Siseministeeriumi protseduurireeglid Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi vahendite kasutamiseks

KINNITATUD

[Kelle] 14.05.2020 käskkirjaga nr 1-3/58

„[Pealkiri] “

LISA [jrk nr, kui lisasid on rohkem kui üks]

VARJUPAIGA-, RÄNDE- JA INTEGRATSIOONIFONDI PERIOODI

2014–2020 KULUDE ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja saajale

Muudatused võrreldes 24.04.2019 a versiooniga:

mai 2020

- läbivalt täpsustatud ja parandatud sõnastust;

- muudetud omafinantseeringu mõistet;

- eraldi peatükina lisatud partnerlust puudutavad põhimõtted;

- muudetud punktis 1.6 sätestatud piirmäära, mille puhul peab toodete ja teenuste

hankimise kohta esitama tõendava dokumentatsiooni RHS-i järgmise kohta.

Sisukord

SISSEJUHATUS ........................................................................................................................ 3 KASUTATUD LÜHENDID ...................................................................................................... 4 MÕISTED................................................................................................................................... 5

ÜLDREEGLID ........................................................................................................................... 7 1. PEAMISED PÕHIMÕTTED ......................................................................................... 7

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID ............................................. 8

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS ................................................................................. 8

4. PARTNERLUS .............................................................................................................. 9

5. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE .................... 9

6. HANGETE LÄBIVIIMINE ......................................................................................... 10

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD .................................................................................. 10 7. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD ...................................................................... 11

7.1 TÖÖJÕUKULUD ............................................................................................................. 11

7.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD ...................................................................................... 12

7.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ...................................... 13

7.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD 15

7.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD .................. 16

7.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD .......................................................... 17

8. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD ..................................................................... 18

9. ABIKÕLBMATUD KULUD ....................................................................................... 19

10. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE ...................................... 19

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ..................................................... 21

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ................................................................................................. 22

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ................................................................................................. 23

SISSEJUHATUS

Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja saajale, et selgitada Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse

reegleid.

Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud AMIF-i horisontaalse määruse artiklite

17, 18 ja 191 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Vaidluste tekkimisel

võetakse aluseks AMIF-i määrustes, horisontaalses määruses ning rakendus- ja

delegeeritud aktides sätestatu.

Küsimustes, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima

Siseministeeriumi (edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui AMIF-i rakendamise

eest vastutava asutusega, kes vajaduse korral konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0514

KASUTATUD LÜHENDID

AA Auditeerimisasutus

AMIF Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond

EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit

MTA Maksu- ja Tolliamet

RHS Riigihangete seadus

SiM Siseministeerium

VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

MÕISTED

Abikõlblik kulu

Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas

riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse

periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise

alguse ja lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille

jooksul peab projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja

tegevused ellu viidud (s.o tööd tehtud, teenused osutatud ja

tooted tarnitud). Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse

perioodi lõppu, kuid mitte pärast projekti lõpparuande

esitamist.

AMIF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood kestab 1.

jaanuarist 2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (st toetuse

saaja ja partneri kulud peavad olema tekkinud nimetatud

ajavahemikul; VA-l on õigus kulusid katta perioodil 1.

jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini 2023. a).

Auditeerimisasutus

VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 on AMIF-i AA-

ks määratud SiM-i siseauditi osakond. AA on teistest

osalevatest struktuuriüksustest sõltumatu.

Erimäärus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus

(EL) nr 516/2014, millega luuakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifond, muudetakse nõukogu otsust 2008/381/EÜ

ning tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu

otsused nr 573/2007/EÜ ja nr 575/2007/EÜ ja nõukogu otsus

2007/435/EÜ (ELT L 150, 20.05.2014, lk 168–194).

Horisontaalne määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus

(EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse

tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje

rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted (ELT L

150, 20.05.2014, lk 112–142).

Juhtrühm Horisontaalse määruse artikli 12 lõike 4 alusel moodustatud

riikliku programmi järelevalve eest vastutav organ, mille

ülesanne on seirata programmi rakendamist ja eesmärkide

saavutamiseks tehtud edusamme. Juhtrühma töökord

kehtestatakse ja selle liikmed määratakse siseministri

käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi poolt AMIFi toetuse kaasrahastamiseks eraldatavad

vahendid, mis on üldjuhul minimaalselt 25% projekti

maksumusest.

Kontrolljälg

Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab

kontrolljälje arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldaval

viisil.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav

dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab

raamatupidamise seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele,

ning palgaarvestuse puhul palgaarvestust tõendav väljavõte

(nt palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja

lähetuskulud jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või projektis osalevate partnerite rahaline panus

projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult toetuse

saaja või projektis osalevate partnerite tehtavad abikõlblikud

kulud. Omafinantseeringuga võib täita osaliselt või täielikult

kaasfinantseeringu kohustust.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus,

kohaliku omavalitsuse asutus või rahvusvaheline

organisatsioon, kes osaleb projekti rakendamisel ja kellel

tekivad selle käigus kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja ajavahemiku jooksul

elluviidav tegevus või seotud tegevuste kogum, millega

kaasnevate kulude hüvitamiseks toetust taotletakse ja

kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt AMIF2016-1).

Riiklik programm

EK ja VV heaks kiidetud AMIF-i vahendite kasutamise

strateegiline dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse

ellu tegevusi. Leitav www.amif.ee.

Rikkumine

EL-i või riigisisese õigusakti mistahes sätte rikkumine

tegevuse või tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või võib

kahjustada EL-i üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

Sihtrühm Isikud, kellele toetatavad tegevused on suunatud ning kes on

sihtrühmana erimääruses nimetatud.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest

(AMIF) ja kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja

Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning

kellega on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised

isikud, eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused,

valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised

organisatsioonid, kelle põhitegevused toetavad projektis

kavandatud tegevusi.

Toetusleping

VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse

kasutamiseks, eesmärgiga viia projekt ellu.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on

AMIF-i VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab AMIF-i

rakendamisel VA peamisi ülesandeid VVO. Lisaks osaleb

vastutava asutuse ülesannete täitmisel RHO.

ÜLDREEGLID

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED

1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused

langevad kokku AMIF-i erimääruse jt õigusaktide ning riikliku programmiga.

1.2 Toetuse saaja peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel

kui elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest.

1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise

aluseks.

1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

 kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise

otsuses sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

 vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;

 põhjendatud ja mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise

põhimõttele;

 tekkinud abikõlblikkuse perioodil2;

 ette nähtud projekti eelarves;

 rahalised, v.a amortisatsioonikulud;

 tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele;

 kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise

muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast

raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile

eraldi kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele

vastavad tunnused.

1.6 Toetuse kasutamisel peab järgima RHS-i (nt konkurentsi korral olenemata

maksumusest küsima erinevaid pakkumusi/võrdlema hinnakirju). Kui toodete või

teenuste maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot ilma käibemaksuta,

peab toetuse saaja esitama VA-le tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja

-pakkumused ning valiku põhjenduse. Hinnapakkumused peavad olema

kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise

kuupäeva jms ja vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib võrrelda

ka hinnakirju, mis vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma

hinnakirjade võrdlemise kuupäev).

1.7 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneriga. Partnerite

elluviidavad tegevused ja kulud peavad projekti taotluses ja aruannetes kajastuma.

Toetuse saaja vastutab selle eest, et partner täidab kõiki lepingutingimusi.

1.8 AMIF-ist tehtud kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest, et vältida

topeltrahastamist.

2 Toetuslepingu sõlmimise kuupäevad ei mõjuta abikõlblikkuse perioodi. Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel

sõlmitakse pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist, kuid tegevused võivad olla abikõlblikud ka enne seda (kuid

alates 1. jaanuarist 2014. a). Toetuslepingus sätestatakse abikõlblikkuse perioodi algus vajadusel tagasiulatuvalt.

1.9 Projekti käigus isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima

isikuandmete kaitset käsitlevaid õigusakte.

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate

projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid

vastavad nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on

abikõlblikud ning neid on võimalik kontrollida.

2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud

nõuetele.

2.4 Projekti kulu tõendav dokument peab olema seostatav projektiga. Kulu

tõendavatele dokumentidele (va palgaleht) või e-arvekeskkonnas menetletava

arve kinnitusringi peab olema märgitud järgmine teave:

 projekti tunnus (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse

dokumendile selle koostamisel);

 vajadusel teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende

arvestusmeetodi kohta;

 vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse

toetuse saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima

toetuse saaja raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud

tehingute kohta.

2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema

valmis kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke.

2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS

3.1 Toetuse saaja peab projekti tegevustega seotud kulud kandma EL-i liikmesriikide

territooriumil. Tagasipöördumisvaldkonnaga seotud kulud võivad tekkida ka

kolmanda riigi territooriumil.

3.2 Toetuse saaja peab olema Eestis registreeritud3.

3 Välja arvatud rahvusvaheline organisatsioon

4. PARTNERLUS

4.1 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneri(te)ga.

4.2 Partner peab vastama toetuse taotleja ja saajaga samadele nõuetele. Taotleja esitab

koos toetuse taotlusega partneri täidetud ja allkirjastatud vormikohase partnerluse

kinnituse ning eelarves märgib ka partnerite rahalise panuse (kui kohaldatav).

4.3 Toetuse saamisel laienevad partnerile toetuse saaja kohustused, v.a

aruandluskohustus. Toetuse saaja vastutab projekti kaasatud partnerite tegevuse

koordineerimise eest.

4.4 Partner ja toetuse saaja võivad soovi korral vastastikuste õiguste, kohustuste ja

partneri rolli määratlemiseks sõlmida kirjaliku kokkuleppe.

4.5 Toetuse saaja vastutab toetuslepingu täitmisel nii enda kui projekti partneri eest.

4.6 Toetuse saaja peab edastama partnerile koopia SiM-ile esitatavatest projekti vahe-

ja lõpparuannetest. Olulised ettepanekud projekti muutmiseks (nt tegevuste,

eelarve vms osas) peavad olema partneritega kooskõlastatud enne nende esitamist

SiM-ile. Kui sellist kokkulepet ei suudeta saavutada, peab toetuse saaja selle ära

märkima muudatusettepanekute esitamisel SiM-ile.

5. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE

PÕHIMÕTE

5.1 Projektid, mida AMIF-ist rahastatakse, peavad olema mittetulunduslikud.

5.2 Projekti eelarve peab olema tasakaalus, st abikõlblikud kogukulud peavad olema

võrdsed kogutuludega. Kõik kulud peavad olema põhjendatud, läbipaistvad ja

detailselt kuluartiklite kaupa selgitatud. Kui toetuse saaja esitab aruandluse käigus

SiM-ile tõendavaid dokumente kulude kohta, mida eelarves ette nähtud ei ole,

loetakse need kulud abikõlbmatuks.

5.3 Kui projekti lõppedes ületavad tulud kulusid, vähendatakse vastavalt sellele

AMIF-i ja kaasfinantseeringu eraldist. Omafinantseeringu eraldist vähendatakse

juhul, kui sellega täideti kaasfinantseeringu kohustust. Kõik projekti tulud peavad

olema kajastatud toetuse saaja raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja

kontrollitavad.

5.4 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile AMIF-ist, avaliku või erasektori

tehtud rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest

projekti käigus saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti

abikõlblikkusperioodi jooksul saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse

osutamise eest, registreerimistasusid ja muid samaväärseid tulusid.

6. HANGETE LÄBIVIIMINE

6.1 Projekti raames kulutuste tegemisel (asjade ostmisel, teenuste või ehitustööde

tellimisel või ideekonkursside korraldamisel) lähtutakse toetuslepingus, RHSis,

SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korras (kui toetuse saajaks on SiM-i

haldusala asutus), asutuse sisemises riigihangete läbiviimise korras ning teistes

asjassepuutuvates riigisisestes ja ELi õigusaktides sätestatust.

6.2 Riigihangete, sh alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete läbiviimisel peab

hankija järgima riigihangete seaduses sätestatud riigihanke korraldamise

üldpõhimõtteid, sh tegutsema läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt,

järgima isikute võrdse kohtlemise põhimõtteid, tagama konkurentsi efektiivse

ärakasutamise ning vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti.

6.3 Toetuse saaja võib kooskõlas RHS-iga volitada hanke läbiviimise teisele isikule.

Riigihangete seaduse nõuetekohase järgimise, sh hanke alusdokumentide

koostamise ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse saaja. SiM-i haldusala info-

ja kommunikatsioonitehnoloogia alaste hangete läbiviijaks on üldjuhul

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

6.4 Hankija on kohustatud korraldama hankemenetluse avatud hankemenetlusena või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu hankemenetlus

peab olema dokumenteeritud ning hankemenetluse käigus tehtud otsused

põhjendatud. Toetuse saaja tagab, et hangetes ei ole tingimusi, mis kasvõi

teoreetiliselt piiravad võimalike pakkujate ligipääsu hankele4.

6.5 Sobiva menetlusliigi valikul peab hankija (toetuse saaja/partner) hindama ka seda,

kas tegemist on kaitse- ja julgeolekuotstarbelise ostuga.

6.6 Kui hankija ei kasuta avatud või piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi

valik, sealhulgas riigihanke erandi kasutamine, olema kirjalikult põhjendatud ning

kinnitatud hanget korraldava asutuse juhi või tema poolt volitatud isiku

haldusaktiga.

6.7 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega,

üksnes riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke

läbiviimiseks.

6.8 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja

tagama, et teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele

kogu vajaliku teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks.

4 Näiteks kohaliku registreeringu nõue, kogemus/esindus/hoolduskeskus mingis regioonis või riigis, konkreetse

standardi või lepingutüübi kogemus või tundmine (nt varasem FIDIC lepingu kogemus), kaubamärgi nimetamine

lisamata „või samaväärne“, keelenõue jms tingimus, mida on võimalik asendada analoogsega või tagada lepingu

sisuline täitmine muul pakkujale sobival viisil.

Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks

ja eesmärgi saavutamiseks.

Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste

toetamiseks. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti eelarves (vt täpsemalt punkti

8). Kaudseteks kuludeks on kindlaksmääratud protsent projekti otsestest abikõlblikest

kogukuludest.

7. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 TÖÖJÕUKULUD

7.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti

tegevustega (tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise,

elluviimise või seirega).

7.1.2 Abikõlblike tööjõukulude hulka loetakse:

 projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja ja partneri tavapärase

töötasupoliitikaga ning asutusesisese või keskmise palgatasemega;

 seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja ja partner

neid tegelikult maksab. Eelarves peab tööjõukulude kajastamisel eristama

brutotöötasu ja tööandja maksud;

 puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest;

 teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja

muud seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud

ajaga.

7.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse

nimetamise käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel.

Teenuslepingu (nt käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid

ülesandeid.

7.1.4 Kui teenistuja töötab ainult projekti heaks, võib kanda kõik töötasudega seotud kulud

projekti kuludesse ning tööajatabelit ei ole vaja täita.

7.1.5 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti, kus on kajastatud tehtud töö ja selleks kulunud

aeg.

7.1.6 Kui teenistujale makstakse projektist tunnitasu, peab esitama tööajatabeli (lisa 1,

näidis), kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb

paralleelselt mitmes projektis, võib märkida eri projektide tööd samas

tööajatabelis eraldi tulpades.

7.1.7 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht.

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht. Allkirjastatud tööajatabel

on töötasu maksmise aluseks.

7.1.8 Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja teenitud (st on

ette puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti heaks

töötatud ajaga välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub

lõpparuandega).

7.1.9 Kui projekti rakendamisega kaasnevad kirjalikult tõendatud täiendavad

tööülesanded, siis on ametijuhendijärgsed tööülesanded abikõlblikud.

7.1.10 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

 töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja või partner);

 pensionile mineku hüvitis;

 muud toetused;

 ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud;

 soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud).

7.1.11 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks on vaja kuluaruandega esitada

näiteks:

 töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de),

korraldus(t)e või teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel

arvestatakse isiku töötasu projekti kuludesse;

 tööülesannete kirjeldus;

 töötasuarvestuse dokumendid (nt palgateatis);

 ÜVA/tööajatabeli/asjakohase infosüsteemi väljavõte, kui töötaja või ametnik

töötab projektis töölepingu, käskkirja või korralduse alusel, milles on

sätestatud tunnitasu;

 tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse

osutamise lepingu alusel;

 puhkusetasu arvestus;

 maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõte töötasu maksmise ja

maksude tasumise kohta5;

 muud dokumendid.

7.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

7.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need

on kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ja kelle lähetamine on

projekti elluviimiseks vajalik.

7.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult kantud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate

piirmäärade ulatuses.

7.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti või kviitungi või

muu dokumendiga.

5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

7.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise

kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt

kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni

siseselt ei ole selliseid tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda

abikõlblikkuse reeglitega kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

7.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel

õigusaktides maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses.

Lähetuskulud hõlmavad muu hulgas majutust (sh hommikusöök), kohalikku

transporti, päevaraha ning kindlustust (reisi-, reisitõrke-, pagasikindlustus). Kui

asutusesisene kord näeb ette päevarahade vähendamise, peab lähtuma

asutusesisesest korrast.

7.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti

päevaraha ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse

tuleb. Päevaraha hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku

transpordiga seotud kulud. Kui välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis

rohkem kui kuus tundi, on lubatud maksta talle päevaraha kuni 50% ettenähtud

määrast.

7.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus);

 sõiduauto kasutamise üle peetav arvestus, nt sõidupäevik;

 asutusesiseselt kehtestatud isikliku/asutuse sõiduauto kasutamise ja kulude

kompenseerimise kord;

 hüvitise maksmist tõendav dokument (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise

isiku pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või

korraldus);

 koopia kulu tõendavast dokumendist (sõidupilet, kviitung, arve või muu

dokument);

 lähetuse korraldus, kui asutuse sisekord seda ette näeb;

 hinnapäring ja pakkumused;

 vajadusel lähetuskulude aruanne;

 kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõtte

lähetuskulude tasumise kohta6.

7.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

7.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) ostmise, üürimise ja

liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks

olulise tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised

omadused ning need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

7.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige

otstarbekamast võimalusest.

6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

7.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide

raames, arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga

projekti peale eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus

ületada 100%.

7.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti

abikõlblikkuse perioodil.

7.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik.

7.3.6 Amortisatsioon:

 seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti

jaoks, on abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud

juhul, kui seadmed osteti algselt EL-i toetuse eest;

 seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes

kohaldatavatele maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta

ainult projekti kestusele vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

7.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks

pärast nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise)

kuupäeva vähemalt:

 kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete

puhul (sealhulgas süsteemid);

 viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete puhul, nt varustus ja

transpordivahendid.

7.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud

punktides nimetatud perioodide jooksul:

 vääramatust jõust tingitud asjaoludel;

 kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta

toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga

arvestaks, seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks.

7.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti,

faks, koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid

käsitatakse kaudsete kuludena.

7.3.10 Kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 leping;

 arve või kviitung;

 üleandmise-vastuvõtmise akt;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise

kohta7;

 dokument, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub);

 väljavõte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest

ning amortisatsiooni arvestamise käik.

7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

7.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI

ÜÜRIMISE KULUD

7.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad

kinnisvaral olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab

vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

7.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamiseks olulise tähtsusega ning

selges seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või

kinnisvara ehitamine abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel

vastavalt järgmistele tingimustele:

a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt

võetakse tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa

turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste

nõuetega, või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega

vastavuses ja mida toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada;

b) kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetuse eest enne projekti rakendamise algust;

c) kinnisvara ostmise ja ehitamise korral peab seda vähemalt kümme aastat ja

renoveerimise korral vähemalt viis aastat pärast projekti lõppu kasutama

üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks;

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa

kõnealuste varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus

ja varade tegeliku kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse

vastavalt riigisisestele raamatupidamiseeskirjadele;

e) kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle

eest sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

7.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud

omandivahetusega kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud

ning muud õigusaktidest tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a

maakleritasud).

Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti

elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole

võimalik ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms),

loetakse osaks kinnisvara maksumusest.

7.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või

osamaksumuse või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse

ainult alapunkti 7.4.2 punktides c, d ja e esitatud tingimusi.

Kulumi arvestamisel lähtutakse selle ELi liikmesriigi reeglitest, kelle

territooriumil kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste

suhtes kehtivad liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid.

Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja

edukaks elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine

enne uue ehitamist. Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja

see peab moodustama osa ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

7.4.5 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja

asjakohase projekti eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud

tingimusi:

 kinnisvara ei ole ostetud ELi toetusega;

 kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on

abikõlblik ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

7.4.6 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks on

vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 kinnisvara ostmisel sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse

väljastatud tõend;

 pakkumused;

 leping;

 arve;

 eseme üleandmise-vastuvõtmise akt;

 ehitus- ja kasutusluba;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise

kohta8.

7.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

7.5.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist,

peab need projekti eelarves ette nägema.

7.5.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise

nõuete täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud,

kaasrahastamist tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud

otseste kuludena.

7.5.3 VA leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses

julgeoleku, avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

7.5.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus.

7.5.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 leping;

 arve;

 üleandmis-vastuvõtmisakt;

 foto avalikustamise nõuete täitmisest;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõte arve tasumise

kohta9.

8 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus. 9 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus.

7.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD

7.6.1 AMIF jaguneb kolmeks valdkonnaks (varjupaik, integratsioon ja

tagasipöördumine/-saatmine), millel on erinevad sihtrühmad.

7.6.1.1 Euroopa ühise varjupaigasüsteemi valdkonna tegevuste sihtrühma

kuuluvad:

 pagulasseisundi või täiendava kaitse seisundiga isikud direktiivi

2011/95/EL tähenduses;

 isikud, kes taotlevad ühte eelmises punktis nimetatud rahvusvahelise

kaitse vormidest ning kelle kohta ei ole veel tehtud lõplikku otsust;

 ajutise kaitse seisundiga isikud nõukogu direktiivi 2001/55/EÜ

tähenduses;

 isikud, kes on või on olnud ümberasustatud või mõnest liikmesriigist

üle viidud/ümberpaigutatud.

7.6.1.2 Integratsioonivaldkonna tegevuste sihtrühma kuuluvad:

 kolmandate riikide kodanikud, kes elavad liikmesriigis seaduslikult;

 kolmandate riikide kodanikud, kes on saamas õigust liikmesriigis

seaduslikult elada.

7.6.1.3 Tagasipöördumise/-saatmise valdkonna tegevuste sihtrühma

kuuluvad:

 kolmandate riikide kodanikud, kes ei ole veel saanud lõplikku eitavat

vastust oma taotlusele liikmesriigis viibida, seaduslikku elukohta

omada ja/või saada liikmesriigis rahvusvaheline kaitse ning kes

võivad otsustada kasutada vabatahtlikku tagasipöördumist;

 kolmandate riikide kodanikud, kellel on õigus liikmesriigis viibida,

seaduslikku elukohta omada ja/või saada rahvusvaheline kaitse

direktiivi 2011/95/EL tähenduses või ajutine kaitse direktiivi

2001/55/EÜ tähenduses ning kes on otsustanud kasutada

vabatahtlikku tagasipöördumist;

 kolmandate riikide kodanikud, kes viibivad liikmesriigis ega vasta

enam liikmesriiki sisenemise ja/või seal viibimise tingimustele,

sealhulgas kolmandate riikide kodanikud, kelle väljasaatmine on

edasi lükatud vastavalt direktiivi 2008/115/EÜ artiklile 9 ja artikli

14 lõikele 1.

7.6.2 Haavatavate isikute hulka kuuluvad vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu

16.12.2008 direktiivile 2008/115/EÜ alaealised, saatjata alaealised, puudega

inimesed, eakad, rasedad, alaealiste lastega üksikvanemad ning piinamise,

vägistamise või muu raske psühholoogilise, füüsilise või seksuaalse vägivalla

ohvriks langenud isikud.

7.6.3 Kolmandasse riiki tagasipöördumist toetavad tegevused (nt koolitus- ja

tööhõivealane abi, taasintegreerumisega seotud lühiajalised tegevused ja

tagasipöördumisjärgne abi) ei tohi kesta kauem kui 12 kuud pärast seda, kui

kolmanda riigi kodanik on sihtriiki tagasi pöördunud.

7.6.4 Kui tagasipöördujale antakse rahalist toetust, peab selle maksma välja pärast

tagasipöördumist.

7.6.5 Tagasi peab pöörduma kolmandasse riiki, kuid transiit võib toimuda EL-i

liikmesriigi kaudu.

7.6.6 Toetuse sihtrühmaga seotud kulude tõendamiseks on vaja esitada näiteks:

 teabe ja tõendusmaterjal, mille põhjal saab tuvastada, et isik kuulub

abikõlblikku sihtrühma (nt koopia isikut tõendavast dokumendist, osalejate

allkirjaleht);

 tõendusmaterjal (nt arved ja kviitungid) isikutele osutatud abi ja teenuse

kohta.

Osalejate nimekirjadel peab olema isiku ees- ja perekonnanimi (täisnimi) ning

osaleja allkiri.

Tagasipöördumise valdkonna tegevuste sihtrühmaga seotud kulude

tõendamiseks peab täiendavalt esitama:

 otsuse tagasipöördumise kohta, milles on kirjas tagasipöörduja nimi;

 teabe ja tõendusmaterjali (nt lahkumisettekirjutused vms) selle kohta, et isik

kuulub sihtrühma;

 teabe abi saavate tagasipöördujate kohta, et oleks võimalik piisavalt tuvastada

neid isikuid ja nende kodumaale tagasipöördumise kuupäeva ja asjaolu, et

need isikud on abi saanud;

 tõendusmaterjali antud toetuse kohta (nt arved ja kviitungid);

 ühekordsete väljamaksete puhul tõendid selle kohta, et need isikud on

nimetatud abi saanud;

 tagasipöörduja lennupileti (sh elektrooniline pilet);

 kirjaliku kinnituse tagasipöördumise tegeliku toimumise kohta.

8. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

8.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda

projekti rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti

tegevuste elluviimist. Kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste vastuvõtmisega ja

teenustega [nt sideteenused, post, kontori koristamine, kommunaalkulud,

töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on projekti peamine eesmärk),

personaliotsing jms] kaasnevad kulud on kaudsed kulud.

8.2 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 7% otseste abikõlblike kulude

kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Kui projekti

lõpparuandes esitatud abikõlblikud otsesed kulud vähenevad, peab vajadusel

proportsionaalselt vähendama ka kaudseid kulusid, et need ei ületaks

toetuslepingus määratud osakaalu.

8.3 Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei või lisada kaudseid

kulusid projekti eelarvesse.

8.4 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves

samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse

kaudsetele kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea.

8.5 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid

tõendavaid dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid

säilitama toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse

kontrollida.

9. ABIKÕLBMATUD KULUD

9.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud:

 käibemaks (v.a mitte-käibemaksukohustuslase ja piiratud

käibemaksukohustuslase käibemaksukulu);

 hoonestamata maa ostmine;

 hoonestatud maa ostu summa, mis ületab 10% projekti abikõlblikest

kogukuludest;

 kasum kapitalilt;

 võlg ja võlateenindamise tasud, intressid, viivised;

 eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks;

 trahvid, rahalised karistused, kohtukulud;

 toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest

toetust saava projekti või programmi raames kaetud kulud;

 kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-,

tööandja vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad

kindlustusmaksed);

 projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei

ole seotud AMIF-i rakendamisega;

 organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu;

 hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida

sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta);

 vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul määratakse tasu

protsendina projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab

selle maksmist töö või osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

 mitterahalised tehingud;

 sisemise hinnakirja alusel arvestatud kulud;

 muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas

ülemäärased ja ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate

meelelahutusele tehtud kulutused [mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel,

mis on projekti käigus õigustatud (nt projekti lõpu tähistamine, juhtrühma

koosolekud jms), on lubatud].

10. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE

10.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul

või digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada

kulu abikõlblikkust.

10.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni säilitama ja

kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid,

eelkõige:

 raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;

 projekti raamatupidamise väljavõte;

 tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse

dokumendid, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad,

korraldused jms;

 teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid,

sealhulgas lepingud, üleandmis-vastuvõtmisaktid, teenuseosutaja, tööde

teostaja või tarnija esitatud arved ja saatelehed jms;

 väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad,

arvelduskonto väljavõtted;

 hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud,

aktid jms;

 tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate allkirjadega

nimekirjad, koolituste ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja

memod jms;

 sihtrühma tõendamisega seotud dokumendid (nt isikut tõendava dokumendi

koopia, ümberasustatud või -paigutatud isiku toimik, muu tõendusmaterjal,

mille põhjal saab tuvastada, et isik kuulub abikõlblikku sihtrühma, ning

isikutele osutatud abi ja teenuse kohta);

 projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise

otsus, maksetaotlused, haldusotsused, toetusleping, aruanded, koosolekute

protokollid, memod, jms);

 projektiga seotud oluline kirjavahetus.

10.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud

isikutel ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel

Ametil või nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega

seotud dokumente ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning

seitsme aasta jooksul pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva.

10.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu

tõendav dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult

vormistatud dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud

kulud abikõlbmatuteks. Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele

lisatud selgitusi või õiendeid. Kui VA tunnistab projekti jooksul või pärast

projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud abikõlbmatuks,

peab toetuse saaja tegema raamatupidamiskannetes paranduse.

10.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine,

esitatakse toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus.

Sellisel juhul pikeneb dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat

alates päevast, mil toetuse saaja tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

10.6 Toetuse saaja vastutab partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise eest.

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud10. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik11. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

10 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 11 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest

vastutav isik). Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise-

vastuvõtmise akti allkirjastab teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi: Sõiduki omanik: Sõiduki registreerimisnumber: Sõiduki kasutaja nimi: Projekti pealkiri või tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Teekonna pikkus

(km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot kui asutusesiseses korras ei ole sätestatud madalamat piirmäära.

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi: Sõiduki omanik: Sõiduki registreerimisnumber: Sõiduki kasutaja nimi: Projekti pealkiri või tunnus: Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Kütuse

liitri hind

Teekonna pikkus (km)

Kokku* Algnäit Lõppnäi

t

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht13 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/(keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind)

13 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

KÄSKKIRI

14.05.2020 nr 1-3/58

Siseministeeriumi protseduurireeglid

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi

vahendite kasutamiseks

Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse nr 39 „Siseministeeriumi

põhimäärus“ § 23 lõike 2 punktide 2 ja 7 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse

13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning

Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“ ning peaministri

1. mai 2019. a korralduse nr 33 „Ministrite pädevus ministeeriumi juhtimisel ja ministrite

vastutusvaldkonnad“ punktidega 9 ja 11.

I RAKENDAMISE ÜLDINE KORRALDUS

1. Üldsätted

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond [edaspidi ka AMIF (Asylum, Migration and

Integration Fund) või fond] asutati 16. aprillil 2014. a Euroopa Parlamendi ja nõukogu

määrusega (EL) nr 516/2014. Vastavalt Vabariigi Valitsuse 13. novembri 2014. a korraldusele

nr 482 on AMIF-i rakendamise eest määratud vastutavaks asutuseks Siseministeerium ja

fondide auditeerimisasutuseks Siseministeeriumi siseauditi osakond. Vabariigi Valitsuse

31. mai 2012. a määruse nr 39 „Siseministeeriumi põhimäärus“ § 36 lõike 20 ja kantsleri

8. jaanuari 2018. a käskkirjaga nr 1-5/9 kinnitatud välisvahendite osakonna põhimääruse

p 2.2.2 kohaselt täidab vastutava asutuse ülesandeid välisvahendite osakond.

Siseministeeriumi protseduurireeglite Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi vahendite

kasutamiseks perioodil 2014–2020 (edaspidi protseduurireeglid) eesmärk on sätestada

vastutava asutuse tööprotsessid ja tegevused AMIF-i rakendamiseks. Eri protsesside puhul on

kirjeldusse kaasatud teised fondi haldamisega tegelevad asutused ja üksused.

Protseduurireeglid ei asenda olemasolevaid valdkondlikke riigisiseseid ega EL-i õigusakte ning

juhendmaterjale. Teemade käsitlemisel, mis protseduurireeglites ei ole reguleeritud või ei ole

reguleeritud piisava detailsusega, võetakse aluseks fondi reguleerivad EL-i õigusaktid ning

vastavad riigisisesed õigusaktid.

2. Kasutatavad lühendid

AA Auditeerimisasutus

AMIF Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond

DHS SiM-i dokumendihaldussüsteem

EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit

KRPO SiM-i kodakondsus- ja rändepoliitika osakond

KÜKPO SiM-i kodanikuühiskonna ja kohanemispoliitika osakond

OLAF Euroopa Pettustevastane Amet

RHO SiM-i rahandusosakond

RHS Riigihangete seadus

RM Rahandusministeerium

RTK Riigi Tugiteenuste Keskus

SAO SiM-i siseauditi osakond

SAP SiM-i raamatupidamisarvestuse pidamiseks kasutatav majandustarkvara

SAP BO Rahandusministeeriumi aruandluskeskkond SAP Business Object

SiM Siseministeerium

STAO Strateegia- ja arendusosakond

VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

VVO SiM-i välisvahendite osakond

ÕO SiM-i õigusosakond

3. Kasutatavad mõisted

Abikõlblik kulu AMIF-i abikõlblikkuse reeglites (lisa 1) nimetatud kulu, mis on

kooskõlas riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse

määrusega.

Abikõlblikkuse

periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja

lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille jooksul peab

projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud (so

tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud). Kulu tõendav

dokument peab olema väljastatud abikõlblikkuse perioodi jooksul.

Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid

mitte pärast projekti lõpparuande esitamist.

AMIF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood kestab

1. jaanuarist 2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (st toetuse saaja

kulud peavad olema tekkinud nimetatud ajavahemikul; VA-l on

õigus kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini

2023. a).

Auditeerimisasutus VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 on AMIF-i AA-ks

määratud SAO. AA on teistest osalevatest struktuuriüksustest

sõltumatu.

Eelarveaasta EK-le raamatupidamise aastaaruannete esitamise aluseks olev

periood, mis algab 16.10.N-1 ja lõpeb 15.10.N.

Erimäärus

(põhiõigusakt)

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr

516/2014, millega luuakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifond, muudetakse nõukogu otsust 2008/381/EÜ ning

tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsused nr

573/2007/EÜ ja nr 575/2007/EÜ ja nõukogu otsus 2007/435/EÜ

(ELT L 150, 20.05.2014, lk 168–194).

Horisontaalne määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr

514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise

ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes

kohaldatavad üldsätted (ELT L 150, 20.05.2014, lk 112–142).

Juhtrühm Horisontaalse määruse artikli 12 lõike 4 alusel moodustatud riikliku

programmi elluviimise üle järelevalvet tegev organ, mille ülesanne

on seirata programmi rakendamist ja eesmärkide saavutamiseks

tehtud edusamme. Juhtrühma töökord kehtestatakse ja selle liikmed

määratakse siseministri käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi eelarvest eraldatav sihtotstarbeline toetus, mis on üldjuhul

25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab kontrolljälje

arhiveerima elektroonilist taasesitamist võimaldaval viisil.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav

dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab raamatupidamise

seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele ning palgaarvestuse

puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud

jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering Toetuse saaja või projektis osalevate partnerite rahaline panus

projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult toetuse saaja

või teiste projektis osalevate partnerite tehtavad abikõlblikud kulud.

Omafinantseeringuga võib täita osaliselt või täielikult

kaasfinantseeringu kohustust.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku

omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb

projekti rakendamisel ja kellel tekivad selle käigus kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja ajavahemiku jooksul

elluviidav tegevus või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate

kulude hüvitamiseks toetust taotletakse ja kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt AMIF2016-1).

Riiklik programm EK ja VV heaks kiidetud AMIF-i vahendite kasutamise strateegiline

dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu tegevusi. Leitav

www.amif.ee.

Rikkumine EL-i või riigisisese õigusakti mistahes sätte rikkumine tegevuse või

tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või võib kahjustada EL-i

üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

SFC2014 Infosüsteem, mille kaudu toimub infovahetus ja aruandlus Euroopa

Komisjoniga.

Sihtrühm Isikud, kellele toetatavad tegevused on suunatud ning kes on

sihtrühmana erimääruses nimetatud.

Teenistuja Ametnik, töötaja ja võlaõigusliku lepingu alusel töötav isik.

Tehniline abi VA ja AA ülesannete täitmiseks eraldatavad vahendid.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest ja

kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega

on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised

isikud, eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused,

valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised

organisatsioonid, kelle põhitegevused toetavad projektis

kavandatud tegevusi.

Toetusleping VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse kasutamiseks,

eesmärgiga viia ellu taotluses toodud tegevused.

Valdkonna eest

vastutav minister

Ministrite vastutusvaldkonnad tulenevad peaministri 1. mai 2019. a

korraldusest nr 33, mille kohaselt lahendavad ministrid enda

pädevusse jäävad küsimused vastavalt oma vastutusvaldkonnale.

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi erieesmärgid on

varjupaik, tagasisaatmine ja integratsioon, mistõttu suunatakse

peaministri korraldusest tulenevalt varjupaiga ja tagasisaatmise

valdkonnaga seotud dokumendid allkirjastamiseks siseministrile ja

integratsiooni valdkonnaga seotud dokumendid

rahvastikuministrile.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on AMIF-i

VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab AMIF-i rakendamisel

VA peamisi ülesandeid VVO. Lisaks osaleb vastutava asutuse

ülesannete täitmisel RHO.

4. Õiguslik raamistik

4.1. Komisjoni teatis riigiabi eeskirjade kohaldamise kohta avalik-õigusliku ringhäälingu

suhtes (EMPs kohaldatav tekst) 2009/C 257/01;

4.2. Komisjoni teatis Euroopa Liidu raamistik riigiabi jaoks, mida antakse avalike teenuste

eest makstava hüvitisena (2011) (EMPs kohaldatav tekst) (2012/C 8/03);

4.3. Komisjoni otsus, 20. detsember 2011. a, Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 106

lõike 2 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele

ettevõtjatele avalike teenuste eest makstava hüvitisena antava riigiabi suhtes;

4.4. Komisjoni teatis Euroopa riigiabi eeskirjade kohaldamise kohta üldist majandushuvi

pakkuvate teenuste osutamise eest makstava hüvitise suhtes (EMPs kohaldatav tekst)

(2012/C 8/02);

4.5. Komisjoni määrus (EL) nr 360/2012, 25. aprill 2012. a, Euroopa Liidu toimimise lepingu

artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid

osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes (EMPs kohaldatav tekst);

4.6. Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus nr 516/2014, millega luuakse

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond, muudetakse nõukogu otsust 2008/381/EÜ

ning tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsused nr 573/2007/EÜ ja

nr 575/2007/EÜ ja nõukogu otsus 2007/435/EÜ (edaspidi erimäärus);

4.7. Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus nr 514/2014, millega

sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö,

kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi

suhtes kohaldatavad üldsätted (edaspidi horisontaalne määrus);

4.8. Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. a määrus (EL) 2016/679 füüsiliste

isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning

direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus);

4.9. Komisjoni 25. juuli 2014. a delegeeritud määrus nr 2014/1042, millega täiendatakse

määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja

kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega;

4.10. Komisjoni 30. juuli 2014. a delegeeritud määrus nr 2014/1048, millega kehtestatakse

avalikkusele suunatud teavitamise ja avalikustamise meetmed ning toetuse saajate

teavitamise meetmed vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL)

nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning

politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje

rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.11. Komisjoni 16. mai 2018. a delegeeritud määrus nr 2018/2857 millega muudetakse

komisjoni 25. juuli 2014. aasta delegeeritud määrust (EL) nr 1042/2014, millega

täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende

juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega;

4.12. Komisjoni 24. juuli 2014. a rakendusmäärus (EL) nr 799/2014, millega määratakse

kindlaks rakendamise aasta- ja lõpparuande näidised vastavalt Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu

võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.13. Komisjoni 24. juuli 2014. a rakendusmäärus nr 801/2014, millega kehtestatakse liidu

ümberasustamisprogrammile Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi raames

vahendite eraldamise mehhanismi ajakava ja muud rakendustingimused;

4.14. Komisjoni 24. juuli 2014. a rakendusmäärus (EL) nr 802/2014, millega määratakse

kindlaks riiklike programmide näidised ning komisjoni ja liikmesriikide vahelise

elektroonilise andmevahetussüsteemi tingimused vastavalt Euroopa Parlamendi ja

nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu

võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.15. Komisjoni 30. juuli 2014. a rakendusmäärus (EL) nr 1049/2014 teavitamise ja

avalikustamise meetmete tehniliste omaduste kohta vastavalt Euroopa Parlamendi ja

nõukogu 16. aprilli 2014. a määrusele nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-,

Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle

vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.16. Komisjoni 2. märtsi 2015. a rakendusmäärus nr 377/2015, millega määratakse kindlaks

aastabilansimakse tasumiseks vajalike dokumentide vormid vastavalt Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-,

Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle

vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.17. Komisjoni 2. märtsi 2015. a rakendusmäärus nr 378/2015, milles sätestatakse Euroopa

Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 514/2014 rakenduseeskirjad seoses

raamatupidamisarvestuse iga-aastase kontrolli korra ja rakendusaktidega vastavuse

kontrolli korra rakendamisega;

4.18. Komisjoni 29. mai 2015. a rakendusmäärus nr 840/2015, vastutavate asutuste tehtavate

kontrollide kohta vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014,

millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö,

kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi

suhtes kohaldatavad üldsätted;

4.19. Komisjoni 8. juuli 2015. a delegeeritud määrus nr 1973/2015, millega täiendatakse

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 514/2014 erisätetega, mis käsitlevad

eeskirjade eiramisest teatamist seoses Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondiga ning

politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje

rahastamisvahendiga;

4.20. Komisjoni 8. juuli 2015. a rakendusmäärus nr 1977/2015, millega nähakse kooskõlas

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) nr 514/2014 ette eeskirjade eiramist

käsitlevate aruannete esitamise sagedus ja aruandluse vorm seoses Varjupaiga-, Rände-

ja Integratsioonifondiga ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu

võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendiga;

4.21. Komisjoni 18. detsembri 2013. a määrus nr 1407/2013, milles käsitletakse Euroopa Liidu

toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes;

4.22. Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus 17. detsembri 2013. a määrus nr (EL)

1303/2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa

Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa

Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette

üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja

Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu

määrus (EÜ) nr 1083/2006;

4.23. Nõukogu 13. juuli 2015. a määrus nr (EL) 2015/1588, milles käsitletakse Euroopa Liidu

toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist teatavate horisontaalse riigiabi liikide

suhtes (kodifitseeritud tekst) (EMPs kohaldatav tekst);

4.24. Nõukogu 13. juuli 2015. a määrus nr (EL) 2015/1589, millega kehtestatakse

üksikasjalikud eeskirjad Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 108 kohaldamiseks

(EMPs kohaldatav tekst);

4.25. Komisjoni 17. juuni 2014. a määrus nr (EL) 651/2014 ELi aluslepingute artiklite 107 ja

108 kohaldamise kohta, millega teatavat liiki abi tunnistatakse siseturuga kokkusobivaks

(EMPs kohaldatav tekst);

4.26. Komisjoni määrus (EL) 2015/2282, 27. november 2015. a, millega muudetakse määrust

(EÜ) nr 794/2004 riigiabiteatiste vormide ja teabelehtede suhtes (EMPs kohaldatav tekst);

4.27. Komisjoni teatis riigiabi mõiste kohta ELi toimimise lepingu artikli 107 lõike 1

tähenduses (2016/C 262/01);

4.28. Komisjoni määrus (EL) 2017/1084, 14. juuni 2017. a, millega muudetakse määrust (EL)

nr 651/2014 sadama- ja lennujaamataristule antava abi, kultuuri edendamiseks ja

kultuuripärandi säilitamiseks antavast abist teavitamise künnise, spordi- ja

mitmeotstarbelise vaba aja veetmise taristule antava abi ja äärepoolseimaid piirkondi

käsitlevate regionaalse tegevusabi kavade osas ning millega muudetakse määrust (EL) nr

702/2014 abikõlblike kulude arvutamise osas (EMPs kohaldatav tekst);

4.29. VV 13. novembri 2014. a korraldus nr 482 „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi

ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“;

4.30. AMIF-i riiklik programm aastateks 2014–2020;

4.31. avaliku teabe seadus;

4.32. avaliku teenistuse seadus;

4.33. haldusmenetluse seadus;

4.34. isikuandmete kaitse seadus;

4.35. konkurentsiseadus;

4.36. raamatupidamise seadus;

4.37. riigieelarve seadus;

4.38. riigihangete seadus;

4.39. riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus;

4.40. töölepingu seadus;

4.41. võlaõigusseadus;

4.42. VV 31. mai 2012. a määrus nr 39 „Siseministeeriumi põhimäärus”;

4.43. VV 22. detsembri 2006. a määrus nr 278 „Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise

ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused

ja kord” (edaspidi tagasinõudmise ja tagasimaksete määrus);

4.44. rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse

ja -aruandluse juhend”;

4.45. SiM-i teenistuskohtade koosseis;

4.46. SiM-i valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri;

4.47. SiM-i raamatupidamisarvestuse protseduurireeglistik ja eelarvestamise kord;

4.48. SiM-i info- ja kommunikatsioonitehnoloogia teenustele ja infosüsteemidele

juurdepääsude taotlemise ja haldamise kord;

4.49. SiM-i palgajuhend;

4.50. SiM-i asjaajamiskord;

4.51. SiM-i teabe liigitusskeem;

4.52. SiM-i riigihangete läbiviimise kord;

4.53. SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise kord;

4.54. SiM-i osakondade põhimäärused;

4.55. AMIF-i haldamisega tegelevate teenistujate ametijuhendid ja töölepingud;

4.56. SiM-i ja tema valitsemisala asutuste kohtuasjade ja muude õiguslike vaidluste

menetlemise kord;

5. AMIF-i riikliku programmi haldamine 5.1. Kirjavahetus ja dokumentide säilitamine:

5.1.1. AMIF-iga seotud kirjavahetuse säilitamise eest vastutavad VA ja AA.

5.1.2. AMIF-i rakendamist kajastav kirjavahetus säilitatakse süstematiseeritult

elektroonilist taasesitamist võimaldavas vormis SiM-i võrgukettal, toimikutes, EK

infosüsteemis SFC2014 ja/või SiM-i dokumendihaldussüsteemis (edaspidi ka

DHS).

5.1.3. AMIF-i rakendamisse kaasatud SiM-i struktuuriüksused tagavad AMIF-iga

seotud dokumentatsiooni säilitamise vastavalt arhiiviseaduses ja asutusesiseses

asjaajamiskorras ning dokumentide loetelus sätestatule.

5.1.4. Dokumente säilitatakse seitse aastat alates projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu

kuupäevast. Kui pärast projekti lõppu avastatakse rikkumine, pikeneb

dokumentide säilitusaeg seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja tagastab

toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile. Nimetatud perioodi jooksul peab toetuse

saaja tagama kontrollivatele organitele (EK, Euroopa Kontrollikoda,

Riigikontroll, OLAF ja teised õigustatud huvi omavad asutused) ligipääsu

dokumentidele.

5.2. Avalikustamine ja teavitamine:

5.2.1. VVO vastutab AMIF-i üldise info avalikustamise eest ja tagab juurdepääsu

dokumentidele vastavalt avaliku teabe seadusele ning informeerib avalikkust

SiM- i kodulehel AMIF-i rakendamisest;

5.2.2. SiM-i kodulehel avalikustatakse:

5.2.2.1. AMIF-i reguleerivad õigusaktid;

5.2.2.2. AMIF-i riiklik programm ja kinnitatud tööplaan;

5.2.2.3. avalike taotlusvoorude teave, juhised ja vormid;

5.2.2.4. toetuse saajad, rahastatud projektide nimetused ning antud EL-i ja

kaasfinantseeringu suurused. Omafinantseeringu suurus avalikustatakse,

kui sellega täidetakse kaasfinantseeringu kohustust;

5.2.2.5. EK-le esitatavad hindamise vahearuanne ja järelhindamise aruanne, välja

arvatud osas, kui teave on piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu,

eelkõige seoses julgeoleku, avaliku korra, kriminaaluurimise ja

isikuandmete kaitsega.

6. SiM-i struktuuriüksuste tegevused AMIF-i rakendamisel

6.1. Valdkonna eest vastutavate ministrite pädevuses on:

6.1.1. AMIF-i rakendamise protseduurireeglite kinnitamine;

6.1.2. riikliku programmi kavandi esitamine VV-le heakskiitmiseks;

6.1.3. avaliku taotlusvooru välja kuulutamine toetuse taotlemiseks AMIF-ist;

6.1.4. AMIF-i juhtrühma moodustamine.

6.2. Kantsleri pädevuses on:

6.2.1. EK-le esitatava riikliku programmi kavandi kinnitamine;

6.2.2. taotlusvooru hindamiskomisjoni moodustamine.

6.2.3. toetuse taotluse rahastamise, osalise rahastamise või mitterahastamise otsuse

kinnitamine hindamiskomisjoni ettepaneku alusel;

6.2.4. toetuse tagasinõudmise otsuse ja toetuse osade kaupa tagasimaksmise

võimaldamise otsuse allkirjastamine;

6.3. Välisvahendite valdkonna eest vastutava asekantsleri pädevuses on:

6.3.1. EK-le esitatava riikliku programmi kooskõlastamine;

6.3.2. toetuslepingute ja nende muudatuste allkirjastamine;

6.3.3. AMIF-i juhtrühma juhtimine;

6.3.4. aruannete, sh maksetaotluste heakskiitmine või osaline heakskiitmine;

6.3.5. toetuse saaja arvamuse ja vastuväidete ärakuulamiskirja allkirjastamine;

6.3.6. toetuse tagasinõudmise otsuse ja vajadusel toetuse tagasimaksmise ajatamise

otsuse kooskõlastamine;

6.3.7. EK-le esitatavate aruannete ja maksetaotluste kinnitamine;

6.3.8. taotluse vormilistele ja abikõlblikkuse nõuetele mittevastavaks tunnistamise

otsuse allkirjastamine;

6.3.9. piiratud ning otsetoetuse taotlusvooru välja kuulutamine.

6.4. Välisvahendite valdkonna eest vastutava asekantsleri puudumisel täidab tema ülesandeid

AMIF-i rakendamisel õigusosakonna juhataja.

6.5. Välisvahendite osakonna pädevuses on:

6.5.1. AMIF-i rakendamine, sh riikliku programmi ja aastatööplaani koostamine ning

kooskõlastamine SiM-i pädevate osakondade ja partneritega; riikliku programmi

muutmine (vajadusel);

6.5.2. AMIF-i juhtrühma ja taotlusvoorude hindamiskomisjonide teenindamine;

6.5.3. taotlusvoorude läbiviimine;

6.5.4. toetuslepingute ettevalmistamine;

6.5.5. järelevalve AMIF-ist elluviidavate projektide üle;

6.5.6. riikliku programmi indikaatorite täitmise kohta andmete kogumine;

6.5.7. AMIF-i rakendamist reguleerivate õigusaktide, juhendmaterjalide ja teiste

dokumentide koostamine ning kaasajastamine;

6.5.8. riikliku programmi kohta teabe avalikustamine ja levitamine;

6.5.9. toetuse saajate nõustamine;

6.5.10. programmi rakendamise aruannete koostamine ja esitamine EK-le;

6.5.11. AMIF-i rakendamist puudutava dokumentatsiooni ja kirjavahetuse säilitamine;

6.5.12. AMIF-i rakendamise hindamise korraldamine;

6.5.13. riigieelarve ja riigieelarvestrateegia koostamise protsessis osalemine;

6.5.14. EK-i ja teiste riikide VA-dega suhtlemine;

6.6. Välisvahendite osakonna juhataja:

6.6.1. kehtestab oma otsusega järgmised vormid ja juhendid:

6.6.1.1. Toetuse taotlemise vorm;

6.6.1.2. Projekti tegevuskava ja tulemused;

6.6.1.3. Projekti eelarve, rahastusallikad, kuluaruanne ja maksetaotlus (edaspidi

ka kuluaruanne);

6.6.1.4. Partnerluse kinnitus;

6.6.1.5. Taotluse vormilise ja abikõlblikkuse hindamise leht;

6.6.1.6. Erapooletuse ja konfidentsiaalsuse kinnitus;

6.6.1.7. Taotluse sisulise hindamise juhend;

6.6.1.8. Taotluse sisulise hindamise leht piiratud taotlusvooru ja otsetoetuste

andmise korral;

6.6.1.9. Avaliku taotlusvooru taotluse sisulise hindamise leht;

6.6.1.10. Tegevusaruanne;

6.6.1.11. Juhised embleemide ja standardvärvide kasutamise kohta;

6.6.1.12. Aruande halduskontrolli leht;

6.6.1.13. Aruande finantskontrolli leht;

6.6.1.14. Tegevuste kohapealse kontrolli leht;

6.6.1.15. Kohapealse finantskontrolli leht;

6.6.1.16. Ühiste indikaatorite täitmise aruanne;

6.6.1.17. Toetusleping.

6.6.2. kinnitab rikkumistest teavitamise aruande IMS-is (Irregular Management

System);

6.6.3. kooskõlastab rahaliste vahendite ülekandmise esildise;

6.6.4. kinnitab VVO kontroll-lehed.

6.7. Rahandusosakonna pädevuses on:

6.7.1. AMIF-i riikliku programmi eelnõu ja selle muudatuste kooskõlastamine;

6.7.2. toetuslepingute ja nende muudatuste kooskõlastamine;

6.7.3. aruannete sh maksetaotluste ja kulu tõendavate dokumentide kontroll ning

aruannete heakskiitmise kooskõlastamine;

6.7.4. rahaliste vahendite ülekandmise esildiste koostamine;

6.7.5. maksekorralduste saatmine e-riigikassasse (maksekorraldused RHO sisendi alusel

saadab e-riigikassasse RTK);

6.7.6. kohapealsete finantskontrollide tegemine;

6.7.7. riigieelarve ja riigieelarvestrateegia koostamise protsessi juhtimine;

6.7.8. AMIF-i rakendamiseks sildfinantseerimiseks vajalike vahendite taotlemine RM-

lt ning nende üle arvestuse pidamine;

6.7.9. paberkandjal toetuslepingute originaalide ja AMIF-i raamatupidamisdokumentide

säilitamine (v.a toetuse saajate kulu tõendavate dokumentide koopiad);

6.7.10. toetuse saajatele tehtavate väljamaksete aruandluse koostamine toetuslepingute

kaupa;

6.7.11. AMIF-i tehnilisest abist rahastatavate kulude üle raamatupidamisliku arvestuse

pidamine.

6.8. Kodakondsus- ja rändepoliitika osakonna, kodanikuühiskonna ja kohanemispoliitika

osakonna ning strateegia- ja arendusosakonna pädevuses on:

6.8.1. osalemine riikliku programmi koostamisel ja muutmisel;

6.8.2. osalemine aastatööplaani koostamisel;

6.8.3. osalemine taotlusvooru tingimuste väljatöötamises;

6.8.4. taotluste hindamine;

6.8.5. osalemine EK-le esitatavate hindamisaruannete koostamisel;

6.8.6. osalemine AMIF-i juhtrühma töös;

6.8.7. osalemine projektide juhtkomiteede töös;

6.8.8. osalemine projektide tegevustes vastava valdkonna poliitika kujundajana, sh

vajadusel loodavate materjalide kooskõlastamine jms.

6.9. Õigusosakonna pädevuses on:

6.9.1. VA õigusteenindamine AMIF-i rakendamiseks;

6.9.2. toetuse tagasinõudmismenetluse õiguslik teenindamine ja tagasinõudmise otsuse

kooskõlastamine;

6.9.3. vajadusel kohtus esindamise korraldamine;

6.9.4. vajadusel hangete läbiviimine või toetuse saaja/partneri läbiviidavate hangete

dokumentatsiooni kooskõlastamine;

6.9.5. vajadusel taotluste hindamine;

6.9.6. VVO nõustamine hangete kontrollimisel.

7. Ülesannete lahusust tagav kord ning sõltumatuse tagamine ülesannete täitmisel

7.1. VA ja AA on oma ülesannetes teineteisest sõltumatud.

7.2. VA peamisi ülesandeid täitev VVO ja VA ülesannete täitmises osalev RHO (aruannete

kontroll ja väljamaksete korraldamine) alluvad oma tegevuses SiM-i põhimääruse

kohaselt SiM-i välisvahendite valdkonna eest vastutavale asekantslerile.

7.3. AA ülesandeid täitev SAO allub vahetult siseministrile ja rahvastikuministrile.

7.4. SiM-i kantsler allkirjastab projektide rahastamise käskkirja.

7.5. SiM-i välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler allkirjastab toetuslepingud ja

nende muudatused.

7.6. Komisjoni 25. juuli 2014. a delegeeritud määruse nr 1042/2014 lisas toodud ülesannete

lahusus on tagatud sel moel, et riikliku programmi arvele kantavate kulude kinnitamine

toimub VVO-s ning väljamaksete korraldamine RHO-s. Osakonnajuhatajate vastutus on

sätestatud osakondade põhimäärustes.

7.7. Juhtrühma töös osalevad SiM-i struktuuriüksuste ja teiste ministeeriumite esindajad, mis

tagab laiapõhjalise kaasatuse ja erapooletuse otsuste langetamisel.

7.8. Toetuse taotlusi ja aruandeid kontrollivad ja hindavad teenistujad on oma ülesannetes

erapooletud ning neil ei esine menetlusest taandamise asjaolusid haldusmenetluse

seaduse § 10 mõistes. Kui sellised asjaolud peaksid ilmnema, teavitab teenistuja sellest

kohe oma vahetut juhti ja ta taandab end konkreetse kontrolli ja/või hindamise

läbiviimisest.

II RIIKLIKU PROGRAMMI VÄLJATÖÖTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA

ARUANDLUS EUROOPA KOMISJONILE

8. Programmi kavandi koostamine

8.1. AMIF-it rakendatakse riikliku programmi alusel, mis hõlmab EL-i eelarveperioodi 2014–

2020.

8.2. Programmi kavandi koostamiseks luuakse valdkonna eest vastutavate ministrite

käskkirjaga ajutine töörühm, mis koosneb teiste ministeeriumite ning SiM-i valitsemisala

asutuste esindajatest. Töörühma ülesanne on selgitada välja riigi valdkondlikud vajadused

ning eesmärgid kooskõlas AMIF-i abikõlblike tegevustega. Töörühma liikmed esitavad

VVO-le tegevuste kavandid koos vajaliku teabega.

8.3. Töörühma liikmete esitatud ning SiM-i asjassepuutuvate struktuuriüksuste

kooskõlastatud abikõlblike tegevuste kavandid koos kirjelduse, ajakava ning

maksumusega avalikustatakse SiM kodulehel eesmärgiga koguda tagasisidet

valdkondlikelt organisatsioonidelt. Saadud tagasiside koos selgitustega avalikustatakse

SiM-i kodulehel.

8.4. Programmi kavandi ettevalmistamiseks toimub SiM-i ja EK vahel poliitikadialoog, mille

käigus lepitakse kokku programmi tulemustes. VA koordineerib poliitikadialoogi

ettevalmistust, sh EK positsioonipaberile vastamist, kohtumiste läbiviimist ning

läbirääkimisi EK-ga. Poliitikadialoogi protokollis määratakse peamised tegevused ja

tulemused.

8.5. Programmi kavandi koostamisel lähtub VA AMIF-i erimäärusest, poliitikadialoogi

protokollist, kaasamisel saadud tagasisidest ning asjakohasest EL-i õiguslikust

raamistikust kooskõlas riigisiseste vajaduste ja arengukavadega.

9. Riikliku programmi kavandi menetlemine

9.1. Ametlikult esitab VVO programmi kavandi infosüsteemis SFC2014. Programmi

esitamise kaaskirja allkirjastab kantsler. Eelnevalt kooskõlastatakse programm

partnerministeeriumitega EIS-is ja asjassepuutuvate SiM struktuuriüksustega DHS-is.

9.2. EK vaatab programmi kavandi üle ja esitab omapoolsed kommentaarid VVO-le. VVO

vaatab läbi kõik EK-i kommentaarid ja küsimused koos asjassepuutuvate SiM-i

struktuuriüksuste ja teiste ministeeriumitega, täiendab programmi ja esitab selgitused EK

küsimustele.

9.3. Kui programmi kavandi kooskõlastamisel tekib eriarvamus, arutatakse küsimust EK-ga

konsensuse leidmiseni ning tehakse vajalikud parandused.

9.4. Ametlik kirjavahetus EK-ga toimub infosüsteemi SFC2014 kaudu. Täiendavalt

vahetatakse infot e-posti, telefoni ja kohtumiste teel. Väljaspool SFC2014 infosüsteemi

toimuv oluline kirjavahetus registreeritakse DHS-is.

10. Riikliku programmi heakskiitmine

10.1. EK kiidab riikliku programmi heaks otsusega.

10.2. Riiklik programm sisaldab rahastamiskava (toetust) erieesmärkide ja riiklike eesmärkide

täitmiseks ja/või erimeetmete elluviimiseks ning tehnilist abi vastutava asutuse ja

auditeeriva asutuse ülesannete täitmiseks.

10.3. VV kiidab heaks riikliku programmi eestikeelse tõlke.

11. Riikliku programmi muutmine

11.1. EK või liikmesriik võivad uute või ettenägematute olukordade esinemisel heakskiidetud

programmi vajaduse korral muuta.

11.2. Programmi võidakse muuta ka EL poliitika ja riigisiseste arengute vahehindamisel ning

EK-le esitatud vahearuande alusel.

11.3. Riikliku programmi muutmine toimub nii nagu riikliku programmi menetlemine ja

heakskiitmine.

12. Euroopa Komisjonile aruannete ja maksetaotluste esitamine 12.1. VVO esitab iga aasta 31. märtsiks kuni 2022. aastani (kaasa arvatud) EK-le

tegevusaruande programmi rakendamise kohta eelneval eelarveaastal. VVO võib

aastaaruande avalikustada välja arvatud juhul, kui teave on piiratud selle konfidentsiaalse

iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku, avaliku korra, kriminaaluurimise ja

isikuandmete kaitsega. VVO esitab lõpparuande riikliku programmi rakendamise kohta

31. detsembriks 2023. a. Kui Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrustes sätestatud

tähtaegu muudetakse, lähtutakse nendest.

12.2. VVO esitab EK-le määruse (EL, Euratom) nr 2018/1046 artikli 63 lõigete 5, 6 ja 7 alusel

nõutavad dokumendid ja teabe hiljemalt eelarveaastale järgneva aasta 15. veebruariks.

Esitatud dokumente kasutatakse aastabilansimakse maksetaotlusena.

12.3. VVO koostab aruanded ja maksetaotlused vastavalt EK vormidele, kaasates vajadusel

teisi SiM-i struktuuriüksusi ning ministeeriume. Aruanded kooskõlastatakse

asjassepuutuvate struktuuriüksustega DHS-i kaudu.

12.4. EK teeb makseid Riigikassas asuvale SiM-i tulukontole.

12.5. Aastaaruanded, lõpparuanne ning aastabilansimakse maksetaotlus edastatakse EK-le

reeglina EK-i infosüsteemi SFC2014 kaudu. Erandkorras (nt süsteemi mittetoimimise

korral) esitatakse aruanded paberkandjal või e-posti teel AMIF-i EK lauaametnikule.

III PROJEKTIDE VALIK JA TOETUSE ANDMINE

13. Toetuse andmine avalikul taotlemisel

13.1. Toetuse taotlemine riikliku programmi erieesmärkide ja riiklike eesmärkide täitmiseks

toimub avaliku taotlusvooru kaudu.

13.2. VVO koostab enne taotlusvooru avamist rahastamise aluseks olevad dokumendid (sh

juhendid toetuse taotlejale, toetuse taotlemise vormi ja selle lisad). Materjalide

koostamisel konsulteeritakse teiste AMIF-i rakendamises osalevate struktuuriüksuste,

teiste ministeeriumite ja pädevate ekspertidega.

13.3. Toetuse taotlemise juhendis määratakse kindlaks vähemalt järgnev:

 eesmärgid ja oodatavad tulemused;

 tegevuste ja kulude abikõlblikkuse kriteeriumid;

 abikõlblikkuse periood;

 nõuded dokumentide säilitamisele ja teabe edastamisele;

 taotlusvooru eelarve ning EL-i toetuse ja kaasfinantseerimise määrad;

 taotluste esitamise kord ja tähtaeg;

 taotluste läbivaatamise kord ja menetlustähtajad;

 valiku- ja hindamiskriteeriumid;

 VVO kontaktid täiendava teabe saamiseks.

13.4. Avalik taotlusvoor AMIF-ist toetuse taotlemiseks kuulutatakse välja üldjuhul vastavalt

juhtrühma kinnitatud aastasele tööplaanile ministri käskkirjaga. Valdkonna eest vastutava

ministri käskkirjaga kinnitatakse toetuse taotlemise juhendid ja vormid.

13.5. VVO teavitab taotlusvoorust SiM-i kodulehel (www.amif.ee) vähemalt 30 päeva enne

taotluste esitamise tähtaega. Igasugune märkimisväärne muudatus (nt taotlusvooru tähtaja

pikendamine) taotlusvooru tingimustes avaldatakse samal viisil.

13.6. Pärast avaliku taotlusvooru väljakuulutamist korraldab VVO potentsiaalsetele taotlejatele

vajaduse korral infotunni.

13.7. VV välja kuulutatud eriolukorraga seoses võib avaliku taotlusvooru läbiviimise tulemusel

rahastatud projektile eraldatud toetuse suurust muuta ja/või abikõlblikkusperioodi

pikendada ilma uut taotlusvooru välja kuulutamata.

14. Toetuse andmine piiratud taotlusvooru kaudu ning otsetoetuse andmine 14.1. Komisjoni 25. juuli 2014. a delegeeritud määruse nr 1042/2014 artikli 7 lõike 2 kohaselt

võib VA korraldada piiratud taotlusvooru, milles osalevad üksnes valitud

organisatsioonid projekti iseärasuste või taotlusi esitama kutsutud asutuste tehnilise või

halduspädevuse tõttu. Otsus, milliseid organisatsioone kutsutakse osalema piiratud

taotlusvoorus, langetatakse koostöös valdkonna eest vastutavate teenistujatega ning

sellest teavitatakse AMIF-i juhtrühma. VA põhjendab piiratud taotlusvooru läbiviimist

toetuse taotlemise juhendis.

14.2. Sama määruse artikli 3 alusel võib VA anda toetust otse, kui projekti iseärasuste või

asjaomaste asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu, nt de jure või de facto monopoolse

seisundi tõttu, ei ole muid võimalusi. Otsus, milliste tegevuste elluviimiseks antakse

otsetoetust, langetatakse koostöös pädevate teenistujatega ning sellest teavitatakse AMIF-

i juhtrühma. VA põhjendab otsetoetuse andmist toetuse andmise otsuses.

14.3. Piiratud taotlusvooru ja otsetoetuse andmiseks koostab VVO plaanitud projekte

elluviivatele asutustele kirja, toetuse taotlemise juhendid ja vormid, mille allkirjastab

välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler.

14.4. Toetuse taotlemise juhendid ja vormid koostatakse punkti 13.3 kohaselt. Toetuse taotlejal

peab taotluse koostamiseks ja esitamiseks jääma aega vähemalt 14 tööpäeva.

15. Esitatud taotluste kontrollimine ja valik

15.1. SiM registreerib kõik laekunud taotlused nende laekumise järjekorras DHS-is ja annab

igale taotlusele registreerimisnumbri (AMIF20xx-xx).

15.2. VVO kontrollib esitatud taotluste vormilist vastavust, planeeritud tegevuste ning kulude

põhjendatust ja abikõlblikkust AMIF-ist. Samalt taotlejalt enama kui ühe taotluse

laekumisel kontrollitakse ajaliselt viimasena saabunud nõuetekohaselt vormistatud

taotlust.

15.3. VVO teavitab taotlejat kirjalikult kontrolli tulemustest 15 tööpäeva jooksul alates

taotlusvooru lõppkuupäevast;

15.4. Kui taotluse esmakordsel kontrollimisel avastatakse puudusi, antakse taotlejale 5

tööpäeva puuduste kõrvaldamiseks. Põhjendatud juhtudel võib anda lühema või pikema

aja. Parandatud taotluse (vajadusel peab toetuse saaja esitama uue allkirjastatud taotluse)

laekumisel viib VVO teenistuja 10 tööpäeva jooksul läbi täiendava kontrolli.

15.5. Kui ükski taotluses toodud tegevus pole taotlusvoorus abikõlblik, ei võimaldata taotluse

muutmist, see lükatakse tervikuna tagasi ning taotlejat teavitatakse vastavalt punktis 15.7.

ettenähtud protseduurile.

15.6. VVO teenistuja täidab ja allkirjastab vormilise vastavuse ja abikõlblikkuse kontrolli

tulemuste kohta hindamise lehe. Vormilise ja abikõlblikkuse hindamise lehe kinnitab

VVO juhataja.

15.7. Kontrolli teistkordselt mitteläbinud taotlused tunnistatakse mittevastavaks. VVO koostab

kirja, millega välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler teavitab toetuse taotlejat

taotluse tagasilükkamisest. Taotluse tagasilükkamist põhjendatakse.

15.8. Taotlusvooru raames esitatud taotluste sisuliseks hindamiseks moodustab kantsler

hindamiskomisjoni.

15.9. Hindamiskomisjoni liikmete hulka määratakse pädevad esindajad SiM-ist ning teistest

asjaomastest asutustest. Vajadusel kaasatakse valdkondlikke eksperte.

15.10. VVO teenistuja edastab vormilise ja abikõlblikkuse kontrolli tulemused ning vormilise

ja abikõlblikkuse kontrolli läbinud taotlused hindamiskomisjoni liikmetele taotluste

sisuliseks hindamiseks.

15.11. Sisuline hindamine viiakse läbi üldjuhul elektrooniliselt, vajadusel kutsutakse kokku

koosolek.

15.12. Piiratud taotlusvooru ja otsetoetuse taotlused edastatakse reeglina sisuliseks

hindamiseks KRPO teenistujale või vastava meetme eest vastutava ministeeriumi

teenistujale. Vastavalt vajadusele kaasatakse teisi pädevaid struktuuriüksusi ja

ministeeriume või valdkondlikke eksperte. Hindaja hindab taotluse sisu ja kvaliteeti

ning täidab ja allkirjastab hindamislehe.

15.13. Hindamiskomisjoni liige hindab iga taotlust eraldi, lähtudes kehtestatud

hindamiskriteeriumitest, ning teeb ettepaneku taotluse rahastamiseks, osaliseks

rahastamiseks või mitterahastamiseks. Iga hindamiskomisjoni liige täidab ja allkirjastab

sisulise hindamise kontrolli lehe.

15.14. Taotluse hindamistulemuste saamiseks liidetakse kõigi hindajate antud punktid ning

arvutatakse aritmeetiline keskmine. Maksimaalne punktisumma on 100 punkti. Kui

taotluse keskmine punktisumma on väiksem kui 60 punkti, siis taotlusele toetust ei

määrata. Üle 60 punkti saanud taotlustest koostatakse aritmeetilise keskmise alusel

pingerida, mis algab hindamiskomisjoni kõrgeima punktisumma saanud taotlusega ja

liigub kujunenud pingerida mööda punktide alanevas järjekorras kuni taotlusvooru

eelarve lõppemiseni.

15.15. Juhul, kui aritmeetilise keskmise alusel moodustunud pingereas on taotluste keskmine

aritmeetiline punktisumma võrdne, lähtutakse pingerea moodustamisel sellest, milline

taotlus on saanud hindajatelt rohkem kõrgemaid punkte. Kui ka selle järel ei selgu

pingerida, korraldab SiM liisuheitmise, võimaldades võrdselt punkte saanud taotlejatel

liisuheitmise juures viibida. Liisuheitmise reglement esitatakse eelnevalt taotlejatele

kirjalikus vormis.

15.16. Hindamiskomisjonil on õigus teha ettepanek taotletud summa vähendamiseks, näidates

hindamislehel ära, mis osas jääb taotlus rahastamata, või seada täiendavaid tingimusi

projekti rahastamiseks. Juhul, kui kõrgeima punktisumma saanud taotluse esitaja loobub

toetusest enne toetuslepingu sõlmimist, liigutakse pingereas edasi ja määratakse toetus

järgmisele taotlusele. VVO vormistab hindamiskomisjoni otsuse protokollilise

otsusena, millele lisatakse hindamiskomisjoni liikmete sisulise hindamise lehed.

15.17. Kui taotlusvooru väljakuulutamise käskkirja alusel antav toetus on käsitletav vähese

tähtsusega abina Euroopa Komisjoni määruse (EL) nr 1407/2013, milles käsitletakse

Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi

suhtes (ELT L 352, 24.12.2013, lk 1-8 (edaspidi VTA määrus), artikli 3 mõistes,

järgitakse toetuse andmisel nimetatud määruses ja konkurentsiseaduse §-s 33 sätestatut.

15.18. VVO koostab hindamiskomisjoni protokollilise otsuse alusel kantsleri käskkirja eelnõu

taotluse rahuldamise, osalise või tingimusliku rahuldamise või mitterahuldamise kohta.

Käskkirjas märgitakse toetuse saaja, projekti nimetus, AMIF-i toetuse maksimaalne

summa ning kaasfinantseeringu maksimaalne osakaal abikõlblikest kogukuludest.

Otsetoetuste andmisel lisatakse vastavasisuline põhjendus. Osalise rahuldamise ja

mitterahuldamise otsust peab põhjendama koos viidetega hindamiskriteeriumitele.

15.19. Otsus edastatakse taotlejale DHS-i kaudu.

15.20. VVO tagab valikuprotsessi läbipaistvuse ning rakendab meetmeid huvide konflikti

ärahoidmiseks haldusmenetluse seaduse alusel. Huvide konflikti vältimise reegel on

siduv järgmistel juhtudel:

15.20.1. projektide valik – isikud, kes on volitatud kontrollima ja hindama taotlusi, ei

tohi osaleda projektide rakendamisel toetuse saajana, toetuse saaja nimel ega

olla toetuse saajast sõltuvuses või muul viisil isiklikult huvitatud projektide

valimisest;

15.20.2. projektide rakendamine, järelevalve ja hindamine – isikud, kes täidavad

vastutava asutuse ülesandeid seoses projektide järelevalve ja hindamisega, ei

tohi osaleda projektide rakendamisel toetuse saajana, toetuse saaja nimel ega

olla toetuse saajast sõltuvuses või muul viisil isiklikult huvitatud projektide

valimisest.

16. Toetuslepingu sõlmimine 16.1. Taotlejaga, kelle taotlus rahuldati, sõlmib SiM toetuslepingu.

16.2. VVO koostab toetuslepingu. Toetuslepingud sisaldavad AMIF-i õigusaktidest tulenevaid

sätteid ja SiM-i ning toetuse saaja õiguseid ja kohustusi. Toetuslepingus määratakse

muuhulgas kindlaks:

16.2.1. toetuse maksimaalne summa, sh toetuse ja kaasfinantseeringu summad ja

osakaalud;

16.2.2. omafinantseeringu summa, kui seda kasutatakse kaasfinantseeringu kohustuse

täitmiseks;

16.2.3. projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava, sh projekti eesmärgid ja indikaatorid;

16.2.4. kokku lepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sh kulud ja tulud ning kaudsete

kulude osakaal;

16.2.5. toetuse summa suuruse arvutamine projekti lõppedes;

16.2.6. rakendussätted, sh aruandluskohustus, lepingu kehtivus ning muutmise ja

lõpetamise sätted;

16.2.7. säte, millega nõutakse toetuse saajalt õigeaegset andmete kogumist indikaatorite

kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;

16.2.8. abikõlblikkuse reeglid;

16.2.9. kontrolljäljega seotud tingimused;

16.2.10. andmekaitse sätted (kui kohaldub);

16.2.11. avalikustamist reguleerivad sätted;

16.2.12. asutused, kelle pädevuses on teha dokumentide ja kohapealsete kontrollide abil

järelevalvet ning auditeerida toetuse saajat;

16.2.13. vaidluste lahendamise kord;

16.2.14. toetuse tagasinõudmise sätted.

16.3. Toetuslepingu allkirjastab välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler digitaalselt

või kahes eksemplaris paberkandjal. Seejärel edastatakse toetusleping toetuse saajale

allkirjastamiseks.

16.4. Toetusleping registreeritakse DHS-is. Kui toetusleping on allkirjastatud paberkandjal,

tagab VVO SiM-i eksemplari edastamise RHO-le.

17. Muudatused projekti elluviimise ajal 17.1. Toetuslepingut võib muuta SiM-i algatusel või toetuse saaja sellekohase kirjaliku taotluse

alusel.

17.1.1. Toetuse saaja peab taotlema SiM-ilt toetuslepingu muutmist, kui esineb vähemalt

üks järgmistest asjaoludest:

17.1.1.1. muutused seoses projekti tegevustega, mis mõjutavad oluliselt projekti

eesmärkide saavutamist;

17.1.1.2. muutmist vajab projekti abikõlblikkuse periood;

17.1.1.3. muutmist vajab projekti eelarve. Kui kululiikide vaheline muudatus on

väiksem, kui 15% kululiigile prognoositud summast, ei pea toetuse saaja

taotlema lepingu muudatust. Kululiigi suurenemisel, mida

hindamiskomisjon on otsustanud eelnevalt vähendada, peab toetuse saaja

taotlema ministeeriumilt lepingu muutmist sõltumata tehtava muudatuse

mahust;

17.1.1.4. toetuse saaja avalduses esitatud muu asjaolu.

17.2. Avaliku ja piiratud taotlusvooru tulemusel sõlmitud toetuslepingute muudatuste taotluse

korral konsulteerib VVO valdkonnas otsustusõigust omavate teenistujatega ning taotluse

põhjendatuse korral koostab toetuslepingu muudatuse, mida menetletakse DHS-is.

17.3. Oluliste muudatuste korral, sh projekti abikõlblikkuse tähtaja pikendamine või projekti

eelarve suurendamine, muudab kantsler käskkirja, milles otsustas projekti rahastamise,

ning selle alusel algatab VVO toetuslepingu muutmise.

17.4. Lepingu muudatuse allkirjastab välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler kas

digitaalselt või kahes eksemplaris paberkandjal.

18. Väljamaksete tegemine toetuse saajale 18.1. Väljamakseid tehakse toetuse saajatele üldjuhul mitmes etapis: eelmakse ja

vahemakse(d).

18.2. Sõltuvalt projekti iseloomust ja kestusest võib teha väljamakse 100% projektile

kavandatud vahenditest.

18.3. 6 kuni 12 kuud kestva projekti eelmakse on üldjuhul 50% toetuse ja kaasfinantseeringu

kogusummast ja vahemakse 50% toetuse ja kaasfinantseeringu kogusummast.

18.4. Eelmakse kantakse toetuse saajale üle 14 kalendripäeva jooksul pärast toetuslepingu

allkirjastamist mõlema poole poolt.

18.5. Vahemakse tehakse 14 kalendripäeva jooksul pärast vahearuande heakskiitmist.

18.6. SiM võib põhjendatud juhtudel kaalutlusõiguse alusel vähendada vahemakse(te) summat

(nt kui toetuse saaja on kasutanud vahendeid vähem kui 70% eelmakse summast),

järgides toetuse saajate võrdse kohtlemise printsiipi.

18.7. Väljamakseid toetuse saajale korraldab RHO ning teeb RTK. Väljamaksete tegemise

aluseks on allkirjastatud toetuslepingud ja heaks kiidetud projekti aruanded. Väljamakse

tegemiseks koostab RHO teenistuja rahaliste vahendite ülekandmise esildise DHS-is, mis

läbib VVO ja RHO kooskõlastusringi. Kooskõlastatud esildise alusel tehakse kanne SAP-

i ja makse edastatakse SAP-i süsteemi kaudu riigikassasse. Väljamakseid tehakse SiM-i

kulukontolt.

19. Enammakstud toetuse tagastamine

19.1. Kui toetuse saajale välja makstud kogusumma on suurem kui projekti abikõlblikud kulud

kokku, teeb toetuse saaja lõppmakse tagasimakse vormis pärast lõpparuande

heakskiitmist. Toetuse saaja võib rahalise jäägi tekkimise korral teha tagasikande ka enne

lõpparuande heakskiitmist.

19.2. Toetuse saaja peab enammakstud toetuse SiM-ile tagasi kandma 30 päeva jooksul alates

lõpparuande heakskiitmise kirja kättesaamisest. Vajadusel lisatakse lõppmakse summad

lõpparuande heakskiitmiskirja.

19.3. Enammakstud toetuse tagastamist kontrollib RHO.

19.4. Kui enammakstud toetus ei ole laekunud SiM-i vastavale kontole tähtaegselt, informeerib

RHO viivitamatult VVO-d, kes teavitab toetuse saajat täiendavalt enammakstud toetuse

tagasimaksmise tähtajast.

19.5. Kui toetuse saaja on enammakstud toetuse SiM-ile tagastanud, teavitab RHO sellest

VVO-d.

IV TEHNILINE ABI

20. Tehnilise abi kasutamine ja kontrollimine

20.1. Tehnilist abi kasutatakse AMIF-i ettevalmistus-, haldus-, järelevalve-, hindamis-,

teavitamis- ja kontrollimeetmete rakendamiseks. Tehnilist abi kasutatakse samuti AMIF-

i rakendamiseks vajaliku haldussuutlikkuse tugevdamiseks.

20.2. Tehnilise abiga võib rahastada VA ja AA kulusid. Tehnilise abi kulude abikõlblikkuse

kindlaksmääramisel lähtutakse horisontaalse määruse artiklis 20 sätestatud korrast ning

abikõlblikkuse reeglitest. Käesoleva käskkirja peatükkides III ja V sätestatu ei kohaldu

tehnilise abi kasutamisele.

20.3. Tehnilist abi haldab ja tehtud kulude üle peab arvestust VA (aruanne genereeritakse SAP

BO-s). Väljamakseid tehnilisest abist teeb RTK.

20.4. VA kulude (e-arved) abikõlblikkuse kooskõlastab VVO juhataja e-arvete keskkonnas.

Tehtud maksete kohta on ülevaade kättesaadav aruandluskeskkonnas SAP BO.

20.5. AA kulude abikõlblikkuse ja kulude põhjendatuse kooskõlastab SAO juhataja. VVO

juhataja kooskõlastab e-arvete keskkonnas AA kuludokumendi (e-arve).

20.6. VA ja AA säilitavad kogu tehnilise abi kuludega seotud dokumentatsiooni, sh nii tegevust

kui ka kulusid tõendavad dokumendid vastavalt protseduurireeglite punktile 5.1.

V PROJEKTIDE JÄRELEVALVE

21. Järelevalve põhimõtted

21.1. Järelevalve on pidev tegevus, mille eesmärk on kontrollida toetuse saaja tegevust

õigusaktide ning toetuslepinguga pandud ülesannete täitmisel ning tuvastada võimalikke

rikkumisi ja pettuseid. VVO analüüsib abikõlblikkuse reeglite eiramisi ja rikkumisi nende

tekkimisel juhtumipõhiselt.

21.2. AMIF-i vahendite kasutamist kontrollivad VVO ja RHO. Lisaks võivad kontrolle läbi

viia ka teised järelevalveasutused (SAO, Riigikontroll, RM, EL-i vastavad

kontrollorganid või nende volitatud asutused).

22. Aruannete, sh maksetaotluste kontrolli üldpõhimõtted

22.1. VVO kontrollib koostöös RHO-ga projekte vastavalt horisontaalse määruse artiklile 27

ja EK rakendusaktidele.

22.2. Kontroll peab tuvastama, kas:

22.2.1. deklareeritud kulud on tegelikult tekkinud ja kantud ning projekti eesmärgiga

põhjendatud;

22.2.2. projektid on ellu viidud vastavalt toetuslepingule;

22.2.3. AMIF-ist antud toetuse kasutamine on kooskõlas EL-i ja riigisiseste õigusaktide

ning juhendmaterjalidega;

22.2.4. toetuse saaja esitatud maksetaotlused on õiged;

22.2.5. ei esine kulude mitmekordset rahastamist teistest EL-i ja riigisisestest

toetuskavadest.

22.3. Kontroll hõlmab toetuse saaja esitatud aruande haldus- ja finantskontrolli (koostöös

RHO-ga) ning kohapealseid kontrolle, sh vajadusel ette teatamata kohapealseid

kontrolle. Iga kontroll dokumenteeritakse, märkides tehtud tööd, kuupäeva, tulemused

ja avastatud vigade kõrvaldamise meetmed.

23. Aruannete ja maksetaotluste haldus- ja finantskontroll

23.1. Toetuse saaja esitatud projekti aruannete ja maksetaotluste haldus- ja finantskontroll

viiakse läbi VVO-s ja RHO-s. Vajadusel viiakse aruannete haldus- ja finantskontroll

läbi paralleelselt. Paralleelse kontrolli täpsem töökorraldus lepitakse VVO teenistuja ja

RHO teenistuja vahel kokku juhtumipõhiselt.

23.2. Projekti aruannete ja maksetaotluste haldus- ja finantskontrolli võib teha kulu

tõendavate dokumentide valimi alusel nende toetuse saajate puhul, kes on juba AMIF-

ist, Sisejulgeolekufondist, Euroopa Pagulasfondist, Euroopa Tagasipöördumisfondist

või Välispiirifondist toetust saanud. Nende toetuse saajate puhul, kes ei ole eelnimetatud

fondidest varem toetust saanud, kontrollitakse kõiki projekti aruannetes toodud kulusid

ja neid tõendavaid dokumente.

23.3. Kulu tõendavate dokumentide valimi koostab VVO teenistuja kaalutlusõiguse alusel.

RHO teenistuja võib valimisse kaasata täiendavaid kuluartikleid. Valimisse valitakse

vähemalt 20% otsestest kuludest, sh peab valim hõlmama kõiki kululiike (nt

tööjõukulud, sihtrühmaga seotud kulud jne). Valimist sõltumata kontrollitakse kõiki

lihthanke piirmäära ületavaid hankeid. VVO teenistuja kirjeldab valimi koostamise

metoodikat halduskontrolli lehel.

23.4. VVO saadab vajaduse korral toetuse saajale 20 tööpäeva jooksul alates aruande VVO-

sse laekumisest esmase päringu (sh valimi), määrates tähtaja, millal toetuse saaja peab

VVO-le vastama (üldjuhul 5 tööpäeva). 23.5. Kontrolli käigus hinnatakse aruande vormilist ja aritmeetilist korrektsust, projektis

toodud tegevuste ja eesmärkide täitmist ning aruandele lisatud kuluaruandes toodud

kulude asjakohasust ja abikõlblikkust. Samuti tuvastatakse, kas projekt on

mittetulunduslik ega toimu kulude topeltrahastamist.

23.6. Kui aruande kontrolli käigus tekib kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, võidakse toetuse

saajalt nõuda täiendavaid selgitusi ja/või viia läbi kohapealne kontroll.

23.7. VVO teenistuja registreerib jooksvalt kontrolliga seotud päringud ja vastused DHS-is

(aruande järjena).

23.8. VVO teenistuja täidab ja allkirjastab aruande halduskontrolli lehe ning edastab selle

VVO juhatajale allkirjastamiseks ja RHO teenistujale teadmiseks DHS-i kaudu.

23.9. VVO edastab aruande RHO teenistujale kontrollimiseks DHS-i kaudu ning teavitab

sellest toetuse saajat.

23.10. RHO teenistuja saadab vajaduse korral toetuse saajale 15 tööpäeva jooksul alates

aruande laekumisest RHO- sse esmase päringu, et kontrollida kulu tõendavate

dokumentide vastavust kehtivatele õigusaktidele ja kordadele ning kuluaruandes toodud

andmetele. Kui aruandes või selle juurde kuuluvates lisades esineb puudusi või

ebatäpsusi, saadab RHO toetuse saajale vastavasisulise päringu ning annab toetuse

saajale üldjuhul 5 tööpäeva puuduste kõrvaldamiseks. Pärast puuduste kõrvaldamist viib

RHO läbi täiendava kulu tõendavate dokumentide kontrolli.

23.11. RHO teenistuja registreerib jooksvalt kontrolliga seotud päringud ja vastused DHS-is

(aruande järjena).

23.12. RHO teenistuja täidab ja allkirjastab aruande finantskontrolli lehe ning seejärel edastab

selle RHO juhatajale allkirjastamiseks ning VVO teenistujale teadmiseks DHS-i kaudu.

23.13. RHO teenistuja suunab kontrollitud aruande VVO-le DHS-i kaudu heakskiitmiseks.

23.14. VVO teenistuja küsib toetuse saajalt vajadusel muudetud kulu- ja tegevusaruande

allkirjastatud lõpliku versiooni.

23.15. Enne aruande heakskiitmist veendub VVO, et varasemad projekti kontrolli käigus

tuvastatud puudused on kõrvaldatud.

23.16. Kui toetuse saaja ei nõustu VA esitatud märkustega aruande osas ega esita parandatud

aruannet määratud tähtajaks, järgnevad läbirääkimised toetuse saaja ja SiM vahel. Kuni

läbirääkimiste tulemuse selgumiseni on VA-l õigus kiita aruanne heaks osaliselt.

23.17. VVO koostab toetuse saajale kirja aruande heakskiitmise või osalise heakskiitmise

kohta. Kirja kooskõlastavad VVO juhataja ja RHO teenistuja ning allkirjastab

välisvahendite valdkonna eest vastutav asekantsler. VVO edastab kirja DHS-is RHO ja

SAO teenistujale teadmiseks ja/või täitmiseks.

24. Kohapealne kontroll

24.1. Kohapealsed kontrollid jagunevad finantskontrolliks ja tegevuse kontrolliks.

24.2. Kohapealse kontrolli viivad läbi VVO ja RHO teenistujad. Põhjendatud juhtudel võib

kaasata kohapealse kontrolli läbiviimisele teisi teenistujaid.

24.3. VVO ja RHO arvestavad kohapealsete kontrollide kavandamisel, et AA-le jääks aega

auditeerimiseks enne punktis 12.2 nimetatud dokumentide esitamist EK-le.

24.4. Toetuse saajat teavitatakse kohapealse kontrolli toimumisest üldjuhul vähemalt 5

tööpäeva ette, välja arvatud juhul, kui etteteatamine ei sobi kokku kontrolli eesmärgiga.

24.5. Tegevuse kontroll:

24.5.1. Tegevuse kontrolli eesmärk on tuvastada, kas projekti viiakse või on viidud

ellu vastavalt toetuslepingule, toetuse saaja deklareeritud indikaatorid on

usaldusväärsed ja projekti elluviimine sujub raskusteta.

24.5.2. Tegevuse kontrolli käigus kontrollivad VVO teenistujad toetuse kasutamisega

seotud andmeid, dokumente ja muid materjale, tutvuvad toetuse abil

korraldatud ürituse, koolituse, loodud materjalide või objektidega ning neil on

õigus nõuda vajadusel kirjalikke ja suulisi seletusi projekti toimikus olevate

dokumentide või kontrolli käigus selgunud asjaolude täpsustamiseks.

24.5.3. VVO kontrollib tegevuse kontrolli käigus riskianalüüsi ja juhuvalimi põhjal

vähemalt 20% finantsaastal läbiviidavatest projektidest (üldjuhul projektide

elluviimise ajal).

24.5.4. Kontrolli toiminguid ja mahtu kirjeldatakse ning tulemused fikseeritakse

tegevuste kohapealse kontrolli lehel.

24.6. Finantskontroll:

24.6.1. Finantskontrolli eesmärk on tuvastada, kas abikõlblikuna deklareeritud kulud

on tõendatavad toetavate originaal- ja raamatupidamisdokumentidega.

24.6.2. Finantskontrolli käigus kontrollib RHO teenistuja toetuse kasutamisega seotud

andmeid, dokumente ja muid materjale ning neil on õigus nõuda vajadusel

kirjalikke ja suulisi seletusi projekti toimikus olevate dokumentide või kontrolli

käigus selgunud asjaolude täpsustamiseks.

24.6.3. Finantskontroll viiakse läbi valimi alusel, mis katab vähemalt 10% vastava

eelarveaasta EL-i kogutoetusest nendele projektidele, mis vastaval

eelarveaastal lõppesid. Finantskontroll teostatakse pärast projekti lõppemist,

kuid enne projekti lõpparuande heakskiitmist. Täiendavalt võib

finantskontrolle teha nende projektide suhtes, mis vastaval eelarveaastal

kestavad.

24.6.4. Kui eelarveaasta N kontrollitud EL-i toetuse veamäär on võrdne või kõrgem kui

2%, suurendab VA finantskontrollide mahtu eelarveaastal N+1 (vähemalt 10%).

VA analüüsib veamäära tähtsust ja ulatust ning võtab kasutusele täiendavad

meetmed, sh finantskontrollide mahu suurendamise. Analüüsi tulemustest

antakse aru EK-le aastakokkuvõtte aruandes.

24.6.5. Kui suurendatud finantskontrollide tulemusel on eelarveaastal N+1 veamäär

alla 2%, teeb VA eelarveaastal N+2 finantskontrolle taas vähemalt 10%

ulatuses EL-i toetuse kogumahust, mis on eraldatud N+2 eelarveaastal

lõppenud projektidele.

24.6.6. Kontrolli toiminguid, valimi koostamise metoodikat ja mahtu kirjeldatakse

ning tulemused fikseeritakse kohapealse finantskontrolli lehel.

24.7. Kui kohapealsete kontrollide tulemusena selguvad puudused, tehakse vastav märkus ka

kontrolli lehele, määrates vajadusel tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. Puuduste

kõrvaldamist kontrollitakse toetuse saaja edastatud puuduste kõrvaldamise kinnituse,

tõendite vms ja/või täiendava kontrollkäigu alusel. Puuduste kõrvaldamise kohta

täidetakse kontrolli lehel vastav tabel.

24.8. Kui kontrolli käigus avastatakse rikkumine ning toetuse saaja peab toetuse tagasi

maksma, lähtutakse protseduurireeglite VI jaost.

24.9. Kontrolli lehe allkirjastavad kontrollija(d), toetuse saaja esindaja ja VVO ja/või RHO

juhataja.

24.10. VA edastab tegevuste kohapealse kontrolli lehe pärast selle allkirjastamist AA-le DHS-

i kaudu.

24.11. RHO teenistuja edastab kohapealse finantskontrolli lehe pärast selle allkirjastamist

VVO teenistujatele ja AA-le teadmiseks DHS-i kaudu.

VI TOETUSE TAGASINÕUDMINE JA RIKKUMISEST TEAVITAMINE

25. Toetuse tagasinõudmine

25.1. Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise protseduur viiakse läbi vastavalt

tagasinõudmise ja tagasimaksete määrusele ning horisontaalse määruse neljandale jaole.

25.2. SiM-is vastutab rikkumise tuvastamisel toetuse saajalt toetuse tagasinõudmise eest

VVO, kes analüüsib (vajadusel koostöös teiste asjassepuutuvate SiM

struktuuriüksustega) rikkumise ulatust ja mahtu, kuulab ära toetuse saaja arvamuse ja

vastuväited vastavalt haldusmenetluse seadusele ning koostab vastava otsuse eelnõu

koostöös ÕO ja RHO-ga. SiM nõuab toetuse saajalt toetuse osaliselt või täielikult tagasi,

kui ilmneb, et toetust on kasutatud abikõlbmatute kulude hüvitamiseks.

26. Tagasinõudmise otsuse tegemine

26.1. Toetuse tagasinõudmise otsuse eelnõu valmistab ette VVO. Otsus tehakse

kaalutlusõiguse alusel tagasinõudmise ja tagasimaksete määruses sätestatud perioodi

jooksul. Põhjendatud juhtudel võib otsuse tegemise tähtaega mõistliku aja võrra

pikendada. Kui kooskõlas tagasinõudmise ja tagasimaksete määrusega pikendatakse

otsuse tegemise tähtaega, vormistab VVO haldusmenetluse seaduse alusel

vastavasisulise otsuse ja teavitab sellest toetuse saajat.

26.2. Toetuse tagasinõudmise otsusega loetakse projekti eelarve vähendatuks tagasinõutava

summa ulatuses.

26.3. Kui tagasinõutavat summat ei maksta tagasi selleks ettenähtud ajavahemiku jooksul,

nõutakse toetuse saajalt viivist (välja arvatud riigiasutustelt). Iga hilinenud tagasimakse

puhul makstakse viivist, mida hakatakse arvestama alates kõnealusest tähtajast ja mis

lõpeb kuupäeval, mil makse tegelikult tehakse. Viivise määr vastab Euroopa Keskpanga

põhiliste refinantseerimisoperatsioonide puhul kohaldatavale EL Teataja C-seerias

avaldatud intressimäärale (Euribor), mis kehtib selle kuu esimesel tööpäeval, millele

tähtpäev langeb, ning millele lisandub 1,5%.

26.4. VVO kooskõlastab otsuse eelnõu RHO ja ÕO-ga. Toetuse tagasinõudmise otsuse

allkirjastab kantsler.

27. Otsuse edastamine

27.1 Tagasinõudmise otsus saadetakse toetuse saajale väljastusteatega tähtkirjaga või

elektrooniliselt. Koopia nimetatud otsusest saadetakse AA-le. Projektile antava toetuse

ja kaasfinantseeringu kogusumma väheneb tagasinõutava toetuse ja kaasfinantseeringu

ulatuses.

28. Toetuse tagasimaksmine

28.1. Toetuse saajalt nõutakse toetuse tagasi maksmist 90 kalendripäeva jooksul pärast

vastava otsuse kättesaamist.

28.2. Põhjendatud juhtudel võib toetuse tagasimaksmise ajatada. Ajatamise võimalus

otsustatakse ja antakse vastavalt tagasinõudmise ja tagasimaksete määruses toodud

tingimustel.

28.3. Kui toetust makstakse tagasi osade kaupa, võib sama projekti raames järgnevalt

väljamakstavat toetuse summat vähendada tagasi maksta jäänud summa ulatuses.

Tagastatavad vahendid tagastab toetuse saaja tähtaegselt toetuse tagasinõudmise otsuse

alusel SiM-i tulukontole riigikassas.

28.4. RHO teenistuja jälgib tagasi nõutava toetuse laekumist toetuse saaja poolt SiM-ile.

Tagasinõutava toetuse ja kaasfinantseeringu mittelaekumisel lähtutakse toetuse

tagasinõudmisel kehtivates õigusaktides sätestatust.

28.5. VVO ja RHO analüüsivad rikkumiste ja eeskirjade eiramiste põhjusi ning otsustavad

täiendavate meetmete kasutuselevõtu (nt toetuse saajate täiendav abikõlblikkuse reeglite

alane koolitamine, juhendmaterjalide täpsustamine, täpsustavate juhendite edastamine

toetuse saajatele jms).

29. RM-i ja EK teavitamine rikkumistest

29.1. Kui rikkumisega seotud fondi toetuse kogusumma on vähemalt 10 000 eurot (süüteo

toimepanemise kahtluse korral teavitatakse olenemata toetuse summast), koostab VVO

või RHO tuvastatud rikkumistest teavitamise aruande OLAF-i infosüsteemis IMS ja

esitab selle RM-ile 2 kuu jooksul pärast kvartalit, millal rikkumine aset leidis).

29.2. VVO teavitab EK-d rikkumisest, mis on suurem kui 10 000 eurot (EL toetuse summa)

SFC2014 kaudu vastavalt Komisjoni delegeeritud määrusele (EL) 2015/1973 ja

rakendusmäärusele 2015/1977.

29.3. Järgmistest juhtumitest ei pea IMS-is aruannet koostama ja EK-le teatama, kui ei ole

tegemist kelmusekahtlusega:

29.3.1. rikkumisega seotud toetuse summa on alla 10 000 euro;

29.3.2. rikkumise ainus põhjus on see, et projekti ei viida osaliselt või täielikult ellu

toetuse saaja maksejõuetuse tõttu;

29.3.3. toetuse saaja teavitab VA-d või AA-d rikkumisest ise, enne, kui VA või AA

selle avastab, nii enne kui pärast toetuse ja kaasfinantseeringu makse saamist;

29.3.4. VA ja AA avastatud ja parandatud rikkumised, mille summasid pole kaasatud

EK-le esitatavatesse finantsaruannetesse.

29.4. EK nõudmisel peab VVO koostöös asjassepuutuvate institutsioonidega esitama

lisaandmeid konkreetset rikkumist või mitut omavahel seotud rikkumist puudutavate

asjaolude kohta.

VII ÜMBERASUSTAMISE JA ÜMBERPAIGUTAMISE KINDLASUMMALISE

MAKSE KASUTAMINE

30. EK eraldab Eesti esitatud hinnangulise arvu (i.k. pledge) alusel lisavahendeid isikute

ümber paigutamiseks ja asustamiseks.

31. Politsei- ja Piirivalveamet esitab SiM-ile ümberpaigutatud ja -asustatud isikute kohta

kvartaalselt nimekirjad, mille alusel vormistab VVO valdkonna eest vastutava ministri

käskkirja sotsiaalministeeriumile vahendite ülekandmiseks.

32. RHO teeb makse esildise ja RTK kannab sotsiaalministeeriumile 7 tööpäeva jooksul

vahendid üle.

33. VVO kontrollib Politsei- ja Piirivalveameti esitatud dokumentide alusel, et isikud on

Eestisse saabunud.

VIII HINDAMINE

34. Aruandlus EK-le

34.1. Vastavalt horisontaalse määruse artiklitele 56 ja 57 ja selle alusel kehtestatud

delegeeritud määrusele esitab Eesti EK-le kindlaksmääratud perioodide järel

hindamisaruanded. Hindamise vahearuande eesmärk on anda hinnang AMIF-i riikliku

programmi rakendamisel ja programmi eesmärkide saavutamisel tehtud edusammude

kohta. Järelhindamise aruandes hinnatakse riikliku programmi alusel tehtud tegevuste

tulemuste mõju.

34.2. VVO koordineerib hindamisaruannete koostamist ja esitab hindamisaruanded vastavalt

EK suunistele.

34.3. Hindamisaruanded avalikustatakse täies ulatuses, välja arvatud juhul, kui teave on

piiratud selle konfidentsiaalsuse tõttu, eelkõige seoses julgeoleku, avaliku korra,

kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

35. Hindamise korraldamine

35.1. Hindamisi viivad läbi sõltumatud eksperdid.

35.2. VVO korraldab koostöös ÕO-ga hankemenetluse AMIF-i rakendamise sõltumatu

hindamise läbiviimiseks.

35.3. Hindamisel võib VVO või muu hindamist läbi viiv organ kõigilt AMIF-i rakendamisega

seotud struktuuriüksustelt ja asutustelt küsida hindamise läbiviimiseks vajalikku teavet

ning nimetatud üksused on kohustatud enda valduses olevat informatsiooni hindaja(te)le

jagama.

IX RAKENDUSSÄTTED

36. Kinnitan lisa „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi perioodi 2014–2020 kulude

abikõlblikkuse reeglid.“

37. Tunnistan kehtetuks siseministri 24. aprilli 2019. a käskkirja nr 1-3/39

“Siseministeeriumi protseduurireeglid Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi

vahendite kasutamiseks”.

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Mart Helme Riina Solman

siseminister rahvastikuminister

Lisa. Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse

reeglid