Kiri

Kultuuriministeerium

Suur-Karja 23 Tallinn 15076 Teie 29.12.2025 nr 9-1/1260-2

Meie 06.01.2026 nr 2-6.2/2

Vastuskiri Euroopa Nõukogu küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise koht

Edastame Spordikoolituse ja-Teabe SA (registrikood 90007023) vastuskirja Euroopa Nõukogu

küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

Lugupidamisega

Jarko Koort

Allkirjastatud digitaalselt

Lisa 1: Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

TÕLGE

LISA 1: Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

AIG(2025)10

7. november 2025

Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)

Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)

Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas

Küsimustik konventsiooniosalistele

A. Sissejuhatus

Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu

ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon)

rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha

konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse

kohta.

AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel.

Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise

korralduse kohta.

Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2

punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et

dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli

9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.

Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG

asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.

Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes

Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

B. Küsimused

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine,

säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge

ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

Spordikoolituse ja -Teabe SA (edaspidi SKT SA) täidab avaliku ülesandeid volitatud

töötlejana kahe halduslepingu alusel:

1. Haldusleping 3-4.1335-1 20.06.2019 riigisiseste toetusprogrammide elluviimiseks,

millega Kultuuriministeerium volitab Sihtasutust täitma haldusülesannet, milleks

on spordiseaduse §-s 9¹ nimetatud spordialaliidule, spordiklubile ja spordikoolile

TÕLGE

treeneri tööjõukulu katmiseks ette nähtud toetuse maksmine.

2. Haldusleping 3-4.1339-1 26.06.219 spordi andmekogu pidamiseks, millega

Kultuuri-ministeerium volitab Sihtasutust täitma haldusülesannet, milleks on

spordiseaduse § 6¹ lõike 1 alusel asutatud spordi andmekogu „Eesti spordiregister”

volitatud töötleja ülesannete täitmine, sealhulgas spordiregistri pidamine,

haldamine ja andmete töötlemine õigusaktides, lepingus ja selle lisades sätestatud

tingimustel.

SKT SA (sh Eesti spordiregister) andmete haldamisel, säilitamisel ja arhiveerimisel

lähtutakse Kultuuriministri määrusest „Treeneri tööjõukulu toetuse määramise

tingimused, sealhulgas nõuded spordialaliidule, spordiklubile ja spordikoolile ning selle

omaosalusele, treeningrühmale ja treenerile, ning toetuse suuruse, jaotamise,

tagasimaksmise ja tagasinõudmise kord“, Eesti spordiregistri põhimäärusest, SKT SA

töökorraldust reguleerivatest kordadest, arhiiviseadusest ja selle alusel antud

õigusaktidest.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse?

Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes

vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine

toimub?

Dokumentide registreerimine toimub SKT SA dokemendiregistris, vastavalt

töökorraldust reguleerivatele kordadele (sh dokumendihalduskorrale, dokumentide

loetelule (liigitusskeemile) ja arhiiviseadusele .

Eesti spordiregistrisse kantavate andmete koosseis on määratletud Eesti spordiregistri

põhimääruses ja sellel lisas 1 (Eesti spordiregistrisse esitatavate andmete loetelu). Eesti

spordiregistrile esitatud andmed registreerib Eesti spordiregsitri infosüsteem

automaatselt.

Lisaks registreeritakse Eesti spordiregistris spordiorganisatsioonide ja spordiobjektide

omanike ning treenerikutse taotlejate poolt esitatud registreerimistaotlused,

teabenõuded ja selgitustaotlused. Dokumendid registreerib Eesti spordiregistri

büroojuht. Treenerite alamandmekoguga seotud dokumentatsiooni registreerib Eesti

spordiregsitri treenerikutsete peaseptsialist. Juhul kui teabenõudele vastatakse suuliselt

või sama päeva jooksul, vastavalt AvTS § 16. lg 3 p 2 teabenõuet ei registreerita.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

EI

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale

saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

EI

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

TÕLGE

Treeneri tööjõukulu toetusega seotud haldusaktid on avalikud dokumendid ja leitavad

SKT SA veebilehelt. Eesti spordiregistrisse kantud andmed, millel ei ole

juurdpääsupiirangut, on valdavalt avalikult kättesaadavad.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

SKT SA -le (sh Eesti spordiregistrile) saadetavad kirjad on kõik elektroonilised.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist

süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Ei oma vastavalt teavet.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

SKT SA dokumente säilitatakse asutuse dokumendiregistris ja treeneri tööjõukulu

toetusega seotud andmeid elektroonilises tööjõukulu taotlemise keskkonnas. Eesti

spordiregistrisse kantud andmeid säilitatakse Eesti spordiregistris digitaalselt, muid

dokumente PDF-vormis.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

SKT SA dokumentide säilitustähtajad on määratud vastavalt dokumendihalduskorrale

(liigitusskeemile) ja arhiiviseadusele. Vastavalt Kultuuriministri määruse § 19

säilitatakse treeneri tööjõukulu toetuse dokumente toetuse maksmise, toetuse maksmise

peatamise, toetuse maksmise jätkamise ja toetuse tagasimaksmise otsuseid säilitatakse

seitse aastat ning muid toetuse taotlemisega seotud dokumente kolm aastat. Eesti

spordiregistrisse kantud andmeid säilitatakse kalendriaastate kaupa ja alatiselt, välja

arvatud isikuandmed, millele on sätestatud säilitustähtajad Eesti spordiregsitri

põhimääruse § 30 lg-s 4. Spordiorganisatsiooni, spordiobjekti, treeneri või

sporditegevust juhendava treenerikutseta isikuga seotud alusdokumente säilitatakse

digitaalselt kuni 12 aastat alates arhiveerimisest. Treenerikutset taotleva isikuga seotud

alusdokumente säilitatakse digitaalselt kuni kaks aastat alates arhiveerimisest. Kutse

andmisega seotud alusdokumente säilitatakse digitaalselt kuni neli aastat alates

hindamise kuupäevast. Paberkandjal esitatud alusdokumente, kutse andmisega seotud

korralduslikke alusdokumente säilitab volitatud töötleja viis aastat.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi

üleandmisel?

Arhiiviväärtuslike dokumentide/toimikute ja andmekogude üleandmine

arhiivihoidlasse ja säilitamine toimub vastavalt arhiivieeskirjale ja Rahvusarhiivi

hindamisotsustele.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

hävitamisel?

TÕLGE

Dokumentide, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitamine toimub hävitamisakti

alusel, lähtudes arhiivieeskirjast, Rahvusarhiivi hindamisotsustest ja infoturbe

kordadest. Eesti spordiregisti põhimääruses on sätestatud, et säilitamistähtaja

möödumisel isikuandmed anonüümitakse, alusdokumendid kustutatakse või

hävitatakse. Seda tehakse pärast andmete üleandmist Rahvusarhiivi.

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud

kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Vastavad praktikad puuduvad.