B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
Sihtasutusele Südalinna Teater kui Riigi asutatud sihtasutusele kohaldatavad õigusaktid (dokumentide haldamisel, säilitamisel ja arhiveerimisel):
- Avaliku teabe seadus;
- Arhiiviseadus;
- teistest õigusaktidest tulenevad kohustuslikud säilitustähtajad (personali-, raamatupidamisdokumentide suhtes).
Sihtasutuses Südalinna Teater on kehtestatud ka raamatupidamise sise-eeskiri, mis samuti reguleerib dokumentide haldamise.
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Kõik dokumendid registreeritakse programmis Directos.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Erandeid ei tehta.
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Ei ole.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ei ole avalikud.
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Elektroonilisi sõnumeid käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente.
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Kasutatakse ühte Directo süsteemi.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Dokumentide säilitamisel käsitletakse põhiliselt Arhiiviseadust.
Dokumente säilitatakse PDF-i ja Digidoci kujul.
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
Vastavalt seadusandlusele.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Igal aastal antakse dokumendid riigiarhiivi üle (lepingud, protokollid, isiklikud kaardid jne).
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Personalidokumente ja raamatupidamise dokumente ei hävitata.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Sellist praktikat ei ole.