPK

esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti

korrigeeritud JKK/TPK-d.

10 tp

2.4 Norra/EMP

koordinaator

Kooskõlastab lõpliku versiooni kontrolltulemuse

koos lõpliku versiooniga JKK-st/TPK-st talituse

juhatajaga.

5 tp

2.5 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat RKA lõpphinnangust ning palub e-

kirjaga esitada RKA-le kinnitatud versiooni

asutuse TPK-st või JKK-st.

Edastab PO JKK ja TPK koos vastava RÜ TPK-

ga AA-le vastavusauditi läbiviimiseks.

5 tp

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ TPK

tööversioonid/kinnitatud versioonid, RKA

tagasiside, kooskõlastatud JKK/TPK ning

kontroll-lehe Sharepointi.

3 tp

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK

RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja

FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab

nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA

3 kuud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 24/205

24

arvamus (the report and the opinion vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK

nõuetele vastavuse kohta.

2.8 Norra/EMP

koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse

artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA

arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO

JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le

kommentaare kuni kahe kuu jooksul

dokumentide kättesaamisest.

2 kuud

esitamiseks +

2 kuud FMO

kommentaari

deks

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO

JKK-ga, korraldab neile vastamise.

Vastavalt

vajadusele.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Vastavushindamise

taotleja

protseduuride

tööversioonid ja

lõplik versioon

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

kontroll-lehed

TAO

teenuse

arendamise

ekspert /

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

KA/RKA tagasiside

materjalid

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Rahandusministri/ TAO jurist Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 25/205

25

KA juhi5 otsused

RA ja RÜ

ülesandeid täitma

asumise loa kohta

Otsused RA ja RÜ

ülesannete täitmise

peatamise, jätkamise

ja lõpetamise kohta

TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

2.1.3. SV toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või

selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise

protsess

Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud TAT eelnõu

kokkusobivust rakenduskavaga, ühissätete määrusega, komisjoni määrustega ja asjakohase

fondi-määrusega, STS-ga, meetmete nimekirjaga, ühendmäärusega, taotluste menetlemise

määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse põhimõtetega. Samuti

on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos juhendiga, mida samuti tuleb

nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud

õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta

märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või

RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. Töökorrast

juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul

kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid, STS ja

selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa, millele

annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise

rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja

läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

TAO ekspert annab hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale:

kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh

kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise

metoodika arusaadavusele ja sobivusele;

toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele;

toetuse maksetingimuste õiguspärasusele;

5 Volitused perioodi 2014-2020 kohta on antud. Juhul kui on vajadus uue asutuse nimetamiseks, teeb seda KA

juht.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 26/205

26

rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga;

rahastamisvahendi puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia

selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse

andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele;

hangete läbiviimiseks seatud nõuetele;

riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste

andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises ning juhib RTK sees eelnõu kommenteerimist.

RTK väliste eelnõude ettevalmistamisel annab vajadusel eksperthinnangu. RTK-s rakendavate

meetmete eelnõu kooskõlastamisel annab hinnangu õigusakti terviktekstile, sh hindab, kas

selles kirjeldatud tingimused vastavad toetuse andmise sisulisele rakendatavusele.

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja

rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete

ühtlustamisel.

TAO teenuse talituse juhtataja hindab TAT kirjelduse asjakohasust ja rakendatavust tingimuste

terviksüsteemis, sh TATid oleksid süsteemis sarnase ja võimalusel allikaneutraalse

ülesehitusega.

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

1.1 RTK-s rakendatavate meetmete TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.1.1 TRO talituse

juhataja

Määrab vajadusel taotlemise

avamise ettevalmistaja kui RA on

esitanud TAT-i eelnõu

ettevalmistamise protsessi

käigus.

Suuline või

kirjalik teavitus

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse teenuse

arendamise eksperti, kes täidab

keskset TAT koordinaatori rolli.

Suuline või

kirjalik teavitus

Koheselt

ülesande

saamisest

1.1.3 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

(edaspidi TAT

koordinaator)

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse juhatajat.

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.1.4 TRO talituse

juhataja/

talituse

Korraldab RA esitatud eelnõu

ettevalmistamises osalemist ja

kommenteerimist ning vajadusel

osaleb RA-ga kohtumistel.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 27/205

27

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

juhataja

määratud isik

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kui RA

edastab täiendatud versiooni.

Edastab eelnõu TAT

koordinaatorile, kui eelnõu on

valmis esitamiseks töögrupile

kommenteerimiseks.

Confluence-s

1.1.5 TAT

koordinaator

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kutsub kokku

töögrupi ja edastab eelnõu

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.1.6 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib ka

eelnõu lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.1.7 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud,

uuendatud JIRA

tööülesanne

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.1.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

1.2 Meetmete, mida ei rakendata RTK-s, TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.2.1 Eelnõu saaja Edastab eelnõu teenuse disaini

talitusele juhatajale ja TAT

koordinaatorile.

Suuline või

kirjalik teavitus

1 tp jooksul

eelnõu

saamisest

1.2.2 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 28/205

28

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

(edaspidi TAT

koordinaator)

1.2.3 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Juhib eelnõu ettevalmistamises

osalemist ja kommenteerimist.

Teavitab eelnõust

ettevalmistamisest seotud

osapooli. Vajadusel osaleb RA-

ga kohtumistel.

Tagab, et Confluence-s oleks

alati viimane versioon

muudatusest.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Confluence-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.4 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik,

TAO

järelevalve

riskiekspert,

vajadusel TRO

talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib eelnõu

lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.6 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.2.7 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.1 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Registreerib TAT/TART eelnõu

DHS-s 11.2-1 dokumendisarja

kausta ja edastab töövoo

ülesande teenuse disaini talituse

teenuse arendamise eksperdile,

kes täidab TAT koordinaatori

Dokument

registreeritud

LiveLinkis

1 tp jooksul

sisse tulemisest

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 29/205

29

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

rolli, teadmiseks TAO ja TRO

juhatajatele ning KA juhile.

Juhul kui eelnõu saadetakse

kommenteerimiseks RTK

töötajale, siis edastab eelnõu

[email protected] aadressile.

2.2

TAT

koordinaator

Juhib eelnõu

kooskõlastusprotsessi RTK-s,

koondab kommentaarid ja

vormistab ametliku

kooskõlastuskirja määratud

tähtajaks.

Avab JIRA-s tööülesande

kooskõlastamisele tulnud

õigusakti eelnõu kohta. Viitab

kirjelduses dokumendi DHS

registreerimistunnusele.

Lisab kooskõlastamisele

saadetud õigusakti eelnõu koos

lisadega Confluence-i ja saadab

kommentaaride saamiseks koos

tähtajaga seotud osapooltele

teavituse (TAO ekspert, TAO

jurist, TAO teenuse disaini

talituse juhataja/ärianalüütik,

TAO järelevalve riskiekspert,

TRO talituse juhataja/ talituse

juhataja määratud isik).

Töövoog

Livelink,

dokument

Confluence-s,

tööülesanne ja

teavitus JIRA-s

1 tp

2.3 TAO ekspert,

TAO jurist, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TAO teenuse

disaini talituse

juhataja/

ärianalüütik,

TRO talituse

juhataja/ talituse

juhataja määratud

isik

Vaatab õigusakti eelnõu üle ning

teeb vajadusel kommentaarid

ettepaneku vormis. Teise TAO

valdkonna eksperdi, juristi,

riskieksperdi või RM RO

valdkonda kommenteerides

eelnevalt räägib kommentaari

sisu teema omanikuga läbi.

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga

tutvumise ja vajadusel

kommenteerimise kohta.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

kooskõlastamis

e tähtpäeva

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 30/205

30

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.4 TAT

koordinaator

Koostab kooskõlastuskirja

tulenevalt eelnõule esitatud

kommentaaridest, arvamuste

paljususe korral leiab

konsensuse. Salvestab

vastuskirja JIRA taski alla ning

annab osapooltele teada, et

vastuskiri on koostatud.

Esitab kooskõlastuskirja DHS-s

kooskõlastamiseks TAO

juristile, allkirjastamiseks TAO

juhatajale ja täitmiseks RTK

dokumendihalduse spetsialist.

Töövoos teadmiseks lisab seotud

osapooled.

Kommentaaride puudumisel

saadab eelnõu koostajale

sellekohase teavituskirja ja

märgib vastava kommentaari

DHS-s ülesande täidetuks

lugemisel (tegemist on vaikimisi

kooskõlastamisega).

Ametlik

vastuskiri,

töövoog DHS-s,

e-kiri

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.5 TAO jurist Veendub väljamineva

kooskõlastuskirja korrektsuses

ja kooskõlastab dokumendi.

Kooskõlastus

DHS-s

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.6 TAO juhataja Allkirjastab märkustega

kooskõlastuskirja.

Allkirjastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

2.7 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Väljastab õigusakti eelnõu

kooskõlastuskirja eelnõu

koostajale ja teadmiseks RM

RO-le.

Väljastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

2.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist

tööfailid ja lisab TAT eelnõu

tööversiooni JIRA tööülesande

kuvale.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

kooskõlastuskir

ja

väljastamisest

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 31/205

31

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.9 TAT

koordinaator

Kui eelnõu koostaja saadab

eelnõule esitatud

kommentaaride tabeli, teavitab

kommentaaride esitajaid

vastuste saamisest.

Kui kommentaaride esitajatel on

täiendavaid kommentaare

lisatakse need JIRA tööülesande

alla ettepaneku vormis ning TAT

koordinaator edastab need

eelnõu koostajale.

Teavitus JIRA-s,

kommentaar

JIRA-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

tähtaeg

2.10 TAT

koordinaator

Jälgib, et info kinnitatud

TAT/TART jõuaks RTK-sse,

vajadusel saadab eelnõu

koostajale päringu. Veendub, et

viimane versioon õigusaktist

oleks lisatud struktuurifondide

kodulehele.

Lisab vastuvõetud õigusakti viite

JIRA-sse ja sulgeb tööülesande

JIRA-s.

Kehtiva õigusakti

versioon

kodulehel;

täiendatud JIRA

tööülesanne

Info

saabumisest 5tp

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kooskõlastamiseks

esitatud eelnõu

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

Kooskõlastus-/

Mittekooskõlastuskiri

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste

kirjelduse (call for proposals) kooskõlastamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud

miinimum nõuetele).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 32/205

32

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest

hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise

mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad

dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja

FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning

edastab e-kirja teel esmased versioonid RKA-le

ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt

vajadusele

2. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega

seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO

valdkondlikke eksperte. Edastab e-kirjaga RKA

kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja

jooksul

3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud

dokumendid.

Mõistliku aja

jooksul

4. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik

vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le

dokumentide vastavust.

Mõistliku aja

jooksul

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja

jooksul

6. Norra/EMP

koordinaator

RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid

koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt

rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.

Hiljemalt 2

nädalat enne

taotlusvooru

avamist

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole

2 nädala jooksul peale teavitust

(rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare.

2 nädalat

peale FMO

teavitamist

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toetuse andmise

tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid)

koos asjakohaste

täiendavate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 33/205

33

2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste

kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note)

kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse

(Concept note) kavandi RKA-le

kooskõlastamiseks.

Hiljemalt 5

kuu jooksul

arvates PO

määramisest

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kommenteerimise

kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega

(sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste

tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste

esitamiseks antakse tähtaeg arvestades

rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud

programmi üldise kirjelduse.

5 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste

osapooltega (sh RM).

3 tp

5. Norra/EMP

koordinaator

Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud

programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks.

2 tp

6. TAO juhataja Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA

juhile allkirjastamiseks.

2 tp

7. RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp

8. Norra/EMP

koordinaator

Salvestab kõik asjakohased materjalid

Sharepointi vastavasse fondi kausta.

3 tp

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab

oma kommentaarid või otsuse programmi üldise

kirjelduse vastu võtmisest keeldumise kohta

RKA-le.

2 kuud

10. Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid

vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid

edasises programmi ettevalmistamise protsessis

arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus

programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib

PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja

täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti

läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul

protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

5 tp

11. Norra/EMP

koordinaator

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse

artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO

keeldumise otsuse kättesaamisest arvates kahe

kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite

kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on

2 kuud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 34/205

34

esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes

keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA

seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi

kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse

TAO juristi.

12. Norra/EMP

koordinaator

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada

rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5

nimetatud alternatiivi, siis koordineerib vastavate

tegevuste elluviimist.

2 kuud

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

Elektrooniliselt

PO programmide

üldised kirjelduste

kommenteeritud ja

lõplikud versioonid

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus PO-dega Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus FMO-ga Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement)

sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

Protsess kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu

vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama

programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise

kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja

riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise

kirjelduse esitamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist

edastab programmilepingu esialgse versiooni

RKA-le.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

2. Norra/EMP

koordinaator

Edastab programmilepingu esialgse versiooni

vastavale PO-le, TMO-le ning teistele

asjakohastele osapooltele kommentaaride

esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

3. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad

üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste

asutuste vahel vajadusel kohtumise, et

probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 35/205

35

kommentaaridest FMO-le ametliku vastuse kas

programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või

paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu

sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO

lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

5. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp

6. RKA juht Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp

7. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le ja koopia vastavale PO-le.

3 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Allkirjastatud

programmilepingud

Norra/EMP

koordinaator

DHS ja elektrooniliselt

Sharepoint - vastava

toetuse alamkaustas

skaneeritud verisoon

lepingust

Paberkandjal ja

elektrooniliselt

Kirjavahetus

kooskõlastamiste

käigus koos muude

asjasse puutuvate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint -vastava

toetuse alamkaustas

Elektrooniliselt

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu

kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise

ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA

koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi

kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama

ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 36/205

36

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning

välja valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud

ja programmide ülesed algatused/projektid (initiatives);

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on

kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine.

Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi

lepingu (the Bilateral Fund Agreement)/tehnilise

abi lepingu (Technical Assistance Agreement)

esialgse versiooni RKA-le.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.2 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa

ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse

ühiskomitee koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa

ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO

ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4

1.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le

ning teistele asjakohastele osapooltele

kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.4 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja

jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab

asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise,

et probleemid lahendada. Korraldab

kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le

ametliku vastuse kas programmilepingu

sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja

edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas

kokku leppinud korraldab FMO lepingu

ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu allkirjastamise.

3 tp

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu paberkandjal.

1 tp

1.8 Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le.

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 37/205

37

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee

kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse

taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub

potentsiaalsetel toetuse saajatel esitada

projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2

nädalat enne kahepoolsete suhete fondi

ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee

koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse

kinnitamise koosoleku-väliselt.

Jooksvalt

2.2 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee

liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul

koos esialgse päevakava ettepanekuga ja muude

vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti

ettepanekud). Vajadusel korrigeerib osalejate

tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2

nädalat enne

planeeritud

kohtumist

2.3 Norra/EMP

koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt

ajakavale

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee

kohtumist.

1 tp

2.5 Kahepoolsete

suhete fondi

ühiskomitee

liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud

kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis

otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud

põhimõtetele projektide rahastamine,

mitterahastamine või projekti ettepaneku

muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise

ning edastab osalejatele kommenteerimiseks.

2 nädala

jooksul peale

ühiskomitee

kohtumise

toimumist

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega

edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile

ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti

ettepanekud, siis nende rahastamine või

mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku

lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti

ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub

kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4

nädalat peale

kohtumise

toimumist

2.8 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse

kahepoolsete suhete tööplaani (the Work Plan)

kommentaare, edastab kommentaarid

kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele

teadmiseks võtmiseks.

2 nädalat

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 38/205

38

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või

täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja

koordineerib ühiskomitee liikmete vahelist

suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/

mittekinnitamist teavitab sellest projekti

ettepaneku esitajat.

Koosoleku-

väliselt

vastavalt

vajadusele

mõistliku aja

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Norra/EMP

kahepoolsete suhete

fondi leping/ tehnilise

abi leping koos

kaasnevate vastavate

lisade ja täiendavate

dokumentidega (sh

memod, protokollid)

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

NMFA/FMC ja

FMO-ga

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele

nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP

PO-de JKK-des tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi

korrektse ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse

vastavuses rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped,

Norra/EMP juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide

kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA

vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid

tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates

SV KA juhenditest.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 39/205

39

1. RA/RÜ/PO RÜ TPK/PO JKK muudatused (va tehnilised

muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist

kooskõlastusele KA/RKA-le.

RA TPK muutmisel tuleb muudatused saata

enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le

üksnes nende TPK protsesside muutmisel, kus

RA täidab STS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ

funktsioone (nt finantskorrektsioonide

tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi

RA-ga.

Saadab nõutud TPK või PO JKK muudatused

KA/RKA kontaktisikule (TAO TPK

koordinaator struktuurivahendite puhul ning

Norra/EMP koordinaator Norra/EMP puhul)

enne TPK või PO JKK kinnitamist e-kirja teel:

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona),

kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis

põhjustel;

2) TPK või JKK verisooni, kus on selgelt välja

toodud muudatused (kasutades MS Word

funktsiooni „Track Changes“ või muud

muudatuste eristamise viisi).

Vastavalt

vajadusele

2. TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi TPK

koordinaator)/

Norra/EMP

koordinaator

Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid

Sharepointi vastava asutuse kataloogi või JIRA-

sse ning edastab lingi viitega materjalidele TAO

vastava valdkonna eest vastutavatele

eksperdile/juristile/talituse juhatajale, ESF

andmekorje/seire teemas RM nõunikule

kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja

TMO-le määrates ühtlasi tähtaja

kommentaaride esitamiseks.

2 tp

3 TAO valdkonna

ekspert/jurist/riski-

juhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja/RM RO

nõunik

Valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja kontrollib esitatud materjale tuginedes

KA poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma

vastutusvaldkonnas hinnangu, kas TPK või PO

JKK vastab KA/RKA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele. Annab vastava

tagasiside TPK koordinaatorile/Norra/EMP

koordinaatorile.

8 tp

4. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Kui protseduurides või PO JKK-s ei ole mõnda

nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik

protseduurile või PO JKK-le kirjelduse järgi

hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja,

tuues välja, milline osa protseduuridest või PO

JKK-st vajab korrigeerimist ning palub saata

uuendatud TPK või PO JKK. Juhul kui

tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 40/205

40

anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste

korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut

orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

5. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Uuendatud TPK või PO JKK saamisel

kontrollib KA/RKA tähelepanekutega

arvestamist ise või edastab uuendatud TPK või

PO JKK valdkonna eest vastutavale

eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO

nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu

andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO-ga suhelda

valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja/RM RO nõunik. Sellisel juhul

informeerib valdkonna eest vastutav

ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik

TPK koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit

kommentaaridele vastamise seisust ning annab

teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud

kommentaarid arvesse võtnud.

Kui esitatud TPK või PO JKK vastab KA/RKA

kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saadab e-

kirjaga KA/RKA kooskõlastuse (cc TAO

juhataja/Norra/EMP puhul ka RKA juht) ning

palub esitada KA/RKA-le kinnitatud uuendatud

tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK.

10 tp

6. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab TPK või PO JKK tööversiooni ning

kinnitatud TPK või PO JKK Sharepoint vastava

asutuse kausta ning märgib kooskõlastuse

kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Muudetud TPK

tööversioon ja

kinnitatud uus

TPK

TPK

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 –

Tööprotseduuride

kirjeldused – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

Muudetud JKK

tööversioon ja

kinnitatud uus

JKK versioon

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– EMP-Norra 2014-2020 –

PO-de JKK-d – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 41/205

41

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD

PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud

ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve

protsess

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele

delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja

kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli

5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses

regulatsiooniga.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on struktuurivahendite administratsiooni ja toetuse

saajate kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani

koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja

toetuse saajate kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi,

mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele (sisend mh

administratsiooni seest või välistest allikatest) spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse.

Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA töötajad hoolimata osakonnast.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine6

1.1 TAO valdkonna

ekspert/talituse juhataja

Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil

alustab materjalide koondamist iga-aastase

struktuurivahendite administratsiooni

toimivusanalüüsi (edaspidi

toimivusanalüüs) ja kontrollide

aastaaruande koostamiseks.

Toimivusanalüüs on aluseks punktis 2.2.3

nimetatud kontrollide aastaaruande

koostamiseks.

Jooksvalt

1.2 TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi

toimivusanalüüsi

koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi koostamise

põhimõtted koos ajakavaga algavaks

järelevalvetsükliks, milles määratleb

toimivusanalüüsi koostamise detailse

ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu

ning analüüsitavad teemad. Esitab

põhimõtted ja ajakava e-kirja teel

31. august

6 SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid koostatakse eraldi ja protsess kehtib mõlemale aruandele. SV analüüsi

koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil Norra/EMP koordinaator.

Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet

mõtlema aruande osas.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 42/205

42

kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi

projektiplaani JIRA-sse.

1.3 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Kutsub kokku toimivusanalüüsi koostavad

eksperdid/talituse juhatajad ning selgitab

üle algava toimivusanalüüsi

koostamistsükli põhimõtted, täpse ajakava

ning tööjaotuse.

Loob Confluences toimivusanalüüsi

kirjutamiseks keskkonna.

Kokku-

lepitud

tähtpäeval

1.4 TAO valdkonna

ekspert/rikkumiste

tagastuste valdkonnas

TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja ja järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

järelevalve riskiekspert

(edaspidi järelevalve

riskiekspert)/ PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06.

toimunud arenguid valdkonnas vastavalt

toimivusanalüüsis kokku lepitud

põhimõtetele, tuues välja KA/RKA poolsed

tegevused parendamiseks. SV analüüs

hõlmab ühtekuuluvuspoliitika fondide

rakenduskava 2014-2020, abifondi

rakenduskava 2014-2020. Norra/EMP

finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs

koostatakse eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s.

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

kinnitakaks

e lõplik

versioon.

1.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi

koostamiseks vajaliku sisendmaterjali osas.

Koondab sisendmaterjaliks olevad

dokumendid toimivusanalüüsi Confluence

leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse

ning edastab selle kohta informatsiooni

valdkonna ekspertidele.

Jooksvalt

1.6 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja

Sisestab valminud analüüsi

toimivusanalüüsi Confluence lehekülgedele

vastavatesse peatükkidesse.

31.

detsember;

28.

veebruariks

vajadusel

täiendatakse

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 43/205

43

1.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt

lisatud info ning vajadusel annab tagasiside

täiendamist vajavate punktide osas.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

1.8 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Ühtlustab toimivusanalüüsi eelnõu projekti

ja lõpliku versiooni ning tagab tähtaegse

valmimise. Esitab toimivusanalüüsi eelnõu

projekti ja lõpliku versiooni e-kirja teel

TAO juhatajale kooskõlastamiseks.

Edastab toimivusanalüüsi kinnitatud eelnõu

projekti teadmiseks TMO juhatajale.

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

lõplik

versioon

1.9 TAO juhataja Annab e-kirja teel tagasisidet

toimivusanalüüsi ja kavandatavatele

tegevustele.

5 tp

1.10 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades

dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi

koostamise aluseks olevad põhimõtted.

Allkirjastab toimivusanalüüsi digitaalselt

ning edastab seejärel kooskõlastamiseks

TAO juhatajale ja allkirjastamiseks

KA/RKA juhile.

5 tp

1.11 KA/RKA juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku

versiooni digitaalselt.

3 tp

1.12 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi

JIRA-sse, Confluence-i ning edastab

informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele,

TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM

RO-le ja AA-le. Sisestab toimivusanalüüsis

toodud tegevused JIRA-sse.

10 tp

1.13 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused

vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas

toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelvalve

tegevuste täitmist ja märgib täidetud

ülesanded lõpetatuks. Lisab

tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse

ühiskasutatavasse kausta.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

2. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

2.1 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Algatab toimivusanalüüsis kavandatud

järelevalvetegevuste täitmise

vahekokkuvõtte koostamise kaks korda

aastas, mille eesmärgiks on täpsustada

järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta

teiseks poolaastaks. Loob vahekokkuvõtet

Jooksvalt

kuid mitte

hiljem kui

1. mai ja 1.

november

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 44/205

44

käsitleva dokumendi Confluence

keskkonnas või Sharepointis.

2.2 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Informeerib toimivusanalüüsiga seotud

TAO eksperte ja talituse juhatajaid

tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast

ja võimalikest täiendavatest

sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA

kaudu.

2 tp

2.3 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelelevalve

riskieksert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi

täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab

vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi

või täpsustab varasemaid seatud tähtaegu.

Salvestab ülevaate Confluence keskkonnas

või Sharepointis.

20 tp

2.4 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Ühtlustab tehtud kokkuvõtte ning esitab

selle kommenteerimiseks TAO juhatajale.

5 tp

2.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

vahekokkuvõtte allkirjastamiseks.

Allkirjastab vahekokkuvõtte digitaalselt

ning edastab seejärel e-kirja teel

allkirjastamiseks TAO juhatajale.

3 tp

2.6 TAO juhataja Allkirjastab vahekokkuvõtte digitaalselt. Hiljemalt

määratud

tähtajaks 15.

juuni

2.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi

vahekokkuvõtte JIRA-sse ning edastab

informatsiooniks seotud TAO ekspertidele

ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO

juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab

tegevuskava info JIRA-s.

5 tp

2.8 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt

uuendatud ajakavale.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3. Koolitus- ja arendustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

Tuvastab teemad ja sihtgrupi, mille osas

üritust planeerida. Vajadusel küsib sisendit

võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt.

Osapoolte

vahel

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 45/205

45

töötaja (RTK PDA

haldusala)

Vajadusel täiendab ja ajakohastab

toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava

saadud sisendi põhjal.

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.2 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, vajadusel TRO

infospetsialist

Korraldab, kaasates vajadusel TRO

infospetsialiste, võimaliku koolitaja,

ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes

selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb

kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat

pakkumust).

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.3 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja/ TA kulujuht/

TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab

RTIP-s majanduskulude taotluse.

Manusena lähevad kaasa:

 pakkumuskutse

 pakkumused

 ürituse päevakava

 märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde

ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse

nime.

 märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi

 märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp

3.4 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, projektijuht/

TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud,

edastab ürituse korraldaja ürituse info

projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks

järgmise infoga:

 ürituse nimi

 lühikirjeldus, mis läheb kutsesse

 sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö.

suunatud kutse või kõigile huvilistele

 toimumise aeg ja koht

 päevakava

 kuupäev, mis ajaks peab registreerimine

lõppenud olema, et nt toitlustuse arv

teenusepakkujale öelda.

3 tp

3.5 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Edastab e- posti teel skanneeritud

registreerimislehed tehnilise abi kulujuhile

ning TRO infospetsialistile

5 tp

3.6 Projektijuht/ TRO

infospetsialist

Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi

eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse.

5 tp

3.7 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib

tegevuse projektihalduskeskkonnas

lõppenuks.

5 tp

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed

kontrollid

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 46/205

46

1. KA/RKA kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

1.1 TAO valdkonna

ekspert/TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

või järelevalve

riskiekspert

/teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO

Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi

kavandatud kontrolli teostamise kaasates

vajadusel teisi KA/RKA eksperte ja

otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on

vajalik kasutada kontroll-lehte ning kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel koostab uued kontroll-lehed.

Juhul kui KA/RKA kontroll hõlmab ka

projektide kontrolli, koostab iga kontrolli

kohta valimi, mille moodustamise

metoodika fikseerib kirjalikult.

Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib

järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperte, kooskõlastab

kontrollivalimi ning lepib kokku kontrolli

teostamise ajakava TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajaga.

20 tp

1.2 TAO valdkonna

ekspert/ teenuse

arendamise

ekspert/

järelevalve

riskiekspert/

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO/valimipõhise

projektide

kontrolli puhul

järelevalve

ekspert (edaspidi

kontrolli teostaja)

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli puhul saadab kontrollitavale

kontrolli toimumise kohta teate (koopia

TAO riskijuhtumise ja järelevalve talituse

juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:

 kontrolli eesmärgi,

 kontrolli teostamise aja,

 kontrollitava valimi (kui see on

asjakohane).

RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise

kohta teate e-kirja teel TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide puhul

kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest

kontroll teostatakse SFOS-is oleva info

alusel.

3 tp

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast

kontrollist JIRAsse ja lisab ülesandele

labeli KA_kontrollid või RKA_kontroll.

JIRA ülesandel lisab vaatlejaks TMO

juhataja.

3 tp

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta kontroll-lehe (kui

see on asjakohane), mis on kontrollija

töövahend ja ei kuulu üldjuhul

avaldamisele kontrollitavale. Kontroll-

Kokkulepitud

kontrolliperiood

i

lõppkuupäevaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 47/205

47

lehe kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine

kontrollitava suhtes taandamise aluseid

HMS § 10 mõistes.

1.5 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide

järgimise kontrolli tulemuste kohta

kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel

tehtavate tsentraalsete kontrollide

tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus

märgib ära:

 kontrolli teostamise kuupäeva või

kontrolli perioodi,

 kontrolli teostaja,

 kontrolli eesmärgi,

 lühikirjelduse kontrollitegevustest

(kui asjakohane),

 kontrollitud projektide loetelu (kui

asjakohane),

 kontrolli tulemusena tehtud

tähelepanekud koos soovitustega

olukorra parandamiseks,

 vajadusel tähtaeg soovitus(t)e

elluviimiseks.

Kui kontrolli teostaja on järelevalve

ekspert, edastab kontrolli tulemused TAO

valdkonna eksperdile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale. Vajadusel saadab

tähelepanekud enne kontrolli tulemuste

kinnitamist kontrollitavale

kommenteerimisele.

Kokkulepitud

kontrolliperiood

i

lõppkuupäevaks

1.6 Kontrolli teostaja Peale kontrollitava poolt kommentaaride

saamist saadab kontrollide tulemused

kontrollitavale (koopia TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ja TMO juhataja).

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli kontrollakti kooskõlastab DHS-

is vahetu juhiga ning edastab

allkirjastamiseks KA/RKA juhile. RTK-

sisese kontrolli puhul kooskõlastatakse ja

edastatakse kontrollakt e-kirja teel TRO

juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide tulemused

kooskõlastab vajadusel vahetu juhiga. Kui

Üldjuhul kuni 30

tp jooksul peale

kontrolli

teostamist

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 48/205

48

kontrollitav peab teostama järeltegevusi,

edastab kontrollitavale tulemused e-kirja

teel, andes tähtaja puuduste

likvideerimiseks/ järeltegevuste

teostamiseks.

1.7 Kontrolli teostaja Sisestab kontrolli lõpetamisel kontrolli

koos seotud dokumentatsiooniga (sh

kontroll-leht, kontrollakt, kontrolli

kokkuvõte jms) JIRA-sse.

10 tp

1.8 Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti soovituse

rakendamiseks/puuduse kõrvaldamiseks

tähtaeg, veendub tähtaja saabudes, et

soovituse rakendamisega on saavutatud

soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha soovituse

rakendamise kohta. Mittekohase täitmise

korral annab kontrollitavale -kirjaliku

tagasiside ning määrab uue järeltegevuste

tähtaja kuni kohase täitmiseni.

Sisestab järeltegevustega seotud teabe

JIRAsse.

Kui kontrolli raames tuvastatud

finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik

lahendada, teeb ettepaneku algatada

kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsess. Kaasust menetletakse edasi

vastavalt punktile 2.2.5

„Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega

seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine “.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2.1.1.1 KA juht/TAO

juhataja

Edastab projekti- või süsteemiauditi

aruande ning muud asjakohased

dokumendid TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale ja

järelevalve eksperdile tutvumiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.1.1.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks

vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtetele.

Koheselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 49/205

49

Registreerib kontrollitavad projektid

KA/RKA vastavas arvestuses.

2.1.1.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib,

et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis

toodud projekti kohta rikkumise aruande

SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel

saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise

aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes teavitab

aruande puudumisest TAO riskijuhtimise

ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga

tähelepaneku lahendamise eest vastutab.

10 tp auditi

aruande

saamisest

2.1.1.4 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete

või probleemi lahenemisel eemaldab

projekti SFOS-is kontrollitavate

projektide hulgast ja märgib vastava info

KA/RKA vastavasse arvestusse.

Jooksev tegevus

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2.1.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul

põhjusel kontrolli lisatud projektide

väljamakseid SFOS-is, täidab teostatud

kontrolli info kokkulepitud sisemisse

arvestusse ja saadab makse e-riigikassasse

hiljemalt makse tähtajaga samal päeval

RM riigikassa osakonna sätestatud

tähtajaks.

Kontrollib ja aktsepteerib ettemakse

tõendamised.

Kui andmete kontrollimisel tekib

täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu

RÜ-le (RTK maksetaotluste korral TRO-

le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel

arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA

ekspertidega. Fikseerib tekkinud

küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA

sisemises arvestuses.

Kui järelepäringule ei ole vastust tulnud

väljamakse tähtajale eelneva tööpäeva

lõpuks, on järelevalve eksperdil õigus

makse RÜ-le/TRO-le tagasi saata.

Kui SFOS-i sisestatud andmete

aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 50/205

50

osapoole arvamus (nt kuludokument on

seotud auditi aruandes potentsiaalselt

mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab

järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e-kirjaga

väljamakse tähtaja pikendamisest

võimalusel vähemalt üks tööpäev enne

väljamakse tähtpäeva, arvestades uue

tähtaja määramisel vajadusel ka vahendite

broneerimiseks vajalikku aega.

Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab

makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades

tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud

vigade ja mitteabikõlblike kulude osas

arvestust KA/RKA sisemise arvestuse

tabelis.

Korrektse väljamakse või ettemakse

tõendamise puhul aktsepteerib makse

SFOS-is, lisab kontrollipõhimõtetes

kokkulepitud info KA/RKA sisemisse

arvestusse.

2.1.2.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Teostab RTK (TRO ja Norra/EMP korral

TAO) poolt rakendavate meetmete

maksetele riskipõhise kvaliteedikontrolli

peale makse kinnitamist, kuid enne

riigikassast välja maksmist, kui maksele

punkti 2.1.2.1. kohane automaatne

kontroll ei kohaldu.

Riskipõhine kvaliteedikontroll teostatakse

maksetele toetuse summaga alates

100 000 eurot vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtete. Kontrollipõhimõtted

vaadatakse üle ja vajadusel muudetakse 2x

aastas (toimivusanalüüsi koostamise ja

vahekokkuvõtte teostamise raames).

Fikseerib kontrolli tulemused KA/RKA

sisemises arvestuses. Kui andmete

kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi,

teeb järelepäringu TRO-le/Norra/EMP

puhul TAO-le. Puuduste tuvastamisel

peatab makse väljamaksmise ja saadab

MT korrigeerimiseks tagasi ning otsustab

vajaduse lisada projekti edasised maksed

automaatkontrolli.

Jooksev tegevus

2.1.3. Väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 51/205

51

2.1.3.1 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

/Norra/EMP

koordinaator

STS § 30 lg 4-6 või VV Norra/EMP

määrus § 9 lg 2 kohaselt nimetatud

asjaolude sh auditi raport, Euroopa

Komisjoni otsuse ning rikkumise või

mitteabikõlblike kulude ilmnemisel

tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja

kogudes lisainfot peatamise koosseisu

osas, sh kaasab vajadusel TAO juristi.

Kujundab esialgse seisukoha edasiste

tegevuste ja maandamismeetmete osas.

Vajadusel konsulteerib ka TMO

juhataja/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO

valdkonna ekspert või Norra/EMP

koordinaator, siis kaasab täiendavalt ka

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2.1.3.2 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja /

Norra/EMP

koordinaator

Vajadusel korraldab väljamaksete

peatamise (ja/või väljamaksetest

keeldumise) arutamiseks koosoleku

asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, AA,

RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud

otsus edastatakse teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmistab ette väljamaksete

peatamisest/keeldumisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab selle

vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning

edastab välja saatmiseks KA/RKA

juhatajale (koopia kirjast TMO

juhatajale).

Probleemi lahenemisel valmistab ette

väljamaksete taastamisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le ning määrab

peatatud maksed kontrollitavaks

(vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse

saaja) või edastab info maksete kontrolli

määramiseks järelevalve eksperdile.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2.1.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib igapäevase kontrolli raames

peatatud makseid. Vajadusel saadab

esitatud maksed tagasi RÜ-le.

Jooksev tegevus

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud tagastuse kohta

(tagastuse sisestamise lõpetamisel).

Vaatab info läbi ning lisab projekti

vajadusel SFOS-is kontrollitavate

Jooksev tegevus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 52/205

52

projektide hulka. Registreerib kõik

tagastused KA/RKA sisemises arvestuses.

Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse

kontroll-lehe vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Vajadusel palub tagastuse sisestajal

esitada täiendavat infot ja konsulteerib

KA/RKA teiste ametnikega.

Digitaalallkirjastab valmis kontroll-lehe ja

registreerib DHS-is. Tuvastatud vead

märgib sisemises KA/RKA arvestuses ja

informeerib tuvastatud puudustest

tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi

teha otsuses või SFOS-is.

Vajadusel eemaldab projekti SFOS-ist

alati kontrollitavate projektide nimekirjast

ning märgib vastava info KA/RKA

sisemisse arvestusse.

2.2.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib ja kinnitab RTK

raamatupidajalt RÜ-le edastatud, RÜ

poolt SFOS-i sisestatud ja KA/RKA-le

kinnitamiseks edastatud tagastuste

laekumise info. Edastab kinnituse vajaliku

infoga RTK raamatupidamisele, et

laekumised oleks RA raamatupidamises

õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel

annab RÜ-le tagasisidet andmete

parandamiseks. Registreerib laekumise

KA/RKA sisemises arvestuses.

RTK poolt rakendavate meetmete

tagastustel tagasimakse laekumisel

sisestab järelevalve ekspert (maksete

kontrollija) laekumise SFOS-i. Laekumise

sisestaja registreerib laekumise KA/RKA

sisemises arvestuses ja edastab laekumise

kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile ja

projekti koordinaatorile.

4 tp

2.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Teeb vähemalt kord aastas või kui

toimivusanalüüs näeb ette sagedama

kontrolli intervalli, siis tihedamalt

aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse

kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Fikseerib kontrolli tulemused JIRAs.

Kokkulepitud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 53/205

53

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d,

kui SFOS-is on vaja teha parandusi.

Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat

infot.

RTK poolt rakendavates meetmete

tagastustes puuduste tuvastamisel edastab

info paranduste tegemiseks tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile.

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine 7

2.3.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud rikkumise aruande

kohta. Vaatab info läbi ning vajadusel

lisab projekti SFOS-is kontrolli.

Rikkumise esmaaruande kontrolli raames

vaatab, kas aruanne on esitatud tähtaegselt

10 tööpäeva jooksul rikkumise

tuvastamisest. Tuvastatud puuduse kohta

lisab märkuse SFOSi rikkumise

aruandesse. Hankerikkumiste korral

kontrollib, kas sama hankega seotud

kulusid võib esineda ka teistes projektides

ning selle tuvastamisel teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise aruande

teavituse järgselt lisab vastava projekti

SFOS-is kontrolli, et väljamaksete

kontrolli raames tuvastada võimalikud

mitteabikõlblikud kulud (sisulist

rikkumise aruande andmete kontrolli ei

teosta).

Teostab rikkumise aruannete jooksvaid,

kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle

vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d

kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui

rikkumise aruandes on vaja teha

parandusi. RTK sisestatud rikkumise

aruannete puhul informeerib rikkumise

aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jooksev tegevus

7 Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2

paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 54/205

54

Jälgib, et puudused saavad etteantud

tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab

meeldetuletuse.

2.3.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on sama

hankerikkumisega seotud kulude

esinemine mõnes teises RTK projektis,

edastab info hankerikkumist menetlevale

järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud kulud

esinevad mõne teise RÜ rakendatavas

projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud

rikkumistest ning vajadusest algatada

järelevalvemenetlus.

3 tp

2.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Koostab rikkumiste statistilise analüüsi

(sh avalikustamisele kuuluvad

rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis

kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga

mitte harvem kui 2 korda aastas.

Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et

avalikustada tuleb kõik rikkumise

aruanded, mis on avalikustamisele

eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab analüüsi ja

avalikustamisele kuuluvad rikkumised

ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni üle. Vajadusel teeb

täiendusi või palub järelevalve eksperdil

infot täiendada.

Kooskõlastab avalikustamisele kuuluva

statistilise analüüsi ja rikkumise aruanded.

3 tp

2.3.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale kooskõlastuse saamist edastab info

kommunikatsioonispetsialistile

avalikustamiseks.

1 tp

2.3.6 Kommunikatsioo

nispetsialist

Lisab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni struktuurifondide

kodulehele.

2 tp

2.3.7 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali

lõppu üle raporteerimisele kuuluvad

rikkumise aruanded ja sisestab OLAF-i

andmebaasi IMS.

Teavitab kinnitamisõigustega TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

Kokkulepitud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 55/205

55

juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile

raporteerimiseks ette valmistatud.

2.3.8 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi

IMS sisestatud aruanded.

2 tp

2.4.Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine 8

2.4.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste ja

rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve

eksperdil lisada projekt SFOS-is kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK

meetmes vihjega tegelema määratud

järelevalve eksperdile lahendamiseks.

Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi

ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude

ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi

[email protected]

kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja

aadressi [email protected] kaudu või

muul moel.

Jooksev tegevus

2.4.2 AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja

rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise

tegevuse, sealhulgas politseisse või

kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab

edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO

juhatajat.

Jooksev tegevus

2.4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab

täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2.5.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vaatab üle Ametlike Teadannete

elektroonilises väljaandes avalikustatud

teated ja võrdleb isikuid registrikoodi

alusel infosüsteemis SFOS toetuse

saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste

teadaannete alaliikide lõikes:

Jooksev tegevus

8 Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus

artikkel 5.2 paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 56/205

56

 Äriühingu kustutamishoiatuse

teade;

 Pankrotiavalduse läbivaatamise

aja ja koha teade;

 Pankrotimenetluse kulude katteks

deposiidi maksmise teade;

 Pankroti väljakuulutamise teade;

 Raugemise tõttu pankrotiavalduse

menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastab, et teates toodud isikul on

toetatud projekte, siis

 juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „rahastatud“

seisundis, teavitab koheselt RÜ-d,

kes toetuse projekti menetleb.

RTK menetlustes olevate

projektide korral teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ning projekti

koordinaatorit..

juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis,

kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK

rakendatavas meetmes TROga), kas

projektile kohaldub kestvusnõue, mille

lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui

kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud,

teavitab kontrolli tulemusest projekti

koordinaatorit. Kui kestvusnõude

lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab

koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ja projekti

koordinaatorit.

 Kui tuvastab, et teates toodud

isikul on rohkem kui üks positiivse

rahastamisotsuse saanud projekt ja

see on teise RÜ kui RTK poolt

menetletud, edastab vastava info

RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike

jätkutegevuste elluviimiseks.

2.5.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta

RTK menetluses olevas projektis, määrab

juhtumi järelevalve eksperdile

lahendmiseks. Menetlus jätkub rikkumise

kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena (TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Kokkulepitud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 57/205

57

2.5.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet

KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt

kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta

kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale tutvumiseks.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.5.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

2.6 RTK hangete kvaliteedikontroll

2.6.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse

järelevalve

riskiekspert

(edaspidi

järelevalve

riskiekspert)

Hindab järgmise kvartali alguses vajadust

teostada hangete kvaliteedikontroll.

Kaasab vajadusel TAO hangete valdkonna

juhi.

Analüüsib enne uue hangete

kvaliteedikontrolli valimi koostamist

varasemaid kontrollitulemusi, sh arvestab

muu teadaoleva informatsiooniga

(tuvastatud I ja II tasandi

hankerikkumised, audititest tuvastatud

rikkumised vmt). Vajadusel koos talituse

juhatajaga otsustab teha valimi- ja/või

kontrollipõhimõtetes muudatusi.

Kui kontroll on vajalik, koostab hangete

kvaliteedikontrolliks kvartaalse

riskipõhise valimi hangetest, mille osas on

lõppenud kvartalis teostatud I tasandi

kontroll ja kus jooksvalt II tasandi

kontrolli järelevalve eksperdid ei ole

teostanud.

Saadab valimi kooskõlastamiseks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale ning teadmiseks TAO hangete

valdkonna juhile ning kui kontrolli on

teostanud projekti koordinaator, siis TRO

talituse juhatajale, kelle talituses on

hanget kontrollitud.

Hiljemalt

järgmise kvartali

15ndaks

kuupäevaks

2.6.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kooskõlastab valimi, sisestab selle JIRA-

sse ja suunab järelevalve ekspertidele

valimisse sattunud hanked kontrolli ja

määrab kontrolli teostamise tähtaja.

2 tp

2.6.3 Järelevalve

ekspert (hangete

kontrollija)

Teostab kontrolli vastavalt kinnitatud

hangete kontrolliplaanile ja

kontrollipõhimõttele KAMIN juhendi

Kokkulepitud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 58/205

58

riigihangete kontroll-lehe ( TPK lisa 1) või

muu spetsiifilise suunatud

kontrollipõhimõtte alusel. Kontrolli

teostamisel konsulteerib vajadusel RM

RRO-ga või muu asjaomase osapoolega.

Küsimuste tekkimisel edastab toetuse

saajale e-toetuse kaudu päringu

täiendavate selgituste ja dokumentide

saamiseks. Vajadusel suhtleb enne

väljastamist I tasandi kontrollijaga.

Veendudes riigihanke läbiviimise

korrektsuses sisestab kontroll-lehe SFOSi

ning märgib kontrolli JIRA-s teostatuks.

Rikkumise tuvastamisel lisab enne

kontroll-lehe sisestamist SFOSi kontroll-

lehele vastava märkuse. Tuvastatud

rikkumisest teavitab projekti

koordinaatorit, hankeeksperti, hangete

valdkonna juhti ning TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajat.

2.6.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Suunab rikkumisega seotud hanke

mittevastavusi menetlevale järelevalve

eksperdile lahendamiseks. Menetlus

jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalve menetlusena (TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toimivusanalüüs ja

toimivusanalüüsi

täitmise

vahekokkuvõte

Toimivusanalüüsi

koordinaator

Sharepoint -välisvahendid-

SV 2014-2020 –

Toimivusanalüüs

Elektrooniliselt

KA kontrolli

valim/ kontroll-

leht/ kontrollakt/

analüüs

Kontrolli teostaja SFOS KA kontrollide

moodul/JIRA

Elektrooniliselt

Väljamaksete

peatamise/

keelamise/

jätkamise otsus

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

DHS Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 59/205

59

Hangete

kvaliteedikontrolli

kontrolliplaan/kont

roll-leht

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Sharepoint/SFOS Elektroonselt

2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi

kasutamise koordineerimise ja maksete teostamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi

vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-le aruandluse esitamisel.

RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning

anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse.

Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning

tehnilise abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping

(Bilateral Fund Agreement).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Maksetaotluste kontrollid

1.1. Maksetaotluse kontroll kahepoolsete suhete fondi kulude hüvitamisel

1.1.1 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel kaasab TAO eksperte ja/või

koostab uue kontroll-lehe.

Teostab SFOS-i edastatud maksetaotluse

andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli

vastavalt kontroll-lehele. Puuduste korral

küsib toetuse saajalt selgitusi või saadab

maksetaotluse toetuse saajale

korrigeerimiseks tagasi.

Kõikide maksetaotluste juurde lisatud

kuludokumentide loetelu kuluridasid

kontrollitakse 100% ulatuses ning

hinnatakse kulude seotust projektiga ning

nende mõistlikkust kontrollides, et

kaupade/teenuste/ehitustööde tellimiseks

on korraldatud riigihange või on valitud

majanduslikult soodsaim pakkumus

saadud hinnapakkumuste võrdlemise teel.

Maksetaotluse aluseks olevaid kulu- ja

maksedokumente (arved,

maksekorraldused, lepingud, tööde aktid,

Maksetaotlust

menetletakse kokku

esitamisest kuni

kinnitamiseni mitte

kauem kui 90

kalendripäeva

(edaspidi kp).

Juhul kui

maksetaotluses on

puudusi või kulude

abikõlblikkuse üle

otsustamiseks on vaja

lisateavet, võib RKA

pikendada

maksetaotluse

menetlemise tähtaega

puuduste

kõrvaldamise või

dokumentide või

teabe esitamise aja

võrra, teatades sellest

toetuse saajale.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 60/205

60

tööajatabelid, osavõtjate nimekirjad jne)

kontrollitakse projekti esimese

maksetaotluse puhul 100%. Järgnevate

maksete puhul võidakse kasutada

valimipõhist kontrolli. Valimi metoodika

koostab koordinaator, kooskõlastades

selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitusega. Valimi metoodika kinnitab

RKA juht.

Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste

TAO ametnikega/ valdkonna

ekspertidega. Suunab riigihangete korral

hanke SFOS tööalaua kaudu vastavalt

TPK „Riigihangete kontrolli protsess“.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitust.

1.1.2 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt ptk 3.2 punkti 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele.

Hangete kontrollis on võimalik tugineda

teiste projektide (sh SF) raames tehtud

hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

1.1.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid.

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

1.1.4 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses, kinnitab makse.

Fikseerib maksetaotluse kontrolli

tulemuse kontroll-lehel, kus

valimipõhisese kontrolli osas on

kirjeldatud, milliseid dokumente on

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 61/205

61

maksetaotluse juures kontrollitud. Lisab

kontroll-lehe SFOS-i.

1.2. Maksetaotluse kontroll tehnilise abi fondi kasutamisel

1.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Kinnitab Norra/EMP tehnilise abi kulud

RTIPis/FITEKis.

Jooksvalt

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja

täiendab/parandab vastavalt e-toetuse

impordivormile. Edastab läbi E-toetuse

keskkonna maksetaotluse.

Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07

(30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12

seisuga)

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

1.2.3 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kasutada kontroll-lehte ning kas saab

kasutada (vajadusel uuendades) mõnda

varem kasutatud kontroll-lehte. Vajadusel

kaasab TAO eksperte ja/või koostab uue

kontroll-lehe.

Maksetaotluse menetlemise käigus

SFOSis kontrollib sisestatud andmete

korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega.

Vajadusel küsib selgitusi kulude

tekkimise eest vastutavatelt isikutelt.

Riigihangete korral veendub, et

hankeleping on SFOSi sisestatud ja

kuludega seotud. Suunab riigihanke

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2

punktile 3.2.2 „Riigihangete kontrolli

protsess“ kontrolliulatusele ja protsessile

hankeekspertiisi.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

1.2.4 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt TPK peatüki 3

alapeatüki 3.2 potsessi alapunktile 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele. Hangete kontrollis on

võimalik tugineda teiste projektide (sh

SF) raames tehtud hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 62/205

62

1.2.5 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid. Kuna antud juhul on nii toetuse

saaja kui ka rakendusüksus RKA, võib

finantskorrektsiooni otsuse vormistada

lihtsustatud kujul.

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

1.2.6 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses kinnitab makse.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2. Aruandlus

2.1. Finantsvahearuanne

2.1.1 Norra/EMP

koordinaator

SFOSis menetletud maksetaotluste alusel

koostab FMO infosüsteemis (Grace)

finantsvahearuanded. Norra/EMP

tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi

kasutamise kohta koostatakse eraldi

aruanded.

Igas kalendriaastas on kaks programmi

finantsvahearuande perioodi: 1. jaanuar –

30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2.1.2 RKA juht Allkirjastab DHS-is finantsvahearuanded

ja esitab DHS kaudu vastavalt 31. juuliks

ja 31. jaanuariks Norra/EMP SA

juhatajale.

3 tp

2.2. Strateegiline aruanne (Strategic Report)

2.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Koostab igal kalendriaastal vastavalt

rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2,

6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete

fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement)

artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu

(Technical Assistance Agreement)

artiklile 2.5 FMO ette antud vormil

Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka

peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info

kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi

fondi kasutamise kohta.

Kord aastas hiljemalt

2 kuud enne

aastakoosoleku

toimumist

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 63/205

63

2.2.2 FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud

strateegilised

aruanded

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav kaust ja

FMO infosüsteem.

Elektrooniliselt

RKA kontrolli

valimi metoodika

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Elektrooniliselt

Makse kontroll-

leht/Hanke

kontroll-leht9

Norra/EMP

koordinaator

SFOS Elektrooniliselt

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja

esitamise protsess

Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb Euroopa Komisjonile nii

SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta

järgnevas tabelis toodud aruanded.

Aruande nimi Koostaja All-

kirjastaja

Sisu Tähtaeg

Kulude

sertifitsee-

rimise

aastaaruanne (ingl k. annual

accounts)

KA

(TMO)

TMO

juhataja

Aruandlusaastal EK-le esitatud

rahataotluste koondaruanne,

kus on toodud ka ülevaade

aruandest maha arvatud

nõuetele mittevastavatest

kuludest.

15. veebruar

Juhtkonna

kinnitus (ingl

k. management

declaration) ja

kontrollide

aastaaruanne

(ingl k. annual

summary)10

KA

(TAO)

KA juht 1) Juhtkonna kinnitusega

kinnitatakse, et TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruanne on

korrektne, juhtimis- ja

kontrollisüsteemid

toimivad.

2) Kontrollide aastaaruandes

antakse ülevaade

15. veebruar

9 Maksetaotluse kontrollimisel kasutatakse üldjuhul SV KAMIN juhendi maksetaotluse kontroll-lehte. Hangete

kontrollimisel kasutatakse KAMIN juhendi riigihangete kontroll-lehte. 10 Koostatakse SV puhul vastavalt üldsätete määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 64/205

64

aruandlusaastal tehtud RÜ-

de ja KA kontrollidest,

tehtud audititest (viide AA

auditeerimise

aastaaruandele), TMO

sertifitseeritud kulude

aastaaruandest maha

arvatud kuludest (viide

TMO kulude

sertifitseerimise

aastaaruandele) ning

antakse hinnang süsteemi

toimimisele ja vajalikele

parendusmeetmetele.

Auditeeriva

asutuse

arvamus (ingl

k. audit

opinion) ja

auditeerimise

aastaaruanne (ingl k. annual

control report)

AA RM) AA juht 1) Tehakse ülevaade

süsteemiaudititest ning

aruandlusaasta

sertifitseeritud kuludega

seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruandele ning

KA koostatud juhtkonna

kinnitusele ja kontrollide

aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis-

ja kontrollisüsteemi

toimimisele.

15. veebruar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. Programmperioodi esimene aruandeaasta on

tavapärasest pool aastat pikem, kestes 01.01.2014- 30.06.2015.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. TAO järelevalve

ekspert

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada

SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot,

Jooksvalt

9.N 31.12.N 15.01.N+1 31.01.N+1 10.02.N+1 15.02.N+1

TMO kulude

aastaaruande

projekt TAO-le

ja AA-le.

TAO

kontrollide

aastaaruande

projekt AA-le

ja TMO-le.

Aruande-

aastaga

seotud

auditite

lõpptähtaeg.

TAO/TMO ja

AA vahel

tagasiside

andmine

aruannete

projektidele.

Aruannete

korrigeerimine

ja täiendamine.

TMO kulude

aastaaruanne EK-

le. TAO juhtkonna

kinnitus ja

kontrollide

aastaaruanne EK-

le. Auditi arvamus

ja aastaaruanne

EK-le

TAO

kontrollide

aastaaruande

ja TMO

kulude

aastaaruande

koostamisega

alustamine.

AA

auditeerimi

se

aastaaruan

de projekt

AA-lt

TMO-le ja

TAO-le

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 65/205

65

(rikkumised-

tagastused)

mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude

sertifitseerimise aastaaruandele (vt p 2.2.6).

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande

projekti vastavalt töökorra punktile 2.2.6 ning

esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar

3. TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

MD/AS

koordinaator)

Koostab töökorra punkti 2.2.1 kohaselt koostatud

toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) juhtkonna kinnituse projekti.

Kooskõlastab dokumentide projektid TAO

juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO,

RM RO ja AA juhile.

15. jaanuar

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi

arvamuse projekti ning esitab selle TAO ja TMO

juhile.

31. jaanuar

5. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet

aastaaruannete projektidele.

10. veebruar

6. MD/AS

koordinaator

Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna

kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning edastab

selle DHS-i menetluses TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ning KA juhile

allkirjastamiseks.

10 tp

7. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

AA

Sisestavad aruanded SFC2014 infosüsteemi11. 2 tp

8. KA juht, AA või

TMO

Valideerib12 aastaaruanded SFC2014 süsteemis. 2 tp

9. MD/AS

koordinaator

Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks

SFCS2014 kaudu EK-le13.

15. veebruar

10. MD/AS

koordinaator

Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel

RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele

ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA

kontaktidele.

2 tp

11. MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise

seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või

kommentaaridega.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg.

11 Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin

http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/help/pages/ACCIGJ/ 12 SFC2014-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev

isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik. 13 Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 66/205

66

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kontrollide

aastaaruanne ja

juhtkonna

kinnitus

MD/AS

koordinaator

JIRA / DHS Elektrooniliselt

Kulude

sertifitseerimise

aastaaruanne

TMO ekspert DHS Elektrooniliselt

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite

aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise

tagamise ja kontrollimise protsess

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA osaleb auditi aruannete projektide

koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des

ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud

osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi

2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist

„Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste

menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1.1 AA Teavitab RTK-d JKS auditi läbiviimise alustamisest.

1.2. TAO juhataja

/TRO juhataja

Kui auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja

algatamiskirja TAO vastutavale eksperdile/

juristile/TAO riskijuhtumise ja järelevalve talituse

juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui

auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel,

edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi

kontaktisik).

2 tp

1.3. TAO/TRO

auditi

kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning

vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid.

Etteantud

tähtajaks

1.4. AA Edastab lõpparuande projekti RTK-le

kommenteerimisele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 67/205

67

1.5. TAO

juhataja/TRO

juhataja

Kui auditeeritav on KA/RKA, edastab TAO juhataja

aruande projekti auditi eest vastutavale TAO

kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui

auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel,

edastab TRO juhataja aruande projekti auditi eest

vastutavale TRO auditit kontaktisikule

kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab

vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d auditi aruande

projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi

lõpparuande projektis on antud lõpphinnang

kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi

lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja

teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

2 tp

1.6. TAO/TRO

auditi

kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi

TAO/TRO töötajaid.

Esitab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti

kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

5 tp enne

auditile

esitamise

tähtaega

1.7. TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Veendub, et lõpparuande projekti kommenteerimisse

on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO

osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha.

3 tp

2. JKS auditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles

toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust,

kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA/RKA

osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste

teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA

poolsete tegevuste elluviimise ning kui järeltegevusi

peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste

täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele.

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande

JIRAs ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste

teostamiseks vastutavale TAO eksperdile, infoks

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija).

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

2.2 TAO ekspert Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi

sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi

lõpparuandes toodud informatsiooni

toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp

2.3 Järelevalve

ekspert

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab

auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega

meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta,

Jooksev

tegevus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 68/205

68

(maksete

kontrollija)

mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud,

arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse

tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt

audiitori määratud tähtaja pikkusest). Enne

meeldetuletuse edastamist uurib vastutava TAO

eksperdi käest JKS auditi hetkeseisu kohta.

Kui auditeeritud on KA/RKA-d või on järeltegevusi

KA/RKA-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi

raames, uurib järeltegevuste seisu kohta vastutavalt

TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt

(Norra/EMP puhul saadab alati teadmiseks

Norra/EMP koordinaatorile).

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi

sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO

valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud

TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20

tp.

2.4 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste

piisavusele SFOS-i sisestatud info ning

tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel

vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest

vastutavaid KA/RKA eksperte/juriste. Küsimuste

korral suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste

asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA

seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20

tp jooksul alates auditi saamisest. Vastab järelevalve

eksperdile (maksete kontrollija) e-kirja teel ning

annab teada, kas järeltegevused on olnud piisavad

või mittepiisavad.

20 tp

2.5 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Järeltegevuste piisavuse korral kinnitab need SFOS-

is ning suunab tähelepaneku AA-le hindamisele.

Järeltegevuste mittepiisavuse korral palub

auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või

saadab auditeeritavale tagasi täiendavateks

tegevusteks.

5 tp

2.6 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Salvestab tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei ole

võimalik lisada, Sharepointi auditite kasuta või

JIRA-sse.

5 tp

2.7 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA

esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA

poolset osalemist täiendavate parendustegevuste

planeerimisel ning edastab täiendavad

tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile

piisavuse hindamiseks.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 69/205

69

Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli

punktis 2.4 kirjeldatule. Peale TAO eksperdilt

hinnangu saamist käitub vastavalt antud tabeli

punktis 2.5. kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb

tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning

auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO

eksperdile.

2.8 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab

ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK

2. peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punktile 2.2.5

alapunktile „Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

2.9 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Peab ülevaadet ja ajakohastab 3 korda aastas

(vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist

reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) ülevaate

JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja

võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS

tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste

seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib

tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel

kooskõlastatakse tegevused TAO juhiga.

3 korda

aastas

2.10 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate

tegevustega informatsiooniks TMO-le ning

vajadusel RM RO-le ja AA-le.

3 korda

aastas

3. EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm poolt teostatud

auditite järeltegevuste teostamine

3.1 TAO juhataja Määrab kommenteerimiseks saadetud auditi

lõpparuandele RTK-sisese kontaktisiku.

3 tp

3.2 TAO teenuse

arendamise

ekspert või

TMO ekspert

Tutvub kommenteerimiseks saadetud auditi

lõpparuande tööversiooniga ning koordineerib selles

toodud tähelepanekutele ja soovitustele esmase

hinnangu andmise vastavalt nõutud tähtajale,

kaasates vajadusel teisi osapooli RTK või RMi

osakondadest. Kui auditeeritavaks on RA, RÜ või

PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni

auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi

aruande projektile seisukohtade andmist kaasates

vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA eksperte.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 70/205

70

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO.

3.3 TMO ekspert

või TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Tutvub välisauditi lõpparuandega ning koordineerib

selles toodud tähelepanekutele ja soovitustele

esmase hinnangu andmise, kaasates vajadusel teisi

osapooli RTK või RMi osakondadest. Kui

täiendavad tegevused on vajalikud, koordineerib KA

poolsete tegevuste elluviimist ning kui järeltegevusi

peab ellu viima auditeeritav, teavitab võimalikest

täiendavatest järeltegevustest auditeeritud RA-d,

RÜ-d või PO-d.

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite

moodulisse. Tagab tõendusmaterjalide säilitamise

vastavas auditi kaustas.

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.4 TMO ekspert

või TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Koondab auditeeritavatelt laekuvad vastused ja

koostab auditi läbiviijale vastuskirja tähelepanekute

järeltegevuste teostamise (sh tõendusmaterjalid) või

eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades

hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ning TAO juhiga.

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO ekspert.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.5 TMO ekspert

või TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Kui auditi läbiviija jaoks ei ole järeltegevused

piisavad ning auditi läbiviija esitab täiendavad

nõuded, koordineerib nõude otstarbekuse hindamise

ning sellega nõustudes sõltuvalt auditist, kas:

- koordineerib täiendavate KA/RKA poolsete

tegevuste elluviimisel;

- teavitab võimalikest täiendavatest

järeltegevustest auditeeritud RAd või RÜd

või PO, andes sõltuvalt järeltegevuste

keerukusest üldjuhul aega 30-45 päeva

järeltegevuste teostamiseks;

Lisab auditi läbiviija poolt saabunud vastuse ja

järeltegevusi tõendavad dokumendid või

eriarvamusele jäämise põhjendused auditi kausta.

Teavitab vastuskirjaga auditi läbiviijat KA/RKA

otsustest ja tegevustest, kooskõlastades vastuse TAO

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg

/30-45 kp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 71/205

71

riskijuhtumise ja järelevalve talituse juhataja ning

TAO juhiga.

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO ekspert.

3.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab

ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK

2. peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punktile 2.2.5

alapunktile „Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg

3.7 TMO ekspert

või TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Auditi läbiviijalt auditi järeltegevuste lõpetamise

kirja saabudes lisab selle auditi kausta ning teostab

järeltegevused SFOS-is (sh lisab SFOS-i teostatud

järeltegevused ja auditi läbiviija seisukohad nende

piisavusele ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA poolt

auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO ekspert.

3 tp

4. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti

kommenteerimine

4.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise

alustamisest

4.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi

kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

2 tp

4.3 TRO auditi

kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning

vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid, sh hangetega seotud

küsimustes kaasab vastamisse TAO hangete

valdkonnajuhi.

Etteantud

tähtajaks

4.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le

kommenteerimisele.

4.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO

auditi kontaktisikule kommenteerimiseks ning

teadmiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

2 tp

4.6 TRO auditi

kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi

TAO/TRO töötajaid, sh hangetega seotud

tähelepanekute kommenteerimisel kaasab alati TAO

hangete valdkonna juhi.

5tp enne

auditile

vastamise

tähtaega

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 72/205

72

Esitab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti

kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

4.7 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Veendub, et auditi lõpparuande projekti

kommenteerimisse on kaasatud kõik asjakohased

osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha.

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele

järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et

ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks

asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse

ümarlauast ka meetme rakendusasutuse esindajat,

kelle osalemine on vabatahtlik).

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta

koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis

sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse

JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaula

protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele

osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp

4.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande

4.9 TRO

juhataja/TRO

auditi

kontaktisik

Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO

talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO

juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

4.10 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas

edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti

alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi

lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK

3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud

järelevalvemenetlusena).

2 tp

4.11. Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta

esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise

aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale

järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Koheselt

10 tp auditi

aruande

saamisest

5. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja

kontrollimine

5.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse

hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis

3 korda

aastas

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 73/205

73

„Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide

ning projektiauditite järeltegevuste

menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh

arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdi (maksete kontrollija)

poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste

teostamise hetkeseisu kohta.

5.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite

järeltegevuste koondülevaate koostamist

meeldetuletuse RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le)

või PO-le saamaks ülevaadet teostatud

järeltegevustest ja järeltegevusi takistavatest

asjaoludest. Kui RTK projektiauditi järeltegevuse

teostamine on suunatud järelevalve eksperdile

lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu

kohta järelevalve eksperdilt. Esitatava päringu

aluseks on kesksüsteemi aruande põhjal

koostatud analüüs järeltegevuste hetkeseisust

(AA mittekinnitatud tähelepanekute ja üle tähtaja

juhtumitest), eesmärgiga tagada tähelepanekute

sulgemine ja selgitada välja võimalikud tekkida

võivad erimeelsustega ja lahendamatuks

muutuvad kaasused RTK menetluses olevate

järeltegevuste osas vaatab täiendavat infot ka

JIRA konkreetse auditi tööülesande juurest.

Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole

SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt

sisestada, määrates ühtlasi sisestamise tähtaja.

Koondab RÜ-lt/TRO-lt (vajadusel RA-lt) saadud

info alusel andmed järeltegevuste teostamise

arvestusse (Excel) ning hindab järeltegevuse

teostamise piisavust, sh SFOS-is, kaasates

hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna

eksperdi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.

Saadab AA-le e-kirja teel tulemused teostatud

analüüsist, palvega AA-l hinnata SFOS-i

sisestatud järeltegevuste piisavust.

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse

osas jäävad osapooled (AA ja RÜ/RA/PO)

eriarvamusele, edastab erimeelsusega kaasusega

seonduva info TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga

lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest

vastutava(d) KA/RKA ametniku(d).

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 74/205

74

5.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses

KA/RKA seisukohta, koordineerib KA seiskoha

kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks

asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud

osapooltele KA/RKA lõpliku seisukoha üldjuhul

30 päeva jooksul.

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega

(AA, KA, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et

osapooled ei suuda omavahel kokkuleppele

jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks

erimeelsusega seotud tähelepaneku

lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua

koosolekule asjakohase TAO valdkonna

eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud

küsimuses TAO hangete valdkonnajuhi.

30 tp

5.4 TAO valdkonna

ekspert / hangete

valdkonna

juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA seisukoha,

kooskõlastades see oma vahetu juhi, TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning

TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA

seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete

kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte,

fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja

võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel

fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka

katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi

nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on

katte taotlemine Vabariigi Valitsuse

sihtotstarbelistest reservist või on tegemist

valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma

kuluga). Vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale

kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve

eksperdile.

Kokkulepitu

d tähtajaks

5.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde

ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud

juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad

lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil.

Vajadusel saadab RÜ/RA/PO-le meeldetuletuse.

Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual

2 tp,

jooksev

tegevus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 75/205

75

kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajat.

5.6 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud

kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei

ole võimalik lahendada, algatab kaasuse

lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust

menetletakse edasi vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.1 alapunktile

„Administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

5 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

JKS auditite järel-

toimingutega seotud info

ja tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOS-is;

DHS

Elektrooniliselt

Projektiauditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

EK, Euroopa

Kontrollikoja jt auditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

Finantsmõjuga

erimeelsuste aruteludega

seotud dokumendid

Auditite

kontaktisik

DHS Elektrooniliselt

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste

likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja

erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate

finantskorrektsioonide menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on:

1) Sätestada KA/RKA tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja

kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on Eestile maksed

peatatud või on oht maksete peatamiseks.

2) Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute

tasumise korraldamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 76/205

76

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete

peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS

puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku

seotud osapooltega (KA/RKA, AA, RA, RÜ)

probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise

tegevuskava kokku leppimiseks. Korraldab

koosoleku protokollimise, edastab protokolli

osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või

Sharepointi auditite kausta.

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga

administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja

tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava

esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK

siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA juhatajale

kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise

auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või

VV-le arutamiseks esitamiseks.

KA/RKA ja TAO juhataja nõusolekul annab

järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel

KA väljamaksete siseriikliku keelamise vastavalt

TPK peatüki 2 alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1

alapunktile „Väljamaksete siseriiklik peatamine ja

keelamine“.

10 tp

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine

2.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

üksuse juhataja

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse

lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja

projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le)

finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i

sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i

sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et

tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise

aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest

tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale

tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“

juurde lisada märkus „Summa kaetakse

riigieelarvest“.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 77/205

77

Edastab e-kirja projekti TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ja seejärel KA/RKA juhile

väljasaatmiseks. RTK poolt rakendavate meetmete

osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud

kaasuse info.

2.2 KA/RKA juht Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-

kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja

AA-le). RTK poolt rakendatavate meetmete osas

saadab kinnituse TRO juhile, TAO juhile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhtajale.

3 tp

2.3. TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate

meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve

eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste

teostamiseks.

2 tp

2.4. Järelevalve

ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab

SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise

aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil.

2.5 Tagasimaksmise

eest vastutav

asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite

leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga

seotud vahendid määratud tähtajaks KA/RKA poolt

määratud kontole.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud

tähtajaks

2.6 Järelevalve

ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata

mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete

katmiseks, mida ei ole võimalik Euroopa

Komisjonile või muule doonorile jagamiseks

esitada või mille osas on Euroopa Komisjoni

või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte

jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku

toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida

pole toetuse saajalt sisse nõutud, kuigi esineb

struktuuritoetuse seaduse §-s 45 nimetatud

finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM § 23

lg 4 erand).

3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on

otsustatud nõuet toetuse saajale mitte esitada

või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid

ei ole võimalik Euroopa Komisjonile

sertifitseerida (sh punktis 2.4 lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale kooskõlastamiseks.

1 kord

aastas

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 78/205

78

2.7 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja

summad, küsides vajadusel järelevalve eksperdilt

täiendavat informatsiooni. Kooskõlastab eelnõus

fikseeritud juhtumid.

5 tp

2.8 Järelevalve

ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM-le

finantsosakonnale esitatava taotluse KA juhile

allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO

riskijuhtumise ja järelevalve üksuse juhataja kui

TAO juhi.

2.9 KA juht Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse.

5tp

2.10 RTK

finantsarvestuse

osakonna RMi

valitsemisala

talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-

riigikassas.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud

tähtajaks

2.11 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete

teostamist RA kontodele, teavitab järelevalve

ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d summade

laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse

laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda.

Kontrollib, kas laekumised on sisestatud ja

registreerib laekumise KA/RKA sisemises

arvestuses.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel

sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

laekumise SFOS-i. Registreerib laekumise

KA/RKA sisemises arvestuses ja edastab info

tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ning

projekti koordinaatorile.

Jooksvalt

Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning

administratsiooni vigadest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsessiga

kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koosoleku

protokollid

Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 79/205

79

Tegevuskava Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Sihtotstarbelis

e reservi

taotus

Järelevalve

ekspert

DHS Elektrooniliselt

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise

ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning

väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine,

sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite

kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine.

Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on kooskõlas

ühissätete määruse artikliga 126 ja abifondi määruse artikliga 33 kulude esitamine (so

vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le ning

Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4. Toetuse

EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ühissätete

määruse artikliga 147 ja abifondi määruse artikliga 57.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ühissätete määruse

artikli 126 punktis d ja abifondi määruse artikli 33 punktis d nõutud peakontode

raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RAHAVOOGUDE PLANEERIMISE PROTSESS

1.1. Struktuurivahendite ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-

riigikassa kontode avamine

1.1.1 TMO

finantsspetsialist

Uue e-konto avamiseks koostab ametliku kirja

RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas

avada.

TMO e-konto avamise kirja edastab TMO

finantsspetsialist dokumendihaldussüsteemis

TMO juhatajale allkirjastamiseks.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja

5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TMO juhataja Digiallkirjastab e-konto avamise kirja. 1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 80/205

80

1.1.3 RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele.

Vajadusel määrab kontole e-riigikassa ja SFOS-i

vahelise automaatse sõnumivahetuse. Teavitab

TMO juhatajat konto avamisest.

Esimesel

võimalusel

1.2. Programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi

väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks

ja 20. novembriks.

1.2.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne

FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-

kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste

prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas

tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes

arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu

toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel

prognoose.

Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks

päev enne väljamaksetaotluste prognoosi

esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

Vajadusel

vähemalt 2

nädalat enne

prognoosi

esitamise

tähtaega

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi

prognoosid tähtaegselt.

TMO

määratud

tähtajaks

1.2.3 TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp

1.2.4 Norra/EMP SA

juht

Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp

1.2.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO

süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva

väljamaksetaotluste prognoosi FMOle

rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20.

veebruariks,

20. aprilliks,

20.

septembriks

ja 20.

novembriks

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA kontodele

Toetuste väljamaksed tehakse läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/ programmi PO

kontolt. TMO kannab vahendid RAde kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse

andjalt.

1.3.1 TMO

finantsspetsialist

Toetuse laekumisel kannab SF vahendid

vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme

tegevuse summadele vastava RA e-kontole.

20 tp

1.3.2 TMO

finantsspetsialist

Norra ja EMP toetuste laekumisel kannab

vahendid vastava TMO programmi kontole.

Seejärel tuvastab SFOSist (SFCS väljavõtte

alusel) toetuse saajatele tehtud väljamaksete

14 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 81/205

81

summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks

laekunud summaga vastava PO e-kontole.

Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid

kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud

maksetele. TA-le laekunud summa kannab täies

mahus PO e-kontole.

1.3.3 TMO

finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp

2. TOETUSE ANDJATELE KULUDE ESITAMISE14 JA SERTIFITSEERIMISE

PROTSESS

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2.1.1

TMO

finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise

põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need

TMO juhatajale kinnitamiseks. Uuendab

dokumente vastavalt vajadusele.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.1.2 TMO juhataja Digitaalallkirjastab põhimõtted, aruannete

vormid ning nende muudatused.

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt

vajadusele aruannete koostamisel. Selliseid

muudatusi TMO juhataja eraldi ei allkirjasta,

kuna kinnitab tehtud muudatused aruannete

allkirjastamisega.

5 tp

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide

tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused

kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse

struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga ning

Norra/ EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised

finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude

vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja

arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2.2.1 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-is vajalikud aruanded pärast

aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või

PO eest vastutavale TMO ametnikule

analüüsimiseks.

5 tp

2.2.2 RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide

vahearuannet vastavalt kulude esitamise

põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja

analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga

nende saamisel.

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide

vahearuandesse lisatud info terviklikuks

analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste

finantsmõju avaldumist vastavalt kulude

esitamise põhimõtetele.

15 tp

14 so vahemaksetaotluste esitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 82/205

82

Kulude esitamisele olulist mõju omavate

probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja

TMO finantseksperti, et tagada täiendavate

meetmete rakendamine vastavalt töökorra punkti

2.2.5 alapeatükile „Olulised puudused JKS-is

ning maksete peatamine“.

Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks

TMO finantseksperdile.

2.2.3 TMO

finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab

stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel

laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui

kontrollide vahearuande koostamise käigus

selgub, et läbi viidud kontrollid, järelevalve ja

auditid ei anna piisavat kindlust kulude

sertifitseerimiseks, annab selles teada TMO

juhatajale. TMO juhataja teavitab sellest TAO

juhatajat, kes korraldab täiendavate kontrollide

läbiviimise. Juhul kui täiendavaid kontrolle

TAO, RÜ või PO poolt läbi ei viida, võib TMO

ise kontrolli läbi viia edastades kontrolli

tulemused teadmiseks ka TAO-le.

10 tp

2.2.4 TMO

finantsekspert/

RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Veendub, et töökorra punkti 2.2.5 alapeatüki

„Olulised puudused JKS-is ning maksete

peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad

meetmed on piisavad kulude esitamise

jätkamiseks vahemaksetaotluste või

vahefinantsaruannete raames.

Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja

rakendamise tulemused kontrollide

vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO

juhatajale kinnitamiseks.

5 tp

2.2.5 TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/

palub täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.

3 tp

2.2.6 TMO RÜ või PO

eest vastutav

ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele

KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide

vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride

esitamiseks.

1 tp

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 83/205

83

2.3.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli

kontroll-lehe vormi ja EK vahemaksetaotluse

kontroll-lehe vormi ja edastab need

kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.3.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehed digitaalallkirjaga. 5 tp

2.3.3 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi

(üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete

kontrolliks vajalikud aruanded.

3 tp

2.3.4 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide

vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude

peatamised.

2 tp

2.3.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib RÜ alusandmeid e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi

info alusel SFCS väljavõte) andmetega vastavalt

kontroll-lehele. Kui RÜ alusandmed ei vasta e-

riigikassa ja SFOS-i andmetele, esitab vajadusel

järelepärimise RÜ-le.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab

kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks II

kontrollile

7 tp

2.3.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS väljavõtetega ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel SFCS väljavõte),

kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on

finantskorrrektsioon nõutud summas lisatud või

on kulude sertifitseerimisest maha arvamise

põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus

kulude sertifitseerimise peatamiseks on

lahendatud.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Genereerib SFCS-ist EK vahemaksetaotluse

aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse

fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK

vahemaksetaotluse kontroll-lehele võttes arvesse

kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste

infot.

Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed

SFC2014 süsteemi. Koostab kontroll-lehe ja

edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

7 tp

2.3.8 TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse

koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 84/205

84

2.3.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis.

1 tp

2.3.10 TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis EK-le.

1 tp

2.3.11 TMO

finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi

kuluaruannete moodulisse.

1 tp

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

Kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta esitab EK-le KA

koos punktis 2.2 toodud aruannetega hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15.

veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta

täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames

esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja

TAO kontrollide aastaaruande infot.

2.4.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise

aastaaruande kontrollimiseks kontroll-lehe vormi

ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO

juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.4.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe vormi digitaalallkirjaga. 5 tp

2.4.3 TMO

finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele

täiendavad peatamised vastavalt kontrollide

vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka põhjendatud

arvamustega.

7 tp

2.4.4 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise

aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi,

genereerib uue aruande.

2 tp

2.4.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide

vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja

AA auditeerimise aastaaruande andmetega

vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel küsib

lisainfot.

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamisteks ning edastab II kontrollile (teisele

finantsspetsialistile või finantseksperdile).

5 tp

2.4.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid arvestades kogu asjaomase

informatsiooniga. Edastab e-kirja teel korrektse

kulude aastaaruande projekti TMO juhatajale.

5 tp

2.4.7 TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude

aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA

juhatajale.

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 85/205

85

2.4.8 TAO ja AA Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude

sertifitseerimise aastaaruande projektile vastavalt

töökorra punktile 2.2.3.

5 tp

2.4.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad

mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud

infole ning genereerib SFCS-s kulude

sertifitseerimise aastaaruande uuesti.

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

ja täidab kontroll-lehe (vastavalt teise veeru).

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamiseks ja summad.

Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info

SFC2014 süsteemi.

Kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks

TMO juhatajale.

5 tp

2.4.10 TMO juhataja Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi.

Allkirjastab korrektsete kontroll-lehe ja edastab

sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10.

veebruariks TAO juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande

SFC2014 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

10.02/

15.02

2.5. Sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et neile esitatud finantsaruannetes

toodud andmed on õiged.

2.5.1 TMO

finantsekspert

Perioodi alguses koostab ja edaspidi vajadusel

uuendab finantsvahearuande kontroll-lehe vormi

ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.5.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

2.5.3 PO/RÜ Sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja

esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda

aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli

– 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande

perioodi lõpust.

Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-

kontodel teenitud intressi.

31.07/ 31.01

2.5.4 TMO

finantsspetsialist

Kontrollib finantsvahearuande e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõtted), SAPi (SFCS

väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS

väljavõtted) andmetega kooskõla vastavalt

kontroll-lehele. Kui finantsvahearuande info ei

vasta e-riigikassa, SAPi ja SFCS andmetele,

esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub

teha vajadusel parandused.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 86/205

86

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste

fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande

tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on

väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis

võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja.

Kontroll-lehel toob välja kulude

mittesertifitseerimise põhjused ja

mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2

tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab kontroll-lehe

ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.

2.5.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib finantsvahearuannet vastavalt

kontroll-lehele. Vajadusel küsib kontroll-lehe

täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

5 tp

2.5.6 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe ja finantsvahearuande üle.

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.5.7 Norra ja EMP

SA juht

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe ja

allkirjastab finantsvahearuande paberil.

1 tp

2.5.8 Programmi eest

vastutav TMO

ametnik

Kinnitab FMO süsteemi sisestatud info hiljemalt

2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande

kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud

pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja

PO juhtimiskulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide

juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2.6.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Analüüsib TAO kulusid ja programmide

juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi

tulemused kajastatakse kontrollide

vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes

koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude

ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks

kuludokumentide alusel.

31.12

2.6.2 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Koostab kontroll-lehe võttes aluseks juhendi

„Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste

menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad

kontroll-lehed ja edastab selle kinnitamiseks

TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.6.3 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 87/205

87

2.6.4 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud

kuludokumendid.

Kontrollib kuludokumente vastavalt kontroll-

lehele, toob välja puudused. Vajadusel küsib

TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab

kontroll-lehe ja edastab II kontrollile.

17 tp

2.6.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kontroll-lehel kajastatud infot.

Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.6.6 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe üle. Allkirjastab digitaalselt

korrektse kontroll-lehe.

2 tp

2.6.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha

korrektsioonid.

1 tp

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-

de üle.

2.7.1 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt

kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud

kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA

järelkontroll. Töötab välja kontrollakti ja

kontroll-lehe vormi. Võimalusel kasutab RKA

kontroll-lehti.

31.12/

vastavalt

vajadusele

2.7.2 TMO

finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe vormi

ning kontrolli valimi.

5 tp

2.7.3 TMO juhataja Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab

kontrollakti ja kontroll-lehe vormi.

5 tp

2.7.4 TMO

finantsspetsialist

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud

küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi

TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga.

Vormistab kontrolli tulemused kontrollaktis

tuues välja tähelepanekud ja vajalikud

järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA

juhatajale kommenteerimiseks.

20 tp

2.7.5 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab

nendele ja täiendab kontrollakti ja kontroll-lehte.

Saadab kontrollakti ja kontroll-lehe

kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja

kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp

2.7.6 TMO

finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud ja

järeltegevused on asjakohased ning et olemas on

piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast

järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava

kindluse kulude sertifitseerimiseks.

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe.

5 tp

2.7.7 TMO juhataja Digiallkirjastab kontrollakti ja kontroll-lehe. 5 tp

2.8 Sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 88/205

88

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide

lõpparuanded. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt

rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi

juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja

selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt

etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud

(võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse

maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest,

FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi

makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või

tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale

lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse

on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra

finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

Rakendus-

määruses

sätestatud

tähtajaks

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ühissätete määruse artiklile 147 on tagasimaksenõude tähtaeg tagasimaksenõude

koostamisele järgneva teise kuu viimane päev.

2.9.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole

tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2.

peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5

alapunkti „Lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud

kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i

finantsosakonnale vahendite VV

sihtotstarbelisest reservist või vajadusel

erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas

VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes

tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud

osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku

leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse.

Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga

teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava

koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja

toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks

ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui

vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV

on reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

Toetuse

tagasimaks

mise

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 89/205

89

2.9.2 TMO

finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb

vajadusel täiendused.

Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-

riigikassas.

1 tp

2.9.3 TMO juhataja Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele

või kooskõlastab reservi taotluse.

Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude

tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus

on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel

väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse

kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev

ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium,

kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1)

katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala

eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunktile „Lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“.

Jooksev

tegevus/

kokkulepitu

d tähtajaks

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise

seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -

aruandluse juhend“ ja iga RA valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK

finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord

aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit

koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise

juhendist.

2.11.1 Väljavõtete

võrdlemise eest

vastutav TMO

ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja

raamatupidamisprogrammi väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK

finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse

vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis.

31.12

2.11.2 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuu

väljamaksed SFCS andmete alusel. Edastab

tabeli vastava fondi eest vastutavale ametnikule

andmete esitamiseks ja sisestatud andmete

kontrollimiseks.

3 tp

2.11.3 Vastava fondi

eest vastutav

TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt ja

FMO-lt laekunud summad. Kontrollib

finantstabelisse sisestatud väljamaksete info

vastavust e-riigikassa RÜ ja PO kontodel

toimunud väljamaksetele (SAPi info alusel SFCS

väljavõte alusel). Ebatäpsuste tuvastamisel

teavitab RÜ-d, PO-d ja vajadusel teisi KA/RKA

3 tp/ 2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 90/205

90

ametnikke puudustest. Vajadusel parandab

finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli

täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja

teel korrektsete andmete sisestamisest

finantstabelisse.

2.11.4 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt

kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile.

10 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud kulude

esitamise ja

sertifitseerimise

põhimõtted

TMO

finantsekspert

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO -

Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Kinnitatud

kontrollide

vahearuande vorm

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint -

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Kinnitatud kontroll-

lehed

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kontroll-lehed

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kulude

sertifitseerimise

aastaaruanded

TMO RÜ eest

vastutav

ametnik

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

finantsvahearuanne

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

lõpparuande

finantslisa

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

korralduse eelnõu

materjalid

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Teavituskiri

tagasinõutavast

summast

vastutavale

asutusele

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 91/205

91

Vastuskiri toetuse

andjale

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Finantstabel TMO

finantstabeli

täitmise eest

vastutav

ametnik

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO –

Finantstabel

Elektrooniliselt

2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja

uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA poolt

toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide

asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või

juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise

või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele

kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt

toimivusanalüüsi koostamise protsessi raames kooskõlas töökorra punktiga 2.2.1 „ KA

struktuuritoetuste administratsiooni toimivusanalüüsi koostamine“.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess

1.1 TAO ekspert/

talituse juhataja

(edaspidi

juhendi

omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga

seotud KA/RKA poolt välja töötatud juhendi asja- ja

ajakohasust tuginedes aasta jooksul kogunenud

parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis

tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi

uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi,

informeerides sellest TAO teenuse arendamise

eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust.

Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue

koostamisest toimivusanalüüsis (vt p 2.2.1).

Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab

valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord

aastas

1.2 Juhendi omanik Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle

seotud KA/RKA osapooltega, vastutava talituse

juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab

juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab

juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-

dele ja RÜ-dele ning PO-dele.

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-

kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult

tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osapoole

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 92/205

92

1.3 Juhendi omanik Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud

tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse.

Kooskõlastab e-kirja teel juhendi uue versiooni

asjakohaste KA/RKA ekspertide ja juristidega ja

TAO juhatajaga.

30 tp

1.4 Juhendi omanik Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning

kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja

ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi

Sharepointi.

2 tp

1.5 Kommunikat-

sioonispetsialist

Paneb juhendi ekstranetti ja saadab infot kuukirjas. 3 tp

2. KA/RKA õigusaktide koostamise ja muutmise protsess

2.1 TAO õigusakti

valdkonna eest

vastutav

ekspert/jurist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või

muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud

isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku

heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi

läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste

asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud

tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui

kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab

ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.2 TAO jurist Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab

need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel

kommenteerimiseks, sh vahetule juhile, TAO

juhatajale ja KA/RKA juhile ja RM RO-le.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos

seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele

kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi

mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu

RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab

saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused,

kui arvestatakse kommentaariga. Kommenteerijatele

saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise

kohta e-kirjaga.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab

DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes

saadab eelnõu Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse

istungile edastamiseks.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos

seletuskirjaga teavituse listidesse [email protected] ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele ja KA

infokirjas esitamiseks

Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja

seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 93/205

93

struktuurivahendite kodulehel

www.struktuurifondid.ee/ või

https://eeagrants.fin.ee/ uuendamiseks.

Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga

Sharepointi.

2.6 TAO valdkonna

eest vastutav

ekspert/jurist

Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti

muudatusi.

Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva

korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna

võrgustikule.

Järgmise

kuu

jooksul

2.7 Kommunikatsio

onispetsialist

Uuendab kodulehel www.struktuurifondid.ee või

https://eeagrants.fin.ee/ jõustunud õigusakti linki ja

lisab seletuskirja.

5 tp

3. Euroopa Liidu kohtu menetlustes osalemise protsess

Igal liikmesriigil on võimalik esitada Euroopa Kohtule eelotsustusmenetluses ja

kohtumenetluses kirjalikult ja/või suuliselt oma valitsuse seisukohad. Euroopa Kohus esitab

kõik eelotsusetaotlused Välisministeeriumisse (VÄM), kes edastab need ministeeriumitele,

kellel on 2 nädalat aega analüüsiks (Eesti huvide või nende puudumise kaardistamiseks).

Välisministeerium paneb saadud sisendi alusel kokku riigisisese seisukoha Euroopa Liidu

koordinatsioonikogule ja VV jaoks ning edastab selle Euroopa Kohtule.

3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab

koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse

taotluse kohta seisukoht.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse

kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab

esitada arvamuse eelotsuse küsimuste kohta, koostab

seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa

Kohtule esitab seisukoha VÄM.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3.3 TAO jurist või

valdkonna

ekspert

Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud

oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa

Kohtu istungil koos VÄM esindajaga.

Vastavalt

vajadusele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koostatud/

muudetud juhend

TAO juhendi

koostanud või

juhendit

uuendanud

ametnik

Sharepoint - välisvahendid – SV

2014-2020 – KA juhendid -

vastav alakataloog

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 94/205

94

Õigusakt või

selle muudatus

koos

seletuskirjaga, sh

kommentaaride

tabeliga

TAO jurist Sharepoint - välisvahendid – SV

2014-2020 – 2014+ STS ja

horisontaalsed õigusaktid;

Eelnõude infosüsteem (EIS),

http://eelnoud.valitsus.ee/

Elektrooniliselt

Õigusakti ametlik

tõlgendus

RO jurist DHS Elektrooniliselt

Euroopa Kohtule

seisukoht

RO jurist Eelotsuste menetluse AB

(andmebaas)

https://rakendused.vm.ee/eelo/

Elektrooniliselt

2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse

artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise

memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos

asjakohaste funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning

rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO

funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B).

Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja

NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Norra/EMP

koordinaator

Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B

muutmiseks, koostab vastava lisa muudatuse

esialgse versiooni koostöös asjasse puutuvate

osapooltega.

10 tp

2. Norra/EMP

koordinaator

Koostab MoU lisa A või lisa B muudatuste

lõpliku sõnastuse ja edastab selle e-kirja teel

aktsepteerimiseks või täienduste tegemiseks

TAO juhatajale ja juristile.

3 tp

3. TAO

juhataja/jurist

Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku

sõnastuse.

5 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Koostab ametliku kirja, mis edastatakse

ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le.

3 tp

5. RKA juht Allkirjastab ametlikud muudatused ja edastab

FMO-le ja RM-ile.

5 tp

6. Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU

muudatuse sõnastusele korraldab neile

vastamise.

FMO max 2

kuud + meie

vastamine 10

tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 95/205

95

7. Norra/EMP

koordinaator

Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud

edastab info kõigile siseriiklikele asjasse

puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab

muudetud MoU koos lisadega

kommunikatsioonispetsialistile palvega see

kodulehele www.eeagrants.fin.ee üles laadida.

FMO poolt

meie

kommentaari

de üle

vaatamine 10

tp + 2 tp

kõigile info

edastamiseks

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

MoU lisade kinnitatud

muudatused koos

asjakohaste

täiendavate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks

RKA-le.

Vastavalt

vajadusele

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu muudatuse

kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik

osapooled peavad muudatusi hindama mh

arvestades nende mõju programmi tulemustele ja

eesmärkidele.

Peale ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-

kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või

täienduste tegemiseks.

10 tp +

aeg, mis

kulub

lisaks kui

kellelgi on

kommenta

are PO-le

3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud

versiooni RKA-le.

3 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks

FMO-le.

3 tp

5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise

sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult

programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le

kinnitamiseks.

Max 2

kuud

6. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise

kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 3

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 96/205

96

juhistele FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO

infosüsteemi väliselt.

7. RKA juht Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi

väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise.

1 tp

8. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi

väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu

muutmise FMO-le ja koopia vastavale PO-le ning

teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui

kinnitamine käib FMO infosüsteemis, edastab

kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele

osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).

3 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Programmilepingu