Eesti Rahvusraamatukogu
Vastused temaatilise seire dokumendihalduse säilitamise valdkonnas
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Vastus:
Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud ametlikud dokumendid, millel on õiguslik, halduslik või informatiivne tähendus, kuuluvad registreerimisele.
Registrisse kantavad andmed hõlmavad vähemalt:
• registreerimisnumbrit;
• kuupäeva;
• dokumendi liiki ja pealkirja ja/või lühikirjeldust;
• saatja ja/või saaja nime/andmeid;
• juurdepääsupiirangu olemasolu (kui kohaldub).
Dokumentide registreerimise eest vastutavad valdkondade juhid, töögruppide juhid, juhiabi, DHS peakasutaja. Peakasutaja teostab seiret ja juhendamist, et dokumendid oleksid õigesti registreeritud.
Dokumendid registreeritakse üldjuhul viivitamata pärast selle saabumist või loomist - enamasti tööpäeva jooksul või järgmisel tööpäeval.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Vastus:
Registreerimisele ei kuulu:
• puhtalt tehnilise või informatiivse sisuga teated;
• reklaam, masspostitused;
• dokumendid, millel puudub seos asutuse ülesannete täitmisega.
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Vastus:
Ametialane kirjavahetus kuulub registreerimisele sõltumata sellest, kas see on saadetud asutuse üldaadressile või konkreetsele töötajale.
Töötaja kohustus on:
• edastada ametialane kirjavahetus (hanked, olulised kokkulepped, lepingud jne) dokumendihaldussüsteemi;
• tagada, et ametlik suhtlus ei jääks isiklikesse postkastidesse.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Vastus:
Dokumendiregister on üldjuhul avalik. Juurdepääs dokumendi sisule võib olla piiratud seaduses sätestatud alustel (nt isikuandmed, asutusesisene kasutamine, jne.).
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Vastus:
Elektroonilistest sõnumitest registreeritakse e-kirju, kui need on seotud asutuse ülesannete täitmisega.
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Vastus:
RaRa kasutab ametlike dokumentide säilitamiseks Webware OÜ teenuseid
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Vastus:
Dokumente säilitatakse:
• viisil, mis tagab autentsuse, terviklikkuse ja loetavuse;
• vormingus, mis on pikaajaliselt kasutatav (digitaalsete dokumentide puhul);
• asutuse dokumendihaldussüsteemis või arhiivis.
Säilitamise tingimused peavad vastama arhiiviseadusele ja Rahvusarhiivi nõuetele.
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
Vastus:
Säilitustähtajad määratakse:
• dokumendi õigusliku, haldusliku ja ajaloolise väärtuse alusel;
• Rahvusarhiivi poolt kinnitatud dokumentide liigitusskeemi ja säilitustähtaegade järgi.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Vastus:
Dokumendid antakse üle arhiivi, kui:
• nende säilitustähtaeg on lõppenud;
• dokument on tunnistatud arhiiviväärtuslikuks;
• dokument on korrastatud ja varustatud nõuetekohaste metaandmetega.
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Vastus:
Dokumente võib hävitada, kui:
• säilitustähtaeg on möödunud;
• dokument ei ole arhiiviväärtuslik;
• hävitamine on dokumenteeritud ja kooskõlastatud vastavalt kehtestatud korrale.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Katrin Sepp
DHS peakasutaja