Kiri

Pikk 2 / 10123 Tallinn / +372 640 3050 / [email protected] / www.muinsuskaitseamet.ee / Registrikood

70000958

Kultuuriministeerium

kuupäev digiallkirjas nr 2-11/3219-1

Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Esitame Muinsuskaitseameti alljärgnevalt vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele

juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine?

Muinsuskaitseameti dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine on reguleeritud riikliku

õigusraamistiku ning ameti sisemiste kordade ja juhistega. Dokumendi- ja arhiivihalduse

põhimõtted on kehtestatud:

• Muinsuskaitseameti asjaajamiskorras, mis reguleerib dokumentide loomist,

registreerimist, menetlemist, säilitamist ja hävitamist ning arhivaalide üleandmist avalikku

arhiivi;

• dokumentide liigitusskeemis, mis on aluseks dokumentide süstemaatilisele liigitamisele,

säilitustähtaegade rakendamisele ning arhiiviväärtuslike dokumentide üleandmisele

Rahvusarhiivile.

Dokumendihaldust ja arhiveerimist reguleerivad muu hulgas:

• Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“;

• avaliku teabe seadus;

• arhiiviseadus ja arhiivieeskiri;

• isikuandmete kaitse seadus ja isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR);

• Rahvusarhiivi juhised ja hindamisotsused.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse?

Üldpõhimõttena registreeritakse dokumendihaldussüsteemis kõik dokumendid, mis on

seotud Muinsuskaitseameti ülesannete täitmisega ning omavad õiguslikku, halduslikku või

teabekandvat tähendust, sealhulgas dokumendid, millega võetakse kohustusi, sõlmitakse

kokkuleppeid või antakse vastuseid Muinsuskaitseameti nimele saabunud pöördumistele.

Muinsuskaitseametis ei toimu kogu teabe haldamine ja registreerimine ühes infosüsteemis, vaid

kasutatakse mitut infosüsteemi vastavalt valdkondlikele tööprotsessidele:

• Dokumendihaldussüsteem WebDesktop - ameti üldine dokumendi- ja arhiivihalduse

süsteem, milles dokumentide liigitusskeemi alusel registreeritakse ja

hallatakse ameti tegevuse käigus loodud ja saadud ametlikku kirjavahetust, õigusakte,

haldusakte, lepinguid, protokolle, akte ning muud tegevust dokumenteerivat teavet.

2(5)

• Taotluste (toetuste) menetlemise infosüsteem - infosüsteem, milles toimub eelarvest

rahastatavate toetuste taotluste vastuvõtmine, menetlemine ning menetluse käigus tehtud

otsuste dokumenteerimine.

• Kultuurimälestiste register - andmekogu, kuhu kogutakse ja kus hallatakse

andmeid mälestiste, muinsuskaitsealade, arheoloogiliste leiukohtade, ajutise kaitse alla

võetud asjade ja arheoloogiliste leidude ning nendega seotud tegevuste kohta.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Muinsuskaitseametis on asjaajamiskorras sätestatud, millised dokumendid ei kuulu

dokumendihaldussüsteemis registreerimisele. Samas kehtib üldpõhimõte, et ameti

tegevusvaldkonda puudutavad pöördumised vaadatakse läbi ning pöördumised ei jää

tähelepanuta.

Dokumendihaldussüsteemis WebDesktop ei registreerita:

• kutsed, õnnitlused (v.a ametliku kirjaga saabuvad kutsed ametiasutustest või

• diplomaatilistest esindustest);

• ameti teenistujale otsepostiga saadetud informatiivse sisuga materjalid;

• kirjad märkega “ISIKLIK”;

• kirjad, millel adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik;

• reklaamtrükised ja pakkumised;

• perioodilised väljaanded;

• anonüümsed kirjad;

• arved;

• e-riigihangete pakkumused ja protokollid, mis on koostatud riigihangete

• registris;

• teenistujate omavahelist kirjavahetust;

• kohtudokumendid, mida menetletakse E-toimikus.

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või

temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Jah, vastavad põhimõtted on sätestatud Muinsuskaitseameti asjaajamiskorras.

Muinsuskaitseameti osakonnajuhatajate postkasti saabunud ametlik ja registreerimist vajav

sissetulev dokument edastatakse registreerimiseks dokumendi- ja arhiivihalduse teenuse osutajale

e-posti aadressile [email protected].

Muinsuskaitseameti teenistuja elektronposti aadressile saabunud dokumendi registreerimise eest,

vastutab dokumendi saaja, kes registreerib dokumendi ise

dokumendihaldussüsteemis WebDesktop.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Jah, Muinsuskaitseameti dokumendiregister on avalik ning kättesaadav ameti veebilehe kaudu,

arvestades juurdepääsupiiranguid.

3(5)

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Elektroonilisi dokumente (sh e-kirju) käsitletakse samadel põhimõtetel nagu paberdokumente

juhul, kui neil on halduslik või õiguslik tähendus. Sellised elektroonilised dokumendid

registreeritakse dokumendihaldussüsteemis WebDesktop, kui need:

o sisaldavad konkreetse asja menetluses olulist fakti, asjaolu või otsust;

o on seotud lepingu sõlmimise, muutmise või lõpetamisega;

o hõlmavad valdkonna spetsialistilt arvamuse küsimist;

o sisaldavad nõuet analüüsida või koondada andmeid;

o eeldavad ametniku või töötaja nõusolekut, kooskõlastust või arvamust;

o vajavad edasist menetlemist või vastuskirja koostamist.

Lühisõnumeid (nt SMS-id) ja sotsiaalmeedia kanalite kaudu saabunud pöördumisi kasutatakse

üldjuhul esmaseks suhtluseks ja teabe vahendamiseks. Kui sellise suhtluse tulemusena

kujundab amet ametliku seisukoha, vastuse või otsuse, fikseeritakse see teave ja registreeritakse

dokumendihaldussüsteemis WebDesktop.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või

kasutab iga asutus oma süsteemi?

Muinsuskaitseamet kasutab ametliku dokumendi- ja arhiivihalduse süsteemina

dokumendihaldussüsteemi WebDesktop.

Riigiülestest süsteemidest on kasutusel riigihangete register, arvete esitamise ja menetlemise

keskkond (FITEK) ja riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP).

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

Muinsuskaitseametis säilitustähtaegade määramisel lähtutakse seadustest ja teistest õigusaktidest.

Ameti sisesed säilitustähtajad on määratletud dokumentide liigitusskeemis.

Muinsuskaitseametis lähtutakse ametlike dokumentide säilitamisel järgmistest kriteeriumidest:

o õiguslik alus ja säilitustähtaeg - dokumente säilitatakse nii kaua, kui see tuleneb seadusest,

määrusest või dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajast;

o dokumendi väärtus - säilitamise vajadus sõltub sellest, kas dokument on õiguslikult,

halduslikult või ajalooliselt oluline asutuse tegevuse ja otsuste tõendamiseks;

o arhiiviväärtus - Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel on osale dokumentidest omistatud

arhiiviväärtus, mis tähendab nende püsivat säilitamist ja üleandmist Rahvusarhiivile;

o autentsus ja terviklus - dokument peab säilima muutumatuna koos teda

kirjeldavate metaandmetega kogu säilitustähtaja jooksul;

o juurdepääs ja konfidentsiaalsus - dokumentide säilitamisel arvestatakse

juurdepääsuõigusi, juurdepääsupiiranguid ja andmekaitsenõudeid;

o kättesaadavus ja tehniline säilitusvõime - dokument peab olema kogu säilitustähtaja

jooksul loetav ja kasutatav ning digitaalsel kujul säilitatav sobivas vormingus, mis

võimaldab vajaduse korral tehnoloogilist üleviimist uutesse süsteemidesse.

Teavet ja metaandmeid säilitatakse:

o digitaalselt dokumendihaldussüsteemis WebDesktop ning valdkondlikes infosüsteemides

ja andmekogudes (Taotluste Menetlemise Infosüsteemis, Kultuurimälestiste register);

o või vajaduse korral ka paberkandjal, sealhulgas paralleelselt digitaalse säilitamisega.

4(5)

Digitaalsed dokumendid säilitatakse vormingutes, mis tagavad nende pikaajalise loetavuse ja

kasutatavuse ning vastavad Rahvusarhiivi juhistes kirjeldatud arhiivivormingute põhimõtetele.

Asjaajamisaasta jooksul tekkinud paberdokumendid kogutakse toimikutesse

vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjadele. Toimikuid hoitakse dokumendi saanud või loonud

struktuuriüksuses kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni või üleandmiseni

Rahvusarhiivi. Asutuse põhitegevusega (kultuurimälestiste objektidega) seotud

paberdokumendid hoitakse Muinsuskatseameti arhiivihoidlas.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

Muinsuskaitseametis määratakse dokumentide säilitustähtajad dokumentide liigitusskeemi alusel,

lähtudes järgmistest kriteeriumidest:

o õigusaktidest tulenevad nõuded, sealhulgas seadustes ja määrustes sätestatud

kohustuslikud säilitustähtajad;

o ameti tegevuse ja otsuste tõendamise vajadus, st kui kaua on dokument vajalik ameti

ülesannete täitmise, õiguste ja kohustuste tõendamiseks;

o dokumendi väärtus, sealhulgas selle õiguslik, halduslik või ajalooline tähendus;

o Rahvusarhiivi hindamisotsused, mille alusel on dokumentide sarjadele omistatud

arhiiviväärtus, mis toob kaasa nende püsiva säilitamise ja üleandmise Rahvusarhiivile;

o andmekaitse ja eesmärgipärasuse põhimõtted, eelkõige isikuandmeid sisaldava teabe

puhul, mida säilitatakse üksnes nii kaua, kui see on eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kasutatavad säilitustähtajad:

o lühiajalised (1–7 aastat);

o pikaajalised (10–75 aastat);

o alalised, mille puhul dokumente säilitatakse Muinsuskaitseameti arhiivihoidlas püsivalt;

o arhiiviväärtuslikud dokumendid, millele on Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel omistatud

arhiiviväärtus ning mis säilitatakse Muinsuskaitseameti arhiivihoidlas kuni nende

üleandmiseni Rahvusarhiivile.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi

üleandmisel?

Muinsuskaitseametis antakse dokumendid arhiivi üle järgmiste kriteeriumide alusel:

o arhiiviväärtuse olemasolu - Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel arhiiviväärtuslikuks

tunnistatud dokumendid ja dokumentide sarjad kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivile;

o säilitustähtaja lõppemine asutuses - dokumendid antakse üle pärast nende aktiivse

kasutuse lõppemist ja asutuses säilitamise perioodi möödumist;

o dokumendi korrastatus ja kirjeldatus - üleantavad dokumendid peavad olema korrastatud

ja kirjeldatud vastavalt arhiiviseadusele, arhiivieeskirjale ja Rahvusarhiivi juhistele;

o autentsuse ja tervikluse tagamine - üleandmisel peab olema tagatud dokumentide

autentsus, terviklus ja seos neid kirjeldavate metaandmetega;

o üleandmise vorm ja viis - digitaalsed ja paberkandjal dokumendid antakse üle vastavalt

Rahvusarhiivi kehtestatud nõuetele ja kokkulepitud tehnilisele korrale.

Dokumendihaldussüsteemis WebDesktop hallatavate digitaaldokumentide puhul hõlmab arhiivi

üleandmine nii dokumente kui ka nendega seotud metaandmeid. Valdkondlikes infosüsteemides

ja andmekogudes loodud ja säilitatava teabe puhul toimub arhiiviväärtusliku teabe üleandmine

5(5)

koostöös Rahvusarhiiviga vastavalt süsteemipõhistele võimalustele, arhiiviseadusest tulenevatele

nõuetele ning Rahvusarhiivi juhistele.

Dokumentide üleandmine Rahvusarhiivile toimub koostöös dokumendi- ja arhiiviteenuse

osutajaga. Dokumentide üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi loodud keskkonnas

ASTRA.

Arhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid

hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Muinsuskaitseametis hävitatakse dokumente järgmiste kriteeriumide alusel:

o säilitustähtaja möödumine - dokumente võib hävitada pärast dokumentide liigitusskeemis

määratud säilitustähtaja lõppemist;

o arhiiviväärtuse puudumine - hävitamisele kuuluvad üksnes dokumendid, millele

Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel ei ole omistatud arhiiviväärtust;

o õigusaktide ja juhiste järgimine - dokumentide hävitamine toimub kooskõlas

arhiiviseaduse, arhiivieeskirja ning Rahvusarhiivi juhistega;

o andmekaitse ja turvalisus - hävitamine peab tagama isikuandmete ja muu kaitstava teabe

pöördumatu hävimise ning välistama andmete sattumise kolmandate isikute kätte;

o hävitamise dokumenteerimine - dokumentide hävitamine dokumenteeritakse vastavalt

kehtestatud korrale.

Töö käigus tekkinud registreerimisele mittekuuluvad paberkandjal

kavandid (tööversioonid), käsikirjalised töömärkmed jms abimaterjalid hävitab teenistuja

paberipurustajas.

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud

kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Muinsuskaitseametil ei ole dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Ilona Dmitrijeva

osakonnajuhataja