Auditi lõpparuannete edastamine

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Tairi Pallas

Siseministeeriumi välisvahendite osakond

01.11.2021 nr 4-1/597-3

Auditi lõpparuannete edastamine

Austatud proua Pallas

Edastame Teile Grant Thornton Baltic OÜ poolt läbi viidud juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi lõpparuanded, mis viidi läbi põhinõuete1 2, 4, 7 ja 9 hindamiseks.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Olgo osakonnajuhataja

Lisa:

Auditi lõpparuanded nr: 4.1-1-2021/12_C1-1;

4.1-1-2021/12_C1-2; 4.1-1-2021/12_C1-3; 4.1-1-2021/12_C1-4.

Maarja Roose 6125254 [email protected]

1 Juhtimis- ja kontrollisüsteemi põhinõuded vastavalt Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2017/646 lisale

Audit „AMIF ja ISF (süsteemiaudit) -

Hinnangu andmine juhtimis- ja

kontrollisüsteemi põhinõudele NR 2 -

Projektide sobiv valik”

Audit nr 4.1-1-2021/12_C1-1

Lõpparuanne

29.10.2021

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus: auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena

järeldusele, et vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude NR 2 osas

toimib hästi (kategooria 11).

Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti viis väheolulist tähelepanekut2:

- Taotluste esialgse kontrolli sooritamise tulemustest taotleja teavitamine ei

toimu vastavalt protseduurireeglites toodule. Esitatud taotluste kättesaamisest

taotleja teavitamise protsess vajab täiendamist;

- AMIF projekti hindamiskomisjoni protokollile oli ekslikult lisatud teise

projekti sisulise hindamise leht, millest tulenevalt kajastus taotluse hindamise

lõpp-protokollis ebakorrektne hindamistulemus;

- Taotluste sisuliseks hindamiseks moodustatud hindamiskomisjoni liikmete

poolt on erapooletuse ja konfidentsiaalsuse kinnitus allkirjastatud peale

projekti sisulise hindamisega alustamist või selle läbiviimist. Erapooletuse ja

konfidentsiaalsuse dokumendi allkirjastamisega seonduv vajab sisekorras

täiendamist;

- ISF projekti hindamiskomisjoni protokolli kooskõlastamise, kinnitamise ja

teavitamise ringi dokumendihaldussüsteemis ei ole kaasatud kõiki osapooli.

- Toetuse andmise otsus ei ole vormistatud vastavalt Komisjoni delegeeritud

määruses toodud tingimustele.

Auditi käigus tehti üks oluline tähelepanek:

- ISF projektide hindamiskomisjoni töö protsess ja tulemustest ning järeldustest

teavitamine ei ole piisavalt läbipaistev.

Auditi käigus toodi välja üks täiendav väheoluline märkus.

Audit on läbi viidud lähtuvalt rahvusvaheliste siseauditi standarditest (IIA).

Auditi viis ajavahemikul 07.07.2021 – 29.10.2021 läbi Grant Thornton Baltic OÜ (Kai Paalberg

ja Merili Kiipus)

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646

2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist

(Komisjoni delegeeritud määruse (EL) ne 1042/2014 arikkel 4 määratletud ülesanded). Olulised tähelepanekud

nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist

Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele, kuid mis ei mõjuta oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised

tähelepanekud nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt reageerimist.

3

A-OSA

ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärgiks on anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi

JKS) põhinõude nr NR 2 (Projektide sobiv valik) tõhususele. Auditi objektiks oli AMIF ja ISF

vastutava asutuse JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

2.1. vastutav asutus on kinnitanud asjakohased projektide valikumenetluse ja kriteeriumid, mis:

(a) tagavad tegevuse panuse asjaomase prioriteedi konkreetsete eesmärkide ja tulemuste

saavutamisse;

(b) on mittediskrimineerivad ja läbipaistvad;

2.2. taotlusvoorude väljakuulutamine on avalikustatud, otsetoetuste andmine on põhjendatud.

Seejuures on arvesse võetud, et:

(a) informatsioon jõuaks kõigi võimalike abisaajateni / taotlejateni;

(b) teade sisaldab selget kirjeldust projektide valiku kriteeriumidest ning toetuse saajate

õigustest ja kohustustest

2.3. kõiki taotlusi/projekte hinnatakse vastavalt kehtivatele kriteeriumidele.

Hindamiskriteeriumid vastavad taotlusvooru teates toodule. VA tagab, et taotluste / projektide

hindajad omavad selleks vajalikke teadmisi (ekspertiisi) ja sõltumatust.

2.4 otsuse taotluse / projekti rahuldamiseks / mitterahuldamiseks teeb selleks nõuetekohaselt

volitatud isik ning see edastatakse taotluse / projekti esitajale (taotlejale). Otsuses on välja

toodud taotluse rahuldamise / mitterahuldamise põhjendus. Toetuslepingud sisaldavad kogu

nõutud informatsiooni.

2. Auditi õiguslik alus

Siseauditi osakonna 2021. aasta tööplaan, hankeleping nr 7-3/893-1.

3. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi planeerimise etapis koostasime JKS-i hindamiseks kontroll-lehe tuginedes muuhulgas

valdkonda reguleerivate õigusaktide ülevaatusele ja analüüsile. Kontroll-lehel kirjeldasime

põhinõude hindamiseks kasutatavad hindamiskriteeriumid.

Seejärel analüüsisime VA protseduurireeglite kirjeldusi ja sisekordasid eesmärgiga hinnata

protseduurireeglite vastavust regulatsioonidele, viisime läbi intervjuud VA töötajatega

eesmärgiga täpsustada protseduurireegleid ja nende täitmist praktikas.

Viisime läbi projektide valikuga seotud toimingute testimise, milleks moodustasime valimi auditi

perioodil esitatud toetuse taotlustest. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite

täitmise vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu. Küsisime

täpsustusi ja selgitusi VA töötajatelt testimise tulemuste valideerimiseks.

4

Seejärel hindasime põhinõude puhul kasutatavaid hindamiskriteeriume, määrates kindlaks,

milline neljast JKS toimivuse kategooriast vastab kõige paremini igale hindamiskriteeriumile. Iga

hindamiskriteeriumi liigitamisel sobivasse kategooriasse lähtusime enda professionaalsest

hinnangust, võttes arvesse auditi tõendusmaterjali.

Auditi tõendusmaterjalid hõlmasid kõiki auditi käigus kogunenud teadmisi, sealhulgas

süsteemikirjelduste läbivaatamisel saadud teavet, protseduurireegleid, juhtimis- ja

kontrollisüsteemi toimimisega hõlmatud järelepärimisi.

Auditi teises etapis tegime põhinõuete kaupa järeldused nende hindamiskriteeriumide alusel,

mida oli esimeses etapis juba eelnevalt hinnatud. Põhinõuete hindamise otsustavaks teguriks

kindlustasemele oli avalduv üldine mõju. Hinnati, kuidas mõjutab konkreetse

hindamiskriteeriumi või põhinõude täielik või osaline täitmatajätmine vigade või eeskirjade

eiramise kindlakstegemist ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi.

Samuti hindasime, kas puudus põhinõude täitmata jätmisel suurendab ennetamata, avastamata

ja/või nõuetekohaselt kõrvaldamata jäänud eeskirjade vastaste või ebaseaduslike kulude

tõenäosust.

4. Valimi moodustamise metoodika

Valimi moodustamisel lähtusime siseauditi osakonna AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatus

toodud juhistest, mille järgi süsteemide toimimise testimiseks kontrollitakse mingit valimit selle

süsteemi vahendusel toimunud tegevustest ning testimise valimi suuruse otsustab auditi juht

tuginedes oma professionaalsele hinnangule. Metoodika järgi peab testimine olema sedavõrd

põhjalik, et tulemuseks oleks põhjendatud veendumus kontrollitavate süsteemide tõhususe,

järjepidevuse ning efektiivsuse kohta.

Auditi ulatuses oli ajaperiood 2 aastat enne auditi algust, s.o 1.08.2019 – 31.07.2021. a.

Olukorras, kus tehingute arv auditi ulatuses olevas perioodis oli suur, ei olnud mõistlik testida

üldkogumit 100%-liselt ning sellest tulenevalt moodustasime esitatud taotlustest valimi.

Valimi moodustamise esimeses etapis määrasime esitatud taotluste üldkogumi. Info üldkogumi

kohta esitas klient ning selleks olid auditi perioodil esitatud AMIF toetuse taotlused (kokku

menetleti auditi perioodil 31 taotlust, neist rahastati 5 otsetoetust ning 11 avaliku vooru toetust;

mitterahastamise otsuse sai 15 avaliku vooru toetuse taotlust) ning ISF toetuse taotlused (kokku

menetleti auditi perioodil 13 otsetoetuse taotlust, mis kõik ka rahastati).

Valimi moodustamise teises etapis määrasime valimi parameetrid ja moodustasime valimid.

Valimi suuruse määramisel lähtusime üldkogumi suurusest ning järgmisest põhimõttest:

Üldkogumi suurus Üldkogumi

suurusele vastav

valimi suurus

1 1

4 2

12-50 4

50-300 10%

Rohkem kui 300 30

Valimid moodustasime kummagi fondi osas eraldi, taotluste valimisel kasutasime juhuslikku

valikut (random funktsiooni abil). Eelduseks oli samuti, et valimis võiks olla esindatud erineva

5

mahuga, erinevate toetuse saajate ning erinevate teostajate poolt sooritatud toimingud, et valim

oleks esinduslik. Samuti oli oluline, et lisaks positiivse otsuse saanud taotlustele, oleks valimis ka

vähemalt 1 taotlus, mis sai negatiivse otsuse.

AMIF taotlustest valisime testimiseks 1 otsetoetuse ja 2 avaliku vooru rahastatud taotluse

menetlused ning ühe avaliku vooru taotluse menetluse, kus taotlust ei rahastatud. ISF taotlusest

valisime testimiseks 4 rahastuse saanud taotluse menetlust.

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu

suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele

vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud

/ mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega.

Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse

võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

6. Järeltoimingud

Vastutaval asutusel tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega.

Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud auditeeriv asutus.

6

B-OSA

AUDITI TÄHELEPANEKUD

Kriteerium 2.1 - Audiitorite hinnangul on kinnitatud asjakohased projektide

valikumenetluse kriteeriumid, mis tagavad tegevuse panuse asjaomase prioriteedi

konkreetsete eesmärkide ja tulemuste saavutamisse ning mis on mittediskrimineerivad ja

läbipaistvad (kategooria nr 1). Tähelepanekuid ei tehtud.

Kriteerium 2.2 - Audiitorite hinnangul toimivad vastutava asutuse protseduurid hästi,

taotlusvoorude väljakuulutamine on avalikustatud ning otsetoetuste andmine põhjendatud,

arvesse on võetud, et info jõuaks taotlejateni ning teade sisaldab kirjeldust projektide

valiku kriteeriumitest ja toetuse saaja õigustest ja kohustustest. VA protseduurid vajavad

parendamist vähesel määral, tuvastatud puudused on vähetähtsad (kategooria nr 1).

Tähelepanek 2.2.1 (väheoluline): Taotluste esialgse kontrolli3 sooritamise tulemustest

taotleja teavitamine ei toimu vastavalt protseduurireeglites toodule. Esitatud taotluste

kättesaamisest taotleja teavitamise protsess vajab täiendamist.

AMIF ja ISF protseduurireeglite punktide 15.1 ja 15.2 järgi kõik laekunud taotlused

registreeritakse ning VVO kontrollib esitatud taotluste vormilist vastavust, planeeritud tegevuste

ning kulude põhjendatust ja abikõlblikkust. AMIF protseduurireeglite punkti 15.3 järgi teavitab

VVO taotlejat kirjalikult kontrolli tulemustest 15 tööpäeva jooksul alates taotlusvooru

lõpukuupäevast samas kui ISF protseduurireeglid sellekohast taotleja teavitamise kohustust ei

sätesta.

Protseduurireeglites ei ole täpsustatud, kas ja millisel viisil teavitatakse taotlejat esitatud taotluse

kätte saamisest.

Auditi käigus saadud selgituste kohaselt ei ole konkreetseid kokkuleppeid, kas ja milliseid

sidevahendeid kasutades tuleks taotluse esitajat taotluse kättesaamisest teavitada. Juhul kui

taotluse esitaja kasutab SiM-iga sama dokumendihaldussüsteemi, on see tagatud süsteemisiseselt,

kus mõlemale osapoolele on vastavad tegevused kuupäevade ja kellaaegade lõikes näha ning

seega puudub ka vajadus täiendavaks teavitamiseks. Juhul kui on tegemist nö välise osapoole

esitatud taotlusega, siis enamasti küll edastatakse taotlejale ka vastuskiri taotluse kätte saamisest,

kuid see ei pruugi alati tagatud olla. Valimis olnud nelja AMIF projekti puhul oli taotluse

kättesaamisest teavitatud kõiki e-kirja teel. Projekti AMIF2019-4 osas on esialgse kontrolli

tulemustest taotluse esitajat teavitatud telefoni teel.

Risk vastutavale asutusele: Taotleja menetluse protsessi osadest mitte teavitamine võib tekitada

teadmatust taotlejas edasise menetlusprotsessi alguse osas (nt kas taotlus võeti vastu ja

suunatakse järgmisse etappi). Kogu menetlusprotsessi hilisemaks jälgimiseks ja võimalike

probleemide vältimiseks tuleks tagada, et seotud tegevustest oleks olemas kirjalik jälg.

3 Taotluste vormilise ja abikõlblikkuse hindamine

7

Soovitus vastutavale asutusele: Tagada, et erinevatest projektitaotluste kontrolli

menetlusetappidest oleks ka taotluse esitaja teavitamise osas säilitatud kirjalik jälg ning vastavat

sisekorda järgitud. Soovitame viia sisse protseduuri, mille kohaselt oleks asjakohane teavitada

kirjalikult taotluse kättesaamisest kõiki neid taotlejaid, kes SiMiga ühtset

dokumendihaldussüsteemi ei oma.

Vastutava asutuse kommentaar:

Taotlused tuleb esitada SiMi üldaadressile [email protected], mis saadab automaatse

teavituse kirja kättesaamisest. Outlooki meililistide uuendamise ja üldmeili automaatvastuse

keskse lahenduse muutmise tõttu ei ole alates 2020. a oktoobrist SiM-i üldmeililt

automaatvastuseid välja saadetud. Varasema keskse lahenduse kaotamise tõttu ei ole võimalik

välja selgitada ka seda, kellele varem (kõnealune ajavahemik 2019–2020) vastused välja saadeti.

Siseministeerium tänab audiitoreid tähelepanu juhtimise eest. Seisuga oktoober 2021 oleme

automaatvastuse välja saatmise lahendanud ajutiselt Outlooki seadistusega. Lõpliku lahenduse

seadistame novembris 2021.a.

Kriteerium 2.3 - Audiitorite hinnangul vastutava asutuse protseduurid taotluste hindamisel

toimivad, kuid vajavad mõningast parendamist. ISF projektide puhul vajab taotluste

sisulise hindamise protsess täiendamist. Projektide hindajate sõltumatuse ja

konfidentsiaalsuse kinnitamine peaks toimuma enne hindamistegevustega alustamist

(kategooria nr 2).

Tähelepanek 2.3.1 (oluline): ISF projektide hindamiskomisjoni töö protsess ja tulemustest

ning järeldustest teavitamine ei ole piisavalt läbipaistev.

ISF protseduurireeglite punkti 15.6 alusel moodustatakse taotluste hindamiseks SiM-is

järelevalvekomisjon (JK), mille koosseisu ja töökorra kinnitab siseminister oma käskkirjaga.

Siseministri käskkirja4 p 2. järgi on komisjoni ülesandeks hinnata fondist rahaliste vahendite

taotlemiseks esitatud toetuse taotluste vastavust ja sobivust rahastamiseks lähtuvalt käskkirjas

loetletud miinimumkriteeriumitest (nt kas projekt on kooskõlas riigi olukorra ja vajadustega, kas

projekt on kulutõhus, kas rahastamist taotlev organisatsioon ja partnerorganisatsioon on

usaldusväärsed ja vajalike kogemuste ning ekspertteadmistega jm).

Komisjoni töökorra järgi on elektroonilise menetluse käigus komisjoni esimehel, hääleõiguslikel

liikmetel ning kaasatud ekspertidel õigus 3 tööpäeva jooksul pärast menetluse algatamist esitada

komisjoni sekretärile märkusi ja kommentaare ning küsida läbi sekretäri vaatlejatelt täiendavat

informatsiooni esitatud taotluse või ettepaneku kohta. Punktid 3.9.4 ja 3.9.5 täiendavad, et

märkuste, kommentaaride ja küsimuste tähtajaks mitteesitamisel arvestatakse, et need puuduvad -

kui komisjoni esimees ja komisjoni hääleõiguslikud liikmed ei esita seatud tähtajaks märkuseid

ega kommentaare, arvestatakse seda otsuse eelnõu märkusteta heakskiitmisena.

Protseduurireeglite p 15.8 järgi kinnitab JK tehtud ettepaneku alusel projektide heakskiitmise ja

rahastamise osalise või tingimusliku rahastamise või mitterahastamise otsuse SiM kantsler, andes

välja vastava otsuse.

ISF toetuse taotluste hindamine toimub vastavalt ministri käskkirjas sätestatule, ehk

hindamismenetluse alguses edastatakse komisjoni liikmetele e-kiri, milles on projekti ja selle

4 Nt, Sisejulgeolekufondi järelevalvekomisjoni moodustamine ja komisjoni töökorra kinnitamine, käskkiri

10.03.2020 nr 1-3/32.

8

hindamist puudutav oluline info toodud ning mille alusel projektitaotlust hindama hakatakse.

Hindamise tulemusena saavad komisjoni liikmed esitada kommentaare, märkuseid, küsimusi, mis

omakorda taotlejale edastatakse jm. Seotud suhtlus tuuakse välja ka vastavas JK protokollis.

Projekti hindamiseks ei koostata eraldi hindamise kontroll-lehte, samuti ei pea komisjoni liikmed

esitama kokkuvõtet projekti hindamise tulemusest ehk juhul kui komisjoni liige

hindamismenetluse alustamise e-kirjale ette antud tähtajaks ei vasta, loetakse, et ta on kõikide

projekti tingimustega nõus. Enamasti puudub igasugune kirjalik jälg komisjoni liikme poolt

sooritatud analüüsist, järeldustest ja lõplikust hinnangust.

Risk vastutavale asutusele: Olenemata sellest, et antud juhul on tegemist eelnevalt kokku

lepitud projektidega, võib tekkida olukord, kus ei ole piisavas ulatuses tagatud projektide

hindamine komisjoni töökorras toodud kriteeriumite alusel. Antud juhul ei pruugi audiitorite

hinnangul olla VA poolt piisavas ulatuses tagatud, et projekti abisaajad on suutelised vastavaid

valiku ja hindamiskriteeriume täitma. Audiitorid toovad siinkohal välja, et tähelepanekuga ei

viidata asjaolule justkui komisjoni liikmed ei tee oma tööd vajamineva hoolsusega, küll aga

toovad välja, et hindamismenetluse parema läbipaistvuse tagamiseks võiks hindamise protsessist

ja selle tulemusest olla tagatud ka kontrolljälg.

Soovitus vastutavale asutusele: Muuta järelevalvekomisjoni tegevuse protsessi selliselt, et

komisjoni liikmete poolt sooritatud hindamistegevuste tulemustest oleks olemas kirjalik jälg – nii

hindamise läbi viimisest kui ka selle põhjal antud lõplikust hinnangust projekti rahastamise,

osalise rahastamise või mitterahastamise osas. Eelnev aitab tagada kogu hindamisprotsessi

parema läbipaistvuse.

Vastutava asutuse kommentaar:

Arvestame tehtud tähelepanekuga perioodi 2021-2027 taotluste hindamise töökorra koostamisel.

Vastutav asutus ei pea põhjendatuks perioodi 2014-2020 järelevalvekomisjoni töökorra muutmist

järgmistel põhjustel:

a) Vastutav asutus on seisukohal, et ISFi järelevalvekomisjoni hindamisprotsess on

läbipaistev. Vaikiv nõusolek on halduspraktikas laialt kasutatav. Komisjon on

moodustatud siseministri käskkirjaga ja käskkirjas toodud ülesannete täitmine on

liikmetele kohustuslik. Komisjoni töökorda on tutvustatud kõikidele komisjoni liikmetele

ning kaastatud ekspertidele, mistõttu on neile teada, millele taotluse juures tähelepanu

pöörata ja mida hinnata. Kõik arvamused ja küsimused on lisatud protokollile, mis on

piisav kontrolljälg. Komisjoni liikmetel on ka dokumendihaldussüsteemi

kooskõlastusringi ajal võimalus täiendavalt arvamust avaldada. Nagu audiitorid

korrektselt märgivad, on ISFis eeldefineeritud projektid. Lisaks toome veelkord välja, et

kõik toetuse saajad on riigiasutused, kes on nende tegevuste puhul, mille elluviimiseks

raha taotletakse, de jure ja de facto monopoolses seisundis, seetõttu on olemas piisav

kindlus, et projektis abisaajad on suutelised vastavaid valiku- ja hindamiskriteeriume

täitma.

b) Periood 2014-2020 on lõppemas ning Sisejulgeolekufondi raha on juba suures osas

lepingutega kaetud: ISFP 99,3% ja ISFB 92,9% ulatuses. Seejuures on ISFB kasutamata

raha Euroopa reisiinfo ja -lubade süsteemi (ETIAS) sihtotstarbeline suurte piirangutega

eraldis, mille maksame Euroopa Komisjonile tagasi. (ETIASe rakendamiseks eraldas

Euroopa Komisjon kõikidele liikmesriikidele sama summa, kuid Eestis moodustab

abikõlblike arendustööde maksumus vaid ligikaudu 1/3 eraldatud summast.)

c) Täiendava kontroll-lehe täitmine järelevalvekomisjoni liikmete poolt tingimustes, kus

taotluse menetlusprotsess on dokumenteeritud ja jälgitav, on vastutava asutuse hinnangul

9

vastuolus määrusega 514/2014, mille kohaselt peavad toetuse andmise ja kasutamise kord

ja ressursid olema proportsionaalsed eraldatud toetusega, vähendades nii halduskoormust

ja soodustades tõhusat rakendamist.

Audiitorite täiendav kommentaar: Audiitorid on nõus VA seisukohaga, et perioodil 2014-2020

ei ole asjakohane kirjeldatud töökorda muuta. Samas aga jäävad audiitorid tähelepanekus

kirjeldatud põhjustel oma seisukoha juurde ning toovad välja, et tegemist on mahukate

projektidega, mis olenemata sellest, et on eeldefineeritud ning viiakse läbi riigiasutuste poolt,

vajavad täiendavat järelevalvekomisjoni (vajadusel ka eksperdi) analüüsi ja tagasisidet.

Järelevalvekomisjoni töö parema läbipaistvuse tagamiseks tehtavad täiendused ning nende ulatus

on VA hinnata, kuid audiitorid toovad välja, et minimaalselt võiks iga komisjoni liige kinnitada,

et on hinnatava taotluse osas vastava sisulise analüüsi sooritanud ning tuua selgelt välja oma

seisukoht ning hinnang seoses projekti rahastamise ja selle ulatusega. Eelnev aitaks mh tagada, et

protokolli kooskõlastamise faasis ei tekiks vajadust täiendavate kommentaaride lisamise ja

küsimuste esitamise järele, mis omakorda pikendavad taotluse hindamise ja otsuse

vormistamisega seotud menetlusprotsessi.

Tähelepanek 2.3.2 (väheoluline): AMIF projekti hindamiskomisjoni protokollile oli

ekslikult lisatud teise projekti sisulise hindamise leht, millest tulenevalt kajastus taotluse

hindamise lõpp-protokollis ebakorrektne hindamistulemus.

AMIF protseduurireeglite punkti 15.13 järgi hindab hindamiskomisjoni liige avalike

taotlusvoorude puhul iga taotlust eraldi ning teeb ettepaneku taotluse rahastamiseks, osaliseks

rahastamiseks või mitterahastamiseks. Iga hindamiskomisjoni liige täidab ja allkirjastab sisulise

hindamise kontrolli lehe. Punkti 15.16 järgi vormistab VVO hindamiskomisjoni otsuse

protokollilise otsusena, millele lisatakse hindamiskomisjoni liikmete sisulise hindamise lehed.

Kontrolliprotseduuride läbiviimise käigus testisime muuhulgas taotluste hindamise protsessi.

Projekti AMIF2019-8 osas oli toetuse saajaks MTÜ Rahvusvaheline Maja ning projektiks „Uued

lapsed koolis: uussisserändajatega seotud väljakutsed Eesti koolides ja kohanemise toetamine“.

Taotluste hindamiseks moodustati kantsleri käskkirja 28.08.2019 nr 1-5/76 alusel 6-liikmeline

hindamiskomisjon. Projekti hindamiskomisjoni otsuse protokollile oli ekslikult lisatud A.

Aidarovi 11.09.2019 allkirjastatud taotluse sisulise hindamise leht, millel oli toetuse taotlejaks

märgitud MTÜ Rahvusvaheline Maja ning projekti pealkirjaks Umunthu: ükski inimene pole

omaette. A.Aidarovi poolt oli nimetatud projekti taotlust hinnatud 98 punktiga. Teised komisjoni

liikmed andsid projekti AMIF2019-8 taotlusele punkte järgnevalt: 98, 86, 86, 84 ja 82 punkti.

SiMilt saadud selgituste kohaselt toimus 2019. a suvel kuuajalise vahega kaks taotlusvooru ning

MTÜ Tartu Rahvusvaheline Maja esitas mõlemasse taotluse. A. Aidarov hindas mõlema vooru

taotlusi. Ekslikult on konkreetse taotlusvooru hindamisprotokollile lisatud ajaliselt esimese vooru

taotluse hindamisleht.

SiM poolt saadeti auditi käigus ka allkirjastamata hindamisleht, mis selgituste kohaselt oli

tegelikuks hindamise aluseks. Saadud taotluse sisulise hindamise leht on koostatud perioodil

16.09-20.09.2019, toetuse taotlejaks on märgitud MTÜ Rahvusvaheline Maja ning projektiks

„Uued lapsed koolis: uussisserändajatega seotud väljakutsed Eesti koolides ja kohanemise

toetamine“. Edastatud sisulise hindamise lehelt nähtuvalt oli hindamiskomisjoni liige hinnangud

taotlust 96 punktiga.

Hindamise tulemusena koostati „Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi avaliku taotlusvooru

„Uussisserändajate kohanemise toetamine üldhariduskoolis“ sisulise hindamise protokoll nr 1

(09.10.2019 14-8.6/796-1), kus on hindamise tulemusena toodud järgmised punktid: 98 p; 86 p;

10

86 p; 84 p; 82 p; 98 p, ehk protokollis on keskmise punktisumma arvutamisel võetud aluseks A.

Aidarovi hindamislehe andmed, mis ei ole antud tegelikkuses hindamise all olevale projektile

AMIF2019-8, ehk tegeliku 96 punkti asemel oli arvesse võetud 98 punkti.

Risk vastutavale asutusele: Kirjeldatud olukorras on taotluse keskmise punktisumma

arvestamisel võetud aluseks sisulise hindamise kontroll-leht, mis oli seotud teise taotluse

hindamisega ning mille tulemusena kajastub lõplikus hindamise protokollis ebakorrektne

hindamistulemus. Olukorras, kus mitme hinnatava projekti keskmine tulemus on väga sarnane,

võib kirjeldatud vea tekkimine tuua endaga kaasa taotluste pingerea eksliku muutumise.

Soovitus vastutavale asutusele: Taotluse hindamise protokolli koostades tagada, et arvesse

oleks võetud korrektsed, hindamiskomisjoni liikmete poolt allkirjastatud sisulise hindamise

lehed.

Vastutava asutuse kommentaar:

Täidame auditi soovitust ja jälgime edaspidi tähelepanelikumalt, et taotluse hindamise protokolli

koostamisel oleks arvesse võetud korrektsed, hindamiskomisjoni liikmete poolt allkirjastatud

sisulise hindamise lehed.

Tähelepanek 2.3.3 (väheoluline): Taotluste sisuliseks hindamiseks moodustatud

hindamiskomisjoni liikmete poolt on erapooletuse ja konfidentsiaalsuse kinnitus

allkirjastatud peale projekti sisulise hindamisega alustamist või selle läbiviimist.

Erapooletuse ja konfidentsiaalsuse dokumendi allkirjastamisega seonduv vajab sisekorras

täiendamist.

Komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1042/2014 artikkel 7 punkt 6 toob välja, et VA tagab

muuhulgas huvide konflikti ärahoidmise ja seda eelkõige juhul, kui taotlejad on riigiasutused.

Vastavalt AMIF protseduurireeglite punktile 7.8 ja ISF protseduurireeglite punktile 7.7,

kontrollivad ja hindavad toetuse taotlusi teenistujad, kes on oma ülesannetes erapooletud ning

kellel ei esine menetlusest taandamise asjaolusid haldusmenetluse seaduse § 10 mõistes. Kui

sellised asjaolud peaksid ilmnema, teavitab teenistuja sellest kohe oma vahetut juhti ja taandab

end konkreetse hindamise läbiviimisest.

Intervjuude käigus saadud selgituste kohaselt allkirjastab AMIF projektide hindamisele eelnevalt

iga hindamiskomisjoni liige (sh ekspert) taotlusvooru põhiselt erapooletuse ja konfidentsiaalsuse

kinnituse dokumendi. ISF projektide osas on järelevalvekomisjoni liikmed allkirjastanud ministri

käskkirjaga kinnitatud erapooletuse ja konfidentsiaalsuse deklaratsiooni (enamasti) ühekordselt

programmiperioodi alguses. Kui komisjoni lisandub uus liige (nt eksperdina), allkirjastab ka

lisandunud komisjoni liige mainitud dokumendi. ISF deklaratsioone vahepeal ei uuendata, kui

komisjoni liikmel on mõne projekti hindamise osas vahepealsel perioodil tekkinud huvide

konflikt või komisjoni liige ei saa olla erapooletu, on tal kohustus sellest teavitada komisjoni

sekretäri ning komisjoni liige eemaldatakse menetlusest.

Erapooletuse ja konfidentsiaalsuse dokumendi allkirjastamise põhimõtted ei ole AMIF

protseduurireeglites kirjeldatud.

Auditi kontrolliprotseduuride läbiviimise käigus kontrollisime muuhulgas, kas kõik vastava

projekti hindamiskomisjoni liikmed on eelpool nimetatud dokumendid allkirjastanud ning kas

seda on tehtud enne testimise aluseks oleva projekti sisulise hindamisega alustamist. Testimise

tulemusena esines mõlema fondi projektide osas olukordi, kus AMIF projekti sisuline hindamine

oli hindamislehele märgitud ajavahemiku alusel juba läbi viidud (sellega alustatud) või

11

hindamismenetlus ISF projektide puhul algatatud, kuid erapooletuse ja konfidentsiaalsuse

dokument ei olnud komisjoni liikme poolt veel allkirjastatud.

Risk vastutavale asutusele: Erapooletuse ja konfidentsiaalsuse mitte kinnitamine enne

projektide sisulist hindamist võib tekitada olukorra, kus tegelikkuses oleks komisjoni liige

pidanud ennast menetlusprotsessist tagandama ning tema asemel määrama mõne teise liikme.

Eelnevast tulenevalt pikeneb taotluste hindamise protsess ning väheneb selle läbipaistvus.

Soovitus vastutavale asutusele: Täiendada AMIF ja ISF protseduurireegleid vastavate tegevuste

osas ning tagada, et komisjoni liikmed kinnitaksid oma erapooletust ja konfidentsiaalsust enne

hindamisega seotud tegevuste algust, et vältida esineda võivaid konfliktiolukordi.

Vastutava asutuse kommentaar:

Vastutav asutus lähtub halduskoormuse vähendamise põhimõttest. ISFi puhul on deklaratsioonid

kogu programmperioodiks, kuna järelevalvekomisjoni liikmed on ametikohapõhised. Menetluse

algatamise kirjas on ära toodud kohustus, et komisjoni liige peab end taandama, kui ei saa olla

erapooletu. Programmperioodi jooksul on olnud üks taandamine.

Jälgime edaspidi veel tähelepanelikumalt, et komisjoni liikmed ei kaasaks eksperte enne, kui

erapooletuse deklaratsioon on allkirjastatud.

Täiendame AMIF protseduurireeglite p 15.12 nõudega, et enne hindamist allkirjastab hindaja

erapooletuse ja konfidentsiaalsuse kinnituse.

Tähelepanek 2.3.4 (väheoluline): ISF projekti hindamiskomisjoni protokolli

kooskõlastamise, kinnitamise ja teavitamise ringi dokumendihaldussüsteemis ei ole

kaasatud kõiki osapooli.

ISF protseduurireeglite punkti 15.6 alusel kinnitab taotluste hindamiseks moodustatud JK-i

töökorra siseminister oma käskkirjaga. Viidatud käskkirja5 punktis 4 on kirjeldatud ISF

projektide järelevalvekomisjoni liikmete tegevused seoses otsuse langetamise protsessi ja

protokolli koostamise ning kooskõlastamise ja allkirjastamisega. Punktide 4.3 kuni 4.5 alusel

vormistab komisjoni sekretär komisjoni töö tulemused protokollilise otsusena, mis saadetakse

esmalt eelnõu vormis läbi dokumendihaldussüsteemi komisjoni liikmetele kooskõlastamiseks ja

vajadusel täiendavate märkuste tegemiseks. Seejärel edastatakse vajadusel täiendatud komisjoni

protokoll esimehele digiallkirjastamiseks. Digiallkirjastatud protokolliline otsus edastatakse

seejärel ka menetluses osalenud ekspertidele.

Projekti ISFP-32 puhul ei olnud Delta teavitusringi kaasatud taotluse hindamisel osalenud

eksperti, vastav teavitus saadeti eksperdile tagantjärgi, auditi läbiviimise käigus.

Risk vastutavale asutusele: Kõikide menetluse protsessis osalevate osapoolte mitte kaasamine

võib tekitada olukorra, kus hindamiskomisjoni liikmete hilisemaid märkusi ei ole arvesse võetud.

Tekkinud olukorras risk realiseeruda ei saanud, kuna ekspertidele edastatakse töökorra kohaselt

protokolliline otsus vaid teavitamiseks.

Soovitus vastutavale asutusele: Tagada, et kõik projektide hindamise protsessis osalenud

osapooled oleksid protokollilise otsuse kinnitus-, kooskõlastus- ja teavitusringi nõuetekohaselt

5 Nt, Sisejulgeolekufondi järelevalvekomisjoni moodustamine ja komisjoni töökorra kinnitamine, käskkiri

10.03.2020 nr 1-3/32

12

kaasatud. Kaaluda võimalust laiendada kinnitusringi selliselt, et ka eksperdile saadetakse

protokolliline otsus kooskõlastamiseks koos võimalusega teha täiendavaid märkuseid.

Vastutava asutuse kommentaar:

Selleks, et tagada toetuste andmiseks vajalikud järelevalvekomisjoni otsused haldussäästlikult

ning toetuse taotleja jaoks mõistliku aja jooksul, ka ajakriitiliste taotluste puhul, on liikmed

järelevalvekomisjoni nimetatud ametikohapõhiselt mitte isiklikult. Järelevalvekomisjoni

protokollilise otsuse eelnõu edastatakse viidatud käskkirja p 4.4 alusel komisjoni liikmele

teadmiseks juhul, kui ta viibib puhkusel. Järelevalvekomisjoni protokollid sisaldavad kõikide

liikmete taotluse menetlemise käigus tehtud märkusi ning dokumendihaldussüsteemi

„kooskõlastamiseks“ töövoog on selleks, et komisjoni liikmed saaksid selles veenduda. Kui

komisjoni liige soovib protokolli kantud märkust muuta või täiendada ja ta teeb seda protokolli

dokumendihaldussüsteemis kooskõlastamise etapis, jääb tema täiendav märkus

dokumendihaldussüsteemis fikseerituks igal juhul. Samuti on komisjoni liikmel õigus jätta

protokoll kooskõlastamata. Seetõttu ei ole võimalik, et realiseeruks risk, kus elektroonilise

menetluse lõppedes tehtud märkuseid rahastamise üle otsustamisel ei arvestata – vastupidi, eraldi

menetlus dokumendihaldussüsteemis just seda riski maandab. Lisaks rõhutame, et ekspert on

taotluse menetlusse kaasatud isik, kelle valdkondlik ekspertiis on komisjoni liikmeid hindamisel

abistav. Kui protokoll dokumendihaldussüsteemis eksperdile kooskõlastamiseks suunata, laieneb

talle järelevalvekomisjoni hääleõigusliku liikme õigus jätta protokoll kooskõlastamata ning seega

muutub tema roll eksperdist hääleõiguslikuks liikmeks, mis ei ole eksperdi kaasamise eesmärk.

Ka dokumendi dokumendihaldussüsteemis teadmiseks võtmisel on võimalik lisada kommentaare

ning need fikseeritakse eraldi väljal.

Audiitorite täiendavad kommentaarid:

- Tähelepanekus toodud olukorras oli projekti ISFP-32 taotluse hindamisse kaasatud

ekspert, keda ekslikult hilisemasse protokolliga seonduvasse Delta teavitusringi ei

kaasatud. Sellest tulenevalt on audiitorite hinnangul võimalik kirjeldatud riski

realiseerumine, kus sarnaselt tekkinud olukorraga jääb mõni komisjoni liige ekslikult

protokollilise otsuse kooskõlastusringi kaasamata ning sellest tulenevalt mõni täiendav

kommentaar lõplikus protokollis arvesse võtmata.

- VA kommentaaris toodi välja täiendav selgitus, et ka need liikmed, kellele

dokumendihaldussüsteemis info teadmiseks suunatakse (nt eksperdid), saavad vajadusel

lisada süsteemi kommentaare, millest tulenevalt jäävad audiitorid oma soovituse juurde –

tagada, et kõik projektide hindamise protsessis osalenud osapooled oleksid protokollilise

otsuse kinnitus-, kooskõlastus- ja teavitusringi nõuetekohaselt kaasatud.

- Täiendavalt on VA kommentaaris toodud, et eksperdi kaasamine kooskõlastusringi ei ole

põhjendatud, kuna sellisel juhul laieneks temale järelevalvekomisjoni hääleõigusliku

liikme õigus jätta protokoll kooskõlastamata ning seega muutuks ekspert hääleõiguslikuks

liikmeks. Audiitorid on selgitusega nõus, kuid toovad täiendavalt välja, et näiteks

projektis ISFB-45 oli määratud täiendavalt kaks eksperti ning projektis ISFB-43 üks

ekspert - mõlemal juhul on Delta töövoo väljavõttest nähtuvalt hindamiskomisjoni

protokoll suunatud kooskõlastamiseks ka kõikidele ekspertidele. Audiitorid lisavad

soovitusena leppida ekspertide kaasamisel kokku ühtsed põhimõtted.

13

Kriteerium 2.4 - Audiitorite hinnangul toimivad vastutava asutuse protseduurid taotluste

rahuldamise/mitterahuldamise otsuste tegemisel hästi. Otsused taotluse rahuldamiseks või

mitterahuldamiseks on tehtud ning need on taotlejatele edastatud, otsused on põhjendatud

ning toetuslepingud sisaldavad nõutud informatsiooni. VA protseduurid vajavad

parendamist vähesel määral, tuvastatud puudused on vähetähtsad (kategooria nr 1).

Tähelepanek 2.4.1 (väheoluline): Toetuse andmise otsus ei ole vormistatud vastavalt

Komisjoni delegeeritud määruses toodud tingimustele.

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1042/2014 artikkel 9 punkt 4 toob välja, et toetuse

andmise otsuses märgitakse ära vähemalt toetusesaajate nimed, projekti peamised üksikasjad ja

selle tegevuseesmärgid, liidu toetuse maksimaalne summa ning kaasrahastamise maksimaalne

osakaal toetuskõlblikes kogukuludes. AMIF protseduurireeglite punkti 15.18 alusel märgitakse

toetuse saamise käskkirjas toetuse saaja, projekti nimetus, AMIF-i toetuse maksimaalne summa

ning kaasfinantseeringu maksimaalne osakaal abikõlblikest kogukuludest. Sisekorra kohaselt

toetuse andmise otsuses projekti peamisi üksikasju ega tegevuseesmärke välja ei tooda. Sarnaselt

kirjeldatud AMIF-i protseduurireeglitele, kajastub ISF protseduurireeglite punktis 15.8, et otsuses

märgitakse ära vähemalt toetuse saaja nimi, projekti pealkiri, fondist eeldatava EL toetuse

maksimaalne summa ning kaasrahastamise maksimaalne osakaal abikõlblikest kuludest.

Projektitaotluste hindamisprotsessi testimise käigus oli valimis neli AMIF ja neli ISF projekti.

AMIF projektidest sai üks mitterahastamise ning kolm positiivse rahastamise otsuse. Testitud

projektidest kahel, AMIF2020-4 (taotluse rahuldamise käskkiri nr 02.05.2020 nr 1-5/56) ja

AMIF2021-6 (taotluse rahuldamise käskkiri, otsetoetus, nr 21.05.2021 nr 1-5/52) ei olnud toetuse

andmise otsuses toodud täiendavalt projekti peamisi üksikasju ega projekti tegevuseesmärke.

Kõikide ISF projektide puhul oli projekti puudutav täiendav info, sh peamine eesmärk, milleks

saadavat toetust kasutatakse, toodud.

Risk vastutavale asutusele: Kui sisekord ei kajasta vajalikus ulatuses infot, mida EL juhendite

ja määruste alusel peaksid erinevad dokumendid sisaldama, võivad need jääda vastavatesse

dokumentidesse lisamata.

Soovitus vastutavale asutusele: Tagada, et toetuse saajale edastatavas toetuse andmise otsuses

oleks kõik vajalik projekti puudutav infomatsioon toodud vältimaks vastuolu tekkimist EL

määrusega. Võimalusel lähtuda otsuse ühtsest vormist, milles on vastavad kohustusliku

sisupunktid ära toodud.

Vastutava asutuse kommentaar:

Täiendame AMIFi protseduurireegleid ning lisame toetuse andmise otsusele projekti peamised

üksikasjad ja tegevuseesmärgid.

Täiendav märkus, seotud kriteerium 2.4

Rahastatud projektiga seotud info ei ole fondi kodulehel avalikustatud.

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 514/2014 artikkel 53 lg 2 toob muuhulgas

välja, et liikmesriigid tagavad riiklike programmide rakendamise läbipaistvuse, mille üheks osaks

on avalikustada teave lõplike abisaajate kohta, projektide nimetused ning nendele projektidele

eraldatud liidupoolse rahastamise summad.

14

Auditi kontrolliprotseduuride läbiviimise käigus kontrollisime, kas projektidega seonduv

avalikustamisele kuuluv teave on fondide kodulehel6 olevas projektide nimekirja dokumendis

toodud. Projekti AMIF2021-6 osas ei olnud asjakohane info kodulehel avalikustatud – saadud

selgituse kohaselt täiendatakse projektide nimekirja nii jooksvalt kui võimalik, üldjuhul kohe, kui

uus toetusleping on sõlmitud, kuid väga tihedate viimaste kuude tõttu on mõni alanud projekt

jäänud nimekirja lisamata. Auditi läbiviimise ajal lisati nimetatud projekt projektide nimekirja.

Soovitus vastutavale asutusele: Tagada, et vastav avalikustamisele kuuluv info oleks jooksvalt

ajakohane, vaadata regulaarselt üle, et asjakohane info oleks kodulehel nõuetekohaselt

avalikustatud.

Vastutava asutuse kommentaar:

Täidame auditi soovitust.

6 www.amif.ee

15

Lisa 1

AMIF

JKS Põhinõue

Kategooria7

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 2 – Projektide sobiv valik X

Hindamiskriteerium 2.1 – Korraldusasutus on

kinnitanud asjakohased projektide

valikumenetluse ja kriteeriumid, mis:

a. tagavad tegevuse panuse asjaomase

prioriteedi konkreetsete eesmärkide ja tulemuste

saavutamisse;

b. on mittediskrimineerivad ja läbipaistvad.

X

Hindamiskriteerium nr 2.2 – Taotlusvoorude

väljakuulutamine on avalikustatud, otsetoetuste

andmine on põhjendatud. Seejuures on arvesse

võetud, et:

(a) informatsioon jõuaks kõigi võimalike

abisaajateni / taotlejateni;

(b) teade sisaldab selget kirjeldust projektide

valiku kriteeriumidest ning toetuse saajate

õigustest ja kohustustest

X

Hindamiskriteerium 2.3 – Kõiki taotlusi/projekte

hinnatakse vastavalt kehtivatele kriteeriumidele.

Hindamiskriteeriumid vastavad taotlusvooru

teates toodule. VA tagab, et taotluste / projektide

hindajad omavad selleks vajalikke teadmisi

(ekspertiisi) ja sõltumatust.

X

Hindamiskriteerium nr 2.4 – Otsuse taotluse /

projekti rahuldamiseks / mitterahuldamiseks

teeb selleks nõuetekohaselt volitatud isik ning

see edastatakse taotluse / projekti esitajale

(taotlejale). Otsuses on välja toodud taotluse

rahuldamise / mitterahuldamise põhjendus.

Toetuslepingud sisaldavad kogu nõutud

informatsiooni.

X

7 1. kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need

on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele

2. kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud

põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab

rakendama.

3. kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne.

4. kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne –

hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

16

ISF

JKS Põhinõue

Kategooria

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 2– Projektide sobiv valik X

Hindamiskriteerium 2.1 – Korraldusasutus on

kinnitanud asjakohased projektide

valikumenetluse ja kriteeriumid, mis:

a. tagavad tegevuse panuse asjaomase

prioriteedi konkreetsete eesmärkide ja tulemuste

saavutamisse;

b. on mittediskrimineerivad ja läbipaistvad.

X

Hindamiskriteerium nr 2.2 – Taotlusvoorude

väljakuulutamine on avalikustatud, otsetoetuste

andmine on põhjendatud. Seejuures on arvesse

võetud, et:

(a) informatsioon jõuaks kõigi võimalike

abisaajateni / taotlejateni;

(b) teade sisaldab selget kirjeldust projektide

valiku kriteeriumidest ning toetuse saajate

õigustest ja kohustustest

X

Hindamiskriteerium 2.3 – Kõiki taotlusi/projekte

hinnatakse vastavalt kehtivatele kriteeriumidele.

Hindamiskriteeriumid vastavad taotlusvooru

teates toodule. VA tagab, et taotluste / projektide

hindajad omavad selleks vajalikke teadmisi

(ekspertiisi) ja sõltumatust.

X

Hindamiskriteerium nr 2.4 – Otsuse taotluse /

projekti rahuldamiseks / mitterahuldamiseks

teeb selleks nõuetekohaselt volitatud isik ning

see edastatakse taotluse / projekti esitajale

(taotlejale). Otsuses on välja toodud taotluse

rahuldamise / mitterahuldamise põhjendus.

Toetuslepingud sisaldavad kogu nõutud

informatsiooni.

X

17

Lisa 2

SUMMARY IN ENGLISH

Audit opinion: As a result of the audit work performed, the audit team concluded that the Responsible

Authority's management and control system for key requirement 2 (selection of projects) works well

(category 1).

Summary of main findings:

The audit made five minor observations:

- Notifying applicant about the results of initial examination of application is not always done in

accordance with the rules of procedure. The process of informing the applicant about receiving the

application, needs some improvement;

- There was one AMIF project which evaluation protocol contained a wrong substantive evaluation sheet,

as a result, the final evaluation report of that application reflected an incorrect evaluation result;

- In some cases the independence and objectivity declarations were signed by the evaluation committee

members and/or experts after the commencement or completion of the substantive evaluation of the

project. The rules of procedures over signing independence and objectivity declarations needs some

improvements;

- Not all parties involved in evaluating an ISF project were concluded in the process over coordinating,

approving and notifying the decision protocol in document management system;

- The decision to grant the application has not been formalized in accordance with the conditions set out in

the Commission delegated regulation.

The audit made one significant observation:

- The work process of ISF project evaluation committee is not transparent enough.

Kinnitame lõpparuande 17 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

Kai Paalberg Merili Kiipus

Riskijuhtimise valdkonna juht Riskijuhtimise valdkonna nõustaja

Grant Thornton Baltic OÜ Grant Thornton Baltic OÜ

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Audit „AMIF ja ISF (süsteemiaudit) -

Hinnangu andmine juhtimis- ja

kontrollisüsteemi põhinõudele NR 4 – Piisav

kontroll”

Audit nr 4.1-1-2021/12_C1-2

Lõpparuanne

29.10.2021

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus: auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena

järeldusele, et vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude NR 4 osas

toimib, kuid vajab mõningast parandamist (kategooria 21).

Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti kaks väheolulist tähelepanekut2:

- AMIF ja ISF maksetaotluste halduskontrolli valimi koostamise

protseduurireeglid ja kontroll-lehed ei kirjelda valimi laiendamist;

- kontroll-jälg AMIF ja ISF halduskontrolli teostamisest on tagatud, aga

mõningad parendused selle täiustamiseks on võimalikud. Kontrollide

teostamiseks ei ole kohati piisavalt ressurssi, et oleks tagatud kontrollide

õigeaegne läbiviimine;

Auditi käigus tehti üks oluline tähelepanek:

- AMIF ja ISF programmist toetatud projektide kohapealsete finantskontrollide

raames ei kontrollita projektide mittetulunduslikku laadi ega teistest allikatest

rahastamise puudumist.

Audit on läbi viidud lähtuvalt rahvusvaheliste siseauditi standarditest (IIA).

Auditi viis ajavahemikul 07.07.2021 – 29.10.2021 läbi Grant Thornton Baltic OÜ (Kai Paalberg

ja Merili Kiipus).

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646

2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist

(Komisjoni delegeeritud määruse (EL) ne 1042/2014 arikkel 4 määratletud ülesanded). Olulised tähelepanekud

nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist

Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele, kuid mis ei mõjuta oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised

tähelepanekud nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt reageerimist.

3

A-OSA

ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärgiks on anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi

JKS) põhinõude nr NR 4 (piisav kontroll) tõhususele. Auditi objektiks oli AMIF ja ISF vastutava

asutuse (VA) JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

4.1. vastutaval asutusel on olemas haldus- ja kohapealsete kontrollide kord, mis hõlmab:

(a) maksetaotluste halduskontrolle;

(b) kohapealseid kontrolle projekti rakendamise ajal;

4.2. halduskontrolle teostatakse kõigi toetusesaajate finantsaruannete osas, kontrolljälg

kontrollide teostamisest on tagatud. Välja on töötatud protseduurireeglid kontrollvalimi

koostamiseks ning vajadusel selle laiendamiseks.

4.3. välja on töötatud juhised kohapealsete kontrollide teostamiseks, kohapealsetest kontrollidest

on tagatud kontrolljälje olemasolu. Koostatud on protseduurireeglid kontrollvalimi koostamiseks

ning vajadusel selle laiendamiseks.

4.4. säilitatud on tõendusmaterjal:

(a) dokumentide kontrollist ja kohapealsete kontrollide läbiviimisest, sh läbiviidud

toimingutest ja tehtud tulemustest;

(b) kontrolli tulemusena tehtud märkustest ja nende kõrvaldamisest.

2. Auditi õiguslik alus

Siseauditi osakonna 2021. aasta tööplaan, hankeleping nr 7-3/893-1.

3. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi planeerimise etapis koostasime JKS-i hindamiseks kontroll-lehe tuginedes muuhulgas

valdkonda reguleerivate õigusaktide ülevaatusele ja analüüsile. Kontroll-lehel kirjeldasime

põhinõude hindamiseks kasutatavad hindamiskriteeriumid.

Seejärel analüüsisime VA protseduurireeglite kirjeldusi ja sisekordasid eesmärgiga hinnata

protseduurireeglite vastavust regulatsioonidele, viisime läbi intervjuud VA teenistujatega

eesmärgiga täpsustada protseduurireegleid ja nende täitmist praktikas.

Viisime läbi VA teostatud haldus- ja kohapealsete kontrollide testimise, milleks moodustasime

valimi auditi perioodil tehtud kontrollidest. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite

täitmise vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu. Küsisime

täpsustusi ja selgitusi VA teenistujatelt testimise tulemuste valideerimiseks.

Seejärel hindasime põhinõude puhul kasutatavaid hindamiskriteeriume, määrates kindlaks,

milline neljast JKS toimivuse kategooriast vastab kõige paremini igale hindamiskriteeriumile. Iga

hindamiskriteeriumi liigitamisel sobivasse kategooriasse lähtusime enda professionaalsest

hinnangust, võttes arvesse auditi tõendusmaterjali.

4

Auditi tõendusmaterjalid hõlmasid kõiki auditi käigus kogunenud teadmisi, sealhulgas

süsteemikirjelduste läbivaatamisel saadud teavet, protseduurireegleid, juhtimis- ja

kontrollisüsteemi toimimisega hõlmatud järelepärimisi.

Auditi teises etapis tegime põhinõuete kaupa järelduse nende hindamiskriteeriumide alusel, mida

esimeses etapis juba eelnevalt hindasime. Põhinõuete hindamise otsustavaks teguriks

kindlustasemele oli avalduv üldine mõju. Hindasime, kuidas mõjutab konkreetse

hindamiskriteeriumi või põhinõude täielik või osaline täitmatajätmine vigade või eeskirjade

eiramise kindlakstegemist ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi.

Samuti hindasime, kas puudus põhinõude täitmata jätmisel suurendab ennetamata, avastamata

ja/või nõuetekohaselt kõrvaldamata jäänud eeskirjade vastaste või ebaseaduslike kulude

tõenäosust.

4. Valimi moodustamise metoodika

Valimi moodustamisel lähtusime siseauditi osakonna AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatus

toodud juhistest, mille järgi süsteemide toimimise testimiseks kontrollitakse mingit valimit selle

süsteemi vahendusel toimunud tehingutest ning testimise valimi suuruse otsustab auditi juht

tuginedes oma professionaalsele hinnangule. Metoodika järgi peab testimine olema sedavõrd

põhjalik, et tulemuseks oleks põhjendatud veendumus kontrollitavate süsteemide tõhususe,

järjepidevuse ning efektiivsuse kohta.

Auditi ulatuses oli ajaperiood 2 aastat enne auditi algust, s.o 1.08.2019 – 31.07.2021. a.

Olukorras, kus kontrollitoimingute arv auditi ulatuses olevas perioodis oli suur, ei olnud mõistlik

testida üldkogumit 100%-liselt ning sellest tulenevalt moodustasime kontrollitoimingutest valimi.

Valimi moodustamise esimeses etapis määrasime testitava üldkogumi. Info üldkogumi kohta

esitas auditeeritav ning selleks olid auditi perioodil läbiviidud halduskontrollid ning kohapealsed

kontrollid. Kokku teostas VA auditi perioodil 54 AMIF ning 37 ISF halduskontrolli, 8 AMIF

ning 20 ISF kohapealset tegevuste kontrolli ja 5 AMIF ning 8 ISF kohapealset finantskontrolli.

Valimi moodustamise teises etapis määrasime valimi parameetrid ja moodustasime valimid.

Valimi suuruse määramisel lähtusime üldkogumi suurusest ning järgmisest põhimõttest:

Üldkogumi suurus Üldkogumi

suurusele vastav

valimi suurus

1 1

4 2

12-50 4

50-300 10%

Rohkem kui 300 30

Valimid moodustasime kummagi fondi osas eraldi, kasutasime testitavate ühikute valimiseks

juhuslikku valikut (random funktsiooni abil).

AMIF halduskontrollidest valisime testimiseks 5 ning ISF halduskontrollidest 4 menetlust,

kohapealsetest kontrollidest moodustasid valimi 2 AMIF ning 4 ISF tegevuste kontrolli ja 2

AMIF ning 2 ISF finantskontrolli.

5

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu

suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele

vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud

/ mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega.

Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse

võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

6. Järeltoimingud

Vastutaval asutusel tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega.

Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud auditeeriv asutus.

6

B-OSA

AUDITI TÄHELEPANEKUD

Hindamiskriteerium 4.1 - Audiitorite hinnangul on vastutava asutus seadnud sisse tõhusa

ja proportsionaalse haldus- ja kohapealsete kontrollide korra, mis hõlmab nii

maksetaotluste halduskontrolle kui ka kohapealseid kontrolle projekti rakendamise ajal

(kategooria 1).

Hindamiskriteerium 4.2 - Audiitorite hinnangul vastutava asutuse protseduurid

halduskontrollide teostamisel toimivad, kuid vajavad mõningast parandamist (kategooria

2). Puuduseid tuvastasime protseduurireeglites ja praktikas seoses kontrollvalimi

laiendamisega ning halduskontrolli teostamisel kontroll-jälje tagamisega.

4.2.1 Tähelepanek (väheoluline): AMIF ja ISF maksetaotluste halduskontrolli valimi

koostamise protseduurireeglid ja kontroll-lehed ei kirjelda valimi laiendamist.

EK rakendusmääruse (EL) 2015/840 artikli 1 järgi teeb VA halduskontrolli valimi alusel ning

EK delegeeritud määruse (EL) 1042/2014 lisa p2 (B) järgi peab VA halduskontrollide kord

sisaldama muuhulgas ka valimi koostamise meetodit, mida kontrolli teostamisel kasutatakse.

VA protseduurireeglid kirjeldavad halduskontrolli teostamisel kulutõendavate dokumentide

valimi koostamist, kuid ei kirjelda selle valimi laiendamist olukorras, kus tuvastatakse vigu.

Näiteks kui tuvastatakse viga valimis olnud puhkusetasude arvestuses, võiks valimit laiendada

sama tüüpi kulude osas.

Tuvastasime, et ühe maksetaotluse halduskontrolli raames (AMIF 2018-3 maksetaotlus

30.01.2020) on VVO soovitanud RHO-l, kes tavapäraselt tugineb oma kontrolli teostamisel VVO

valimile, valimit laiendada, kuid RHO ei ole seda teinud. VVO kontrolli käigus maksetaotlust

muudeti (kulud suurenesid) ning esialgne valim ei oleks katnud nõutud 20% otsestest kuludest.

RHO kontroll-lehel on märgitud, et kontrolli teostamisel tugineti VVO valimile, valimi

laiendamist kontroll-lehel ei kirjeldatud. Valim kattis esialgu 20,6% otsestest kuludest, kuid

kulude muutmisel minimaalse 20% asemel 19,97% maksetaotluse otsestest kuludest.

Hea praktikana VVO-s tuvastasime, et mitmel testitud VVO kontroll-lehel on selgelt välja toodud

kontrollitavas aruandes esitatud esialgsed kulud, kontrolli käigus muutunud kulud, otseste kulude

suurus ning valimi katvus esialgsest ning muutunud kuludest.

Risk vastutavale asutusele: kui valimi laiendamise põhimõtted ei ole kirjeldatud, on oht, et

rikkumiste tuvastamise korral kontrollija ei laienda valimit või tehakse seda erinevatel

põhimõtetel ning kuluaruandes olevad vead või rikkumised jäävad tuvastamata. Samuti on oht, et

kontroll ei kata nõutud minimaalset osakaalu projekti kuludest.

Soovitus vastutavale asutusele: Soovitame kirjeldada valimi laiendamise põhimõtted VA

protseduurireeglites, et oleks tagatud ühtne lähenemine vigade/rikkumiste korral kontrollitava

valimi laiendamisel.

Soovitame VVO-l ja RHO-l alati kontroll-lehel märkida valimi suurus otsestest kuludest ning

kontrolli käigus muutunud kuludest. Kui VVO teeb oma kontrolli tulemusena RHO-le ülesandeks

kontrollida täiendavaid kulusid või teatud kulusid põhjalikumalt, soovitame RHO-l vastav

ülesanne ka oma kontroll-lehele lisada ning vastava kontrolli tulemus seal selgelt välja tuua.

7

Vastutava asutuse kommentaar:

Oleme soovitusega nõus ning täiendame vastavalt protseduurireegleid ja kontroll-lehti.

4.2.3. Tähelepanek (väheoluline): kontroll-jälg AMIF ja ISF halduskontrolli teostamisest on

tagatud, aga mõningad parendused selle täiustamiseks on võimalikud. Kontrollide

teostamiseks ei ole kohati piisavalt ressurssi, et oleks tagatud kontrollide õigeaegne

läbiviimine.

EK rakendusmääruse (EL) 2015/840 Artikkel 1 järgi peab halduskontroll hõlmama analüütilist

ülevaadet, et hinnata finantsaruannetes deklareeritud kulude asjakohasust ja nende vastavust

toetuslepingus sätestatud tingimustele ning kohaldatavatele liidu ja riiklikele eeskirjadele. Sellest

tulenevalt kontrollib VA muuhulgas halduskontrolli raames ka riigihangete läbiviimise

eeskirjadele vastavust. Riigihangete kontrollimiseks on VA-s lisaks maksetaotluse

halduskontroll-lehele kasutusel põhjalikum riigihangete kontroll-leht.

Määruse (EL) 514/2014 artikkel 28 järgi peab VA tagama, et toetusesaajad saavad avaliku sektori

vahenditest antava toetuse kogusumma kätte võimalikult kiiresti.

Auditi käigus testisime 9 (5 AMIF ning 4 ISF) toetuse saaja aruande halduskontrolli teostamist.

Vaid 1 ISF aruandes oli seotud kulusid, mille osas oli vajadus kontrollida riigihanke läbiviimist.

Tuvastasime, et lisaks maksetaotluse halduskontrolli kontroll-lehele oli ametnik täitnud ka

riigihanke kontroll-lehe, kuid kontroll-leht oli täidetud lakooniliselt, puudusid selgitused

järeldusteni jõudmise osas ning viited kontrollitud dokumentidele, hanke kontroll-lehel ei ole ka

infot kontrollitud hanke kohta. Sellest tulenevalt ei ole tagatud piisav kontroll-jälg hankereeglite

kontrollimise kohta (ei saa veenduda kontrolli kvaliteedis).

Täiendavalt tuvastasime halduskontrollide testimise käigus järgmised olukorrad:

– toetuse saaja aruande halduskontroll (AMIF) – kontroll-lehel on märge, et

aruandlusperioodil planeeritud eesmärgid ei ole saavutatud, kuid kontroll-lehel ei ole

selgitust, miks või milles puudus oli ja mida selle kõrvaldamiseks tehakse ning kas sellele

peaks järgnema täiendav kontroll;

– toetuse saaja aruande halduskontroll (AMIF) – kontroll-lehel on märgitud, et varasema

kontrolli raames on toetuse saajal palutud teha fotod soetatud esemetest, aga et

vahearuande raames seda ei kontrollita. Puudub selgitus, miks vahearuande kontrolli

käigus fotode kontrollimist vajalikuks ei peetud;

– tuvastasime, et mõningatel juhtudel toob VVO toetuse saaja aruande halduskontrolli

käigus kontroll-lehel välja asjaolud, millele RHO võiks maksetaotluse finantskontrolli

teostamisel põhjalikumalt keskenduda või milliseid täiendavaid kontrolle teostada.

Sellistel juhtudel RHO kontroll-lehel viidatud asjaolude kontrollimisest tehtud järeldusi

me ei tuvastanud;

– on positiivne, et VVO alustab projektide aruannete/ maksetaotluste kontrolli koheselt

(üldjuhul ei ole suuri viivitusi aruande saabumise ja kontrolli alustamise vahel).

Intervjuudest selgus, et RHO-s on ressursside planeerimisest (AMIF ja ISF kontrolle

teostab vaid üks töötaja) tulenevalt ajalised nihked aruande saabumise ja kontrolli

alustamise vahel. Testimisel ei olnud seda võimalik kontrollida, sest kontroll-lehel ei

märgita kontrolli teostamisega alustamise aega. Testimisel jäi silma olukord, kus

kohapealse finantskontrolli aruande kinnitamisel oli kontrollija ja tema vahetu juhi

allkirjastamise vahe 19 päeva. Samuti selgus vestluse käigus, et programmperioodi

algusfaasis oli kontrollide sesoonsusest tulenevalt RHO kontrollija kohati ülekoormatud

ning sama olukord võib korduda järgmise programmperioodi alguses.

8

Risk vastutavale asutusele: Kui kontroll-lehed ja -aruanded ei selgita kõiki kontrolli tulemusi ja

järeldusi piisava põhjalikkusega, ei saa veenduda kontrolli kvaliteedis. Kui kontrollide

teostamiseks ei ole piisavalt töötajaid, võib kontrollide läbiviimine venida, toetuste maksed ei

toimu planeeritud ajakava järgi ning mõjutatud võib olla ka kontrollide kvaliteet.

Vähene finantskontrolliga tegelevate töötajate arv, puuduvad kokkulepped ja juhised kontroll-

lehtede täitmise kvaliteedi ja põhjalikkuse osas.

Soovitus vastutavale asutusele: soovitame kokku leppida kontroll-lehtede täitmise juhised, et

kõik kontrollide teostajad täidaksid kontroll-lehti piisava kontrolljälge tagava ning kokkulepitud

põhjalikkusega. Soovitame kaaluda täiendava kontrollija kaasamist finantskontrollide

teostamisel, et oleks tagatud õigeaegne kontrollide teostamine ning vajadusel teise kontrollija

asendamine.

Vastutava asutuse kommentaar:

Oleme soovitusega nõus ning täiendame vastavalt finantskontrolli kontroll-lehte. Kuna

töökoormus on ebaühtlane, siis ei ole kahe RHO kontrollija palgal hoidmine otstarbekas, sest

teatud perioodidel ei oleks neil mõlemal tagatud täistööaeg. Kui EL uuel finantsperioodil 2021-

27 kontrollide maht ja detailsus kasvab, on kavas värvata täiendav teenistuja finantskontrolle

teostama. Samas muutub uuel perioodil toetuse saajaga arvlemise kord ning lisaks võetakse

kasutusele infosüsteem, mis loodetavasti tagab sujuvama töövoo kontrollide teostamiseks ning

väljamakseteks toetuse saajale.

Hindamiskriteerium 4.3 - Audiitorite hinnangul vastutava asutuse protseduurid

kohapealsete kontrollide teostamisel toimivad - tagatud on kontrolljälje olemasolu ja

koostatud on protseduurireeglid kontrollvalimi koostamiseks, kuid mõningad parendused

on vajalikud (kategooria 2). Tegime ühe olulise tähelepaneku seoses projektide tulude ja

teistest allikatest rahastuse kontrollimisega.

4.3.1. Tähelepanek (oluline) : AMIF ja ISF programmist toetatud projektide kohapealsete

finantskontrollide raames ei kontrollita projektide mittetulunduslikku laadi ega teistest

allikatest rahastamise puudumist.

Kriteerium: EK rakendusmääruse (EL) 2015/840 artikkel 3 järgi peab VA kohapealse

finantskontrolli käigus kontrollima, kas projekti rahastamisallikad on vastavuses määruse (EL) nr

514/2014 artikli 16 lõikega 2 ehk muuhulgas tuleks kontrollida, kas projektid on

mittetulunduslikku laadi ning neid ei rahastata teistest liidu eelarvesse kuuluvatest allikatest.

VA kohapealse finantskontrolli kontroll-lehel nimetatud asjaolude osas kontrollküsimusi seatud

ei ole. Projekti kuluaruandes kinnitab toetuse saaja, et projekti raames tehtud kulusid ei ole

rahastatud teistest allikatest ning et projekti raames ei ole tulu teenitud. Täiendavalt toetab seda

projekti kuluarvete sidumine konkreetse projektiga ning vastavate märgete kontroll VA poolt,

raamatupidamisväljavõtete kontroll ning kohapealsete kontrollide käigus tehtavad vaatlused.

Intervjuudest VA teenistujatega selgus, et tegevusi, mis toodavad tulu, AMIF ega ISF

programmidest ei toetata ning toetatavad meetmed ei ole ka olemuslikult tuluteenimiseks

mõeldud.

Võimalike teiste toetusallikate osas ei ole kirjalikku analüüsi tehtud, et hinnata, kas on veel

toetusmeetmeid, kus sarnastele tegevustele võiks toetust taotleda. Kuna VA ametnikud osalevad

2014-2020 perioodi ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava elluviimiseks loodud valdkondlikes

komisjonides ja seirekomisjonis, siis on ülevaade sellistest meetmetest olemas ning ka

struktuurivahendite meetmete rakendusasutusena saab Siseministeerium need meetmed üle

9

vaadata ning hinnata võimalikke kattuvusi. VA hinnangul ei ole tõenäoline, et AMIF ja ISF

projektid oleksid saanud toetust muudest toetusmeetmetest.

Ka VA riskide hindamise raames on projektide tulu teenimist ning topeltfinantseerimist hinnatud

madala riskiastmega.

Risk vastutavale asutusele: esineb potentsiaalne risk, et AMIF või ISF projektid teenivad tulu

või saavad toetust muudest allikatest ning VA seda ei tuvasta.

Soovitus vastutavale asutusele: et tagada VA kohustuste täitmisest kontrolljälg, soovitame

koostada kirjaliku analüüsi projektide tuluteenimise ning teistest allikatest toetuse saamise

hindamiseks. Analüüsis soovitame kaardistada projektide võimalikud tuluallikad ning hinnata

tulu saamise tõenäosust (koolituste eest küsitakse tasu, ehitatud hooneid või ostetud seadmeid

renditakse välja vms). Samuti soovitame kaardistada võimalikud teised toetusmeetmed, mis

sarnastele tegevustele toetusi annavad, suuremat muudest allikatest toetust saamise riski omavad

projektid/ tegevused/ toetuse saajate tüübid ning vajadusel rakendada riski maandamiseks

vajalikke tegevusi (ka need võiks analüüsidokumendis loetleda). Kui riski ei ole, siis fikseerida

sellekohane järeldus kirjalikus analüüsis ning selle abil põhjendada kohapealsete

finantskontrollide raames vastavasisuliste kontrollide mitteteostamist.

Vastutava asutuse kommentaar:

Toetuse saajad kinnitavad, et nad ei ole projektiga tulu teeninud. Teenitud tulu tuleb toetusest

maha arvata. Kui ilmneb, et toetuse saaja on esitanud valeandmed, järgneb tagasinõue. Vastutav

asutus teeb täiendava riskianalüüsi ja kaardistab potentsiaalsed tuluteenimise allikad ning

võimalikud teised toetusmeetmed.

Perioodil 2021-2027 liituvad HOME fondid SFOSiga, kus saab teha topeltfinantseerimise

välistamiseks ristkontrolli.

Kriteerium nr 4.4 - Audiitorite hinnangul on vastutava asutuse protseduurid

tõendusmaterjalide säilitamise osas tõhusad, tagatud on tõendusmaterjalide säilimine

dokumentide kontrollist, kohapealeste kontrollide läbiviimisest, tehtud toimingutest ja

tulemustest, kontrolli tulemusena tehtud märkustest ja nende kõrvaldamisest (kategooria

1). Tähelepanekuid ei tehtud.

10

Lisa 1

AMIF

JKS Põhinõue

Kategooria3

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 4 – Piisav kontroll X

Hindamiskriteerium nr 4.1 – VA-l on

olemas haldus- ja kohapealsete

kontrollide kord, mis hõlmab:

(a) maksetaotluste halduskontrolle;

(b) kohapealseid kontrolle projekti

rakendamise ajal

X

Hindamiskriteerium nr 4.2 –

Halduskontrolle teostatakse kõigi

toetusesaajate finantsaruannete osas,

kontrolljälg kontrollide teostamisest

on tagatud. Välja on töötatud

protseduurireeglid kontrollvalimi

koostamiseks ning vajadusel selle

laiendamiseks.

X

Hindamiskriteerium nr 4.3– Välja on

töötatud juhised kohapealsete

kontrollide teostamiseks,

kohapealsetest kontrollidest on

tagatud kontrolljälje olemasolu.

Koostatud on protseduurireeglid

kontrollvalimi koostamiseks ning

vajadusel selle laiendamiseks.

X

Hindamiskriteerium nr 4.4– Säilitatud

on tõendusmaterjal:

(a) dokumentide kontrollist ja

kohapealsete kontrollide läbiviimisest,

sh läbiviidud toimingutest ja tehtud

tulemustest;

(b) kontrolli tulemusena tehtud

märkustest ja nende kõrvaldamisest.

X

3 1. kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need

on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele

2. kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud

põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab

rakendama.

3. kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne.

4. kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne –

hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

11

ISF

JKS Põhinõue

Kategooria

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 4 – Piisav kontroll X

Hindamiskriteerium nr 4.1 – VA-l on

olemas haldus- ja kohapealsete

kontrollide kord, mis hõlmab:

(a) maksetaotluste halduskontrolle;

(b) kohapealseid kontrolle projekti

rakendamise ajal

X

Hindamiskriteerium nr 4.2 –

Halduskontrolle teostatakse kõigi

toetusesaajate finantsaruannete osas,

kontrolljälg kontrollide teostamisest

on tagatud. Välja on töötatud

protseduurireeglid kontrollvalimi

koostamiseks ning vajadusel selle

laiendamiseks.

X

Hindamiskriteerium nr 4.3– Välja on

töötatud juhised kohapealsete

kontrollide teostamiseks,

kohapealsetest kontrollidest on

tagatud kontrolljälje olemasolu.

Koostatud on protseduurireeglid

kontrollvalimi koostamiseks ning

vajadusel selle laiendamiseks.

X

Hindamiskriteerium nr 4.4– Säilitatud

on tõendusmaterjal:

(a) dokumentide kontrollist ja

kohapealsete kontrollide läbiviimisest,

sh läbiviidud toimingutest ja tehtud

tulemustest;

(b) kontrolli tulemusena tehtud

märkustest ja nende kõrvaldamisest.

X

12

Lisa 2

SUMMARY IN ENGLISH

Audit opinion: As a result of the audit work, the audit team concluded that the Responsible Authority's

management and control system for key requirement 4 (adequate controls) works, but some improvements

are needed (category 2).

Summary of main findings:

The audit made two minor observations:

- The procedural rules and checklists for the administrative control of AMIF and ISF payment claims do

not describe the extension of the sample;

- An audit trail of AMIF and ISF administrative controls is provided, but some improvements are possible.

In some cases, there are not enough resources to carry out inspections to ensure that they are carried out in

a timely manner;

The audit made one significant observation:

- On-the-spot financial audits of projects supported by the AMIF and ISF programs do not verify the non-

profit nature of the projects or the lack of funding from other sources.

Kinnitame lõpparuande 12 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

Merili Kiipus Kai Paalberg

Riskijuhtimise valdkonna nõustaja Riskijuhtimise valdkonna juht

Grant Thornton Baltic OÜ Grant Thornton Baltic OÜ

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Audit „AMIF ja ISF (süsteemiaudit) -

Hinnangu andmine juhtimis- ja

kontrollisüsteemi põhinõudele NR 7 – Tõhus

eeskirjade rikkumise ennetamise, tuvastamise

ja korrigeerimise menetluse rakendamine,

kaasa arvatud proportsionaalsed

pettusevastased meetmed”

Audit nr 4.1-1-2021/12_C1-3

Lõpparuanne

29.10.2021

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus: auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena

järeldusele, et vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude NR 7 osas

toimib hästi (kategooria 11).

Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti üks väheoluline tähelepanek2:

- VA protseduurireeglid ei kirjelda fondide rakendamise riskide hindamisega

seotud tegevusi.

Audit on läbi viidud lähtuvalt rahvusvaheliste siseauditi standarditest (IIA).

Auditi viis ajavahemikul 07.07.2021 – 29.10.2021 läbi Grant Thornton Baltic OÜ (Kai Paalberg

ja Merili Kiipus)

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646

2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist

(Komisjoni delegeeritud määruse (EL) ne 1042/2014 arikkel 4 määratletud ülesanded). Olulised tähelepanekud

nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist

Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele, kuid mis ei mõjuta oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised

tähelepanekud nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt reageerimist.

3

A-OSA

ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärgiks on anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi

JKS) põhinõude nr NR 7 (Tõhus eeskirjade rikkumise ennetamise, tuvastamise ja korrigeerimise

menetluse rakendamine, kaasa arvatud proportsionaalsed pettusevastased meetmed) tõhususele.

Auditi objektiks oli AMIF ja ISF vastutava asutuse (VA) JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

7.1. olemas on asjakohased protsessid JKSi toimimise riskide hindamiseks ning rikkumiste ja

pettuse ennetamiseks (s.h pettuse riskide hindamiseks);

7.2. olemas on asjakohased protsessid rikkumiste ja pettuse kahtluste ja nendega seotud

tagasinõuete menetlemiseks ja jälgimiseks;

2. Auditi õiguslik alus

Siseauditi osakonna 2021. aasta tööplaan, hankeleping nr 7-3/893-1.

3. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi planeerimise etapis koostasime JKS-i hindamiseks kontroll-lehe tuginedes muuhulgas

valdkonda reguleerivate õigusaktide ülevaatusele ja analüüsile. Kontroll-lehel kirjeldasime

põhinõude hindamiseks kasutatavad hindamiskriteeriumid.

Seejärel analüüsisime VA protseduurireeglite kirjeldusi ja sisekordasid eesmärgiga hinnata

protseduurireeglite vastavust regulatsioonidele, viisime läbi intervjuud VA töötajatega

eesmärgiga täpsustada protseduurireegleid ja nende täitmist praktikas.

Viisime läbi toetuse tagasinõudmise menetluste testimise, milleks moodustasime valimi auditi

perioodil tehtud tagasinõuetest. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite täitmise

vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu. Küsisime täpsustusi ja

selgitusi VA töötajatelt testimise tulemuste valideerimiseks.

Seejärel hindasime põhinõude puhul kasutatavaid hindamiskriteeriume, määrates kindlaks,

milline neljast JKS toimivuse kategooriast vastab kõige paremini igale hindamiskriteeriumile. Iga

hindamiskriteeriumi liigitamisel sobivasse kategooriasse lähtusime enda professionaalsest

hinnangust, võttes arvesse auditi tõendusmaterjali.

Auditi tõendusmaterjalid hõlmasid kõiki auditi käigus kogunenud teadmisi, sealhulgas

süsteemikirjelduste läbivaatamisel saadud teavet, protseduurireegleid, juhtimis- ja

kontrollisüsteemi toimimisega hõlmatud järelepärimisi.

Auditi teises etapis tegime põhinõuete kaupa järelduse nende hindamiskriteeriumide alusel, mida

esimeses etapis juba eelnevalt hindasime. Põhinõuete hindamise otsustavaks teguriks

kindlustasemele oli avalduv üldine mõju. Hindasime, kuidas mõjutab konkreetse

hindamiskriteeriumi või põhinõude täielik või osaline täitmatajätmine vigade või eeskirjade

eiramise kindlakstegemist ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi.

4

Samuti hindasime, kas puudus põhinõude täitmata jätmisel suurendab ennetamata, avastamata

ja/või nõuetekohaselt kõrvaldamata jäänud eeskirjade vastaste või ebaseaduslike kulude

tõenäosust.

4. Valimi moodustamise metoodika

Valimi moodustamisel lähtusime siseauditi osakonna AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatus

toodud juhistest, mille järgi süsteemide toimimise testimiseks kontrollitakse mingit valimit selle

süsteemi vahendusel toimunud tehingutest ning testimise valimi suuruse otsustab auditi juht

tuginedes oma professionaalsele hinnangule. Testimine peab olema sedavõrd põhjalik, et

tulemuseks oleks põhjendatud veendumus kontrollitavate süsteemide tõhususe, järjepidevuse

ning efektiivsuse kohta.

Auditi ulatuses oli ajaperiood 2 aastat enne auditi algust, s.o 1.08.2019 – 31.07.2021. a. Kuigi

tehtud tagasinõuete arv auditi ulatuses olevas perioodis ei olnud suur, ei olnud mõistlik testida

üldkogumit 100%-liselt ning sellest tulenevalt moodustasime tagasinõuetest valimi.

Valimi moodustamise esimeses etapis määrasime üldkogumi. Info üldkogumi kohta esitas

auditeeritav ning selleks olid auditi perioodil tehtud toetuse tagasinõude menetlused. Kokku

teostas VA rikkumiste menetluste tulemusena tagasinõudeid auditi perioodil 3 AMIF projekti ja 5

ISFB projekti osas.

Valimi moodustamise teises etapis määrasime valimi parameetrid ja moodustasime valimid.

Valimi suuruse määramisel lähtusime üldkogumi suurusest ning järgmisest põhimõttest:

Üldkogumi suurus Üldkogumi

suurusele vastav

valimi suurus

1 1

4 2

12-50 4

50-300 10%

Rohkem kui 300 30

Valimid moodustasime kummagi fondi osas eraldi, kasutasime testitavate ühikute valimiseks

juhuslikku valikut (random funktsiooni abil).

Valisime testimiseks 2 AMIF ja 2 ISF projekti osas tehtud tagasinõude menetlust.

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu

suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele

vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud

/ mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega.

Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse

võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

5

6. Järeltoimingud

Vastutaval asutusel tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega.

Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud auditeeriv asutus.

6

B-OSA

AUDITI TÄHELEPANEKUD

Kriteerium nr 7.1 - Audiitorite hinnangul vastutava asutuse protseduurid juhtimis- ja

kontrollisüsteemi toimimise riskide hindamiseks ning rikkumiste ja pettuse ennetamiseks

(s.h pettuse riskide hindamiseks) toimivad (kategooria 1). Tegime väheolulise tähelepaneku

seoses nende protseduuride kirjeldamisega.

7.1.1. Tähelepanek (väheoluline): VA protseduurireeglid ei kirjelda fondide rakendamise

riskide hindamisega seotud tegevusi

EK delegeeritud määrus (EU) nr 1042/2014 lisa p. 2 (H) järgi on VA üheks määramise

kriteeriumiks eeskirjade eiramise kord ja pettusevastane võitlus, sealhulgas proportsionaalsete

pettusevastaste meetmete kehtestamise kord. EP ja Nõukogu määruse (EL) 514/2014 artikkel 11

järgi peavad toetuse andmise ja kasutamise kord ja ressursid olema proportsionaalsed eraldatud

toetusega, vähendades nii halduskoormust ja soodustades tõhusat rakendamist.

Kontrollimeetmete ja selleks kasutatavate ressursside proportsionaalsuse tagamiseks on oluline,

et on hinnatud riske, mille maandamiseks kontrollimeetmeid rakendatakse ning tulenevalt riskide

hindamise tulemusele määratakse riskiastmega proportsionaalsed maandavad meetmed.

Intervjuust VA juhiga selgus, et VA hindab AMIF ja ISF programmide rakendamisega seotud

riske (s.h pettuseriske) regulaarselt. Riskide hindamisel osalevad kõik fondide rakendamisega

seotud VVO ametnikud, riskide hindamise tulemustest on tagatud kontrolljälg, riskidele

määratletakse maandusmeetmed koos ajakava ja vastutajaga.

VA protseduurireeglid ei kirjelda riskide hindamisega seotud tegevusi, seega ei ole kirjeldatud

proportsionaalsete pettusevastaste meetmete kehtestamise kord.

Risk vastutavale asutusele: VA protseduurireeglid ei kirjelda kõiki VA tegevusi

proportsionaalsete pettusevastaste meetmete kehtestamisel, millest tulenevalt ei ole kõigile

osapooltele üheselt arusaadav rakendatavate kontrollimeetmete kehtestamine ja

proportsionaalsus.

Soovitus vastutavale asutusele: Soovitame riskide hindamisega seotud tegevused, nende

regulaarsus ja kaasatud osapooled kirjeldada VA protseduurireeglites, võimalusel viidata

muudele kordadele/juhistele, mille alusel regulaarseid riskide hindamisi läbi viiakse. Soovitame

protseduurireeglites loetleda ka analüüsid, aruanded ja muud allikad, mille tulemusi riskide

hindamisel arvesse võetakse.

Vastutava asutuse kommentaar:

Oleme soovitusega nõus ja täiendame protseduurireegleid.

Kriteerium nr 7.2 - Audiitorite hinnangul on vastutava asutuse protseduurid rikkumiste ja

pettuse kahtluste ja nendega seotud tagasinõuete menetlemiseks ja jälgimiseks asjakohased

ning toimivad (kategooria nr 1). Tähelepanekuid ei tehtud.

7

Lisa 1

AMIF

JKS Põhinõue

Kategooria3

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 7 – Tõhus eeskirjade

rikkumise ennetamise, tuvastamise

ja korrigeerimise menetluse

rakendamine, kaasa arvatud

proportsionaalsed pettusevastased

meetmed

X

Hindamiskriteerium nr 7.1 – Olemas

on asjakohased protsessid JKSi

toimimise riskide hindamiseks ning

rikkumiste ja pettuse ennetamiseks

(s.h pettuse riskide hindamiseks).

X

Hindamiskriteerium nr 7.2 – Olemas

on asjakohased protsessid rikkumiste

ja pettuse kahtluste ja nendega seotud

tagasinõuete menetlemiseks ja

jälgimiseks

X

ISF

JKS Põhinõue

Kategooria

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 7 – Tõhus eeskirjade

rikkumise ennetamise, tuvastamise

ja korrigeerimise menetluse

rakendamine, kaasa arvatud

proportsionaalsed pettusevastased

meetmed

X

Hindamiskriteerium nr 7.1 – Olemas

on asjakohased protsessid JKSi

toimimise riskide hindamiseks ning

rikkumiste ja pettuse ennetamiseks

(s.h pettuse riskide hindamiseks).

X

Hindamiskriteerium nr 7.2 – Olemas

on asjakohased protsessid rikkumiste

ja pettuse kahtluste ja nendega seotud

tagasinõuete menetlemiseks ja

jälgimiseks

X

3 1. kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need

on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele

2. kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud

põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab

rakendama.

3. kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne.

4. kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne –

hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

8

Lisa 2

SUMMARY IN ENGLISH

Audit opinion: Audit finding: As a result of the audit work, the audit team concluded that the Responsible

Authority's management and control system for key requirement 7 (Effective implementation of

procedures for the prevention, detection and correction of irregularities including proportionate anti-fraud

measures is works well (category 1).

Summary of main findings:

The audit made one minor observation:

- The VA rules of procedure do not describe the activities related to the risk assessment of the

implementation of the funds.

Kinnitame lõpparuande 8 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

Merili Kiipus Kai Paalberg

Riskijuhtimise valdkonna nõustaja Riskijuhtimise valdkonna juht

Grant Thornton Baltic OÜ Grant Thornton Baltic OÜ

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Audit „AMIF ja ISF (süsteemiaudit) -

Hinnangu andmine juhtimis- ja

kontrollisüsteemi põhinõudele NR 9 –

asjakohane ja täielik arvestus tasaarveldatud,

tagasinõutud / -nõutavate ning lootusetute

nõuete kohta”

Audit nr 4.1-1-2021/12_C1-4

Lõpparuanne

29.10.2021

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus: auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena

järeldusele, et vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude NR 9 osas

toimib hästi (kategooria 11).

Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti kaks väheolulist tähelepanekut2:

- vastutav asutus ei ole koostanud sisemist juhendit Euroopa Komisjonile iga-

aastaselt esitava aruande koostamise põhimõtetest ja seotud tööprotsessidest;

- toetuse saajale pole eelmaksed tehtud selleks ette nähtud 14 kalendripäeva

jooksul.

Auditi käigus ei tehtud olulisi tähelepanekuid.

Audit on läbi viidud lähtuvalt rahvusvaheliste siseauditi standarditest (IIA).

Auditi viis ajavahemikul 07.07.2021 – 29.10.2021 läbi Grant Thornton Baltic OÜ (Kai Paalberg

ja Merili Kiipus)

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646

2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist

(Komisjoni delegeeritud määruse (EL) ne 1042/2014 arikkel 4 määratletud ülesanded). Olulised tähelepanekud

nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist

Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides

esinevatele puudustele, kuid mis ei mõjuta oluliselt vastutava asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised

tähelepanekud nõuavad vastutava asutuse juhtkonnalt reageerimist.

3

A-OSA

ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärgiks on anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi

JKS) põhinõude nr NR 9 (asjakohane ja täielik arvestus tasaarveldatud, tagasinõutud / -nõutavate

ning lootusetute nõuete kohta) tõhususele. Auditi objektiks oli AMIF ja ISF vastutava asutuse

(VA) JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

9.1. olemas on raamatupidamisarvestuse kord, mis tagab täielikud ja täpsed

raamatupidamisaruanded;

9.2. olemas on piisavad ja asjakohased protseduurireeglid tõendusmaterjali säilitamiseks

programmi kulude kohta.

2. Auditi õiguslik alus

Siseauditi osakonna 2021. aasta tööplaan, hankeleping nr 7-3/893-1.

3. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi planeerimise etapis koostasime JKS-i hindamiseks kontroll-lehe tuginedes muuhulgas

valdkonda reguleerivate õigusaktide ülevaatusele ja analüüsile. Kontroll-lehel kirjeldasime

põhinõude hindamiseks kasutatavad hindamiskriteeriumid.

Seejärel analüüsisime VA protseduurireeglite kirjeldusi ja sisekordasid eesmärgiga hinnata

protseduurireeglite vastavust regulatsioonidele, viisime läbi intervjuud VA töötajatega

eesmärgiga täpsustada protseduurireegleid ja nende täitmist praktikas.

Viisime läbi toimingute testimise, milleks moodustasime valimi auditi perioodil esitatud

taotlustest ning tehtud tagasinõuetest. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite

täitmise vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu. Küsisime

täpsustusi ja selgitusi VA töötajatelt testimise tulemuste valideerimiseks.

Seejärel hindasime põhinõude puhul kasutatavaid hindamiskriteeriume, määrates kindlaks,

milline neljast JKS toimivuse kategooriast vastab kõige paremini igale hindamiskriteeriumile. Iga

hindamiskriteeriumi liigitamisel sobivasse kategooriasse lähtusime enda professionaalsest

hinnangust, võttes arvesse auditi tõendusmaterjali.

Auditi tõendusmaterjalid hõlmasid kõiki auditi käigus kogunenud teadmisi, sealhulgas

süsteemikirjelduste läbivaatamisel saadud teavet, protseduurireegleid, juhtimis- ja

kontrollisüsteemi toimimisega hõlmatud järelepärimisi.

4

Auditi teises etapis tegime põhinõuete kaupa järeldused nende hindamiskriteeriumide alusel,

mida oli esimeses etapis juba eelnevalt hinnatud. Põhinõuete hindamise otsustavaks teguriks

kindlustasemele oli avalduv üldine mõju. Hindasime, kuidas mõjutab konkreetse

hindamiskriteeriumi või põhinõude täielik või osaline täitmatajätmine vigade või eeskirjade

eiramise kindlakstegemist ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi.

Samuti hindasime, kas puudus põhinõude täitmata jätmisel suurendab ennetamata, avastamata

ja/või nõuetekohaselt kõrvaldamata jäänud eeskirjade vastaste või ebaseaduslike kulude

tõenäosust.

4. Valimi moodustamise metoodika

Valimi moodustamisel lähtusime siseauditi osakonna AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatus

toodud juhistest, mille järgi süsteemide toimimise testimiseks kontrollitakse mingit valimit selle

süsteemi vahendusel toimunud tegevustest ning testimise valimi suuruse otsustab auditi juht

tuginedes oma professionaalsele hinnangule. Metoodika järgi peab testimine olema sedavõrd

põhjalik, et tulemuseks oleks põhjendatud veendumus kontrollitavate süsteemide tõhususe,

järjepidevuse ning efektiivsuse kohta.

Auditi ulatuses oli ajaperiood 2 aastat enne auditi algust, s.o 1.08.2019 – 31.07.2021. a.

Olukorras, kus tehingute arv auditi ulatuses olevas perioodis oli suur, ei olnud mõistlik testida

üldkogumit 100%-liselt ning sellest tulenevalt moodustasime valimi esitatud taotlustest ning

nimetatud perioodil tehtud tagasinõuetest.

Valimi moodustamise esimeses etapis määrasime kaks üldkogumit. Info üldkogumite kohta esitas

klient ning selleks olid auditi perioodil esitatud AMIF ja ISF toetuse taotlused3 ning auditi

perioodil tagasinõutud toetuse summad. Kokku teostati rikkumiste menetluste tulemusena

tagasinõudeid auditi perioodil 3 AMIF projekti ja 5 ISFB projekti osas.

Valimi moodustamise teises etapis määrasime valimi parameetrid ja moodustasime valimid.

Valimi suuruse määramisel lähtusime üldkogumite suurusest ning järgmisest põhimõttest:

Üldkogumi suurus Üldkogumi

suurusele vastav

valimi suurus

1 1

4 2

12-50 4

50-300 10%

Rohkem kui 300 30

Valimid moodustasime kummagi fondi osas eraldi, taotluste ja tagasinõuete valimisel kasutasime

juhuslikku valikut (random funktsiooni abil). AMIF taotlustest valisime testimiseks 1 otsetoetuse

ja 2 avaliku vooru rahastatud taotluse menetlused ning ühe avaliku vooru taotluse menetluse, kus

taotlust ei rahastatud. ISF taotlusest valisime testimiseks 4 rahastuse saanud taotluse menetlust.

Tagasinõuete osas valisime testimiseks 2 AMIF ja 2 ISF projekti osas tehtud tagasinõuet.

3 AMIF toetuse taotlused - kokku menetleti auditi perioodil 31 taotlust, neist rahastati 5 otsetoetust ning 11 avaliku

vooru toetust; mitterahastamise otsuse sai 15 avaliku vooru toetuse taotlust ning ISF toetuse taotlused - kokku

menetleti auditi perioodil 13 otsetoetuse taotlust, mis kõik ka rahastati.

5

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu

suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele

vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud

/ mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega.

Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse

võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

6. Järeltoimingud

Vastutaval asutusel tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega.

Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud auditeeriv asutus.

6

B-OSA

AUDITI TÄHELEPANEKUD

Kriteerium 9.1 - Audiitorite hinnangul toimivad vastutava asutuse

raamatupidamisarvestusega seotud protseduurid hästi, millest tulenevalt on tagatud

täielikud ja täpsed raamatupidamisaruanded. Sisemised protseduurireeglid ja praktika

seoses ettemaksete, tasaarveldatud, tagasinõutud summade ning lootusetute nõuete ja

viiviste arvestamisega on piisavad ning vajavad parendamist vähesel määral (kategooria nr

1).

Tähelepanek 9.1.1 (väheoluline): Ei ole koostatud sisemist juhendit Euroopa Komisjonile

iga-aastaselt esitava aruande koostamise põhimõtetest ja seotud tööprotsessidest.

Komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1042/2014 lisa punkt 2 (E) alusel on VA-s koostatud

raamatupidamisarvestuse kord, millega tagatakse, et aastaaruanded on täielikud ja täpsed ja need

esitatakse õigel ajal ning, et kõik vead ja puudujäägid avastatakse ja korrigeeritakse eelkõige

korrapärase kontrolli ja võrdlemise teel. Vastavalt AMIF ja ISF protseduurireeglite punktile 12.2,

esitab VVO igal aastal EK-le aruande, milles kajastatakse info ja dokumendid vastavalt EK

määrusele nr 2018/1046 (artikkel 63 lg 5, 6, 7).

Auditi käigus viidi läbi erinevaid intervjuusid eesmärgiga saada ülevaadet, millised on EK-le iga-

aastaselt esitatava aruande koostamise põhimõtted, töötajate vastutusalad, ülesanded,

kontrollikohad ning samuti, millistele dokumentidele, väljavõtetele jm infole toetudes aruanne

koostatakse. Töötajate tagasiside kohaselt on isikud, kes aruandesse infot sisestavad, teinud seda

juba aastaid ning üksteise töö ristkontrollimise põhimõtted ning seotud tegevused on teada ja

tööprotsessid välja kujunenud. Saadud selgituse kohaselt ei ole koostatud eraldi juhendit, milles

oleksid kogu EK aruande koostamise, sellele eelneva info kogumise, kontrollimise jms tegevused

kirjeldatud. Audiitorid on seisukohal, et kuna tegemist on detailiderohke protsessiga, mis omab

erinevaid tegevusi ja kontrollikohti, mille kaardistamiseks tuli ülevaate ja selguse saamiseks

vestelda mitme inimesega, oleks asjakohane seotud põhimõtted kirjalikult ühes dokumendis

fikseerida.

Risk vastutavale asutusele: Protseduuri kirjelduse puudumine võib tekitada olukorra, kus

aruande täitmisel tekivad vead, töötajate vahetumisel puudub kirjalikult fikseeritud juhend,

millele töö käigus toetuda.

Soovitus vastutavale asutusele: Koostada kokkuvõtlik protsessi kirjeldus EK-le esitatava

aruande koostamise põhimõtetest, töötajate vastutusaladest, tegevustest, kontrollikohtadest jm

tagamaks, et aruande koostamisel ei tekiks vigu ning kõik protsessis osalevad osapooled oleksid

oma rollist ja ülesannete ulatusest teadlikud.

Vastutava asutuse kommentaar:

Soovime veelkord selgitada, et vastutav asutus toetub EK-le aruannete koostamisel määrusega

sätestatud vormist. Aruande koostamiseks vajaminev teave on selge ja kergelt leitav. Näitena

saame tuua hiljutise kogemuse: uuel ISFP eest vastutaval teenistujal, kes asus ametisse alles

01.09.2021, piisas vaid ühekordsest selgitusest, millist infot ja kust seda saab, et aruanne suures

osas mõne tunniga ära täita. Arvestades, et periood 2014-2020 hakkab lõppema ning suure

tõenäosusega ei lahku kõik EK aruandluse eest vastutavad teenistujad SiMist korraga, on

7

vastutava asutuse hinnangul täiendava juhendi koostamine ebaproportsionaalne ja ebamõistlik.

EK on välja töötanud üldise kontroll-lehe, millele toetume, et kontrollida, kas kogu nõutud info

on täielikult SFCs esitatud. Lisaks toome veel välja, et seoses sellega, et siseturvalisuspoliitika

fondid liituvad perioodil 2021-2027 Ühissätete määrusega ning liiguvad SFOS-i, muutub oluliselt

ka nende fondide rakendamine, sh aruandlus EK-le.

Audiitori täiendav kommentaar:

Audiitorid on nõus VA kommentaariga, et olemasoleva programmiperioodi osas ei ole täiendava

juhendmaterjali koostamine enam asjakohane ega otstarbekas. Samas soovitame uuel

programmiperioodil kirjeldada sisekorras peamised aruandlusega seotud protseduurid nii

andmete ettevalmistamise, sisestamise kui ka kontrollikohtadega seonduvatest aspektidest

lähtuvalt. Koostatud juhise eesmärgiks ei ole tagada protsessi kirjeldus olukordadeks, kus kõik

töötajad samaaegselt lahkuvad, kuivõrd see, et kõik aruandlusega seotud osapooled teeksid

seotud tegevusi samade põhimõtete alusel.

Tähelepanek 9.1.2 (väheoluline): Toetuse saajale pole eelmaksed tehtud selleks ette nähtud

14 kalendripäeva jooksul.

Toetuse saajaga sõlmitud toetuslepingus ning AMIF ja ISF protseduurireeglite peatükis 18 on

muuhulgas kirjeldatud toetuse väljamaksmisega seonduvad põhimõtted. Üheks kriteeriumiks on,

et eelmakse tehakse toetuse saajale 14 kalendripäeva jooksul pärast toetuslepingu allkirjastamist

mõlema poole poolt.

Kontrolliprotseduuride läbiviimise käigus testisime muuhulgas lepingu alusel teostatud

eelmaksete maksmist toetuse saajale. Projekti AMIF2021-6 ja ISFB-37 toetuslepingute kohaselt

tehakse toetuse saajale eelmakse 14 kalendripäeva jooksul alates lepingu sõlmimisest.

Toetusleping projekti AMIF2021-6 raames sõlmiti 16.06.2021 ning eelmakse tehti toetuse saajale

02.07.2021, ehk 16 päeva peale lepingu allkirjastamist. Toetusleping projekti ISFB-37 raames

sõlmiti 18.02.2020 ning eelmakse tehti toetuse saajale 06.03.2020, ehk 17 päeva peale lepingu

allkirjastamist.

Risk vastutavale asutusele: Vastuolu lepingus toodud tingimustega.

Soovitus vastutavale asutusele: Tagada, et toetuse saajale oleksid väljamaksed tehtud vastavalt

toetuslepingus toodud tingimustele.

Vastutava asutuse kommentaar:

Nõustume soovitusega. Kõik maksed saavad tehtud vastavalt lepingule.

Kriteerium 9.2 - Audiitorite hinnangul on vastutava asutuse protseduurid

tõendusmaterjalide säilitamise osas tõhusad, tagatud on tõendusmaterjalide säilimine

programmi kulude kohta (kategooria nr 1). Tähelepanekuid ei tehtud.

8

Lisa 1

AMIF

JKS Põhinõue

Kategooria4

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 9 – Asjakohane ja

täielik arvestus tasaarveldatud,

tagasinõutud / -nõutavate ning

lootusetute nõuete kohta

X

Hindamiskriteerium nr 9.1 – Olemas

on raamatupidamisarvestuse kord, mis

tagab täielikud ja täpsed

raamatupidamisaruanded

X

Hindamiskriteerium nr 9.2 – Olemas

on piisavad ja asjakohased

protseduurireeglid tõendusmaterjali

säilitamiseks programmi kulude kohta

X

ISF

JKS Põhinõue

Kategooria

1

Kategooria

2

Kategooria

3

Kategooria

4

Põhinõue nr 9 – Asjakohane ja

täielik arvestus tasaarveldatud,

tagasinõutud / -nõutavate ning

lootusetute nõuete kohta

X

Hindamiskriteerium nr 9.1 – Olemas

on raamatupidamisarvestuse kord, mis

tagab täielikud ja täpsed

raamatupidamisaruanded

X

Hindamiskriteerium nr 9.2 – Olemas

on piisavad ja asjakohased

protseduurireeglid tõendusmaterjali

säilitamiseks programmi kulude kohta

X

4 1. kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need

on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele

2. kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud

põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab

rakendama.

3. kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne.

4. kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid

silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne –

hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

9

Lisa 2

SUMMARY IN ENGLISH

Audit opinion: As a result of the audit work performed, the audit team concluded that the

Responsible Authority's management and control system for key requirement 9 (procedures for

debts) is working well (category 1).

Summary of main findings:

The audit made two minor observations:

- There is no internal guidance or written procedures of the main principles and related

workflows for the annual report to the European Commission;

- The prepayments have not been made to the beneficiary within the prescribed 14 calendar days.

The audit made no significant observations.

Kinnitame lõpparuande 9 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

Kai Paalberg Merili Kiipus

Riskijuhtimise valdkonna juht Riskijuhtimise valdkonna nõustaja

Grant Thornton Baltic OÜ Grant Thornton Baltic OÜ

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)