AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele
A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
Dokumentide haldamist, säilitamist ja arhiveerimist reguleerivad Eesti Lastekirjanduse Keskuses (ELK) „Asjaajamiskord“ ja „Dokumentide loetelu“ ehk dokumendihalduse alusdokument, mis liigitab ELKi tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid funktsioonidesse ja sarjadesse ning määrab nende säilitustähtajad. Dokumentide loetelus on määratud millises infosüsteemis see asub.
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse?
Registreeritakse järgmised dokumendid:
• Käskkirjad;
• Lepingud, lepingu lisad ja nende juurde kuuluvad aktid;
• Saabunud ja väljasaadetavad ametlikud kirjad;
• Protokollid;
• Aktid, volitused ja garantiikirjad;
• Avaldused, märgukirjad ja teabenõuded;
• Aruanded ja selgitused;
• Muu dokument, mille registreerimise kohustus tuleneb õigusaktidest või asjaajamiskorrast.
Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse?
Iga dokumendi kohta kantakse dokumendihaldussüsteemi (ELKis WebDesktop) antud dokumendiliigi puhul nõutavad andmed.
Registreerimise käigus antakse dokumendile dokumendi number, mis koosneb dokumentide loetelu sarja tähisest ja dokumendiregistri järjekorranumbrist.
Kes vastutab dokumentide registreerimise eest?
Juhiabi.
Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Dokumendid registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.
Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Jah, näiteks kõiki sisse tulnud e-kirju ei registreerita. Registreeritakse ametlikud päringud ja olulisemad sõnumivahetused.
3. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Kõik juhised on ELKi asjaajamiskorras.
4. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Dokumendi registreerimisel määratakse juurdepääsu piiranguid või mitte.
Dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet (nt isikuandmed). Sellised sarjad on vastavalt tähistatud dokumentide loetelus.
Dokumendi registrile on avalik juurdepääs ELKi veebilehel.
5. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Üldjuhul jah, kuid see oleneb dokumendi sisust. Kui dokument vajab registreerimist, siis seda tehakse. Kui mitte, siis vastatakse lihtsalt kirjale. SMSid ei ole kasutuses.
6. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
ELKis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi WebDesktop.
7. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Väljavõte „ELKi asjaajamiskorrast“:
• Dokumentide säilitustähtajad on määratud dokumentide loetelus.
• Alaliselt alles hoitavad digitaaldokumendid säilitatakse WDTs.
• Säilitustähtajaga arhiiviväärtuslikud digitaaldokumendid säilitatakse WDT infosüsteemis kuni säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need arhiveeritakse WDT arhiveerimismoodulis.
• Säilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse WDTs kuni säilitustähtaja möödumiseni. Seejärel need kustutatakse.
• Ametlike paberdokumentide originaalid säilitatakse ELKis kuni säilitustähtaja möödumiseni või avalikku arhiivi saatmiseni.
• Registreerimata e-kirjad, mis tõendavad tööprotsessi või teenuse ostmise soovi tuleb töökohaarvutites säilitada kuni teenuse eest tasumiseni või tööprotsessi lõppemiseni.
• Ametlikud paberdokumendid hoitakse esialgu neid loonud töötajate juures. Kui neid enam ei vajata, viiakse pikaajalise säilitustähtajaga ja alaliselt säilitatavad dokumendid ELKi arhiiviruumi.
• Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni ELKi kohta, säilitatakse kuni tööprotsessi lõppemiseni.
• Arhiiviväärtuslikud paberdokumendid säilitatakse ELKi arhiiviruumis.
• ELKi paberdokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele paberipurustajas.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
ELKi dokumentide loetelus on määratud, kui kaua sellesse sarja kuuluvaid dokumente peab säilitama. Säilitustähtaeg on määratud seadusest tulenevalt ning ELKi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest.
Näiteks:
• Üldkäskkirjad, asutuse tööd reguleerivad alusdokumendid – säilitusaeg alatine
• Koosolekute protokollid – säilitusaeg 10 a
• Arengukavad – säilitusaeg alatine
• Tegevusaruanded ja -plaanid – säilitusaeg alatine
• Koostöölepingud – säilitusaeg 10 a pärast lepingu lõppemist
• Kirjavahetus – säilitusaeg 7 a
• Garantiikirjad, tõendid, teatised – säilitusaeg 5 a. jne
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Eesti Rahvusarhiivi otsusel ei kuulu ELKi dokumendid pikaajalisele säilitamisele ega riigiarhiivile üle andmisele.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
• Säilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse WDTs kuni säilitustähtaja möödumiseni. Seejärel need kustutatakse.
• ELKi paberdokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele paberipurustajas.
11. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Ei kohaldu, sest puudub kohtupraktika.