Vastus

AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele

A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
ERSO kasutab asjaajamises ERSO serverit, kus registreeritakse saabuv ja ERSO-s loodav ametlik teave. 
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
• Teabe registreerimise kohustus 
• ERSO on kohustatud tagama enda põhiülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.  
• Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima. 
• Elektrooniline dokument tuleb serverisse salvestada muutmata kujul, v.a krüpteeritud fail, mis laaditakse üles dekrüpteeritult. 

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
• ERSO-s ei registreerita: 
• valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile; teavet märkega „Isiklik“ või „Ainult adressaadile“; 
• anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress; 
• reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti. 
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
• Teabe avalikkus ja juurdepääsupiirangu määramine 
• Seaduses sätestatud juhul määratakse teabele, sealhulgas dokumendile või selle osale, juurdepääsupiirang serveri piiranguga. ERSO määrab teabele juurdepääsupiirangu liigitusskeemis. 
• Kui teabele ei ole liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirangut, kuid teave sisaldab andmeid, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb määrata serveri piirang eraldi. 
• Juurdepääsupiirangu määramisel teabele, sealhulgas dokumendile, arvestab asutus kehtivat juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit, märkides juurdepääsupiirangu aluseks oleva seadusesätte ja piirangu kehtivuse tähtaja. 
• Juurdepääsupiirang määratakse serveri tehniliste võimalustega. Enne teabe serverisse kandmist kontrollib töötaja sellele juurdepääsupiirangu määramise vajadust ning määrab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.  
• Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda töötajad, kes vajavad seda teenistusülesannete täitmiseks, ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus. 

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ei
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Jah
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
ERSO kasutab RIT serverit.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
-
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
• ERSO tagab teabe säilimise, kasutatavuse ja kaitse kuni selle üleandmiseni riigiarhiivi või hävitamiseni.  
• Kui server võimaldab, siis säilitab asutus rohkem kui kümneaastase säilitustähtajaga elektroonilisi dokumente serveris. 
• Säilitustähtajad vastavad EV seadustele.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
• ERSO on oma teabe liigitamiseks välja töötanud funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi, mis on kinnitatud ASTRA-s. 
• ERSO asjaajamisperiood on kalendriaasta ehk 1. jaanuar kuni 31. detsember. 

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Dokumentide hävitamise vajaduse tekkimisel tellib ERSO vastava teenusepakkuja, kes viib eelnevalt sorteeritud, arhiveeritud ja säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Ei ole.

AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele

A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).

B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
ERSO kasutab asjaajamises ERSO serverit, kus registreeritakse saabuv ja ERSO-s loodav ametlik teave. 
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
• Teabe registreerimise kohustus 
• ERSO on kohustatud tagama enda põhiülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.  
• Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima. 
• Elektrooniline dokument tuleb serverisse salvestada muutmata kujul, v.a krüpteeritud fail, mis laaditakse üles dekrüpteeritult. 

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
• ERSO-s ei registreerita: 
• valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile; teavet märkega „Isiklik“ või „Ainult adressaadile“; 
• anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress; 
• reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti. 
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
• Teabe avalikkus ja juurdepääsupiirangu määramine 
• Seaduses sätestatud juhul määratakse teabele, sealhulgas dokumendile või selle osale, juurdepääsupiirang serveri piiranguga. ERSO määrab teabele juurdepääsupiirangu liigitusskeemis. 
• Kui teabele ei ole liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirangut, kuid teave sisaldab andmeid, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb määrata serveri piirang eraldi. 
• Juurdepääsupiirangu määramisel teabele, sealhulgas dokumendile, arvestab asutus kehtivat juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit, märkides juurdepääsupiirangu aluseks oleva seadusesätte ja piirangu kehtivuse tähtaja. 
• Juurdepääsupiirang määratakse serveri tehniliste võimalustega. Enne teabe serverisse kandmist kontrollib töötaja sellele juurdepääsupiirangu määramise vajadust ning määrab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.  
• Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda töötajad, kes vajavad seda teenistusülesannete täitmiseks, ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus. 

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ei
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Jah
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
ERSO kasutab RIT serverit.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
-
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
• ERSO tagab teabe säilimise, kasutatavuse ja kaitse kuni selle üleandmiseni riigiarhiivi või hävitamiseni.  
• Kui server võimaldab, siis säilitab asutus rohkem kui kümneaastase säilitustähtajaga elektroonilisi dokumente serveris. 
• Säilitustähtajad vastavad EV seadustele.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
• ERSO on oma teabe liigitamiseks välja töötanud funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi, mis on kinnitatud ASTRA-s. 
• ERSO asjaajamisperiood on kalendriaasta ehk 1. jaanuar kuni 31. detsember. 

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Dokumentide hävitamise vajaduse tekkimisel tellib ERSO vastava teenusepakkuja, kes viib eelnevalt sorteeritud, arhiveeritud ja säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Ei ole.

KINNITATUD
juhatuse liikme 07.06.2024
otsusega nr 1.1/3

Sihtasutus Eesti Riiklik Sümfoonaiorkester ASJAAJAMISKORD

1. Eesmärk ja reguleerimisala
1.1 Asjaajamiskorra eesmärk on tagada SA Eesti Riikliku Sümfooniaorkestri (edaspidi ERSO) tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning tegevuse tulemusena tekkiva teabe autentsus ja säilimine.
1.2 Asjaajamiskord sätestab ERSO asjaajamise korraldamise ühtsed alused, määrates kindlaks ERSO asjaajamise üldpõhimõtted.

2. Terminid
2.1 Korras kasutatakse termineid järgmises tähenduses:
2.1.1 arhivaal on teave, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;
2.1.2 asi on ühes küsimuses peetav kirjavahetus ja menetlustoimingud;
2.1.3 asjaajamine on tegevus, mis on seotud dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise ja menetlemise ning teabe säilitamisega;
2.1.4 dokumendiplank on kindla formaadi ja püsielementidega paberplank või tehnilisi erisusi arvestav elektrooniline vorm;
2.1.5 dokument on paberile, faili või e-kirja jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;
2.1.6 e-kiri on e-posti teel edastatav sõnum;
2.1.7 server on Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse all olev server;
2.1.8 juurdepääs teabele on õigus ja võimalus tutvuda teabega;
2.1.9 säilitustähtaeg on aeg, mille jooksul teave tuleb säilitada. Tähtaeg esitatakse tavaliselt aastates või alatisena;
2.1.10 teave on mis tahes viisil mis tahes teabekandjale jäädvustatud, avalikke ülesandeid täites saadud või loodud andmed ja dokument;
2.1.11 toimik on asjaajamises sisu või liigi poolest kokku kuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.
2.1.12 ASTRA on liigitusskeem, digitaalne töökeskkond (Asutuste Töö Rahvusarhiiviga)

3. Asjaajamise üldpõhimõtted
3.1 Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri“ ning muudest õigusaktidest ja standarditest, samuti heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetika reeglitest.
3.2 ERSO haldab, jagab ja vahetab teavet elektrooniliselt, sh koostab ja menetleb dokumente elektrooniliselt või vastavalt võimalustele.
3.3 Paberdokumendid skänneeritakse, välja arvatud juhul, kui see on dokumendi mahu tõttu ebaotstarbekas või kui seadusest tuleneb teistsugune nõue.
3.4 Paberdokumendi skänneerimise korral võib originaaldokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teave kanti serverisse arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
3.5 ERSO ei kogu tarbetut teavet ning väldib teabe dubleerimist, eelistades elektrooniliste andmetena hoitavat teavet dokumendina (paberi, faili või e-kirjana) hoitavale teabele. Elektrooniliste andmetena hoitava teabe taasesitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega. ERSO peab tagama ja vastutama asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest.

4. Ülesanded ja vastutus asjaajamise korraldamisel
4.1 ERSO tagab ja vastutab asjaajamise korraldamise ja lahendamise eest, sealhulgas:
4.1.1 tegevuste õige, kõikehõlmava ja asjakohase dokumenteerimise eest;
4.1.2 teabe menetlemise, hävitamise, säilitamise ja arhiveerimise eest;
4.1.3 teabest tulenevate ülesannete täitmise, asjade tähtaegse lahendamise ja kontrolli korraldamise eest;
4.1.4 ERSO tegevusvaldkonda puudutavate kirjade koostamise eest;
4.1.5 teabenõuete täitmise eest;
4.1.6 teabe avaldamise ja juurdepääsupiiranguga teabe kaitse eest;
4.1.7 asjaajamise ning varade üleandmise ja vastuvõtmise korraldamise eest.
4.2 ERSO administratsiooni liikmed vastutavad oma haldusala asjaajamise korraldamise ja oma tööülesannete piires teabe nõuetekohase loomise, menetlemise, ja hoidmise eest, sealhulgas:
4.2.1 teabest tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise ja/või sisu teadmiseks võtmise eest;
4.2.2 teabe nõuetekohase dokumenteerimise eest;
4.2.3 talle saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja ja selle manuste) registreerimise eest.

5. Asjaajamise korraldamine ERSO-s
5.1 ERSO asjaajamise korraldamisel ning asjaajamiskorra ja liigitusskeemi kehtestamisel juhindutakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 181 „Arhiivieeskiri“, asutuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest ja dokumendihalduse standarditest, arvestades käesolevas käskkirjas sätestatud erisusi.
5.2 ERSO kasutab asjaajamises ERSO serverit, kus registreeritakse saabuv ja ERSO-s loodav ametlik teave.
5.3 Asjaajamist koordineerib produtsent ning vastutab asjaajamisprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning tagab teabe registreerimise, teabevahetuse ja dokumendiringluse korraldamise, korraldab kontrolli teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle, tema vastutus piirdub tähtaegade jälgimisega ega seondu asja sisulise lahendamisega; toimetaja korraldab arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise.
5.4 Teavet registreerivad ERSO serveris administratsiooni liikmed, kellel on vastavad õigused.
5.5 Serverisse võib teavet sisestada, seda seal luua ja menetleda töötaja, kellel on asjaomased õigused.
5.6 ERSO on oma teabe liigitamiseks välja töötanud funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi, mis on kinnitatud ASTRA-s.
5.7 ERSO asjaajamisperiood on kalendriaasta ehk 1. jaanuar kuni 31. detsember.
5.8 Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.
5.9 ERSO kasutab elektrooniliste dokumendiplankidena üldplanki ja kirjaplanki.
5.10 Dokumendiplangile vormistatakse korraldus, otsus, kiri (ametikiri, garantiikiri, volikiri, tõend, teatis), akt.
5.11 Dokumendiplankidele on lisatud ERSO logo ja kirjaplangil on allosas märgitud ERSO kontaktandmed.

6. Teabe avalikustamise kohustus
6.1 ERSO on kohustatud tagama oma põhitegevust puudutava avalikustamisele kuuluva teabe nõuetekohase avalikustamise.
6.2 ERSO avalikustab ka muud teavet, kui selline kohustus on sätestatud välislepingus, seaduses või selle alusel vastuvõetud õigusaktis või kui asutus peab vajalikuks seda avalikustada.

7. Teabe avalikkus ja juurdepääsupiirangu määramine
7.1 Seaduses sätestatud juhul määratakse teabele, sealhulgas dokumendile või selle osale, juurdepääsupiirang serveri piiranguga. ERSO määrab teabele juurdepääsupiirangu liigitusskeemis.
7.2 Kui teabele ei ole liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirangut, kuid teave sisaldab andmeid, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb määrata serveri piirang eraldi.
7.3 Juurdepääsupiirangu määramisel teabele, sealhulgas dokumendile, arvestab asutus kehtivat juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit, märkides juurdepääsupiirangu aluseks oleva seadusesätte ja piirangu kehtivuse tähtaja.
7.4 Juurdepääsupiirang määratakse serveri tehniliste võimalustega. Enne teabe serverisse kandmist kontrollib töötaja sellele juurdepääsupiirangu määramise vajadust ning määrab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.
7.5 Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda töötajad, kes vajavad seda teenistusülesannete täitmiseks, ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

8. Teabe säilitamine
8.1 ERSO tagab teabe säilimise, kasutatavuse ja kaitse kuni selle üleandmiseni riigiarhiivi või hävitamiseni.
8.2 Kui server võimaldab, siis säilitab asutus rohkem kui kümneaastase säilitustähtajaga elektroonilisi dokumente serveris.

9. Teabe registreerimise kohustus
9.1 ERSO on kohustatud tagama enda põhiülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
9.2 Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima.
9.3 ERSO-s ei registreerita:
9.3.1 valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile; teavet märkega „Isiklik“ või „Ainult adressaadile“;
9.3.2 anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress;
9.3.3 reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti.
9.4 Elektrooniline dokument tuleb serverisse salvestada muutmata kujul, v.a krüpteeritud fail, mis laaditakse üles dekrüpteeritult.

10. Asja lahendamise tähtaeg
10.1 Asi lahendatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.
10.2 Ametlikule pöördumisele ERSO poole antakse esmane vastus viie tööpäeva jooksul.
10.3 Asja lahendamise tähtaja määramisel arvestatakse dokumendi kooskõlastamisele, allkirjastamisele ja väljasaatmisele kuluvat aega.
10.4 Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras edasi lükata ja dokument loetakse täidetuks, kui sellest tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi esitajale ja/või saatjale on vastatud.

11. Dokumendi allkirjastamine
11.1 Töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on kindlaks määratud õigusaktides, asutuse või tema struktuuriüksuse põhimääruses või muudes töökorda reguleerivates dokumentides.
11.2 Allkiri võib olla nii digitaalne kui ka omakäeline.
11.3 Dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt. Dokument allkirjastatakse paberil juhul, kui see nõue on sätestatud õigusaktis või tuleneb dokumendi kasutusotstarbest.
11.4 Dokument võib olla allkirjata, kui õigusaktist ei tulene allkirja nõue, kui dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud ning dokumendi andja on turvalisel viisil tuvastatav.

12. Teabe teatavakstegemine ja kättetoimetamine
12.1 Teabe koostaja kohustus on tagada selle adressaadile tulemuslik teatavakstegemine või kättetoimetamine. Teabe edastamise viis peab olema mõlemale osalisele kiireim ja adressaadile kättesaadav, arvestades õigusaktidest tulenevaid erisusi ja lisanõudeid.
12.2 Teabe teatavakstegemise või kättetoimetamise aega kinnitav info (kättesaamise kinnitus, postiasutuse teade juriidilisele isikule teate jätmise kohta, ajalehes avaldamise andmed vms) säilitatakse kas elektrooniliselt serveris või paberdokumendina asja toimikus, kui dokumenti ei ole otstarbekas skänneerida mahu tõttu.
12.3 Sama sisuga teabe elektroonilisel edastamisel mitmele füüsilisele isikule korraga kasutatakse saatmisel pimekoopia aadressivälja, kuvamata teabe saajale ülejäänud saajate nimesid ja e-posti aadresse.

13. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
13.1 Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui vahetub ERSO juhatuse liige;
13.2 ERSO juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama järgmisi andmeid:
13.2.1 täitmisel olevate lepingute loetelu;
13.2.2 üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu;
13.2.3 serveris algatatud ja/või menetluses olevate dokumentide loetelu;
13.2.4 loetelu komisjonidest ja töörühmadest, kuhu asjaajamise üleandja kuulub;
13.2.5 kasutatavate süsteemide loetelu, mis vajavad juurdepääsuks kasutajaõigusi;
13.2.6 ERSO koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
13.2.7 ERSO eelarvevahendite seis;
13.2.8 ERSO pitsatit;
13.2.9 viimasel päeval allkirjastatud dokumentide nimekiri;
13.2.10 üldandmed asutuse arhiivi kohta.

14. Pitsatite hoidmine, kasutamine ja hävitamine
14.1 Asutuse pitsatit kasutatakse dokumentide autentsuse tõestamiseks, kui see on õigusaktiga ette nähtud ning ERSO dokumentide ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel.
14.2 Pitser ehk pitsatijälg peab jääma õigetpidi ja riivama dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti.
14.3 Pitsatit hoitakse lukustatud šeifis, mis asub ERSO büroos.
14.4 ERSO pitsati kasutamise ja hoidmise eest vastutab produtsent.
14.5 ERSO ümberkorraldamisel antakse pitsat üle õigusjärglasele.
14.6 ERSO nime muutumisel või tegevuse lõpetamisel pitsat hävitatakse.
14.7 Rikutud, mittevajalike ja kehtetute pitsatite hävitamise korraldab produtsent.

KINNITATUD
juhatuse liikme 07.06.2024
otsusega nr 1.1/3

Sihtasutus Eesti Riiklik Sümfoonaiorkester ASJAAJAMISKORD

1. Eesmärk ja reguleerimisala
1.1 Asjaajamiskorra eesmärk on tagada SA Eesti Riikliku Sümfooniaorkestri (edaspidi ERSO) tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning tegevuse tulemusena tekkiva teabe autentsus ja säilimine.
1.2 Asjaajamiskord sätestab ERSO asjaajamise korraldamise ühtsed alused, määrates kindlaks ERSO asjaajamise üldpõhimõtted.

2. Terminid
2.1 Korras kasutatakse termineid järgmises tähenduses:
2.1.1 arhivaal on teave, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;
2.1.2 asi on ühes küsimuses peetav kirjavahetus ja menetlustoimingud;
2.1.3 asjaajamine on tegevus, mis on seotud dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise ja menetlemise ning teabe säilitamisega;
2.1.4 dokumendiplank on kindla formaadi ja püsielementidega paberplank või tehnilisi erisusi arvestav elektrooniline vorm;
2.1.5 dokument on paberile, faili või e-kirja jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;
2.1.6 e-kiri on e-posti teel edastatav sõnum;
2.1.7 server on Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse all olev server;
2.1.8 juurdepääs teabele on õigus ja võimalus tutvuda teabega;
2.1.9 säilitustähtaeg on aeg, mille jooksul teave tuleb säilitada. Tähtaeg esitatakse tavaliselt aastates või alatisena;
2.1.10 teave on mis tahes viisil mis tahes teabekandjale jäädvustatud, avalikke ülesandeid täites saadud või loodud andmed ja dokument;
2.1.11 toimik on asjaajamises sisu või liigi poolest kokku kuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.
2.1.12 ASTRA on liigitusskeem, digitaalne töökeskkond (Asutuste Töö Rahvusarhiiviga)

3. Asjaajamise üldpõhimõtted
3.1 Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri“ ning muudest õigusaktidest ja standarditest, samuti heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetika reeglitest.
3.2 ERSO haldab, jagab ja vahetab teavet elektrooniliselt, sh koostab ja menetleb dokumente elektrooniliselt või vastavalt võimalustele.
3.3 Paberdokumendid skänneeritakse, välja arvatud juhul, kui see on dokumendi mahu tõttu ebaotstarbekas või kui seadusest tuleneb teistsugune nõue.
3.4 Paberdokumendi skänneerimise korral võib originaaldokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teave kanti serverisse arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
3.5 ERSO ei kogu tarbetut teavet ning väldib teabe dubleerimist, eelistades elektrooniliste andmetena hoitavat teavet dokumendina (paberi, faili või e-kirjana) hoitavale teabele. Elektrooniliste andmetena hoitava teabe taasesitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega. ERSO peab tagama ja vastutama asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest.

4. Ülesanded ja vastutus asjaajamise korraldamisel
4.1 ERSO tagab ja vastutab asjaajamise korraldamise ja lahendamise eest, sealhulgas:
4.1.1 tegevuste õige, kõikehõlmava ja asjakohase dokumenteerimise eest;
4.1.2 teabe menetlemise, hävitamise, säilitamise ja arhiveerimise eest;
4.1.3 teabest tulenevate ülesannete täitmise, asjade tähtaegse lahendamise ja kontrolli korraldamise eest;
4.1.4 ERSO tegevusvaldkonda puudutavate kirjade koostamise eest;
4.1.5 teabenõuete täitmise eest;
4.1.6 teabe avaldamise ja juurdepääsupiiranguga teabe kaitse eest;
4.1.7 asjaajamise ning varade üleandmise ja vastuvõtmise korraldamise eest.
4.2 ERSO administratsiooni liikmed vastutavad oma haldusala asjaajamise korraldamise ja oma tööülesannete piires teabe nõuetekohase loomise, menetlemise, ja hoidmise eest, sealhulgas:
4.2.1 teabest tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise ja/või sisu teadmiseks võtmise eest;
4.2.2 teabe nõuetekohase dokumenteerimise eest;
4.2.3 talle saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja ja selle manuste) registreerimise eest.

5. Asjaajamise korraldamine ERSO-s
5.1 ERSO asjaajamise korraldamisel ning asjaajamiskorra ja liigitusskeemi kehtestamisel juhindutakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 181 „Arhiivieeskiri“, asutuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest ja dokumendihalduse standarditest, arvestades käesolevas käskkirjas sätestatud erisusi.
5.2 ERSO kasutab asjaajamises ERSO serverit, kus registreeritakse saabuv ja ERSO-s loodav ametlik teave.
5.3 Asjaajamist koordineerib produtsent ning vastutab asjaajamisprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning tagab teabe registreerimise, teabevahetuse ja dokumendiringluse korraldamise, korraldab kontrolli teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle, tema vastutus piirdub tähtaegade jälgimisega ega seondu asja sisulise lahendamisega; toimetaja korraldab arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise.
5.4 Teavet registreerivad ERSO serveris administratsiooni liikmed, kellel on vastavad õigused.
5.5 Serverisse võib teavet sisestada, seda seal luua ja menetleda töötaja, kellel on asjaomased õigused.
5.6 ERSO on oma teabe liigitamiseks välja töötanud funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi, mis on kinnitatud ASTRA-s.
5.7 ERSO asjaajamisperiood on kalendriaasta ehk 1. jaanuar kuni 31. detsember.
5.8 Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.
5.9 ERSO kasutab elektrooniliste dokumendiplankidena üldplanki ja kirjaplanki.
5.10 Dokumendiplangile vormistatakse korraldus, otsus, kiri (ametikiri, garantiikiri, volikiri, tõend, teatis), akt.
5.11 Dokumendiplankidele on lisatud ERSO logo ja kirjaplangil on allosas märgitud ERSO kontaktandmed.

6. Teabe avalikustamise kohustus
6.1 ERSO on kohustatud tagama oma põhitegevust puudutava avalikustamisele kuuluva teabe nõuetekohase avalikustamise.
6.2 ERSO avalikustab ka muud teavet, kui selline kohustus on sätestatud välislepingus, seaduses või selle alusel vastuvõetud õigusaktis või kui asutus peab vajalikuks seda avalikustada.

7. Teabe avalikkus ja juurdepääsupiirangu määramine
7.1 Seaduses sätestatud juhul määratakse teabele, sealhulgas dokumendile või selle osale, juurdepääsupiirang serveri piiranguga. ERSO määrab teabele juurdepääsupiirangu liigitusskeemis.
7.2 Kui teabele ei ole liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirangut, kuid teave sisaldab andmeid, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb määrata serveri piirang eraldi.
7.3 Juurdepääsupiirangu määramisel teabele, sealhulgas dokumendile, arvestab asutus kehtivat juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit, märkides juurdepääsupiirangu aluseks oleva seadusesätte ja piirangu kehtivuse tähtaja.
7.4 Juurdepääsupiirang määratakse serveri tehniliste võimalustega. Enne teabe serverisse kandmist kontrollib töötaja sellele juurdepääsupiirangu määramise vajadust ning määrab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.
7.5 Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda töötajad, kes vajavad seda teenistusülesannete täitmiseks, ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

8. Teabe säilitamine
8.1 ERSO tagab teabe säilimise, kasutatavuse ja kaitse kuni selle üleandmiseni riigiarhiivi või hävitamiseni.
8.2 Kui server võimaldab, siis säilitab asutus rohkem kui kümneaastase säilitustähtajaga elektroonilisi dokumente serveris.

9. Teabe registreerimise kohustus
9.1 ERSO on kohustatud tagama enda põhiülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
9.2 Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima.
9.3 ERSO-s ei registreerita:
9.3.1 valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile; teavet märkega „Isiklik“ või „Ainult adressaadile“;
9.3.2 anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue, selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress;
9.3.3 reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti.
9.4 Elektrooniline dokument tuleb serverisse salvestada muutmata kujul, v.a krüpteeritud fail, mis laaditakse üles dekrüpteeritult.

10. Asja lahendamise tähtaeg
10.1 Asi lahendatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.
10.2 Ametlikule pöördumisele ERSO poole antakse esmane vastus viie tööpäeva jooksul.
10.3 Asja lahendamise tähtaja määramisel arvestatakse dokumendi kooskõlastamisele, allkirjastamisele ja väljasaatmisele kuluvat aega.
10.4 Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras edasi lükata ja dokument loetakse täidetuks, kui sellest tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi esitajale ja/või saatjale on vastatud.

11. Dokumendi allkirjastamine
11.1 Töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on kindlaks määratud õigusaktides, asutuse või tema struktuuriüksuse põhimääruses või muudes töökorda reguleerivates dokumentides.
11.2 Allkiri võib olla nii digitaalne kui ka omakäeline.
11.3 Dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt. Dokument allkirjastatakse paberil juhul, kui see nõue on sätestatud õigusaktis või tuleneb dokumendi kasutusotstarbest.
11.4 Dokument võib olla allkirjata, kui õigusaktist ei tulene allkirja nõue, kui dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud ning dokumendi andja on turvalisel viisil tuvastatav.

12. Teabe teatavakstegemine ja kättetoimetamine
12.1 Teabe koostaja kohustus on tagada selle adressaadile tulemuslik teatavakstegemine või kättetoimetamine. Teabe edastamise viis peab olema mõlemale osalisele kiireim ja adressaadile kättesaadav, arvestades õigusaktidest tulenevaid erisusi ja lisanõudeid.
12.2 Teabe teatavakstegemise või kättetoimetamise aega kinnitav info (kättesaamise kinnitus, postiasutuse teade juriidilisele isikule teate jätmise kohta, ajalehes avaldamise andmed vms) säilitatakse kas elektrooniliselt serveris või paberdokumendina asja toimikus, kui dokumenti ei ole otstarbekas skänneerida mahu tõttu.
12.3 Sama sisuga teabe elektroonilisel edastamisel mitmele füüsilisele isikule korraga kasutatakse saatmisel pimekoopia aadressivälja, kuvamata teabe saajale ülejäänud saajate nimesid ja e-posti aadresse.

13. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
13.1 Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui vahetub ERSO juhatuse liige;
13.2 ERSO juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama järgmisi andmeid:
13.2.1 täitmisel olevate lepingute loetelu;
13.2.2 üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu;
13.2.3 serveris algatatud ja/või menetluses olevate dokumentide loetelu;
13.2.4 loetelu komisjonidest ja töörühmadest, kuhu asjaajamise üleandja kuulub;
13.2.5 kasutatavate süsteemide loetelu, mis vajavad juurdepääsuks kasutajaõigusi;
13.2.6 ERSO koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
13.2.7 ERSO eelarvevahendite seis;
13.2.8 ERSO pitsatit;
13.2.9 viimasel päeval allkirjastatud dokumentide nimekiri;
13.2.10 üldandmed asutuse arhiivi kohta.

14. Pitsatite hoidmine, kasutamine ja hävitamine
14.1 Asutuse pitsatit kasutatakse dokumentide autentsuse tõestamiseks, kui see on õigusaktiga ette nähtud ning ERSO dokumentide ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel.
14.2 Pitser ehk pitsatijälg peab jääma õigetpidi ja riivama dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti.
14.3 Pitsatit hoitakse lukustatud šeifis, mis asub ERSO büroos.
14.4 ERSO pitsati kasutamise ja hoidmise eest vastutab produtsent.
14.5 ERSO ümberkorraldamisel antakse pitsat üle õigusjärglasele.
14.6 ERSO nime muutumisel või tegevuse lõpetamisel pitsat hävitatakse.
14.7 Rikutud, mittevajalike ja kehtetute pitsatite hävitamise korraldab produtsent.