Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021

Dokumendiregister	Riigi Tugiteenuste Keskus
Viit	1-2/238
Registreeritud	02.11.2022
Sünkroonitud	13.11.2024
Liik	Käskkiri
Funktsioon	1 Üldjuhtimine
Sari	1-2 Üldkäskkirjad
Toimik	1-2/2021
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat
Saabumis/saatmisviis
Vastutaja	Maaja Pontus (Riigi Tugiteenuste Keskus, Peadirektorile alluvad osakonnad, Personali- ja haldusosakond)
Originaal	Ava uues aknas

Dokument on kokkuvõtte tegemiseks liiga mahukas (544017 tm).

Failid

1-2_0238_Riigi_Tugiteenuste_Keskuse_toetuste_valdkonna_töökorra_kinnitamine_programmiperioodiks_2014-2020_2021.asice

KA_RKA_töökord_kinnitamisele_okt2021.pdf

RTK_käskkiri_KA_RKA_töökorra_kinnitamine_2021_3.pdf

KA_RKA_töökord_kinnitamisele_okt2021.pdf

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 1/240

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA

TÖÖKORD

PROGRAMMPERIOODIKS 2014-2020/2021- 2022

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 2/240

Andmed dokumendi muutmise kohta

Staatus

(algne/

täiendatud/

kehtetu)

Jõustumise

kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Algne 01.11.2019 Algse täisversiooni loomine.

„Struktuurivahendite korraldusasutuse tööprotsessid

programmperioodiks 2014-2020“ on algselt koostatud

Rahandusministeeriumi poolt 09.07.2014 ning töökorda

on muudetud 05.05.2016. Seoses struktuurivahendite

korraldusasutuse/riikliku kontaktasutuse ja Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse

üleminekuga Riigi Tugiteenuste Keskuse koosseisu

alates 01.09.2018 on Riigi Tugiteenuste Keskuses

kinnitatud käesolev töökord esmakordselt. Töökord

arvestab soovitustega, mis on korraldusasutusele tehtud

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi nr JKS-21/2018

raames.

Samuti võtab töökord arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustuvad

alates 01.11.2019. Sellest tulenevalt kajastab töökorra 3.

osa toetuste rakendamisega seotud protsesse, mis

varasemalt on suures osas olnud kajastatud töökorras

„Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise

osakonna tööprotsessid rakendusüksuse ülesannete

täitmiseks prioriteetsetes suundades „Sotsiaalse

kaasatuse suurendamine“, „Haldusvõimekus“, „Väikese

ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja

piirkondade konkurentsivõime tugevdamine“,

„Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“ ja „Tehniline abi“

ning enim puudust kannatavate isikute abifondi

rakenduskava 2014-2020 tehnilise abi rakendamisel“.

Muudatus

(versioon 2)

01.04.2020 Töökorra muudatus tuleneb SA Archimedese ja SA

Innove rakendusüksuste funktsioonide liitmisega Riigi

Tugiteenuste Keskusse alates 01.04.2020. Lisaks on

tööprotsesse ka muus osas asja- ja ajakohastatud.

Töökorra muudatus võtab arvesse Riigi Tugiteenuste

Keskuse siseseid struktuurimuudatusi, mis jõustusid

alates 01.04.2020 ning millega seoses loodi struktuuri

juurde kommunikatsiooniosakond, olulises osas

suurenesid toetuste arendamise osakonna riskijuhtimise

ja järelevalve talitus, teenuse disaini talitus ja toetuste

korraldamise talitus ning toetuste rakendamise osakonda

lisandus kolm uut talitust - elukestva õppe talitus, tööelu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 3/240

talitus ning kõrgharidus ja teadus talitus. Töökorda

lisandus rakendusüksuse ülesannete täitmine järgmiste

prioriteetsete suundade meetmetes: „Ühiskonna

vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“,

„Tööturule juurdepääsu parandamine ja tööturult

väljalangemise ennetamine“ ja „Kasvuvõimeline

ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus“.

Eelnevast tulenevalt kajastab töökorra 2. osa

kommunikatsiooniosakonna ülesandeid, asjakohastatud

on toetuste arendamise osakonna talituste ülesannete

protsesse ja 3. osas on ühtlustatud Riigi Tugiteenuste

Keskuse, SA Innove ja SA Archimedese rakendusüksuste

ülesannete täitmise parimad praktikad.

Muudatus

(versioon 3)

13.11.2020 Töökorra muudatusega on ühtlustatud tööprotsesse

osakondade ja talituste vahel, et tagada sarnased

praktikad sarnastes töölõikudes.

Töökorra 2. osas on uuendatud järgmisi protsesse:

Toetuste andmise tingimuste õigusaktide

ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsessi, mis on

toodud keskselt haldamiseks teenuse disaini talitusse, kus

tagatakse toetuse arendamise osakonna ja toetuste

rakendamise osakonna ühtne seisukoht ja vastuse

koostamine;

Lisandus Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismide toimivusanalüüsi koostamise

protsess;

Rikkumiste ja auditite peatükke on asjakohastatud

vastavalt korraldusasutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditis välja toodud tähelepanekutele;

Koolitus- ja arendustegevuste haldamise protsess on

ajakohastatud ja kohaldub tervele toetuste valdkonnale;

Andmekvaliteedikontrolli põhimõtteid on asjakohastatud

ning see kohaldub nüüdsest ka Norra ja Euroopa

Majanduspiirkonna finantsmehhanismidele;

SFOS arendusettepanekute hindamise protsess on

uuendatud vastavalt loodud hindamismudelile.

Vaiete protsessis on uuendatud vastavalt tänasele

tööjaotusele.

Töökorra 3. osas on täpsustatud protsessi, kui taotluse

täies mahus rahuldamine ei ole võimalik;

Otsustusprotsess osas on ajakohastatud DHS-s

otsuse/lepingu kinnitamise töövoogu ning on lisatud

protsessi kirjeldus, kuidas toimub toetuse taotluse

rahuldamise otsuse muutmise ettepaneku menetlemine

juhul, kui koordinaator algatab selle protsessi;

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 4/240

Maksetaotluse ja ettemakse aruande menetlemise

protsessi on ajakohastatud, sh. tasaarveldamise protsessi

finantskorrektsiooni otsuse alusel.

Riigihangete kontrolli protseduuri peatükis on

täpsustatud eelnõustamise protsessi ning riigihangete

kontrollimise protsessi. On lisatud selgitus, et kui

riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik

maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28

lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse

piirmäära, siis riigihanget ei kontrollita. Hankelepingute

täitmise lauskontrolli enam pole, vaid toimub

konkreetsete lepingumuudatuste õiguspärasuse

hindamine. On kajastatud uusi hankekontrollide

suunamiste tähtaegu. Tabelit 1 „ Riigihangete kontrolli

ulatus“ on ajakohastatud, sh. on kirjeldatud, millistel

juhtudel II tasandi kontrollija võib teha riskipõhist

kvaliteedikontrolli. Tegevuste kohapealse kontrolli

protsessi on täiendatud (sh. on kirjeldatud kohapealsete

kontrollide plaani ning kontrollaktide kinnitamise

protsess JIRA-s) ning on muudetud sellega seotud

termineid (nt. paikvaatluste asemel kohapealsed

kontrollid, protokollide asemel aktid) nii töökorras kui ka

korrale lisanduvates dokumentides. Töökorra alapeatükis

3.3. on nõuetele mittevastavuse protsessi asemel

kasutusel mõiste järelevalvetoimingud.

Järelevalvemenetluse protsessi on ajakohastatud.

Läbivalt on protsesse ühtlustatud ka

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnaga

kaastäidetavate tegevuste kirjeldustes.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 5/240

Muudatus

(versioon 4)

15.04.2021. Töökorra 1. üldosas on täpsustatud töökorra

kasutusulatust, sh. on muudetud RTK TRO talituste

nimed vastavalt 01.04.2021 muutunud RTK struktuurile

(vt. joonis 1), on uuendatud viide SF meetmete

nimekirjale ja on täiendatud KA töökorra lisade

nimekirja.

Töökorra 2. osas on täpsustatud alapeatükis 2.1 Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja

kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA

kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele

vastavuse kontrollimise protsessi ning alapetükis 2.2

toetuste elluviimise korraldamisega seotud protsesse,

punktis 2.2.4 on täpsustatud JKS auditi läbiviimise

osalemist ja lõpparuande projekti kommenteerimist ja

JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse

hindamist ning alapeatükki 2.3 on kaasajastatud ning on

täiendatud vaiete menetlemise protsessi ja SFOS

kasutajakontode kontrolli protsessi (seejuures on

täpsustatud, et talituse juhataja või osakonna juhataja

hindab konto avamise/sulgemise vajadust ja edastab info

RÜ administraatorile JIRA kaudu).

Töökorra 3. osas on täpsustatud protsesse seoses

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti toetuste

valdkonna liitumisega RTK-ga 01.04.2021. Töökorra

alapeatükis 3.1 on täpsustatud protsessi taotluste

vastuvõtmiseks investeeringute kavasse kantud

projektide osas ning taotlusega seotud dokumentide

esitamiseks RA-le hinnangu andmiseks. Samasse

protsessi on lisatud ka täiendav punkt 3 „Investeeringute

kava projektitaotluse hangetega seotud dokumentide

kooskõlastamiseks ja kontrollimiseks“; alapeatükis 3.1

on täiendatud taotluste menetlemise protsessi, sh. on

lisatud täiendus taotlusega seotud dokumentidele

hinnangu küsimiseks Rakendusasutuselt (RA-lt);

alapeatüki 3.1 otsustusprotsessi on lisatud võimalus

kooskõlastada TRO eelnõu RA-ga vastavalt TAT-le ja

alapeatükis 3.2 on täpsustatud maksetaotluste prognoosi

kontrollimise protsessi ning maksetaotluse ja ettemakse

aruande menetlemise protsessi hankelepingute

kontrollimise osas.

Seoses ettevalmistustega Riigi Infosüsteemi Ameti

toetuste valdkonna liitumiseks RTK-ga 01.06.2021 on

alapeatüki 3.1 taotluste menetlemise protsessi lisatud

punkt 4 „Täistaotluse hankelepingu projekti ja

hankelepingu muudatuse kooskõlastamine.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 6/240

„Toetuste taotlemisega seotud protsessid“ ja

„Kontrollitoimingutega seotud protsessid“ peatükke on

asjakohastatud vastavalt välja toodud tähelepanekutele.

Taotlemise avamise ettevalmistamise protsessis on

täpsustatud meetmespetsiifiliste rakendusdokumentide

kinnitamist. Maksetaotluse ja ettemakse aruande (MT)

menetlemise protsessis on selgitatud, et koordinaator

vähendab FKO-ga seotud kulusid MT-s toetuse saaja

nõustumisel ning teavitab sellest järelevalve eksperti

tagastuse sisestamiseks.

Otsustusprotsessi on uuendatud ning lisatud on punkt

„Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult

kehtetuks tunnistamine.“ Sh. on lisatud alapunktid, mille

kohaselt koordinaator koostab TRO kehtetuks

tunnistamise otsuse eelnõu juhul, kui toetus ei kuulu

tagastamisele. Järelevalve ametnik koostab TRO

kehtetuks tunnistamise otsuse eelnõu juhul, kui toetuse

saaja esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise

kohta ja toetus kuulub tagastamisele. Otsustusprotsessis

on parandatud termineid, et viia need paremini kooskõlla

STS-ga (näiteks taotluse mitterahuldamise otsus on

asendatud taotluse rahuldamata jätmise otsusega).

Riigihangete (RH) kontrolli protsessis on selgitatud, et

kui tegemist on ehituse hankelepinguga, siis koordinaator

konsulteerib ehituseksperdiga juhul, kui on kahtlusi

kulude abikõlblikkuse osas. Samas protsessis on

täpsustatud RH-ga seotud dokumentide esitamist SFOS-

s ning hangete suunamisi TAO RH kontrollüksusele.

Samuti on lisatud põhimõte, et RH-te II tasandi kontrolli

saab teha 100% riskipõhiseks, sh üle rahvusvahelise

piirmäära hangete kontrollimisel. Riskipõhine kontroll

kiirendab maksete menetlust ning samal ajal saab tagada

pistelise kvaliteedikontrolli. Riskipõhise kontrolli

põhimõtted kirjeldatakse TPK lisas 18. Tabelis 1 „

Riigihangete kontrolli ulatus“ on täpsustatud, et kui

raamlepingu alusel sõlmitud hankeleping on

hankemenetluse kontrolli ajaks olemas, siis kontrollib

selle hankeekspert. Hilisemad raamlepingu alusel

sõlmitud hankelepingud kontrollib koordinaator.

Tegevuste kohapealse kontrolli protsessi on täiendatud

sh. on kirjeldatud täpsemalt dokumendipõhise

kinnitamise meetodil teostatud kontrolle ning

taristuprojektide kohapealseid kontrolle.

Projekti aruannete kontrolli protsessis on ajakohastatud ja

on täpsustatud projektile lõpetatud staatuse andmist.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 7/240

TPK alapeatükki 3.3 Järelevalvemenetluse protsessi on

ajakohastatud, sh. on punkti 3 on lisatud kohustus

seadistada FKO DHS töövoog nii, et FKO läheks

teadmiseks koordinaatorile. Seejärel koordinaator

teavitab VTA-ga seotud FKOst infospetsialisti või

teenuste koordinaatorit RAR kande tegemiseks.

Muudatus

(versioon 5)

25.05.2021 Töökorra 1. üldosas on täpsustatud töökorra

kasutusulatust, sh. on selgitatud, et töökord kohaldub

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (sh.

on töökorras täpsustatud vastavad erisused). Punktis 1.1.4

on kaasajastatud viited õigusaktidele. Seoses Riigi

Infosüsteemi Ameti liitumisega RTK-ga 01.06.2021 on p.

1.1.2 „Kasutusulatus“ lisatud täiendus, et TRO täidab

muuhulgas perioodi 2014-2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 11 IKT teenuste taristu. Töökorra

3. osas on täpsustatud protsesse seoses Riigi Infosüsteemi

Ameti toetuste valdkonna liitumisega RTK-ga

01.06.2021. Alapeatüki 3.1 taotluste menetlemise

protsessi punkti 4 „Täistaotluse hankelepingu projektide

ja hankelepingu muudatuste kooskõlastamine“ on

täpsustatud. Samuti on täiendatud „Investeeringute kava

ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste

vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide

kooskõlastamise protsessi (p. 3.1.3).“ Seejuures on

lisatud täiendus, et koordinaator kasutab täistaotluste

hankelepingu projektide ja investeeringu kava

hankelepingu projektidele riigihangete kontrolli

teostamiseks Lisa 19 „Koordinaatori kontroll-lehte "IKT

teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuste nr. 2014-

2020.11.1.1 ja nr. 2014-2020.11.2.1 ning

„Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse nr. 2014-

2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

vastavalt Riigihangete kontrolliulatuse tabelile 1.

Riigihangete (RH) kontrolli protsessi on kaasajastatud,

sh. on täiendatud Riigihangete kontrolli ulatuse tabelit 1

ning on lisatud erisused riigihangete kontrolli protsessi

tähtaegades seoses meetme tegevuse nr. 2014-

2020.12.3.1 täistaotluse menetlemisega. Maksetaotluse ja

ettemakse aruande menetlemise protsessi on lisatud

toimingust kirjaliku teavitamise kohustus.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 8/240

Muudatus

(versioon 6)

11.10.2021 Töökorra 1. osas on lühendid lisatud osasse 1.1 ning

protsessipunktis 1.2.5 „Korrale lisanduvad dokumendid“

töökorra lisade nimekirja muudatus kajastab seda, et

rahastamisvahendite maksetaotluse kontroll-lehed lisab

RTK ühtlustamise protsessi käigus töökorra lisasse 16

„Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed.“

RTK ühtlustatud maksetaotluste valimipõhise

kuludokumentide kontrolli täiendatud metoodika kirjeldus

on töökorra lisaks 4. Töökorra 2. osas on kaasajastatud

alapeatüki 2.2 „Toetuste elluviimise korraldamisega

seotud protsessid“ protsessi „Protseduuride ja

õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel

tsentraalsed kontrollid“ punkti 2. „SFOS-i andmete alusel

igapäevased kontrollid“ ja töökorra 3. osas on muudetud

alapeatüki 3.2 „Kontrollitoimingutega seotud protsessid“

protsessipunkti 3.2.1 „Maksetaotluse menetlemise

protsess“ seoses SFOS uue maksete mooduli

kasutuselevõtuga. Alapeatüki 3.2 protsessipunktis 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsessis“ on täpsustatud, et

enne riigihanke kontrolli suunamist koordinaator

kontrollib, kas riigihanget on kontrollitud mõne teise RÜ

poolt. Juhul, kui riigihange on juba kontrollitud, siis seob

projektikoordinaator kontrolli SFOS-s teise RÜ

kontrolliga. 3. osa alapeatükis 3.3

„Järelevalvetoimingud“ on samuti muudetud punkti 2

„Rikkumise kahtluse tuvastamine ja

järelevalvemenetluse algatamine“, punkti 3 „FKO

koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve

vähendamine (v.a meetme tegevuses nr 5.2.2)“ ning

punkti 5 „Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja

tagastuse lootusetuks tunnistamine“ seoses SFOS uue

maksete mooduli kasutuselevõtuga.

Töökorra 1-3. osasse on lisatud viited, millised töökorra

protseduurid kohalduvad riigieelarveliste meetmete

rakendamisele. Protsessipunkti 1.2.5 „Korrale lisanduvad

dokumendid“ töökorra lisade nimekirja on lisatud Lisa 2

„Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja

ettemaksetaotluste kontroll-leht.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 9/240

SISUKORD

1. ÜLDOSA ......................................................................................................................................... 11 1.1. LÜHENDID ...................................................................................................................................... 11 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED ................................................................................................................................ 13

1.2.1. Sisu ja eesmärk .......................................................................................................................................... 13 1.2.2. Kasutusulatus ............................................................................................................................................. 13 1.2.3. Vastutajad .................................................................................................................................................. 14 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele ........................................................................................................... 15 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid .............................................................................................................. 18

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR .......................................................................................................................... 19 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA ..................................................................................................... 22

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID ................................................................ 22 2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC

teavitamine süsteemi valmisolekust .................................................................................................................... 22 2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse korraldusasutuse kehtestatud

minimaalsetele nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks

loa andmise protsess ............................................................................................................................................ 25 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja

kooskõlastamise protsess ..................................................................................................................................... 30 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse (call for proposals) kooskõlastamise

protsess 37 2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise

protsess 38 2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel .. 39 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint

Committee) asutamise ja rakendamise protsess ................................................................................................. 40 2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja

kontrollisüsteemide kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja juhenditele

vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te meetmete tööprotseduuride muutmine .................................... 43 2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID .................................................. 46

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku

kontaktasutuse järelevalve protsess ................................................................................................................... 46 2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise koordineerimise ja maksete

teostamise protsess ............................................................................................................................................... 62 2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja esitamise protsess ............................ 67 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning

järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess ........................................................................... 70 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni

vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess ....... 79 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale

toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess ......................... 82 2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . 95 2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess ....................................................................................................... 98 2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess ........................................................................... 100 2.2.10. Norra/EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise

protsess 101 2.2.11. Norra/EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess .............. 102

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID ..... 103 2.3.1. Finantsaruande koostamise protsess ...................................................................................................... 103 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess ........................................................................... 103 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess ................................... 104 2.3.4. Rakenduskava seirearuande koostamise protsess ................................................................................. 105 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess ................................................................................ 106 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ................................................ 108 2.3.7. Hindamiste protsess ................................................................................................................................. 109 2.3.8. Hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsess ..................................................... 110 2.3.9. Norra/EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess ............ 110 2.3.10. Norra/EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess .............................. 112 2.3.11. Norra/EMP aastakoosoleku korraldamise protsess ............................................................................ 113 2.3.12. Norra/EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess ............................ 115 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess ............... 116 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess .................................................... 121

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 10/240

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess .................................................................................................................. 123 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete

sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess ............................................................ 126 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess ......................................................................................................... 132 2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 haldamise protsess .................... 137 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess ....................................................... 139

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA ................................................................................................................. 140 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID ............................................................................... 141

3.1.1. Taotlemise avamise ettevalmistamine .................................................................................................... 142 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess ............................................................................................................... 144 3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hangetega

seotud dokumentide kooskõlastamise protsess ................................................................................................ 159 3.1.4. Otsustusprotsess ................................................................................................................................ 166 3.1.5. Taotluste menetlemise protsess prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ ................................. 181 3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine .... 182

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID ........................................................................ 182 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess ...................................................................................................... 182 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ............................................................................................................... 198 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess ................................................................................................ 211 3.2.4 Projekti aruannete kontrolli protsess (v.a prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline abi“ ja meetme

tegevuses 14.2.1 „Euroopa abifond enim puudustkannatavate isikute jaoks tehniline abi“) ...................... 217 3.2.5 ESF andmekorje protsess ja seireandmete koondamine ................................................................ 220 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess ........................................................................................ 223 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess ............................................................... 223

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD ............................................................................................................ 226

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 11/240

1. ÜLDOSA

1.1. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

DHS – dokumendihaldussüsteem

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EGF- Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond

EK – Euroopa Komisjon

EMT – ettemakse taotlus

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt

(Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel

finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist

tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid

FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

IKT- Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade

tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele

KD - kuludokumendid

KL - kontroll-leht

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

MARO- Maakondlik arendusorganisatsioon

MATA meetmed- Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja

RE.3.1.3)

MKM- Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP

finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

MT – makse taotlus

MTO – Riigi Tugiteenuste Keskuse majandustarkvara arenduse osakond

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 12/240

Norra/EMP SA - Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

PO – Norra/EMP programmioperaator

PDA – peadirektori asetäitja

RA – rakendusasutus

RE- riigieelarvelised

RHS – riigihangete seadus

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

SAP – raamatupidamisprogramm

SFCS – struktuuritoetuse registri analüüsi ja aruandlussüsteem ehk kesksüsteem

SFC2014 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – struktuuritoetuse register

Sharepoint - dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid

TA - Tehniline abi

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TART – toetuse andmise tingimusi rakendusasutuse tegevusteks sätestav käskkiri

TAT – toetuse andmise tingimused

TJ – talituse juhataja

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-

2020/2021-2022 ehk tööprotseduuride kirjeldus

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

VV – Vabariigi Valitsus

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 13/240

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Sisu ja eesmärk

Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi

RTK) kui struktuurivahendite (edaspidi SV) korraldusasutuse (edaspidi KA) ning Norra ja

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (edaspidi Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse

(edaspidi RKA) ja sertifitseerimisasutuse (edaspidi SA) ülesannete ning riigieelarveliste

(edaspidi RE) meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras

sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus

Töökord kohaldub nii ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 kui ka enim

puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ning Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondile ja RTK poolt rakendatavatale RE meetmetele käesolevas peatükis

toodud erisustega. Samuti kohaldub töökord Norra/EMP toetuste rakendamisele, kui konkreetse

protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud

üksnes RE, SV või Norra/EMP, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele.

Abifondi rakenduskavale ning Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondile (EGF) ei

kohaldu töökorra järgmised peatükid:

 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi

määrusega nõutud. Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu EGF-le, sest selle

aruande esitamine ei ole EGF korraldusega nõutud.1

 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi ja

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi raames seda ei tehta.2

 2.3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi ning Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris

olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise

osakonnale (edaspidi TAO), toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise

osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti

juhinduvad töökorrast majandustarkvara arenduse osakonna (edaspidi MTO) struktuurivahendite

arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja ning tema otsealluvuses olevad

projektijuhid.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenuste disaini talitusele ning

riskijuhtimise ja järelevalve talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna

1 2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele, sest selle

aruande esitamine ei ole RE meetmete määrustega nõutud. 2 2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le

meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 14/240

talituse, avaliku taristu talituse, hariduse- ja teaduse talituse, elukestva õppe ja IT arenduse

talituse ning tööelu ja hoolekande talituse struktuurivahenditest rahastatavate nii perioodi 2007-

20133 kui ka perioodi 2014-2020 meetmete rakendamisele ning TRO interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse ja TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete

rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

Vastavalt Vabariigi Valitsuse 30.09.2021 korraldusega nr 337 kinnitatud “Perioodi 2014–2020

struktuuritoetuse meetmete nimekirjale” täidab TRO perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid

prioriteetses suunas nr 1 „Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks

tööturul“, nr 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“, nr 3 „Tööturule juurdepääsu parandamine

ja tööturult väljalangemise ennetamine“, nr 4 „Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus-

ja arendustegevus“, nr 5 „Väikese ja keskmise suurusega ettevõtete arendamine ja piirkondade

konkurentsivõime tugevdamine“, nr 9 „Jätkusuutlik linnapiirkondade areng“, nr 10 „Jätkusuutlik

transport“, nr 11 IKT teenuste taristu, nr 12 „Haldusvõimekus“ ja nr 13 „Tehniline abi“ ning

perioodil 2007–2013 Vabariigi Valitsuse 19.04.2007 määruse nr 111 kohaselt elukeskkonna

arendamise rakenduskava prioriteetses suunas nr 4 „Piirkondade terviklik ja tasakaalustatud

areng” ja nr 6 „Tervishoiu ja hoolekande infrastruktuuri arendamine”. Samuti täidab TRO

Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid ning EGF rakendusüksuse ülesandeid. TMO

täidab EGF sertifitseerimisasutuse ülesandeid.

Ühissätete määruse artikli 125 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b, artikli 56 lõikes 3 ning

abifondi määruse artikli 32 (KA ülesanded) lõike 2 punktides a ja b toodud ülesandeid täidab

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (edaspidi RM RO) ning need on reguleeritud

töökorras „Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja

Norra/EMP-ga seotud ülesannete täitmisel perioodiks 2014-2020/2021“.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad

(tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli

osakond ning riigihangete ja riigiabi osakond (edaspidi RM RRO). Samuti on kaasatud

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide

hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide

arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

1.2.3. Vastutajad

KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires,

sh nende KA ülesannete täitmise eest, mida füüsiliselt täidetakse RM-is.

RE meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma

volituste piires.

Norra/EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma

volituste piires.

3 Perioodi 2007-2013 projektid on lõppenud, mistõttu peamiselt lähtutakse projekti tegevuste järelkontrolli protsessist.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 15/240

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Jrk

Õigusakti/

dokumendi

tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

SV Norra EM

Abifon

EGF RE

1. Euroopa Liidu

õigusakt4

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1303/2013, 17. detsember 2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu

Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,

Euroopa Maaelu Arengu Euroopa

Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa

Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi,

Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja

Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi

ühissätete määrus)

X X

2. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF

määrus)

X X

3. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa

Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja

tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid

erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus

(EÜ) nr 1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X X

4. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb

Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks

nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF

määrus)

X X

5. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim

puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi abifondi

määrus)

6. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014,

17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 223/2014, mis

käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate

isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava

elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas

ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud

määrus)

7. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014,

3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrust (EL) nr 1303/2013, millega

kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu

Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi,

Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning

Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse

4 Lisaks parlamendi ja nõukogu määrustele reguleerivad SV rakendamist mitmed EL tasandi delegeeritud

määrused, rakendusmäärused ja juhendid, mis on leitavad siit:

http://ec.europa.eu/regional_policy/et/information/legislation/guidance/

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 16/240

ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi,

Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa

Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

8. Euroopa Liidu

õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28.

juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi

ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013

rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate

maksete ülekandmise ja haldamise ning

rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku

korraga, toiminguga seotud teabe- ja

teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning

andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga.

9. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL)

nr 1309/2013, mis käsitleb Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi (2014–2020) ja millega

tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1927/2006

(ELT)

10. Euroopa Liidu

õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus

(EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa

Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju

ning millega muudetakse nõukogu määrust

(EÜ, Euratom) nr 1605/2002

11. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

12. Rahvus-

vahelised

õigusaktid

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise

memorandum (edaspidi MoU) X

13. Rahvus-

vaheline

õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

14. Rahvus-

vaheline

õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus X

15. Riigisisene

seadus

Välissuhtlemisseadus X X X

16. Riigisisene

seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus

(edaspidi STS) X X

17. Riigisisene

seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi HMS) X X X X

18. Riigisisene

seadus

Hasartmängumaksu seadus X

19. Riigisisene

seadus

Riigieelarve seadus X

20. Riigisisene

seadus

Riigihangete seadus (edaspidi RHS) X X X X

21. Riigisisene

seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus) X

22. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja

taotluste menetlemise nõuded toetuse andmise

tingimuste kehtestamisel (edaspidi taotluste

menetlemise määrus)

X X

23.. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate

kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse

väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise

tingimused ja kord (edaspidi ühendmäärus)

X X X X

24. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja

kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X X

25. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest

avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide

tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja

kord (edaspidi teavitamismäärus)

X X

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 17/240

26. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus

(edaspidi registri määrus) X X X X X

27. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja

eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi VV

reservi määrus)

X X X X

28. Vabariigi

Valitsuse

korraldus

VV 30.09.2021 korraldus nr 337 “Perioodi 2014–

2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja”

kinnitamine (edaspidi SF meetmete nimekiri)

X X

29. Vabariigi

Valitsuse

määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna

finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist

vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja

kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)

X X

30. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146

„2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse

korraldusasutuse ja sertifitseerimis(makse)asutuse

ülesannete täitja määramine“

X X

31. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X X X X X

32. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje

kord X X X X X X

33. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK peadirektori asetäitja 31.03.2020 a käskkiri nr

1.12 / 0022 „Toetuse andjate ja kontrollijate

määramine“ (edaspidi RTK ülesannete käskkiri)

X X X X

34. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK teabehalduse kord X X X X X X

35. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna

tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga

seotud ülesannete täitmisel

X X X X

36. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X X X X X

37. Muud

õigusaktid ja

dokumendid

VV 24.03.2016 korraldus nr 108 „Volituste andmine

Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi

vahendite taotlemiseks ja haldamiseks

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest Euroopa Komisjoni ning KA, RKA, SA ning

Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest,

mis on kättesaadavad veebilehe www.struktuurifondid.ee ekstranetis.

Struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM art

140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis

abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on

sätestatud pikem tähtaeg (nt riigiabi puhul 10 aastat).

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi

poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle

Rahvusarhiivile.

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise

algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing

algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 18/240

lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud

majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab

raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures

säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse

Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast

viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK-le ja RTK

teabehalduse korrale ning toetuse saajad vastavalt RE meetmete määrustele.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja

tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorrale lisanduvad dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata

käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma

vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal5. Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või

vastavalt oma vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või

järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks

kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid

teavitatud.

Lisa 1 –Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 - Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht

Lisa 4 – Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika

Lisa 8 – Hanke ekspertiisi kontroll-leht

Lisa 9 – Eelpaikvaatluse akt

Lisa 10 – Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 11 – Kohapealse kontrolli akt (projekti vältel)

Lisa 12 – (Seire) aruande kontroll-leht

Lisa 13 – Järelkontrolli akt

Lisa 14 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 15 – Projekti tulemuste ja eesmärkide hindamise (järelaruanne) kontroll-leht

Lisa 16 – Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontroll-lehed

Lisa 17 – Valimipõhine lihthanke kontrolli metoodika

Lisa 18 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 19 – Koordinaatori kontroll-leht "IKT teenuste taristu" prioriteedi meetme tegevuste nr. 2014-

2020.11.1.1 ja nr. 2014-2020.11.2.1 ning „Haldusvõimekuse“ prioriteedi meetme tegevuse

nr. 2014-2020.12.3.1 hankedokumentide kooskõlastamiseks

5 Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad TAO või TRO

juhataja. Varasemalt töökorra lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei

kinnitata.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 19/240

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR

Vastavalt STS-ile vastutab RTK struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka

RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud

ühissätete määruse artiklis 125 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg

3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (Korraldusasutuse ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a

ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi

delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate

tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ühissätete määruse artiklis 125

toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra

peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise

osa“.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule,

täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA

ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on toodud Norra/EMP

rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud

rakendusmääruse artiklis 5.4 ning neid täidab TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus

doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult

sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA ,Norra/EMP SA ülesannete ja RE meetmete ülesannete

täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 201 punkti 1 alapunktile 2 on

KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja. KA/RKA ülesandeid täidavad neli tema alluvuses

olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Samuti täidavad KA/RKA ülesandeid RTK

projektijuhid. Vastavalt RTK põhimääruse § 173 lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK

peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

TAO peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE meetmete rakendajarolli

täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete

õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni

nõustamine nende rakendamisel, toetuse andmise tingimuste õigusaktide kooskõlastamine, KA

ning RE meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de

vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA

järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, Euroopa

Komisjonile ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-

le, vajadusel toetuse saajatele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja

tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 20/240

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise

eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava

ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on

peamiseks kontaktiks Euroopa Komisjonile erinevates rakendamist puudutavates küsimustes

ning Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud

teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride

optimeerimiseks ärianalüüse.

TMO vastutab ühissätete määruse artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning

rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide täitmise eest.

TRO vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi ja projekte, teostab

TART-ide ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi kontrollitoiminguid

maksetaotlustes, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning kohapealseid tegevuste

kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete

kontrollis, järelevalve eksperte maksetaotluste, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele

mittevastavuse menetluses ja juriste.

KO vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse

tõstmise tegevuste eest.

Projektijuhi ülesanneteks on horisontaalsete projektide juhtimine, toetuste valdkonna

tulemusjuhtimise süsteemi väljatöötamine ning KA keskse info juhtimise korraldamine.

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad KA-le IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus (edaspidi RMIT) ja MTO. RMIT korraldab arenduskeskkondade ja

andmebaasi haldust, andmete varundamist. MTO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja

aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud

ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond.

Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d RM RRO.

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RE meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul

ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete

vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja

koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks

pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale

tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuur alates 1.04.2021 (kliki pildile, et näha

suuremalt)

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 21/240

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 22/240

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA/RKA vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditeerimise protsess ja EK/NMFA/FMC teavitamine süsteemi

valmisolekust

Protsess kirjeldab KA/RKA ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava

KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi

jooksul läbiviidavate KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite

läbiviimise raames.

KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ühissätete määruse

artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja

vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5

paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada

liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse

kohta.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA vastavusauditi algatamine

1.1 TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

protseduuride

koordinaator)

/Norra/EMP

koordinaator6

Koostab KA/RKA vastavusauditi (vajadusel

järelauditi) algatuskirja esitamiseks AAle ning

edastab selle koos KA tööprotseduuride

kirjeldusega või RKA JKK-ga DHS-i kaudu

kooskõlastamiseks TAO juhatajale.

tööpäeva

(edaspidi

tp)

1.2 TAO juhataja Kooskõlastab algatuskirja ning edastab selle

KA/RKA juhile DHS-i kaudu

allkirjastamiseks.

2 tp

1.3 KA juht/RKA juht Allkirjastab ja edastab DHS-i kaudu KA/RKA

vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja ning KA tööprotseduuride

kirjeldused või RKA JKK AA-le (teadmiseks

TMO juhatajale).

2 tp

1.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab vastavusauditi (vajadusel järelauditi)

algatuskirja Sharepointi.

2 tp

6 TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra/EMP valdkonna eest – edaspidi kõigis protseduurides

Norra/EMP koordinaator.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 23/240

2. KA vastavusauditi või KA/RKA ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi

auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

2.1 AA Viib läbi vastavusauditi, selle järelauditi või

juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi. Esitab

auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA-le

kommenteerimiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.2 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi aruande projektile

seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja

vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku

lepitud tähtajale. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO juhataja Kooskõlastab KA/RKA seisukohtadega auditi

aruande projekti.

3 tp

2.4 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Edastab AA-le e-kirja teel KA/RKA

kommentaaridega auditi aruande projekti

vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale.

AAga

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 AA Esitab allkirjastatud auditi lõpparuande

KA/RKA-le ning sisestab lõpparuandes toodud

järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.6 TAO juhataja Määrab tähelepaneku järeltegevuste elluviijad,

kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja.

5 tp

2.7 Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates

asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja tagab

järeltegevuste info kandmise SFOS-i JKS

auditi moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi

AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.8 TMO

finantsekspert

Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või

Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele,

annab auditi aruande projektile seisukohad

kooskõlastades need eelnevalt TMO

juhatajaga.

Tagab auditi lõpparuandes toodud

järeltegevuste tähtaegse elluviimise ning

seotud info kandmise SFOS-i JKS auditi

moodulisse. Vajadusel küsib täpsustusi AA-lt.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.9 AA Annab SFOS JKS mooduli vahendusel

kinnituse järeltegevuste piisavusele. Juhul kui

AA ei hinda järeltegevusi piisavaks,

alustatakse uuesti järeltegevuste elluviimisest.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 24/240

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab VV istungiks ette

KA vastavaks tunnistamise korralduse

materjalid ning esitab need ametlikuks

kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja

Riigikantseleile. Salvestab materjalid

Sharepointi.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg

3.2 Protseduuride

koordinaator

Koostab pärast VV poolset KA vastavaks

tunnistamist ametliku kirja KA vastavaks

tunnistamisest EK-le esitamiseks.

5 tp

3.3 KA juht Allkirjastab EK-le edastatava kirja. 2 tp

3.4 AA Edastab EK vastava nõude esitamisel EK-le

(koopia KA juht, TMO juhataja) KA

vastavusauditi lõpparuande ning arvamuse KA

vastavuse kohta ühissätete määruse artiklis 124

ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud

nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride

kirjeldused.

Teavitab programmperioodi jooksul EK-d

juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemide

auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta

ühissätete määruse artiklis 124 ja abifondi

määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele.

3.5 Protseduuride

koordinaator

Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult

märkusi kahe kuu jooksul alates dokumentide

kättesaamisest, koordineerib koordinaator

vastuskirja koostamist EK märkustega

arvestamise või põhjendatud mittearvestamise

kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt

TMO, RM RO jne). Lisab vastuskirja DHS-i,

lisades kooskõlastusringi TAO juhataja.

15 tp

3.6 KA juht Allkirjastab vastuskirja ning edastab EK-le. 3 tp

3.7 Protseduuride

koordinaator

Edastab kirja dokumendihaldussüsteemi kaudu

TMO juhatajale teadmiseks. Salvestab

materjalid Sharepointi.

2 tp

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis

4.1 Protseduuride

koordinaator

Pärast muudatuste toimumist

rakendussüsteemis uuendab andmeid

infosüsteemis SFC2014.

10 tp

5. Norra/EMP juhtimis- ja kontrollisüsteemi FMO-le esitamine kinnitamiseks

hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest

5.1 Norra/EMP

koordinaator

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle

järelauditi järeltegevuste piisavusele oma

kinnituse andnud, valmistab ette ametliku kirja

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 25/240

RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le

esitamiseks. Kirjale lisatakse AA arvamus JKK

nõuetele vastavuse kohta.

5.2 RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-

le.

3 tp

5.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kirja DHS-i kaudu TMO juhatajale

teadmiseks. Salvestab kõik asjakohased

Norra/EMP JKK materjalid Sharepointi

vastavasse kausta.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Taotlus AA-le

vastavusauditi

/järelauditi

algatamiseks koos

alusmaterjalidega

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

Vastavusauditi/

Järelauditi

lõpparuanne

AA SFOS JKS auditite moodul

+ Norra/EMP materjalid

Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

istungi materjalid

asutuse vastavaks

tunnistamise kohta

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

vastavushindamist

puudutav

kirjavahetus EK-ga

või FMO-ga

Protseduuride

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 -

Vastavushindamine 2013

Välisvahendid – EMP-Norra

2014-2020

Elektrooniliselt

2.1.2. RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride ja PO-de JKK-de kirjelduse

korraldusasutuse kehtestatud minimaalsetele nõuetele ja

juhenditele vastavuse kontrollimise ning RA ja RÜ või PO

ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja

Norra/EMP PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele

vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.

Vastavalt ühissätete määruse artikli 123 lõikele 6 ja abifondi määruse artikli 31 lõikele 6 võib

liikmesriik delegeerida osa KA ülesandeid RÜ-dele/RA-dele, kuid vastavalt ühissätete määruse

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 26/240

artiklile 122 lg 1 peab KA tagama, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses ühissätete

määruse artiklites 72, 73 ja 74 ning abifondi määruse artiklis 30 tooduga.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus

Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de

juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud

RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames

ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA

Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat

juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse

väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –

asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja

kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on

kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib

KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul

võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ

protseduuridele, kus asjakohane):

 üldine struktuur ja tööjaotus asutuses;

 taotluste menetlemine;

 vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

 maksetaotluste kontroll;

 riigihangete kontroll;

 kohapealne tegevuste kontroll;

 rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll;

 projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll;

 tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja

nendest teavitamine;

 finantskorrektsiooni otsuse tegemine;

 SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus;

 vaidemenetlus;

 auditi järeltoimingute tegevused;

 Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1.1 TAO juhataja Informeerib RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest,

mille järgi tuleb protseduurid koostada, kusjuures

eraldi on vastavushindamise enesekontrolli

kontroll-lehel (edaspidi kontroll-leht) välja

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 27/240

toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded,

millega arvestamine protseduurides on

vastavushindamise aluseks.

1.2 RA või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks,

koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes

oma protseduurid ja esitab need KA

vastavushindamiseks. Vastavushindamiseks

esitatakse ka vastavushindamise kontroll-leht,

kuhu on märgitud viited iga KA poolt kehtestatud

minimaalse nõude täitmise kohta.

Vastavalt

vajadusele

1.3 TAO teenuse

arendamise ekspert

KA annab hinnangu, kas protseduurides

kirjeldatu vastab KA juhendites kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, kasutades selleks

vastavushindamise kontroll-lehte ning kaasates

vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat ja RM RO-d.

Kui mõnele kontrollküsimusele on antud

negatiivne hinnang, teeb vastava märke kontroll-

lehele ning saadab e-kirja vastavushindamise

taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest

vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud

protseduuride hindamiseks esitamiseks. Seejärel

kontrollib uuesti korrigeeritud protseduuride

kirjeldust.

10 tp

1.4 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kui kõikidele kontrollküsimustele on antud

positiivne hinnang, edastab lõpliku versiooni

kontroll-lehest koos lõpliku versiooniga TPK-st

ja kontrolliajalugu kajastavast kontroll-lehest

TAO juhatajale e-kirja teel kooskõlastamiseks.

5 tp

1.5 TAO juhataja Vaatab läbi vastavushindamise kontroll-lehe ja

esitatud lisamaterjalid, annab tagasiside kontrolli

teostanud eksperdile esitatud materjalide kohta.

5 tp

1.6 TAO teenuse

arendamise ekspert

Pärast TAO juhataja heakskiitu algatab DHS-is

RA või RÜ vastavushindamise lõpphinnangu

kinnitamise, lisades DHS-i lõpliku versiooni

TPK-st, kontrolliajalugu kajastava kontroll-lehe

ning kontrollija digiallkirjastatud lõpliku

kontroll-lehe.

2 tp

1.7 TAO juhataja Kinnitab DHS-is RA või RÜ positiivse

vastavushindamise läbimise lõpphinnangu.

3 tp

1.8 TAO teenuse

arendamise ekspert

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat KA lõpphinnangust ning palub e-kirjaga

esitada KA-le kinnitatud versiooni asutuse TPK-

st. Saadab e-kirja koopia ka AA-le ja TMO-le,

RÜ puhul ka asjakohas(t)ele RA(de)-le.

5 tp

1.9 TAO teenuse

arendamise ekspert

Salvestab RÜ/RA TPK tööversioonid, KA

tagasiside, kooskõlastatud TPK ning

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 28/240

vastavushindamise kontroll-lehe ning kinnitatud

TPK Sharepointi vastavasse kataloogi.

1.10 TAO jurist RTK valmistab ette peadirektori asetäitja

käskkirja, millega antakse luba RA ja RÜ

ülesandeid täitma asuda ning algatab DHS-is

menetlusringi vastavalt RTK teabehalduse

korrale.

5 tp

1.11 TAO teenuse

arendamise ekspert

Kannab info tegutsemisloa saanud asutuse kohta

infosüsteemi SFC2014.

5 tp

2. Norra/EMP vahendite PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise

protsess

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib PO-sid nõuetest ja/või

juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb

protseduurid koostada.

5 tp

2.2 PO või RÜ

(edaspidi vastavus-

hindamise

taotleja)

Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks,

koostab RKA kõiki nõudeid/juhendmaterjale

arvesse võttes oma JKK (PO)/TPK (PO, RÜ) ja

esitab need RKA-le vastavushindamiseks.

Vastavalt

vajadusele

2.3 TMO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Veendub, kas JKK/TPK vastab RKA kehtestatud

nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna

eksperte/juristi/talituse juhatajat.

Kui JKK/TPK vajab korrigeerimist, saadab

puuduste kõrvaldamiseks ja/või JKK/TPK

täiendamiseks vastavushindamise taotlejale e-

kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/TPK

esitamiseks. Seejärel kontrollib uuesti

korrigeeritud JKK/TPK-d.

10 tp

2.4 Norra/EMP

koordinaator

Kooskõlastab lõpliku versiooni kontrolltulemuse

koos lõpliku versiooniga JKK-st/TPK-st talituse

juhatajaga.

5 tp

2.5 Norra/EMP

koordinaator

Informeerib e-kirjaga vastavushindamise

taotlejat RKA lõpphinnangust ning palub e-

kirjaga esitada RKA-le kinnitatud versiooni

asutuse TPK-st või JKK-st.

Edastab PO JKK ja TPK koos vastava RÜ TPK-

ga AA-le vastavusauditi läbiviimiseks.

5 tp

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Salvestab PO JKK ja PO/RÜ TPK

tööversioonid/kinnitatud versioonid, RKA

tagasiside, kooskõlastatud JKK/TPK ning

kontroll-lehe Sharepointi.

3 tp

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Valmistab kolme kuu jooksul arvates PO JKK

RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kirja

FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7

punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab

3 kuud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 29/240

nõuetele. Teavituskirjale tuleb lisada AA

arvamus (the report and the opinion vastavalt

rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK

nõuetele vastavuse kohta.

2.8 Norra/EMP

koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse

artikli 5.7 punktile 4) esitab FMO-le lisaks AA

arvamusele PO JKK osas ka inglise keelse PO

JKK. FMO-l on õigus esitada PO JKK-le

kommentaare kuni kahe kuu jooksul

dokumentide kättesaamisest.

2 kuud

esitamiseks +

2 kuud FMO

kommentaari

deks

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO

JKK-ga, korraldab neile vastamise.

Vastavalt

vajadusele.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Vastavushindamise

taotleja

protseduuride

tööversioonid ja

lõplik versioon

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

kontroll-lehed

TAO

teenuse

arendamise

ekspert /

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Vastavushindamise

KA/RKA tagasiside

materjalid

TAO

teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Sharepoint - välisvahendid –

EMP-Norra 2014-2020 – PO-de

JKK-d -vastava asutuse

alakataloogis

Elektrooniliselt

Rahandusministri/ TAO jurist Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 30/240

KA juhi7 otsused

RA ja RÜ

ülesandeid täitma

asumise loa kohta

Otsused RA ja RÜ

ülesannete täitmise

peatamise, jätkamise

ja lõpetamise kohta

TAO

teenuse

arendamise

ekspert

Sharepoint - välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Vastavushindamine – vastava

asutuse alakataloogis

Elektrooniliselt

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) õigusakti ja lepingu või selle

muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

Protsessi eesmärgiks on hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud SV TAT

eelnõu kokkusobivust rakenduskavaga, ühissätete määrusega, komisjoni määrustega ja

asjakohase fondi-määrusega, STS-ga, meetmete nimekirjaga, ühendmäärusega, taotluste

menetlemise määrusega ja muude asjakohaste õigusaktidega ning proportsionaalsuse

põhimõtetega.

Protsessi eesmärgiks on ka hinnata ettevalmistamiseks ja kooskõlastamiseks esitatud

riigieelarvelise toetuse TAT eelnõu kokkusobivust asjakohaste õigusaktidega ning

proportsionaalsuse põhimõtetega.

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ja seletuskirja näidis koos juhendiga, mida samuti

tuleb nende koostamisel arvesse võtta. Kooskõlastamisel tuvastatakse eelnõu eelnimetatud

õigusaktidele ja juhendile vastavus. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, siis koostab selle kohta

märkuse. Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM

RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. Töökorrast juhindutakse

TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastusalad jagunevad järgnevalt:

TAO jurist annab hinnangu SV TAT eelnõu vastavusele õigusaktidele: EL ÜKP regulatsioonid,

STS ja selle alusel antud VV määrused, vajadusel muud asjakohased õigusaktid (va see osa,

millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna eksperdid või RM RO) ning toetuse andmise

rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus, terviklikkus ja

läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

RE meetmete korral TAO jurist annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse

andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgus,

terviklikkus ja läbipaistvus ning piisavus tegevuste elluviimiseks.

7 Volitused perioodi 2014-2020 kohta on antud. Juhul kui on vajadus uue asutuse nimetamiseks, teeb seda KA

juht.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 31/240

TAO ekspert annab hinnangu eelnõus kirjeldatud tingimustele vastavalt vastutusvaldkonnale:

kulude abikõlblikkusele ja lihtsustatud kuluhüvitamisviiside korrektsele rakendamisele, sh

kaudsete kulude, kindlasummaliste maksete ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise

metoodika arusaadavusele ja sobivusele;

toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele;

toetuse maksetingimuste õiguspärasusele;

rakendamise alustele ja põhimõtetele ning nende kooskõlale programmdokumendiga;

rahastamisvahendi puhul annab hinnangu valikuprotsessi korrektsusele, investeerimisstrateegia

selgusele ja piisavusele rakendamiseks ning muude rahastamislepingu tingimuste, sh toetuse

andjale ja rakendajale sätestatud õiguste ja kohustuste sobivusele ja piisavusele;

hangete läbiviimiseks seatud nõuetele;

riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõutele.

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete toetuste

andmise tingimuste eelnõu ettevalmistamises ning juhib RTK sees eelnõu kommenteerimist.

RTK väliste eelnõude ettevalmistamisel annab vajadusel eksperthinnangu. RTK-s rakendavate

meetmete eelnõu kooskõlastamisel annab hinnangu õigusakti terviktekstile, sh hindab, kas selles

kirjeldatud tingimused vastavad toetuse andmise sisulisele rakendatavusele.

TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik hindab TAT kirjelduse asjakohasust, terviklikkust ja

rakendatavust infosüsteemis ning teeb vajadusel ettepanekuid TAT kirjelduste, sh nõuete

ühtlustamisel.

TAO teenuse talituse juhataja hindab TAT kirjelduse asjakohasust ja rakendatavust tingimuste

terviksüsteemis, sh TATid oleksid süsteemis sarnase ja võimalusel allikaneutraalse

ülesehitusega.

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

1.1 RTK-s rakendatavate meetmete TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.1.1 TRO talituse

juhataja

Määrab vajadusel taotlemise

avamise ettevalmistaja kui RA on

esitanud TAT-i eelnõu

ettevalmistamise protsessi

käigus.

Suuline või

kirjalik teavitus

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse teenuse

arendamise eksperti, kes täidab

keskset TAT koordinaatori rolli.

Suuline või

kirjalik teavitus

Koheselt

ülesande

saamisest

1.1.3 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

Teavitab õigusakti eelnõust

teenuse disaini talituse juhatajat.

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 32/240

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

(edaspidi TAT

koordinaator)

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

1.1.4 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Korraldab RA esitatud eelnõu

ettevalmistamises osalemist ja

kommenteerimist ning vajadusel

osaleb RA-ga kohtumistel.

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kui RA

edastab täiendatud versiooni.

Edastab eelnõu TAT

koordinaatorile, kui eelnõu on

valmis esitamiseks töögrupile

kommenteerimiseks.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Confluence-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.1.5 TAT

koordinaator

Uuendab Confluence keskkonnas

eelnõu dokumenti, kutsub kokku

töögrupi ja edastab eelnõu

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.1.6 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib ka

eelnõu lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.1.7 TRO talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud,

uuendatud JIRA

tööülesanne

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.1.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

1.2 Meetmete, mida ei rakendata RTK-s, TAT/TART eelnõude ettevalmistamise protsess

1.2.1 Eelnõu saaja Edastab eelnõu teenuse disaini

talitusele juhatajale ja TAT

koordinaatorile.

Suuline või

kirjalik teavitus

1 tp jooksul

eelnõu

saamisest

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 33/240

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

1.2.2 Teenuse

disaini talituse

teenuse

arendamise

ekspert

(edaspidi TAT

koordinaator)

Loob JIRA-s TAT/TART eelnõu

ettevalmistamise tööülesande ja

lisab eelnõu Confluence-i

kommenteerimiseks.

Tööülesanne

JIRA-s, dokument

Confluence

keskkonnas

1 tp

1.2.3 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Juhib eelnõu ettevalmistamises

osalemist ja kommenteerimist.

Teavitab eelnõust

ettevalmistamisest seotud

osapooli. Vajadusel osaleb RA-

ga kohtumistel.

Tagab, et Confluence-s oleks

alati viimane versioon

muudatusest.

Sisend õigusakti

eelnõusse,

uuendatud

dokumendid

Confluence-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.4 Töögrupp

(TAO ekspert,

TAO jurist,

TAO

ärianalüütik,

TAO

järelevalve

riskiekspert,

vajadusel TRO

talituse

juhataja/

talituse

juhataja

määratud isik)

Vaatab eelnõu üle ja annab

sisendi eelnõu ettevalmistamisel.

Vajadusel kommenteerib eelnõu

lisadokumente (nt

hindamismetoodika/juhis,

lihtsustatud kulude metoodika

jne).

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga tutvumise

ja vajadusel kommenteerimise

kohta.

Tööülesanne

JIRA-s,

dokumendi

kommenteerimine

Confluence

keskkonnas

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

1.2.6 TAO

ärianalüütik/

teenuse disaini

talituse

juhataja

Koondab antud kommentaarid

ning edastab need eelnõu

koostajale. Salvestab edastatud

kirja või eelnõu tööversiooni

JIRA-s TAT tööülesande alla.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

edastatud

Vastavalt

kokkulepitud

tähtajale

1.2.7 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist tööfailid

ja lisab kommentaaridega eelnõu

JIRA tööülesande juurde. Sulgeb

tööülesande JIRA-s.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 34/240

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.1 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Registreerib TAT/TART eelnõu

DHS-s 11.1-8 dokumendisarja

kausta ja edastab töövoo

ülesande teenuse disaini talituse

teenuse arendamise eksperdile,

kes täidab TAT koordinaatori

rolli, teadmiseks TAO ja TRO

juhatajatele ning KA juhile.

Juhul kui eelnõu saadetakse

kommenteerimiseks RTK

töötajale, siis edastab eelnõu

[email protected] aadressile.

Dokument

registreeritud

LiveLinkis

1 tp jooksul

sisse tulemisest

2.2 TAT

koordinaator

Juhib eelnõu

kooskõlastusprotsessi RTK-s,

koondab kommentaarid ja

vormistab ametliku

kooskõlastuskirja määratud

tähtajaks.

Avab JIRA-s tööülesande

kooskõlastamisele tulnud

õigusakti eelnõu kohta. Viitab

kirjelduses dokumendi DHS

registreerimistunnusele.

Lisab kooskõlastamisele

saadetud õigusakti eelnõu koos

lisadega Confluence-i ja saadab

kommentaaride saamiseks koos

tähtajaga seotud osapooltele

teavituse (TAO ekspert, TAO

jurist, TAO teenuse disaini

talituse juhataja/ärianalüütik,

TAO järelevalve riskiekspert,

TRO talituse juhataja/ talituse

juhataja määratud isik).

Töövoog

Livelink,

dokument

Confluence-s,

tööülesanne ja

teavitus JIRA-s

1 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 35/240

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.3 TAO ekspert,

TAO jurist, TAO

järelevalve

riskiekspert,

TAO teenuse

disaini talituse

juhataja/

ärianalüütik,

TRO talituse

juhataja/ talituse

juhataja määratud

isik

Vaatab õigusakti eelnõu üle ning

teeb vajadusel kommentaarid

ettepaneku vormis. Teise TAO

valdkonna eksperdi, juristi,

riskieksperdi või RM RO

valdkonda kommenteerides

eelnevalt räägib kommentaari

sisu teema omanikuga läbi.

Teeb JIRA tööülesande kuval

kommentaari eelnõuga

tutvumise ja vajadusel

kommenteerimise kohta.

Kommenteeritud

õigusakti eelnõu

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

koos-

kõlastamise

tähtpäeva

2.4 TAT

koordinaator

Koostab kooskõlastuskirja

tulenevalt eelnõule esitatud

kommentaaridest, arvamuste

paljususe korral leiab

konsensuse. Salvestab

vastuskirja JIRA taski alla ning

annab osapooltele teada, et

vastuskiri on koostatud.

Esitab kooskõlastuskirja DHS-s

kooskõlastamiseks TAO

juristile, allkirjastamiseks TAO

juhatajale ja täitmiseks RTK

dokumendihalduse spetsialist.

Töövoos teadmiseks lisab seotud

osapooled.

Kommentaaride puudumisel

saadab eelnõu koostajale

sellekohase teavituskirja ja

märgib vastava kommentaari

DHS-s ülesande täidetuks

lugemisel (tegemist on vaikimisi

kooskõlastamisega).

Ametlik

vastuskiri,

töövoog DHS-s,

e-kiri

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.5 TAO jurist Veendub väljamineva

kooskõlastuskirja korrektsuses

ja kooskõlastab dokumendi.

Kooskõlastus

DHS-s

Hiljemalt 1 tp

enne

kooskõlastamis

e tähtpäeva

2.6 TAO juhataja Allkirjastab märkustega

kooskõlastuskirja.

Allkirjastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 36/240

Nr Vastutaja Tegevus Kontrolljälg Tähtaeg

2. TAT/TART eelnõude kooskõlastamise protsess

2.7 RTK

dokumendihaldus

e spetsialist

Väljastab õigusakti eelnõu

kooskõlastuskirja eelnõu

koostajale ja teadmiseks RM

RO-le.

Väljastatud

dokument

Hiljemalt

kooskõlastamis

e tähtpäeval

2.8 TAT

koordinaator

Kustutab Confluence-ist

tööfailid ja lisab TAT eelnõu

tööversiooni JIRA tööülesande

kuvale.

Uuendatud JIRA

tööülesanne

Mõistliku aja

jooksul

kooskõlastus-

kirja

väljastamisest

2.9 TAT

koordinaator

Kui eelnõu koostaja saadab

eelnõule esitatud

kommentaaride tabeli, teavitab

kommentaaride esitajaid

vastuste saamisest.

Kui kommentaaride esitajatel on

täiendavaid kommentaare

lisatakse need JIRA tööülesande

alla ettepaneku vormis ning TAT

koordinaator edastab need

eelnõu koostajale.

Teavitus JIRA-s,

kommentaar

JIRA-s

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

arvestades

RTK-le antud

tähtaeg

2.10 TAT

koordinaator

Jälgib, et info kinnitatud

TAT/TART jõuaks RTK-sse,

vajadusel saadab eelnõu

koostajale päringu. Veendub, et

viimane versioon õigusaktist

oleks lisatud struktuurifondide

kodulehele.

Lisab vastuvõetud õigusakti viite

JIRA-sse ja sulgeb tööülesande

JIRA-s.

Kehtiva õigusakti

versioon

kodulehel;

täiendatud JIRA

tööülesanne

Info

saabumisest 5tp

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kooskõlastamiseks

esitatud eelnõu

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

Kooskõlastus-/

Mittekooskõlastuskiri

TAT koordinaator DHS/JIRA Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 37/240

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse

(call for proposals) kooskõlastamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(calls for proposals) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud

miinimum nõuetele).

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest

hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise

mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Koostab toetuse andmise tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad

dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja

FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning

edastab e-kirja teel esmased versioonid RKA-le

ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt

vajadusele

2. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab üle taotlusvooru teksti jm sellega

seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab TAO

valdkondlikke eksperte. Edastab e-kirjaga RKA

kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja

jooksul

3. PO Edastab e-kirja teel parandatud/täiendatud

dokumendid.

Mõistliku aja

jooksul

4. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab täiendatud dokumendid üle ja kui kõik

vastab nõutule, kinnitab e-kirjaga PO-le

dokumentide vastavust.

Mõistliku aja

jooksul

5. PO Edastab lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja

jooksul

6. Norra/EMP

koordinaator

RKA edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid

koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt

rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.

Hiljemalt 2

nädalat enne

taotlusvooru

avamist

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole

2 nädala jooksul peale teavitust

(rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare.

2 nädalat

peale FMO

teavitamist

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toetuse andmise

tingimuste kirjeldused

(taotlusvooru tekstid)

koos asjakohaste

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust ja Jira

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 38/240

täiendavate

dokumentidega

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust ja Jira

Elektrooniliselt

2.1.5. Norra/EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste

kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste (concept note)

kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Esitab programmi kohta üldise kirjelduse

(Concept note) kavandi RKA-le

kooskõlastamiseks.

Hiljemalt 5

kuu jooksul

arvates PO

määramisest

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kommenteerimise

kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega

(sh RM). Tagastab vajadusel PO-le täienduste

tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste

esitamiseks antakse tähtaeg arvestades

rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp

3. PO Esitab RKA-le selgitused ja parandatud

programmi üldise kirjelduse.

5 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmi üldise

kirjelduse kavandi kooskõlastuse asjakohaste

osapooltega (sh RM).

3 tp

5. Norra/EMP

koordinaator

Valmistab ette ametliku kirja PO edastatud

programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks.

2 tp

6. TAO juhataja Kooskõlastab kirja DHS-is ning edastab RKA

juhile allkirjastamiseks.

2 tp

7. RKA juht Allkirjastab kirja DHS-is ning edastab FMO-le. 2 tp

8. Norra/EMP

koordinaator

Salvestab kõik asjakohased materjalid

Sharepointi vastavasse fondi kausta.

3 tp

9. FMO Hindab programmi üldist kirjeldust ning edastab

oma kommentaarid või otsuse programmi üldise

kirjelduse vastu võtmisest keeldumise kohta

RKA-le.

2 kuud

10. Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO-lt saadud otsuse ja kommentaarid

vastavale PO-le kes peab tehtud kommentaarid

edasises programmi ettevalmistamise protsessis

arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus

programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib

PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 39/240

täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti

läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul

protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

11. Norra/EMP

koordinaator

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse

artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO

keeldumise otsuse kättesaamisest arvates kahe

kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite

kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on

esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes

keelduva otsuse korraldab vajadusel RKA

seiskoha võtmise, kas on vajalik alternatiivi

kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse

TAO juristi.

2 kuud

12. Norra/EMP

koordinaator

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada

rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5

nimetatud alternatiivi, siis koordineerib vastavate

tegevuste elluviimist.

2 kuud

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

Elektrooniliselt

PO programmide

üldised kirjelduste

kommenteeritud ja

lõplikud versioonid

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus PO-dega Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus FMO-ga Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastav kaust

Elektrooniliselt

2.1.6. Norra/EMP programmilepingute (programme agreement)

sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

Protsess kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu

vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama

programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise

kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja

riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise

kirjelduse esitamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist

edastab programmilepingu esialgse versiooni

RKA-le.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 40/240

2. Norra/EMP

koordinaator

Edastab programmilepingu esialgse versiooni

vastavale PO-le, TMO-le ning teistele

asjakohastele osapooltele kommentaaride

esitamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

3. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad

üles endiselt küsimused, korraldab asjakohaste

asutuste vahel vajadusel kohtumise, et

probleemid lahendada. Korraldab kooskõlastatud

kommentaaridest FMO-le ametliku vastuse kas

programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või

paranduseks ja edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu

sõnastuse osas kokku leppinud korraldab FMO

lepingu ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmääru

se artiklile 6.3

5. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu allkirjastamise. 3 tp

6. RKA juht Allkirjastab programmilepingu paberkandjal. 1 tp

7. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le ja koopia vastavale PO-le.

3 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Allkirjastatud

programmilepingud

Norra/EMP

koordinaator

DHS ja elektrooniliselt

Sharepoint - vastava toetuse

alamkaustas skaneeritud

verisoon lepingust

Paberkandjal ja

elektrooniliselt

Kirjavahetus

kooskõlastamiste käigus

koos muude asjasse

puutuvate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint -vastava toetuse

alamkaustas

Elektrooniliselt

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu

kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise

ja rakendamise protsess

Protsess kirjeldab:

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA

koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi

kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).

 Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 41/240

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama

ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja

valida/tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja

programmide ülesed algatused/projektid (initiatives);

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on

kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine.

Tehnilise abi lepingu kinnitamine.

1.1 FMO Edastab Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi

lepingu (the Bilateral Fund Agreement)/tehnilise

abi lepingu (Technical Assistance Agreement)

esialgse versiooni RKA-le.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.2 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa

ettevalmistamise. Lepingu lisas fikseeritakse

ühiskomitee koosseis, roll ja funktsioonid. Lisa

ettevalmistamisel teeb vajadusel koostööd TAO

ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

1.3 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu esialgse versiooni TMO-le

ning teistele asjakohastele osapooltele

kooskõlastamiseks. Seab vastamiseks tähtaja.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.4 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja

jäävad üles seda takistavad küsimused, korraldab

asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumise,

et probleemid lahendada. Korraldab

kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le

ametliku vastuse kas programmilepingu

sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja

edastab need e-kirja teel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi

lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas

kokku leppinud korraldab FMO lepingu

ettevalmistamise paberkandjal ja lepingu

allkirjastamise osapoolte vahel.

Vastavalt

rakendusmää

ruse peatükile

4 ja artiklile

8.11

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 42/240

1.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu allkirjastamise.

3 tp

1.7 RKA juht Allkirjastab kahepoolsete suhete fondi lepingu

/tehnilise abi lepingu paberkandjal.

1 tp

1.8 Norra/EMP

koordinaator

Edastab ühe lepingu allkirjastatud eksemplari

FMO-le.

3 tp

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee

kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Nõustab kahepoolsete suhete fondist toetuse

taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palub

potentsiaalsetel toetuse saajatel esitada

projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2

nädalat enne kahepoolsete suhete fondi

ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee

koosolekul. Vajadusel korraldab projektitaotluse

kinnitamise koosoleku-väliselt.

Jooksvalt

2.2 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kahepoolsete suhete ühiskomitee

liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul

koos esialgse päevakava ettepanekuga ja muude

vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti

ettepanekud). Vajadusel korrigeerib osalejate

tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2

nädalat enne

planeeritud

kohtumist

2.3 Norra/EMP

koordinaator

Planeerib ning korraldab kohtumise. Vastavalt

ajakavale

2.4 RKA juht Juhib kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee

kohtumist.

1 tp

2.5 Kahepoolsete

suhete fondi

ühiskomitee

liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud

kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis

otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud

põhimõtetele projektide rahastamine,

mitterahastamine või projekti ettepaneku

muutmise vajadus.

2.6 Norra/EMP

koordinaator

Korraldab ühiskomitee protokolli koostamise

ning edastab osalejatele kommenteerimiseks.

2 nädala

jooksul peale

ühiskomitee

kohtumise

toimumist

2.7 Norra/EMP

koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega

edastab lõpliku kinnitatud protokolli kõigile

ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti

ettepanekud, siis nende rahastamine või

mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku

lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti

ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub

kooskõlastamise protsess kirjalikult.

Hiljemalt 4

nädalat peale

kohtumise

toimumist

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 43/240

2.8 Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse

kahepoolsete suhete tööplaani (the Work Plan)

kommentaare, edastab kommentaarid

kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele

teadmiseks võtmiseks.

2 nädalat

2.9 Norra/EMP

koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või

täiendada, suhtleb projekti ettepaneku esitajaga ja

koordineerib ühiskomitee liikmete vahelist

suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/

mittekinnitamist teavitab sellest projekti

ettepaneku esitajat.

Koosoleku-

väliselt

vastavalt

vajadusele

mõistliku aja

jooksul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Norra/EMP

kahepoolsete suhete

fondi leping/ tehnilise

abi leping koos

kaasnevate vastavate

lisade ja täiendavate

dokumentidega (sh

memod, protokollid)

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

NMFA/FMC ja

FMO-ga

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Norra/EMP

vastava fondi alamkaustas.

Elektrooniliselt

2.1.8. Struktuurivahendite RA-de ja RÜ-de tööprotseduuride

kirjelduste ja Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide

kirjelduste muudatuste KA/RKA kehtestatud minimaalsetele

nõuetele ja juhenditele vastavuse kontrollimise protsess ning RE-te

meetmete tööprotseduuride muutmine

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra/EMP

PO-de JKK-des tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsess kirjeldab ka

RTK RE meetmete rakendaja tegevusi RTK tööprotseduuride kirjeldustes ning JKK-des tehtud

muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse

ja asjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et programme rakendatakse vastavuses

rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP

juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused.

Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 44/240

tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi

vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA

juhenditest.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RA/RÜ/PO RÜ TPK/PO JKK muudatused (va tehnilised

muudatused) tuleb alati saata enne kinnitamist

kooskõlastusele KA/RKA-le. RE meetmete

protseduuride muudatused tuleb saata enne

kinnitamist kooskõlastusele TAOle.

RA TPK muutmisel tuleb muudatused saata

enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le

üksnes nende TPK protsesside muutmisel, kus

RA täidab STS §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ

funktsioone (nt finantskorrektsioonide

tegemine) ja kui tegemist on rahastamisvahendi

RA-ga.

Saadab nõutud TPK või PO JKK muudatused

KA/RKA/RTK TAO kontaktisikule (TAO TPK

koordinaator struktuurivahendite ja RE

meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaator

Norra/EMP puhul) enne TPK või PO JKK

kinnitamist e-kirja teel:

1) ülevaatliku selgituse (e-kirjas või memona),

kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis

põhjustel;

2) TPK või JKK verisooni, kus on selgelt välja

toodud muudatused (kasutades MS Word

funktsiooni „Track Changes“ või muud

muudatuste eristamise viisi).

Vastavalt

vajadusele

2. TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi TPK

koordinaator)/

Norra/EMP

koordinaator

Laeb kooskõlastamiseks esitatud materjalid

Sharepointi vastava asutuse kataloogi või JIRA-

sse ning edastab lingi viitega materjalidele TAO

vastava valdkonna eest vastutavatele

eksperdile/juristile/talituse juhatajale, ESF

andmekorje/seire teemas RM nõunikule

kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ja

TMO-le määrates ühtlasi tähtaja

kommentaaride esitamiseks.

2 tp

3 TAO valdkonna

ekspert/jurist/riski-

juhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja/RM RO

nõunik

Valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja kontrollib esitatud materjale tuginedes

KA poolt kehtestatud juhenditele ja annab oma

vastutusvaldkonnas hinnangu, kas TPK või PO

JKK vastab KA/RKA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele. RE meetmete korral

kontrollib, kas TPK vastab RE meetmete

8 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 45/240

määrustele. Annab vastava tagasiside TPK

koordinaatorile/Norra/EMP koordinaatorile.

4. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Kui protseduurides või PO JKK-s ei ole mõnda

nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik

protseduurile või PO JKK-le kirjelduse järgi

hinnangut anda, saadab RA/RÜ/PO-le e-kirja,

tuues välja, milline osa protseduuridest või PO

JKK-st vajab korrigeerimist ning palub saata

uuendatud TPK või PO JKK. Juhul kui

tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul

anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste

korral), teavitab RA/RÜ/PO kontaktisikut

orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

10 tp

5. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Uuendatud TPK või PO JKK saamisel

kontrollib KA/RKA/RTK tähelepanekutega

arvestamist ise või edastab uuendatud TPK või

PO JKK valdkonna eest vastutavale

eksperdile/juristile/talituse juhatajale/RM RO

nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu

andmiseks.

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO-ga suhelda

valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse

juhataja/RM RO nõunik. Sellisel juhul

informeerib valdkonna eest vastutav

ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik

TPK koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit

kommentaaridele vastamise seisust ning annab

teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud

kommentaarid arvesse võtnud.

Kui esitatud TPK vastab KA kehtestatud

minimaalsetele nõuetele, saadab e-kirjaga KA

kooskõlastuse (cc TAO juhataja) ning palub

esitada KA-le kinnitatud uuendatud

tööprotseduuride kirjeldused.

10 tp

6 Norra/EMP

koordinaator

Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste

muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab

RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele,

saadab e-kirjaga RKA kooskõlastuse (cc TAO

juhataja ja RKA juht) ning palub esitada RKA-

le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride

kirjeldused/PO JKK. Saadab AA-le JKK

muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega,

edastab eelnevalt RKA ja TMO-ga

kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu

andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt

AA-le

hinnangu

andmiseks

vaja minev

aeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 46/240

hinnangu saamist/ kooskõlastust teavitab

olulisest muudatusest ka FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/

küsimusi, siis menetlus läheb tagasi protseduuri

punkti 4.

7. TPK koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab TPK või PO JKK tööversiooni ning

kinnitatud TPK või PO JKK Sharepoint vastava

asutuse kausta ning märgib kooskõlastuse

kuupäeva PlanPro-sse ja JIRA-sse.

2 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Muudetud TPK

tööversioon ja

kinnitatud uus

TPK

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 –

Tööprotseduuride

kirjeldused – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

Muudetud JKK

tööversioon ja

kinnitatud uus

JKK versioon

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint - välisvahendid

– EMP-Norra 2014-2020 –

PO-de JKK-d – vastava

asutuse alakataloog

Elektrooniliselt

2.2 TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD

PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete

üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse järelevalve protsess

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele

delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja

kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli

5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses

regulatsiooniga.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on struktuurivahendite administratsiooni ja toetuse

saajate kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani

koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 47/240

toetuse saajate kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi,

mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele (sisend mh

administratsiooni seest või välistest allikatest) spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse.

Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA töötajad hoolimata osakonnast.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine8

1.1 TAO valdkonna

ekspert/talituse juhataja

Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil

alustab materjalide koondamist iga-aastase

struktuurivahendite administratsiooni

toimivusanalüüsi (edaspidi

toimivusanalüüs) ja kontrollide

aastaaruande koostamiseks.

Toimivusanalüüs on aluseks punktis 2.2.3

nimetatud kontrollide aastaaruande

koostamiseks.

Jooksvalt

1.2 TAO teenuse

arendamise ekspert

(edaspidi

toimivusanalüüsi

koordinaator)

Uuendab toimivusanalüüsi koostamise

põhimõtted koos ajakavaga algavaks

järelevalvetsükliks, milles määratleb

toimivusanalüüsi koostamise detailse

ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu

ning analüüsitavad teemad. Kooskõlastab

põhimõtted ja ajakava TAO juhatajaga.

Vastavalt ajakavale loob toimivusanalüüsi

projektiplaani JIRA-sse.

31. august

1.3 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Kutsub kokku toimivusanalüüsi koostavad

eksperdid/talituse juhatajad ning selgitab

üle algava toimivusanalüüsi

koostamistsükli põhimõtted, täpse ajakava

ning tööjaotuse.

Loob toimivusanalüüsi kirjutamiseks

keskkonna.

Kokku-

lepitud

tähtpäeval

1.4 TAO valdkonna

ekspert/rikkumiste

tagastuste valdkonnas

TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja ja järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/ TAO

riskijuhtimise ja

Analüüsib aruandlusperioodil 01.07.-30.06.

toimunud arenguid valdkonnas vastavalt

toimivusanalüüsis kokku lepitud

põhimõtetele, tuues välja KA/RKA poolsed

tegevused parendamiseks. SV analüüs

hõlmab ühtekuuluvuspoliitika fondide

rakenduskava 2014-2020, abifondi

rakenduskava 2014-2020. Norra/EMP

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

kinnitatakse

lõplik

versioon.

8 SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid koostatakse eraldi ja protsess kehtib mõlemale aruandele. SV analüüsi

koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil Norra/EMP koordinaator.

Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet

mõtlema aruande osas.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 48/240

järelevalve talituse

järelevalve riskiekspert

(edaspidi järelevalve

riskiekspert)/ PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs

koostatakse eraldi dokumendina.

Kajastab analüüsi tulemused JIRA-s.

1.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Vahendab informatsiooni toimivusanalüüsi

koostamiseks vajaliku sisendmaterjali osas.

Koondab sisendmaterjaliks olevad

dokumendid toimivusanalüüsi Sharepointi

leheküljele, info materjalide osas JIRA-sse

ning edastab selle kohta informatsiooni

valdkonna ekspertidele.

Jooksvalt

1.6 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/ TAO

teenuse disaini talituse

juhataja

Sisestab valminud analüüsi

toimivusanalüüsi Sharepointilehekülgedele

vastavatesse peatükkidesse.

31.

detsember;

28.

veebruariks

vajadusel

täiendatakse

1.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Vaatab üle ja ühtlustab ekspertide poolt

lisatud info ning vajadusel annab tagasiside

täiendamist vajavate punktide osas.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

1.8 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Ühtlustab toimivusanalüüsi eelnõu projekti

ja lõpliku versiooni ning tagab tähtaegse

valmimise. Esitab toimivusanalüüsi eelnõu

projekti ja lõpliku versiooni e-kirja teel

TAO juhatajale kooskõlastamiseks.

Edastab toimivusanalüüsi kinnitatud eelnõu

projekti teadmiseks TMO juhatajale.

31.

detsember

kinnitatakse

eelnõu

projekt;

28. veebruar

lõplik

versioon

1.9 TAO juhataja Annab e-kirja teel tagasisidet

toimivusanalüüsi ja kavandatavatele

tegevustele.

5 tp

1.10 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator.

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

toimivusanalüüsi allkirjastamiseks, lisades

dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi

koostamise aluseks olevad põhimõtted ning

edastab seejärel kooskõlastamiseks TAO

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 49/240

juhatajale ja allkirjastamiseks KA/RKA

juhile.

1.11 KA/RKA juht Allkirjastab toimivusanalüüsi lõpliku

versiooni digitaalselt.

3 tp

1.12 Toimivusanalüüsi

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator

Salvestab allkirjastatud toimivusanalüüsi

JIRA-sse, Sharepointi ning edastab

informatsiooniks TMO ja TRO juhatajatele,

TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM

RO-le ja AA-le. Sisestab toimivusanalüüsis

toodud tegevused JIRA-sse.

10 tp

1.13 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud järelevalvetegevused

vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas

toodud ajakavale. Jälgib JIRA-s järelevalve

tegevuste täitmist ja märgib täidetud

ülesanded lõpetatuks. Lisab

tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse

ühiskasutatavasse kausta.

Jooksvalt/

osapoolte

vaheline

kokkulepitu

d tähtaeg

2. KA SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

2.1 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Algatab toimivusanalüüsis kavandatud

järelevalvetegevuste täitmise

vahekokkuvõtte koostamise kaks korda

aastas, mille eesmärgiks on täpsustada

järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta

teiseks poolaastaks. Loob vahekokkuvõtet

käsitleva dokumendi Sharepointis.

Jooksvalt

kuid mitte

hiljem kui

1. mai ja 1.

november

2.2 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Informeerib toimivusanalüüsiga seotud

TAO eksperte ja talituse juhatajaid

tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast

ja võimalikest täiendavatest

sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA

kaudu.

2 tp

2.3 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhataja / järelevalve

riskiekspert/ järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)/PDA

projektijuht/TAO

teenuse disaini talituse

juhataja/ Norra/EMP

koordinaator

Koostab vahekokkuvõtte toimivusanalüüsi

täitmisest vastavas valdkonnas. Esitab

vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi

või täpsustab varasemaid seatud tähtaegu.

Salvestab ülevaate Sharepointis.

20 tp

2.4 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Ühtlustab tehtud kokkuvõtte ning esitab

selle kommenteerimiseks TAO juhatajale.

5 tp

2.5 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Viib vajadusel sisse TAO juhataja poolt

tehtud parandusettepanekud ning vormistab

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 50/240

vahekokkuvõtte kinnitamiseks ning edastab

seejärel kinnitamiseks TAO juhatajale.

2.6 TAO juhataja Kinnitab vahekokkuvõtte. Hiljemalt

määratud

tähtajaks 15.

juuni

2.7 Toimivusanalüüsi

koordinaator

Salvestab kinnitatud toimivusanalüüsi

vahekokkuvõtte JIRA-sse ning edastab

informatsiooniks seotud TAO ekspertidele

ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO

juhatajatele ning RM RO-le. Uuendab

tegevuskava info JIRA-s.

5 tp

2.8 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja.

Viib läbi planeeritud tegevused vastavalt

uuendatud ajakavale.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3. Koolitus- ja arendustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis

3.1 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja (RTK PDA

haldusala)

Tuvastab teemad ja sihtgrupi, mille osas

üritust planeerida. Vajadusel küsib sisendit

võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt.

Vajadusel täiendab ja ajakohastab

toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava

saadud sisendi põhjal.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.2 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, vajadusel TRO

infospetsialist

Korraldab, kaasates vajadusel TRO

infospetsialiste, võimaliku koolitaja,

ruumid ja vajadusel toitlustuse võttes

selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb

kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat

pakkumust).

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

3.3 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja/ TA kulujuht/

TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormistab

RTIP-s majanduskulude taotluse.

Manusena lähevad kaasa:

 pakkumuskutse

 pakkumused

 ürituse päevakava

 märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde

ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse

nime.

 märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi

 märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp

3.4 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja, projektijuht/

TRO infospetsialist

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud,

edastab ürituse korraldaja ürituse info

projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks

järgmise infoga:

 ürituse nimi

 lühikirjeldus, mis läheb kutsesse

 sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö.

suunatud kutse või kõigile huvilistele

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 51/240

 toimumise aeg ja koht

 päevakava

 kuupäev, mis ajaks peab registreerimine

lõppenud olema, et nt toitlustuse arv

teenusepakkujale öelda.

3.5 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Edastab e-posti teel skaneeritud

registreerimislehed tehnilise abi kulujuhile

ning TRO infospetsialistile

5 tp

3.6 Projektijuht/ TRO

infospetsialist

Peale ürituse toimumist viib RTIP-s läbi

eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse.

5 tp

3.7 Planeeritud tegevuse

täitjaks määratud vastav

toetuste valdkonna

töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgib

tegevuse projektihalduskeskkonnas

lõppenuks.

5 tp

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed

kontrollid

1. KA/RKA kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

1.1 TAO valdkonna

ekspert/TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

või järelevalve

riskiekspert

/teenuse

arendamise

ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/ RM

Enne kontrolliga alustamist mõtleb läbi

kavandatud kontrolli teostamise kaasates

vajadusel teisi KA/RKA eksperte ja

otsustab, kas kontrolli läbiviimiseks on

vajalik kasutada kontroll-lehte ning kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel koostab uued kontroll-lehed.

Juhul kui KA/RKA kontroll hõlmab ka

projektide kontrolli, koostab iga kontrolli

kohta valimi, mille moodustamise

metoodika fikseerib kirjalikult.

Kontrollivalimi koostamisel konsulteerib

järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperte, kooskõlastab

kontrollivalimi ning lepib kokku kontrolli

teostamise ajakava TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajaga.

20 tp

1.2 TAO valdkonna

ekspert/ teenuse

arendamise

ekspert/

järelevalve

riskiekspert/

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli puhul saadab kontrollitavale

kontrolli toimumise kohta teate (koopia

TAO riskijuhtumise ja järelevalve talituse

juhataja, TMO juhataja), kus märgib ära:

 kontrolli eesmärgi,

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 52/240

Norra/EMP

koordinaator/ RM

RO/valimipõhise

projektide

kontrolli puhul

järelevalve

ekspert (edaspidi

kontrolli teostaja)

 kontrolli teostamise aja,

 kontrollitava valimi (kui see on

asjakohane).

RTK-siseselt saadab kontrolli toimumise

kohta teate e-kirja teel TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide puhul

kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest

kontroll teostatakse SFOS-is oleva info

alusel.

1.3 Kontrolli teostaja Sisestab informatsiooni planeeritavast

kontrollist JIRAsse ja lisab ülesandele

labeli KA_kontrollid või RKA_kontroll.

JIRA ülesandel lisab vaatlejaks TMO

juhataja.

3 tp

1.4 Kontrolli teostaja Täidab kontrolli kohta kontroll-lehe (kui

see on asjakohane), mis on kontrollija

töövahend ja ei kuulu üldjuhul

avaldamisele kontrollitavale. Kontroll-

lehe kinnitamisega kinnitab, et tal ei esine

kontrollitava suhtes taandamise aluseid

HMS § 10 mõistes.

Kokkulepitud

kontrolliperiood

lõppkuupäevaks

1.5 Kontrolli teostaja Koostab protseduuride ja õigusaktide

järgimise kontrolli tulemuste kohta

kontrollakti ning SFOS-i andmete alusel

tehtavate tsentraalsete kontrollide

tulemuste kohta kontrolli kokkuvõtte, kus

märgib ära:

 kontrolli teostamise kuupäeva või

kontrolli perioodi,

 kontrolli teostaja,

 kontrolli eesmärgi,

 lühikirjelduse kontrollitegevustest

(kui asjakohane),

 kontrollitud projektide loetelu (kui

asjakohane),

 kontrolli tulemusena tehtud

tähelepanekud koos soovitustega

olukorra parandamiseks,

 vajadusel tähtaeg soovitus(t)e

elluviimiseks.

Kui kontrolli teostaja on järelevalve

ekspert, edastab kontrolli tulemused TAO

valdkonna eksperdile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale. Vajadusel saadab

Kokkulepitud

kontrolliperiood

lõppkuupäevaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 53/240

tähelepanekud enne kontrolli tulemuste

kinnitamist kontrollitavale

kommenteerimisele.

1.6 Kontrolli teostaja Peale kontrollitava poolt kommentaaride

saamist saadab kontrollide tulemused

kontrollitavale (koopia TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ja TMO juhataja).

Protseduuride ja õigusaktide järgimise

kontrolli kontrollakti kooskõlastab DHS-

is vahetu juhiga ning edastab

allkirjastamiseks KA/RKA juhile. RTK-

sisese kontrolli puhul kooskõlastatakse ja

edastatakse kontrollakt e-kirja teel TRO

juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate

tsentraalsete kontrollide tulemused

kooskõlastab vajadusel vahetu juhiga. Kui

kontrollitav peab teostama järeltegevusi,

edastab kontrollitavale tulemused e-kirja

teel, andes tähtaja puuduste

likvideerimiseks/ järeltegevuste

teostamiseks.

Üldjuhul kuni 30

tp jooksul peale

kontrolli

teostamist

1.7 Kontrolli teostaja Sisestab kontrolli lõpetamisel kontrolli

koos seotud dokumentatsiooniga (sh

kontroll-leht, kontrollakt, kontrolli

kokkuvõte jms) JIRA-sse.

10 tp

1.8 Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti soovituse

rakendamiseks/puuduse kõrvaldamiseks

tähtaeg, veendub tähtaja saabudes, et

soovituse rakendamisega on saavutatud

soovitud olukord.

Kujundab oma seisukoha soovituse

rakendamise kohta. Mittekohase täitmise

korral annab kontrollitavale -kirjaliku

tagasiside ning määrab uue järeltegevuste

tähtaja kuni kohase täitmiseni.

Sisestab järeltegevustega seotud teabe

JIRAsse.

Kui kontrolli raames tuvastatud

finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik

lahendada, teeb ettepaneku algatada

kaasuse lahendamatuks kuulutamise

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 54/240

protsess. Kaasust menetletakse edasi

vastavalt punktile 2.2.5

„Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega

seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine “.

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

2.1.1.1 KA juht/TAO

juhataja

Edastab projekti- või süsteemiauditi

aruande ning muud asjakohased

dokumendid TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale ja

järelevalve eksperdile (maksete

kontrollija) tutvumiseks.

Vastavalt

jooksvale

vajadusele

2.1.1.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks

vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtetele.

Registreerib kontrollitavad projektid

KA/RKA vastavas arvestuses.

Koheselt

2.1.1.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgib,

et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis

toodud projekti kohta rikkumise aruande

SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel

saadab RÜ-le meeldetuletuse rikkumise

aruande sisestamiseks.

RTK rakendatavates meetmetes teavitab

aruande puudumisest TAO riskijuhtimise

ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga

tähelepaneku lahendamise eest vastutab.

10 tp auditi

aruande

saamisest

2.1.1.4 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete

või probleemi lahenemisel eemaldab

projekti SFOS-is kontrollitavate

projektide hulgast ja märgib vastava info

KA/RKA vastavasse arvestusse.

Jooksev tegevus

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

2.1.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul

põhjusel kontrolli lisatud projektide MT-d

SFOS-is, aktsepteerib MT ja lisab

teostatud kontrolli kohta info

kokkulepitud KA/RKA sisemisse

arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib

täiendavaid küsimusi, teeb järelepäringu

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 55/240

RÜ-le (RTK maksetaotluste korral TRO-

le). Küsib vastused e-kirja teel. Vajadusel

arutab tekkinud küsimusi teiste KA/RKA

ekspertidega. Fikseerib tekkinud

küsimused ja tehtud järeldused KA/RKA

sisemises arvestuses.

Kui SFOS-i sisestatud andmete

aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda

osapoole arvamus (nt kuludokument on

seotud auditi aruandes potentsiaalselt

mitteabikõlblike kuludega vms), teavitab

järelevalve ekspert RÜ-d/TRO-d e-

kirjaga.

Kui makse jääb aktsepteerimata, saadab

makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades

tagasisaatmise põhjuse. Peab tuvastatud

vigade ja mitteabikõlblike kulude osas

arvestust KA/RKA sisemise arvestuse

tabelis.

Korrektse väljamakse puhul aktsepteerib

makse SFOS-is, lisab

kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info

KA/RKA sisemisse arvestusse.

2.1.2.2 Järelevalve

ekspert

Teostab RTK (TRO ja Norra/EMP korral

TAO) poolt rakendavate meetmete (v.a

RE meetmete) maksetele riskipõhise

kvaliteedikontrolli peale makse

maksmisele saatmist, kuid enne

riigikassast välja maksmist, kui maksele

punkti 2.1.2.1. kohane automaatne

kontroll ei kohaldu.

Riskipõhine kvaliteedikontroll teostatakse

maksetele toetuse summaga alates

100 000 eurot vastavalt kinnitatud

kontrollipõhimõtete. Kontrollipõhimõtted

vaadatakse üle ja vajadusel muudetakse 2x

aastas (toimivusanalüüsi koostamise ja

vahekokkuvõtte teostamise raames).

Fikseerib kontrolli tulemused KA/RKA

sisemises arvestuses. Kui andmete

kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi,

teeb järelepäringu TRO-le/Norra/EMP

puhul TAO-le. Puuduste tuvastamisel

teavitab järelevalve eksperti (maksete

kontrollijat).

Jooksev tegevus;

e-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 56/240

2.1.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Puuduste korral peatab makse

väljamaksmise ja saadab MT

korrigeerimiseks tagasi koordinaatorile

ning otsustab vajaduse lisada projekti

edasised maksed automaatkontrolli.

1 tp jooksul

makse saamisest

2.1.2.4 Projekti-

koordinaator

Parandab MT. SFOS kanne

2.1.3. Väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

2.1.3.1 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

/Norra/EMP

koordinaator

STS § 30 lg 4-6 või VV Norra/EMP

määrus § 9 lg 2 kohaselt nimetatud

asjaolude sh auditi raport, Euroopa

Komisjoni otsuse ning rikkumise või

mitteabikõlblike kulude ilmnemisel

tuvastab väljamakse peatamise asjaolud ja

kogudes lisainfot peatamise koosseisu

osas, sh kaasab vajadusel TAO juristi.

Kujundab esialgse seisukoha edasiste

tegevuste ja maandamismeetmete osas.

Vajadusel konsulteerib ka TMO

juhataja/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO

valdkonna ekspert või Norra/EMP

koordinaator, siis kaasab täiendavalt ka

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2.1.3.2 TAO valdkonna

ekspert/ TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja /

Norra/EMP

koordinaator

Vajadusel korraldab väljamaksete

peatamise (ja/või väljamaksetest

keeldumise) arutamiseks koosoleku

asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, AA,

RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud

otsus edastatakse teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmistab ette väljamaksete

peatamisest/keeldumisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le, kooskõlastab selle

vahetu juhi ja TAO juhatajaga ning

edastab välja saatmiseks KA/RKA

juhatajale (koopia kirjast TMO

juhatajale).

Probleemi lahenemisel valmistab ette

väljamaksete taastamisest teavitamise

kirja RÜ-le või PO-le ning määrab

peatatud maksed kontrollitavaks

(vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse

saaja) või edastab info maksete kontrolli

määramiseks järelevalve eksperdile.

Osapoolte vahel

kokkulepitud

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 57/240

2.1.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib igapäevase kontrolli raames

peatatud makseid. Vajadusel saadab

esitatud maksed tagasi RÜ-le.

Jooksev tegevus

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

2.2.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud tagastuse kohta

(tagastuse sisestamise lõpetamisel).

Vaatab info läbi ning lisab projekti

vajadusel SFOS-is kontrollitavate

projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täidab tagastuse

kontroll-lehe vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja laeb

kontroll-lehe SFOSi tagastuse

moodulisse. Vajadusel palub tagastuse

sisestajal esitada täiendavat infot ja

konsulteerib KA/RKA teiste ametnikega.

Tuvastatud vead märgib sisemises

KA/RKA arvestuses ja informeerib

tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat,

kui on vaja parandusi teha otsuses või

SFOS-is.

Vajadusel eemaldab projekti SFOS-ist

alati kontrollitavate projektide nimekirjast

ning märgib vastava info KA/RKA

sisemisse arvestusse.

Jooksev tegevus,

kontroll-leht

SFOS-s

2.2.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib ja kinnitab RTK

raamatupidajalt saadud info RÜ-le

edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja

KA/RKA-le kinnitamiseks edastatud

tagastuste laekumise kohta. Edastab

kinnituse vajaliku infoga RTK

raamatupidamisele, et laekumised oleks

RA raamatupidamises õigesti kajastatud.

Eksimuste tuvastamisel annab RÜ-le

tagasisidet andmete parandamiseks.

RTK poolt rakendavate meetmete

tagastustel tagasimakse laekumisel

sisestab järelevalve ekspert (maksete

kontrollija) laekumise SFOS-i. Edastab

laekumise kinnituse RTK

raamatupidajale, tagastuse sisestanud

järelevalve eksperdile ja projekti-

koordinaatorile.

4 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 58/240

2.2.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Teeb vähemalt kord aastas või kui

toimivusanalüüs näeb ette sagedama

kontrolli intervalli, siis tihedamalt

aruandeaasta tagastuste osas tsentraalse

kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Fikseerib kontrolli tulemused JIRAs.

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d,

kui SFOS-is on vaja teha parandusi.

Vajadusel palub RÜ-l esitada täiendavat

infot.

RTK poolt rakendavates meetmete

tagastustes puuduste tuvastamisel edastab

info paranduste tegemiseks tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine 9

2.3.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Saab SFOS-ist e-kirjaga teavituse

projektile lisatud rikkumise aruande

kohta. Vaatab info läbi ning vajadusel

lisab projekti SFOS-is kontrolli.

Rikkumise esmaaruande kontrolli raames

vaatab, kas aruanne on esitatud tähtaegselt

10 tööpäeva jooksul rikkumise

tuvastamisest. Tuvastatud puuduse kohta

lisab märkuse SFOSi rikkumise

aruandesse. Hankerikkumiste korral

kontrollib, kas sama hankega seotud

kulusid võib esineda ka teistes projektides

ning selle tuvastamisel teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise aruande

teavituse järgselt lisab vastava projekti

SFOS-is kontrolli, et väljamaksete

kontrolli raames tuvastada võimalikud

mitteabikõlblikud kulud (sisulist

rikkumise aruande andmete kontrolli ei

teosta).

Teostab rikkumise aruannete jooksvaid,

kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle

vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud

kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Jooksev tegevus

9 Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2

paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 59/240

Informeerib tuvastatud puudustest RÜ-d

kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui

rikkumise aruandes on vaja teha

parandusi. RTK sisestatud rikkumise

aruannete puhul informeerib rikkumise

aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgib, et puudused saavad etteantud

tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edastab

meeldetuletuse.

2.3.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse, et tuvastatud on sama

hankerikkumisega seotud kulude

esinemine mõnes teises RTK projektis,

edastab info hankerikkumist menetlevale

järelevalve eksperdile.

Kui hankerikkumisega seotud kulud

esinevad mõne teise RÜ rakendatavas

projektis, teavitab RÜ-d tuvastatud

rikkumistest ning vajadusest algatada

järelevalvemenetlus.

3 tp

2.3.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Koostab rikkumiste statistilise analüüsi

(sh avalikustamisele kuuluvad

rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis

kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga

mitte harvem kui 2 korda aastas.

Avalikustamisel lähtub põhimõttest, et

avalikustada tuleb kõik rikkumise

aruanded, mis on avalikustamisele

eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edastab analüüsi ja

avalikustamisele kuuluvad rikkumised

ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni üle. Vajadusel teeb

täiendusi või palub järelevalve eksperdil

infot täiendada.

Kooskõlastab avalikustamisele kuuluva

statistilise analüüsi ja rikkumise aruanded.

3 tp

2.3.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale kooskõlastuse saamist edastab info

kommunikatsioonispetsialistile

avalikustamiseks.

1 tp

2.3.6 Kommunikatsioo

nispetsialist

Lisab avalikustamisele kuuluva

informatsiooni struktuurifondide

kodulehele.

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 60/240

2.3.7 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Kontrollib 2 kuu jooksul peale kvartali

lõppu üle raporteerimisele kuuluvad

rikkumise aruanded ja sisestab OLAF-i

andmebaasi IMS.

Teavitab kinnitamisõigustega TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile

raporteerimiseks ette valmistatud.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.3.8 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kinnitab ettevalmistatud ja andmebaasi

IMS sisestatud aruanded.

2 tp

2.4.Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine 10

2.4.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peab ülevaadet laekunud pettuste ja

rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel laseb TAO järelevalve

eksperdil lisada projekt SFOS-is kontrolli.

Edastab laekunud vihje RÜ-le või RTK

meetmes vihjega tegelema määratud

järelevalve eksperdile lahendamiseks.

Vajadusel küsib RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi

ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude

ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi

[email protected]

kaudu, AFCOS-e poolt hallatava e-kirja

aadressi [email protected] kaudu või

muul moel.

Jooksev tegevus

2.4.2 AFCOS-e nõunik Edastab talle laekunud pettusekahtluste ja

rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

Lähtudes kahtluse sisust otsustab edasise

tegevuse, sealhulgas politseisse või

kaitsepolitseisse pöördumise. Teavitab

edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO

juhatajat.

Jooksev tegevus

2.4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Informatsiooni saamisel otsustab

täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

10 Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus

artikkel 5.2 paragrahv 5).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 61/240

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

2.5.1 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Vaatab üle Ametlike Teadannete

elektroonilises väljaandes avalikustatud

teated ja võrdleb isikuid registrikoodi

alusel infosüsteemis SFOS toetuse

saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste

teadaannete alaliikide lõikes:

 Äriühingu kustutamishoiatuse

teade;

 Pankrotiavalduse läbivaatamise

aja ja koha teade;

 Pankrotimenetluse kulude katteks

deposiidi maksmise teade;

 Pankroti väljakuulutamise teade;

 Raugemise tõttu pankrotiavalduse

menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastab, et teates toodud isikul on

toetatud projekte, siis

 juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „rahastatud“

seisundis, teavitab koheselt RÜ-d,

kes toetuse projekti menetleb.

RTK menetlustes olevate

projektide korral teavitab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ning projekti-

koordinaatorit.

juhul, kui toetatud projekt on

infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis,

kontrollib (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK

rakendatavas meetmes TROga), kas

projektile kohaldub kestvusnõue, mille

lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui

kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud,

teavitab kontrolli tulemusest projekti-

koordinaatorit. Kui kestvusnõude

lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavitab

koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat ja projekti-

koordinaatorit.

 Kui tuvastab, et teates toodud

isikul on rohkem kui üks positiivse

rahastamisotsuse saanud projekt ja

see on teise RÜ kui RTK poolt

menetletud, edastab vastava info

RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike

jätkutegevuste elluviimiseks.

Jooksev tegevus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 62/240

2.5.2 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta

RTK menetluses olevas projektis, määrab

juhtumi järelevalve eksperdile

lahendamiseks. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena (TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Kokkulepitud

tähtajaks

2.5.3 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peab tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet

KA sisemises arvestuses ja teeb vähemalt

kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta

kokkuvõtte. Saadab kokkuvõtte TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale tutvumiseks.

Kokkulepitud

tähtajaks

2.5.4 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Otsustab täiendavate tegevuste vajaduse,

koordineerib nende elluviimist.

Jooksev tegevus

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Toimivusanalüüs ja

toimivusanalüüsi

täitmise

vahekokkuvõte

Toimivusanalüüsi

koordinaator

Sharepoint -välisvahendid-

SV 2014-2020 –

Toimivusanalüüs

Elektrooniliselt

KA kontrolli

valim/ kontroll-

leht/ kontrollakt/

analüüs

Kontrolli teostaja SFOS KA kontrollide

moodul/JIRA

Elektrooniliselt

Väljamaksete

peatamise/

keelamise/

jätkamise otsus

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

DHS Elektrooniliselt

Hangete

kvaliteedikontrolli

kontrolliplaan/kont

roll-leht

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Sharepoint/SFOS Elektroonselt

2.2.2. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise

koordineerimise ja maksete teostamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite

kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-le aruandluse esitamisel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 63/240

RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda

igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse.

Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise

abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund

Agreement).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Maksetaotluste kontrollid

1.1. Maksetaotluse kontroll kahepoolsete suhete fondi kulude hüvitamisel

1.1.1 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

saab kasutada (vajadusel uuendades)

mõnda varem kasutatud kontroll-lehte.

Vajadusel kaasab TAO eksperte ja/või

koostab uue kontroll-lehe.

Teostab SFOS-i edastatud maksetaotluse

andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli

vastavalt kontroll-lehele. Puuduste korral

küsib toetuse saajalt selgitusi või saadab

maksetaotluse toetuse saajale

korrigeerimiseks tagasi.

Kõikide maksetaotluste juurde lisatud

kuludokumentide loetelu kuluridasid

kontrollitakse 100% ulatuses ning

hinnatakse kulude seotust projektiga ning

nende mõistlikkust kontrollides, et

kaupade/teenuste/ehitustööde tellimiseks

on korraldatud riigihange või on valitud

majanduslikult soodsaim pakkumus

saadud hinnapakkumuste võrdlemise teel.

Maksetaotluse aluseks olevaid kulu- ja

maksedokumente (arved,

maksekorraldused, lepingud, tööde aktid,

tööajatabelid, osavõtjate nimekirjad jne)

kontrollitakse projekti esimese

maksetaotluse puhul 100%. Järgnevate

maksete puhul võidakse kasutada

valimipõhist kontrolli. Valimi metoodika

koostab koordinaator, kooskõlastades

selle TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitusega. Valimi metoodika kinnitab

RKA juht.

Vajadusel arutab tekkinud küsimusi teiste

TAO ametnikega/ valdkonna

ekspertidega. Suunab riigihangete korral

Maksetaotlust

menetletakse kokku

esitamisest kuni

kinnitamiseni mitte

kauem kui 90

kalendripäeva

(edaspidi kp).

Juhul kui

maksetaotluses on

puudusi või kulude

abikõlblikkuse üle

otsustamiseks on vaja

lisateavet, võib RKA

pikendada

maksetaotluse

menetlemise tähtaega

puuduste

kõrvaldamise või

dokumentide või

teabe esitamise aja

võrra, teatades sellest

toetuse saajale.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 64/240

hanke SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK

„Riigihangete kontrolli protsess“.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talitust.

1.1.2 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt ptk 3.2 punkti 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele.

Hangete kontrollis on võimalik tugineda

teiste projektide (sh SF) raames tehtud

hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

1.1.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid.

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

1.1.4 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses, kinnitab makse.

Fikseerib maksetaotluse kontrolli

tulemuse kontroll-lehel, kus

valimipõhisese kontrolli osas on

kirjeldatud, milliseid dokumente on

maksetaotluse juures kontrollitud. Lisab

kontroll-lehe SFOS-i.

3 tp

1.2. Maksetaotluse kontroll tehnilise abi fondi kasutamisel

1.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Kinnitab Norra/EMP tehnilise abi kulud

RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav

tõendusmaterjal.

Jooksvalt

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Võtab aruande SAP BO keskkonnast ja

täiendab/parandab vastavalt e-toetuse

impordivormile. Edastab läbi E-toetuse

keskkonna maksetaotluse.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 65/240

Vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07

(30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12

seisuga)

1.2.3 Norra/EMP

koordinaator

Enne kontrolliga alustamist otsustab, kas

kontrolli läbiviimiseks on vajalik

kasutada kontroll-lehte ning kas saab

kasutada (vajadusel uuendades) mõnda

varem kasutatud kontroll-lehte. Vajadusel

kaasab TAO eksperte ja/või koostab uue

kontroll-lehe.

Maksetaotluse menetlemise käigus

SFOSis kontrollib sisestatud andmete

korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega.

Vajadusel küsib selgitusi kulude

tekkimise eest vastutavatelt isikutelt.

Riigihangete korral veendub, et

hankeleping on SFOSi sisestatud ja

kuludega seotud. Suunab riigihanke

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2

punktile 3.2.2 „Riigihangete kontrolli

protsess“ kontrolliulatusele ja protsessile

hankeekspertiisi.

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest

teavitab TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajat.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

1.2.4 Hankeekspert Kui maksetaotluses on riigihangetega

seotud kuludokumendid ja riigihanget

eelnevalt kontrollitud ei ole, kontrollib

riigihanget vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 protsessi alapunktile 3.2.2

„Riigihangete kontrolli protsess“ toodud

kontrolliulatusele. Hangete kontrollis on

võimalik tugineda teiste projektide (sh

SF) raames tehtud hanke kontrollidele.

Vastavalt punktis

3.2.2 ettenähtud

tähtaegadele

1.2.5 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Rikkumise kahtluse korral suunab

mittevastavuse menetluse algatamiseks

tööülesande järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

(TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessi

alapunktile 2).

Vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2

punktile 3 projekti eelarve ei vähene

rikkumise võrra. Rikkumise võrra

vähendatud summa ulatuses võib

Vastavalt ptk-s 3.3

ettenähtud

tähtaegadele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 66/240

projektis esitada teisi abikõlblikke

kulusid. Kuna antud juhul on nii toetuse

saaja kui ka rakendusüksus RKA, võib

finantskorrektsiooni otsuse vormistada

lihtsustatud kujul.

1.2.6 Norra/EMP

koordinaator

Olles veendunud maksetaotluse

korrektsuses kinnitab makse.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2. Aruandlus

2.1. Finantsvahearuanne

2.1.1 Norra/EMP

koordinaator

SFOSis menetletud maksetaotluste alusel

koostab FMO infosüsteemis (Grace)

finantsvahearuanded. Norra/EMP

tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi

kasutamise kohta koostatakse eraldi

aruanded.

Igas kalendriaastas on kaks programmi

finantsvahearuande perioodi: 1. jaanuar –

30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale

aruandlusperioodi

lõppu

2.1.2 RKA juht Allkirjastab DHS-is finantsvahearuanded

ja esitab DHS kaudu vastavalt 31. juuliks

ja 31. jaanuariks Norra/EMP SA

juhatajale.

3 tp

2.2. Strateegiline aruanne (Strategic Report)

2.2.1 Norra/EMP

koordinaator

Koostab igal kalendriaastal vastavalt

rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2,

6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete

fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement)

artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu

(Technical Assistance Agreement)

artiklile 2.5 FMO ette antud vormil

Norra/EMP strateegilise aruande (vt ka

peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info

kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi

fondi kasutamise kohta.

Kord aastas hiljemalt

2 kuud enne

aastakoosoleku

toimumist

2.2.2 FMO Annab oma tagasiside Aastakoosolekul

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud aruanded Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav kaust ja

FMO infosüsteem.

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 67/240

RKA kontrolli valimi

metoodika

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint Elektrooniliselt

Makse kontroll-

leht/Hanke kontroll-

leht11

Norra/EMP

koordinaator

SFOS Elektrooniliselt

Tehnilise abi kulude

tõendus-dokumendid

Norra/EMP

koordinaator

RTIP/FITEK/Sharepoint Elektrooniliselt

2.2.3. Juhtkonna kinnituse ja kontrollide aastaaruande koostamise ja

esitamise protsess

Vastavalt määruse (EL, EURATOM) nr 966/2012 artiklile 59(5) tuleb Euroopa Komisjonile nii

SV kui abifondi rakenduskava raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta

järgnevas tabelis toodud aruanded.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmele.

Aruande nimi Koostaja All-

kirjastaja

Sisu Tähtaeg

Kulude

sertifitsee-

rimise

aastaaruanne (ingl k. annual

accounts)

(TMO)

TMO

juhataja

Aruandlusaastal EK-le esitatud

rahataotluste koondaruanne, kus

on toodud ka ülevaade aruandest

maha arvatud nõuetele

mittevastavatest kuludest.

15. veebruar

Juhtkonna

kinnitus (ingl k.

management

declaration) ja

kontrollide

aastaaruanne

(ingl k. annual

summary)12

(TAO)

KA juht 1) Juhtkonna kinnitusega

kinnitatakse, et TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruanne on

korrektne, juhtimis- ja

kontrollisüsteemid

toimivad.

2) Kontrollide aastaaruandes

antakse ülevaade

aruandlusaastal tehtud RÜ-

de ja KA kontrollidest,

tehtud audititest (viide AA

auditeerimise

15. veebruar

11 Maksetaotluse kontrollimisel kasutatakse üldjuhul SV KAMIN juhendi maksetaotluse kontroll-lehte. Hangete

kontrollimisel kasutatakse KAMIN juhendi riigihangete kontroll-lehte. 12 Koostatakse SV puhul vastavalt üldsätete määruse art 125 lg 4 punktile (e) ja EK juhendile „Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary. Programming period 2014-2020. Revision 2018“, EGESIF_15-0008-05, 03/12/2018 ning abifondi puhul vastavalt määruse (EL) nr 223/2014 artiklile 32(4) ning abifondi vastavale juhendile.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 68/240

aastaaruandele), TMO

sertifitseeritud kulude

aastaaruandest maha arvatud

kuludest (viide TMO kulude

sertifitseerimise

aastaaruandele) ning antakse

hinnang süsteemi

toimimisele ja vajalikele

parendusmeetmetele.

Auditeeriva

asutuse

arvamus (ingl

k. audit

opinion) ja

auditeerimise

aastaaruanne (ingl k. annual

control report)

AA RM) AA juht 1) Tehakse ülevaade

süsteemiaudititest ning

aruandlusaasta

sertifitseeritud kuludega

seotud projektiaudititest.

2) Antakse hinnang TMO

koostatud sertifitseeritud

kulude aastaaruandele ning

KA koostatud juhtkonna

kinnitusele ja kontrollide

aastaaruandele.

3) Antakse hinnang juhtimis-

ja kontrollisüsteemi

toimimisele.

15. veebruar

Aruandeaasta kestab 01.07.N-1 kuni 30.06.N. Programmperioodi esimene aruandeaasta on

tavapärasest pool aastat pikem, kestes 01.01.2014- 30.06.2015.

Administratsioonisisesed tähtajad aastaaruannete koostamiseks on järgmised:

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. TAO järelevalve

ekspert

(rikkumised-

tagastused)

Kontrollib ja vajadusel palub RÜ-del täiendada

SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot,

mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude

sertifitseerimise aastaaruandele (vt p 2.2.6).

Jooksvalt

9.N 31.12.N 15.01.N+1 31.01.N+1 10.02.N+1 15.02.N+1

TMO kulude

aastaaruande

projekt TAO-le

ja AA-le.

TAO

kontrollide

aastaaruande

projekt AA-le

ja TMO-le.

Aruande-

aastaga

seotud

auditite

lõpptähtaeg.

TAO/TMO ja

AA vahel

tagasiside

andmine

aruannete

projektidele.

Aruannete

korrigeerimine

ja täiendamine.

TMO kulude

aastaaruanne EK-

le. TAO juhtkonna

kinnitus ja

kontrollide

aastaaruanne EK-

le. Auditi arvamus

ja aastaaruanne

EK-le

TAO

kontrollide

aastaaruande

ja TMO

kulude

aastaaruande

koostamisega

alustamine.

auditeerimi

aastaaruan

de projekt

AA-lt

TMO-le ja

TAO-le

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 69/240

2. TMO ekspert Koostab kulude sertifitseerimise aastaaruande

projekti vastavalt töökorra punktile 2.2.6 ning

esitab selle TAO ja AA juhile.

15. jaanuar

3. TAO teenuse

arendamise

ekspert (edaspidi

MD/AS

koordinaator)

Koostab töökorra punkti 2.2.1 kohaselt koostatud

toimivusanalüüsi alusel:

1) kontrollide aastaaruande projekti;

2) juhtkonna kinnituse projekti.

Kooskõlastab dokumentide projektid TAO

juhatajaga ning edastab need tähtpäevaks TMO,

RM RO ja AA juhile.

15. jaanuar

4. AA Koostab auditeerimise aastaaruande ja auditi

arvamuse projekti ning esitab selle TAO ja TMO

juhile.

31. jaanuar

5. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

Annavad e-kirja teel vastastikkust tagasisidet

aastaaruannete projektidele.

10. veebruar

6. MD/AS

koordinaator

Täiendab vastavalt tagasisidele juhtkonna

kinnituse ja kontrollide aastaaruannet ning edastab

selle DHS-i menetluses TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ning KA juhile

allkirjastamiseks.

10 tp

7. MD/AS

koordinaator,

TMO ekspert ja

Sisestavad aruanded SFC2014 infosüsteemi13. 2 tp

8. KA juht, AA või

TMO

Valideerib14 aastaaruanded SFC2014 süsteemis. 2 tp

9. MD/AS

koordinaator

Saadab valideeritud aastaaruanded tähtpäevaks

SFCS2014 kaudu EK-le15.

15. veebruar

10. MD/AS

koordinaator

Edastab EK-le saadetud aastaaruanded e-kirja teel

RM RO-le ning TAO, TMO ja TRO juhatajatele

ja vastavalt vajadusele infoks RÜ ja RA

kontaktidele.

2 tp

11. MD/AS

koordinaator

Vajadusel korraldab järeltegevuste elluviimise

seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või

kommentaaridega.

Osapoolte

vahel

kokku-

lepitud

tähtaeg.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

13 Aastaaruandluse SFC2014 süsteemi sisestamise juhend asub siin

http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/help/pages/ACCIGJ/ 14 SFC2014-s peab aastaaruande (koosneb TMO, TAO ja AA aruannetest) valideerima aruannete saatjast erinev

isik. Kuna aruanded saadab TAO ekspert, valideerib aruanded kas TMO või AA poolt info sisestanud ametnik. 15 Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 70/240

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kontrollide

aastaaruanne ja

juhtkonna

kinnitus

MD/AS

koordinaator

JIRA / DHS Elektrooniliselt

Kulude

sertifitseerimise

aastaaruanne

TMO ekspert DHS Elektrooniliselt

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite

aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise

tagamise ja kontrollimise protsess

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK osaleb auditi aruannete projektide

koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des

ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled.

Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest „Perioodi 2014-2020

struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine“ ning KA juhendist „Juhendmaterjal

juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks.“

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine

1.1. TAO juhataja

/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise

alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA, edastab

TAO juhataja algatamiskirja TAO vastutavale

eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtumise ja

järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi

kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete

täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO

talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO

auditi kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja,

Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt

teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO

teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert

(üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

on kontaktisik TMO-st).

2 tp

1.2. TAO/TRO/T

MO auditi

kontaktisik

Teavitab auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest

ning vastab JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid.

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 71/240

1.3. TAO

juhataja/TRO

juhataja/TMO

juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt

kommenteerimiseks ja auditeeritav on KA/RKA,

edastab TAO juhataja aruande projekti auditi eest

vastutavale TAO kontaktisikule

kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ

ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande

projekti auditi eest vastutavale TRO auditi

kontaktisikule kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab

vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d auditi aruande

projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi

lõpparuande projektis on antud lõpphinnang

kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi

lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja

teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale.

2 tp

1.4. TAO/TRO/

TMO auditi

kontaktisik

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates vajadusel teisi

TAO/TRO töötajaid.

Esitab RTK seisukoha auditi lõpparuande projekti

kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga.

Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ

või PO, edastab auditi lõpparuande tööversiooni

auditeeritavale e-kirja teel. Koordineerib auditi

aruande projektile seisukohtade andmist kaasates

vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA eksperte.

5 tp enne

auditile

esitamise

tähtaega

1.5. TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Veendub, et lõpparuande projekti kommenteerimisse

on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO

osapooled ja kooskõlastab RTK ühtse seisukoha.

3 tp

1.6 Teenuse

arendamise

ekspert/TMO

ekspert

Saadab välisauditite korral kontaktisikuna RTK

ühtse seisukoha lõpparuande projekti

kommenteerimisel auditi teostajale.

1 tp

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine

2.1 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Tutvub JKS auditi lõpparuandega ning hindab selles

toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust,

kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA/RKA

osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste

teostamine, siis korraldab täiendavate KA/RKA

poolsete tegevuste elluviimise ning kui järeltegevusi

peab ellu viima auditeeritav, tagab järeltegevuste

täitmise vastavalt kehtestatud juhenditele.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 72/240

Tähelepanekuga JKS auditi osas avab tööülesande

JIRAs ning suunab auditi lõpparuande järeltegevuste

teostamiseks vastutavale TAO

eksperdile/Norra/EMP koordinaatorile, infoks

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija).

Saadab järelevalve eksperdile (maksete kontrollija)

välisauditi lõpparuande SFOS-i lisamiseks.

2.2 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Lisab välisauditi lõpparuande SFOS-i JKS auditite

moodulisse ning vajadusel avab SFOS-is

järeltegevused.

5tp

2.3 TAO

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Salvestab JKS auditi lõpparuande toimivusanalüüsi

sisendmaterjalide kataloogi ning kasutab auditi

lõpparuandes toodud informatsiooni

toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp

2.4 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Jälgib auditi järeltegevuste täitmist. Edastab

auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega

meelde tuletava sisuga e-kirja tähelepanekute kohta,

mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud,

arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse

tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt

audiitori määratud tähtaja pikkusest). Enne

meeldetuletuse edastamist uurib vastutava TAO

eksperdi käest JKS auditi hetkeseisu kohta.

Kui auditeeritud on KA/RKA-d või on järeltegevusi

KA/RKA-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi

raames, uurib järeltegevuste seisu kohta vastutavalt

TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt

(Norra/EMP puhul saadab alati teadmiseks

Norra/EMP koordinaatorile).

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi

sisestanud, kaasab hinnangu andmiseks TAO

valdkonna eksperdi. Annab vastutavaks määratud

TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20

tp.

Jooksev

tegevus

2.5 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

teenuse

arendamise

ekspert/TMO

ekspert

Analüüsib ja annab hinnangu järeltegevuste

piisavusele SFOS-i sisestatud info ning

tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel

vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest

vastutavaid KA/RKA eksperte/juriste. Küsimuste

korral suhtleb vajadusel auditeeritava, AA või teiste

asjasse puutuvate asutustega. Tagab KA/RKA

seisukoha soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20

tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste

mittepiisavuse korral palub auditeeritaval esitada

20 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 73/240

täiendavaid tõendeid või saadab auditeeritavale

tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvestab

täiendavalt saadud tõendusmaterjali, mida SFOS-i ei

ole võimalik lisada, Sharepointi auditite kasuta või

JIRA-sse. Vastab järelevalve eksperdile (maksete

kontrollija) e-kirja teel ning annab teada, kas

järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad.

Kinnitab järeltegevused SFOS-is ja suunab

tähelepanku AA-le hindamiseks.

2.6 TAO ekspert/

Norra/EMP

koordinaator/

TMO ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO

ekspert/Norra/EMP koordinaator/TMO ekspert ise,

teostab vastavad järeltegevused ja edastab teate

järeltegevuste teostamise kohta kooskõlastamiseks

JIRA kaudu oma otsesele juhile ja teavituse TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Kooskõlastuse saamisel kinnitab järeltegevused

SFOS-is. Suunab tähelepaneku AA-le hindamisele.

Salvestab tõendusmaterjali SFOS-i ja Sharepointi

auditite kausta või JIRA-sse.

Tähtaeg

vastavalt

auditi järel-

tegevuse

tähtajale

2.7 TAO teenuse

arendamise

ekspert/Norra/

EMP

koordinaator

Koondab välisauditis auditeeritavatelt laekunud

vastused ja koostab auditi läbiviijale vastuskirja

tähelepanekute järeltegevuste teostamise (sh

tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas,

kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

2.8 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA

esitab täiendavad nõuded, koordineerib KA/RKA

poolset osalemist täiendavate parendustegevuste

planeerimisel ning edastab täiendavad

tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/

Norra/EMP koordinaatorile piisavuse hindamiseks.

Piisavuse hindamine toimub vastavalt antud tabeli

punktides 2.5 ja 2.6 kirjeldatule.

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb

tähelepaneku, edastab e-kirja teel info TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning

auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO

eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/TMO

eksperdile.

Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste

lõpetamise kirja saabudes lisab selle Sharepointi

auditi kausta ning kinnitab ja sulgeb KA/RKA poolt

auditi).

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul

viib tegevusi ellu TMO ekspert.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 74/240

2.9 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib

erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab

ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise

protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK

2. peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punktile 2.2.5

alapunktile „Administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtaeg.

2.10 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Peab ülevaadet ja ajakohastab 3 korda aastas

(vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist

reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) ülevaate

JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja

võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS

tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste

seotud osapooltega mõtleb välja tegevused, mis viib

tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel

kooskõlastatakse tegevused TAO juhiga.

3 korda

aastas

2.11 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Edastab ülevaate hetkeseisust koos planeeritavate

tegevustega informatsiooniks TMO-le ning

vajadusel RM RO-le ja AA-le.

3 korda

aastas

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti

kommenteerimine

3.1 AA Teavitab RTK-d projektiauditi läbiviimise

alustamisest

3.2 TRO juhataja Edastab algatamiskirja TRO talituse

juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi

kontaktisik), teadmiseks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale.

2 tp

3.3 TRO auditi

kontaktisik

Teavitab AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning

vastab projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud

küsimusele, kaasates vajadusel vastamiseks teisi

TAO/TRO töötajaid, sh hangetega seotud

küsimustes kaasab vastamisse TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

Etteantud

tähtajaks

3.4 AA Edastab projektiauditi lõpparuande projekti RTK-le

kommenteerimisele.

3.5 TRO juhataja Edastab projektiauditi lõpparuande projekti TRO

auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks.

2 tp

3.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Korraldab auditi lõpparuande projekti

kommenteerimise, kaasates asjakohased TAO/TRO

töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute

kommenteerimisel kaasab alati TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi.

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 75/240

Kooskõlastab RTK ühtse seisukoha ning esitab

lõpparuande kommentaarid AA-le.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta

kujundada pole võimalik, taotleb tähtaja

pikendamist.

3.7 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele

järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, tagab, et

ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks

asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse

ümarlauast ka meetme rakendusasutuse esindajat,

kelle osalemine on vabatahtlik).

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta

koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis

sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse

JIRA auditi kaustas. Saadab ümarlaua

protokolli/kokkuvõtte e-kirja teel kõikidele

osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp

3.8 AA Edastab RTK-le projektiauditi lõpparuande

3.9 TRO

juhataja/TRO

auditi

kontaktisik

Edastab saabunud lõpparuande teadmiseks TRO

talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO

juhatajale ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale.

3.10 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas

edastab lõpparuande KA kontrolle teostavale

järelevalve eksperdile (maksete kontrollija) projekti

alati kontrolli määramiseks ning määrab juhtumi

lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK

3. peatüki alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud

järelevalvemenetlusena).

Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud

KA/RKA-le, suunab tähelepaneku lahendamiseks

TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile.

2 tp

3.11 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Määrab projekti SFOS-is kontrollitavaks vastavalt

kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Lisab projekti kontrolli ning jälgib, et juhtumi kohta

esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise

aruanne. Vajadusel saadab juhtumit lahendavale

järelevalve eksperdile meeldetuletuse.

Koheselt

10 tp auditi

aruande

saamisest

3.12 Järelevalve

ekspert/TAO

ekspert/Norra/

Peale auditi järeltegevuste teostamist sisestab

järeltegevused SFOS-i vastavasse moodulisse ja

Etteantud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 76/240

EMP

koordinaator

kinnitab, saadab teavituse järelevalve eksperdile

(maksete kontrollija).

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja

kontrollimine

4.1 AA Teostab projektiauditite järeltegevuste piisavuse

hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis

„Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide

ning projektiauditite järeltegevuste

menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh

arvestades TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse järelevalve eksperdi (maksete kontrollija)

poolt e-kirja teel saadud sisendit järeltegevuste

teostamise hetkeseisu kohta.

3 korda

aastas

4.2 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Edastab hiljemalt 2 nädalat enne auditite

järeltegevuste koondülevaate koostamist

meeldetuletuse RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le)

või PO-le saamaks ülevaadet teostatud

järeltegevustest ja järeltegevusi takistavatest

asjaoludest. Kui RTK projektiauditi järeltegevuse

teostamine on suunatud järelevalve eksperdile

lahendamiseks, uurib järeltegevuste hetkeseisu

kohta järelevalve eksperdilt. Esitatava päringu

aluseks on kesksüsteemi aruande põhjal

koostatud analüüs järeltegevuste hetkeseisust

(AA mittekinnitatud tähelepanekute ja üle tähtaja

juhtumitest), eesmärgiga tagada tähelepanekute

sulgemine ja selgitada välja võimalikud tekkida

võivad erimeelsustega ja lahendamatuks

muutuvad kaasused RTK menetluses olevate

järeltegevuste osas vaatab täiendavat infot ka

JIRA konkreetse auditi tööülesande juurest.

Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole

SFOS-i sisestatud, palub need nõuetekohaselt

sisestada, määrates ühtlasi sisestamise tähtaja.

Koondab RÜ-lt/TRO-lt (vajadusel RA-lt/PO-lt)

saadud info alusel andmed järeltegevuste

teostamise arvestusse (Excel) ning hindab

järeltegevuse teostamise piisavust, sh SFOS-is,

kaasates hinnangu andmiseks vajadusel TAO

valdkonna eksperdi, Norra/EMP koordinaatori,

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ja/või järelevalve riskieksperdi.

Saadab AA-le e-kirja teel tulemused teostatud

analüüsist, palvega AA-l hinnata SFOS-i

sisestatud järeltegevuste piisavust.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 77/240

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse

osas jäävad osapooled (AA ja RÜ/RA/PO)

eriarvamusele, edastab erimeelsusega kaasusega

seonduva info TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga

lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest

vastutava(d) KA/RKA ametniku(d).

4.3 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses

KA/RKA seisukohta, koordineerib KA seiskoha

kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks

asjakohaseid osapooli TAO-st. Edastab seotud

osapooltele KA/RKA lõpliku seisukoha üldjuhul

30 päeva jooksul.

Suhtleb tekkinud erimeelsuse osas osapooltega

(AA, KA, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et

osapooled ei suuda omavahel kokkuleppele

jõuda, korraldab ümarlaua, arutamaks

erimeelsusega seotud tähelepaneku

lahendamisvõimalusi. Kaasab ümarlaua

koosolekule asjakohase TAO valdkonna

eksperdi(d) ja juristi(d). Hangetega seotud

küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juhi.

30 tp

4.4 TAO valdkonna

ekspert / TAO

riigihangete

kontrollüksuse

juht/jurist

Kujundab erimeelsuse osas KA/RKA seisukoha,

kooskõlastades see oma vahetu juhi, TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning

TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujundab KA/RKA

seisukoha ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Tagab, et toimunud arutelude ja kokkulepete

kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte,

fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja

võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel

fikseeritakse mitteabikõlblike kulude korral ka

katteallikas, kui toetust toetuse saajalt tagasi

nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on

katte taotlemine Vabariigi Valitsuse

sihtotstarbelistest reservist või on tegemist

valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma

kuluga). Vajadusel lisatakse

protokollile/kokkuvõttele asjakohased

tõendusmaterjalid.

Kooskõlastab protokolli osapooltega. Peale

kooskõlastamist edastab protokolli järelevalve

eksperdile.

Kokkulepitu

d tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 78/240

4.5 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Lisab protokolli JIRA-sse projektiauditi juurde

ning edastab teadmiseks TMO-le.

Peab ülevaadet ümarlaua arutelul olnud

juhtumitest ja jälgib, et juhtumid saavad

lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil.

Vajadusel saadab RÜ/RA/PO-le meeldetuletuse.

Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual

kokkulepitud viisil, teavitab TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp,

jooksev

tegevus

4.6 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud

kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei

ole võimalik lahendada, algatab kaasuse

lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust

menetletakse edasi vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.1 alapunktile

„Administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

5 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

JKS auditite järel-

toimingutega seotud info

ja tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOS-is;

DHS

Elektrooniliselt

Projektiauditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

EK, Euroopa

Kontrollikoja jt auditite

järeltoimingute info ja

tõendusmaterjal

Auditite

kontaktisik,

TMO ekspert

Auditite info SFOSis;

DHS

Elektrooniliselt

Finantsmõjuga

erimeelsuste aruteludega

seotud dokumendid

Auditite

kontaktisik

DHS Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 79/240

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise

tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega

tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise

protsess

Protsessi eesmärgiks on:

1) Sätestada KA/RKA/RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja

kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud

või on oht maksete peatamiseks.

2) Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise

korraldamist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine

1.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete

peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS

puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku

seotud osapooltega (KA/RKA, AA, RA, RÜ)

probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise

tegevuskava kokku leppimiseks. Korraldab

koosoleku protokollimise, edastab protokolli

osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või

Sharepointi auditite kausta.

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga

administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja

tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava

esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK

siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA juhatajale

kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise

auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või

VV-le arutamiseks esitamiseks.

KA/RKA ja TAO juhataja nõusolekul annab

järelevalve eksperdile ülesande algatada vajadusel

KA väljamaksete siseriikliku keelamise vastavalt

TPK peatüki 2 alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1

alapunktile „Väljamaksete siseriiklik peatamine ja

keelamine“.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 80/240

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine

2.1 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

üksuse juhataja

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse

lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja

projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le)

finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i

sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i

sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et

tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise

aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest

tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale

tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“

juurde lisada märkus „Summa kaetakse

riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO juhatajale

kooskõlastamiseks ja seejärel KA/RKA juhile

väljasaatmiseks. RTK poolt rakendavate meetmete

osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud

kaasuse info.

5 tp

2.2 KA/RKA juht Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-

kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja

AA-le). RTK poolt rakendatavate meetmete osas

saadab kinnituse TRO juhile, TAO juhile ning TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhtajale.

3 tp

2.3. TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate

meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve

eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste

teostamiseks.

2 tp

2.4. Järelevalve

ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab

SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise

aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil.

2.5 Tagasimaksmise

eest vastutav

asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite

leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga

seotud vahendid määratud tähtajaks KA/RKA poolt

määratud kontole.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

tähtajaks

2.6 Järelevalve

ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumata

mitteabikõlblike kulude katmiseks:

1. Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete

katmiseks, mida ei ole võimalik Euroopa

Komisjonile või muule doonorile jagamiseks

esitada või mille osas on Euroopa Komisjoni

1 kord

aastas

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 81/240

või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte

jagada;

2. Kuni 1000-euro suuruse mitteabikõlbliku

toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida

pole toetuse saajalt sisse nõutud, kuigi esineb

struktuuritoetuse seaduse §-s 45 nimetatud

finantskorrektsiooni tegemise alus (ÜM § 23

lg 4 erand).

3. Muude erijuhtumite katmiseks, kus on

otsustatud nõuet toetuse saajale mitte esitada

või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid

ei ole võimalik Euroopa Komisjonile

sertifitseerida (sh punktis 2.4 lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale kooskõlastamiseks.

2.7 TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja

summad, küsides vajadusel järelevalve eksperdilt

täiendavat informatsiooni. Kooskõlastab eelnõus

fikseeritud juhtumid.

5 tp

2.8 Järelevalve

ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM-le

finantsosakonnale esitatava taotluse KA juhile

allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO

riskijuhtumise ja järelevalve üksuse juhataja kui

TAO juhi.

2.9 KA juht Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise

vajaduse taotluse.

5tp

2.10 RTK

finantsarvestuse

osakonna RMi

valitsemisala

talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-

riigikassas.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

tähtajaks

2.11 Järelevalve

ekspert (maksete

kontrollija)

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete

teostamist RA kontodele, teavitab järelevalve

ekspert (maksete kontrollija) RÜ-d summade

laekumisest, et RÜ saaks SFOS-is tagastuse

laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda.

Kontrollib, kas laekumised on sisestatud ja

registreerib laekumise KA/RKA sisemises

arvestuses.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel

sisestab järelevalve ekspert (maksete kontrollija)

laekumise SFOS-i. Registreerib laekumise

KA/RKA sisemises arvestuses ja edastab info

tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ning

projektikoordinaatorile.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 82/240

Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning

administratsiooni vigadest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsessiga

kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koosoleku

protokollid

Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Tegevuskava Auditite

koordinaator

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 –

Väljamaksete

peatamised

Elektrooniliselt

Sihtotstarbelis

e reservi

taotus

Järelevalve

ekspert

DHS Elektrooniliselt

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja

sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning

väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh

struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine

ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine. Samuti täidab TMO EGFi

sertifitseeriva asutuse ülesandeid. Kulude sertifitseerimise protsessis kirjeldatakse tegevusi, mille

eesmärgiks on:

 kooskõlas ühissätete määruse artikliga 126 ja abifondi määruse artikliga 33 kulude

esitamine (so vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste

koostamine EK-le

 Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4.

 EGFi kulude sertifitseerimine kooskõlas finantsmääruse artikli 59 lõike 5 punktiga a

 Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas

ühissätete määruse artikliga 147 ja abifondi määruse artikliga 57.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ühissätete määruse

artikli 126 punktis d ja abifondi määruse artikli 33 punktis d nõutud peakontode

raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 83/240

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RAHAVOOGUDE PLANEERIMISE PROTSESS

1.1. Struktuurivahendite ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-

riigikassa kontode avamine

1.1.1 TMO

finantsspetsialist

Uue e-konto avamiseks koostab ametliku kirja

RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas

avada.

TMO e-konto avamise kirja edastab TMO

finantsspetsialist dokumendihaldussüsteemis

TMO juhatajale allkirjastamiseks.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja

5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

1.1.2 TMO juhataja Digiallkirjastab e-konto avamise kirja. 1 tp

1.1.3 RM RKO Avab e-riigikassas konto vastavalt taotlusele.

Vajadusel määrab kontole e-riigikassa ja SFOS-i

vahelise automaatse sõnumivahetuse. Teavitab

TMO juhatajat konto avamisest.

Esimesel

võimalusel

1.2. Programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi

väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks

ja 20. novembriks.

1.2.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Saadab vajadusel vähemalt kaks nädalat enne

FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-

kirjaga meeldetuletuse väljamaksetaotluste

prognoosi esitamise kohta ning sätestab e-kirjas

tähtaja prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaatab üle laekunud prognoosid ning võttes

arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu

toetuse saajatele, korrigeerib vajadusel

prognoose.

Sisestab prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks

päev enne väljamaksetaotluste prognoosi

esitamise tähtaega FMO-le.

Prindib prognoositabeli välja.

Vajadusel

vähemalt 2

nädalat enne

prognoosi

esitamise

tähtaega

1.2.2 Norra/EMP

koordinaator

Esitab TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi

prognoosid tähtaegselt.

TMO

määratud

tähtajaks

1.2.3 TMO juhataja Vaatab sisestatud andmed üle. 1 tp

1.2.4 Norra/EMP SA

juht

Allkirjastab prognoositabeli paberil. 1 tp

1.2.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Laeb paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO

süsteemi. Saadab FMO süsteemis oleva

20.

veebruariks,

20. aprilliks,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 84/240

väljamaksetaotluste prognoosi FMOle

rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20.

septembriks

ja 20.

novembriks

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA kontodele

Toetuste väljamaksed tehakse läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/ programmi PO

kontolt. TMO kannab vahendid RAde kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse

andjalt.

1.3.1 TMO

finantsspetsialist

Toetuse laekumisel kannab SF vahendid

vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme

tegevuse summadele vastava RA e-kontole.

20 tp

1.3.2 TMO

finantsspetsialist

Norra ja EMP toetuste laekumisel kannab

vahendid vastava TMO programmi kontole.

Seejärel tuvastab SFOSist (SFCS väljavõtte

alusel) toetuse saajatele tehtud väljamaksete

summa ja kannab selle koos juhtimiskuludeks

laekunud summaga vastava PO e-kontole.

Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid

kannab PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud

maksetele. TA-le laekunud summa kannab täies

mahus PO e-kontole.

14 tp

1.3.3 TMO

finantsekspert

Aktsepteerib toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp

2. TOETUSE ANDJATELE KULUDE ESITAMISE16 JA SERTIFITSEERIMISE

PROTSESS

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2.1.1

TMO

finantsekspert

Töötab välja kulude esitamise ja sertifitseerimise

põhimõtted ning aruannete vormid. Esitab need

TMO juhatajale kinnitamiseks. Uuendab

dokumente vastavalt vajadusele.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.1.2 TMO juhataja Digitaalallkirjastab põhimõtted, aruannete

vormid ning nende muudatused.

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt

vajadusele aruannete koostamisel. Selliseid

muudatusi TMO juhataja eraldi ei allkirjasta,

kuna kinnitab tehtud muudatused aruannete

allkirjastamisega.

5 tp

2.2. Kontrollide vahearuande koostamine

Et koondada ja analüüsida RÜ-de ja PO-de süsteemide kohta käivat infot ning kontrollide

tulemusi, koondab TMO iga RÜ või PO kohta tehtud kontrollide ja auditite tulemused

kokkuvõtvasse kontrollide vahearuandesse. Aruanne koostatakse ja kinnitatakse

struktuurivahendite puhul vähemalt kaks korda aastas, reeglina 30.09 ja 31.12 seisuga, Norra/

EMP toetuste puhul vähemalt kord aastas ja EGF-i puhul üks kord enne kulude

sertifitseerimist.

Kontrollide vahearuandes tuuakse välja RÜ-de või PO-de lõikes tuvastatud olulised

finantsmõju omavad probleemid, vajalikud järeltegevused ning probleemsete kulude

16 so vahemaksetaotluste esitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 85/240

vahemaksetaotlusest, kulude sertifitseerimise aastaaruandest või finantsvahearuandest välja

arvamisega (edaspidi kulude peatamine) seotud info.

2.2.1 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-is vajalikud aruanded pärast

aruandlusperioodi lõppu ja edastab need RÜ või

PO eest vastutavale TMO ametnikule

analüüsimiseks.

5 tp

2.2.2 RÜ või PO eest

vastutav TMO

ametnik

Täiendab oma vastutusalas olevat kontrollide

vahearuannet vastavalt kulude esitamise

põhimõtetele auditite, kontrollide, järelevalve ja

analüüside tulemuste ning muu asjakohase infoga

nende saamisel.

Koondab RÜ-de või PO-de lõikes kontrollide

vahearuandesse lisatud info terviklikuks

analüüsiks ning hindab tuvastatud puuduste

finantsmõju avaldumist vastavalt kulude

esitamise põhimõtetele.

Kulude esitamisele olulist mõju omavate

probleemide korral teavitab TMO juhatajat ja

TMO finantseksperti, et tagada täiendavate

meetmete rakendamine vastavalt töökorra punkti

2.2.5 alapeatükile „Olulised puudused JKS-is

ning maksete peatamine“. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes

tagab täiendavate meetmete rakendamise.

Edastab kontrollide vahearuande kinnitamiseks

TMO finantseksperdile.

15 tp

2.2.3 TMO

finantsekspert

Vaatab üle kogu aruande, vajadusel ühtlustab

stiili ja sisu ning täiendab järeldusi. Vajadusel

laseb teha täpsustusi, lisada infot. Juhul kui

kontrollide vahearuande koostamise käigus

selgub, et läbi viidud kontrollid, järelevalve ja

auditid ei anna piisavat kindlust kulude

sertifitseerimiseks, annab selles teada TMO

juhatajale.

TMO juhataja teavitab sellest TAO juhatajat, kes

korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

Juhul kui täiendavaid kontrolle TAO, RÜ või PO

poolt läbi ei viida, võib TMO ise kontrolli läbi

viia edastades kontrolli tulemused teadmiseks ka

TAO-le. EGFi puhul teavitab

Sotsiaalministeeriumi, kes on EGFi KA, kes

korraldab täiendavate kontrollide läbiviimise.

10 tp

2.2.4 TMO

finantsekspert/

RÜ või PO eest

Veendub, et töökorra punkti 2.2.5 alapeatüki

„Olulised puudused JKS-is ning maksete

peatamine“ kohaselt rakendatud täiendavad

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 86/240

vastutav TMO

ametnik

meetmed on piisavad kulude esitamise

jätkamiseks vahemaksetaotluste või

vahefinantsaruannete raames. EGF-i puhul

veendub, et Sotsiaalministeeriumi, kes on EGF-i

KA, tegevused on piisavad.

Kajastab rakendatavad täiendavad meetmed ja

rakendamise tulemused kontrollide

vahearuandes.

Edastab lõpliku kontrollide vahearuande TMO

juhatajale kinnitamiseks.

2.2.5 TMO juhataja Vaatab üle lõpliku aruande, vajadusel täiendab/

palub täiendada.

Kinnitab lõpliku kontrollide vahearuande.

3 tp

2.2.6 TMO RÜ või PO

eest vastutav

ametnik

Edastab RÜ-le, PO-le, RA-le, AA-le ja teistele

KA/RKA ametnikele kinnitatud kontrollide

vahearuande infoks ja tagasiside/kommentaaride

esitamiseks.

1 tp

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

1. RÜ põhine alusandmete kontroll;

2. EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades kontrollide vahearuande tulemusi.

2.3.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab RÜ alusandmete kontrolli

kontroll-lehe vormi ja EK vahemaksetaotluse

kontroll-lehe vormi ja edastab need

kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.3.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehed digitaalallkirjaga. 5 tp

2.3.3 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vahemaksetaotluse perioodi

(üldjuhul kvartal) ja genereerib RÜ alusandmete

kontrolliks vajalikud aruanded.

3 tp

2.3.4 TMO

finantsekspert

Sisestab SFOS-i vastavalt kontrollide

vahearuandes kajastatud infole vajadusel kulude

peatamised.

2 tp

2.3.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib RÜ alusandmeid e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõte) ja SFOS-i (SFOSi

info alusel SFCS väljavõte) andmetega vastavalt

kontroll-lehele. Kui RÜ alusandmed ei vasta e-

riigikassa ja SFOS-i andmetele, esitab vajadusel

järelepärimise RÜ-le.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnitab

kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks II

kontrollile

7 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 87/240

2.3.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Võrdleb RÜ alusandmeid SFCS väljavõtetega ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib (SFOS-i info alusel SFCS väljavõte),

kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on

finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või

on kulude sertifitseerimisest maha arvamise

põhjus muul kujul lahendatud.

Lõpetab SFOS-is kulude peatamise, kui põhjus

kulude sertifitseerimise peatamiseks on

lahendatud.

5 tp

2.3.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Genereerib SFCS-ist EK vahemaksetaotluse

aruanded ja koostab EK vahemaksetaotluse

fondide lõikes ning kontrollib seda vastavalt EK

vahemaksetaotluse kontroll-lehele võttes arvesse

kontrollide vahearuandest tulenevat peatamiste

infot.

Sisestab korrektse vahemaksetaotluse andmed

SFC2014 süsteemi. Koostab kontroll-lehe ja

edastab kinnitamiseks TMO juhatajale.

7 tp

2.3.8 TMO juhataja Vajadusel küsib EK vahemaksetaotluse

koostajalt selgitusi. Digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

2 tp

2.3.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kinnitab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis.

1 tp

2.3.10 TMO juhataja Saadab EK vahemaksetaotluse SFC2014

süsteemis EK-le.

1 tp

2.3.11 TMO

finantsekspert

Laeb EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi

kuluaruannete moodulisse.

1 tp

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

Kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta 01.07-30.06 kohta esitab EK-le KA

koos punktis 2.2 toodud aruannetega hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15.

veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta

täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames

esitatud kulud võttes arvesse kontrollide vahearuannete, AA auditeerimise aastaaruande ja

TAO kontrollide aastaaruande infot.

Kulude sertifitseerimise aastaaruande esitab EK-le KA (Sotsiaalministeerium) koos

lõpparuandega. Lõpparuanne tuleb EK-le esitada kuus kuud pärast abikõlblikkus perioodi

lõppu. Abikõlblikkuse periood on 24 kuud alates EGF-i taotluse esitamisest.

2.4.1 TMO

finantsekspert

Perioodi 2014-2020 alguses koostab ja edaspidi

vajadusel uuendab kulude sertifitseerimise

aastaaruande kontrollimiseks kontroll-lehe vormi

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 88/240

ning edastab e-kirja teel kinnitamiseks TMO

juhatajale.

EGF-i puhul kajastab kontrollikohad kontrollide

vahearuandes.

2.4.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe vormi digitaalallkirjaga. 5 tp

2.4.3 TMO

finantsekspert

Lisab SFOS-i aruandlusaasta kuludele

täiendavad peatamised vastavalt kontrollide

vahearuandest, TAO-lt ja AA-lt saadud infole.

Info olemasolul arvestab ka põhjendatud

arvamustega.

7 tp

2.4.4 TMO

finantsekspert

Genereerib SFCS-s kulude sertifitseerimise

aastaaruande. Kui lisandub kulude peatamisi,

genereerib uue aruande.

EGF-i puhul genereerib SFCS-s kulude

väljavõtte ja lisab sellele võimalikud kulude

peatamised.

2 tp

2.4.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid EK vahemaksetaotluste, kontrollide

vahearuannete, TAO kontrollide aastaaruande ja

AA auditeerimise aastaaruande andmetega

vastavalt kontroll-lehele. Vajadusel küsib

lisainfot.

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamisteks ning edastab II kontrollile (teisele

finantsspetsialistile või finantseksperdile).

EGF-i puhul kontrollib andmeid KA lõpparuande

ja AA auditi andmetega ja kajastab tulemused

kontrollide vahearuandes.

5 tp

2.4.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

andmeid arvestades kogu asjaomase

informatsiooniga. Edastab e-kirja teel korrektse

kulude aastaaruande projekti TMO juhatajale.

5 tp

2.4.7 TMO juhataja Esitab e-kirja teel sertifitseeritud kulude

aastaaruande projekti TAO juhatajale ning AA

juhatajale.

EGF-i puhul teavitab SOM-i kui EGF-i KA-d.

1 tp

2.4.8 TAO ja AA;

EGF-i puhul

SOM kui KA

Edastavad omapoolsed kommentaarid kulude

sertifitseerimise aastaaruande projektile vastavalt

töökorra punktile 2.2.3.

5 tp

2.4.9 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel lisab SFOS-i täiendavad

mahaarvamised vastavalt TAO-lt ja AA-lt saadud

infole ning genereerib SFCS-s kulude

sertifitseerimise aastaaruande uuesti.

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 89/240

Kontrollib kulude sertifitseerimise aastaaruande

ja täidab kontroll-lehe (vastavalt teise veeru).

Toob kontroll-lehel välja põhjused kulude

peatamiseks ja summad.

EGF-i puhul lisab vajadusel kulude peatamised

kulude väljavõttele ja kajastab need kontrollide

vahearuandes.

Sisestab sertifitseeritud kulude aastaaruande info

SFC2014 süsteemi.

Kinnitab kontroll-lehe ja edastab kinnitamiseks

TMO juhatajale.

2.4.10 TMO juhataja Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi.

Allkirjastab korrektsete kontroll-lehe ja edastab

sertifitseeritud kulude aastaaruande hiljemalt 10.

veebruariks TAO juhatajale ning AA juhatajale.

Kinnitab kulude sertifitseerimise aastaaruande

SFC2014 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks.

EGF-i puhul kinnitab kulude sertifitseerimise

aastaaruande SFC2014 süsteemis hiljemalt 6

kuud pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu.

10.02/

15.02

2.5. Sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et neile esitatud finantsaruannetes

toodud andmed on õiged.

2.5.1 TMO

finantsekspert

Perioodi alguses koostab ja edaspidi vajadusel

uuendab finantsvahearuande kontroll-lehe vormi

ja edastab selle kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.5.2 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

2.5.3 PO/RÜ Sisestab finantsvahearuanded FMO süsteemi ja

esitab need TMO-le sertifitseerimiseks 2 korda

aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli

– 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande

perioodi lõpust.

Deklareerib igal aastal finantsvahearuande osana

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-

kontodel teenitud intressi.

31.07/ 31.01

2.5.4 TMO

finantsspetsialist

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni

finantsvahearuande edastab ka Norra/EMP

koordinaatorile infoks.

10 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 90/240

Kontrollib finantsvahearuande e-riigikassa (SAPi

info alusel SFCS väljavõtted), SAPi (SFCS

väljavõtted) ja SFOSi (SFOSi info alusel SFCS

väljavõtted) andmetega kooskõla vastavalt

kontroll-lehele. Kui finantsvahearuande info ei

vasta e-riigikassa, SAPi ja SFCS andmetele,

esitab vajadusel järelepärimise PO/RÜ-le, palub

teha vajadusel parandused.

Võtab kontrolli tegemisel ja tulemuste

fikseerimisel arvesse kontrollide vahearuande

tulemusi. Kui kontrollide vahearuandes on

väljatoodud mittesertifitseeritavad kulud, siis

võtab vastavad kulud finantsvahearuandest välja.

Kontroll-lehel toob välja kulude

mittesertifitseerimise põhjused ja

mittesertifitseeritava summa.

Kajastab TMO e-kontodel teenitud intressi

kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2

tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnitab kontroll-lehe

ja edastab kinnitamiseks II kontrollile.

2.5.5 Norra/EMP

koordinaator

Vaatab üle finantsvahearuande indikaatorite

täitmise osa, sealjuures võtab arvesse eelmises

aastaaruandes toodud indikaatorite täitmisi ja

nende selgitusi. Vajadusel küsib PO-lt

lisaselgitusi. Teavitab TMO-d, kui andmed on üle

vaadatud.

10 tp

2.5.6 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib finantsvahearuannet vastavalt

kontroll-lehele. Vajadusel küsib kontroll-lehe

täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjastab korrektse

kontroll-lehe.

5 tp

2.5.7 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe ja finantsvahearuande üle.

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.5.8 Norra ja EMP

SA juht

Allkirjastab digitaalselt korrektse kontroll-lehe ja

allkirjastab finantsvahearuande paberil.

1 tp

2.5.9 Programmi eest

vastutav TMO

ametnik

Kinnitab FMO süsteemi sisestatud info hiljemalt

2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande

kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud

pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 91/240

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja

PO juhtimiskulude kontrollimine

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide

juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2.6.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Analüüsib TAO kulusid ja programmide

juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi

tulemused kajastatakse kontrollide

vahearuandes. Analüüsi tulemustest lähtudes

koostab vajadusel riskipõhise valimi TAO kulude

ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks

kuludokumentide alusel.

31.12

2.6.2 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Koostab kontroll-lehe võttes aluseks juhendi

„Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste

menetlemise, toetuse väljamaksmise ja

elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad

kontroll-lehed ja edastab selle kinnitamiseks

TMO juhatajale.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

2.6.3 TMO juhataja Kinnitab kontroll-lehe digitaalallkirjaga. 5 tp

2.6.4 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Küsib TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud

kuludokumendid.

Kontrollib kuludokumente vastavalt kontroll-

lehele, toob välja puudused. Vajadusel küsib

TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjastab

kontroll-lehe ja edastab II kontrollile.

17 tp

2.6.5 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Kontrollib kontroll-lehel kajastatud infot.

Vajadusel küsib kontroll-lehe täitjalt selgitusi ja

digitaalallkirjastab korrektse kontroll-lehe.

3 tp

2.6.6 TMO juhataja Vaatab kontroll-lehe üle. Allkirjastab digitaalselt

korrektse kontroll-lehe.

2 tp

2.6.7 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Vajadusel palub TAO juhatajal ja PO-l teha

korrektsioonid.

1 tp

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-

de üle.

2.7.1 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA teostatud kontrolle vähemalt

kord aastas. Valib riskipõhiselt RKA läbiviidud

kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA

järelkontroll. Töötab välja kontrollakti ja

kontroll-lehe vormi. Võimalusel kasutab RKA

kontroll-lehti.

31.12/

vastavalt

vajadusele

2.7.2 TMO

finantsekspert

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe vormi

ning kontrolli valimi.

5 tp

2.7.3 TMO juhataja Kinnitab kontrolli valimi. Digiallkirjastab

kontrollakti ja kontroll-lehe vormi.

5 tp

2.7.4 TMO

finantsspetsialist

Viib läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud

küsimused ja tuvastatud probleemid räägib läbi

20 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 92/240

TMO finantseksperdi ja TMO juhatajaga.

Vormistab kontrolli tulemused kontrollaktis

tuues välja tähelepanekud ja vajalikud

järeltegevused. Saadab kontrolli tulemused RKA

juhatajale kommenteerimiseks.

2.7.5 TMO

finantsspetsialist

Analüüsib RKA kommentaare, vajadusel vastab

nendele ja täiendab kontrollakti ja kontroll-lehte.

Saadab kontrollakti ja kontroll-lehe

kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja

kinnitamiseks TMO juhatajale.

10 tp

2.7.6 TMO

finantsekspert

Veendub, et tehtud tähelepanekud ja

järeltegevused on asjakohased ning et olemas on

piisav kontroll-jälg. Veendub, et pärast

järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava

kindluse kulude sertifitseerimiseks.

Kooskõlastab kontrollakti ja kontroll-lehe.

5 tp

2.7.7 TMO juhataja Digiallkirjastab kontrollakti ja kontroll-lehe. 5 tp

2.8 Sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide

lõpparuanded. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt

rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi

juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja

selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt

etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud

(võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse

maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest,

FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi

makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või

tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale

lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse

on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra

finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

Rakendus-

määruses

sätestatud

tähtajaks

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ühissätete määruse artiklile 147 on tagasimaksenõude tähtaeg tagasimaksenõude

koostamisele järgneva teise kuu viimane päev.

2.9.1 TMO

finantsspetsialist/

finantsekspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole

tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2.

peatüki alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5

alapunkti „Lahendamatuks erimeelsuseks

tunnistamine ning administratsiooni vigade ja

erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud

kontole kandnud, valmistab ette taotluse RM-i

finantsosakonnale vahendite VV

Toetuse

tagasimaks

mise

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 93/240

sihtotstarbelisest reservist või vajadusel

erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas

VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes

tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsub seotud

osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku

leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse.

Kui kokkuleppele ei jõuta, viib koostöös TAO-ga

teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava

koostamiseks.

Sisestab maksekorralduse tagasinõutud summa ja

toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks

ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui

vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV

on reservist vahendid eraldanud.

Koostab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

2.9.2 TMO

finantsekspert

Vaatab üle reservi taotluse materjalid, teeb

vajadusel täiendused.

Aktsepteerib korrektse maksekorralduse e-

riigikassas.

1 tp

2.9.3 TMO juhataja Saadab tagasimaksenõude vastutavale asutusele

või kooskõlastab reservi taotluse.

Allkirjastab toetuse andjale vastuskirja

tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp

2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud mitteabikõlblike kulude

tagasimaksmise protsess

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus

on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel

väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse

kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev

ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium,

kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1)

katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala

eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. peatüki

alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunktile „Lahendamatuks

erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega

auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise

korraldamine“.

Jooksev

tegevus/

kokkulepitu

d tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 94/240

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess RTK finantsarvestuse osakond teeb raamatupidamiskanded lähtudes raamatupidamise

seadusest, rahandusministri määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -

aruandluse juhend“ ja iga RA valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjast. RTK

finantsarvestuse osakond edastab raamatupidamisprogrammi väljavõtte vähemalt kord

aastas seisuga 31. detsember TMO-le tähtajaga 15. jaanuar. Välisvahendite finantstabelit

koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise

juhendist.

2.11.1 Väljavõtete

võrdlemise eest

vastutav TMO

ametnik

Võrdleb peakontode e-riigikassa väljavõtteid ja

raamatupidamisprogrammi väljavõtteid.

Erinevuste tuvastamisel teavitab RTK

finantsarvestuse osakonda ja annab korralduse

vea parandamiseks raamatupidamisprogrammis.

31.12

2.11.2 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuu

väljamaksed SFCS andmete alusel. Edastab

tabeli vastava fondi eest vastutavale ametnikule

andmete esitamiseks ja sisestatud andmete

kontrollimiseks.

3 tp

2.11.3 Vastava fondi

eest vastutav

TMO ametnik

Sisestab finantstabelisse aruandluskuul EK-lt ja

FMO-lt laekunud summad. Kontrollib

finantstabelisse sisestatud väljamaksete info

vastavust e-riigikassa RÜ ja PO kontodel

toimunud väljamaksetele (SAPi info alusel SFCS

väljavõte alusel). Ebatäpsuste tuvastamisel

teavitab RÜ-d, PO-d ja vajadusel teisi KA/RKA

ametnikke puudustest. Vajadusel parandab

finantstabeli andmed. Teavitab finantstabeli

täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja

teel korrektsete andmete sisestamisest

finantstabelisse.

3 tp/ 2 tp

2.11.4 Finantstabeli

täitmise eest

vastutav TMO

ametnik

Saadab finantstabeli e-kirjaga infoks hiljemalt

kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile.

10 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud kulude

esitamise ja

sertifitseerimise

põhimõtted

TMO

finantsekspert

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO -

Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 95/240

Kinnitatud

kontrollide

vahearuande vorm

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint -

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Kinnitatud kontroll-

lehed

TMO

finantsekspert

DHS/ Sharepoint

välisvahendid – SV 2014-

2020 – Sertifitseerimine –

vastavas alakataloogis

Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kontroll-lehed

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Digiallkirjastatud

kulude

sertifitseerimise

aastaaruanded

TMO RÜ eest

vastutav

ametnik

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

finantsvahearuanne

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Allkirjastatud

lõpparuande

finantslisa

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Vabariigi Valitsuse

korralduse eelnõu

materjalid

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Teavituskiri

tagasinõutavast

summast

vastutavale

asutusele

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Vastuskiri toetuse

andjale

TMO finants-

spetsialist

DHS Elektrooniliselt

Finantstabel TMO

finantstabeli

täitmise eest

vastutav

ametnik

Sharepoint - välisvahendid

– SV 2014-2020 – TMO –

Finantstabel

Elektrooniliselt

2.2.7. KA/RKA õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja

uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA poolt

toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide

asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või

juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise

või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi

tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 96/240

koostamise protsessi raames kooskõlas töökorra punktiga 2.2.1 „KA struktuuritoetuste

administratsiooni toimivusanalüüsi koostamine“.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess

1.1 TAO ekspert/

talituse juhataja

(edaspidi

juhendi

omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga

seotud KA/RKA poolt välja töötatud juhendi asja- ja

ajakohasust tuginedes aasta jooksul kogunenud

parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis

tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi

uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi,

informeerides sellest TAO teenuse arendamise

eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust.

Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue

koostamisest toimivusanalüüsis (vt p 2.2.1).

Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab

valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord

aastas

1.2 Juhendi omanik Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle

seotud KA/RKA osapooltega, vastutava talituse

juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab

juhendit saadud kommentaaridele tuginedes. Saadab

juhendi vajadusel kommenteerimiseks RM-ile, RA-

dele ja RÜ-dele ning PO-dele.

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-

kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult

tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osapoole

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

1.3 Juhendi omanik Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud

tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse.

Kooskõlastab e-kirja teel juhendi uue versiooni

asjakohaste KA/RKA ekspertide ja juristidega ja

TAO juhatajaga.

30 tp

1.4 Juhendi omanik Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning

kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja

ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi

Sharepointi.

2 tp

1.5 Kommunikat-

sioonispetsialist

Paneb juhendi ekstranetti ja saadab infot kuukirjas. 3 tp

2. KA/RKA õigusaktide koostamise ja muutmise protsess

2.1 TAO õigusakti

valdkonna eest

vastutav

ekspert/jurist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või

muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud

isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku

heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi

läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste

asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud

tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 97/240

kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab

ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

2.2 TAO jurist Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab

need asjakohastele TAO ekspertidele e-kirja teel

kommenteerimiseks, sh vahetule juhile, TAO

juhatajale ja KA/RKA juhile ja RM RO-le.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos

seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele

kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi

mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu

RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab

saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused,

kui arvestatakse kommentaariga. Kommenteerijatele

saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise

kohta e-kirjaga.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab

DHS-is eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes

saadab eelnõu Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse

istungile edastamiseks.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos

seletuskirjaga teavituse listidesse [email protected] ja

teistele asjasse puutuvatele osapooltele ja KA

infokirjas esitamiseks

Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja

seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile

struktuurivahendite kodulehel

www.struktuurifondid.ee/ või

https://eeagrants.fin.ee/ uuendamiseks.

Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga

Sharepointi.

3 tp

2.6 TAO valdkonna

eest vastutav

ekspert/jurist

Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti

muudatusi.

Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva

korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna

võrgustikule.

Järgmise

kuu

jooksul

2.7 Kommunikatsio

onispetsialist

Uuendab kodulehel www.struktuurifondid.ee või

https://eeagrants.fin.ee/ jõustunud õigusakti linki ja

lisab seletuskirja.

5 tp

3. Euroopa Liidu kohtu menetlustes osalemise protsess

Igal liikmesriigil on võimalik esitada Euroopa Kohtule eelotsustusmenetluses ja

kohtumenetluses kirjalikult ja/või suuliselt oma valitsuse seisukohad. Euroopa Kohus esitab

kõik eelotsusetaotlused Välisministeeriumisse (VÄM), kes edastab need ministeeriumitele,

kellel on 2 nädalat aega analüüsiks (Eesti huvide või nende puudumise kaardistamiseks).

Välisministeerium paneb saadud sisendi alusel kokku riigisisese seisukoha Euroopa Liidu

koordinatsioonikogule ja VV jaoks ning edastab selle Euroopa Kohtule.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 98/240

3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab

koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse

taotluse kohta seisukoht.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse

kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab

esitada arvamuse eelotsuse küsimuste kohta, koostab

seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa

Kohtule esitab seisukoha VÄM.

Osapoolte

vahel

kokkulepit

ud tähtaeg

3.3 TAO jurist või

valdkonna

ekspert

Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud

oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa

Kohtu istungil koos VÄM esindajaga.

Vastavalt

vajadusele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koostatud/

muudetud juhend

TAO juhendi

koostanud või

juhendit

uuendanud

ametnik

Sharepoint - välisvahendid – SV

2014-2020 – KA juhendid -

vastav alakataloog

Elektrooniliselt

Õigusakt või

selle muudatus

koos

seletuskirjaga, sh

kommentaaride

tabeliga

TAO jurist Sharepoint - välisvahendid – SV

2014-2020 – 2014+ STS ja

horisontaalsed õigusaktid;

Eelnõude infosüsteem (EIS),

http://eelnoud.valitsus.ee/

Elektrooniliselt

Õigusakti ametlik

tõlgendus

RO jurist DHS Elektrooniliselt

Euroopa Kohtule

seisukoht

RO jurist Eelotsuste menetluse AB

(andmebaas)

https://rakendused.vm.ee/eelo/

Elektrooniliselt

2.2.8. Norra/EMP MoU muutmise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse

artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise

memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 99/240

funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise

raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO funktsioonide

täitjad, partnerid jne) (Lisa B).

Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja

NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Norra/EMP

koordinaator

Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B

muutmiseks, koostab vastava lisa muudatuse

esialgse versiooni koostöös asjasse puutuvate

osapooltega.

10 tp

2. Norra/EMP

koordinaator

Koostab MoU lisa A või lisa B muudatuste

lõpliku sõnastuse ja edastab selle e-kirja teel

aktsepteerimiseks või täienduste tegemiseks

TAO juhatajale ja juristile.

3 tp

3. TAO

juhataja/jurist

Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku

sõnastuse.

5 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Koostab ametliku kirja, mis edastatakse

ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le.

3 tp

5. RKA juht Allkirjastab ametlikud muudatused ja edastab

FMO-le ja RM-ile.

5 tp

6. Norra/EMP

koordinaator

Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU

muudatuse sõnastusele korraldab neile

vastamise.

FMO max 2

kuud + meie

vastamine 10

7. Norra/EMP

koordinaator

Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud

edastab info kõigile siseriiklikele asjasse

puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab

muudetud MoU koos lisadega

kommunikatsioonispetsialistile palvega see

kodulehele www.eeagrants.fin.ee üles laadida.

FMO poolt

meie

kommentaari

de üle

vaatamine 10

tp + 2 tp

kõigile info

edastamiseks

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

MoU lisade kinnitatud

muudatused koos

asjakohaste

täiendavate

dokumentidega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 100/240

100

2.2.9. Norra/EMP programmilepingute muutmise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks

RKA-le.

Vastavalt

vajadusele

2. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab programmilepingu muudatuse

kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik

osapooled peavad muudatusi hindama mh

arvestades nende mõju programmi tulemustele ja

eesmärkidele.

Peale ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-

kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või

täienduste tegemiseks.

10 tp +

aeg, mis

kulub

lisaks kui

kellelgi on

kommenta

are PO-le

3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud

versiooni RKA-le.

3 tp

4. Norra/EMP

koordinaator

Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks

FMO-le.

3 tp

5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise

sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult

programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le

kinnitamiseks.

Max 2

kuud

6. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise

kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO

juhistele FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO

infosüsteemi väliselt.

3 tp

7. RKA juht Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi

väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise.

1 tp

8. Norra/EMP

koordinaator

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi

väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu

muutmise FMO-le ja koopia vastavale PO-le ning

teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui

kinnitamine käib FMO infosüsteemis, edastab

kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele

osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).

3 tp

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Programmilepingu

muudatused ja

kommentaarid ning

Norra/EMP

koordinaator

FMO

infosüsteem/Sharepoin

t/DHS

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 101/240

101

kinnitatud

programmileping

2.2.10. Norra/EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse

vastavushindamise teavitamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide

positiivse vastavushindamise osas.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le

kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti

dokumendid (projekti detailne eelarve ja

vajadusel ka täiendav informatsioon).

Kui

eeldefineeritu

d projekti

esialgsed

dokumendid

on valmis

2. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse

eelarve jm sellega seonduvad dokumendid.

Vajadusel kaasab teisi valdkondlikke eksperte.

Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja

jooksul

3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud

dokumendid.

Mõistliku aja

jooksul

4. Norra/EMP

koordinaator/

FMO

Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab

nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le.

Mõistliku aja

jooksul

5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos

vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le.

Mõistliku aja

jooksul

6. Norra/EMP

koordinaator

RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus

programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui

dokumendid vajavad täpsustamist, siis küsib

lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis

teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest

vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse

artiklile 6.5.3

5 tööpäeva

jooksul

korrektsete

dokumentide

saamisest

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Eeldefineeritud

projektide

dokumendid koos

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 102/240

102

asjakohaste

täiendavate

dokumentidega

Kirjavahetus

asjakohaste asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

2.2.11. Norra/EMP programmide valikukomisjonides (Selection

Committee) osalemise protsess

Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana

osalemist (rakendusmääruse artikkel 7.4.3).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise

ajast ning kohast.

Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale

projektitaotluste eksperthindamise lõppemist.

Hiljemalt 1

nädal enne

toimumist

2. Norra/EMP

koordinaator

Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana.

Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse

vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi.

Valikukomisjon analüüsib projektide pingerida ning

võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida

korrigeerida eksperthindamise läbinud projektide

osas.

1 tp

3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala

jooksul peale

kohtumist

4. Norra /EMP

koordinaator

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab

need e-kirjaga PO-le.

PO poolt

sätestatud

tähtajaks

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Valikukomisjoni

päevakava, protokoll

jm seonduv info

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastavas

kaustas

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 103/240

103

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE

TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID

2.3.1. Finantsaruande koostamise protsess

Vastavalt ühissätete määruse artiklile 112 (1) peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja

30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate esitatud abikõlblike kulude kohta info

tähtaegadega 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober. Artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri

seisuga info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ühissätete määruse

artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. Artikli 112 (3) kohaselt kaasneb 31. jaanuariks ja 31.

juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Finantsaruande koostamise protsess

1. TMO ametnik Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st

ühissätete määruse artikli 112 punkti 1 kohase

info, sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 ja

kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja

31. oktoober.

2 korda

aastas. 31.

juuli ja 31.

oktoober

2. TMO ametnik Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete

mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt

artiklile 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja

järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK

infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. jaanuar ja 31.

juuli.

Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le.

2 korda

aastas. 31.

jaanuar ja

31. juuli.

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Iga-aastased finants-

aruanded

TMO ametnik SFC2014 süsteem Elektrooniliselt

2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti

muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate vajadustega vastavalt ühissätete

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 104/240

104

määruse artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele

kohalduvate määruste piirangutega.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine

1. KA juht Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP

muudatusettepaneku osas, esitades selle RM-

ile edasiseks menetlemiseks.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

KA juht Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL

ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, sisu,

vajalikkuse ja põhjendused.

Vastavalt

ajakavale.

2. KA juht või tema

poolt määratud TAO

ekspert/ jurist

Osaleb vajadusel kohtumisel EK

asjakohas(t)e peadirektoraadi/

peadirektoraatide esindajatega, et tutvustada

eeldatava muudatuse ulatust, sisu, vajalikkust

ning põhjendusi.

Vastavalt

ajakavale

3. KA juht Kooskõlastab RM poolt esitatud täiendatud

muudatusettepanekud enne nende esitamist

seirekomisjoni liikmetele heakskiitmiseks.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

4 KA juht Pärast seirekomisjoni liikmete poolset PL

ja/või OP muudatusettepanekute

heakskiitmist kooskõlastab VV-le esitatavad

materjalid.

10 tp

5. KA juht või tema

poolt määratud

toetuste valdkonna

ametnik/töötaja

ekspert/ jurist

Annab vajadusel sisendi EK-le täiendavate

selgituste osas.

Vastavalt

ajakavale

6. Kommunikatsioonis

petsialist

Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või

OP muudatuse osas paneb muudetud

materjalid struktuurivahendite kodulehele

üles.

3 tp

Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsessiga kaasnevad dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja

muutmise protsess

Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisealade vahelise tööjaotuse selgus

ja koordineeritud tegevus PL ning SV ja abifondi OP elluviimisel. Meetmete nimekirja

muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 105/240

105

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmine

1. KA juht Vaatab läbi RM RO poolt esitatud kokkuvõtte,

mis meetmete nimekirja muudatusi selgitab.

Konsulteerib vajadusel TAO eksperdiga.

Kooskõlastab muudatusettepanekud või esitab

parandusettepanekud.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

2. KA juht Kooskõlastab täiendavalt muudatusettepanekud

pärast RA-delt või valdkondlikelt komisjonidelt

tulnud arvamuste saamist. Vajadusel küsib

lisainfot RM RO-st planeeritavate muudatuste

kohta.

Vastavalt

kokku

lepitud

ajakavale

3 KA juht Kooskõlastab VV-le esitatavad materjalid. 10 tp

4 Kommunikatsiooni-

spetsialist

Pärast meetmete nimekirja muudatuse

kinnitamist VV poolt paneb muudetud

materjalid struktuurivahendite kodulehele üles.

3 tp

Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsessiga kaasnevad

dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.4. Rakenduskava seirearuande koostamise protsess

Struktuurivahendite seireprotsess toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire

juhend perioodil 2014-2020 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel,

ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri

kirjeldust ei korrata.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RM RO Esitab vastavalt seire juhendile seirearuande

sisendi päringu KA juhile.

Vastavalt

seire

ajakavas

toodud

tähtajale.

2. KA juht Edastab materjalid

kommunikatsioonispetsialistile ja TAO

valdkonna ekspertidele sisendi andmiseks

Vastavalt

seire

ajakavas

toodud

tähtajale.

3. TAO valdkonna

ekspert (edaspidi KA

seire kontaktisik)

Koondab ja ühtlustab TAO sisendi ja esitab selle

RM RO-le vastavalt seire ajakavas toodud

tähtajale.

Vastavalt

seire

ajakavas

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 106/240

106

toodud

tähtajale.

4. RM RO Esitab seirearuande esimese tööversiooni

kommenteerimiseks ja täienduste tegemiseks

KA juhile ja KA seire kontaktisikule.

Vastavalt

osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtajale.

5. KA seire kontaktisik Edastab aruande tööversiooni

kommenteerimiseks

kommunikatsioonispetsialistile ja TAO

valdkonna ekspertidele. Edastab KA ühtlustatud

täiendus- ja arendusettepanekud RM RO-le

vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale.

Vastavalt

seire

ajakavas

toodud

tähtajale.

6. Seirekomisjoni

esimees või

aseesimees

Esitab seirearuande lõppversiooni

seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile

tutvumiseks ja vajadusel kirjalike

kommentaaride esitamiseks.

Vähemalt

kolm

nädalat enne

seirekomisjo

toimumist.

7. KA juht Edastab seirearuande lõppversiooni KA seire

kontaktisikule tutvumiseks. Vajadusel on

võimalik esitada täiendavad kirjalikud

kommentaarid.

Hiljemalt 2

nädala

jooksul

materjalide

saamisest

8. KA juht Pärast rakenduskava seirearuande kinnitamist

seirekomisjonis ja RM RO poolt aruande

sisestamist EK infosüsteemi SFC2014, kinnitab

EK infosüsteemis rakenduskava seirearuande.

1 tp või

vastavalt

kokkuleppel

Rakenduskava seirearuande koostamise protsessiga kaasnevad dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2014-

2020 OP elluviimisega seotud seirekomisjoni korraldust. OP seirekomisjoni asutab RM hiljemalt

kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt. OP seirekomisjon täidab ÜSM artiklites 49

ja 110 nimetatud ülesandeid, koosolekud toimuvad vähemalt üks kord kalendriaastas.

Kiireloomuliste või üksikküsimuste korral, mis ei vaja OP seirekomisjoni kokkukutsumist, võib

OP seirekomisjoni esimees või ase-esimees otsuste vastuvõtmise korraldada elektronposti teel.

Seirekomisjoni tööd reguleerib seirekomisjoni töökord.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 107/240

107

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine

1.1 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni

koosseisu osas RM RO-le.

Liikme

muutumisel

kokkulepitud

tähtpäevaks

1.2 KA juht Kooskõlastab OP seirekomisjoni töökorra ja

koosseisu.

Kokkulepitud

tähtpäevaks

1.3 Kommunikatsioonisp

etsialist

Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja

koosseisu üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp

2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine

2.1 KA juht Kooskõlastab ja vajadusel esitab ettepanekud

RM RO-le OP seirekomisjoni aja, päevakorra,

ettekannete ja muude päevakorras olevate

materjalide koostamise osas. Kooskõlastab

ettevalmistatud materjalid enne nende välja

saatmist RM poolt seirekomisjoni liikmetele.

Vastavalt

seirekomisjo

ni ajakavas

toodud

tähtajale.

2.2 KA juht või tema

poolt määratud TAO

ekspert

Esitab materjalid OP seirekomisjoni

koosolekuks RO-le.

Hiljemalt 11

tp enne

seirekomisjo

ni koosolekut

2.3 KA juht ja tema

poolt määratud TAO

talituse juht/ekspert

Osaleb OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjo

ni koosoleku

toimumise

aeg

2.4 KA juht Kooskõlastab seirekomisjoni koosoleku

protokolli.

Vastavalt

seirekomisjo

ni ajakavas

toodud

tähtajale.

2.5 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni

liikmete ja EK esitatud märkustele vastamise ja

administratsioonile suunatud ettepanekute

täitmise.

Vastavalt

seirekomisjo

ni ajakavas

toodud

tähtajale.

2.6 Kommunikatsiooni-

spetsialist

Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli

kinnitamist paneb OP seirekomisjoni

materjalid üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp

3. Seirekomisjoni otsuse vastuvõtmine elektronposti teel

3.1 KA juht või tema

poolt määratud TAO

ekspert

Vajadusel panustab OP seirekomisjoni

kirjaliku protseduuri materjalide koostamisse.

Vastavalt

vajadusele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 108/240

108

3.2 KA juht Esitab elektroonselt kirjaliku protseduuri

materjalide osas oma arvamuse.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

3.3 KA juht Kooskõlastab kirjaliku hääletuse tulemuste

otsuste protokolli enne selle seirekomisjoni

esimehele või aseesimehele kinnitamiseks

esitamist.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

3.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni

liikmete ja EK esitatud märkustele vastamise ja

administratsioonile suunatud ettepanekute

täitmise.

Osapoolte

vahel

kokkulepitud

tähtaeg

3.5 Kommunikatsioonisp

etsialist

Pärast kirjaliku hääletuse protokolli

kinnitamist paneb protokolli koos hääletusel

käinud materjalidega üles struktuurivahendite

kodulehele.

3 tp

Rakenduskava seirekomisjoni korralduse protsessiga kaasnevad dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku

protsess

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist

aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu

võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine

vastavalt ühissätete määruse artiklile 51. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK.

Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA juht Kommenteerib ja vajadusel esitab ettepanekud RM

RO-le aastakoosoleku aja, päevakorra, ettekannete

ja muude päevakorras olevate materjalide

koostamise osas.

Vastavalt

aasta-

koosoleku

ajakavale

2. KA juht Korraldab sisendi andmise RM RO-le

aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks.

Vastavalt

aasta-

koosoleku

ajakavale

3. KA juht või tema

poolt määratud

isik

Osaleb aastakoosolekul. Aastakoos

oleku

toimumise

aeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 109/240

109

4. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab

koostöös RM RO-ga aastakoosoleku järgselt

administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

Vastavalt

aasta-

koosoleku

ajakavale

Aastakoosoleku korraldamise protsessiga kaasnevad dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.7. Hindamiste protsess17

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on vastavalt ühissätete määruse artikli 56

lõikele 3 ja art 114 lõikele 2 (KA ülesanne, mida täidetakse RM RO-s) ning STS §34 tagada

hindamiste läbiviimine hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine ning hindamiste

tulemuste kokkuvõtliku aruande tähtaegne esitamine.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava

kinnitamises ja muutmisprotsessis ning

hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande

kinnitamises.

Vastavalt

hindamiste

protsessi

ajakavale

2. Kommunikatsiooni

spetsialist

Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud

planeeritavate hindamiste loetelu ja ajakava üles

struktuurivahendite kodulehele.

3 tp

3. KA hindamiste

kontaktisik

Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades

KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse

hindamistesse ja nende järeltegevustesse ning

hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande

kommenteerimisse, sh edastab vajadusel KA juhi

ettepanekud. Annab KA juhile ja KA valdkonna

ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust.

Vastavalt

hindamiste

protsessi

ajakavale

4. RM RO Sisestab seirekomisjoni poolt kinnitatud

hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande EK

infosüsteemi SFC2014 ning informeerib KA juhti

selle EK-le esitamise valmidusest.

Vastavalt

hindamiste

protsessi

ajakavale

5. KA juht Kinnitab infosüsteemi sisestatud aruande õigsust

ja edastab aruande infosüsteemi kaudu EK-le

hiljemalt 31.12.2022.

Hiljemalt

31.12.202

6. Kommunikatsiooni

spetsialist

Panustab vajadusel avalikkuse informeerimise

hindamiste tulemustest koostöös RM RO

hindamiste nõunikuga.

Vastavalt

vajadusele

17 Norra/EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 110/240

110

Hindamiste korraldamise protsessiga kaasnevad dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.8. Hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise

protsess18

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on vastavalt ühissätete määruse artiklile 114

ja STS § 34 esitada EKle detsembris 2022 hindamistulemuste kokkuvõtlik aruanne, mis sisaldab

ülevaadet kõigist programmperioodi jooksul toimunud hindamistest ja koondhinnangut

rakenduskava peamistele väljunditele ja tulemustele.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA juht Kooskõlastab hindamistulemuste kokkuvõtliku

aruande koostamise ajakava RM RO-ga.

Vastavalt

vajadusele.

2. KA juht Tagab vajadusel sisendi andmise aruande

koostamiseks.

Vastavalt

aruande

koostamise

ajakavale

3. KA juht või tema

poolt määratud

TAO ekspert

Esitab kommentaarid ja täiendusettepanekud RM

RO poolt koostatud aruande eelnõule.

Vastavalt

aruande

koostamise

ajakavale

4. KA juht Osaleb aruande kinnitamises läbi OP

seirekomisjoni.

Vastavalt

aruande

koostamise

ajakavale

5. Kommunikatsiooni

spetsialist

Paneb kinnitatud aruande üles struktuurivahendite

kodulehele.

3 tp

Hindamiste tulemuste kokkuvõtliku aruande koostamise protsessiga kaasnevad

dokumendid

Dokumendid säilitatakse RM-is.

2.3.9. Norra/EMP programmide seirearuannete (Annual programme

report) koostamise protsess

Protsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess,

mille raames jälgitakse programmi ja projektide rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada

18 Norra/EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 111/240

111

kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja

identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed.

Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui

korralduslikult RKA koostöös RM-ga.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta

seirearuande (aastaaruande) RKA-le.

1 kord

aastas 15.

jaanuariks

2. Norra/EMP

koordinaator

Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud

nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele

ametnikele (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja

määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel

kohtumise esile kerkinud probleemide arutamiseks.

10 tp

3. Norra/EMP

koordinaator

Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha,

mis edastatakse PO-le e-kirja teel.

2 tp

4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib

parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga

parandatud seirearuande.

5 tp

5. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse

puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning

koostab RKA vastuse seirearuande kinnitamise

kohta.

3 tp

6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord

aastas 15.

veebruariks

7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja

RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande

kätte saamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu

jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks.

2 kuud

8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos

täiendatud aastaaruandega.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtajaks

9. Norra/EMP

koordinaator

Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet

vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab

teisi asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM). Saadab

PO-le RKA kinnituse.

5 tp

10. PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO

infosüsteemis.

Osapoolte

vahel

kokkulepitu

d tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 112/240

112

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Seirearuande

(aastaaruande)

kinnitatud versioon ja

kirjavahetus

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint ja FMO

infosüsteem.

Elektrooniliselt

2.3.10. Norra/EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele

esitamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande

koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle kinnitamine toimub doonorite poolt

aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut.

Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete

suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende maandamistegevuste ning saavutatud

tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette

FMO.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Strateegilise aruande koostamine

1.1 Norra/EMP

koordinaator

Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või

PO edastatud info põhjal doonorite etteantud

vormil Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe

strateegilise aruande. Sisend strateegilisse

aruandesse antakse asjasse puutuvate osapoolte

poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks.

Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne

aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad

olema mitte rohkem kui kuu aega vanad.

1 kuu

1.2 Norra/EMP

koordinaator

Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise

aruande ning vajadusel korraldab kohtumise

lahtiste teemade läbi arutamiseks. Edastab

lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks.

5 tp

1.3 RKA juht Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui

aruanne vajab täiendamist, saadab aruande

koordinaatorile tagasi ja protsess jätkub punktis

1.2.

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 113/240

113

2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine

2.1 Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-

le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne

Norra/EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui

ei ole teisiti kokku lepitud.

Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid

osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise

aruande esitamisest.

1 tp

2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid

strateegilisele aruandele aastakoosolekuks.

2 kuud

2.3 Norra/EMP

koordinaator

Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO

infosüsteemis (Grace) arvestades

aastakoosolekul toodud märkusi.

2 tp peale

aastakoosole

ku protokolli

kinnitamist

2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO

infosüsteemis (Grace).

Vastavalt

FMO

protseduuride

2.5 Norra/EMP

koordinaator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku

kinnitatud strateegilise aruande koos

aastakoosoleku lõpliku kooskõlastatud

protokolliga, et see üles laadida kodulehele

www.eeagrants.fin.ee.

1 kuu jooksul

peale

aastakoosole

ku protokolli

kinnitamist

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kinnitatud

strateegilised aruanded

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust ja FMO

infosüsteem.

Elektrooniliselt

Kooskõlastamisel

tekkinud kirjavahetus

ja seisukohad

(memod)

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust.

Elektrooniliselt

2.3.11. Norra/EMP aastakoosoleku korraldamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7

kohase aastakoosoleku korraldamisel. Aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 114/240

114

ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide rakendamise efektiivsusest ja

kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Norra/ EMP

koordinaator

Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise

kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku

toimumist.

1 kord

aastas

(jaanuar-

veebruar)

2. Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib aastakoosoleku päevakorra

kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema

kinnitatud vähemalt 1 nädal enne koosoleku

toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga

vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult

tõstatunud teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja

asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast

ning päevakorrast. Edastab RM-le ülesande

korraldada programmide tulemusi kajastava

päevakorra punkti materjalide ettevalmistamine.

Pidev

protsess 4

kuu vältel

3. RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande

sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal

ning annab aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt

Norra/EMP

koordinaa-

toriga

kokku-

lepitud

aegadele

4. Kommunikat-

sioonispetsialist

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande

teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab

aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt

Norra/EMP

koordinaa-

toriga

kokku-

lepitud

aegadele

5. Programmi

Operaator

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma

programmi osas ja annab aastakoosolekul

ülevaate.

Vastavalt

Norra/EMP

koordinaa-

toriga

kokku-

lepitud

aegadele

6. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul

osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud

materjalidega kurssi viimise.

Vähemalt 1

koosolek 4

kuu vältel

7. Norra/EMP

koordinaator

Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel

kohakülastused.

Pidev

protsess 4

kuu vältel

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 115/240

115

8 Norra/EMP

koordinaator

Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul

osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga

kõigile osalejatele.

Hiljemalt 1

nädal enne

aastakoosol

eku

toimumist

9. Norra/EMP

koordinaator

Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle

osalenutele kommenteerimiseks/

kooskõlastamiseks. Peale kommentaaride saamist,

täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab

lõpliku protokolli kinnitamiseks.

4 nädala

jooksul

peale

koosoleku

toimumist

10. Norra/EMP

koordinaator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile

kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud

strateegilise aruandega, et see üles laadida

kodulehele www.eeagrants.fin.ee.

1 kuu

jooksul

peale

protokolli

kinnitamist

11. Norra/EMP

koordinaator

Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt

RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab

kahepoolsete suhete fondi juhtkomisjoni nii

märkustest kui rakendatavatest meetmetest.

Vastavalt

vajadusele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kirjavahetus

NMFA/FMC/FMO-ga ja

kooskõlastuskirjad

asjakohaste siseriiklike

asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

Aastakoosoleku

päevakord, protokoll ja

muud asjakohased

materjalid

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastav

kaust

Elektrooniliselt

2.3.12. Norra/EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee)

osalemise protsess

Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide koostöö komisjonides vaatlejana

osalemist.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö

komisjonis koos koosoleku päevakorraga.

1-2 kuud enne

koosoleku

toimumist

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 116/240

116

2. Norra/EMP

koordinaator

Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja

teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele

asjakohastele ametnikele ja küsib sisendi

päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha

kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks.

5 tp jooksul

kutse

saamisest

3. Norra/EMP

Koordinaator

Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud

sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool

nimetatud osapoolte vahel, et jõuda ühisele

arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO

juhatajaga.

5 tp jooksul

sisendi

saamisest

4. Norra/EMP

koordinaator

Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana

ning esitab vajadusel RKA seisukoha.

1 tp

5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala

jooksul peale

kohtumist

6. Norra/EMP

koordinaator

Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja

teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib

kommentaare ning määrab tähtaja vastamiseks.

3 tp

7. Norra /EMP

koordinaator

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab

need e-kirjaga PO-le.

PO poolt

sätestatud

tähtajaks

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Koostöö komisjoni

päevakava ja RKA

seisukoht nende suhtes

(nt memo)

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastavas

kaustas

Elektrooniliselt

Komisjoni protokoll ja

kommentaarid sellele

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastavas

kaustas

Elektrooniliselt

Kirjavahetus PO ja

asjakohaste teiste

asutustega

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint vastavas

kaustas

Elektrooniliselt

2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja

maandustegevuste seire protsess

Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK JKS riskid19, hinnata nende jääkriski taset,

leppida kokku maandustegevused ning jälgida maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate

19 Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide

hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka

pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of Fraud Risk Assessment and

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 117/240

117

olemasolu struktuurivahendite ning Norra/EMP valdkonna administratsiooniülestest riskidest

ning vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele.

Nõue struktuurivahendite JKS riske hinnata tuleneb ühissätete määruse art 124 punktist 2,.

Ühissätete määruse lisa XIII punkti toob KA ja SA määramise aluseks riskijuhtimise raamistiku

olemasolu. Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus

juhtimis- ja kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele

asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks.

Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA koostatud dokumendist „Juhis toetuste

valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Riskide protsessi korrektse ja tähtaegse

elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste

elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab riske KA/RKA riskihindamise töögrupi

koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA üldises riskide hindamise protsessis.

Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate

toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme põhiseid riske hinnatakse

vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 15) ning selle tulemused on

aluseks RTK poolt rakendavates meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s

kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. JKS riskide hindamine

1.1 TAO riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse järelevalve

riskiekspert

(edaspidi

järelevalve

riskiekspert)

Koostab algava riskide hindamise tsükli kohta

ajakava, milles sätestatakse peamised sammud

koos tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise

protsessis. Kooskõlastab selle TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajaga ja TAO

juhatajaga.

Vajadusel uuendab dokumenti „Juhend toetuste

valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“.

Kord

aastas

hiljemalt

septembri

lõpuks

1.2 Järelevalve

riskiekspert

Teavitab RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i

riskide hindamise protsessi algusest ning saadab

välja vastava e-kirja koos riskide hindamise ja

juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga.

Vajadusel kutsub kokku riskide hindamise

avakoosoleku.

RTK siseselt lepib KA/RKA riskihindamise

töögrupi koosseisu kokku TAO, TMO ja TRO

juhatajatega. Kaasab MTO esindajad ning RM-i

KA/RKA töögruppi. Edastab sama informatsiooni

KA/RKA riskihindamise töögrupi liikmetele.

5 tp

jooksul

peale

ajakava

kokkulepp

imist

Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures“ toodud soovitustele. Pettuseriskide hindamine viidi

esmakordselt läbi 2015. a.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 118/240

118

1.3 Riskihindamise

töögrupp

Sõnastab järgneva kalendriaasta riskid koos

toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

1.4 Järelevalve

riskiekspert

Koostab riskihindamise töögrupi liikmetelt

saadud riskide loetelu põhjal esialgse riskide

nimekirja. Seejärel kutsub kokku riskihindamise

töögrupi liikmete kohtumise, kus vaadatakse üle

riskide nimekiri, korrigeeritakse sõnastust ning

lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida

hakatakse hindama.

Vormistab kohtumise järel hindamisele mineva

riskide nimekirja. Salvestab nimekirja Sharepointi

vastavasse kataloogi.

10 tp

1.5 Järelevalve

riskiekspert

Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide

hindamiseks.

3 tp

1.6 Riskihindamise

töögrupp

Hindab ühise arutelu käigus järgneva

kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski

(st riski hindamisel võetakse arvesse

olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski

maandamiseks) kokkulepitud metoodika alusel.

Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku

konsensuse teel. Sõnastab oluliseks hinnatud

riskidele maandusmeetmed ning lepib kokku

tähtajad ja vastutajad.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

1.7 Järelevalve

riskiekspert

Vormistab kohtumise järel lõpliku KA/RKA

riskide tabeli koos maandusmeetmete, vastutajate

ja tähtaegadega, kooskõlastades see TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhtaja ning

TAO juhatajaga. Vajadusel küsib täpsustusi

riskihindamise töögrupi liikmetelt.

Salvestab tabeli Sharepointi vastavasse kausta

ning saadab töögrupi liikmetele lingi selle

asukohaga.

5 tp

1.8 Järelevalve

riskiekspert

Koondab RA-delt, RÜ-delt ja PO-delt laekunud

riskide hindamise tulemused ning ülevaate

jooksval kalendriaastal ellu viidud

maandusmeetmete seisust. Analüüsib esitatud

tulemusi, tuues välja administratsiooniülesed

riskid ning teemad, mis vajaksid

administratsioonisisest arutelu.

Saadab tulemused TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale

tutvumiseks.

10 tp

1.9 Järelevalve

riskiekspert

Valmistab ette materjalid

administratsioonisiseseks aruteluseminariks,

kutsub kokku seminari ning juhib seminari arutelu

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 119/240

119

koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja ning TAO juhatajaga .

1.10 Järelevalve

riskiekspert

Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täiendab

vajadusel KA/RKA riskide hindamise

kokkuvõtet. Koostab lõpliku

administratsiooniülese riskide hindamise

tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ka

KA/RKA riskide hindamise tulemusi.

Esitab kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-de, RÜ-de

ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele

ametnikele/töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja

MTO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA ja AA

juhile. Salvestab kokkuvõtte Sharepointi

vastavasse kataloogi.

Sisestab KA/RKA kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud

riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed,

JIRA-sse ning suunab need maandusmeetmete

eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või MTO

ametnikele/töötajatele.

Novembri

lõpuks

1.11 TAO valdkonna

eest vastutav

ekspert

Täiendab toimivusanalüüsi koostamisel oma

peatükki riskide hindamist puudutava

informatsiooniga, kavandades asjakohased

maandusmeetmed ka KA/RKA järgmise aasta

tegevuskavasse.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

1.12 Järelevalve

riskiekspert

Korraldab ja jälgib koostöös maandusmeetmete

vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades

seeläbi planeeritud maandusmeetmete tähtaegse

rakendamise.

Jooksev

tegevus

1.13 Järelevalve

riskiekspert

Küsib järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-

de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide

maandusmeetmete rakendamise seisust.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

1.14 Järelevalve

riskiekspert

Koostab peale sisendi saamist hetkeseisu RA-de,

RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste

maandusmeetmete rakendamise seisu kohta.

Edastab selle ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO

juhatajale.

10 tp

1.15 Järelevalve

riskiekspert

Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud

kavandatud viisil, küsib vastutajatelt täiendavat

infot ning koostöös TAO riskijuhtimise ja

järelevalve juhataja ning TAO juhiga otsustatakse

vajalikud täiendavad tegevused.

Vastavalt

vajadusele

2. Meetmepõhiste riskide hindamine

2.1 Järelevalve

riskiekspert

Saades sisendi uue toetusskeemi

ettevalmistamisest või toetusskeemi muutmisest,

lepib TRO TJ / teenusekoordinaatoriga kokku

5 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 120/240

120

konkreetse toetuskeemi riskihindamise ajakava

ning töögrupi suuruse. Edastab sama info töögrupi

liikmetele.

Toetusskeemi muutmisel tutvub enne töögrupi

määramist muudatuse sisuga ja otsustab

riskihindamise vajaduse.

2.2 Järelevalve

riskiekspert

Kutsub kokku riskihindamise töögrupi riskide

hindamiseks, sh võib teostada riskide hindamise

iseseisvalt enne töögrupis ühiselt hindamist.

Vajadusel tutvustab enne riskide hindamist

töögrupi liikmetele hindamismetoodikat.

5 tp

2.3 Riskihindamise

töögrupp

Tutvub enne riskide hindamist toetusmeetme

tingimuste ja hindamismetoodikaga.

Hindab ühise arutelu käigus toetusmeetme riske

vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale

(TPK lisa15). Kui riskid on järelevalve

riskieksperdi poolt eelhinnatud, vaadatakse

üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik

riskiskoor eeldefineeritud riskile lepitakse kokku

konsensuse teel. Võimalusel kirjeldab igale riskile

maandusmeetme, arvestades konkreetse meetme

eripärasid ja antakse sisend I tasandi

kontrollifookusele.

Juhul kui neid tuvastatakse, toob välja

täiendava(d) riski(d) ja kavandab riski(de)le

sobivad maandusmeetmed.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

2.4 Järelevalve

riskiekspert

Vormistab kohtumise järel memo meetme

riskihindamise tulemusest (riskiskoor,

kontrolliulatus, täiendavad riskid vms) ning lisab

memo koos riskitabeliga Sharepointi vastavasse

kausta.

Saadab riskihindamise tulemuse infoks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale,

TRO juhile ja TRO TJ-le.

3 tp

2.5 Järelevalve

riskiekspert

Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel

kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll,

alustab tegevustega valmistada ette

kontrollivalim.

Kooskõlastab valimi TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajaga, teavitab TRO TJ

valimist.

Kokkulepi

tud

tähtajaks

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 121/240

121

2.6 TAO riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse juhataja

Kooskõlastab valimi ja määrab kontrolli

teostamiseks järelevalve eksperdi(d).

5 tp

2.7 Järelevalve ekspert Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli

liigist teostab kontrolli kas maksetaotluse

kontrollina vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 protsessipunkti 3.2.1.3 alapunktidele 1.18 –

1.22 (Maksetaotluse menetlemise protsess) või

kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 protsessi- punkti 3.2.3 alapunktile

3 (Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine).

Kokkulepi

tud

tähtajaks

2.8 Järelevalve

riskiekspert

Minimaalselt 1 kord aastas analüüsib meetme

põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes

tuvastatud rikkumisi, auditi aruannetes tehtud

tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsustab

meetme tegevuse uue riskihindamise vajaduse,

mis fikseeritakse riskihindamise koondtabelis.

1 kord

aastas

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

KA/RKA

riskide

koondtabel

Järelevalve

riskiekspert

Sharepoint –välisvahendid –

Välisvahendid – Horisontaal-

diagonaal teemad –Riskide

hindamine

Elektrooniliselt

Riskide

hindamise

tulemuste

kokkuvõte

Järelevalve

riskiekspert

Sharepoint –välisvahendid –

Välisvahendid – Horisontaal-

diagonaal teemad –Riskide

hindamine

Elektrooniliselt

Meetmespetsi

ifiline

riskihindamis

e tabel ja

kokkuvõte

Järelevalve

riskiekspert

Sharepoint –välisvahendid –

Välisvahendid – Horisontaal-

diagonaal teemad –

Meetmespetsiifiline riskide

hindamine

Elektrooniliselt

2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise

protsess

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on vajalikud kommunikatsioonistrateegia koostamiseks

ja uuendamiseks.

KA koostab struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia vastavalt ühissätete

määruse artiklile 116. Kommunikatsioonistrateegia lisana koostab KA strateegia elluviimiseks

tegevuskava ja nimekirja administratsioonis kommunikatsiooni eest vastutajatest. Tegevuskava

koostatakse aastapõhiselt ja uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 122/240

122

on järgimiseks nii KA-le kui ka RA-dele ja RÜ-dele. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad,

sh muudatused, kinnitab rakenduskava seirekomisjon KA ettepanekul.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kommunikatsioon

ispetsialist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu

koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja

RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja

uuendab vastavalt vajadusele.

Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava

lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja

uuendab iga-aastaselt.

Koostada uue

OP-iga ja

uuendamine

vastavalt

vajadusele ning

tegevuskava

uuendada iga

aasta

detsembriks

2. Kommunikatsioon

ispetsialist

Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu

koos lisadega või selle muudatused RM-le

OP seirekomisjonile heakskiitmiseks

esitamiseks.

Vastavalt

seirekomisjoni

toimumise

ajakavale

3. RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise

protsessist.

4. Kommunikatsioon

ispetsialist

Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud

kommunikatsioonistrateegia koos lisadega

või selle muudatused RA-de ja RÜ-de

kommunikatsiooniametnikele ning avaldab

selle ekstranetis.

Peale strateegia

kinnitamist

5. Kommunikatsioon

ispetsialist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia

tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning

jälgib kommunikatsioonistrateegia

tegevuskavas RA-dele, RÜ-dele pandud

tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-

aastasel seirekomisjoni koosolekul

aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Jooksvalt

EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra

finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2 ja lisale 3 – teavitamis- ja

avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat

pärast MoU allkirjastamist. Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt ning

uuendatakse igal aastal. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui

ka PO-dele ning PO-d peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA

kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kommunikatsioon

ispetsialist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu

koos lisadega koostöös PO-de

kommunikatsiooniametnikega ja uuendab

vastavalt vajadusele.

Kommunikat

sioonistrateeg

ia vastavalt

vajadusele ja

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 123/240

123

Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa

koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab

iga-aastaselt.

tegevuskava

iga-aastaselt

2. Kommunikatsioon

ispetsialist

Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu

koos lisadega või selle muudatused FMO-le.

Vastavalt

vajadusele

või iga-

aastaselt

3. Kommunikatsioon

ispetsialist

Edastab kinnitatud

kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või

selle muudatused PO-de

kommunikatsiooniametnikele ning avaldab

selle EMP/Norra kodulehel.

Peale

kommunikats

ioonistrateegi

a kinnitamist

4. Kommunikatsioon

ispetsialist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia

tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning

jälgib kommunikatsioonistrateegia

tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste

elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul

aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Vastavalt

aastakoosole

ku ajakavale

Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Kommunikatsioo

ni-strateegia koos

lisadega ja selle

muudatused

Kommunikatsi

oonispetsialist

Sharepoint – välisvahendid

- SV 2014-2020 – Teavitus

X-kettal - X:\1 Töö

Korraldamine\1.8

Suhtekorraldus\NORRA\No

rra

kommunikatsioonistrateegia

2014-2020

Elektrooniliselt

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete

sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Dokumendihalduse

spetsialist

Edastab DHS-is registreeritud vaide TAO

õigusüksuse juhile ja teenusekoordinaatorile.

TAO õigusüksuse juht määrab juristi, kes

hakkab vaiet lahendama.

3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 124/240

124

2. TAO jurist Kui vaide lahendajaks on RA, edastatakse vaie

e-kirja teel RA-le.

Kui vaide lahendajaks on RTK, kontrollib

jurist selle vastavust haldusmenetluse seaduses

sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja

küsimuste tekkimisel algse otsuse

ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e-

kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.

Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse

ettevalmistanud järelevalve eksperdile või

TRO projekti/teenusekoordinaatorile ja TRO

juhile teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud

järelevalve eksperdil või TRO

projekti/teenuse- koordinaatoril on kohustus

tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud

vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad

näiteks otsuse ettevalmistaja vigadele faktiliste

asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta

juristile omapoolse seisukoha selliste

asjaolude kohta.

2 tp

3. TRO projekti- või

teenusekoordinaator

Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete

moodulisse.

1 tp

4. TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks

kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära

vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse,

ning teised vaide lahendamisega seotud

asjaomased osapooled või kasutab arvamuse

saamiseks välist eksperti.

Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik

30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib

vajadusel vaide lahendamise tähtaega

pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e-

kirjaga.

30 päeva

või

pikenda-

tud tähtaeg

5. TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi

peadirektori asetäitjale allkirjastamiseks ning

mis kooskõlastatakse enne allkirjastamist TAO

õigusüksuse juhiga ning TAO juhiga.

Jurist märgib DHS-i töövoos pärast otsuse

allkirjastamist teavitatavateks vaidlustatud

otsusega seotud TRO teenuse- või

projektikoordinaatori või järelevalve eksperdi.

2 tp

6. KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 125/240

125

7. TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale

elektrooniliselt läbi DHS-i, kui toetuse saajaga

ei toimu infovahetus e-taotluskeskkonna

kaudu. Kui infovahetus vaide esitajaga toimub

infosüsteemi (SFOS) vahendusel, edastab

vaideotsuse TRO projekti/teenuse-

koordinaatorile või järelevalve eksperdile, kes

vaideotsuse infosüsteemi (SFOS) vahendusel

toetuse saajale edastab.

2 tp

8. TAO jurist Lisab allkirjastatud vaideotsuse SFOS-i

vastava projekti vaiete moodulisse ning

vastava info vaiete koondtabelisse.

2 tp

9. KA juht Kui vaideotsus vaidlustatakse kohtus, siis

edastab KA juht või dokumendihalduse

spetsialist kaebuse TAO õigusüksuse juhile,

kes määrab kohtumenetluses osaleva TAO

juristi ja vajadusel teised eksperdid.

Kohtukaebuse saabumisel teavitab kohtuasja

lahendav jurist kaebusest vaidlustatud

otsusega seotud TRO koordinaatorit või

järelevalve eksperti.

2 tp

10. TAO jurist Kohtuotsuse saabumisel korraldab kirja

registreerimise DHS-is (juhul kui see ei ole

eelnevalt registreeritud) ja selle edastamise

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhile ja TRO juhatajale ning TRO

projekti/teenusekoordinaatorile.

Lisab kohtuotsuse(d) SFOS-i vastava projekti

vaiete moodulisse.

2 tp

11. TAO riskijuhtimise-

järelevalve talituse

juht

Tutvub sisuga ning suunab otsuse TAO

järelevalve eksperdile jätkutegevuste

teostamiseks.

2 tp

12. TAO järelevalve

ekspert

Vajadusel jätkab menetlust vastavalt vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

Järelevalvetoimingud punktile 3 ning teostab

vajalikud muudatused SFOS-s.

Vastavalt

TPK 3.

peatüki

alapeatüki

3.3 punkti

3 täht-

aegadele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument

Vastutaja Asukoht Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 126/240

126

Esitatud vaie, sh

nõuetele vastav

vaie

TAO jurist DHS, SFOS Elektrooniline

Vaide

menetlusega

kaasnevad

kirjavahetus/

dokumendid

TAO jurist SFOS vastava projekti kaardil Elektrooniline

Vaideotsus TAO jurist DHS ja SFOS Elektrooniline

Kohtuotsus TAO jurist DHS ja SFOS Elektrooniline

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS

kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise

ning andmekvaliteedi kontrolli protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust,

registri kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist, rakenduskava/prioriteetse

suuna/meetme/tegevuse kirjendamisest või selle muutmisest, registri andmekvaliteedi

kontrollimise ning projekti andmete muutmist registris.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. SFOSi RTK-siseselt tavakontode loomise ja haldamise protsess

1.1 TRO

töötaja/TAO

töötaja

Edastab info vahetule juhile kasutajakonto

avamise vajaduse kohta.

Jooksvalt

1.2 TJ/OJ Hindab konto avamise/sulgemise vajadust

lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edastab

informatsiooni volitatud töötlejale JIRA kaudu

(https://jira.rmit.ee/browse/RTK0019-555), kes

täidab RÜ administraatori ülesandeid.

Jooksvalt

1.3 RTK volitatud

töötleja

Loob infosüsteemi vajaliku konto/sulgeb konto

ning lisab vajalikud õigused kontole.

Jooksvalt

2. SFOS-i RÜ väliste kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja

aruandlusmooduli tavakontode loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise

protsess

2.1 RTK väline

volitatud töötleja

Esitab KA/RKA juhatajale taotluse uue

kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto

muutmiseks või sulgemiseks. Uue konto loomise

taotlusele lisab volikirja kohalduvate õigusaktidega

tutvumise ja kasutajatunnuse saamise soovi kohta.

Jooksvalt

2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja

registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta

kasutajakonto õigusi, saadab töötaja otsese juhina

vastavasisulise palve koos taotleja poolt

Vastavalt

vajadusele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 127/240

127

allkirjastatud volikirjaga e-kirjaga SFOS

kasutajatoele.

2.3 MTO rakenduse

administraator

Tutvub taotlusega ja hindab konto

loomise/muutmise/sulgemise põhjendust:

1. Põhjendatud juhul loob struktuuritoetuse

registrisse kasutajakonto, andes kasutajale

taotletud rolli ja sisse logimise juhised ning

lisab ka kasutajanime ja esialgse parooli,

kui tegemist on aruandlusmooduli kontoga.

Vastus taotlejale edastatakse elektroonselt.

2. Lisab loodud konto omaniku e-kirja

aadressi registri teavituslisti

[email protected].

3. Kui esitatud taotlus ei ole põhjendatud,

koostab vastavasisulise eitava vastuse.

Registreerib vastuskirja DHSis.

4. Kasutajakonto muutmise või sulgemise

soovi korral muudab või sulgeb

struktuuritoetuse registris oleva

kasutajakonto ja edastab vastuse taotlejale

elektroonselt.

5. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike

taotluste) korral võtab kooskõlastuse TAO

ärianalüütikult.

5 tp

3. Kasutajakontode inventuuri protsess

3.1 MTO rakenduse

administraator

Selleks, et teostada kasutajakontode inventuuri

saadab asutustele/osakondadele väljavõtted

aktiivsetest kontodest ning palub kinnitada kontode

ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeritakse

selleks ette nähtud pöördumiste haldamise

keskkonnas.

31.

detsembri

3.2 RTK volitatud

töötleja

Kontrollib infosüsteemis olevate RTK

kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning

teeb RÜ kasutajakontode osas vastavalt vajadusele

parandused.

Kinnitab kontode asjakohasust ja edastab SFOS

kasutajatoele info kontrolli tulemuste kohta.

31.

jaanuariks

3.3 MTO rakenduse

administraator

Veendub, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks

inventuuri teostanud ning registreerib vastused

selleks ette nähtud pöördumiste haldamise

keskkonnas.

31.

jaanuariks

3.4 MTO rakenduse

administraator

Viib nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise

ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt

volitatud töötlejatelt saadud tagasisidele.

15.veebru

ariks

4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess

4.1 Vastutav või

volitatud töötleja

Teavitab struktuuritoetuse registri kasutamisel

tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuge (MTO

rakenduse administraator) telefoni või e-kirja teel.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 128/240

128

4.2 MTO rakenduse

administraator

Registreerib telefoni või e-kirja teel kasutajalt

laekunud palve pöördumiste haldamise keskkonnas

(sh projekti andmete muutmise palved) ja märgib

selle pärast lahenduse saamist lahendatuks.

Jooksvalt

4.3 MTO rakenduse

administraator

Lahendab teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul,

pikema lahendustähtaja korral teavitab vastutavat

või volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja

sulgeb teeninduspalve.

Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist on

süsteemi arendusvajadusega, registreerib

arendusettepaneku arendustarkvaras.

5 tp

4.4 MTO rakenduse

administraator

Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti

andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal

endal rakenduse kaudu, kooskõlastab palve enne

selle rahuldamist TAO vastava valdkonna

ekspertidega.

2 tp

4.5 TAO valdkonna

ekspert

Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat

lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega

võtab teema lahendada ja teavitab tulemusest

SFOS kasutajatuge.

Jooksvalt

4.6 MTO rakenduse

administraator

Edastab lahenduse probleemi esitajale. Jooksvalt

5. Teabenõude esitamise korral SFOS andmete väljastamise protseduur

5.1 Teabenõude

esitaja

Esitab kirjaliku teabenõude. Jooksvalt

5.2 RTK

dokumendihaldu

se spetsialist

Registreerib kirja DHS-is. Jooksvalt

5.3 Vastutav töötleja Vastavalt teabenõudele väljastab registrist andmed

kas elektroonselt või kirjalikult.

„Avaliku

teabe

seaduses”

sätestatud

korras ja

tähtaja

jooksul.

6. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris

ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris

RM RO hindab struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust,

piisavust ja kooskõla kehtiva rakenduskavaga ning edastab teabe SFOS

kasutajatoele registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas

teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. Riigieelarveliste ja teiste

rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO

ärianalüütik.

SFOS-i kasutajatugi avab uue rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete

konto või muudab olemasolevat kontot registris vastavalt edastatud teabele.

2 tp

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 129/240

129

Meetme tegevuse avamiseks hindab RM RO struktuurivahendite meetmete

tegevuste kohta esitatud andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja

kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, rakenduskava,

toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega,

konsulteerides vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja

Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na.

Teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav

TAO ärianalüütik.

SFOS-i kasutajatugi avab uue meetme tegevuse konto või muudab

olemasolevat meetme tegevuse kontot registris vastavalt edastatud teabele.

Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest

vastutab konkreetne RÜ, kes tugineb seadistamisel toetuse andmise

tingimustele.

7. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll

7.1 MTO

andmeanalüütik

Algatab iga-aastaselt SF ja Norra/EMP

administratsiooniülese andmekvaliteedi

kontrollikohtade määramise ja analüüsimise.

Hiljemalt

31. märts

7.2 MTO

andmeanalüütik

Küsib lähteülesandesse sisendit valdkondade eest

vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja

RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator).

Vastavalt

ajakavale

7.3 Valdkonna eest

vastutaja

Kaardistab oma valdkonna andmeväljade riskid ja

nendest tuleneva kontrollivajaduse. Sisendina saab

kasutada toimivusanalüüsi kontrollide raames

saadud infot.

Edastab kontrollivajaduse MTO

andmeanalüütikule.

Vastavalt

määratud

tähtajale

7.4 MTO

andmeanalüütik

Koondab saadud sisendi.

Vajadusel koostab/tellib kontrollide läbiviimiseks

vajalikud kesksüsteemi aruanded.

Analüüsib, mida saab RTK süsteemiüleselt

kontrollida ja teostab koostöös ärianalüütikuga

vastava andmekvaliteedi kontrolli.

Vastavalt

ajakavale

7.5 MTO

andmeanalüütik

Kirjeldab läbi viidavate kontrollide info dokumenti

„SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis

RÜ-dele“ ning edastab RÜ-dele ja TAO

ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele

koos nimetatud dokumendiga väljavõtted

kontrollitavatest andmetest.

Juuli

esimese

nädala

jooksul

7.6 RÜ volitatud

töötleja (RTK

väline)

Teostab RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid,

parandab andmed (vajadusel SFOS kasutajatoe

abil) ning edastab kokkulepitud tähtajaks

kontrollakti/kontrolli dokumendid ja sisestab

sellekohase info koos tähelepanekutega SFOSi

10.

september

või muu

juhisest

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 130/240

130

vastavasse moodulisse. Norra/EMP puhul toimub

ainult e-kirja teel edastamine MTO

andmeanalüütikule.

tulenev

tähtaeg

7.7 TAO

ärianalüütik

(RTK kontrolli

teostaja)

Koordineerib ja vastutab RTK-siseselt punktis 7.9

toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja

vajadusel edastab TRO/TAO talituse juhile või

kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale

kontrolli teostamiseks ülesande. Edastab tuvastatud

vead toimingu eest vastutavale RTK töötajale

korrigeerimiseks. Vajadusel saadab andmete

korrigeerimiseks palve SFOS kasutajatoele.

10.

september

või muu

juhisest

tulenev

tähtaeg

7.8 TRO/TAO

toimingu eest

vastutav töötaja

(järelevalve

ekspert, projekti-

koordinaator,

teenuse-

koordinaator/

Norra/EMP

koordinaator)

Teostab RTK konkreetsete andmete osas vajaliku

andmekvaliteedi kontrolli ja/või vajadusel andmete

korrigeerimise lähtudes TAO ärianalüütiku

edastatud ülesandele.

Vastavalt

kokkulepit

tähtajaks

7.9 TAO

ärianalüütik

Koostab RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja

koondab kontrolli tähelepanekud. Saadab kontroll-

akti koos lisadokumentidega kinnitamiseks TRO

OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO

vastutusvaldkonna tegevusi, siis TAO OJ-le.

10.

september

või muu

juhisest

tulenev

tähtaeg

7.10 TRO OJ/ TAO

Tutvub RTK-s teostatud kontrollitoimingute

dokumentidega, hindab vajadust jätkutegevusteks

või teeb ettepaneku protsessi täiendamiseks.

Kinnitab kontrolltulemuse.

3 tp

7.11 TAO

ärianalüütik

Sisestab kinnitatud RTK kontrolltulemuse info

koos tähelepanekutega SFOS-i vastavasse

moodulisse. Norra/EMP puhul edastatakse MTO

andmeanalüütikule e-kirja teel.

15.

september

või muu

juhisest

tulenev

tähtaeg

7.12 TAO

ärianalüütik

Jälgib ja tagab RTK andmekvaliteedi kontrolli

tähelepanekute õigeaegse täitmise. 01.

novemb-

riks või

muu

juhisest

tulenev

tähtaeg

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 131/240

131

7.13 MTO

andmeanalüütik

Juhendab vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO

ärianalüütikut), veendub administratsioonis

tehtavate kontrollide läbiviimise ja andmete

parandamise tähtaegsuses. Koondab kontrolli

tervik tulemused ning esitab need valdkondade eest

vastutajatele.

Jooksvalt

7.14 Valdkonna eest

vastutaja

Analüüsib administratsioonis läbiviidud

andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma

valdkonnas, kasutab saadud infot sisendina

toimivusanalüüsis. Vajadusel algatab

tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise

väljade muudatuse edastades selleks info TAO

ärianalüütikule.

Vastavalt

vajadusele

7.15 MTO

andmeanalüütik

Koostöös valdkonna eest vastutajaga hindab

vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet

andmekvaliteedi kontrolli koondtulemuse kohta.

Vastavalt

vajadusele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev

dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Struktuuritoetuse registrisse uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või

sulgemise protsess

Taotlus ja volikiri Volitatud

töötleja

SFOS-i

kasutajatugi;

Elektrooniliselt

Vastuskiri SFOS-i

kasutajatugi

SFOS-i

kasutajatugi;

Elektrooniliselt

Struktuuritoetuse registri kasutajate palvete menetlemise protsess

Taotlus SFOS-i

kasutajatugi

SFOS-i

kasutajatugi;

DHS

Elektrooniliselt

Vastuskiri SFOS-i

kasutajatugi

SFOS-i

kasutajatugi;

DHS

Elektrooniliselt

Struktuuritoetuse registri lukustunud kasutajakonto avamise protsess

E-kiri SFOS-i

kasutajatugi Meiliserver

Elektrooniliselt

Struktuuritoetuse registri andmete väljastamise protseduur

Teabenõue Vastutav

töötleja DHS

Elektrooniliselt

Vastuskiri Vastutav

töötleja DHS

Elektrooniliselt

SFOS andmekvaliteedi kontrolli protsess

RÜ juhis MTO

andmeanalüütik

Sharepoint -

Välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 132/240

132

Järelevalve –

SFOS

andmekvaliteet

Kontrollakt

lisadega

TAO

ärianalüütik

SFOS;

Sharepoint -

Välisvahendid –

SV 2014-2020 –

Järelevalve –

SFOS

andmekvaliteet

Elektrooniliselt

2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess

Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja arendustööde algatamist, teostust, üleandmist

ning tarkvara uuendamist toodangu keskkonnas.

Arenduse protsessis kasutatavad mõisted:

Teostaja - struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte;

Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti;

Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid;

Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud

arendused;

(Tarkvara) Versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. SFOS tarkvara muudatuste ja arendustööde algatamise ja läbiviimise

protsess

1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele

([email protected]), muudatus- või

arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-

kirjaga. Vastav vorm on avalikustatud RTK

kodulehel.

Jooksvalt

1.2 SFOS kasutajatugi

(MTO rakenduse

administraator)

Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute

poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute

nimistusse JIRA-s. Arendusettepanekud võivad

olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute,

MTO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt.

Jooksvalt

1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja

valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku

hindamise koosoleku.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 133/240

133

1.4 Arendusettepanek

ute

hindamiskomisjon

(MTO esindajad,

TAO teenuse

disaini talituse

juhataja ja TAO

ärianalüütikute

esindajad)

Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid

ühtse hindamismetoodika alusel.

Kui hindamisel selgub vajadus arendusettepaneku

täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga

kontakteerumiseks vastav isik.

Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud

hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole

infosüsteemis määravatel põhjustel realiseeritav

või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse

ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav

isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse

JIRA tööülesandes.

Jooksvalt,

üldjuhul

vähemalt

1 kord 2

nädala

jooksul

1.5 Hindamisel

määratud isik

Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib

ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel

rakendub eelnev punkt.

Üldjuhul

enne

järgmist

hindamise

koosolekut

1.6 Hindamisel

määratud isik

Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek

infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust,

siis informeerib sellest algatajat.

Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis

lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava

lahenduse. Sulgeb tööülesande JIRA-s.

Üldjuhul 2

nädala

jooksul

ettepaneku

hindamise

1.7 TAO teenuse

disaini talituse

juhataja

Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on

infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s

ettepaneku eest vastutava ärianalüütiku.

5 tp

jooksul

hindamise

1.8

TAO ärianalüütik

Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi.

Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib

ettepaneku algatajaga, teiste võimalike

kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO

vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja MTO

SFOSi projektijuhiga.

Koostab temale suunatud infosüsteemis

realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta

arenduste lähteülesande ja lisab selle JIRA

tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku

hinnastamisele MTO SFOS projektijuhile.

Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise

aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid

hindamisel skoori, viib ettepaneku edasise

protsessi konsensuslikuks otsustamiseks

hindamise koosolekule.

Jooksvalt

1.9 MTO SFOS

projektijuht

Tekitab analüüsitud töödest prioriseeritud tööde

nimekirja Teostajale.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 134/240

134

1.10 Teostaja

projektijuht

Annab prioriteetsetele töödele orienteeruvad

mahuhinnangud.

Üldjuhul 2

nädalat

1.11 TAO teenuse

disaini talituse

juhataja

Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus

realiseerida või mitte. Vajadusel konsulteerib

MTO SFOS projektijuhiga ja TAO

ärianalüütikutega.

Prioriteeti

seadmise

koosolekul

1.12 MTO SFOS

projektijuht

Teavitab arendusotsustest Teostaja projektijuhti

ning lepib kokku arenduste tähtajad. Võimalusel

suunab Teostajale tööd hindamisel selgunud

prioriteetsuse järjekorras.

Jooksvalt

1.13 Teostaja

projektijuht

Esitab kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate

tööde kohta allkirjastatud pakkumuse

(vormistatuna lepingu lisana) RMIT IT

projektijuhile.

Jooksvalt

1.14 RMIT IT

projektijuht

Korraldab RMIT direktori poolt pakkumuse

allkirjastamise.

Jooksvalt

1.15 Teostaja

projektijuht

Tekitab projektihaldustarkvaras seosed

realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja

arendustsükli vahel.

Jooksvalt

1.16 MTO SFOS

projektijuht

Annab kasutajatele ülevaate arendus töödest ja

eeldatavatest valmimise tähtaegadest.

Hiljemalt

korra

kvartalis

1.17 Teostaja

projektijuht

Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni

koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud

projekti teostamise kodukorrale.

Vastavalt

lepingule

1.18 Teostaja

arendusmeeskond

Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse

vastavalt etteantud nõuetele. Tööülesannete

teostamisega paralleelselt koostab vajaliku

dokumentatsiooni.

Vastavalt

lepingule

1.19 MTO SFOS

projektijuht

Detailanalüüsi ja arenduse käigus tekkinud

küsimustes konsulteerib analüüsi teinud TAO

ärianalüütikuga.

Koheselt

1.20 Teostaja

arendusmeeskond

Teostab valminud arenduse testimise ning

parandab selgunud vead.

Vastavalt

lepingule

1.21 Teostaja

arendusmeeskond

Komplekteerib testitud struktuuritoetuse registri

arendustsükli(-te) kohta testversiooni.

Vastavalt

kokkulepp

ele

1.22 Teostaja

projektijuht

Edastab komplekteeritud dokumentatsiooni

(muuhulgas installeerimisejuhendid, täiendatud

süsteemidokumentatsiooni, täiendatud

kasutajajuhendid) RMIT IT projektijuhile /MTO

SFOS projektijuhile.

Vastavalt

kokkulepp

ele

1.23 MTO SFOS

projektijuht/

RMIT IT

projektijuht

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele,

edastab kommentaarid Teostaja projektijuhile.

2 nädala

jooksult

peale

dokument

atsiooni

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 135/240

135

üle

andmist

1.24 RMIT IT

projektijuht

Korraldab testversiooni uuendamise. Vastavalt

kokkulepp

ele

1.25 RMIT äriteenuste

osakonna

peaspetsialist

(RMIT rakenduse

administraator)

Uuendab testversiooni. Vastavalt

kokkulepp

ele

1.26 RMIT rakenduse

administraator

Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab

eelmise testversiooni (Rollback) ja informeerib

sellest RMIT IT projektijuhti ning MTO SFOS

projektijuhti.

Koheselt

1.27 RMIT IT

projektijuht

Punkti 24 ebaõnnestumise korral informeerib

Teostaja projektijuhti, kes korraldab

veaparanduse.

Koheselt

1.28 MTO SFOS

projektijuht

Korraldab testversiooni testimise koostöös MTO

rakenduse administraatori ning TAO

ärianalüütikutega.

Koheselt

1.29 TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused

projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise

tulemustest MTO rakenduse administraatorit.

Vastavalt

lepingule

1.30 MTO rakenduse

administraator

Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO

ärianalüütikult saadud) testimise tulemused

projektihaldustarkvarasse.

Vastavalt

lepingule

1.31 MTO rakenduse

administraator

Teavitab testimise lõpetamisest MTO SFOS

projektijuhti. Teeb lühikokkuvõtte testimise

tulemustest.

Koheselt

1.32 MTO SFOSi

projektijuht

Korraldab vigade paranduse, edastades need

Teostaja projektijuhile.

Koheselt

1.33 Teostaja

projektijuht

Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt

lepinguga kinnitatud kodukorrale.

Koheselt

1.34 Teostaja

projektijuht

Positiivsete testimistulemuste korral

komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks

vajaliku dokumentatsiooni.

Koheselt

2. SFOS tarkvara toodangukeskkonnas uuendamise protsess

2.1 MTO SFOSi

projektijuht

Kooskõlastab Teostaja projektijuhiga

toodangukeskkonda viidava arendustsükli

(versiooni) sisu koos tähtajaga.

Koheselt

2.2 RMIT IT

projektijuht

Korraldab versiooni uuenduse aja

toodangukeskkonnas.

Vastavalt

kokkulepp

ele

2.3 MTO SFOSi

projektijuht/

Teeb teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab

uuenduse ajast ja annab ülevaate muudatuste

sisust.

2 tööpäeva

enne

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 136/240

136

Live’i

uuendust

2.4 Teostaja

projektijuht

Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse

ning installeerimisjuhendid vastavalt lepinguga

kinnitatud kodukorrale.

Vastavalt

lepingule

2.5 MTO SFOSi

projektijuht/

RMIT IT

projektijuht

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele,

edastab kommentaarid Teostaja projektijuhile.

Koheselt

2.6 RMIT IT

projektijuht

Korraldab versiooni uuendamise

toodangukeskkonnas.

Vastavalt

kokkulepp

ele

2.7 RMIT

infosüsteemide

hoolduseosakond

Uuendavad prelive ja toodangu keskkonnas

rakenduse versiooni.

Hiljemalt

1 päev

enne

Live’i

2.8 RMIT

infosüsteemide

hoolduseosakond

Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad

eelmise rakenduse versiooni (Rollback) ja

informeerivad sellest RMIT IT projektijuhti.

Koheselt

2.9 RMIT IT

projektijuht

Korraldab Teostajaga veaparanduse. Koheselt

2.10 RMIT rakenduse

administraator

Veendub, et uuendus on toodangukeskkonnas

jõustunud.

Koheselt

3. SFOS tarkvara muudatuste ja arendustööde üleandmise protsess

3.1 Teostaja

projektijuht

Esitab MTO projektijuhile ja RMIT IT

projektijuhile pakkumuse alusel teostatud tööde

üleandmise-vastuvõtu akti ja loodud lõpliku

dokumentatsiooni kooskõlastamiseks.

Jooksvalt

3.2 MTO SFOSi

projektijuht/

RMIT IT

projektijuht

Kooskõlastab akti ja esitatud dokumentatsiooni.

Esitab vajadusel Teostaja projektijuhile

parandus- ja täiendusettepanekud.

Koheselt

3.3 Teostaja

projektijuht

Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde

üleandmise-vastuvõtu akti.

Koheselt

3.4 RMIT IT

projektijuht

Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti

allkirjastamise RMITi direktori poolt.

Koheselt

3.5 Teostaja

projektijuht

Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde

eest e-arve.

Koheselt

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Dokumentatsioon

vastavalt

"Andmekogude

RMIT IT

töörühma juht;

Teostaja

projektijuht

RMIT,

koodi-repositoorium

Elektrooniliselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 137/240

137

loomine, kasutamine

ja eemaldamine"

Projekti

halduskeskkonnad JIRA

ja Confluence

2.3.18. Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemi

SFC2014 haldamise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava

aruandluse elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 kasutajakontode haldust ja süsteemi

kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist.

Info ja süsteemide lingid SFC2014 kohta leiab aadressilt http://ec.europa.eu/sfc/2014/.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmete rakendamisele.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine

1.1 TAO juhataja Määrab SFC2014 infovahetussüsteemi haldaja

(edaspidi SFC vastutav haldaja) ja asehaldaja.

Vastavalt

vajadusele

1.2 MTO

andmeanalüütik

(edaspidi SFC

vastutav

haldaja)

Edastab e-kirja teel SFC2014 EK kasutajatoele

(cc Eesti Alaline Esindus) SFC vastutava haldaja

ja asehaldaja järgmise info:

 First Name:

 Last Name:

 Gender (Male/Female):

 Preferred Language (English or MS

language):

 Institution's name:

 Address:

 E-kiri:

 Telephone (direct line):

 Fax:

 Function:

 Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or

not:

 If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please

indicate the MSL predecessor:

 If the Liaison Officer is a Deputy, please

indicate the corresponding MSL:

 Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s):

 ECAS-uid (if existent):

Jooksvalt

1.3 SFC EK

kasutajatugi

Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale

kasutajakontod ning informeerib neid nende

ülesannetest.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 138/240

138

2. SFC2014 infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva

konto muutmise või sulgemise protsess

2.1 SFC vastutav

haldaja

Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt

laekunud palvetele SFC2014

infovahetussüsteemi kasutajakontod.

Kasutajakonto loomise ja muutmise palve

esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud

vormil/sulgemise palve vabas vormis üldjuhul

õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt.

Kirjavahetus säilitatakse elektroonselt.

Vastavalt

vajadusele

2.2 SFC vastutav

haldaja

Saadab läbi SFC2014 infovahetussüsteemi

(Utilities-> Access Requests-> Add ) EK-le

uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate

kontode muutmise taotlused või kontode

sulgemistaotlused.

2 tp

2.3 SFC EK

kasutajatugi

Loob kasutajakonto ning edastab

kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga.

Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi

korral muudab või sulgeb kasutajakonto.

Jooksvalt

2.4 SFC vastutav

haldaja

Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest

ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus.

Jooksvalt

2.5 SFC vastutav

haldaja

Teavitab EKd koheselt kahtlastest toimingutest,

mis võivad ohustada süsteemi turvalisust.

Koheselt

2.6 SFC vastutav

haldaja

Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi

kasutajate inventuuri, saates kasutajate info

ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute

juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab

EK-le läbi süsteemi vastavad muudatused.

Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt.

2 korda

aastas

3. SFC2014 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete

menetlemise protsess

3.1 SFC vastutav

haldaja või

kasutajakonto

omanik

Teavitab SFC2014 infovahetussüsteemi

kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC EK

kasutajatuge e-kirja teel.

Koheselt

3.2 SFC EK

kasutajatugi

Lahendab teeninduspalve. Jooksvalt

3.3 SFC vastutav

haldaja

Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab

probleemi EKle edastamiseks KA SFC2014

vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse

probleemi esitajale.

Jooksvalt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 139/240

139

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht

Säilitamise viis:

paberil/

elektrooniliselt

Euroopa Komisjoni elektroonilise infovahetussüsteemi SFC2014 haldamise protsess

Kasutajakontode

loomise/ muutmise/

sulgemisega seotud

kirjavahetus

SFC vastutav

haldaja

SFC2014 andmebaas /

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 – SFC2014

Elektrooniliselt

Kasutajakontode

inventuuri

tulemused

SFC vastutav

haldaja

SFC2014 andmebaas /

Sharepoint -

välisvahendid – SV

2014-2020 - SFC2014

Elektrooniliselt

2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide

elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel

tekkivate probleemide menetlemist.

Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva

konto muutmise või sulgemise protsess

1.1 Norra/EMP

koordinaator

Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele

([email protected]) e-kirja teel palve luua

kasutajakontod vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM

RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele.

Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada

läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate

kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks.

Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE

kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab

korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse

põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel,

maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks.

Vastavalt

vajadusele

1.2 GRACE

kasutajatugi

Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel

laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu

edastatud palvetele kasutajakontod.

Vastavalt

vajadusele

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 140/240

140

2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete

menetlemise protsess

2.1 Norra/EMP

koordinaator/

GRACE

kasutaja

Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel

tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge

([email protected]) e-kirja teel.

Vastavalt

vajadusele

2.2 GRACE

kasutajatugi

Lahendab teeninduspalve. Vastavalt

vajadusele

Protsessiga kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument Vastutaja Asukoht Säilitamise viis: paberil/

elektrooniliselt

Kasutajakontode

loomise/ muutmise/

sulgemisega seotud

kirjavahetus

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint –

välisvahendid –EMP-

Norra 2014-2020

Elektrooniliselt

FMO või GRACE

kasutajatoe poolt

saadetud

juhendmaterjalid

Norra/EMP

koordinaator

Sharepoint –

välisvahendid –EMP-

Norra 2014-2020

Elektrooniliselt

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA

Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse

andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus

küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise

tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra.

Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse

taotlejat/toetuse saajat. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja toetuse saajat teavitada.

Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et

tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas:

 kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või

 tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-

leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja

toimingu teostamise ajast.

Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja

sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end

menetlusprotsessist.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 141/240

141

Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenuse-

koordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega.

Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a

erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast.

Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on

viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi

spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra punkti 3.1.1 Taotlemise

avamise ettevalmistamine alapunktis 1.7 nimetatud korras.20

3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID

Protsess algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va

toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks (TART) ja rahastamisvahendile.

Vastavuskontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada

taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud toetuse andmise tingimustes. Kui puuduste

kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja

seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste

kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei

kuulu.

Taotluse menetlejale (v.a RE meetmete taotluse menetlejale) kohalduvad STS § 21 lg 4 toodud

nõuded. Taotluste menetlejate osas karistusandmete kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talitus minimaalselt üks kord aastas ja alati enne uue

projektikoordinaatori/teenusekoordinaatori tööle asumist. Hindamiskomisjoni liikmete osas

teostatakse kontrolli minimaalselt üks kord aastas ja üldjuhul enne jooksva aasta esimese

hindamiskomisjoni toimumist. Kui viimasest kontrollist on möödas vähem kui 6 kuud, pole uue

kontrolli teostamine vajalik. Komisjoni liikmete muutumisel tehakse uue lisandunud liikme

karistusregistri kontrolli tema liikmeks nimetamise kooskõlastamismenetluse raames.

RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud

juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil

või kui taotlemisele ei järgne hindamist. Erandina ei toimu II tasandi vastavusnõuete kontrolli

rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 põhitaotlustele, kus hindamine on toimunud enne

linnapiirkondade tegevuskava kinnitamist. Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus

jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamise metoodikas kirjeldatuga.

Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmetel.

20 Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020

liitumise hetkel pooleli olnud kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 142/240

142

3.1.1. Taotlemise avamise ettevalmistamine

1. Toetusskeemi ettevalmistamine ja taotlemise avamine

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

1.1 TRO TJ Määrab taotlemise avamise

ettevalmistaja.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

Suuline või

kirjalik

teavitus

1.2 TJ/TJ

määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Koostab koostöös RA-ga TAT-i,

struktuurivahendite seirekomisjoni

kinnitatud valikukriteeriumite ja

metoodika põhimõtetest lähtuva

hindamismetoodika.21 Kui

hindamisjuhendi koostab RA, osaleb

vastavate dokumentide

ettevalmistuses.

Kaasab hindamismetoodika

koostamisse TJ ja vajadusel TAO

ärianalüütiku.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Valminud

hindamis-

metoodika

1.3 TJ määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Koostab toetusskeemi

rakendusdokumendid (vajadusel

meetmespetsiifilised kontroll-lehed,

taotluse- ja aruandevormid, jm) ja

asjakohased meetmepõhised juhendid,

mis vastavad SF, riigiabi

regulatsioonidele ja TAT-ile.

Kaasab vajadusel TAO juristi, TAO

ärianalüütiku ja TAO valdkonna

eksperdi.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Valminud

rakendus-

dokumendid

1.4 TJ määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Teavitab JIRA-s TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse riskieksperti uue

toetusskeemi ettevalmistamisest.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Teavitus

JIRA-s

21 RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 143/240

143

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

1.5 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

riskiekspert

Valmistab ette ja hindab koos TJ

määratud isiku/ teenuse-

koordinaatoriga toetusskeemi riske

vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki

2.3 punkti 2.3.13 JKS ja

meetmepõhiste riskide hindamise,

juhtimise ja maandustegevuste seire

protsess.

Määrab riskiskoori ja sellest tuleneva

kontrolliulatuse, teavitab riskide

hindamise osapooli ja TRO TJ.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Riskide

hindamise

kohtumine,

kirjalik

teavitus

1.6 TJ määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Edastab meetmespetsiifilised

rakendusdokumendid (kontroll-lehed

ja/või hindamisdokumendid,

vormid/juhised) kinnitamiseks TRO

OJ-le DHS kaudu.

2 tp jooksul

valmimisest

Kontroll-

lehed,

vormid,

juhised

1.7 TRO OJ Kinnitab meetmespetsiifilised kontroll-

lehed ja/või hindamisdokumentide

vormid/ juhised DHS-s.

2 tp jooksul Kinnitatud

dokument

DHS-s

1.8 TJ määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Edastab JIRA-s TAO ärianalüütikule

SFOS-i seadistatavad vormid ja

kontroll-lehe.

2 tp jooksul

peale

rakendus-

dokumentide

kinnitamist

Töö-

ülesanne

antud JIRA-

1.9 TAO

ärianalüütik

Seadistab SFOS-s vajalikud vormid ja

SFOS vastavusnõuete

kontrollimoodulis kontroll-lehe.

5 tp SFOS

seadistatud

1.10 TJ/ TJ

määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

1) Edastab taotlemise

avalikustamiseks

kommunikatsioonispetsialistile

ülesande vastavalt RA esitatud

tingimustele, ajakavale ja

eelarvele.

2) RE meetmete korral koostab

teavituskirja toetuse saajatele

taotluste vastuvõtmise

alustamisest ja taotluse

esitamise tähtpäevast, kui

TAT-s nõutud ning esitab DHS

kaudu TJ-le kinnitamiseks.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

1)Teavitus

kommuni-

katsiooni-

spetsialistile

Teavituskiri

DHS-s

1.11 Kommuni-

katsiooni-

spetsialist

Koostab koostöös TRO vastava

talitusega kommunikatsioonisõnumid,

vastavalt kokkuleppele avalikustab

pressiteate. Kui TAT-is on vastav nõue,

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Teade välja-

kuulutamise

kohta

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 144/240

144

siis avaldab teate üleriigilise levikuga

päevaleh(ted)es.

Korraldab avalikustamise RTK

koduleheküljel.

1.12 TJ määratud

isik/ teenuse-

koordinaator

Vajadusel korraldab koostöös

asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ,

projektikoordinaator, TAO jurist,

infospetsialist jt) taotlejatele infopäeva.

Vastavalt

kokkulepitud

ajakavale

Infopäev

korraldatud

3.1.2. Taotluste menetlemise protsess

Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4

Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse programm“, kus taotlusi

menetletakse väljaspool RTK-d.

Antud protsessi alapunkt 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE

meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse tellimist. Sel juhul võib

küsida eksperdilt lihtkirjalikku tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei

kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.“

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

1. Taotluste vastuvõtmine

1.1 Toetuse

taotleja

Esitab eeltaotluse või taotluse (edaspidi

taotluse) koos vajalike lisadega e-

toetuse keskkonnas

Jooksvalt või

hiljemalt

taotlemise

tähtpäevaks

(sh. vastavalt

toetuse

andmise

tingimustele)

Esitatud

taotlus

1.2 TJ/teenuse-

koordinaator

Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või

taotluse RÜ-le esitamisel määrab

vastavuse kontrollija taotluse

kontrollimiseks

2 tp taotluse

saabumisest

Koordinaa-

tor SFOS-s

määratud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 145/240

145

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll

2.1 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Teostab vastavuskontrolli taotlejale ja

partneritele ning taotlusele esitatud

nõuete osas vastavalt SFOS-s

seadistatud vastavaks tunnistamise

kontroll-lehele.

Vastavuskontrolli käigus konsulteerib

vajadusel asjakohaste isikutega (TAO

juristid, hankeeksperdid, järelevalve

eksperdid, ehitusekspert, küsib RA

hinnangut, kui TATs nõutud jt) ning

teeb sellekohase märke kontroll-lehe

märkuste lahtris. Hindab vajadust

täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja

teavitab vajaduse korral TJ.

Vastavalt

toetuse

andmise

tingimustele

SFOS-s

kontroll-

leht, e-kiri,

e-kiri RA-

le; RA kiri

2.2 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Vajadusel suunab taotluse

riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi.

Vastavalt

vajadusele

Ülesanne

TAO

riigiabi

analüüsi

tegevale

juristile

antud

2.3 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Kui projektis esineb VTA lisab

vajadusel RAR registrisse VTA

broneeringu.

Vastavalt

vajadusele

Kanne

RAR-s

2.4 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Koostab tuvastatud puuduste osas

teate, milles kirjeldab selgelt puuduse

kõrvaldamiseks vajalikud tegevused

ning määrab puuduste kõrvaldamiseks

tähtaja. Väljastab puuduste teate

SFOS-i22 kaudu ja suunab vajadusel

taotluse SFOS-s taotlejale

täiendamiseks. Teeb vastavasisulise

märke kontroll-lehele.

Üldjuhul 5 tp

jooksul,

vastamiseks

antud tähtaeg

vastavalt

toetuse

andmise

tingimustele

Kiri SFOS-

s, märge

kontroll-

lehel

2.5 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle

määratud tähtajaks, hindab võimalust

pikendada puuduste kõrvaldamise

tähtaega ja teavitab pikendamisest

taotlejat, kui on tagatud taotluse

5 tp jooksul

tuvastamisest

SFOS-s

kontroll-

leht; SFOS-

kirjavahetus

22 Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud

dokumentatsioon DHS-s projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse

dokumenteerimisel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 146/240

146

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

(I tasandi

kontrollija)

menetlemine TAT-s toodud

tähtaegades. Kui puuduseid siiski

tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja

pikendamine ei ole võimalik või kui

tuvastab puudusi, mida pole võimalik

kõrvaldada, teeb vastavasisulise märke

kontroll-lehele ning algatab taotluse

rahuldamata jätmise otsuse koostamise

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuste taotlemisega seotud

protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

2.6 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

a) Juhul kui vastavale meetmele

kohaldub ühetasandiline

kontrolliulatus, veendub, et

kontroll-leht on täidetud ja

kinnitab I tasandi

vastavuskontrolli tulemuse

SFOS-s ning jätkub menetlus

vastavalt punkti 2 alapunktile

2.7.

b) Juhul, kui vastavale meetmele

kohaldub kahetasemeline

kontrolliulatus, siis veendub, et

kontroll-leht on täidetud (sh.

lisab kontroll-lehele viite RA-lt

saadud hinnangule kui nii on

TAT-s nõutud23).

I tasand kinnitab oma kontroll-

lehe nupuga „suuna 2. tasandi

kontrolli“ ja suunab kontroll-

lehe II tasandile

kontrollimiseks ning II tasandil

jätkub menetlus vastavalt

punkti 2 alapunktile 2.8.

1 tp jooksul Kanne

SFOS-s

2.7 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Vastavalt meetmele kohalduvale

kontrolliulatusele:

a) algatab vastavaks tunnistatud

taotluse hindamise vastavalt

protsessi punktile 3 Taotluse

hindamine või

1 tp jooksul

vastavus-

kontrolli

kinnitamisest

Töö-

ülesanne

suunatud

23 RA hinnangu võtmine vastavalt TAT nõuetele kohaldub meetmete tegevustele nr 10.1.1-10.1.4 ja 10.2.2-10.2.4.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 147/240

147

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

b) investeeringute kava24 korral

algatab taotluse rahuldamise

otsuse koostamise vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1.

Toetuse taotlemisega seotud

protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

2.8 TJ/ teenuse-

koordinaator/

TJ määratud

isik (II

tasandi

kontrollija)

Vastavalt meetmele kohalduvale

kontrolliulatusele teostab sisulise

vastavuskontrolli II tasandil ja täidab

kontroll-lehe.

a) Puuduste korral suunab

vastavuskontrolli kontroll-lehe SFOSis

tagasi I tasandi kontrollijale projekti-

koordinaatorile täpsustuste või toetuse

taotlejale täiendava puuduste

kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul,

kui puudub TATs nõutud RA hinnang,

siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.9. Muude puuduste korral

menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.10.

b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis

lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli

nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I

tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja

taotlusi hinnata hindamis- või

valikukomisjonis, siis kinnitab täidetud

II tasandi vastavuskontrolli kontroll-

lehe. Lõpetab SFOS-s

vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja

teavitab sellest I tasandi kontrollijat.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.11.

3 tp;

lisandub

vastamiseks

antud tähtaeg

vastavalt

toetuse

andmise

tingimustele

Töö-

ülesanne

SFOS-s;

Kinnitatud

kontroll-leht

SFOS-s

2.9 TJ/ teenuse-

koordinaator/

TJ määratud

isik (II

tasandi

kontrollija)

Juhul kui vastavalt TAT-le RA peab

andma hinnangu taotlusega seotud

dokumentidele, kuid vastav RA

hinnang puudub, siis suunab

vastavuskontrolli kontroll-lehe tagasi I

tasandi kontrollijale RA hinnangu

3 tp jooksul

alates

kontrollimise

ks saamisest;

lisandub

vastamiseks

Töö-

ülesanne

SFOS-s;

kinnitatud

kontroll-leht

SFOS-s

24 Punkt b) kohaldub rakenduskava meetmete nr 9.1 ja 9.2 nõuetele vastavaks tunnistatud taotlustele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 148/240

148

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

küsimiseks. Pärast puuduste

kõrvaldamist kinnitab täidetud II

tasandi vastavuskontrolli kontroll-lehe.

Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli

nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I

tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

Kui II tasandi kontrollija otsustab, et

taotlus ei vasta nõuetele, siis

vastavuskontrolli kontroll-lehe

selgituse lahtrisse märgib, et taotlus ei

vasta nõuetele ja lisab põhjenduse.

Lõpetab SFOS-s vastavuskontrolli

nupuga „Kinnita“ ja teavitab sellest I

tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

antud tähtaeg

vastavalt

TAT-le.

2.10 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija saadab

taotluse tagasi I tasandile, esitab II

tasandi kontrollijale vajalikud

selgitused (täpsustus/selgitus SFOS

vastavuskontrolli moodulis) või

edastab toetuse taotlejale puuduste

kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp Kanne või

kiri SFOS-s

2.11 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija kinnitas

vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta

nõutele, algatab taotluse rahuldamata

jätmise otsuse koostamise vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid punktile

3.1.4 Otsustusprotsess. Muudab

vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja

märgib seisundiks „taotlus mitte

vastav.“

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele

järgneb taotluse hindamine, jätkub

menetlus punkti 3 Taotluse

hindamine kohaselt.

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele ei

järgne hindamist, algatab nõuetele

vastava taotluse korral taotluse

rahuldamise otsuse koostamise

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuse taotlemisega seotud

Vastavalt

toetuse

andmise

tingimuste

tähtaegadele

Otsuse

eelnõu;

taotlus

hindamisele

saadetud;

kanne

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 149/240

149

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

Muudab vastavalt SFOS-s projekti

seisundit ja märgib seisundiks „taotlus

vastavaks tunnistatud“.

3. Taotluse hindamine

3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi

komisjonis)

3.1.1 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Enne taotluse komisjoni saatmist

analüüsib taotlust vastavalt

toetusskeemi hindamismetoodikale ja

koostab hinnangu vastaval vormil kui

seda näeb TAT ette. Juriidiliste

küsimuste tekkides kaasab

õigusarvamuse saamiseks TAO juristi.

Projektikoordinaator/teenuse-

koordinaator täidab hindamislehe

vastavalt nõuetele.

Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse

kaasatakse ekspert, siis algatab

eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3.

Taotluse hindamine alapunktile 3.2.

Taotluse hindamise tellimine

eksperdilt. Kajastab hindamisvormis

eksperthinnangu.

Vastavalt

toetuse

andmise

tingimustes

määratud

menetlus-

tähtaegadele

Hindamis-

leht SFOS-

s, ekspert-

hinnang,

kontroll-

leht, e-kiri

3.1.2 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

Edastab vastavaks tunnistatud

taotlused ja kui asjakohane, siis

eelnevas alapunktis koostatud

hinnangud komisjoni liikmetele.

Komisjoni liikmetele taotluste

hindamiseks infosüsteemis vajalike

ligipääsude ja õiguste andmiseks

kaasab TAO ärianalüütiku.

Vastavalt

toetuse

andmise

tingimustes

määratud

menetlus-

tähtaegadele

Hindamis-

materjalid

kätte-

saadavaks

tehtud

3.1.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Vajadusel osaleb komisjoni

koosolekul, kus annab ülevaate projekti

sisust (kui toetusskeemi

hindamismetoodikas on nii sätestatud).

Vastavalt

komisjoni

toimumisele

Hindamis-

komisjoni

koosolek

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 150/240

150

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

3.1.4 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Vajadusel osaleb komisjoni protokolli

koostamisel.

Vastavalt

kokkuleppele

Hindamis-

komisjoni

protokoll

3.1.5 TJ/teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Edastab vajadusel komisjoni protokolli

allkirjastamisele. Registreerib

protokolli DHS-s ja lisab selle SFOS-i

hindamiste moodulisse. Vajadusel

sisestab SFOS-i hindamiste moodulisse

komisjoni poolt esitatud hindamise

koondlehed või paremusjärjestused

ning kaasab vajadusel TAO

ärianalüütiku SFOS-i hindamiste

moodulisse dokumentide sisestamisel.

Juhul, kui taotluse hindamisele järgneb

täistaotluse esitamine, siis koordinaator

teavitab toetuse taotlejat hindamise

tulemustest ja komisjoni positiivse

hindamistulemuse korral täistaotluse

esitamise tähtajast. Menetlus jätkub

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1 p. 3.1.2 Taotluste menetlemise

protsessi punkti 4 alapunktile 4.1.

Projektid, mis on saanud positiivsed

hindamistulemused, kantakse

investeeringute kavasse ning see

kinnitatakse ministri käskkirjaga.

Investeeringute kava alusel tehakse

taotluse rahuldamise otsused vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatükile 3.1.

Toetuse taotlemisega seotud protsessid

punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt

kokkuleppele

All-

kirjastatud

hindamis-

komisjoni

protokoll

DHS-s ja

SFOS-s;

Hindamise

koondlehed

ja paremus-

järjestused

SFOS-s

3.1.6 TJ/teenuse-

koordinaator

Teavitab asjakohast(eid) projekti-

koordinaatorit(eid) komisjoni

protokolli ja hindamislehtede

allkirjastamisest.

1 tp jooksul

protokolli all-

kirjastamisest

Kirjalik

teavitus

3.1.7 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui komisjonis moodustatakse

hinnatud taotluste pingerida või toimub

toetuse taotluste rahuldamine

lävendipõhiselt, koostab pärast

komisjoni esimehe poolt komisjoni

Vastavalt

toetusskeemi

tähtaegadele

Otsuse

eelnõu

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 151/240

151

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

protokolli allkirjastamist25 taotluse

rahuldamise, osalise rahuldamise või

taotluse rahuldamata jätmise otsuse

eelnõu vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega

seotud protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

3.1.8 TJ/teenuse-

koordinaator

Kui TAT näeb ette pingerea

kinnitamise, koostab vastavalt

hindamistulemustele ja TAT-le

pingerea kuni eelarve täitmiseni.

Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul

protokolli

allkirjastamis

est

Koostatud

taotluste

pingerida

3.1.9 TJ/teenuse-

koordinaator/

TRO

infospetsialist

Registreerib pingerea DHS-s ja edastab

vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.8

koostatud pingerea allkirjastamiseks

TRO OJ-le.

1 tp jooksul Töövoog

algatatud

3.1.1

TRO OJ Allkirjastab pingerea. 2 tp jooksul All-

kirjastatud

dokument

DHS-s.

3.1.1

TJ/teenuse-

koordinaator/

TRO

infospetsialist

Vajadusel edastab allkirjastatud

pingerea vastutavale RA-le ja

asjaomastele projektikoordinaatoritele

ja teenusekoordinaatorile.

1 tp jooksul

all-

kirjastamisest

E-kiri või

DHS-s

väljaläinud

kiri

3.1.1

Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Koostab vastavalt tulemustele taotluse

rahuldamise, osalise rahuldamise või

taotluse rahuldamata jätmise otsuse

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuse taotlemisega seotud

protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

Vastavalt

toetus-

skeemide

tähtaegadele

Otsuse

eelnõu

3.1.1

TJ/teenuse-

koordinaator

Tagab komisjoni tulemuste

avalikustamise vastavalt toetuse

andmise tingimustele.

Vastavalt

kokkuleppele

Tulemused

avalikusta-

tud

3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt26

3.2.1 TRO TJ või

TJ määratud

isik

Kui taotluse hindamine tellitakse

eksperdilt, tagab eksperdilepingu

koostamise, vajadusel konsulteerib

TAO juristiga.

Vastavalt

vajadusele

Eksperdi-

leping

25 Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist

investeeringute kava kinnitatud ministri poolt. 26 Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 152/240

152

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse

andmise tingimustele. Enne uue

eksperdi kinnitamist edastab eksperdi

andmed TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale STS § 21

lg 4 kontrolli tegemiseks.

3.2.2 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse juht

Teostab kontrolli STS § 21 lg 4 toodud

nõuetele vastavuse osas ja vajadusel

teavitab TJ või TJ määratud isikut

kontrolli tulemustest.

5 tp Kontrolljälg

piiratud

juurde-

pääsuga

serveriketta

kaustas

3.2.3 TJ või TJ

määratud isik

Edastab eksperdilepingu DHS-s

allkirjastamiseks TRO OJ-le

Vastavalt

vajadusele

Algatatud

töövoog

3.2.4 TRO OJ Allkirjastab eksperdilepingu. 2 tp jooksul All-

kirjastatud

eksperdi-

leping

DHS-s

3.2.5 TJ/teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud,

jagab ja määrab SFOS-s

eksperdile/ekspertidele hindamiseks

(sh konsensuslikuks hindamiseks)

vastavad taotlused.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

SFOS-s

taotlustele

hindaja(d)

määratud

3.2.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

Võtab vastu eksperdi

töö/hindamisaruande/kontroll-lehe

vms dokumendid.

Veendub, et eksperthinnang vastab

kokkulepitud tingimustele, vajadusel

küsib eksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul

ekspert-

hinnangu

saamisest

Vastu-

võetud

ekspert-

hinnang

3.2.7 TJ/teenuse-

koordinaator

Kui vastavalt TATile on

eksperthinnang tellitud mitmelt

eksperdilt (konsensushindamine) ja

eksperdid ei jõua konsensusele,

korraldab vajalikud järeltegevused

(kutsub kokku kohtumise, tellib

eksperthinnangu kolmandalt eksperdilt

või võtab eraldiseisvad

eksperthinnangud vastu)

Vastavalt

vajadusele

Kohtumine,

vastuvõetud

ekspert-

hinnang(ud)

3.2.8 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

Lisab eksperthinnangu dokumendi

SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole

esitatud SFOS-i kaudu.

3 tp jooksul

ekspert-

hinnangu

saamisest

Ekspert-

hinnang

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 153/240

153

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

3.2.9 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui eksperthinnangule järgneb taotluse

hindamine komisjonis, jätkub protsess

vastavalt punktile 3.1 Taotluse

hindamine hindamiskomisjonis.

Vastavalt

toetusskeemi

tähtaegadele

Hindamis-

komisjonile

materjalid

edastatud

3.2.1

Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei

järgne komisjoni hinnangut, koostab

tuginedes eksperthinnangule taotluse

rahuldamise, osalise rahuldamise või

taotluse rahuldamata jätmise otsuse

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuse taotlemisega seotud

protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

Vastavalt

toetusskeemi

tähtaegadele

Otsuse

eelnõu

3.2.1

TJ/teenuse-

koordinaator

Kui eksperthinnangutele järgneb

taotluste pingerea koostamine, koostab

projektitaotluste pingerea ja selle

kinnitamise käskkirja eelnõu. Lähtub

paremusjärjestuse koostamisel toetuse

andmise tingimustes sätestatud

nõuetest.

Vajadusel kaasab TAO juristi.

2 tp jooksul

hinnangute

saamisest

Koostatud

taotluste

pingerida

3.2.1

TJ/teenuse-

koordinaator

Edastab DHS-s käskkirja eelnõu

allkirjastamiseks TRO OJ-le

1 tp Algatatud

töövoog

DHS-s

3.2.1

TRO OJ Allkirjastab käskkirja dokumendi. 2 tp jooksul All-

kirjastatud

taotluste

pingerida

DHS-s

3.2.1

Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Koostab vastavalt punkti 3.2 Taotluse

hindamise tellimine eksperdilt

alapunktis 3.2.13 allkirjastatud

taotluste pingereale taotluse

rahuldamise, osalise rahuldamise või

kõrvaltingimusega otsuse vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid punktile

3.1.4 Otsustusprotsess.

Vastavalt

toetusskeemi

tähtaegadele.

Otsuse

eelnõu

3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt27

3.3.1 TJ Suunab nõuetele vastavaks tunnistatud

taotluse kahele RTK hindajale28

(projektikoordinaatorid)

3 tp jooksul

vastavus-

kontrolli

Märge

SFOS-s

27 Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele. 28 Kehtib Sotsiaalkaitseministri 23.05.2018 määrus nr 26 „Meetme „Tööturul osalemist toetavad hoolekandeteenused” toetuse

andmise tingimused uudsete lahenduste väljatöötamiseks ja elluviimiseks sotsiaalvaldkonnas“ § 18lg 2 hindamise kohta.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 154/240

154

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

konsensuslikuks hindamiseks läbi

SFOS-i.

Hindab vajadust täiendava eksperdi

kaasamiseks vastavalt punktile 3.2.

Taotluse hindamise tellimine

eksperdilt.

kontroll-lehe

kinnitamisest

3.3.2 RTK

hindajad

Hindavad taotlust vastavalt

ettevalmistatud hindamisjuhendile ja

täidavad hindamisvormi.

12 tp jooksul

taotluse

hindamisele

suunamist

Täidetud

hindamis-

vorm

3.3.3 RTK

hindajad

Allkirjastavad konsensusliku hinnangu

ja edastavad TJ/teenuse-

koordinaatorile.

E-kiri

3.3.4 TJ/teenuse-

koordinaator

Kontrollib hinnete ja hinnangute

nõuetekohasust ning hindepunktide

aritmeetilist korrektsust, vajadusel

saadab hindamisvormi hindajatele

täiendamiseks tagasi e-kirjaga.

2 tp jooksul Kontrollitud

hindamis-

vorm;

E-kiri

3.3.5 RTK

hindajad

Vajadusel viivad sisse

parandused/täiendused vastavalt

TJ/teenusekoordinaatori juhistele.

Allkirjastavad lõpliku konsensusliku

hindamisvormi ja salvestavad SFOS-i.

Menetlus jätkub vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid punktile

3.1.4 Otsustusprotsess.

2 tp jooksul All-

kirjastatud

hindamis-

vorm

SFOS-s

4. Täistaotluse hankelepingu projektide ja hankelepingu muudatuste kooskõlastamine

Kohaldub TAT-le „Olemasolevate ja uute infosüsteemide nutikas arendamine (sh

analüüs)“ (Meetme tegevuse nr 2014-2020.12.3.1)

4.1. Toetuse

taotleja/

toetuse saaja

1) Lisab SFOS-s projekti hangete

lehele hanke viitenumbri RHR-s ja

laeb selle juurde täistaotluse29

dokumendid. Erandolukorras, kui

hanget ei saa lisada, sisestab selle

ostuna, mille juurde laadib täistaotluse

dokumendid ja kommentaari lahtrisse

kirjutab RHR viitenumbri.

2) Esitab SFOS postkasti kaudu

hankelepingu muudatuse eelnõu.

3) Esitab SFOS postkasti kaudu

allkirjastatud hankelepingu muudatuse

koos seotud dokumentidega (lisab kirja

Jooksvalt või

hiljemalt

täistaotluse

esitamise

tähtpäevaks

vastavalt

TAT-le

Täistaotlus

SFOS-s

projekti

hangete

lehel;

Hanke-

lepingu

muudatus

SFOS

postkastis

29 Täistaotlus sisaldab edukat pakkumust ja (allkirjastamata) hankelepingu projekti.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 155/240

155

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

pealkirja hanke riigihangete registri

viitenumbri).

4.2 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

a) Kontrollib,

(i) kas täistaotlus on vastav

eeltaotlusele ja TAT-s

täistaotlusele esitatud

nõuetele; sh. kui kohaldub,

siis teostab riigihanke

kontrolli koordinaatori

kontroll-lehe (Lisa 19) alusel

vastavalt Riigihangete

kontrolli ulatuse tabelile 1

(edaspidi Riigihangete tabel

1), kinnitab kontroll-lehe

ning salvestab kontroll-lehe

SFOS-i hangete lehele.

(ii) kas hankelepingu

muudatuse eelnõu vastab

TAT-s täistaotlusele

esitatud nõuetele ja TRO-s

sätestatud nõuetele; sh.

teostab riigihanke kontrolli koordinaatori kontroll-lehe

(Lisa 19) alusel vastavalt

Riigihangete tabelile 1,

kinnitab kontroll-lehe ning

salvestab kontroll-lehe

SFOS-i hangete lehele.

(iii) kas allkirjastatud

hankelepingu muudatus

vastab hankelepingu

muudatuse eelnõule ning

TAT-s täistaotlusele

esitatud nõuetele ja TRO-s

sätestatud nõuetele.

b) Kui tuvastab puudused täistaotluse,

hankelepingu muudatuse eelnõu või

allkirjastatud hankelepingu

muudatuse menetlemisel siis

edastab toetuse taotlejale puuduste

kõrvaldamise teate SFOS postkasti

kaudu ning protsess jätkub vastavalt

punkti 4 alapunktile 4.4;

c) Kui ei tuvastanud puuduseid

täistaotluses ja kui vastavalt

Riigihangete tabelile 1 teeb

2 tp juhul, kui

suunab edasi

hanke

riigihangete

kontroll-

üksusele ning

8 tp kui

teostab

kontrolli

kontroll-lehe

alusel

(sh. lisandub

vastamiseks

antud

tähtaeg)

a)Kirja-

vahetus

SFOS

postkastis,

kontroll-leht

SFOS-s

b)Kirja-

vahetus

SFOS

postkastis;

c)-f)

suunamine

SFOS-s;

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 156/240

156

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

hankelepingu projektile riigihanke

kontrolli riigihangete kontrollüksus,

siis suunab hanke edasi TAO

riigihangete kontroll-üksuse juhile

riigihanke kontrolli teostamiseks

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 protsessi p. 3.2.2

Riigihangete kontrolli protsess

punkti 2 alapunktile 2.3. Sel juhul

koordinaator kontroll-lehte ei täida;

d) Erandolukorras, kus hange on

sisestatud ostuna ja kui vastavalt

Riigihangete tabelile 1 teeb

hankelepingu projektile riigihanke

kontrolli TAO riigihangete

kontrollüksus, siis suunab ostu

kontrollüksuse juhile riigihanke

kontrolli teostamiseks vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 p.

3.2.2. Riigihangete kontrolli

protsess punkti 2.alapunktile 2.3.

Sel juhul koordinaator kontroll-

lehte ei täida.

e) Laeb üles korrektse hankelepingu

muudatuse eelnõu SFOS hanked ja

lepingud moodulisse ning seob

vastava lepingu külge. Kui ei

tuvastanud puuduseid hankelepingu

muudatuse eelnõus ja kui seda

hankelepingu projekti eelnevalt

kontrollis TAO riigihangete

kontrollüksus, siis suunab edasi

lepingu riigihanke eelnõustamiseks

hanke-eksperdile, kes on varasemalt

täistaotlust kontrollinud vastavalt

Riigihangete tabelis 1 toodud

korrale; sel juhul koordinaator

kontroll-lehte ei täida. Menetlus

jätkub vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete

kontrolli protsess punkti 1

alapunktile 1.4.

f) Allkirjastatud hankelepingu

muudatuse (sh. reservi kasutuse

muudatuse) korral laeb üles

korrektse muudatuse väärtust

puudutava info (akti) ja osapoolte

e) hanke

lepingu

muutmise

eelnõu

SFOSis

projekti

hangete

lehel;

f) all-

kirjastatud

hanke-

lepingu

muudatus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 157/240

157

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

poolt allkirjastatud hankelepingu

muutmise kokkuleppe SFOS

hangete ja lepingute moodulisse

ning seob vastava lepingu külge.

Kontrollib allkirjastatud

hankelepingu muudatuse vastavust

hankelepingu muudatuse eelnõule.

Kui ei tuvastanud puuduseid

allkirjastatud hankelepingu

muudatuses ja kui seda

hankelepingu muudatuse eelnõu

eelnevalt eelnõustas TAO

riigihangete kontrollüksus, siis

suunab edasi lepingu riigihanke

kontrolliks vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete

kontrolli protsess punkti 2

alapunktile 2.3 ja vastavalt

Riigihangete tabelile 1. Sel juhul

koordinaator kontroll-lehte ei täida.

SFOSis

projekti

hangete

lehel

4.3 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

a) Kui riigihanke kontrolli käigus

puuduseid täistaotluses ei

tuvastatud, algatab nõuetele vastava

taotluse korral taotluse rahuldamise

otsuse koostamise vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid

punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

b) Kui eelnõustamisel või

riigihanke kontrolli käigus ei

tuvastatud puuduseid muudatuse

eelnõus ja ei ole vaja TRO-d muuta,

siis teavitab TS-t muudatuse eelnõu

kooskõlastamisest.

c) Kui eelnõustamisel või riigihanke

kontrolli käigus ei tuvastatud

puuduseid muudatuse eelnõus ja on

vaja TROd muuta siis algatab

taotluse rahuldamise otsuse

muutmise vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid

punktile 3.1.4 Otsustusprotsess

punktile 2. Edastab hankelepingu

muudatuse eelnõu kooskõlastuse

koos muudetud TRO-ga toetuse

1 tp a) Otsuse

eelnõu

DHS-s

b)Teavitus

SFOS-s

c) Otsuse

eelnõu

DHS- ja

teavitus

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 158/240

158

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument

saajale teadmiseks SFOS postkasti

kaudu.

4.4 Toetuse

taotleja/

toetuse saaja

Puuduste korral parandab täistaotluse

või hankelepingu muudatuse ja esitab

muudetud dokumendid SFOS

postkastis koordinaatorile.

Kuni 6 kuud,

vajadusel

RTK

pikendab

tähtaega

Muudetud

dokumendid

SFOS

postkastis

4.5 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Lisab muudetud täistaotluse

dokumendid projekti hangete lehele

vastava lepingu juurde ja menetlus

jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile

4.2.

1 tp jooksul Muudetud

täistaotlus

SFOS-s

5. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine

Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele

(RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

5.1 Toetuse

taotleja

(MARO)

Esitab ettepanekud taotlemisõigusega

projektide nimekirja koostamiseks e-

kirja teel teenusekoordinaatorile.

Vastavalt

TAT-le

E-kiri

salvestatud

TRO

võrgukettale

5.2 Teenuse-

koordinaator

Suunab esitatud ettepanekud

registreerimisse DHS-i.

2 tp jooksul DHS-s

registreeritud

ettepanekud

5.3 Teenuse-

koordinaator

Kontrollib ettepanekute vastavust

TATis toodud nõuetele ja vastavuse

korral suunab esitatud ettepanekud

hindamiskomisjonile hindamiseks e-

kirja teel.

Koostab hindamiskomisjoni järgselt

hindamiskomisjoni protokolli ja

taotlemisõigusega projektide

nimekirja. Esitab taotlemisõigusega

projektide nimekirja

kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks

RTK peadirektorile DHS-s.

40 tp jooksul

ettepanekute

esitamisest

Kataloogis

pilv.rtk.ee

5.4 RTK

peadirektor

Kinnitab taotlemisõigusega projektide

nimekirja.

2 tp Nimekiri

DHS-s

kinnitatud

5.5 Teenuse-

koordinaator

Edastab toetuse taotlejale kinnitatud

taotlemisõigusega projektide nimekirja

e-kirja teel ja teavitab toetuse saajat

põhiprojekti esitamise tähtajast.

2 tp E-kiri

salvestatud

TRO

võrgukettale

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 159/240

159

3.1.3. Investeeringute kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste

vastuvõtmise ja hangetega seotud dokumentide kooskõlastamise protsess

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

1. Investeeringute kava ettepanekute menetlemine ja hindamine

Investeeringute kava ettepanekud esitatakse kokkulepitud ja avalikustatud kanali kaudu.

Investeeringute kava alusel ettepanekute menetlemisel lähtutakse TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktis 3.1.2 Taotluste menetlemise protsess

toodud taotluse vormilise ja sisulise vastavuskontrolli ning taotluse hindamise protseduurist.

Investeeringute kava ettepanekute menetlusega seotud dokumentatsioon ja kontroll-jälg

registreeritakse DHS-i vastavasse dokumendisarja30.

1.1 Teenuse-

koordinaator

Kui hindamiskomisjon või mõni muu

komisjon (edaspidi komisjon) on

teinud ettepaneku anda

investeerimisettepanekule toetust

vähendatud mahus või seadnud

kõrvaltingimusi, annab ettepaneku

esitajale võimaluse täiendavate

seisukohade või nõusoleku

esitamiseks.

Vaatab saabunud täiendavad

seisukohad/ nõusoleku või täiendatud

ettepaneku läbi, vajadusel küsib

täiendavaid selgitusi või konsulteerib

komisjoni või vastutava RA-ga.

Hiljemalt 10

tp jooksul

komisjoni

ettepanekust;

10 tp

vastamise

tähtaeg

Väljaminev

ja saabuv

kiri DHS-s

1.2 Teenuse-

koordinaator

Kui toetuse andmise tingimused

näevad ette, siis, koondab RA-le

vajalikud andmed investeeringute kava

eelnõu koostamiseks.

Väljaminev

kiri

1.3 Teenuse-

koordinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, siis

kooskõlastab investeeringute kava

eelnõu või esitab vastava seisukoha

RA-le.

Vastavalt

saabunud

kirja tähtajale

Väljaminev

ja saabuv

kiri DHS-s

1.4 Teenuse-

koordinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab

ettepanekute esitajaid investeeringute

kava kinnitamisest Vabariigi Valitsuse

poolt, sh teavitab investeeringute

kavasse kantud projektide esindajaid

taotluse esitamise tingimustest.

Hiljemalt 10

investeeringu

te kava

avaldamisest

Riigi Teatajas

Kiri DHS-s;

otsuse

eelnõu

Kiri DHS-s

1.5 Teenuse-

koordinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, teavitab

investeeringute kavasse arvamata

jätmise otsusest ettepaneku esitajat

30 Ei kohaldu, kui investeeringute kavade ettepanekute menetlus on toiminud erandkorras SFOS kaudu.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 160/240

160

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

viivitamatult pärast kavasse arvamata

jätmise otsuse tegemist.

1.6 Teenuse-

koordinaator

Kui projekti ei arvata investeeringute

kava eelnõusse, teeb rakendusasutus

kavasse arvamata jätmise otsuse või

vastavalt TATile koostab ettepaneku

rahuldamata jätmise otsuse ja menetlus

jätkub vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega

seotud protsessid punktile 3.1.4

Otsustusprotsess.

2. Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas

Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline

ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.2 Taotluste

menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning

taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4 Otsustusprotsess.

2.1 Toetuse

taotleja

Esitab investeeringute kavasse kantud

projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub

taotluste menetlus vastavalt meetmele

kohalduvale kontrolliulatusele

vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 p.

3.1.2 Taotluste menetlemise protsess

punktile 1.

Vastavalt

TAT

tähtaegadele 31

Taotlus

SFOS-s;

2.2 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Kui esitatud taotlus ei vasta

ettepanekule ning kui toetuse andmise

tingimused näevad ette, siis esitab

taotlusega seotud dokumendid RA-le

või juhtkomisjonile hinnangu

saamiseks (sh. esitab RA-le TAT-s

nõutud dokumendid) vastavalt TAT-le.

3 tp jooksul

alates taotluse

kätte-

saamisest või

vastavalt

TAT

tähtaegadele

e-kiri RA-le

või kiri

DHS-s

2.3 RA/juht-

komisjon

Edastab RA/komisjoni hinnangu

vastavalt TAT tingimustele.

10 tp jooksul

või vastavalt

TAT

tähtaegadele

RA kiri

2.4 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

a) Sisestab RA hinnangu SFOS-i

vastavuskontrolli moodulisse

projekti andmete lehele.

b) Juhul, kui RA hinnangul taotlus

ei vastanud nõuetele ning

2 tp jooksul RA kiri

SFOS-s

31 Põhjendatud juhtudel ja RTK nõusolekul on võimalik taotluse investeeringute kavas määratud tähtajast hilisem

esitamine. Sellisel juhul esitab toetuse taotleja RTK-le enne investeeringute kavas määratud tähtaja saabumist

põhjendatud digitaalselt allkirjastatud avalduse taotluse hilisemaks esitamiseks.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 161/240

161

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

puudused tuleb kõrvaldada,

jätkub menetlus vastavalt TPK

3. osa alapeatüki 3.1.2

Taotluste menetlemise protsess

punkti 2 alapunktile 2.4.

c) Juhul, kui RA hinnangul taotlus

vastas nõuetele, siis lisab I

tasandi vastavuskontrolli

kontroll-lehele kommentaaride

lahtrisse viite RA-lt saadud

hinnangule ning juhul, kui

vastavale meetmele kohaldub

kahetasemeline kontrolliulatus

suunab kontroll-lehe II tasandi

kontrollijale. Menetlus jätkub

vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.1 p. 3.1.2 taotluste

menetlemise protsess punkti 2

alapunktile 2.6.

d) Kui RA/komisjon teeb

ettepaneku taotlus rahuldamata

jätta jätkub menetlus vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1

p. 3.1.2 taotluste menetlemise

protsess punkti 2 alapunktile

2.1.

3. Investeeringute kava projektide hangetega seotud dokumentide kooskõlastamine ja

kontrollimine vastavalt TAT-le Kui TAT32 näeb ette, siis toetuse saaja esitab investeeringute kava projektide hangetega

seonduvad dokumendid (sh. kõik hilisemad hankelepingu muudatuse eelnõud) kohustuslikuks

kooskõlastamiseks RTK-le.

3.1. Toetuse saaja 1) Esitab riigihanke

alusdokumendid või hankelepingu

muudatuse eelnõu33 koos-

kõlastamiseks ning allkirjastatud

hankelepingu muudatuse

Vastavalt

TAT-le

Koos-

kõlastami-

seks

esitatud

dokumen-

did SFOS

32 Kohaldub „IKT teenuste taristu“ prioriteedi nr 11 TAT-dele „Telekommunikatsiooni taristu uuendamine ja uue

rajamine“ (Meetme tegevuse nr 2014-2020.11.1.1 ) ja „E-teenuste loomist ja rakendamist toetava teenuste

baastaristu arendamine“ (Meetme tegevuse nr 2014-2020.11.2.1) ning „Jätkusuutliku transpordi“ prioriteedi nr 10

TAT-dele meetme tegevustes nr 2014-2020.10.1.1, 2014-2020.10.1.2, 2014-2020.10.1.3, 2014-2020.10.1.4, 2014-

2020.10.2.2 ja 2014-2020.10.2.4. 33 Kui TAT näeb nii ette, siis TS-il on kohustus eelnevalt kooskõlastada RÜ-ga kõik hankelepingu muudatused

ning tööde teostamised tellija reservi arvelt.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 162/240

162

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

kontrollimiseks SFOS postkasti

kaudu34 koordinaatorile.

Kui kohaldub, siis esitab RA

kooskõlastuse projekti eelarve

ridade kooskõlastuse kohta.

2) Lisab SFOS-i projekti hangete

lehele hanke viitenumbri RHR-s;

hankelepingu puhul lisab

hankelepingu projekti faili SFOS-i.

3) Erandolukorras, kui hanget (sh.

hankelepingu projekti faili) ei saa

lisada, lisab hanke mooduli „hanke

või ostu lisamine“ lehele RHR

välise ostu ning lisab juurde

hankega seotud dokumendid

(kommentaaride osasse kirjutab

hanke riigihangete registri

viitenumbri).

postkastis

või projekti

hanke lehel

3.2 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

1) Kontrollib, kas riigihanke

alusdokumendid, hankelepingu

projekt või hankelepingu

muudatuse eelnõu vastavad

taotlusele, TROle ja TAT-s

esitatud nõuetele. Kui

kohaldub, siis teostab

hankelepingu projektile või

hankelepingu muudatuse

eelnõule riigihanke kontrolli

koordinaatori kontroll-lehe (Lisa

19) alusel vastavalt

Riigihangete tabelile 1,

kinnitab kontroll-lehe ning

salvestab kontroll-lehe SFOS-i

hangete lehele.

2) Kui tuvastab puudused

riigihanke alusdokumentides

ja/ või otsuse projektides,

hankelepingu projektis või

hankelepingu muudatuse

2 tp alates

dokumentide

esitamisest

juhul, kui

suunab hanke

edasi

riigihangete

kontroll-

üksusele ning

10 tp jooksul

dokumentide

esitamisest

juhul, kui

toimub

kontroll Lisa

19 kontroll-

lehe alusel

(sh. lisandub

vastamiseks

antud

tähtaeg)

Kirja-

vahetus

SFOS

postkastis;

kontroll-

leht SFOS-s

34 Kui dokumentide esitamine SFOS postkasti kaudu pole võimalik andmemahu piirangu tõttu, siis

toetuse saaja teavitab sellest koordinaatorit SFOS postkasti kaudu ja laeb üles dokumendid Nextcloud’i:

https://confluence.rmit.ee/display/KB/Nextcloud+RTK. Koordinaator registreeri Nextcloud’i üles laetud

dokumendid DHS-s ja lisab vastava viite kontroll-lehele.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 163/240

163

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

eelnõus, siis edastab toetuse

saajale puuduste kõrvaldamise

teate SFOS postkasti kaudu ja

menetlus jätkub vastavalt

punkti 3 alapunktile 3.5.

3.3 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

a) Juhul kui riigihange pole RHR-is

avaldatud, suunab projekti SFOS-s

riigihanke eelnõustamiseks

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli

protsess punkti 1 alapunktile 1.2,

kui nii näeb ette Riigihangete tabel

1. Sel juhul koordinaator kontroll-

lehte ei täida.

b) Juhul, kui riigihange on RHR-is

avaldatud, suunab hanke SFOS-s

riigihanke eelnõustamiseks

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli

protsess punkti 1 alapunktile 1.2 kui

nii näeb ette Riigihangete tabel 1;

sel juhul koordinaator kontroll-lehte

ei täida.

c) Suunab hanke SFOS-i hanke

mooduli kaudu edasi riigihanke

kontrollimiseks vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2

Riigihangete kontrolli protsess

punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii

näeb ette Riigihangete tabel 1; sel

juhul koordinaator kontroll-lehte ei

täida.

d) Erandolukorras, kui hanget ei saa

lisada, suunab SFOS-i hanke

mooduli kaudu ostu riigihanke

kontrollimiseks vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2.

Riigihangete kontrolli protsess

punkti 2 alapunktile 2.3, kui nii

näeb ette Riigihangete tabel 1. Sel

juhul koordinaator kontroll-lehte ei

täida.

e) Laeb üles hankelepingu

muudatuse eelnõu SFOS hangete ja

lepingute moodulisse ning seob

2 tp alates

dokumentide

esitamisest,

sh. lisandub

vastamiseks

antud tähtaeg

Suunamine

SFOS

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 164/240

164

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

vastava lepingu külge. Kui ei

tuvastanud puuduseid hankelepingu

muudatuse eelnõus ja kui eelnevalt

seda hankelepingu projekti

kontrollis TAO riigihangete

kontrollüksus, siis koordinaator

kontroll-lehte ei täida ning suunab

edasi lepingu riigihanke

eelnõustamiseks vastavalt TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.2 p. 3.2.2

Riigihangete kontrolli protsess

punkti 1 alapunktile 1.2.

f) Allkirjastatud hankelepingu

muudatuse (sh. reservi kasutuse

muudatuse) korral laeb üles

muudatuse väärtust puudutava info

(akti) ja osapoolte poolt

allkirjastatud hankelepingu

muutmise kokkuleppe SFOS

hangete ja lepingute moodulisse

ning seob vastava lepingu külge.

Kui ei tuvastanud puuduseid

allkirjastatud hankelepingu

muudatuses, ja kui eelnevalt seda

hankelepingu muudatust eelnõustas

TAO riigihangete kontrollüksus,

siis kontroll-lehte ei täida ning

suunab edasi lepingu riigihanke

kontrolliks vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 p. 3.2.2 Riigihangete

kontrolli protsess punkti 2

alapunktile 2.3.

3.4 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

1) Saadab toetuse saajale teavituse

hankelepingu projekti või

hankelepingu muudatuse eelnõu

kooskõlastamise kohta SFOS

postkasti kaudu juhul, kui pole vaja

a) TROd muuta hankelepingu

muudatuse eelnõu korral ja

b) küsida kooskõlastust RA-lt

hankelepingu muudatuse eelnõule

vastavalt TAT-le.

2) Kui hankelepingu muudatuse

eelnõule on vaja RA kooskõlastust,

2 tp; sh.

lisandub

vastamiseks

antud tähtaeg

1)Teade

toetuse

saajale

SFOS-s

2)Kiri RA-

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 165/240

165

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

siis saadab hankelepingu

muudatuse eelnõu RA-le kirjalikuks

kooskõlastamiseks vastavalt TAT-

le. Menetlus jätkub vastavalt punkti

3 alapunktile 3.7.

3) Kui on vaja TRO-d muuta, siis

menetlus jätkub vastavalt punkti 3

alapunktile 3.8.

3.5 Toetuse saaja Kõrvaldab puudused riigihanke

alusdokumentides ja/ või otsuse

projektides, hankelepingu projektis või

hankelepingu muudatuse eelnõus ja

esitab parandatud dokumendid

koordinaatorile SFOS postkasti kaudu.

Reeglina 10

tööpäeva

jooksul või

kuni 6 kuud,

vajadusel

RTK

pikendab

tähtaega

Parandatud

dokumen-

did SFOS

postkastis

3.6 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Koordinaator lisab parandatud

hankelepingu projekti dokumendid

SFOSi projekti hangete lehele vastava

lepingu juurde ja menetlus jätkub

vastavalt punkti 3 alapunktile 3.2.

1 tp jooksul Parandatud

dokumen-

did SFOS-s

3.7 RA Tutvub kooskõlastamiseks esitatud

hankelepingu muudatuse eelnõuga ja

saadab kirjaliku kooskõlastuse.

Vastavalt

TAT-le

RA kiri

3.8 Teenuse-

koordinaator/

projekti-

koordinaator

Salvestab kirja RA-le ja RA

kooskõlastuse SFOSi hangete ja

lepingute moodulisse.

a) Juhul, kui TRO-d ei ole vaja muuta,

teavitab toetuse saajat, et hankelepingu

muudatuse eelnõu on kooskõlastatud

SFOS postkasti kaudu.

b) Juhul, kui TRO-d on vaja muuta,

algatab TRO muutmise vastavalt TPK

3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse

taotlemisega seotud protsessid punktile

3.1.4 Otsustusprotsess. Edastab

hankelepingu muudatuse eelnõu

kooskõlastuse ja muudetud TRO

toetuse saajale teadmiseks SFOS

postkasti kaudu.

1 tp RA koos-

kõlastus

SFOS-s;

Teavitus

SFOS

postkastis

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 166/240

166

3.1.4. Otsustusprotsess

Otsustusprotsess kohaldub taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise otsuse muutmisel või

kehtetuks tunnistamisel. Taotluse menetlus katkestatakse SFOS-is, kui taotleja on esitanud enne

taotluse rahuldamise otsuse tegemist avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks. Koordinaator

saadab teavituse taotlejale, milles annab teada, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse

edasise menetluse. Taotluse rahuldamise otsuse tunnistab rakendusüksus osaliselt või täielikult

kehtetuks struktuuritoetuse seaduse § 22 lõikes 3 ja § 47 lõikes 3 nimetatud juhtudel.35 Taotlejale

antakse võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne taotluse osalist rahuldamist ja

taotluse rahuldamata jätmist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel

ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Ärakuulamine viiakse läbi

muutmistaotluse rahuldamata jätmisel (sh osalisel rahuldamisel) ja rahuldamisotsuse kehtetuks

tunnistamisel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Antud protsessi alapunkti 3 „Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks

tunnistamine“ kohaselt RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks

vastava meetme tingimustes toodud alustel.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1. Otsustusprotsess

1.1 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui toetuse taotluse või

muutmisettepaneku rahuldamisega

antakse toetuse saajale VTA-d,

veendub enne rahuldamise otsuse

allkirjastamisele saatmist, et toetuse

saajal on RAR-s piisav vaba jääk abi

andmiseks.

Enne töövoo

alustamist

Otsuse

eelnõu

35 Nõuetele mittevastavuse korral kohaldub punktis 3.3 reguleeritud otsustusprotsess.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 167/240

167

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1.2 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei

ole võimalik või põhjendatud, teeb taotluse

osalise rahuldamise ettepaneku taotlejale.

a) Saadab taotluse muutmiseks

taotlejale. Annab taotlejale tähtaja

taotluse muutmiseks ning annab

taotlejale võimaluse taotluse osalise

rahuldamise ettepaneku kohta

seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotleja on nõus, siis taotleja teeb

vastavad muudatused SFOS-is ja

esitab muudetud taotluse.

b) Annab taotlejale võimaluse taotluse

osalise rahuldamise ettepaneku kohta

seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotleja on nõus, siis vajaduse

korral teeb taotluses vastavad

muudatused SFOS-s projekti-

koordinaator. Nõusolek peab olema

kinnitatud esindusõigusliku isiku

poolt.

Kui taotluse rahuldamise otsus tehakse

kõrvaltingimusega, annab taotlejale

võimaluse täiendavate seisukohtade ja

nõusoleku esitamiseks 5 tp jooksul.

Taotluse rahuldamata jätmise otsuse

korral, kui otsus ei põhine taotluses

esitatud andmetel ja puuduste

kõrvaldamiseks esitatud teabel ja

selgitusel, koostab teate ja annab taotlejale

võimaluse täiendavate seisukohtade

esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või

muudatused ei vasta taotluse osalise

rahuldamise ettepanekule valmistab ette

taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu

ja annab taotlejale võimaluse täiendavate

seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

2 tp

tööülesande

saamisest,

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

Kiri SFOS-

s, taotlus on

SFOS-s

seisundis

täiendamise

saadetud;

Muudetud

taotlus

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 168/240

168

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

a) Koostab otsuse eelnõu36, kui

asjakohane siis toetuslepingu,

vajadusel kaasab TAO juristi.

b) Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise

rahuldamise ettepanekuga, koostab

taotluse rahuldamata jätmise otsuse

eelnõu.

Vastavalt TAT

tähtaegadele37;

lisandub koos-

kõlastamiseks

määratud

tähtaeg

vastavalt TAT-

Otsuse

eelnõu

1.4 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Saadab otsuse eelnõu

kooskõlastamiseks RA-le vastavalt

nõuetele juhul, kui see on TAT-s

nõutud.

Vastavalt

TAT

tähtaegadele;

lisandub

koos-

kõlastami-

seks

määratud

tähtaeg

vastavalt

TAT-le

Kiri RA-le

DHS-s; e-

kiri

1.5 RA RA annab kooskõlastuse või

keeldub kooskõlastuse andmisest

otsuse eelnõule.

Vastavalt

TAT

tähtaegadele

RA kiri

DHS-s; e-

kiri

36 Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist

Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.

37 Näiteks: meetme tegevuse 2014-2020.12.3.1 korral koostab koordinaator otsuse eelnõu 1 tööpäeva jooksul.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 169/240

169

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

infospetsialist

Algatab DHS-s otsuse/lepingu

kinnitamise töövoo ning lisab juurde

vajadusel lisadokumendid (sh RA

kooskõlastuse kui TAT nõuab)38.

Kooskõlastajad:

a) kooskõlastajad taotluse rahuldamata

jätmise otsuse eelnõu puhul:

a. valdkonna eest

vastutav TAO jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on

TRO OJ.

b) kooskõlastajad taotluse rahuldamise

otsuse/lepingu eelnõu puhul:

a. omavahel

kombineeritud

riigiabiliikide/VTA

andmise korral TAO

jurist;

b. TJ kui allkirjastaja on

TRO OJ.

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d,

seadistab DHS-s töövöö teadmiseks

infospetsialistile/ teenuse-

koordinaatorile RARi kande

tegemiseks.

2 tp Otsus

DHS-s,

kanded

DHS-s

1.7 TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja

sisu ja oluliste asjaolude kajastamise

kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu

või lükkab selle tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ

alates RTK peadirektori asetäitja

käskkirjaga39 kinnitatud piirmäärast

toetuse summaga otsuste puhul.

1 tp All-

kirjastatud

otsus

DHS-s

1.8 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud

otsuse/lepingu eelnõu korral teostab

vajalikud muudatused otsuse

dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt

punkti 1 Otsustusprotsess alapunktile

1.6.

38 Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks

ning otsuse/lepingu kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis. 39 RTK peadirektori käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ 09.06.2021 nr 1-2/0145 „Toetuse

andjate ja kontrollijate määramine.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 170/240

170

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

1.9 Projekti-

koordinaator

Sisestab allkirjastatud ja DHS-s

registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i.

Teeb otsuse/lepingu taotlejale

teatavaks SFOS vahendusel.

Muudab SFOS-s projekti seisundit.

1 tp Kanne

SFOS-s

1.10 Projekti-

koordinaator

Kui toetuse andmise tingimus näeb

ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest

RA-d.

1 tp e-kiri

DHS-s

1.11 Info-

spetsialist/

Teenuse-

koordinaator

Kui projekt sisaldab

riigiabi/VTA-d, saab

otsuse/lepingu allkirjastamisest

teavituse DHS-st. Sisestab

vastavalt otsuse/lepingule abi

andmise andmed RAR-i.

5 p jooksul Kanne

info-

süsteemis

(RAR)

2. Toetuse taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine

Taotluse rahuldamise otsuse muutmine algatatakse toetuse saaja ettepanekul või RTK

projektikoordinaatori poolt. Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest toetuse

saajat

2.1 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

a) Kui toetuse saaja on esitanud

taotluse rahuldamise otsuse

muutmise taotluse, kontrollib seda

vastavalt õigusaktidele ning

hindamise toetusskeemi hindamis-

metoodikale tuginedes. Vajadusel

kaasab asjaomased osapooled

(TAO jurist, TJ, teenuse-

koordinaator, TAO valdkonna

ekspert) või välise eksperdi.

Toetuse taotluse rahuldamise otsuse

muutmise taotluse puhul, mis ei

vaja ametlikku toetuse rahuldamise

otsuse muutmise menetlust, piisab

toetuse saaja kirjalikust

teavitamisest SFOS-i kaudu

muutmisettepaneku aktsep-

teerimisest või mitte-

aktsepteerimisest. Vajadusel teeb

muudatused SFOS-s.

b) Kui on vaja ametlikku toetuse

rahuldamise otsuse muutmise

menetlust, siis menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

Vastavalt

TAT

menetlus-

tähtajale

Koheselt, kui

projekti

rakendamisel

ilmneb

asjaolusid,

a)Ekspert-

hinnang,

taotluse

rahuldami

se otsuse

muutmise

taotluse

SFOS-s,

kirja-

vahetus

SFOS-s

b)E-kiri

TJ-le

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 171/240

171

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

c) Juhul, kui projekti rakendamisel

ilmneb asjaolusid, mis võiksid

projekti eesmärkide ning tulemuste

saavutamist takistada, teeb

ettepaneku TJ-le taotluse

rahuldamise otsuse muutmiseks ja

lisab põhjenduse taotluse

rahuldamise otsuse muutmiseks.

mis võiksid

projekti

eesmärkide

ning

tulemuste

saavutamist

takistada

2.2 TJ Juhul, kui koordinaator tegi TJ-le

ettepaneku taotluse rahuldamise otsuse

muutmiseks,

a) tutvub koordinaatori poolt saadetud

ettepanekuga taotluse rahuldamise

otsuse muutmiseks;

b) teavitab koordinaatorit, kui ta on

nõus koordinaatori ettepanekuga

taotluse rahuldamise otsuse

muutmiseks. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3;

c) teavitab koordinaatorit, kui ta ei ole

nõus taotluse rahuldamise otsuse

muutmisega.

2 tp jooksul E-kiri

2.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

a) Koostab taotluse rahuldamise otsuse

muutmise eelnõu ning vajadusel

kaasab asjaomased osapooled

(TAO jurist, TJ, teenuse-

koordinaator, TAO valdkonna

ekspert) või välise eksperdi ning

algatab vajadusel riigiabi/VTA

andmise kontrolli protsessi

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2. Kontrollitoimingutega seotud

protsessid punktile 3.2.7 Riigiabi ja

vähese tähtsusega abi andmise

kontrolli protsess. Vajadusel

konsulteerib rakendusasutuse või

meetme juhtkomisjoniga.

b) Kui algatajaks on toetuse saaja, siis

menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.6.

c) Kui algatajaks on RÜ, siis saadab

TS-le taotluse rahuldamise otsuse

muutmise eelnõu SFOS-i postkasti

kaudu ning annab TS-le võimaluse

10 tp (v.a.

juhul, kui

TAT-s on

muu

menetlus-

tähtaeg),

vajadusel

riigiabi/VTA

andmise

kontroll

vastavalt

p.3.2.7

tähtaegadele;

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

Kiri

SFOS-s,

Töö-

ülesanne

TAO

riigiabi

analüüsi

tegevale

juristile

antud

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 172/240

172

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

täiendavate seisukohtade

esitamiseks 5 tp jooksul.

2.4 Toetuse saaja a) Nõusoleku korral toetuse saaja

kooskõlastab taotluse rahuldamise

otsuse muutmise eelnõu. Menetlus

jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.6., kui on vaja otsus

kooskõlastada RA-ga või

juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9,

kui pole vaja kooskõlastada RA-

ga või juhtkomisjoniga.

b) Kui toetuse saaja ei kooskõlasta

taotluse rahuldamise otsuse

muutmise eelnõu, siis toetuse

saaja esitab täiendavad

seisukohad SFOS-i postkasti

kaudu.

c) Puuduste korral parandab

puudused ja saadab parandatud

taotluse rahuldamise otsuse

muutmise eelnõu.

5 tp jooksul Kiri SFOS

postkastis

2.5 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui ilmnevad uued asjaolud, millest

lähtuvalt tuleb taotluse rahuldamise

otsuse muutmise eelnõu oluliselt

muuta, edastab muudetud eelnõu veel

kord kommenteerimiseks toetuse

saajale määrates vastamiseks lühema

tähtaja kui esmakordselt eelnõu

tutvumiseks saatmisel. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

3 tp jooksul Kiri SFOS

postkastis

2.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kooskõlastab taotluse rahuldamise

otsuse muutmise eelnõu

rakendusasutuse või meetme

juhtkomisjoniga kui toetuse andmise

tingimused näevad seda ette.

Puuduste tuvastamise korral menetlus

jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile

2.7.

5 tp

ettepaneku

saamisest

E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 173/240

173

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

Kooskõlastuse saamise korral menetlus

jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile

2.9.

2.7 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Puuduste korral koostab teate toetuse

saajale koos vastamise tähtaja ja

puuduste põhjendustega.

Kui asjakohane, lisab puuduste teatele

RA või meetme juhtkomisjoni

hinnangu ning edastab RA-le koopia.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.4.

Vastavalt

TAT

menetlus-

tähtajale;

määrab

vastamiseks

üldjuhul kuni

10 tp

Kiri

SFOS-s

2.8 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

a) Kui toetuse saaja avaldust taotluse

rahuldamise otsuse muutmiseks ei

rahuldata ja toetuse saajal ei ole

toetuse kasutamist ettenähtud

tingimustel võimalik jätkata algatab

taotluse rahuldamise otsuse

täielikult või osaliselt kehtetuks

tunnistamise eelnõu koostamise

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1. Toetuse taotlemisega seotud

protsessid p. 3.1.4 Otsustusprotsess

punktile 3.

b) Kui RÜ algatusel koostatud

taotluse rahuldamise otsuse

muutmise eelnõu asjaolud langevad

ära, katkestab RÜ taotluse

rahuldamise otsuse muutmise

eelnõu menetluse.

3 tp Otsuse

eelnõu,

kiri SFOS-

2.9 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

infospetsialist

a) Kui taotluse rahuldamise otsuse

muutmise taotlus ei vasta nõuetele või

ei ole etteantud tähtajaks esinenud

puudusi kõrvaldatud, algatab DHS-s

taotluse rahuldamise otsuse muutmata

jätmise otsuse kinnitamise töövoo ning

lisab juurde vajadusel lisadokumendid

(sh RA kooskõlastuse kui TAT

nõuab).40

2 tp Otsus

DHS-s,

kanded

DHS-s

40 Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks

ning otsuse/lepingu kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 174/240

174

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

Kooskõlastajad:

i. valdkonna eest vastutav TAO

jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ

b) Korrektse taotluse rahuldamise

otsuse muutmise taotluse korral algatab

DHS-s taotluse rahuldamise otsuse

muutmise töövoo ning lisab juurde

vajadusel lisadokumendid (sh RA

kooskõlastuse kui TAT nõuab).41

Kooskõlastajad:

i. omavahel kombineeritud

riigiabiliikide/VTA andmise

korral TAO jurist;

ii. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d,

seadistab DHS-st töövöö teadmiseks

infospetsialistile/teenusekoordinaator

RARi kande tegemiseks.

2.10 TJ/ TRO OJ Teostab otsuse/lepingu eelnõu vormi ja

sisu ja oluliste asjaolude kajastamise

kontrolli. Allkirjastab otsuse/lepingu

või lükkab selle tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ

alates RTK peadirektori asetäitja

käskkirjaga42 kinnitatud piirmäärast

toetuse summaga otsuste puhul.

a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral

menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.12;

b) Puuduste korral saadab teavituse

koordinaatorile puuduste

kõrvaldamiseks. Puuduste korral

menetlus jätkub vastavalt punkti 2

alapunktile 2.11.

1tp Allkirjasta

tud otsus

DHS-s

2.11 Projekti-

koordinaator/

Teenuse-

koordinaator

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud

otsuse/lepingu eelnõu korral teostab

vajalikud muudatused otsuse

41 Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks

ning otsuse/lepingu kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis. 42 RTK peadirektori käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ 09.06.2021 nr 1-2/0145 „Toetuse

andjate ja kontrollijate määramine.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 175/240

175

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt

punkti 2 alapunktile 2.9.

2.12 Projekti-

koordinaator

Muudab taotlust SFOS-s ja sisestab

allkirjastatud ja DHS-s registreeritud

otsuse/lepingu SFOS-i. Teeb

otsuse/lepingu taotlejale teatavaks

SFOS vahendusel.

1 tp Otsus/

leping

SFOS-s;

muudetud

taotlus

SFOS-s

2.13 Projekti-

koordinaator

Kui toetuse andmise tingimus näeb

ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest

RA-d.

1 tp e-kiri

DHS-s

2.14 Info-

spetsialist/

teenuse-

koordinaator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d,

saab otsuse/lepingu allkirjastamisest

teavituse DHS-st. Sisestab vastavalt

otsuse/lepingule abi andmise andmed

RAR-i.

5 p jooksul Kanne

info-

süsteemis

(RAR)

3.Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine

Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ

algatusel või toetuse saaja taotlusel. SV meetmete TRO osaliselt või täielikult kehtetuks

tunnistamisel STS § 22 lg 3 sätestatud asjaolude ilmnemisel võib taotluse rahuldamise

otsuse või selle osa kehtetuks tunnistada. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused

tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.

3.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul,

kui toetus ei kuulu tagastamisele

3.1.1 Toetuse saaja Toetuse saaja esitab avalduse taotluse

rahuldamise otsuse osaliselt või

täielikult kehtetuks tunnistamiseks.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 3

alapunktile 3.1.3.

Vastavalt

vajadusele

Avaldus

SFOS-s

3.1.2 Projekti-

koordinaator/

Teenuse-

koordinaator/

TJ/

Algatab taotluse rahuldamise otsuse

osaliselt või täielikult kehtetuks

tunnistamise eelnõu koostamise.

Vastavalt

vajadusele

koheselt

Otsuse

eelnõu

3.1.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Koostab taotluse rahuldamise otsuse

osalise või täieliku kehtetuks

tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab

TAO juristi.

3 tp Taotluse

rahulda-

mise

otsuse

kehtetuks

tunnistami

se eelnõu;

E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 176/240

176

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

3.1.4 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab

taotluse rahuldamise otsuse osalise või

täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu

RA-le kooskõlastamiseks.

1 tp E-kiri RA-

3.1.5 RA Vajaduse korral saadab RA

kooskõlastuse vastavalt TAT-le.

Vastavalt

TAT-s

sätestatud

tähtaegadele

RA E-kiri

või RA

kiri

3.1.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Saadab taotluse rahuldamise otsuse

osalise või täieliku kehtetuks

tunnistamise eelnõu toetuse saajale ja

annab 5 tp seisukoha võtmiseks (v.a

juhul, kui kehtetuks tunnistamine

toimub TS taotlusel ning tema taotlus

rahuldatakse täielikult).

a) kui toetuse saaja annab

kooskõlastuse, siis menetlus jätkub

vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.7.

b) kui toetuse saaja saadab omapoolsed

kommentaarid taotluse rahuldamise

otsuse osalise või täieliku kehtetuks

tunnistamise eelnõule, siis analüüsib

kommentaare, konsulteerib vajadusel

asjaomaste osapooltega (TAO jurist,

TJ, teenusekoordinaator, TAO

valdkonna ekspert.

(i) kui otsuse tegemise asjaolud

langevad ära, siis lõpetab otsuse osalise

või täieliku kehtetuks tunnistamise

eelnõu koostamise;

(ii) vajaduse korral viib sisse

täiendused. Menetlus jätkub vastavalt

punkti 3 alapunktile 3.1.7.

1 tp, lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

Kirja-

vahetus

SFOS-s

3.1.7 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Algatab DHS-s taotluse rahuldamise

otsuse osalise või täieliku kehtetuks

tunnistamise otsuse kinnitamise töövoo

ning lisab juurde vajadusel

lisadokumendid (sh RA kooskõlastuse

kui TAT nõuab)43.

Kooskõlastajad:

2 tp Allkirjas-

tatud otsus

DHS-s,

kanded

DHS-s

43 Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks

ning otsuse/lepingu kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 177/240

177

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

a) valdkonna eest vastutav TAO

jurist;

b) TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud

protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates

RTK peadirektori asetäitja

käskkirjaga44 kinnitatud piirmäärast

toetuse summaga otsuste puhul).

Kui projektis sisaldub riigiabi/VTA,

edastab töövoo teadmiseks

infospetsialistile/teenuse-

koordinaatorile.

3.1.8 Projekti-

koordinaator

Sisestab allkirjastatud ja DHS-s

registreeritud otsuse/lepingu SFOS-i ja

teeb muudatused SFOS-s. Teeb otsuse

taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

a) Juhul, kui on otsustatud taotlus

täielikult kehtetuks tunnistada,

siis muudab SFOS-s projekti

seisundit ja märgib projekti

seisundiks „katkestatud“.

b) Juhul, kui on otsustatud taotlus

osaliselt kehtetuks tunnistada,

siis muudab taotlust SFOS-s.

1 tp Muudetud

taotlus

SFOS-s;

otsus

SFOS-s;

teavitus

SFOS-s

3.1.9 Projekti-

koordinaator

Kui toetuse andmise tingimus näeb

ette, teavitab otsuse vastuvõtmisest

RA-d.

1 tp e-kiri

DHS-s

3.1.1

Info-

spetsialist/

teenuse-

koordinaator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d,

saab otsuse/lepingu allkirjastamisest

teavituse DHS-st. Sisestab vastavalt

otsusele/lepingule abi andmise

andmed RAR-i.

5 p jooksul Kanne

info-

süsteemis

(RAR)

3.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul,

kui toetus kuulub tagastamisele

3.2.1 Toetuse saaja Toetuse saaja esitab avalduse toetuse

kasutamisest loobumise kohta.

Vastavalt

vajadusele

Avaldus

SFOS-s

44 RTK peadirektori käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ 09.06.2021 nr 1-2/0145 „Toetuse

andjate ja kontrollijate määramine.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 178/240

178

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

3.2.2 Projekti-

koordinaator/

Teenuse-

koordinaator/

TJ/

Teavitab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajat laekunud

toetuse saaja avaldusest ja teeb

ettepaneku taotluse rahuldamise otsus

osaliselt või täielikult kehtetuks

tunnistada.

1 tp e-kiri

3.2.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Suunab laekunud avalduse järelevalve

eksperdile.

1tp e-kiri

3.2.4 Järelevalve

ekspert

Sisestab SFOSi rikkumise aruande. 2 tp Rikkumise

aruanne

SFOS-s

3.2.5 Järelevalve

ekspert

Koostab taotluse rahuldamise

otsuse/lepingu osalise või täieliku

kehtetuks tunnistamise eelnõu.

Riigiabiga seotud projekti korral

konsulteerib TAO riigiabi analüüsi

tegeva juristiga.

Jooksvalt

järelevalve

menetluse

raames

Otsuse

eelnõu

3.2.6 Järelevalve

ekspert

Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks

TAO juristile

1 tp jooksul

valmimisest

E-kiri

3.2.7 TAO jurist Kontrollib, kas otsuse eelnõu on

korrektselt vormistatud ning vajadusel

täiendab eelnõud, sh lisab asja- ja

ajakohase kohtupraktika. Tagastab

otsuse eelnõu järelevalve eksperdile

5 tp E-kiri

3.2.8 Järelevalve

ekspert

Edastab otsuse eelnõu kontrollimiseks

projektikoordinaatorile

1 tp jooksul E-kiri

3.2.9 Projekti-

koordinaator

Kontrollib, kas otsuse eelnõus

kajastatud finantsandmed

(mitteabikõlblik kulu, toetuse ja

omafinantseeringu proportsioon,

tegevuse nimetus, maksetaotluste

numbrid, arvutuse aluseks olevad

summad ja arvutused jm olulised

andmed) on korrektsed. Saadab

kontrollitud otsuse eelnõu tagasi

järelevalve eksperdile.

3 tp E-kiri

3.2.1

Järelevalve

ekspert

Saadab otsuse TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale

kooskõlastamiseks

1 tp jooksul E-kiri

3.2.1

TAO

riskijuhtimise

Kontrollib, kas otsuse eelnõu on

korrektselt vormistatud, kooskõlastab

1 tp jooksul E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 179/240

179

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

ja järelevalve

talituse

juhataja

selle ja saadab kontrollitud otsuse

eelnõu tagasi järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 3.2.

alapunktile 3.2.12.

Vajadusel tagastab otsuse eelnõu

järelevalve eksperdile paranduste

sisseviimiseks. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 3.2. alapunktile 3.2.5.

3.2.1

Järelevalve

ekspert

Algatab DHS-s otsuse/lepingu

kinnitamise töövoo ning lisab juurde

vajadusel lisadokumendid (sh RA

kooskõlastuse kui TAT nõuab)45.

Kooskõlastajad taotluse rahuldamise

otsuse/lepingu osalise või täieliku

kehtetuks tunnistamise eelnõu puhul

juhul, kui toetuse summa kuulub

tagastamisele: projektikoordinaator,

TAO jurist, TRO TJ ja TAO

riskijuhtimise ja järelevalve TJ.

Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ46.

Lisab töövoo teadmiseks TRO

projektikoordinaatorile.

2 tp jooksul Kanne

DHS-s

3.2.1

Projekti-

koordinaator,

TAO jurist,

TRO TJ,

TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Kooskõlastab otsuse. 2 tp jooksul Kanne

DHS-s

3.2.1

TRO

OJ/TAO OJ

Allkirjastab otsuse. 3 tp jooksul Allkirjasta

tud FKO

DHS-s

3.2.1

Järelevalve

ekspert

Peale otsuse allkirjastamist edastab

selle SFOS-i postkasti kaudu toetuse

saajale. Veendub, et toetuse saaja saab

otsuse kätte. Vajadusel küsib

kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui

kättetoimetamises on võimalik

2 tp jooksul

e-kiri ja

kanded

SFOS-s

45 Vajaduse korral edastab otsuse/lepingu personali-ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistile DHSi sisestamiseks

ning otsuse/lepingu kinnitamise töövoo seadistamiseks DHSis. 46 Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (kahepoolsete suhete fond, tehniline abi) võib olla FKO

allkirjastajaks TAO juhataja.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 180/240

180

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontroll-

jälg

kahelda, edastab otsuse toetuse saaja

äriregistrisse kantud elektronposti

aadressile. Saadab RA-le otsuse

vajaduse korral.

3.2.1

Järelevalve

ekspert

Teostab vajalikud toimingud SFOS-s

(sisestab tagastuse, uuendab rikkumise

aruande)

10 tp jooksul

otsuse all-

kirjastamisest

Kanded

SFOS-

3.2.1

Projekti-

koordinaator

Kui otsusega tunnistatakse

mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga

seotud kulud edastab info

infospetsialistile või teenuse-

koordinaatorile RAR kande

tegemiseks.

1 tp jooksul e-kiri

3.2.1

Info-

spetsialist/

Teenuse-

koordinaator

Kui otsusega tunnistatakse

mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga

seotud kulud, vähendab RAR-is

rikkumise ulatuses abi andmise

summat.

Koheselt Kanne

infosüstee

mis (RAR)

3.2.1

Projekti-

koordinaator

Saab teate taotluse rahuldamise

otsuse/lepingu osalise või täieliku

kehtetuks tunnistamise kohta DHS

töövoo kaudu teadmiseks.

a) Taotluse täielikult

kehtetuks tunnistamise

otsuse korral muudab

SFOS-s projekti seisundit ja

märgib projekti seisundiks

„katkestatud“. Kontrollib

enne projekti katkestatuks

märkimist, kas rikkumise

kahtluse alusel

menetlus(t)ega seotud

FKO-d on koostatud,

allkirjastatud ja vastavad

tagastused on SFOSi

sisestatud.

b) Juhul, kui on otsustatud

taotlus osaliselt kehtetuks

tunnistada, siis muudab

taotlust SFOS-s.

1 tp jooksul Projekti

seisund

muudetud

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 181/240

181

3.1.5. Taotluste menetlemise protsess prioriteetses suunas nr 13

„Tehniline abi“

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument/

kontrolli-

jälg

1. Taotluse esitamine ja registreerimine

1.1 Toetuse

taotleja

Riigiasutusest toetuse saaja esitab

vastavalt riigieelarve seaduses

sätestatud riigieelarve eelnõu

koostamise korrale RM RO-le

ministeeriumi valitsemisala eelarve

projekti, mis sisaldab ka tehnilise abi

eelarvet, koos lisadokumentidega47.

Sihtasutusest RÜ esitab eelarve

projekti TRO-le.

TAT toodud

tingimustel

7. veebruar

TATis

nimetatud

viisil,

eelarve

projekt

1.2 Projekti-

koordinaator

Analüüsib paralleelselt RM RO-ga

esitatud eelarve projekti tehnilist abi

puudutavat osa, kontrollides, et

kogusumma ei ületaks kumulatiivselt

tehnilise abi meetme kogueelarvet.

10 tp jooksul E-kiri

1.3 Projekti-

koordinaator

Sihtasutusest RÜde eelarveprojektide

taotluste koondtabel edastatakse RM

finantsosakonnale.

Hiljemalt 2

nädalat enne

1. märtsi

E-kiri

1.4 RM finants-

osakond

Kajastab välistoetuste eelarved

tegevuspõhise kuluarvestuse

infosüsteemis (KAIS).

1. märts Eelarve on

planeeritud

KAISis

1.5 RM RO Vastavalt töökorrale „Riigi

eelarvestrateegia ja riigieelarve

koostamine, rakendamine ning seire“

valmistab ette riigieelarve seaduse ja

seletuskirja eelnõu ning edastab selle

Vabariigi Valitsusele heakskiitmiseks

ning peale heakskiitmist edastab selle

Riigikogule.

Vastavalt

riigieelarve

koostamise

ajakavale

Riigieelarv

e seadus ja

seletuskiri

1.6 Toetuse saaja Esitab ametliku kirjaga tehnilise abi

eelarved TS-le edastatud vormil.

*Ministeerium esitab oma haldusalas

olevate tehnilise abi TS-de eelarved

ning kinnitab eelarvete vastavust

riigieelarve seadusele.

10 tp jooksul

pärast

riigieelarve

jõustumist

Kiri DHSis,

TA eelarve

kirjeldus

47 Rahandusministeeriumi kui toetuse taotleja toetuse taotluse koostab rahandusministeeriumi finantsosakond ja edastab

rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnale.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 182/240

182

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument/

kontrolli-

jälg

1.7 Projekti-

koordinaator

Sisestab projekti infosüsteemi ning iga-

aastaselt muudab projektide eelarvet

vastavalt RE protsessile.

I kvartal Kanne info-

süsteemis

2. Toetuse taotluse muutmine

2.1 Toetuse saaja Muudab toetuse summa vastavalt

riigieelarve seaduses sätestatud

riigieelarve muutmise korrale.

Vastavalt

vajadusele

Riigieelarv

e seaduse

muudatus,

kiri DHSis

2.2 RM RO/

Projekti-

koordinaator

Analüüsib eelarve muudatuse projekti

tehnilise abi summa muutmise vajadust

ja põhjendatust.

10 tp jooksul E-kiri

3.1.6. Rahastamisvahendi rakendamise lepingu eelnõu ja

lepingumuudatuse eelnõu menetlemine

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Vaatab RA saadetud

rahastamisvahendi rakendamise

lepingu või selle

muudatusettepaneku eelnõu läbi

ja juhul kui on kommentaare, siis

esitab need RA-le ning

teadmiseks TJ-le.

RA etteantud

tähtaja jooksul

Eelnõu, e-kiri

2. Projekti-

koordinaator/

teenus-

koordinaator

Osaleb rahastamisvahendi

rakendamise lepingu või selle

muudatuse eelnõu aruteludes.

kokkulepitud

kuupäeval

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID

3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess

Maksetaotluse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest

vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja). Üldjuhul kontrollitakse

maksetaotlusi ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati

kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest

(v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Maksetaotluse suurem või väiksem ning

kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 183/240

183

Maksetaotluse ja ettemaksetaotluse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 16 Maksetaotluse ja

ettemakse taotluse kontroll-lehti (faili nimi „Maksetaotluse kontroll-leht“). TPK lisa 16 ei

kohaldu RE meetmetele.

TPK lisa 248 „Riigieelarveliste meetmete maksetaotluste ja ettemaksetaotluste kontroll-leht“

kohaldub TPK lisas 2 märgitud RE meetmetele.

3.2.1.1 Maksetaotluste prognoosi kontrollimise protsess

Kui toetuse andmise tingimustes, taotluse rahuldamise otsuses või lepingus on ette nähtud, esitab

toetuse saaja maksete prognoosi projektikoordinaatorile SFOS-i kaudu.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Toetuse saaja Esitab vastavalt TAT tingimustele

maksetaotluste prognoosi SFOS-i

postkasti kaudu. Toetuse saaja

lisab SFOS postkastis kirja

pealkirjaks „Maksete prognoos.“

Vastavalt

määratud tähtajale

Maksete

prognoos

SFOS-s

2. Projekti-

koordinaator

Vajadusel saadab toetuse saajale

meeldetuletused prognoosi

esitamise nõude täitmiseks.

5 tp jooksul

tähtajast

Kiri SFOS-s

3. Projekti-

koordinaator

Kontrollib prognoosi õigsust

TAT-le ning vajadusel vastavust

aastasele tegevuskavale.

5 tp esitamisest,

lisandub

vastamiseks

määratud tähtaeg

Maksete

prognoos

SFOS-s,

Kiri SFOS-s 4. Projekti-

koordinaator

Kui TAT sätestab nõude

korrigeerida maksete prognoosi,

küsib toetuse saajalt selgitusi ja

vajadusel uut prognoosi edasise

maksete perioodi kohta.

3.2.1.2. Ettemakse taotluse menetlemise protsess

Ettemakse taotluste kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse taotluste

kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 16 ettemakse taotluse kontroll-lehte (KL4) (faili nimi

„Maksetaotluse kontroll-leht“). TPK lisa 16 ei kohaldu RE meetmete ettemakse taotlustele.

TPK lisa 249 kohaldub TPK lisas 2 märgitud RE meetmete ettemakse taotluse menetlemisel.

48 Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see lisa kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-

Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“, mille maksetaotluse kontroll-leht on TRO TJ poolt kinnitatud

meetmespetsiifilise rakendusdokumendina. 49 Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa

tööstusinvesteeringute toetamine“.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 184/240

184

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Toetuse saaja Esitab e-toetuse keskkonnas

ettemakse taotluse (edaspidi

EMT).

Vastavalt

vajadusele

Esitatud EMT

2. Projekti-

koordinaator

Kontrollib EMT andmete

vastavust nõuetele ning täidab

kontroll-lehe.

10 tp jooksul

EMT

esitamisest,

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

Kontroll-leht

SFOS-s

3. Projekti-

koordinaator

Kontrolli käigus tuvastatud

puudusest teavitab toetuse saajat,

kirjeldades puuduseid „RÜ

kommentaar taotlejale“ lahtris ja

saadab EMT täiendamiseks

toetuse saajale. Palub toetuse

saajal vastata kommentaari

lahtrisse „Taotleja kommentaar“.

4. Projekti-

koordinaator

Kui EMT on korrektne ja/või

saadud selgitused on piisavad, siis

lisab kontroll-lehe SFOS-i

ettemaksetaotluse juurde.

5. Projekti-

koordinaator

Aktsepteerib makse SFOS-s. Kanded SFOS-

6. Projekti-

koordinaator

Jälgib ettemakse tähtaegset

tõendamist toetuse saaja poolt

(toetuse saaja esitab

kuludokumendid, mis süsteemi

poolt lähevad automaatselt

ettemakse tõendamiseks).

Vajadusel saadab toetuse saajale

meeldetuletuse.

Kui toetuse saaja ei tõenda

ettemakset ja ei tagasta

tõendamata osa mitteriigiabi

ettemakse korral STS § 18 lg 9

nõutud tingimustel ja tähtajal ning

riigiabi ja VTA ettemakse korral

TAT-s või TRO-s nõutud

tingimustel ja tähtajal, jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

Kiri SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 185/240

185

3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess, v.a meetmes nr 5.2 „Kapitali ja

krediidikindlustuse kättesaadavuse parandamine“

Maksetaotluse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 16 Maksetaotluse kuludokumentide

nimekirja kontroll-lehte (KL1) ja maksetaotluse kuludokumentide kontroll-lehte (KL2) (faili

nimi „Maksetaotluse kontroll-leht“). TPK lisa 16 ei kohaldu RE meetmetele.

TPK Lisas 2 märgitud RE meetmete maksetaotlused menetletakse (sh. riigihangete kontroll

teostatakse) TPK lisa 2 kontroll-lehe alusel (v.a RE meede RE.1.1.1 „Ida-Virumaa

tööstusinvesteeringute toetamine“, kus MT kontroll toimub meetmespetsiifilise KL alusel). RE

meetmete maksetaotluste menetlemisel koordinaatorid ei edasta riigihankeid kontrollimiseks

TAO riigihangete kontrollüksusele.

Maksetaotluseid menetletakse valimipõhiselt TPK lisa 4 „Maksetaotluste valimipõhine

kuludokumentide kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse toetuse saaja

usaldusväärsust ja meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale.

RE meetmete rakendamisel ei kohaldu antud protsessipunkti 3.2.1.3 alapunkt 2

„Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed.“

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Maksetaotluse kontrolliprotsess

1.1 Toetuse saaja Esitab e-toetuse keskkonnas MT. Vastavalt

tingimustele

MT esitatud

1.2 Projekti-

koordinaator

Kui MT ei ole esitatud e-toetuse

kaudu, sisestab selle koos nõutud

dokumentatsiooniga SFOS-i

(tehnilise abi meetme korral).

3 tp jooksul

esitamisest

MT on SFOS-i

sisestatud

1.3 Projekti-

koordinaator

Kui MT sisaldab riigihankega seotud

kulu(sid), mis eeldavad riigihanke

kontrolli tagab, et hankega seotud

lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i

hangete ja lepingute moodulisse.

Esimesel

võimalusel

esitamisest

Kiri SFOS-s,

kanded SFOS-

1.4 Projekti-

koordinaator

1) Suunab SFOS-i hangete ja

lepingute moodulis hanke

riigihangete kontrolli TAO

riigihangete kontrollüksusele

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.2 p. 3.2.2 Riigihangete kontrolli

protsess punktile 2 (võttes arvesse

tabelis 1 toodud korda), kui hange

Hiljemalt

siis, kui

riigihankega

seotud

kulud on

ületanud

STS § 28

lõikes 3

Tööülesanne

SFOS töölaual

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 186/240

186

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

pole eelnevalt läbinud riigihangete

kontrolli.

2) Juhul, kui riigihanke kontroll on

tehtud enne rahastamise otsust või

hankelepingu projekti alusel50,

siis kontrollib esitatud hankelepingu

vastavust hankelepingu projektile.

Juhul, kui tuvastab kontrolli käigus

erisusi, siis tuleb teavitada TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat e-kirja teel.

sätestatud

piirmäära

1.5 Projekti-

koordinaator

Kontrollib MT andmete õigsust ja

täielikkust vastavalt kontroll-

leh(ted)ele ja täidab kontroll-lehed:

TPK lisa 16 „Maksetaotluse

kuludokumentide nimekirja kontroll-

lehe (KL1)“ ja „Maksetaotluse

kuludokumentide kontroll-lehe

(KL2)“.

RE meetmete korral kontrollib MT

andmete õigsust ja täielikkust

vastavalt kontroll-lehele ja täidab

kontroll-lehe: TPK lisa 251 „RE

meetmete maksetaotluse kontroll-

lehe “.

Kuludokumente (KD), nende

tasumist tõendavaid dokumente52

ning tööde teostamise ja

kauba/teenuse kättesaamist

tõendavaid dokumente kontrollib

20 tp54

jooksul

esimese

kulu

esitami-

sest,

lisandub

puuduste

kõrvalda-

mise

tähtaeg

MT kuludest

võetud valim,

kontroll-leht,

kanded SFOS-

50 Hankelepingu projekti alusel kontrollimine -kogu hankemenetlus on tehtud, sh teavitused. 51 Lisas 2 on märgitud RE meetmed, millele see kohaldub. Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1

„Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“. 52 Ühendmääruse § 11 lõike 4 kohaselt ei pea täidesaatva riigivõimu asutused koos maksetaotlusega

esitama kontrolliks tasumist tõendavaid dokumente. Kohaliku omavalitsuse üksused ja nende asutused

ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist

tõendavaid dokumente. 54 Maksetaotluse menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et

menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 187/240

187

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

vastavalt konkreetsele toetusskeemile

kohalduvale valimipõhisele kontrolli

metoodikale (TPK lisa 4), koostades

valimi, või kui seda ei ole

põhjendatud juhul võimalik, siis

kontrollib 100%-liselt53.

1.6 Projekti-

koordinaator

KD-de kontrolli käigus tuvastatud

puudusest/ mitteabikõlblikust kulust

teavitab toetuse saajat, kirjeldades

puuduseid dokumendi „RÜ

kommentaar taotlejale“ lahtris ja

saadab KD-d täiendamiseks toetuse

saajale. Palub toetuse saajal vastata

KD-i kommentaari lahtrisse. Kui

sama puudus esineb mitmes KD-s

korraga, siis võib saata toetuse

saajale puuduse kõrvaldamiseks

projekti postkasti kaudu.

Palub toetuse saajal mitteabikõlblik

kulu välja võtta.

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas,

lisandub

puuduste

kõrvalda-

miseks

üldjuhul

kuni 10 tp

Puudused

märgitud

dokumendi

„RÜ

kommentaar

taotlejale“

lahtris, KD-d

saadetud

täiendamiseks

toetuse saajale,

Kiri SFOS-s;

Vajadusel

salvestatud fail

valimis olevate

kuluridade

juurde „Seotud

dokumendid“

1.7 Projekti-

koordinaator

Kui MT kontrollimisel tekib nõuetele

mittevastavuse kahtlus, mida saab

kontrollida vaid kohapealse

kontrolliga, edastab vajaduse TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhile erakorralise kohapealse

kontrolli teostamiseks. Protsess

jätkub vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3

Tegevuste kohapealse kontrolli

protsess.

1 tp kahtluse

tuvastamise

E-kiri

1.8 Projekti-

koordinaator

Puuduste korral, mida ei parandata

või ei ole võimalik parandada, jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

TPK 3.

peatüki

alapeatüki

3.3 punktis

2 toodud

tähtajas

TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3

punktis 2

nõutud

kontrolljälg

53 Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi

tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid dokumente.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 188/240

188

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1.9 Projekti-

koordinaator

Kui menetluses olev MT on ette

nähtud FKO-ga/tagastusega

tasaarveldamiseks, siis enne kulude

maksmisele saatmist veendub SFOSi

teavituse „Projektile on lisatud

tagastus“ olemasolust.

Jätkab MT abikõlblikuks hinnatud

kulude osas menetlust vastavalt

punkti 1. alapunktile 1.14.

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas

MT seotud

automaatselt

tagastusega

1.10 Projekti-

koordinaator

Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust

ette nähtud ja enne FKO tagasimakse

tähtaja saabumist kuulub menetluses

olev MT maksmisele, on võimalik

toetuse saaja nõusolekul laekumata

tagastus tasaarveldada.

1. teavitab toetuse saajat antud

võimalusest ning annab toetuse

saajale 5 tp aega nõusoleku

andmiseks;

2. toetuse saaja nõusoleku korral

teavitab järelevalve eksperti ja

palub SFOS-is laekumata tagastus

siduda MT-ga enne

väljamaksmisele saatmist.

Jätkab MT/ abikõlblikuks hinnatud

kulude osas menetlust punkti 1

alapunktist 1.14.

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas;

lisandub

vastamise

aeg

Kanded SFOS-

s, e-kiri

1.11 Projekti-

koordinaator

Kui menetluses on FKO-ga seotud

kulud, siis teavitab toimingust, mis on

seotud kulude vähendamisega, TS-t

märkides teavituse KD kommentaari

lahtrisse ning andes toetuse saajale

vastamiseks 5 tp ja toetuse saaja

nõustumisel vähendab kulu

abikõlblikku summat. Edastab info

FKOd koostanud järelevalve

eksperdile.

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas

Kanne SFOS-s

või

kirjavahetus

SFOS

postkastis, e-

kiri; kontroll-

leht

1.12 Projekti-

koordinaator

Kui menetluses oleva kulu raames

on algatatud rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlus

vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8,

analüüsib võimalust jätkata kulu

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas

Kanded SFOS-

s, kontroll-leht,

e-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 189/240

189

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

menetlust abikõlblikuks määratud

osas.

Teavitab toetuse saajat kulu

vähendamisest ja annab toetuse

saajale 5 tp aega nõusoleku

esitamiseks.

Toetuse saaja nõusoleku korral

vähendab SFOS-s vastavalt

järelevalve eksperdiga kokku lepitud

rikkumise määras kulu ja lisab

dokumendile RÜ sisese märkuse, mis

sisaldab esialgset abikõlbliku kulu

summat ning, kui palju on kulu

vähendatud.

1.13 Projekti-

koordinaator

Kui eelnevas alapunktis nimetatud

rikkumise menetlus lõpetatakse ja

kulu tunnistatakse abikõlblikuks (sh

FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis

sisestab SFOSi kuludokumendi uuesti

liigselt kinni peetud kulu ulatuses

vastavalt FKO-le või rikkumise

äralangemise memole.

Kuludokumendile lisab RÜ sisese

märkuse, märkides ära, et liigselt

kinni peetud kulu on abikõlblik ning

lisab algse kuludokumendi tunnuse

ning kui kohaldub, laeb üles

kuludokumendi juurde rikkumise

äralangemise memo.

Eraldi kontroll-lehte uuesti sisestatud

kuludokumendile ei koosta.

5 tp jooksul

rikkumise

menetluse

lõpetamisest

RÜ sisene

märkus SFOS-

s, uus

kuludokument

SFOS-s

1.14 Projekti-

koordinaator

Kui väljamakse teostamise eelduseks

on vahe- või lõpparuande kinnitamine

ja/või hangete kontrolli ja/või

kohapealse kontrolli teostamine,

veendub nõude täitmises.

Enne makse

tasumisele

saatmist

Vastav

kontroll-leht/

akt SFOS-s

1.15 Projekti-

koordinaator

Kui MT on korrektne ja/või saadud

selgitused on piisavad lõpetab

kontrolli lisades Lisa 16 KL1 ja KL2

ning valimi tabeli SFOS-i.

RE meetme korral, kui MT on

korrektne ja/või saadud selgitused on

Punkti 1

alapunktis

1.5 toodud

tähtajas

Kontroll-lehed

SFOS-s, valimi

tabel SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 190/240

190

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

piisavad lõpetab kontrolli lisades Lisa

255 ning valimi tabeli SFOS-i.

1.16 Projekti-

koordinaator

Kui meetme tegevuse riskide

hindamise kaardistusega

kohaldatakse MT-le II tasandi

kontrolli määrab MT-le täiendava

kontrolli seisundi „Kuludokumendi

II tasandi kontroll“. Suunab MT-se

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale II tasandi

kontrolliks.

Kui MT-le ei kohaldu II tasandi

kontroll, jätkab menetlust punkti 1

alapunktist 1.23.

Koheselt

pärast I

tasandi

kontrolli

lõpetamist

Tööülesanne

suunatud

1.17 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Suunab järelevalve eksperdile

maksetaotluse II tasandi kontrolli.

1 tp Tööülesanne

suunatud

1.18 Järelevalve

ekspert (II

tasandi

kontrollija)

Kontrollib MT-l andmete õigsust ja

täielikkust vastavalt kontroll-lehele.

Kui projektikoordinaator on

moodustanud valimi, siis kontrollib

MT kuludokumente valimi ulatuse

piires vastavalt valimi moodustamise

metoodikale.

Kui I tasand on kontrollinud 100%-

liselt, teostab MT II tasandi kontrolli

vastavalt meetme tegevuse riskide

hindamisel määratule kas samas või

väiksemas mahus.

5 tp MT kuludest

võetud valim,

kontroll-leht

1.19 Järelevalve

ekspert

Puuduste korral edastab

tähelepanekud projekti-

koordinaatorile ja suunab tööülesande

SFOS-s tagasi projekti-

koordinaatorile. Menetlus jätkub

punkti 1 alapunktist 1.6.

e-kiri

1.20 Järelevalve

ekspert

Olles veendunud MT korrektsuses,

lisab kontroll-lehe ja kui asjakohane

Kanded SFOS-

s, kontroll-leht

55 TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 191/240

191

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

siis ka riskianalüüsi ja/või võetud

valimi MT juurde SFOS-i.

ja valim SFOS-

1.21 Järelevalve

ekspert

Määrab MT-le seisundi „Lõpeta

kontroll“.

Kanded SFOS-

1.22 Järelevalve

ekspert

Suunab SFOS-is kuludokumendid

projektikoordinaatorile ning teavitab,

et kontroll on lõpetatud.

Tööülesanne

suunatud

1.23 Projekti-

koordinaator

Saadab MT maksmisele.

1 tp Kanded SFOS-

1.24 Projekti-

koordinaator

Kui makse läheb seisundisse

„vigane“ ja veateade on seotud SAP-

iga (näiteks: „Arvelduskonto puudub

SAP-s“, „Hankija nimi puudub SAP-

is“, „SAP-s puudub hankijal IBAN“,

„Grant S1GSF-RT14-02721 does not

exist“ vms. ), siis koordinaator

teavitab koheselt SFOS kasutajatuge

[email protected]).

Esimesel

võimalusel

E-kiri, kanne

SFOS-s

1.25 Projekti-

koordinaator

Kui väljamakstud MT/-s esineb

riigiabi/VTA-d, edastab vastava

SFOS teavituse infospetsialistile või

talituse töökorraldusest lähtuvalt

teenusekoordinaatorile.

1 tp jooksul SFOS teavitus

edastatud e-

kirjaga

1.26 Info-

spetsialist/

teenuse-

koordinaator

Tööülesande saabumisel sisestab

RAR-i projektis väljamakstud abi 5 tp

jooksul või võtab kord nädalas SFCS

aruande SF 08 „Projektide maksed“ ja

sisestab RARi projektis väljamakstud

abi SFCS aruande alusel.

5 tp jooksul

või kord

nädalas

kesk-

süsteemi

aruande

alusel

Kanded

infosüsteemis

(RAR-s)

2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed

2.1 Toetuse saaja Esitab e-toetuse keskkonnas

omafinantseeringu ulatuses tasutud

kuludokumendid sooviga teha makse

arve väljastajale või toetuse saajale

vastavalt RÜ poolt nõutud

tingimustele 56

Vastavalt

tingimustele

MT esitatud

56 Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad

dokumendid.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 192/240

192

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

2.2 Projekti-

koordinaator

(I tasandi

kontrollija)

Omafinantseeringu ulatuses tasutud

kuludokumentide puhul veendub

esmalt, et:

1) toetuse saajal on arve väljastajalt

kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve

tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse

otse tarnijale või töövõtjale ja

2) maksetaotlust on võimalik

menetleda arvel märgitud tähtajaks.

Kui ei ole võimalik arvel märgitud

tähtajaks makset teostada, siis

teavitab sellest toetuse saajat. Kui

toetuse saaja kirjalikult nõustub (nt

kokkuleppel töövõtja/tarnijaga) arvel

märgitust hilisema tähtpäevaga

maksega, võtab maksetaotluse

menetlusse. Kui toetuse saaja ei

nõustu pikema tähtajaga, jätab

maksetaotluse menetlusse võtmata ja

suunab maksetaotluse tagasi toetuse

saajale.

Menetlusse võetud MT korral teostab

kontrollitoimingud vastavalt punkti 1

alapunktides 1.3-1.25 toodud

protsessile.

Enne MT

sisulist

kontrolli-

mist

MT, kiri

SFOS-s

2.3 Toetuse saaja Kui makse tehakse toetuse saajale,

siis esitab e-toetuse keskkonnas

tõendamistaotluse ette antud

tähtajaks.

RÜ poolt

määratud

tähtaeg

e-toetuse

keskkonnas

tõendamis-

taotlus

2.4 Projekti-

koordinaator

Kontrollib kulude tasumist ja

aktsepteerib tõendamistaotluse.

3 tp jooksul

dokumentid

e saamisest

Kanne SFOS-s

2.5 Projekti-

koordinaator

Kui tasumata kuludokumentide

kogusumma tasumine ei ole toetuse

saaja poolt tähtajaks tõendatud,

saadab toetuse saajale meeldetuletuse

ja määrab kirjas uue tähtaja.

Kui toetuse saaja ei ole vastavat

summat uueks tähtajaks tasunud ja

tõendanud, jätkub menetlus

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

1 tp tähtaja

saabumisest

Kiri SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 193/240

193

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3. Kulukohtade korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess

3.1 Projekti-

koordinaator

Vigade, kulukohtade või

finantsallikate korrigeerimiseks,

mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud

kulud57, koostab teavituse TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale tagastuse „muu kulude

vähendamine“ sisestamiseks.

Mõistliku

aja jooksul

info

saamisest

E-kiri

3.2 Projekti-

koordinaator

Kasutamata EMT jäägi tagastamiseks

koostab toetuse saajale teavituskirja,

kuhu märgib tagastamisele kuuluva

summa, tagasimakse tegemiseks

vajalikud rekvisiidid ja tähtaja.

Vajadusel täpsustab rekvisiite

järelevalve eksperdiga.

Kiri SFOS-s

3.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

talituse

juhataja

Annab järelevalve eksperdile

tööülesande „muu kulude

vähendamise“ sisestamiseks.

E-kiri

3.4 Järelevalve

ekspert

Sisestab SFOS-i tagastuse „muu

kulude vähendamine“, kaasates

vajadusel projektikoordinaatori.

MT tehnilise korrigeerimise või EMT

jäägi sisestamise korral lisab SFOS-is

alusdokumendiks kulude

vähendamist/korrigeerimist selgitava

dokumentatsiooni (koordinaatori

teavituskiri). Informeerib

koordinaatorit, kui „muu kulude

vähendamine“ on SFOS-i sisestatud.

Jälgib, et nõue saab tasutud. Kui saab

RTK raamatupidajalt teavituse

ettemakse jäägi laekumise kohta,

märgib tagastuse laekunuks.

Teavitab projektikoordinaatorit

laekumisest/mittelaekumisest.

Mõistliku

aja jooksul

info

saamisest

Kanded SFOS-

s, dokumendid

SFOS-s, e-kiri

3.5 Projekti-

koordinaator

Vigade, kulukohtade või

finantsallikate korrigeerimiseks,

mille aluseks ei ole mitteabikõlblikud

kulud, sisestab SFOS-i korrigeeriva

Kanded SFOS-

57 Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 194/240

194

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

MT“), mis vajadusel läheb

väljamaksmisele või

tasaarveldamisele.

3.2.1.4. Maksetaotluse menetlemise protsess meetmes nr 5.2 „Kapitali ja

krediidikindlustuse kättesaadavuse parandamine“

Meetme tegevuse nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“

elluviimiseks on seisuga mai 2019 elluviimisel üks siseriiklik rahastamisvahendi rakendamise

leping laenude ja käenduste pakkumiseks. Viidatud lepingu kohaselt tuleb maksete tegemisel

lähtuda ühissätete määruse artiklist 41.

Meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“

elluviimiseks on sõlmitud rahastamisvahendi rakendamise leping Euroopa Investeerimisfondiga

(edaspidi EIF). Leping EIF-iga kohustab teostama väljamakseid 20 tööpäeva jooksul alates MT

saamisest. Kulude abikõlblikkust vastavalt ühissätete määruse artiklile 42 tõendab EIF, esitades

koos iga maksetaotlusega kontrolliaruanded ning samuti esitades iga-aastaseid auditiaruandeid,

mille on koostanud välisaudiitorid. Kontrolliaruande ja iga-aastase auditiaruande näidised on

toodud komisjoni rakendusmääruses (EL) 2019/1140. RTK kontrollib esitatud aruandlust ning

teavitab TMO-d juhul kui ühissätete määruse artikli 41 nõuded, mis võimaldavad Euroopa

Komisjonile rahastamisvahendi kulusid sertifitseerida, on täidetud. Vajadusel võib RTK läbi viia

täiendavaid kontrollitoiminguid allfondide tasandil. EIFi MT-d edastab RÜ-le SA KredEx, kes

esindab liikmesriiki igapäevases suhtluses EIFiga.

RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida ka enne maksetaotluse esitamist, teostades nn

MT eelkontrolli. Teenusekoordinaator teavitab kontrolli algatamisest toetuse saajat ning palub

tal esitada MT vormil MT-s varasemalt esitamata kulud kindlaksmääratud kuupäeva seisuga.

Selline kuludokumentide kontroll tugineb maksetaotluse kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et

andmeid SFOSi ei kanta ja reaalset makset ei teostata. MT kontrolli valimi moodustamisel

võetakse arvesse MT eelkontrollis kontrollitud kulud.

TPK lisana 16 kinnitatud rahastamisvahendi MT kontroll-lehed: „Maksetaotluse

kuludokumentide nimekirja kontroll-leht (KL1)“, „Maksetaotluse kuludokumentide kontroll-leht

(KL2)“ ning „Meetme tegevuse 5.2.2 MT kontroll-leht (KL3)“ (faili nimi „Maksetaotluse

kontroll-leht“) hõlmavad ÜSMist ja sellega seotud õigusaktidest tulevaid nõudeid.

Rahastamisvahendi lepingupõhiste, sh tootepõhiste nõuete kontrollimiseks koostab RTK

spetsiifilised kontroll-lehed. Kui kontroll-koha nõuetekohases täitmises on võimalik veenduda

tuginedes rahastamisvahendi elluviija tegevusele, siis võib teenusekoordinaator seda teha

kooskõlastades sellise lähenemise eelnevalt TAO valdkonna eksperdiga.

TPK lisa 4 „Maksetaotluste valimipõhine kuludokumentide kontrollimetoodika“ kohaldub meetme

tegevusele nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine.“ TPK lisa

4 ei kohaldu meetme tegevusele nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali

pakkumiseks.“

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 195/240

195

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg58 Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Maksetaotluse menetlemine

1.1 Teenuse-

koordinaator

Kinnitatud või muudetud

finantstoote täpsustavate tingimuste

ja sinna juurde kuuluva

rahastamisvahendi lepingu kohase

kinnitatud riigiabi/ vähese

tähtsusega abi kava või riigiabi loa

või grupierandiga hõlmatud riigiabi

andmise teate saamisel koostab

finantstootepõhise kontroll-lehe.

Enne MT

kontrollimist

Finantstoote-

põhine

kontroll-leht

1.2 Teenuse-

koordinaator

Kontrollib esitatud MT-d. I MT

kontrollimisel veendub ühissätete

määruse artikli 41 lõike 1 punktide a

ja b59 täitmises.

Meetme tegevuse 5.2.1 „Laenude,

tagatiste ja eksporditehingute

kindlustuse väljastamine“ II MT

menetlemisel veendub, et TS

raamatupidamises toimib kulude

eristamine60, lisaks alates II MT-st

kontrollib kuludokumentide

nimekirja ning vastavalt

valimipõhisele kontrolli

metoodikale (TPK lisa 4)

kuludokumente ja nende tasumist

tõendavaid dokumente. Täidab MT

kontroll-lehed (TPK lisa 16

„Maksetaotluse kuludokumentide

nimekirja kontroll-lehe (KL1)“ ja

„Maksetaotluse kuludokumentide

kontroll-lehe (KL2)“) ning

finantstootepõhise kontroll-lehe

ning sisestab MT SFOS-i61, ühtlasi

kannab SFOS-i lepingute ossa info

kulude abikõlblikkusest, sisestab

kontroll-lehed KL1 ja KL2 SFOS-i

ning suunab MT maksmisele.

Meetme tegevuses 5.2.2 „Varajase

faasi fondifondi loomine

riskikapitali pakkumiseks“ veendub

20 tp jooksul

esitamisest,

EIFi makse

puhul 7 tp

MT, MT

kuluridadest

võetud valim,

kontroll-leht,

kanded SFOS-

58 Ühendmääruse kohaselt menetletakse maksetaotlust mitte kauem kui 90 kalendripäeva. 59 Viide 25% reeglile – reegli kohaselt ei tohi makse suurus ületada 25% rahastamisvahendile planeeritud eelarvest. 60 Vastavalt ühissätete määrus artikkel 38 lõikega 6. 61 Ei kohaldu, kui MT on esitatud SFOS-i vahendusel.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 196/240

196

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg58 Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

alates II MT-st, et esitatud oleks

vormikohane MT, misjärel kannab

MT info SFOS-i, täidab ja

allkirjastab digitaalselt „Meetme

tegevuse 5.2.2 MT kontroll-lehe“

(TPK lisa 16 kontroll-leht KL3) ning

suunab MT TJ-le.

Vigade ilmnemisel MT-s teavitab

TSi62 puudustest ning määrab

vajadusel puuduste kõrvaldamise

tähtaja kuni 10 tp, mida võib

põhjendatud juhtudel pikendada.

Juhul kui on tuvastatud finantstoote

lõikes nõuetele mittevastavus

lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas

ning toetuse saaja on valmis lepingut

asendama, siis lisab info kontroll-

lehele.

Puuduste korral, mida ei parandata

või ei ole võimalik parandada jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3.

punktile 2.

1.3 TJ Veendub kontroll-jälje kvaliteedis.

Kui tuvastab kontrollis kulude

abikõlblikkust mõjutavaid puudusi,

saadab kontroll-lehe kontrollijale

tagasi.

Veendub meetme tegevuse 5.2.2

„Varajase faasi fondifondi loomine

riskikapitali pakkumiseks“ MT

vormikohasuses, allkirjastab

digitaalselt „Meetme tegevuse 5.2.2

MT kontroll-lehe“ (TPK lisa 16

kontroll-leht KL3) ja saadab selle

koordinaatorile.

2 tp jooksul Digitaalselt

allkirjastatud

kontroll-leht

1.4 Teenuse-

koordinaator

Laeb üles digitaalselt allkirjastatud

meetme tegevuse 5.2.2 kontroll-lehe

SFOSi. Kinnitab makse

1tp Kanded SFOS-

s, E-kiri

62 EIFiga sõlmitud lepingu puhul SA-d KredEx.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 197/240

197

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg58 Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

infosüsteemis ja saadab maksmisele.

Välismakse puhul teavitab sellest

RM RO-d.

2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine

2.1 Teenuse-

koordinaator

Meetme tegevuses 5.2.2 „Varajase

faasi fondifondi loomine

riskikapitali pakkumiseks“ hindab

aruandluse (progress report ja

audited financial statements) alusel

ühissätete määruse artikli 41

täidetust „Meetme tegevuse 5.2.2

MT kontroll-lehe“ (TPK lisa 16

kontroll-leht KL3) abil, sisestab info

kulude abikõlblikkuse kohta SFOS-i

lepingute ossa, täidab ja digitaalselt

allkirjastab kontroll-lehe KL3 ning

edastab selle TJ-le digitaalselt

allkirjastamiseks. Juhul kui

väljamakstud kulud on aruandlusele

tuginedes tõendatud lähtuvalt

ühissätete määruse artikli 41 lõike 1

punktist c63, siis teavitab sellest

TMO-d.

Meetme tegevuses 5.2.1 „Laenude,

tagatiste ja eksporditehingute

kindlustuse väljastamine“ kontrollib

pärast viimast makset TS poolt

esitatud aruannet (MT vormil), et

veenduda ettemakstud summa

abikõlblikus kasutamises.

Kontrollib kuludokumentide

nimekirja ning vastavalt

valimipõhisele kontrolli

metoodikale (TPK lisa 4)

kuludokumente ja nende tasumist

tõendavaid dokumente.

Täidab MT kontroll-lehed (TPK lisa

16 „Maksetaotluse

kuludokumentide nimekirja

kontroll-lehe (KL1)“ ja

„Maksetaotluse kuludokumentide

20 tp jooksul

aruande

saamisest/ MT

esitamisest

TS aruanne,

kuluridadest

võetud valim,

kontroll-leht,

kanded SFOS-

s, e-kiri

63 Viidatud säte seab korduvatele vahemaksete taotlustele tingimused (vastavalt 60% või 85% eelnevast vahemaksest peab olema

kulutatud abikõlblikuna).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 198/240

198

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg58 Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

kontroll-lehe (KL2)“ ning kannab

SFOS-i lepingute ossa info kulude

abikõlblikkusest. Laeb kontroll-

lehed KL1 ja KL2 SFOSi.

Vigade ilmnemisel teavitab TSi64

puudustest ning määrab vajadusel

puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni

10 tp, mida võib põhjendatud

juhtudel pikendada.

Puuduste korral, mida ei parandata

või ei ole võimalik parandada jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3.

punktile 2.

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess

Riigihangete korral toimub hankijate eelnõustamine ja riigihangete kontroll.

Eelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enne hanketeate jt.

riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris (RHR), (b) hanketeate avaldamise

järgselt hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt

hankelepingute muudatuste eelnõude alusel. Riigihanke alusdokumentide alusel eelnõustamine

toimub vajadusel alates lihthankemenetluse piirmäärast ja sellest suurema maksumusega

riigihangete korral. Eelnõustamist teevad hankeeksperdid.

Eelnõustamine toimub toetuse saaja soovil või on TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest

tulenev kohustus. Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK

pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab

kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid toetuse saaja

hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega

arvestamine ei ole toetuse saajale täitmiseks kohustuslik. Hankedokumentide eelnõustamisel on

kontroll-jäljeks kirjavahetus toetuse saajaga SFOS-s. Riigihanke alusdokumentide alusel

eelnõustamist ja I tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames

tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel vähemalt KAMIN juhendi lisas olevatele

riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täideta.

Riigihangete kontrolli teostatakse vastavalt STS § 26 lg 1, võttes aluseks riigihangete seaduse

(edaspidi RHS) ja KAMIN ptk 6.

64 EIFi puhul SA-d KredEx.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 199/240

199

Kontrollimiseks kasutatakse KAMINa lisas olevaid riigihangete kontroll-lehti, mis lisatakse

kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. Kui riigihange on sisestatud SFOS-i, saab

projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui toetuse saaja MT-s vastava

riigihanke kulud esitab. Kui riigihanke kontroll viiakse läbi paralleelselt MT menetlusega, peab

enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hanke kontroll, va kui on riskide hindamisel teisiti

kokku lepitud (riskide hindamist viib läbi TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus ja tagab

vastava kirjaliku teavituse). Kui hankelepingu maksumus on alates rahvusvahelisest piirmäärast,

siis teostatakse enne väljamakset riigihanke kontroll üldjuhul kahetasandiliselt või kui vastavad

põhimõtted on välja töötatud, siis võib II tasandi kontrolli teostada ka riskipõhiselt. Muudel

juhtudel otsustatakse II tasandi kontrolli läbiviimine samuti riskipõhiselt ning kui kontrolli

teostamine on vajalik, kirjeldatakse kontrollipõhimõtted TPK lisas 18. Samuti hankelepingutele,

mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud, et

riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära, teostatakse enne väljamakset

hanke kontroll kahetasandiliselt (hankeekspert I tasand ja järelevalve ekspert II tasand) vastavalt

Tabelile 1. Riigihangete kontrolli ulatus.

Hanke II tasandi kontrolli teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert,

hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse

üldjuhul läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega, välja arvatud, kui riskide hindamisel on

kokkulepitud teisiti. Kindla fookusega kontrollis täidab II tasandi kontrollija TPK lisa 1 kontroll-

lehte, mis sisaldab KAMINa lisas oleva kontroll-lehe kontroll-küsimusi. TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste

ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe

muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK

lisasse 18.

RTK-l ei ole kohustust kontrollida hankemenetluse õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud

varasemalt mõne teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud infosüsteemi. Enne riigihanke kontrolli

suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on

kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on

juba alustatud RTK-s, siis suunab riigihanke hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui

riigihange on juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ

kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes

finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhile e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud

riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud

kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-

l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise.

Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või

menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega.

RHS § 3 põhimõtete vastavuse kontrollist jääb jälg MT kontrolli raames MT kontroll-lehele.

STS § 26 lg 6 järgi kui asja, teenuse või ehitustöö eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta

võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab toetuse saaja või partner, kes ei ole hankija RHS-

i tähenduses, järgima RHS §-s 3 sätestatud põhimõtteid. STS § 28 lõike 3 järgi kontrollitakse

hankijast toetuse saaja riigihangete kooskõla RHS-i nõuetega ja/või kooskõla RHS §-i 3

põhimõtetega, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem.

STS § 26 lõikes 6 ja § 28 lõikes 3 nimetatud 20 000-eurost piirmäära ilma km-ta rakendatakse

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 200/240

200

alates 18.07.2020 algatatud hangetele65; seda ka juhul, kui toetuse andmise tingimusi sisaldav

määrus, käskkiri või taotluse rahuldamise otsus näeb ette madalama piirmäära ning 5 000-eurost

piirmäära ilma km-ta rakendatakse enne 18.07.2020 algatatud hangetele.

Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele eeldatava maksumusega

alates STS § 28 lg 3 piirmäärast (va lihtsustatud korras tellitavate teenuste osas, mida MT valimi

rakendamisel koordinaator kontrollib kuni rahvusvahelise piirmäärani vastavalt MT valimi

metoodikale).

Kui TAT-st ja/või toetuse rahuldamise otsusest tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab

hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib TAO

riighangete kontrollüksuse juhiga. Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projekti-

koordinaator TAO riighangete kontrollüksuse juhiga.

Antud protsess RE meetmetele ei kohaldu. RE meetmetes teeb riigihangete kontrolli

projektikoordinaator vastava RE meetme maksetaotluse kontroll-lehe alusel.

Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus

Nr Menetlusliik I tasandi

kontrollija

Kontrolli

ulatus

II tasandi

kontrollija66

Kontrolli

ulatus

1. Alates STS § 28 lõikes 3

sätestatud piirmäärast kuni

lihthankemenetluse piirmäärani

riigihanked67 (sh. RHR-s tehtud

väikehange kuni

lihthankemenetluse piirmäärani

ja sotsiaal- ja eriteenuste

väikehange kuni riigihanke

piirmäärani)

*STS § 28 lõikes 3 nimetatud

20 000-eurost piirmäära

ilma km-ta rakendatakse

alates 18.07.2020 algatatud

hangetele ning 5 000-eurost

piirmäära ilma km-ta

rakendatakse enne

Projekti-

koordinaator68

Kulude

valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%.

Järelevalve

ekspert, kui MT-

le kohaldatakse

jooksvat II

tasandi kontrolli

Riskipõhine

kontroll või

100%

65 Hanke avaldamine tähendab riigihangete registris avaldatavate riigihangete puhul hanketeate

avaldamist ning minikonkursi korral minikonkursi kutse väljasaatmist. 66 II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli vastavalt kontrolliplaanile, va hangetele, mille hankelepingu

summa ületab rahvusvahelist piirmäära. 67 Punktis 1 nimetatud riigihangete alla kuuluvad näiteks riigihangete registris tehtud väikehanked. 68 Projektikoordinaator kontrollib alates STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäärast kuni lihthankemenetluse

piirmäärani hankeid maksetaotluse kontroll-lehe (sh. RHS § 3 põhimõtetest kinnipidamise

kontrollkohtade) alusel, sh. RHR-s tehtud väikehange kuni lihthankemenetluse piirmäärani ja sotsiaal- ja

eriteenuste väikehange alates STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäärast kuni sotsiaal- ja eriteenuste

riigihanke piirmäärani.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 201/240

201

18.07.2020 algatatud

hangetele

2. Raamlepingu alusel sõlmitud

esimene hankeleping69

abikõlbliku kuluga alates STS §

28 lõikes 3 toodud piirmäärast

(juhul kui vastavas makse-

taotluses on rohkem kui 1

minikonkurss, siis valitakse

kontrolli suurima maksumusega

minikonkurss abikõlbliku kuluga

alates STS § 28 lõikes 3 toodud

piirmäärast)

Hankeekspert 100%

kontrolli

suunatud

hangetele.

Järelevalve

ekspert, kui MT-

le kohaldatakse

jooksvat II

tasandi kontrolli

Riskipõhine

kontroll või

100%

3. Raamlepingu alusel tehtud

minikonkursid (v.a. antud tabeli

punktis 2 hankeeksperdi poolt

kontrollitud esimene

hankeleping ) abikõlbliku

kuluga alates STS § 28 lõikes 3

toodud piirmäärast

Projekti-

koordinaator

Kulude

valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert, kui MT-

le kohaldatakse

jooksvat II

tasandi kontrolli

Riskipõhine

kontroll või

100%

4. Teadus ja Arendusteenuse erand

(RHS § 11 lg 1 p 19)

Projekti-

koordinaator

Kulude

valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert, kui MT-

le kohaldatakse

jooksvat II

tasandi kontrolli

Riskipõhine

kontroll või

100%

5. Erandid RHS § 11 lg 1 (va RHS

§ 11 lg 1 p 19 TA erand, § 11 lg

1 p 7 kinnisasjade omandamise

ja kasutusele võtu erand ja § 11

lg 1 p 14 töölepingu erand)

Hankeekspert Valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert vastavalt

II tasandi

kontrolli valimi-

metoodikale

Riskipõhine

kontroll

6. RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade

omandamise ja kasutusele võtu

erand ja § 11 lg 1 p 14

töölepingu erand

Projekti-

koordinaator

Kulude

valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert, kui MT-

le kohaldatakse

jooksvat II

tasandi kontrolli

Riskipõhine

kontroll

7. Sisetehingud RHS § 12 Hankeekspert Valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert vastavalt

II tasandi

kontrolli valimi-

metoodikale

Riskipõhine

kontroll

69 Esimene hankeleping tähendab raamlepingu alusel sõlmitud esimest hankelepingut, mis on olemas riigihanke I

tasandi kontrolli tegemise ajaks. Hiljem üksikuid raamlepingu alusel sõlmitud hankelepinguid eraldi

hankeeksperdile riigihangete kontrollimiseks ei saada.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 202/240

202

8. Alates lihthankemenetluse

piirmäärast kuni riigihanke

piirmäärani hanked

Hankeekspert Valimi alusel

või kui

valimit ei

rakendata,

siis 100%

Järelevalve

ekspert vastavalt

II tasandi

kontrolli valimi-

metoodikale

Riskipõhine

kontroll

9. Alates riigihanke piirmäärast

hanked kuni rahvusvahelise

piirmäärani hanked. Sealhulgas

sotsiaal-ja eriteenuste

(erimenetluse) riigihanked, mis

on alates sotsiaal-ja eriteenuste

(erimenetluse) riigihanke

piirmäärast kuni sotsiaal-ja

eriteenuste (erimenetluse)

riigihanke rahvusvahelise

piirmäärani

Hankeekspert 100%

kontrolli

suunatud

hangetele

Järelevalve

ekspert vastavalt

II tasandi

kontrolli valimi-

metoodikale

Riskipõhine

kontroll

10. Alates rahvusvahelisest

piirmäärast hanked või

riigihangetele,

mille puhul on riigihanget

alustavasse teatesse või hanke-

lepingu sõlmimise teatesse

märgitud, et riigihanke eeldatav

maksumus ületab rahvusvahelist

piirmäära 70

Hankeekspert 100%

kontrolli

suunatud

hangetele

Järelevalve

ekspert vastavalt

II tasandi

kontrolli valimi-

metoodikale

Riskipõhine

kontroll või

100%

Kohustus on STS § 28 lg 3 alusel kontrollida alla riigihanke piirmäära jäävaid hankeid üksnes

siis, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke

eeldatava maksumuse piirmääraga või sellest suurem. Ülaloleva Tabel 1 juurde kuulub põhimõte,

et kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb

alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmäära, siis riigihanget ei

kontrollita (st. koordinaator ei kontrolli riigihanke vastavust RHS-le). Kui riigihanke raames

tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla STS § 28 lõikes 3

sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse piirmäära, siis koordinaator kontrollib riighanke

raames tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TATile ja/või ühendmäärusele

kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% kuludokumentide alusel.

Riigihanke võib jätta kontrollimata juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik

maksumus käibemaksuta kokku jääb alla STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäära.

Riigihange peab olema kontrollitud vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele hiljemalt siis,

kui riigihanke raames esitatavad kulud on ületanud STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäära.

70 Sealhulgas sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanked, mis on alates sotsiaal-ja eriteenuste erimenetluse riigihanke

rahvusvahelisest piirmäärast või mille puhul on riigihanget alustavasse teatesse või hankelepingu sõlmimise teatesse märgitud,

et riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära. Alates rahvusvahelisest piirmäärast hanke hankelepingu

muudatuse korral kontrollib lepingu muudatust a) I tasandi kontrollijana hankeekspert (kontrolliulatus: 100%); b) II tasandi

kontrollijana järelevalve ekspert (kontrolliulatus: riskipõhine kontroll või 100%).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 203/240

203

Hankeeksperdid võivad kasutada kontrolli suunatud riigihangetele, mille maksumus

käibemaksuta on alla riigihanke piirmäära (lihthankemenetlused), kontrollimiseks valimit, mille

moodustamise metoodika on kirjeldatud TPK lisas 17.

Juhul, kui riigihanke eeldatav maksumus on väiksem kui STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäär,

kuid riigihanke tegelik maksumus võrdub STS § 28 lg 3 piirmääraga või on sellest suurem, siis

kontrollitakse hanget vastavalt Tabel 1 toodud kontrollipõhimõtetele.

Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui

ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust standardiseeritud ühikuhinna alusel ja

ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa

põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. St. kui tegelike kulude alusel hüvitatav summa

on suurem kui STS § 28 lõikes 3 sätestatud piirmäär, siis tuleb riigihange suunata kontrolli

arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust.

Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud hankemenetluse liigist

juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates

STS § 28 lg 3 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema

hankemenetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale

hankemenetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt.

Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse

piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud

menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse

finantskorrektsiooni tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis

kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud.

Hankijast toetuse saaja alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete71 hankelepingute

summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Mittehankijast toetuse saaja ostude

summeerimise vajadust tuleb hinnata RHS §-s 3 toodud üldpõhimõtete alusel. Raamlepingu

alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas

lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist.

RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse kogu riigihanke

maksumusest STS § 28 lõikes 3 sätestatud riigihanke eeldatava maksumuse käibemaksuta

piirmäära arvestamisel, mitte ühe osa lepingu maksumusest.

Täiendavalt rakendatakse riighangete kontrolli ulatuses erisusi Eesti Töötukassa TAT-ides:

„Tööturuteenuste osutamine töövõimereformi sihtrühmale“ (SFOS nr 2014-

2020.3.01.001.01.15-0004), TAT-is „Tööturuteenuste osutamine tagamaks paremaid võimalusi

hõives osalemiseks“ (SFOS nr 2014-2020.3.02.001.01.15-0001) ja TAT-is „Globaliseerumisega

Kohanemise Euroopa Fondi toetuse kasutamise tingimused“ (SFOS nr EGF.1.01.20-0004) ning

Sotsiaalministeeriumi TAT-is „Puudega laste tugiteenuste arendamine ja pakkumine ning töö- ja

pereelu ühildamise soodustamine“ (SFOS nr 2014-2020.2.01.001.01.15-0001) ja

Sotsiaalkindlustusameti „Sotsiaalse rehabilitatsiooni pakkumine töövõimereformi sihtrühmale

ning raske ja sügava puudega 0–15-aastastele lastele“ TAT-is (SFOS nr 2014-2020.3.01.19-0006

ja 2014-2020.2.01.19-0116). Vastavad erisused on määratud TPK Lisas 4.

71 Hankijast toetuse saaja alla lihthanke piirmäära jäävad riigihanked, mille tegemisel on lähtutud RHS § 3 põhimõtetest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 204/240

204

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

1. Riigihanke eelnõustamine

1.1 Taotleja/toetuse

saaja

Esitab SFOS-i postkasti kaudu

riigihanke alusdokumendid (lisab

kirja pealkirjaks hanke

riigihangete registri viitenumbri).

Vastavalt

vajadusele

Riigihanke

alus-

dokumen-

did, lepingu

muudatuse

eelnõu või

otsuse

eelnõu

1.2 Projekti-

koordinaator

a) Juhul, kui riigihange pole

RHR-is avaldatud suunab

projekti riigihangete

kontrollüksuse juhile,

määrates TAO riigihangete

kontrollüksuse juhi

projekti omanikuks.

b) Juhul, kui riigihange on

RHR-is avaldatud, siis

suunab SFOS-i hanke

moodulist hanke TAO

riigihangete kontrollüksuse

juhile, määrates ta projekti

omanikuks.

c) Hankelepingu

muudatuse eelnõu korral

suunab edasi lepingu SFOS

hangete ja lepingute

mooduli kaudu riigihanke

eelnõustamiseks sellele

hankeeksperdile, kes on

varasemalt kontrollinud

sama riigihanget. Menetlus

jätkub vastavalt punkti 1

alapunktile 1.4.

Teavitab TAO riigihangete

kontrollüksuse juhti/

hankeeksperti SFOS

töölaua kaudu, kas

vastavalt TAT-le ja/või

toetuse rahuldamise

otsusele on riigihanke

alusdokumendid esitatud

kohustuslikuks riigihanke

alaseks eelnõustamiseks

või vabatahtlikuks

Vastavalt TAT

tähtaegadele

Vastavalt

riigihanke alus-

dokumentide

laekumisele

Suunamine

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 205/240

205

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

riigihangete alaseks

nõustamiseks. Suunamise

infoks lisab viite, kus

asuvad dokumendid, mida

tuleb eelnõustada ning

võimalusel ka riigihanke

viitenumbri.

1.3 TAO riigihangete

kontrollüksuse

juht

Edastab saabunud tööülesande

SFOSis vastavale hankeeksperdile

(eelnõustajale).

2 tp jooksul

riigihanke alus-

dokumentide

saamisest

Suunamine

SFOS-s

1.4 Hankeekspert

(eelnõustaja)

Vaatab riigihanke

alusdokumendid, otsuste eelnõud

või hankelepingu muudatuse

eelnõud üle ja koostab soovitusliku

hinnangu esitatud dokumentidele.

Üldjuhul 10 tp

jooksul

tööülesande

saamisest (v.a

kui TAT-s on

muu tähtaeg);

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

Kiri SFOS-

1.5 Hankeekspert

(eelnõustaja)

Kui kontroll ja/või tähelepanekute

edastamine eeldab RM RRO-ga

kontakteerumist, suhtleb RM

RRO-ga ja teavitab projekti-

koordinaatorit ja taotlejat/toetuse

saajat tähtaja võimalikust

pikenemisest.

1.6 Hankeekspert

(eelnõustaja)

Edastab hinnangu ja/või

tähelepanekud toetuse saajale

SFOSi kaudu. Teavitab toetuse

saajat, et vastutus riigihanke

nõuetele vastavuse eest jääb alati

hankijale.72

Kontroll-lehte ei täideta.

1.7 Hankeekspert

(eelnõustaja)

Eelnõustamise lõpetamisel suunab

objekti projekti- koordinaatorile

tagasi.73

Töö-

ülesanne

SFOS-s

72 Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, toetuse saajaid, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus

riigihanke nõuetele vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne hanketeate

avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle

vaadanud. 73 Investeeringute kava hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

3.1.3 kava ettepanekute menetlemise ja hindamise, taotluste vastuvõtmise ja hankega seotud dokumentide

kooskõlastamise protsess punkti 3 alapunktile 3.4.

Täistaotluse hankelepingu muudatuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1.2

Taotluste menetlemise protsess punkti 4 alapunktile 4.3.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 206/240

206

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

2. Riigihangete kontroll, sh MT raames

2.1 Toetuse saaja Sisestab hanke SFOS-i hanke

moodulis projekti juurde. Loob

hanke lisades RHR hanke

viitenumbri. Kui tegemist ei ole e-

menetlusega, siis edastab hankega

seotud dokumendid.

Erandolukorras, kui hanget ei saa

lisada, lisab hanke mooduli „hanke

või ostu lisamine“ lehele RHR

välise ostu ning lisab juurde

hankega seotud dokumendid

(kommentaaride osasse kirjutab

hanke riigihangete registri

viitenumbri).

Hiljemalt

hankega seotud

kulude

esitamisel MTs

Kanne

SFOS-s

2.2 Projekti-

koordinaator

Veendub, et kontrollitav hange on

lisatud ning lepingu fail on üles

laetud SFOSi hangete ja lepingute

moodulisse. Kui tegemist ei ole e-

menetlusega veendub, et kõik

vajalikud dokumendid on

kättesaadavad.

Koheselt,

hiljemalt MT

menetluse

algatamisel

Kanne

SFOS-s,

kiri SFOS-s

2.3 Projekti-

koordinaator

Suunab TAO riigihangete

kontrollüksuse juhile

a) hanke ekspertiisi lähtudes TPK

3. peatüki alapeatüki 3.2 punktis

3.2.2 Riigihangete kontrolli

protsess toodud

kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1).

b) Allkirjastatud hankelepingu

muudatuse (sh. reservi kasutuse

muudatuse) korral laeb üles SFOS

hanked ja lepingud moodulisse

muudatuse väärtust puudutava

info (akti) ja osapoolte poolt

allkirjastatud hankelepingu

muutmise kokkuleppe ning seob

vastava lepingu külge ja suunab

edasi lepingu sama mooduli

kaudu hankeekspertiisi hiljemalt

projekti lõpus lõppmakse

a)-c)Hiljemalt

siis, kui

riigihankega

seotud kulud

on ületanud §

28 lõikes 3

sätestatud

piirmäära

Kanne

SFOS-s,

kiri SFOS-s

tööülesanne

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 207/240

207

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

menetlemisel. Hanke korduval

kontrollimisel (hankelepingu

muudatuse ja tellija reservi

kasutamise korral) suunab lepingu

varasemalt kontrollinud

hankeeksperdile (menetlus jätkub

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5)

ja lisab tööülesande suunamise

kirjeldusse kontrolliobjekti

täpsema info.

Kui tegemist on ehituse

hankelepinguga ja kui on

kahtlusi kulude abikõlblikkuse

osas, siis konsulteerib

ehituseksperdiga ja lisab juurde,

et muudatuse on üle

vaadanud (ja heaks kiitnud)

ehitusekspert. Kui ehituseksperdi

kooskõlastust ei ole veel tehtud,

siis lisab info, kas ja millal seda

tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette

ehituseksperdiga koos-

kõlastamist, on ehituseksperdiga

kooskõlastamine kohustuslik.

c) Erandolukorras, kui hanget ei

saa lisada, suunab SFOS-i hanke

mooduli kaudu ostu edasi TAO

riigihangete kontrollüksuse juhile

riigihanke kontrolli teostamiseks.

d) Kui teine RÜ on projekti

esitatud riigihankes tuvastanud

finantsmõjuga tähelepaneku,

saadab e-kirjaga vastava info

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhile. Menetlus jätkub

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

d) Koheselt,

sõltumata

sellest, kas

riigi-

hankega

seotud

kulud on

ületanud

STS § 28

lõikes 3

sätestatud

piirmäära

E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 208/240

208

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

2.4 TAO riigihangete

kontrollüksuse

juht

Suunab hanke SFOS-i kaudu edasi

vastavale hankeeksperdile.

Tööülesande

saabumisel 5

tp jooksul ning

2 tp jooksul

meetme

tegevuse nr.

2014-

2020.12.3.1

korral

Töö-

ülesanne

SFOS-s

2.5 Hankeekspert Kui hange korraldatakse RHR-s e-

menetlusena, küsib hankele

vaatlejaõigused. Avab SFOS-is

hankekontrolli ja määrab kontrolli

seisundiks „sisestamisel“.

Kontrollib riigihankega seotud

dokumente, sh hankelepingu

muudatusi ja tellija reservi

kasutamist kontroll-lehe alusel

(KAMINa riigihangete kontroll-

leht või TPK lisa 874). Vajadusel

konsulteerib RM RROga, juristi,

järelevalve eksperdi või muu

asjaomase osapoolega.

10 tp jooksul

vaatleja

õiguste

saamisest,

lisandub

hankijale

ja/või teistele

osapooltele

määratud

päringute

vastamise

tähtaeg ning 3

tp jooksul

meetme

tegevuse nr.

2014-

2020.12.3.1

korral,

lisandub

hankijale

ja/või teistele

osapooltele

määratud

päringute

vastamise

tähtaeg

Kontroll-

leht¸ kiri

SFOS-s

2.6 Hankeekspert Puuduste korral koostab teate ja

edastab TS-le teate täiendavate

selgituste ja dokumentide

saamiseks.

Kiri SFOS-

2.7 Hankeekspert Veendudes riigihanke läbiviimise

reeglikohasuses sisestab kontroll-

lehe SFOS-i ja märgib kontrolli

seisundiks „lõpetatud“. Laeb üles

hankelepingu juurde eduka

pakkumuse.

Kontroll-

leht SFOS-s

2.8 Hankeekspert Kui tuvastab rikkumise, teeb

kontroll-lehele märkuse, sisestab

hanke kontrolli finantsmõjuga

tähelepaneku SFOS-i. Menetlus

jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

Kontroll-

leht, kanne

SFOS-s

74 Kuni 31.08.2017 kehtinud RHSi alusel läbiviidud hangete kontrollimisel

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 209/240

209

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

2.9 Hankeekspert Kontrollitoimingu lõpetamisel:

 Kui on tuvastanud

rikkumise ja kontrolli

lõpetanud, siis edastab e-

kirja TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

juhatajale koos infoga

tuvastatud rikkumise kohta

ja hanget II tasandi

kontrolli ei saada.

Menetlus jätkub rikkumise

kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena

vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 punktile 2.

Suunab hanke

koordinaatorile SFOS-

kaudu ja teavitab

tuvastatud rikkumisest.

 Suunab hanke/lepingu/

tagasi projekti-

koordinaatorile, kui

puudusi ei tuvasta ja, kui

hankele ei kohaldata

jooksvat II tasandi

riigihangete kontrolli.

 Kui puudusi ei tuvasta, siis

suunab hanke/lepingu

SFOS kaudu TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve talituse

järelevalve riskieksperdile

kui hankele kohaldub II

tasandi riigihangete

kontroll.

Töö-

ülesanne

SFOS-s

2.1

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse

järelevalve

riskiekspert

Otsustab vastavalt TPK lisas 18

kirjeldatud valimimetoodikale

riigihanke II tasandi kontrolli

vajaduse.

Kui II tasandi riigihanke kontroll

on vajalik, suunab tööülesande

SFOS-i kaudu TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse juhatajale.

Tööülesande

saabumisel 2

tp jooksul ning

1 tp jooksul

meetme

tegevuse nr.

2014-

2020.12.3.1

korral

Töö-

ülesanne

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 210/240

210

Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrolli-

jälg

Kui II tasandi riigihanke kontroll

pole vajalik, suunab SFOS-i kaudu

tööülesande projekti-

koordinaatorile.

2.1

TAO

riskijuhtimise ja

järelevalve

talituse juhataja

Tööülesande saabumisel suunab

hanke II tasandi kontrollijale.

Tööülesande

saabumisel 1 tp

jooksul

Töö-

ülesanne

SFOS-s

2.1

Järelevalve

ekspert (hangete II

tasandi

kontrollija)

Kontrollib riigihankega seotud

dokumente, sh hankelepingu

muudatusi ja tellija reservi

kasutamist vastavalt hangete TPK

lisa 1 kontroll-lehele ja vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2

punkti 3.2.2 Riigihangete kontrolli

protsess kontrollipõhimõtetele.

10 tp jooksul

tööülesande

saamisest ning

2 tp jooksul

tööülesande

saamisest

meetme

tegevuse nr.

2014-

2020.12.3.1

korral

(lisandub

hankijale

ja/või teistele

osapooltele

määratud

päringute

vastamise

tähtaeg)

Kontroll-

leht

2.1

Järelevalve

ekspert

Puuduste korral koostab teate ja

edastab TS-ile teate täiendavate

selgituste saamiseks. Vajadusel

suhtleb enne väljastamist I tasandi

kontrollijaga.

Kiri SFOS-

2.1

Järelevalve

ekspert

Veendudes riigihanke läbiviimise

reeglikohasuses sisestab kontroll-

lehe SFOS-i.

Kontroll-

leht SFOS-s

2.1

Järelevalve

ekspert

Kui tuvastab rikkumise, teeb

kontroll-lehele märkuse ja

menetlus jätkub rikkumise

kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2

Kontroll-

leht

2.1

Järelevalve

ekspert

Suunab kontrollitoimingu

lõpetamisel hanke/lepingu

projekti- koordinaatorile ja märgib

juurde, kas puuduseid tuvastati või

mitte.

Töö-

ülesanne

SFOS-s

2.1

Projekti-

koordinaator

Tööülesande saabumisel jätkab

menetlust vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2 punktile 3.2.1

Maksetaotluse menetlemise

protsess.

Vastavalt

maksetaotluse

menetlemise

tähtajale

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 211/240

211

3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess

Tööprotsess kirjeldab kohapealsete kontrollide teostamist ning eristab eelpaikvaatluste

läbiviimist, mis teostatakse vajaduse korral taotluse menetlemise etapis. Eelpaikvaatluste vajadus

ja maht kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi

tegevusi toetatakse jms) ning eelpaikvaatlust viib üldjuhul läbi projektikoordinaator või teenuse-

koordinaator, kaasates vajadusel eelpaikvaatlusele eksperdid (nt ehitusekspert, järelevalve

ekspert). Eelpaikvaatlus viiakse läbi enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord

(dokumendi koopiad, fotod, detailne kirjeldus nähtust jms). Eelpaikvaatluse läbiviimisel

fikseeritakse tulemused (TPK lisa 9 „Eelpaikvaatluse akt “) ja sisestatakse need SFOSi.

Kohapealses kontrollis, mis ei ole eelpaikvaatlus, osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat –

alati TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli

eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhiga võib

erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda (nt kui on etteteatamata

kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja kui kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal

tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest

vastutaval projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses

kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli. Vajadusel kaasatakse kontrolli

eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert vm).

Kui tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on

võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib kontrolli teostada dokumendipõhise

kinnitamise meetodil (nn. desk-based meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud

tõendusdokumendid. Kui TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on

paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms), võib

tegevuste kontroll toimuda dokumendipõhise kinnitamise meetodil. Kui desk-based meetodil

kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele mittevastavuse olukord, tuleb

teostada projektil täiendavalt ka kohapealne kontroll. Dokumendipõhise kinnitamise meetodil

tegevuste kontroll toimub reeglina ühe järelevalve eksperdi poolt.

Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam

aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada vähemalt 2 korda, kui esimese ja

viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud

viimase kohapealse kontrolli vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada

kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll

teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning

viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse

teostamist.

Taristuprojektide puhul, mille kestvus on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli

valimipõhiselt. Kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul projekti (või ehituse) lõppedes,

hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 212/240

212

Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani

täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli

vajadusest järelevalve riskieksperti.

Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“

kohapealseid kontrolle läbi ei viida. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli

läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 2 kohaselt,

arvestades, et toetuse saajale sätestatu kohaldub lõppsaajale, kui kontrollitavaks on lõppsaaja,

ning menetluses kasutatav protokolli vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli

läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Eelpaikvaatlus

1.1 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha

eelpaikvaatluse teostamiseks, vajadusel

kaasab asjakohaseid isikuid.

Vastavalt

vajadusele

E-kiri või kiri

SFOS-s

1.2 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Teostab eelpaikvaatluse. Vajadusel

kaasab järelevalve eksperdi või

ehituseksperdi.

Vajadusel võib eelpaikvaatluse

teostamine olla tellitud eksperdilt.

Sellisel juhul on välise eksperdiga

eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga

eksperdileping ja kokkulepitud

eelpaikvaatluse läbiivimise ja tulemuse

fikseerimise viis.

Vastavalt

kokku-

lepitud

kuupäevale

Kohapealne

eelpaikvaatlus

1.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Vormistab eelpaikvaatluse akti (TPK

lisa 9), vajadusel kooskõlastab

eelpaikvaatlusel osalenutega.

Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i

(sh fotod ja muu tõendusmaterjal) ja

saadab infoks TRO TJ-le.

Kui eelpaikvaatluse on läbi viinud

ekspert fikseerides tulemus

kokkulepitud viisil, võtab

eelpaikvaatluse tulemuse vastu.

3 tp jooksul

eel-

paikvaatluse

läbiviimist

Eel-

paikvaatluse

akt, kanne

SFOS-s

2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani

koostamine ja selle täitmise jälgimine

2.1 TAO riski-

juhtimise ja

järelevalve

talituse

riskiekspert

Koostab projektide tegevuste

kohapealsete kontrollide plaani

vastavalt riskihindamisele (Lisa 10

Kohapealse kontrolli valimi

moodustamise metoodika) ning eelmise

Kord

poolaastas,

15. märtsiks

(periood

märts-

Kohapealsete

kontrollide

plaan ja

moodustatud

valim JIRA-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 213/240

213

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

(edaspidi

järelevalve

riskiekspert)

perioodi kohapealsete kontrollide

tulemustele.

Enne plaani konsulteerib projekti-

koordinaatorite ja/või TRO TJ-ga.

august) ja

15.

septembriks

(periood

september-

veebruar)

2.2 Järelevalve

riskiekspert

Teavitab kohapealsete kontrollide

plaani valmimisest TAO riskijuhtimise

ja järelevalve TJ.

1 tp jooksul Teavitus JIRA-

2.3 TAO riski-

juhtimise ja

järelevalve

Vaatab üle kohapealsete kontrollide

plaani, vajadusel küsib järelevalve

riskieksperdilt täpsustusi ja määrab

kontrollide teostamise eest vastutavad

järelevalve eksperdid.

3 tp jooksul Suunamine

JIRA-s

2.4 Järelevalve

riskiekspert

Teavitab kohapealsete kontrollide

plaani valmimisest TRO OJ ja TJ-e.

5 tp jooksul E-kiri

2.5 TAO riski-

juhtimise ja

järelevalve

Erakorralise kohapealse kontrolli korral

lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete

kontrollide kontrolliplaani ja määrab

kontrolli teostamise eest vastutava

järelevalve eksperdi.

3 tp Tööülesanne

suunatud

2.6 Järelevalve

riskiekspert

Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist.

Vajadusel täiendab plaani või algatab

põhjendatud juhul tööplaani muutmise

(nt paikvaadeldavaid tegevusi ei toimu,

läbiviimine on plaani perioodil

ebamõistlik, projektis teostatakse audit

vms põhjendatud olukord).

Jooksvalt Vajadusel

täiendatud/

muudetud

kohapealsete

kontrollide

plaan

3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine

3.1 Järelevalve

ekspert või

projekti-

koordinaator

Järelevalve ekspert ja projekti-

koordinaator lepivad kokku, kes toetuse

saajat kohapealsest kontrollist teavitab.

Teavitab kontrollitavat kohapealse

kontrolli läbiviimisest e-kirja või

SFOS-i vahendusel ja lepib kokku

kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata

kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei

toimu või teavitatakse väga lühikese

etteteatamisega.

Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse

ning kohapealse kontrolli teostamisse

kaasatakse vajadusel ka ekspert.

Vähemalt 5

tp enne

kontrolli

teostamist

(va ette-

teatamata

kontroll)

E-kiri, kiri

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 214/240

214

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.2 Järelevalve

ekspert

Valmistab enne kohapealsesse kontrolli

minemist kontrolli ette, kaasab

ettevalmistamisse kontrollis osalevad

töötajad, sh edastab vajadusel projekti-

koordinaatorile ja/või kontrollis

osalejatele ettevalmistamisel tekkivad

küsimused ja/või korraldab koosoleku

tekkinud küsimuste lahendamiseks.

Eeltäidab kontrollakti, mis on aluseks

kontrolli teostamisel.

Kui projektile kohaldub

riskihindamisest tulenevalt

valimipõhine maksetaotluse kontroll,

teostab võimalusel kontrolli enne

kohapealset kontrolli ning fikseerib

tulemused kontrollaktis.

Enne

kontrolli

läbiviimist,

hiljemalt

koha-

pealsele

kontrollile

eelneval tp-l

Eeltäidetud

kontrollakt,

vajadusel

koosoleku

memo

3.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Osaleb kohapealse kontrolli

ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab

kaasa järelevalve eksperdil tekkinud

küsimuste lahendamisele.

Jooksvalt

vastavalt

vajadusele

3.4 Järelevalve

ekspert

Vastutab kohapealse kontrolli

teostamise eest. Fikseerib tuvastatud

asjaolud kirjalikult kontrollaktis.

Allkirjastab kontrollakti ning küsib

allkirja teiste läbiviija(te) ning toetuse

saaja esindaja poolt (olemasolu ja

nõusoleku korral).

Kohapealse

kontrolli

teostamise

päeval

Kohapealse

kontrolli

osalejate poolt

allkirjastatud

akt (digitaalne

või paberil)

3.5 Kohapealses

kontrollis

osaleja

(projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator/

ekspert)

Allkirjastab kontrollakti.

3.6 Järelevalve

ekspert

Kui kontrolli käigus tuvastatakse

nõuetele mittevastav olukord ja

puuduste kõrvaldamine on võimalik,

määrab kontrollaktis kontrollitavale

tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.

Üldjuhul

10tp, mida

põhjendatud

juhtudel on

võimalik

pikendada

Kontrollaktis

on määratud

tähtaeg

3.7 Järelevalve

ekspert

Kui nõuetele mittevastavust ei ole

võimalik kõrvaldada muul moel kui

ettekirjutuse või

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 215/240

215

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus

rikkumise kahtluse tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt TPK

3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2. 3.8 Järelevalve

ekspert

Lisab täidetud ja allkirjastatud

kontrollakti JIRAsse ja saadab TJ-le

kinnitamiseks.

1 tp jooksul

peale

kohapealse

kontrolli

teostamist.

Kui

tegemist on

rohkem kui

ühepäevase

koha-

pealsete

kontrollide

läbiviimise

perioodiga,

siis esimesel

võimalusel

Kohapealse

kontrolli akt

JIRA-s ja TJ-le

kinnitamiseks

saadetud

3.9 TAO riski-

juhtimise ja

järelevalve

Vaatab kontrollakti üle.

a) annab JIRA-s kinnituse ja

tagastab kontrolli teostajale

edasiste toimingute

teostamiseks. Menetlus jätkub

vastavalt punkti 3 alapunktile

3.10.

b) kui kohapealse kontrolli raames

tuvastati puudus, mis eeldab

mittevastavusmenetluse

alustamist ja kontrolli teostaja

mittevastavusmenetlusega ei

tegele, edastab vajadusel

juhtumi menetlemiseks teisele

järelevalve eksperdile.

Menetlus jätkub vastavalt

punkti 3 alapunktile 3.12.

3 tp jooksul

peale akti

saamist

Kinnitatud akt,

vajadusel akti

suunamine

järelevalve

eksperdile

3.10 Järelevalve

ekspert

Sisestab kontrolli tulemused koos

kontrollakti ja lisadokumentidega

SFOS-i. Saadab kontrolli tulemused

JIRAst TRO TJ-le ja projekti-

koordinaatorile teadmiseks.

2 tp

jooksul

pärast akti

kinnitamist

Kanded SFOS-

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 216/240

216

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg 3.11 Järelevalve

ekspert

Edastab kontrollakti SFOS postkasti

kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga.

2 tp

jooksul

pärast akti

kinnitamist

Teavitus

saadetud SFOS

postkasti kaudu

3.12 Järelevalve

ekspert

Kui kontrolli tulemusel anti

kontrollitavale puuduste

kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib

puuduste kõrvaldamise tähtaega.

Vajadusel saadab kontrollitavale

meeldetuletuse.

Kui kontrollitav ei täida määratud

järeltegevusi ja kui tegemist on

nõuetele mittevastavusega, jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja järelevalvemenetlusena

vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

Vastavalt

määratud

tähtajale

Kanded SFOS-

3.13 Järelevalve

ekspert

Kui kontrolli raames puuduseid ei

tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRAs.

Puudustega kohapealse kontrolli korral

edastab pärast puuduste kõrvaldamist

toetuse saajale teate menetluse

lõpetamisest ja lõpetab tööülesande

JIRAs

2 tp jooksul

TJ kinnituse

saamisest/

puuduste

kõrvalda-

misest

Kanne

kontrolli

plaanis,

vajadusel

teavitus toetuse

saajale

3.14 Järelevalve

riskiekspert

Analüüsib enne uue perioodi

kohapealsete kontrollide plaani

koostamist eelmise perioodi

kohapealsete kontrollide tulemusi ning

vajadusel teeb ettepankuid muude RÜ

kontrollide tõhustamiseks või TPK

muutmiseks.

Kord

poolaastas,

15.

septembriks

(periood

märts-

august) ja

15. märtsiks

(periood

september-

veebruar)

Vajadusel info

edastamine TJ-

le e-kirjaga

3.15 TAO riski-

juhtimise ja

järelevalve

Otsustab koostöös järelevalve

riskieksperdi ning teiste seotud TJ-de ja

TRO OJ-ga muudatusvajadused.

Vajadusel muuta TPK-d edastab info

TPK koostajatele muudatuste

sisseviimisega alustamiseks.

5 tp jooksul

analüüsi

saamisest

Vajadusel info

edastamine

TPK koostajale

e-kirjaga.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 217/240

217

3.2.4 Projekti aruannete kontrolli protsess (v.a prioriteetses suunas nr 13 „Tehniline

abi“ ja meetme tegevuses 14.2.1 „Euroopa abifond enim puudustkannatavate

isikute jaoks tehniline abi“)

75 SFOS saadab toetuse saajale automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast. 76 Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TATis, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast

TAT-i kinnitamist. Igal juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt

ühel korral projekti lõpparuande ja viimase väljamaksetaotluse menetlemise raames.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Vahe- ja lõpparuannete kontrollimine

1.1 Toetuse saaja Täidab vahe-või lõpparuande vormi.

Esitab vahe- või lõpparuande

vastavalt seatud tähtaegadele.75

Vastavalt

tingimustele

Aruanne

SFOS-s

1.2 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui toetuse saaja ei ole vahe- või

lõpparuannet tähtaegselt esitanud,

saadab meeldetuletuse.

5 tp tähtajast Kiri SFOS-s

1.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui toetuse saaja ei esita

meeldetuletuse järgselt vahe- või

lõpparuannet, hindab vajadust

algatada ettekirjutuse koostamise

protsess vastavalt TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.3 punkti 1 Ettekirjutuse

tegemise ja täitmise kontrollimine.

Vastavalt

vajadusele

1.4 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Vahe- või lõpparuande esitamisel

kontrollib aruande vormikohasust

ning esitatud andmete õigsust ja

täielikkust vastavalt TAT-is,

otsuses/lepingus sätestatud

tingimustele76 (seire)aruande

kontroll-lehe alusel. Veendub, et

projektile määratud meetme tegevuse

ülesed näitajad ja näitajate saavutatud

väärtused on raporteeritud vastavalt

näitajate metoodikale ning veendub,

et projekti näitajate saavutatud

väärtused on õiged ja usaldusväärsed.

Hindab vajadust erakorraliseks

kohapealseks kontrolliks vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 punkti

3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli

protsess punkti 2 alapunktile 2.5.

Seejuures kontrollib, kas rikkumise

kahtluse alusel menetlus (lisa

Üldjuhul 15

tp jooksul

aruande

saamisest või

vastavalt

TAT

tingimustele

Kontroll-leht

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 218/240

218

77 Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel

RA kommentaarid/märkused.

põhjendus kontroll-lehele) on

lõpetatud.

1.5 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta

tingimustele ning selles esineb

puudusi või täpsustamist vajavaid

asjaolusid77, koostab puuduste

kõrvaldamise teate ja edastab selle

toetuse saajale ning määrab tähtaja

puuduste kõrvaldamiseks.

10 tp,

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

üldjuhul kuni

10 tp

Kontroll-leht,

kiri SFOS-s

1.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui TATis on ette nähtud, teavitab

vajadusel tuvastatud puudustest

RA-d. Salvestab E-kirja RA-le SFOS-

i seire üldandmete lehel väljale

„Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili

lisamisel täidab kirjelduse lahtri.

3 tp jooksul E-kiri; E-kiri

SFOS-s

1.7 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui

selgitused ei ole piisavad, teeb

märkuse kontroll-lehele. Menetlus

jätkub rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

Vastavalt

alapunktis 1.4

toodud

tähtaegadele

Täiendatud

kontroll-leht

1.8 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

 Kui TAT näeb ette aruande

kooskõlastamist, hindamist

juhtkomisjoni või muu

institutsiooni poolt, siis:

 Edastab aruande

kooskõlastamist/ hindamist

läbiviivale institutsioonile;

 Teostab vajalikud toimingud

vastavalt TATile ja

kokkulepitud protseduuridele;

 Täiendab kontroll-lehte

lisades viite toimingule punkti

3. Muud kommentaarid;

 Laeb üles kooskõlastuskirja ja

muud seotud dokumendid

SFOS-i seire üldandmete

lehel väljale „Aruande RÜ

kontroll-leht;

 Puuduste korral palub TS-l

aruannet parandada;

Vastavalt

TAT

tähtaegadele

E-kiri,

Kontroll-leht,

Suunamine

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 219/240

219

 Veendudes aruande

kvaliteedis suunab aruande

projektikoordinaatorile.

1.9 Projekti-

koordinaator

Veendudes aruande kvaliteedis

kinnitab kontroll-lehe, sisestab

kontroll-lehe SFOS-i ja valib aruande

seisundiks „Kinnitatud“.

Vastavalt

alapunktis 1.4

toodud

tähtaegadele

Kinnitatud

kontroll-leht

1.10 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui väljamakse eelduseks on aruande

kinnitamine, jätkab menetlust

vastavalt TPK punktile TPK 3.

peatüki alapeatüki 3.2 punkti 3.2.1

Maksetaotluse menetlemise protsess

alapunktile 3.2.1.3.

Koheselt

aruande

kinnitamisest

MT kontroll-

leht

1.11 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui TAT näeb ette, teavitab RA-d

aruande kinnitamisest või edastab

kinnitatud aruande RA-le vastavalt TAT

tingimustele.

Kui teavitab RA-d vastavalt TAT

tingimustele e-kirja teel, siis salvestab E-

kirja RA-le SFOS-i seire üldandmete

lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“

ning faili lisamisel täidab kirjelduse

lahtri.

5 tp jooksul

kinnitamisest

E-kiri, E-kiri

SFOS-s

1.12 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

a) Kui kinnitas lõpparuande pärast

lõppmakset, siis märgib projekti

SFOS-s lõpetatuks andes projektile

lõpetatud seisundi.

b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse

pärast lõpparuande kinnitamist, kui

projekti viimane makse on seotud

FKO-ga, siis SFOS-is märgib

projekti lõpetatuks pärast seda, kui

rikkumise kahtluse alusel

menetlus(t)ega seotud FKO-d on

koostatud, allkirjastatud ja vastavad

tagastused on SFOSi sisestatud

ning tasaarveldus on tehtud.

2 tp jooksul

kinnitamisest

SFOS-s

projekt

lõpetatuks

märgitud

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

2. Järelaruannete kontrollimine

2.1 TJ Kui on nõutud järelaruande esitamine

pärast projekti lõppu, siis TJ

kontrollib, kas SFOS-s on märgitud

järelaruande eest vastutavad õiged

Iga aasta

lõpus

Muudatus-

kanne SFOSs

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 220/240

220

3.2.5 ESF andmekorje protsess ja seireandmete koondamine

ESF andmekorje sisendtabelite registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga

dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal. Ligipääsu õigus on antud andmete

töötleja(te)le (infospetsialist ja projektikoordinaator), vastava TRO talituse juhatajale ja TRO

juhatajale. Põhjendatud juhtudel laiendatud õiguste andmise korraldab TRO juhataja. ESF

andmekorje sisendtabelid esitatakse toetuse saaja poolt vajadusel krüpteeritult (eriliigilised

andmed) tavapäraselt e-kirja teel.

RTK ja toetuse saaja poolsed

kontaktisikud.

2.2 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui projektis on nõutud järelaruanne,

saadab õigeaegselt toetuse saajale

meeldetuletuse järelaruande

tähtaegseks esitamiseks.

Vähemalt 1

kuu enne

järelaruande

esitamise

tähtaega

Kiri SFOS-s

2.3 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kontrollib esitatud andmete õigsust ja

täielikkust vastavalt TAT-is või

otsuses/ lepingus sätestatud

tingimustele kontroll-lehe alusel.

Vastavalt

TAT-s

toodud

tähtaegadele

Kanne SFOS-

s; kontroll-

leht

2.4 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui järelaruandes esineb puudusi või

täpsustamist vajavaid asjaolusid,

teavitab toetuse saajat puudustest või

küsimustest ning määrab puuduste

kõrvaldamise või täiendava

informatsiooni esitamise tähtaja.

Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub

menetlus rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

10 tp,

lisandub

vastamiseks

määratud

tähtaeg

üldjuhul kuni

10 tp

Täiendatud

kontroll-leht;

kiri SFOS-s

2.5 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Kui järelaruandega esitatakse

näitajate uuendatud saavutustase,

veendub andmete õigsuses ja

usaldusväärsuses. Korrigeerib

infosüsteemis lõpparuandes toodud

näitajate saavutustaset ja lisab näitaja

märkustesse andmete korrigeerimise

põhjenduse.

- Kanne

SFOS-s

2.6 Projekti-

koordinaator/

teenuse-

koordinaator

Veendudes järelaruande kvaliteedis

täidab kontroll-lehe ja lisab SFOS-i.

Vastavalt

TAT-s

toodud

tähtaegadele

Kanne

SFOS-s;

kontroll-leht

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 221/240

221

RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja toetuse saajatele ESF andmekorje infopäevi,

mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele ja andmete

koondamisele.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. ESF andmekorje protsess

1.1 Info-

spetsialist

Saadab toetuse saajale andmete

õigeaegseks esitamiseks

meeldetuletuse ja lisab juurde antud

meetmele koostatud andmekorje

lühijuhendi.

Vajadusel nõustab toetuse saajat

andmekorje tabelite täitmisel ja

esitamisel.

Vähemalt 1

kuu enne

tähtaega.

E-kiri DHS-s

1.2

Toetuse

saaja

Esitab andmekorje tabelid e-kirjaga,

vajadusel krüpteeritud kujul.

Töötukassa esitab krüpteeritud

sisendtabelid enda

andmevahetuskeskkonna kaudu.

Kord

kvartalis

Sisendtabel

1.3

Andmefaili

saaja

Kui on vajalik ja andmefaili saajal on

õigus fail dekrüpteerida, dekrüpteerib

ja lisab failid piiratud juurdepääsuga

serverikettale. Kui andmefaili saaja ei

ole infospetsialist, teavitab

infospetsialisti sisendtabeli esitamisest.

1 tp jooksul

faili

saamisest

Dekrüpteeri-

tud

sisendtabel

piiratud

ligipääsuga

serverikettal;

e-kiri

1.4 Info-

spetsialist

Registreerib andmekorje sisendtabeli

DHS-i piiratud ligipääsuga ESF

andmekorje dokumendisarja.

1 tp jooksul

faili

saamisest

Registreeri-

tud dokument

DHS-s

1.5 Info-

spetsialist/

Projekti-

koordinaator

Kontrollib sisendtabelite

andmekvaliteeti. Veendub, et tabelis on

kõik lahtrid täidetud ja korrektsed.

Üldjuhul kontrollib projekti-

koordinaator andmete sisulist ja

infospetsialist tehnilist õigsust.

3 tp jooksul Kontrollitud

sisendtabelid

1.6 Info-

spetsialist/

Projekti-

koordinaator

Kui andmetes esineb puudusi, koostab

puuduste kõrvaldamise teate ja edastab

selle toetuse saajale koos kõrvaldamise

tähtajaga.

3 tp jooksul,

lisandub

vastamiseks

E-kiri DHS-s,

täiendatud

sisendtabeli

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 222/240

222

määratud

tähtaeg

fail DHS-i

registreeritud

1.7 Info-

spetsialist/

projekti-

koordinaator

Kui puuduste kõrvaldamine eeldab

sisendtabeli tagastamist toetuse saajale,

vajadusel krüpteerib tabeli serverikettal

ja edastab tabeli krüpteerituna.

1.8 Info-

spetsialist/

projekti-

koordinaator

Järelepäringu korral registreerib

vastava kirjavahetuse DHS-i piiratud

ligipääsuga ESF andmekorje

dokumendisarja. Menetlus jätkub

punkti 1 alapunkti 1.4 kohaselt.

1 tp jooksul

vastuse

saabumisest

Dokument

registreeritud

1.9 Info-

spetsialist

Koondab ja valmistab Statistikaametile

esitamiseks ette kontrollitud tabelid.

Teisendab Excelis esitatud andmed

CVS faili.

Hiljemalt 2 tp

enne aruande

esitamise

tähtaega

Statistikaame

tile

Ettevalmistat

ud ja esitatud

sisendtabelid

1.10 Info-

spetsialist

Laadib ja edastab CSV koondfaili

elektroonilise andmeedastuskanali

eSTAT kaudu Statistikaametile.

Laiendatud sisendtabeli edastab samuti

eSTAT kaudu Statistikaametile.

Vastavalt

andmekorje

tähtaegadele

Tabel

õigeaegselt

esitatud

1.11 Info-

spetsialist

Kui Statistikaamet küsib täpsustusi,

teostab vajalikud järeltegevused.

Vajadusel võtab toetuse saajaga

täpsustamiseks ühendust.

Vastavalt

vajadusele

E-kiri DHS-s

2. Rakenduskava elluviimise seirearuandes andmete koondamine

2.1 TJ/ Teenuse-

koordinaator

/TJ määratud

isik

Kui RA esitab vastava päringu,

koondab enda vastutusvaldkonnas

olevate meetmete ja projektide andmed

ja edastab RA-le vastava ülevaate

Vastavalt

vajadusele

E-kiri

2.2 TJ/ teenuse-

koordinaator

/TJ määratud

isik

Kui RA/RM RO esitab vastava

päringu, koondab ERFi prioriteetsetest

suundades 4 ja 5 abi saanud ettevõtete

andmed vastavalt seirejuhendis toodud

tabelile ning edastab RA-le või

kokkuleppeliselt otse RM RO-le

(teavitab andmete edastamisest ka RA-

d).

Vastavalt

seirearuande

koostamise

ajakavale

E-kiri

2.3 TJ/ teenuse-

koordinaator

/TJ määratud

isik

Kui RA/RM RO saadab rakenduskava

seirearuande andmed kontrollimiseks,

teostab vastavad kontrollitoimingud.

Vastavalt

seirearuande

koostamise

ajakavale

E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 223/240

223

3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess

Projektides, millele kohaldub tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi

kontroll analoogselt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 punktile 3.2.3 Tegevuste kohapealse kontrolli

protsess alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert valimi alusel

vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise

tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja tulemuste fikseerimiseks kasutatakse

järelkontrolli akti (TPK lisa 13).

Täiendavalt projekti tegevuste kestvusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli toetuse saajate üle Ametlike Teadaannete

elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste

kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV

korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku

kontaktasutuse järelevalve protsess osa Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning

SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid punkti 2 alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja

äriühingu kustutamishoiatuste kontroll.

3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

Riigiabi esinemise ja andmise analüüs toimub projekti elutsükli erinevates etappides. TAO

riigiabi analüüsi tegev jurist hindab koos teenusekoordinaatoriga riigiabi esinemist esmalt

toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel. TAO riigiabi analüüsi tegev

jurist tagab vajadusel suhtluse RM RRO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise

RAR-is. Meetme riskide hindamisel analüüsitakse riigiabi esinemist toetatavates tegevustes ja

määratakse riigiabi osas riskiskoor. Toetuse andmisel tehakse riigiabi esinemise detailanalüüs

projektidele vajaduspõhiselt, kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi. Projekti andmete

kajastamine RARi-s taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.1. Toetuste taotlemisega seotud protsessid punktist 3.1.2 Taotluste menetlemise

protsess kuni punktini 3.1.4 Otsustusprotsess ja alapeatüki 3.2 Kontrollitoimingutega seotud

protsessid punktis 3.2.1. Maksetaotluse menetlemise protsess. Läbi riskide hindamise

otsustatakse riigiabi analüüsi tegeva juristi kaasamine. TAO riigiabi analüüsi tegev jurist nõustab

vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele RE.2.1.4 „Hajaasustuse programm.“, RE.2.2.2

„Kagu-Eesti spetsialistide eluasemete toetusmeede“, RE.2.3 „Kohaliku omaalgatuse

programm“ ja RE.2.1.3 „Noored Setomaale programm“.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument/

kontrollijälg

1. Riigiabi analüüs meetme riskide hindamisel

1.1 Teenuse-

koordinaator

Riigiabi esinemise hindamiseks

kaasab uue meetme disainimisel või

olemasoleva meetme või

riskihinnangu muutmisel TAO

järelevalve riskieksperdi, TAO

Vastavalt

vajadusele

Meetme

riskide

hindamise

kaardistus

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 224/240

224

riigiabi analüüsi tegev juristi ja

vajadusel TAO ärianalüütiku.

1.2 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Kui TAT sisaldab eriliigilist abi,

analüüsib toetavaid tegevusi ja

lubatud abiliike ning hindab

millistel tingimustel eriliigiline abi

esineb.

Vastavalt

teenuse-

koordinaatori

riskieksperdiga

kokkulepitud

ajakavale

Memo

1.3 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Kui TAT toetatava tegevuse osas on

riigiabi/VTA esinemine võimalik

välistada, koostab kokkulepitud

vormis memo, kas ning millistel

tingimustel ja põhjustel riigiabi

esineb/ei esine. Olemasoleva

meetme muutmisel tagab varasemalt

koostatud memos toodud

põhjenduste kehtivuse, vajadusel

korrigeerib memo. Allkirjastab

memo.

Täiendatud ja

allkirjastatud

memo

1.4 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Edastab allkirjastatud memo

teenuse- koordinaatorile, TRO TJ,

TAO järelevalve riskieksperdile ja

TAO ärianalüütikule.

E-kiri

1.5 Teenuse-

koordinaator

Tutvub memoga ja salvestab selle

TRO meetmepõhisesse serveriketta

kausta.

3 tp jooksul

memo

saamisest

Dokument

serverikettal

1.6 Teenuse-

koordinaator

Edastab memo toetusskeemiga

seotud projektikoordinaatoritele

tutvumiseks.

1 tp E-kiri

1.7 Teenuse-

koordinaator

Lisab koostöös TAO

ärianalüütikuga asjakohased

kontroll-küsimused vastavusnõuete

kontroll-lehtedele. Vajadusel

konsulteerib TAO riigiabi analüüsi

tegeva juristiga.

Enne

taotlemise

avanemist

Täiendatud

kontroll-lehe

vorm

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument/

kontrollijälg

1.8 Teenuse-

koordinaator

Meetmespetsiifilised kontroll-lehed

edastab kinnitamiseks TRO OJ-le.

2 tp jooksul

valmimisest

Kontroll-leht

DHS-s

1.9 TRO OJ Kinnitab meetmespetsiifilised

kontroll-lehed.

2 tp jooksul Allkirjastatud

kontroll-lehed

DHS-s

1.1

Teenuse-

koordinaator

Edastab JIRA-s õigeaegselt TAO

ärianalüütikule kinnitatud

2 tp jooksul

peale

rakendus-

Tööülesanne

JIRA-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 225/240

225

vastavusnõuete kontroll-lehe vormi

SFOS-s seadistamiseks.

dokumentide

kinnitamist

1.1

Teenuse-

koordinaator

Meetme elluviimise käigus hindab

vajadust meetme riskide kaardistuse

muutmiseks ja ümberhindamise

algatamist vastavalt punkti 1

alapunktile 1.1. Kui on vaja meetme

riskide kaardistust muuta, siis teavitab

sellest TJ-t ja järelevalve riskieksperti

e-kirja teel.

Vastavalt

vajadusele

e-kiri

2. Riigiabi analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel

2.1 Projekti-

koordinaator

Teostab taotleja ja taotluse

vastavusnõuete kontrolli vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatükile 3.1

Toetuste taotlemisega seotud

protsessid. Kui projekti tegevused

vastavad TAO riigiabi analüüsi

tegeva juristi koostatud memos

toodud tingimustele ja veendub, et

projektis riigiabi ei esine, teeb

vastava märke kontroll-lehele ja

lisab märkustesse viite juristi

koostatud memole.

Vastavalt TAT

tähtaegadele

Täidetud

kontroll-leht

2.2 Projekti-

koordinaator

Kui projekti tegevused ei vasta

memos toodud tingimustele või

kahtleb hinnangu andmises, saadab

projekti andmed TAO riigiabi

analüüsi tegevale juristile riigiabi

esinemise detailanalüüsi

koostamiseks.

Täiendatud

kontroll-leht,

e-kiri

2.3 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Analüüsib projekti eesmärki,

tegevusi ja planeeritud kulude

vastavust riigiabi andmise

tingimustele ja abiliigi nõuetele.

10 tp Täidetud

kontroll-leht

2.4 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Vajadusel konsulteerib projekti-

koordinaatori, RM RROga ja TAO

riigiabi eksperdiga.

2.5 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Kui tuvastab riigiabi/VTA, vastab

ettenähtud kontroll-küsimustele

vastavalt RM RRO kontroll-lehele.

2.6 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Allkirjastab riigiabi/VTA kontroll-

lehe ja edastab projekti-

koordinaatorile.

e-kiri

2.7 Projekti-

koordinaator

Tutvub juristi koostatud analüüsi ja

järeldustega ning lisab juristi

koostatud kontroll-lehe projekti

juurde SFOS-i.

3 tp Kontroll-leht

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 226/240

226

2.8 Projekti-

koordinaator

Vastavalt juristi koostatud

analüüsile muudab vajadusel

projekti andmeid ja/või eelarvet

SFOS-s ning teavitab toetuse

taotlejat riigiabi analüüsi

tulemustest.

Vastavalt

taotluse

menetlemise

tähtaegadele

Kanded

SFOS-s

2.9 Projekti-

koordinaator

Toetuse rahuldamise otsuse

muutmise avalduse korral analüüsib

muutmise vastavust juristi koostatud

dokumentidele. Vajadusel

konsulteerib TAO riigiabi analüüsi

tegev juristiga või algatab uuesti

detailanalüüsi koostamise.

Vastavalt

vajadusele ja

TAT

tähtaegadele

Täidetud

kontroll-leht,

kanded SFOS-

muutmisotsus

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub

järelevalvemenetlusena.

Meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“

elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui

EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIFi, selgitamaks

välja põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele,

lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2). Tuvastatud rikkumise korral on

eelduslik, et MKM esitab EIFile kahjunõude.

Meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping ei ole seega tavapärane siseriiklikule

õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu

uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK rikkumise tuvastamisel toetuse saajale finantskorrektsiooni

otsust. Viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva punkti alapunktist 3 alates, mis käsitleb

finantskorrektsiooni menetlemise protsessi. EIFiga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l

kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise reeglitepärasust,

rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKMi ja koostab rikkumisaruande SFOSis ning jälgib

kaasuse lahenduskäiku, fikseerides lõpptulemuse.

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine

1.1. Teenuse-

koordinaator,

projekti-

koordinaator,

järelevalve

ekspert78

Kui nõuetele mittevastavust on

võimalik mõistliku aja jooksul

kõrvaldada, koostab toetuse saajale

ettekirjutuse kohustuse või nõude

täitmata jätmisel rikkumise

lõpetamiseks ja rikkumise

5 tp jooksul

peale

nõuetele

mitte-

vastavuse

tuvastamist

Ettekirjutuse

eelnõu, e-kiri

78 Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve

ekspert.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 227/240

227

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

(edaspidi

ettekirjutuse

koostaja)

tagajärgede kõrvaldamiseks,

määrates selleks vajalikud

toiminguid ja nende täitmise tähtaja

(STS § 42 lg 2 p 3). Vajadusel

kooskõlastab ettekirjutuse juristiga.

1.2 Ettekirjutuse

koostaja

Ettekirjutuse koostamisel arvestab

haldusmenetluse seaduses

kirjeldatud menetlusosalise

selgituste andmise ja ärakuulamise

põhimõttega – saadab toetuse

saajale ettekirjutuse eelnõu

tagasiside saamiseks.

1 tp jooksul,

vastamiseks

määratud

tähtaeg

üldjuhul 5 tp

kiri SFOS-s

1.3 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike

tõendusmaterjalidega.

5 tp Kiri SFOS-s

1.4 Ettekirjutuse

koostaja

Analüüsib esitatud selgitusi,

vajadusel kaasab asjakohaseid

eksperte, sh konsulteerib vajadusel

järelevalve eksperdiga79 rikkumise

asjaolude hindamiseks.

2 tp e-kiri

1.5 Ettekirjutuse

koostaja

Kui saadud selgitustele tuginedes

langeb rikkumine ära, lõpetab

menetluse ja teavitab sellest toetuse

saajat.

1 tp Kiri SFOS-s

1.6 Ettekirjutuse

koostaja

Rikkumise puhul vajadusel

täpsustab ettekirjutust ja edastab

selle allkirjastamiseks TJ-ile.

1 tp Täiendatud

ettekirjutus

1.7 TJ Allkirjastab ettekirjutuse. 2 tp Kanne DHS-s

1.8 Ettekirjutuse

koostaja

Edastab ettekirjutuse toetuse saajale

SFOS-i kaudu, võimalusel teeb

SFOS-s muud asjakohased kanded.

1 tp Kiri ja kanded

SFOS-s,

1.9 Ettekirjutuse

koostaja

Kontrollib ettekirjutuste täitmist

vastavalt seatud tähtaegadele.

Võimalusel kannab info

ettekirjutuse täitmise kohta SFOS-i,

muul juhul säilitab info võrguketta

kaustas.

Vastavalt

ettekirjutuses

määratud

tähtaegadele

Kanne SFOS-

s, dokument

võrguketta

kaustas

1.10 Ettekirjutuse

koostaja

Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata

jätmisel määrab võimalusel uue

tähtaja.

Kui tähtaja pikendamine ei ole

tulenevalt rikkumise sisust võimalik

või kui pikendatud tähtajaks ei ole

Jooksvalt,

vastavalt

vajadusele

Kiri ja kanded

SFOS-s

79 Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes

tegeleb rikkumiste analüüsi ja finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 228/240

228

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

toetuse saaja rikkumise tagajärgede

kõrvaldamiseks vajalikke

toiminguid teostanud jätkub

protsess nõuetele mittevastavuse

menetlusena (antud punkti järgmine

protsess).

2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine

2.1. Teenuse-

koordinaator,

projekti-

koordinaator,

TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

TJ,

hankeekspert,

järelevalve

ekspert, TAO

riigiabi

analüüsi tegev

jurist,

Kui on tuvastatud rikkumise

kahtlus, teavitab kahtluse avastaja

tekkinud asjaoludest TAO

riskijuhtimise ja järelevalve TJ ning

projekti eest vastutavat projekti-

koordinaatorit.

Viib vajadusel läbi kohapealse

tegevuste kontrolli ja esitab

vajadusel toetuse saajale

järelepäringu asjaolude

täpsustamiseks. Konsulteerib

järelevalve eksperdiga otsustamaks

järelevalvemenetluse algatamise.

Vajadusel kaasab arutellu TAO

juristi ning TAO riskijuhtimise ja

järelevalve TJ.

Kui arutelu tulemusel jõutakse

järeldusele, et nõuetele

mittevastavus võib esineda, edastab

info TAO riskijuhtimise ja

järelevalve TJ-le.

Koheselt

mitte-

vastavuse

kahtluse

tuvastamisest

E-kiri,

otsesuhtlus

2.2 Teenuse-

koordinaator,

projekti-

koordinaator,

TJ,

hankeekspert,

järelevalve

ekspert,

järelevalve

riskiekspert,

Kui rikkumise kahtlusel on pettuse

kahtluse või kuriteo tunnused, siis

teavitatakse e-kirjaga TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajat.

Kui e-kirja teel teavitamine pole

juhtumi asjaolusid arvestades

mõistlik või võimalik, kutsub

rikkumise kahtluse tuvastaja või

tema vahetu juht asjaolude

selgitamiseks kokku koosoleku.

Koheselt

pettuse

kahtluse

tuvastamisest

E-kiri

2.3 TAO riigiabi

analüüsi tegev

jurist

Tuvastades TPK 3. peatüki

alapeatüki 3.2.

Kontrollitoimingutega seotud

protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja

Koheselt

mitte-

vastavuse

Riigiabi

analüüs

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 229/240

229

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

vähese tähtsusega abi andmise

kontrolli protsessi raames riigiabi

analüüsi teostamisel rikkumise,

edastab analüüsi TAO riskijuhtimise

ja järelevalve TJ-le

järelevalvemenetluse algatamiseks

vastavalt punkti 2 alapunktile 2.1.

kahtluse

tuvastamisest

2.4 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Annab tööülesande konkreetsele

järelevalve eksperdile.

Pettuse kahtluse või kuriteo

tunnusega rikkumise korral teeb

otsuse, kas teavitada kuriteo või

pettuse kahtlusest asjaomaseid

uurimisorganeid (PPA jne).

3 tp jooksul

info

saamisest

Suunamine

infosüsteemis/

e-kiri uurimis-

organile

2.5 Järelevalve

ekspert

Kui rikkumise kahtluse asjaolud on

selged (nt arutatud varasemalt

mittevastavuse tuvastajaga läbi,

fikseeritud kontrollaktis vmt),

alustab järelevalvemenetlust.

Koostab järelevalvemenetluse

algatuskirja, mille edastab toetuse

saajale SFOS postkasti kaudu ning

sisestab SFOS-i rikkumise aruande.

10 tp jooksul

tööülesande

saamisest

E-kiri, kanne

SFOS-s

2.6 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Kinnitab SFOS-s rikkumise

aruande. Kui aruandes on puudusi,

saadab aruande täiendamiseks

tagasi, teavitades paranduste

tegemise vajadusest. Peale

paranduste tegemist kinnitab

aruande.

2 tp jooksul Kanne SFOS-s

2.7 Järelevalve

ekspert

Analüüsib tuvastatud rikkumise

kahtlust järelevalvemenetluse

raames ja vajadusel konsulteerib

erinevate osapooltega arutamaks

rikkumise kahtluse asjaolusid,

finantskorrektsiooni võimaliku

vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel

koostab koosoleku kohta memo.

Järelevalve-

menetluse

kestus 90

kalendri-

päeva

E-kiri, memo,

aruanne

SFOS-s

2.8 Järelevalve

ekspert

Küsib toetuse saajalt vajadusel

täiendavat informatsiooni

veendumaks kõigis rikkumise

kahtlusega seotud asjaoludes ning

tegevuste ja kulude võimalikus

mitte-abikõlblikkuses.

Vastavalt

vajadusele

Kiri SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 230/240

230

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

2.9 Toetuse saaja Esitab selgitused koos võimalike

tõendusmaterjalidega.

Tavapäraselt

10 tp jooksul

päringu

saamisest

Kiri SFOS-s,

tõendus-

materjal

2.10 Järelevalve

ekspert

Analüüsib esitatud selgitusi ning kui

need on piisavad, koostab rikkumise

asjaolude äralangemisel memo, kus

toob välja kaalutluse, asjaolud jm

olulise info ning lõpetab SFOS-s

rikkumise aruande. Vajadusel

konsulteerib enne memo koostamist

TAO juristiga rikkumise

äralangemise põhjendatust.

Vahetult

pärast toetuse

saaja vastust

järelevalve-

menetluse

raames

Memo

2.11 Järelevalve

ekspert

Edastab esmalt rikkumise asjaolude

äralangemisel memo e-maili teel või

JIRA kaudu TRO koordinaatorile,

TAO juristile ja seejärel TAO

riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le

kooskõlastamiseks.

Lisab rikkumise kahtluse

äralangemise memo SFOS-i

(hangetega seotud juhtumite memo

hangete kontrolli moodulisse).

Memo SFOS-s

2.12 Järelevalve

ekspert

Teavitab TRO TJ, projekti-

koordinaatorit edastades rikkumise

kahtluse äralangemise memo

koordinaatorile ja TRO TJ-le

teadmiseks.

E-kiri koos

memoga

2.13 Projekti-

koordinaator

Saades eksperdilt teavituse

rikkumise puudumise kohta, lisab

rikkumise kahtluse äralangemise

memo SFOS-i kuludokumendi või

hanke juurde ja saadab kulu

maksmisele.

3 tp jooksul

teavitusest

Kanne SFOS-s

2.14 Järelevalve

ekspert

Saadab teavituse

järelvalvemenetluse lõpetamise

kohta toetuse saajale.

3 tp jooksul

pärast

lõpetamisest

Kiri SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 231/240

231

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi FKO) koostamine või selle koostamata jätmine80

ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine

riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames

3.1 Järelevalve

ekspert

Kui toetuse saaja selgitused ei ole

piisavad või selgitusi ei esitatud,

alustab finantskorrektsiooni otsuse

eelnõu koostamist. Vajadusel

kutsub kokku koosoleku vastavalt

punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga

seotud rikkumise korral küsib

riigiabi sisendi TAO riigiabi

analüüsi tegevalt juristilt.

Jooksvalt

järelevalve-

menetluse

raames

Kanne SFOS-

s; E-kiri

3.2 Järelevalve

ekspert

Kuni 1000 euro mitteabikõlbliku

kuluga rikkumise puhul analüüsib

võimalust jätta FKO tegemata,

vajadusel konsulteerib juristiga. Kui

FKO jääb tegemata, siis koostab

asjaolust memo, sisestab tagastuse

koos memoga infosüsteemi SFOS ja

märgib liigiks „finantskorrektsioon“

(jääb infosüsteemis laekumata

seisundisse), teavitab toetuse saajat

ja projektikoordinaatorit ning

lõpetab infosüsteemis rikkumise

aruande. Menetlus toimub vastavalt

punkti 2 alapunktile 2.10.

Jooksvalt81

järelevalve-

menetluse

raames

Kiri SFOS-s,

kanded SFOS-

s, memo, e-

kiri

3.3 Järelevalve

ekspert

Koostab FKO eelnõu vastavalt STS

§ 45 lõikele 1.

Riigiabiga seotud FKO korral

tugineb otsuse koostamisel punkti 2

alapunkti 2.3 TAO riigiabi analüüsi

tegeva juristi analüüsile.

Otsuse eelnõu koostamisel

kontrollib vastavalt KAMIN juhendi

p. 11, et FKO tegemise asjaolud on

kirjeldatud, protsendi alusel

finantskorrektsiooni arvutamisel on

kohaldatud õiget protsendimäära ja

arvutuse aluseks olev summa on

Jooksvalt82

järelevalve

menetluse

raames

Kiri SFOS-s, ,

memo, FKO

eelnõu,

80 Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt.

HMS § 35 lg 1 punktile 2 kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk

otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud

kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel

peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist. 81 FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4). 82 FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 232/240

232

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

korrektne, arvutatud

finantskorrektsiooni summa ja

alusetult makstud toetuse

mitteabikõlblik summa on

korrektne, arvutuste aluseks on

õiged nii ELi toetuse kui

omafinantseeringu proportsioonid.

3.4 Järelevalve

ekspert

Edastab FKO eelnõu

kontrollimiseks TAO juristile.

1 tp jooksul

valmimisest

E-kiri

3.5 TAO jurist Kontrollib kas FKO eelnõus või

memos:

1) esinevad finantskorrektsiooni

tegemise või rikkumise lõpetamise

asjaolud;

2) finantskorrektsiooni

rakendamisel protsendi alusel on

protsendimäär kaalutletud, sh

rakendatud õiguslikud alused on

korrektsed.

3) vajadusel täiendab eelnõud, sh

lisab asja- ja ajakohase

kohtupraktika.

Tagastab kontrollitud memo või

FKO eelnõu järelevalve eksperdile.

5 tp E-kiri

3.6 Järelevalve

ekspert

Edastab FKO eelnõu

kontrollimiseks projekti-

koordinaatorile.

1 tp jooksul E-kiri

3.7 Projekti-

koordinaator

Kontrollib, kas FKO eelnõus

kajastatud finantsandmed

(mitteabikõlblik kulu, toetuse ja

omafinantseeringu proportsioon,

tegevuse nimetus, maksetaotluste

numbrid, arvutuse aluseks olevad

summad ja arvutused jm olulised

andmed) on korrektsed.

Saadab kontrollitud FKO eelnõu

tagasi järelevalve eksperdile.

3 tp E-kiri

3.8 Järelevalve

ekspert

Edastab FKO eelnõu

kooskõlastamiseks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale

1 tp jooksul E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 233/240

233

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.9 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Kooskõlastab FKO eelnõu ja saadab

kontrollitud FKO eelnõu tagasi

järelevalve eksperdile.

2 tp jooksul E-kiri

3.10 Järelevalve

ekspert

Esitab FKO eelnõu toetuse saajale

omapoolsete seisukohtade

esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2

p 3, määrates vastamise tähtaja

(maksimaalselt 14 kalendripäeva)

infosüsteemi vahendusel.

Koheselt

pärast eelnõu

valmimist

Kiri SFOS-s,

e-kiri

3.11 Toetuse saaja Esitab omapoolsed seisukohad

(vajadusel esitab täiendava

tõendusmaterjali vms).

RÜ määratud

tähtajaks

Kiri SFOS-s,

e-kiri,

tõendus-

materjal

3.12 Järelevalve

ekspert

Analüüsib esitatud selgitusi,

kaasates vajadusel asjakohaseid

eksperte, põhjendatud juhul lõpetab

menetluse vastavalt punkti 2

alapunktile 2.10.

Rikkumise menetluse jätkumisel

täiendab toetuse saaja poolt esitatud

info alusel otsuse eelnõud.

Vajadusel saadab täiendatud eelnõu

TAO juristile vastavalt punkti 3

alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued

asjaolud, millest lähtuvalt tuleb

FKO eelnõud oluliselt muuta,

edastab muudetud eelnõu veel kord

kommenteerimiseks toetuse saajale,

määrates vastamise tähtaja (vt

menetlust punkti 3 alapunktis 3.10),

mis on lühem kui esmakordselt

eelnõu tutvumiseks saatmisel

(soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp).

Esimesel

võimalusel

pärast toetuse

saajalt

tagasiside

saamist

järelevalve-

menetluse

raames

Memo, e-kiri,

FKO, kiri

SFOS-s

3.13 Järelevalve

ekspert

Kui FKO eelnõud ei muudeta, esitab

selle kooskõlastamiseks projekti-

koordinaatorile, TAO juristile, TRO

TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja

järelevalve TJ-le ning

allkirjastamiseks TRO OJ-le või

TAO OJ-le83. Lisab töövoo

teadmiseks TRO projekti-

Kanne DHS-s

83 Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale (kahepoolsete suhete fond, tehniline abi) võib olla FKO

allkirjastajaks TAO juhataja.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 234/240

234

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

koordinaatorile. Kui tegemist on

hankerikkumist sisaldava FKOga,

siis lisab töövoo teadmiseks ka TAO

riigihangete kontrollüksuse juhile.

3.14 Projekti-

koordinaator,

TAO jurist,

TRO TJ, TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Kooskõlastab FKO. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

3.15 TRO OJ/TAO

Allkirjastab FKO. 3 tp jooksul Allkirjastatud

FKO

3.16 Järelevalve

ekspert

Edastab allkirjastatud FKO SFOS

postkasti kaudu toetuse saajale.

Veendub, et toetuse saaja saab

otsuse kätte. Vajadusel küsib

kättesaamise kohta kinnitust. Juhul

kui kättetoimetamises on võimalik

kahelda, edastab FKO toetuse saaja

äriregistrisse kantud elektronposti

aadressile.

Kui FKO (sh. alla 1000 euro

juhtumid) on tehtud TAT käskkirja

osas, siis saadab otsuse koopia e-

kirjaga vastavale RA-le. Muul juhul

saadab RA-le otsuse kokkuleppel.

RA-le võib FKO-de info saata

kokkuleppeliselt ka teatud pikema

ajavahemiku tagant, koondades

mitme FKO info.

2 tp jooksul Kiri SFOS-s

3.17 Järelevalve

ekspert

Sisestab tagastuse andmed SFOS-i

ja täiendab rikkumise aruannet.

10 tp jooksul

otsuse all-

kirjastamisest

Kanded

SFOS-s

3.18 Järelevalve

ekspert

Kui FKO-ga mitteabikõlblikuks

loetud summa on väiksem kui MT-

st rikkumise kahtluse tõttu kinni

peetud/välja võetud summa, annab

projektikoordinaatorile teada, et

kulu abikõlbliku osa võib toetuse

saajale välja maksta.

Kui FKO puudutab ka menetluses

olevat MT-d, milles rikkumise

Koheselt E-kiri

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 235/240

235

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

seotud kulusid pole kinni peetud,

teavitab projektikoordinaatorit, mis

summa või milline

korrektsioonimäär tuleb

rikkumisega seotud kulust MT-s

kinni pidada.

3.19 Projekti-

koordinaator

Eksperdilt teavituse saamisel jätkab

MT menetlemist, pidades MT-st

kinni rikkumise tõttu

mitteabikõlblikuks muutunud osa

või edastab väljamaksmisele MT-st

välja võetud kulu abikõlbliku osa.

Kui FKO-ga tunnistatakse

mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga

seotud kulud, edastab FKO E-kirja

teel TRO infospetsialistile/teenuse-

koordinaatorile RARi kande

tegemiseks

Menetlus

jätkub teate

saamisest

Märge

kontroll-lehel,

e-kiri; kanded

SFOS-s.

3.20 Infospetsialist/

Teenuse-

koordinaator

Kui FKO-ga tunnistatakse

mitteabikõlblikuks riigiabi/VTA-ga

seotud kulud, vähendab RAR-is

rikkumise ulatuses abi andmise

summat.

Koheselt Kanne

infosüsteemis

(RAR)

3.21 Järelevalve

ekspert

Saades projektikoordinaatorilt info,

et menetluses olev MT sisaldab

rikkumisega seotud uusi kulusid,

millega peab kaasnema eelarve

vähendamine ja mille kohta on

varasemalt juba FKO tehtud,

sisestab MT vähendatud

mitteabikõlblike kulude ulatuses

SFOS-i tagastuse ja uuendab

rikkumise aruannet.

Jooksvalt 5tp

jooksul

teavituse

saamisest

Kanne SFOS-s

3.22 Järelevalve

ekspert

Analüüsib 2 korda aastas lõpetamata

rikkumiste aruandeid.

Kui rikkumise menetlust ei saa

lõpetada, ajakohastab rikkumise

aruandes kajastatud info ning

saadab aruanded TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse

TJ-le kinnitamiseks.

2x aastas

(tähtajaga

31.05 ja

30.11)

Kanded

SFOS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 236/240

236

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine,84 tasaarveldus ja tagasilaekumine85

4.1 Järelevalve

ekspert

Peab arvestust FKO tähtaegade ja

tagasilaekumata summade üle,

vajadusel suhtleb kinnituse

saamiseks RTK raamatupidajaga.

Jooksvalt Tagasimakse

konto

väljavõte, e-

kiri

4.2 Toetuse saaja Maksab FKO-s nimetatud

tagasimaksmisele kuuluva toetuse

tagasi.

Kui lähtuvalt makseraskustesse

sattumisest ei ole võimalik korraga

FKO-s märgitud summat tagastada,

esitab põhjendatud avalduse

tagasinõutava summa ajatamise

kohta.

60 kp jooksul

otsuse

kehtima

hakkamise

päevast

arvates,

2007-2013

perioodi

projektide

puhul 90 kp

Kanne e-

riigikassasse,

avaldus

4.3 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Märgib infosüsteemis tagastuse

„tasutuks“.

Lisab RTK raamatupidajalt saadud

info laekunud summa kohta SFOS-i

ja edastab info tagastuse sisestanud

järelevalve eksperdile ning projekti-

koordinaatorile.

Kande teeb

10 tp jooksul

tagasimakse

laekumisest;

Tagasikanne

meetme

tegevuse

kontole,

kanded

SFOS-s

4.4 Järelevalve

ekspert

Kui vahendid ei ole laekunud

tähtaegselt, edastab meeldetuletuse

projekti kontaktisikule.

Hiljemalt 2 tp

jooksul

tähtaja

saabumisest

Kiri SFOS-s

4.5 Järelevalve

ekspert

Kui toetuse saaja on esitanud

tagasimaksmisel oleva summa

ajatamiseks avalduse, hindab

ajatamise põhjendatust ja vajadusel

küsib täiendavaid infot, mis tõendab

makseraskustesse sattumist.

Kui toetuse saaja on taotlenud

ajatamist rohkem kui 12 kuud,

kooskõlastab selle enne nõustumise

otsuse andmist TAO riskijuhtimise

ja järelevalve TJ-ga. Koostab

ajatamisega nõustumisel FKO

muutmise või mittenõustumise

otsuse ning esitab selle

Ajatamisega

nõustumise

või mitte-

nõustumise

kirja kavandi

koos-

kõlastamise

algatamine

DHSis 5 tp

jooksul

ajatamise

taotluse

saamisest

Otsuse eelnõu

84 Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole

laekunud tähtaegselt teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust. 85 Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles

märgitud tagasimaksmise tähtpäevaga.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 237/240

237

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

kooskõlastamiseks ja

allkirjastamiseks vastavalt punkti 3

alapunktile 3.13.86 Menetlus jätkub

viidatud punktide kohaselt.

4.6 Järelevalve

ekspert

Kui ajatatud tagasimakse korral ei

tasu toetuse saaja osamakseid

ajatamiskava kohaselt, kaalub

toetuse tagasimaksmise ajatamise

rahuldamise otsuse kehtetuks

tunnistamist, vormistades otsuse

toetuse tagasimaksmiseks 30

kalendripäeva jooksul. Enne otsuse

kehtetuks tunnistamist annab

toetuse saajale võimaluse hilinenud

osamakse tasumiseks.

Edastab otsuse kooskõlastamiseks

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse TJ-le ja allkirjastamiseks

TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus

jätkub punkti 3 alapunkti 3.13

kohaselt.

Kui

tagasimakse

tähtpäevast

on möödunud

rohkem kui 5

Kiri/meeldetul

etus SFOS-s,

e-kiri

4.7 Järelevalve

ekspert

Kui toetuse saaja ei maksa

tagasinõutud toetust tagasi

tagasimaksmise tähtpäevaks (ega

tagasinõutavat summat ei ole

võimalik tasaarveldada MTga),

annab FKO sundtäitmisele

(kohtutäiturile) täitemenetluse

seadustikus sätestatud korras,

arvestades HMS ja riigiasutusest

toetuse saajale kohalduvaid erisusi.

Enne sundtäitmiseks esitamist

saadab toetuse saajale

meeldetuletuse tasumise tähtaja

saabumisest, andes toetuse saajale

täiendava võimaluse (tähtaeg 2-3

tööpäeva) laekumata toetus tagasi

maksta. Kui toetuse saaja ei

reageeri, siis antakse nõue

sundtäitmisele.

Kui

tagasimakse

tähtpäevast

on möödunud

rohkem kui 5

Kiri SFOS-s,

e-kiri

5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine

86 RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada toetuse saaja põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3, kui

korraga maksmine seab toetuse saaja olulisel määral makseraskustesse.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 238/240

238

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

5.1 Vabatahtlik tagastus

5.1.1 Toetuse saaja Teavitab kirjalikult rakendusüksust,

et talle on hüvitatud mitteabikõlblik

kulu ja annab teada soovist

tagastada vahendid vabatahtlikult.

Jooksvalt Kiri SFOS-s

5.1.2 Projekti-

koordinaator

Teavitab TAO riskijuhtimise ja

järelevalve TJ vabatahtliku

tagastuse avalduse esitamisest.

2 tp jooksul

kirja

saamisest

E-kiri

5.1.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Annab vabatahtliku tagastusega

seotud tööülesande konkreetsele

järelevalve eksperdile.

2 tp jooksul

teate

saamisest

Tööülesanne

5.1.4 Järelevalve

ekspert

Kontrollib vabatahtliku tagastuse

kohustuslike tingimuste täitmist ja

üheaegset esinemist:

1. TS avastab ise, et on

maksetaotluse andmete

esitamisel eksinud;

2. TS on sellest omal algatusel

RÜ-d teavitanud;

3. toetus on välja makstud;

4. TS on nõus toetuse 10

tööpäeva jooksul tagastama

5. RÜ on nõus vabatahtliku

tagastamisega.

Hindab kas esinevad kõik

vabatahtliku tagastuse tingimused

(sh ei ole makse osas, milles

mitteabikõlblike kulud esinevad,

algatatud auditeerimist) ning kas

toetuse saaja poolt välja toodud

korrektsiooni maht on asjakohane

(sh veendub, et kas kõik

mitteabikõlblikud kulud on sisse

arvatud). Vajadusel küsib projekti-

koordinaatorilt ja toetuse saajalt

täiendavat infot, et otsustada, kas

tegemist on toetuse vabatahtlikult

tagastamise olukorraga.

10 tp

ülesande

saamisest

E-kiri

vabatahtliku

tagastuse

nõustumise

või mitte-

nõustumise

kohta, kiri

SFOS-s

5.1.5 Järelevalve

ekspert

Koostab ja vajadusel kooskõlastab

juristiga vabatahtliku tagastuse

nõustumise või mittenõustumise

ning edastab selle kirjaga

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 239/240

239

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

infosüsteemist toetuse saajale,

teadmiseks projektikoordinaatorile.

Nõustumisel analüüsib võimalust

tagastuse tasaarveldamiseks või

määrab TS-le vahendite tagastamise

tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest

arvates. Sisestab vabatahtliku

tagastuse infosüsteemi SFOS.

Edastab tasaarvelduse teostamiseks

info projektikoordinaatorile.

Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt

mittelaekumisel saadab toetuse

saajale meeldetuletuse.

Tagasimakse mittelaekumisel

jätkub protsess rikkumise kahtluse

tuvastamise ja

järelevalvemenetlusena vastavalt

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3

punktile 2.

5.1.6 Järelevalve

ekspert

(maksete

kontrollija)

Tagasimakse laekumisel lisab RTK

raamatupidajalt saadud info

laekunud summa kohta ja laekumise

alusdokumendi SFOS-i. Edastab

laekumise kinnituse RTK

raamatupidajale, tagastuse

sisestanud järelevalve eksperdile ja

projektikoordinaatorile.

4 tp

tagasimakse

laekumisest

Tagasikanne

meetme

kontole, kanne

SFOS-s

5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine

5.2.1 Järelevalve

ekspert

Sundtäitmisele saadetud FKO-de

osas pöördub kord aastas

kohtutäituri poole sundtäitmise

kohta info saamiseks ning kui kahe

aasta jooksul alates täitemenetluse

alustamisest ei ole õnnestunud nõuet

sundtäita, teavitab sellest TAO

riskijuhtumise ja järelevalve TJ ning

teeb ettepaneku nõude lootusetuks

tunnistamiseks.

Muudel juhtudel, kui

tagasimaksmisele kuuluvat toetust

ei ole tagasi makstud ja tagasimakse

laekumiseks on tehtud täiendavaid

1x aastas

(tähtaeg

31.01)

Otsuse eelnõu,

kanne DHS-s

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: KA/RKA juht Tähis: K21

Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 6

Koostaja: TAO/TMO/TRO Avaldatud: intranetis Lk. 240/240

240

Nr Vastutaja

(ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

tegevusi (eelnevad meeldetuletused,

kohtumised, vajadusel kohapealne

kontroll), kuid toetuse saaja ei ole

ikka toetust tagasi maksnud ja

ilmnevad muud asjaolud

(kohtuotsus/ kohtumäärus,

kohtutäituri või pankrotihalduri akt

vms), millest lähtuvalt ei ole

võimalik toetust tagasi maksta, teeb

ettepaneku FKO lootusetuks

tunnistamiseks.

5.2.2 Järelevalve

ekspert

Valmistab ette

tagasinõude/tagasinõuete

lootusetuks tunnistamise otsuse ja

esitab selle kooskõlastamiseks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja

allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO

OJ-le.

1 kord aastas

või 10 tp

jooksul alates

lootusetuks

tunnistamise

alustest

teada-

saamisest

Otsus

koostatud

5.2.3 TAO

riskijuhtimise

ja järelevalve

Kooskõlastab otsuse

tagasinõude/tagasinõuete

lootusetuks tunnistamise kohta.

2 tp jooksul Kanne DHS

5.2.4 TRO OJ/TAO

Allkirjastab otsuse

tagasinõude/tagasinõuete

lootusetuks tunnistamise kohta.

2 tp jooksul Allkirjastatud

otsus

5.2.5 Järelevalve

ekspert

Teeb SFOS-i märke, et projekti

tagasinõue on tunnistatud

lootusetuks. Lisab otsuse ja

põhjendused SFOS-i konkreetse

tagastuse juurde.

Täiendab SFOS-is rikkumise

aruannet.

5 tp jooksul Kanne SFOS-s

RTK_käskkiri_KA_RKA_töökorra_kinnitamine_2021_3.pdf

KÄSKKIRI

19.10.2021 nr 1-2 / 0238

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna

töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-

2020/2021

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks 2014-2020/2021.

2. töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.

3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 01.06.2021 a. käskkirja nr 1- 2/0140 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021“.

4. Töökord on kehtiv alates 18.10.2021.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Peadirektor

Teatavaks teha: Kerli Luts, Laura Pikkoja, Kärt Kõljalg, Maarja Käis, Kadi Raudsepp, Mairi

Uusen, Lauri Alver, Marek Atonen, Marge Kõiva, Urve Vool, Helge-Ülle Luide, Kristi Sell

Koostaja: Helina Loid-Kudu

Seosed

Nimi	K.p.	Δ	Viit	Tüüp	Org
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027	12.11.2024	1	1-2/24/74	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027	15.09.2023	425	1-2/23/55	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	30.12.2022	684	1-2/22/102	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/54	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodideks 2014-2020/ 2021-2027	03.11.2022	741	1-2/81	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	03.11.2022	741	1-2/41	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamin	02.11.2022	742	1-2/100	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021	02.11.2022	742	1-2/140	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	31.10.2022	744	1-2/97	Käskkiri	rtk
Töökord	28.10.2022	747	1-2/3	Käskkiri	rtk
Riigi Tugiteenuste Keskuse struktuurivahendite korraldusasutuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna sertifitseeriva asutuse töökorra kinnitamine	28.10.2022	747	1-2/36	Käskkiri	rtk

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine programmiperioodiks 2014-2020/2021

Failid

Digiallkirjad

Seosed