AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele
A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
B. Küsimused
NB! SA Eesti Ajaloomuuseum küsimuste vastused on toodud iga küsimuse alla ja märgistatud sinisega!
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
SA Eesti Ajaloomuuseum dokumendihaldust reguleerivad:
• Avaliku teabe seadus – sätestab avaliku teabe kättesaadavuse ja dokumentide haldamise põhimõtted.
• Arhiiviseadus – määrab dokumendihalduse, säilitamise ja arhiivi üleandmise korra.
• Andmekaitse seadus ja GDPR – isikuandmete töötlemise reeglid. Lisaks kehtivad Riigiarhiivi juhised ja asutuse sisemised dokumendihalduspõhimõtted.
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Jah, kõik ametlikud dokumendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis WD. Registreeritakse: sh dokumendi number, kuupäev, saatja/saaja, teema, klassifikaator, säilitustähtaeg.
Vastutaja: administratiivosakond. Juurdepääs WD-le on piiratud ringi kasutajatest, peamiselt juhtkonna liikmed ja varahaldusspetsialist. Registreerimine toimub dokumendi saabumisel või väljasaatmisel.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Erandeid tehakse isiklikule kirjavahetusele, mustanditele ja tööversioonidele,
salastatud dokumentidele (registreeritakse eraldi piiratud juurdepääsuga registris).
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Reeglina saadetakse ametlik kirjavahetus sihtasutusele edastatud sidekanalite kaudu, tavapäraselt meiliaadress mida haldab töötaja kellel siis omakorda juurdepääs DHS. Ühiskasutuse või ristkasutuses olevaid DHS süsteeme ei ole. Saab välja saata kirju DHSist aga sinna neid otse vastu võtta sihtasutus ei saa.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Osaliselt. Avaliku teabe seaduse alusel on registrid üldjuhul avalikud, kuid isikuandmeid ja turvatundlikku infot ei avalikustata, sihtasutusel on kodulehele tehtud nähtavaks WD otsingumootor mille kaudu tehakse nähtavaks need dokumendid millel ei ole piiranguid peale.
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
E-kirjad, mis sisaldavad ametlikku infot, registreeritakse samamoodi nagu paberdokumendid. SMS ja kiirsõnumeid ei registreerita sest nende kanalite kaudu ei võeta vastu ametlikku infot.
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Ühtset süsteemi ei ole, iga asutus kasutab oma dokumendihaldussüsteemi.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Dokumendid säilitatakse elektroonilises vormis turvalises DHS süsteemis, paberil, kui neil on arhiiviväärtus. Säilitamine toimub sihtasutuse enda arhiivis, raamatupidamise algdokumente säilitatakse raamatupidamissüsteemides. Töötajatega seotud dokumente hetkel dubleeritakse, neid hoitakse sihtasutuse WDs kui ka Riigi Tugiteenuste Keskuse hallatavas Riigitöötajaportaalis. Pole selget juhist mis oleks õigem ja kuidas vajadusel saaks töötaja / lahkunud töötaja kasutada õigust „olla unustatud“.
9. Millised säilitustähtajad on kasutusel?
Raamatupidamisdokumendid: 7 aastat, personalidokumendid: 10 aastat, arhiiviväärtusega dokumendid: alaline säilitamine.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel?
Üle antakse dokumendid, millel on ajalooline või teaduslik väärtus, sihtasutus teeb need otsused ise, mida säilitada ajaloolistel või teaduslikel eesmärkidel.
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Dokumendid antakse sihtasutuse arhivaarile üle korra paari aasta jooksul , selget regulatsiooni ei ole, see puudutab paberarhiivi, küll aga puudub regulatsioon kuidas toimida WDs olevate dokumentidega. Süsteem võimaldab neile anda staatus „arhiveeritud“ aga sealt edasi pole regulatsiooni, et kas Sihtasutuse arhivaar töötab need mingi regulaarsusega läbi ja teeb vajalikud protseduurid vms.
12. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Dokumendid hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist, kui neil ei ole arhiiviväärtust, seda teeb sihtasutuse arhivaar kehtivate nõuete kohaselt.
13. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Sihtasutusel puudub vastav praktika.