Kiri

1. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui

jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab

dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Jah. SA Eesti Kontserdis registreeritakse kõik saabuvad ja väljuvad dokumendid, sh nii

paberdokumendid kui ka digitaalselt loodud ja saadud dokumendid, olenemata nende

edastamise viisist, kui neil on õiguslik või halduslik tähendus.

Dokumendiregistrisse kantakse vähemalt järgmised andmed:

• dokumendi liik (nt kiri, käskkiri, leping, protokoll, akt jm),

• dokumendi pealkiri või sisuviide,

• registreerimisnumber ja -kuupäev,

• dokumendi saatja ja/või saaja,

• vastutav täitja või struktuuriüksus,

• vajadusel säilitustähtaeg ja juurdepääsupiirang,

• dokumendi lisad.

Dokumentide registreerimise eest vastutab SA Eesti Kontserdis dokumendihaldur (sekretär).

Töötajad on kohustatud oma tööülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid

registreerima või korraldama nende registreerimise.

Registreerimine toimub:

• dokumendi saabumisel,

• dokumendi allkirjastamisel,

• dokumendi väljasaatmisel, hiljemalt dokumendi saabumise või allkirjastamise päeval

või sellele järgneval tööpäeval

2. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Jah. SA Eesti Kontserdis tehakse dokumentide registreerimise nõuetest erandeid dokumendi

sisu alusel. Registreerimisele ei kuulu dokumendid ja teated, millel puudub õiguslik või

halduslik tähendus.

Registreerimisele ei kuulu eelkõige:

• reklaam ja reklaamtrükised,

• pakkumised ja teavitused, millel puudub edasine menetlusvajadus,

• isiklikud teated,

• rämpspost ja massilised teavitussõnumid,

• õnnitlused, tänu- ja kaastundeavaldused,

• kutsed ja muu informatiivne materjal,

• asutusesisene töökorralduslik infovahetus e-posti teel, kui seda ei ole vaja

dokumenteerida.

Need erandid on sätestatud SA Eesti Kontserdi dokumendihalduskorras ja asjaajamiskorras,

mis määravad kindlaks, millist teavet ei käsitleta dokumendina dokumendihalduse tähenduses

3. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale

saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Jah. SA Eesti Kontserdis on kehtestatud kirjalikud juhised ja reeglid, mis reguleerivad otse

töötajale (avalikku ülesannet täitvale teenistujale) saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse,

sh e-kirjade, registreerimist.

Kehtiva korra kohaselt:

• Registreerimisele kuulub töötajale otse saadetud või temalt saadetud kirjavahetus (sh e-

kirjad), kui sellel on õiguslik, halduslik või sisuline tähendus või kui see on seotud

asutuse ülesannete täitmisega.

• Töötaja vastutab oma tööülesannete täitmisel saadud või loodud dokumentide

registreerimise eest või selle korraldamise eest dokumendihalduri kaudu.

• Kui e-kiri on saabunud mitmele töötajale, vastutab registreerimise eest adressaatide

nimekirjas esimesena märgitud töötaja.

• Registreerimine toimub dokumendihaldussüsteemis Webdesktop kas töötaja enda poolt

või dokumendihalduri (sekretäri) vahendusel.

• Registreerimisele ei kuulu asutusesisene töökorralduslik kirjavahetus ja teated, millel

puudub dokumenteerimisvajadus.

Need juhised on sätestatud SA Eesti Kontserdi dokumendihalduskorras, mis käsitleb eraldi e-

kirjade ja digitaalselt saadud dokumentide hõlmamist, registreerimist ja menetlemist

4. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Osaliselt. SA Eesti Kontserdi ametlike dokumentide register on osaliselt avalik.

Avalikkusele on tagatud juurdepääs dokumendiregistris olevatele andmetele ja dokumentidele

vastavalt avaliku teabe seadusele, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Registrist ei avalikustata dokumente ega andmeid, millele on seaduse või asutuse sisekorra

alusel kehtestatud juurdepääsupiirang (nt isikuandmeid sisaldavad dokumendid,

asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave).

5. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Jah, sisuliselt küll. SA Eesti Kontserdis käsitletakse elektroonilisi sõnumeid dokumendihalduse

seisukohast samamoodi nagu paberdokumente, kui neil on õiguslik, halduslik või muu asutuse

tegevusega seotud tähendus.

Kehtiva korra kohaselt:

• E-kirjad ja muud elektroonilised dokumendid, mis sisaldavad asutuse tegevuse

seisukohalt olulist teavet (nt otsused, taotlused, lepingulised kokkulepped, ametlik

kirjavahetus), registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja neile kohaldatakse samu

säilitamis-, juurdepääsu- ja arhiveerimisnõudeid nagu paberdokumentidele.

• Dokumendi loomise või saamise viis ja teabekandja liik ei ole alus dokumenti

registreerimata jätta.

• Elektroonilised dokumendid hõlmatakse dokumendihaldussüsteemi vastavas

digitaalses vormingus ning neid säilitatakse koos metaandmetega.

Elektroonilised sõnumid, millel puudub õiguslik või halduslik tähendus (nt töökorralduslik või

informatiivne kirjavahetus), ei kuulu registreerimisele.

6. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist

süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?

SA Eesti Kontsert kasutab dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks

dokumendihaldussüsteemi Webdesktop, mida kasutatakse kogu asutuses ühtselt nii

paberdokumentide digikujutiste kui ka digitaalselt loodud ja saadud dokumentide haldamiseks.

7. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

SA Eesti Kontserdis kohaldatakse ametlike dokumentide säilitamisel õigusaktidest ja asutuse

sisekorrast tulenevaid kriteeriume, mille eesmärk on tagada dokumentide terviklus,

tõestusväärtus, säilimine ja kasutatavus kogu säilitustähtaja jooksul.

Dokumentide säilitamisel lähtutakse järgmistest põhimõtetest ja kriteeriumidest:

• Säilitamiskoht

o Digitaalselt loodud ja saadud dokumendid säilitatakse

dokumendihaldussüsteemis Webdesktop.

o Paberkandjal originaaldokumendid säilitatakse paberarhiivis kuni nende

üleandmiseni arhiivi või hävitamiseni.

• Vorming

o Elektroonilised dokumendid säilitatakse üldjuhul PDF-vormingus või

digitaalselt allkirjastatud failidena.

o Paberdokumendid säilitatakse originaalkujul; vajaduse korral luuakse neist

digitaalsed koopiad.

• Tõestusväärtus ja terviklus

o Säilitamisviis peab tagama dokumendi autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse

kogu säilitustähtaja jooksul.

o Digitaalsete dokumentide puhul tagatakse seos metaandmetega (nt

registreerimisnumber, kuupäev, säilitustähtaeg).

• Võrdne kohtlemine

o Kõiki dokumente käsitletakse dokumendihalduse seisukohast võrdselt,

sõltumata nende loomise või saamise viisist ja teabekandjast.

• Juurdepääs ja turvalisus

o Dokumentidele rakendatakse juurdepääsupiiranguid vastavalt avaliku teabe

seadusele ja asutuse sisekorrale.

o Säilitamine peab välistama dokumentide hävimise, muutmise või loata

kasutamise.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

SA Eesti Kontserdis määratakse dokumentide säilitustähtajad õigusaktidest tulenevate nõuete

ja asutuse sisekorra alusel, kasutades kehtestatud liigitusskeemi (dokumentide loetelu) koos

säilitustähtaegadega.

Kasutusel olevad säilitustähtajad on muu hulgas:

• 5 aastat,

• 10 aastat,

• 50 aastat,

• alaline säilitamine.

Alalisele säilitamisele kuuluvad dokumendid määratakse Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi

üleandmisel?

SA Eesti Kontserdis kohaldatakse dokumentide arhiivi üleandmisel arhiiviseadusest,

Rahvusarhiivi juhistest ning asutuse dokumendihalduskorrast tulenevaid kriteeriume.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

hävitamisel?

SA Eesti Kontserdis toimub dokumentide hävitamine õigusaktidest, Rahvusarhiivi juhistest

ning asutuse dokumendihalduskorrast lähtudes.

Dokumentide hävitamisel kohaldatakse järgmisi kriteeriume:

• Hävitamisele kuuluvad dokumendid, mille säilitustähtaeg on lõppenud ja millel puudub

arhivaalne väärtus.

• Enne hävitamist hinnatakse dokumentide arhivaalset väärtust koostöös

Rahvusarhiiviga.

• Dokumente ei hävitata, kui need on seotud:

o pooleliolevate menetluste, vaidluste või järelevalvemenetlustega,

o auditi, kontrolli või muu õigusliku kohustusega.

• Hävitamine toimub kindlate säilitustähtaegade ja kehtestatud dokumentide loetelu

alusel.

• Dokumentide hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, milles kajastatakse

hävitatud dokumentide koosseis ja hävitamise aeg.

• Hävitamise viis peab tagama, et dokumentides sisalduvat teavet ei ole võimalik taastada

(nt paberdokumentide purustamine, digitaalsete dokumentide pöördumatu

kustutamine).