Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere!

Vastavalt KuM kantsleri kirjale 31.12.2025 (Teie: nr 9-1/1260-2), saadan alljärgnevalt vastused küsimustikule SA Sakala Teatrimaja vaatest lähtuvalt.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
   
   SA Sakala Teatrimaja on väikese kollektiiviga organisatsioon, kus töötab lisaks juhatuse liikmele veel vaid üks administratiivtöötaja, kolm tehnilist töötajat ning kolm haldustöötajat (koristajad + kojamees). Dokumentide registreerimine ja salvestamine toimub kaustadesse teemade kaupa vastavalt valdkonnale (nt personali dokumendid, maja haldus, rendilepingud jms). Eraldi dokumendihaldustarkvara veel ei kasutata.
   
   
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
   
   Lisanduvat dokumendiregistrit lisaks eelnevalt kirjeldatule ei peeta. Dokumendid salvestatakse nende loomise/saamise hetkel või sellele järgneval tööpäeval.
   
   
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
   
   Kõik ametlikud dokumendid salvestakse ja registreeritakse.
   
   
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
   
   Kehtib põhimõte, et olulised dokumendid säilitatakse ja registreeritakse.
   
   
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
   
   Ei ole.
   
   
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
   
   Ei käsitleta.
   
   
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
   
   Kasutame asutusesisest süsteemi. Planeerime tulevikus liituda RTK väljatöötatava keskse dokumendihaldussüsteemiga.
   
   
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
   
   Dokumendid säilitatakse digitaalselt vastavates andmekaustades.
   
   
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
   
   Dokumentide hävitamisel lähtume kehtivast seadusandlusest ja seal sätestatud säilitustähtaegade nõetest.
   
   
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
    
    Dokumentide arhiiv antakse üle sihtasutuse juhatuse esimehele (juhatuse liige) igakordsel juhatuse liikme vahetumisel üleandmis-vastuvõtmisakti alusel.
    
    
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
    
    Dokumente hävitatakse vaid nende säilitamistähtaja möödudes, kasutades selleks professionaalset dokumendihävituse teenust.
    
    
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
    
    Ei kohaldu.

lugupidamisega,
Siim Rõõmussaar
Sakala 3
555 208 55
[email protected]
www.sakala3.ee