Siseministri 29. mai 2018. a käskkirja nr 1- 3/55 „Siseministeeriumi protseduurireeglid Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi vahendite kasutamiseks perioodil 2014–2020“ ning 29. mai 2018. a käskkirja nr 1-3/56 „Siseministeeriumi protseduurireeglid Sisejulgeolekufondi vahendite kasutamiseks“ muutmine

LISA 1

VARJUPAIGA-, RÄNDE- JA INTEGRATSIOONIFONDI PERIOODI

2014–2020 KULUDE ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja projekti elluviijale

Olulisemad muudatused võrreldes 29.05.2018 a versiooniga:

 Abikõlblikuks loetakse ametijuhendijärgsed tööülesanded (v.a teenuslepingu puhul), kui

projekti rakendamisega kaasneb tõendatud töökoormuse tõus.

september 2018

2

Sisukord

SISSEJUHATUS ............................................................................................................................... 3 KASUTATUD LÜHENDID ............................................................................................................. 4

KASUTATUD MÕISTED ................................................................................................................ 5 ÜLDREEGLID .................................................................................................................................. 7

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED ................................................................................................ 7

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID .................................................... 8

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS ........................................................................................ 8

4. TULUD JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE ................................................... 9

5. HANGETE LÄBIVIIMINE .................................................................................................. 9

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD ......................................................................................... 10

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD .............................................................................. 10

6.1 TÖÖJÕUKULUD .................................................................................................................... 10

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD ............................................................................................. 11

6.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ............................................. 12

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE KULUD . 14

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD .......................... 15

6.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD ................................................................. 16

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD ............................................................................ 17

8. ABIKÕLBMATUD KULUD .............................................................................................. 18

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE.............................................. 18

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ............................................................ 20

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ........................................................................................................ 21

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ........................................................................................................ 22

3

SISSEJUHATUS

Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja saajale, et selgitada Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse reegleid.

Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud AMIF-i horisontaalse määruse artiklite 17,

18 ja 19 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Abikõlblikkuse reeglitele viidates

peetakse silmas vaid AMIF-i erimääruses, horisontaalses määruses ning delegeeritud ja

rakendusaktides sätestatut. Vaidluste korral lähtutakse nimetatud õigusaktides sätestatust.

Küsimuses, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima Siseministeeriumi

(edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui AMIF-i rakendamise eest vastutava asutusega,

kes vajaduse korral konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

4

KASUTATUD LÜHENDID

AA Auditeerimisasutus

AMIF Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond

EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit

MTA Maksu- ja Tolliamet

RHS Riigihangete seadus

SiM Siseministeerium

VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

5

KASUTATUD MÕISTED

Abikõlblik kulu

Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas

riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse

periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise

alguse ja lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille

jooksul peab projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja

tegevused ellu viidud (s.o tööd tehtud, teenused osutatud ja

tooted tarnitud). Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse

perioodi lõppu, kuid mitte peale projekti lõpparuande

esitamist.

AMIF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood kestab 1.

jaanuarist 2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (st toetuse

saaja kulud peavad olema tekkinud nimetatud ajavahemikul;

VA-l on õigus kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a

kuni 30. juunini 2023. a).

Auditeerimisasutus

VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 on AMIF-i AA-

ks määratud SiM-i siseauditi osakond. AA on teistest

osalevatest struktuuriüksustest sõltumatu.

Erimäärus

(põhiõigusakt)

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus

(EL) nr 516/2014, millega luuakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifond, muudetakse nõukogu otsust 2008/381/EÜ

ning tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu

otsused nr 573/2007/EÜ ja nr 575/2007/EÜ ja nõukogu otsus

2007/435/EÜ (ELT L 150, 20.05.2014, lk 168–194).

Horisontaalne määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus

(EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse

tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje

rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted (ELT L

150, 20.05.2014, lk 112–142).

Juhtrühm Horisontaalse määruse artikli 13 lõike 4 alusel moodustatud

riikliku programmi järelevalve eest vastutav organ, mille

ülesanne on analüüsida programmi rakendamist ja eesmärkide

saavutamiseks tehtud edusamme. Juhtrühma töökord

kehtestatakse ja selle liikmed määratakse siseministri

käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi eelarvest eraldatav sihtotstarbeline rahaline toetus,

mis on minimaalselt 25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg

Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab

kontrolljälje arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldaval

viisil.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav

dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab

raamatupidamise seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele,

ning palgaarvestuse puhul palgaarvestust tõendav väljavõte

(nt palgaleht).

6

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja

lähetuskulud jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite rahaline

panus projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult

toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite tehtavad

abikõlblikud kulud.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus,

kohaliku omavalitsuse asutus või rahvusvaheline

organisatsioon, kes osaleb projekti rakendamisel ja kellel

tekivad selle käigus kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja ajavahemiku jooksul

elluviidav tegevus või seotud tegevuste kogum, millega

kaasnevate kulude hüvitamiseks toetust taotletakse ja

kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt AMIF2016-1).

Riiklik programm

EK ja VV heaks kiidetud AMIF-i vahendite kasutamise

strateegiline dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse

ellu tegevusi. Leitav www.amif.ee.

Rikkumine

EL-i või riigisisese õigusakti mistahes sätte rikkumine

tegevuse või tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või võib

kahjustada EL-i üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

Sihtrühm Isikud, kellele toetatavad tegevused on suunatud ning kes on

sihtrühmana erimääruses nimetatud.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest

ja kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja

Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning

kellega on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised

isikud, eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused,

valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised

organisatsioonid, kelle põhitegevused toetavad projektis

kavandatud tegevusi.

Toetusleping

VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse

kasutamiseks, eesmärgiga viia ellu taotluses toodud

tegevused.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on

AMIF-i VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab AMIF-i

rakendamisel VA peamisi ülesandeid VVO. Lisaks osaleb

vastutava asutuse ülesannete täitmisel RHO.

7

ÜLDREEGLID

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED

1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad

kokku AMIF-i erimääruse jt õigusaktide ning riikliku programmiga.

1.2 Projekti elluviija peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel kui

elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest.

1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise

aluseks.

1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

 kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise otsuses

sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

 vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;

 põhjendatud ja mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttele;

 tekkinud abikõlblikkuse perioodil1;

 ette nähtud projekti eelarves;

 rahalised, v.a amortisatsioonikulud;

 tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele;

 kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise

muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast

raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile eraldi

kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele vastavad tunnused.

1.6 Kulu tegemisel peab järgima RHS-i (nt konkurentsi korral küsima erinevaid

pakkumusi). Kui toodete või teenuste maksumus ühe kalendriaasta jooksul on võrdne

või suurem kui 1500 eurot ilma käibemaksuta, peab toetuse saaja esitama VA-le

tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja -pakkumused. Hinnapakkumused

peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse

tegemise kuupäeva jms ja vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib

võrrelda ka hinnakirju, mis vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma

hinnakirjade võrdlemise kuupäev).

1.7 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneriga. Partnerite

elluviidavad tegevused ja kulud peavad projekti taotluses ja aruannetes kajastuma.

Toetuse saaja vastutab selle eest, et partner täidab kõiki lepingutingimusi.

1.8 AMIF-ist tehtud kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest.

1.9 Isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima isikuandmete kaitset

käsitlevaid õigusakte. Toetuse saaja on kohustatud võtma isikult kirjaliku

1 Toetuslepingu sõlmimise kuupäevad ei mõjuta abikõlblikkuse perioodi. Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel

sõlmitakse pärast taotluse heakskiitmist, kuid tegevused võivad olla abikõlblikud ka enne seda (kuid alates 1. jaanuarist

2014. a). Toetuslepingus sätestatakse abikõlblikkuse perioodi algus vajadusel tagasiulatuvalt.

8

nõusoleku isikuandmete kogumise kohta või teavitama isikut kirjalikult, kui

isikuandmete kogumine ja töötlemise nõue tuleneb õigusaktiga pandud

kohustusest (nt vastavasisuline klausel allkirjalehel).

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate

projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid

vastavad nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on abikõlblikud

ning neid on võimalik kontrollida.

2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud

nõuetele.

2.4 Lisaks peab projekti kulu tõendavatele dokumentidele olema märgitud järgmine teave:

 projekti tunnus (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse dokumendile

enne selle koostamist);

 teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende arvestusmeetodi kohta;

 kulujuhi kinnitus (elektroonilise dokumendi puhul kinnitusringis);

 vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse toetuse

saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja

raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud

tehingute kohta.

2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema valmis

kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke.

2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS

3.1 Toetuse saaja peab projekti tegevustega seotud kulud kandma EL-i liikmesriikide

territooriumil. Tagasipöördumisvaldkonnaga seotud kulud võivad tekkida ka kolmanda

riigi territooriumil.

3.2 Toetuse saaja peab olema Eestis registreeritud2.

2 Välja arvatud rahvusvaheline organisatsioon

9

4. TULUD JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE

4.1 Projektid, mida AMIF-ist toetatakse, peavad olema mittetulunduslikud.

4.2 Kui projekti lõppedes ületavad tuluallikad kulusid, vähendatakse vastavalt sellele

AMIF-i ja kaasfinantseeringu eraldist. Kõik projekti tuluallikad peavad olema

kajastatud toetuse saaja raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.

4.3 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile AMIF-ist, avaliku või erasektori tehtud

rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest projekti käigus

saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti abikõlblikkusperioodi jooksul

saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse osutamise eest, registreerimistasusid ja

muid samaväärseid tulusid.

5. HANGETE LÄBIVIIMINE

5.1 Riigihanke tehnilise kirjelduse koostamise ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse

saaja, kes võib kooskõlas RHS-iga hanke läbiviimise volitada teistele isikutele (nt

partner, alltöövõtja). Kui toetuse saajaks on SiM-i haldusala asutus, võib ministeeriumi

otsusel SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korra kohaselt toetuse saaja nimel

hankeid läbi viia ka SiM. SiM-i haldusala infotehnoloogiliste hangete läbiviijaks on

üldjuhul Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

5.2 Hankija on kohustatud korraldama hankemenetluse avatud hankemenetlusena või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu hankemenetlus peab

olema dokumenteeritud ning hankemenetluse käigus tehtud otsused põhjendatud.

5.3 Sobiva menetlusliigi valikul peab hankija (toetuse saaja/partner) hindama ka seda, kas

tegemist on kaitse- ja julgeolekuotstarbelise ostuga.

5.4 Kui hankija ei kasuta avatud või piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi valik,

sealhulgas riigihanke erandi kasutamine, olema kirjalikult põhjendatud ning kinnitatud

hanget korraldava asutuse juhi või tema poolt volitatud isiku haldusaktiga.

5.5 Kui hankelepingu sõlmimine või ideekonkursi korraldamine RHSis sätestatud korras

kohustaks hankijat avaldama teavet, mida ta peab riigi oluliste julgeolekuhuvide

vastaseks, või erandi kohaldamine on otseselt vajalik riigi oluliste julgeolekuhuvide

kaitsmiseks tingimusel, et julgeolekuhuve ei saa tagada vähem sekkuvate meetmetega,

kooskõlastatakse erandi läbiviimine siseministri 11.09.2017 käskkirja nr 1-3/88

„Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise kord“ punkti 5.3 kohaselt

eelnevalt ministeeriumi välisvahendite valdkonna eest vastutava asekantsleriga.

5.6 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega, üksnes

riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke läbiviimiseks.

5.7 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja tagama, et

teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele kogu vajaliku

teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

10

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks.

Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste

elluviimiseks ja eesmärgi saavutamiseks.

Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste

toetamiseks. Kaudseteks kuludeks võib olla kindlaksmääratud protsent projekti

otsestest abikõlblikest kogukuludest. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti

eelarves (vt täpsemalt punkti 7).

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD

6.1 TÖÖJÕUKULUD

6.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti tegevustega

(tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise, elluviimise või seirega)

ja kelle tööülesanded ei kuulu üldjuhul nende tavapäraste tööülesannete hulka.

Ametijuhendijärgsed tööülesanded on abikõlblikud juhul, kui projekti rakendamisega

kaasneb kirjalikult tõendatud töökoormuse tõus (vt lisaks punktis 6.1.3 toodud

täpsustust).

6.1.2 Tööjõukulude hulka loetakse:

 projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja tavapärase

töötasupoliitikaga ning asutusesisese või keskmise palgatasemega;

 seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja neid tegelikult

maksab. Eelarves ja kuluaruandes peab tööjõukulude kajastamisel eristama

brutotöötasu ja tööandja maksud;

 puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest ja vastavalt seaduses

sätestatud korrale;

 teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud

seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga.

6.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse nimetamise

käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel. Teenuslepingu

(nt käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid ülesandeid.

6.1.4 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti.

6.1.5 Kui töötaja või ametnikuga on projekti elluviimiseks sõlmitud leping, milles on

sätestatud tunnitasu, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti/tööajatabeli (lisa 1,

näidis), kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb

paralleelselt mitmes projektis, võib märkida eri projektide tööd samas tööajatabelis

eraldi tulpades.

6.1.5.1 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht.

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema juht. Allkirjastatud tööajatabel on töötasu

maksmise aluseks.

11

6.1.6 Projekti jooksul välja teenitud puhkusepäevi ei rahastata pärast abikõlblikkuse

perioodi lõppu. Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja

teenitud (st on ette puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti

heaks töötatud ajaga välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub

lõpparuandega).

6.1.7 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

 töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja);

 sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja);

 pensionile mineku hüvitis;

 muud toetused;

 ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud;

 soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud).

6.1.8 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks peab kuluaruandega esitama:

 töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de), korraldus(t)e

või teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel arvestatakse isiku töötasu

projekti kuludesse;

 tööülesannete kirjelduse;

 töötasuarvestuse dokumendid (nt palgateatis);

 ÜVA/tööajatabeli, kui töötaja või ametnik töötab projektis töölepingu, käskkirja või

korralduse alusel, milles on sätestatud tunnitasu;

 tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse

osutamise lepingu alusel;

 puhkusetasu arvestuse;

 maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõtte töötasu maksmise ja

maksude tasumise kohta3;

 muud dokumendid.

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

6.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need on

kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ja kelle lähetamine on projekti

elluviimiseks vajalik.

6.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult kantud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade

ulatuses.

6.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti või kviitungi või muu

dokumendiga.

6.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta

arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt kehtestatud

isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni siseselt ei ole selliseid

3 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

12

tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda abikõlblikkuse reeglitega

kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

6.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel õigusaktides

maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses. Lähetuskulud hõlmavad

tavaliselt majutust, toitlustust, kohalikku transporti ning kindlustust (reisi-,

reisitõrke- , pagasikindlustus). Kui asutusesisene kord näeb ette päevarahade

vähendamise, peab lähtuma asutusesisesest korrast.

6.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti

päevaraha ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb.

Päevaraha hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku transpordiga seotud

kulud. Kui välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis rohkem kui kuus tundi, on

lubatud maksta talle päevaraha kuni 50% ettenähtud määrast.

6.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks peab esitama:

 sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus);

 sõiduauto kasutamise üle peetava arvestuse, nt sõidupäeviku;

 asutusesiseselt kehtestatud isikliku/asutuse sõiduauto kasutamise ja kulude

kompenseerimise korra;

 hüvitise maksmist tõendava dokumendi (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku

pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus);

 koopia kulu tõendavast dokumendist (nt kütusetšekk), kui kasutatakse

sõidupäeviku vormi 2;

 lähetuse korralduse, kui asutuse sisekord seda ette näeb;

 hinnapäringu ja pakkumused;

 sõidupileti, kviitungi, arve või muu dokumendi;

 vajadusel lähetuskulude aruande;

 kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõtte lähetuskulude

tasumise kohta4.

6.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

6.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) ostmise, üürimise ja

liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise

tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused

ning need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

6.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige otstarbekamast

võimalusest. Kui liisimine või üürimine ei ole võimalik projekti lühikese kestuse või

tarbimisväärtuse kiire vähenemise tõttu, on ostmine lubatud.

6.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide raames,

arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga projekti peale

eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus ületada 100%.

4 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

13

6.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti abikõlblikkuse

perioodil.

6.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik.

6.3.6 Amortisatsioon:

 seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on

abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud juhul, kui

seadmed osteti algselt EL-i toetuse eest;

 seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes kohaldatavatele

maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta ainult projekti kestusele

vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

6.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks pärast

nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise) kuupäeva

vähemalt:

 kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete puhul

(sealhulgas süsteemid);

 viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete (nt varustus ja transpordivahendid)

puhul.

6.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud

punktides nimetatud perioodide jooksul:

 vääramatust jõust tingitud asjaoludel;

 kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta

toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga

arvestaks, seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks.

6.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti, faks,

koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid käsitatakse

kaudsete kuludena.

6.3.10 Kulude tõendamiseks peab esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve või kviitungi;

 üleandmise-vastuvõtmise akti;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta5;

 dokumendi, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub);

 väljavõtte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest

ning amortisatsiooni arvestamise käigu.

5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

14

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI

ÜÜRIMISE KULUD

6.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad kinnisvaral

olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivatele

normidele ja standarditele.

6.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamiseks olulise tähtsusega ning selges

seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine

abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel vastavalt järgmistele

tingimustele:

a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt

võetakse tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa

turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste nõuetega,

või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega vastavuses ja mida

toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada;

b) kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetuse eest enne projekti rakendamise algust;

c) kinnisvara ostmise ja ehitamise korral peab seda vähemalt kümme aastat ja

renoveerimise korral vähemalt viis aastat pärast projekti lõppu kasutama üksnes

projektis loetletud eesmärkide täitmiseks;

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa kõnealuste

varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja varade

tegeliku kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse vastavalt

riigisisestele raamatupidamiseeskirjadele;

e) kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle eest

sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

6.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega

kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest

tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a maakleritasud).

Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti

elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole võimalik

ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms), loetakse osaks

kinnisvara maksumusest.

6.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või

osamaksumuse või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse ainult

alapunkti 6.4.2 punktides c, d ja e esitatud tingimusi.

Kulumi arvestamisel lähtutakse selle ELi liikmesriigi reeglitest, kelle territooriumil

kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste suhtes kehtivad

liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid.

Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja edukaks

elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine enne uue

ehitamist. Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja see peab

moodustama osa ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

6.4.5 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja asjakohase

projekti eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud tingimusi:

15

 kinnisvara ei ole ostetud ELi toetusega;

 kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on

abikõlblik ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

6.4.6 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks peab

esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse väljastatud tõendi;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve;

 eseme üleandmise-vastuvõtmise akti;

 ehitus- ja kasutusloa;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta6.

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

6.5.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist, peab

need projekti eelarves ette nägema.

6.5.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise

nõuete täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud,

kaasrahastamist tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud otseste

kuludena.

6.5.3 SiM leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku,

avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

6.5.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus.

6.5.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks peab esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve;

 üleandmis-vastuvõtmisakti;

 foto avalikustamise nõuete täitmisest;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta7.

6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus. 7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus.

16

6.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD

6.6.1 AMIF jaguneb kolmeks valdkonnaks (varjupaik, integratsioon ja tagasipöördumine/-

saatmine), millel on erinevad sihtrühmad.

6.6.1.1 Euroopa ühise varjupaigasüsteemi valdkonna tegevuste sihtrühma

kuuluvad:

 pagulasseisundi või täiendava kaitse seisundiga isikud direktiivi

2011/95/EL tähenduses;

 isikud, kes taotlevad ühte eelmises punktis nimetatud rahvusvahelise

kaitse vormidest ning kelle kohta ei ole veel tehtud lõplikku otsust;

 ajutise kaitse seisundiga isikud nõukogu direktiivi 2001/55/EÜ

tähenduses;

 isikud, kes on või on olnud ümberasustatud või mõnest liikmesriigist üle

viidud/ümberpaigutatud.

6.6.1.2 Integratsioonivaldkonna tegevuste sihtrühma kuuluvad:

 kolmandate riikide kodanikud, kes elavad liikmesriigis seaduslikult;

 kolmandate riikide kodanikud, kes on saamas õigust liikmesriigis

seaduslikult elada.

6.6.1.3 Tagasipöördumise/-saatmise valdkonna tegevuste sihtrühma kuuluvad:

 kolmandate riikide kodanikud, kes ei ole veel saanud lõplikku eitavat

vastust oma taotlusele liikmesriigis viibida, seaduslikku elukohta omada

ja/või saada liikmesriigis rahvusvaheline kaitse ning kes võivad otsustada

kasutada vabatahtlikku tagasipöördumist;

 kolmandate riikide kodanikud, kellel on õigus liikmesriigis viibida,

seaduslikku elukohta omada ja/või saada rahvusvaheline kaitse direktiivi

2011/95/EL tähenduses või ajutine kaitse direktiivi 2001/55/EÜ

tähenduses ning kes on otsustanud kasutada vabatahtlikku

tagasipöördumist;

 kolmandate riikide kodanikud, kes viibivad liikmesriigis ega vasta enam

liikmesriiki sisenemise ja/või seal viibimise tingimustele, sealhulgas

kolmandate riikide kodanikud, kelle väljasaatmine on edasi lükatud

vastavalt direktiivi 2008/115 EÜ artiklile 9 ja artikli 14 lõikele 1.

6.6.2 Haavatavate isikute hulka kuuluvad vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu

16.12.2008 direktiivile 2008/115/EÜ alaealised, saatjata alaealised, puudega

inimesed, eakad, rasedad, alaealiste lastega üksikvanemad ning piinamise,

vägistamise või muu raske psühholoogilise, füüsilise või seksuaalse vägivalla ohvriks

langenud isikud.

6.6.3 Kolmandasse riiki tagasipöördumist toetavad tegevused (nt koolitus- ja tööhõivealane

abi, taasintegreerumisega seotud lühiajalised tegevused ja tagasipöördumisjärgne abi)

ei tohi kesta kauem kui 12 kuud pärast seda, kui kolmanda riigi kodanik on sihtriiki

tagasi pöördunud.

6.6.4 Kui tagasipöördujale antakse rahalist toetust, peab selle maksma välja pärast

tagasipöördumist.

17

6.6.5 Tagasi peab pöörduma kolmandasse riiki, kuid transiit võib toimuda EL-i liikmesriigi

kaudu.

6.6.6 Toetuse sihtrühmaga seotud kulude tõendamiseks peab esitama:

 teabe ja tõendusmaterjali, mille põhjal saab tuvastada, et isik kuulub abikõlblikku

sihtrühma (nt koopia isikut tõendavast dokumendist, osalejate allkirjaleht);

 tõendusmaterjali (nt arved ja kviitungid) isikutele osutatud abi ja teenuse kohta.

Osalejate nimekirjadel peab olema isiku ees- ja perekonnanimi (täisnimi), osaleja allkiri

ning klausel, et andmeid koguvad ja töötlevad Siseministeerium, Euroopa Komisjon,

Riigikontroll ja teised volitatud asutused.

Tagasipöördumise valdkonna tegevuste sihtrühmaga seotud kulude tõendamiseks peab

täiendavalt esitama:

 otsuse tagasipöördumise kohta, milles on kirjas tagasipöörduja nimi;

 teabe ja tõendusmaterjali (nt lahkumisettekirjutused vms) selle kohta, et isik

kuulub sihtrühma;

 teabe abi saavate tagasipöördujate kohta, et oleks võimalik piisavalt tuvastada neid

isikuid ja nende kodumaale tagasipöördumise kuupäeva ja asjaolu, et need isikud

on abi saanud;

 tõendusmaterjali antud toetuse kohta (nt arved ja kviitungid);

 ühekordsete väljamaksete puhul tõendid selle kohta, et need isikud on nimetatud

abi saanud;

 tagasipöörduja lennupileti (sh elektrooniline pilet);

 tagasipöörduja konvoeerija allkirjastatud deklaratsiooni tagasipöördumise tegeliku

toimumise kohta.

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda

projekti rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti tegevuste

elluviimist. Kaudsed kulud on nt kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste

vastuvõtmisega ja teenustega [sh sideteenused, post, kontori koristamine,

kommunaalkulud, töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on projekti peamine eesmärk),

personaliotsing jms] kaasnevad kulud.

7.2 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 7% otseste abikõlblike kulude

kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Kui projekti

lõpparuandes esitatud otsesed kulud vähenevad, peab proportsionaalselt vähendama

ka kaudseid kulusid.

7.3 Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei või lisada kaudseid

kulusid projekti eelarvesse.

18

7.4 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves

samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse kaudsetele

kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea. Täpsema teabe

kaudsete kulude kohta esitab taotleja toetuse taotluses.

7.5 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid

tõendavaid dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid

säilitama toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse kontrollida.

8. ABIKÕLBMATUD KULUD

8.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud:

 käibemaks (v.a juhul, kui toetuse saaja on selle tegelikult ja lõplikult tasunud ning

saab tõendada, et ta ei saa seda tagasi)8;

 hoonestamata maa ostmine;

 hoonestatud maa ostu summa, mis ületab 10% projekti abikõlblikest kogukuludest;

 kasum kapitalilt;

 võlg ja võlateenindamise tasud, intressid, viivised;

 eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks;

 trahvid, rahalised karistused, kohtukulud;

 toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest toetust

saava projekti või programmi raames kaetud kulud;

 kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja

vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed);

 projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei ole

seotud AMIF-i rakendamisega;

 tööjõukulud, kui nad täidavad ülesandeid, mis on nende igapäevased tööülesanded;

 organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu;

 hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida

sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta);

 vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul määratakse tasu protsendina

projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö

või osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

 mitterahalised sissemaksed;

 muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas

ülemäärased ja ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate meelelahutusele

tehtud kulutused [mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel, mis on projekti käigus

õigustatud (nt projekti lõpu tähistamine, juhtrühma koosolekud jms), on lubatud].

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE

9.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul või

digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada kulu

abikõlblikkust.

8 Maksu- ja Tolliameti tõend

19

9.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni säilitama ja

kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid,

eelkõige:

 raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;

 projekti raamatupidamise väljavõte;

 tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse

dokumendid, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused

jms;

 teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid,

sealhulgas lepingud, üleandmis-vastuvõtmisaktid, teenuseosutaja, tööde teostaja

või tarnija esitatud arved ja saatelehed jms;

 väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad,

arvelduskonto väljavõtted;

 hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud, aktid

jms;

 tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate allkirjadega

nimekirjad, koolituste ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod

jms;

 sihtrühma tõendamisega seotud dokumendid (nt isikut tõendava dokumendi

koopia, ümberasustatud või –paigutatud isiku toimik, muu tõendusmaterjal, mille

põhjal saab tuvastada, et isik kuulub abikõlblikku sihtrühma, ning isikutele

osutatud abi ja teenuse kohta);

 projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus,

maksetaotlused, haldusotsus, toetusleping, aruanded, koosolekute protokollid,

memod);

 projektiga seotud oluline kirjavahetus;

 muud dokumendid.

9.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud

isikutel ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel

Ametil või nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega

seotud dokumente ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning

seitsme aasta jooksul pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva.

9.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu

tõendav dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult vormistatud

dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud kulud

abikõlbmatuteks. Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi

või õiendeid. Kui VA tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt

abikõlblikuna deklareeritud kulud abikõlbmatuks, peab toetuse saaja tegema

raamatupidamises paranduse.

9.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine,

esitatakse toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus. Sellisel

juhul pikeneb dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat alates päevast,

mil toetuse saaja tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

9.6 Toetuse saaja vastutab partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise

eest.

20

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud9. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik10. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

9 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 10 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest vastutav isik).

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastab

teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

21

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri või tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Teekonna pikkus

(km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht11 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot või vastavalt asutusesisesele korrale .

11 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

22

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri või tunnus:

Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Kütuse

liitri hind

Teekonna pikkus (km)

Kokku* Algnäit Lõppnäit

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/(keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind)

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

LISA 2

SISEJULGEOLEKUFONDI PERIOODI 2014–2020 KULUDE

ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja projekti elluviijale

Muudatused võrreldes 29.05.2018. a kinnitatud versiooniga:

- Abikõlblikuks loetakse ametijuhendijärgsed tööülesanded (v.a teenuslepingu puhul),

kui projekti rakendamisega kaasneb tõendatud töökoormuse tõus.

september 2018

2

Sisukord

SISSEJUHATUS ................................................................................................................... 3

KASUTATUD LÜHENDID ................................................................................................. 4

KASUTATUD MÕISTED .................................................................................................... 4

ÜLDREEGLID ...................................................................................................................... 6

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED ....................................................................................... 6

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID ......................................... 7

3. PARTNERLUS .............................................................................................................. 7

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE ............. 8

5. HANGETE LÄBIVIIMINE .......................................................................................... 8

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD ............................................................................... 9

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD ....................................................................... 9

6.1 TÖÖJÕUKULUD ........................................................................................................... 9

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD .................................................................................. 10

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ............................. 11

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD ........................................................................................................................ 13

6.5 EKSPERDITASUD ...................................................................................................... 14

6.6 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD ............... 15

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD ................................................................... 15

8. ABIKÕLBMATUD KULUD ...................................................................................... 16

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE ................................. 16

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ................................................ 18

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ............................................................................................ 19

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ............................................................................................ 20

3

SISSEJUHATUS

Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja projekti elluviijale, selgitamaks Sisejulgeolekufondi

(edaspidi ISF) perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse reegleid.

Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud ISF-i horisontaalse määruse artiklite 17, 18 ja

19 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Vaidluste tekkimisel võetakse aluseks ISF-i

erimäärustes, horisontaalses määruses ning rakendus- ja delegeeritud aktides sätestatu.

Küsimustes, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima Siseministeeriumi

(edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui ISF-i rakendamise eest vastutava asutusega, kes

vajadusel konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

4

KASUTATUD LÜHENDID

AA Auditeerimisasutus

EK Euroopa Komisjon

EL Euroopa Liit

ISF Sisejulgeolekufond

JK Järelevalvekomisjon

MTA Maksu- ja Tolliamet

RHS Riigihangete seadus

SiM Siseministeerium

VA Vastutav asutus

VV Vabariigi Valitsus

KASUTATUD MÕISTED

Abikõlblik kulu Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas

riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse

periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja

lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille jooksul peab

projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud (s.o

tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud). Makseid võib teha

ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte peale projekti

lõpparuande esitamist. Projekti abikõlblikkuse perioodi algusaeg

sätestatakse toetuslepingus. ISF-i riikliku programmi abikõlblikkuse

periood kestab 1. jaanuarist 2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (s.t

toetuse saaja kulud peavad olema tekkinud antud ajavahemikul; VA-

l on õigus kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini

2023. a).

Auditeerimisasutus VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 on AMIF-i AA-ks

määratud SAO. AA on teistest osalevatest struktuuriüksustest

sõltumatu

Erimäärused 16. aprilli 2014. a Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr

515/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana välispiiride ja

viisade rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks otsus

nr 574/2007/EÜ ja 16. aprilli 2014. a Euroopa Parlamendi ja nõukogu

määrus (EL) nr 513/2014, millega luuakse Sisejulgeolekufondi osana

politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise

ning kriisiohje rahastamisvahend ning tunnistatakse kehtetuks

nõukogu otsus 2007/125/JHA.

Horisontaalne

määrus

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr

514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja

selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes

kohaldatavad üldsätted.

Järelevalvekomisjon JK on loodud riiklike programmide rakendamise toetamiseks. JK

koosseis ja töökord kehtestatakse siseministri käskkirjaga.

5

Kaasfinantseering Eesti riigi eelarvest sihtotstarbeliselt eraldatud vahendid ISF-i toetuse

kasutamise kaasrahastamiseks, mis on minimaalselt 25% projekti

maksumusest.

Kontrolljälg Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab kontrolljälje

arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul:

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav

dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab raamatupidamise

seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele ning palgaarvestuse

puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud

jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Partner Toetuse taotluses nimetatud, juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku

omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb

projekti rakendamisel ja kellel võivad tekkida kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja piiritletud ajaraamiga tegevus

või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate kulude hüvitamiseks

toetust taotletakse või kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt ISFP-N).

Riiklik programm EK ja VV heaks kiidetud ISF-i vahendite kasutamise strateegiline

dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu tegevusi. Leitav

www.sisejulgeolekufond.ee

Rikkumine ELi või riigisisese õigusakti mis tahes sätte rikkumine tegevuse või

tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või kahjustaks ELi üldeelarvet

põhjendamatu kulu tõttu.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest ja

kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega

on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud,

eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste

hallatavad asutused või rahvusvahelised organisatsioonid, kelle

põhikirjalised eesmärgid toetavad projektis kavandatud tegevusi.

Toetusleping VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse kasutamiseks,

eesmärgiga viia ellu taotluses toodud tegevused.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on ISF-i VA

SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab ISF-i rakendamisel VA

peamisi ülesandeid välisvahendite osakond. Lisaks osaleb vastutava

asutuse ülesannete täitmisel RHO.

6

ÜLDREEGLID

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED

1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad

kokku ISF-i erimääruste jt õigusaktide ning riikliku programmiga.

1.2 Projekti elluviija peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel kui

elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest.

1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise

aluseks.

1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

 kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise otsuses

sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

 vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;

 põhjendatud ning mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttele;

 tekkinud abikõlblikkuse perioodil1;

 ette nähtud projekti eelarves;

 tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele;

 kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise

muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast

raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile eraldi

kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele vastavad tunnused.

1.6 Kulu tegemisel peab muu hulgas järgima RHS-i (nt konkurentsi korral küsima erinevaid

pakkumusi). Kui toodete või teenuste eeldatav maksumus ühe kalendriaasta jooksul on

võrdne või suurem kui 1500 eurot ilma käibemaksuta, peab toetuse saaja esitama VA-le

tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja -pakkumused. Hinnapakkumused peavad

olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise

kuupäeva jms ja vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib võrrelda ka

hinnakirju, mis vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma hinnakirjade

võrdlemise kuupäev).

1.7 ISF-ist toetust saavaid tegevusi ja kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest, et vältida

topeltrahastamist.

1.8 Projekti käigus isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima isikuandmete kaitset

käsitlevaid õigusakte. Toetuse saaja on kohustatud võtma isikult kirjaliku nõusoleku

isikuandmete kogumise kohta või teavitama isikut kirjalikult, kui isikuandmete kogumine

ja töötlemise nõue tuleneb õigusaktiga pandud kohustusest (nt vastavasisuline klausel

allkirjalehel).

1 Toetuslepingu sõlmimise kuupäevad ei mõjuta abikõlblikkuse perioodi. Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel

sõlmitakse pärast taotluse heakskiitmist, kuid tegevused võivad olla abikõlblikud ka enne seda (kuid alates 1.

jaanuarist 2014. a). Toetuslepingus sätestatakse abikõlblikkuse perioodi algus vajadusel tagasiulatuvalt.

7

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate

projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid vastavad

nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on abikõlblikud ning neid on

võimalik kontrollida.

2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele.

2.4 Lisaks peab projekti kulu tõendavatele dokumentidele olema märgitud järgmine

teave:

 projekti tunnus, (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse dokumendile enne

selle koostamist);

 teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende arvestusmeetodi kohta (kui

kohaldub);

 kulujuhi kinnitus (elektroonilise dokumendi puhul kinnitusringis);

 vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse toetuse

saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja

raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud tehingute

kohta.

2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema valmis

kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke.

2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. PARTNERLUS

3.1 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneri(te)ga.

3.2 Partner peab vastama toetuse taotleja ja saajaga samadele nõuetele. Taotleja esitab koos

toetuse taotlusega partneri täidetud ja allkirjastatud vormikohase partnerluse kinnituse

ning eelarves märgib ka partnerite rahalise panuse (kui kohaldatav).

3.3 Toetuse saamisel laienevad partnerile toetuse saaja kohustused, v.a aruandluskohustus.

Toetuse saaja vastutab projekti kaasatud partnerite tegevuse koordineerimise eest.

3.4 Partner ja toetuse saaja võivad soovi korral vastastikuste õiguste, kohustuste ja partneri

rolli määratlemiseks sõlmida kirjaliku kokkuleppe.

3.5 Toetuse saaja vastutab toetuslepingu täitmisel nii enda kui projekti partneri eest.

8

3.6 Toetuse saaja peab edastama partnerile koopia SiM-ile esitatavatest projekti vahe- ja

lõpparuannetest. Olulised ettepanekud projekti muutmiseks (nt tegevuste, eelarve vms

osas) peavad olema partneritega kooskõlastatud enne nende esitamist SiM-ile. Kui sellist

kokkulepet ei suudeta saavutada, peab taotleja selle ära märkima muudatusettepanekute

esitamisel SiM-ile.

4. PROJEKTI EELARVE JA MITTETULUNDUSLIKKUSE

PÕHIMÕTE

4.1 Projektid, mida ISF-ist toetatakse, peavad olema mittetulunduslikud.

4.2 Projekti eelarve peab olema tasakaalus, st abikõlblikud kogukulud peavad olema võrdsed

kogutuludega. Kõik kulud peavad olema piisavalt täpsed, põhjendatud, läbipaistvad ja

detailselt kuluartiklite kaupa selgitatud. Kui toetuse saaja esitab aruandluse käigus SiM-

ile tõendavaid dokumente kulude kohta, mida eelarves ette nähtud ei ole, loetakse need

kulud abikõlbmatuks.

4.3 Kui projekti lõppedes ületavad tuluallikad kulusid, vähendatakse vastavalt sellele ISF-i

ja kaasfinantseeringu eraldist. Projekti tuluallikad peavad olema kajastatud toetuse saaja

raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.

4.4 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile ISF-ist, avaliku või erasektori tehtud

rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest projekti käigus

saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti abikõlblikkusperioodi jooksul

saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse osutamise eest, registreerimistasusid ja

muid samaväärseid tulusid.

5. HANGETE LÄBIVIIMINE 5.1 Projekti raames kulutuste tegemisel (asjade ostmisel, teenuste või ehitustööde tellimisel

või ideekonkursside korraldamisel) lähtutakse toetuslepingus, riigihangete seaduses,

SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korras (kui toetuse saajaks on SiM-i

haldusala asutus), asutuse sisemises riigihangete läbiviimise korras ning teistes

asjassepuutuvates riigisisestes ja ELi õigusaktides sätestatust.

5.2 Riigihangete, sh alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete läbiviimisel peab hankija

järgima riigihangete seaduses sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, sh

tegutsema läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt, järgima isikute võrdse

kohtlemise põhimõtteid, tagama konkurentsi efektiivse ärakasutamise ning vältima

konkurentsi kahjustavat huvide konflikti.

5.3 Toetuse saaja võib kooskõlas riigihangete seadusega volitada hanke läbiviimise teisele

isikule. Riigihangete seaduse nõuetekohase järgimise, sh tehnilise kirjelduse koostamise

ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse saaja. SiM-i haldusala info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia alaste hangete läbiviijaks on üldjuhul Siseministeeriumi

infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

5.4 Hankija on kohustatud korraldama riigihanke piirmäära ületava riigihanke avatud või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu riigihankega seotud

9

menetlus peab olema dokumenteeritud (kontrollitavuse põhimõte) ning hanke käigus

hankija tehtud otsused põhjendatud.

5.5 Riigihanke läbiviimisel võtab hankija arvesse ka seda, kas tegemist on kaitse- ja

julgeolekuotstarbelise hankega.

5.6 Kui hankija ei kasuta riigihanke piirmäära ületava riigihanke läbiviimiseks avatud või

piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi valik, sealhulgas riigihanke erandi

kasutamine, olema kooskõlas RHS-iga kirjalikult põhjendatud ning kinnitatud hanget

korraldava asutuse juhi või tema volitatud isiku poolt. 5.7 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega, üksnes

riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke läbiviimiseks.

5.8 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja tagama, et

teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele kogu vajaliku

teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks.

Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks

ja eesmärgi saavutamiseks.

Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste

toetamiseks. Kaudseteks kuludeks võib olla kindlaksmääratud protsent projekti otsestest

abikõlblikest kogukuludest. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti eelarves (vt

täpsemalt punkti 7).

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD

6.1 TÖÖJÕUKULUD

6.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti tegevustega

(tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise, elluviimise või seirega) ja

kelle tööülesanded ei kuulu üldjuhul nende tavapäraste tööülesannete hulka.

Ametijuhendijärgsed tööülesanded on abikõlblikud juhul, kui projekti rakendamisega

kaasneb kirjalikult tõendatud töökoormuse tõus (vt lisaks punktis 6.1.3 toodud

täpsustust).

6.1.2 Tööjõukulude hulka loetakse:

 projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja tavapärase töötasupoliitikaga

ning asutusesisese või keskmise palgatasemega;

 seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja neid tegelikult

maksab. Eelarves ja kuluaruandes peab tööjõukulude kajastamisel eristama brutotöötasu

ja tööandja maksud;

 puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest ja vastavalt seaduses

sätestatud korrale;

10

 teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud

seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga.

6.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse nimetamise

käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel. Teenuslepingu (nt

käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid ülesandeid. 6.1.4 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama

üleandmise-vastuvõtmise akti.

6.1.5 Kui töötaja või ametnikuga on projekti elluviimiseks sõlmitud leping, milles on

sätestatud tunnitasu, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti/tööajatabeli (lisa 1,

näidis), kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb paralleelselt

mitmes projektis, võib märkida eri projektide tööd samas tööajatabelis eraldi tulpades.

6.1.5.1 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht.

Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema juht. Allkirjastatud tööajatabel on töötasu

maksmise aluseks.

6.1.6 Projekti jooksul välja teenitud puhkusepäevi ei rahastata pärast abikõlblikkuse perioodi

lõppu. Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja teenitud (st on

ette puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga

välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub lõpparuandega).

6.1.7 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

 töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja);

 sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja);

 pensionile mineku hüvitis;

 muud toetused;

 ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud;

 soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud).

6.1.8 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks peab kuluaruandega esitama:

 töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de), korraldus(t)e või

teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel arvestatakse isiku töötasu projekti

kuludesse;

 tööülesannete kirjelduse;

 töötasuarvestuse dokumendid, nt palgateatis;

 ÜVA/tööajatabeli, kui töötaja või ametnik töötab projektis töölepingu, käskkirja või

korralduse alusel, milles on sätestatud tunnitasu;

 tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse osutamise

lepingu alusel;

 puhkusetasu arvestuse;

 maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõtte töötasu maksmise ja maksude

tasumise kohta2;

 muud dokumendid.

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

6.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need on

kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ning kelle lähetamine on projekti

elluviimiseks vajalik.

2 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

11

6.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult tekkinud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade

ulatuses.

6.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti, kviitungi või muu

dokumendiga.

6.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta

arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt kehtestatud

isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni siseselt ei ole selliseid

tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda abikõlblikkuse reeglitega

kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

6.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel õigusaktides

maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses. Lähetuskulud hõlmavad tavaliselt

majutust, toitlustust, kohalikku transporti ning kindlustust (reisi-, reisitõrke-,

pagasikindlustus). Kui asutusesisene kord näeb ette päevarahade vähendamise, peab

lähtuma asutusesisesest korrast.

6.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti päevaraha

ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb. Päevaraha

hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Kui

välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis rohkem kui kuus tundi, on lubatud maksta

talle päevaraha kuni 50% ettenähtud määrast.

6.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks peab esitama:

 sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus);

 sõiduauto kasutamise üle peetava arvestuse, nt sõidupäeviku;

 asutusesiseselt kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise ja kulude kompenseerimise

korra;

 hüvitise maksmist tõendava dokumendi (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku

pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus);

 koopia kulu tõendavast dokumendist (nt kütusetšekk), kui kasutatakse sõidupäeviku

vormi 2;

 lähetuse korralduse;

 hinnapäringu ja pakkumused;

 sõidupileti, kviitungi, arve või muu dokumendi;

 vajadusel lähetuskulude aruande;

 kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõtte lähetuskulude

tasumise kohta3.

6.3 SEADMETE SOETAMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

6.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) soetamise, üürimise ja

liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise

tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning

need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

3 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

12

6.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige otstarbekamast

võimalusest. Kui liisimine või üürimine ei ole võimalik projekti lühikese kestuse või

tarbimisväärtuse kiire vähenemise tõttu, on ostmine lubatud.

6.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide raames,

arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga projekti peale

eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus ületada 100%.

6.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti abikõlblikkuse

perioodil.

6.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik.

6.3.6 Amortisatsioon:

 seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on

abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud juhul, kui seadmed

osteti algselt EL-i toetuse eest;

 seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes kohaldatavatele

maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta ainult projekti kestusele

vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

6.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks pärast

nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise) kuupäeva vähemalt:

6.3.7.1 kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete puhul

(sealhulgas süsteemid);

6.3.7.2 viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete puhul, nt varustus ja

transpordivahendid (v.a punktis 6.3.7.3 nimetatud);

6.3.7.3 kümme aastat helikopterite, lennukite, laevade ja hõljukite puhul.

6.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud punktides

nimetatud perioodide jooksul:

 vääramatust jõust tingitud asjaoludel;

 kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta

toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga arvestaks,

seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks;

 kui seadme kasutusfunktsioonist tulenevalt on oht selle hävimisele enne sihtotstarbelise

kasutusaja lõppu.

6.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti, faks,

koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid käsitatakse

kaudsete kuludena.

6.3.10 Kulude tõendamiseks peab esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve või kviitungi;

 üleandmise-vastuvõtmise akti;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise kohta4;

4 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

13

 dokumendi, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub);

 väljavõtte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest ning

amortisatsiooni arvestamise käigu.

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE

KULUD

6.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad kinnisvaral

olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivatele

normidele ja standarditele.

6.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamise jaoks olulise tähtsusega ning selges

seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine

abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel vastavalt allpool toodud

tingimustele:

a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt võetakse

tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa turuväärtust ning

tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste nõuetega, või täpsustatakse

asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega vastavuses ja mida toetuse saaja kavatseb

projekti käigus parandada;

b) kinnisvara ei ole ostetud ELi toetuse eest enne projekti rakendamise algust;

c) kinnisvara kasutatakse selle ostmise või ehitamise korral vähemalt kümme aastat ja

renoveerimise ning kulumil põhineva rahastamise korral vähemalt viis aastat pärast

projekti lõppu üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks, v.a juhul, kui VA

annab konkreetselt teistsuguse loa (nt kogu- või osamaksumuse kaasrahastamise

korral);

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa kõnealuste

varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja varade tegeliku

kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse vastavalt riigisisestele

raamatupidamiseeskirjadele;

e) Kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle eest

sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

6.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega

kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest

tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a maakleritasud).

Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti

elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole võimalik

ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms), loetakse osaks

kinnisvara maksumusest.

6.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või osamaksumuse

või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse ainult alapunkti 6.4.2

punktides c, d ja e esitatud tingimusi.

Kulumi arvestamisel lähtutakse selle EL-i liikmesriigi reeglitest, kelle territooriumil

kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste suhtes kehtivad

liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid.

Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja edukaks

elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine enne uue ehitamist.

14

Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja see peab moodustama osa

ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

6.4.5 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja asjakohase projekti

eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud tingimusi:

 kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetusega;

 kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on abikõlblik

ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

6.4.6 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks peab

esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse väljastatud tõendi;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve;

 eseme üleandmise-vastuvõtmise akti;

 ehitus- ja kasutusloa;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise kohta5.

6.5 EKSPERDITASUD

6.5.1 Õigusabi tasud, notaritasud ning tehniliste- ja finantsekspertide kulud on abikõlblikud

otseste kuludena.

6.5.2 Ekspertide ja töövõtulepingu alusel ühekordse töö teostajatega tuleb sõlmida töö

üleandmise-vastuvõtmise akt. Eksperditasu, mis on otseselt seotud projekti ja selle

eesmärgiga, loetakse otseste abikõlblike kulude alla.

6.5.3 Eksperditasudeks loetakse:

 õigusabi tasud (nt õigusalane nõustamine);

 notaritasud;

 tehnilise ekspertiisi tasud (nt kinnisvara ekspert, kes hindab ostetava hoone seisukorda);

 finantsekspertiisi tasud (nt konsultatsioonifirma, kes koostab rahastamisplaani varustuse

ostmiseks).

6.5.4 Eksperditasude tõendamiseks peab esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve;

 üleandmise-vastuvõtmise akti;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise kohta6.

5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus 6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus

15

6.6 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

6.6.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist, peab need

projekti eelarves ette nägema.

6.6.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise nõuete

täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud, kaasrahastamist

tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud otseste kuludena.

6.6.3 SiM leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku,

avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

6.6.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus.

6.6.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks peab esitama:

 hanke alusdokumendid või hinnapäringud;

 pakkumused;

 lepingu;

 arve;

 üleandmise-vastuvõtmise akti;

 foto avalikustamise nõuete täitmisest;

 kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise kohta7.

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda projekti

rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti tegevuste elluviimist.

7.2 Kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste vastuvõtmisega ja teenustega [nt sideteenused,

post, kontori koristamine, kommunaalkulud, töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on

projekti peamine eesmärk), personaliotsing jms] kaasnevad kulud on kaudsed kulud.

7.3 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 2,5% otseste abikõlblike kulude

kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Organisatsioonid,

mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei saa lisada kaudseid kulusid projekti

eelarvesse.

7.4 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves

samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse kaudsetele

kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea. Täpsema teabe

kaudsete kulude kohta esitab taotleja toetuse taotluses.

7.5 Lõpparuandes deklareeritud kaudsed kulud ei tohi ületada toetuslepingus määratud

abikõlblike otseste kulude protsenti, st kui otsesed kulud võrreldes planeeritud eelarvega

vähenevad, peab proportsionaalselt vähendama ka kaudseid kulusid.

7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

16

7.6 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid tõendavaid

dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid säilitama

toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse kontrollida.

8. ABIKÕLBMATUD KULUD

8.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud:

 käibemaks (v.a juhul, kui toetuse saaja on selle tegelikult ja lõplikult tasunud ning saab

tõendada, et ei saa seda tagasi)8;

 hoonestamata maa ostmine;

 kui maa on vajalik projekti rakendamiseks, hoonestatud maa ostu summa, mis ületab

10% asjaomase projekti abikõlblikest kogukuludest;

 kasum kapitalilt;

 võlg ja võla teenindamise tasud, intressid, viivised;

 eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks;

 trahvid, rahalised karistused, kohtukulud;

 toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest toetust saava

projekti või programmi raames kaetud kulud;

 kindlustusettevõtete teenustega kaasnevad kulud;

 kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja

vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed);

 projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei ole seotud

ISF-i rakendamisega;

 organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu;

 hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida

sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta);

 vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul tasu määratletakse protsendina

projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö või

osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

 mitterahalised sissemaksed;

 muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas ülemäärased ja

ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate meelelahutusele tehtud kulutused

[mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel, mis on projekti käigus õigustatud (nt projekti

lõpu tähistamine, juhtrühma koosolekud jms), on lubatud].

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE

9.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul või

digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada kulu

abikõlblikkust.

9.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni alles hoidma ja

kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid, eelkõige:

 raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;

 projekti raamatupidamise väljavõte;

 tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse dokumendid,

tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused jms;

8 Maksu- ja Tolliameti tõend

17

 teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid, sealhulgas

lepingud, üleandmise-vastuvõtmise aktid, teenuse osutaja, tööde teostaja või tarnija

esitatud arved ja saatelehed jms;

 väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad,

arvelduskonto väljavõtted;

 hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud, aktid jms;

 tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate nimekirjad, koolituste ja

seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod jms;

 projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus,

maksetaotlused, haldusotsus, toetusleping, aruanded, koosolekute protokollid, memod);

 projektiga seotud oluline kirjavahetus;

 muud dokumendid.

9.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud isikutel

ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel Ametil või

nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega seotud dokumente

ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning seitsme aasta jooksul

pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva.

9.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu tõendav

dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult vormistatud

dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud kulud abikõlbmatuteks.

Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi või õiendeid. Kui VA

tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna

deklareeritud kulud abikõlbmatuks, peab toetuse saaja tegema raamatupidamises

paranduse.

9.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine, esitatakse

toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus. Sellisel juhul pikeneb

dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja

tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

9.6 Toetuse saaja vastutab kaasatud partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise

eest.

18

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi: Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud9. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik10. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

9 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 10 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest

vastutav isik). Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise-

vastuvõtmise akti allkirjastab teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

19

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri ja tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Teekonna pikkus

(km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht11 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot, kui asutusesiseses korras ei ole sätestatud madalamat piirmäära.

11 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

20

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri ja tunnus:

Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk

Hodomeeter Kütuse

liitri hind

Teekonna pikkus (km)

Kokku* Algnäit Lõppnäit

0

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht.

KÄSKKIRI

17.10.2018 nr 1-3/82

Siseministri 29. mai 2018. a käskkirja

nr 1- 3/55 „Siseministeeriumi

protseduurireeglid Varjupaiga-, Rände- ja

Integratsioonifondi vahendite kasutamiseks

perioodil 2014–2020“ ning 29. mai 2018. a

käskkirja nr 1-3/56 „Siseministeeriumi

protseduurireeglid Sisejulgeolekufondi

vahendite kasutamiseks“ muutmine

Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse nr 39 „Siseministeeriumi põhimäärus“ § 23

lõike 2 punktide 2 ja 7 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse 13. novembri 2014. a

korraldusega nr 482 „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi

vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine“

1. Muudan siseministri 29. mai 2018. a käskkirja nr 1-3/55 „Siseministeeriumi

protseduurireeglid Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi vahendite kasutamiseks

perioodil 2014–2020“ järgmiselt:

1.1 sõnastan punktis 3 mõiste „Toetuse taotleja“ selgituse järgmiselt:

„Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud, eraõiguslikud

juriidilised isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused või

rahvusvahelised organisatsioonid, kelle põhitegevused toetavad projektis kavandatud

tegevusi.“

1.2 sõnastan punkti 15.13 järgmiselt:

„15.13 Juhul, kui aritmeetilise keskmise alusel moodustunud pingereas on taotluste

keskmine aritmeetiline punktisumma võrdne, lähtutakse pingerea moodustamisel

sellest, milline taotlus on saanud hindajatelt rohkem kõrgemaid punkte. Kui ka selle

järel ei selgu pingerida, korraldab SiM liisuheitmise, võimaldades võrdselt punkte

saanud taotlejatel liisuheitmise juures viibida. Liisuheitmise reglement esitatakse

eelnevalt taotlejatele kirjalikus vormis.“

1.3 kinnitan lisa „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi perioodi 2014–2020 kulude

abikõlblikkuse reeglid“ uues redaktsioonis.

2. Muudan siseministri 29. mai 2018. a käskkirja nr 1-3/56 „Siseministeeriumi

protseduurireeglid Sisejulgeolekufondi vahendite kasutamiseks“ lisa

„Sisejulgeolekufondi perioodi 2014 – 2020 kulude abikõlblikkuse reeglid“ ning kinnitan

selle uues redaktsioonis.

3. Käskkirja rakendatakse tagasiulatuvalt alates 1. septembrist 2018. a.

(allkirjastatud digitaalselt)

Andres Anvelt

siseminister

Lisa 1. Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi perioodi 2014-2020 kulude

abikõlblikkuse reeglid.

Lisa 2. Sisejulgeolekufondi perioodi 2014 – 2020 kulude abikõlblikkuse reeglid