Käskkiri

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 1/8

SISUKORD

1 ÜLDSÄTTED .................................................................................................................................. 1 2 TEGEVUSE KIRJELDUS .............................................................................................................. 5

1 ÜLDSÄTTED

1.1. Eesmärk

Tagada Transpordiameti (edaspidi ameti) ametnike ja töötajate (edaspidi teenistuja) välislähetuste

(edaspidi lähetus) nõuetekohane korraldus.

1.2. Käsitlusala

Juhendiga reguleeritakse ameti teenistujate lähetuste sh välis-koolituslähetuste vormistamist ja

kooskõlastamist, aruandluse esitamist ja kulude hüvitamist.

Juhendit rakendatakse ameti kõigile teenistujatele.

1.3. Juhendi sihtgrupp

Lähetusse minev teenistuja

1.4. Seotud dokumendid

1.4.1. Õigusaktid

 Avaliku teenistuse seadus.

 Töölepingu seadus.

 Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse

saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning

päevaraha määr“.

 Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste

maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“.

 Majandus- ja taristuministri ning ettevõtlusministri 25. veebruari 2016. a käskkiri nr 16-

0072 „Lähetuste korraldamise juhend“.

 Majandus- ja kommunikatsiooniministri käskkiri nr 13-0107 „Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi finants-, palga- ja personaliarvestuse üleminek Riigi

Tugiteenuste Keskusesse“.

 Majandus- ja kommunikatsiooniministri käskkirja nr 13-0107 lisa 1 „MKM

valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudel“.

 Majandus- ja kommunikatsiooniministri käskkirja nr 13-0107 lisa 2 „MKM

valitsemisala finantsarvestuse toimemudel“.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 2/8

1.4.2. Seotud juhised, lisad, vormid.

 TT_11_J1_V1-Välislähetuse sisuaruande vorm

1.4.3. Viited

 Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP);

 Riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) lähetuste mooduli kasutajajuhend;

 Reisikorraldamisteenuse raamlepingud.

1.5. Mõisted

1.5.1. Välislähetus - teenistuja lähetamine kindlaksmääratud ajavahemikuks tööülesannete

täitmisele välisriiki.

1.5.2. Ühislähetus - lähetus, kus osaleb mitu teenistujat, kellest igaühele vormistatakse oma

lähetuskorraldus ning kus kõigil on ühine lähetusperiood, sihtkoht ja eesmärk, kuid eraldi

kulud.

1.5.3. Välis-koolituslähetus - lähetused, mille alla kuuluvad erialakoolitused ja õppereisid ning

töötaja kvalifikatsiooni tõstmisega seonduvad konverentsid, messid, seminarid, tehnilised

tuurid.

1.5.4. Reisikorraldaja - ameti lepinguline partner, kellega on sõlmitud raamleping

reisikorraldamisteenuse tellimiseks.

1.5.5. Lähetus- ja koolitusplaan – teenistuste poolt esitatud nimekiri kalendriaastaks planeeritud

lähetustest ja koolitustest, millel osalemiseks on ameti poolt ette nähtud rahalised vahendid.

1.5.6. Riigitöötaja iseteenindusportaal (edaspidi RTIP) – portaal, mille kaudu menetletakse

teenistujate isikuandmeid, puhkuseid ja puudumisi, lähetusi, koolitusi, majanduskulude

aruandeid ning varasid. Portaali kaudu kinnitatud andmed jõuavad automaatselt riigi finants-

, personali- ja palgaarvestuse süsteemi SAP.

1.5.7. Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK) – Rahandusministeeriumi hallatav riigiasutus,

mis ameti isikuandmete volitatud töötlejana osutab ametile riigi raamatupidamise ning

personali- ja palgaarvestuse teenust vastavalt kinnitatud toimemudelile.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 3/8

1.6. Kaasatud osapooled ja vastutus

Osapooled Vastutus antud juhendi raames

Ameti teenistuja Vastutab välislähetuse korrektse vormistamise

eest vastavalt juhendile.

Avalike suhete osakonna juhataja Vastutab välislähetusteks mõeldud eelarveliste

vahendite olemasolu ja kasutamise eest.

Finantstalituse teenistuja Vastutab finantsdimensioonide määramise ja

lisamise eest RTIP-s.

Koolitusjuht Vastutab koolitusplaani koostamise eest ja selle

täitmise eest.

Välissuhete juht Vastutab välislähetusplaani koostamise ja selle

täitmise eest, samuti juhendi uuendamise eest.

Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK) Vastutab finantsarvestuse pidamise ja lähetusega

seotud kulude tagasimaksete tegemise eest.

1.7. Üldreeglid

1.7.1. Lähetusse minnakse vastavalt lähetus- ja koolitusplaanile.

1.7.2. Plaanivälised lähetused toimuvad teenistuse direktori nõusolekul vastavalt rahaliste

vahendite võimalusele. Plaanivälised välis-koolituslähetused kooskõlastatakse vastavalt

koolitusjuhendile.

1.7.3. Lähetuses oleku ajal arvestatakse lähetatava töö- ja puhkeaega ning selle tasustamist

vastavalt avaliku teenistuse seadusele.

1.7.4. Majutuskoha valiku põhikriteeriumiteks on lähetuse sihtkoht ja hind. Kohapealse

transpordi ja hotellikoha maksumuse vahelist seost tuleb hotelli valikul hinnanguliselt

arvesse võtta.

1.7.5. Lähetustel kasutatakse soodsaimat ja sobilikumat transporti (sh otselende), mis võimaldab

mõistliku ajaga jõuda sihtpunkti. Lennureisidel on teenistuja kohustatud kasutama parima

hinna ja reisiklassi suhtega piletit. Välisriigis liigeldes tuleb võimalusel eelistada taksole

ühistranspordi (buss, tramm, metroo, rong) kasutamist.

1.7.6. Välislähetusse võib minna ametiautoga, lähtudes otstarbekusest ja eesmärgist.

1.8. Päevarahade maksmine ja lähetuskulude hüvitamine

1.8.1. Teenistujale makstakse lähetuse (sh välis-koolituslähetuse) korral päevaraha 50 eurot. Kui

lähetuse viibimise ajal tagatakse tasuta toitlustamine, siis võib teenistuse direktori otsusel

vähendada päevaraha 70% ulatuses.

1.8.2. Lähetusse väljasõidu päeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub

hiljemalt kell 21.00. Lähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk

saabub pärast kella 3.00.

1.8.3. Lähetuse päevaraha kuni 50 eurot makstakse välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid

kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, seejärel makstakse 32 eurot iga järgneva päeva

kohta.

1.8.4. Teenistujale hüvitatakse dokumentaalselt tõestatud (ostuarve, kviitung) sõidu-, majutus- ja

muud lähetustega seotud kulud. Teenistuja esitab kulude aruande läbi RTIP lähetuste

mooduli.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 4/8

1.8.5. Lähetuskulude aruanne vormistatakse kuludokumentide alusel sihtriigis kasutatud

välisvaluutas. Lähetuskulude hüvitamisel RTIP konverteerib tehtud kulutused eurodesse

välislähetusest saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga

päevakursi alusel.

1.8.6. Sõidukulud hüvitatakse kulu tõendava dokumendi alusel (ostuarve, kviitung, sõidupilet).

Lähetusse minekul ja saabumisel võib kasutada taksot sõidul Tallinnas lennujaama,

sadamasse, bussijaama või raudteejaama. Lähetuses viibimise ajal teenistuja isikliku

sõiduki parkimine lennujaama parklas hüvitatakse juhul, kui see on odavam takso sõidu

kulust lennujaama ja lennujaamast sihtkohta (kodu, töökoht).

1.8.7. Muud lähetusülesannete täitmisega seotud kulud (viisa, reisikindlustus, pagasivedu,

sideteenused jne) kuuluvad hüvitamisele kulu tõendavate dokumentide alusel lähetuse

kuluaruande kinnitamisel.

1.8.8. Juhul kui amet on tasunud lähetuse reisikindlustuse ja tekib reisikahju, siis hüvitatakse

ametile tehtud kulutused ning teenistujale tema kulutused ja kahju. Kindlustusjuhtumi

korral suhtleb teenistuja ise kindlustusega. Kui kogu kindlustushüvitis on kantud üle

teenistujale, siis tuleb ameti tehtud kulutuste osa kanda üle Rahandusministeeriumi kontole

EE932200221023778606 (Swedbank) või EE891010220034796011 (SEB), viitenumber

2800045496.

1.8.9. Kui lähetusega seonduvad reisi- ja majutuskulud kompenseerib muu isik või organisatsioon

(näiteks EMSA, EASA, Euroopa Komisjon) ameti arvele, siis lähtutakse teenistuja

lähetuskulude kompenseerimisel tavapärasest korrast ehk punktides 1.7.7.1 kuni 1.7.7.7

kirjeldatud nõuetest.

1.8.10. Kui lähetusega seonduvad reisi- ja majutuskulud kompenseerib muu isik või organisatsioon

otse lähetatava pangakontole, siis peab teenistuja transpordivahendite ja majutuse valikul

lähtuma maksja kehtestatud reeglitest ja hinnapiirmääradest. Sellisel juhul ei kata amet

dubleerivalt kolmanda isiku poolt kaetavaid kulusid (päevaraha, majutus, transport) ning

samuti ei kompenseeri kolmanda isiku poolt majutamise ja transpordiga seonduvaid

mitteaktsepteeritud kulusid (mis ületab maksja kehtestatud piirmäärasid, näiteks hotelli

hind on lubatust kallim, või ei ole maksja poolt kompenseeritavad, näiteks takso,

lennujaama parkla).

1.8.11. Kui teenistujale maksab lähetusega seotud kulud ja päevaraha muu isik, siis on teenistuja

kohustatud esitama muu isiku kinnituse nende maksmise kohta või ise kinnitama selle

saamist, lisades vastava dokumendi või kinnituse (näit garantiikirja) lähetuse

kuluaruandele. Amet ei kompenseeri kulusid ja ei maksa päevaraha teenistujale lähetuse

nende päevade eest, mille on tasunud muu isik või organisatsioon. Kui lähetus hõlmab

päevi, mille eest ei tasu päevaraha muu isik või organisatsioon, siis maksab nende päevade

eest päevaraha amet.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 5/8

2 TEGEVUSE KIRJELDUS

2.1 Lähetuse vormistamine ja kinnitamine

2.1.1 Lähetuskorralduse ja koolitustaotluse koos lähetuskorraldusega algatab teenistuja ise RTIP-

is vastavas moodulis. Välislähetus vormistatakse lähetusmoodulis, välis-koolituslähetus

vormistatakse koolitusmoodulis. Vajadusel abistab teenistujat mooduli valikul välissuhete

juht (vt p 1.4.3, Viited).

2.1.2 Lähetuskorraldus (sh välis-koolituslähetus) vormistatakse teenistujale personaalselt. Mitme

lähetatava puhul samal ajavahemikul ja samasse sihtkohta minekul tuleb vormistada

ühislähetus. Lähetuskorralduse kulude osa peab iga lähetatav täitma eraldi, iga lähetatav

saadab oma lähetuskorralduse eraldi menetlusse. Ühislähetuse algataja määratakse otsese

juhi (vajadusel teenistuse direktori) poolt.

2.1.3 Lähetuskorraldus peab olema kinnitatud vähemalt seitse päeva enne lähetuse algust RTIP-i

lähetuste moodulis. Lähetuse avansi korral peab lähetuskorraldus jõudma RTK-sse hiljemalt

kolm tööpäeva enne maksetähtaega. Erandjuhul või erakorralise lähetuse korral

vormistatakse lähetus esimesel võimalusel enne lähetust.

2.1.4 Kõik lähetuse korraldamisega seotud dokumendid (kutsed, päevakavad, hinnapakkumised)

peavad olema lisatud manusena RTIP-i lähetuskorralduse juurde.

2.1.5 RTIP-i lähetuskorraldusse märgib lähetatav alljärgnevad andmed:

 lähetuse nimetus;

 lähetuse liik;

 lähetuse algus ja lõpp;

 lähetuse eesmärk ja ülesanne;

 sihtkoht ning vastuvõtja.

Lähetuskorralduses märgitakse võimalikult täpne ja detailne prognoositav lähetuse kulude

eelarve. Lahtrisse „Hüvitaja“ märgitakse, kes hüvitab lähetuse kulud ja kui suures osas.

Hüvitaja lisamisel on valikus on välja toodud erinevad hüvitajad. Muu hüvitaja korral tuleb

kommentaari lahtrisse lisada hüvitaja nimi, kes on teenuse tellinud (kulude tagastus arve

alusel).

Lähetused, mis on seotud projektidega või kui muutuvad teenistujaga seotud kontolaiendid,

tuleb info lisada „Üldandmetes“ lahtrisse „Lisainfo ja märkused“.

2.1.6 Lähetuste reisikorraldamise teenus tellitakse üldjuhul reisikorraldajatelt, kellega on sõlmitud

reisikorraldamise raamleping.

2.1.7 Lähetusega seotud hinnapakkumised küsib reisikorraldajalt teenistuja läbi RTIP lähetuste

portaali või reisikorraldajaga otse suheldes. Vajadusel abistab teda pakkumiste võtmisel

dokumendihaldusosakonna teenistuja.

2.1.8 Ühislähetuste puhul võtab hinnapakkumised dokumendihaldusosakonna teenistuja, kes

määratakse iga lähetuse põhiselt.

2.1.9 Pakkumised võetakse:

 välisriigi majutusteenusele;

 välisriigi lennupiletitele;

 välisriigi auto- ja bussirenditeenusele;

 viisateenusele ja reisikindlustusele;

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 6/8

 välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletitele.

Pakkumiste võtmine ei ole nõutav välisriigis kasutatava kohaliku ühistranspordi (rong,

metroo, buss, tramm) piletite ostmisel.

2.1.10 Lähetustega seotud pileteid ja majutusteenust võib võtta teistelt teenusepakkujatelt, kui

samaväärne teenus on odavam võrreldes reisikorraldajate pakutavaga. Sellisel juhul peavad

olema reisikorraldaja tehtud pakkumised lisatud võrdluseks RTIP-i lähetuste moodulisse.

2.1.11 Lähetuse korralduse kooskõlastavad kooskõlastusringil:

 vahetu juht;

 välissuhete juht;

 koolitusjuht (välis-koolituslähetuste korral);

 finantstalituse töötaja.

2.1.12 Peadirektori otsealluvate puhul peadirektorit kooskõlastusringi ei lisata, nende lähetustele

annab kooskõlastuse peadirektor lähetuse kinnitamisega.

2.1.13 Lähetuse kinnitab teenistuse teenistuja puhul teenistuse direktor ja tugiosakonna teenistuja

puhul tugiosakonna juhataja. Peadirektori otsealluvate lähetused kinnitab peadirektor.

Peadirektori lähetuse kinnitab kantsler.

2.1.14 Kui lähetuse andmed muutuvad (lähetuse kuupäevade muutus jne), saab teenistuja

kooskõlastatud lähetuskorraldust muutmiseks avada. Pärast andmete muutmist genereerib

süsteem lähetuskorraldusest uue versiooni, mis läbib sama kooskõlastusringi, mis esialgne

lähetuskorraldus ning lähetuskorralduse vana versioon tühistatakse pärast uue versiooni

kinnitamist.

2.1.15 Teenistuja ei tohi oma lähetuskorraldust ise kinnitada (näiteks juhul, kui ta täidab ajutiselt

teenistuse direktori või osakonna juhataja ülesandeid), vaid peab selle suunama endast

kõrgemal positsioonil olevale vahetule juhile (näiteks peadirektorile).

2.1.16 Avansitaotluse taotlemise korral peab olema kinnitatud lähetuskorraldus. Lähetuse avanss

kantakse lähetatava pangaarvele hiljemalt lähetusele eelneval tööpäeval. Varasema avansi

vajaduse korral tuleb teenistujal vastav info kirjutada „Üldandmetes“ lahtrisse „Lisainfo ja

märkused“.

2.1.17 Kui lähetuskorraldus on kinnitatud, kuid lähetus jääb ära (teenistuja haigestumine või muud

olulised põhjused), tuleb lähetuskorraldus tühistada. Tühistamiseks tuleb teenistujal avada

kinnitatud lähetuskorraldus ning vajutada nuppu „Tühistan“. Süsteem genereerib selle alusel

tühistamise avalduse, kuhu kirjutatakse lähetuse tühistamise põhjus. Pärast avalduse

esitamist läbib tühistamise avaldus samasuguse kooskõlastusringi nagu lähetuskorraldus. Ära

jäänud lähetusega tekkinud kulude korral esitatakse kuluaruanne.

2.2 Lähetuse kuluaruande koostamine ja kinnitamine

2.2.1 RTIP süsteem genereerib esimesel tööpäeval pärast lähetuse lõppu lähetusest naasnud

teenistujale kuluaruande esitamise tööülesande.

2.2.2 Kõik lähetusega seotud kuludokumendid (piletid, hotelliarved, kindlustuspoliis jms) lisab

teenistuja manusena kuluaruande juurde.

2.2.3 Lähetuse kuluaruande vormistab lähetuses käinud teenistuja RTIP kolme tööpäeva jooksul

pärast lähetusest saabumist.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 7/8

2.2.4 Lähetuse kuluaruande vormil on eeltäidetuna olemas lähetuse nimetus, sihtriik ja periood.

Kui lähetusega seotud ostuarved on juba makstud, kajastub see kuluaruande „Andmed SAP-

ist“ ridadel (need kuluread on lukus ja neid ei ole võimalik kuluaruandel muuta). Kui

lähetuskorralduse eeldatavate kulude plokis on välja toodud kulusid, mida lähetatav ise pidi

lähetuse ajal maksma, siis on nende kuluridade kuluaruanne juba eeltäidetud, eeldatavate

kulude summasid tuleb teenistujal korrigeerida vastavalt tegelikult tekkinud kuludele.

Kuluridasid saab vajadusel juurde lisada. Päevaraha plokis saab üle kontrollida päevaraha

summa.

2.2.5 Kuluaruannet ei kinnitata enne kui selle juurde on lisatud lähetuse sisuaruanne. Lähetuse

kuluaruande kooskõlastab:

 välissuhete juht (tutvub sisuaruandega);

 otsene juht.

Finantstalituse töötaja kinnitab kuluaruande.

2.3 Lähetuse sisuaruande koostamine

2.3.1 Sisuaruande koostamine on kohustuslik. Lähetuse sisuaruande vormistab lähetuses käinud

teenistuja RTIP-is vastavalt mooduli kasutusjuhendile kolme tööpäeva jooksul pärast

lähetuse toimumist lähetuste mooduli „Minu lähetused“ vaates. Sisuaruanne asub

lähetuskorralduse ja kuluaruandega ühes plokis.

2.3.2 Sisuaruande aknasse lisatakse manusena täidetud vorm „Välislähetuse sisuaruanne“, kus on

välja toodud lähetuse toimumise aeg ja koht, kaasosalejad, eesmärk, käsitletud teemad, millist

uut informatsiooni/teadmisi sai osaleja, üritusel osalenud asutused jne (vt p 1.4.2, Lisa 1).

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_11_J1_r1

VÄLISLÄHETUSTE KORRALDAMINE

Koostamise kuupäev: 12.03.2021 Juhendi koostaja Tarmo Ots 8/8

Lisa 1

VÄLISLÄHETUSE SISUARUANNE

Lähetuse eesmärk:

Lähetuse toimumise aeg:

Osaleja:

Kaasosalejad (juhul, kui lähetuses osaleti ameti poolt mitmekesi):

1. [Lähetuse põhilised tulemused: ülevaade toimunust, olulisemad aruteluteemad, võimalikud

kriitilised valdkonnad ja teiste riikide seisukohad nendes küsimustes, Eestit mõjutavad

otsused, Eesti poolt avaldatud seisukohad ja sõnavõtud]

2. [Lähetusest tulenevad ülesanded ja tähtajad: mõtted, ülesanded ja kohustused, mis

kohtumise käigus tekkisid ning mida tuleb rakendada. Soovitused järgnevateks tegevusteks]

KÄSKKIRI

14.04.2021 nr 1.1-1/21/223

Välislähetuste korraldamise juhendi kinnitamine

Majandus- ja taristuministri 03.12.2020.a määruse nr 82 „Transpordiameti põhimäärus“ § 6 punkt

5 alusel:

1. Kinnitan Transpordiameti välislähetuste korraldamise juhendi (käskkirjale lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks:

2.1. Maanteeameti peadirektori 04.12.2018 käskkirja nr 1-2/18/511 „Maanteeameti

tugiprotsessi “ Rahvusvahelise koostöö korraldamine" kinnitamine“.

2.2. Veeteede Ameti peadirektori 28.04.2020. a käskkirja nr 1-1-2/11-VA “Juhendi “Veeteede

Ameti teenistujate lähetamine” muutmine”.

2.3. Lennuameti peadirektori 15.05.2018 käskkirja nr 1.1-1/18/145 „Juhtimissüsteemi

dokumentide kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kaido Padar

peadirektor