Rahvastiku toimingute osakonna ametijuhendite kinnitamine

KINNITATUD

kantsleri käskkirjaga nr

„Rahvastiku toimingute osakonna

ametijuhendite kinnitamine “

LISA 1

Rahvastiku toimingute osakonna nõuniku

ametijuhend

1. ÜLDSÄTTED

1.1. AMETIKOHT nõunik (rahvastikuregistri juurdepääsud);

1.2. STRUKTUURIÜKSUS rahvastiku toimingute osakond;

1.3. TEENISTUSKOHT Pikk 61, Tallinn;

1.4. VAHETU JUHT osakonnajuhataja asetäitja õiguse alal;

1.5. ASENDAJA sama osakonna nõunik või osakonnajuhataja

või osakonnajuhataja asetäitja ettepanekul selleks

määratud osakonna ametnik;

1.6. ASENDATAV nõunik või osakonnajuhataja

või osakonnajuhataja asetäitja ettepanekul selleks

määratud osakonna ametnik.

2. AMETIKOHA EESMÄRK

Rahvastiku toimingute osakonna nõuniku ametikoha eesmärk on korraldada rahvastikuregistrile

juurdepääsude andmist ja rahvastikuregistrist andmete väljastamist.

3. AMETIKOHA TÖÖÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS

ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS

3.1. Menetleb rahvastikuregistrile juurdepääsu

soovivate riigi ja kohalike omavalitsuste asutuste

ning juriidiliste ja füüsiliste isikute taotlusi ning

tagab juurdepääse rahvastikuregistrile ja selles

sisalduvatele andmetele.

Menetlused on teostatud õiguslikult korrektselt

ja õigeaegselt.

3.2. Teavitab rahvastikuregistri kasutajaid

andmete töötlemise, säilitamise ja kasutamise

nõuetest.

Info edastatud vastavalt õigusaktidele.

3.3. Koostab oma valdkonna juhendmaterjale. Juhendid on koostatud ning ajakohased.

3.4. Korraldab juriidilistele ja füüsilistele isikutele

juurdepääse rahvastikuregistrile ja selles

sisalduvatele andmetele.

Juurdepääsud antud õiguslikult korrektselt ja

õigeaegselt.

3.5. Koostab, kooskõlastab ja annab

rahvastikuregistri andmete töötlemise haldusakte.

Haldusaktid on koostatud korrektselt ja

vastavad õigusaktides nõutule.

3.6. Omab ülevaadet rahvastikuregistri kasutajate

ning neile väljastatavate ja väljastatud

juurdepääsuõiguste üle.

Ülevaade olemasolevatest juurdepääsudest on

olemas.

3.7. Osaleb rahvastikuregistri andmetele Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu

juurdepääsu põhimõtete väljatöötamisel. tagamise süsteem ja menetlused on

kaasajastatud ning see toimub eesmärgipäraselt

ja efektiivselt.

3.8. Suhtleb asutustega eesmärgil, et nende

andmevahetus rahvastikuregistriga toimuks

andmekogude asutamiseks ja haldamiseks

sätestatud nõudeid arvestades, sh toimuks üle X-

tee.

Andmevahetus teiste andmekogudega toimub

vastavalt andmekogudele ja andmevahetusele

kehtestatud nõuetele. Väheneb X-teed

mittekasutavate asutuste arv.

3.9. Vastab teabenõuetele ja avaldustele

rahvastikuregistri juurdepääse ja kasutamist

puudutavates küsimustes.

Teabenõuded ja avaldused on õigeaegselt

vastatud.

3.10. Teeb ettepanekuid vajaduse kohta

kontrollida andmekaitse olukorda andmete

töötlejate juures.

Ettepanekud vajadusel esitatud ja

andmekaitse olukord andmete kasutajate

juures on kontrollitud.

3.11. Esitab ettepanekuid oma tegevusvaldkonna

küsimustes õigusaktide muutmiseks.

Õigusaktide muutmise ettepanekud on

esitatud.

3.12. Korraldab rahvastikuregistri andmete

väljastamist välismaale.

Juurdepääsude andmine õiguslikult korrektselt

otsustatud.

3.13. Osaleb rahvusvahelises koostöös. Rahvusvaheline koostöö on aktiivne ja

kvaliteetne.

3.14. On kursis rahvastikuregistri tarkvara, sh

juurdepääsu menetlemise infosüsteemi,

kasutamisel oma valdkonnas tõstatatud

probleemidega ning informeerib

arendusvajadustest vastava teemaga tegelevat

ametnikku.

Tarkvaras esinevatest puudustest ja

arendusvajadustest on teavitatud.

3.15. Osaleb oma valdkonnas rahvastikuregistri

tarkvara, sh juurdepääsu menetlemise

infosüsteemi, analüüsimisel ja arendamise

töögruppides ning testib vastavat vastuvõetavat

tarkvara.

Tarkvaraarenduse ettepanekud on tehtud.

3.16. Täidab osakonnajuhataja ja osakonnajuhataja

asetäitja õiguse alal korraldusel muid käesolevast

ametijuhendist mittetulenevaid ühekordseid

ülesandeid.

Ülesanded on korrektselt täidetud.

4. AMETIKOHALE ESITATAVAD PÕHINÕUDED

4.1. Haridus: kõrgharidus, soovitavalt juriidiline;

4.2. Töökogemus: eelnev töökogemus;

4.3. Teadmised: isikuandmete töötlemist ning kaitset, andmekogude asutamist

ja haldamist ning rahvastikuregistri pidamist reguleerivate

õigusaktide tundmine;

4.4. Keeleoskus: eesti keele oskus C1-tasemel, inglise või saksa keele oskus B1

tasemel erialase sõnavara valdamisega;

4.5. Arvutioskus: arvuti kasutamise oskus, sealhulgas ametikohal vajalike

arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus;

4.6. Isikuomadused

ja võimekus: iseseisva töö ja meekonnatöö oskus, täpsus ja korrektsus

asjaajamisel, analüüsi- ja otsustusvõime ning hea suhtlemisoskus

ja viisakus; initsiatiiv ja algatusvõime uute lahenduste

väljatöötamiseks ja elluviimiseks; suutlikus võtta iseseisvalt

vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha

tagajärgi ja vastutada nende eest; tasakaalukus ja kõrge

stressitaluvus, lojaalsus, kohusetunne, usaldusväärsus ja

ametialase informatsiooni hoidmise oskus.

5. ÕIGUSED Rahvastiku toimingute osakonna nõunikul on õigus:

5.1. saada kõigilt ministeeriumi struktuuriüksustelt ja ministeeriumi valitsemisalas olevatelt asutustelt

teavet, selgitusi ja dokumente, mis on vajalikud rahvastiku toimingute osakonna põhimäärusest,

käesolevast ametijuhendist ja muudest õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks;

5.2. omada juurdepääsu rahvastikuregistri andmetele;

5.3. saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikku täiendkoolitust;

5.4. teha osakonnajuhatajale või tema asetäitjale ettepanekuid töökorralduse muutmiseks.

6. VASTUTUS

Rahvastiku toimingute osakonna nõunik vastutab:

6.1. talle ametijuhendiga pandud teenistuskohustuste ja ühekordsete ülesannete õiguspärase, täpse ja

õigeaegse täitmise eest;

6.2. andmekogude kasutamise ja isikuandmete kaitse nõuete täitmise eest;

6.3. asutusesiseks kasutamiseks ettenähtud ametialase informatsiooni saladuses hoidmise eest;

6.4. teenistusülesannete täitmiseks tema käsutusse antud vara sihipärase kasutamise ja säilimise eest;

6.5. oma kvalifikatsiooni ja oskuste taseme tõstmise eest;

6.5 tema käsutuses olevate dokumentide nõuetekohase menetlemise, hoidmise ja säilitamise eest.

Koostas: Enel Pungas

rahvastiku toimingute osakonna juhataja

KINNITATUD

kantsleri käskkirjaga nr

„Rahvastiku toimingute osakonna

ametijuhendite kinnitamine “

LISA 2

Rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialisti ametijuhend

1. ÜLDSÄTTED 1.1 AMETIKOHT peaspetsialist; 1.2 STRUKTUURIÜKSUS rahvastiku toimingute osakond;

1.3 TEENISTUSKOHT Pikk 61, Tallinn;

1.4 VAHETU JUHT osakonnajuhataja asetäitja rahvastiku toimingute dokumenteerimise alal;

1.5 ASENDAJA peaspetsialist või osakonnajuhataja või tema asetäitja ettepanekul selleks määratud ametnik;

1.6 ASENDATAV peaspetsialist või osakonnajuhataja või tema asetäitja ettepanekul selleks määratud ametnik.

2. AMETIKOHA EESMÄRK Rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialisti ametikoha eesmärgiks on ühtse praktika kujundamine välisriigi perekonnaseisudokumentide ja kohtuotsuste rahvastikuregistrisse sisestamisel, statistiliste ülevaadete koostamine ning kodanikualgatuse toetusavalduste valideerimine

3. AMETIKOHA TÖÖÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS

3.1. Osaleb oma valdkonna põhimõtete,

protsesside ja teenuste

väljatöötamisel.

Põhimõtted on välja töötatud ning teenused toimivad.

3.2. Koostab oma valdkonna

juhendmaterjale.

Juhendid on koostatud ning ajakohased.

3.3. Viib läbi koolitusi oma valdkonnas. Koolitused on vastavalt vajadusele läbi viidud.

3.4. Juhendab perekonnaseisuametnikke

(sh notarid ja konsulaarametnikud)

andmehõive tegemisel

kohtudokumentidelt ja välisriigi

perekonnaseisusündmuste

dokumentidelt.

Ühtne praktika andmehõivekannete tegemisel, paraneb andmekvaliteet.

3.5. Koordineerib kohtudokumentide ja

välisriigi perekonna-

seisudokumentide rahvastiku-

registrisse sisestamist, teeb

järelevalvet nende sisestuskvaliteedi

üle, teeb kokkuvõtteid kontrolli

käigus ilmnenud vigadest, esitab

perekonnaseisuasutustele

Andmete sisestamisel on ühtne praktika ja ametnikud saavad tagasisidet tehtud tööde kvaliteedi kohta.

ettepanekuid nende kõrvaldamiseks

ning viib läbi järelkontrolli.

3.6. Teeb rahvastikuregistris parandatud

kannete ja andmete üle järelevalvet.

Järelevalve on korrektselt ja järjekindlalt tehtud.

3.7. Kontrollib isikunimede kohaldamise

vastavust kehtestatud nõuetele.

Isikunimede kohaldamine vastab nõuetele.

3.8. Vajadusel sisestab ja parandab

rahvastikuregistris kohtudokumente

ja välisriigi perekonnasündmuste

dokumente.

Dokumendid on korrektselt rahvastikuregistrisse sisestatud.

3.9. Osaleb oma valdkonnas

rahvastikuregistri tarkvara

analüüsimisel ja arendamise

töögruppides ning testib vastavat

vastuvõetavat tarkvara.

Ettepanekud tarkvaraarendusse on tehtud.

3.10. Analüüsib oma valdkonnas

rahvastikuregistri andmete kvaliteeti

ja teeb ettepanekuid

kvaliteediprojektide korraldamiseks.

Rahvastikuregistri andmekvaliteet tõuseb.

3.11. Haldab osakonna materjale

Siseministeeriumi kodulehel ja

riigiportaalis ning toetab osakonna

töötajaid osakonna juhendmaterjalide

keskkonna (ERTA) pidamisel.

Materjalid on uuendatud.

3.12. Koostab või tellib SMITi-st vastavalt

vajadusele statistilisi aruandeid ning

edastab need tellijatele ning koondab

osakonna võrgukettale igakuiselt

kuuaruanded.

Statistilised aruanded on esitatud.

3.13. Vastab asutuste ja isikute

rahvastikuregistrist statistiliste

andmete väljastamise päringutele.

Päringutele on vastatud.

3.14. Korraldab kodanikualgatuse

toetusavalduste kontrollimist ja

tõendamist.

Vastused tõendamise otsuse kohta on saadetud.

3.15. Täidab osakonnajuhataja või

osakonnajuhataja asetäitja rahvastiku

toimingute dokumenteerimise alal

antud muid käesolevast

ametijuhendist mittetulenevaid

ühekordseid ülesandeid.

Ülesanded on korrektselt täidetud.

4. AMETIKOHALE ESITATAVAD PÕHINÕUDED 4.1. Haridus: kõrgharidus; 4.2. Töökogemus: vähemalt 2-aastane teenistuskogemus riigi- või kohaliku

omavalitsuse asutuses, soovitavalt perekonnaseisuametniku või registripidajana;

4.3. Teadmised: valdkonnaga seonduvate õigusaktide tundmine; 4.4. Arvutioskus: arvuti kasutamise oskus, sealhulgas ametikohale vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus; 4.5. Keeleoskus: eesti keele oskus C1-tasemel, inglise või vene keele oskus B2-tasemel erialase sõnavara valdamisega; 4.6. Isikuomadused

ja võimekus: iseseisva töö ja meekonnatöö oskus, täpsus ja korrektsus

asjaajamisel, analüüsi- ja otsustusvõime ning hea suhtlemisoskus; initsiatiiv ja algatusvõime uute lahenduste väljatöötamiseks ja elluviimiseks; suutlikus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha tagajärgi ja vastutada nende eest; tasakaalukus ja kõrge stressitaluvus, lojaalsus, kohusetunne, usaldusväärsus ja ametialase informatsiooni hoidmise oskus.

5. ÕIGUSED Rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialistil on õigus:

5.1. saada ministeeriumi struktuuriüksustelt ja ministeeriumi valitsemisalas olevatelt

asutustelt teavet, selgitusi ja dokumente, mis on vajalikud ametijuhendiga ettenähtud

kohustuste täitmiseks;

5.2.saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikku täiendkoolitust;

5.3.omada juurdepääsu rahvastikuregistri andmetele;

5.4.teha osakonnajuhatajale või tema asetäitjale ettepanekuid töökorralduse muutmiseks.

6. VASTUTUS

Rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialist vastutab:

6.1. talle ametijuhendiga pandud teenistuskohustuste ja ühekordsete ülesannete õiguspärase,

täpse ja õigeaegse täitmise eest;

6.2. andmekogude kasutamise ja isikuandmete kaitse nõuete täitmise eest;

6.3. asutusesiseks kasutamiseks ettenähtud ametialase informatsiooni saladuses hoidmise eest;

6.4. teenistusülesannete täitmiseks tema käsutusse antud vara sihipärase kasutamise ja säilimise

eest;

6.5. oma kvalifikatsiooni ja oskuste taseme tõstmise eest;

6.6. tema käsutuses olevate dokumentide nõuetekohase menetlemise, hoidmise ja säilitamise

eest.

Koostas: Enel Pungas Rahvastiku toimingute osakonna juhataja

KINNITATUD

kantsleri käskkirjaga nr „Rahvastiku

toimingute osakonna ametijuhendite

kinnitamine“

LISA 3

Rahvastiku toimingute osakonna spetsialisti

ametijuhend

1. ÜLDSÄTTED

1.1 AMETIKOHT: spetsialist;

1.2 STRUKTUURIÜKSUS: rahvastiku toimingute osakond;

1.3 TEENISTUSKOHT: Pikk 61, Tallinn;

1.4 VAHETU JUHT: osakonnajuhataja asetäitja dokumenteerimise alal;

1.5 ASENDAJA: spetsialist või osakonnajuhataja ettepanekul selleks

määratud ametnik;

1.6 ASENDATAV: spetsialist või osakonnajuhataja ettepanekul selleks

määratud ametnik.

2. AMETIKOHA EESMÄRK

Spetsialisti ametikoha eesmärk on tagada isikupõhise arhiveerimissüsteemi funktsioneerimine

läbi dokumentide olulisuse hindamise, sorteerimise ja isikupõhise arhiveerimise, koostada

statistilisi aruandeid.

3. AMETIKOHA TÖÖÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS

ÜLESANNE SOOVITUD TULEMUS

3.1. Loob, korrastab ja muudab arhiivis

isikukaustu vastavalt arhiveerimist

vajavate dokumentide arvule, jaotades

dokumendid aastate ja päevade vahel

sõltuvalt kappide ja riiulite täituvusest.

Isikukaustad on süstematiseeritud ja

kasutatavad, kõik ühe isikuga seotud

dokumendid on isikukoodi järgi koondatud

ühte kausta.

3.2. Hindab arhiveerimisele kuuluvaid

materjale ning nende säilitamisväärtust.

Kaustades olevad dokumendid on vastavuses

isikupõhise arhiveerimise korraga.

3.3. Koondab perekonnaseisuasutustelt,

notaritelt ja välisesindustelt saadetud

eelmise kuu kannete väljatrükid, jälgib

nende kõikset ja õigeaegset saabumist

Siseministeeriumisse.

Kuu jooksul loodud perekonnaseisukannete

väljatrükid on järgmise kuu 10. kuupäevaks

Siseministeeriumis.

3.4. Kontrollib saadetud

perekonnaseisukannete väljatrükkide arvu

vastavust rahvastikuregistri kannete ja

aruannetega.

Kõik perekonnaseisukannete väljatrükid on

jõudnud Siseministeeriumisse.

3.5. Koostab perekonnaseisukannete

igakuiseid ja aastaaruandeid, esitab Eestis

Perekonnaseisusündmuste kuu- ja

aastaaruanded on korrektselt koostatud ja

registreeritud perekonnasündmuste

statistilised kokkuvõtted igakuiselt

Statistikaametile ja

kommunikatsiooniosakonnale.

edastatud.

3.6. Koostab või tellib SMITi-st vastavalt

vajadusele statistilisi aruandeid ning

edastab need tellijatele ning koondab

osakonna võrgukettale igakuiselt

kuuaruanded.

Statistilised aruanded on esitatud.

3.7. Vastab asutuste ja isikute

rahvastikuregistrist statistiliste andmete

väljastamise päringutele.

Päringutele on vastatud.

3.8. Arhiveerib perekonnaarhiivi

isikukaustadesse Siseministeeriumisse

saabunud perekonnaseisukannete

väljatrükid.

Saabunud dokumendid on isikukaustadesse

arhiveeritud.

3.9. Täiendab isikupõhise arhiveerimise korda. Isikupõhine arhiveerimise kord vastab

nõuetele ja tegelikkusele.

3.10. Korrastab Siseministeeriumi

perekonnaarhiivi arhivaale vastavalt

Rahvusarhiivi nõuetele.

Arhivaalid on nõuetele vastavalt korrastatud.

3.11. Korraldab säilivustähtaja ületanud

dokumentide hävitamise.

Säilivustähtaja ületanud dokumendid on

nõuetekohaselt hävitatud.

3.12. Tellib vastavalt vajadusele osakonnale

kantseleikaupu.

Osakonna töötajad on varustatud oma

tööülesannete täitmiseks vajalikke

töövahenditega.

3.13. Korraldab rahvastiku toimingutega seotud

avalduste ja paberkannete trükkimist ja

jagab asutustele trükitud blankette.

Perekonnaseisuasutused on varustatud

ajakohaste blankettidega.

3.14. Täidab osakonnajuhataja või

osakonnajuhataja asetäitja rahvastiku

toimingute dokumenteerimise alal antud

muid käesolevast ametijuhendist

mittetulenevaid ühekordseid ülesandeid.

Ülesanded on täidetud korrektselt ja

õigeaegselt.

4. AMETIKOHALE ESITATAVAD PÕHINÕUDED

4.1. Haridus: kesk- või keskeriharidus;

4.2. Töökogemus: soovituslikult eelnev töökogemus dokumendihalduses või

arhiivinduses;

4.3. Teadmised: perekonnaseisualase ja rahvastikuregistri temaatika tundmine;

4.4. Keeleoskus: eesti keele oskus C1-tasemel, vene keele oskus B2-tasemel

erialase terminoloogia valdamisega;

4.5. Arvutioskus: arvuti kasutamise oskus, sealhulgas ametikohal vajalike

arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus;

4.6. Isikuomadused

ja võimekus: otsustusvõime, täpsus, rutiinitaluvus, kohusetundlikkus, oskus

tööaega planeerida, suhtlemisoskus ja usaldusväärsus.

5. ÕIGUSED Rahvastiku toimingute osakonna spetsialistil on õigus:

5.1. saada ministeeriumi struktuuriüksustelt ja ministeeriumi valitsemisalas olevatelt

asutustelt teavet, selgitusi ja dokumente, mis on vajalikud ametijuhendiga ettenähtud

kohustuste täitmiseks;

5.2. saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust;

5.3. omada juurdepääsu rahvastikuregistri andmetele;

5.4. teha osakonnajuhatajale või tema asetäitjale ettepanekuid töökorralduse muutmiseks.

6. VASTUTUS Rahvastiku toimingute osakonna spetsialist vastutab:

6.1. talle ametijuhendiga pandud teenistuskohustuste ja ühekordsete ülesannete õiguspärase,

täpse ja õigeaegse täitmise eest;

6.2. andmekogude kasutamise ja isikuandmete kaitse nõuete täitmise eest;

6.3. asutusesiseks kasutamiseks ettenähtud ametialase informatsiooni saladuses hoidmise eest;

6.4. teenistusülesannete täitmiseks tema käsutusse antud vara sihipärase kasutamise ja säilimise

eest;

6.5. oma kvalifikatsiooni ja oskuste taseme tõstmise eest;

6.6. tema käsutuses olevate dokumentide nõuetekohase menetlemise, hoidmise ja säilitamise

eest.

Koostas: Enel Pungas rahvastiku toimingute osakonna juhataja

KÄSKKIRI

09.01.2019 nr 1-5/1

Rahvastiku toimingute osakonna

ametijuhendite kinnitamine

Haldusmenetluse seaduse § 64 lg 1 ja lg 2 ja Vabariigi Valitsuse 31.05.2012 määruse nr 39

„Siseministeeriumi põhimäärus“ § 28 punkti 12 alusel

1. Kinnitan rahvastiku toimingute osakonna ametijuhendid:

1. rahvastiku toimingute osakonna nõuniku ametikoha ametijuhend (lisa 1);

2. rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialisti ametikoha ametijuhend (lisa 2);

3. rahvastiku toimingute osakonna spetsialisti ametikoha ametijuhend (lisa 3).

2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 04.01.2018 käskkirja nr 1-5/8 „Rahvastiku toimingute

osakonna ametijuhendite kinnitamine“ lisad 14, 17 ja 20.

(allkirjastatud digitaalselt)

Lauri Lugna

kantsler

Lisad:

1. rahvastiku toimingute osakonna nõuniku ametikoha ametijuhend;

2. rahvastiku toimingute osakonna peaspetsialisti ametikoha ametijuhend;

3. rahvastiku toimingute osakonna spetsialisti ametikoha ametijuhend.