Vastus

Kultuuriministeerium

[email protected]

06.01.2026 nr 1-11/247-1

Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas

Küsimused ja vastused

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu

ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

Dokumentide haldamist, säilitamist ja arhiveerimist reguleerivad asutuse asjaajamiskord ja

dokumentide loetelu.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis

millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide

registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Registreeritakse asutuse ametlik (saabunud ja väljasaadetud) kirjavahetus, sealhulgas

juhtkonna kirjavahetus. Registreerimine toimub koheselt, kui dokument jõuab asutusse,

maksimaalselt ühepäevase viitega.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Jah.

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt

saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Ei ole.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Jah, osaliselt. Avalikud on dokumendid, millele ei ole lisatud juurdepääsupiirangut või mis ei

sisalda eraisikulisi andmeid.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Jah, käsitletakse.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või

kasutab iga asutus oma süsteemi?

SA Eesti Kunstimuuseum kasutab oma dokumendihaldussüsteemi (Webdesktop).

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel?

Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

Paberdokumente säilitatakse arhiivis nõuetekohaselt ja elektroonilised dokumendid asuvad

dokumendihaldussüsteemis.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade

määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

Säilitustähtajad määratakse vastavalt seadusandluses ette nähtud tähtaegadele. Alaline

säilitustähtaeg on määratud AvTs-i kohaselt muuseumi põhitegevust kajastavatele

dokumentidele, personalidokumentidele on määratud AvTs-is määratud 50 aastane

säilitustähtaeg, raamatupidamisdokumentidele RPS-is määratud 7 aastane säilitustähtaeg.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?

Eesti Kunstimuuseum ei anna dokumente üle avalikku arhiivi

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Peale säilitustähtaega paberdokumendid hävitatakse teenust pakkuva firma poolt.

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või

praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Puudub praktika.

Ulrika Jõemägi

arhiivi juhataja

Kristiina Lott

sekretär