Lennundusvaldkonna juhtimissüsteemi kirjelduse kinnitamine

KÄSKKIRI

13.08.2021 nr 1.1-1/21/495

Lennundusvaldkonna juhtimissüsteemi kirjelduse

kinnitamine

Majandus- ja taristuministri 03.12.2020.a määruse nr 82 „Transpordiameti põhimäärus“ § 6 punkti

1 ja 5 alusel ja juhtimissüsteemi täiustamise eesmärgil:

1. Kinnitan Transpordiameti lennundusvaldkonna juhtimissüsteemi kirjelduse (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks Lennuameti peadirektori 27.10.2016 käskkirja nr 1.1-1/16/58

„Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ p 1.4.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kaido Padar

peadirektor

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 1/10

SISUKORD

1. EESMÄRK ................................................................................................................................... 1

2. ORGANISATSIOONI KESKKOND .......................................................................................... 2

2.1. Organisatsiooni ajalugu ...................................................................................................................... 2

2.2. Organisatsiooni kontekst .................................................................................................................... 2

2.3. Organisatsiooni asukoht ..................................................................................................................... 2

3. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA ................................................................................................ 2

4. TEGEVUSE KIRJELDUS ........................................................................................................... 3

4.1. Lennundusvaldkonna juhtimisstruktuur ............................................................................................. 3

4.2. Volitused ja vastutused ....................................................................................................................... 4

4.3. Lennundusvaldkonna teenused ........................................................................................................... 5

4.4. Strateegia ja arengukava ..................................................................................................................... 6

4.5. Tööplaanid .......................................................................................................................................... 6

4.6. Eelarve ja varad .................................................................................................................................. 6

4.7. Teenuste juhtimine ja arendamine ...................................................................................................... 7

4.8. Personalijuhtimine ja -arendus ........................................................................................................... 7

4.9. Vastavusseire (compliance monitoring) ............................................................................................. 7

4.10. Muudatuste juhtimine ja ohutusjuhtimine (safety risk management) ............................................. 8

4.11. Kommunikatsioon .......................................................................................................................... 9

4.12. Teabevahetus (mutual exchange of information) ........................................................................... 9

4.13. Klientide tagasiside ...................................................................................................................... 10

4.14. Muude andmete edastamine ja raportite koostamine ................................................................... 10

1. EESMÄRK

1.1. Käesolev dokument kirjeldab Transpordiameti lennundusvaldkonna juhtimissüsteemi ja

osapoolte vastutusi.

1.2. Lennundusjulgestusalase riikliku järelevalve organisatsiooniline struktuur ja vastutus,

järelevalvetegevuste planeerimise alused, järelevalvetegevuste läbiviimine ja

dokumenteerimine, tuvastatud puuduste kõrvaldamisega seotud tegevused ning sunnivahendi

kohaldamise põhimõtted on kirjeldatud lennundusjulgestuse järelevalve käsiraamatus, mis on

käsitletud Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. märtsi 2008 määruse (EÜ) nr 300/2008 lisa II

punktis 3 viidatud riikliku järelevalveprogrammina (NCASQCP).

1.3. Juhtimissüsteem toetab Transpordiameti lennundusohutuse, -julgestuse ja kvaliteedi

juhtpõhimõtete rakendamist ning Transpordiameti põhimäärusest tulenevate ülesannete ja

strateegias toodud eesmärkide saavutamist.

1.4. Transpordiameti lennundusvaldkonna juhtpõhimõtted:

 kindlustada kõrgetasemeline lennundusohutuse järelevalve teostamine ohutusriskide

tuvastamise ja parendusmeetmete kaudu;

 toimida kooskõlas õiguslike ja muude nõuetega;

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 2/10

 olla ohutuskultuuri edendaja ja lennunduse jätkusuutliku arengu toetaja;

 kasutada olemasolevaid ressursse eesmärgipäraselt;

 tagada lennundusvaldkonna ametnike pädevus seatud ülesannete täitmiseks;

 tagada klientide rahulolu efektiivse, pädeva ja tähtaegse teenindamise teel;

 tagada juhtimissüsteemi toimivus ja pidev parendamine.

2. ORGANISATSIOONI KESKKOND

2.1. Organisatsiooni ajalugu

Transpordiamet loodi 1. jaanuaril 2021 seniste Lennu-, Maantee- ja Veeteede Ameti ühendamisega

(ning nende õigusjärgsena). Transpordiamet on transpordiliikide ülene kompetentsikeskus ning ohutu

liiklemiskeskkonna arendaja. Amet lähtub oma tegevuses liikuvuse terviklikust kujundamisest, mille

eesmärk on pakkuda inimestele ja kaupadele võimalikult mugavaid ja kiireid liikumislahendusi,

kasutades erinevaid transpordiliike. Transpordiamet on Eesti Vabariigis lennundusvaldkonnas ainus

pädev riiklik asutus (EASA mõistes national competent authority, ICAO mõistes civil aviation

authority) ja riiklik järelevalveasutus (Euroopa Komisjoni mõistes national supervisory authority).

2.2. Organisatsiooni kontekst

Transpordiameti järelevalve alla kuuluvad füüsilised ja juriidilised isikud ning õhusõidukid on välja

toodud SIS küsimustiku kokkuvõttes.

2.3. Organisatsiooni asukoht

Transpordiameti juriidiline aadress on Valge 4, 11413 Tallinn. Transpordiameti tegevuskohad on ära

toodud Transpordiameti kodulehel.

3. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA

3.1. Juhtimissüsteemi loomisel on arvesse võetud järgmisi sisendeid:

3.1.1. Rahvusvahelise Tsiviillennunduse Organisatsiooni (edaspidi ICAO) standardid ja soovitatud

praktikad (SARP).

3.1.2. Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus 2018/1139, tema rakendusaktid ja nõuete täitmise

aktsepteeritud meetodid ning juhendmaterjalid, sh üldised nõuded (cross domain

requirements), mis on standardiseeritud Euroopa Liidu Lennundusohutusameti (edaspidi

EASA) poolt (loetelu ei ole täielik):

 EU reg nr 965/2012 (OPS + RAMP) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg nr 1178/2011 (ACW) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg nr 139/2014 (ADR) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg 2015/340 (ATCO),

 EU reg 2017/373 (ATM/ANS) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg nr 748/2012 (AIR) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg nr 1321/2014 (AIR) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg nr 2019/947 (UAS) ja seda täiendavad määrused,

 EU reg 2018/1976,

 EU reg 2018/395,

 EU reg nr 628/2013 (Standardisation inspections).

3.1.3. Lennundusvaldkonnale kohalduvad siseriiklikud õigusaktid:

 Lennundusseadus,

 Väärteomenetluse seadustik,

 Transpordiameti põhimäärus.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 3/10

3.2. Juhtimissüsteem kohaldub kõikidele lennundusvaldkonna protsessidele ja

lennundusvaldkonnaga otseselt seotud struktuuriüksustele Transpordiameti struktuuris (vt

joonis 1). Struktuuriüksuste juhatajad vastutavad juhtimissüsteemi tutvustamise eest kõigile

olemasolevatele ja uutele töötajatele.

3.3. Juhtimissüsteemiga seotud dokumendid tehakse taotluse alusel kättesaadavaks

Transpordiameti järelevalve alla kuuluvatele isikutele ja organisatsioonidele ning

standardiseerimisinspektsiooni eesmärgil EASA-le, ICAO-le ja teistele asjakohastele

Transpordiameti (sh lennundusvaldkonna) üle järelevalvet tegevatele organisatsioonidele

(Procedures to be made available to the Agency).

3.4. Transpordiameti lennundusvaldkond on osaliselt jaotanud liikmesriigi pädeva asutuse

ülesandeid (Allocation of tasks to qualified entities) teistele riiklikele asutustele

Lennundusseaduse § 601 lõigete 3 kuni 6 järgi.

4. TEGEVUSE KIRJELDUS

4.1. Lennundusvaldkonna juhtimisstruktuur

Lennundusvaldkonnaga otseselt seotud struktuuriüksused

Lennundusvaldkonda toetavad struktuuriüksused

Joonis 1. Lennundusvaldkonnaga seotud struktuuriüksused Transpordiameti struktuuris.

4.1.1. Transpordiameti üldine struktuur on kättesaadav Transpordiameti kodulehel.

Peadirektor (DGCA)

Ohutuse ja järelevalve teenistus Liikuvuse korraldamise teenistus

Lennunduse ohutuse ja järelevalve osakond (CAO)

Juhtimis- õiguse

osakond

Sõidukite osakond

Teenuste juhtimise osakond (NSC)

Lennu- tegevuse

üksus (ACW, OPS,

RAMP, UAS)

Lennundus- tehnika üksus (AIR)

Lennundus- julgestuse

üksus (SEC)

Lennuliiklus- teeninduse ja lennuväljade üksus (ADR, ATM/ANS,

ATCO, ENV, SAR)

Vastavusseire ekspert

Tugiteenuste teenistus

Õigus- osakond

Personali- osakond

Finants- osakond

Arendusteenistus

Lennundus- ohutus- nõunik

Avalike suhete teenistus

Riskijuht

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 4/10

4.1.2. Transpordiameti peadirektor (ICAO määratluses Director General of Civil Aviation, DGCA)

on lennundusvaldkonnas kõrgeim juhtimistase ning lõpliku otsustusõigusega ja vastutusega

(power to exercise authority over civil aviation matters).

4.1.3. Lennunduse valdkonna koordinaator (Chief Aviation Officer, CAO) on peamine vastaspool

Eesti erialaorganisatsioonidele ja -liitudele ning koordineerib lennundusvaldkonna info

liikumist Transpordiametis (nt intsidentide info liikumine, regulaarne valdkonna juhtide (vt

joonis 1) infovahetuskoosolek koos peadirektoriga jms). Transpordiameti lennunduse

valdkonna koordinaator on lennunduse ohutuse ja järelevalve osakonna juhataja.

4.1.4. Transpordiameti ametlik esindaja rahvusvaheliste organisatsioonide (EASA, ICAO, Euroopa

Komisjoni töörühm, ECAC, Eurocontrol jms) juures on Transpordiameti peadirektor, kellel

on õigus volitada lennunduse valdkonna koordinaatorit esindama Transpordiametit nendes

organisatsioonides või töörühmades.

4.1.5. Struktuuriüksuste ülesanded ja vastutused on kirjeldatud teenistuste põhimäärustes ja

ametikohtade ülesanded ametijuhendites (vt Transpordiameti struktuurist töötaja info alt).

4.1.6. Lennundusvaldkonna alamvaldkondade üldine jagunemine on näha joonisel 1, detailsem

kirjeldus on valdkondade ja valdkonna ekspertide tabelis.

4.2. Volitused ja vastutused

4.2.1. Juhtimissüsteemi toimimise eest vastutab Transpordiameti peadirektor (edaspidi peadirektor).

Kõik töötajad tegutsevad lähtuvalt kinnitatud protseduuridest, muudest juhenddokumentidest

ning peadirektori ja struktuuriüksuste juhtide korraldustest.

4.2.2. Struktuuriüksuste (teenistuste, osakondade ja üksuste) põhifunktsioonid ning ülesanded on

fikseeritud Transpordiameti põhimääruses, detailsem kirjeldus on teenistuse põhimääruses.

Struktuuriüksuse toimimise ja arendamise eest vastutab struktuuriüksuse juhataja.

4.2.3. Juhtimissüsteemi rakendamise ja järjepideva toimimise eest vastutavad struktuuriüksuste

juhatajad, kes annavad ka sisendi juhtimissüsteemi arendamiseks.

4.2.4. Juhtimis- ja kvaliteedisüsteeme kirjeldavate dokumentide eest vastutab arendusteenistus

vaadates vastavate dokumentide uuendusvajadused üle vähemalt üks kord aastas.

4.2.5. Konkreetse lennunduse alamvaldkonna protsesside, protseduuride ja dokumentatsiooni

pideva nõuetele vastavuse tagab vastava alamvaldkonna struktuuriüksuse juhataja.

Tugitegevuste (personalijuhtimine, finantsjuhtimine jne.) protsesside, protseduuride ja

dokumentatsiooni kaasajastamise eest vastutab konkreetset tugiteenust osutava

struktuuriüksuse juhataja.

4.2.6. Organisatsioonisisese vastavusseire korraldamise ja läbiviimise eest vastutab vastavusseire

ekspert.

4.2.7. EASA ja ICAO standardiseerimisauditite puhul vastutab auditi koordineerimise,

teabevahetuse ning assisteerimise eest liikuvuse korraldamise teenistuse teenuste juhtimise

osakonna töötaja (EASA mõistes riiklik standardimiskoordinaator, National Standardisation

Coordinator, NSC) ning sisuliste teemade, dokumentide ja info eest valdkondade määratud

eksperdid (EASA mõistes Sectorial Focal Points, SFPs).

4.2.8. Erakorralise olukorra puhul koordineerib olukorra lahendamist ja meeskonna kokkukutsumist

kas peadirektor või lennunduse valdkonna koordinaator.

4.2.9. Riiklikku lennuohutusprogrammi koordineerib lennunduse valdkonna koordinaator.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 5/10

4.3. Lennundusvaldkonna teenused

4.3.1. Transpordiameti lennundusvaldkonna juhtimissüsteem põhineb teenusekesksel lähenemisel.

Teenus on kliendi eesmärgi saavutamisele suunatud tegevuste korrastatud kogum, mis võib

olla jagatud alamprotsessideks, sellel on alati algus ja lõpp, sisend ja kliendi jaoks kasutatav

väljund.

4.3.2. Teenus on suunatud kas välis- või sisekliendile, vastavalt siis avalik teenus või tugiteenus.

Teenused on kaardistatud Transpordiameti teenusepuus. Teenusepuus on iga teenuse juurde

märgitud antud teenuse eest vastutav teenuse juht.

4.3.3. Transpordiameti teenused on jaotatud teenuste üldiseloomu järgi kolmeks:

 otsesed teenused – füüsilisele või juriidilisele isikule taotluse alusel osutatav teenus;

 kaudsed teenused – proaktiivselt (taotluseta) osutatavad või korraga suuremale

ühiskonnagrupile osutatavad teenused;

 tugiteenused – asutusesisesed teenused, mis toetavad otseste ja kaudsete teenuste või asutuse

toimimist.

4.3.4. Lennundusvaldkonna teenused on lisaks eeltoodule grupeeritud lennunduse alamvaldkondade

loogikast tulenevate teemade järgi (Transpordiameti teenusepuus):

OTSESED JA KAUDSED AVALIKUD TEENUSED

SISENDID

 taotlus

 regulatsioon

 intsidendid

TEENUSTE PROTSESSID

ACW ATCO OPS

ADR ENV SEC

AIR SAR UAS

ATM/ANS

VÄLJUNDID

 sertifikaat

 luba

 õigus

 järelevalve akt

 väärteomenetluse akt

TUGITEENUSED

PERSONALIJUHTIMINE

 Personali hindamine, arendamine ja hoidmine

 Personali planeerimine ja tööreeglistiku kujundamine

 Töökeskkonna ja töövahendite tagamine ning haldamine

 Tööohutuse ja töötervishoiu korraldamine

IT

 Arenduste korraldamine ja haldamine

 Arvutitöökoha haldamine

 Digitaristu haldamine

FINANTSJUHTIMINE

 Finantsjuhtimine-ja eelarvestamine

 Juhtimisinformatsiooni kogumine, aruandlus ja analüüs

 Raamatupidamisarvestuse korraldamine ja õigsuse tagamine

ORGANISATSIOONI JUHTIMINE

 Üld- ja strateegiline juhtimine

DOKUMENDIHALDUS

 Dokumendihalduse korraldamine

ÕIGUSTEENUSED

 Õigusteenuse osutamine

 Hangete korraldamine

RISKIJUHTIMINE

 Riskide hindamine ja sisekontrolli korraldamine

 Riigisaladuse kaitse korraldamine

AVALIKUD SUHTED

 Rahvusvahelise koostöö korraldamine

 Sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 6/10

ACW Õhusõiduki meeskonnaga seotud teenused (sh. FCL, MED, FSTD)

ADR Lennuväljade ja kopteriväljakutega seotud teenused

AIR Lennundustehnikaga seotud teenused

ATM/ANS Lennuliikluse juhtimise ja aeronavigatsiooniga seotud teenused

ATCO Lennujuhtidega seotud teenused (sh MED)

ENV Keskkonnaga seotud teenused lennunduses

SAR Lennuotsingu- ja päästetöödega seotud teenused

OPS Lennutegevusega seotud teenused (sh RAMP inspektsioonid)

SEC Lennundusjulgestusega seotud teenused

UAS Mehitamata õhusõidukitega seotud teenused

4.3.5. Kõikide teenuste protseduurid on kirjeldatud Juhendite keskkonnas.

4.4. Strateegia ja arengukava

4.4.1. Transpordiameti (sh lennundusvaldkonna) strateegia, missioon ja visioon on kinnitatud

Transpordiameti juhtkonnas ning kättesaadav Transpordiameti kodulehel. See vaadatakse

juhtkonna poolt üle vähemalt üks kord aastas ning vajadusel kinnitatakse uus täiendatud

versioon.

4.4.2. Lennunduse valdkonna eestvedamise eest vastutab peadirektor. Valdkonna pikemaajalise

arenguplaani koostab peadirektor koostöös lennunduse valdkonna koordinaatoriga ja

valdkonna struktuuriüksuste juhtidega.

4.4.3. Juhtkonnapoolne Transpordiameti eesmärkide ülevaatamine toimub vähemalt üks kord

aastas. Eesmärgid kinnitatakse juhtkonnas.

4.5. Tööplaanid

4.5.1. Strateegia elluviimiseks koostatakse igal aastal tööplaan, millega määratakse konkreetsed

ülesanded püstitatud eesmärkide saavutamiseks koos tähtaja, vastutaja ning eraldatud

ressurssidega.

4.5.2. Jooksva aasta strateegiline tööplaan esitatakse peale peadirektori kinnitamist jaanuarikuu

lõpuks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile.

4.5.3. Teenistuste detailsete tööplaanide (tegevuskavad ja järelevalve plaanid) koostamise, täitmise

ja kaasajastamise eest vastutavad teenistuste juhid. Tööplaanide ülevaatamine ja töö tulemuste

hindamine toimub vähemalt üks kord aastas. Peadirektor teavitab juhtkonna koosolekul

struktuuriüksuste lõppeva aasta tööplaani täitmise aruannete esitamise tähtajast vähemalt neli

nädalat ette.

4.5.4. Tööplaanid kirjeldatakse Transpordiameti-üleselt PlanPro planeerimise ja projektijuhtimise

süsteemis või Microsoft Exceli ja Lennuohutuse Infosüsteemi (LOIS) tabelites.

4.6. Eelarve ja varad

4.6.1. Transpordiameti (sh lennundusvaldkonna) eelarve koostamise algatatakse juhtkonna

otsusega.

4.6.2. Eelarve ülevaatamine toimub üks kord kuus.

4.6.3. Finantsressursside juhtimine toimub vastavalt majandustegevuse korraldamise protseduurile.

4.6.4. Eelarve koostamiseks kasutatakse Eelarve infosüsteemi (EAIS).

4.6.5. Lepingute, arvete jms dokumentide käsitlemine on kirjeldatud asjaajamiskorras.

4.6.6. Ametiautode kasutamine on korraldatud vastavalt autode kasutamise protseduurile.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 7/10

4.7. Teenuste juhtimine ja arendamine

4.7.1. Teenuste juhtimisel on peamisteks eesmärkideks:

 teenuste vastavus kliendi vajadustele ning lennundusvaldkonna nõuetele,

 teenuste kättesaadavus ja kasutusmugavus klientidele,

 efektiivsus teenuste osutamisel.

4.7.2. Teenuste arendamisel rakendatakse pidevaks parendamiseks agiilset metodoloogiat (agile

methodology) koos arendussprintidega (design sprint).

4.7.3. Teenuste eesmärgid, osutamise protsessid ja kanalid, protsessis osalejate vastutused ning

toetavad infosüsteemid kirjeldatakse teenuste kordades, kirjeldustes ja juhendites vastavalt

teenuste dokumentide korrale. Teenuste mõõdikud ja riskid on toodud Transpordiameti

teenusepuus.

4.7.4. Transpordiamet julgustab kõiki töötajaid tegema ettepanekuid, teatama probleemidest ja

mittevastavustest seoses teenustega või juhtimissüsteemiga. Parendusettepanekute

kogumiseks töötajatelt on loodud e-posti aadress [email protected],

mis töötab ühtlasi parendusettepanekute registrina. E-postkasti eest vastutab

arendusteenistuse kliendikogemuse arendusjuht. Kliendikogemuse arendusjuht esitleb

laekunud ettepanekud ja tegevuskava juhtkonnas mitte harvem kui kord poolaastas.

4.8. Personalijuhtimine ja -arendus

4.8.1. Transpordiameti (sh lennundusvaldkonna) ajakohane organisatsioonistruktuur asub

Transpordiameti kodulehel. Struktuuri dokumentide koostamise ja asjakohasena hoidmise

eest vastutab tugiteenuste teenistuse personalijuhtimise osakond.

4.8.2. Personalipoliitika põhimõteteks on läbipaistvus, avatus ja võrdsus ning eesmärk töötajate

rahulolu ja pidev arendamine.

4.8.3. Personalijuhtimise põhimõtted ja organisatsiooni struktuuri koostamine on kirjeldatud

personalijuhtimise protseduuris ning personali arendamine koolitusprotseduuris.

4.8.4. Lennundusvaldkonna personali (sh inspektorite) kvalifikatsiooninõuded tulenevad

vastavatele valdkondadele kohalduvatest Euroopa Liidu (vt punkt 3.1.2) ja siseriiklikest

määrustest ning on kirjeldatud vastavate ametikohtade ametijuhendites. Ametijuhendites on

määratud ka valdkonna eksperdid.

4.8.5. Transpordiameti töökorralduse reeglid sisaldavad mh korruptsiooni ja huvide konflikti

vältimise juhiseid.

4.8.6. Töötajate tööohutuse ja töötervishoiuga seotud tegevus on kirjeldatud protseduuris tööohutuse

ja töötervishoiu korraldamine.

4.8.7. Töötajate rahulolu hindamine toimub vähemalt kord aastas. Rahulolu hindamise kokkuvõte

esitatakse kõigile töötajatele Transpordiameti siseveebis ja tutvustatakse valdkondlikel

koosolekutel.

4.8.8. Personalivaldkonna eesmärkide täitmise ja aastavestluste kokkuvõtete ülevaatus toimub

vähemalt ühel korral aastas.

4.9. Vastavusseire (compliance monitoring)

4.9.1. Vastavusseire eesmärk on tagada Transpordiameti põhiülesannete ja eesmärkide täitmine

kooskõlas rahvusvaheliste lennundusalaste nõuete, Euroopa Liidu ja siseriiklike

õigusaktidega ning nende muudatustega, mis on integreeritud Transpordiameti poolt

teostatavatesse toimingutesse, sealhulgas protseduuride parendamise, siseriiklikule

õigusloomele kaasaaitamise, sektori informeerimise jms teel.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 8/10

4.9.2. Õigusosakond vastutab uute õigusaktide ja õigusaktide muudatuste (v.a riigisisesed

õigusaktid) informatsiooni edastamise eest valdkonna määratud eksperdile (EASA mõistes

Sectorial Focal Points, SFPs) läbi Delta dokumendihaldussüsteemi ning õigusaktide

kandmise eest õigusosakonna poolt hallatavasse Õigusmuudatuste registrisse.

4.9.3. Valdkonna määratud ekspert on kohustatud teavitama õigusosakonda juhul, kui muudatused

Euroopa Liidu õigusaktides päädivad muudatustega vastava valdkonna protseduurides ja/või

siseriiklikes õigusaktides (vt. täpsemalt protseduuri rahvusvaheliste organisatsioonide (ICAO,

EL/EASA) nõuete ja nende muudatuste analüüsi, kehtestamise ning ICAOle siseriiklikest

erinevustest teatamise kord ja õigusaktide väljatöötamise kord).

4.9.4. Valdkonna määratud ekspert vastutab tema valdkonda puudutavatest õigusaktidest tulenevate

nõuete õigeaegse ja asjakohase juurutamise eest Transpordiameti teenuste protsessides ning

vajadusel seotud sektorile edastamise eest.

4.9.5. Igale lennundusvaldkonna teenusegrupile korraldatakse vähemalt üks kord kahe aasta jooksul

sisemine vastavusseire (vastavalt vastavusseire plaanile). Sisemise vastavusseire elluviimise

ja koordineerimise eest vastutab vastavusseire ekspert.

4.9.6. Kõik ametisiseste ja organisatsiooniväliste vastavusseirete leiud kantakse mittevastavuste

registrisse. Vastavusseire ekspert teeb Transpordiameti juhtkonnale ülevaate

mittevastavustest ja nende likvideerimise tegevuskavast vähemalt ühe korra kvartalis.

4.9.7. Mittevastavus registreeritakse hiljemalt ühe nädala jooksul pärast standardiseerimisauditi

raporti koostamist (sisemise vastavusseire korral) või saabumist (välise

standardiseerimisauditi korral) vastavusseire eksperdi poolt mittevastavuse registrisse, kuhu

lisatakse koostöös vastutava struktuuriüksuse juhiga mittevastavuse lahendamise tähtaeg ja

tegevused.

4.9.8. Välisorganisatsioonide (EASA, ICAO) standardiseerimisauditite puhul on peavastutajaks

Transpordiameti peadirektor, kes vastavalt auditi sisule määrab auditi töögrupi. Üldjuhul on

esmaseks kontaktpunktiks lennunduse valdkonna koordinaator (CAO), kuid auditi

koordineerimise ja teabevahetuse eest vastutab NSC. NSC annab standardiseerimisauditi

käigus leitud mittevastavused üle vastavusseire eksperdile ja auditeeritud struktuuriüksuse

juhatajale esimesel võimalusel pärast auditi tulemuste kättesaamist.

4.9.9. Mittevastavuste lahendamise eest vastutab vastava alamvaldkonnaga tegeleva

struktuuriüksuse juhataja. Mittevastavuse likvideerimisest informeerib osakonna juhataja

vastavusseire eksperti esitades ühtlasi dokumentatsiooni, mis mittevastavuse lahendamist

kinnitab. Vastavusseire ekspert kinnitab teema sulgemisega mittevastavuste registris

mittevastavuse lahendamise.

4.9.10. Välisorganisatsiooni (EASA, ICAO) poolt tehtud standardiseermisauditite puhul teavitab

mittevastavuse likvideerimise eest vastutav struktuuriüksuse juht lisaks NSC’d, kelle

kohustuseks on teavitada välisorganisatsiooni mittevastavuse likvideerimisest. Pärast

välisorganisatsiooni otsust mittevastavuse (leiu) sulgemise kohta, teavitab NSC vastavusseire

eksperti, kes saab alles pärast seda sulgeda mittevastavuse ka Transpordiameti

mittevastavuste registris.

4.10. Muudatuste juhtimine ja ohutusjuhtimine (safety risk management)

4.10.1. Muudatuste juhtimise eesmärk on läbi süsteemse korrigeerivate tegevuste planeerimise ning

elluviimise maandada mittevastavuse riski esinemise tõenäosust ja mõju. Muudatuste

planeerimisel ja elluviimisel lähtub Transpordiamet mõjususe (teeme õigeid asju) ja tõhususe

põhimõtetest (teeme asju õigesti).

4.10.2. Muudatuse elluviimisega kaasnevate mõjude, sh võimalike riskide hindamise ja negatiivsete

mõjude maandamistegevuste elluviimise eest vastutab struktuuriüksuse juhataja. Muudatuste

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 9/10

planeerimisel riskide hindamise ja maandamistegevuste elluviimise eesmärk on ohtude

tuvastamine, kaardistamine ning nende Transpordiametile või kliendile negatiivsete mõju

kõrvaldamiseks ja/või leevendamiseks maandamismeetmete planeerimine ja nende

tulemuslikkuse kontrollimine. Nimetatud protsessis peab riskide hindamine olema

integreeritud korrigeerivate tegevuste planeerimisse.

4.10.3. Organisatsiooniülestest muudatustest ja väliskeskkonna muudatustest tulenevate riskide

tuvastamise protsessi koordineerib riskijuht koostöös struktuuriüksuste juhatajate ning CAO-

ga. Riskide kaardistamisel hinnatakse muudatuste võimalikku mõju Transpordiameti

eesmärkide täitmisele ning võimalikku negatiivset mõju lennunduse valdkonnale. Tuvastatud

ohte koos riskide mõju hindamisega ning määratud korrigeerivate tegevustega tutvustatakse

juhtkonnas.

4.11. Kommunikatsioon

4.11.1. Sise- ja kriisikommunikatsiooni põhimõtted ja vastutused on kirjeldatud avalike suhete

osakonna põhimääruses.

4.11.2. Teabenõuetele vastamist koordineerib sisuvaldkonna esindaja, kes kaasab ameti mainet

puudutavate keerukate teemade puhul kommunikatsiooni- ja turundusosakonna.

4.12. Teabevahetus (mutual exchange of information)

4.12.1. Lennunduse valdkonna koordinaator vastutab koostöös peadirektoriga Transpordiameti

suhtluse eest siseriiklike ja rahvusvaheliste organisatsioonidega (EASA, ICAO, Euroopa

Komisjoni töörühmad, ECAC, Eurocontrol jms).

4.12.2. Riiklik standardimiskoordinaator (NSC) vastutab igapäevase teabevahetuse koordineerimise

eest, mis on vajalik rahvusvaheliste organisatsioonide nõuetele vastamiseks:

 EASA-ga info vahetamine;

 ICAO CMA süsteem (sh EFOD, eranditest teavitamine jne).

4.12.3. Valdkonna määratud eksperdid kasutavad igapäevaselt teabevahetuseks rahvusvaheliste

organisatsioonidega järgmisi infovahetuse kanaleid:

 Flextool’i kasutamine eranditest (excemptions) teavitamiseks;

 AltMocidest teavitamine e-posti teel [email protected] (Nõuete taitmise

alternatiivsete meetodite hindamise protseduur (AltMoc)).

4.12.4. Teiste riikide lennuametitega (või sarnaseid funktsioone täitvate asutustega), kellega toimub

tihe teabevahetus ja koostöö, on mõnel juhul sõlmitud koostööleping, millega on määratletud

täpne käsitlusala ja vastutused infovahetuse ning kommunikatsiooni osas.

4.12.5. Teiste riikide pädevatele riiklikele asutustele (Competent Authority) tehakse andmed

vajadusel kättesaadavaks koopia saatmise või konsultatsiooni teel, kuid andmepäring peab

olema teise liikmesriigi poolt selgelt põhjendatud.

4.12.6. Lisaks teistele riikidele loob lennunduse valdkonna koordinaator koostöös peadirektoriga

kontakti infovahetuseks:

 keskkonnakaitseasutustele lennundusohutuse ja keskkonnanõuete vaheliste konfliktide

ohjamiseks;

 kohalike planeerimis- ja maakasutusasutustega.

4.12.7. Kui liikmesriikide lennundusvaldkonda haldavate riigiametite vahel esineb vaidlusi, mida ei

ole võimalik lahendada, on vaidlusaluse valdkonna struktuuriüksuse juhataja kohustus

suunata küsimus vahendamiseks EASA-le läbi lennunduse valdkonna koordinaatori.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_18_K2_r1

LENNUNDUSVALDKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI KIRJELDUS

Koostamise kuupäev: 09.08.2021 Juhendi koostaja: Ele Reiljan 10/10

4.13. Klientide tagasiside

4.13.1. Klientide tagasiside hindamise eesmärk on saada infot Transpordiameti pakutavate teenuste

kohta, mis on sisend parenduskohtade tuvastamiseks ja parendustegevuste rakendamiseks.

4.13.2. Klientide tagasiside kogumise, analüüsimise ja teabevahetusprotsessi eest vastutab

arendusteenistuse kliendikogemuse arendusjuht.

4.13.3. Kliendi tagasiside mõõdikuks on rahulolu lennundusvaldkonna teenuste ja teenindusega, mida

mõõdetakse soovitusindeksi (transactional NPS) alusel. Kõigi lennundusvaldkonna teenuste

kohta saadetakse klientidele tagasisideküsimustik.

4.13.4. Lisaks kohustuslikule soovitusindeksi küsimusele on teenuste juhtidel võimalik lisada

tagasisideküsimustikule lisaküsimusi, mis aitavad vastata teenuse arendamisega seotud

spetsiifilisematele küsimustele.

4.13.5. Klientide tagasiside kokkuvõtte teeb arendusteenistuse kliendikogemuse arendusjuht

vähemalt üks kord kvartalis. Selles tuuakse välja lennundusvaldkonna soovitusindeks ja enim

esile tulnud teemad ning parendusvaldkonnad. Teenusepõhist detailinformatsiooni jälgivad

teenuse juht ja vastava valdkonna töötajad tagasisidesüsteemist Recommy iseseisvalt.

4.14. Muude andmete edastamine ja raportite koostamine

4.14.1. NSC edastab kaks korda aastas vastavalt valdkonna määratud ekspertide sisendile andmed

läbi (EASA) SIS süsteemi vastavalt IC.PD.STD.CMA.Model.Paper-ile.

4.14.2. Arendusteenistuse avalike teenuste arendusjuht edastab Majandus- ja

kommunikatsiooniministeeriumile ühe korra aastas läbi Riigiteenuste portaali vastavalt

teenuse juhtide poolt antud sisendile kõikide otseste avalike teenuste mahud (nt taotluste arv,

järelevalve menetluste arv), kliendirahulolu hinnangu (soovitusindeks), kliendi otsese ajakulu

ning teenuse kogu ajakulu kliendile (sh menetlusaeg). Vastava sisendi annavad teenuste juhid.

4.14.3. Lennundusohutusnõunik uuendab ühe korra aastas riiklikku lennundusohutuse plaani (State

Plan for Aviation Safety, SPAS).