Vastus

Teie registreerimise kuupäev: 29.12.2025

Teie registreerimise number: 9-1/1260-2.

Tere

Edastan SA Narva Muuseumi vastused küsimustele:

Küsimused

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

Vastus: SA Narva Muuseumis on dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine reguleeritud „SA Narva Muuseumi teabehalduse korraga“, mis sätestab asutuse asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded, dokumentide elutsükli, arhivaalide hoidmise ja korrastamise ning avalikku arhiivi üleandmise korra. Teabenõuete vastuvõtmist ja täitmist reguleerib täiendavalt „Teabenõuete lahendamise kord“, milles on sätestatud teabenõuete esitamise viisid, registreerimine, tähtaegadest kinnipidamine ning täitmisest keeldumise alused.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Vastus: SA Narva Muuseumi asjaajamises registreerimisele kuuluvad dokumendid hõlmatakse ja registreeritakse dokumendihaldussüsteemis Webdesktop, välja arvatud juhtudel, kui seadus või asutusesisene kord võimaldab jätta registreerimata viivitamata täidetavad pöördumised, näiteks suulised või kohe täidetavad teabenõuded. Registreerimisel kantakse süsteemi vähemalt dokumendi kuupäev, saatja või saaja, dokumendi viit ja registreerimisnumber, sarja tähis ning seosviide, mis võimaldab siduda sama asja kohta peetavat kirjavahetust. Üldkontaktidele saabunud dokumentide registreerimise eest vastutab kantselei juht. Töötaja isiklikule tööalasele e-posti aadressile saabunud registreerimisele kuuluvate dokumentide süsteemi hõlmamise eest vastutab vastav töötaja, kes edastab need kantselei juhile hiljemalt järgmiseks tööpäevaks. Kirjalikult esitatud teabenõuded registreeritakse saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval ning suunatakse dokumendihaldussüsteemis sisuliselt teavet valdavale töötajale täitmiseks.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Vastus: SA Narva Muuseumis ei tehta dokumentide registreerimisel erandeid dokumendi sisu alusel sellisel viisil, mis võimaldaks jätta registreerimata ametlikke dokumente nende temaatika tõttu. Registreerimisest jäetakse välja üksnes pöördumised ja teabevahetus, mis ei oma ametliku dokumendi tunnuseid ega loo õigusi või kohustusi, näiteks viivitamata täidetavad teabenõuded ning asutusesisene operatiivne töökorralduslik suhtlus. Selliseid pöördumisi ei käsitleta sisuliselt ametlike dokumentidena ning seetõttu ei kuulu need dokumendihaldussüsteemis registreerimisele.

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Vastus: Otse konkreetsele töötajale või tema isiklikule tööalasele e-posti aadressile saadetud ametlik kirjavahetus registreeritakse juhul, kui tegemist on SA Narva Muuseumi asjaajamises olulise dokumendiga, mis ei ole pelgalt operatiivne korraldus ega viivitamata täidetav teabenõue. Töötaja vastutab selliste dokumentide dokumendihaldussüsteemi Webdesktop hõlmamise ja vajaduse korral registreerimise eest ning edastab registreerimisele kuuluvad dokumendid kantselei juhile hiljemalt järgmiseks tööpäevaks.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Vastus: SA Narva Muuseumis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi Webdesktop asutusesisese dokumendiregistrina, millele on juurdepääs üksnes vastavate kasutajaõigustega töötajatel. Dokumendiregistrit tervikuna ei avalikustata, kuna sihtasutus on avaliku teabe seaduse tähenduses teabevaldaja üksnes avalike ülesannete täitmise ja avalike vahendite kasutamisega seotud teabe osas. Avaliku teabe kättesaadavus on tagatud avaliku teabe seaduse alusel esitatud teabenõuetele vastamise kaudu ning vajaduse korral suunatakse teabenõudja asutuse veebilehel juba avalikustatud teabe juurde. Juurdepääs dokumentidele on piiratud sarjapõhiselt ning juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul rakendatakse seadusest tulenevaid aluseid.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?

Vastus: Elektroonilisi sõnumeid, sealhulgas e-kirju, käsitletakse SA Narva Muuseumis samaväärselt paberdokumentidega juhul, kui need vastavad ametliku dokumendi tunnustele või loovad õigusi ja kohustusi. Registreerimisele kuuluvad e-kirjad lisatakse dokumendihaldussüsteemi Webdesktop koos nõuetekohaste metaandmetega.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Vastus: SA Narva Muuseum kasutab dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks ühtset dokumendihaldussüsteemi Webdesktop, mida kasutavad kõik asjaajamisega seotud töötajad vastavalt neile määratud kasutajaõigustele. Süsteemi struktuuri, dokumentide liike ja malle, juurdepääsuõigusi ning töövooge haldab tsentraalselt kantselei juht dokumendihaldussüsteemi administraatorina.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

Vastus: Dokumentide säilitamisel lähtutakse nende autentsuse ja terviklikkuse tagamisest kogu kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Digitaaldokumendid säilitatakse dokumendihaldussüsteemis Webdesktop ning paberdokumendid kogutakse asjaajamisaasta jooksul sarjapõhistesse toimikutesse vastavalt kehtivale liigitusskeemile. Paberdokumendid digiteeritakse ja lisatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemi.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

Vastus: Dokumentide säilitustähtajad määratakse säilituskavade alusel, lähtudes dokumentide sisust, õiguslikust tähendusest ja asutuse ülesannete täitmise vajadusest. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?

Vastus: Alalise säilitustähtajaga dokumente, mis on alatised, antakse üle avalikku arhiivi pärast nende kasutusvajaduse lõppemist. Enne üleandmist kontrollitakse dokumentide täielikkust, sisulist korrektsust ja metaandmete vastavust arhiivinõuetele. Ajutise säilitustähtajaga dokumente arhiivi ei anta.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Vastus: Dokumentide hävitamine toimub pärast säilitustähtaja möödumist ning üksnes juhul, kui dokumentidel puudub arhiiviväärtus. Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga.

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Vastus: SA Narva Muuseumil ei ole kujunenud eraldiseisvat kohtupraktikat dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise küsimustes. Praktikas lähtutakse avaliku teabe seadusest ning riiklikest dokumendi ja arhiivihalduse juhistest. Vaidluste ennetamiseks tagatakse dokumentide nõuetekohane registreerimine, liigitamine ja säilitamine ning juurdepääsupiirangute rakendamisel järgitakse proportsionaalsuse põhimõtet.

Lugupidamisega

Marika Mäekivi

kantselei juht

Tel (+372) 359 9241

Peetri plats 7, 20308 Narva

www.narvamuuseum.ee