Kiri

Tere

Edastan Sihtasutuse Jõulumäe Tervisespordikeskus vastused Euroopa Nõukogu küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta (Teie 29.12.2025 nr 9-1/1260-2).

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

Sihtasutuses Jõulumäe Tervisespordikeskus on kehtestatud asjaajamiskord (vajab uuendamist) ja raamatupidamise sise-eeskiri. Lisaks määravad dokumentide käsitlemist infosüsteemid, mida sihtasutus kasutab igapäevatöös (nt Riigitöötaja iseteenindusportaal, ostuarvete haldussüsteem FitekIn, Saldoandmike infosüsteem, SAP aruandlussüsteem, Riigihangete register, broneeringute haldussüsteem Salbos jms).

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse ja salvestatakse liigiti. Registreeritakse vähemalt dokumendi kuupäev, number, osapool(ed), pealkiri jms. Dokumendid registreeritakse nende saabumisel või tekkimisel ja selle eest vastutab büroojuht.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Ei.

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Ei.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Ei. Sihtasutus avalikustab oma veebilehel nõukogu koosseisu puudutava ja Riigivara seaduse § 97 alusel nõutava majandustegevust puudutava teabe (majandusaasta kvartaliaruanded, majandusaasta aruanded koos nõukogu töö ja otsuste ülevaatega). Lisaks avaldatakse kodulehel Euroopa Liidu kaasrahastusega seotud info vastavas määruses nõutud mahus.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?

Jah.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Sihtasutusel ei ole kasutusel dokumendihaldussüsteemi.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

Sihtasutus on järk-järgult üle minemas paberivabale asjaajamisele. Asutuseülesed dokumendid hoiustatakse asutuse SharePoint’is, ülejäänud büroojuhi OneDrive failihaldussüsteemis (mõlemad RIT halduses olevad pilvepõhised failihaldussüsteemid). Väliste infosüsteemide kaudu tekkivad või liikuvad dokumendid säilitatakse portaalide juures (Riigitöötaja iseteenindusportaal, ostuarvete haldussüsteem FitekIn, Saldoandmike infosüsteem, SAP aruandlussüsteem, Riigihangete register, Salbos, EIS projektid, riiklik ehitisregister jms).

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

Alatine, 75 aastat, 50 aastat, 10 aastat, 7 aastat, 5 aastat, 2 aastat.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?

Tekkinud dokumente säilitatakse asutuses kohapeal. Sihtasutuses ei teki arhiiviväärtuslikuks hinnatud teavet, mida Rahvusarhiivile üle anda.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Dokumente hävitatakse siis, kui neil puudub arhiiviväärtus, säilitustähtaeg on möödunud ning edasiseks kasutuseks puudub vajadus. Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga.

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Kohtupraktikat ei ole.

Kõike head

--