Vastus

Tere!

Teie 28.11.2025 kiri reg.nr 7-2/9004

Saadan vastused küsimustikule dokumentide haldamise, säilitamise ja arhiveerimise kohta Tallinna linna asutuste vaates.

1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities regulated? Please provide an official translation of the relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or French). 

Tallinna linna asutused lähtuvad asjaajamises haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse määrustest „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, „Arhiivieeskiri“ ja „Hea õigusloome ja normtehnika eeskiri“ ning Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast.

2.Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place?

Asutus on kohustatud tagama, et kõigi tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud teave, sealhulgas teave, mis vajab edasist menetlemist või vastuse koostamist, registreeritakse dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval teavet menetlevas infosüsteemis.

Dokumendihaldussüsteemi kantakse dokumendi kohta järgmised andmed: dokumendi registreerimise number ja kuupäev, dokumendi saatja või saaja andmed, dokumendi pealkiri, olemasolul juurdepääsupiirangu andmed (alus, piirangu kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev), dokumendi  allkirjastaja andmed (ees-ja perekonnanimi ja ametinimetus), dokumendi täitja (ees-ja perekonnanimi) ja täitmise kuupäev, dokumendifail.

Asutuse asjaajamise nõuetekohase korraldamise eest vastutab asutuse juht. Igas asutuses peab olema asjaajamise eest vastutav teenistuja, kelle korraldada on asutuse asjaajamine. Muuhulgas haldab asjaajamise eest vastutav teenistuja asutuse üldist e-postkasti, vastutades sinna saabunud e-kirjade nõuetekohase registreerimise eest.

Iga teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires teabe nõuetekohase loomise, menetlemise, hoidmise ja avalikustamise eest, sealhulgas talle saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja ja selle manuste) registreerimise eest.

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on their content?

Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, ei pea pöördumist registreerima. Suulisel pöördumisel tohib väljastada ainult avalikku teavet. Kui suulisel pöördumisel küsitakse juurdepääsupiiranguga teavet, siis peab pöördumise esitanud isik olema tuvastatud ja teabele juurdepääs õiguslikult põhjendatud.

Asutuses ei registreerita valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile, teavet märkega „Isiklik“ või „Ainult adressaadile“, anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress ja küsitakse avalikku teavet. Kui sellise pöördumisega küsitakse juurdepääsupiiranguga teavet, peab pöörduja isik olema tuvastatud ja teabele juurdepääs olema õiguslikult põhjendatud. Samuti ei registreerita reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti.

4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official?

Jah, Tallinna linna asutused juhinduvad Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast

Igas asutuses on lisaks oma asjaajamiskord, mis reguleerib täpsemalt asutuse asjaajamise korraldamist.

5. Are the registers of official documents public?
Jah, Tallinna asutuste dokumendiregister on avalik. Tallinna linnaasutused avalikustavad dokumendihaldussüsteemis olevate kirjade, käskkirjade ja lepingute avalikud andmed.

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents?
Jah, elektroonilisi dokumente (e-kirju) käsitletakse samadel alustel nagu paberdokumente. Neile kohaldatakse samu registreerimise, säilitamise ja arhiveerimise nõudeid.

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration?

Tallinna linna asutused kasutavad ühtset dokumendihaldussüsteemi Postipoiss, mis on liidestatud X-teega.

8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored?
Dokumente säilitatakse elektroonilises vormis (PDF, RTF jne) asutuse infosüsteemis. Pärast säilitustähtaja möödumist teave hävitatakse, arhivaalid antakse üle Tallinna Linnaarhiivi.

9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention periods are applied? 
Teabe säilitustähtajad on määratud asutuse teabe liigitusskeemis. Säilitustähtajad on määratud aastates või alatisena.

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives?

Paberdokumendid säilitatakse asutuse arhiivis ja säilitustähtaja möödumisel need hävitatakse, toiming dokumenteeritakse. Paberarhivaalid antakse üle Tallinna Linnaarhiivi, toiming dokumenteeritakse.

Digitaalsed dokumendid säilitatakse infosüsteemis ja säilitustähtaja möödumisel need hävitatakse, toiming dokumenteeritakse. Digitaalsed arhivaalid antakse infosüsteemi kaudu üle Tallinna Linnaarhiivile, toiming dokumenteeritakse.

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents?
Tallinna Linnaarhiivi poolt hinnatud säilitustähtaja ületanud teave hävitatakse akti alusel. Kui teave ei ole arhiivi poolt hinnatud, siis kooskõlastatakse dokumentide hävitamise kavand arhiiviga enne hävitamist. 

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc).
Tallinna Linnakantselei kureerib linna asutuste keskset asjaajamist. Tallinna Linnaarhiiv koordineerib arhiivindust linna asutustes, linnale kuuluvates ja linna osalusega äriühingutes ja sihtasutustes

Asutuse juht vastutab oma asutuse asjaajamise nõuetekohase korraldamise eest, mh teabe nõuetekohase avalikustamise eest. Tallinna Linnakantselei teeninduse ja asjaajamise osakond seirab linna asutuste teabe avalikustamise. Lisaks seirab kohaliku omavalitsuste dokumendiregistreid ka Andmekaitse Inspektsioon.

Lugupidamisega

Marit Kubu

asjaajamise juhtivspetsialist

teeninduse ja asjaajamise osakond

Vabaduse väljak 7, 15199 Tallinn

640 4140